કોર્પોરેટ લેટર્સ કેવી રીતે લખવા. ડિરેક્ટરને પત્રના ફરજિયાત ફકરા. પત્રનું શીર્ષક હોવું આવશ્યક છે

વ્યવસાયિક પત્ર એ કોઈપણ વ્યવસાયમાં સંદેશાવ્યવહારના મુખ્ય સાધનોમાંનું એક છે. સારી રીતે લખાયેલ વ્યવસાય પત્ર કંપનીની સકારાત્મક છાપ બનાવવામાં મદદ કરશે. અને એક ખરાબ રીતે લખાયેલો પત્ર તમારી આખી પ્રતિષ્ઠાને મારી શકે છે. અમે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારના નિયમો વિશે પહેલેથી જ લખ્યું છે, હવે ચાલો વ્યવસાયિક પત્રોના વિશિષ્ટ ઉદાહરણો જોઈએ.

વ્યવસાયિક પત્રના નમૂનાઓ

વ્યવસાયિક પત્રોના ઘણા પ્રકારો છે - વ્યવસાય દરખાસ્તો, ફરિયાદના પત્રો, કૃતજ્ઞતાના પત્રો, ઇનકારના પત્રો, કવર લેટર્સ, ગેરંટી પત્રો, માહિતી અને તેથી વધુ. તેમના સંકલનના સિદ્ધાંતો વ્યવહારીક રીતે એકબીજાથી અલગ નથી. ભૂલો ટાળવા માટે ફરીથી જુઓ.

આભાર પત્રના ઉદાહરણો

ગેરંટી પત્રનું ઉદાહરણ

નમૂના પ્રતિભાવ પત્ર

તે સારું ઉદાહરણનમ્ર અસ્વીકાર પત્ર કેવો દેખાઈ શકે છે:

માહિતી પત્રનું ઉદાહરણ

ફરિયાદ પત્રનું ઉદાહરણ

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં અંગ્રેજીમાં પત્રોના ઉદાહરણો

કમનસીબે, દરેક વ્યક્તિ પાસે ઉચ્ચ સ્તરની અંગ્રેજી પ્રાવીણ્ય હોતી નથી. અને ઘણીવાર મેનેજરો થોડો ખોવાઈ જાય છે જ્યારે તેમને વ્યવસાયિક પત્ર લખવાની જરૂર હોય છે અંગ્રેજી ભાષા. જો રશિયનમાં પણ લોકો હંમેશા પત્રવ્યવહારમાં એકબીજાને સમજી શકતા નથી, તો પછી આપણે વિદેશી ભાષા વિશે શું કહી શકીએ? આ પરિસ્થિતિમાંથી બહાર નીકળવાનો શ્રેષ્ઠ માર્ગ એ છે કે સમાન અક્ષરો શોધો અને તમારા પત્રમાં તેમાંથી યોગ્ય હોય તેવા શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, અહીં અંગ્રેજીમાં વ્યવસાયિક પત્રોના ત્રણ ઉદાહરણો છે: ક્લાયન્ટને આભારી પત્ર, ટ્રાન્ઝેક્શનની શરતોની સ્પષ્ટતા કરતો પત્ર અને ખરીદીની ઓફરના જવાબમાં એક પત્ર. દરેક ફાઇલમાં અંગ્રેજીમાં પત્રનું સંસ્કરણ અને રશિયનમાં તેનો અનુવાદ હોય છે.
ક્લાયંટને અંગ્રેજીમાં કૃતજ્ઞતાનો પત્ર ડાઉનલોડ કરો.
ડીલની શરતો સાથેનો પત્ર અંગ્રેજીમાં ડાઉનલોડ કરો.
અંગ્રેજીમાં ખરીદી ઓફરનો પ્રતિભાવ પત્ર ડાઉનલોડ કરો.

વ્યવસાયિક પત્રનું માળખું

સ્પષ્ટ માળખું એ વ્યવસાયિક પત્રની ફરજિયાત લાક્ષણિકતા છે. તે પ્રાપ્તકર્તાને જે લખ્યું છે તેનો અર્થ ઝડપથી સમજવામાં અને તેને વાંચવાનો સમય ઘટાડવામાં મદદ કરશે. વ્યવસાય પત્રમાં નીચેના મુખ્ય ભાગોનો સમાવેશ થાય છે:

1. શીર્ષક (પત્રનો વિષય).પત્રના શીર્ષકમાં, તમારે તેનો સંક્ષિપ્ત હેતુ અથવા સાર લખવો જોઈએ. અહીં કોઈ અમૂર્ત શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ કરી શકાતો નથી. પત્ર શેના વિશે છે તે એકલા મથાળા દ્વારા સંબોધકને સ્પષ્ટ થવું જોઈએ. ઉદાહરણ તરીકે, "ઉત્પાદનોના પુરવઠા માટે કિંમતો બદલવા પર" અથવા "કંપની XXX સાથે વેપાર સહકાર માટે વ્યવસાય પ્રસ્તાવ".

2. શુભેચ્છા.શુભેચ્છા "પ્રિય + પ્રથમ નામ આશ્રયદાતા!" વ્યવસાયિક પત્રોમાં પરંપરાગત માનવામાં આવે છે. જો કે, નામ જરૂરી નથી. તમે સંબોધીને તેની સ્થિતિ દ્વારા પણ સંબોધિત કરી શકો છો: "પ્રિય શ્રી ડિરેક્ટર!". જો કે, ધ્યાનમાં રાખો કે નામથી સંબોધવાથી કંઈક અંશે મનોવૈજ્ઞાનિક અંતર ઘટે છે અને સુસ્થાપિત વ્યવસાયિક સંબંધો પર ભાર મૂકવામાં આવે છે. જો પત્ર લોકોના જૂથને સંબોધવામાં આવે છે, તો પછી "પ્રિય મહિલાઓ અને સજ્જનો!", "પ્રિય ભાગીદારો!" લખવાની મંજૂરી છે. અને તેથી વધુ. સંક્ષિપ્ત શબ્દો "મિસ્ટર", "એમએસ" અથવા આદ્યાક્ષરોનો ઉપયોગ અનાદરની નિશાની તરીકે માનવામાં આવે છે, તેથી તેને ટાળવાનો પ્રયાસ કરો.

3. પત્ર લખવાના હેતુનું નિવેદન, તેનો સાર, મુખ્ય વિચાર.આ પત્રનો મુખ્ય ભાગ છે. અહીં તમે પત્ર લખવાના કારણ વિશે સીધું જ લખો છો.

4. આ સમસ્યાના ઉકેલ માટે તમારા સૂચનો, ભલામણો, વિનંતીઓ, ફરિયાદો.વ્યવસાયિક પત્રોમાં લગભગ હંમેશા સરનામાંની ચોક્કસ પ્રતિક્રિયા શામેલ હોય છે (શુદ્ધ માહિતીપ્રદ પત્રો સિવાય). તેથી, ફક્ત સમસ્યાનું જ વર્ણન કરવું જ નહીં, પણ તેને ઉકેલવા માટે તમારા પોતાના વિકલ્પો પ્રદાન કરવા પણ મહત્વપૂર્ણ છે. જો તમે ફરિયાદ લખો છો, તો યોગ્ય પગલાં લેવા માટે કહો, જો તમે સહકારની ઓફર કરો છો, તો તેનું વર્ણન કરો શક્ય વિકલ્પો. એક શબ્દમાં, તમારા પત્રના પ્રાપ્તકર્તાએ ફક્ત તે જ સમજવું જોઈએ નહીં કે તમે તેની પાસેથી "શું" ઇચ્છો છો, પરંતુ તમે તેને અમલમાં મૂકવાનો પ્રસ્તાવ "કેવી રીતે" પણ સમજો છો. પછી તે એક વાસ્તવિક વ્યવસાય પત્ર હશે.

5. સંક્ષિપ્ત સારાંશ અને તારણો.ખૂબ જ અંતે, આપણે ઉપરોક્ત તમામનો સરવાળો કરી શકીએ છીએ. જો કે, આ ખૂબ જ ટૂંકમાં કરવું હંમેશા શક્ય નથી. આ કિસ્સામાં, તમે પહેલા બે ફકરામાં જે વર્ણન કર્યું છે તે થોડા વાક્યોમાં લખવું તે યોગ્ય નથી. યાદ રાખો, કે શ્રેષ્ઠ મિત્રવ્યવસાય પત્ર ટૂંકો છે. તેથી, મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, "હું સફળ સહકારની આશા રાખું છું", "હું આ મુદ્દા પર તમારા જવાબની રાહ જોઈ રહ્યો છું", વગેરે શબ્દસમૂહો સુધી પોતાને મર્યાદિત કરવા માટે પૂરતું છે.

6. સહી.વ્યવસાયિક પત્ર પર હસ્તાક્ષર પ્રેષકના સ્થાન, નામ અને અટક સાથે પરંપરાગત શબ્દસમૂહ "આદરપૂર્વક" સાથે કરવામાં આવે છે. અન્ય વિકલ્પો પણ શક્ય છે: શુભકામનાઓપ્રાપ્તકર્તા સાથેના તમારા સંપર્કની નિકટતાના આધારે ”, “આપની તમારી”, અને તેથી વધુ. "આદરપૂર્વક" વાક્ય સૌથી સાર્વત્રિક છે, તેથી જો શંકા હોય કે સબ્સ્ક્રાઇબ કરવું વધુ યોગ્ય કેવી રીતે હશે, તો પછી આ શબ્દસમૂહનો ઉપયોગ કરો અને તમે ચોક્કસપણે ચૂકશો નહીં.

