როგორ დავწეროთ კორპორატიული წერილები. დირექტორისადმი მიწერილი წერილის სავალდებულო პუნქტები. წერილს უნდა ჰქონდეს სათაური

საქმიანი წერილი არის ერთ-ერთი მთავარი საკომუნიკაციო საშუალება ნებისმიერ ბიზნესში. კარგად დაწერილი საქმიანი წერილი ხელს შეუწყობს კომპანიის შესახებ დადებითი შთაბეჭდილების შექმნას. და ერთმა ცუდად დაწერილმა წერილმა შეიძლება მოკლას თქვენი მთელი რეპუტაცია. ჩვენ უკვე დავწერეთ საქმიანი მიმოწერის წესებზე, ახლა მოდით გადავხედოთ საქმიანი წერილების კონკრეტულ მაგალითებს.

საქმიანი წერილების ნიმუშები

საქმიანი წერილების მრავალი სახეობა არსებობს - საქმიანი წინადადებები, საჩივრის წერილები, მადლობის წერილები, უარის წერილები, სამოტივაციო წერილები, საგარანტიო წერილები, ინფორმაცია და ა.შ. მათი შედგენის პრინციპები პრაქტიკულად არ განსხვავდება ერთმანეთისგან. შეხედეთ ხელახლა შეცდომების თავიდან ასაცილებლად.

მადლობის წერილის მაგალითები

საგარანტიო წერილის მაგალითი

საპასუხო წერილის ნიმუში

ის კარგი მაგალითიროგორი შეიძლება გამოიყურებოდეს თავაზიანი უარის წერილი:

საინფორმაციო წერილის მაგალითი

საჩივრის წერილის მაგალითი

წერილების მაგალითები ინგლისურ ენაზე ბიზნეს მიმოწერაში

სამწუხაროდ, ყველას არ აქვს ინგლისურის მაღალ დონეზე ცოდნა. და ხშირად მენეჯერები ცოტათი იკარგებიან, როდესაც მათ საქმიანი წერილის დაწერა სჭირდებათ ინგლისური ენა. თუკი რუსებშიც კი ადამიანები ყოველთვის ვერ ესმით ერთმანეთის მიმოწერაში, მაშინ რა შეგვიძლია ვთქვათ უცხო ენაზე? საუკეთესო გამოსავალი ამ სიტუაციაში არის მსგავსი ასოების ძიება და მათგან შესაფერისი ფრაზების გამოყენება თქვენს წერილში. მაგალითად, აქ მოცემულია საქმიანი წერილების სამი მაგალითი ინგლისურად: მადლობის წერილი კლიენტისთვის, წერილი, რომელიც აზუსტებს გარიგების პირობებს და წერილი შესყიდვის შეთავაზების საპასუხოდ. თითოეული ფაილი შეიცავს წერილის ვერსიას ინგლისურად და მის თარგმნას რუსულ ენაზე.
ჩამოტვირთეთ მადლობის წერილი კლიენტს ინგლისურად.
ჩამოტვირთეთ წერილი გარიგების პირობებით ინგლისურად.
ჩამოტვირთეთ საპასუხო წერილი შესყიდვის შეთავაზებაზე ინგლისურად.

საქმიანი წერილის სტრუქტურა

მკაფიო სტრუქტურა საქმიანი წერილის სავალდებულო მახასიათებელია. ის დაეხმარება მიმღებს სწრაფად გაიგოს დაწერილის მნიშვნელობა და შეამციროს მისი წაკითხვის დრო. საქმიანი წერილი შედგება შემდეგი ძირითადი ნაწილებისგან:

1. სათაური (წერილის საგანი).წერილის სათაურში უნდა დაწეროთ მისი მოკლე მიზანი ან არსი. აქ აბსტრაქტული ფრაზების გამოყენება არ შეიძლება. ადრესატისთვის ცხადი უნდა იყოს მხოლოდ სათაურით, თუ რას ეხება წერილი. მაგალითად, „პროდუქციის მიწოდების ფასების შეცვლის შესახებ“ ან „საქმიანი წინადადება კომპანია XXX-თან სავაჭრო თანამშრომლობის შესახებ“.

2. მისალმება.მისალოცი "ძვირფასო + სახელი პატრონიმი!" ტრადიციულად ითვლება ბიზნეს წერილებში. თუმცა, სახელი არ არის საჭირო. ასევე შეგიძლიათ მიმართოთ ადრესატს მისი პოზიციით: „პატივცემულო ბატონო დირექტორო!“. თუმცა, გაითვალისწინეთ, რომ სახელით მიმართვა გარკვეულწილად ამცირებს ფსიქოლოგიურ დისტანციას და ხაზს უსვამს კარგად ჩამოყალიბებულ საქმიან ურთიერთობას. თუ წერილი მიმართულია ადამიანთა ჯგუფს, მაშინ დასაშვებია დაწეროთ "ძვირფასო ქალბატონებო და ბატონებო!", "ძვირფასო პარტნიორებო!" და ასე შემდეგ. აბრევიატურების "Mr", "Ms" ან ინიციალების გამოყენება აღიქმება უპატივცემულობის ნიშნად, ამიტომ ეცადეთ მოერიდოთ მას.

3. განცხადება წერილის დაწერის მიზნის, მისი არსის, მთავარი იდეის შესახებ.ეს არის წერილის მთავარი ნაწილი. აქ პირდაპირ წერთ წერილის დაწერის მიზეზზე.

4. თქვენი წინადადებები ამ პრობლემის გადასაჭრელად, რეკომენდაციები, თხოვნები, საჩივრები.საქმიანი წერილები თითქმის ყოველთვის გულისხმობს ადრესატის გარკვეულ რეაქციას (გარდა წმინდა ინფორმაციული წერილებისა). აქედან გამომდინარე, მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ თავად პრობლემის აღწერა, არამედ მისი გადაჭრის საკუთარი ვარიანტების შეთავაზებაც. თუ თქვენ წერთ საჩივარს, მაშინ მოითხოვეთ შესაბამისი ზომების მიღება, თუ თანამშრომლობის შეთავაზებას გააკეთებთ, მაშინ აღწერეთ შესაძლო ვარიანტები. ერთი სიტყვით, თქვენი წერილის მიმღებმა არა მხოლოდ უნდა გაიგოს „რა“ გსურთ მისგან, არამედ უნდა გაიგოს „როგორ“ შესთავაზეთ მის განხორციელებას. მაშინ ეს იქნება ნამდვილი საქმიანი წერილი.

5. მოკლე შინაარსი და დასკვნები.დასასრულს, ჩვენ შეგვიძლია შევაჯამოთ ყოველივე ზემოთქმული. თუმცა, ყოველთვის არ არის შესაძლებელი ამის გაკეთება ძალიან მოკლედ. ამ შემთხვევაში, რამდენიმე წინადადებით დაწერა ის, რაც უკვე აღწერეთ პირველ ორ აბზაცში, არ ღირს. გვახსოვდეს, რომ საუკეთესო მეგობარისაქმიანი წერილი მოკლეა. ამიტომ, უმეტეს შემთხვევაში, საკმარისია შემოვიფარგლოთ ფრაზებით „იმედია წარმატებული თანამშრომლობისა“, „ველოდები თქვენს პასუხს ამ საკითხზე“ და ა.შ.

6. ხელმოწერა.საქმიან წერილზე ხელმოწერილია გამგზავნის თანამდებობა, სახელი და გვარი ტრადიციული ფრაზით „პატივისცემით“. შესაძლებელია სხვა ვარიანტებიც: Საუკეთესო სურვილებით", "პატივისცემით თქვენი" და ა.შ. დამოკიდებულია მიმღებთან თქვენი კონტაქტის სიახლოვეზე. ფრაზა "პატივისცემით" ყველაზე უნივერსალურია, ასე რომ, თუ ეჭვი გეპარებათ, რამდენად მიზანშეწონილი იქნება გამოწერა, გამოიყენეთ ეს ფრაზა და ნამდვილად არ გამოტოვებთ.

ასევე, ზედმეტი არ იქნება ხელმოწერაზე თქვენთან კონტაქტის ვარიანტების დამატება: ელ.ფოსტის სხვა მისამართები, სამუშაო ტელეფონის ნომრები, სკაიპი. ამის სარგებელი არ არის მხოლოდ ის, რომ მიმღებს, სურვილის შემთხვევაში, შეეძლება სწრაფად დაგიკავშირდეთ მოსახერხებელი გზით, არამედ ის, რომ ამ გზით თქვენ გამოავლენთ თქვენს ღიაობას და მზადყოფნას ადრესატთან კომუნიკაციისთვის.

