როგორ გავყოთ შეკვეთები. შეკვეთების (ინსტრუქციების) სისტემატიზაცია საოფისე მუშაობაში. რომელი ბრძანება უნდა მიექცეს თანამშრომლებს გაცნობის თარიღის მითითებით?

შეზღუდული პასუხისმგებლობის საზოგადოება "AST" INN/KPP 7804491337/780401001 195198, ქ.პეტერბურგი, ლენინის გამზ., 21, კორპუსი 1, ოთახი. 309 ორდერი No1 სანკტ-პეტერბურგი 01/01/2016 ვბრძანებ:

2016 წლიდან შემოღება შპს AST პერსონალისთვის ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ალფანუმერული ინდექსირება შემდეგი სარეგისტრაციო ასოების ინდექსების გამოყენებით: თანამშრომლის აყვანის შეკვეთები - P (მიღება 2); დასაქმებულთან შრომითი ხელშეკრულების (ხელშეკრულების) შეწყვეტის ბრძანება – უ (გათავისუფლება);3. ბრძანებები თანამშრომლის სხვა სამუშაოზე გადაყვანის შესახებ - PR (დასაქმებულის გადაყვანა);4. დასაქმებულისათვის შვებულების მინიჭების ბრძანებები – O (შვებულება);5. ბრძანებები შრომისა და წარმოების დისციპლინის დარღვევის შესახებ - N;6. დარჩენილი ბრძანებები არის K (კადრები).
ამ ბრძანების შესრულებაზე კონტროლი ენიჭება ფინანსურ დირექტორს ოლეგ დიმიტრიევიჩ ივანოვს.

გენერალური დირექტორი ა.ს.

როგორ გავამარტივოთ მიმდინარე დოკუმენტაცია

ბრძანებები ძირითად საქმიანობაზე და ადმინისტრაციულ და ეკონომიკურ საკითხებზე ჟურნალის რედაქტორისთვის გაგზავნილ ერთ-ერთ წერილში იყო კითხვა, თუ რომელი შეკვეთები უნდა მიეკუთვნებოდეს შეკვეთებს (ინსტრუქციებს) ძირითადი (საწარმოო) საქმიანობის შესახებ, და რომელი - ბრძანებები (ინსტრუქციები) ადმინისტრაციულ-ეკონომიკურ საკითხებზე. ეს მომენტი ნამდვილად მნიშვნელოვანია, რადგან შენახვის ვადა მასზეა დამოკიდებული: მუდმივად ან 5 წელი.

სიაში მითითებულია ადმინისტრაციულ-ეკონომიკურ საქმიანობასთან დაკავშირებული ადმინისტრაციული დოკუმენტები. იმ მკითხველებმა, რომლებმაც გამოიყენეს სია, იციან, რომ დოკუმენტები (სიის სტატიები) სისტემატიზებულია მართვის ფუნქციებით.

სიის მე-10 განყოფილებაში „ადმინისტრაციული და ეკონომიკური საკითხები“ ხაზგასმულია 4 პოზიცია, რომელიც ასახავს ამ ფუნქციის შინაარსს: 10.1. შიდა ბიზნეს წესების დაცვა; 10.2. შენობებისა და შენობების ექსპლუატაცია; 10.3.

ორგანიზაციაში შეკვეთების ჩაწერის პროცედურა + ჟურნალის ნიმუში

ამ შემთხვევაში უნდა გაიცეს ახალი ბრძანება, წინა შეკვეთის გაუქმება ან მისი ცალკეული ქულების შეცვლა. უნდა მიუთითებდეს:

გასაუქმებელი ან შესაცვლელი დოკუმენტის ნომერი, თარიღი და დასახელება;
გადაწყვეტილების გაუქმების (შეცვლის) საფუძვლები იმ გარემოებების მოკლე განმარტებით, რაც გახდა მისი გადახედვის მიზეზი;
შემსრულებლების მიერ ახალ გარემოებებთან დაკავშირებით განსახორციელებელი ქმედებების პროცედურა;
შეკვეთის შესრულებაზე კონტროლის უფლებამოსილი პირის სრული სახელი და თანამდებობა.

წაიკითხეთ სტატია პერსონალის სისტემა: პერსონალის შეკვეთების რეგისტრაციის ჟურნალი. როგორც კი ახალი დირექტივა ამოქმედდება, წინა დოკუმენტს (ან მის ცალკეულ პუნქტებს, თუ ვსაუბრობთ ნაწილობრივ ცვლილებებზე) მოქმედების შეწყვეტა.

შეკვეთები ორგანიზაციაში: ტიპები და დიზაინის მახასიათებლები

ძირითადი და სამეწარმეო საქმიანობის შესახებ ბრძანებებს, როგორც წესი, ინახავს მდივანი (თუ ცალკე ბრძანებით სხვა რამ არ არის განსაზღვრული). ის ასევე პასუხისმგებელია ამ შეკვეთების რეგისტრაციაზე, შენახვაზე და დაარქივებაზე.

ბრძანებებს საწარმოს ძირითად საქმიანობაზე (ორგანიზაციულ სტრუქტურაზე, საშტატო ცხრილის დამტკიცების, მასში ცვლილებების შეტანის შესახებ და ა.შ.) აქვს შენახვის ხაზები - მუდმივად. კალენდარული წლის ბოლოს ისინი გადაეცემა საწარმოს არქივს ეკონომიკურ და საოპერაციო საკითხებზე შეკვეთები ინახება 5 წლის განმავლობაში. მათ აქვთ უწყვეტი ნუმერაცია ასოების გარეშე. თუ საწარმოში გაცემული შეკვეთების მოცულობა დიდია, ისინი იყოფა მოცულობებად მთელი წლის განმავლობაში. შენახვის ვადის გასვლის შემდეგ ისინი ნადგურდებიან შესაბამისი აქტის აღსრულებით.
3 პერსონალის ბრძანებები გაიცემა და ინახება საწარმოს პერსონალის მართვის განყოფილებაში.

შეკვეთების (ინსტრუქციების) სისტემატიზაცია საოფისე მუშაობაში

თუმცა, დოკუმენტების მოცულობითი ნაკადით, ჟურნალი "სასიცოცხლო" აუცილებლობაა. ყოველივე ამის შემდეგ, მისი დახმარებით, პერსონალის ოფიცერს შეუძლია ოპტიმალურად მოახდინოს დოკუმენტების სისტემატიზაცია სამომავლო სამუშაოებში მარტივად გამოყენების მიზნით.

ინფორმაცია

ჟურნალის შენახვის კიდევ ერთი უპირატესობა არის დოკუმენტის გამოქვეყნების ფაქტის დამატებითი დადასტურება რეგისტრაციის თარიღისთვის. თუ წარმოიშობა საკამათო საკითხები, როდესაც ბრძანების ძალაში შესვლის თარიღი არ შეესაბამება დოკუმენტზე ხელმოწერის თარიღს, შეკვეთის ჟურნალში რეგისტრაციის თარიღი არის ბრძანებაში აღწერილი ბრძანებების კანონიერების დამატებითი დადასტურება.

დოკუმენტაციის აღრიცხვის საკანონმდებლო ბაზა როგორც ზემოთ აღინიშნა, მოქმედი კანონი არ ავალდებულებს კომპანიებს შეკვეთების სავალდებულო რეგისტრაციას ჟურნალში. შეკვეთების აღრიცხვა რჩება კომპანიის მენეჯმენტის შეხედულებისამებრ, ჟურნალში ინფორმაციის შეტანის პროცედურა, მისი ფორმა და შენახვის პროცედურა განისაზღვრება თითოეული კომპანიის მიერ ინდივიდუალურად.

