Списание„Канцелариско управување и проток на документи во претпријатието“ септември 2013 година

Пропратно писмо за документи

0 коментари

16901 прегледи

Кожанова Евгенија | специјалист за предучилишни образовни институции и управување со кадровската евиденција

Покрај редовната кореспонденција, секојдневно до изведувачите испраќаме разни документи: договори, протоколи, фактури, материјали за презентација... Правилата за деловна бонтон и основната претпазливост при ракување со документите бараат пишување мотивационо писмо во овие случаи. Што дава ова и како да аплицирате за тоа? Кои се роковите за нејзино спроведување? Како да го складирате подоцна?

СОпропратно писмо е вид на деловно писмо кое е потребно за да се опише пакет документи испратени до примачот доколку овие документи не го содржат делот за адреса.

Така, оптоварување со информации пропратно писмоне, туку извршува три важни функции:

го потврдува фактот на испраќање;

обезбедува листа на испратени документи и упатства за ракување со нив;

Благодарение на податоците за регистрација, ви овозможува да го одредите рокот.

Како и повеќето деловни писма, мотивационото писмо е на меморандум и го добива референтниот број на испраќачот. Повеќе од еднаш во списанието детално разговаравме за правилата за подготовка на официјални писма, па сега ќе се фокусираме на карактеристиките на мотивационото писмо.

Детална анализа на услужно писмо со многу примери за неговиот состав е во статијата “Изготвуваме услужно писмо»

Модели на говор

Основата на мотивационото писмо е список на прилози. Текстот на документот е краток и условно поделен на два дела:

порака за испраќање документи,

барање за навремен одговор (читање, одобрување, враќање на потпишана копија и сл.).

Првиот дел обично започнува вака:

„Во исполнување... ве упатуваме...“,

„Ви испраќаме...“

„Ви претставуваме...“

Следно, можете да ја наведете целта на испраќање документи: „за одобрување“, "за информација", „за потпис“, "за полнење"(ако зборуваме за анкетен формулар или прашалник). Препорачуваме да го користите клишето „те праќаме“ или „те праќаме“, бидејќи... Можете да поднесете нешто само за информации, но не и за потпишување или одобрување.

Вториот дел може да ги содржи следните зборови:

„Ве молиме потпишете, запечатете и испратете една копија на нашата адреса...“

„Го бараме тоа утврдени со законрок за разгледување и испраќање на нашата адреса...“,

„Ве молиме испратете на нашата адреса една копија од уредно извршената…“.

Реквизити „Означи за присуство на апликации“

Како што веќе утврдивме, главната работа во мотивационото писмо за документи се прилозите. Затоа Посебно вниманиеЌе се фокусираме на прашањето за дизајнирање на овој конкретен реквизит. Без оглед на тоа како е форматирана апликацијата, деловната практика бара комплетна листа на документите прикачени на писмото, наведувајќи го бројот на копии и бројот на листови во секоја од нив. Без оваа информација, мотивационото писмо ќе го изгуби сето значење.

Значи, кога документите што се испраќаат се веќе пријавени во телото на писмото, нема смисла повторно да се набројуваат нивните имиња. Доволно е да се наведе бројот на листови и копии. Видете го примерот 1.

Пример1

Фрагмент од текст и белешка за присуство на апликација (името на апликацијата е означено во текстот на писмото)

Ако апликацијата не е означена во телото на писмото, покрај квантитативните податоци, мора да го наведете и нејзиното име. Ако пакетот вклучува неколку документи, прилозите се нумерирани. Видете го примерот 2.

Колапс

Пример2

Фрагмент од текст и ознака што укажува на присуство на апликацијата (името на апликацијата е означено во ознаката што укажува на нејзината достапност)

Колапс

Иако ГОСТ Р 6.30-2003 наведува дека кога наведувате повеќе апликации во ознака за нивното присуствогенерализирачкиот збор пред дебелото црево е во еднина „Прилог:“ во такви случаи, сепак препорачуваме да го напишете во множина „Прилози:“, како што покажавме во Пример 2.

Прво, ова е точно од гледна точка на правилата на рускиот јазик. И второ, самите развивачи на овој ГОСТ подоцна се „поправаа“ кога почнаа да даваат објаснувања во врска со неговата примена во нивните методолошки препораки. Погледнете ги цитатите од овие два документи подолу. Но, многу луѓе тврдоглаво продолжуваат да го пишуваат зборот „Апликација:“ во еднина, дури и ако е проследен со листа од неколку документи. Не правете го ова и објаснивме зошто.

Фрагмент од документ

Колапс

ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за подготовка на документи“

3.21. ...Ако писмото има прилог кој не е именуван во текстот, тогаш наведете го неговото име, бројот на листови и бројот на копии; Ако има неколку апликации, тие се нумерирани:

Фрагмент од документ

Колапс

Организациска и административна документација. Барања за документација. Насоки за спроведување на ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Доколку писмото има прилог кој не е именуван во текстот, тогаш наведете го неговото име, бројот на листови и бројот на копии, ако има повеќе прилози, тие се нумерирани;

Исто така, постојат несогласувања во врска со тоа како да се напише зборот „прилог“ во телото на писмото:со мала или голема буква, со или без знакот „Не“. Факт е дека можете да го наведете името на приложениот документ во текстот на мотивационото писмо на различни начини; споредете сами гледајќи го Пример 3: во вториот случај, соодветно е да се наведе во загради дека документот е апликација, а во следните случаи покажуваме како тоа може да се направи на различни начини. Сите опции се точни, важно е само да се задржи униформноста во буквата. И уште подобро е да изберете и поправите една опција во упатствата за управување со канцеларијата на вашата организација (или други локални регулативи за слични прашања), тогаш ќе има униформност во сите документи и ќе има помала конфузија за изведувачите.

