Kako oblikovati uzorak pisma. Kako napisati prijateljsko pismo

Prema GOST R 7.0.82013 „Sistem standarda za informacije, biblioteku i izdavaštvo. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije „primatelj“ je detalj dokumenta koji sadrži podatke o primaocu dokumenta (klauzula 67).

Rekvizit „Primatelj“ se koristi u poslovnim pismima i internim informacijama i referentnim dokumentima (izvještaji i memos, izjave itd.).

Detalji o "primaocu" uključuju:

• ime primaoca (primaoca pisma);
• poštanska adresa ili broj telefona, broj faksa, adresa e-pošte.

Primalac pisma može biti:

• službenik/više službenika;
• organizacija;
• strukturna jedinica organizacije;
• grupa organizacija;
• pojedinac.

ADRESAT - SLUŽBENO

Prema GOST R 6.30-2003, inicijali se pišu ispred prezimena bilo kog službenika. Ako je pismo poslano šefu vladine agencije, tada se naziv organizacije uključuje u poziciju, puni naziv. naznačeni su u dativu, inicijali se pišu ispred prezimena:

Ako je pismo adresirano šef komercijalne organizacije, zatim pozicija uključuje naziv organizacije sa naznakom organizaciono-pravnog oblika (u punom ili skraćenom obliku), ispred prezimena se pišu inicijali:

Ako je pismo adresirano zamjenik načelnika, naziv organizacije je uključen u naziv radnog mjesta. Prezime se navodi u dativu:

Ako je adresat dokumenta rukovodilac strukturne jedinice, tada se prvo navodi naziv organizacije u nominativu, zatim u dativu naziv pozicije osobe koja označava strukturnu jedinicu, na primjer:

Prema klauzuli 5.15 novog GOST-a:

• prilikom obraćanja pismu službeni iza prezimena se stavljaju inicijali;
• ispred prezimena je dozvoljeno koristiti skraćenicu “gospodin” (gospodin) ako je adresat muškarac, odnosno “gospođa (gospođa)” ako je adresat žena:

ADRESAT - ORGANIZACIJA

Ako je pismo upućeno organizaciji, tada se njeno ime (puno ili skraćeno) navodi u nominativnom slučaju:

Kada upućujete pismo organizaciji, navedite njen puni ili skraćeni naziv, na primjer:

Obraćanje organizaciji se koristi u slučajevima kada pošiljalac ne zna ko je rukovodilac organizacije, njegovo prezime, inicijale.

ADRESAT - STRUKTURNA PODJELA

Dokument se može uputiti strukturnoj jedinici organizacije. Ovakav način obraćanja je po pravilu moguć ako je razmatranje pitanja kojem je pismo posvećeno u nadležnosti strukturne jedinice.

Prilikom adresiranja dokumenta strukturnoj jedinici organizacije, naziv organizacije se navodi u nominativu u rekvizitu „Primatelj“, ispod - naziv strukturne jedinice u nominativu, na primjer:

Šta mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

ADRESAT - POJEDINAC

Registracija podataka o „Adresatu“ prilikom vođenja prepiske sa pojedincima ima svoje karakteristike. Prvo navedite prezime u dativu, zatim inicijale i zatim poštansku adresu:

Šta mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

ADRESAT - NEKOLIKO ORGANIZACIJA
ILI STRUKTURNE POJEDE

Poslovno pismo može imati više adresa. GOST R 6.30-2003 uspostavlja metodu za opšte formatiranje adresata prilikom slanja pisama nekoliko homogenih organizacija ili nekoliko strukturnih podjela jedne organizacije. Ovdje postoje dvije opcije za dizajn rekvizita.

Opcija 1: naznačite nekoliko adresata u samom atributu „Addressee“. Ova opcija dizajna se koristi kada je pismo upućeno organizaciji ili službeniku (ovo je glavni primalac) i, za informaciju, nizu drugih organizacija ili zvaničnika.

Adresiranje je formalizovano kao i obično u gornjem desnom uglu kao lista detalja o „Adresantu“ za svako telo/organizaciju ili strukturnu jedinicu organizacije.

U ovom slučaju, ukupan broj primatelja ne bi trebao biti veći od četiri.

Svi adresati se ispisuju na samom dokumentu, prije 2., 3. i 4. adresa nije navedena riječ “Kopija”.

U ovom slučaju, sve štampane kopije pisma potpisuju se kao originali. Svaki primjerak je zapečaćen u posebnu kovertu, na kojoj je ispisana poštanska adresa određene organizacije ili strukturnog poddjela.

Opcija 2: navedite primatelja općenito, ako pošaljemo dokument grupi organizacija (šefovi organizacija) iste vrste ili na strukturne jedinice(filijale, predstavništva, itd.) jedne organizacije:

Ako je broj primalaca veći od četiri, sastavlja se dodatna lista za slanje pisma (mailing lista) na kojoj se navode konkretni primaoci i njihove adrese. Napomena o tome je napravljena u atributu “Addressee”:

Ne postoji odobren obrazac za listu slanja pisama. Forma lista se može fiksirati u uputstvima za upravljanje uredima organizacije. U stvari, list za slanje pošte je atribut “Addressee” prebačen na poseban list, što znači da njegov sadržaj mora odgovarati ovom atributu. Detalj „Primatelj“ sadrži tri informacijska bloka: naziv organizacije, poziciju, inicijale i prezime. U mailing listi za pismo reprodukujemo iste blokove informacija, ali ih postavljamo u red, a ne po desna strana list. Podatke možete urediti i u obliku tabele. Redoslijed primatelja može biti proizvoljan, ali je bolje da ih rasporedite po abecednom redu.

Podaci o broju i datumu odlaznog pisma unose se nakon njegove registracije (Primjer 1).

Sva pisma koja se šalju grupi primalaca imaju jedan izlazni broj registracije za sva pisma će biti različit.