როგორ დავნომროთ შეკვეთები პერსონალის ჩანაწერებში

თუ ჟურნალი ინახება მცირე კომპანიაში, მაშინ პასუხისმგებელი თანამშრომელი შეიძლება იყოს ბუღალტერი. დოკუმენტის შენახვაზე პასუხისმგებელი პირი უნდა იყოს მითითებული შიდა მარეგულირებელ დოკუმენტში (პერსონალის ჩანაწერის პროცედურაში).

მიზანშეწონილია მიუთითოთ არა კონკრეტული თანამშრომლის სრული სახელი, არამედ თანამდებობა, რადგან ამ შემთხვევაში, როდესაც თანამშრომელი დაითხოვება, მისი მოვალეობები გადადის მის მემკვიდრეზე. გავრცელებული შეცდომები შეკვეთის ჟურნალის შექმნისას ქვემოთ განვიხილავთ ტოპ 3 ჩვეულებრივ შეცდომებს, რომლებიც დაშვებულია შეკვეთის ჟურნალის შენახვისას.

შეცდომა #1. შეკვეთის ჟურნალის შენახვის პროცედურა არ არის დადგენილი შიდა რეგლამენტით. როგორც ზემოთ აღინიშნა, გადაწყვეტილებას გამოიყენოს ჟურნალი დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაციისთვის, სიტუაციიდან და საჭიროებიდან გამომდინარე, ცალკე იღებს კონკრეტულ კომპანიას.

შეკვეთები: ძირითადი ტიპები და დიზაინის მახასიათებლები

ამავდროულად, არსებობს მთელი რიგი მოქმედი რეგულაციები, რომლებიც იძლევა რეკომენდაციებს ჟურნალის შენახვის პროცედურასთან დაკავშირებით. No მარეგულირებელი აქტი აღწერა 1 რუსეთის ფედერაციის კულტურის სამინისტროს ბრძანება No558 25.08.10 დოკუმენტი შეიცავს პერსონალის სამსახურის მიერ შენახული დოკუმენტების სრულ ჩამონათვალს და ასევე აღწერს მათი რეგისტრაციის მექანიზმს, წესებსა და პირობებს. შენახვა და განადგურების პროცედურა. 2 ფედერალური საარქივო სააგენტოს 2000 წლის 27 ნოემბრის №68 ბრძანება ბრძანებით ამტკიცებს მიმდინარე ინსტრუქციებს, რომლებიც აღწერს საწარმოს ბრძანებების ნუმერაციისა და ინდექსირების პროცედურას და სხვა დოკუმენტებს. დოკუმენტის მიხედვით, შეკვეთები უნდა დარეგისტრირდეს უწყვეტი ნუმერაციის წესებით.

3 GOST R 6.30-2003 დოკუმენტი შეიცავს ზოგად სტანდარტებს დოკუმენტების (მათ შორის შეკვეთების) მომზადებისთვის და ასევე უზრუნველყოფს დოკუმენტების ნაკადის ერთიანი ორგანიზაციის სისტემას.

როგორ გავყოთ შეკვეთები

სტრუქტურისა და დაკომპლექტების დონეების, საშტატო განრიგის დამტკიცება (ცვლილება);
ახალი სტრუქტურული სამმართველოების, კოლეგიური და საკონსულტაციო ორგანოების, მუდმივი ან დროებითი კომისიების შექმნა;
პერსონალის სერტიფიცირების ჩატარება;
საქმიანობის დაგეგმვა;
საქმიანობის კონტროლი (ანგარიშგება);
მუშაობის რეჟიმის დადგენა და მასში ცვლილებების შეტანა;
საფინანსო საქმიანობა;
ლოგისტიკა;
ინფორმაციისა და დოკუმენტაციის მხარდაჭერა და ა.შ.

კიდევ ერთხელ ხაზგასმით აღვნიშნოთ, რომ შეუძლებელია ჩამოვთვალოთ არა მხოლოდ ყველა საკითხი, რომლებზედაც გაიცემა ბრძანებები (ინსტრუქციები), არამედ მათი თემატური ჯგუფები, თუნდაც იმიტომ, რომ ეს დიდწილად განისაზღვრება ორგანიზაციის საქმიანობის სპეციფიკით, მისი ორგანიზაციული და იურიდიული ფორმა და სხვა მახასიათებლები.

შეკვეთების ნუმერაცია პერსონალის ჩანაწერების მართვაში

ასე რომ, ისინი განთავსდება ფაილში (საქაღალდეში შეკვეთებით) და აისახება რეგისტრაციის ჟურნალში. შეკვეთების კლასიფიკაცია შენახვის ვადის მიხედვით დამოკიდებულია მათ ტიპებზე.

ყურადღება

პერსონალის თითქმის ყველა ბრძანება უნდა იყოს შენახული 75 წლის განმავლობაში! ეს პერიოდი, კანონმდებლების აზრით, აუცილებელია ნებისმიერ დროს სტაჟის გარკვევისა და შესაბამისად პენსიის სწორი გაანგარიშებისთვის. მაგალითად, ვადებია:

დაშვების, გადაცემის, გათავისუფლების ბრძანებები - 75 წელი;
ძირითადი საქმიანობისთვის – 1 წელი;
შვებულების, მივლინების შესახებ – 5 წელი;

შესაბამისად, შეკვეთის ჟურნალი ინახება იმავე დროის განმავლობაში.

დოკუმენტების სია დიდია, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ მისი ნაწილი, როგორც მაგალითი აქ. როგორ შეავსოთ შეკვეთა თუ არ გსურთ გამოიყენოთ მიღებული ფორმები, მაგრამ განავითაროთ საკუთარი, ან მოერგოთ ერთიანი საკუთარ თავს, უნდა დაიცვან წესები.

შეკვეთა პერსონალის ჩანაწერების მართვაში

სტატიიდან შეიტყობთ:

რა ტიპის შეკვეთები არსებობს და როგორია მათი სტრუქტურა;
რა წესები უნდა დაიცვან რეგისტრაციისას;
რამდენ ხანს ინახება ადმინისტრაციული დოკუმენტები ორგანიზაციის არქივში?
რისთვის არის ჟურნალის წიგნები?

ბრძანებები არის ადმინისტრაციული დოკუმენტები, რომლებიც გაცემულია კომპანიის ხელმძღვანელის მიერ მისი უფლებამოსილების ფარგლებში და სავალდებულოა ქვეშევრდომების მიერ შესასრულებლად. სააქციო საზოგადოებაში მათ გაცემაზე უფლებამოსილი თანამდებობის პირი არის გენერალური დირექტორი, სამედიცინო დაწესებულებებში - მთავარი ექიმი, საწარმოებში - დირექტორი და ა.შ. იურიდიული ძალა. შეკვეთა ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ყველაზე გავრცელებული ტიპია.
სატრანსპორტო მომსახურება, შიდა კომუნიკაციები; 10.4. უსაფრთხოება. აქედან გამომდინარეობს, რომ ჩამოთვლილ სფეროებში გაცემული ბრძანებები (ინსტრუქციები) უნდა კლასიფიცირდეს ადმინისტრაციულ-ეკონომიკურ საკითხებად და ჩამოყალიბდეს ცალკე ფაილად 5 წლის ვადით. ასეთი შეკვეთების (ინსტრუქციების) რეგისტრაციისას სარეგისტრაციო ნომერს უნდა დაემატოს ასო „ა“, „აჰ“ ან სხვა, მაგალითად: შეკვეთა No1-ah, No18-a. თუმცა, სირთულე იმაში მდგომარეობს, რომ ორგანიზაციები ხშირად გასცემენ ბრძანებებს (ინსტრუქციებს) ძირითადი (საწარმოო) საქმიანობის შესახებ, რომლებიც ძირითადი საქმიანობის საკითხებთან ერთად შეიცავს ადმინისტრაციული და ეკონომიკური ხასიათის მითითებებს. ამ შემთხვევაში შეკვეთა (ინსტრუქცია) უნდა ეხებოდეს ძირითად საქმიანობას და მუდმივად იყოს შენახული.

