Cara menulis surat korporat. Perenggan mandatori surat kepada pengarah. Surat itu mesti mempunyai tajuk

Surat perniagaan adalah salah satu alat komunikasi utama dalam mana-mana perniagaan. Surat perniagaan yang ditulis dengan baik akan membantu mewujudkan kesan positif terhadap syarikat. Dan satu surat yang ditulis dengan buruk boleh membunuh seluruh reputasi anda. Kami telah menulis tentang peraturan surat-menyurat perniagaan, sekarang mari kita lihat contoh surat perniagaan tertentu.

contoh surat perniagaan

Terdapat banyak jenis surat perniagaan - cadangan perniagaan, surat aduan, surat terima kasih, surat penolakan, surat pengantar, surat jaminan, maklumat dan sebagainya. Prinsip penyusunan mereka secara praktikal tidak berbeza antara satu sama lain. Lihat semula untuk mengelakkan kesilapan.

Contoh Surat Terima Kasih

Contoh surat jaminan

Contoh surat jawapan

ia contoh yang baik tentang rupa surat penolakan yang sopan:

Contoh surat maklumat

Contoh surat aduan

Contoh surat dalam bahasa Inggeris dalam surat-menyurat perniagaan

Malangnya, tidak semua orang mempunyai tahap penguasaan bahasa Inggeris yang tinggi. Dan selalunya pengurus agak tersesat apabila mereka perlu menulis surat perniagaan kepada Bahasa Inggeris. Sekiranya orang Rusia tidak selalu memahami satu sama lain dalam surat-menyurat, maka apa yang boleh kita katakan tentang bahasa asing? Jalan keluar terbaik dalam situasi ini ialah mencari huruf yang serupa dan menggunakan frasa yang sesuai daripadanya dalam surat anda. Sebagai contoh, berikut ialah tiga contoh surat perniagaan dalam bahasa Inggeris: surat ucapan terima kasih kepada pelanggan, surat yang menjelaskan syarat transaksi dan surat sebagai balasan kepada tawaran pembelian. Setiap fail mengandungi versi surat dalam bahasa Inggeris dan terjemahannya ke dalam bahasa Rusia.
Muat turun surat ucapan terima kasih kepada pelanggan dalam bahasa Inggeris.
Muat turun surat dengan syarat perjanjian dalam bahasa Inggeris.
Muat turun surat jawapan kepada tawaran pembelian dalam bahasa Inggeris.

Struktur surat perniagaan

Struktur yang jelas adalah ciri wajib surat perniagaan. Ia akan membantu penerima untuk memahami dengan cepat maksud apa yang ditulis dan mengurangkan masa untuk membacanya. Surat perniagaan terdiri daripada bahagian utama berikut:

1. Tajuk (subjek surat). Dalam tajuk surat, anda harus menulis tujuan atau intipati ringkasnya. Tiada frasa abstrak boleh digunakan di sini. Ia harus jelas kepada penerima melalui tajuk sahaja tentang maksud surat itu. Contohnya, "Mengenai perubahan harga untuk pembekalan produk" atau "Cadangan perniagaan untuk kerjasama perdagangan dengan syarikat XXX".

2. memberi salam. Ucapan "Dear + First Name Patronymic!" dianggap tradisional dalam surat perniagaan. Walau bagaimanapun, nama itu tidak diperlukan. Anda juga boleh menghubungi penerima melalui jawatannya: "Tuan Pengarah yang dihormati!". Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa menangani dengan nama agak mengurangkan jarak psikologi dan menekankan hubungan perniagaan yang mantap. Sekiranya surat itu ditujukan kepada sekumpulan orang, maka dibenarkan untuk menulis "Tuan-tuan dan puan-puan yang dihormati!", "Rakan kongsi yang dihormati!" dan sebagainya. Penggunaan singkatan "Encik", "Cik" atau inisial dianggap sebagai tanda tidak hormat, jadi cuba elakkan.

3. Penyataan tujuan menulis surat, intipati, idea utama. Ini adalah bahagian utama surat itu. Di sini anda menulis secara langsung tentang sebab menulis surat itu.

4. Cadangan anda untuk menyelesaikan masalah ini, cadangan, permintaan, aduan. Surat perniagaan hampir selalu melibatkan reaksi tertentu penerima (kecuali surat bermaklumat semata-mata). Oleh itu, adalah penting untuk menerangkan bukan sahaja masalah itu sendiri, tetapi juga untuk menawarkan pilihan anda sendiri untuk menyelesaikannya. Jika anda menulis aduan, kemudian minta untuk mengambil tindakan yang sewajarnya, jika anda membuat tawaran kerjasama, kemudian huraikannya pilihan yang mungkin. Pendek kata, penerima surat anda bukan sahaja perlu memahami "apa" yang anda mahukan daripadanya, tetapi juga memahami "bagaimana" anda bercadang untuk melaksanakannya. Kemudian ia akan menjadi surat perniagaan sebenar.

5. Rumusan dan kesimpulan ringkas. Pada akhirnya, kita boleh merumuskan semua perkara di atas. Walau bagaimanapun, ia tidak selalu mungkin untuk melakukan ini secara ringkas. Dalam kes ini, menulis dalam beberapa ayat apa yang anda telah terangkan dalam dua perenggan pertama adalah tidak berbaloi. ingat itu kawan baik surat perniagaan adalah pendek. Oleh itu, dalam kebanyakan kes, cukup untuk mengehadkan diri kita kepada frasa "Saya berharap untuk kerjasama yang berjaya", "Saya sedang menunggu jawapan anda mengenai isu ini", dan sebagainya.

6. Tandatangan. Surat perniagaan ditandatangani dengan jawatan, nama dan nama keluarga pengirim dengan frasa tradisional "Hormat". Pilihan lain juga mungkin: Salam sejahtera”, “Yang ikhlas”, dan sebagainya, bergantung pada jarak hubungan anda dengan penerima. Ungkapan "Hormat" adalah yang paling universal, jadi jika ragu-ragu bagaimana ia lebih sesuai untuk melanggan, gunakan frasa ini dan anda pasti tidak akan terlepas.