და არ დაგავიწყდეთ, რომ ოფიციალური წერილი უპირველეს ყოვლისა დოკუმენტია. ამიტომ, მისი შედგენის წესების უგულებელყოფით, თქვენ შეუქცევად ანადგურებთ თქვენი კომპანიის რეპუტაციას და საკუთარ თავს, როგორც სპეციალისტს.

ნებისმიერი ბიზნესის განუყოფელი ატრიბუტია საქმიანი მიმოწერა. თითოეული საწარმოს თანამშრომლები ურთიერთობენ კოლეგებთან და მომხმარებლებთან, მომწოდებლებთან და მომხმარებლებთან. ზოგადად, ნებისმიერი ოფისის ყოველდღიური რუტინა, რა თქმა უნდა, მოიცავს მიმოწერაში მონაწილეობას.

რომ საწარმოებში და ორგანიზაციებში დასაქმებულთა უმრავლესობა ყოველდღიურად აგზავნის და იღებს უამრავ შეტყობინებას, რასაც ყველა არ იცავს დადგენილი ნორმებიდა მათი შექმნის წესები. გამოდის, რომ საქმიანი წერილის სწორად და სწორად დაწერა არც ისე მარტივია. არსებობს მთელი რიგი მოთხოვნები და შაბლონები, რომლებიც გამოიყენება მსოფლიოში და დაკავშირებულია სამუშაო პროცესთან. ისინი მოიცავს საქმიანი წერილის დაწერის წესებს, ასევე ძირითად პუნქტებს დიზაინთან დაკავშირებით.

მესამე მხარის ორგანიზაციასთან ან უბრალოდ მეზობელ განყოფილებაში კოლეგასთან შეტყობინების შედგენისას, თქვენ უნდა დაიცვან მკაცრი სტილი (გარდა მეგობრული მიმოწერისა, რისთვისაც ასეთი შეზღუდვები არ არსებობს). ნუ გამოიყენებთ ზედმეტად ემოციურ სიტყვებს თუნდაც გარიგების მნიშვნელობის ან გამოცდილი პროდუქტების სიამოვნების აღსაწერად. საქმიანი წერილი უნდა იყოს მკაფიო, ლაკონური და გონივრულად თავშეკავებული.

შეტყობინება უნდა დაიწყოს ადრესატით. თუ ის განკუთვნილია მესამე მხარის ორგანიზაციის თანამშრომლისთვის, აუცილებლად უნდა მიუთითოთ მისი სახელი, მიმღების თანამდებობა, ასევე მისი სრული სახელი. იმ შემთხვევაში, როდესაც დოკუმენტი რჩება კომპანიაში, საკმარისია გვარი ინიციალებით (შეგიძლიათ დაამატოთ დაკავებული თანამდებობაც).

საქმიანი წერილი მესამე მხარის ორგანიზაციას უნდა ეწეროს კომპანიის ბლანკზე (მიუხედავად იმისა, გაიგზავნება იგი ელექტრონულად თუ ქაღალდის სახით). მისი არყოფნის შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ უბრალოდ მიუთითოთ გამგზავნის დეტალები დოკუმენტის "სათაურში".

სანამ ტექსტის შედგენას დაიწყებთ, უნდა იფიქროთ მის სტრუქტურაზე, დაადგინოთ წერის ძირითადი თეზისები და მიზნები. ეს მნიშვნელოვნად გაამარტივებს წერის პროცესს. წერილი უნდა დასრულდეს ხელმოწერით, რომელშიც მითითებულია არა მხოლოდ გამგზავნის სახელი, არამედ თანამდებობა, ასევე საწარმოს დასახელება, რომელსაც ის წარმოადგენს.

შეთავაზების წარდგენისას პოტენციური კლიენტიან პარტნიორი საბოლოოდ, თქვენ აუცილებლად უნდა გამოხატოთ მადლიერება თანამშრომლობისთვის და შემდგომი ერთობლივი მუშაობის იმედი.

საქმიანი მიმოწერაში გამოყენებული წესების გარდა, არსებობს რეკომენდაციებიც. მაგალითად, ნებისმიერი დოკუმენტი, რომელიც მიმართულია კონკრეტული პირისთვის, უნდა დაიწყოს სიტყვებით „პატივცემული“ სრული სახელით და არა ინიციალებით. არ არის საჭირო აბრევიატურების გამოყენება ასოებში, მაგალითად, დაწერეთ "uv". ან შეამციროს ადრესატის პოზიცია, მისი სამუშაო ადგილი.

საერთაშორისო დოკუმენტების მენეჯმენტი ითვლება ყველაზე რთულად, რადგან თითოეულ სახელმწიფოს აქვს კომუნიკაციის საკუთარი ნიუანსი და ენა, რომლითაც უნდა მიმოწერა უცხოელ პარტნიორებთან, ყოველთვის არ არის ნათელი წერილის დამწერისთვის, ამიტომ თქვენ უნდა ისარგებლოთ მთარგმნელები. სანამ ასეთი სპეციალისტის მომსახურებას მივმართავ, უნდა დაზუსტდეს, იცის თუ არა მან საქმიანი წერილის ინგლისურად დაწერა, თუ საუბარია ბანალურ ლიტერატურულ თარგმანზე. თუ იგეგმება უცხოური დოკუმენტების გამუდმებით შენარჩუნება, უმჯობესია დაიქირაოთ თანამშრომელი, რომელიც საკმარისად იცის უცხო ენამასზე საქმიანი წერილის შედგენა.

ზოგადად, ამოცანის მიღწევა მრავალი თვალსაზრისით დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ არის შედგენილი დოკუმენტი და როგორ არის შექმნილი. ასე რომ, არავითარ შემთხვევაში არ უნდა შეაფასოთ საქმიანი ეტიკეტის მნიშვნელობა კომუნიკაციის დროს.

თანამედროვე საქმიანი მიმოწერის განუყოფელი და მნიშვნელოვანი ნაწილია მოთხოვნის წერილი. სტატიაში წარმოდგენილი ფორმულირების ნიმუშები და მაგალითები, ასევე მისი დაწერის მითითებული წესები დაგეხმარებათ სწორად შეადგინოთ საჭირო ტექსტი და მოაწყოთ იგი საოფისე მუშაობის წეს-ჩვეულებების შესაბამისად. ჩვენ გთავაზობთ ნაბიჯ ნაბიჯ სახელმძღვანელოამ ტიპის განაცხადის დასაწერად.

Ზოგადი ინფორმაცია

მოთხოვნის წერილი აქტუალურია იმ შემთხვევებში, როდესაც მის ავტორს სჭირდება სხვა პირებისგან რაიმე ინფორმაციის, დოკუმენტის, გარიგების დადება ან სხვა საქმიანი ქმედებების მიღება. ის შეიძლება გაიგზავნოს როგორც კონკრეტული პირის (ხელმძღვანელი, დირექტორი, დეპარტამენტის უფროსი და ა.შ.), ასევე მთელი ორგანიზაციის მისამართით. თქვენი დახმარების მოთხოვნა უნდა შეესაბამებოდეს საქმიან მიმოწერაში ზოგადად მიღებული წესებს.

წერილი კომპანიის სახეა, წვრილმანებსაც კი აქვს მნიშვნელობა. დაბეჭდეთ იგი ავტორიზებული პირის მიერ ხელმოწერილი ბლანკზე და ბეჭდით (თუ შესაძლებელია). პასუხისმგებელი იყავით შრიფტის არჩევანზე, მის ზომაზე და ტექსტის პოზიციაზე გვერდზე. ნუ უგულებელყოფთ მინდვრებს, წითელ ხაზებს და აბზაცებს. ხშირად პირველი შთაბეჭდილება მხოლოდ დოკუმენტის დათვალიერებით იქმნება.

ნაბიჯი 1: დანიშნულების დანიშნულება

თუ თქვენ დაუწერთ უპიროვნო წერილს კონკრეტულ კომპანიას, მაშინ, სავარაუდოდ, ის წავა მისაღებში ან ოფისში, შემდეგ მენეჯერთან და ბოლოს პირდაპირ შემსრულებელთან. ტექსტის „ქუდში“ მიუთითეთ ორგანიზაციის სწორი სრული სახელი, უმჯობესია დაამატოთ იურიდიული მისამართიც.