შეკვეთები ძირითადი საქმიანობისთვის - რა არის ეს შეკვეთები? , რა კლასიფიკაციიდან წარმოიქმნება კომპანიის ადმინისტრაციული საქმიანობის ასეთი დაყოფა, ვინ არის პასუხისმგებელი მათ შედგენაზე - ეს და კიდევ რამდენიმე კითხვა გაშუქდება ჩვენს მასალაში. სტატიაში წარმოდგენილი ინფორმაცია ხელს შეუწყობს ორგანიზაციაში საოფისე მუშაობის ჩამოყალიბებას.

საწარმოს ადმინისტრაციულ საქმიანობაში შეკვეთების ზოგადად მიღებული კლასიფიკაცია 2015-2016 წლებში

უზრუნველყოფილი უნდა იყოს კომპანიაში მიღებული ცალკეული გადაწყვეტილებები და იურიდიულად მნიშვნელოვანი ქმედებები. მენეჯერის ადმინისტრაციული საქმიანობა ფორმალიზებულია ბრძანებების დახმარებით, მაგრამ ბრძანებებს იძლევა მისი მოადგილე. მენეჯერს უფლება აქვს გადაჭრას საკითხები კომპანიის საქმიანობის ყველა სფეროში, ამიტომ ადმინისტრაციული საქმიანობა დაიყო რამდენიმე მიმართულებად.

პრაქტიკაში, ჩვეულებრივია კომპანიის შიდა საქმიანობასთან დაკავშირებული ყველა შეკვეთის დაყოფა 3 ჯგუფად:

შეკვეთები ძირითადი საქმიანობისთვის,
შეკვეთები პერსონალისთვის,
ბრძანებები ადმინისტრაციულ და ეკონომიკურ საკითხებზე.

იგივე კლასიფიკაცია მოცემულია სახელმწიფო ორგანოების, ადგილობრივი თვითმმართველობისა და ორგანიზაციების საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილი სტანდარტული მართვის საარქივო დოკუმენტების ნუსხაში, მათი შენახვის ვადის მითითებით (შემდგომში სია), დამტკიცებული კულტურის სამინისტროს ბრძანებით. რუსეთი 2010 წლის 25 აგვისტოს No558 (სექცია 1.1, სტრიქონი 19). ამავდროულად, არ არის ჩვეულებრივი შეკვეთების ჯგუფის ძირითადი აქტივობების ქვეჯგუფებად დაყოფა. ის მოდის როგორც ერთი ბლოკი, რომელიც მოიცავს დოკუმენტების მთელ მასივს.

რა შეკვეთები ეხება შეკვეთებს ძირითადი საქმიანობისთვის (მაგალითები)?

პერსონალის თანამშრომლებს ხშირად აქვთ პრობლემები შეკვეთების ძირითად საქმიანობად კლასიფიკაციისას და საკანონმდებლო დონეზე ამ საკითხზე რეკომენდაციები არ არსებობს. ამასთან დაკავშირებით გასაგებად შეკვეთა ძირითადი საქმიანობისთვის - რა არის შეკვეთა?, ერთდროულად გამოიყენება ორი მეთოდი:

უპირველეს ყოვლისა, პერსონალის და ადმინისტრაციულ და ეკონომიკურ საკითხებზე უშუალოდ განსაზღვრული ბრძანებები დაუყოვნებლივ უგულებელყოფილია (ჩამონათვალში, პერსონალის შესახებ ბრძანებები ჩამოთვლილია იმავე 19-ე სტრიქონში, ადმინისტრაციულ და ეკონომიკურ საქმიანობად კლასიფიცირებული საკითხების ჩამონათვალი მოცემულია მე-10 ნაწილში. სია - შესაბამისად, მათზე დაყრდნობით გაიცემა ამ ჯგუფისთვის მინიჭებული ბრძანებები).
მეორეც, გამოიყენება ჯგუფების დაყოფა შეკვეთის მნიშვნელობის მიხედვით. თუ გაცემული ბრძანება ეხება ერთ ან რამდენიმე კონკრეტულ თანამშრომელს, მაშინ ეს არის ბრძანება პერსონალთან დაკავშირებით (მაგალითად, რომ ივანოვი და პეტროვი ჩართული არიან სამუშაოში დასვენების დღეს), მაგრამ თუ ვსაუბრობთ თანამდებობაზე ან მთლიან გუნდზე. , მაშინ ეს არის ბრძანება ძირითად საქმიანობასთან დაკავშირებით (მაგალითად, როდესაც შაბათი გამოცხადებულია სამუშაო დღედ მთელი კომპანიისთვის).

ძირითადი საქმიანობის საერთო შეკვეთებს შორის არის შემდეგი შეკვეთები:

საშტატო ცხრილის დამტკიცებისა და მასში ცვლილებების შეტანის შესახებ;
შვებულების განრიგის დამტკიცება და მასში ცვლილებების შეტანა;
სტრუქტურული სამმართველოების შექმნა (რეორგანიზაცია, ლიკვიდაცია);
ქონების ინვენტარიზაცია;
ავარიის გამოძიების ორგანიზება;
მუშაობის რეჟიმის დადგენა;
კომპანიის ადგილობრივი აქტების დამტკიცება.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ: ეს არასრულია შეკვეთების სია ძირითადი საქმიანობისთვის, ის შეიძლება გაფართოვდეს ან შეიცვალოს კომპანიის აღრიცხვის საჭიროებებისთვის.

კომპანიაში გამოყენებული შეკვეთების სიის შედგენა ძირითადი საქმიანობისთვის

საოფისე სამუშაოებში დაბნეულობის თავიდან ასაცილებლად და ყველა სტრუქტურული ერთეულის მუშაობის სწორად სტრუქტურირებისთვის, ბევრი კომპანია ამტკიცებს საოფისე სამუშაოს ინსტრუქციებს ადგილობრივ დონეზე, რომელიც განსაზღვრავს შეკვეთების ჯგუფებად დაყოფას. ეს მიდგომა შესაძლებელს ხდის სტრუქტურულ ერთეულებს ან ცალკეულ საშტატო ერთეულებს შორის სხვადასხვა ბრძანებების შედგენის პასუხისმგებლობის თავდაპირველად განაწილებას.

არ იცით თქვენი უფლებები?

თუ ინსტრუქციები არ არის გაცემული ცალკე დოკუმენტის სახით, მაშინ კომპანიას შეუძლია ცალკე ადგილობრივი აქტის სახით დაამტკიცოს გამოყენებული შეკვეთების სია, თითოეულ მათგანს მიეკუთვნება კონკრეტულ ჯგუფს. ყველაზე ხშირად, ეს ხდება კომპანიის ზრდასთან ერთად: პერსონალის მატებასთან ერთად, დოკუმენტების ნაკადის მოცულობა იზრდება, ერთი პირისთვის უჭირს პასუხისმგებლობა ყველა შეკვეთის შედგენაზე, რის შედეგადაც ეს ფუნქცია იყოფა რამდენიმე თანამშრომელს შორის.

