Отдел кадров и его важность для предприятия. Чем занимается отдел кадров на предприятии
Распространено мнение, что некоторые работники любого предприятия имеют привилегии. К примеру, кадровую службу хают за бездеятельность. Мол, сидят на месте, пользы не приносят. Так ли на самом деле? Давайте рассмотрим, что входит в обязанности отдела кадров. Сможет ли с ними справиться человек ленивый и малограмотный.
Структура анализа
Сразу следует предупредить, что изучить обязанности отдела кадров не так-то просто. Они многочисленны и специфичны. Есть среди них самые простые операции, которые видит любой работник. Существуют и другие. О них знают только работники данного структурного подразделения. А остальным людям эти функции представляются мифическими, ненужными, даже странными. Давайте разобьем материал на абзацы, посвященные каждый одному из направлений работы кадровика. Мы станем изучать только общие функции. Ведь в зависимости от собственника и отрасли предприятия они дополняются новыми. Так, обязанности отела кадров государственной организации существенно отличаются от тех же на частном производстве. Если брать работу на заводе с опасными циклами, она не походит на ту, что ведется в торгующей структуре. Везде есть своя специфика. Она влияет, кстати, и на обязанности начальника отдела кадров. Но обо всем по порядку.
Подбор и расстановка персонала
Любое предприятие начинается далеко не с вешалки. Первый шаг – создание его структуры. На этом этапе составляется таблица специального образца, в которую заносят данные о нужных для производства специалистах, уровне их квалификации и количестве. Это важнейший документ, на который опираются в своей работе начальство, бухгалтерия, экономисты. Формирование его входит в обязанности отдела кадров. Когда документ подготовлен, выверен, утверждён, начинается подбор персонала. Для этого организуются собеседования или конкурсы. Кадровик обязан по результатам беседы сделать вывод о том, подходит ли человек для работы на предприятии или нет. Он оценивает уровень квалификации, моральные качества, коммуникабельность, инициативность и многое другое. На самом деле список критериев утверждается руководством организации. Он может быть достаточно широким. Инспектор отдела кадров доводит до начальства свои выводы и рекомендации. То уже принимает решение.
Документооборот
Бумажек в описываемом деле очень много. Даже еще больше. Кадровик обязан на каждого работающего завести специальную карточку. В нее вносится вся информация о человеке от персональных данных до индивидуальных особенностей. Кстати, неформально начальство ждет от кадровика полной информации о работниках. Скажете, сплетни собирают? А если вам премию ко дню рождения выдают, то радуетесь? А ведь таковые мелочи лежат на плечах инспектора отдела кадров. Назначение на должность, внутренние переходя, увольнения оформляются специальными приказами. Их составляет кадровик. Все документы требуется составлять в строгом соответствии с законом. Ведь каждый влияет на судьбу живого человека. Например, начинает труженик себе пенсию по возрасту оформлять, а у него требуют справки с того или иного места работы. Выдаются они на основании документов, которые были подготовлены кадровиком. Сделал последний ошибку, работнику могут стаж не учесть для расчета пенсии.
Трудовые книжки
Как правило, начальник отдела кадров сам несет ответственность за сохранность всех документов. Хотя, если структурное подразделение большое, то его работники отвечают за свой блок. Одним из важнейших является ведение записей в трудовых книжках. Для работающих этот документ является первичным, основным. Ведь именно в нем находятся все сведения и трудовом пути человека, поощрениях и наказаниях. В этих маленьких книжицах судьбы людские и шанс на спокойную старость. Поэтому записи в них следует делать аккуратно, формулировками, соответствующими законодательству. Каждая визируется ответственным лицом. В больших организациях им является начальник отдела кадров, в малых – руководитель. Кроме того, каждая запись заверяется печатью. Последняя должна содержать все реквизиты предприятия. В трудовые книжки, в специальных разделах заносят сведения о государственных наградах, серьезных взыскания. Назначенное лицо несет персональную ответственность за правильность сведений.
Работа с персоналом
Большой блок деятельности данного структурного подразделения касается усовершенствования взаимодействия в коллективе. Подразумевается изучение деловых и личностных качеств работников. Составление характеристик. Анализ данных, на основании которого вносятся предложения о перераспределении обязанностей или персональном переводе человека на иное место. Кроме того, кадровики занимаются организацией по вопросам повышения квалификации тружеников. В эту работ входит учет, план учебы, направление на курсы или приглашение лекторов и контроль. Работа, сами понимаете скрупулезная и сложная. Ведь инспектор отдела кадров, ею занимающийся, обязан с каждым поговорить, убедить, иной раз и заставить делать то, что необходимо.
Обязанности начальника отдела кадров
Руководитель структурного подразделения распределяет обязанности между работниками и контролирует их выполнение. Он является лидером и самым квалифицированным специалистом одновременно. Естественно, этот человек обязан знать всю структуру работы, понимать, что и зачем делается. В процессе контроля он делает замечания работникам, подсказывает, обучает. За результат деятельности отдела он несет персональную ответственность. То есть ошибка специалиста ударяет и по репутации (и кошельку) начальника. Руководитель отдела визирует все документы, проверяет законность их составления. Кроме того, в его обязанности входит формирование стратегии кадровой работы на предприятии.
Поощрение и наказание
Данные меры дисциплинарного влияния документально формируются в отделе кадров. То есть, на плечи специалистов ложится работа по расследованию проступков, их правильному оформлению, доведению до сведения работника. Меры дисциплинарного взыскания – дело очень сложное. Просто начальнику предприятия сказать слово «выговор». А вот так его оформить, чтобы никакой суд не отменил сложно. Для этого необходимы специальные знания. В бумагах такого толка множество тонкостей. Если вы думаете, что с поощрениями легче, то ошибаетесь. Отдел готовит наградные документы. Для каждого вида поощрения есть собственные ограничивающие условия. Все их необходимо знать до тонкостей, чтобы подсказать руководителю, какая награда «пройдет» ценз, а в какой откажут.
Документы отдела кадров
Как и любое структурное подразделение, описываемое, имеет собственную специфику. Во первую очередь, необходимо написать и утвердить положение о кадровой службе. В нем детально прописываются все его функции, права и обязанности. Если отдел небольшой, то пишется инструкция отдела кадров. В принципе, содержание у нее то же, что и у положения. Кроме того, необходимо составлять планы работы. Перспективный содержит мероприятия с длительным сроком исполнения. В ежемесячный (ежеквартальном) работа детализируется. Туда вносятся пункты по всему спектру функций. Однако опытный кадровик на этом не останавливается. Ему еще нужны планировочные таблицы. К примеру, в государственных учреждениях в них вносятся перспективные даты смены рангов, учета стажа и так далее. Каждое таковое изменение фиксируется приказом. На его основании бухгалтерия увеличивает заработную плату работника. В частном секторе тоже существуют собственные нюансы таковой работы. Возвращаясь к началу статьи, ответьте: сможет ли обязанности отдела кадров выполнять лодырь с низким уровнем образования?
Курсовая работа
По дисциплине Делопроизводство в кадровой службе
«Роль и задачи кадровой службы, регламентация ее деятельности»
Введение…………………………………………………………………….…...3
1. Теоретические аспекты деятельности кадровой службы……………..…5
1.1. Значимость службы управления персоналом для предприятия………...5
1.2. Основы деятельности кадровой службы………………………………..12
1.3. Задачи кадровой службы……………………………………………...….15
2. Документирование и регламентация кадровой деятельности………..……18
2.1. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров………………………………….18
2.2. Организационно-правовые документы организации……………………..34
3. Совершенствование работы кадровой службы ………………………….…41
Заключение…………………………………………………………………….....47
Библиографический список…………………………………………………..…48
Приложение 1………………………………………………………………..…50
Введение
В данной курсовой работе будет рассмотрена роль кадровой службы в организации в целом, ее место в структуре предприятия, методы и критерии оценки эффективности ее функционирования.