როგორც ზემოთ აღვნიშნეთ, საუკეთესო ვარიანტად მიჩნეულია კონკრეტული ადრესტის მითითება, ანუ პირადად მიმართული დახმარების მოთხოვნა. ყოველთვის შეეცადეთ მიმართოთ სახელით და პატრონიმიკით. მაგალითად, "ძვირფასო ალექსანდრე ვიქტოროვიჩ!" ან „ძვირფასო მისტერ შვარცი!“. ამრიგად, თქვენ, პირველ რიგში, გამოხატავთ თქვენს პატივისცემას პიროვნების მიმართ და მეორეც, კონკრეტული პირის მიმართ მიმართული თხოვნა მას აკისრებს გარკვეულ ვალდებულებებს, პასუხისმგებლობას მის განხილვასა და განხორციელებაზე.

ზოგიერთ სიტუაციაში ლოგიკური იქნება ადამიანთა ჯგუფის, გარკვეული გუნდის ან მისი ნაწილის ადრესატად გამოყენება. ეს ასევე აქტუალურია იმ შემთხვევებში, როდესაც მოთხოვნის წერილი იგზავნება რამდენიმე მისამართზე. გამოიყენეთ ისეთი ფორმულირება, როგორიცაა: "ძვირფასო კოლეგებო!", "ძვირფასო ბუღალტერებო!" და ა.შ.

ეტაპი 2: კომპლიმენტი

კარგია, თუ ოფიციალური მოთხოვნის წერილი შეიცავს კომპლიმენტს მის ადრესატთან მიმართებაში. ამით, როგორც ჩანს, პასუხობ მის ბუნებრივ კითხვას: „რატომ მომმართავ ამ კითხვით?“. შეგიძლიათ აღნიშნოთ პიროვნების წარსული დამსახურებები და პიროვნული თვისებები, კომპანიის სტატუსი და ა.შ. კერძოდ, გამოიყენეთ შემდეგი ფორმულირება: „თქვენი ფირმა არის წამყვანი მიმწოდებელი…“, „თქვენ ბევრს დაეხმარეთ ამ სფეროში რთული საკითხების გადაჭრაში…“, „თქვენი ორგანიზაცია არის წამყვანი ექსპერტი ბაზარზე ამ სფეროში…“ და ა.შ. ნუ დაგავიწყდებათ, რომ კომპლიმენტი მიზანშეწონილია, როცა მოთხოვნის წერილი (ნიმუშები და მაგალითები ტექსტში) არასტანდარტული ხასიათისაა და ადრესატის მოპოვება სჭირდება. გაამახვილეთ მისი ყურადღება იმ თვისებებზე და დამსახურებებზე, რომლებიც მნიშვნელოვანია თქვენი თხოვნის შესასრულებლად. თუმცა, ჩვენ არ გირჩევთ ძალიან თხელი ხაზის გადაკვეთას კარგ და სწორ კომპლიმენტსა და უხეშ მლიქვნელობას შორის.

ეტაპი 3: დაასაბუთეთ მოთხოვნა

ნებისმიერი მოთხოვნა დასაბუთებული უნდა იყოს, რადგან ადრესატმა უნდა იცოდეს, რატომ მიმართავთ მას კონკრეტულად. ასე რომ, აზრი აქვს საქმის არსს. Ზე ამ ეტაპზეჩვენ გირჩევთ აირჩიოთ სამი ყველაზე დამაჯერებელი არგუმენტი, რომელიც უნდა აშენდეს წერილის ტექსტში სქემის მიხედვით: საშუალო სიძლიერის, სუსტი, ყველაზე ძლიერი.

მოთხოვნას შეიძლება ჰქონდეს განსხვავებული დონის სირთულე და თქვენ უნდა მოემზადოთ იმისთვის, რომ ადრესატი ყოველთვის არ იქნება დაინტერესებული მისი განხორციელებით. ამ მხრივ, ის უნდა იყოს დარწმუნებული, რომ მისი განხორციელება მისთვის პოტენციურ სარგებელს მოაქვს. დააინტერესეთ ადრესატი, რათა მან თქვენი დოკუმენტი სრული სერიოზულობით მიიღოს.

მოთხოვნის წერილი შეიძლება შეიცავდეს წინადადებას მისთვის გარკვეული მიმზიდველი შესაძლებლობის განხორციელების შესახებ.

ფორმულირების მაგალითები

„ყოველ დროს სამეწარმეო და საქმიანი ხალხისწრაფვა არა მხოლოდ მატერიალური წარმატებისკენ, არამედ პიროვნული ზრდარომ სამუდამოდ ახსოვდეს ადამიანებს მათი კეთილი საქმეებით, მოიპოვოს მათი პატივისცემა.
„რა თქმა უნდა, თქვენი მთავარი მიზანია ქალაქის მოქალაქეების ცხოვრების დონის გაუმჯობესება. კერძოდ, ეს ფორმულირება შეიძლება გამოყენებულ იქნას, როდესაც მოთხოვნის წერილი შედგენილია მოადგილის მიმართ, მაგალითად, უზრუნველყოს შენობა საბავშვო ბაღი, სათამაშო მოედნის მოწყობა და ა.შ.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაახმოვანოთ პრობლემა, რომელიც აქტუალურია ადრესატისთვის, აჩვენოთ, თუ როგორ შეუძლია თქვენი თხოვნა დაეხმაროს მას მის გადაჭრაში ან გარკვეული შესაძლებლობების რეალიზებაში.

ისე ხდება, რომ სხვა მხარეს არაფერი შესთავაზებთ, ან ეს ამ კონტექსტში შეუსაბამოა. ამ შემთხვევაში, ყველაზე ოპტიმალური გამოსავალი არის ამბავი თქვენი მოთხოვნის მნიშვნელობის შესახებ. აღწერეთ სიტუაცია რაც შეიძლება საიმედოდ და სრულად, ისე, რომ ეს, როგორც ამბობენ, სულს დასჭირდეს. თუ თქვენს ისტორიაში სენტიმენტალური მომენტი არ არის აპრიორი, მიეცით ფაქტები და ყურადღება გაამახვილეთ მიზეზ-შედეგობრივ ურთიერთობებზე. გვითხარით, რა მოხდება, თუ უარი გეთქვათ ან, პირიქით, დათანხმდით დახმარებაზე.

ნაბიჯი 4: გააკეთეთ მოთხოვნა

როდესაც ადრესატი გონებრივად მზად არის მიიღოს თქვენი მოთხოვნა, შეიძლება ითქვას. შეინახეთ თქვენი ტექსტი მოკლედ, მოერიდეთ გრძელ და ჩახლართულ წინადადებებს, ასევე გაურკვევლობას ან გაუგებრობას. მოთხოვნის წერილი (ტექსტში ფორმულირების ნიმუშები და მაგალითები) უნდა იყოს ლაკონური და მკაფიო მნიშვნელობით. ასე რომ, თუ თქვენ ითხოვთ კომპანიისთვის რაიმე აღჭურვილობის შეძენას, მიუთითეთ სისრულე, ფასი და რაოდენობა:

”გადაუდებელი დახმარების განყოფილების აღჭურვისთვის საავადმყოფოს სჭირდება ახალი მანქანა, რომლის ღირებულება 3,5 მილიონი რუბლია. გთხოვთ, დაგვეხმაროთ მის მიღებაში."

ან, მაგალითად, ქირის შემცირების მოთხოვნა უნდა იყოს მითითებული: „გთხოვთ, შეამციროთ შენობის ქირა 500 რუბლამდე. კვადრატულ მეტრზე ეკონომიკური მდგომარეობის დასტაბილურებამდე“.

ეტაპი 5: შეჯამება

წერილის ბოლოს თქვენ უნდა შეაჯამოთ თქვენი მოთხოვნა. გაიმეორეთ კიდევ ერთხელ და ყურადღება გაამახვილეთ იმაზე, რომ ადრესატი სარგებლობს, თუ ის გაგიწევთ მოთხოვნილ დახმარებას. თუმცა, მოთხოვნის ტექსტი ოდნავ შეცვლილი უნდა იყოს. ქირის შემცირების იგივე მაგალითს რომ დავუბრუნდეთ, გთავაზობთ შემდეგ ფორმულირებას:

„თუ თანახმა ხართ ქირის შემცირებაზე 500 მანეთამდე. კვადრატულ მეტრზე არსებული ეკონომიკური ვითარების სტაბილიზაციისას თქვენ შეძლებთ წვლილი შეიტანოთ 20-ზე მეტი სამუშაო ადგილის შენარჩუნებაში და არ მიიღებთ ზარალს იმის გამო. სრული არარსებობაგადახდა."