როგორ შეავსოთ შეკვეთა ძირითადი საქმიანობისთვის, ნიმუში

ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული კლასიფიცირებული რიგი დოკუმენტების შესრულების მოთხოვნები გათვალისწინებულია GOST R 6.30-2003-ში. ეს დოკუმენტი განსაზღვრავს დოკუმენტის დეტალების შემადგენლობას და დეტალების მომზადების მოთხოვნებს. ფორმაზე ასევე არის დეტალების ადგილმდებარეობის დიაგრამები.

შეკვეთის ტექსტი ჩვეულებრივ მიუთითებს შემდეგზე:

კომპანიის სახელი;
დოკუმენტის დასახელება;
თარიღი და რეგისტრაციის ნომერი;
დოკუმენტის ტექსტი;
ადგილი ბრძანების დამადასტურებელი თანამდებობის პირის ხელმოწერისთვის, თანამდებობის მითითებით;
ნიშანი შემსრულებლის შესახებ;
საჭიროების შემთხვევაში ვიზის დამტკიცების ადგილი.

ბრძანების ტექსტი შეიძლება დაიყოს პრეამბულად, რომელშიც ჩამოყალიბებულია ბრძანების გაცემის საფუძველი და წინაპირობები და ადმინისტრაციულ ნაწილად, სადაც მოცემულია კონკრეტული მითითებები და მითითებულია მათი შესრულების ვადები.

თუ ბრძანებას თან ერთვის ცალკე დოკუმენტები, მაგალითად, განმარტებითი ჩანაწერები, ეს მითითებულია ბრძანების ტექსტში. GOST R 6.30-2003 შეიცავს დეტალების ფორმაზე განთავსების მაგალითებს, რომელთა დახმარებით თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ შეკვეთების სავარაუდო ნიმუშები კომპანიის თანამშრომლების შემდგომი გამოყენებისთვის საჭიროების შემთხვევაში. ძირითადი აქტივობების შეკვეთის ნიმუშიასევე შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ ჩვენი საიტიდან.

აზრი აქვს მიუთითოთ, რომ დოკუმენტი მიეკუთვნება შეკვეთების ჯგუფს ძირითადი საქმიანობისთვის შეკვეთის ნომერში. ამისათვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ მეთოდი, რომელშიც "OD" ნიშანი მოთავსებულია თავად ნომრის შემდეგ, გამოყოფილი დეფისით ან ხაზით.

გაცემული ორდერების რეესტრი, შეკვეთების წიგნის (ჟურნალის) წარმოება

ჩვეულებრივია საწარმოში გაცემული ბრძანებების რეგისტრაცია, რადგან აუცილებელია მათი ჩანაწერების შენარჩუნება. ბრძანებას არა მხოლოდ ამტკიცებს ხელმძღვანელი, არამედ იღებს საკუთარ ნომერს, რომლის მიხედვითაც მის შესახებ ინფორმაცია შეიტანება სპეციალურად ამ მიზნებისათვის შექმნილ რეესტრში. ამასთან, თუ კომპანიამ შემოიტანა შეკვეთების ჯგუფებად დაყოფა, ისინი რეგისტრირდება ცალკეულ ადგილებში.

ეს მიდგომა გამართლებულია იმით, რომ სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტებს აქვთ სხვადასხვა შენახვის ვადა, როგორც ჩანს სიიდან. იგი ითვალისწინებს, რომ ძირითადი საქმიანობის შესახებ შეკვეთები ინახება მუდმივად, ხოლო პერსონალის შეკვეთები ინახება 75 წლის განმავლობაში (გარდა ცალკეული შემთხვევებისა, როდესაც მათი განადგურება შეუძლებელია მხოლოდ 5 წლის განმავლობაში), ხოლო ადმინისტრაციულ და ეკონომიკურ საკითხებზე შეკვეთები ინახება 5 წლის განმავლობაში. . შეკვეთების გაერთიანება სხვადასხვა შენახვის პერიოდთან ფაილებში გამოიწვევს გარკვეულ სირთულეებს.

შეკვეთების ჩასაწერად გამოიყენება ჟურნალი ან წიგნი. საკანონმდებლო დონეზე, ასეთი დოკუმენტის მოთხოვნები არ არსებობს, ამიტომ მას ერთი სახელიც კი არ აქვს. შეკვეთების წიგნის (ჟურნალის) მიზანია შეკვეთების შესახებ შემდეგი ინფორმაციის ჩაწერის საშუალება:

სერიული (რეგისტრაციის) ნომერი;
დოკუმენტზე ხელმოწერის თარიღი;
დოკუმენტის დასახელება, მისი რეზიუმე ან საგნის აღწერა;
ბრძანების პროექტის მომზადებაზე პასუხისმგებელი პირის (შემსრულებლის) მონაცემები;
შენიშვნები, ასეთის არსებობის შემთხვევაში.

სარეგისტრაციო ჟურნალი (წიგნი) გამოიყენება მთელი კალენდარული წლის განმავლობაში. ყოველწლიურად იწყება ახალი ჟურნალი (წიგნი) და მასში ნუმერაცია ხელახლა ხდება.

შეკვეთის შენახვის ორგანიზება

კომპანიის ხელმძღვანელის მიერ ბრძანების გაცემის და დამტკიცების შემდეგ იგი ექვემდებარება იმ თანამშრომლებს, რომელთა ინტერესებსაც ეს ეხება. შემდეგი ნაბიჯი არის შეკვეთების განაწილება ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის აღრიცხვისა და შენახვის ორგანიზაციის დადგენილი სისტემის შესაბამისად. პირველ რიგში, ბრძანებები ეგზავნება იმ პირს, რომელიც პასუხისმგებელია მათ შესრულებაზე ან მის შესრულებაზე კონტროლზე. როდესაც შეკვეთაზე წვდომის საჭიროება აღარ არის, ის დეპონირებულია.

ყოველი კალენდარული წლის ბოლოს, დოკუმენტები, რომლებიც აღარ იქნება საჭირო საოფისე მუშაობისთვის ან რომლებსაც ვადა გაუვიდა განყოფილებაში, ჩვეულებრივ ჯგუფდება ფაილებად, აღწერს და გადადის შესანახად. თუ კომპანიამ გამოყო ცალკე ოთახი ამ მიზნებისათვის, ფაილები მზადდება თითოეულ განყოფილებაში შესანახად. თუ დოკუმენტების ჩასაწერად და შესანახად იქმნება სპეციალური საარქივო განყოფილება, მისი თანამშრომლები მონაწილეობენ შესანახად ფაილების ფორმირებაში (ან აკონტროლებენ პროცესს) და დოკუმენტების მიღების შემდეგ ახორციელებენ მათ სისტემატიზაციას და შესანახად მინიჭებას კანონით დადგენილი წესით. კომპანია.

ძირითადი საქმიანობის შესახებ ბრძანებები გაიცემა იმ შემთხვევებში, როდესაც გადაწყვეტილებები მიიღება მთელ გუნდთან ან ზოგიერთ თანამდებობასთან დაკავშირებით, კონკრეტულ თანამშრომლებზე გავლენის გარეშე. ამავდროულად, ძირითადი საქმიანობის შეკვეთების ჯგუფის საზღვრების გამოსაკვეთად, აუცილებელია ამ ჯგუფიდან გამოირიცხოს ყველა ბრძანება, რომელიც რეგლამენტში პირდაპირ არის განსაზღვრული, როგორც ბრძანებები პერსონალისთვის და ადმინისტრაციული და ეკონომიკური საქმიანობისთვის. დანარჩენი ბრძანებები შეტანილია ცალკეულ სიაში, რომელიც ინდივიდუალური იქნება თითოეული ორგანიზაციისთვის მისი საქმიანობის სპეციფიკიდან გამომდინარე და დაბნეულობის თავიდან ასაცილებლად ჩაწერილია შესაბამის ლოკალურ აქტში.