Актуальность. Данная тема является на сегодняшний момент актуальной, так как в большинстве своем кадровые службы сегодня по-прежнему ориентированы, прежде всего, на выполнение традиционных процедурных функций (прием на работу, укомплектование штатов, оформление документов при направлении в командировки, отпуска, переводах на новое место работы, увольнениях персонала и т.п.). В ряде организаций другого от них не требуется, а собственную кадрово-производственную инициативу по пагубной привычке и традициям мало кто из руководителей кадровых служб проявляет. По-прежнему действует синдром пресловутого правила: «инициатива наказуема». Это является своего рода проблемой во многих современных организациях.
Цель работы – определить значимость кадровой службы для организации.
Задача работы заключаются в установлении основных направлений деятельности службы управления персонала, определении ее роли в жизни предприятия.
Для получения информации для целей анализа и последующего описания работы использовались методы:
- документальный метод;
- наблюдение;
- интервью;
- анкетирование.
Объект – кадровая служба в организациях.
Предмет курсовой работы –.
Таким образом, основными задачами курсовой работы являются:
- рассмотреть историю развития
- изучить структуру и функции кадровой службы данной организации;
- проанализировать работу кадровой службы в области документирования;
- предложить методы совершенствования службы кадров.
1. Теоретические аспекты деятельности кадровой службы.
1.1. Значимость службы управления персоналом для предприятия
«Кадровая служба (служба управления персоналом) – структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии».
«Огромные надежды руководства для обеспечения процветания компании возлагаются на собственные возможности, умение, инициативу и предприимчивость, а более точно – на тот кадровый потенциал, который создан и который предстоит модернизировать с учетом всех новых, постоянно меняющихся потребностей рынка». [см 2. с. 95]
Деятельность кадровой службы (менеджера по персоналу) определена в соответствующей должностной инструкции (Приложение 1).
В большинстве компаний на определенном этапе развития появляется необходимость в специалисте по кадровому менеджменту. Он определяет, какие мероприятия в области подбора, обучения, оценки персонала необходимо проводить для достижения целей данной организации. Это наиболее распространенная причина создания службы персонала, но существуют и другие мотивы, подталкивающие руководство к формированию HR-отдела компании.
Рассмотрим подробнее причины создания службы персонала и перспективу дальнейшего функционирования этого подразделения:
1. Служба персонала как дань моде.
Если создание HR-службы является следованием моде, то с большой вероятностью она будет выполнять только представительскую функцию: вряд ли директору по кадрам будет поручено решать серьезные задачи, связанные с развитием компании в целом. Найти общий язык с топ-менеджерами и генеральным директором ему будет непросто, так как подведомственная ему служба не станет восприниматься как подразделение, непосредственно влияющее на достижение стратегических целей компании.
В данной ситуации руководителю HR-службы рекомендуется:
- отстоять статус своего подразделения за счет грамотного определения существующих проблем и предложения путей их решения;
- получить в свое управление бюджет подразделения, а именно: статьи, связанные с планированием фонда оплаты труда, социальных льгот, затрат на подбор персонала, инвестициями в обучение и развитие персонала, укрепление корпоративной культуры и т. д.
2. Служба персонала как "первая помощь" при решении проблем.
В ряде случаев служба персонала создается в качестве "помощника" существующему отделу кадров, который уже не способен справляться с возрастающим объемом задач, поставленных перед ним другими подразделениями компании. В такой ситуации топ-менеджмент формирует HR-службу по приоритетности решаемых задач: сначала появляется рекрутер или менеджер по подбору, потом специалист по обучению или тренинг-менеджер и т. д.
В данном случае у генерального директора и акционеров есть понимание необходимости службы персонала для дальнейшего развития бизнеса. Важно, чтобы директор по персоналу полностью использовал имеющиеся возможности: принимал участие в совещаниях топ-менеджеров, отчитывался о результатах своей деятельности перед собственниками бизнеса.
3. Служба персонала как неотъемлемая часть компании.
Наиболее желательна ситуация, когда служба персонала формируется вместе с компанией, и уже на начальной стадии развития организации ее директор участвует в построении будущей организационной структуры всего предприятия формировании бизнес-процессов между подразделениями. В данном случае HR-специалист будет иметь возможность придерживаться в работе принципа проактивности, т. е. действовать в режиме опережения и профилактики - в противовес так называемой реактивной работе, когда деятельность сотрудника направлена на исправление и устранение возникающих проблем.
Когда HR-директор участвует в формировании команды топ-менеджеров (подборе руководителей и разработке для них компенсационных пакетов), он получает возможность в дальнейшем стать одним из лидеров организации.
Этот наиболее грамотный метод построения службы персонала в компании, к сожалению, не слишком часто встречается в российской практике.
По каким бы причинам ни была сформирована HR-служба, важное значение имеет та роль, которую она играет в развитии организации. Опыт отечественных компаний показывает, что в большинстве случаев в своем развитии HR-подразделение переживает последовательно три роли:
-поддерживающая,
-сервисная,
- партнерская.
1. Поддерживающая роль службы персонала.
На начальной стадии развития компании владелец или генеральный директор чаше всего испытывает потребность в услугах кадровика, основная задача которого - ведение кадрового документооборота компании в соответствии с национальным законодательством.
Через выполнение данной роли поддержки бизнеса проходят те службы персонала, которые не создаются с нуля, а преобразуются из существующего в компании отдела кадров. В этом случае функции по управлению персоналом распределены между линейными руководителями, и каждое подразделение самостоятельно решает стоящие перед ним задачи в области подбора и обучения сотрудников. Так, с одним кадровым агентством или тренинговой фирмой могут обособленно друг от друга работать два или три представителя разных отделов компании-заказчика.
Иногда отдел кадров и служба персонала являются двумя самостоятельными подразделениями организации. Но в большинстве ведущих отечественных компаний отдел кадров входит в структуру службы персонала, а его начальник или делопроизводитель подчиняются директору по персоналу.
2. Сервисная роль службы персонала.
Ситуация, в которой функции управления персоналом распределены между подразделениями, значительно снижает эффективность бизнеса в целом, особенно при росте численности сотрудников и количества задач в области подбора и обучения кадров. В данной ситуации у службы персонала появляется больше полномочий, например, HR-директор выясняет потребности менеджмента, обеспечивает выполнение задач, сформулированных внутренним заказчиком, то есть, топ-менеджерами и линейными руководителями.
Главным результатом деятельности на этом этапе является решение операционных задач и исполнение следующих функций в области управления персоналом:
- стратегия управления персоналом;
- разработка политик в области управления персоналом;
- подготовка и исполнение бюджета в области управления персоналом;
- кадровый документооборот;
- регулирование трудовых отношений;
- поддержка отношений с профсоюзом;
- подбор персонала;
- планирование численности персонала;
- внешний подбор, внутренний подбор кадров;
- оценка кандидатов, проведение тестов;
- работа с выпускниками вузов;
- адаптация персонала;
- обучение сотрудников;
- оценка потребности в обучении;
- создание обучающих программ;
- проведение обучения;
- оценка эффективности обучения;
- создание кадрового резерва;
- оценка сотрудников;
- оценка результатов деятельности;
- планирование карьеры;
- развитие корпоративной культуры;
- проведение корпоративных мероприятий;
- создание корпоративных СМИ, интранета;
- мотивация и стимулирование работы персонала;
- оценка должностей, создание системы грейдов;
- формирование компенсационных пакетов;
- создание социальных пакетов;
- организационное развитие;
- автоматизация функций управления персоналом;
- описание бизнес-процессов;
- перемещение и увольнение персонала;
- охрана труда (в производственных компаниях эта функция в ведении технической службы или службы главного инженера);
- оценка эффективности управления персоналом.