ઉપરાંત, સહીમાં તમારી સાથે સંપર્ક વિકલ્પો ઉમેરવા માટે અનાવશ્યક રહેશે નહીં: અન્ય ઇમેઇલ સરનામાં, કાર્યાલયના ફોન નંબર, સ્કાયપે. આનો ફાયદો માત્ર એટલો જ નથી કે પ્રાપ્તકર્તા, જો ઈચ્છે તો, ઝડપથી તમારો સંપર્ક કરી શકશે, પરંતુ આ રીતે તમે તમારી નિખાલસતા અને એડ્રેસી સાથે વાતચીત કરવાની તૈયારી દર્શાવી શકશો.

અને ભૂલશો નહીં કે સત્તાવાર પત્ર સૌ પ્રથમ દસ્તાવેજ છે. તેથી, તેને કમ્પાઇલ કરવાના નિયમોની અવગણના કરીને, તમે તમારી કંપની અને નિષ્ણાત તરીકે તમારી પ્રતિષ્ઠાને અવિશ્વસનીય રીતે બગાડો છો.

કોઈપણ વ્યવસાયનું અભિન્ન લક્ષણ એ વ્યવસાય પત્રવ્યવહાર છે. દરેક એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓ સાથીદારો અને ગ્રાહકો સાથે, સપ્લાયર્સ અને ગ્રાહકો સાથે વાતચીત કરે છે. સામાન્ય રીતે, કોઈપણ ઓફિસની દિનચર્યામાં ચોક્કસપણે પત્રવ્યવહારમાં ભાગીદારીનો સમાવેશ થાય છે.

કે દરરોજ એન્ટરપ્રાઇઝ અને સંસ્થાઓમાં મોટાભાગના કર્મચારીઓ અસંખ્ય સંદેશાઓ મોકલે છે અને પ્રાપ્ત કરે છે, દરેક જણ તેનું પાલન કરતું નથી સ્થાપિત ધોરણોઅને તેમની રચના માટેના નિયમો. તે તારણ આપે છે કે વ્યવસાયિક પત્ર યોગ્ય રીતે અને યોગ્ય રીતે લખવું એટલું સરળ નથી. ત્યાં સંખ્યાબંધ આવશ્યકતાઓ અને દાખલાઓ છે જે વિશ્વમાં લાગુ થાય છે અને વર્કફ્લો સાથે સંબંધિત છે. તેમાં વ્યવસાયિક પત્ર લખવાના નિયમો તેમજ ડિઝાઇન સંબંધિત મુખ્ય મુદ્દાઓ શામેલ છે.

જ્યારે કોઈ તૃતીય-પક્ષ સંસ્થાને અથવા ફક્ત પડોશી વિભાગના કોઈ સાથીદારને સંદેશ લખો, ત્યારે તમારે કડક શૈલીનું પાલન કરવું જોઈએ (મૈત્રીપૂર્ણ પત્રવ્યવહારના અપવાદ સિવાય, જેના માટે આવા કોઈ પ્રતિબંધો નથી). વ્યવહારના મહત્વ અથવા પરીક્ષણ કરેલ ઉત્પાદનોના આનંદનું વર્ણન કરવા માટે પણ ખૂબ ભાવનાત્મક શબ્દોનો ઉપયોગ કરશો નહીં. વ્યવસાય પત્ર સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત અને વ્યાજબી રીતે સંયમિત હોવો જોઈએ.

સંદેશની શરૂઆત સરનામાંથી થવી જોઈએ. જો તે તૃતીય-પક્ષ સંસ્થાના કર્મચારી માટે બનાવાયેલ છે, તો તમારે ચોક્કસપણે તેનું નામ, પ્રાપ્તકર્તાની સ્થિતિ, તેમજ તેનું સંપૂર્ણ નામ સૂચવવું આવશ્યક છે. કિસ્સામાં જ્યારે દસ્તાવેજ કંપનીમાં રહે છે, ત્યારે આદ્યાક્ષરો સાથેની અટક પર્યાપ્ત છે (તમે હોદ્દો પણ ઉમેરી શકો છો).

તૃતીય-પક્ષ સંસ્થાને એક વ્યવસાય પત્ર કંપનીના લેટરહેડ પર લખવો જોઈએ (તેને ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે અથવા કાગળના સ્વરૂપમાં મોકલવામાં આવશે તે ધ્યાનમાં લીધા વગર). તેની ગેરહાજરીમાં, તમે દસ્તાવેજના "હેડર" માં પ્રેષકની વિગતો ફક્ત સૂચવી શકો છો.

તમે ટેક્સ્ટનું સંકલન કરવાનું શરૂ કરો તે પહેલાં, તમારે તેની રચના વિશે વિચારવાની જરૂર છે, મુખ્ય થીસીસ અને લેખનના લક્ષ્યોને ઓળખો. આ લેખન પ્રક્રિયાને વધુ સરળ બનાવશે. પત્ર એક હસ્તાક્ષર સાથે સમાપ્ત થવો જોઈએ, જે ફક્ત પ્રેષકનું નામ જ નહીં, પણ સ્થિતિ, તેમજ તે જે એન્ટરપ્રાઇઝનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે તેનું નામ પણ સૂચવે છે.

ઓફર સબમિટ કરતી વખતે સંભવિત ગ્રાહકઅથવા અંતમાં ભાગીદાર, તમારે ચોક્કસપણે સહકાર માટે કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરવી જોઈએ અને વધુ સંયુક્ત કાર્યની આશા રાખવી જોઈએ.

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં ઉપયોગમાં લેવાતા નિયમો ઉપરાંત, ભલામણો પણ છે. ઉદાહરણ તરીકે, કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સંબોધવામાં આવેલ કોઈપણ દસ્તાવેજ સંપૂર્ણ નામ સાથે "આદરણીય" શબ્દોથી શરૂ થવો જોઈએ, ના કે આદ્યાક્ષરો. અક્ષરોમાં સંક્ષેપનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર નથી, ઉદાહરણ તરીકે, "યુવી" લખો. અથવા સરનામાંની સ્થિતિ, તેના કાર્યસ્થળને ઘટાડે છે.

આંતરરાષ્ટ્રીય દસ્તાવેજ સંચાલનને સૌથી મુશ્કેલ માનવામાં આવે છે, કારણ કે દરેક રાજ્યની પોતાની સંચારની ઘોંઘાટ હોય છે, અને તમારે વિદેશી ભાગીદારો સાથે જે ભાષામાં પત્રવ્યવહાર કરવો પડે છે તે પત્રના લેખક માટે હંમેશા સ્પષ્ટ હોતી નથી, તેથી તમારે પત્રના લેખક માટે સેવાઓનો ઉપયોગ કરવો પડશે. અનુવાદકો આવા નિષ્ણાતની સેવાઓનો આશરો લેતા પહેલા, તે સ્પષ્ટ કરવું જોઈએ કે શું તે અંગ્રેજીમાં વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે લખવો તે જાણે છે, અથવા શું આપણે મામૂલી શાબ્દિક અનુવાદ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ. જો વિદેશી દસ્તાવેજોના પ્રવાહને સતત જાળવવાનું આયોજન કરવામાં આવ્યું હોય, તો પૂરતા પ્રમાણમાં જાણતા કર્મચારીને નોકરીએ રાખવો વધુ સારું છે. વિદેશી ભાષાતેના પર વ્યવસાયિક પત્ર લખવા માટે.

સામાન્ય રીતે, કાર્યની સિદ્ધિ ઘણી બાબતોમાં દસ્તાવેજ કેવી રીતે દોરવામાં આવે છે અને તે કેવી રીતે ડિઝાઇન કરવામાં આવે છે તેના પર આધાર રાખે છે. તેથી કોઈ પણ સંજોગોમાં વાતચીત કરતી વખતે તમારે વ્યવસાયિક શિષ્ટાચારના મહત્વને ઓછો અંદાજ ન આપવો જોઈએ.

આધુનિક વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારનો એક અભિન્ન અને મહત્વપૂર્ણ ભાગ એ વિનંતીનો પત્ર છે. લેખમાં પ્રસ્તુત શબ્દોના નમૂનાઓ અને ઉદાહરણો, તેમજ તેને લખવા માટેના સૂચવેલ નિયમો, તમને જરૂરી ટેક્સ્ટને યોગ્ય રીતે કંપોઝ કરવામાં અને ઓફિસના કામના રિવાજો અનુસાર ગોઠવવામાં મદદ કરશે. અમે તમને ઓફર કરીએ છીએ પગલું દ્વારા પગલું માર્ગદર્શિકાઆ પ્રકારની અરજી લખવા માટે.

સામાન્ય માહિતી

વિનંતી પત્ર એવા કિસ્સાઓમાં સંબંધિત છે કે જ્યાં તેના લેખકને અન્ય વ્યક્તિઓ પાસેથી કોઈપણ માહિતી, દસ્તાવેજો, સોદો અથવા અન્ય વ્યવસાયિક ક્રિયાઓ મેળવવાની જરૂર હોય. તે ચોક્કસ વ્યક્તિ (મુખ્ય, નિયામક, વિભાગના વડા, વગેરે) ના નામ અને સમગ્ર સંસ્થાના સરનામે બંને મોકલી શકાય છે. મદદ માટેની તમારી વિનંતી સામાન્ય રીતે વ્યાપારી પત્રવ્યવહારમાં સ્વીકૃત નિયમોનું પાલન કરે છે.

પત્ર એ કંપનીનો ચહેરો છે, નાની વસ્તુઓ પણ મહત્વ ધરાવે છે. તેને અધિકૃત વ્યક્તિ દ્વારા સહી કરેલ લેટરહેડ પર છાપો અને સ્ટેમ્પ કરેલ (જો ઉપલબ્ધ હોય તો). ફોન્ટની પસંદગી, તેના કદ અને પૃષ્ઠ પરના ટેક્સ્ટની સ્થિતિ માટે જવાબદાર બનો. માર્જિન, લાલ રેખા અને ફકરાને અવગણશો નહીં. ઘણીવાર પ્રથમ છાપ ફક્ત દસ્તાવેજને જોઈને બનાવવામાં આવે છે.