Пример3

Различни начини за означување на името на апликацијата во телото на буквата

Колапс

За врзана апликација, бројот на листови не треба да се одредува (Пример 4).

Пример4

Опис на врзаната апликација

Колапс

Кога има толку многу прилози што е попогодно да се наведат на посебен лист (ќе се вика „Попис на прилози на писмото со датум... Не...“), ќе биде доволно да се повикате на таков инвентар во писмото (Пример 5).

Пример5

Ако има толку многу апликации што е попогодно да ги наведете во посебен инвентар

Колапс

Ако на вашето писмо прикачите друго писмо кое има свој прилог, треба да го известите примачот за ова (Пример 6).

Пример6

Прилогот за писмо има свој прилог

Колапс

Конечно, ако вашето писмо е адресирано до неколку организации одеднаш, а прилогот е адресиран само до една од нив (другите го добиваат писмото само за преглед), треба да се спомене и ова (Пример 7).

Пример7

Прилогот се испраќа до само еден примач на е-пошта од неколку

Колапс

Забелешка за присуството на прилози се става под текстот на писмото и над потписот. Обично овие растојанија (вовлекувања) се прават идентични и еднакви на приближно 2-3 проред на линии (ова е јасно прикажано во примерот на дизајнот на цела буква во Пример 9).

Како општо правило, ако документот има прилози, тогаш под текстот и над потписот се става ознака што укажува на нивното присуство, а на приложените документи (секој во горниот десен дел од првиот лист) пишува кој документ на кој тие се прилог (што го означува бројот на прилогот , ако има неколку), како во Пример 8.

Пример8

Број на апликација и податоци за главниот документ на 1 лист апликација

Колапс

Но, пропратното писмо ја има сметководствената функција на документите што се испраќаат, делувајќи како еден вид попис на прилозите во пликот, во реалноста се испраќаат документите именувани во таквото писмо како прилози. Доколку писмото има поинаква функција (на пример, тоа е понуда, давање понуда за потпишување договор и наведување на условите на предложената соработка), тогаш „клучниот“ документ во неговото значење би бил писмото, а приложеното документите само би ѝ помогнале да ја исполни својата функција. Но, ние зборуваме за мотивационо писмо, и во овој случај не треба да ги „расипете“ документите што се испраќаат со информации за „инвентар на содржината во пликот“ - т.е. Нема потреба да им ставате таков белег!

Способноста правилно да се напише биографија е од големо значење, но подеднакво важно е и како правилно да се напише мотивационо писмо за тоа. Готови примери, корисни препоракиво однос на компилацијата - сето ова може да се види во статијата.

Без работно искуство

Сметководител

Менаџер за продажба

Адвокат

Секретар

Експертско мислење

Чадова Светлана

Дури и ако сте сигурни во сопствената писменост, сепак треба внимателно да го прочитате текстот на писмото барем еднаш. „Несмасна“ презентација, правопис, интерпункција и други грешки не се дозволени.

Главна цел

Пропратно писмо за биографијаврши голем број важни функции:

1. Предговор за читање на резимето и ги содржи сите потребни коментари.
2. Ви овозможува да се издвоите од другите апликанти благодарение на можноста да додадете уште неколку понуди. Ова е особено точно во случаи кога резимето е составено во форма на прашалник, чија форма ја нуди самиот работодавач. Тогаш тоа е мотивационото писмо кое ќе носи допир на индивидуалност.
3. Тоа ви овозможува да го заинтересирате читателот, го убедувате во потребата да се запознае со резимето и на крајот формира одреден впечаток за апликантот, имено за неговата способност да се самопрезентира и да се „продаде“.
4. Конечно, писмото може накратко да спомене информации што не би биле на место во биографијата.

Видови мотивациони писма за резимеа

Меѓу разновидноста на вакви деловни документи, може да се разликуваат две големи групи:

1. Кратко писмоврши чисто техничка задача: навистина ја „придружува“ резимето и го поставува читателот да го отвори главниот документ за да се запознае со кандидатурата на апликантот во отсуство. Како по правило, се состои од 2-3 реченици, на пример:

„Здраво, Виктор Николаевич! Јас се викам Екатерина Борисовна. Ме интересира слободното работно место за активен менаџер за продажба, се потребни информацииВи ја испраќам мојата биографија“.

Во такви случаи, очигледно е дека нема смисла да се дуплираат информациите од главниот документ или да се обидуваме да составиме особено долги текстови. Пред да зборувате за себе, треба да се поздравите и накратко да се претставите.

1. Детално мотивационо писмо, по правило, се користи во случај кога барателот сака да пополни раководно работно место, Комерцијален директори други раководни позиции. Овие ситуации вклучуваат и случаи кога апликантот аплицира за „нестандардни“ креативни професии. Очигледно, неопходно е, веќе во фазата на пишување резиме, да ги покажете вашите комуникациски вештини и да ја покажете вашата индивидуалност за да формирате поволен прв впечаток.

Експертско мислење

Чадова Светлана

Водечки специјалист за човечки ресурси, адвокат, консултант за трудово право, експерт за веб-страници

Не треба да мислите дека придружниот текст е напишан на цела страница или повеќе. Всушност, треба да се состои од 3-4 точки (3-4 параграфи) и лесно да се прочита буквално за 30-40 секунди.

Структура на придружниот текст за биографија

Пропратното писмо за биографија има јасна структура: мора да биде напишано земајќи ги предвид сите потребни точки:

1. поздрав.
2. Главен дел.
3. Разделба.