В этот период сотрудники службы персонала разрабатывают основные HR-инструменты. При формировании политик и процедур в области управления кадрами необходимо привлекать линейных руководителей и топ-менеджеров в качестве консультантов, так как именно им предстоит применять данные методы на практике. Если специалисты HR-службы самостоятельно разработали алгоритмы в области подбора или обучения кадров, то на этапе внедрения им рекомендуется опросить руководство, насколько понятны и удобны для них предложенные варианты взаимодействия со службой персонала.
3.Служба персонала как бизнес-партнер.
Со временем директору по персоналу становится очевидно, что мало просто осуществлять разработку и внедрение кадровых программ и мероприятий - службе персонала необходимо стать функцией бизнеса, то есть работать ради достижения целей всей организации. Чтобы убедить коллег и руководство в том, что его служба - не просто сервисное подразделение, но и бизнес-партнер компании, директору необходимо посмотреть на все HR-мероприятия с позиции их стоимости и начать разговаривать с руководством компании на языке цифр (или коммерческой выгоды).
На данном этапе становится понятным, что каждая кадровая программа должна в итоге приносить прибыль компании - будь то подбор персонала, создание учебного центра или проведение корпоративного мероприятия.
Главная задача службы персонала в этот период - повышение рыночной стоимости компании с помощью инструментов управления персоналом, а также разработка стратегии компании в области управления персоналом, развитие ее организационной структуры, создание систем оценки деятельности подразделений.
Практика показывает, что в отечественных компаниях довольно редко HR-службы становятся стратегическими партнерами. Это обусловлено относительной молодостью бизнеса в нашей стране и молодостью самой профессии специалиста по кадровому менеджменту, которая только вступает во второе десятилетие своего существования. По мнению экспертов, наиболее оптимальным является позиционирование HR-отдела как сервисной службы, в то время как она, тем не менее, играет неафишируемую роль бизнес-партнера». [см 5. с. 2-5]
Задачи, стоящие перед HR-службой, также определяются стадией развития организации:
- формирования,
- роста,
- стабилизации,
-спада.
Стадии прямым образом влияют на перечень задач, решаемых службой персонала.
1. Формирование. Молодая компания характеризуется неформальной атмосферой и небольшим количеством сотрудников, которые в курсе планов и проблем организации и могут заменить друг друга на рабочем месте. Менеджера по персоналу в штате нет - все решает руководитель (часто он же собственник). Тесные отношения коллег, нечетко определенные обязанности часто приводят к конфликтам.
2. Рост. Количество сотрудников возрастает, формируется внутренняя структура компании, разрабатываются полномочия и ответственность отделов и персонала. На первое место выходят интенсивный поиск и отбор кадров, разработка правил и положений, возникает потребность в развитии внутренних коммуникаций, происходит бурный карьерный рост сотрудников.
3. Стабилизация. Компания стремится удержать достигнутые позиции. Появляются поддерживающие бизнес - отделы, меняется структурный состав работников. Управлением персонала решаются новые задачи, внедряются новые технологии адаптации, оценки, формирования социального пакета и др. Происходит формализация и регламентация процедур и политик.
4. Спад. Сокращение деятельности компании, уменьшение потока инвестиций и финансирования приводит к сокращению персонала, ликвидации социальных программ, проблемам мотивации сотрудников. В этот период возрастает роль внутрифирменных коммуникаций по сопровождению изменений в компании».
Таким образом, наглядно прослеживается зависимость функций и задач службы управления персоналом на всех стадиях жизненного цикла организации.
1.2. Основы деятельности кадровой службы
Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
1) самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
2) выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
3) выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:
- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
- оформление приема, перевода и увольнения работников в со¬ответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
- учет личного состава;
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение докумен¬тации по делопроизводству;
- контроль исполнения руководителями подразделений прика¬зов и распоряжений по работе с личным составом;
-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разра¬ботка мероприятий по ее устранению;
-анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
-создание условий для повышения образовательного и квали¬фикационного уровня специалистов;
-работа по созданию резерва на выдвижение;
-подготовка предложений по улучшению расстановки и ис¬пользованию работников;
-подготовка и систематизация материалов для аттестационной
комиссии;
-подготовка материалов для представления работников к по¬ощрению и награждению;
-принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работни¬ков;
-организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
-ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут¬реннего трудового распорядка;
4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
- принимать работников, организации по вопросам перемеще¬ния и увольнения;
- взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
- требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
1.2. Задачи кадровой службы
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:
1. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
- прием работников на предприятие;
- учет работников;
- увольнение работников;
-работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
2. Планово-регулятивное направление:
-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
-расстановка работников предприятия;
-перемещение работников предприятия;
-становление в должности и адаптация работников.
3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:
-изучение работников;
-оценка работы работников;
-аналитическая работа;
-подготовка отчетов.
4. Координационно-информационное направление:
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
- организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
- работа с письменными обращениями работников предприятия;
- архивная и справочная работа.
5. Организационно-методическое направление:
- документирование деятельности работников предприятия;
- кадровая работа в подразделениях предприятия;
- планирование кадровой работы;
- руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:
- размеры организации;
- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
- стратегические цели организации;
- стадия развития организации;
- численность персонала;
- приоритетные задачи работы с персоналом.
Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности организации.
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
- эффективность подбора и расстановки сотрудников;
- справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
- продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
- быстрое и эффективное решение личных проблем.
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.
В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.
Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации - системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.
Таким образом, задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности.
2. Документирование и регламентация кадровой деятельности
2.1. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров
Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Этим напрямую занимается служба кадров. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.
Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где ст.37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому "работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск".
Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение базового понятия - "социальное партнерство". В соответствии со ст.25 Трудового кодекса РФ "сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей". В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: "Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством".
Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в ст.24, таких как:
- равноправие сторон;
- уважение и учет интересов сторон;
- заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;
-соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
- полномочность представителей сторон;
- свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;
- добровольность принятия сторонами на себя обязательств;
- реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;
- обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;
- контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;
- ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.
В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.
Прежде всего отметим, что отдельная ст.5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации;
2. иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;
3. указы Президента Российской Федерации;
4. постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
5. нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
6. нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
7. коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.
Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше.
Действие этих актов, содержащих нормы трудового права, распространяется в пространстве на территории в зависимости от органа, их принявшего: акты федеральных органов распространяются на всю территорию Российской Федерации; акты субъектов Российской Федерации действуют в пределах территории соответствующего субъекта РФ; акты органов местного самоуправления - в пределах соответствующего муниципального образования и локальные нормативные акты конкретной организации - только в пределах этой организации.
Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописаны соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы. Например, в спорных случаях необходимо руководствоваться не нормативным актом субъекта федерации, а нормативным актом федерального органа власти по данному вопросу.
Особую значимость для работников кадровых служб имеет ст.14 "Исчисление сроков". В ней указано, что "прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.
Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день".
Эта статья очень важна не только при оформлении увольнений, но и при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина.