Selain itu, tidak perlu menambah pilihan hubungan dengan anda pada tandatangan: alamat e-mel lain, nombor telefon kerja, skype. Faedah ini bukan sahaja penerima, jika dikehendaki, akan dapat menghubungi anda dengan cepat dengan cara yang mudah, tetapi juga dengan cara ini anda akan menunjukkan keterbukaan dan kesediaan anda untuk berkomunikasi dengan penerima.

Dan jangan lupa bahawa surat rasmi adalah pertama sekali dokumen. Oleh itu, mengabaikan peraturan untuk menyusunnya, anda merosakkan reputasi syarikat anda dan diri anda sebagai pakar secara tidak boleh ditarik balik.

Atribut penting mana-mana perniagaan ialah surat-menyurat perniagaan. Pekerja setiap perusahaan berkomunikasi dengan rakan sekerja dan pelanggan, dengan pembekal dan pengguna. Secara umumnya, rutin harian mana-mana pejabat pastinya termasuk penyertaan dalam surat-menyurat.

Bahawa setiap hari majoriti pekerja dalam perusahaan dan organisasi menghantar dan menerima banyak mesej, tidak semua orang mematuhinya norma yang ditetapkan dan peraturan untuk penciptaan mereka. Ternyata menulis surat perniagaan dengan betul dan betul tidak begitu mudah. Terdapat beberapa keperluan dan corak yang digunakan di dunia dan berkaitan dengan aliran kerja. Ia termasuk peraturan untuk menulis surat perniagaan, serta perkara utama mengenai reka bentuk.

Apabila mengarang mesej kepada organisasi pihak ketiga atau hanya kepada rakan sekerja di jabatan jiran, anda harus mematuhi gaya yang ketat (dengan pengecualian surat-menyurat mesra, yang tidak ada sekatan sedemikian). Jangan gunakan perkataan yang terlalu emosional walaupun untuk menggambarkan kepentingan transaksi atau keseronokan produk yang diuji. Surat perniagaan hendaklah jelas, ringkas dan dihalang dengan munasabah.

Mesej hendaklah bermula dengan penerima. Jika ia ditujukan untuk pekerja organisasi pihak ketiga, anda mesti menunjukkan namanya, kedudukan penerima, serta nama penuhnya. Dalam kes apabila dokumen itu kekal dalam syarikat, nama keluarga dengan inisial adalah mencukupi (anda juga boleh menambah jawatan yang dipegang).

Surat perniagaan kepada organisasi pihak ketiga hendaklah ditulis pada kepala surat syarikat (tidak kira sama ada ia akan dihantar secara elektronik atau dalam bentuk kertas). Sekiranya ketiadaannya, anda hanya boleh menunjukkan butiran pengirim dalam "pengepala" dokumen.

Sebelum anda mula menyusun teks, anda perlu memikirkan strukturnya, mengenal pasti tesis dan matlamat utama penulisan. Ini akan menjadikan proses penulisan lebih mudah. Surat itu harus diakhiri dengan tandatangan, yang menunjukkan bukan sahaja nama pengirim, tetapi juga kedudukan, serta nama perusahaan yang diwakilinya.

Semasa menghantar tawaran bakal pelanggan atau rakan kongsi pada akhirnya, anda pastinya mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan berharap untuk kerja bersama selanjutnya.

Sebagai tambahan kepada peraturan yang digunakan dalam surat-menyurat perniagaan, terdapat juga cadangan. Sebagai contoh, sebarang dokumen yang ditujukan kepada orang tertentu hendaklah bermula dengan perkataan "dihormati" dengan nama penuh, bukan inisial. Tidak perlu menggunakan singkatan dalam huruf, contohnya, tulis "uv." atau mengurangkan kedudukan penerima, tempat kerjanya.

Pengurusan dokumen antarabangsa dianggap paling sukar, kerana setiap negeri mempunyai nuansa komunikasinya sendiri, dan bahasa di mana anda perlu berkomunikasi dengan rakan kongsi asing tidak selalu jelas kepada penulis surat itu, jadi anda perlu menggunakan perkhidmatan penterjemah. Sebelum menggunakan perkhidmatan pakar sedemikian, perlu dijelaskan sama ada dia tahu cara menulis surat perniagaan dalam bahasa Inggeris, atau sama ada kita bercakap tentang terjemahan literal yang cetek. Jika ia dirancang untuk mengekalkan aliran dokumen asing secara berterusan, adalah lebih baik untuk mengambil pekerja yang cukup tahu Bahasa asing untuk mengarang surat perniagaan di atasnya.

Secara amnya, pencapaian tugas dalam banyak aspek bergantung pada cara dokumen itu disediakan dan cara ia direka bentuk. Oleh itu, anda tidak boleh memandang rendah kepentingan etika perniagaan semasa berkomunikasi.

Satu bahagian penting dan penting dalam surat-menyurat perniagaan moden ialah surat permintaan. Contoh dan contoh kata-kata yang dibentangkan dalam artikel, serta peraturan yang ditunjukkan untuk menulisnya, akan membantu anda menyusun teks yang diperlukan dengan betul dan mengaturnya mengikut adat kerja pejabat. Kami menawarkan kepada anda panduan langkah demi langkah untuk menulis aplikasi jenis ini.

Maklumat am

Surat permintaan adalah relevan dalam kes di mana pengarangnya perlu menerima sebarang maklumat, dokumen, membuat perjanjian atau tindakan perniagaan lain daripada orang lain. Ia boleh dihantar kepada kedua-dua nama orang tertentu (ketua, pengarah, ketua jabatan, dll.), dan ke alamat keseluruhan organisasi secara keseluruhan. Permintaan bantuan anda mesti mengikut peraturan yang diterima umum dalam surat-menyurat perniagaan.

Surat itu adalah wajah syarikat, walaupun perkara kecil itu penting. Cetak pada kepala surat yang ditandatangani oleh orang yang diberi kuasa dan dicop (jika ada). Bertanggungjawab untuk pilihan fon, saiznya dan kedudukan teks pada halaman. Jangan abaikan margin, garis merah dan perenggan. Selalunya kesan pertama dibuat hanya dengan melihat dokumen.

Langkah 1: Menentukan Destinasi

Jika anda menulis surat yang tidak peribadi kepada syarikat tertentu, maka kemungkinan besar ia akan pergi ke penerimaan atau pejabat, kemudian kepada pengurus, dan akhirnya kepada pelaksana langsung. Nyatakan nama penuh organisasi yang betul dalam "cap" teks, sebaiknya tambahkan alamat sah juga.

