Требования к оформлению акта сверки взаимных расчетов. Как правильно читать акт сверки: советы и правила. Как проводится сверка по расчётам

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как:

• урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
• проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Результатом сверки могут быть:

• подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
• акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

Главная причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

1. документы не дошли до контрагента
2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

• в учете вашей компании
• в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1 : компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый . Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй . Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Шаг третий . Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

• проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
• не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
• исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

• не отражен первичный документ в учете должника
• есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет .

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

С какими сложностями вы сталкиваетесь при сверке? Если у вас есть вопросы, как сделать сверку с контрагентами, задавайте их в комментариях!

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Обязательно выводятся резюмирующие данные. Начальные значения, указанные в акте сверки, в пользу одной из сторон, работающих на основе договорных отношений. Чтение акта начинается именно с первого сальдо, оно может быть дебетовым или кредитовым.

В случае, если остаток на начало периода, за который составлен акт, совпадает с данными проверяющей бухгалтерии, данные за прошедший период считаются сверенными. Следующим шагом в чтении является проверка сальдо на конец периода, за который сформирован документ.

Сальдо в акте сверки

Один из реквизитов, который обязательно должен быть указан в документе, — сальдо. Дебетовый или кредитовый признак указывает на в пользу одного из хозяйствующих субъектов. Поскольку в качестве периода обычно выбирается год, квартал. Месяц, то именно начальное сальдо позволяет лишний раз проверить состояние расчетов за уже прошедший отрезок времени. В последнем случае период может быть более внушительный. Например, за пять лет сотрудничества двух организаций.

Получается, что акт сверки позволяет сверить данные за прошедший и текущий периоды. Правильное чтение документа позволяет бухгалтеру проверить правильное и своевременное отражение хозяйственных операций в программе по конкретному контрагенту. Отработка акта сверки позволяет качественно подготовиться к формированию отчетных данных, исключить возможные ошибки и недочеты, прийти к взаимопониманию с оппонентом.

Начальное и конечное

• Обычно для того чтобы найти начальный остаток задолженности , смотрят в начало акта. Искомый параметр может указываться в цифрах или прописываться словами, что облегчает чтение первичного документа. Ввиду того, что форма акта сверки не имеет стандартного бланка, формат отражения этого параметра остается на усмотрение бухгалтерии, которая формирует акт. Нередко для того чтобы упредить искажение информации, проверяющей стороной издается свой акт, вместе с утвержденным экземпляром.
• Конечное сальдо в акте сверки (АС) позволяет проводить беглую проверку состояния расчетов. Особенно это актуально в случаях, когда бухгалтерия обрабатывает большое количество поступающей документацией. Для , которую показывает оппонент, обычно используют акт сверки. Это сведения, которые выдает «своя» программа или алгоритм «анализ субконто». Опытные бухгалтеры обычно едко пользуются вторым способом проверки ввиду того, что данные могут искажаться (уменьшаться) на сумму налога на добавленную стоимость.

Совпадение конечного сальдо, соответственно, указывает на то, что прошедший и текущий периоды в обеих организациях проведены верно, нареканий нет. Расхождение в сведениях направляет бухгалтера на путь проверки каждого платежа и отгрузки, которые зафиксированы в периоде, за который сформирован акт.

Отрицательное и положительное

Практика проверки данных, которые указываются в акте сверки показывает, что бухгалтеру необходимо обращаться внимание и на кредитовое, и на дебетовое сальдо. Все объясняется тем, что итоговая задолженность обычно является «свернутой». Игнорирование этого простого правила может повлиять на качество сверки. Например, если в акте, который , имеется положительное сальдо, это означает, что за организацией числится или переплата.

Параметр закроется начислениями в будущем периоде или . В свою очередь, отрицательное сальдо явно указывает о недоимке. Чаще всего такие сведения показывают необходимость формирования платежных поручений для закрытия долга по пени, штрафам, неустойкам.

Развернутое

Этот параметр можно посмотреть только в табличной части акта. Несмотря на то, что значение сальдо состоит в беглой проверке сведений, на практике бухгалтеры стараются сформировать документ с аналогичными настройками, которыми пользуется оппонент. Если пользоваться выходными данными по свернутому сальдо, в большинстве случаев это приведет к низкому качеству инвентаризации расчетов с контрагентами.

Дебет и кредит в АС

Данные параметры имеют значение для того, кто формируется проверочный документ.

• Так, для того, кто издает акт сверки, обычно дебетовая (левая табличная) часть будет означать отгрузки.
• Кредитовая сторона будет закрывать данные левой части оплатами от потребителя товаров, услуг. Соответственно, для другой организации, кредитовая часть «перевернется» в левую, а для встречающей опять же в правую. Соответственно, закрытие задолженности будет происходить отгрузками.

Что такое дебет, расскажет это видео:

Документально оформленная сверка расчетов с партнером – важный элемент коммерческой деятельности, способный помимо периодического структурирования обязательств по договору закрепить позицию кредитора в суде. В этой статье мы расскажем о тонкостях оформления такого документа и подводных камнях на стыке и действий в правовом поле.