Šta mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

STAVLJANJE PODATAKA O “ADRESATU” NA OBRASCU

Detalj „Primatelj“ nalazi se u gornjem desnom dijelu dokumenta (na obrascu sa ugaonim detaljima) ili desno ispod detalja obrasca (na obrascu sa uzdužnim detaljima). Lokacija rekvizita "Primatelj" prikazana je u Dodatku B GOST R 6.30-2003:

• na obrascu sa detaljima ugla - Primjer 2;
• na obrascu sa uzdužno raspoređenim detaljima - Primjer 3.

Šta mijenja GOST R 7.0.97-2016? Ništa. Atribut “Addressee” ostaje na istom mjestu.

TEHNIČKA PITANJA

• Treba li elemente rekvizita “Addressee” razdvojiti intervalima?

Detalj „Primatelj“ obično zauzima nekoliko redaka.

U tački 6.1 Metodološke preporuke o implementaciji GOST R 6.30-2003 (odobrio Rosarhiv) kaže se da se detalji dokumenta koji se sastoji od nekoliko redova štampaju sa jednim proredom. Komponente detalja „Primalac“, „Pečat odobrenja dokumenta“, „Oznaka prisustva prijave“, „Pečat odobrenja dokumenta“ međusobno su razdvojene razmakom od 1,5-2 reda.

Slična norma je sadržana u novom GOST R 7.0.97-2016 u odjeljku 3, koji utvrđuje opšte zahtjeve za izradu dokumenata: „Detalji u više redova se štampaju s jednim proredom, sastavni dijelovi detalja su odvojeni dodatnim razmakom ”:

• Kako uskladiti atribut “Addressee”?

Višelinijski atribut “Addressee” je dizajniran poravnat duž lijeve granice zone koju zauzima atribut, ili centriran u odnosu na najduži red, na primjer:

Poslednjih decenija postao je sastavni deo bilo koje oblasti poslovanja. Osim sastavljanja ugovora, akata i aneksa uz njih, stručnjaci za dokumentaciju se bave sastavljanjem raznih vrsta žalbi i pisama. Na zakonodavnom nivou principi njihovog oblikovanja i opšti šablon, naravno, nisu definisani. U takvoj situaciji postavlja se pitanje: "Kako ispravno sastaviti ovaj ili onaj pravno slab, ali poslovni dokument?" Odgovor na ovo je krajnje jednostavan i svodi se na izradu ovakvih papira po opšteprihvaćenim standardima u kancelarijskom radu.

Danas je naš resurs odlučio razmotriti principe sastavljanja službeno pismo i karakteristike ovog dokumenta. Informacije o sažetoj temi i predložak za sam rad možete pronaći u nastavku.

Službena ili je jedna od osnovnih vrsta dokumenata iz oblasti kancelarijskog rada savremeno poslovanje. On je univerzalna metoda prenos informacija, realizovan na najjednostavniji mogući način, ali uz poštovanje svih pravila i propisa poslovnih odnosa.

Naravno, informacije predstavljene u službenim pismima nisu zabavne prirode. Takvi radovi mogu biti pozivni, dijelom reklamni, informativni i drugi, ali ni u kom slučaju zabavni.

Postoje mnoge razlike između službenog pisma i običnog. Glavna je svrha. Ako poslovni dokument uvijek ima preciznu svrhu slanja ili slanja primaocu, onda se obična pisma često koriste za „komunikaciju radi komunikacije“. Pored toga, poslovne poruke:

• nisu anonimni - uvijek imaju informacije o pošiljaocu i primaocu
• napisano u ime određene osobe ili organizacije ili udruženja koje on predstavlja
• (ako pošiljalac ima pečat)
• sastavljeno prema opšteprihvaćenim pravilima u kancelarijskom radu
• ne može biti zabavno, kao što je ranije spomenuto

Opciona, ali i uobičajena razlika između službenog pisma i obične poruke je u tome što je prvo napisano na memorandumu kompanije. Ovaj pristup daje privlačnost najviši nivo solidnost i općenito ukazuje na njegov poslovni status.

Nekoliko riječi o detaljima i općem sadržaju dokumenta

Službena pisma izdaju raznih razloga, uslijed čega je sadržaj istih prirodno varira. Uprkos tome, opšta struktura poslovnih poruka se ne može oduzeti. To je ono što je definisano kao istinito u oblasti kancelarijskog rada, nije predmet spora i čini osnovne uslove za relevantne dokumente. Tipični detalji službenog pisma uključuju:

• puni naziv kompanije pošiljaoca ili puno ime određenog građanina
• informacije o kontrolnoj tački, kontrolnoj tački i OKUD-u (za organizacije)
• adresu i sve moguće kontakte pošiljaoca
• slične informacije o primaocu
• suštinu poruke
• datum njegovog sastava
• i štampa (za organizacije)

Bitan! Vrsta poslovne dokumentacije koju danas razmatramo je jedna od rijetkih koja ne mora sadržavati naslov. Odsustvo potonjeg nikako nije greška, već usklađenost osnovni standardi rad u kancelariji.

Preporučljivo je izdati samo pismo na memorandumu, naravno, ako je njegov pošiljalac privredno društvo. Za vladine agencije, takvi obrasci imaju sliku grba, za komercijalne organizacije - njihov amblem.

1. Jasno i razumljivo za primaoca.
2. Bez upotrebe psovki, da ne spominjem uvrede i psovke.
3. Uredno, sažeto i kompetentno.

U principu, stručnjaci za dokumente ne postavljaju nikakve druge zahtjeve za službena pisma. Dovoljno da se pridržavaju navedenih normi, pravila i opšti sadržaj dokument.

U nastavku možete preuzeti obrazac za službeno pismo organizaciji:

Vrste službenih pisama

Službeno pismo je prilično opsežna grupa poslovnih papira. Najčešći od njih su:

• , što odražava želju pošiljaoca da učini nešto u korist primaoca
• Pisma zahtjeva
• Zahtjevi
• Pozivnice za događaje
• Pozivi na saradnju
• Papiri koji primaoca podsjećaju na nešto
• Komercijalne ponude
• Zahtjevi
• Instrukcije
• Oglasna i informativna pisma

Po nazivu svake vrste službenog pisma možete razumjeti njegovu opću svrhu i svrhu slanja poruke. Kao što pokazuje praksa, prijenos različitih vrsta zahtjeva u poslovnom okruženju vrši se iz različitih razloga, a gore navedena lista njihovih vrsta daleko je od konačne.