Надо подчеркнуть также важность для работника кадров ст.65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу.
В ст.283 указаны документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству.
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена ст.66.
Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д.
Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника".
Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.
Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.
По категориям доступа информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными к категории ограниченного доступа.
Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (в нем в ст.5 подробно указаны сведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне", последние уточнения и изменения в который внесены Указом Президента РФ от 11.02.2006 N 90.
6 марта 1997 г. Указом Президента РФ (N 188) утвержден Перечень сведений конфиденциального характера (в ред. от 23.09.2005), где п.1 стоят "сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях".
Вопросам защиты персональных данных посвящена и специальная глава Трудового кодекса РФ (гл.14 - "Защита персональных данных работника").
Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну". Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст.1 Закона, в которой говориться, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в ст.3 Закона, есть и развернутые определения: "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных; "
Как видно из дефиниций, в Законе фактически определена вся информация, с которой работник службы кадров имеет дело ежедневно, и совершаемые с ней действия.
Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основании этого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.
В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (в ред. от 18.12.2006) раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст.11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.
В один день с Федеральным законом "О персональных данных", то есть 27 июля 2006 г., подписан Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (N 149-ФЗ) и утратил силу действовавший с 1995 г. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". В новом Законе определены многие понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы. Учитывая активное внедрение информационных технологий в работу с кадровыми документами, все они важны для любого кадровика.
В Законе изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.
В Законе четко определены права и обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно ст.9 говорит об ограничении доступа к информации. В этом Законе персональным данным прямо посвящен лишь один пункт в ст.9, так как одновременно вышел Федеральный закон "О персональных данных".
В новом Законе речь идет не об информационных ресурсах (этого понятия в Законе нет), а об информационных системах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и иные системы. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядок создания и эксплуатации информационных систем, в том числе специально ст.14 посвящается государственной информационной системе. Новым является раздел Закона (ст.15) об использовании информационно-телекоммуникационных сетей и порядке подключения к ним.
Последний раздел Закона 2006 г. (ст.16), как и Закона 1995 г. (гл.5) посвящен защите информации. Он более четко и кратко, как это и положено законодательному акту, определяет, что: "Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:
1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
3) реализацию права на доступ к информации".
Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
В соответствии со ст.4 Закона Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Статья 10 Закона указывает, что "порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации". В соответствии с этой статьей надо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", в котором указано, "что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для
К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего напомним, что ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык".
Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов Российской Федерации" посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст.3 Федерального закона "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.
Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.
Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.
В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст.8 "в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу"), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приема граждан.
В зависимости от организационно-правовой формы организации (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ООО и т.д.), ведомственной принадлежности (например, таможенные органы, вуз и т.д.) местонахождения (например, район Крайнего Севера) при оформлении кадровых документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах, которые обязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство. Например, если это вуз, то надо иметь Федеральный закон "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" и Положение "О порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава образовательных учреждений высшего профессионального образования Российской Федерации", если это ЗАО или ООО - Федеральный закон "Об акционерных обществах" или "Обществах с ограниченной ответственностью". В организациях, находящихся в районах Крайнего Севера, руководствуются Законом РФ "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" и др.
Свои особенности имеет организация труда работников транспорта; сезонных рабочих; работников, работающих вахтовым методом и т.д.
Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов должен быть значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется Федеральным законом от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (в ред. от 01.12.2007) и Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в ред. от 29.03.2008), а также указами Президента РФ.
В развитие Закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" выходят Указы Президента РФ: Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации"; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)"; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации"; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим"; Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации"; Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
В них детализируются не только порядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и др.
Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь пенсионное законодательство, Закон о ветеранах и т.п.
Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.
В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132);
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69
Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся "в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".
Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.
Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения - типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно. Кроме того, служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. N 03-33/пс (в соответствии со ст.89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 г, а пределы его размеров - 229 на 324 мм. Часто к недоразумениям приводит незнание порядка пользования франкировальными аппаратами.
Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении - "почтовое отправление... при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему... когда и кому вручено почтовое отправление". Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.
Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Службе кадров полезно иметь:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. N 72).М., 1995.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утв. Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. N 152).М., 1993.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. N 23.
Последние нормативы времени 2002 г. содержат нормы времени на работы с использованием компьютерной техники, что очень важно для подразделений, уже внедривших современные информационные технологии.
Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
Во всех нормативах времени не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.
Помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.
Таким образом, деятельность кадровой службы должна соответствовать всем нормативным документам.
2.2. Организационно-правовые документы организации
Служба кадров любой организации в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.
Прежде всего, это устав (положение) организации как главный организационный документ.
Под уставом, как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.
Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.
Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.
Служба кадров должна четко представлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главная цель - обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения этих задач. Кроме того, в уставах расписываются порядок назначения или выбора руководящего состава и другие вопросы, связанные с подбором и расстановкой кадров. Один из экземпляров устава обязательно должен храниться в отделе кадров.
Трудовым кодексом РФ предусмотрено составление в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. К таким документам относится коллективный договор. Его определение дано в ст.40 Трудового кодекса РФ: "Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей". Коллективный договор может заключаться не только на уровне организации в целом, но и обособленных структурных подразделений. К обособленным структурным подразделениям относятся филиалы и представительства, которые территориально отделены и, кроме того, могут иметь особенности в организации труда. Содержание и структура коллективного договора определяются заключающими его сторонами самостоятельно. В ст.41 Трудового кодекса РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут быть включены в коллективный договор. К ним отнесены:
- формы, системы и размеры оплаты труда;
- выплата пособий, компенсаций;
- механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
- занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
- рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;
- улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;
- соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества;
- экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
- гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;
- оздоровление и отдых работников и членов их семей;
- частичная или полная оплата питания работников;
- контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора;
- отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;
- другие вопросы, определенные сторонами.
Этот перечень носит рекомендательный характер и не является исчерпывающим, его цель - дать представление о возможном содержании коллективного договора. Однако в Трудовом кодексе РФ есть и ряд предписаний к содержанию трудового договора обязательного характера.
В соответствии со ст.9 Трудового кодекса РФ коллективные договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работникам, предусмотренный законодательством о труде. Напротив, коллективный договор должен устанавливать дополнительные льготы и преимущества, более благоприятные условия труда.
При оформлении коллективного договора обязательно указание (наименование) сторон, от имени которых он заключается, и срока его действия. Коллективный договор является актом срочного действия и в соответствии со ст.43 Трудового кодекса РФ "заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором". Стороны имеют право продлить действие коллективного договора, но на срок не более трех лет.
На организацию может распространяться действие и таких правовых документов, как соглашение.
Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.
Как видно из определения, данного в ст.45 Трудового кодекса РФ, соглашение, в отличие от коллективного договора, заключается на других уровнях социального партнерства - федеральном, межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), то есть соглашение заключается работодателями, объединенными в рамках отрасли, региона, территории. Интересы работодателей на переговорах по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы и их объединения.
В Трудовом кодексе РФ указаны возможные виды соглашений: генеральные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные.
Генеральное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений на федеральном уровне.
Например, Генеральное соглашение между Общероссийским объединением профсоюзов, общероссийскими объединениями работодателей и Правительством РФ на 2002 - 2004 гг. В нем было закреплено условие о повышении не менее чем в 1,5 раза тарифных ставок (окладов) Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы.
Региональное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений на уровне субъекта Российской Федерации. Оно заключается между действующими в этом регионе объединениями работников, работодателей и органами исполнительной власти.