પગલું 1: ગંતવ્યનો ઉલ્લેખ કરવો

જો તમે કોઈ ચોક્કસ કંપનીને એક અંગત પત્ર લખો છો, તો સંભવતઃ તે રિસેપ્શન અથવા ઑફિસમાં જશે, પછી મેનેજરને અને અંતે સીધા વહીવટકર્તાને. ટેક્સ્ટની "કેપ" માં સંસ્થાનું સાચું સંપૂર્ણ નામ સૂચવો, કાનૂની સરનામું પણ ઉમેરવું શ્રેષ્ઠ છે.

ઉપર સૂચવ્યા મુજબ, શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ એ ચોક્કસ સરનામાંને સૂચવવા માટે ગણવામાં આવે છે, એટલે કે, મદદ માટે વ્યક્તિગત રીતે સંબોધિત વિનંતી. હંમેશા નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા સંબોધવાનો પ્રયાસ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, "પ્રિય એલેક્ઝાંડર વિક્ટોરોવિચ!" અથવા "પ્રિય શ્રી શ્વાર્ટઝ!". આમ, તમે, પ્રથમ, વ્યક્તિ પ્રત્યે તમારો આદર વ્યક્ત કરો છો, અને બીજું, કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સંબોધિત વિનંતી તેના પર ચોક્કસ જવાબદારીઓ લાદે છે, તેની વિચારણા અને અમલીકરણ માટેની જવાબદારી.

કેટલીક પરિસ્થિતિઓમાં, લોકોના જૂથ, ચોક્કસ ટીમ અથવા તેના ભાગનો એડ્રેસી તરીકે ઉપયોગ કરવો તાર્કિક હશે. આ એવા કિસ્સાઓમાં પણ સંબંધિત છે જ્યાં વિનંતી પત્ર ઘણા સરનામાં પર મોકલવામાં આવે છે. શબ્દોનો ઉપયોગ કરો જેમ કે: "પ્રિય સહકાર્યકરો!", "પ્રિય એકાઉન્ટન્ટ્સ!" વગેરે

સ્ટેજ 2: પ્રશંસા

તે સારું છે જો સત્તાવાર વિનંતી પત્રમાં તેના સરનામાંના સંબંધમાં ખુશામત હોય. આમ કરવાથી, તમે તેના સ્વાભાવિક પ્રશ્નનો જવાબ આપતા હોય તેવું લાગે છે: "તમે મને આ પ્રશ્ન શા માટે સંબોધિત કરો છો?". તમે વ્યક્તિની ભૂતકાળની યોગ્યતાઓ અને વ્યક્તિગત ગુણો, કંપનીની સ્થિતિ વગેરેને નોંધી શકો છો. ખાસ કરીને, નીચેના શબ્દોનો ઉપયોગ કરો: “તમારી પેઢી એક અગ્રણી સપ્લાયર છે…”, “તમે આ ક્ષેત્રમાં જટિલ મુદ્દાઓને ઉકેલવામાં ઘણાને મદદ કરી છે…”, “તમારી સંસ્થા આ ક્ષેત્રમાં બજારમાં અગ્રણી નિષ્ણાત છે…”, વગેરે. ભૂલશો નહીં કે જ્યારે વિનંતી પત્ર (ટેક્સ્ટમાંના નમૂનાઓ અને ઉદાહરણો) બિન-માનક પ્રકૃતિના હોય અને સંબોધનારને જીતવાની જરૂર હોય ત્યારે પ્રશંસા કરવી તે યોગ્ય છે. તમારી વિનંતીને પરિપૂર્ણ કરવા માટે સંબંધિત ગુણો અને યોગ્યતાઓ તરફ તેનું ધ્યાન દોરો. જો કે, અમે સારી અને યોગ્ય પ્રશંસા અને અસંસ્કારી ખુશામત વચ્ચે ખૂબ જ પાતળી રેખાને પાર કરવાની ભલામણ કરતા નથી.

સ્ટેજ 3: વિનંતીને સમર્થન આપો

કોઈપણ વિનંતીનું કારણ હોવું જોઈએ, કારણ કે સરનામું જાણનારને ખબર હોવી જોઈએ કે તમે તેને ખાસ શા માટે સંબોધિત કરી રહ્યાં છો. તેથી તે બાબતના હૃદયમાં લાવવાનો અર્થ છે. પર આ તબક્કોઅમે ભલામણ કરીએ છીએ કે તમે ત્રણ સૌથી વિશ્વાસપાત્ર દલીલો પસંદ કરો કે જે યોજના અનુસાર પત્રના ટેક્સ્ટમાં બાંધવામાં આવવી જોઈએ: મધ્યમ તાકાત, નબળી, સૌથી મજબૂત.

વિનંતીમાં વિવિધ સ્તરની જટિલતા હોઈ શકે છે, અને તમારે એ હકીકત માટે તૈયાર રહેવાની જરૂર છે કે સરનામાંને તેના અમલીકરણમાં હંમેશા રસ રહેશે નહીં. આ સંદર્ભમાં, તેને ખાતરી હોવી જોઈએ કે તેના અમલીકરણથી તેના માટે સંભવિત લાભો છે. સરનામે રસ લેવો જેથી તે તમારા દસ્તાવેજને સંપૂર્ણ ગંભીરતા સાથે સ્વીકારે.

વિનંતીના પત્રમાં તેના માટે ચોક્કસ આકર્ષક તકના અમલીકરણ માટેની દરખાસ્ત હોઈ શકે છે.

શબ્દોના ઉદાહરણો

“દરેક સમયે સાહસિક અને ધંધાકીય લોકોમાત્ર ભૌતિક સફળતા માટે જ નહીં, પણ માટે પણ પ્રયત્નશીલ વ્યક્તિગત વિકાસલોકો દ્વારા તેમના સારા કાર્યો માટે હંમેશ માટે યાદ રાખવા માટે, તેમનું સન્માન જીતવા માટે.
"અલબત્ત, તમારું મુખ્ય ધ્યેય શહેરના નાગરિકોના જીવનધોરણને સુધારવાનું છે." ખાસ કરીને, જ્યારે ડેપ્યુટીને વિનંતીનો પત્ર દોરવામાં આવે ત્યારે આ શબ્દનો ઉપયોગ કરી શકાય છે, ઉદાહરણ તરીકે, માટે જગ્યા પ્રદાન કરવા માટે કિન્ડરગાર્ટન, રમતના મેદાનની વ્યવસ્થા વગેરે.

તમે સંબોધનકર્તા માટે સંબંધિત સમસ્યા પણ વ્યક્ત કરી શકો છો, તેને બતાવો કે તમારી વિનંતી તેને ઉકેલવામાં અથવા ચોક્કસ તકોને સાકાર કરવામાં કેવી રીતે મદદ કરી શકે છે.

એવું બને છે કે તમારી પાસે બીજી બાજુ ઓફર કરવા માટે કંઈ નથી, અથવા તે આ સંદર્ભમાં અયોગ્ય છે. આ કિસ્સામાં, સૌથી શ્રેષ્ઠ માર્ગ એ તમારી વિનંતીના મહત્વ વિશેની વાર્તા છે. પરિસ્થિતિને શક્ય તેટલી વિશ્વસનીય અને સંપૂર્ણ રીતે વર્ણવો, જેથી તે આત્મા માટે, જેમ તેઓ કહે છે, લે છે. જો તમારી વાર્તામાં ભાવનાત્મક ક્ષણ પ્રાથમિકતા નથી, તો હકીકતો આપો અને કારણ અને અસર સંબંધો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો. જો તમને ના પાડવામાં આવે અથવા તેનાથી વિપરીત, મદદ કરવા માટે સંમત થાઓ તો શું થશે તે વિશે અમને કહો.

પગલું 4: વિનંતી કરો

જ્યારે એડ્રેસી તમારી વિનંતી સ્વીકારવા માટે માનસિક રીતે તૈયાર હોય, ત્યારે તે કહી શકાય. તમારા લખાણને ટૂંકા રાખો, લાંબા અને ગૂંચવાયેલા વાક્યો, તેમજ અસ્પષ્ટતા અથવા અલ્પોક્તિ ટાળો. વિનંતીનો પત્ર (ટેક્સ્ટમાં શબ્દોના નમૂનાઓ અને ઉદાહરણો) સંક્ષિપ્ત અને અર્થમાં સ્પષ્ટ હોવા જોઈએ. તેથી, જો તમે કંપની માટે કોઈપણ સાધન ખરીદવાનું કહો છો, તો પછી સંપૂર્ણતા, કિંમત અને જથ્થો સૂચવો:

“ઇમરજન્સી વિભાગને સજ્જ કરવા માટે, હોસ્પિટલને નવી કારની જરૂર છે, જેની કિંમત 3.5 મિલિયન રુબેલ્સ છે. કૃપા કરીને અમને તે મેળવવામાં મદદ કરો."

અથવા, ઉદાહરણ તરીકે, ભાડું ઘટાડવાની વિનંતીનો ઉલ્લેખ કરવો જોઈએ: “અમે તમને જગ્યાનું ભાડું 500 રુબેલ્સના સ્તરે ઘટાડવા માટે કહીએ છીએ. આર્થિક સ્થિતિ સ્થિર ન થાય ત્યાં સુધી પ્રતિ ચોરસ મીટર.