Osobine dizajna i prijenosa poruke primaocu

Na kraju današnjeg članka, obratimo pažnju na prijenos službenih pisama u Rusku Federaciju. Prije svega, treba napomenuti da je glavna nijansa uspješnih poslovnih odnosa kompetentan pristup njihovom upravljanju. U slučaju sastavljanja relevantnih dokumenata, govorimo o njihovom:

• urednost
• potpuna usklađenost sa poslovnim standardima
• svrsishodnost (slanje službenog pisma nekome u obliku neželjene pošte značajno će narušiti autoritet pošiljaoca)

Osim toga, preporučljivo je izuzetno odgovorno pristupiti sastavljanju poruke. Njegov tekst treba da bude pismen, sažet i razumljiv. Upotreba složenih verbalnih struktura i termina je nepoželjna. Opšti ton obraćanja treba držati u granicama. Uzdržanost je dobrodošla, ali poznatost nikada.

Što se tiče prenosa poslovnih pisama, pošiljalac nema ograničenja. Poruku možete dostaviti primaocu:

• putem interneta u elektronskom obliku
• putem pošte
• putem kurira ili čak lično

Prenošenje službenih pisama je ogromno polje. Svi pošiljaoci će moći da izaberu odgovarajuću poruku.

Ovim se završavaju najvažnije odredbe o temi ovog članka. Nadamo se da su predstavljene informacije pomogle svim čitateljima da shvate suštinu službenih pisama u Ruskoj Federaciji i pravila za njihovo izvršavanje.

Napišite svoje pitanje u formu ispod

Službena pisma se pišu na posebnim obrascima (spoljnim obrascima) koji su u skladu sa standardom. Za takve forme utvrđen je skup obaveznih elemenata (detalja) koji moraju biti raspoređeni određenim redoslijedom.

Obrazac službenog pisma je list papira sa trajnim elementima umnoženim na tipografski način. Možemo reći da se službeno pismo sastoji od „okvira“ pisma i glavnog teksta i sadrži, pored glavnog teksta, podatke o primaocu (pošiljaocu): puni i skraćeni naziv organizacije, njen poštanski i telegrafska adresa, brojevi telefona, faksa i teletipa, broj tog pisma ili telegrama koji su služili kao osnova za prepisku i još mnogo toga. Forme mogu biti ugaone (centrirane ili zastavice) ili sa uzdužnim rasporedom detalja.

Dizajn forme, koji je u skladu sa principima tehničke estetike, pozitivno utiče na percepciju njenog sadržaja. Na primjer, s obzirom na to da je ljudskom oku lakše fiksirati gornji dio bilo kojeg predmeta, prilikom sastavljanja dokumenata njihov gornji dio treba učiniti zasićenijim.

Standardima za uzorke obrazaca utvrđuju se formati i veličine polja dokumenata koja su dio jedinstvenog sistema dokumentacije, kao i zahtjevi za izradu strukturalne mreže uzorka obrasca, skup detalja i pravila za njihovu lokaciju. Dokumenti uključeni u objedinjene sisteme dokumentacije sastoje se od tri glavna dijela, koji se nalaze unutar jasno razgraničenih područja. Ova „geometrija“ dokumenta osigurava potrebnu brzinu percepcije njegovog teksta.

Detalji su obavezne karakteristike utvrđene zakonom ili propisima za određene vrste dokumenata. Sastav i raspored detalja na obrascima organizacionih i administrativnih dokumenata mora biti u skladu sa GOST R 6.30 - 2003.

Uspostavljanje standarda za obrazac obrasca, koji, zauzvrat, utvrđuje zahtjeve za oblikom službenog pisma, uzrokovano je potrebom da se objedini proces njegove registracije, što omogućava:

Organizirati centraliziranu proizvodnju memoranduma;

Smanjite troškove kucanja;

Smanjite troškove rada za pisanje i formatiranje pisama;

Olakšati vizuelnu pretragu potrebnih informacija;

Proširiti mogućnosti korištenja računarske i organizacijske tehnologije pri obradi pisama.

Uzorak obrasca je osnova za dizajniranje obrazaca i šablona za sve vrste upravljačke dokumentacije. Područje dodijeljeno uzorcima obrazaca za lokaciju svakog detalja odgovara optimalnom volumenu ovog detalja u ispisanim znakovima.

Obrazac je skup detalja dokumenta. Prema GOST R 6.30 - 2003, dokumenti mogu sadržavati do 30 detalja, ali ni jedan dokument nije sastavljen sa kompletnim skupom njih. Za svaku vrstu dokumenta određuje se sastav detalja u zavisnosti od njegove namjene. Dakle, za službeno pismo se preporučuju sljedeći detalji:

1) amblem ili žig organizacije;

naziv organizacije (pun ili skraćen);

referentne informacije o organizaciji;

datum dokumenta;

1. naslov teksta;

2. prezime (ili prezime, ime i patronim) i broj telefona izvođača.

Inicijali daktilografa i broj primjeraka mogu biti naznačeni, ali oni nisu dio potrebnih podataka. Možete uključiti sljedeće detalje: ID e-pošte (ako je potrebno).

Službeno pismo je jedini dokument koji ne nosi naziv svoje vrste. Svi ostali dokumenti imaju nazive, na primjer “Naredba”, “Akt”, “Odluka”, “Memorandum” itd.

Prema GOST R 6.30-2003 slika državnog grba Ruske Federacije postavljene na memorandum vladinih agencija.

Naziv kompanije - adresat dokumenta je dat u punom i skraćenom obliku, na primjer, Sveruski istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima - VNIIDAD.

