Байгууллагын захидал хэрхэн бичих вэ. Захиралд бичсэн захидлын заавал байх ёстой догол мөрүүд. Захидал нь гарчигтай байх ёстой

Бизнесийн захидал бол аливаа бизнесийн харилцааны гол хэрэгслүүдийн нэг юм. Сайн бичсэн бизнесийн захидал нь компанийн талаар эерэг сэтгэгдэл төрүүлэхэд тусална. Нэг муу бичсэн захидал таны нэр хүндийг бүхэлд нь устгаж чадна. Бид бизнесийн захидал харилцааны дүрмийн талаар аль хэдийн бичсэн байгаа, одоо бизнесийн захидлын тодорхой жишээг авч үзье.

бизнесийн захидлын дээж

Бизнесийн санал, гомдлын захидал, талархлын захидал, татгалзсан захидал гэх мэт олон төрлийн ажил хэргийн захидал байдаг. хамгаалах захидал, баталгааны бичиг, мэдээлэл гэх мэт. Тэдний эмхэтгэлийн зарчим нь бие биенээсээ бараг ялгаатай биш юм. Алдаа гаргахгүйн тулд дахин хараарай.

Баярлалаа захидлын жишээ

Батлан ​​даалтын захидлын жишээ

Хариултын захидлын жишээ

тэр сайн жишээЭелдэг татгалзсан захидал ямар байж болох талаар:

Мэдээллийн захидлын жишээ

Гомдлын захидлын жишээ

Бизнесийн захидал харилцааны англи хэл дээрх захидлын жишээ

Харамсалтай нь хүн бүр англи хэлний өндөр түвшний мэдлэгтэй байдаггүй. Мөн ихэвчлэн менежерүүд бизнесийн захидал бичих шаардлагатай үед бага зэрэг төөрөлддөг Англи хэл. Орост ч гэсэн хүмүүс захидал харилцааны хувьд бие биенээ үргэлж ойлгодоггүй бол гадаад хэлний талаар юу хэлэх вэ? Энэ нөхцөл байдлаас гарах хамгийн сайн арга бол ижил төстэй үсгүүдийг хайж, захидалдаа тэдгээрээс тохирох хэллэгийг ашиглах явдал юм. Жишээлбэл, англи хэл дээрх бизнесийн захидлын гурван жишээг энд оруулав: үйлчлүүлэгчид талархал илэрхийлсэн захидал, гүйлгээний нөхцөлийг тодруулсан захидал, худалдан авах саналын хариу захидал. Файл бүр нь англи хэл дээрх захидлын хувилбар болон орос хэл дээрх орчуулгыг агуулна.
Үйлчлүүлэгчид талархлын захидлыг англи хэл дээр татаж авах.
Хэлэлцээрийн нөхцөл бүхий захидлыг англи хэл дээр татаж авна уу.
Худалдан авах саналд хариулах захидлыг англи хэл дээр татаж аваарай.

Бизнесийн захидлын бүтэц

Тодорхой бүтэц нь бизнесийн захидлын заавал байх ёстой шинж чанар юм. Энэ нь хүлээн авагчид бичсэн зүйлийн утгыг хурдан ойлгож, унших хугацааг багасгахад тусална. Бизнесийн захидал дараахь үндсэн хэсгүүдээс бүрдэнэ.

1. Гарчиг (захидлын сэдэв).Захидлын гарчигт та түүний товч зорилго, мөн чанарыг бичих хэрэгтэй. Энд хийсвэр хэллэг ашиглах боломжгүй. Захидал нь юуны тухай байгаа нь зөвхөн гарчигаар л хаяг хүлээн авагчид ойлгомжтой байх ёстой. Тухайлбал, "Бүтээгдэхүүн нийлүүлэх үнийг өөрчлөх тухай" эсвэл "ХХХ компанитай худалдааны хамтын ажиллагааны бизнесийн санал".

2. Мэндчилгээ."Эрхэм хүндэт + овог нэр!" Мэндчилгээг бизнесийн захидалд уламжлалт гэж үздэг. Гэсэн хэдий ч нэр өгөх шаардлагагүй. Та мөн хаяг хүлээн авагчид байр сууриа илэрхийлж болно: "Эрхэм ноён захирал!". Гэсэн хэдий ч нэрээр нь ярих нь сэтгэлзүйн зайг бага зэрэг багасгаж, сайн тогтсон бизнесийн харилцааг чухалчилдаг гэдгийг санаарай. Хэрэв захидал нь хэсэг бүлэг хүмүүст зориулагдсан бол "Эрхэм ноёд хатагтай нар аа!", "Эрхэм хүндэт түншүүд ээ!" гэж бичихийг зөвшөөрнө. гэх мэт. "Ноён", "Хатагтай" гэсэн товчлол эсвэл эхний үсгийг ашиглах нь үл хүндэтгэсэн шинж тэмдэг гэж ойлгогддог тул үүнээс зайлсхийхийг хичээ.

3. Захидал бичих зорилго, түүний мөн чанар, гол санааг илэрхийлсэн мэдэгдэл.Энэ бол захидлын гол хэсэг юм. Энд та захидал бичих болсон шалтгаанаа шууд бичдэг.

4. Энэ асуудлыг шийдвэрлэх талаар та бүхний санал, зөвлөмж, хүсэлт, гомдол.Бизнесийн захидал нь бараг үргэлж хүлээн авагчийн тодорхой хариу үйлдэлтэй байдаг (цэвэр мэдээллийн захидлуудаас бусад). Тиймээс зөвхөн асуудлыг өөрөө тайлбарлахаас гадна түүнийг шийдвэрлэх өөрийн сонголтыг санал болгох нь чухал юм. Хэрэв та гомдол бичиж байгаа бол зохих арга хэмжээ авахыг хүснэ үү, хэрэв та хамтран ажиллах санал гаргавал үүнийг тайлбарлана уу боломжит сонголтууд. Нэг үгээр бол таны захидлыг хүлээн авагч та түүнээс "юу" хүсч байгаагаа ойлгохоос гадна "хэрхэн" хэрэгжүүлэхийг санал болгож байгааг ойлгох ёстой. Тэгвэл жинхэнэ ажил хэргийн захидал болно.

5. Товч хураангуй, дүгнэлт.Эцсийн эцэст бид дээр дурдсан бүх зүйлийг нэгтгэн дүгнэж болно. Гэсэн хэдий ч үүнийг маш товчоор хийх нь үргэлж боломжгүй байдаг. Энэ тохиолдолд эхний хоёр догол мөрөнд тайлбарласан зүйлээ хэдэн өгүүлбэрээр бичих нь үнэ цэнэтэй зүйл биш юм. гэдгийг санах хамгийн сайн найзбизнесийн захидал богино байна. Тиймээс ихэнх тохиолдолд "Амжилттай хамтран ажиллана гэж найдаж байна", "Би энэ асуудлаар таны хариултыг хүлээж байна" гэх мэт хэллэгээр хязгаарлагдахад хангалттай.

6. Гарын үсэг.Ажил хэргийн захидалд илгээгчийн албан тушаал, нэр, овог нэр, уламжлалт хэллэгээр "Хүндэтгэсэн" гэсэн үгээр гарын үсэг зурдаг. Бусад сонголтууд бас боломжтой: Сайн сайхныг хүсье”, “Хүндэтгэсэн” гэх мэт нь хүлээн авагчтай харилцах харилцаанаас хамаарна. "Хүндэтгэсэн" гэсэн хэллэг нь хамгийн түгээмэл бөгөөд хэрвээ бүртгүүлэх нь илүү тохиромжтой гэж эргэлзэж байвал энэ хэллэгийг ашигла, та алдахгүй нь гарцаагүй.