Seperti yang dinyatakan di atas, pilihan terbaik dianggap untuk menunjukkan penerima tertentu, iaitu, permintaan bantuan yang dialamatkan secara peribadi. Sentiasa cuba alamat dengan nama dan patronimik. Sebagai contoh, "Alexander Viktorovich yang dihormati!" atau "Encik Schwartz yang dihormati!". Oleh itu, anda, pertama, menyatakan rasa hormat anda kepada orang itu, dan kedua, permintaan yang ditujukan kepada orang tertentu mengenakan kewajipan tertentu ke atasnya, tanggungjawab untuk pertimbangan dan pelaksanaannya.

Dalam sesetengah situasi, adalah logik untuk menggunakan sekumpulan orang, pasukan tertentu atau sebahagian daripadanya sebagai penerima. Ini juga relevan dalam kes di mana surat permintaan dihantar ke beberapa alamat. Gunakan perkataan seperti: "Rakan sekerja yang dihormati!", "Akauntan yang dihormati!" dan lain-lain.

Peringkat 2: Pujian

Adalah baik jika surat permintaan rasmi mengandungi pujian berhubung dengan penerimanya. Dengan melakukannya, anda seolah-olah menjawab soalan semula jadinya: "Mengapa anda menangani saya dengan soalan ini?". Anda boleh perhatikan merit masa lalu dan kualiti peribadi seseorang, status syarikat, dsb. Khususnya, gunakan perkataan berikut: "Firma anda ialah pembekal terkemuka...", "Anda telah membantu ramai orang dalam menyelesaikan isu yang rumit dalam bidang ini...", "Organisasi anda ialah pakar terkemuka dalam pasaran dalam bidang itu...", dsb. .Jangan lupa bahawa pujian adalah wajar apabila surat permintaan (contoh dan contoh dalam teks) bersifat tidak standard dan penerima perlu dimenangi. Tarik perhatiannya kepada kualiti dan merit yang relevan untuk memenuhi permintaan anda. Walau bagaimanapun, kami tidak mengesyorkan melintasi garis yang sangat tipis antara pujian yang baik dan betul serta sanjungan yang kasar.

Peringkat 3: Buktikan permintaan

Sebarang permintaan mesti beralasan, kerana penerima mesti tahu mengapa anda menanganinya secara khusus. Jadi masuk akal untuk membawanya ke inti masalah. Pada peringkat ini kami mengesyorkan agar anda memilih tiga hujah yang paling meyakinkan yang harus dibina dalam teks surat mengikut skema: kekuatan sederhana, lemah, paling kuat.

Permintaan mungkin mempunyai tahap kerumitan yang berbeza, dan anda perlu bersedia untuk fakta bahawa penerima tidak akan sentiasa berminat dalam pelaksanaannya. Dalam hal ini, beliau mesti yakin bahawa pelaksanaannya membawa potensi manfaat untuknya. Menarik minat penerima supaya dia menerima dokumen anda dengan penuh kesungguhan.

Surat permintaan itu mungkin mengandungi cadangan untuk pelaksanaan peluang menarik tertentu untuknya.

Contoh perkataan

“Pada setiap masa berdaya usaha dan ahli perniagaan berusaha bukan sahaja untuk kejayaan material, tetapi juga untuk pertumbuhan peribadi untuk dikenang selama-lamanya oleh orang kerana perbuatan baik mereka, untuk memenangi penghormatan mereka.
"Sudah tentu, matlamat utama anda adalah untuk meningkatkan taraf hidup warga kota." Khususnya, perkataan ini boleh digunakan apabila surat permintaan dibuat kepada timbalan, sebagai contoh, untuk menyediakan premis untuk tadika, susunan taman permainan, dsb.

Anda juga boleh menyuarakan masalah yang relevan untuk penerima, tunjukkan kepadanya bagaimana permintaan anda dapat membantunya menyelesaikannya atau dalam merealisasikan peluang tertentu.

Ia berlaku bahawa anda tidak mempunyai apa-apa untuk ditawarkan kepada pihak lain, atau ia tidak sesuai dalam konteks ini. Dalam kes ini, jalan keluar yang paling optimum ialah cerita tentang kepentingan permintaan anda. Terangkan keadaan sebolehpercaya dan selengkap mungkin, supaya ia memerlukan, seperti yang mereka katakan, untuk jiwa. Jika detik sentimental dalam cerita anda bukan priori, berikan fakta dan fokus pada hubungan sebab dan akibat. Beritahu kami tentang perkara yang akan berlaku jika anda ditolak atau, sebaliknya, bersetuju untuk membantu.

Langkah 4: Buat Permintaan

Apabila penerima bersedia secara mental untuk menerima permintaan anda, ia boleh dinyatakan. Pastikan teks anda pendek, elakkan ayat yang panjang dan berbelit-belit, serta kekaburan atau pernyataan yang kurang. Surat permintaan (contoh dan contoh perkataan dalam teks) hendaklah ringkas dan jelas maksudnya. Jadi, jika anda meminta untuk membeli sebarang peralatan untuk syarikat, maka nyatakan kesempurnaan, harga dan kuantiti:

“Untuk melengkapkan jabatan kecemasan, hospital memerlukan kereta baharu, kosnya ialah 3.5 juta rubel. Tolong bantu kami mendapatkannya."

Atau, sebagai contoh, permintaan untuk mengurangkan sewa harus dinyatakan: "Kami meminta anda mengurangkan sewa untuk premis ke tahap 500 rubel. setiap meter persegi sehingga keadaan ekonomi stabil.”

Peringkat 5: Merumuskan

Pada akhir surat, anda perlu meringkaskan permintaan anda. Ulangi sekali lagi dan fokus pada fakta bahawa penerima mendapat manfaat jika dia memberi anda bantuan yang diminta. Walau bagaimanapun, teks permintaan perlu diubah suai sedikit. Kembali kepada contoh pengurangan sewa yang sama, kami mencadangkan perkataan berikut:

“Jika anda bersetuju untuk mengurangkan sewa ke tahap 500 rubel. setiap meter persegi semasa penstabilan keadaan ekonomi semasa, anda akan dapat menyumbang kepada pemeliharaan lebih daripada 20 pekerjaan, dan anda tidak akan mengalami kerugian akibat ketiadaan total bayaran."