સ્ટેજ 5: સારાંશ

પત્રના અંતે, તમારે તમારી વિનંતીનો સારાંશ આપવાની જરૂર છે. તેને ફરીથી પુનરાવર્તિત કરો અને એ હકીકત પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો કે જો સંબોધનકર્તા તમને વિનંતી કરેલ સહાય પૂરી પાડે તો તેને ફાયદો થાય છે. જો કે, વિનંતીના ટેક્સ્ટમાં થોડો ફેરફાર કરવો જોઈએ. ભાડા ઘટાડાનાં સમાન ઉદાહરણ પર પાછા ફરીને, અમે નીચેના શબ્દોનો પ્રસ્તાવ આપીએ છીએ:

“જો તમે ભાડું 500 રુબેલ્સના સ્તરે ઘટાડવા માટે સંમત થાઓ છો. વર્તમાન આર્થિક પરિસ્થિતિની સ્થિરતા દરમિયાન પ્રતિ ચોરસ મીટર, તમે 20 થી વધુ નોકરીઓ જાળવવામાં યોગદાન આપી શકશો અને તમને આના કારણે નુકસાન થશે નહીં સંપૂર્ણ ગેરહાજરીચુકવણી."

યાદ રાખો, માત્ર વિનંતી જ નહીં, પણ તેના અમલીકરણથી જે લાભ મેળવી શકાય છે તે પણ પુનરાવર્તિત કરવું મહત્વપૂર્ણ છે, અને તે ભૌતિક હોવું જરૂરી નથી. ઘણી મોટી કંપનીઓ સ્વેચ્છાએ પ્રાયોજકો, રોકાણકારો તરીકે કાર્ય કરે છે અને ચેરિટી કાર્ય કરે છે.

અમને લાગે છે કે હવે, તબક્કાવાર પ્રક્રિયાનો અભ્યાસ કર્યા પછી, તમને વિનંતીનો પત્ર કેવી રીતે લખવો તે અંગે કોઈ પ્રશ્ન રહેશે નહીં. વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારના તમામ નિયમો અને કેટલીક ઘોંઘાટ ધ્યાનમાં લેવા માટે તે પૂરતું છે. અમે તમને અન્ય ઉદાહરણનો અભ્યાસ કરવાની સલાહ આપીએ છીએ.

ઉદાહરણ

પ્રિય ફેલિક્સ પેટ્રોવિચ!

તમારું એન્ટરપ્રાઇઝ ઘણા વર્ષોથી એન્ટરપ્રાઇઝમાં વિદ્યાર્થીઓની ઔદ્યોગિક પ્રેક્ટિસનું આયોજન કરે છે, તેમને યુનિવર્સિટીમાં મેળવેલા જ્ઞાનને વ્યવહારમાં લાવવામાં મદદ કરે છે.

તમે, કર્મચારી વિભાગના વડા તરીકે, નવા કર્મચારીઓ, યુવાન અને આશાસ્પદ ઇજનેરો અને ઉચ્ચ લાયકાત ધરાવતા નિષ્ણાતોને આકર્ષવામાં રસ ધરાવતા વ્યક્તિ છો. આજે, આ વ્યવસાય સૌથી વધુ માંગમાંનો એક છે. ઘણા વિદ્યાર્થીઓ તેની શક્યતાઓ, સૂક્ષ્મતા અને મહત્વ વિશે જાણવા માંગે છે.

આ સંદર્ભમાં, અમે તમને તમારા એન્ટરપ્રાઇઝના આધારે 25 એપ્રિલના રોજ 17:00 વાગ્યે અરજદારો અને 1-2 અભ્યાસક્રમોના વિદ્યાર્થીઓ સાથે મુખ્ય એન્જિનિયરની મીટિંગનું આયોજન કરવા કહીએ છીએ.

આજે વ્યવસાયના ફાયદા અને રહસ્યો વિશે જણાવ્યા પછી, તમે આવતીકાલે તાલીમ નિષ્ણાતો અને વ્યાવસાયિકો માટે મજબૂત પાયો નાખશો. કદાચ, થોડા વર્ષો પછી, તે તેમાંથી એક છે જે તમારી કંપનીને લાવશે નવું સ્તરવિકાસ

આદર અને કૃતજ્ઞતા સાથે,

યુનિવર્સિટીના રેક્ટર I.Zh.Bychkov

વિનંતી પત્રને કઈ આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરવી જોઈએ, નમૂનાઓ અને શબ્દોના ઉદાહરણોની માહિતીનો અભ્યાસ કર્યા પછી, તમે તેને વ્યવહારમાં લખવામાં સરળતાથી સામનો કરી શકો છો.

આજકાલ, તમારો સંદેશ કોને સંબોધવામાં આવે છે (સંભવિત એમ્પ્લોયર, ઘમંડી અધિકારી અથવા નજીકનો મિત્ર) અને પત્રવ્યવહાર મોકલવાની પદ્ધતિ (સામાન્ય અથવા ઈ-મેલકદાચ ફેક્સ દ્વારા).

નમૂના અક્ષરો સાથેના વિકલ્પો આ સાઇટ પરના "" વિભાગમાં જોઈ શકાય છે. હવે લેખન અને ફોર્મેટિંગના કેટલાક નિયમો વિશે વાત કરીએ. પત્રો ત્રણ સામાન્ય શ્રેણીઓમાં આવે છે:

વ્યક્તિગત - તમારા પ્રિયજનો, કુટુંબના સભ્યો, નજીકના મિત્રો માટે અને એટલું નહીં (અનૌપચારિક શૈલીનો ઉપયોગ કરો),
અર્ધ-સત્તાવાર - તમને વ્યક્તિગત રીતે સંબંધિત મુદ્દાઓ પર વિવિધ સંસ્થાઓ સાથે પત્રવ્યવહાર (ઉદાહરણ તરીકે, તમારા ખાતાની સ્થિતિ વિશે બેંક સાથે, સામાજિક સુરક્ષા અધિકારી સાથે યોગ્ય લાભો, માલની રસીદ વગેરે વિશે વેચાણ નેટવર્ક સાથે),
વ્યવસાય (સેવા) પત્રો - તમારે પ્રસ્તુતિની સત્તાવાર વ્યવસાય શૈલીની જરૂર છે અને નોંધણી માટે કડક આવશ્યકતાઓ છે.

વ્યક્તિગત પત્ર કેવી રીતે લખવો

અંગત પત્રોલેખન મોટે ભાગે સુખદ હોય છે, કારણ કે તમે તમારા પરિવાર અને તમારા નજીકના મિત્રો સાથે વાતચીત કરો છો. પ્રથમ તમારે હેલો કહેવાની જરૂર છે, ફક્ત "હાય!" શબ્દ સારો છે.

જો તમે જવાબ આપવામાં મોડું કરો છો, તો માફી માંગવી અને કારણોનો ઉલ્લેખ કરવો નમ્ર રહેશે. જો તમે પહેલાથી જ સંબોધક સાથે પત્રવ્યવહારની સ્થિતિમાં છો અને તમને પ્રશ્નો પૂછવામાં આવ્યા છે, તો હવે તેનો જવાબ આપવાનો સમય છે. પછી, પ્રારંભિક વાક્ય "હું સારું કરી રહ્યો છું" પછી, તમે ઇવેન્ટ્સની રજૂઆત પર આગળ વધી શકો છો, તમને શું ચિંતા કરે છે તે વિશે લખો.

સંદેશાવ્યવહારની શૈલી અનૌપચારિક હોવાથી, ટુચકાઓ, ગપસપ (ઇવેન્ટ્સનું તમારું પોતાનું મૂલ્યાંકન અથવા અન્યના મંતવ્યોનું વર્ણન) અને ફેશન મેગેઝિનમાંથી એક લેખનું પુન: કહેવાથી થશે. એક શબ્દમાં, તમારા લેખનને રસપ્રદ બનાવે તે કોઈપણ વસ્તુનો ઉપયોગ કરો. ઇમોટિકોન્સ, "સારું, કેવી રીતે?", "ખરેખર, મહાન?" જેવા પ્રશ્નો વ્યક્તિગત પત્રને સારી રીતે પુનર્જીવિત કરશે.

નિષ્ઠાવાન બનવાનો પ્રયત્ન કરો. પૂછો કે તમારું સરનામું કેવું છે, પત્રવ્યવહાર ચાલુ રાખવા બદલામાં પ્રશ્નો પૂછો. અંતે, તમારી લાગણીઓ વ્યક્ત કરો, જેમ કે "પ્રેમ", "મળવા માંગુ છું", "સાંભળવાની રાહ જુઓ", વગેરે. તમારી હસ્તાક્ષર મૂકવાની ખાતરી કરો (તે ઘણીવાર ઈ-મેલ દ્વારા ચૂકી જાય છે), પરંતુ સરનામું ક્યારેય અનુમાન કરી શકશે નહીં કે પત્ર કોનો છે (તે હંમેશા ઈ-મેલ સરનામા દ્વારા સ્પષ્ટ નથી). પત્ર ફરીથી વાંચો અને જો જરૂરી હોય તો ભૂલો સુધારો. તેઓ સામાન્ય રીતે લોકોને હેરાન કરે છે અને આદરનો અભાવ દર્શાવે છે.

અર્ધ-ઔપચારિક પત્ર કેવી રીતે લખવો

અર્ધ-ઔપચારિક અક્ષરોશક્ય તેટલું સંક્ષિપ્ત હોવું જોઈએ અને વિષયને સ્પષ્ટપણે જણાવવું જોઈએ. સરળ અને તાર્કિક સ્વાગત છે. ખરાબ મિજાજ સારો પત્રકંપોઝ કરશો નહીં. અને વિષય અને લાગણીઓના અભિવ્યક્તિમાંથી કોઈપણ ગીતાત્મક વિષયાંતરને બાકાત રાખવું વધુ સારું છે અને પુરાવા આધાર પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું (ખાસ કરીને ફરિયાદો માટે મહત્વપૂર્ણ).