поздрав

Секој може да се поздрави на пригоден начин: „Здраво“ или „Добро попладне“. Важно е да се земат предвид неколку карактеристики:

1. Ако однапред знаете со кого точно ќе контактирате, треба да ја споменете оваа личност. Дозволено е да се нарече точно како што прочитавте за него во соодветната реклама - по име или покровителско име.
2. Ако не знаете со кого точно треба да контактирате, можете едноставно да напишете „Здраво! или „Добро попладне!“
3. Ако веќе сте комуницирале со оваа личност по телефон, можете накратко да го споменете овој факт - ова ќе му олесни на вработениот да ве запомни. На пример:

„Добро попладне, Марија! Како продолжение на нашиот денешен телефонски разговор, ви ја испраќам мојата биографија“.

Главен дел

Ова е телото на придружниот текст. Вашите мисли треба да бидат претставени концизно, конкретно и логично. Не е дозволено да се движи од една точка во друга, да се наруши логиката на приказната. Следната низа на презентација може да се земе како основа:

1. Прво, традиционално зборуваат за која позиција конкурираат. Таа треба да се нарекува исто како што беше спомната во одделот, на пример: „активен менаџер за продажба на одделот за продажба“.
2. Потоа треба да зборувате на интересен, не-клишен начин за тоа зошто ова конкретно слободно работно место го привлече вашето внимание. Најдобро е да се биде искрен и да се избегнуваат категорични формулации, на пример: „Од детството сонував...“, „Навистина сакам...“, „Јас сум незаменлив...“, „Мојата единствена квалификација дозволува. ..“, итн. Ова може да е вистина - т.е. едно лице навистина може да има повик. Но, подобро е да се ставите на местото на читателот: никој не може целосно да верува на личност во отсуство, само затоа што напишал добро напишано писмо во кое ги презентира своите таленти.
3. Следно, треба да го опишете сопственото професионално искуство. Покрај тоа, важно е да се има предвид дека не го опишувате искуството воопшто, туку токму она што може да биде корисно во дадена позиција. Ако воопшто немате искуство, можете да напишете за тоа вака:

„Јас сум дипломиран… така што оваа работа можеби ќе ми биде прва“. Тоа е, не треба да пишувате категорично: „Немам искуство, но ќе научам сè“.

На крајот од главниот дел, непосредно пред да се збогувате, можете уште еднаш да споменете зошто сте толку заинтересирани за ова слободно место. Се разбира, тоа треба да се направи со други зборови - за на читателот да му биде интересно.

Разделба

Треба да пишувате учтиво и умерено оригинално. Има 2 опции:

1. Можете да ја следите стандардната патека: „Со почит“ и вашите информации за контакт.
2. Можете да навестите дека очекувате одговор, т.е. создадете одредена слика за иднината, но повторно без категоричност, на пример:

„Ќе ми биде драго да го слушнам вашиот одговор на писмото и да се надевам на плодна соработка“.

„Очекувам одговор на писмото, ќе ми биде драго да ја видам вашата понуда“.

Од друга страна, не треба да покажувате никакви екстремни чувства, на пример:

„Навистина го очекувам твојот одговор, ти си мојата последна надеж“

„Со нетрпение очекувам да слушнам од вас, се надевам наскоро“.

Пишување мотивационо писмо за вашата биографија: ТОП 5 корисни совети

И конечно, 5 најмногу важен совет, што може да се смета и за најчестите грешки направени од апликантите. Способноста да се напише мотивационо писмо за биографија е важна и во фазата на разгледување на отсутен кандидат и за време на интервјуто. Во суштина, ова е можност да се остави прв впечаток. Затоа, подобро е однапред да се знае кои грешки не треба да се прават при изготвувањето на овој документ.

1. Бревити е сестра на талентот

Концизна, специфична презентација е една од најважните барања. Критериумот за оценување е многу едноставен: не треба да трае повеќе од една минута за да се прочита целиот текст. Во исто време, треба да читате смислено, а не да се лизгате меѓу редови.

2. До поентата и за случајот

Стилот на презентација е исклучиво формален и деловен. Содржината на документот е исполнета исклучиво со факти: за кое слободно работно место ве интересира, каде дознавте за тоа, што точно ве интересираше, какво е вашето искуство во слични активности.

3. Направете атмосфера на доверба

Целта на писмото е да го „продаде“ првиот состанок. И без воспоставување на доверлива средина, ова ќе биде тешко да се направи. Можете да создадете таква атмосфера со неконвенционални формулации. Сигурно фразите „Јас сум заинтересиран за заемно корисна соработка“, „Имам доволно ниво на компетентност“, го третирам секој бизнис со најголема сериозност и одговорност“ можат да „исплашат“. Причината е нивната стереотипна природа и допир на категоричноста. Истите клишеа може да се заменат со фрази кои содржат објективни, конкретни факти:

„Ако си одговараме, очекувам да работам во вашата компанија најмалку 2 години“.

„Имајте слична позиција во компанијата „...“ повеќе од 5 години“.

4. Креативност: граници на она што е прифатливо

Хумористичен, ироничен начин на презентација е несоодветен во огромното мнозинство на случаи. Ова се перцепира негативно, бидејќи сè уште не е воспоставен целосен контакт меѓу вас.

Од друга страна, постојат голем број на професии во кои способноста да се шегувате и соодветно да се изразувате не само што е норма, туку и суштински услов за вештините на вработениот. Затоа, во случај на, на пример, новинари, диџеи и музичари, нестандарден начин на изразување мисли може само да се поздрави. Сепак, во секој случај, треба да имате добро чувство за пропорција.

5. Изгледот е важен

Погледнете колку добро вашиот текст се перцепира визуелно. Направете ги сите параграфи приближно исти, елиминирајте ги долгите реченици со сложени говорни структури. Текстот треба добро да се согледа како цела слика. Ќе биде добро читателот веднаш да ја пронајде информацијата што го интересира, а не да го „залута“ окото по „листот“ на текстот.