პერსონალის ბრძანებები, გაზვიადების გარეშე, ყველაზე მნიშვნელოვანი დოკუმენტია პერსონალის ჩანაწერების მართვაში. სწორედ ეს აქტები აერთიანებს და ახორციელებს დამსაქმებლის გადაწყვეტილებებს ცალკეულ თანამშრომლებთან მიმართებაში.

შეკვეთებიდან გამომდინარე, ჩანაწერები კეთდება სამუშაო წიგნში, ისინი ადასტურებენ საქმიანობის გარკვეულ პერიოდებს და იმ პირობებს, რომლებშიც მუშაობდა თანამშრომელი. რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი არაერთხელ მოიხსენიებს ბრძანებას, როგორც ერთ-ერთ დოკუმენტს, რომელიც აფორმებს შრომითი ურთიერთობების წარმოქმნას, განვითარებას და შეწყვეტას.

პერსონალის ბრძანების ძირითადი ნაწილი, ისევე როგორც ნებისმიერი სხვა საკადრო დოკუმენტი, არის მისი შინაარსი, ანუ მენეჯმენტის ინფორმაცია, რისთვისაც დოკუმენტი შედგენილია მატერიალურ საშუალებებზე. პერსონალის თითოეულ ბრძანებას აქვს ინდივიდუალური შინაარსი, რომელიც დაკავშირებულია პერსონალის მართვის ამა თუ იმ ფუნქციასთან. მაგრამ სანამ ამ დოკუმენტის სპეციფიკურ ტიპებს განიხილავთ, აუცილებელია პასუხის გაცემა შემდეგ კითხვებზე:

რა შეკვეთები (შინაარსობრივად) ეხება პერსონალის შეკვეთებს?
როგორ გამოვყოთ ორგანიზაციაში შექმნილი შეკვეთების მთლიანი მასიდან ზუსტად ის შეკვეთები პერსონალისთვის, რომლებიც ექვემდებარება რეგისტრაციას და შენახვას პერსონალის სამსახურში?
არის თუ არა ბრძანებების მკაფიო, ნორმატიული დაყოფა ამ ჯგუფებად, თუ დამსაქმებელი დამოუკიდებლად ადგენს, ვინ უნდა შეადგინოს, შეასრულოს, დაარეგისტრიროს და შეინახოს კონკრეტული შეკვეთა: პერსონალის სამსახური, მართვის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სამსახური (სამდივნო, ოფისი და ა.შ.) ან ბუღალტერია?

შეკვეთების სახეები პერსონალისთვის

გაითვალისწინეთ, რომ HR სპეციალისტები ყოველთვის არ უსვამენ საკუთარ თავს ამ კითხვებს, რადგან თვლიან, რომ შეკვეთების დაყოფა უსარგებლო საქმეა და დროის კარგვაა. სინამდვილეში, არის თუ არა ეს კლასიფიკაცია იმდენად მნიშვნელოვანი, რომ შეგიქმნათ დამატებითი სირთულე თქვენთვის და განახორციელოთ საოფისე სამუშაოები ცალკე ძირითადი საქმიანობისთვის და პერსონალისთვის? რა პრაქტიკული საჭიროებები კარნახობს ამ მოთხოვნებს?

შეკვეთების გამიჯვნა აუცილებელია რამდენიმე მიზეზის გამო.

მიზეზი 1. პერსონალისთვის შეკვეთების შემდგომი შენახვის ორგანიზება.

პირველი და, ალბათ, მთავარი მიზეზი არის პერსონალის ბრძანებებში ასახული პერსონალის ინფორმაციის შესანახად სწორი სისტემის აშენების აუცილებლობა. შემთხვევითი არ არის, რომ ამ შეკვეთების უმეტესობა ინახება 75 წლის განმავლობაში: ისინი შეიძლება საჭირო გახდეს პენსიაზე განაცხადის დროს ან სხვა სიტუაციებში, რომლებიც საჭიროებენ მოქალაქის სამუშაო საქმიანობასთან დაკავშირებული მოვლენებისა და ფაქტების დოკუმენტურ მტკიცებულებებს.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ მოისმინოთ შემდეგი მოსაზრება: მათი თქმით, რადგან ძირითადი საქმიანობის შეკვეთები ინახება მუდმივად, ანუ ისინი არ ნადგურდებიან 75 წლის შემდეგ, როგორც პერსონალის მსგავსად, ეს ნიშნავს, რომ შენახვის პირობები ამ შემთხვევაში კიდევ უკეთესია - ყველა შეკვეთა კომპანიაში შეიძლება გაერთიანდეს და შეინახოს სამუდამოდ... მაგრამ, პირველ რიგში, უბრალოდ აზრი არ აქვს. და მეორეც, აუცილებელია გავითვალისწინოთ არქივში დოკუმენტების ძიების წესები: არქივისტი არ ეძებს დასაქმების ბრძანებას ფაილში ძირითადი საქმიანობის ბრძანებით. ჯერ ორგანიზაციის საქმეების ნომენკლატურაში, შემდეგ კი საქმეების ინვენტარში, ეს ბრძანებები უნდა იყოს მითითებული სხვადასხვა სტრუქტურულ განყოფილებებში და, ბუნებრივია, სხვადასხვა შემთხვევაში. წინააღმდეგ შემთხვევაში, პერსონალის ბრძანება შეიძლება საერთოდ არ მოიძებნოს, თუმცა არქივში შევიდა და იქ მშვიდად და მშვიდად დევს.

მიზეზი 2. სამუშაო პასუხისმგებლობის განაწილება საბუთებზე.

გარდა ამისა, არ უნდა დავივიწყოთ სამსახურებრივი მოვალეობების განაწილება აღრიცხვისთვის. ეს არის ალბათ ერთ-ერთი ყველაზე მტკივნეული საკითხი, რომელიც კომპანიებმა უნდა გადაწყვიტონ. დაუშვებელია მდივნისა და პერსონალის ფუნქციების შერევა, ამ სპეციალისტებისთვის მათთვის უჩვეულო სამუშაოს უკანონოდ მინიჭება. ჩვენ რეგულარულად გვიწევს პასუხის გაცემა პერსონალის კითხვებზე და საჩივრებზე სხვა ადამიანების მოვალეობების შესრულების შესახებ, მაგალითად: "რატომ უნდა გავცე ბრძანებები თანამშრომლებისთვის ფინანსური დახმარების შესახებ, ეს არ არის საიუბილეო ბონუსი!" მდივნები აღშფოთებულნი არიან იმით, რომ ზოგჯერ მათ ევალებათ ბრძანებების გაცემა მუშაკების მივლინებაში გაგზავნის შესახებ და არა მხოლოდ სერთიფიკატების ბეჭდით. ზოგიერთი პერსონალის ბრძანების პროექტებს (მაგალითად, ხელფასებიდან გამოქვითვის შესახებ) ხშირად ამზადებენ ბუღალტრული აღრიცხვის სპეციალისტები და მას შემდეგ რაც ამ ბრძანებებს ხელს მოაწერს ორგანიზაციის ხელმძღვანელი, ისინი რეგისტრირდება და ინახება პერსონალის სამსახურში და არა ბუღალტრულ განყოფილებაში. ან მდივანი.