હું તમને સલાહ આપું છું કે કમ્પ્યુટરનો ઉપયોગ કરીને પત્ર લખો, પછી તેને નિયમિત સફેદ A4 શીટ પર છાપો અને પેન વડે સહી કરો. હસ્તલિખિત પત્રોને મંજૂરી છે. આ કિસ્સામાં, સુવાચ્ય અને સચોટ રીતે લખો, ખાસ કરીને છેલ્લું નામ.

એકવાર સુવાચ્ય, તે વાંચવા માટે સરળ છે. હવે ગંભીર સંસ્થાઓમાં, દસ્તાવેજો ઘણીવાર ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે નોંધાયેલા હોય છે. તમારું છેલ્લું નામ (તે સુંદર હોઈ શકે છે, પરંતુ જટિલ) ફક્ત તમને જ જાણીતું છે. જો, તમારા પત્રની નોંધણી દરમિયાન, અટકમાં ઓછામાં ઓછો એક અક્ષર બદલવામાં આવે છે, તો પછી વિશાળ ડેટાબેઝમાં ઇલેક્ટ્રોનિક શોધ તમારી અપીલ શોધી શકતી નથી. અને તે બિલકુલ રજીસ્ટર થયેલ છે કે કેમ તે શોધવાનું તમારા માટે સમસ્યારૂપ બનશે, જો કે પછીથી જવાબ તમારા સુધી પહોંચી શકે છે.

સરનામાંને સૂચવવાનો રિવાજ છેઅક્ષરના ઉપરના જમણા ખૂણામાં. હું તમને મદદ કરવા માટે થોડા વિકલ્પો આપીશ, તે બધા માન્ય છે. તે બધું તમારી પસંદગીઓ પર આધાર રાખે છે, અને શું તમે નામ જાણો છો માળખાકીય એકમઅથવા અધિકારીઓસરનામું:

ફેડરલ સેવા
કામ અને રોજગાર માટે

ફેડરલ સેવાના વડા
આવા અથવા આવા
અને વિશે. અટક

અલગ રીતે

વોલ્ગોગ્રાડ વહીવટ
વિભાગ આવા અને આવા - તેનું નામ

મુખ્ય સંપાદક
પબ્લિશિંગ હાઉસ "પશિક"
ઇ.એફ. કાગૈલોવ્સ્કી

એલએલસી "પેરેપોલોક"
ચીફ એકાઉન્ટન્ટ
A.I. ક્વોચિન્સકાયા

કોઈપણ વ્યક્તિ

તુગ્રીકોવ એસ.એમ.
st લુસ્નાયા, 207, યોગ્ય. 1375,
વોરોનેઝ, 400001

નિયમિત મેઇલ દ્વારા જવાબ મોકલવા માટે સરનામાંની નીચે, તમારું છેલ્લું નામ, પ્રથમ નામ, આશ્રયદાતા, સંપૂર્ણ સરનામું લખો, ફોન નંબર આપવાનું પણ વધુ સારું છે.

જો તમે પહેલાથી જ ક્યાંક ફરીથી અરજી કરી રહ્યાં છો, તો તમારે સ્પષ્ટ કરવું આવશ્યક છે પ્રાપ્ત પત્રની સંખ્યા અને તારીખની લિંક(કદાચ અનેક). આ પત્રવ્યવહારની પ્રક્રિયામાં મોટા પ્રમાણમાં સુવિધા આપે છે, અને પ્રશ્નમાં રહેલા મુદ્દા પર અગાઉના પત્રવ્યવહારને ધ્યાનમાં લેતા તમને ચોક્કસપણે પ્રતિસાદ પ્રાપ્ત થશે. તે "08/31/2014 ના નંબર (નંબર) પર" લખેલું છે. આ લિંક ટેક્સ્ટની ઉપર ડાબી બાજુએ મૂકવામાં આવી છે, તમે તેને અક્ષરના ઘટકોના આકૃતિ સાથે આકૃતિમાં જોઈ શકો છો.

જો તમે જે વ્યક્તિને સંબોધી રહ્યા છો તેનું નામ જાણતા હો, તો પછી તમે "પ્રિય...!" લખાણ શરૂ કરી શકો છો, પછી તમારે તેને "આદરપૂર્વક" સાથે સમાપ્ત કરવું જોઈએ.

જો કોઈ સહાયક દસ્તાવેજો હોય, તો તે ટેક્સ્ટની નીચે નોંધવું આવશ્યક છે આપેલ હકીકત. પછી ભવિષ્યમાં તમે સરળતાથી સાબિત કરી શકો છો કે તમે પત્ર સાથે બરાબર શું મોકલ્યું છે. કયા ચોક્કસ દસ્તાવેજો (અથવા નકલો) મોકલવામાં આવે છે તે ટેક્સ્ટમાં અથવા સીધા જ સૂચવી શકાય છે અરજીઓની હાજરીમાં. તે મુખ્ય ટેક્સ્ટની નીચે મૂકવામાં આવે છે, ઉદાહરણ તરીકે:

એપ્લિકેશન: 2 લિટર માટે. 1 નકલમાં.

જોડાણ: ચુકવણી રસીદોની નકલો ... 2 શીટ્સ માટે. 1 નકલમાં.

તમારે યાદ રાખવું જોઈએ કે તમે તમારી અપીલમાં હંમેશા સૂચવવું જોઈએ:

અટક, નામ, આશ્રયદાતા,
જવાબ મોકલવા માટે તમારું સરનામું,
નંબર અને વ્યક્તિગત સહી.

નહિંતર, તમારા પત્રને અનામી ગણવામાં આવશે. આવા પત્રો વિચારણાને પાત્ર નથી, જેનો અર્થ છે કે તમને તમારી અપીલનો પ્રતિસાદ પ્રાપ્ત થશે નહીં. સત્તાવાળાઓ તમારા પત્રની નોંધણીની તારીખથી એક મહિના કરતાં વધુ સમયની અંદર જવાબ આપવા માટે બંધાયેલા છે.

પત્ર તમારે લખવો જોઈએ ડુપ્લિકેટમાં. તમને જોઈતી સંસ્થાનો તમે રૂબરૂ સંપર્ક કરી શકો છો. આ કિસ્સામાં, કારકુની સેવામાં (સચિવ, કાર્યાલય અથવા સામાન્ય વિભાગ), તમારી પત્રની નકલને તારીખ સાથે રસીદ પર ચિહ્ન મૂકવા માટે પૂછવાનું ભૂલશો નહીં. તેને તરત જ મૂકવું વધુ સારું છે નોંધણી નંબર, પરંતુ મોટી સંસ્થાઓમાં તેઓ તેમની મોટી સંખ્યાને કારણે તરત જ પત્રોની નોંધણી કરી શકતા નથી. તેથી, અરજી કરતી વખતે તે પૂરતું છે કે તમારી પત્રની નકલ સંસ્થાના નામ અને તારીખ સાથે સ્ટેમ્પ કરવામાં આવે. જો તમારે સમયમર્યાદા પૂરી કરવાની અથવા પછીથી અપીલની હકીકતની પુષ્ટિ કરવાની જરૂર હોય તો આ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે.

પરંતુ રૂબરૂમાં ક્યાંક જવું જરૂરી નથી. તમારા માટે નજીકની પોસ્ટ ઓફિસમાં જવાનું સરળ બની શકે છે. આ કિસ્સામાં, સૂચના સાથે રજિસ્ટર્ડ મેઇલ દ્વારા મોકલો. અસર સમાન રહેશે. થોડા સમય પછી, તમે સંસ્થાને કૉલ કરી શકો છો અને તમારા પત્રનું ભાવિ શોધી શકો છો. અને તમે ક્યાંય કૉલ કરી શકતા નથી, ફક્ત જવાબની રાહ જુઓ.

જો, અંતે, તમને સમજી શકાય તેવા જવાબને બદલે અનસબ્સ્ક્રાઇબ મળ્યું હોય, તો ફરીથી સંપર્ક કરો. સત્તાવાળાઓમાં, ઉદાહરણ તરીકે, સમાન મુદ્દા પર વારંવાર અપીલની હકીકતનું નિરીક્ષણ કરવામાં આવે છે. અથવા ફરિયાદના રૂપમાં પત્ર લખો, તમે તેને ઉચ્ચ સંસ્થાને મોકલવાનો પ્રયાસ કરી શકો છો. આવી અપીલોને પણ ખૂબ જ ધ્યાન આપવામાં આવે છે.

માટે - આ સૌથી વધુ એક છે મહત્વપૂર્ણ વિષયોઓફિસ વર્ક અને તે તેને સમર્પિત એક અલગ લેખને પાત્ર છે.

એવજેનિયા સ્ટ્રાઇપ

*** જો તમે ઇન્ટરનેટ પર ખરીદી કરવા માટે ટેવાયેલા છો (કપડા, ફોન, સેવાઓ, બુકિંગ હોટલ વગેરે), તો તમે તમારા પૈસાનો અમુક ભાગ પરત કરી શકો છો, ઉદાહરણ તરીકે, આ સેવાનો ઉપયોગ કરીને. તે મારા માટે કામ કરે છે.

આ લેખમાં ઉમેરવા બદલ આભાર:

વિષય પર વધુ રસપ્રદ:

પ્રવેશ માટે 8 ટિપ્પણીઓ

આજે, લગભગ દરેક જણ સક્રિયપણે ઇન્ટરનેટનો ઉપયોગ કરે છે. પરંતુ વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર સંબંધિત અને મહત્વપૂર્ણ બનવાનું બંધ થયું નથી. તે ફક્ત અન્ય માધ્યમોમાં સ્થાનાંતરિત કરવામાં આવ્યું હતું. વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે કંપોઝ અને ફોર્મેટ કરવું, પ્રકાશન જણાવશે.

વ્યવસાય સંદેશમાં શું શામેલ હોઈ શકે છે?