Treba imati na umu da se nazivi organizacija ne mogu proizvoljno skraćivati. Skraćeni nazivi organizacija formiraju se na tri načina:

Po prvim slovima riječi uključenih u nazive, na primjer Ministarstvo unutrašnjih poslova (Ministarstvo unutrašnjih poslova). Skraćenice se pišu zajedno i slova u njima nisu odvojena tačkama;

Prema početnim slogovima riječi uključenih u nazive, na primjer, Uralmash (Ural Machine-Building Plant);

Na mješoviti način, kada se složena skraćena imena formiraju dijelom od početnih slova, dijelom od skraćenih riječi i pišu se velikim slovima u prvom dijelu, malim slovima u drugom, na primjer VNIIDormash. Takve se riječi također pišu zajedno. Nazivi institucija se skraćuju samo ako je skraćeni naziv naveden u službenom dokumentu (na primjer, upisan u Statut organizacije).

TOreferentne informacije o organizaciji uključuju, prvo, poštanske i telegrafske adrese. Procedura i obrazac za evidentiranje podataka o poštanskim i telegrafskim adresama organizacije moraju biti u skladu sa Poštanskim pravilima. Drugo, referentni podaci uključuju telefonske brojeve, brojeve faksa i brojeve bankovnih računa. Oni također moraju biti naznačeni na memorandumu.

Obavezni detalji pisma su datum, koji se nalazi u gornjem levom uglu. Datum pisma je datum njegovog potpisivanja. Služi kao funkcija pretraživanja i koristi se kada se poziva na pismo. Datumi u pismu moraju biti digitalno formatirani. Elementi datuma su dati u jednom redu arapskim brojevima u sljedećem nizu: dan, mjesec, godina. Na primjer, datum 25. oktobar 2000. treba napisati na sljedeći način: 25. oktobar 2000. Ako je dan ili mjesec označen jednom cifrom, tada se ispred njega stavlja nula. Na primjer, datum 12. januar 2000. je napisan na sljedeći način: 01.12.2000. Tačke se stavljaju nakon dvije cifre koje označavaju dan i mjesec nakon četiri cifre koje označavaju godinu, tačka se ne stavlja (na primjer, 20.02.2000.).

Matični broj odlazni dokument - broj slova i njegov simbol - obično se sastoji od nekoliko dijelova. Prvo se može upisati indeks strukturne jedinice, indeks prema nomenklaturi predmeta klasifikatora dopisnika, izvršilaca, a posljednji dio će biti redni broj odlaznog pisma, npr. br. 2/16. -2955 ili 18/275.

Link za registracioni broj i datum pristiglog dokumenta uključuje registarski broj i datum pisma na koje je dat odgovor i nalazi se ispod matični broj i datum odlaznog dokumenta. Ovaj detalj je prisutan samo na memorandumu. Poređenje datuma slanja i prijema pisama daje predstavu o stepenu efikasnosti rada ustanove sa korespondencijom.

Ovi podaci se ni pod kojim okolnostima ne smiju stavljati u tijelo samog pisma. Vrsta ovog detalja u pismu treba da bude sledeća: „Na br. 4520/144 od 17. maja 2000. godine.“

Odredište - naziv i adresa primaoca pisma (naziv i adresa organizacije, strukturni dio organizacije, firma ili prezime i adresa osobe kojoj se pismo šalje) - naznačeno na gornjoj desnoj strani obrasca pisma . Ovo je interna adresa pisma. U adresatu, naziv organizacije primaoca piše se u nominativu. Na primjer:

CJSC "Oxide"

Ovo se dijelom radi imajući na umu mašinsku obradu. Kako bi se ubrzalo izvršenje pisma, ukoliko je poznato prezime osobe koja će ga pregledati, preporučljivo je navesti ovo prezime. Prilikom slanja pisma službeniku, naziv organizacije se navodi u nominativu, a položaj i prezime - u dativu. Na primjer:

Kemerovo OJSC "Granit"

Glavnom specijalistu

A.N. Smirnov

Ako je pismo naslovljeno na čelnika organizacije, naziv organizacije mora biti dio radnog mjesta primaoca. Na primjer:

Rektoru Novosibirska

državna akademija

ekonomije i menadžmenta

prof. Yu.V. Gusev

Znakovi interpunkcije u internoj adresi mogu biti izostavljeni. Naziv organizacije, ime i prezime osobe kojoj je pismo upućeno treba pisati onako kako su dati u prepisci koja potiče od ove organizacije ili u imeniku.

Detalji o "primaocu" mogu uključivati ​​poštansku adresu. Poštanska adresa se ne pečati na dokumentima koji se šalju državnim organizacijama i redovnim dopisnicima, u ovim slučajevima preporučljivo je koristiti koverte sa unaprijed odštampanim adresama.

Ako je pismo upućeno službeniku, prvo navedite poziciju, zatim prezime i inicijale, a zatim adresu organizacije. Na primjer:

Direktor CJSC Kristall

G.N. Nekrasov

103030, Moskva,

Skatertna traka, 22

Ako je pismo naslovljeno na privatno lice, prvo navesti poštanski broj i adresu, a zatim inicijale i prezime primaoca. Na primjer:

630102, Novosibirsk-102,

st. Kirova, 76, ap. 12

P.I. Grigoriev

Ako lice u čije ime je napisano pismo ima akademsko zvanje (akademski stepen), to treba navesti ispred prezimena:

akad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Skraćenica teksta "gr." (od riječi “građanin”) koristi se kada se lice kome je pismo upućeno smatra subjektom građanskopravnih odnosa. U korespondenciji sa organizacijama i firmama u drugim zemljama, reči „gospodin“, „gospodin“ su skraćene kao „gospodin“, „g.

Naslov teksta treba da odražava glavno pitanje pokrenuto u pismu i da bude kratak i sažet, formulisan u jednoj frazi. Zaglavlje se postavlja ispred tijela slova. Sadržaj slova u njemu je izražen oblikom predloškog padeža s prijedlogom "o" ("oko"). Naslov se ne ističe navodnicima, piše se velikim slovom i počinje odmah s lijeve margine lista. Na primjer:

O organizovanju spoljne trgovine

O nabavci uglja po ugovoru br. 33-02/567

O kupovini ciglane

O pozivu

Preporučljivo je da naslov ne prelazi dva reda; ako postoje dva reda, koristi se pasus.