Мөн гарын үсэг зурахдаа тантай холбоо барих сонголтыг нэмэх нь илүүц байх болно: бусад имэйл хаяг, ажлын утасны дугаар, скайп. Үүний давуу тал нь хэрэв хүсвэл хүлээн авагч тантай хялбар аргаар хурдан холбогдох боломжтой төдийгүй, ингэснээр та хүлээн авагчтай харилцахдаа нээлттэй, бэлэн гэдгээ харуулах болно.

Албан бичиг бол юуны түрүүнд баримт бичиг гэдгийг мартаж болохгүй. Тиймээс, үүнийг эмхэтгэх дүрмийг үл тоомсорлож, та компанийхаа нэр хүндийг болон өөрийгөө мэргэжилтний хувьд эргэлт буцалтгүй сүйтгэж байна.

Аливаа бизнесийн салшгүй шинж чанар бол бизнесийн захидал харилцаа юм. Аж ахуйн нэгж бүрийн ажилчид хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчид, ханган нийлүүлэгчид, хэрэглэгчидтэй харилцдаг. Ерөнхийдөө аливаа оффисын өдөр тутмын ажил нь захидал харилцаанд оролцох явдал юм.

Өдөр бүр аж ахуйн нэгж, байгууллагын ажилчдын дийлэнх нь олон тооны мессеж илгээж, хүлээн авдаг боловч хүн бүр дагаж мөрддөггүй. тогтоосон хэм хэмжээба тэдгээрийг бий болгох дүрэм. Бизнесийн захиаг зөв, зөв ​​бичих нь тийм ч энгийн зүйл биш юм. Дэлхий дээр хэрэгждэг, ажлын урсгалтай холбоотой хэд хэдэн шаардлага, хэв маяг байдаг. Эдгээрт бизнесийн захидал бичих дүрэм, дизайны талаархи гол санааг багтаасан болно.

Гуравдагч этгээдийн байгууллага эсвэл зэргэлдээх хэлтэс дэх хамт ажиллагсаддаа мессеж бичихдээ хатуу хэв маягийг баримтлах хэрэгтэй (ийм хязгаарлалт байхгүй найрсаг захидал харилцааг эс тооцвол). Гүйлгээний ач холбогдол эсвэл туршиж үзсэн бүтээгдэхүүний таашаалыг илэрхийлэхийн тулд хэтэрхий сэтгэл хөдлөм үгс бүү ашигла. Бизнесийн захидал нь тодорхой, товч бөгөөд боломжийн хязгаарлагдмал байх ёстой.

Зурвас нь хүлээн авагчаас эхлэх ёстой. Хэрэв энэ нь гуравдагч этгээдийн байгууллагын ажилтанд зориулагдсан бол та түүний нэр, хүлээн авагчийн албан тушаал, түүний бүтэн нэрийг заавал зааж өгөх ёстой. Баримт бичиг нь компанид үлдсэн тохиолдолд овог нэрийн эхний үсгээр бичигдсэн байх нь хангалттай (та албан тушаалыг нэмж болно).

Гуравдагч этгээдийн байгууллагад хандсан бизнесийн захидлыг компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр (цахим хэлбэрээр эсвэл цаасан хэлбэрээр илгээхээс үл хамааран) бичнэ. Хэрэв байхгүй бол та баримт бичгийн "толгой" хэсэгт илгээгчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг зааж өгч болно.

Текстийг эмхэтгэж эхлэхээсээ өмнө түүний бүтцийн талаар бодож, бичих гол сэдэв, зорилгыг тодорхойлох хэрэгтэй. Энэ нь бичих үйл явцыг ихээхэн хөнгөвчлөх болно. Захидал нь зөвхөн илгээгчийн нэр төдийгүй албан тушаал, мөн түүний төлөөлж буй аж ахуйн нэгжийн нэрийг харуулсан гарын үсгээр төгсөх ёстой.

Санал оруулахдаа боломжит үйлчлүүлэгчэсвэл эцэст нь түнш бол та хамтын ажиллагаанд талархаж байгаагаа илэрхийлж, цаашдын хамтын ажилд найдаж байна.

Бизнесийн захидал харилцаанд ашигладаг дүрмээс гадна зөвлөмжүүд бас байдаг. Жишээлбэл, тодорхой хүнд хаягласан аливаа баримт бичиг нь нэрийн эхний үсгээр бус, овог нэрээр "хүндэтгэсэн" гэсэн үгээр эхлэх ёстой. Үсгээр товчилсон үг хэрэглэх шаардлагагүй, жишээлбэл "uv" гэж бичнэ үү. эсвэл хүлээн авагчийн байр суурь, түүний ажлын байрыг багасгах.

Олон улсын баримт бичгийн менежментийг хамгийн хэцүү гэж үздэг, учир нь муж бүр өөр өөрийн харилцааны онцлог шинж чанартай байдаг бөгөөд гадаад түншүүдтэй харилцах хэл нь захидал бичигчдэд үргэлж тодорхой байдаггүй тул та үйлчилгээний үйлчилгээг ашиглах хэрэгтэй. орчуулагчид. Ийм мэргэжилтний үйлчилгээнд хамрагдахаасаа өмнө тэр англи хэл дээр бизнесийн захидал хэрхэн бичихийг мэддэг эсэх, эсвэл утгагүй орчуулгын тухай ярьж байгаа эсэхийг тодруулах хэрэгтэй. Хэрэв гадаадын бичиг баримтын урсгалыг байнга хадгалахаар төлөвлөж байгаа бол хангалттай мэдлэгтэй ажилтан авах нь дээр Гадаад хэлүүн дээр бизнесийн захидал бичих.

Ер нь даалгаврыг биелүүлэх нь баримт бичгийг хэрхэн боловсруулж, хэрхэн зохион бүтээсэнээс ихээхэн хамаардаг. Тиймээс ямар ч тохиолдолд харилцахдаа бизнесийн ёс зүйн ач холбогдлыг дутуу үнэлж болохгүй.

Орчин үеийн бизнесийн захидлын салшгүй бөгөөд чухал хэсэг бол хүсэлтийн захидал юм. Нийтлэлд дурдсан үг хэллэгийн дээж, жишээнүүд, түүнчлэн үүнийг бичихэд заасан дүрмүүд нь шаардлагатай текстийг зөв зохиож, оффисын ажлын ёс заншлын дагуу зохион байгуулахад тусална. Бид танд санал болгож байна алхам алхмаар зааварчилгааэнэ төрлийн програм бичихэд зориулагдсан.

Ерөнхий мэдээлэл

Хүсэлтийн захидал нь зохиогч нь бусад хүмүүсээс аливаа мэдээлэл, баримт бичиг хүлээн авах, хэлцэл хийх, бизнесийн бусад үйлдэл хийх шаардлагатай тохиолдолд хамааралтай болно. Үүнийг тодорхой хүний ​​​​нэр (дарга, захирал, хэлтсийн дарга гэх мэт) болон бүхэл бүтэн байгууллагын хаягаар илгээж болно. Таны тусламж авах хүсэлт нь бизнесийн захидал харилцааны нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн дүрмийг дагаж мөрдөх ёстой.

Захидал бол компанийн нүүр царай, жижиг зүйл хүртэл чухал. Эрх бүхий этгээдийн гарын үсэг, тамга (хэрэв байгаа бол) хэвлэмэл хуудсан дээр хэвлэнэ. Үсгийн сонголт, түүний хэмжээ, хуудсан дээрх текстийн байрлалыг хариуцна. Захын зай, улаан шугам, догол мөрийг үл тоомсорлож болохгүй. Ихэнхдээ баримт бичгийг хараад л анхны сэтгэгдэл төрдөг.