સૌ પ્રથમ, વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર કર્મચારીઓ અને વ્યવસાયિક ભાગીદારો સાથે કોઈપણ મંતવ્યો અથવા સૂચનોની આપલે કરવાની તક પૂરી પાડે છે. પત્રમાં કંપનીઓ વચ્ચેની ગેરસમજ દૂર કરવા વિનંતીઓ, દાવાઓ અને અન્ય વિચારો હોઈ શકે છે. સામાન્ય રીતે, વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર એ એક પ્રકારનો સત્તાવાર પત્રવ્યવહાર છે.

અન્ય અક્ષરોથી તફાવત

મુખ્ય તફાવતોને નીચે પ્રમાણે સારાંશ આપી શકાય છે.

પ્રસ્તુતિ શૈલી.
ગૌણતાની હાજરી.
લાગણીઓની મજબૂત અભિવ્યક્તિ વિના શબ્દભંડોળ.
એક નિયમ તરીકે, પત્ર એક કરતાં વધુ પૃષ્ઠ લેતો નથી.
આખા લખાણમાં ફોન્ટ સમાન છે (નાના નથી અને મોટા નથી).
તે સામાન્ય રીતે સંસ્થાના સત્તાવાર લેટરહેડ પર દોરવામાં આવે છે.

વ્યવસાયિક પત્રોના પ્રકાર

જવાબ આપવાના પત્રો:

વિનંતી.
પિટિશન.
જરૂરિયાત.
સજા.
અપીલ.

પત્રો કે જેને પ્રતિસાદની જરૂર નથી:

માહિતીપ્રદ.
સૂચના આપી રહી છે.
સાથ આપે છે.
વોરંટી.
ચેતવણી.
રીમાઇન્ડર.

વ્યાપારી પત્રો. તેઓ સામાન્ય રીતે કરારના સમયગાળા દરમિયાન અથવા કરાર પૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી છે:

વિનંતી.
વિનંતીનો પ્રતિસાદ.
રીમાઇન્ડર.
દાવો કરો.
ઓફર. આ એક કરાર પૂર્ણ કરવા અથવા સોદો કરવા માટેની ઓફર છે.
જવાબદારીઓ પરિપૂર્ણ કરવાની જરૂરિયાત, કરારોની સમાપ્તિ અને તેથી વધુની ચેતવણી.

બિન-વ્યવસાયિક પત્રો:

આમંત્રણ.
કંઈક વિશે માહિતી.
કૃતજ્ઞતાની અભિવ્યક્તિ.
ભલામણો.
વિનંતી.
સૂચનાઓ.
પ્રસારણ પત્ર.
શોકની અભિવ્યક્તિ.
કોઈપણ પ્રસંગે અભિનંદન.
બાંયધરી પત્ર.
માલની પ્રાપ્તિની પુષ્ટિ, સેવાઓની જોગવાઈ, અને તેથી વધુ.

માળખા દ્વારા વ્યવસાયિક પત્રોનું વર્ગીકરણ:

કડક પેટર્ન અનુસાર સંકલિત.
મફત સ્વરૂપમાં લખાયેલ.

સરનામાં પર આધાર રાખીને પ્રકારો:

સામાન્ય. એક સરનામે મોકલેલ.
સામૂહિક. એક વ્યક્તિને મોકલવામાં આવે છે, પરંતુ ઘણી વ્યક્તિઓ તરફથી.
પરિપત્ર. બહુવિધ પ્રાપ્તકર્તાઓને મોકલવામાં આવે છે.

પત્રનું સ્વરૂપ નીચે મુજબ છે.

નિયમિત પોસ્ટલ પરબિડીયાઓમાં મોકલવામાં આવે છે.
રૂબરૂમાં સોંપ્યું.
ફેક્સ તરીકે મોકલવામાં આવે છે.
ઈમેલ દ્વારા મોકલેલ.

જેમ તમે જોઈ શકો છો, વ્યવસાયિક સંદેશ જુદી જુદી રીતે અને વિવિધ હેતુઓ સાથે ફ્રેમ કરી શકાય છે. પરંતુ તે નોંધવું યોગ્ય છે કે કેટલાક કિસ્સાઓમાં, નૈતિક કારણોસર, તે હાથથી લખાયેલ હોવું જોઈએ, અને કમ્પ્યુટર પર ટાઇપ કરવું જોઈએ નહીં. આ અભિનંદન અને શોકને લાગુ પડે છે.

પત્રના ભાગો

સારો બિઝનેસ લેટર હંમેશા કેટલાક ભાગોમાં વહેંચાયેલો હોય છે. આ પ્રારંભિક, મુખ્ય અને અંતિમ છે. અને તેઓ તાર્કિક રીતે એકબીજા સાથે જોડાયેલા છે.

એક નિયમ તરીકે, પ્રારંભિક ભાગમાં પત્ર લખવા તરફ દોરી જતા સંજોગો વિશેની માહિતી શામેલ છે. મુખ્ય ટેક્સ્ટ એ સામગ્રી જ છે, સંદેશનો સાર. અંતિમ ભાગમાં, તેઓ પરિણામોનો સારાંશ આપે છે, જે ઇનકાર, સંમતિ, વિનંતી વગેરે વ્યક્ત કરી શકે છે.

લેખન સિદ્ધાંતો

કોઈપણ વ્યવસાયિક સંદેશ આ રીતે લખવો જોઈએ.

નિષ્પક્ષપણે.
સંબોધિત (એટલે કે, ચોક્કસ વ્યક્તિ માટે બનાવાયેલ છે).
દલીલ કરી.
વિશ્વસનીય રીતે.
સૌથી વધુ પૂર્ણ.
લખતી વખતે ટેક્સ્ટમાંની બધી માહિતી વર્તમાન હોવી જોઈએ.

શૈલીયુક્ત લક્ષણો

વ્યવસાય પત્ર લખવાના નિયમો જણાવે છે કે સખત શૈલીનું પાલન કરવું જરૂરી છે. ફક્ત તે જ ભાષણના માધ્યમોનો ઉપયોગ કરવો જરૂરી છે જે સત્તાવાર દસ્તાવેજો માટે લાક્ષણિક છે. એટલે કે, સત્તાવાર વ્યવસાય શૈલી યોગ્ય રહેશે. ભાષામાં નીચેના લક્ષણો હોવા જોઈએ.

અધિકૃતતા.
પૂરી પાડવામાં આવેલ માહિતીની ચોકસાઈ.
ઉદ્દેશ્ય.
સંરચિત.
માહિતીપ્રદ પરંતુ સંક્ષિપ્ત.

ક્રિયાપદો પર ભાર મૂકીને, બાબતનો સાર સરળ ટૂંકા વાક્યોમાં જણાવવો જોઈએ. વિશેષણો સાથે ટેક્સ્ટને ઓવરલોડ કરવાની કોઈ જરૂર નથી, ઓછા જાણીતા અને અત્યંત વિશિષ્ટ શબ્દોનો ઉપયોગ કરો જે સંબોધનકર્તા સમજી ન શકે. આ ફક્ત નકારાત્મકતા અને અસ્વીકારનું કારણ બનશે. સરળ, સમજી શકાય તેવા શબ્દો, વધુ હકીકતો અને વિશિષ્ટતાઓમાં સમજાવવાનો પ્રયાસ કરવો વધુ સારું છે. વ્યવસાય શૈલી બિનમાહિતી અને "પાણી" ગ્રંથોની હાજરીને મંજૂરી આપતી નથી.

અંતિમ ભાગનો સારાંશ બિનજરૂરી અને વાણીના લાંબા વળાંક સાથે ન હોવો જોઈએ. ઉપરાંત, અતાર્કિક અને અસંગત દરખાસ્તો કામ કરશે નહીં. તેથી, ક્રિયાવિશેષણ અને સહભાગી શબ્દસમૂહોને શ્રેષ્ઠ રીતે બાકાત રાખવામાં આવે છે. દરેક ફકરામાં માત્ર એક ચોક્કસ વિચાર હોવો જોઈએ. ટેક્સ્ટને પૂર્ણ કર્યા પછી, પત્રને મોટેથી વાંચીને ઘણી વખત ભૂલો માટે તેને તપાસવું વધુ સારું છે.

ફોર્મ જરૂરીયાતો

વ્યવસાયિક પત્રના નિયમો અનુસાર, તેને કંપનીના લેટરહેડ પર દોરવાનું વધુ સારું છે. તેની નીચેની મુખ્ય આવશ્યકતાઓ છે.

ફોર્મની મધ્યમાં, જો એન્ટરપ્રાઇઝ રાજ્યની માલિકીની હોય તો તમારે રશિયન ફેડરેશનના આર્મ્સનો કોટ દાખલ કરવાની જરૂર છે.
પત્ર A4 ફોર્મેટની શીટ પર મૂકવો જોઈએ.
ડાબી બાજુએ, ક્ષેત્રને ખાલી રાખો (ઓછામાં ઓછા 3 સેન્ટિમીટર). આ જરૂરી છે કારણ કે થોડા સમય પછી સામગ્રી બાકીના દસ્તાવેજો સાથે ફાઇલ કરવામાં આવશે.
સૌથી શ્રેષ્ઠ ફોન્ટ પ્રમાણભૂત "ટાઇમ્સ ન્યૂ રોમન", કદ 12 અને રેખા અંતર 1.5-2 છે. વાંચતી વખતે તે શ્રેષ્ઠ રીતે સમજાય છે.
પત્રના હેડરમાં, તમારે સંસ્થાનું નામ, તેનું વાસ્તવિક અને કાનૂની સરનામું, ફોન નંબર અને ઈ-મેલ સૂચવવાની જરૂર છે.

ડિઝાઇન સુવિધાઓ

જો વ્યવસાયિક પત્રની ડિઝાઇનમાં ઘણા પૃષ્ઠો લેવામાં આવે છે, તો તમારે બીજાથી શરૂ કરીને નંબર આપવાની જરૂર છે. આ માટે અરબી અંકોનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે. સંખ્યાઓની બાજુમાં બિંદુઓ મૂકવાની જરૂર નથી.