Отраслевое (межотраслевое) соглашение определяет общие условия оплаты труда, гарантии, компенсации и льготы работникам отрасли (отраслей).
Территориальное соглашение устанавливает общие условия труда, гарантии, компенсации и льготы работникам на территории соответствующего муниципального образования.
При заключении соглашений стороны сами определяют вопросы, регулируемые в этом документе. В Трудовом кодексе, как и в случае коллективного договора, дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут войти в соглашение:
- оплата труда;
- условия и охрана труда;
- режимы труда и отдыха;
- развитие социального партнерства;
- иные вопросы, определенные сторонами.
Но в то же время согласно ст.9 Трудового кодекса РФ соглашения, как и коллективные договоры, не могут понижать уровень прав и гарантий работников, предусмотренный законодательством о труде. Сроки действия соглашений, как и коллективных договоров, не могут превышать 3-х лет, и стороны имеют право один раз продлить их действие не более чем на три года.
Очень важно знать, что соглашение распространяется на "всех работодателей, являющихся членами объединения работодателей, заключившего соглашение. Прекращение членства в объединении работодателей не освобождает работодателя от выполнения соглашения, заключенного в период его членства. Работодатель, вступивший в объединение работодателей в период действия соглашения, обязан выполнять обязательства, предусмотренные этим соглашением".
В тех случаях, когда на работников в установленном порядке одновременно распространяется действие нескольких соглашений, действуют наиболее благоприятные для них условия соглашений.
Коллективный договор и соглашение являются документами, подлежащими регистрации. В соответствии со ст.50 Трудового кодекса РФ они в течение семи дней со дня подписания направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду. Соглашения, заключенные на федеральном уровне, регистрируются в Минтруде Российской Федерации, региональные и территориальные - соответственно в региональных и территориальных органах по труду. Направление документов на регистрацию является обязанностью работодателя. Цель уведомительной регистрации - выявление в коллективных договорах и соглашениях условий, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством. Если такие нарушения будут обнаружены, о них сообщается сторонам и в инспекцию труда. Кроме того уведомительная регистрация позволяет органам по труду иметь информацию о количестве и содержании коллективных договоров и соглашений, прослеживать тенденции коллективного регулирования трудовых отношений, учитывать этот опыт при разработке законов и нормативно-правовых актов о труде.
Контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений осуществляют сами стороны социального партнерства, представляя друг-другу информацию о выполнении условий договорных документов. Но, кроме того, контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений ведут органы по труду, проводя плановые проверки и выявляя случаи нарушения условий, установленных в этих документах.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ коллективными договорами и соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем в пределах его компетенции, устанавливаются правила поведения работников во время их совместной деятельности.
К локальным нормативным актам в первую очередь относятся правила внутреннего трудового распорядка, которые обычно являются приложением к коллективному договору. Однако, они могут утверждаться и как отдельный документ. Определение этого документа и его основное содержание раскрыты в ст.189 Трудового кодекса:
"Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя".
Организация сама должна разработать "Правила внутреннего трудового распорядка" исходя из своей специфики. В качестве образца можно взять Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС 20.07.1984. Они продолжают действовать в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации. Как и в коллективном договоре и в соглашениях, в Правила внутреннего трудового распорядка не могут быть включены условия, ухудшающие положение работающих по сравнению с Конституцией РФ, международными актами, федеральными и региональными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями, коллективным договором.
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем, вывешиваются на видном месте, и с ними должны быть ознакомлены все работники организации.
Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь ее должностной и численный состав, является штатное расписание.
Штатное расписание как вид документа "представляет собой перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов". Его цель - нормирование численности штатного персонала организации и соотношения специалистов.
Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы.
Таким образом, все должности структурных подразделений и их количество будут закреплены в штатном расписании организации.
Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждается распорядительным документом (чаще всего приказом). Штатное расписание - документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.
3. Совершенствование работы кадровой службы
Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.
Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией). Перечень работ, связанных с обеспечением эффективного управления персоналом, имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Это значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления.
Конкретное построение кадровой службы, распределение кадровой работы между структурными подразделениями, а внутри структурного подразделения между исполнителями может варьировать в большом диапазоне, поскольку зависит от многих моментов. Среди них следует отметить прежде всего размер предприятия (численность занятого на нем персонала), объем управленческих работ каждого вида, понимание руководством задач управления персоналом: несмотря на эффективность комплексного подхода к управлению персоналом, на одних предприятиях тем не менее во главу угла ставится, например, подбор кадров, на других - планирование трудовой карьеры, на третьих - оценка результатов и оплата труда. Влияют также стиль и методы руководства администрации подчиненными и т.д.
При проектировании структуры службы управления персоналом и организации ее работы исходят из того, что существование какого-либо структурного подразделения оправданно лишь в определенных условиях (при определенной численности персонала, объеме управленческих работ данного вида). В других же условиях данная функция может быть поручена (передана) другому структурному подразделению или даже отдельному лицу в составе любого структурного подразделения.
Прежде всего объем работ должен быть достаточным для загрузки как минимум двух-трех человек, чтобы можно было выделить отдельную группу (бюро) в составе отдела.
Организационно работа с кадрами продолжает оставаться распыленной по многим функциональным подразделениям заводоуправления. Более того, самостоятельной кадровой службы с единым административным и методическим руководством вообще может не быть.
Вместе с тем намечаются положительные тенденции, в частности преобразование отделов кадров в отделы управления персоналом, правда, пока с незначительной трансформацией функций, что, естественно, существенно не сказывается на эффективности работы с персоналом. Другие предприятия идут значительно дальше и подчиняют управляющему по кадрам не только такие традиционные управленческие структуры, как отдел кадров, отдел подготовки кадров (или отдел технического обучения), но и социологические подразделения (если они имеются), отдел труда и заработной платы (предварительно передав планирование основных трудовых показателей в экономический отдел), отдел (лабораторию) НОТ и др.
Расширение самостоятельности предприятий, смена форм собственности, процесс разукрупнения предприятий и создание на базе структурных подразделений самостоятельных малых предприятий существенно меняют сложившуюся кадровую работу на предприятии. Часто за разукрупнением предприятий идет и реорганизация заводоуправления, в том числе и отдела кадров: многие его функции передаются малым предприятиям, где этой работой занимаются один-два человека. Имеет место и сохранение централизованной кадровой службы, услугами которой в подборе кадров, их подготовке и переподготовке, оценке и т.д. на договорной основе пользуются малые предприятия.
После определения функциональной структуры кадровой службы, составляющих ее подразделения (отделы, бюро), решается вопрос о перечне задач каждого структурного подразделения, его функциях, численном составе и должной структуре занятых в них работников, должностных обязанностях каждого из них, а также о взаимоотношениях подразделений друг с другом в рамках кадровой службы и с другими подразделениями предприятия в части входящей и исходящей информации, так и в отношении методического обеспечения" кадровой работы, реализации функции контроля и надзора за ее проведением.
Напряжение в обеспечении предприятия трудовыми ресурсами может быть снято за счет более полного использования имеющейся рабочей силы, роста производительности труда работников, интенсификации производства, комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, внедрения новой более производительной техники.
Эти изменения в организационной структуре дадут положительный эффект и создадут все условия для качественной сбалансированной работы отдела кадров и создадут все предпосылки для решения кадровых проблем на предприятии. Для решения текущих кадровых проблем отдел кадров должен будет решать следующие задачи:
1.организация работы по выработке кадровой политики и осуществление в соответствии с ней подбора, отбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров, руководителей и специалистов;
2.участие в формировании стабильного коллектива;
3.создание кадрового резерва и работа с ним;
4.организация учета кадров.