Така, пишувањето е секогаш подобро од непишувањето, бидејќи корекција на завршена верзија е повеќе едноставна задачаотколку да се создаде од нула.

Не сите апликанти знаат што е мотивационо писмо за биографија. Но, некои организации (особено оние чија структура е западен стил) го сфаќаат овој документ многу сериозно. Има случаи кога од две резимеа од приближно еднакви апликанти, работодавачот му дава предност на оној што не го занемарува мотивационото писмо.

Главната задача на мотивационото писмо– дајте му на работодавачот дополнителни информации кои поради некоја причина се несоодветни, како и објаснување на некои неочигледни точки.

Понекогаш шефовите на организациите, гледајќи низ бројни резимеа, пред сè ја читаат придружната белешка, сметајќи ја за еден вид „најава“ до главниот документ.

И покрај фактот дека сите информации што му се потребни на работодавачот се веќе содржани во главниот документ, мотивационото писмо може да ги дуплира таквите информации. Ова ви овозможува да воспоставите личен допир со лицето кое ве вработува.

Пред да напишете мотивационо писмо за вашата биографија, се препорачува да ги запомните сите непријатни аспекти кои може негативно да влијаат на мислењето на работодавачот за вас.

Обично таквите " темни дамки„Тие се обидуваат да го скријат тоа, но во некои случаи овие точки сепак ќе му станат познати на работодавачот. На пример, во вашето мотивационо писмо можете да споменете дека и покрај вашата диплома за почести, не сте работеле во вашата специјалност неколку години.

Мотиторното писмо е составено во која било форма, но неговата структура треба да биде вака:

• Контактирајте со менаџерот или менаџерот за човечки ресурси (во зависност од големината на организацијата);
• Вовед (вашето име и позицијата за која аплицирате);
• Цел на барањето;
• Информации вредни за работодавачот, кои ќе содржат опис на причините за изборот на вас за наведената позиција;
• Благодарност;
• Детали за контакт.

Како да напишете мотивационо писмо за биографија

Пред да се разгледа наједноставниот примерок на мотивационото писмо, неопходно е подетално да се испита секоја од точките на неговата структура. Пораката во мотивационото писмо може да биде упатена до одговорниот вработен во одделот за човечки ресурси, менаџерот за човечки ресурси, па дури и до менаџерот. Зависи од тоа какви податоци имате, а ако го знаете името на менаџерот, подобро е да го контактирате.

Од друга страна, многу често во големите компании со персонал од неколку илјади луѓе, генералниот директор дури ни на повидок не го познава огромното мнозинство луѓе кои работат во организацијата, а воопшто не е вклучен во прашањата за регрутирање на кадри. Во овој случај, подобро е да напишете писмо упатено до менаџерот за човечки ресурси.

Приказот не треба да ги наведе сите информации што се во . Нема потреба да се опишува сè во детали, но вреди да се разјаснат некои клучни и важни точки од ваша гледна точка. На пример - вашето образование и, ако е можно, достигнувања, ако во минатото сте успеале да постигнете успех и раст на кариерата на истата позиција што сакате да ја добиете.

На пример, мотивационото писмо за биографија на сметководител може да содржи информации дека сте работеле како виш сметководител, а во исто време сте дале отказ поради по волјабараат повеќе ветувачка работа(очигледно, во мотивационото писмо нема потреба да се зборува за отказ за разни прекршоци или професионална неспособност).

Следно, треба да го наведете изворот од кој сте дознале за понудата на работодавачот. Спомнете дека сте добро упатени во аспектите на активностите на организацијата и ги знаете барањата што се однесуваат на кандидатите. Наведете ги вашите вредни квалитети кои ќе бидат корисни за организацијата.

Наведете ги сите ваши потенцијални предности во однос на другите кандидати. Во некои случаи, ќе биде соодветно накратко да опишете ситуација или проблем што е решен благодарение на вас. Идеално, сте имале лидерска позиција во овој период, а проблемот е решен благодарение на вашата иницијатива.

На крајот од писмото треба да има благодарност за фактот што работодавачот одвои време да го прочита вашето писмо. Откако ќе ни се заблагодарите, не заборавајте да ги вклучите сите можни информации за контакт. Сепак, тоа не значи дека треба да ги наведете сите ваши адреси на е-пошта, дополнителни телефонски броеви и разни инстант-месинџери. Доволно е главен телефонски број и една адреса на е-пошта.

Веќе ги наведовте овие информации во вашата биографија. Но, прво, ова е дополнителна можност да навестите дека чекате повик или писмо, а второ, правилно составено мотивационо писмо за апликација за работа треба да биде напишано на таков начин што читателот ќе се заинтересира за вашата кандидатура без ни читање на самата биографија. Постои мала шанса регрутерот да ве контактира во оваа фаза.

Придружно писмо за пример за биографија

Наједноставниот пример за мотивационо писмо за биографија е кратко писмо со минимална количина на непотребни информации:

„Здраво, Александар Владимирович.

Конкурсот за менаџер, кој беше објавен во име на вашата компанија на страницата за оглас, ме заинтересира. Се сметам за достоен кандидат, бидејќи на последното работно место ги извршував истите должности како што е опишано во вашиот оглас.

Запознаен сум со сите процеси и карактеристики на работата што ќе треба да ги извршувам, а подетални информации за моите вештини, образование и професионални квалитети се содржани во резимето, кое е приложено во посебна датотека.

Со нетрпение ја очекувам вашата одлука и ви благодарам што го прочитавте ова писмо.

Со почит, Петров А.М.

Телефон

Е-пошта“.

Ова мотивационо писмо е пример за лаконски, насочен апел до менаџерот. Но повеќе детален пример– мотивационо писмо за биографија на сметководител:

До директорот на Ориент ДОО

Семенов Д.А.