დაიმახსოვრე, მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ თხოვნის გამეორება, არამედ ის სარგებელიც, რაც შეიძლება მიღებულ იქნეს მისი განხორციელებით და ეს არ უნდა იყოს მატერიალური. ბევრი მსხვილი კომპანია ნებით მოქმედებს როგორც სპონსორები, ინვესტორები და აკეთებენ საქველმოქმედო საქმიანობას.

ვფიქრობთ, ახლა, პროცესის ეტაპობრივად შესწავლის შემდეგ, აღარ გაგიჩნდებათ კითხვა, როგორ დაწეროთ მოთხოვნის წერილი. საკმარისია გავითვალისწინოთ საქმიანი მიმოწერის ყველა წესი და ზოგიერთი ნიუანსი. ასევე გთავაზობთ სხვა მაგალითის შესწავლას.

მაგალითი

ძვირფასო ფელიქს პეტროვიჩ!

თქვენი საწარმო უკვე რამდენიმე წელია ახორციელებს საწარმოში სტუდენტების სამრეწველო პრაქტიკის ორგანიზებას, ეხმარება მათ უნივერსიტეტში მიღებული ცოდნის პრაქტიკაში დანერგვაში.

თქვენ, როგორც პერსონალის განყოფილების უფროსი, ხართ ახალი თანამშრომლების, ახალგაზრდა და პერსპექტიული ინჟინრების, მაღალკვალიფიციური სპეციალისტების მოზიდვით დაინტერესებული პირი. დღეს ეს პროფესია ერთ-ერთი ყველაზე მოთხოვნადია. ბევრ სტუდენტს სურს იცოდეს მისი შესაძლებლობების, დახვეწილობისა და მნიშვნელობის შესახებ.

ამასთან დაკავშირებით, გთხოვთ, მოაწყოთ მთავარი ინჟინრის შეხვედრა 1-2 კურსის აპლიკანტებთან და სტუდენტებთან 25 აპრილს 17:00 საათზე თქვენი საწარმოს ბაზაზე.

დღეს პროფესიის უპირატესობებისა და საიდუმლოებების შესახებ რომ გიამბეთ, მყარ საფუძველს უყრით ხვალ სპეციალისტებისა და პროფესიონალების მომზადებას. შესაძლოა, რამდენიმე წლის შემდეგ, ეს არის ერთ-ერთი მათგანი, რომელიც თქვენს კომპანიას მოუტანს ახალი დონეგანვითარება.

პატივისცემით და მადლიერებით,

უნივერსიტეტის რექტორი ი.ჟ.ბიჩკოვი

შეისწავლეთ ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ რა მოთხოვნებს უნდა აკმაყოფილებდეს მოთხოვნის წერილი, ნიმუშები და ფორმულირების მაგალითები, შეგიძლიათ მარტივად გაუმკლავდეთ მას პრაქტიკაში.

დღესდღეობით, უბრალოდ აუცილებელია, შეძლოთ წერილის სწორად დაწერა, იმისდა მიუხედავად, თუ ვის მიმართავს თქვენი მესიჯი (შესაძლო დამსაქმებელს, ამპარტავან თანამდებობის პირს თუ ახლო მეგობარს) და მიმოწერის გაგზავნის მეთოდს (ჩვეულებრივი ან ელ.ფოსტაშესაძლოა ფაქსით).

ასოების ნიმუშის ვარიანტები შეგიძლიათ იხილოთ ამ საიტზე "" განყოფილებაში. ახლა მოდით ვისაუბროთ წერის და ფორმატირების რამდენიმე წესზე. წერილები იყოფა სამ ზოგად კატეგორიად:

პირადი - თქვენი საყვარელი ადამიანებისთვის, ოჯახის წევრებისთვის, ახლო მეგობრებისთვის და არა იმდენად (გამოიყენეთ არაფორმალური სტილი),
ნახევრად ოფიციალური - მიმოწერა სხვადასხვა ორგანიზაციასთან პირადად თქვენთან დაკავშირებულ საკითხებზე (მაგალითად, ბანკთან თქვენი ანგარიშის მდგომარეობის შესახებ, სოციალური დაცვის ორგანოსთან სათანადო სარგებელი, გაყიდვების ქსელთან საქონლის მიღების შესახებ და ა.შ.),
ბიზნეს (მომსახურების) წერილები - გჭირდებათ პრეზენტაციის ოფიციალური ბიზნეს სტილი და არსებობს მკაცრი მოთხოვნები რეგისტრაციისთვის.

როგორ დავწეროთ პირადი წერილი

პირადი წერილებიწერა ძირითადად სასიამოვნოა, რადგან ურთიერთობა გაქვთ ახლობელ ოჯახთან და მეგობრებთან. ჯერ გამარჯობა უნდა თქვათ, უბრალოდ სიტყვა "გამარჯობა!" კარგია.

პასუხის დაგვიანების შემთხვევაში თავაზიანი იქნება ბოდიშის მოხდა და მიზეზების მითითება. თუ უკვე ხართ ადრესატთან მიმოწერის მდგომარეობაში და დაგისვით კითხვები, მაშინ დროა უპასუხოთ მათ. შემდეგ, შესავალი ფრაზის შემდეგ "მე კარგად ვარ", შეგიძლიათ გააგრძელოთ მოვლენების პრეზენტაცია, დაწეროთ რა გაწუხებთ.

ვინაიდან კომუნიკაციის სტილი არაფორმალურია, ხუმრობები, ჭორები (მოვლენების საკუთარი შეფასება ან სხვისი მოსაზრებების აღწერა) და მოდის ჟურნალიდან სტატიის ხელახალი მოთხრობა გამოდგება. ერთი სიტყვით, გამოიყენეთ ის, რაც თქვენს ნაწერს საინტერესოს ხდის. სმაილიკები, კითხვები, როგორიცაა "კარგი, როგორ?", "მართლა, კარგი?" კარგად გააცოცხლებს პირად წერილს.

შეეცადეთ იყოთ გულწრფელი. ჰკითხეთ, როგორ არის თქვენი ადრესატი, დაუსვით კითხვები თავის მხრივ, რათა გააგრძელოთ მიმოწერა. დასასრულს გამოხატეთ თქვენი გრძნობები, როგორიცაა „სიყვარული“, „მინდა შევხვდეთ“, „მოუთმენლად ველი მოსმენას“ და ა.შ. დარწმუნდით, რომ დადეთ თქვენი ხელმოწერა (ხშირად გამოტოვებთ ელ. ფოსტით), მაგრამ ადრესატმა შეიძლება ვერასდროს გამოიცნოს, ვისგან არის წერილი (ეს ყოველთვის არ არის ნათელი ელექტრონული ფოსტის მისამართით). ხელახლა წაიკითხეთ წერილი და საჭიროების შემთხვევაში შეასწორეთ შეცდომები. ისინი ჩვეულებრივ აღიზიანებენ ადამიანებს და გამოხატავენ პატივისცემის ნაკლებობას.

როგორ დავწეროთ ნახევრად ფორმალური წერილი

ნახევრად ფორმალური წერილებიუნდა იყოს მაქსიმალურად ლაკონური და მკაფიოდ გამოხატოს საგანი. მარტივი და ლოგიკური მისასალმებელია. Ცუდ ხასიათზე კარგი წერილიარ შეადგინო. და უმჯობესია გამორიცხოთ ნებისმიერი ლირიკული გადახრები თემიდან და ემოციების გამოვლინებიდან და ფოკუსირება მოახდინოთ მტკიცებულებებზე (განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია საჩივრებისთვის).

გირჩევთ, დაწეროთ წერილი კომპიუტერის გამოყენებით, შემდეგ დაბეჭდოთ ჩვეულებრივ თეთრ A4 ფურცელზე და ხელი მოაწეროთ კალმით. ნებადართულია ხელნაწერი წერილები. ამ შემთხვევაში დაწერეთ წასაკითხად და ზუსტად, განსაკუთრებით გვარი.