Для реализации этих задач отдел кадров выполняет следующие функции: кадровое планирование, т.е. разработку перспективных и текущих планов комплектования организации кадрами, изучение деловых и личных качеств специалистов с целью подбора кадров в резерв на выдвижение, планирование деловой карьеры перспективных специалистов, подготовка материалов и организация аттестации работников, проведение собеседований и отбор совместно с руководителем соответствующих подразделений новых сотрудников на вакантные должности, оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, учет личного состава организации, ведение трудовых книжек, подготовка документов для назначения пенсий, изучение движения кадров, причин текучести кадров, трудоустройство высвобождающихся работников, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, ведение отчетности по вопросам кадров и др. Важно также подчеркнуть то, что отдел кадров также должен осуществлять взаимодействие со службой занятости. Эти изменения в организационной структуре организаций решат существующие проблемы в управлении персоналом..
Учеными и ведущими кадровиками рекомендуется схема структуры отдела управления кадрами с использованием концепции стратегических хозяйственных подразделений. В основу структуры управления кадрами положена модель диверсифицированной организации, ориентированной на стратегическое управление. Этот подход предполагает децентрализацию управления всех подразделений отдела кадров.
Применение этой модели позволит:
1. Создать современную структуру отдела кадров, адекватно и оперативно реагирующую на изменения во внешней среде.
2. Реализовать систему стратегического управления, способствующую эффективной деятельности отдела и всех его в долгосрочной перспективе.
3. Освободить руководство отдела от повседневной рутинной работы, связанной с оперативным управлением научно-производственным комплексом.
4. Повысить оперативность принимаемых решений.
5. Вовлечь в предпринимательскую деятельность все подразделения объединения, способных расширить номенклатуру продукции и услуг, повысить гибкость и конкурентоспособность.
В итоге, применение предложенных путей совершенствования отдела кадров даст положительный результат и сделает работу отдела кадров более стабильной и сбалансированной, позволит снизить текучесть, улучшить технологию и качество отбора молодых специалистов. Смена структуры отдела кадров также окажет положительное воздействие на её работу.
Заключение
От обеспеченности организаций трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ. Поэтому так важна та роль, которую выполняет кадровая служба в организации.
Одна из важнейших функций организации работы кадровой службы– функция учета документов, регламентирующих осуществление всех задач, стоящих перед менеджерами по персоналу.
Проблема работы с электронной информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.
Залог успеха организации – эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом, решает все организационные вопросы.
На сегодняшний день отделу кадров важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.
Библиографический список
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.
2. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. – 2006. - №31 (1ч).
3. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
4. «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. – 2006.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.
6. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. – 2006.
7. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. - С. .97
8. Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление персоналом, 1999-175 с.
9. Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов // СПб.: Питер, 2003-220 с.
10. Кадровик: сборник документов. – 2005. - 3-й выпуск.
11. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. - С.80
12. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2007.
6. Куприянова З. К.: Как меняется отношение к труду // М.: «Человек и труд» №2, 2005-124 с.
13. Мескон М. Х.: Основы менеджмента // М.: «Дело ЛТД», 1994-702 с.
14. Стенюков М. В.: Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2006-224 с.
15. Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №12. - С.57
16. Федосова В. Т.: Управление современной школой выпуск 4, (кадровое делопроизводство в образовательном учреждении) // М.: «Учитель», 2007-128 с.
17. Щур Д. Л.: Кадры предприятия 300 образцов должностных инструкций // М.: Изд-во «Дело и Сервис», 2006-880 с.
18. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. - С.79.
Приложение 1
Должностная инструкция менеджера по персоналу
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Менеджера по персоналу.
1.2. Менеджер по персоналу назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генераль-ного директора.
1.3. Менеджер по персоналу подчиняется непосредственно «Ф.И.О., должность»
1.4. На должность Менеджера по персоналу назначается лицо, имеющее высшее профес-сиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента, стаж работы по спе-циальности не менее 2 лет.
1.5. Менеджер по персоналу должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность орга-низации по управлению персоналом;
- законодательство о труде; основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса;
- конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг; порядок ценообразования и налогообложения;
- основы маркетинга;
- современные концепции управления персоналом;
- основы трудовой мотивации и системы оценки персонала;
- формы и методы обучения и повышения квалификации кадров; порядок разработки тру-довых договоров (контрактов);
- методы и организацию менеджмента; основы технологии производства и перспективы развития организации, структуру управления и ее кадровый состав;
- основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда;
- основы производственной педагогики;
- этику делового общения; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управ-ления персоналом;
- основы организации делопроизводства; методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия Менеджера по персоналу его обязанности возлага-ются на «Ф.И.О., должность».
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Менеджер по персоналу:
- организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного исполь-зования и профессионального совершенствования работников;
- обеспечивает укомплектование предприятия, учреждения, организации работниками не-обходимых профессий, специальностей и квалификации;
- определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возмож-ных источников обеспечения необходимыми кадрами;
- осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работни-ков;
- организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации со-трудников и развитию их деловой карьеры;
- доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников;
- организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттеста-ций, конкурсов на замещение вакантных должностей;
- совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложе-ния административных взысканий, а также увольнения работников;
- разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста;
- консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом;
- принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении тру-довых споров и конфликтов;
- составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию;
- осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.
3. ПРАВА
Менеджер по персоналу имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам (подразделениям) поручения, зада-ния по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами (подразделениями).
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопро-сам деятельности Менеджера по персоналу, подчиненных ему служб (подразделений).
3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организа-ций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Менеджера по персоналу.
3.5. Представлять интересы организации в сторонних организациях по вопросам, связан-ным с его профессиональной деятельностью.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Менеджер по персоналу несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности своего отдела.
4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также работу подчиненных ему служб (подразделений) организации по вопросам, входящим в обязан-ности отдела.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отделом, подчи-ненными службами (подразделениями).
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора органи-зации.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасно-сти, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам.
4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела сбыта, подчиненных служб (подразделений) организации.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Менеджера по персоналу определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Менеджер по персоналу может выез-жать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура
* группировка документов
* требования к , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации,
* ответственность к ведению кадровой документации.
Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.Главная задача отдела кадров -подбор кадров и работа с коллективом.
Что такое кадровая работа?
Проще говоря, кадровая работа – это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность.
Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.
Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.
Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.
Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом.
Хуже того, нарушения установленного порядка кадровой работы могут привести к прямым финансовым потерям, отвлечению всевозможных ресурсов Допущенные при создании кадровых документов ошибки нередко приводят к погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, к сокращению размера устанавливаемых работникам трудовых пенсий.
Зачастую итогом таких нарушений становятся трудовые споры и судебные слушания.
При разрешении трудовых споров суд, по сложившейся практике, требует от работодателя подтверждения его правоты и опровержения заявлений работника. И нередко ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печальному, но закономерному финалу. Наличие необходимых и надлежащим образом оформленных кадровых документов поможет избежать ошибок, проблем и их последствий.
Ни для кого не секрет, что служба персонала на предприятии - явление далеко не повсеместное. Многие небольшие предприятия, находящиеся на начальном этапе развития, как правило, не имеют отдельной структуры или сотрудника, который занимается вопросами управления персоналом в компании.
Если вам требуется специалист по кадровому делопроизводству, то лучше искать именно такого - будет и дешевле, и практичнее. Если вы считаете, что этот работник должен скрепить коллектив, организовать досуг и отдых - это другой специалист, если должен внедрить эффективную систему оплаты труда - это третий.