Здраво, Дмитриј Алексеевич.

Ви ја испратив мојата биографија, која е во прилог на ова писмо.

Јас се викам Олга Анатолиевна Сицева и ме интересираше работното место за главен сметководител, за што дознав од весникот на 12 октомври 2015 година. Откако детално се запознав со барањата за кандидатите, можам со сигурност да кажам: можам да се справам со зададените задачи без никакви прелиминарна подготовка. Ќе ми треба не повеќе од една недела да се прилагодам на новиот тим, да ги преземам предметите и да ги проучам особеностите на вашиот оддел за сметководство.

На моето претходно место на работа во ИП Чекунов имав слична позиција. Решив да ја сменам работата на мое барање, бидејќи активностите на компанијата се во област во која мојот професионален и личен развој не е возможен.

И покрај фактот што платата наведена во вашиот оглас е многу повисока отколку на претходното работно место, тоа не е главната мотивациска точка за мене. Една од причините зошто решив да ја поднесам мојата биографија е можноста да работам поефективно во Ориент ДОО, бидејќи полето на активност на вашата компанија ми е добро познато (ова се должи на моето второ образование).

Подетални информации за мене се содржани во мојата биографија.

Ви благодариме за вниманието, доколку е потребно, можете да ме контактирате користејќи ги информациите за контакт подолу.

Телефон

Е-пошта“.

Ова писмо е напишано подетално, генерално нема непотребни информации, но кандидатот можел да употреби пократки изрази. Придружните писма кои се предолги ги исклучуваат работодавците кои мислат дека се само дупликат информации од вашата биографија.

Еве подобар пример:

„До менаџеротОддел за човечки ресурси Наталија Ивановна Миронова.

Здраво.

Јас се викам Евгениј Семенович Роизман.

Целта на моето писмо е да објаснам дека поднесувам биографија за позицијата главен инженер во вашата компанија.

Имам големо искуство со работа на едно место (повеќе од 20 години) како инженер (подоцна - главен инженер) во Балтичкото бродоградилиште.

Имам благодарност и државни награди, но бев принуден да дадам оставка поради промена на живеалиштето.

Ако ве интересира мојата кандидатура - повеќе детални информацииМожете да дознаете од приложеното резиме.

Збогум.

Роизман Е.С.

Телефон"

Навистина, таквото мотивационо писмо за апликација за работа е напишано многу компетентно. Со минимален волумен содржи максимален износпотенцијално интересни информации за менаџерот. Добар примерможе да се смета на следниов начин:

"Добар ден. Јас се викам Александар Валентинович Пеков, а целта на ова писмо е да ви го привлече вниманието на резимето што ви го испратив денес. Заинтересиран сум да работам како системски администратор во вашата компанија - ова работно место е објавено во весникот на 14.12.2015 година.

имам високо образованиево полетоИТ технологии, во последните пет години работи како систем администратор во компанијата Алфа.

Вклучени се и моите задачи поврзување и отстранување на хардвер, инсталирање нов софтвер, отстранување проблеми, следење и заштита локална мрежакомпании, водење евиденција и некои други дополнителни функции.

Причина за отказот беше затворањето на компанијата Алфа.

Доколку сте заинтересирани за мојата кандидатура, можете да ме контактирате користејќи ги деталите подолу. Доколку е потребно, подготвен сум во секое време да дојдам на интервју.

Со почит, Пеков А.В.

Телефон

Е-пошта“.

Нијанси, карактеристики и стапици

Како што можете да видите, сите горенаведени примери се напишани мотивациони писма различни луѓево различни стилови. И, и покрај недостатокот на строго регулирана форма на мотивациони писма, вреди да се разбере што згрешиле овие луѓе. Еве список на правила што треба да се следат при изготвување на таков документ.

• Пропратното писмо не е автобиографија, но кратки тези кои служат како аргументи во ваша корист, но бидејќи некои луѓе едноставно не можат да пишуваат кратко и точно, тогаш следи втората точка.
• Ве молиме внимателно прочитајте го пополнетото мотивационо писмо. Долгите реченици секогаш може да се избегнат. Само однапред поставете си граници. На пример, напишете не повеќе од петстотини зборови. Сè што не се вклопува во оваа рамка треба да се скрати или преформулира.
• Лектура на текстНеопходно е и за да се избегнат правописни грешки, кои многу често се глупави и досадни. Изненадувачки, многу возрасни не можат да ги совладаат правилата како што се пишување „-tsya“-„-tsya“ на крајот од глаголите, а исто така прават и други слични грешки. Пропратното писмо е документ. Читајќи го и наиде на грешка веќе во првиот пасус, работодавачот може да престане да чита таму, особено ако е важно за вашето слободно работно место да имате добро познавање на говорот и рускиот јазик.
• Банални карактеристики на себе- Не потребно. Работодавачот може да открие дека сте „отпорни на стрес, дружељубиви, подготвени за прекувремена работа“ и други работи од главната биографија во колоната „ дополнителни информации».
• Забележете како сите овие луѓе ја напишале заменката „Ти“: двајца со голема и двајца со мала буква. Постои разлика помеѓу овие опции. „Вие“ е соодветно во овој случај, бидејќи адресата е упатена до одредено лице кое е повисоко во хиерархијата. Но, „ти“ е обраќање до апстрактен читател или до две или повеќе лица во исто време.
• Невозможно е точно да се каже каква големина треба да има такво писмо: понекогаш сите информации во него навистина можат да бидат важни. Но, обидете се да се придржувате до западниот стандард, каде што таков документ обично е околу една третина од листот А4.