Ingat, adalah penting untuk mengulangi bukan sahaja permintaan, tetapi juga faedah yang boleh diperoleh daripada pelaksanaannya, dan ia tidak perlu menjadi material. Banyak syarikat besar sanggup bertindak sebagai penaja, pelabur dan melakukan kerja amal.

Kami fikir sekarang, selepas mengkaji proses secara berperingkat, anda tidak akan mempunyai soalan tentang cara menulis surat permintaan. Ia cukup untuk mengambil kira semua peraturan surat-menyurat perniagaan dan beberapa nuansa. Kami mencadangkan anda juga mengkaji contoh lain.

Contoh

Felix Petrovich yang dihormati!

Perusahaan anda telah menganjurkan amalan perindustrian pelajar di perusahaan itu selama beberapa tahun, membantu mereka mempraktikkan pengetahuan yang diperoleh di universiti.

Anda, sebagai ketua jabatan kakitangan, adalah orang yang berminat untuk menarik pekerja baharu, jurutera muda dan menjanjikan serta pakar yang berkelayakan tinggi. Hari ini, profesion ini adalah salah satu yang paling diminati. Ramai pelajar ingin mengetahui tentang kemungkinan, kehalusan dan kepentingannya.

Dalam hal ini, kami meminta anda untuk menganjurkan mesyuarat ketua jurutera dengan pemohon dan pelajar kursus 1-2 pada 25 April jam 17:00 berdasarkan perusahaan anda.

Setelah memberitahu tentang kelebihan dan rahsia profesion hari ini, anda meletakkan asas yang kukuh untuk melatih pakar dan profesional esok. Mungkin, selepas beberapa tahun, ia adalah salah satu daripada mereka yang akan membawa syarikat anda ke tahap baru pembangunan.

Dengan hormat dan terima kasih,

Rektor Universiti I.Zh.Bychkov

Setelah mempelajari maklumat tentang keperluan yang mesti dipenuhi oleh surat permintaan, contoh dan contoh kata-kata, anda boleh dengan mudah menulisnya secara praktikal.

Pada masa kini, adalah perlu untuk dapat menulis surat dengan betul, tidak kira kepada siapa mesej anda ditujukan (kemungkinan majikan, pegawai yang sombong atau kawan rapat) dan kaedah menghantar surat-menyurat (dengan cara biasa atau e-mel mungkin melalui faks).

Pilihan dengan contoh huruf boleh dilihat di bahagian "" di tapak ini. Sekarang mari kita bercakap tentang beberapa peraturan penulisan dan pemformatan. Surat terbahagi kepada tiga kategori umum:

peribadi - kepada orang yang anda sayangi, ahli keluarga, kawan rapat dan tidak begitu banyak (gunakan gaya tidak formal),
separuh rasmi - surat-menyurat dengan pelbagai organisasi mengenai isu yang berkaitan dengan anda secara peribadi (contohnya, dengan bank tentang keadaan akaun anda, dengan pihak berkuasa keselamatan sosial tentang faedah yang sewajarnya, dengan rangkaian jualan tentang penerimaan barang, dsb.),
surat perniagaan (perkhidmatan) - anda memerlukan gaya persembahan perniagaan rasmi dan terdapat syarat yang ketat untuk pendaftaran.

Cara menulis surat peribadi

surat peribadi menulis kebanyakannya menyenangkan, kerana anda berkomunikasi dengan keluarga dan rakan yang rapat dengan anda. Mula-mula anda perlu bertanya khabar, hanya perkataan "Hai!" adalah baik.

Sekiranya anda lewat dengan jawapan, adalah sopan untuk meminta maaf dan menyebut alasannya. Jika anda sudah berada dalam keadaan surat-menyurat dengan penerima dan anda telah ditanya soalan, maka sudah tiba masanya untuk menjawabnya sekarang. Kemudian, selepas frasa pengenalan "Saya baik-baik saja," anda boleh meneruskan pembentangan acara, tulis tentang perkara yang membimbangkan anda.

Memandangkan gaya komunikasi adalah tidak formal, jenaka, gosip (penilaian anda sendiri tentang peristiwa atau penerangan tentang pendapat orang lain) dan menceritakan semula artikel dari majalah fesyen akan dilakukan. Pendek kata, gunakan apa sahaja yang menjadikan penulisan anda menarik. Emotikon, soalan seperti "baik, bagaimana?", "Betul, hebat?" akan menghidupkan semula surat peribadi dengan baik.

Cuba untuk ikhlas. Tanya keadaan penerima anda, tanya soalan secara bergilir-gilir untuk meneruskan surat-menyurat. Pada akhirnya, luahkan perasaan anda, seperti "cinta", "ingin bertemu", "nantikan mendengar", dsb. Pastikan anda meletakkan tandatangan anda (ia sering terlepas melalui e-mel), tetapi penerima mungkin tidak akan meneka dari siapa surat itu (ia tidak selalu jelas dengan alamat e-mel). Baca semula surat itu dan betulkan kesilapan jika perlu. Mereka biasanya mengganggu orang dan menunjukkan kurang rasa hormat.

Cara menulis surat separa rasmi

surat separa rasmi hendaklah sesingkat mungkin dan nyatakan perkara perkara dengan jelas. Mudah dan logik dialu-alukan. Dalam mood yang tidak baik surat yang baik jangan mengarang. Dan adalah lebih baik untuk mengecualikan sebarang penyimpangan lirik daripada topik dan manifestasi emosi, dan fokus pada asas bukti (terutamanya penting untuk aduan).

Saya menasihati anda untuk menulis surat menggunakan komputer, kemudian mencetaknya pada helaian A4 putih biasa dan menandatanganinya dengan pen. Surat tulisan tangan dibenarkan. Dalam kes ini, tulis dengan jelas dan tepat, terutamanya nama keluarga.

Apabila boleh dibaca, ia mudah dibaca. Kini dalam organisasi yang serius, dokumen sering didaftarkan secara elektronik. Nama keluarga anda (mungkin cantik, tetapi rumit) hanya diketahui oleh anda. Jika, semasa pendaftaran surat anda, sekurang-kurangnya satu huruf dalam nama keluarga diganti, maka carian elektronik dalam pangkalan data yang besar nampaknya tidak menemui rayuan anda. Dan ia akan menjadi masalah bagi anda untuk mengetahui sama ada ia didaftarkan sama sekali, walaupun kemudian jawapannya mungkin sampai kepada anda.