Შენიშვნა!

კომპანიის თითოეული სპეციალისტი ასრულებს თავის სამუშაო ფუნქციას და პასუხისმგებელია მის სამუშაო სფეროზე. დაუშვებელია თანამშრომლებისთვის მათთვის უჩვეულო ფუნქციების მინიჭება.

რა დოკუმენტები ადგენს განსხვავებას ძირითად საქმიანობასა და პერსონალს შორის?

მიუხედავად ამ თემის აქტუალობისა, ძირითადი საქმიანობისა და პერსონალის მიხედვით ბრძანებების გარჩევის საკითხი არ რეგულირდება მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტებით და რჩება საკამათო, რაც იწვევს სირთულეებს პრაქტიკოსებისთვის და იწვევს შეცდომებს ბრძანებებით ფაილების ფორმირებაში და მათ ძიებისას სირთულეებს. არქივში. რა თქმა უნდა, ამ საკითხის გადაწყვეტაში მნიშვნელოვანი წვლილი შეიტანა რუსეთის კულტურის სამინისტრომ, რომელმაც გამოსცა 2010 წლის 25 აგვისტოს №558 ბრძანება „საქართველოს საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილი სტანდარტული მართვის საარქივო დოკუმენტების ნუსხის დამტკიცების შესახებ. სახელმწიფო ორგანოები, ადგილობრივი თვითმმართველობები და ორგანიზაციები შენახვის ვადების მითითებით“. ხელოვნების „ბ“ პუნქტში. აღნიშნული სიის 19-ში მითითებულია პერსონალის შეკვეთების სახეები. მაგრამ ეს ჩამონათვალი არ არის ამომწურავი, რადგან აქ ყველა პერსონალის ბრძანება არ არის დასახელებული.

შეკვეთების გაყოფის სირთულეები დაკავშირებულია ბევრ კონკრეტულ სიტუაციასთან, რომელიც წარმოიქმნება პერსონალთან მუშაობისას.

პერსონალისთვის შეკვეთების აღრიცხვა

პრაქტიკული კითხვა პერსონალისთვის შეკვეთების თემაზე

ვმუშაობდი პერსონალის ინსპექტორად პატარა კომპანიაში, სადაც ყველა შეკვეთა ინახებოდა ორ საქაღალდეში - შენახვის ვადით 5 და 75 წელი. ცოტა ხნის წინ გადავედი დიდ ორგანიზაციაში, სადაც აუცილებელია HR ჩანაწერების მოწესრიგება. წლის ბოლომდე იგეგმება საქმეების ნომენკლატურის შეცვლა და ახლა უნდა ვიფიქროთ, როგორ სწორად გავყოთ საქმეები საკადრო ორდერებით. რა კრიტერიუმები უნდა იყოს დაცული შენახვის ვადის გარდა?

ასეთი კრიტერიუმი უნდა იყოს შეკვეთის შინაარსი, კერძოდ, მისი შექმნის მიზეზი. ჩვენ შეგვიძლია გამოვყოთ შემდეგი სფეროები პერსონალის მომსახურებისა და აღრიცხვის განყოფილების მუშაობაში, რისთვისაც, რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის მოთხოვნების შესაბამისად, აუცილებელია პერსონალის ბრძანებების გაცემა:

პერსონალის გადაადგილების დოკუმენტირება: დაქირავება, გადაყვანა, გადაადგილება, სამსახურიდან გათავისუფლება.
შრომითი ხელშეკრულების პირობების ცვლილებები (გარდა თანამშრომლის შრომითი ფუნქციის ცვლილებისა): ხელფასების ცვლილება, სამუშაო საათების ცვლილება და ა.შ.
თანამშრომლისთვის დამატებითი სამუშაოს მინიჭება: პროფესიების (პოზიციების) გაერთიანება, მომსახურების სფეროების გაფართოება, სამუშაოს მოცულობის გაზრდა, დროებით არმყოფი თანამშრომლის მოვალეობების შესრულება შრომითი ხელშეკრულებით გათვალისწინებული სამუშაოდან გათავისუფლების გარეშე.
დადგენილ სამუშაო საათებს მიღმა სამუშაოებში ჩართვა: შაბათ-კვირას და არასამუშაო არდადეგებზე მუშაობა, ზეგანაკვეთური, ასევე ნორმალურიდან გადახრის პირობებში, მაგალითად ღამით.
დასაქმებულის სამსახურიდან გათავისუფლება კანონმდებლობით გათვალისწინებულ შემთხვევებში: სავალდებულო პერიოდულ სამედიცინო შემოწმებაზე (სერთიფიკაციაზე) ან შრომის დაცვის სფეროში ცოდნისა და უნარების გადამზადებისა და შემოწმებისთვის; სამსახურიდან გათავისუფლება სახელმწიფო ან საჯარო მოვალეობების შესრულებისას.
დასაქმებულის სამსახურიდან შეჩერება კანონით გათვალისწინებულ შემთხვევებში.
შვებულების უზრუნველყოფა: წლიური ანაზღაურებადი (ძირითადი და დამატებითი), ანაზღაურების გარეშე, საგანმანათლებლო, სამშობიარო, ბავშვის მოვლა.
გაგზავნილია მივლინებაში.
წახალისება და ჯილდო სამუშაოში წარმატებისთვის.
დისციპლინური ან ფინანსური პასუხისმგებლობის დაკისრება.
ბიოგრაფიული ინფორმაციის შეცვლა.
ანაზღაურება, ფინანსური წახალისება, ხელფასების გამოქვითვა.
მუშაკთა სერტიფიცირება.
ტრენინგი, დამატებითი პროფესიული განათლება და ა.შ.

მოცემულ სიტუაციაში შექმნილი შეკვეთების რაოდენობის მიხედვით, ყველა მათგანი შეიძლება ჩამოყალიბდეს ცალკეულ შემთხვევებად.

პერსონალის ჩანაწერებში შეკვეთების ნუმერაცია მნიშვნელოვან როლს ასრულებს კომპანიის ფუნქციონირებაში, მიუხედავად მისი ზომის, სტრუქტურისა და საქმიანობის სფეროსა.

პერსონალის ჩანაწერების მართვა არის ორგანიზაციის ფილიალი, რომელიც პასუხისმგებელია შრომით ურთიერთობებთან დაკავშირებული დოკუმენტების შენახვაზე. კერძოდ:

სამუშაო წიგნებში ჩანაწერების გაკეთება;
პირადი ფაილების რეგისტრაცია;
პერსონალისთვის შეკვეთების შექმნა;
შვებულების განრიგის მომზადება და დაკომპლექტება;
სამუშაო აღწერილობების შედგენა და ტრანსფორმაცია;
დოკუმენტების არქივში შენახვა და დროული წარდგენა;
დოკუმენტებში ცვლილებების კომპეტენტური შეტანა;

HR დოკუმენტების მართვის ინდუსტრიაში განსაკუთრებული ყურადღება ექცევა შეკვეთების შექმნას. ადმინისტრაციული დოკუმენტები იყოფა 2 ჯგუფად:

პერსონალის მიერ.ამ ტიპის შეკვეთები იყოფა 2 ჯგუფად:

შენახვის ვადა 75 წელია შეკვეთებისთვის, რომლებიც ქმნიან შრომით ურთიერთობებს და მნიშვნელოვან ცვლილებებს თანამშრომლების ცხოვრებაში. (სამსახურში მიღება, გათავისუფლება, სახელის შეცვლა);
მოკლევადიანი შეკვეთებისთვის შენახვის ვადა 5 წელია. (შვებულება, მივლინება, საყვედური).