Запомнете дека добро напишаното мотивационо писмо е исто така показател, бидејќи работодавачот пред сè го гледа овој документ и веќе може да го формира својот прв впечаток од него, а дури потоа самиот почнува да го проучува.

Оваа статија ќе се фокусира на писмо што ќе ја придружува биографијата, со други зборови, мотивационо писмо. Детално ќе ви кажам што е мотивационо писмо и што треба да биде! Ќе ги истакнам вообичаените грешки на многу апликанти. Инаку, еднаш ги направив истите грешки. :-) Се додека не навлегов во темата, тоа сигурно не се случи веднаш. Веројатно затоа многу компании на почетокот дури и не ме повикаа, иако резимето беше веднаш убаво и добро, разумно, но сепак.

Денес речиси сите кога испраќаат биографија пишуваат некакви глупости во писмо. Ова не е правилно. Како изгледа? На пример, сакате да ја испратите вашата биографија на работодавач. Во полето „to“ напишете ја вашата e-mail адреса, во полето „subject“ напишете ја вашата биографија или нешто слично, потоа прикачете ја вашата биографија и во пораката напишете „Здраво“. Изгледа нешто вака:

Здраво,

Со почит, tyry-pyry-trawl-wali

Значи ова не е точно. Затоа што таквото писмо не е почит кон менаџерот за човечки ресурси. Вашата биографија, заедно со вашите надежи, оди во ѓубре.

Тоа треба да биде

Кога испраќате биографија, телото на писмото мора да содржи придружен текст. Има многу опции за пишување таков текст (можеби подоцна ќе напишам некои опции кога не сум мрзлив или на барање). Можете да напишете мотивационо писмо, така да се каже, и во официјален стил и во пријателски разговорен стил.)) Дури и така! Главната работа е да не претерувате и да следите одредени правила.

Правила за мотивационо писмо (важни точки):

Ве молиме наведете го името на слободното работно место за кое аплицирате.Зошто се прави ова? Сè е многу едноставно. Кога менаџерот за човечки ресурси ќе ја добие вашата биографија. Тој не мора да размислува, да погоди на листовите чај за кое слободно работно место се појавила вашата биографија или на кое слободно работно место би сакале да аплицирате.

Испратете ја вашата биографија од сериозна адреса.Мора да покажете дека сте возрасна, соодветна личност, баратели на работа. Глупаво е да се праќа од адреса како „ [заштитена е-пошта]», « [заштитена е-пошта]" Се согласувам дека ова е многу глупаво. Направете поштенско сандаче за барање работа, на пример, „Last [email protected]“ или уште подобро Gmail.com или ukr.net (добри, реномирани поштенски услуги). Идеалната верзија на поштенското сандаче, како што напишав погоре, но најверојатно е зафатено, што значи нешто вака:

• [заштитена е-пошта]
• [заштитена е-пошта]
• [заштитена е-пошта]

Во најлош случај, оваа опција ќе работи:

• [заштитена е-пошта]

Кога контактирате со работодавач, задолжително вклучете го името на менаџерот во писмото.Вака ќе биде посветло, како да се однесувате со почит кон личноста на која ја испраќате вашата биографија.)) Кога барав работа, забележав дека на скоро сите слободни работни места менаџерот го наведува неговото име. (Навистина се сеќавам на името Олга). Ааааа... да... Уште еден трик, доколку во огласот не е наведено лицето за контакт, треба да се јавите во компанијата и да прашате како се вика мистериозниот HR менаџер. Никој нема да го направи ова, знам од искуство, но јас ти ја предложив оваа опција, функционира!

Треба да покажете дека сте заинтересирани за компанијата.Прочитајте на нивната веб-страница што работат, прочитајте за компанијата, каква компанија е таа и што работи или произведува. Можеби не треба да одите таму, само ќе го трошите вашето време. Покажете интерес за работодавачот. Ако сте невработени, тоа значи дека имате многу време.

Исто така, не пишувајте глупости како- „Па, те молам земи ме“, „земи ме“, глупаво „здраво“. Па, такво писмо треба убаво да заврши. Обично секогаш завршувам со „Ви благодарам за вниманието!“, „Ви благодарам за одвоеното време“. Па, ќе оставам телефонски број или адреса на е-пошта на крајот за итен контакт.

Да резимираме (пример):

Сите мои мотивациони писма се состојат од параграфи. Првиот пасус е секогаш краток, обично две или три реченици, односно напишете каква позиција сакате, напишете како сте дознале за тоа итн. Мора да го заинтересирате работодавецот да ја прочита вашата биографија.

Почитуван господине (полно име или име)!

Како искусен специјалист во (одредено поле), кој моментално завршува (вакво и такво образовна институција), би сакал да побарам информации за можни слободни работни места во вашата компанија. Ме интересира работата (пишете и овде). Во мојата приложена биографија се наведува дека имам долгогодишно работно искуство и секогаш добредојдени нови можности за докажување.

Следни се неколку параграфи. Во нив поконкретно ги опишувате вашите квалификации за слободното работно место на кое се обидувате да аплицирате. Ако не знаете што да напишете, изберете информации од вашата биографија и опишете ги детално. Во принцип, го интересирате работодавецот.

Важно за мене практично искуствокомбинирано со стекнатото академско знаење. Горд сум на фактот што сам си го плаќам образованието, работејќи со скратено работно време во мојата специјалност. Професионалното искуство што го стекнав ми помогна подобро да ја проучувам мојата област на специјализација итн.

„Каде пишува дека мора да напишеме мотивационо писмо за документите што се испраќаат? На ова прашање ќе треба искрено да се одговори: „Никаде“. Изготвувањето мотивационо писмо е непишано правило за канцелариско работење и деловен обичај, но не и услов содржан во обврзувачките документи. Меѓутоа, ако го погледнете, станува јасно: мотивационото писмо не му е потребно првенствено на примачот, туку на испраќачот.