Что такое акт сверки?

Сверка расчетов с контрагентом может быть произведена по любому из имеющихся договоров либо обобщенно - по определенному периоду взаимоотношений с одним из партнеров. Обязательного применения акта сверки взаимных расчетов при исполнении обязательств законодательство не предусматривает, но такие документы очень популярны в документообороте субъектов коммерческой деятельности.

Сверка расчетов и ее оформление в виде отдельного документа – полезное действие, которое, во-первых, наглядно представит состояние расчетов между партнерами, предотвратит ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, во-вторых, позволит выявить задолженность и закрепить ее наличие документально.

Формально акт сверки – это бухгалтерский документ, но его унифицированной формы не существует. В связи с чем акт сверки взаимных расчетов может быть составлен в свободной форме, но должен обязательно содержать следующую информацию:

• наименование;
• период сверки взаимных расчетов;
• реквизиты участников правоотношений, которые проводят сверку расчетов;
• ссылки на договор, первичные документы (товарные накладные, акты, платежные поручения и т.п.);
• суммы каждой операции;
• конечное сальдо с указанием обязанного лица (должника) по результатам сверки;
• подписи сторон.

Отличительной особенностью описываемого документа является то, что каждый из партнеров заполняет сведения об обязательствах и их исполнении по своим собственным данным, в результате в акте сверки можно увидеть обе позиции либо тот факт, что стороны не спорят по суммам.

Само собой, отсутствие какого-либо из вышеуказанных элементов не влечет недействительности сверки (за исключением подписей уполномоченных лиц). Однако комплекс информации в документе должен выполнять главную функцию – показывать состояние расчетов по договору (договорам) за определенный период в разрезе отдельных действий сторон.

Акт сверки составляется в двух экземплярах для каждой из сторон и подписывается уполномоченными лицами с проставлением печатей. Следует иметь в виду, что подписание документа главными бухгалтерами (бухгалтерами) организаций может быть не принято в суде в случае отсутствия у них оформленной доверенности.

Акт сверки – основание для нового срока исковой давности.

Общий срок исковой давности по денежным обязательствам, то есть срок, в течение которого можно обратиться в суд за защитой, составляет 3 года. Он начинает исчисляться с момента, когда должно быть исполнено обязательство.

Акт сверки взаимных расчетов является очень важным документом в случае возникновения спора об исполнении обязательств между сторонами, особенно при исчислении срока исковой давности, поскольку расценивается как один из документов, фиксирующих признание долга виновной стороной.

Во-первых, момент подписания акта сверки взаимных расчетов прерывает течение срока исковой давности, который начинает исчисляться заново.

Во-вторых, если срок исковой давности прошел, а кредитор в суд не обратился, подписание акта сверки взаимных расчетов, равно как и иного документа о признании долга, свидетельствует о том, что течение исковой давности заново началось.

В каких случаях акт сверки не поможет.

Несмотря на универсальность, акт сверки не является волшебной палочкой, способной подтвердить наличие в следующих случаях:

• если отсутствуют сведения об основаниях возникновения задолженности, в суде может быть сложно доказать, что ответчик признал долг по конкретному договору;
• акт сверки не может быть единственным доказательством задолженности в отсутствие первичных документов, подтверждающих выполнение обязательств со стороны кредитора (товарных накладных, актов, счетов и т.п.);
• наличие разногласий сторон в расчетах либо отсутствие подписи одного из контрагентов лишает акт сверки доказательственной силы;
• подписание акта сверки неуполномоченными лицами не может свидетельствовать о признании долга.

Взаимный учет, контроль и жесткое регулирование финансово-хозяйственной деятельности является основной чистоты, своевременности и отсутствия разногласий по расчетам с контрагентами. Для этих целей в современном документообороте используется акт сверки взаиморасчетов.

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) – это бухгалтерский документ, который составляется для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год). Данные, которые указывает в акте организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента. При обнаружении расхождений в данных, это фиксируется в заключительной части документа.

В настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа. Также не закреплена законом и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов, однако, это один из распространенных и востребованных документов в деловом обороте, необходимый для соблюдения всех условий договоров. При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки. Однако составлять его следует с учетом требований к первичной бухгалтерской документации.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций. Акт должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров. Конец формы должен содержать оборот за период и конечное сальдо.

Акт сверки взаиморасчетов является необходимым:

• при предоставлении продавцом продукции отсрочки платежа
• при предоставлении стандартных, регулярных услуг
• при высокой стоимости товаров и услуг
• при заключении большого числа договоров и дополнительных соглашений к ним

Бланк акта сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерским блоком организации и подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. Акт составляет в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента. При отправке акта важно указать срок, в течение которого контрагент должен подписать акт и вернуть один экземпляр организации-инициатору. Если для подписания акта сверки от организаций направляются представители, то у них должны быть при себе доверенности.

Подписать акт сверки взаиморасчетов могут только главные бухгалтера компаний, но это возможно только в том случае, если в акте не найдено расхождений и организации не имеют разногласий. Стоит понимать, что в случае появления разногласий, акт, предоставленный в суд без подписи директора, не будет действительным.