Adalah menjadi kebiasaan untuk menunjukkan penerima di sudut kanan atas surat itu. Saya akan memberi anda beberapa pilihan untuk membantu anda, semuanya sah. Semuanya bergantung pada pilihan anda, dan adakah anda tahu namanya unit struktur atau pegawai penerima:

Perkhidmatan persekutuan
untuk kerja dan pekerjaan

Ketua Perkhidmatan Persekutuan
begini atau begitu
DAN TENTANG. Nama keluarga

berbeza

Pentadbiran Volgograd
Jabatan itu dan itu - namanya

Ketua Editor
Rumah penerbitan "Pshik"
E.F. Kagailovsky

LLC "Perepolokh"
Ketua akauntan
A.I. Kvochinskaya

mana-mana individu

Tugrikov S.M.
st. Lusnaya, 207, apt. 1375,
Voronezh, 400001

Di bawah penerima, tulis nama keluarga anda, nama pertama, patronimik, alamat penuh untuk menghantar balasan melalui mel biasa, ia juga lebih baik untuk memberikan nombor telefon.

Jika anda sudah memohon semula di suatu tempat, maka anda mesti nyatakan pautan ke nombor dan tarikh surat yang diterima(mungkin beberapa). Ini sangat memudahkan pemprosesan surat-menyurat, dan anda pasti akan menerima respons, dengan mengambil kira surat-menyurat sebelumnya mengenai isu yang dipersoalkan. Ada tertulis "Pada No. (nombor) 08/31/2014". Pautan ini diletakkan di sebelah kiri di atas teks, anda boleh melihatnya dalam rajah dengan rajah unsur-unsur surat.

Jika anda tahu nama orang yang anda tuju, maka anda boleh memulakan teks "Sayang ...!", Kemudian anda harus mengakhirinya dengan "Hormat,".

Sekiranya terdapat sebarang dokumen sokongan, maka ia mesti dicatatkan di bawah teks fakta yang diberikan. Kemudian pada masa hadapan anda boleh dengan mudah membuktikan apa sebenarnya yang anda hantar bersama surat itu. Dokumen tertentu (atau salinan) yang dihantar boleh ditunjukkan dalam teks atau secara langsung dengan adanya aplikasi. Ia diletakkan di bawah teks utama, sebagai contoh:

Permohonan: untuk 2 liter. dalam 1 salinan.

Lampiran: salinan resit pembayaran ... untuk 2 helai. dalam 1 salinan.

Anda mesti ingat bahawa anda hendaklah sentiasa menunjukkan dalam rayuan anda:

nama keluarga, nama, patronimik,
alamat anda untuk menghantar balasan,
nombor dan tandatangan peribadi.

Jika tidak, surat anda mungkin dianggap tanpa nama. Surat sedemikian tidak tertakluk kepada pertimbangan, yang bermaksud anda tidak akan menerima jawapan kepada rayuan anda. Pihak berkuasa bertanggungjawab untuk memberi maklum balas dalam tempoh tidak lebih daripada sebulan dari tarikh pendaftaran surat anda.

Surat itu mesti ditulis oleh anda dalam pendua. Anda boleh menghubungi organisasi yang anda perlukan secara peribadi. Dalam kes ini, dalam perkhidmatan perkeranian (setiausaha, pejabat atau jabatan am), pastikan anda meminta salinan surat anda untuk meletakkan tanda pada resit dengan tarikh. Adalah lebih baik untuk meletakkannya segera nombor pendaftaran, tetapi dalam organisasi besar mereka mungkin tidak mendaftarkan surat dengan segera kerana bilangan mereka yang besar. Oleh itu, cukuplah semasa membuat permohonan salinan surat anda dicop nama pertubuhan dan tarikhnya. Ini sangat penting jika anda perlu memenuhi tarikh akhir atau kemudian mengesahkan fakta rayuan itu.

Tetapi tidak perlu pergi ke suatu tempat secara peribadi. Mungkin lebih mudah untuk anda pergi ke pejabat pos terdekat. Dalam kes ini, hantar melalui mel berdaftar dengan pemberitahuan. Kesannya akan sama. Selepas beberapa ketika, anda boleh menghubungi organisasi dan mengetahui nasib surat anda. Dan anda tidak boleh menghubungi mana-mana, hanya tunggu jawapan.

Jika, pada akhirnya, anda menerima berhenti melanggan dan bukannya jawapan yang boleh difahami, hubungi semula. Di pihak berkuasa, sebagai contoh, fakta rayuan berulang mengenai isu yang sama dipantau. Atau tulis surat dalam bentuk aduan, anda boleh cuba hantar ke organisasi yang lebih tinggi. Rayuan sedemikian juga dilayan dengan penuh perhatian.

Bagi - ini adalah salah satu yang paling topik penting kerja pejabat dan ia patut mendapat artikel berasingan yang dikhaskan untuknya.

Evgenia Stripe

*** Jika anda sudah biasa membeli-belah di Internet (membeli pakaian, telefon, perkhidmatan, menempah hotel, dll.), maka anda boleh memulangkan sebahagian wang anda, contohnya, menggunakan PERKHIDMATAN ini. Ia berfungsi untuk saya.

Terima kasih kerana menambahkan artikel ini pada:

Lebih menarik mengenai topik:

Kepada entri 8 komen

Hari ini, hampir semua orang aktif menggunakan Internet. Tetapi surat-menyurat perniagaan tidak berhenti relevan dan penting. Ia hanya dipindahkan ke media lain. Bagaimana untuk mengarang dan memformat surat perniagaan, penerbitan akan memberitahu.

Apa yang boleh terkandung dalam mesej perniagaan?

Pertama sekali, surat-menyurat perniagaan memberi peluang untuk bertukar-tukar sebarang pendapat atau cadangan dengan pekerja dan rakan kongsi perniagaan. Surat itu boleh mengandungi permintaan, tuntutan dan pemikiran lain untuk menghapuskan salah faham antara syarikat. Secara umum, surat-menyurat perniagaan adalah sejenis surat-menyurat rasmi.

Perbezaan dari huruf lain

Perbezaan utama boleh diringkaskan seperti berikut.