Алхам 1: Очих газраа зааж өгөх

Хэрэв та тодорхой компанид хувийн бус захидал бичвэл энэ нь хүлээн авалт эсвэл оффис руу, дараа нь менежер рүү, эцэст нь шууд гүйцэтгэгч рүү очих болно. Текстийн "таг" хэсэгт тухайн байгууллагын бүтэн нэрийг зөв бичнэ үү, хууль ёсны хаягийг мөн оруулах нь дээр.

Дээр дурьдсанчлан, хамгийн сайн сонголт бол тодорхой хаяг хүлээн авагч, өөрөөр хэлбэл тусламж хүссэн хүсэлтийг зааж өгөх явдал юм. Үргэлж нэр, овог нэрээр нь ярихыг хичээ. Жишээлбэл, "Эрхэм хүндэт Александр Викторович!" эсвэл "Эрхэм ноён Шварц!". Тиймээс та нэгдүгээрт, тухайн хүнд хүндэтгэлтэй хандаж байгаагаа илэрхийлж, хоёрдугаарт, тодорхой хүнд хандсан хүсэлт нь түүнд тодорхой үүрэг хариуцлага, түүнийг авч үзэх, хэрэгжүүлэх хариуцлага хүлээлгэдэг.

Зарим тохиолдолд хэсэг хүмүүс, тодорхой баг эсвэл түүний хэсгийг хаяг хүлээн авагч болгон ашиглах нь логик юм. Энэ нь хэд хэдэн хаягаар хүсэлтийн захидал илгээсэн тохиолдолд ч хамаатай. "Эрхэм хүндэт хамт олон!", "Эрхэм нягтлан бодогчид!" гэх мэт.

2-р шат: Магтаал

Албан ёсны хүсэлтийн захидалд хүлээн авагчтай холбоотой магтаалыг агуулсан байвал сайн. Үүнийг хийснээр та түүний "Яагаад надад энэ асуултаар хандаад байгаа юм бэ?" Гэсэн асуултад хариулж байх шиг байна. Та тухайн хүний ​​өмнөх гавьяа, хувийн чанар, компанийн статус гэх мэтийг тэмдэглэж болно. Тодруулбал, "Танай пүүс бол тэргүүлэгч ханган нийлүүлэгч...", "Та энэ чиглэлээр олон хүнд хэцүү асуудлыг шийдвэрлэхэд тусалсан...", "Танай байгууллага зах зээлийн салбартаа тэргүүлэгч мэргэжилтэн..." гэх мэт хэллэгийг ашиглана уу. Хүсэлтийн захидал (текст дэх жишээ, жишээ) нь стандарт бус шинж чанартай бөгөөд хүлээн авагчийг татах шаардлагатай үед магтаал байх нь зүйтэй гэдгийг бүү мартаарай. Таны хүсэлтийг биелүүлэхэд чухал ач холбогдолтой чанар, ач тусын талаар түүний анхаарлыг хандуул. Гэсэн хэдий ч бид сайн ба зөв магтаал, бүдүүлэг зусардах хоёрын хооронд маш нарийн шугамыг давахыг зөвлөдөггүй.

3-р шат: Хүсэлтийг нотлох

Аливаа хүсэлт үндэслэлтэй байх ёстой, учир нь хүлээн авагч та яагаад түүнд тусгайлан хандаж байгаагаа мэдэж байх ёстой. Тиймээс асуудлын голд нь оруулах нь зүйтэй болов уу. Дээр энэ үе шатБид схемийн дагуу захидлын текстэнд оруулах ёстой хамгийн үнэмшилтэй гурван аргументыг сонгохыг зөвлөж байна: дунд хүч чадал, сул, хамгийн хүчтэй.

Хүсэлт нь өөр өөр түвшний нарийн төвөгтэй байж болох бөгөөд хүлээн авагч нь түүний хэрэгжилтийг үргэлж сонирхдоггүй тул та бэлтгэлтэй байх хэрэгтэй. Үүнтэй холбогдуулан түүнийг хэрэгжүүлэх нь түүнд боломжит ашиг тустай гэдэгт итгэлтэй байх ёстой. Таны баримт бичгийг бүрэн нухацтай хүлээн авахын тулд хүлээн авагчийг сонирхоорой.

Хүсэлтийн захидалд түүнд тодорхой сонирхол татахуйц боломжийг хэрэгжүүлэх саналыг агуулж болно.

Үг хэллэгийн жишээ

• “Ямар ч үед санаачлагатай, бизнес эрхлэгчидзөвхөн материаллаг амжилтанд хүрэхийн төлөө төдийгүй бас хичээх Хувийн өсөлтсайн үйлсээрээ хүмүүсийн дунд үүрд дурсагдах, хүндэтгэлийг нь олох.
• Мэдээж таны гол зорилго бол нийслэлийн иргэдийн амьжиргааг дээшлүүлэх явдал” гэв. Ялангуяа энэ үгийг орлогчид, жишээлбэл, орон байраар хангах хүсэлт гаргахад ашиглаж болно. цэцэрлэг, тоглоомын талбайн зохион байгуулалт гэх мэт.

Та мөн хүлээн авагчтай холбоотой асуудлыг дуудаж, таны хүсэлт түүнийг шийдвэрлэх эсвэл тодорхой боломжуудыг хэрэгжүүлэхэд хэрхэн тусалж болохыг түүнд харуулж болно.

Танд нөгөө талдаа санал болгох зүйл байхгүй, эсвэл энэ нөхцөл байдалд тохиромжгүй байдаг. Энэ тохиолдолд хамгийн оновчтой гарц бол таны хүсэлтийн ач холбогдлын тухай түүх юм. Нөхцөл байдлыг аль болох найдвартай, бүрэн дүрслэн бичээрэй, ингэснээр тэдний хэлснээр сэтгэлд хэрэгтэй болно. Хэрэв таны түүхийн сэтгэл хөдөлгөм мөч нь априори биш бол баримтыг хэлж, шалтгаан, үр дагаврын харилцаанд анхаарлаа хандуулаарай. Хэрэв та татгалзсан эсвэл эсрэгээр нь туслахыг зөвшөөрвөл юу болох талаар бидэнд хэлээрэй.

Алхам 4: Хүсэлт гаргах

Хүсэлт хүлээн авагч таны хүсэлтийг хүлээж авахад бэлэн байгаа тохиолдолд үүнийг хэлж болно. Текстээ богино, урт, задалсан өгүүлбэрээс зайлсхийж, хоёрдмол утгатай, дутуу хэллэгээс зайлсхий. Хүсэлтийн захидал (текст дэх үг хэллэгийн жишээ, жишээ) нь товч бөгөөд тодорхой утгатай байх ёстой. Тиймээс, хэрэв та компанид ямар нэгэн тоног төхөөрөмж худалдаж авахыг хүсвэл бүрэн байдал, үнэ, тоо хэмжээг зааж өгнө үү.

“Яаралтай тусламжийн тасгийг тоноглохын тулд эмнэлэгт 3.5 сая рублийн өртөгтэй шинэ машин хэрэгтэй байна. Үүнийг авахад тусална уу."

Эсвэл, жишээлбэл, түрээсийн төлбөрийг бууруулах хүсэлтийг зааж өгөх ёстой: "Бид танаас байрны түрээсийг 500 рубль хүртэл бууруулахыг хүсч байна. Эдийн засгийн байдал тогтворжих хүртэл ам.метр тутамд .

5-р шат: Дүгнэлт хийх

Захидлын төгсгөлд та хүсэлтээ нэгтгэн бичих хэрэгтэй. Үүнийг дахин давтаж, хүссэн тусламжийг хүлээн авагч танд үзүүлэх тохиолдолд ашиг тусаа өгөхөд анхаарлаа төвлөрүүл. Гэхдээ хүсэлтийн текстийг бага зэрэг өөрчлөх хэрэгтэй. Түрээсийн төлбөрийг бууруулах ижил жишээ рүү буцахдаа бид дараахь үгийг санал болгож байна.