પત્રને ફકરાઓમાં અને જો જરૂરી હોય તો પેટા હેડિંગ્સમાં વિભાજિત કરવું આવશ્યક છે. ટેક્સ્ટ સતત પ્રવાહ જેવો ન હોવો જોઈએ, કારણ કે તે ખરાબ રીતે જોવામાં આવશે. ફકરાઓ બતાવશે કે અન્ય વિચારો ક્યાંથી સમાપ્ત થાય છે અને શરૂ થાય છે.

એ નોંધવું અગત્યનું છે કે વ્યાપાર પત્રવ્યવહાર માટે ટાઇપો, ઇરેઝર અને કોઈપણ સુધારા અસ્વીકાર્ય છે. તેઓ વિરોધીની નિરક્ષરતા અને વ્યર્થતાની સાક્ષી આપશે.

વપરાયેલ વિગતો

પત્રમાં સામાન્ય રીતે નીચેની માહિતી હોય છે.

કંપનીનું પૂરું નામ, માત્ર સંક્ષેપ જ નહીં.
ફોન નંબર, ફેક્સ નંબર, બેંક એકાઉન્ટ અને ઈ-મેલ.
સરનામું. તદુપરાંત, ડેટિવ કેસમાં કંપનીના નામનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ. જો તમારે છેલ્લું નામ અને સ્થિતિનો ઉલ્લેખ કરવાની જરૂર હોય, તો ડેટિવ કેસનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે. જો પ્રાપ્તકર્તા પાસે શીર્ષક અથવા શૈક્ષણિક ડિગ્રી હોય, તો તે વ્યક્તિના નામ પહેલાં સૂચવવું આવશ્યક છે.

એ નોંધવું અગત્યનું છે કે દરેક વિશેષતા કેપિટલ લેટર સાથે અને નવી લાઇન પર લખવી જોઈએ.

વ્યવસાયિક પત્રમાં સંદર્ભો

ઔપચારિક વાતચીત હંમેશા તટસ્થ સ્વરમાં હોવી જોઈએ. સરનામું આપનારને અપીલનું ફોર્મ સમાન હોવું જોઈએ. "શુભ બપોર" જેવા શબ્દસમૂહો અયોગ્ય હશે. જો તમે હેલો કહેવા માંગતા હો, તો ઔપચારિક "હેલો" નો ઉપયોગ કરવો વધુ સારું છે. પરંતુ સૌથી સક્ષમ વિકલ્પ નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા અપીલ માનવામાં આવે છે. અને તે વાંધો નથી કે સરનામાં સાથેની ઓળખાણ કેટલો સમય ચાલે છે. પત્રમાં, તમે નામના ટૂંકા સ્વરૂપનો ઉપયોગ કરી શકતા નથી (ઉદાહરણ તરીકે, પેટ્યા, અન્ય, અને તેથી વધુ).

આંતરવૈયક્તિક અંતર જાળવવા માટે, ઉંમરમાં મોટી અથવા ઉચ્ચ પદની વ્યક્તિ પ્રત્યે આદર દર્શાવવા માટે, "તમે" ને અપીલ કરવામાં મદદ મળશે. જો કે, તે નોંધવું યોગ્ય છે કે કેટલીક કંપનીઓમાં, તેનાથી વિપરીત, પત્રમાં પણ, વાતચીત કરતી વખતે "તમે" નો ઉપયોગ કરવાનો રિવાજ છે.

તે નોંધવું યોગ્ય છે કે આ વ્યક્તિના નામના અનુગામી સંકેત વિના "પ્રિય સર" શીર્ષકનો ઉપયોગ કરી શકાતો નથી. સંક્ષિપ્ત શબ્દો "શ્રી", "શ્રીમતી" પણ ટાળવા જોઈએ. જો તમારે લોકોના જૂથને સંબોધવાની જરૂર હોય, તો તેને નામ સૂચવવાની મંજૂરી નથી. પછી તમે ટૂંકમાં લખી શકો છો: “પ્રિય સર!” નિયમો અનુસાર, નામ દ્વારા સંબોધન કર્યા પછી, તમારે હંમેશા ઉદ્ગારવાચક ચિહ્ન મૂકવું જોઈએ. ઉદાહરણ તરીકે, વ્યવસાયિક પત્રમાં સમાન શબ્દસમૂહ આના જેવો દેખાશે: "પ્રિય એલેક્ઝાન્ડર સર્ગેવિચ!"

અંતિમ ભાગમાં, તમે ઉપયોગ કરી શકો છો વિવિધ વિકલ્પો. "શુભેચ્છાઓ સાથે", "સન્માન સાથે", "સહકારની આશા સાથે" વગેરે. અહીં, અપીલ ઔપચારિક પરંતુ મૈત્રીપૂર્ણ હોવી જોઈએ.

અંતિમ ભાગ બનાવી રહ્યા છીએ

અક્ષરને યોગ્ય રીતે સમાપ્ત કરવું પણ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. અંતિમ ભાગમાં, તમારે પહેલા જે કહેવામાં આવ્યું હતું તેનો સારાંશ આપવાની જરૂર છે. જો કે, 10 વાક્યો માટે તારણો ખેંચશો નહીં. તે યાદ રાખવું જોઈએ કે વ્યવસાય શૈલીમાં સંક્ષિપ્તતા અને સંક્ષિપ્તતાનું મૂલ્ય છે. તમારી જાતને સરળ શબ્દસમૂહો સુધી મર્યાદિત કરવું વધુ સારું છે. ઉદાહરણ તરીકે, ઘણા બાંધકામો આપવામાં આવશે જે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારના અંતિમ ભાગમાં યોગ્ય છે. વ્યવસાયિક પત્રો શક્ય તેટલી યોગ્ય અને નમ્રતાથી પૂર્ણ કરવા જોઈએ.

તમારી મદદ અથવા ધ્યાન બદલ આભાર. "ચાલો હું તમારો આભાર માનું છું..." "આભાર!"
કોઈ બાબતમાં સરનામાંની ખાતરી. "અમને તમારી સાથે કામ કરવાનું ગમશે."
ભવિષ્ય માટે આશાની અભિવ્યક્તિ. "અમે તમારી પાસેથી શક્ય તેટલી વહેલી તકે સાંભળવાની આશા રાખીએ છીએ."
કંઈક માટે વિનંતી. "જો તમે પરિણામોની જાણ કરશો તો અમે આભારી રહીશું."
કોઈપણ અસુવિધા માટે ક્ષમાપ્રાર્થી. "ચુકવણીમાં વિલંબ માટે અમે દિલગીર છીએ."

સરનામાંને કેવી રીતે ગુડબાય કહેવું

પત્રવ્યવહાર વ્યવસાય છે તે હકીકત હોવા છતાં, વ્યવસાયિક પત્રમાં તમે જુદી જુદી રીતે ગુડબાય કહી શકો છો. આ કરવા માટે, કહેવાતા બંધ શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ કરો.

નીચેના વિકલ્પો ઉદાહરણો છે:

આપની.
આપની.
શુભકામનાઓ.
હું તમને તમારા કાર્યમાં સફળતાની ઇચ્છા કરું છું.
અમે સહકાર ચાલુ રાખવાની આશા રાખીએ છીએ.
અમે સેવામાં ખુશ હતા.

અન્ય વિકલ્પો હોઈ શકે છે. અહીં અંતિમ શબ્દસમૂહની પસંદગી ફક્ત સ્વાદની બાબત છે.

હસ્તાક્ષર

શીટના ખૂબ જ તળિયે, પ્રેષકે તેની સહી મૂકવી આવશ્યક છે. પરંતુ તે યોગ્ય રીતે કરવું અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે જેથી દસ્તાવેજને સત્તાવાર દેખાવ મળે.

હસ્તાક્ષર મૂકવા માટે સ્થાન, આદ્યાક્ષર, અટક અને વિરુદ્ધ દર્શાવવું જરૂરી છે. વધુમાં, તમે સંપર્ક માહિતી (વ્યક્તિગત ઈમેલ સરનામું અથવા ફોન નંબર) નો ઉલ્લેખ કરી શકો છો. આ પ્રાપ્તકર્તાને વાતચીત કરવા અને સહકાર આપવાની ઈચ્છા દર્શાવશે.

નિષ્ફળતા લક્ષણો

જો તમારે કંઈક નકારવાની જરૂર હોય તો વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે લખવો તે જાણવું પણ મહત્વપૂર્ણ છે. છેવટે, ઢાંકપિછોડો નકારાત્મક અથવા ઇનકાર પણ કોઈનું ધ્યાન નહીં જાય અને તેમાં પ્રવેશ કરશે બેકફાયર. આ પછી, પોતાની જાત પ્રત્યે સકારાત્મક અથવા ઓછામાં ઓછા તટસ્થ વલણ પર વિશ્વાસ કરવો શક્ય બનશે નહીં. પત્ર લખતી વખતે, તમારે લાગણીઓને વશ થવાની જરૂર નથી. સંબોધન કરનાર ખૂબ હેરાન કરે તો પણ તમારી જાતને મર્યાદામાં રાખવી વધુ સારું છે. અસ્વીકાર પત્રો હંમેશા ઘણી વખત વાંચવા જોઈએ, ખાસ ધ્યાનસંદેશના સ્વરનો ઉલ્લેખ કરે છે.