ПРИДОБИВКИ И СООДВЕТНОСТ НА ПРИТИВНО ПИСМО

Како може мотивационото писмо да биде корисно за испраќачот? Пропратно писмо:

Има атрибут „Датум на подготовка на документот“, што значи, доколку е потребно, може да послужи како доказ дека документите се испратени навреме;

Содржи целосна листаиспратени документи (детал „Забелешка за присуство на апликација“), така што ако некој важен документ се изгуби, никој не може да каже дека не е испратен;

Тој е предмет на регистрација кај примачот, за разлика од документите испратени со него, а бидејќи датумот на извршување се смета од датумот на регистрација, испраќачот може да се повика на овој датум доколку сака да добие одговор.

Придружното писмо за документите, како и секоја друга дојдовна кореспонденција, е предмет на регистрација кај секретарот на организацијата примател. Но, ако од искуство знаете дека може да се појават проблеми со ова, подобро е да избегнете непријатен разговор и едноставно да го испратите целиот пакет документи по пошта, добивајќи известување за испорака на писмото. Имајќи при рака известување, испраќачот повеќе не мора да се грижи дали писмото е регистрирано, и тоа го остава на совеста на примачот.

ГИ ПОПОЛНУВАМЕ ДЕТАЛИ ОД ПРИТИВНО ПИСМО

Правилата за регистрирање детали може да се најдат во следните документи:

ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за подготовка на документи“;

Организациска и административна документација. Барања за документација. Упатства за спроведување на ГОСТ Р 6.30-2003 (во натамошниот текст - Упатства за спроведување на ГОСТ).

■ Форма на писмо.Готовиот формулар за писмо, дизајниран во согласност со ГОСТ 6.30-2003, веќе ги содржи потребните детали.

Задолжителни детали за формуларот вклучуваат:

OKPO, OGRN, INN/KPP;

Име на компанијата;

Позадински информации за организацијата.

Амблемот или трговската марка на организацијата (ознака за услуга) е изборна сопственост.

Мотивационото писмо може да се подготви на меморандуми (види Пример 1), меморандуми структурна единица(види Пример 2) или на меморандум на службеник (види Пример 3).

■ Текст.Текстот на мотивационото писмо често има формален карактер и само информира за насоката на документите. Најважниот дел од информациите се содржани во описите на апликациите. Сепак, текстовите на мотивационите писма може да се разликуваат по степен на сложеност.

Основно.Наједноставниот текст на следното писмо може да изгледа вака:

Како што можете да видите, овој текст содржи само порака дека одредени документи се испратени до примачот.

Со оправдување.Доколку испраќањето на пакет документи приложени кон писмото е пропишано со регулаторен правен акт или договор меѓу организации, тогаш текстот на пропратното писмо започнува со зборовите „Во согласност со...“ или друга формулација која содржи референца според стандардот:

Со инструкции.Текстот на мотивационото писмо од следното ниво на сложеност, исто така, содржи индикација за тоа што треба да направи примачот со документите испратени до него:

Така, текстот на мотивационото писмо може да се подели на два дела:

Известување за испраќање документи (задолжително);

Инструкции за ракување со испратени документи (опционално).

■ Обележување на присуството на апликацијата.Особеноста на мотивационото писмо е што неговиот семантички центар воопшто не е текстот, туку списокот на приложени документи. Во врска со ова, да се потсетиме на општото правило за форматирање на овој детал: во придружните писма, под текстот на писмото од границата на левата маргина се става белешка за присуството на прилог (Додаток бр. 11 до клаузула 3.3 .2 од методолошките препораки на Росархив) (види Примери 1-3).

Ќе посветиме посебно внимание правилен дизајновој услов во посебни случаи.

Првиот случај е едноставен.Ако приложениот документ е веќе именуван во текстот на писмото, во „Забелешка за присуство на прилог“ доволно е да се наведе само бројот на листови и копии од овој документ, на пример:

Вториот случај е сложен.Ако има неколку документи за апликација, тогаш секој од нив добива своја сериски бројпроследено со бројот на листови и примероци. Документите се наведени или по случаен редослед или од главниот документ до секундарните. Во текстот на писмото приложените документи не се именувани, на пример:

Третиот случај е печатење.При испраќање на каталог, бренд книга, методолошки прирачник, произведен во печатница, односно во кој било врзан документ, бројот на неговите листови не е наведен:

Случајот четири е електронски.Ниту методолошките препораки на Росархив, ниту ГОСТ 6.30-2003, ниту Методолошките препораки за спроведување на ГОСТ не содржат правила за прикачување на надворешни информативни медиуми на писма. Во исто време, практиката на испраќање флеш-картички или ЦД-а едни на други од страна на организациите е доста распространета. Мора да измислите сопствени правила за дизајн, водени од елементарната логика. Така, нема смисла да се наведе бројот на листови и копии на електронски документ. Неговото име, формат (така што примачот однапред знае дали датотеката ќе се отвори на неговиот компјутер) и, можеби, волуменот ќе бидат доволни. Не заборавајте да го наведете типот на медиумот, на пример:

Случајот пет е комбиниран.Постојат сложени писма кои се и информативни и придружни. Ако едно писмо е испратено на неколку адреси, и сите примачи добиваат информации, а некои добиваат и документи за прикачување, тогаш деталите се форматираат на следниов начин:

Шестиот случај е описен.Ако има толку многу прилози што за нивно наведување би биле потребни повеќе од една страница, препорачливо е да се направи попис на нив и да се издаде како единствен прилог на писмото. Ова е направено така што вработениот одговорен за извршување на задачата за писмото добива попис од нив заедно со сите прилози, бидејќи мотивационото писмо и неговите прилози скоро секогаш по различни правци во организацијата. Пописот ќе се вика „Попис на прилози на писмото со датум... Не...“.