«Всё в одном флаконе» встречается редко.
Менеджеры по персоналу подобны врачам с их узкой специализацией, и лишь опытный кадровый работник отчасти похож на семейного доктора, являясь специалистом широкого профиля.
В целом к организации кадровой работы нужно подойти как к бизнес-проекту. Руководителю компании стоит определить для себя критерии оценки деятельности кадровиков. Максимально подробно обсудите в кругу управленцев своего предприятия, что именно должен сделать отдел кадров, в какие сроки, какие средства будут на это выделены, какие ресурсы (люди, деньги) будут задействованы.
Не ждите, что менеджер по персоналу справится с вашими проблемами сам, без помощи коллег, и без выделенного ему бюджета, только за свою зарплату.
Главная функция и первоочередное назначение такого работника - это содействие росту эффективности бизнеса путем обеспечения компании человеческими ресурсами, росту производительности труда, повышению управляемости и мотивированности сотрудников.
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
1.7. Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации. 1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Подбор и расстановка кадров.
2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.
2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.
2.4. Повышение квалификации работников.
2.5. Проведение аттестации.
2.6. Формирование кадрового резерва.
2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.
3. ФУНКЦИИ
3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
3.3. Разработка штатного расписания.
3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.
3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
3.6. Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел,
подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
3.7. Документальное оформление служебных командировок.
3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
3.9. Ведение учета работающих в организации военнообязанных.
3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.
3.13. Организация и участие в аттестации работников.
3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
3.15. Составление планов повышения квалификации работников.
3.16. Организация табельного учета.
Отдел имеет право:
4.1. Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:
5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.
5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.
5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.
5.2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ
Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ
7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ КАДРОВОГО ОРГАНА, ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ
Повседневные обязанности кадровика регламентированы Минтрудом РФ в постановлении от 21.08.1998 г. В нем детально указаны зоны ответственности специалиста, пределы субординации, рассмотрена нормативно-правовая база, необходимая сотруднику отдела кадров, порядок сдачи и ведения документации. Единый квалификационный справочник определяет 17 профессий, которые при исполнении служебных обязанностей ориентируются на должностную инструкцию кадрового работника. Структура отдела, регулирующего деятельность сотрудников, отражена в соответствующем Положении « Об отделе кадров».
Специалист отдела кадров – должностные обязанности
Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.
За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров. Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами. Они заключаются в выполнении следующих задач:
- документальное оформление приема и увольнения сотрудников, перевода персонала на другие штатные единицы согласно нормам ТК РФ и распоряжениям руководства;
- учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней – от директора до сторожа – в соответствии со стандартами учетных документов с внесением изменений в информационные базы;
- сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
- разработка механизма поощрения и взыскания;
- составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
- оформление трудовых книжек – внесение записей, регистрация, учет и хранение;
- формирование трудового стажа;
- мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
- своевременный отбор документации для архива и его оформление;
Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.
Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.
Инспектор по кадрам – должностные обязанности
Как значится в Едином квалификационном справочнике, на должность инспектора по кадрам рассматриваются соискатели со средним образованием, наличие профессионального стажа не имеет значения. Весь объем должностных обязанностей инспектора по кадрам определен во внутренней инструкции. В него входит выполнение делопроизводственных задач:
Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности. Кадровик размещает объявления в прессе, интернет-порталах, передает заявку в центр занятости, проводит собеседование. В его задачу входит не просто подобрать профессионала, а найти человека, который легко войдет в коллектив и не станет источником конфликтов. Руководством может быть предусмотрена обязанность инспектора по проведению конкурса среди претендентов. Отборочные мероприятия и контроль прохождения находятся в компетенции кадровика.
Должностные обязанности начальника отдела кадров
Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.
В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:
- разработка положения о кадровой политике;
- оценка потребности организации в обновлении персонала;
- управление штатом согласно полномочий и компетенции;
- методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
- отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
- коррекционная деятельность;
- регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
- контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.
В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.
О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.
Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.
Из этой статьи вы узнаете:
- В чем заключается деятельность отдела кадров
- Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров
- В чем особенности планирования как вида деятельности отдела кадров
Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом и выполняют свои функции. Но их обязанности не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т. п. Возможно, в советские времена все обстояло именно так, но сейчас деятельность отдела кадров представляет собой разнообразную и многоплановую работу. Рассмотрим ее подробнее.
Функции и деятельность отдела кадров
Отдел кадров играет далеко не последнюю роль в компании, и его положение в организационной структуре предприятия отражает значимость его деятельности. Некоторые даже считают, что отдел кадров – визитная карточка организации, ее лицо, поскольку именно с этим подразделением сталкивается каждый новый сотрудник, принимаемый на работу.
Главной функцией отделов кадров является поиск, наем персонала и текущее взаимодействие с трудовым коллективом. Ограничивать деятельность отдела кадров только подбором новых сотрудников и их оформлением на работу – неудачное решение для бизнеса. Без плотного взаимодействия со сложившейся командой и знания специфики функционирования фирмы невозможно правильно набирать новый штат.
В наше время работа с кадрами является совокупностью организационных и других мер и действий, которые необходимы для наиболее полного использования деловых способностей, умений и навыков персонала. Компетентный, мотивированный и заинтересованный в плодотворной работе штат сотрудников – цель деятельности любого отдела кадров. Без этого подразделения, осуществляющего подбор, учет и сопровождение работников, сложно представить функционирование успешной современной организации.
Деятельность отдела кадров на предприятии направлена на выполнение следующих функций:
- выявлять потребность в новых сотрудниках, вести поиск и наем работников вместе с руководителями подразделений;
- анализировать текучку кадров и искать способы ее снизить;
- составлять для специалистов штатные расписания;
- оформлять личные дела работников, по их просьбе выдавать необходимые справки, ксерокопии документов;
- осуществлять все операции с трудовыми книжками: принимать, хранить и выдавать их, заполнять в соответствии с актуальными стандартами и нормами оформления по ТК РФ;
- формировать график отпусков, заниматься их учетом (тоже согласно трудовому законодательству);
- организовывать для персонала аттестации, подготавливать планы карьерного развития;
- создавать планы повышения квалификации кадров.
Необходимая документация для деятельности отдела кадров
- Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).
До того, как начинать набирать персонал, отдел кадров обязан сформировать и утвердить у руководства компании штатное расписание. На его основе уже определяется количество актуальных вакансий. На этот документ можно опираться, аргументируя в суде правомерность увольнения сотрудника по сокращению личного состава. Штатное расписание будет потребовано судом при рассмотрении любого дела, касающегося трудовых отношений, и если проигнорировать этот запрос или подать неправильно составленное расписание, то работодатель лишается шанса выиграть спор.
- Трудовой договор.
Подготовка пакета кадровых документов начинается с трудового договора, заключаемого с сотрудником в письменном виде, с подписями обеих сторон. В нем должны быть отражены условия трудовой деятельности и вознаграждения, соответствующие трудовому законодательству и удовлетворяющие как работодателя, так и работника. Оформление данных бумаг – одна из важнейших задач, которую решает отдел кадров в своей текущей деятельности.
- Правила трудового распорядка.
Этот внутренний нормативный акт является обязательным для любой компании. Он устанавливает порядок приема и увольнения кадров, списки прав и обязанностей, ответственность нанимателя и работника, режим работы и отдыха, способы мотивации сотрудников, виды дисциплинарных взысканий и многие другие аспекты трудовых отношений.
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу.