როცა იკითხება, ადვილად იკითხება. ახლა სერიოზულ ორგანიზაციებში დოკუმენტები ხშირად რეგისტრირდება ელექტრონულად. თქვენი გვარი (შეიძლება ლამაზია, მაგრამ რთული) მხოლოდ თქვენ იცით. თუ თქვენი წერილის რეგისტრაციისას გვარში ერთი ასო მაინც შეიცვალა, მაშინ უზარმაზარ მონაცემთა ბაზაში ელექტრონული ძიება ვერ იპოვის თქვენს მიმართვას. შენთვის კი პრობლემური იქნება იმის გარკვევა, არის თუ არა საერთოდ რეგისტრირებული, თუმცა მოგვიანებით პასუხი შეიძლება მოგაწოდოს.

ჩვეულებრივად არის ადრესტის მითითებაასოს ზედა მარჯვენა კუთხეში. მე მოგცემთ რამდენიმე ვარიანტს, რომ დაგეხმაროთ, ისინი ყველა ძალაშია. ეს ყველაფერი დამოკიდებულია თქვენს პრეფერენციებზე და იცით თუ არა სახელი სტრუქტურული ერთეულიან ოფიციალური პირებიადრესატი:

ფედერალური სამსახური
სამუშაოდ და დასაქმებისთვის

ფედერალური სამსახურის უფროსი
ასეთი თუ ისეთი
და შესახებ. გვარი

განსხვავებულად

ვოლგოგრადის ადმინისტრაცია
დეპარტამენტი ასეთი და ასეთი - მისი სახელი

Მთავარი რედაქტორი
გამომცემლობა "ფშიკი"
ე.ფ. კაგაილოვსკი

შპს "პერეპოლოხი"
Მთავარი ბუღალტერი
ა.ი. კვოჩინსკაია

ნებისმიერი ინდივიდი

ტუგრიკოვი ს.მ.
ქ. ლუსნაია, 207, ბინა. 1375,
ვორონეჟი, 400001

ადრესატის ქვემოთ ჩაწერეთ თქვენი გვარი, სახელი, პატრონიმი, სრული მისამართი პასუხის გასაგზავნად ჩვეულებრივი ფოსტით, ასევე ჯობია მიუთითოთ ტელეფონის ნომერი.

თუ უკვე ხელახლა განაცხადებთ სადმე, მაშინ უნდა მიუთითოთ ბმული მიღებული წერილის ნომერზე და თარიღზე(შესაძლოა რამდენიმე). ეს მნიშვნელოვნად უწყობს ხელს მიმოწერის დამუშავებას და თქვენ აუცილებლად მიიღებთ პასუხს განსახილველ საკითხზე წინა მიმოწერის გათვალისწინებით. წერია „31.08.2014 ნომერზე (ნომრებზე). ეს ბმული მოთავსებულია ტექსტის ზემოთ მარცხნივ, შეგიძლიათ იხილოთ ფიგურაში ასოს ელემენტების დიაგრამაზე.

თუ იცით იმ პირის სახელი, რომელსაც მიმართავთ, შეგიძლიათ დაიწყოთ ტექსტი „ძვირფასო…!“, შემდეგ კი უნდა დაასრულოთ „პატივისცემით“.

თუ არსებობს რაიმე დამხმარე დოკუმენტი, მაშინ ეს უნდა აღინიშნოს ტექსტის ქვემოთ მოცემული ფაქტი. შემდეგ მომავალში შეგიძლიათ მარტივად დაამტკიცოთ, რა გაგზავნეთ წერილთან ერთად. რა კონკრეტული დოკუმენტები (ან ასლები) იგზავნება, შეიძლება მითითებული იყოს ტექსტში ან პირდაპირ განაცხადების თანდასწრებით. ის მოთავსებულია ძირითადი ტექსტის ქვემოთ, მაგალითად:

გამოყენება: 2 ლიტრზე. 1 ეგზემპლარად.

დანართი: გადახდის ქვითრების ასლები ... 2 ფურცელზე. 1 ეგზემპლარად.

თქვენ უნდა გახსოვდეთ, რომ თქვენ ყოველთვის უნდა მიუთითოთ თქვენს მიმართვაში:

გვარი, სახელი, პატრონიმი,
თქვენი მისამართი პასუხის გასაგზავნად,
ნომერი და პირადი ხელმოწერა.

წინააღმდეგ შემთხვევაში, თქვენი წერილი შეიძლება ჩაითვალოს ანონიმურად. ასეთი წერილები არ ექვემდებარება განხილვას, რაც ნიშნავს, რომ თქვენ არ მიიღებთ პასუხს თქვენს მიმართვაზე. ხელისუფლება ვალდებულია უპასუხოს თქვენი წერილის რეგისტრაციის დღიდან არაუმეტეს ერთი თვის ვადაში.

წერილი თქვენ მიერ უნდა იყოს დაწერილი დუბლიკატში. თქვენ შეგიძლიათ პირადად დაუკავშირდეთ თქვენთვის საჭირო ორგანიზაციას. ამ შემთხვევაში, სასულიერო სამსახურში (მდივანი, ოფისი ან გენერალური განყოფილება) აუცილებლად სთხოვეთ თქვენი წერილის ასლი, რომ ქვითარზე მიუთითოთ თარიღი. ჯობია მაშინვე დააყენო რეგისტრაციის ნომერი, მაგრამ დიდ ორგანიზაციებში მათ შეიძლება დაუყოვნებლივ არ დაარეგისტრირონ წერილები მათი დიდი რაოდენობის გამო. აქედან გამომდინარე, საკმარისია განაცხადის დროს თქვენი წერილის ასლი იყოს ბეჭედი ორგანიზაციის სახელით და თარიღით. ეს ძალიან მნიშვნელოვანია, თუ თქვენ უნდა დააკმაყოფილოთ ვადა ან მოგვიანებით დაადასტუროთ გასაჩივრების ფაქტი.

მაგრამ არ არის აუცილებელი სადმე პირადად წასვლა. შეიძლება გაგიადვილდეთ უახლოეს საფოსტო განყოფილებაში წასვლა. ამ შემთხვევაში, გაგზავნეთ რეგისტრირებული ფოსტით შეტყობინებით. ეფექტი იგივე იქნება. გარკვეული პერიოდის შემდეგ შეგიძლიათ დარეკოთ ორგანიზაციაში და გაიგოთ თქვენი წერილის ბედი. და ვერსად დარეკავთ, უბრალოდ დაელოდეთ პასუხს.

თუ, საბოლოოდ, გასაგები პასუხის ნაცვლად გამოწერის გაუქმება მიიღეთ, კვლავ დაუკავშირდით. ხელისუფლებაში, მაგალითად, მონიტორინგს ახდენენ იმავე საკითხზე განმეორებით მიმართვის ფაქტზე. ან დაწერეთ წერილი საჩივრის სახით, შეგიძლიათ სცადოთ მისი გაგზავნა უფრო მაღალ ორგანიზაციაში. მსგავს მიმართვებსაც დიდი ყურადღებით ეპყრობიან.

რაც შეეხება - ეს არის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი თემებისაოფისე სამუშაოები და იმსახურებს მას ცალკე სტატიას მიეძღვნა.

ევგენია სტრაიპი

*** თუ მიჩვეული ხართ ინტერნეტით შოპინგის (ტანსაცმლის, ტელეფონების, სერვისების, სასტუმროების დაჯავშნა და ა.შ.) შეძენას, მაშინ შეგიძლიათ თქვენი თანხის ნაწილის დაბრუნება, მაგალითად, ამ სერვისის გამოყენებით. ის მუშაობს ჩემთვის.

გმადლობთ, რომ დაამატეთ ეს სტატია:

უფრო საინტერესო თემაზე:

ჩანაწერში 8 კომენტარი

დღეს თითქმის ყველა აქტიურად იყენებს ინტერნეტს. მაგრამ საქმიანი მიმოწერა არ შეწყვეტილა აქტუალური და მნიშვნელოვანი. ის უბრალოდ სხვა მედიაზე გადავიდა. როგორ შეადგინოთ და დააფორმოთ საქმიანი წერილი, პუბლიკაცია გეტყვით.

რას შეიძლება შეიცავდეს ბიზნეს შეტყობინება?