ძირითადი საქმიანობის მიხედვით:

ზოგადი შეკვეთები საწარმოში;
დეპარტამენტის მიხედვით;
ადმინისტრაციული და ეკონომიკური საქმიანობისათვის;

შენიშვნაზე! შეკვეთების მომზადებისას გამოიყენეთ ერთიანი დოკუმენტები, დამტკიცებული რუსეთის სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტის 2004 წლის 5 იანვრის №1 ბრძანებულებით. დასაშვებია ბრძანებების გაცემა ნებისმიერი ფორმით, რადგან ერთიანი ფორმები არ მოიცავს პერსონალის ოპერაციების მთელ სპექტრს.

ადმინისტრაციული დოკუმენტები დამტკიცებული ფორმის გარეშე დგება ტექსტური ფორმით ორგანიზაციის ოფიციალურ ბლანკზე.

იმისათვის, რომ ბრძანებებს ჰქონდეს იურიდიული ძალა, ისინი უნდა შეიცავდეს საჭირო დეტალებს, პასუხისმგებელი პირების ხელმოწერებს და დოკუმენტის ნომერს.

Მნიშვნელოვანი! 2016 წლის 2 მარტის ფედერალურ კანონში No43. „რუსეთის ფედერაციაში არქივის შესახებ“ ფედერალურ კანონში ცვლილებების შეტანის შესახებ, შემოღებულ იქნა პერსონალის შესახებ დოკუმენტების შენახვის ახალი შემცირებული ვადები. ახლა ისინი ორგანიზაციაში უნდა ინახებოდეს 50 წლის განმავლობაში, გარდა 2003 წლამდე შექმნილი. მათი შენახვის ვადა 75 წელია.

კარგად ორგანიზებული შეკვეთის რეგისტრაციის სისტემა საშუალებას გაძლევთ:

დააჩქარეთ საჭირო დოკუმენტის ძებნა;
ადმინისტრაციული დოკუმენტების სისტემატიზაცია მათი დანიშნულებისამებრ;
გააძლიეროს კონტროლი უფროსების ბრძანებების შესრულებაზე.

ნუმერაციის გამოყენების სპეციფიკა შემდეგია:

ადმინისტრაციული დოკუმენტების გამოყოფა შენახვის სხვადასხვა ვადით;
კომპლექსური რიცხვების მინიჭება შეკვეთებზე მნიშვნელოვანი დოკუმენტური ნაკადით.

რუსეთის სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტის 2004 წლის 5 იანვრის No1 დადგენილება „შრომის აღრიცხვისა და მისი გადახდის პირველადი აღრიცხვის დოკუმენტაციის ერთიანი ფორმების დამტკიცების შესახებ“

ქცევის წესები

შეკვეთის სარეგისტრაციო ნომერი შედგება მისი სერიული ნომრისა და ინდექსისგან. შეკვეთის ინდექსაცია განისაზღვრება საქმეების ინდივიდუალური ნომენკლატურით და საწარმოში შეკვეთების რეგისტრაციის წესით. იმისდა მიუხედავად, რომ თითოეული ორგანიზაცია ადგენს ადმინისტრაციული დოკუმენტების ნუმერაციის საკუთარ ბრძანებას, არსებობს ზოგადი წესების გარკვეული რაოდენობა, რომელთა დაცვასაც ფირმები ცდილობენ. კერძოდ:

მცირე დოკუმენტების ნაკადის მქონე კომპანიებში, არ არის საჭირო შეკვეთების მრავალრიცხოვან ტიპებად დაყოფა. მაგრამ მათი გაერთიანება შეუძლებელია დოკუმენტების შენახვის სხვადასხვა პერიოდის გამო. ამ შემთხვევაში, ასოს ინდექსი ემატება შეკვეთის ნომერს, რომელიც გამოყოფილია დეფისით ან ხაზებით:

"პერსონალი" - პერსონალი (შეკვეთები პერსონალისთვის, რომლის შენახვის ვადა 75 წელია);
“k” - ჩარჩოები (შეკვეთები მოკლევადიანი შენახვის ვადით).

ორგანიზაციებში, რომლებსაც აქვთ თანამშრომლების დიდი პერსონალი და ადმინისტრაციული დოკუმენტები, შემუშავებულია ინდექსების მთელი სისტემა თითოეული ტიპის შეკვეთისთვის:

"p" - დაქირავება;
"უ" - სამსახურიდან გათავისუფლება;
“pr” - მუშების დაქირავება;
"k" - მივლინებები;
„vk“ - შიდა მივლინებები;
"zk" - მივლინებები საზღვარგარეთ;
"განყოფილება" - შვებულება ანაზღაურების გარეშე, ორსულობისა და მშობიარობისთვის, ბავშვის მოვლისთვის;
"otk" - რეგულარული არდადეგები, სასწავლო არდადეგები;

შენიშვნაზე! ძირითადი საქმიანობის შესახებ შეკვეთებისთვის, პერსონალის ოფიცრები ჩვეულებრივ იყენებენ ციფრულ კოდს. ზოგიერთი ორგანიზაცია ამატებს ასოს ინდექსს, მაგალითად, შეკვეთა No 1-OD.

ნუმერაციისა და ინდექსის აღნიშვნების მრავალი ვარიანტი შეიძლება იყოს. მათი მრავალფეროვნება დამოკიდებულია არა მხოლოდ ორგანიზაციის ზომაზე, არამედ კონკრეტული კომპანიის საქმიანობის სპეციფიკაზე.

Შენიშვნა! პერსონალის ჩანაწერების მართვის ჩატარების პროცედურა, შეკვეთების ნუმერაციის ჩათვლით, უნდა იყოს გაფორმებული კომპანიის ადგილობრივ დოკუმენტში - დებულებაში პერსონალის ჩანაწერების მართვის შესახებ.

ყოველ წელს ახალი თუ არა

რეკომენდირებულია შეკვეთების ნუმერაცია განხორციელდეს გაანგარიშების ორდერის ყოველწლიური განახლებით. ახალი კალენდარული წლის პირველი სამუშაო დღიდან ბრძანება ენიჭება No1. გარდა კულტურული და საგანმანათლებლო დაწესებულებებისა, სადაც საოფისე წელი იწყება 1 სექტემბერს.

ასეთი სისტემა ხელს შეუწყობს არა მხოლოდ ადმინისტრაციული დოკუმენტების ორგანიზებას, არამედ მათ მომზადებას არქივში შემდგომი შესატანად.

შეკვეთის ჟურნალი

პერსონალის შეკვეთების ჟურნალის გვერდი

ვინაიდან შეკვეთებზე ნომრების მინიჭების პროცედურა საკანონმდებლო დონეზე არ არის დადგენილი, პერსონალის ოფიცრები აწარმოებენ ჟურნალებს ბრძანებების ჩასაწერად. რეგისტრაციის პროცესი მოიცავს დოკუმენტიდან დეტალების კოპირებას და ამ მონაცემების სპეციალურ სარეგისტრაციო ფორმაში შეყვანას.

ძირითადი საქმიანობის შეკვეთები საწარმოში ინახება პერსონალის შეკვეთებისგან განცალკევებით. ეს გამოწვეულია საქმიანობის სხვადასხვა სფეროებითა და შენახვის ვადით. ამ ადმინისტრაციული დოკუმენტების ნუმერაცია ცალკე უნდა იყოს დაცული. შეკვეთის ჟურნალი განსხვავებული იქნება.

