Как разделить приказы. Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве. Какой приказ необходимо обязательно доводить до сведения сотрудников с указанием даты ознакомления

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ» ИНН/КПП 7804491337/780401001 195198, г. Санкт – Петербург,Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309 ПРИКАЗ №1 г. Санкт-Петербург 01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;6. остальные приказы – К (кадры).
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С.

Как упорядочить текущее делопроизводство

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам. Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет.

Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне. Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления.

В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции: 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 10.2. Эксплуатация зданий, помещений; 10.3.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.

Читайте статью Система Кадры: Журнал регистрации приказов по личному составу Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.Различаются документы по срокам хранения.

Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам хранятся 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов велик, в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения они уничтожаются с оформлением соответствующего акта.
3 Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия.

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Инфо

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер. Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета).

Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику. Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами. Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости.

Приказы: основные виды и особенности оформления

При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала. № п/п Нормативный акт Описание 1 Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. 2 Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.

3 ГОСТ Р 6.30-2003 Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.

Как разделить приказы

утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
проведение аттестации персонала;
планирование деятельности;
контроль за деятельностью (отчетность);
установление режима работы и внесение изменений в него;
финансирование деятельности;
материально-техническое обеспечение;
информационное и документационное обеспечение и др.

Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Так они и будут располагаться и в деле (в папке с приказами), и отражаться в журнале регистрации. Классификация приказов по срокам хранения зависит от их видов.

Внимание

Почти все приказы по персоналу должны храниться 75 лет! Такой срок, по мнению законодателей, необходим для уточнения в любой момент стажа, а поэтому правильного расчёта пенсии. Сроки, например, такие:

приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет;
по основной деятельности – 1 год;
об отпусках, командировках – 5 лет;

Соответственно и журналы учёта приказов хранятся столько же.

Перечень документов велик, поэтому часть его для примера можете посмотреть вот тут. Как оформить приказ Если вы не хотите пользоваться принятыми формами, а разработать свою, или адаптировать унифицированную под себя, нужно придерживаться правил.

Приказ в кадровом делопроизводстве

Из статьи вы узнаете:

какие виды приказов существуют и какова их структура;
каких правил нужно придерживаться при оформлении;
как долго хранятся распорядительные документы в архиве организации;
для чего нужны журналы регистрации.

Приказы - распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях - главврач, на предприятиях - директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке. Приказ - самый распространенный тип распорядительной документации.
Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 10.4. Охрана. Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а. Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.

Приказы по основной деятельности - это какие приказы , из какой классификации вытекает подобное деление распорядительной деятельности компании, кто отвечает за их составление — эти и некоторые другие вопросы будут освещены в нашем материале. Изложенная в статье информация поможет наладить делопроизводство в организации.

Общепринятая классификация приказов в распорядительной деятельности предприятия в 2015-2016 годах

Отдельно принятые решения и производимые юридически значимые действия в компании необходимо закреплять. Распорядительная деятельность руководителя оформляется при помощи приказов, а вот распоряжения дает уже его заместитель. В полномочиях руководителя решать вопросы по всем направлениям деятельности компании, поэтому и распорядительная деятельность была разделена по нескольким направлениям.

На практике принято разделять все приказы, касающиеся внутренней деятельности компании, на 3 группы:

приказы по основной деятельности,
приказы по личному составу,
приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Такая же классификация присутствует в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока их хранения (далее по тексту — Перечень), утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (раздел 1.1, строка 19). При этом группу приказов по основной деятельности делить на подгруппы не принято. Она идет единым блоком, в который включается весь массив документов.

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности (примеры)?

С отнесением приказов к группе основной деятельности у кадровых служащих зачастую возникают проблемы, и на законодательном уровне нет каких-либо рекомендаций по этому поводу. В связи с этим, чтобы понять, приказ по основной деятельности - это какой приказ , используется сразу два метода:

Во-первых, сразу отбрасываются приказы, прямо обозначенные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (в Перечне приказы по личному составу перечисляются в той же строке 19, список же вопросов, отнесенных к категории административно-хозяйственной деятельности, закреплен в разделе 10 Перечня — соответственно, по ним и издаются приказы, отнесенные к этой группе).
Во-вторых, используется разделение групп по смыслу приказа. Если издаваемый приказ касается одного или нескольких конкретных сотрудников, то это приказ по личному составу (например, о том, что к работе в выходной день привлекаются Иванов и Петров), если же речь идет о должности или коллективе в целом, тогда это приказ по основной деятельности (например, когда субботний день для всей компании объявляется рабочим).