Текстот и ознаката за присуството на апликацијата ќе изгледаат вака во овој случај:

■ Други детали

Останатите детали од мотивационото писмо се изготвени на општ начин пропишан со ГОСТ 6.30-2003 и Методолошки препоракиРосархива.

Потребните детали вклучуваат:

Датум на документ;

Регистарски број на документ;

Дестинација;

Наслов на текстот;

Потпис;

Забелешка за изведувачот.

Факултативни детали во овој случај се:

Визи за одобрување на документи, кои обично остануваат на копија од документот кај извршителот.

СЛЕДЕЊЕ НА ПАТУВАЊЕТО НА ПОВИДНОТО ПИСМО

Придружните писма патуваат низ организацијата по истите рути како и сите други. деловни писмаод разни видови.

2. Заедно со визи и пакет апликации (ова е задолжително!), нацрт писмото оди на потпис на на извршниот директорили друго овластено службено лице.

3. Потпишаниот проект се претвора во полноправен документ со правна сила и поминува низ процедурата за регистрација во канцеларијата или кај секретарот на управителот-потписник.

4. Организирана е испорака на мотивационото писмо и сите документи приложени кон него до примачот.

5. Во канцеларијата на организацијата примател, применото мотивационо писмо и неговите прилози подлежат на првична постапка за преглед. Целта на оваа постапка е да се осигура дека сите доставени апликации одговараат на оние наведени во атрибутот „Ознака за достапност на апликацијата“.

6. Ако сè е во ред, писмото е регистрирано (што да направите ако не е сè во ред е опишано подолу).

7. Регистрирано дојдовно писмо се доставува на разгледување до првиот човек на организацијата или друг овластен менаџер, по општо правило - заедно со прилозите. Но, организацијата може да има свои правила во овој поглед. На пример, ако писмото е стандардно и точно се знае кој службенициќе биде назначен за извршител под него, секретарот може да се договори со директорот и веднаш да ги пренесе пријавите на извршителот, без да се чека решението. Во исклучително ретки случаи, ако стандардното писмо содржи „нестандардни“ информации, прилозите веднаш се доставуваат до менаџерот за преглед.

8. Со или без прилози, мотивационото писмо се доставува на разгледување до раководството на организацијата примател.

9. Управителот назначува извршител со редовно решение и го враќа документот на секретарот.

10. Секретарот му ја пренесува задачата на извршителот според правилата прифатени во организацијата. Во овој момент, најчесто мотивационото писмо и неговите прилози се одвоени: изведувачот го интересира второто, а не писмото и најверојатно знае што да прави со прилозите. Доколку писмото содржи некои посебни упатства за работа со приложените документи, тогаш извршителот добива копија од секретарот, а не оригиналното писмо. Оригиналот останува кај секретарот (во канцеларија) и се запишува во досието.

11. Во меѓувреме, апликацијата оди по својот пат, кој се одредува според видот на документот и може да биде долг колку што сакате.

Ако нешто тргна наопаку.Доколку при првичниот преглед во канцеларијата, дури и по испораката, се покаже дека на приложениот пакет му недостасуваат еден или повеќе документи наведени во пропратното писмо, се составува извештај за тоа (види Пример 4), а писмото е се вратил на испраќачот.

ПРОДОЛЖУВАМЕ ДА СЕ ПРИКЛУЧУВАМЕ

Придружните писма се чуваат одделно од апликациите со кои се испраќаат до организацијата. Во електронскиот систем за управување со документи, при регистрирањето на овие апликации, се става врска до картичката за регистрација на дојдовното писмо, но тоа не е неопходно: пропратното писмо ја завршува својата функција точно во моментот кога изведувачот ги подигнува документите. прикачен на него за да започне да работи со нив.

Што се однесува до периодите на складирање на мотивационите писма, тие спаѓаат во членовите на Списокот на стандардни архивски документи за управување генерирани во текот на активностите на државните органи, локалните самоуправи и организации, што укажува на периоди на складирање (одобрени по налог на Министерството за култура на Русија од 25 август 2010 година бр. 558 во понатамошниот текст Список 2010 година:

Преписка со владини тела на Руската Федерација, владини тела на конститутивните субјекти

Руска Федерација, органи на локалната власт во главните (основни) области на активност - 5 l. ЕПЗ (член 32 од Списокот од 2010 година);

Преписка со организација на повисоко ниво за главните (основни) области на активност - 5 листови. ЕПЗ (член 33 од Списокот од 2010 година);

Кореспонденција со подредени (подредени) организации во главните (основни) области на активност - 5 l. ЕПЗ (член 34 од Списокот од 2010 година);

Кореспонденција со други организации во главните (основни) области на активност - 5 листови. ЕПЗ (член 35 од Списокот од 2010 година).

Како што можеме да видиме, мотивационите писма се чуваат 5 години, по што мора да се процени нивната вредност и или да се продолжи периодот на складирање или да се уништи. Уништувањето исто така се врши во согласност со општата процедура.

РЕЗИМЕ

1. Главната цел на мотивационото писмо е да потврди дека документите приложени кон него се испратени и доставени до примачот.

2. Придружно писмо се составува според истите правила како и другите деловни писма; Посебно внимание треба да се посвети на дизајнот на реквизитот „Ознака за достапност на додатокот“.

3. Доколку се доставува нецелосен пакет документи со пропратно писмо, за ова се составува посебен извештај.

4. Протокот на документи на придружните писма се врши според општи правиларабота со дојдовни документи прифатени од организацијата.

5. Пропратното писмо и документите што се доставуваат со него се чуваат одделно едни од други за периодот утврден за нив.