Naslov treba da piše neposredni izvršilac, koji poznaje sadržaj dokumenta bolje od bilo koga drugog. Zaposlenik koji razvrstava poštu treba samo da pročita zaglavlje kako bi utvrdio kojoj kategoriji pisama pripada pismo i gdje ga treba poslati, što je posebno važno u slučajevima kada adresa ne označava konkretnu osobu kojoj je pismo upućeno. Osim toga, brz pogled na zaglavlje može spasiti zaposlenika da ne mora pročitati cijelo pismo.

Nije preporučljivo koristiti riječi “u vezi” ili “zabrinutosti” u naslovu. Takođe, ne treba pisati „do tačke“, jer je ovaj izraz prihvaćen u pravnoj praksi. Sasvim je prikladno, na primjer, u pismu upućenom policijskoj upravi:

Za šefa

policijska stanica

Kirovsky okrug

Novosibirsk G.V

u slučaju gr. Kruglova A.A.

Glavni detalji poslovnog pisma su: tekst . Maksimalna dužina standardnog reda službenog pisma je 64 štampana znaka, što je oko 17 cm. Obično red sadrži 60-62 znaka. Izbor ove dužine reda objašnjava se najčešće korišćenim formatom A4, kao i činjenicom da ga prilikom čitanja teksta u pravilu držimo na udaljenosti od 30-35 cm od očiju, a ugao sektora najbolje prijemčivosti ljudskog oka je 30 stepeni.

Označavanje prisutnosti aplikacije se radi ako su uz pismo priložena neka dokumenta. U donjem lijevom uglu slova, odmah iz polja, stavlja se riječ „Prilog“, zatim se numeričkim redom stavljaju nazivi priloženih dokumenata koji označavaju broj primjeraka i listova. Svako ime se nalazi na odvojena linija. Pod riječju “Prijava” se ne unosi. Na primjer:

Prilog: Kopija ugovora sa kompanijom Keller, 3 stranice. u 1 primjerku.

Indikacija prisutnosti prijave, čiji je naziv naveden u tekstu pisma, može se izvršiti u sljedećem obliku:

Primjena: za 5 l. u 1 primjerku.

Ovaj detalj se može pripremiti na memorandumu. U uvezanoj prijavi broj listova nije naveden. Na primjer:

Dodatak: informativni materijal o međunarodnoj izložbi “SIB-2000” u 3 primjerka.

Sama dokumenta uključena u prijavu moraju imati sve potrebne podatke: naziv vrste dokumenta, naslov, datum, potpis. Pored toga, na aplikacijama se u gornjem desnom uglu pravi oznaka koja označava vezu aplikacije sa glavnim dokumentom. Ako je prijava samostalan dokument, šalje se uz propratno pismo.

Rekviziti « potpis » smješten lijevo od podteksta pisma odmah iz polja. Potpis sadrži naziv radnog mjesta osobe koja potpisuje pismo, lični potpis i njegov prepis. S obzirom da se poslovna pisma pišu na memorandumu institucije, naziv institucije nije naznačen u potpisu. Na primjer:

Glavni učitelj Potpis N.K. Sidorov

Dva potpisa se stavljaju kada je potrebno potvrditi valjanost prvog potpisa, kao i u posebno važnim dokumentima, na primjer, u pismima o finansijskim i kreditnim pitanjima koja se šalju finansijskim i bankarskim institucijama. Takva pisma uvijek potpisuje glavni (viši) računovođa preduzeća.

Kada pismo potpisuje više službenika, njihovi potpisi se stavljaju jedan ispod drugog u redoslijedu koji odgovara položaju:

direktora Instituta Potpis A.N. Marchenko

Glavni računovođa Potpis Da. Volkov

Kada pismo potpisuje više osoba na istim pozicijama, njihovi potpisi se nalaze na istom nivou:

Direktor OJSC Karelia Direktor CJSC Korsar

Potpis I.V. Petrov Potpis G.A. Fomin

Sve kopije pisama koje ostaju u dosijeima organizacija moraju sadržati originalne potpise zvaničnika. Ako je službeno lice čiji je potpis pripremljen na nacrtu pisma odsutan, pismo potpisuje lice koje obavlja njegovu dužnost ili njegov zamjenik. U tom slučaju mora se navesti stvarna pozicija osobe koja je potpisala pismo (na primjer, „vršilac dužnosti“, „zamjenik“) i njegovo prezime. Ne možete potpisivati ​​slova sa izgovorom „za“ ili kosom crtom ispred naziva posla.

Potpisivanje dokumenta je jedan od načina njegove autentifikacije. Zvanično pismo bez potpisa nema pravnu snagu.

Napomena o izvršiocu (autoru pisma) sadrži prezime izvršioca i njegov službeni telefon i nalazi se na prednjoj strani pisma.

Evo uzorka formata službenog pisma s detaljima postavljenim u kutu:

Naziv organizacije Adresar

Naziv konstrukcije

divizije (ako je potrebno)

Referentni podaci

o organizaciji

___________№ ______

do br._______ od_____

Zaglavlje slova (počinje sa "O" ili "Ob")

Text Position Potpis Inicijali, prezime

Prezime (ili prezime, ime, patronim) izvođača, broj telefona

Inicijali daktilografa i broj primjeraka

Email ID

Odavno nikome nije tajna da se govor dijeli na sleng i književno - ispravan. Sasvim je logično da ispravan govor ne bude samo usmeni, već i pismeni. Svaka inteligentna osoba mora ovladati kulturom kompetentnog pisanja. A još više za one koji aktivno komuniciraju o službenim poslovima putem prepiske. Kakva su slova?