Среди распространенных приказов по основной деятельности можно назвать приказы:

об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений;
утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
создании (реорганизации, ликвидации) структурных подразделений;
инвентаризации имущества;
организации расследования несчастного случая;
установлении режима работы;
утверждении локальных актов компании.

Обратите внимание: это неполный перечень приказов по основной деятельности , он может быть расширен или изменен с учетом нужд делопроизводства в компании.

Составление перечня используемых в компании приказов по основной деятельности

Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве и правильно выстроить работу всех структурных подразделений, во многих компаниях на локальном уровне утверждается инструкция по делопроизводству, в которой определяется деление приказов по группам. Такой подход позволяет изначально распределить между структурными подразделениями или отдельными штатными единицами обязанности по составлению различных приказов.

Не знаете свои права?

Если инструкция не издается как отдельный документ, то в компании может быть утвержден в виде отдельного локального акта перечень используемых приказов с отнесением каждого из них к конкретной группе. Чаще всего так происходит с ростом компании: при увеличении штата возрастает объем документооборота, одному лицу становится сложно отвечать за составление всех приказов, в результате чего эту функцию разделяют между несколькими сотрудниками.

Как оформляется приказ по основной деятельности, образец

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указан состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте приказа обычно указываются следующие:

наименование организации;
название документа;
дата и регистрационный номер;
текст документа;
место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
отметка об исполнителе;
место для виз согласования, если это необходимо.

Текст приказа можно условно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания приказа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения.

Если к приказу прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте приказа. В ГОСТ Р 6.30-2003 есть примеры размещения реквизитов на бланке, с помощью которых можно составить примерные образцы приказов для дальнейшего использования их сотрудниками компании при необходимости. Образец приказа по основной деятельности также можно скачать на нашем сайте.

То, что документ относится к группе приказов по основной деятельности, имеет смысл указать в номере приказа. Для этого можно использовать метод, по которому после самого номера через дефис или косую черту проставляется пометка «ОД».

Реестр изданных приказов, ведение книги (журнала) приказов

Изданные на предприятии приказы принято регистрировать, т. к. необходимо вести их учет. Приказ не только утверждается руководителем, но и получает свой номер, под которым о нем вносится информация в специально предназначенный для этих целей реестр. При этом, если в компании введено разделение приказов на группы, регистрируются они в отдельных местах.

Такой подход обоснован тем, что различные виды документов имеют разные сроки хранения, как это видно из Перечня. В нем закреплено, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, в то время как приказы по личному составу — 75 лет (за исключением отдельных случаев, когда их нельзя уничтожать всего 5 лет), а приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Соединение в дела приказов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности.

Для регистрации приказов используется журнал или книга. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу, поэтому даже единого названия его нет. Смысл же книги (журнала) регистрации приказов сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения о приказах:

порядковый (регистрационный) номер;
дату подписания документа;
наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
данные лица, ответственного за подготовку проекта приказа (исполнителя);
примечания, если таковые имеются.

Журнал (книга) регистрации используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга) и нумерация в нем ведется заново.

Организация хранения приказов

После того как приказ был издан и утвержден руководителем компании, он доводится до сведения сотрудников, чьи интересы в нем затрагиваются. Следующий шаг — это распределение приказов в соответствии с установленной в организации системой учета и хранения распорядительной документации. Вначале приказы поступают в работу к лицу, ответственному за его исполнение или контроль за его выполнением. Когда же необходимость в обращении к приказу отпадает, он сдается на хранение.

В конце каждого календарного года документы, которые больше не будут востребованы в делопроизводстве или у которых истек срок хранения в подразделении, обычно группируются в дела, описываются и передаются на хранение. Если для этих целей в компании выделено отдельное помещение, дела подготавливаются в каждом подразделении для хранения. Если же для учета и сбережения документов создается специальное подразделение-архив, его служащие участвуют в формировании дел для хранения (или контролируют процесс) и уже после приема документов систематизируют их и определяют на хранение согласно правилам, установленным внутри компании.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях, когда принимаются решения относительно всего коллектива или каких-то должностей, не затрагивающие при этом конкретных сотрудников. В то же время, чтобы очертить границы группы приказов по основной деятельности, из этой группы нужно исключить все приказы, прямо определенные в нормативных актах как приказы по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности. Оставшиеся приказы заносят в отдельный перечень, который будет индивидуальным для каждой организации ввиду специфики деятельности, и закрепляют в соответствующем локальном акте во избежание путаницы.