Gaya persembahan.
Kehadiran subordinasi.
Perbendaharaan kata tanpa ekspresi emosi yang kuat.
Sebagai peraturan, surat itu tidak mengambil lebih daripada satu halaman.
Fon di seluruh teks adalah sama (tidak kecil dan tidak besar).
Ia biasanya disediakan pada kepala surat rasmi organisasi.

Jenis-jenis surat perniagaan

Surat yang perlu dijawab:

Permintaan.
Petisyen.
Keperluan.
Ayat.
Rayuan.

Surat yang tidak memerlukan balasan:

Bermaklumat.
Memberitahu.
mengiringi.
Waranti.
Amaran.
Peringatan.

surat perdagangan. Mereka biasanya diperlukan semasa tempoh kontrak atau untuk membuat perjanjian:

Permintaan.
Respons kepada permintaan.
Peringatan.
Tuntutan.
Tawaran. Ini adalah tawaran untuk memuktamadkan kontrak atau membuat perjanjian.
Amaran tentang keperluan untuk memenuhi kewajipan, penamatan perjanjian, dan sebagainya.

Surat bukan komersial:

Jemputan.
Maklumat tentang sesuatu.
Ungkapan kesyukuran.
Cadangan.
Permintaan.
Arahan.
Surat hantaran.
Ungkapan takziah.
Tahniah pada sebarang kesempatan.
Surat jaminan.
Pengesahan penerimaan barang, penyediaan perkhidmatan, dan sebagainya.

Klasifikasi surat perniagaan mengikut struktur:

Disusun mengikut corak yang ketat.
Ditulis dalam bentuk bebas.

Jenis bergantung pada penerima:

Biasalah. Dihantar kepada seorang penerima.
Kolektif. Dihantar kepada seorang, tetapi daripada beberapa orang.
Pekeliling. Dihantar kepada berbilang penerima.

Bentuk surat tersebut adalah seperti berikut:

Dihantar dalam sampul surat biasa.
Diserahkan sendiri.
dihantar sebagai faks.
Dihantar melalui e-mel.

Seperti yang anda lihat, mesej perniagaan boleh dirangka dengan cara yang berbeza dan dengan niat yang berbeza. Tetapi perlu diperhatikan bahawa dalam beberapa kes, atas sebab etika, ia mesti ditulis dengan tangan, dan tidak ditaip pada komputer. Ini terpakai kepada ucapan tahniah dan takziah.

Bahagian-bahagian surat

Surat perniagaan yang baik sentiasa dibahagikan kepada beberapa bahagian. Ini adalah pengenalan, utama dan terakhir. Dan mereka berhubung antara satu sama lain secara logik.

Sebagai peraturan, bahagian pengenalan mengandungi maklumat tentang keadaan yang membawa kepada penulisan surat. Teks utama ialah kandungan itu sendiri, intipati mesej. Di bahagian akhir, mereka meringkaskan keputusan, yang boleh menyatakan penolakan, persetujuan, permintaan, dan sebagainya.

Prinsip penulisan

Sebarang mesej perniagaan hendaklah ditulis seperti ini.

secara tidak berat sebelah.
Dialamatkan (iaitu, ditujukan untuk orang tertentu).
Berhujah.
Boleh dipercayai.
Paling lengkap.
Semua maklumat dalam teks mestilah terkini pada masa penulisan.

Ciri-ciri bergaya

Peraturan untuk menulis surat perniagaan menyatakan bahawa adalah perlu untuk mematuhi gaya yang ketat. Ia adalah perlu untuk menggunakan hanya cara pertuturan yang biasa untuk dokumen rasmi. Iaitu, gaya perniagaan rasmi akan sesuai. Bahasa mesti mempunyai ciri-ciri berikut.

Rasmi.
Ketepatan maklumat yang diberikan.
Objektiviti.
Berstruktur.
Bermaklumat tetapi ringkas.

Intipati perkara itu harus dinyatakan dalam ayat pendek yang mudah, dengan penekanan pada kata kerja. Tidak perlu membebankan teks dengan kata sifat, gunakan istilah yang kurang diketahui dan sangat khusus yang mungkin tidak difahami oleh penerima. Ini hanya akan menyebabkan negatif dan penolakan. Adalah lebih baik untuk cuba menerangkan dengan perkataan yang mudah, mudah difahami, lebih banyak fakta dan spesifik. Gaya perniagaan tidak membenarkan kehadiran teks yang tidak bermaklumat dan "berair".

Bahagian akhir tidak boleh disimpulkan dengan giliran ucapan yang tidak perlu dan panjang. Juga, cadangan yang tidak logik dan tidak konsisten tidak akan berfungsi. Oleh itu, frasa adverba dan participial sebaiknya dikecualikan. Setiap perenggan hendaklah mengandungi hanya satu idea tertentu. Selepas melengkapkan teks, lebih baik menyemaknya untuk kesilapan beberapa kali dengan membaca surat itu dengan kuat.

Keperluan Borang

Mengikut peraturan surat perniagaan, adalah lebih baik untuk melukisnya di kepala surat syarikat. Ia mempunyai keperluan utama berikut.

Di tengah-tengah borang, anda perlu memasukkan Jata Persekutuan Rusia jika perusahaan itu milik negara.
Surat tersebut hendaklah diletakkan pada helaian berformat A4.
Di sebelah kiri, biarkan medan kosong (sekurang-kurangnya 3 sentimeter). Ini adalah perlu kerana selepas beberapa lama bahan akan difailkan bersama dokumen yang lain.
Fon yang paling optimum ialah standard "Times New Roman", saiz 12 dan jarak baris 1.5-2. Ia lebih difahami apabila membaca.
Dalam pengepala surat, anda perlu menunjukkan nama organisasi, alamat sebenar dan sahnya, nombor telefon dan e-mel.

Ciri reka bentuk

Jika reka bentuk surat perniagaan mengambil beberapa halaman, maka anda perlu nombor, bermula dari yang kedua. Adalah disyorkan untuk menggunakan angka Arab untuk ini. Titik di sebelah nombor tidak perlu diletakkan.

Surat itu mesti dibahagikan kepada perenggan dan, jika perlu, kepada subtajuk. Teks tidak sepatutnya kelihatan seperti aliran berterusan, kerana ia akan dilihat dengan buruk. Perenggan akan menunjukkan di mana pemikiran lain berakhir dan bermula.

Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa kesilapan menaip, pemadaman dan sebarang pembetulan tidak boleh diterima untuk surat-menyurat perniagaan. Mereka akan memberi keterangan tentang buta huruf dan kebodohan pihak lawan.

Butiran terpakai

Surat itu biasanya mengandungi maklumat berikut.

Nama penuh syarikat, bukan hanya singkatan.
Nombor telefon, nombor faks, akaun bank dan e-mel.
penerima. Selain itu, nama syarikat harus digunakan dalam kes datif. Jika anda perlu menyatakan nama akhir dan kedudukan, adalah disyorkan untuk menggunakan kes datif. Sekiranya penerima mempunyai gelaran atau ijazah akademik, maka ini mesti ditunjukkan sebelum nama orang tersebut.

Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa setiap atribut hendaklah ditulis dengan huruf besar dan pada baris baharu.

Rujukan dalam surat perniagaan

Komunikasi formal hendaklah sentiasa dalam nada neutral. Rayuan kepada penerima hendaklah mempunyai borang yang sama. Ungkapan seperti "Selamat tengah hari" tidak sesuai. Jika anda ingin bertanya khabar, lebih baik menggunakan "Hello" yang formal. Tetapi pilihan yang paling cekap dianggap sebagai rayuan dengan nama dan patronimik. Dan tidak kira berapa lama perkenalan dengan penerima itu berlangsung. Dalam surat, anda tidak boleh menggunakan bentuk pendek nama (contohnya, Petya, Anya, dan sebagainya).

Untuk mengekalkan jarak interpersonal, untuk menunjukkan rasa hormat kepada seseorang yang lebih tua atau lebih tinggi dalam kedudukan, rayuan kepada "anda" akan membantu. Walau bagaimanapun, perlu diperhatikan bahawa di sesetengah syarikat, sebaliknya, adalah kebiasaan untuk menggunakan "anda" semasa berkomunikasi, walaupun dalam surat.

Perlu diingat bahawa gelaran "Tuan yang dihormati" tidak boleh digunakan tanpa petunjuk nama orang ini. Singkatan "Encik", "Puan" juga harus dielakkan. Sekiranya anda perlu menghubungi sekumpulan orang, maka dibenarkan untuk tidak menunjukkan nama. Kemudian anda boleh menulis secara ringkas: "Tuan-tuan yang dihormati!" Mengikut peraturan, selepas menyebut nama, anda harus sentiasa meletakkan tanda seru. Sebagai contoh, frasa yang serupa dalam surat perniagaan akan kelihatan seperti ini: "Alexander Sergeevich yang dihormati!"

Di bahagian akhir, anda boleh menggunakan pelbagai pilihan. "Dengan ucapan selamat", "Dengan hormat", "Dengan harapan untuk kerjasama" dan sebagainya. Di sini, rayuan hendaklah formal tetapi mesra.

Membuat bahagian akhir

Ia juga sangat penting untuk menyelesaikan surat dengan betul. Di bahagian akhir, anda perlu meringkaskan apa yang dikatakan tadi. Walau bagaimanapun, jangan panjangkan kesimpulan untuk 10 ayat. Harus diingat bahawa ringkas dan ringkas dinilai dalam gaya perniagaan. Adalah lebih baik untuk menghadkan diri anda kepada frasa mudah. Sebagai contoh, beberapa pembinaan akan diberikan yang sesuai di bahagian akhir surat-menyurat perniagaan. Surat perniagaan hendaklah dilengkapkan dengan betul dan sopan.

Terima kasih atas bantuan atau perhatian anda. "Biar saya terima kasih kerana..." "Terima kasih!"
Jaminan penerima dalam sesuatu. "Kami ingin bekerjasama dengan anda."
Ungkapan harapan untuk masa depan. "Kami berharap dapat mendengar daripada anda secepat mungkin."
Meminta sesuatu. "Kami akan berterima kasih jika anda melaporkan keputusannya."
Mohon maaf atas sebarang kesulitan yang berlaku. "Kami memohon maaf atas kelewatan pembayaran."

Bagaimana untuk mengucapkan selamat tinggal kepada penerima

Walaupun hakikat bahawa surat-menyurat adalah perniagaan, dalam surat perniagaan anda boleh mengucapkan selamat tinggal dengan cara yang berbeza. Untuk melakukan ini, gunakan apa yang dipanggil frasa penutup.

Pilihan berikut adalah contoh:

Yang ikhlas.
Yang ikhlas.
Salam sejahtera.
Saya doakan anda berjaya dalam kerja anda.
Kami berharap dapat meneruskan kerjasama.
Kami gembira dapat berkhidmat.

Mungkin ada pilihan lain. Di sini pilihan frasa akhir adalah semata-mata soal rasa.

Menandatangani

Di bahagian paling bawah helaian, pengirim mesti meletakkan tandatangannya. Tetapi adalah sangat penting untuk melakukannya dengan betul supaya dokumen itu mempunyai rupa rasmi.

Ia adalah perlu untuk menunjukkan kedudukan, inisial, nama keluarga, dan bertentangan untuk meletakkan tandatangan. Selain itu, anda boleh menentukan maklumat hubungan (alamat e-mel peribadi atau nombor telefon). Ini akan menunjukkan kepada penerima kesanggupan untuk berkomunikasi dan bekerjasama.

Ciri Kegagalan

Ia juga penting untuk mengetahui cara menulis surat perniagaan jika anda perlu menolak sesuatu. Lagipun, walaupun negatif atau penolakan bertudung tidak akan disedari dan akan memerlukan serangan balik. Selepas ini, tidak mungkin untuk mengharapkan sikap positif atau sekurang-kurangnya neutral terhadap diri sendiri. Apabila menulis surat, anda tidak perlu tunduk kepada emosi. Adalah lebih baik untuk menjaga diri anda dalam had, walaupun penerima sangat menjengkelkan. Surat penolakan hendaklah sentiasa dibaca beberapa kali, Perhatian istimewa merujuk kepada nada mesej.