უპირველეს ყოვლისა, საქმიანი მიმოწერა იძლევა შესაძლებლობას გაცვალოს ნებისმიერი აზრი ან წინადადება თანამშრომლებთან და ბიზნეს პარტნიორებთან. წერილი შეიძლება შეიცავდეს თხოვნებს, პრეტენზიებს და სხვა აზრებს კომპანიებს შორის გაუგებრობის აღმოსაფხვრელად. ზოგადად, საქმიანი მიმოწერა არის ერთგვარი ოფიციალური მიმოწერა.

განსხვავებები სხვა ასოებისგან

ძირითადი განსხვავებები შეიძლება შეჯამდეს შემდეგნაირად.

პრეზენტაციის სტილი.
სუბორდინაციის არსებობა.
ლექსიკა ემოციების ძლიერი გამოხატვის გარეშე.
როგორც წესი, წერილს სჭირდება არაუმეტეს ერთი გვერდი.
შრიფტი მთელ ტექსტში ერთნაირია (არც პატარა და არც დიდი).
ის ჩვეულებრივ შედგენილია ორგანიზაციის ოფიციალურ ბლანკზე.

საქმიანი წერილების სახეები

წერილები პასუხის გასაცემად:

მოთხოვნა.
შუამდგომლობა.
მოთხოვნა.
Სასჯელი.
გასაჩივრება.

წერილები, რომლებიც პასუხს არ საჭიროებს:

საინფორმაციო.
აცნობებს.
Კომპანიის გაწევა.
Გარანტია.
გაფრთხილება.
შეხსენება.

კომერციული წერილები. ისინი ჩვეულებრივ საჭიროა ხელშეკრულების პერიოდში ან ხელშეკრულების დასადებად:

მოთხოვნა.
თხოვნაზე პასუხი.
შეხსენება.
Მოთხოვნა.
შეთავაზება. ეს არის შეთავაზება ხელშეკრულების დადების ან გარიგების გასაფორმებლად.
ვალდებულებების შესრულების აუცილებლობის გაფრთხილება, ხელშეკრულებების შეწყვეტა და ა.შ.

არაკომერციული წერილები:

მოწვევა.
ინფორმაცია რაღაცაზე.
მადლიერების გამოხატვა.
რეკომენდაციები.
მოთხოვნა.
ინსტრუქციები.
გადამცემი წერილი.
სამძიმრის გამოხატულება.
გილოცავთ ნებისმიერ შემთხვევას.
Გარანტიის წერილი.
საქონლის მიღების, მომსახურების გაწევის და ა.შ.

ბიზნეს წერილების კლასიფიკაცია სტრუქტურის მიხედვით:

შედგენილია მკაცრი ნიმუშის მიხედვით.
დაწერილი თავისუფალი ფორმით.

ტიპები დამოკიდებულია ადრესატზე:

ნორმალური. გაგზავნილია ერთ ადრესატთან.
კოლექტიური. იგზავნება ერთ ადამიანზე, მაგრამ რამდენიმე ადამიანიდან.
წრიული. გაიგზავნება რამდენიმე მიმღებთან.

წერილის ფორმა ასეთია:

იგზავნება ჩვეულებრივ საფოსტო კონვერტებში.
პირადად გადასცა.
გაგზავნილია ფაქსის სახით.
გაგზავნილია ელექტრონული ფოსტით.

როგორც ხედავთ, საქმიანი გზავნილის ჩარჩო შეიძლება იყოს სხვადასხვა გზით და განსხვავებული განზრახვებით. მაგრამ აღსანიშნავია, რომ ზოგიერთ შემთხვევაში, ეთიკური მიზეზების გამო, ის ხელით უნდა იყოს დაწერილი და არა კომპიუტერზე აკრეფილი. ეს ეხება მილოცვებს და სამძიმარს.

წერილის ნაწილები

კარგი საქმიანი წერილი ყოველთვის იყოფა რამდენიმე ნაწილად. ეს არის შესავალი, მთავარი და საბოლოო. და ისინი ერთმანეთთან ლოგიკურად არიან დაკავშირებული.

როგორც წესი, შესავალი ნაწილი შეიცავს ინფორმაციას იმ გარემოებების შესახებ, რამაც გამოიწვია წერილის დაწერა. მთავარი ტექსტი არის თავად შინაარსი, გზავნილის არსი. დასკვნით ნაწილში ისინი აჯამებენ შედეგებს, რომლებშიც შეიძლება გამოხატოს უარი, თანხმობა, მოთხოვნა და ა.შ.

წერის პრინციპები

ნებისმიერი ბიზნეს მესიჯი ასე უნდა იყოს დაწერილი.

მიუკერძოებლად.
მიმართული (ანუ კონკრეტული პირისთვის განკუთვნილი).
კამათობდა.
საიმედოდ.
ყველაზე სრულყოფილი.
ყველა ინფორმაცია ტექსტში უნდა იყოს აქტუალური წერის დროს.

სტილისტური მახასიათებლები

საქმიანი წერილის დაწერის წესებში ნათქვამია, რომ აუცილებელია მკაცრი სტილის დაცვა. საჭიროა მხოლოდ იმ სამეტყველო საშუალებების გამოყენება, რომლებიც დამახასიათებელია ოფიციალური დოკუმენტებისთვის. ანუ ოფიციალური ბიზნეს სტილი შესაბამისი იქნება. ენას უნდა ჰქონდეს შემდეგი მახასიათებლები.

ოფიციალურობა.
მოწოდებული ინფორმაციის სიზუსტე.
ობიექტურობა.
სტრუქტურირებული.
ინფორმატიული, მაგრამ ლაკონური.

საკითხის არსი უნდა იყოს გამოხატული მარტივი მოკლე წინადადებებით, ზმნებზე აქცენტით. არ არის საჭირო ტექსტის გადატვირთვა ზედსართავებით, გამოიყენე ნაკლებად ცნობილი და უაღრესად სპეციალიზებული ტერმინები, რომლებიც შესაძლოა ადრესატმა ვერ გაიგოს. ეს მხოლოდ ნეგატივს და უარყოფას გამოიწვევს. უმჯობესია სცადოთ ახსნა მარტივი, გასაგები სიტყვებით, მეტი ფაქტითა და სპეციფიკით. ბიზნეს სტილი არ იძლევა არაინფორმაციული და "წყლიანი" ტექსტების არსებობას.

დასკვნითი ნაწილი არ უნდა შეჯამდეს ზედმეტი და გრძელი სიტყვით. ასევე, ალოგიკური და არათანმიმდევრული წინადადებები არ იმუშავებს. ამიტომ, ზედსართავი და მონაწილეობითი ფრაზები საუკეთესოდ გამოირიცხება. თითოეული აბზაცი უნდა შეიცავდეს მხოლოდ ერთ კონკრეტულ იდეას. ტექსტის დასრულების შემდეგ, სჯობს, რამდენჯერმე გადაამოწმოთ შეცდომებზე ასოს ხმამაღლა წაკითხვით.

ფორმის მოთხოვნები

საქმიანი წერილის წესების მიხედვით, სჯობს ის შეადგინოთ კომპანიის ბლანკზე. მას აქვს შემდეგი ძირითადი მოთხოვნები.

ფორმის შუაში, თქვენ უნდა ჩასვათ რუსეთის ფედერაციის გერბი, თუ საწარმო სახელმწიფო საკუთრებაშია.
წერილი უნდა განთავსდეს A4 ფორმატის ფურცელზე.
მარცხნივ დატოვეთ ველი ცარიელი (მინიმუმ 3 სანტიმეტრი). ეს აუცილებელია, რადგან გარკვეული დროის შემდეგ მასალები შეიტანება დანარჩენ დოკუმენტებთან ერთად.
ყველაზე ოპტიმალური შრიფტი არის სტანდარტული "Times New Roman", ზომა 12 და სტრიქონების ინტერვალი 1.5-2. ეს ყველაზე კარგად კითხვისას გასაგებია.
წერილის სათაურში უნდა მიუთითოთ ორგანიზაციის დასახელება, მისი რეალური და იურიდიული მისამართი, ტელეფონის ნომერი და ელ.ფოსტა.

დიზაინის მახასიათებლები

თუ ბიზნეს წერილის დიზაინს რამდენიმე გვერდი დასჭირდა, მაშინ უნდა დანომროთ, დაწყებული მეორედან. ამისთვის რეკომენდებულია არაბული ციფრების გამოყენება. რიცხვების გვერდით წერტილები არ არის საჭირო.