"Хэрэв та түрээсийн төлбөрийг 500 рубль хүртэл бууруулахыг зөвшөөрвөл. 20 гаруй ажлын байрыг хадгалахад хувь нэмрээ оруулах, эдийн засгийн өнөөгийн нөхцөл байдал тогтворжих үед нэг ам.метр талбайгаас болж алдагдал хүлээхгүй болно. бүрэн байхгүйтөлбөр."

Зөвхөн хүсэлтийг давтах нь чухал гэдгийг санаарай, гэхдээ бас түүний хэрэгжилтээс олж авах ашиг тусыг дахин давтах нь чухал бөгөөд энэ нь материаллаг байх албагүй. Олон томоохон компаниуд ивээн тэтгэгч, хөрөнгө оруулагчийн үүрэг гүйцэтгэж, буяны ажил хийдэг.

Одоо үйл явцыг үе шаттайгаар судалсны дараа хүсэлтийн захидал хэрхэн бичих талаар асуулт гарахгүй гэж бид бодож байна. Бизнесийн захидал харилцааны бүх дүрэм, зарим нюансуудыг харгалзан үзэх нь хангалттай юм. Бид танд өөр нэг жишээг судлахыг санал болгож байна.

Жишээ

Эрхэм Феликс Петрович!

Танай аж ахуйн нэгж хэдэн жилийн турш тус үйлдвэрт оюутнуудын үйлдвэрлэлийн дадлагыг зохион байгуулж, их сургуульд олж авсан мэдлэгээ амьдралд хэрэгжүүлэхэд нь тусалж байна.

Та боловсон хүчний хэлтсийн даргын хувьд шинэ ажилтнууд, залуу, ирээдүйтэй инженерүүд, өндөр мэргэшсэн мэргэжилтнүүдийг татах сонирхолтой хүн юм. Өнөөдөр энэ мэргэжил нь хамгийн эрэлт хэрэгцээтэй мэргэжил юм. Олон оюутнууд түүний боломж, нарийн мэдрэмж, ач холбогдлын талаар мэдэхийг хүсдэг.

Үүнтэй холбогдуулан 4-р сарын 25-ны өдрийн 17:00 цагаас 1-2-р дамжааны элсэгчид болон оюутнуудтай ерөнхий инженерийн уулзалтыг өөрийн үйлдвэрийг түшиглэн зохион байгуулахыг хүсье.

Та өнөөдөр энэ мэргэжлийн давуу тал, нууцыг ярьснаар маргааш мэргэжилтэн, мэргэжилтэн бэлтгэх бат бөх суурийг тавьж байна. Магадгүй, хэдэн жилийн дараа энэ нь танай компанийг авчрах нэг юм шинэ түвшинхөгжил.

Хүндэтгэсэн, талархалтайгаар

Их сургуулийн ректор И.Ж.Бычков

Хүсэлтийн захидалд ямар шаардлага хангасан байх ёстой, дээж, үг хэллэгийн жишээг судалсны дараа та үүнийг практикт хялбархан бичиж чадна.

Өнөө үед таны мессежийг хэнд хаягласан (боломжтой ажил олгогч, бардам албан тушаалтан эсвэл дотны найз) болон захидал илгээх аргаас (энгийн юм уу) үл хамааран зөв бичих чадвартай байх шаардлагатай. цахим шууданмагадгүй факсаар).

Загвар үсгийн сонголтуудыг энэ сайтын "" хэсгээс харж болно. Одоо бичих, форматлах зарим дүрмийн талаар ярилцъя. Захидал гурван ерөнхий ангилалд хуваагдана:

• хувийн - таны хайртай хүмүүс, гэр бүлийн гишүүд, дотны найзууд, тийм ч их биш (албан бус хэв маягийг ашиглах),
• хагас албан ёсны - өөртэйгөө холбоотой асуудлаар янз бүрийн байгууллагуудтай захидал харилцаа (жишээлбэл, таны дансны төлөв байдлын талаар банктай, нийгмийн хамгааллын байгууллагатай зохих ашиг тус, бараа хүлээн авах тухай борлуулалтын сүлжээ гэх мэт),
• бизнесийн (үйлчилгээний) захидал - танд албан ёсны бизнесийн танилцуулгын хэв маяг хэрэгтэй бөгөөд бүртгүүлэхэд хатуу шаардлага тавьдаг.

Хувийн захидал хэрхэн бичих вэ

Хувийн захидалТа ойр дотны гэр бүл, найз нөхөдтэйгээ харьцдаг тул бичих нь ихэвчлэн тааламжтай байдаг. Эхлээд та сайн уу гэж хэлэх хэрэгтэй, зүгээр л "Сайн уу!" гэдэг үг сайн байна.

Хэрэв та хариултаа өгөхөөс хоцорсон бол уучлалт гуйж, шалтгааныг дурдах нь эелдэг байх болно. Хэрэв та аль хэдийн хүлээн авагчтай захидал харилцаатай байгаа бөгөөд танд асуулт тавьсан бол одоо тэдэнд хариулах цаг болжээ. Дараа нь "Би сайн байна" гэсэн танилцуулга хэлсний дараа та үйл явдлын танилцуулгыг үргэлжлүүлж, санаа зовж буй зүйлийн талаар бичиж болно.

Харилцааны хэв маяг нь албан бус байдаг тул хошигнол, хов жив (үйл явдлын талаархи өөрийн үнэлгээ эсвэл бусдын санаа бодлыг тайлбарлах), загварын сэтгүүлийн нийтлэлийг дахин ярих нь тустай. Нэг үгээр бол таны бичвэрийг сонирхолтой болгодог бүх зүйлийг ашигла. Эмотиконууд, “за, яаж?”, “Үнэхээр, гайхалтай?” гэх мэт асуултууд хувийн захидлыг сайн амилуулна.

Чин сэтгэлээсээ байхыг хичээ. Хүлээн авагчаа хэрхэн хийж байгааг асууж, захидал харилцаагаа үргэлжлүүлэхийн тулд ээлжлэн асуулт асуу. Төгсгөлд нь "хайртай", "уулзмаар байна", "сонсохыг тэсэн ядан хүлээж байна" гэх мэт мэдрэмжээ илэрхийл. Гарын үсэг зурахаа мартуузай (и-мэйл хаягаар алддаг), гэхдээ захидал хүлээн авагч нь хэнээс ирснийг хэзээ ч тааж магадгүй (и-мэйл хаягаар энэ нь үргэлж тодорхой байдаггүй). Захиаг дахин уншиж, шаардлагатай бол алдааг засаарай. Тэд ихэвчлэн хүмүүсийг бухимдуулж, хүндэтгэлгүй ханддаг.

Хагас албан ёсны захидал хэрхэн бичих вэ

хагас албан ёсны үсэгаль болох товч бөгөөд сэдвийг тодорхой тусгасан байх ёстой. Энгийн бөгөөд логиктой. Муу ааштай сайхан захидалзохиож болохгүй. Сэдвээс уянгын хазайлт, сэтгэл хөдлөлийн илрэлээс татгалзаж, нотлох баримтад анхаарлаа төвлөрүүлэх нь дээр (ялангуяа гомдлын хувьд чухал).

Би танд компьютер ашиглан захидал бичиж, дараа нь ердийн цагаан А4 хуудсан дээр хэвлэж, үзэггээр гарын үсэг зурахыг зөвлөж байна. Гараар бичсэн захидал бичихийг зөвшөөрдөг. Энэ тохиолдолд гаргацтай, үнэн зөв, ялангуяа овог нэрийг бичээрэй.