Mesej tidak seharusnya bermula dengan kategori "tidak", dalam apa jua bentuk ia dinyatakan. Jika tidak, penerima akan mendapat tanggapan bahawa dia tidak menarik dan tidak penting. Pertama, adalah lebih baik untuk memberikan penjelasan yang meyakinkan yang tidak direka-reka. Apabila sebab-sebab penolakan disenaraikan secara ringkas, anda boleh meneruskan dengan lancar untuk menyatakan fakta. Pada masa yang sama, mengikut etika surat perniagaan, adalah disyorkan untuk menggunakan jenis perkataan berikut.

Malangnya, kami tidak dapat memenuhi permintaan anda.
Kami memohon maaf, tetapi kami terpaksa menolak tawaran anda.
Kami amat memohon maaf, tetapi kami tidak dapat memenuhi permintaan anda atas sebab-sebab berikut.

Sebaik-baiknya, pada permulaan surat, anda harus menyatakan secara ringkas permintaan penerima. Jadi dia akan faham bahawa mereka benar-benar berkenalan dengan cadangannya, dan pasti dia akan menghargainya.

Ciri-ciri mengarang e-mel

Dewasa ini, orang ramai semakin berminat dengan cara penulisan surat perniagaan jika perlu dihantar melalui e-mel. Untuk surat-menyurat sedemikian, semua peraturan yang sama yang dinyatakan sebelum ini digunakan. Walau bagaimanapun, mesej perniagaan elektronik mempunyai ciri tersendiri.

Log masuk mestilah kukuh dan mencukupi. Sebagai contoh, [e-mel dilindungi] adalah pilihan yang tidak baik [e-mel dilindungi]- baik.

Medan "subjek" sentiasa penting untuk diisi. Ia akan menjelaskan tentang mesej yang akan disampaikan. Sekiranya surat itu ditujukan untuk orang yang tidak dikenali, maka tajuk utama harus menarik. Tetapi penting untuk tidak keterlaluan. Topik seperti "Tawaran unik sebentar tadi", "Urgent" hanya akan menyebabkan penolakan. Tajuk hendaklah terdiri daripada 3-5 perkataan, meletakkan intipati mesej ke dalamnya.

Jika surat menyurat dengan orang asing, maka pertama sekali anda perlu memberitahu dia bagaimana mereka mengetahui tentang dia dan apa yang syarikat lakukan. Tanpa pengenalan sedemikian, mesej itu mungkin dianggap sebagai spam dan dipadamkan dengan serta-merta.

Perkara penting dalam teks paling baik diserlahkan dalam huruf tebal. Dalam kes ini, tidak boleh diterima menggunakan warna yang berbeza.

Cap tidak boleh digunakan dalam e-mel perniagaan. Malah subtajuk dan tajuk topik tidak boleh menggunakan huruf besar yang kukuh. Begitu juga dengan tanda baca pendua.

Adalah lebih baik untuk membahagikan teks ke dalam perenggan, meninggalkan baris kosong di antara mereka.

Lebih pendek mesej, lebih cepat mereka akan membalasnya.

Tandatangan diperlukan. Ia biasanya terdiri daripada beberapa baris dalam e-mel, termasuk nama dan kedudukan pengirim, nama syarikat, nombor telefon dan alamat laman web.

Fail teks dan imej boleh dilampirkan pada surat itu. Ia sangat mudah, kerana Bahan tambahan, komen, penjelasan dan penerangan terperinci mengalihkan perhatian daripada intipati. Oleh itu, adalah lebih baik untuk meletakkannya bukan dalam teks surat, tetapi dalam fail yang dilampirkan.

Jika surat-menyurat perniagaan telah berlaku untuk masa yang lama dan hubungan kepercayaan yang mesra telah diwujudkan, maka penggunaan emotikon dibenarkan dalam e-mel. Mereka akan membantu untuk "menghidupkan semula" sedikit dan meredakan komunikasi. Tetapi mereka tidak boleh disalahgunakan, dan dalam surat kertas mereka biasanya tidak boleh diterima.

Arahan untuk menulis surat

Menulis surat perniagaan boleh dibahagikan kepada beberapa peringkat.

1. Mula-mula anda perlu menentukan penerima. Untuk melakukan ini, di sudut kanan atas borang, anda perlu menulis inisial, nama keluarga dan kedudukan penerima. Jika penerima adalah sebuah organisasi, maka alamat sahnya harus ditunjukkan.

2. Rayuan kepada penerima. Ia harus diletakkan lebih rendah di tengah-tengah borang. Sudah dikatakan frasa apa yang boleh digunakan. Biasanya rayuan itu kelihatan seperti: "Igor Petrovich yang dihormati!"

3. Pernyataan tujuan. Di bawah, pada baris baru, anda perlu menulis pemikiran utama, keseluruhan perkara, menyebut sebab-sebab rayuan. Jika kita bercakap tentang beberapa masalah, maka ia patut menawarkan pilihan untuk menyelesaikannya. Jika ini adalah cadangan untuk kerjasama, maka anda perlu menjelaskan bagaimana ia akan berlaku. Sekiranya surat itu mencerminkan aduan, maka ia patut meminta tindakan khusus. Pendek kata, penerima teks mesti memahami apa sebenarnya yang mereka mahukan daripadanya.

4. Bahagian akhir. Dan akhirnya, dari baris baharu, anda perlu memasukkan frasa dan tandatangan akhir.

Surat terima kasih

Sampel ini menunjukkan bagaimana surat terima kasih boleh kelihatan. Walau bagaimanapun, terdapat satu kelemahan dalam contoh ini. Daripada baris "Kepada Syarikat Utama", frasa sapaan dan nama mereka yang ditujukan surat itu boleh disisipkan.

Satu siasatan

Ini adalah contoh surat permintaan perniagaan. Tiada kekurangan di dalamnya. Semua peraturan penggubalan dipatuhi surat rasmi. Daripada teks itu menjadi jelas apa masalah yang timbul dan apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikannya. Mesej itu juga mengandungi semua butiran hubungan, mesej alu-aluan, frasa penutup dan tandatangan.

Oleh itu, penerbitan telah menunjukkan cara menulis surat yang ditujukan untuk rakan kongsi perniagaan. Ini harus dilakukan dengan betul dan cekap supaya tidak kehilangan muka. Lagipun, masa depan syarikat bergantung padanya. Ia juga penting untuk membalas mesej perniagaan tepat pada masanya. Ini boleh dilakukan dalam tempoh tiga hingga tujuh hari dari penerimaan surat.