Составляя акты сверки взаиморасчетов, необходимо проводить проверку несколько счетов:

• расчеты по доходам
• расчеты по выданным авансам
• расчеты по недостачам
• расчеты по принятым обязательствам

Акт сверки между организациями, не имеющими имущественных споров, является исключительно технической деталью. Сверка может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности коммерческих отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

Форму акта сверки взаиморасчетов можно скачать по этой ссылке: Форма акта сверки взаиморасчетов (*.xls, 28Kb).

Пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов представлен на картинке ниже (кликабельно):

«Оплата (000506 от 25.09.2013)» — поступление/списание средств со счета
«Продажа (19 от 31.10.2013)» — подтверждение факта оказания услуги (акт об оказании услуг), передачи товара (накладная)

Скачать пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов можно по этой ссылке:

«Доверяй, но проверяй» – это ключевой принцип в работе с дебиторами и кредиторами. Достоверность бухгалтерского учета достигается путем периодических уточнений учетных записей.

Самым распространенным приемом для этого в отечественной бухгалтерской практике остается обмен актами сверки взаимных расчетов.

Для чего он нужен

Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:

• движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
• наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт – это не первичный документ , потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.

• долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
• заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
• предоставление поставщиком отсрочки платежа;
• перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
• очень высокая стоимость товара;
• предметом договора является продукция широкого ассортимента.

Также он составляется во время ежегодной или ситуационной инвентаризации расчетов. В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег.

Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.

Исключение сделано только для расчетов с бюджетом и банками, которые нужно подтверждать (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.

Роль документа в судебном процессе

Важно помнить, что в случае судебных разбирательств по поводу выполнения условий договора или взыскания задолженности акт сверки может принести пользу. Но отечественная судебная практика содержит разное отношение к его наличию у потерпевшей стороны:

• Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг. Также он не является основанием для прерывания сроков исковой давности (Постановление по делу № А65-7955/2009 ФАС Поволжского округа от 25.12.2009 и Постановление по делу № А29-2498/2012 ФАС Волго-Вятского округа от 14.12.2012).
• Он может служить косвенным доказательством, что одна сторона признает долг перед другой (подписанный акт) или доказательством отказа признавать долг (неподписанный акт) (Постановление по делу № А57-1313/2013 ФАС Поволжского округа от 02.12.2013).

Как видно, каждый хозяйственный спор всегда будет иметь свое индивидуальное решение. Все же лучше попытаться подписать акт сверки со своим партнером на тот случай, если деловые отношения с ним вдруг зайдут в глухой угол. И никогда не будет лишним напомнить дебитору о его долге.

Порядок составления документа, кто его подписывает

Акт сверки в двух экземплярах оформляется любым участником договора . Документ обязательно подписывает уполномоченное лицо, которым может выступать:

• индивидуальный предприниматель;
• руководитель (президент компании, генеральный директор или директор), действующий на основании Устава;
• другой сотрудник, действующий на основании доверенности.

Чаще всего также требуется подпись главного бухгалтера, поскольку он наделен правом второй подписи на финансовых документах.

Наличие подписи только главного бухгалтера допустимо в порядке внутреннего контроля полноты расчетов, но в случае возникновения спорных ситуаций такой документ не будет иметь юридической силы.

Подписи уполномоченных лиц обязательно скрепляются печатью предприятия.

В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода. После этого оба экземпляра оправляются по почте или в сопровождении уполномоченного представителя контрагенту.

Другая сторона должна сверить предоставленную информацию со своими бухгалтерскими данными. В случае признания правильности расчетов второй экземпляр с подписью руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати возвращается тому, кто составил акт.

Если в результате сверки обнаружились расхождения, то они указываются в этом же документе или отдельном реестре расчетов, который прилагается к акту. Отказ подписать документ является законным правом партнера (если это не обязательное условие договора). Но иногда это может означать, что дебитор отказывается признавать свой долг.

Оптимальные сроки сверки

Период уточнения взаимных расчетов определяется потребностью учета или менеджмента. Хотя акт составляется за определенный период, задолженность в пользу одной из сторон указывается на определенную дату (часто на первое и последнее число периода сверки).

Сверку проще всего проводить:

• за отчетный год (с 01.01 по 31.12);
• за определенный календарный период, в конце которого бухгалтер отчитывается перед собственниками предприятия (обычно квартал);
• за период действия конкретного договора.

Формирование документа в программе 1С:Предприятие вы можете посмотреть на видео:

Процесс заполнения

Единой обязательной (унифицированной) формы акта законодательство РФ не предусматривает. Поэтому предприятие может составлять этот документ в произвольной форме (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

Традиционно заполняются такие реквизиты:

• наименование документа;
• полные наименования сторон;
• дата составления и подписания акта;
• календарный период уточнения расчетов;
• реквизиты договора, по которому проводится сверка;
• даты и номера первичных документов, которые подтверждают расчеты;
• суммы хозяйственных операций;
• сумма общего оборота за период;
• окончательный размер долга в пользу одной из сторон;
• подписи и информация о представителях контрагентов (должность, ФИО);
• оттиски печатей.