સંદેશ સ્પષ્ટ "ના" થી શરૂ થવો જોઈએ નહીં, તે ગમે તે સ્વરૂપમાં વ્યક્ત કરવામાં આવે. નહિંતર, પ્રાપ્તકર્તાને એવી છાપ મળશે કે તે રસહીન છે અને કોઈ વાંધો નથી. પ્રથમ, બિન-નિર્ધારિત ખાતરીપૂર્વકના સ્પષ્ટીકરણો મૂકવું વધુ સારું છે. જ્યારે ઇનકારના કારણો સંક્ષિપ્તમાં સૂચિબદ્ધ કરવામાં આવે છે, ત્યારે તમે સરળતાથી હકીકત જણાવવા માટે આગળ વધી શકો છો. તે જ સમયે, વ્યવસાયિક પત્રના શિષ્ટાચાર અનુસાર, નીચેના પ્રકારના શબ્દોનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે.

કમનસીબે, અમે તમારી વિનંતી પૂરી કરવામાં અસમર્થ છીએ.
અમે નિષ્ઠાપૂર્વક દિલગીર છીએ, પરંતુ અમારે તમારી ઑફરનો ઇનકાર કરવો પડશે.
અમે દિલગીર છીએ, પરંતુ અમે નીચેના કારણોસર તમારી વિનંતીને સમાવી શકતા નથી.

આદર્શરીતે, પત્રની શરૂઆતમાં, તમારે સંક્ષિપ્તમાં સરનામાંની વિનંતી જણાવવી જોઈએ. તેથી તે સમજી જશે કે તેઓ ખરેખર તેના પ્રસ્તાવથી પરિચિત થયા છે, અને ખાતરી માટે તે તેની પ્રશંસા કરશે.

ઇમેઇલ કંપોઝ કરવાની સુવિધાઓ

આજે, લોકોને ઈ-મેલ દ્વારા મોકલવાની જરૂર હોય તો વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે લખવામાં આવે છે તેમાં વધુને વધુ રસ છે. આવા પત્રવ્યવહાર માટે, અગાઉ ઉલ્લેખિત તમામ સમાન નિયમો લાગુ પડે છે. જો કે, ઈલેક્ટ્રોનિક બિઝનેસ સંદેશાઓની પોતાની લાક્ષણિકતાઓ છે.

લોગિન નક્કર અને પર્યાપ્ત હોવું જોઈએ. દાખ્લા તરીકે, [ઇમેઇલ સુરક્ષિત]ખરાબ વિકલ્પ છે [ઇમેઇલ સુરક્ષિત]- સારું.

"વિષય" ફીલ્ડ હંમેશા ભરવા માટે મહત્વપૂર્ણ છે. તે સ્પષ્ટ કરશે કે સંદેશ શું હશે. જો પત્ર અજાણી વ્યક્તિ માટે બનાવાયેલ છે, તો પછી હેડલાઇન રસપ્રદ હોવી જોઈએ. પરંતુ તે વધુપડતું ન કરવું મહત્વપૂર્ણ છે. "હમણાં જ અનન્ય ઑફર", "અર્જન્ટ" જેવા વિષયો માત્ર અસ્વીકારનું કારણ બનશે. શીર્ષક 3-5 શબ્દોથી બનેલું હોવું જોઈએ, તેમાં સંદેશનો સાર મૂકવો જોઈએ.

સાથે પત્રવ્યવહાર હોય તો અપરિચિત, તો પહેલા તમારે તેને જણાવવાની જરૂર છે કે તેઓને તેના વિશે કેવી રીતે જાણવા મળ્યું અને કંપની શું કરે છે. આવા પરિચય વિના, સંદેશને સ્પામ ગણવામાં આવશે અને તરત જ કાઢી નાખવામાં આવશે.

ટેક્સ્ટમાં મહત્વના મુદ્દાઓને બોલ્ડમાં શ્રેષ્ઠ રીતે પ્રકાશિત કરવામાં આવે છે. આ કિસ્સામાં, વિવિધ રંગોનો ઉપયોગ કરવો અસ્વીકાર્ય છે.

કેપ્સનો ઉપયોગ બિઝનેસ ઈમેલમાં થવો જોઈએ નહીં. સબહેડિંગ્સ અને વિષયનું શીર્ષક પણ નક્કર કેપિટલ અક્ષરો ન હોવા જોઈએ. આ જ ડુપ્લિકેટ વિરામચિહ્નો માટે જાય છે.

ટેક્સ્ટને ફકરાઓમાં વિભાજિત કરવું વધુ સારું છે, તેમની વચ્ચે ખાલી લાઇન છોડીને.

સંદેશ જેટલો ટૂંકો હશે, તેટલી ઝડપથી તેઓ તેનો જવાબ આપશે.

સહી જરૂરી છે. તે સામાન્ય રીતે ઈ-મેઈલમાં ઘણી લાઈનો ધરાવે છે, જેમાં મોકલનારનું નામ અને સ્થિતિ, કંપનીનું નામ, ફોન નંબર અને વેબસાઈટનું સરનામું શામેલ હોય છે.

પત્ર સાથે ટેક્સ્ટ ફાઇલો અને છબીઓ જોડી શકાય છે. તે ખૂબ જ અનુકૂળ છે, કારણ કે વધારાની સામગ્રી, ટિપ્પણીઓ, સમજૂતીઓ અને વિગતવાર વર્ણનો સારથી વિચલિત થાય છે. તેથી, તેમને પત્રના ટેક્સ્ટમાં નહીં, પરંતુ જોડાયેલ ફાઇલોમાં મૂકવું વધુ સારું છે.

જો વ્યાપાર પત્રવ્યવહાર લાંબા સમયથી ચાલી રહ્યો છે અને ગરમ વિશ્વાસપૂર્ણ સંબંધ સ્થાપિત થયો છે, તો પછી ઇમેઇલમાં ઇમોટિકન્સનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી છે. તેઓ થોડો "પુનઃજીવિત" કરવામાં અને સંચારને ઓછો કરવામાં મદદ કરશે. પરંતુ તેમનો દુરુપયોગ થવો જોઈએ નહીં, અને કાગળના પત્રોમાં તેઓ સામાન્ય રીતે અસ્વીકાર્ય છે.

પત્ર લખવા માટેની સૂચનાઓ

વ્યવસાયિક પત્ર લખવાને ઘણા તબક્કામાં વિભાજિત કરી શકાય છે.

1. પ્રથમ તમારે સરનામાંનો ઉલ્લેખ કરવાની જરૂર છે. આ કરવા માટે, ફોર્મના ઉપરના જમણા ખૂણામાં, તમારે પ્રાપ્તકર્તાના પ્રારંભિક, અટક અને સ્થિતિ લખવાની જરૂર છે. જો સરનામું સંસ્થા છે, તો તેનું કાનૂની સરનામું સૂચવવું જોઈએ.

2. પ્રાપ્તકર્તાને અપીલ કરો. તે ફોર્મની મધ્યમાં નીચું મૂકવું જોઈએ. તે પહેલાથી જ કહેવામાં આવ્યું છે કે કયા શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ કરી શકાય છે. સામાન્ય રીતે અપીલ આના જેવી લાગે છે: "પ્રિય ઇગોર પેટ્રોવિચ!"

3. હેતુનું નિવેદન. નીચે, નવી લાઇન પર, તમારે અપીલના કારણોનો ઉલ્લેખ કરીને મુખ્ય વિચારો, સમગ્ર મુદ્દો લખવાની જરૂર છે. જો આપણે કેટલીક સમસ્યાઓ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો તે ઉકેલવા માટે વિકલ્પો પ્રદાન કરવા યોગ્ય છે. જો આ સહકારની દરખાસ્ત છે, તો તમારે તે કેવી રીતે થશે તે સમજાવવાની જરૂર છે. જો પત્ર ફરિયાદને પ્રતિબિંબિત કરે છે, તો તે ચોક્કસ કાર્યવાહી માટે પૂછવા યોગ્ય છે. એક શબ્દમાં, ટેક્સ્ટમાંથી પ્રાપ્તકર્તાએ સમજવું આવશ્યક છે કે તેઓ તેની પાસેથી બરાબર શું ઇચ્છે છે.

4. અંતિમ ભાગ. અને છેલ્લે, નવી લાઇનમાંથી, તમારે અંતિમ શબ્દસમૂહ અને હસ્તાક્ષર દાખલ કરવાની જરૂર છે.

આભાર પત્ર

આ નમૂના બતાવે છે કે આભાર પત્ર કેવો દેખાઈ શકે છે. જો કે, આ ઉદાહરણમાં એક ખામી છે. “ટુ ધ ફ્લેગશિપ કંપની” લાઇનને બદલે, શુભેચ્છા વાક્ય અને જેમને પત્રનો હેતુ હતો તેમના નામ દાખલ કરી શકાય છે.

એક તપાસ

આ વિનંતીનો નમૂનો વ્યવસાય પત્ર છે. તેમાં કોઈ ખામીઓ નથી. ડ્રાફ્ટિંગના તમામ નિયમોનું પાલન કરવામાં આવ્યું હતું સત્તાવાર પત્ર. ટેક્સ્ટમાંથી તે સ્પષ્ટ થાય છે કે કઈ સમસ્યા ઊભી થઈ છે અને તેને હલ કરવા માટે શું કરવાની જરૂર છે. સંદેશમાં તમામ સંપર્ક વિગતો, સ્વાગત સંદેશ, બંધ વાક્ય અને સહી પણ છે.

તેથી, પ્રકાશન એ દર્શાવ્યું છે કે વ્યવસાયિક ભાગીદારો માટે હેતુવાળા પત્રો કેવી રીતે લખવા. આ યોગ્ય રીતે અને નિપુણતાથી થવું જોઈએ જેથી ચહેરો ન ગુમાવે. છેવટે, કંપનીનું ભાવિ તેના પર નિર્ભર છે. વ્યવસાયિક સંદેશનો સમયસર જવાબ આપવો પણ મહત્વપૂર્ણ છે. આ પત્ર મળ્યાના ત્રણથી સાત દિવસમાં કરી શકાય છે.