Šta je bonton

Prije nego što govorimo o poslovnom pisanju, prvo se moramo sjetiti šta je bonton. To je ustaljeni poredak ponašanja u društvu, skup manira i pravila takozvanog lijepog ponašanja, kojih se svaki inteligentan čovjek mora pridržavati. dobro vaspitana osoba, kako se ne bi žigosali kao nekulturni. Ova istorijski utvrđena pravila sastavni su dio života društva.

Kultura pisanja: opšte karakteristike

Naravno, ovo se ne odnosi samo na poslovna pisma. Postoji mnogo vrsta i metoda pismene komunikacije. Svi su različiti, svaki ima svoje karakteristike, ali ih ima zajedničke karakteristike. Među njima su sljedeće:

• oslanjanje na standardizovani knjižni jezik uz dopuštanje neknjižnog rječnika;
• upotreba složenih sintaksičkih struktura;
• fiksni red riječi u rečenici;
• jasna struktura teksta;
• visoka pismenost.

Etiketa poslovnog pisma

U kojim slučajevima se od nas može tražiti da napišemo poslovno pismo? Naravno, ako poslujemo sa organizacijama i/ili pojedincima. Ono što napišemo našim partnerima, kolegama, klijentima, način na koji formatiramo pismo postaće lice naše kompanije i predstaviti nas u povoljnom ili ne baš povoljnom svjetlu. Osim ako, naravno, nismo kompetentni u bontonu pisanja poslovnih pisama. Da ne biste izgubili obraz, morate naučiti mudrost u nastavku. Inače, posedovanje takvog znanja je takođe korisno jer se i najmanja greška, mali nesklad sa pravilima može pretvoriti u poslovno pismo nezakonito sa pravne tačke gledišta.

Specifičnosti poslovnih odnosa

Prije nego što direktno razgovarate o pismima, trebali biste razumjeti po čemu se poslovni odnosi općenito razlikuju, šta ih karakterizira i koje su njihove karakteristike. Glavna karakteristika odnosa na poslu je odsustvo (bilo potpuno ili skoro potpuno) lične nijanse u samim tim odnosima. U pravilu, na poslu je svako od nas izuzetno pribran, miran, pristojan - malo je vjerovatno da će neko plesati uz tamburu, na primjer, ili izvoditi druge radnje koje su sasvim logične u društvu prijatelja, ali prilično smiješne za radno okruženje. To se, inače, ne odnosi samo na postupke, već i na emocije – možete sebi dozvoliti smijeh ili osmijeh, pa čak i blagu manifestaciju bijesa, ali homerski smeh, histerija, suze i slično izgledaju sasvim neprikladno (sve ovo tiče se isključivo emocija na poslu). Na poslu obično nosimo maske, pokazujući obučenost, suzdržanost i smirenost.

Poslovna komunikacija se ne može završiti kada to želite. Poslovni partner ili klijent neće razumjeti ako usred važnog sastanka iznenada ustanemo i napustimo publiku. Ne možete ignorisati svog sagovornika, ne možete ne odgovarati na pozive ili pisma. Sve ove karakteristike zajedno pomažu da se bolje razumije kakav bi trebao biti govorni bonton poslovnog pisma.

Opšti zahtjevi

Prvo na šta obraćamo pažnju kada dobijemo pismo je papir. Prema zahtjevima etiketa poslovnog pisma, papir za njega treba uvijek biti kristalno čist i ni u kojem slučaju izgužvan. Primaoci poruke će imati bolji utisak o organizaciji ako je pismo napisano na memorandumu sa logom kompanije. Prva stranica nije numerisana; sve ostale su označene arapskim brojevima.

Postoji još jedan vrlo važna tačka u bontonu poslovnog dopisivanja. Posao pretpostavlja visoku pismenost i odsustvo pravopisnih grešaka. Stoga, ako postoje praznine u vašem znanju ruske gramatike, preporučuje se da ne žurite sa slanjem korespondencije, već da je još jednom provjerite radi mogućih nedostataka.

Također opšta preporuka i za papir i e-poštu, želja je da se ne koristi u svom pisanom govoru složene strukture- ovo je prikladno samo u pravnim dokumentima. Ne treba koristiti skraćenice - samo opšte prihvaćene. Ali norma poslovnog bontona uključuje razne klišeje i argot - profesionalni žargon. Cijeli dokument je vođen u službenom poslovnom stilu.

Još jedna važna stvar koja se može pročitati iz pisma: ono bi trebalo biti što ljubaznije i prijateljsko. O nekoj netaktičnosti ili grubosti ne može biti govora. Osim toga, poslovno pismo zahtijeva specifičnost i jasnu prezentaciju vaših misli.

Ako primalac pisma ne govori ruski, tekst poruke treba da bude napisan na njegovom jeziku, ili na međunarodnom engleskom. Usput, takav dokument bi trebao biti napisan samo na jednoj strani lista, a na drugoj obavezno ostaje čist.

Prilikom pripreme dokumenata, morate osigurati da nema prijenosa. Sam tekst se mora kucati na jedan i po do dva intervala, sa širinom margine od dva centimetra na lijevoj strani.

Nijanse

Poslovno pismo ima svoju jasnu, posebnu strukturu. Istovremeno, ne postoji jedinstven standard za pripremu papirne dokumentacije: različite kompanije mogu imati svoje varijacije. Oni se pridržavaju samo određene kompozicije dijelova pisma: svakako moraju sadržavati „zaglavlje“, pozdrav, glavni dio i oproštaj. Ne zaboravite na svoj lični potpis na kraju pisma.

Inače, takozvani okvir poruke - početna i završna fraza - naziva se okvir oznake. Ona je ta koja pomaže da se uspostavi potreban odnos sa primaocem. Osim toga, pravila bontona za poslovna pisma i primjeri njihovog pisanja pokazuju upotrebu različitih govornih klišea u porukama (o njima će biti riječi u nastavku).