Гаргацтай бол уншихад хялбар. Одоо ноцтой байгууллагуудад баримт бичгийг цахим хэлбэрээр бүртгэдэг. Таны овог нэр (энэ нь үзэсгэлэнтэй, гэхдээ ээдрээтэй байж магадгүй) зөвхөн танд сайн мэддэг. Хэрэв таны захидлыг бүртгэх явцад овог нэрийн дор хаяж нэг үсгийг сольсон бол асар том мэдээллийн сангаас цахим хайлт хийх нь таны давж заалдах хүсэлтийг олохгүй байх шиг байна. Бүртгэлтэй эсэхийг нь мэдэх нь танд хүндрэлтэй байх болно, гэхдээ дараа нь хариулт танд хүрч магадгүй юм.

Хүлээн авагчийг зааж өгдөг заншилтайзахидлын баруун дээд буланд. Би танд туслах хэд хэдэн сонголтыг өгөх болно, тэд бүгд хүчинтэй. Энэ бүхэн таны сонголтоос хамаарна, мөн та нэрийг нь мэдэх үү бүтцийн нэгжэсвэл албан тушаалтнуудхүлээн авагч:

холбооны үйлчилгээ
ажил, хөдөлмөр эрхлэлтийн төлөө

Холбооны албаны дарга
ийм юмуу тийм
БА ТУХАЙ. Овог

өөрөөр

Волгоградын захиргаа
Ийм ийм хэлтэс - түүний нэр

Ерөнхий редактор
"Пшик" хэвлэлийн газар
Э.Ф. Кагайловский

"Переполох" ХХК
Ахлах нягтлан бодогч
А.И. Квочинская

ямар ч хувь хүн

Тугриков С.М.
st. Лусная, 207, байр. 1375,
Воронеж, 400001

Хүлээн авагчийн доор овог, овог нэр, овог нэр, ердийн шуудангаар хариу илгээх бүтэн хаягаа бичнэ үү, утасны дугаараа өгөх нь дээр.

Хэрэв та аль хэдийн хаа нэгтээ дахин өргөдөл гаргаж байгаа бол заавал зааж өгөх ёстой хүлээн авсан захидлын дугаар, огнооны холбоос(хэд хэдэн байж магадгүй). Энэ нь захидал харилцааны боловсруулалтыг ихээхэн хөнгөвчлөх бөгөөд та тухайн асуудлын талаархи өмнөх захидал харилцааг харгалзан хариу өгөх нь гарцаагүй. Энэ нь "08/31/2014 оны дугаар (тоо) дээр" гэж бичсэн байна. Энэ холбоосыг текстийн зүүн талд байрлуулсан бөгөөд та үүнийг үсгийн элементүүдийн диаграмм бүхий зургаас харж болно.

Хэрэв та хандаж буй хүнийхээ нэрийг мэдэж байгаа бол "Эрхэм хүндэт ...!" гэсэн бичвэрийг эхлүүлж, "Хүндэтгэсэн" гэж дуусгах хэрэгтэй.

Хэрэв дагалдах баримт бичиг байгаа бол текстийн доор тэмдэглэнэ баримт өгсөн. Дараа нь та захидлын хамт яг юу илгээснээ амархан нотлох боломжтой. Ямар тодорхой баримт бичиг (эсвэл хуулбар) илгээж байгааг текстэнд эсвэл шууд зааж өгч болно өргөдөл байгаа тохиолдолд. Энэ нь үндсэн текстийн доор байрладаг, жишээлбэл:

Хэрэглээ: 2 литр. 1 хувь.

Хавсралт: төлбөрийн баримтын хуулбар ... 2 хуудас. 1 хувь.

Та өөрийгөө санаж байх ёстой давж заалдах өргөдөлдөө үргэлж зааж өгөх ёстой:

• овог, нэр, овог нэр,
• хариу илгээх таны хаяг,
• дугаар, хувийн гарын үсэг.

Үгүй бол таны захиаг нэргүй гэж үзэж болно. Ийм захидлуудыг авч үзэхгүй бөгөөд энэ нь таны давж заалдах хүсэлтийн хариуг хүлээн авахгүй гэсэн үг юм. Эрх баригчид таны захидлыг бүртгэсэн өдрөөс хойш нэг сараас илүүгүй хугацаанд хариу өгөх үүрэгтэй.

Захидлыг та өөрөө бичсэн байх ёстой давхардсан тоогоор. Та өөрт хэрэгтэй байгууллагатайгаа биечлэн холбогдож болно. Энэ тохиолдолд бичиг хэргийн албанд (нарийн бичгийн дарга, оффис эсвэл ерөнхий хэлтэс) ​​захидлын хуулбарыг огноотойгоор хүлээн авахыг хүсэх хэрэгтэй. Шууд тавьсан нь дээр регистрийн дугаар, гэхдээ томоохон байгууллагуудад тэд олон тооны захидлаас болж шууд бүртгүүлэхгүй байж болно. Иймд өргөдөл гаргахдаа тухайн захидлын хуулбар дээр байгууллагын нэр, огнооны тамга дарсан байхад хангалттай. Хэрэв та эцсийн хугацааг дуусгах эсвэл дараа нь давж заалдах баримтыг баталгаажуулах шаардлагатай бол энэ нь маш чухал юм.

Гэхдээ өөрийн биеэр хаа нэгтээ явах шаардлагагүй. Хамгийн ойрын шуудангийн газарт очих нь танд илүү хялбар байх болно. Энэ тохиолдолд мэдэгдлийн хамт бүртгүүлсэн шуудангаар илгээнэ үү. Үр нөлөө нь адилхан байх болно. Хэсэг хугацааны дараа та байгууллага руугаа утасдаж, захидлынхаа хувь заяаг мэдэж болно. Мөн та хаашаа ч залгаж чадахгүй, зүгээр л хариу хүлээх хэрэгтэй.

Хэрэв та эцэст нь ойлгомжтой хариултын оронд бүртгэлээ хасуулсан бол дахин холбогдоно уу. Тухайлбал, эрх баригчдад нэг асуудлаар удаа дараа давж заалдсан баримтад хяналт тавьдаг. Эсвэл гомдлын хэлбэрээр захидал бичээрэй, та дээд байгууллагад илгээхийг оролдож болно. Ийм уриалгад бас их анхаарал хандуулдаг.

тухайд - энэ бол хамгийн нэг юм чухал сэдвүүдоффисын ажил бөгөөд үүнд зориулагдсан тусдаа нийтлэл байх ёстой.

Евгения судал

*** Хэрэв та интернетээр худалдан авалт хийж (хувцас, утас, үйлчилгээ авах, зочид буудал захиалах гэх мэт) дассан бол энэ ҮЙЛЧИЛГЭЭГ ашиглан мөнгөнийхөө тодорхой хэсгийг буцааж өгөх боломжтой. Энэ нь надад ашигтай.

Энэ нийтлэлийг нэмж оруулсанд баярлалаа:

Энэ сэдвээр илүү сонирхолтой:

Оруулсан 8 сэтгэгдэл

Өнөөдөр бараг бүх хүн интернетийг идэвхтэй ашигладаг. Гэхдээ бизнесийн захидал харилцаа нь хамааралтай, чухал байхаа больсонгүй. Үүнийг зүгээр л өөр хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд шилжүүлсэн. Бизнес захидлыг хэрхэн бичих, хэлбэржүүлэх талаар хэвлэлд өгүүлэх болно.

Бизнесийн мессеж юу агуулж болох вэ?

Юуны өмнө бизнесийн захидал харилцаа нь ажилчид болон бизнесийн түншүүдтэй аливаа санал, санал солилцох боломжийг олгодог. Захидал нь компаниудын хоорондын үл ойлголцлыг арилгах хүсэлт, нэхэмжлэл болон бусад бодлыг агуулж болно. Ер нь ажил хэргийн захидал харилцаа бол албан ёсны захидал харилцаа юм.