Შენიშვნა! დოკუმენტის რეგისტრაცია ანიჭებს მას იურიდიულ ძალას, ადგენს მისი შექმნის ან მიღების ფაქტს.

შრომის კანონმდებლობა არ ავალდებულებს საწარმოებს შეინახონ შეკვეთების ჟურნალი. ჟურნალის წიგნები შემუშავებულია თითოეული კომპანიის მიერ დამოუკიდებლად. მაგრამ ისინი უნდა შეიცავდეს არა მხოლოდ ნუმერაციას, არამედ დოკუმენტის შესრულების თარიღს, დეტალებს, რეზიუმეს და პასუხისმგებელი პირების ხელმოწერებს.

შენიშვნაზე! პერსონალის შეკვეთის რეგისტრაციისას უნდა მიუთითოთ თანამშრომლის გვარი და თანამდებობა. და ბაზის დამაგრების ბრძანებას - განცხადება მისგან.

ამრიგად, არ არსებობს მკაცრი მითითებები შეკვეთის ნუმერაციის აღრიცხვის სისტემის დანერგვისთვის. თითოეული კომპანია ირჩევს საკუთარ სქემას მიზანშეწონილობისა და მოხერხებულობის საფუძველზე.

რა უნდა გააკეთოს, თუ შეცდომაა

ადრე გამოცემულ ბრძანებაში ცვლილებების შეტანა ნებადართულია სავალდებულო აუცილებლობის შემთხვევაში, უპირველეს ყოვლისა, კანონიერი. ბრძანებაში ცვლილებების შეტანა საჭიროა, როდესაც წარმოიქმნება გარემოებები, რომლებიც ადმინისტრაციულ დოკუმენტს ან მის ცალკეულ პუნქტს ფაქტობრივად ან იურიდიულად არაზუსტს ხდის.

ყველაზე გავრცელებული გარემოებები მოიცავს:

ცვლილებები კანონმდებლობაში, რეგულაციებში ან თავად ორგანიზაციის ადგილობრივ აქტებში
ცვლილებები იმ თანამშრომლების პერსონალურ მონაცემებში, რომლებთან დაკავშირებითაც შეიქმნა ადმინისტრაციული დოკუმენტები
ცვლილებები კონკრეტული დროისა და ადგილის გარემოებებში, თუ ეს პუნქტები მნიშვნელოვანია ადრე გაცემული ბრძანებისთვის

Მნიშვნელოვანი! ადმინისტრაციულ დოკუმენტში ცვლილებების შეტანა ახალი გარემოებების შესაბამისად გადაწერით არის იურიდიულად გაუნათლებელი ქმედება!

საჭიროა ადრე გამოცემულ ბრძანებაში ცვლილების შეტანის ბრძანების შედგენა. Ეს შეიცავს:

ცვლილებების მიზეზები.
ცვლილებების შეტანის მიზეზი.
თანამდებობის პირებს ან კომპანიის სტრუქტურულ ერთეულს ქმედებების მითითება, რომლებიც მათ უნდა შეასრულონ შეკვეთის ცვლილებასთან დაკავშირებით.
ბმული შეცვლილი შეკვეთის ან მასში არსებული პოზიციის, მისი თარიღის, ნომრისა და სახელწოდების შესახებ.
თანამშრომლის მითითება, რომელსაც დაევალა კონტროლი დოკუმენტის შესრულებაზე.

რჩევა! დამატებებისა და ცვლილებების დიდი სიის შედგენისას უფრო მოსახერხებელია მათი ცალკე აპლიკაციად ჩამოყალიბება. და ბრძანებაში მიუთითეთ კორექტირების სია და შეკვეთის ამ დანართის ბმული.

ადრე გამოცემულ ბრძანებაში ცვლილების შეტანის შესახებ ბრძანების შესრულება გაიცემა ქაღალდის ფორმით. სასურველი დეტალები მოიცავს:

Კომპანიის სახელი;
დოკუმენტის დასახელება და თარიღი;
Რეგისტრაციის ნომერი;
შეკვეთის შედგენის ადგილი;
დოკუმენტის ტექსტი;
პასუხისმგებელი პირების ხელმოწერები;
მონიშნეთ შემსრულებლის შესახებ;
ვიზა შეკვეთის დასამტკიცებლად (საჭიროების შემთხვევაში).

Შენიშვნა! კანონმდებლობა არ ადგენს, რამდენი ცვლილების შეტანა შეიძლება შეკვეთაში. ამ საკითხს თავად ორგანიზაციის ხელმძღვანელობა წყვეტს. მას რაციონალური პერსპექტივიდან უნდა მივუდგეთ, რადგან შეკვეთის შეცვლის ბრძანებაში ცვლილებების შეტანა დოკუმენტებში დაბნეულობას გამოიწვევს.

შეკვეთის ნიმუში ნუმერაციის შეკვეთებისთვის

საწარმო დამოუკიდებლად ავითარებს ბრძანებას შეკვეთების ნუმერაციის ბრძანების შესახებ, სადაც ადგენს მოსახერხებელ ბრძანებას შეკვეთებში, ინდექსის მნიშვნელობებში და სხვა დებულებებში, ორგანიზაციის საქმიანობიდან გამომდინარე.

შეზღუდული პასუხისმგებლობის საზოგადოება "AST"

INN/KPP 7804491337/780401001

195198, სანკტ-პეტერბურგი,
ლენინას გამზ., 21, კორპუსი 1, ოთახი. 309

ბრძანება No1

სანქტ-პეტერბურგი

01/01/2016 ᲛᲔ ᲕᲣᲙᲕᲔᲗᲐᲕ:

2016 წლიდან ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ალფანუმერული ინდექსირება შპს AST-ის პერსონალისთვის დანერგვა შემდეგი სარეგისტრაციო ასოების ინდექსების გამოყენებით: თანამშრომლის აყვანის ბრძანებები - P (მიღება);
2. ბრძანებს დასაქმებულთან შრომითი ხელშეკრულების (ხელშეკრულების) შეწყვეტის შესახებ – უ (გათავისუფლება);
3. ბრძანება თანამშრომლის სხვა სამუშაოზე გადაყვანის შესახებ - PR (დასაქმებულის გადაყვანა);
4. ბრძანებები დასაქმებულისათვის შვებულების მინიჭების შესახებ - O (შვებულება);
5. ბრძანება შრომისა და წარმოების დისციპლინის დარღვევის შესახებ - N;
6. სხვა ორდენები - კ (კადრები).

ამ ბრძანების შესრულებაზე კონტროლი ენიჭება ფინანსურ დირექტორს ოლეგ დიმიტრიევიჩ ივანოვს.

გენერალური დირექტორი ა.ს. შაპკინი

რა შეკვეთები (შინაარსობრივად) ეხება პერსონალის შეკვეთებს?
როგორ გამოვყოთ ორგანიზაციაში შექმნილი შეკვეთების მთლიანი მასიდან ზუსტად ის შეკვეთები პერსონალისთვის, რომლებიც ექვემდებარება რეგისტრაციას და შენახვას პერსონალის სამსახურში?
არის თუ არა ბრძანებების მკაფიო, ნორმატიული დაყოფა ამ ჯგუფებად, თუ დამსაქმებელი დამოუკიდებლად ადგენს, ვინ უნდა შეადგინოს, შეასრულოს, დაარეგისტრიროს და შეინახოს კონკრეტული შეკვეთა: პერსონალის სამსახური, მართვის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სამსახური (სამდივნო, ოფისი და ა.შ.) ან ბუღალტერია?