Važna nijansa Prilikom dizajniranja poslovnog pisma ostaje ispravna adresa koja se koristi. Prije revolucije kod nas je bila u upotrebi adresa „gospodine“ ili „gospođo“: smatrala se univerzalnom, tako su zvali svakoga. Sada ne postoji takva univerzalna adresa, iako se riječ "gospodin" često nalazi u poslovnim pismima - pošto je ranije izgubila svoju popularnost, postepeno se vraća u upotrebu. Ovo možete obratiti poslovnom partneru ili službeniku, ali ne i klijentu ili kolegi.

Najčešćom i univerzalnijom trenutno se smatra adresa “Poštovani” ili “Poštovani gospodine”, ali u stvari nije ni jedno. Na sličan način, na primjer, ne možete se obraćati takozvanim VIP osobama - posebno važnim osobama, koje se smatraju guvernerima, gradonačelnicima i predsjednicima. U ovom slučaju, moraćete da započnete svoje pismo adresom „Drago“ (druga opcija je „Veoma poštovan“).

Ako je poruka upućena na više osoba odjednom, a svi su predstavnici iste profesije, bilo bi prikladno koristiti adresu poput „Poštovane kolege“ (ako su svi adresati žene, dozvoljeno je napisati „Drage dame ”; ako muškarci, onda “Draga gospodo”); Ako je pismo upućeno jednoj osobi, strogo je zabranjeno ne koristiti ime ili prezime. Ovo je dozvoljeno samo u gore navedenom slučaju (kada je adresat grupa osoba) ili kada je u interakciji sa pravnim licem.

Što se tiče kraja poruke, morate zapamtiti: on nije ništa manje značajan od početka. Na kraju pisma se izražava uvjerenje u uspješno i/ili brzo rješavanje problema i sl. Ovdje također ne treba isticati bilo kakve poteškoće koje su se dogodile u prošlosti – na primjer, kašnjenje u odgovoru ili nemogućnost da ga uopšte dobijete. Ove fraze se smatraju negativnim znakovima etiketa poslovnog pisma i smatraju se nevoljkošću za nastavak veze, kao i nepoštovanjem sagovornika. Važno je shvatiti da je to neprihvatljivo.

E-pošta: Poslovni bonton

Sekunda moguća varijanta dopisivanje - od e-mail. Tu je i niz posebnosti. Tako, na primjer, ako primatelj primi poruku prvi put, onda je potrebno započeti upoznavanjem sa vlastitom kompanijom, opisom vaših aktivnosti i mogućih zadataka koji se očekuju. Tokom dugotrajne korespondencije potrebno je sačuvati istoriju prošlih pisama, na osnovu koje se zasniva svaka naredna poruka.

Prvo pismo svakako mora sadržavati pozdrav i adresu. U narednim, ako je potreban brz odgovor, žalba se može izostaviti (ako je potrebno). U online komunikaciji mnogi ljudi ne smatraju potrebnim koristiti znakove interpunkcije, a pišu i bez velikih slova. Ovo je neprihvatljivo u bontonu poslovne e-pošte.

Veličina e-poruke ne bi trebala biti prevelika - u pravilu je upola manja od papirne kopije. U istom slučaju, ako primatelju trebate prenijeti veliku količinu informacija, u tijelu pisma mora biti naznačena samo kratka prateća napomena, a sam materijal mora biti priložen kao prilog u Wordu ili bilo kojoj drugoj datoteci - to nalaže bonton poslovnog pisma putem e-pošte. Primjer takve poruke mogao bi biti: „Dobar dan, dragi gospodine Ivanov! Šaljemo vam uzorke naših reklamnih brošura. Možete ih pogledati u prilogu...”

Što se tiče potpisa, on mora biti tamo. Možete potpisati na kraju svakog slova, ili možete napraviti automatski potpis, koji će se automatski staviti. Ovu opciju često koriste predstavnici velikih kompanija. Potpis mora sadržavati vaše ime i prezime, poziciju, kontakt podatke i mjesto rada. Mora biti oblikovan tako da stane u sedamdeset znakova i da ne zauzima više od pet do šest redova.

Potrebno je reći nekoliko riječi o odgovoru na poruku. Etiketa poslovne e-pošte zahtijeva primanje odgovora na poruku u roku od dva dana - ne više. Ako je potrebno više vremena, o tome obavijestite svog sagovornika. Odgovor na sve poruke održava ugled kompanije ili preduzetnika. Da biste sa sigurnošću znali da li je pismo stiglo do primaoca, možete koristiti funkciju obavještavanja o prijemu - potvrda isporuke će biti poslana automatski. Osim toga, nije zabranjeno upućivanje kontrolnog poziva.

Govorne formule ili klišeji

Klišeji, govorne formule, govorni klišei – šta god da kažete, to će i dalje biti sastavni deo poslovne korespondencije. Od školski kurs Setimo se da se klišeji nazivaju skupovi izrazi. Nema ih toliko mnogo:

• Žaljenje se može izraziti sljedećim frazama: “Nažalost, ne možemo se dogovoriti...”, “Žao nam je što obavještavamo...”, “Na našu žalost, moramo obavijestiti...” i tako dalje.
• Zahvalnost se označava klišeima kao što su: „Dozvolite mi da izrazim svoju zahvalnost...“, „Hvala vam...“, „S obzirom na vaš doprinos...“.
• Primaoca možete pozvati na određeni događaj koristeći pečate: „Imamo čast pozvati Vas...“, „Nadamo se vašem pristanku...“, „Zadovoljstvo nam je pozvati Vas...“, „Mi biće mi drago da te vidim...” i slično.
• Pismo možete završiti frazama: “Radujemo se vašim novim idejama...”, “Želimo vam uspjeh...”, “Nadamo se daljoj plodonosnoj saradnji...”.

Zlatna pravila poslovne korespondencije

Uobičajene greške u poslovnoj korespondenciji

Postoji nekoliko naizgled malih stvari koje ipak mogu postati fatalne u slučaju poslovnu komunikaciju. Često upravo te sitnice dovode do prekida obostrano korisnih odnosa, raskida transakcija i sličnih neugodnosti. Neprijatelja morate poznavati iz viđenja!