Бусад үсгүүдээс ялгаатай

Үндсэн ялгааг дараах байдлаар нэгтгэн дүгнэж болно.

• Илтгэлийн хэв маяг.
• Дэд захирагдах байдал.
• Сэтгэл хөдлөлийн хүчтэй илэрхийлэлгүй үгсийн сан.
• Дүрмээр бол захидал нэг хуудаснаас илүүгүй байна.
• Текстийн бүх фонт ижил (жижиг биш, том биш).
• Энэ нь ихэвчлэн байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн байдаг.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Хариулах захидал:

• Хүсэлт.
• Өргөдөл.
• Шаардлага.
• Өгүүлбэр.
• Давж заалдах.

Хариу өгөх шаардлагагүй захидал:

• Мэдээллийн.
• Мэдэгдэж байна.
• Дагалдан яваа.
• Баталгаат хугацаа.
• Анхааруулга.
• Сануулагч.

Арилжааны захидал. Тэд ихэвчлэн гэрээний хугацаанд эсвэл гэрээ байгуулахад шаардлагатай байдаг.

• Хүсэлт.
• Хүсэлтэд хариу өгөх.
• Сануулагч.
• Нэхэмжлэл.
• Санал. Энэ бол гэрээ байгуулах, хэлцэл хийх санал юм.
• Үүргээ биелүүлэх, гэрээг цуцлах гэх мэтийг сануулах.

Арилжааны бус захидал:

• Урилга.
• Аливаа зүйлийн талаархи мэдээлэл.
• Талархлын илэрхийлэл.
• Зөвлөмж.
• Хүсэлт.
• Зааварчилгаа.
• Дамжуулах захидал.
• Эмгэнэл илэрхийлэв.
• Ямар ч тохиолдолд баяр хүргэе.
• Батлан ​​даалтын бичиг.
• Бараа хүлээн авах, үйлчилгээ үзүүлэх гэх мэтийг баталгаажуулах.

Бизнес захидлуудыг бүтцээр нь ангилах:

• Хатуу хэв маягийн дагуу эмхэтгэсэн.
• Чөлөөт хэлбэрээр бичсэн.

Хүлээн авагчаас хамааран төрлүүд:

• Ердийн. Нэг хаяг хүлээн авагч руу илгээсэн.
• Хамтлаг. Нэг хүнд илгээсэн боловч хэд хэдэн хүнээс.
• Тойрог. Олон хүлээн авагч руу илгээсэн.

Захидлын хэлбэр нь дараах байдалтай байна.

• Энгийн шуудангийн дугтуйнд илгээсэн.
• Өөрийн биеэр хүлээлгэн өгсөн.
• факс хэлбэрээр илгээсэн.
• Имэйлээр илгээсэн.

Таны харж байгаагаар бизнесийн мессежийг янз бүрийн аргаар, өөр зорилготойгоор илэрхийлж болно. Гэхдээ зарим тохиолдолд ёс зүйн шалтгаанаар үүнийг компьютер дээр биш гараар бичих ёстой гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Энэ нь баяр хүргэж, эмгэнэл илэрхийлэхэд хамаарна.

Захидлын хэсгүүд

Сайн бизнесийн захидал үргэлж хэд хэдэн хэсэгт хуваагддаг. Энэ бол танилцуулга, үндсэн ба эцсийн хэсэг юм. Мөн тэд хоорондоо логик холбоотой байдаг.

Дүрмээр бол оршил хэсэг нь захидал бичихэд хүргэсэн нөхцөл байдлын талаархи мэдээллийг агуулдаг. Гол текст нь агуулга нь өөрөө, мессежийн мөн чанар юм. Эцсийн хэсэгт тэд татгалзсан, зөвшөөрөл, хүсэлт гэх мэтийг илэрхийлж болох үр дүнг нэгтгэн харуулав.

Бичих зарчим

Аливаа бизнесийн мессежийг ингэж бичих ёстой.

1. Шударга бусаар.
2. Хаягласан (өөрөөр хэлбэл тодорхой хүнд зориулагдсан).
3. Маргасан.
4. Найдвартай.
5. Хамгийн бүрэн гүйцэд.
6. Текст дэх бүх мэдээлэл бичих үед одоогийн байх ёстой.

Стилистик шинж чанарууд

Бизнесийн захидал бичих дүрэмд хатуу хэв маягийг баримтлах шаардлагатай гэж заасан байдаг. Зөвхөн албан ёсны баримт бичигт тохирсон ярианы хэрэгслийг ашиглах шаардлагатай. Энэ нь албан ёсны бизнесийн хэв маяг тохиромжтой байх болно. Хэл нь дараах шинж чанартай байх ёстой.

• Албан тушаал.
• Өгөгдсөн мэдээллийн үнэн зөв байдал.
• Объектив байдал.
• Бүтэцтэй.
• Мэдээллийн чанартай боловч товч.

Асуудлын мөн чанарыг энгийн богино өгүүлбэрээр, үйл үгсийг онцолсон байх ёстой. Текстийг нэмэлт нэрээр хэт ачаалах шаардлагагүй, хүлээн авагчийн ойлгохгүй байж болох бага мэддэг, маш нарийн мэргэшсэн нэр томъёог ашиглах шаардлагагүй. Энэ нь зөвхөн сөрөг, татгалзах шалтгаан болно. Энгийн, ойлгомжтой үгээр, илүү олон баримт, онцлогоор тайлбарлахыг хичээсэн нь дээр. Бизнесийн хэв маяг нь мэдээлэлгүй, "устай" текст байхыг зөвшөөрдөггүй.

Эцсийн хэсгийг шаардлагагүй, урт яриагаар дүгнэж болохгүй. Мөн логикгүй, уялдаа холбоогүй саналууд үр дүнд хүрэхгүй. Тиймээс adverbial болон оролцоот хэллэгийг хасах нь дээр. Догол мөр бүр зөвхөн нэг тодорхой санааг агуулсан байх ёстой. Текстийг бөглөсний дараа захидлыг чангаар унших замаар алдаа байгаа эсэхийг хэд хэдэн удаа шалгах нь дээр.

Маягтын шаардлага

Бизнесийн захидлын дүрмийн дагуу үүнийг компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурах нь дээр. Үүнд дараах үндсэн шаардлага тавигддаг.

• Маягтын дунд, хэрэв аж ахуйн нэгж нь төрийн өмчид байгаа бол ОХУ-ын Төрийн сүлдийг оруулах шаардлагатай.
• Захидал нь А4 форматтай хуудсан дээр байх ёстой.
• Зүүн талд талбарыг хоосон орхи (дор хаяж 3 сантиметр). Хэсэг хугацааны дараа материалыг бусад баримт бичигтэй хамт бүрдүүлэх тул энэ нь зайлшгүй шаардлагатай.
• Хамгийн оновчтой фонт бол стандарт "Times New Roman", хэмжээ 12, мөр хоорондын зай 1.5-2 юм. Уншиж байхдаа үүнийг хамгийн сайн ойлгодог.
• Захидлын толгой хэсэгт та байгууллагын нэр, түүний бодит болон хууль ёсны хаяг, утасны дугаар, цахим шуудангийн хаягийг зааж өгөх шаардлагатай.

Загварын онцлог

Хэрэв бизнесийн захидлын загвар нь хэд хэдэн хуудас байсан бол хоёрдугаарт эхлэн дугаарлах хэрэгтэй. Үүний тулд араб тоонуудыг ашиглахыг зөвлөж байна. Тоонуудын хажууд цэг тавих шаардлагагүй.