Приказы по личному составу, без преувеличения, важнейшие документы в кадровом делопроизводстве. Именно этими актами закрепляются и претворяются в жизнь решения работодателя в отношении отдельных работников.

На основании приказов вносятся записи в трудовую книжку, они подтверждают те или иные периоды деятельности и условия, в которых работал сотрудник. На приказ как на один из документов, которым оформляются возникновение, развитие и прекращение трудовых отношений, неоднократно ссылается Трудовой кодекс РФ.

Главной частью приказа по личному составу, как и любого другого кадрового документа, является его содержание, т. е. управленческая информация, для закрепления которой на материальном носителе и составляется документ. Каждый приказ по личному составу имеет индивидуальное содержание, связанное с той или иной функцией управления персоналом. Но прежде чем рассматривать конкретные разновидности этого документа, необходимо ответить на следующие вопросы:

Какие приказы (по содержанию) относятся к приказам по личному составу?
Как выделить из общей массы приказов, создаваемых в организации, именно приказы по личному составу, подлежащие регистрации и хранению в кадровой службе?
Установлено ли четкое, нормативно закрепленное разделение приказов на указанные группы, или работодатель самостоятельно определяет, кто должен составлять, оформлять, регистрировать и хранить конкретный приказ: кадровая служба, служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и др.) или бухгалтерия?

Виды приказов по личному составу

Отметим, что специалисты кадровых служб не всегда задают себе эти вопросы, считая разделение приказов никчемной затеей и пустой тратой времени. И в самом деле, так ли уж важна эта классификация, чтобы создавать себе дополнительные хлопоты и вести делопроизводство отдельно по основной деятельности и по личному составу? Какими практическими нуждами продиктованы эти требования?

Разделение приказов необходимо по нескольким причинам.

Причина 1. Организация последующего хранения приказов по личному составу.

Первая и, пожалуй, главная причина - это необходимость выстроить правильную систему хранения кадровой информации, отраженной в приказах по личному составу. Неслучайно большинство разновидностей этих приказов хранится 75 лет: они могут понадобиться при оформлении пенсии или в других ситуациях, требующих документального подтверждения событий и фактов, связанных с трудовой деятельностью гражданина.

Можно услышать и такое мнение: мол, раз приказы по основной деятельности хранятся постоянно, то есть не уничтожаются через 75 лет, как кадровые, значит, условия хранения в этом случае еще лучше - все приказы в компании можно объединить и хранить их вечно… Но, во-первых, в этом просто нет смысла. А во-вторых, надо учитывать правила поиска документов в архиве: архивариус не будет искать приказ о приеме на работу в деле с приказами по основной деятельности. Сначала в номенклатуре дел организации, а затем в описях дел эти приказы должны быть указаны в разных структурных подразделениях и, естественно, в разных делах. Иначе кадровый приказ могут вообще не найти, хотя он поступил в архив и лежит там целый и невредимый.

Причина 2. Распределение должностных обязанностей по оформлению документов.

Кроме того, нельзя забывать и о распределении должностных обязанностей по ведению делопроизводства. Наверное, это один из самых болезненных вопросов, которые приходится решать в компаниях. Недопустимо смешивать функции секретаря и кадровика, незаконно возлагая на этих специалистов несвойственные им виды работ. Нам регулярно приходится отвечать на вопросы-сетования кадровиков о выполнении ими чужих обязанностей, например: «Почему я должна оформлять приказы о материальной помощи работникам, ведь это не премия к юбилею!» Секретари же возмущены тем, что им иногда поручают оформлять приказы о направлении работников в командировку, а не только ставить печати в удостоверениях. Проекты некоторых кадровых приказов (например, об удержаниях из заработной платы) нередко составляют специалисты бухгалтерии, а после подписания этих приказов руководителем организации они регистрируются и хранятся в кадровой службе, а не в бухгалтерии или у секретаря.

Обратите внимание!

Каждый специалист в компании выполняет свою трудовую функцию и несет ответственность за свой участок работ. Возложение на сотрудников несвойственных им функций не допускается.

Какими документами закреплено разграничение приказов по основной деятельности и личному составу?