1. Ne možete pisati (i zvati!) o radu van radnog vremena! Koliko često mi, ne želeći da čekamo jutro, uznemiravamo svoje partnere, klijente, kolege u devet, deset, pa čak i jedanaest uveče. Čini nam se da će sve nestati preko noći, urušiti se, propasti i stanje više neće biti moguće spasiti. A oni retki pojedinci koji su u stanju da izdrže do jutra, iz nekog razloga veruju da je šest ujutru pravo vreme za komunikaciju. Uostalom, ako ja ne spavam, onda niko ne spava. Ajme, takvo nas ponašanje samo iritira i okreće nas protiv nas samih.
2. To je već indirektno spomenuto, ali ipak ne može biti familijarnosti! Komunikacija na poslu odvija se isključivo na "vi" (sa velikim V, to znači uljudnost i poštovanje).
3. Pretjerana razmjena ljubaznosti također može uzrokovati štetu. Prvo, oduzima dragocjeno vrijeme, a drugo, izgleda pomalo dosadno i dosadno. Nema potrebe da se trudite.

Danas postoji toliko literature da se ponekad oči razrogače. Postoji i dosta knjiga o kulturi govora, uključujući pisanje.

Oni koji žele da steknu znanja iz ove oblasti mogu preporučiti sljedeća djela: „Poslovni bonton” Olega Davtjana, „Kultura pisanog govora” Tatjane Degtereve, „Etiket ruskog pisma” Natalije Formanovske i Alle Akišine, „Poslovni bonton” od Elena Ber, “Ruski govorni bonton” Natalije Formanovske i mnogi drugi.

1. Etiketa poslovnog pisma zahtijeva upotrebu znaka uzvika na kraju adrese kako bi se dalo posebno značenje datom pitanju ili osobi.
2. Obraćanje adresatu imenom ukazuje na bliži i dugo uspostavljen odnos, dok oslovljavanje adresata imenom naglašava distancu.
3. Etiketu poslovnih pisama u Rusiji karakteriše rodna ravnopravnost, jer je većina profesija često samo muška.

Poštivanje pravila poslovne korespondencije nije tako teško, jer ih nema toliko. Pamtiti ih je mala nauka. Ali u očima drugih, osoba koja poznaje bonton poslovnih pisama uvijek će biti vaspitana i kulturan, neko s kim je ugodno poslovati.

Mnogi ljudi su zabrinuti kako napisati pismo žalbe. Obrazac je, zapravo, skoro isti u svim slučajevima. Mnogi ljudi šalju ovaj dokument organizacijama, firmama, vlastima i drugim mjestima radi rješavanja određenih problema. Moraju ga sastaviti i obični građani i razni privatni poduzetnici. Pa, hajde da sve posložimo.

Prva stvar koju trebate znati

Dakle, prije toga morate razumjeti po kom principu je sastavljen ovaj dokument. Pa, kada pišete takav rad, morate slijediti apsolutno sva pravila. Prvo što trebate naučiti je korištenje formalnog stila prezentacije. Važno je unaprijed razmisliti o sadržaju, sastaviti ga uvjerljivo, jasno, logično i razumljivo. je tekst čija je suština predstavljena kratko i optimalno. Maksimalna dužina dokumenta je jedna stranica. Glavni zadatak osobe je da privuče pažnju primaoca i zainteresuje ga za njegov problem. Neophodno je da primalac odmah donese odluku nakon čitanja poruke. Pismo žalbe bi trebalo da bude veoma značajno. Uzorak je tekst u kojem je jasno izražen stav autora i potkrijepljen s više činjenica i dokaza. Potrebno je dosljedno iznositi svoja pitanja i zahtjeve. Nema smisla sve miješati. I, naravno, na kraju treba naglasiti koliko je ova poruka važna.

Struktura

Ovaj aspekt je takođe od velike važnosti. Sastav je važan prilikom pisanja žalbenog pisma. Uzorak je standardni. U gornjem lijevom uglu upišite datum podnošenja zahtjeva. Na desnoj strani - naznačite gdje i kome treba biti upućeno pismo. Ovo može biti naziv kompanije, institucije, vladine agencije, puno ime pojedinac itd. Odmah ispod napišite svoje podatke: puno ime, adresu, broj telefona, e-mail - što više informacija, to bolje. Preporučljivo je da tekst kucate na računaru, a ako se odlučite pisati rukom, obavezno koristite čitljiv rukopis.

Pismo žalbe: uzorak sadržaja

Na sredini lista treba direktno napisati tekst. Koju žalbu da odaberem? Definitivno službeno, izaberite jedno od sljedećeg: poštovani, druže, itd. Riječ mora biti praćena prezimenom sa datim imenom i patronimom. Ako osoba zauzima poziciju ili ima titulu, onda i to mora biti naznačeno. Da bi se naglasila važnost zahtjeva, vrijedi staviti na kraj i onda napisati samo pismo žalbe. Obrazac, kao takav, postoji, ali je različit za svaki slučaj. Pa, općenito postoji univerzalna opcija. Najprije se navode razlozi koji motivišu žalbu, zatim suštinu problema, a zatim i svrhu pisma. Trebalo bi da ima što više detalja. Oni će pomoći uvjeriti primatelja da će zahtjev biti ispunjen. Osim toga, važno je navesti osnov za žalbu. To može biti norma, zakon, skup pravila, propis ili zakonodavni akt.

Formulacija

Mnogima je teško formulirati svoje želje ili zahtjeve. Pa, ovdje postoji nekoliko pravila. Prvo, treba izbegavati zahteve. Bolje je koristiti više uvjeravanja. Adresat mora shvatiti da mu je od koristi da ispuni zahtjev. Možete mu nagovijestiti njegov interes za ovu stvar. Apel treba završiti optimistično, ohrabrujući akciju, ali što je moguće korektnije. Bolje je pokazati da odgovor mnogo znači i da jedva čekate da ga dobijete što prije. I, naravno, sve mora biti potpisano. Nakon toga možete poslati. Ostaje samo sačekati odgovor.