Захидал нь догол мөр, шаардлагатай бол дэд гарчигт хуваагдана. Текст нь үргэлжилсэн урсгал шиг харагдах ёсгүй, учир нь энэ нь муу ойлгогдоно. Догол мөрүүд нь бусад бодлууд хаана дуусч, хаана эхэлдэг болохыг харуулах болно.

Бизнесийн захидал харилцааны хувьд үсгийн алдаа, устгал, аливаа залруулга нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй гэдгийг анхаарах нь чухал юм. Тэд өрсөлдөгчийнхөө бичиг үсэг үл мэдэх, хөнгөмсөг байдлыг гэрчлэх болно.

Ашигласан дэлгэрэнгүй мэдээлэл

Захидал нь ихэвчлэн дараах мэдээллийг агуулна.

1. Зөвхөн товчлол биш компанийн бүтэн нэр.
2. Утасны дугаар, факсын дугаар, банкны данс, цахим шуудан.
3. Хаяг авагч. Түүгээр ч зогсохгүй компанийн нэрийг огнооны тохиолдолд ашиглах ёстой. Хэрэв та овог нэр, албан тушаалыг зааж өгөх шаардлагатай бол dative case ашиглахыг зөвлөж байна. Хэрэв хүлээн авагч нь цол, эрдмийн зэрэгтэй бол тухайн хүний ​​нэрийн өмнө үүнийг зааж өгөх ёстой.

Шинж чанар бүрийг том үсгээр, шинэ мөрөнд бичих ёстой гэдгийг анхаарах нь чухал.

Бизнесийн захидал дахь лавлагаа

Албан ёсны харилцаа нь үргэлж төвийг сахисан өнгө аястай байх ёстой. Хүлээн авагчид хандсан өргөдөл нь ижил хэлбэртэй байх ёстой. "Өдрийн мэнд" гэх мэт хэллэгүүд тохиромжгүй байх болно. Сайн байцгаана уу гэвэл албан ёсны "Сайн уу" гэж хэлэх нь дээр. Гэхдээ хамгийн чадварлаг сонголт бол нэр, овог нэрээр давж заалдах явдал юм. Мөн хаяг хүлээн авагчтай танилцах хугацаа хэр удаан үргэлжлэх нь хамаагүй. Захидалдаа та нэрний богино хэлбэрийг ашиглах боломжгүй (жишээлбэл, Петя, Аня гэх мэт).

Хүмүүсийн хоорондын зайг хадгалах, нас ахисан эсвэл түүнээс дээш албан тушаалтай хүнийг хүндэтгэхийн тулд "та" руу хандах нь тусална. Гэсэн хэдий ч зарим компаниуд эсрэгээрээ харилцахдаа, тэр ч байтугай захидалдаа "та" гэж ашигладаг заншилтай байдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Энэ хүний ​​нэрийг дараа нь заахгүйгээр "Эрхэм ноёнтон" гэсэн цолыг ашиглах боломжгүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. "Ноён", "Хатагтай" гэсэн товчлолуудаас зайлсхийх хэрэгтэй. Хэрэв та бүлэг хүмүүст хандах шаардлагатай бол нэрийг нь хэлэхгүй байхыг зөвшөөрнө. Дараа нь та товчхон бичиж болно: "Эрхэм ноёд оо!" Дүрэм журмын дагуу нэрээр нь бичсэний дараа та үргэлж анхаарлын тэмдэг тавих ёстой. Жишээлбэл, бизнесийн захидал дахь ижил төстэй хэллэг дараах байдалтай байна. "Эрхэм хүндэт Александр Сергеевич!"

Эцсийн хэсэгт та ашиглаж болно янз бүрийн сонголтууд. "Сайн сайхныг хүсэн ерөөе", "Хүндэтгэсэн", "Хамтран ажиллах итгэл найдвар" гэх мэт. Энд давж заалдах хүсэлт нь албан ёсны боловч найрсаг байх ёстой.

Эцсийн хэсгийг хийж байна

Мөн захидлыг зөв дуусгах нь маш чухал юм. Эцсийн хэсэгт та өмнө нь хэлсэн зүйлийг нэгтгэн дүгнэх хэрэгтэй. Гэсэн хэдий ч дүгнэлтийг 10 өгүүлбэрээр сунгаж болохгүй. Бизнесийн хэв маягийн хувьд товч бөгөөд товчлолыг үнэлдэг гэдгийг санах нь зүйтэй. Энгийн хэллэгээр өөрийгөө хязгаарлах нь дээр. Жишээлбэл, бизнесийн захидал харилцааны эцсийн хэсэгт тохирох хэд хэдэн барилга байгууламжийг өгөх болно. Бизнес захидлуудыг аль болох зөв, эелдэг байдлаар бөглөх хэрэгтэй.

• Таны тусламж эсвэл анхаарал тавьсанд баярлалаа. "Танд баярлалаа гэж хэлье ..." "Баярлалаа!"
• Аливаа зүйлд хаяг хүлээн авагчийн баталгаа. "Бид тантай ажиллахдаа баяртай байх болно."
• Ирээдүйд итгэх итгэлийн илэрхийлэл. "Бид таныг аль болох хурдан сонсох болно гэж найдаж байна."
• Ямар нэг зүйл хүсэх. "Та үр дүнг мэдээлвэл бид талархах болно."
• Ямар нэгэн төвөг учруулсандаа хүлцэл өчье. "Төлбөрийг хойшлуулсанд хүлцэл өчье."

Хүлээн авагчтай хэрхэн баяртай гэж хэлэх вэ

Захидал нь бизнесийнх хэдий ч бизнесийн захидалд та янз бүрийн аргаар баяртай гэж хэлж болно. Үүнийг хийхийн тулд хаалтын хэллэгийг ашиглана уу.

Дараах сонголтууд нь жишээ юм.

1. Хүндэтгэсэн.
2. Хүндэтгэсэн.
3. Сайн сайхныг хүсье.
4. Та бүхний ажилд амжилт хүсье.
5. Цаашид хамтын ажиллагаагаа үргэлжлүүлнэ гэж найдаж байна.
6. Бид үйлчилгээ үзүүлж байгаадаа баяртай байсан.

Өөр сонголтууд байж болно. Энд эцсийн хэллэгийг сонгох нь зөвхөн амтаас хамаарна.

Гарын үсэг зурж байна

Хуудасны хамгийн доод хэсэгт илгээгч гарын үсэг зурах ёстой. Гэхдээ баримт бичиг албан ёсны дүр төрхтэй байхын тулд үүнийг зөв хийх нь маш чухал юм.

Гарын үсэг зурахын тулд албан тушаал, эхний үсэг, овог нэр, эсрэг талыг зааж өгөх шаардлагатай. Нэмж дурдахад та холбоо барих мэдээллийг (хувийн имэйл хаяг эсвэл утасны дугаар) зааж өгч болно. Энэ нь хүлээн авагчид харилцах, хамтран ажиллах хүсэлтэй байгааг харуулах болно.

Алдаа дутагдлын шинж чанарууд

Хэрэв та ямар нэг зүйлээс татгалзах шаардлагатай бол бизнесийн захидал хэрхэн бичихээ мэдэх нь бас чухал юм. Эцсийн эцэст, бүрхэгдсэн сөрөг эсвэл татгалзах нь ч анзаарагдахгүй байх бөгөөд үүнд хүргэх болно сөрөг үр дагавар. Үүний дараа өөртөө эерэг, ядаж төвийг сахисан хандлагад найдах боломжгүй болно. Захидал бичихдээ сэтгэл хөдлөлдөө автах шаардлагагүй. Хүлээн авагч нь маш их ядаргаатай байсан ч өөрийгөө хязгаарт байлгах нь дээр. Татгалзсан захидлыг үргэлж хэд хэдэн удаа унших ёстой. Онцгой анхааралмессежийн өнгө аястай холбоотой.