На основании данного документа новому сотруднику выделяют рабочее место, закрепляют за ним необходимое имущество. Отдел кадров готовит его вместе с трудовым договором на имя работника. Кадровики и непосредственный руководитель нового сотрудника знакомят его с деловой перепиской, необходимыми актами и т. д.
- Трудовые книжки.
Это главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Трудоустраиваясь в компанию, человек обязан ее предъявить (кроме случаев, когда он впервые нанимается на работу или его трудовой договор не предполагает штатного совместительства). Работодатель, в лице сотрудников отдела кадров, должен вести трудовые книжки каждого сотрудника, проработавшего на предприятии от пяти дней и дольше. К хранению трудовых книжек тоже предъявляются свои требования: оно допускается лишь в металлических сейфах или шкафах, к которым имеет доступ только ответственный специалист (назначенный особым приказом).
- Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.
В этой книге трудящийся расписывается при увольнении и получении трудовой. Она должна быть прошнурована и пронумерована, содержать печати и подпись. За этим следит отдел кадров.
- Договор о полной материальной ответственности.
Деятельность отдела кадров включает в себя подписание с работниками договоров о полной материальной ответственности. Это делается в случаях, когда служащий получает какие-либо материальные ценности на хранение, обработку, продажу (отпуск), транспортировку, использование в ходе производства. Материально ответственным может быть только совершеннолетний гражданин.
- График отпусков.
Работодатели обязаны вести график отпусков сотрудников согласно форме № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г.). Помимо формальных требований, к этому документу применяются законодательные нормы. Это соблюдение права некоторых категорий трудящихся на отпуск в определенное или выбранное ими время; предоставление отпуска лицам, работающим по совместительству, одновременно с их отпуском на основном месте работы, и т. д. Документирование времени отдыха входит в деятельность отдела кадров, равно как и учет отработанного времени.
- Положение об оплате труда.
Одной из целей деятельности отдела кадров является рациональное использование имеющихся человеческих ресурсов с учетом специфики деятельности компании и сложившейся ситуации на рынке. Для этого обычно применяют системы нормирования и оплаты труда. Принятый порядок вознаграждений фиксируется во внутреннем нормативном акте предприятия – Положении об оплате труда.
- Положение о премировании.
Это еще один внутренний документ компании, регламентирующий вопросы оплаты труда. Его готовит отдел кадров, а утверждает руководитель организации специальным приказом. Премии – дополнительные, свыше стандартного оклада, денежные выплаты работникам – необходимы для того, чтобы поощрить их за качественный результативный труд и мотивировать к дальнейшему профессиональному развитию.
Они начисляются тем сотрудникам, которые соответствуют заранее утвержденным условиям премирования. Этот круг лиц, а также условия выдачи премий и их размер соответственно каждой должности или специальности (либо предельное значение) описываются Положением о премировании.
- Табели учета рабочего времени.
Они активно применяются в деятельности отдела кадров относительно работников с гибким графиком, для которых нужно постоянно вычислять суммарное рабочее время. В документах этого типа учитывается фактически отработанное за месяц время каждого такого сотрудника (по каждому числу месяца), указывается его Ф. И. О. и табельный номер.
Ведением этих табелей занимается табельщик или другой работник, обязанный заниматься этой деятельностью по приказу руководства компании. Учет отработанного времени необходим для полноценной деятельности бухгалтерии, начисляющей зарплаты, и отдела кадров, контролирующего работу персонала.
- Положение о защите персональных данных работников.
Этот документ содержит информацию о том, каковы цели и задачи компании в области защиты персональных данных, в каких отделах и на каких носителях эти сведения хранятся, какими способами собираются и обрабатываются, кто из сотрудников имеет доступ к ним, какая деятельность осуществляется для защиты данных от несанкционированного доступа персонала компании и третьих лиц. Подготовленное отделом кадров Положение о защите персональных данных работников должно быть подписано главой компании.
Планирование как вид деятельности отдела кадров
Планирование имеет два аспекта. В общем смысле так называют деятельность, направленную на разработку стратегии и политики компании, а также отбор методов их реализации. По сути, эта работа сводится к написанию планов – официальных документов определенного типа.
Немаловажным компонентом данной деятельности фирмы является кадровое планирование. Его задачи – обеспечивать компанию человеческими ресурсами в нужном количестве и качестве, оптимально использовать имеющуюся рабочую силу, улучшать социальные отношения на предприятии.
В кадровом планировании сложилось два подхода:
- Самостоятельный (у компаний, которые готовят, подбирают персонал).
- Подчиненный основным планам – финансовым, коммерческим, производственным (у всех остальных организаций).
Поэтому планирование кадров, как правило, вторично и определяется общей системой составления корпоративного плана, а выполнение мероприятий, касающихся персонала, входят в другие программы, являясь их дополнением и конкретизацией.
Такая деятельность, как планирование кадров, дает возможность определить:
- потребность фирмы в пополнении штата: сколько сотрудников понадобится, где и когда, какой подготовкой они должны обладать;
- профессионально-квалификационные схемы по любой должности в каждом отделе (требования к разным категориям служащих);
- способы сокращения ненужных работников и привлечения необходимых;
- оптимальное использование кадров соответственно их потенциалу;
- стратегии развития персонала, повышения их квалификации;
- модели справедливой оплаты труда, методы мотивации работников, предоставление им социальных бонусов;
- расходы на предпринимаемый комплекс мер.
Как и любое другое планирование, кадровое подчиняется ряду принципов.
Ключевым правилом сегодня является привлечение к процессу планирования как можно большего количества кадров компании и как можно раньше, с самого начала составления плана. Для социальных проектов, формируемых отделами кадров, этот принцип первостепенен, для всех остальных – желателен.
Второе правило планирования деятельности по управлению кадрами – постоянство. Хозяйственная деятельность компании непрерывна, персонал тоже находится в непрекращающемся движении, поэтому и планирование должно быть постоянным процессом, а не разовым действием. Кроме этого, в этом принципе заложено требование учета перспектив и преемственности (чтобы будущие планы составлялись на основе предыдущих). Результаты исполнения прошлых проектов должны учитываться при построении новых.
Принцип постоянства планирования, которым подчиняются в своей деятельности отделы кадров на предприятии, обеспечивает реализацию третьего правила: гибкости. Гибкие планы (в том числе касающиеся кадров) – такие, в которых любое решение может быть скорректировано в любой момент, если это необходимо. Это качество достигается наличием так называемых подушек, обеспечивающих свободу маневра (в разумных пределах, конечно).
Еще один важный принцип планирования кадров – экономичность: расходы на саму деятельность отдела кадров по анализу и составлению планов не должны превышать эффект от их реализации.
Формирование необходимых условий, позволяющих выполнить план – не менее важное правило любого планирования.
Все эти положения универсальны и применяются на любых управленческих уровнях, не только применительно к кадрам. И в каждом случае, разумеется, будет своя специфика.
Так, планируя деятельность какого-либо отдела фирмы, мы должны учитывать принцип узких мест: общая продуктивность коллектива соответствует результативности самого ленивого и медлительного работника. Однако на более высоком уровне, когда речь идет о деятельности всей компании, этот принцип не работает.
Одна из целей деятельности отдела кадров, осуществляющего кадровое планирование – обеспечить наилучшее раскрытие потенциала и полное использование способностей сотрудников, их мотивация с учетом последствий управленческих решений, принимаемых в компании (социальных, финансовых и т. д.).
Персонал в наши дни – главный фактор, влияющий на эффективность деятельности предприятия. Об успешности планирования можно судить по тому, достигнуты ли стратегические цели фирмы.