წერილი უნდა დაიყოს აბზაცებად და საჭიროების შემთხვევაში ქვესათაურებად. ტექსტი არ უნდა ჰგავდეს უწყვეტ ნაკადს, რადგან ის ცუდად იქნება აღქმული. აბზაცები აჩვენებს სად მთავრდება და იწყება სხვა აზრები.

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ წერილობითი შეცდომები, წაშლა და ნებისმიერი შესწორება მიუღებელია საქმიანი მიმოწერისთვის. ისინი მოწმობენ მოწინააღმდეგის გაუნათლებლობასა და გულგრილობას.

გამოყენებული დეტალები

წერილი ჩვეულებრივ შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას.

კომპანიის სრული სახელი და არა მხოლოდ აბრევიატურა.
ტელეფონის ნომერი, ფაქსის ნომერი, საბანკო ანგარიში და ელ.ფოსტა.
ადრესატი. უფრო მეტიც, კომპანიის სახელი უნდა იყოს გამოყენებული დატივის შემთხვევაში. თუ საჭიროა გვარის და თანამდებობის მითითება, რეკომენდებულია დატივის ქეისის გამოყენება. თუ მიმღებს აქვს წოდება ან აკადემიური ხარისხი, მაშინ ეს უნდა იყოს მითითებული პირის სახელის წინ.

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ თითოეული ატრიბუტი უნდა დაიწეროს დიდი ასოებით და ახალ ხაზზე.

მითითებები საქმიან წერილში

ოფიციალური კომუნიკაცია ყოველთვის უნდა იყოს ნეიტრალურ ტონში. ადრესატისადმი მიმართვას იგივე ფორმა უნდა ჰქონდეს. ფრაზები, როგორიცაა "შუადღე მშვიდობისა" შეუსაბამო იქნება. თუ გსურთ გამარჯობა, უმჯობესია გამოიყენოთ ფორმალური "გამარჯობა". მაგრამ ყველაზე კომპეტენტურ ვარიანტად ითვლება მიმართვა სახელით და პატრონიმით. და არ აქვს მნიშვნელობა რამდენ ხანს გრძელდება ადრესატთან გაცნობა. წერილში, თქვენ არ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სახელის მოკლე ფორმა (მაგალითად, პეტია, ანია და ა.შ.).

ინტერპერსონალური დისტანციის შესანარჩუნებლად, ასაკის ან უფრო მაღალი თანამდებობის მქონე ადამიანის მიმართ პატივისცემის გამოხატვა დაგეხმარებათ "თქვენ" მიმართვა. თუმცა, აღსანიშნავია, რომ ზოგიერთ კომპანიაში, პირიქით, ჩვეულებრივია კომუნიკაციის დროს "შენ" გამოყენება, თუნდაც წერილში.

აღსანიშნავია, რომ სათაური „ძვირფასო ბატონო“ არ შეიძლება გამოყენებულ იქნას ამ პირის სახელის შემდგომი მითითების გარეშე. ასევე თავიდან უნდა იქნას აცილებული აბრევიატურები „ბატონი“, „ქალბატონი“. თუ თქვენ გჭირდებათ ადამიანთა ჯგუფს მიმართოთ, მაშინ ნებადართულია არ მიუთითოთ სახელები. შემდეგ შეგიძლიათ მოკლედ დაწეროთ: "ძვირფასო ბატონებო!" წესების მიხედვით, სახელით მიმართვის შემდეგ ყოველთვის უნდა დადოთ ძახილის ნიშანი. მაგალითად, მსგავსი ფრაზა საქმიან წერილში ასე გამოიყურება: "ძვირფასო ალექსანდრე სერგეევიჩ!"

დასკვნით ნაწილში შეგიძლიათ გამოიყენოთ სხვადასხვა ვარიანტები. „საუკეთესო სურვილებით“, „პატივისცემით“, „თანამშრომლობის იმედით“ და ა.შ. აქ მიმართვები უნდა იყოს ფორმალური, მაგრამ მეგობრული.

საბოლოო ნაწილის შედგენა

ასევე ძალიან მნიშვნელოვანია წერილის სწორად დასრულება. დასკვნით ნაწილში, თქვენ უნდა შეაჯამოთ ის, რაც ადრე ითქვა. თუმცა, დასკვნებს 10 წინადადებაზე ნუ გააგრძელებთ. უნდა გვახსოვდეს, რომ ლაკონურობა და ლაკონურობა ფასდება ბიზნეს სტილში. უმჯობესია შემოიფარგლოთ მარტივი ფრაზებით. მაგალითად, მოცემულია რამდენიმე კონსტრუქცია, რომლებიც შესაბამისია საქმიანი მიმოწერის ბოლო ნაწილში. საქმიანი წერილები უნდა იყოს შევსებული რაც შეიძლება სწორად და თავაზიანად.

გმადლობთ დახმარებისთვის ან ყურადღებისთვის. "ნება მომეცით მადლობა გადაგიხადოთ..." "Გმადლობთ!"
ადრესატის დარწმუნება რაღაცაში. "ჩვენ სიამოვნებით ვიმუშავებთ თქვენთან."
მომავლის იმედის გამოხატულება. ”იმედი გვაქვს, რაც შეიძლება მალე მოვისმენთ თქვენგან”.
რაღაცის მოთხოვნა. „მადლობელი ვიქნებით, თუ შეატყობინებთ შედეგებს“.
ბოდიშს გიხდით შექმნილი უხერხულობისთვის. "ბოდიშს ვიხდით გადახდის დაგვიანებისთვის."

როგორ დავემშვიდობოთ ადრესატს

იმისდა მიუხედავად, რომ მიმოწერა საქმიანია, საქმიან წერილში შეგიძლიათ დაემშვიდობოთ სხვადასხვა გზით. ამისათვის გამოიყენეთ ე.წ. დახურვის ფრაზები.

შემდეგი ვარიანტები მაგალითებია:

Პატივისცემით.
პატივისცემით.
Საუკეთესო სურვილებით.
წარმატებებს გისურვებთ თქვენს საქმიანობაში.
ვიმედოვნებთ, რომ გავაგრძელებთ თანამშრომლობას.
მოხარული ვიყავით, რომ მომსახურე ვიყავით.

შეიძლება სხვა ვარიანტებიც იყოს. აქ საბოლოო ფრაზის არჩევა წმინდა გემოვნების საკითხია.

ხელმოწერა

ფურცლის ბოლოში გამგზავნმა უნდა მოაწეროს თავისი ხელმოწერა. მაგრამ ძალზე მნიშვნელოვანია ამის სწორად გაკეთება ისე, რომ დოკუმენტს ოფიციალური სახე ჰქონდეს.

ხელმოწერისთვის აუცილებელია მიუთითოთ თანამდებობა, ინიციალები, გვარი და საპირისპირო. გარდა ამისა, შეგიძლიათ მიუთითოთ საკონტაქტო ინფორმაცია (პერსონალური ელექტრონული ფოსტის მისამართი ან ტელეფონის ნომერი). ეს გამოავლენს მიმღებს კომუნიკაციისა და თანამშრომლობის სურვილს.

წარუმატებლობის მახასიათებლები

ასევე მნიშვნელოვანია იცოდეთ როგორ დაწეროთ საქმიანი წერილი, თუ რაიმეზე უარის თქმა გჭირდებათ. ყოველივე ამის შემდეგ, ფარული ნეგატივი ან უარიც კი შეუმჩნეველი არ დარჩება და გამოიწვევს უკუშექცევა. ამის შემდეგ შეუძლებელი იქნება საკუთარი თავის მიმართ დადებითი ან თუნდაც ნეიტრალური დამოკიდებულების იმედი. წერილის წერისას არ გჭირდებათ ემოციების დამორჩილება. სჯობს, თავი შეიკავოთ საზღვრებში, მაშინაც კი, თუ ადრესატი ძალიან მაღიზიანებს. უარის წერილები ყოველთვის რამდენჯერმე უნდა წაიკითხოთ, Განსაკუთრებული ყურადღებამიუთითებს შეტყობინების ტონზე.