Несмотря на актуальность этой темы, вопрос о разграничении приказов по основной деятельности и личному составу не урегулирован нормативными правовыми актами и остается спорным, вызывая сложности у практиков и приводя к ошибкам в формировании дел с приказами и к затруднениям при поиске их в архиве. Безусловно, важный вклад в решение этого вопроса внесло Минкультуры России, издавшее приказ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В пункте «б» ст. 19 названного Перечня указаны разновидности приказов по личному составу. Но это перечисление не является исчерпывающим, так как здесь названы далеко не все кадровые приказы.

Сложности при разделении приказов связаны с множеством конкретных ситуаций, возникающих в работе с персоналом.

Учет приказов по личному составу

Практический вопрос на тему приказов по личному составу

Я работала инспектором по кадрам в небольшой компании, где все приказы держали в двух папках - со сроками хранения 5 и 75 лет. Недавно я перешла в крупную организацию, где требуется навести порядок в кадровом делопроизводстве. К концу года планируется изменить номенклатуру дел, и сейчас нужно продумать, как грамотно разделить дела с кадровыми приказами. Какими критериями, кроме срока хранения, нужно при этом руководствоваться?

Таким критерием должно быть содержание приказа, а именно - повод к его созданию. Можно выделить следующие направления в работе кадровой службы и бухгалтерии, по которым в соответствии с требованиями ТК РФ необходимо издавать приказы по личному составу:

Документирование движения персонала: прием на работу, перевод, перемещение, увольнение.
Изменение условий трудового договора (за исключением изменения трудовой функции работника): изменение оплаты труда, изменение режима работы и др.
Поручение сотруднику дополнительной работы: совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
Привлечение к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени: к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочной работе, а также в условиях, отклоняющихся от нормальных, например в ночное время.
Освобождение сотрудника от работы в предусмотренных законом случаях: направление на обязательный периодический медицинский осмотр (освидетельствование) или на обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда; освобождение от работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей.
Отстранение сотрудника от работы в предусмотренных законом случаях.
Предоставление отпуска: ежегодного оплачиваемого (основного и дополнительных), без сохранения заработной платы, учебного, по беременности и родам, по уходу за ребенком.
Направление в служебную командировку.
Поощрение и награждение за успехи в труде.
Привлечение к дисциплинарной или материальной ответственности.
Изменение биографических данных.
Оплата труда, материальное стимулирование, удержания из заработной платы.
Аттестация работников.
Подготовка, дополнительное профессиональное образование и др.

В зависимости от количества создаваемых в той или иной ситуации приказов все они могут формироваться в отдельные дела.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

Внесение записей в трудовые книжки;
Оформление личных дел;
Создание приказов по личному составу;
Оформление графика отпусков и штатного расписания;
Составление и преобразование должностных инструкций;
Хранение и своевременная сдача документов в архив;
Грамотное внесение изменений в документы;

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности :

Общие приказы по всему предприятию;
По отделам;
По административно-хозяйственной деятельности;

На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Важно! В ФЗ № 43 от 02.03.2016г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу. Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

Ускорить поиск понадобившегося документа;
Систематизировать распорядительные документы по назначению;
Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Правила ведения

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

«лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
«к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

«п»- прием на работу;
«у»- увольнение;
«пр» — прием на работу рабочих;
«к» — командировки;
«вк»- внутренние командировки;
«зк»- командировки заграницу;
«отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
«отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов

Страница журнала регистрации приказов по личному составу

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

Причины изменений.
Основание для внесения изменений.
Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Совет! При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение. А в приказе указать перечень корректив и ссылку на это приложение к приказу.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

Наименование фирмы;
Наименование и дата документа;
Регистрационный номер;
Место составления приказа;
Текст документа;
Подписи ответственных лиц;
Отметка об исполнителе;
Визы согласования приказа (при необходимости).

Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

ИНН/КПП 7804491337/780401001

195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

г. Санкт-Петербург

01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
6. остальные приказы – К (кадры).

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С. Шапкин

Какие приказы (по содержанию) относятся к приказам по личному составу?
Как выделить из общей массы приказов, создаваемых в организации, именно приказы по личному составу, подлежащие регистрации и хранению в кадровой службе?
Установлено ли четкое, нормативно закрепленное разделение приказов на указанные группы, или работодатель самостоятельно определяет, кто должен составлять, оформлять, регистрировать и хранить конкретный приказ: кадровая служба, служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и др.) или бухгалтерия?