Мэдээлэл нь ямар ч хэлбэрээр илэрхийлэгдсэн "үгүй" гэсэн үгээр эхэлж болохгүй. Үгүй бол хүлээн авагч нь сонирхолгүй, хамаагүй гэсэн сэтгэгдэл төрүүлэх болно. Нэгдүгээрт, хийсвэр бус үнэмшилтэй тайлбар хийх нь дээр. Татгалзсан шалтгааныг товч дурдахад та баримтыг хэлэх рүү жигд шилжиж болно. Үүний зэрэгцээ бизнесийн захидлын ёс зүйн дагуу дараахь төрлийн үг хэллэгийг ашиглахыг зөвлөж байна.

• Харамсалтай нь бид таны хүсэлтийг биелүүлэх боломжгүй байна.
• Бид чин сэтгэлээсээ уучлаарай, гэхдээ бид таны саналаас татгалзах ёстой.
• Бид гүнээ уучлаарай, гэхдээ дараах шалтгааны улмаас таны хүсэлтийг хангах боломжгүй байна.

Захидлын эхэнд та хүлээн авагчийн хүсэлтийг товчхон хэлэх хэрэгтэй. Тиймээс тэд түүний саналтай үнэхээр танилцсан гэдгийг ойлгох бөгөөд тэр үүнд талархах нь гарцаагүй.

Имэйл бичих онцлог

Өнөөдөр хүмүүс бизнесийн захидлыг цахим шуудангаар явуулах шаардлагатай бол хэрхэн бичихийг сонирхож байна. Ийм захидал харилцааны хувьд өмнө дурдсан бүх дүрэм журмыг мөрдөнө. Гэсэн хэдий ч цахим бизнесийн мессеж нь өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг.

• Нэвтрэх нь хатуу бөгөөд хангалттай байх ёстой. Жишээлбэл, [имэйлээр хамгаалагдсан]муу сонголт юм [имэйлээр хамгаалагдсан]-сайн.

• "Сэдвийн" талбарыг бөглөх нь үргэлж чухал байдаг. Энэ нь юуны тухай мессеж байх нь тодорхой болно. Хэрэв захидал нь танихгүй хүнд зориулагдсан бол гарчиг нь сонирхолтой байх ёстой. Гэхдээ үүнийг хэтрүүлэхгүй байх нь чухал юм. "Одоогийн өвөрмөц санал", "Яаралтай" зэрэг сэдвүүд нь зөвхөн татгалзах шалтгаан болно. Гарчиг нь мессежийн мөн чанарыг агуулсан 3-5 үгээс бүрдэх ёстой.

• Хэрэв захидал харилцаа нь хамт байгаа бол танихгүй хүн, дараа нь та эхлээд түүний талаар хэрхэн олж мэдсэн, компани нь юу хийдэг талаар хэлэх хэрэгтэй. Ийм танилцуулга байхгүй бол мессежийг спам гэж үзэж, тэр даруй устгаж болно.

• Текст дэх чухал цэгүүдийг тодоор тодруулсан нь дээр. Энэ тохиолдолд өөр өөр өнгө хэрэглэх нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.

• Бизнесийн имэйлд том үсгийг ашиглах ёсгүй. Дэд гарчиг, сэдвийн гарчиг хүртэл том том үсгээр бичигдэх ёсгүй. Давхардсан цэг таслалд мөн адил хамаарна.

• Текстийг догол мөр болгон хувааж, тэдгээрийн хооронд хоосон мөр үлдээх нь дээр.

• Мессеж богино байх тусам тэд хурдан хариулах болно.

• Гарын үсэг шаардлагатай. Энэ нь ихэвчлэн цахим шуудангийн хэд хэдэн мөрөөс бүрддэг бөгөөд илгээгчийн нэр, албан тушаал, компанийн нэр, утасны дугаар, вэбсайтын хаяг зэргийг багтаасан байдаг.

• Текст файл, зургийг захидалд хавсаргаж болно. Энэ нь маш тохиромжтой, учир нь Нэмэлт материал, тайлбар, тайлбар, нарийвчилсан тайлбар нь мөн чанараас сатаардаг. Тиймээс тэдгээрийг захидлын текстэнд биш, харин хавсаргасан файлд байрлуулах нь дээр.

• Хэрэв бизнесийн захидал харилцаа удаан хугацаанд үргэлжилж, халуун дотно харилцаатай бол имэйлд эмотикон ашиглахыг зөвшөөрдөг. Тэд бага зэрэг "сэргээх", харилцаа холбоог арилгахад туслах болно. Гэхдээ тэд хүчирхийлэлд өртөх ёсгүй бөгөөд цаасан захидалд тэд ерөнхийдөө хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.

Захидал бичих заавар

Бизнесийн захидал бичих нь хэд хэдэн үе шатанд хуваагдана.

1. Эхлээд та хүлээн авагчийг зааж өгөх хэрэгтэй. Үүнийг хийхийн тулд маягтын баруун дээд буланд хүлээн авагчийн нэр, овог нэр, албан тушаалыг бичих шаардлагатай. Хэрэв хүлээн авагч нь байгууллага бол түүний хууль ёсны хаягийг зааж өгөх ёстой.

2. Хүлээн авагчид хандах. Энэ нь маягтын дунд доод хэсэгт байрлах ёстой. Ямар хэллэг хэрэглэж болохыг аль хэдийн хэлсэн. Ихэвчлэн "Эрхэм Игорь Петрович!"

3. Зорилгын мэдэгдэл. Доор, шинэ мөрөнд та гол санаа, бүх санааг бичиж, давж заалдах шалтгааныг дурдах хэрэгтэй. Хэрэв бид зарим асуудлын талаар ярьж байгаа бол түүнийг шийдвэрлэх хувилбаруудыг санал болгох нь зүйтэй. Хэрэв энэ нь хамтран ажиллах санал юм бол энэ нь хэрхэн өрнөхийг тайлбарлах хэрэгтэй. Хэрэв захидалд гомдлыг тусгасан бол тодорхой арга хэмжээ авахыг хүсэх нь зүйтэй. Нэг үгээр, текстийг хүлээн авагч нь түүнээс яг юу хүсч байгаагаа ойлгох ёстой.

4. Эцсийн хэсэг. Эцэст нь шинэ мөрөөс та эцсийн хэллэг, гарын үсгийг оруулах хэрэгтэй.

Баярлалаа захидал

Энэ жишээ нь талархлын захидал хэрхэн харагдахыг харуулж байна. Гэсэн хэдий ч энэ жишээнд нэг дутагдал бий. "Тэргүүний компанид" гэсэн мөрийн оронд мэндчилгээний хэллэг, захидал илгээсэн хүмүүсийн нэрийг оруулж болно.

Лавлагаа

Энэ бол бизнесийн захидлын жишээ юм. Үүнд ямар ч дутагдал байхгүй. Төсөл боловсруулах бүх дүрмийг дагаж мөрдсөн албан бичиг. Текстээс ямар асуудал үүссэн, түүнийг шийдвэрлэхийн тулд юу хийх шаардлагатай байгаа нь тодорхой болно. Энэ мессеж нь бүх холбоо барих хаяг, мэндчилгээний мессеж, хаалтын хэллэг, гарын үсэг зэргийг агуулдаг.

Тиймээс, хэвлэл нь бизнесийн түншүүдэд зориулсан захидал хэрхэн бичихийг харуулсан. Нүүр царайгаа алдахгүйн тулд үүнийг зөв, чадварлаг хийх хэрэгтэй. Эцсийн эцэст, компанийн ирээдүй үүнээс хамаарна. Мөн бизнесийн мессежид цаг тухайд нь хариу өгөх нь чухал юм. Үүнийг захидал хүлээн авснаас хойш 3-7 хоногийн дотор хийж болно.