მესიჯი არ უნდა დაიწყოს კატეგორიული „არა“-ით, რა ფორმითაც არ უნდა იყოს გამოხატული. წინააღმდეგ შემთხვევაში, მიმღებს ექნება შთაბეჭდილება, რომ ის უინტერესოა და არ აქვს მნიშვნელობა. უპირველეს ყოვლისა, უმჯობესია ჩამოვაყალიბოთ არამოგონილი დამაჯერებელი ახსნა-განმარტებები. როდესაც უარის თქმის მიზეზები მოკლედ არის ჩამოთვლილი, შეგიძლიათ შეუფერხებლად გადახვიდეთ ფაქტის დაფიქსირებაზე. ამავდროულად, საქმიანი წერილის ეტიკეტის მიხედვით, რეკომენდებულია შემდეგი ტიპის ფორმულირების გამოყენება.

სამწუხაროდ, ჩვენ ვერ ვასრულებთ თქვენს მოთხოვნას.
ჩვენ გულწრფელად ვწუხვართ, მაგრამ ჩვენ უნდა უარვყოთ თქვენი შეთავაზება.
ჩვენ ძალიან ვწუხვართ, მაგრამ ჩვენ ვერ ვაკმაყოფილებთ თქვენს მოთხოვნას შემდეგი მიზეზების გამო.

იდეალურ შემთხვევაში, წერილის დასაწყისში მოკლედ უნდა მიუთითოთ ადრესატის მოთხოვნა. ასე რომ, ის მიხვდება, რომ მათ ნამდვილად გაეცნენ მის წინადადებას და აუცილებლად დააფასებს.

ელ.ფოსტის შედგენის მახასიათებლები

დღეს ადამიანებს სულ უფრო მეტად აინტერესებთ, თუ როგორ იწერება საქმიანი წერილი, თუ საჭიროა მისი ელექტრონული ფოსტით გაგზავნა. ასეთი მიმოწერისთვის გამოიყენება ყველა იგივე წესი, რაც ადრე იყო ნახსენები. თუმცა, ელექტრონულ ბიზნეს შეტყობინებებს აქვთ საკუთარი მახასიათებლები.

შესვლა უნდა იყოს მყარი და ადეკვატური. Მაგალითად, [ელფოსტა დაცულია]ცუდი ვარიანტია [ელფოსტა დაცულია]- კარგი.

ველი "subject" ყოველთვის მნიშვნელოვანია შეავსოთ. ეს ცხადყოფს, რაზე იქნება გზავნილი. თუ წერილი განკუთვნილია უცნობისთვის, მაშინ სათაური საინტერესო უნდა იყოს. მაგრამ მნიშვნელოვანია, რომ არ გადააჭარბოთ მას. ისეთი თემები, როგორიცაა „უნიკალური შეთავაზება ახლახან“, „გადაუდებელი“ მხოლოდ უარყოფას გამოიწვევს. სათაური უნდა შედგებოდეს 3-5 სიტყვისაგან, რაც მათში ასახავს გზავნილის არსს.

თუ მიმოწერა არის უცნობი, შემდეგ ჯერ უნდა უთხრათ, როგორ გაიგეს მის შესახებ და რას აკეთებს კომპანია. ასეთი შესავლის გარეშე, შეტყობინება შეიძლება ჩაითვალოს სპამად და დაუყოვნებლივ წაიშალოს.

ტექსტში მნიშვნელოვანი პუნქტები საუკეთესოდ არის ხაზგასმული თამამად. ამ შემთხვევაში მიუღებელია სხვადასხვა ფერის გამოყენება.

Caps არ უნდა იქნას გამოყენებული ბიზნეს ელფოსტაში. ქვესათაურები და თემის სათაურიც კი არ უნდა იყოს მყარი დიდი ასოებით. იგივე ეხება დუბლიკატ პუნქტუაციის ნიშნებს.

უმჯობესია ტექსტი აბზაცებად დაყოთ, მათ შორის ცარიელი ხაზი დატოვოთ.

რაც უფრო მოკლეა შეტყობინება, მით უფრო სწრაფად უპასუხებენ მას.

საჭიროა ხელმოწერა. ის ჩვეულებრივ შედგება რამდენიმე სტრიქონისგან ელფოსტაში, შეიცავს გამგზავნის სახელს და პოზიციას, კომპანიის სახელს, ტელეფონის ნომერს და ვებსაიტის მისამართს.

წერილს შეიძლება დაერთოს ტექსტური ფაილები და სურათები. ეს ძალიან მოსახერხებელია, რადგან დამატებითი მასალები, კომენტარები, ახსნა-განმარტებები და დაწვრილებითი აღწერილობა აშორებს არსს. ამიტომ უმჯობესია ისინი განთავსდეს არა წერილის ტექსტში, არამედ თანდართულ ფაილებში.

თუ საქმიანი მიმოწერა დიდი ხანია მიმდინარეობს და თბილი ნდობის ურთიერთობა დამყარდა, მაშინ ელ.წერილში ნებადართულია სმაილიკების გამოყენება. ისინი ხელს შეუწყობენ ოდნავ "აღორძინებას" და კომუნიკაციის განმუხტვას. მაგრამ ისინი არ უნდა იყოს ბოროტად გამოყენებული და ქაღალდის ასოებით ისინი ზოგადად მიუღებელია.

ინსტრუქციები წერილის დაწერისთვის

საქმიანი წერილის დაწერა შეიძლება დაიყოს რამდენიმე ეტაპად.

1. ჯერ უნდა მიუთითოთ ადრესატი. ამისთვის ფორმის ზედა მარჯვენა კუთხეში უნდა დაწეროთ მიმღების ინიციალები, გვარი და თანამდებობა. თუ ადრესატი არის ორგანიზაცია, მაშინ უნდა იყოს მითითებული მისი იურიდიული მისამართი.

2. მიმართვა მიმღებს. იგი უნდა განთავსდეს ქვედა ფორმის შუაში. უკვე ითქვა რა ფრაზების გამოყენება შეიძლება. ჩვეულებრივ მიმართვა ასე გამოიყურება: "ძვირფასო იგორ პეტროვიჩ!"

3. მიზნის შესახებ განცხადება. ქვემოთ, ახალ სტრიქონზე, თქვენ უნდა დაწეროთ ძირითადი აზრები, მთელი აზრი, მიუთითოთ გასაჩივრების მიზეზები. თუ ჩვენ ვსაუბრობთ ზოგიერთ პრობლემაზე, მაშინ ღირს მისი გადაჭრის ვარიანტების შეთავაზება. თუ ეს არის თანამშრომლობის წინადადება, მაშინ უნდა აგიხსნათ, როგორ მოხდება ეს. თუ წერილი ასახავს საჩივარს, მაშინ ღირს კონკრეტული ქმედების მოთხოვნა. ერთი სიტყვით, ტექსტიდან მიმღებმა უნდა გაიგოს, რა უნდათ მისგან.

4. დასკვნითი ნაწილი. და ბოლოს, ახალი ხაზიდან, თქვენ უნდა ჩაწეროთ საბოლოო ფრაზა და ხელმოწერა.

Მადლობის წერილი

ეს ნიმუში გვიჩვენებს, თუ როგორ შეიძლება გამოიყურებოდეს მადლობის წერილი. თუმცა, ამ მაგალითში არის ერთი ნაკლი. სტრიქონისთვის „ფლაგმანურ კომპანიას“ ნაცვლად შეიძლება ჩასვათ მისალოცი ფრაზა და იმ პირთა სახელები, ვისთვისაც ეს წერილი იყო განკუთვნილი.

გამოკითხვა

ეს არის საქმიანი მოთხოვნის ნიმუში. მასში არანაირი ხარვეზი არ არის. შედგენის ყველა წესი დაცული იყო ოფიციალური წერილი. ტექსტიდან ირკვევა, თუ რა პრობლემა წარმოიშვა და რა უნდა გაკეთდეს მის მოსაგვარებლად. შეტყობინება ასევე შეიცავს ყველა საკონტაქტო ინფორმაციას, მისასალმებელ შეტყობინებას, დახურვის ფრაზას და ხელმოწერას.

ასე რომ, გამოცემამ აჩვენა, თუ როგორ უნდა დაწეროთ ბიზნეს პარტნიორებისთვის განკუთვნილი წერილები. ეს უნდა გაკეთდეს სწორად და კომპეტენტურად, რათა არ დაკარგოთ სახე. ყოველივე ამის შემდეგ, კომპანიის მომავალი მასზეა დამოკიდებული. ასევე მნიშვნელოვანია საქმიან შეტყობინებაზე დროული რეაგირება. ეს შეიძლება გაკეთდეს წერილის მიღებიდან სამიდან შვიდ დღეში.