Wymagania dotyczące sporządzenia protokołu uzgodnienia wzajemnych rozliczeń. Jak poprawnie czytać raport uzgodnienia: wskazówki i zasady. Jak dokonuje się pojednanie?

Dokumenty, niezależnie od tego, jak je przechowujesz, czasami się gubią. Nie docierają do Twoich klientów lub nie masz dokumentów dostawcy. A to prowadzi do różnych kwot zadłużenia w rachunkowości organizacji. Uzgadnianie długów z kontrahentami pomaga zidentyfikować takie nieporozumienia.

W tej procedurze nie ma nic skomplikowanego. Tylko ona wyróżnia się dużą ilością pracy. Częstotliwość uzgadniania obliczeń zależy od Twoich pragnień i możliwości. Ale raz w roku – podczas corocznej inwentaryzacji – jest to obowiązkowe. Tym samym potwierdza się saldo rachunków rozliczeniowych.

Jak:

• rozstrzygać spory w zestawieniu uzgodnień kont
• spłacić dług zgodnie z protokołem pojednania

przeczytaj ten artykuł.

1. Co to jest protokół uzgodnienia i przykład jego wypełnienia

2. Czy księgowy może podpisać protokół uzgodnienia?

3. Kto powinien sporządzić raport uzgodnieniowy?

4. Niezgodności w protokole uzgodnienia rozliczeń

5. Co powinien zrobić księgowy, jeśli dokumentów nie ma w księgach jego organizacji?

6. Co powinien zrobić księgowy, jeżeli dokumentów nie ma w księgach kontrahenta?

7. Spłata długu zgodnie z protokołem pojednawczym

8. Uzgodnienie z kontrahentami w 1Cwersja 8.3

Przejdźmy więc do porządku.

1. Co to jest protokół uzgodnienia i przykład jego wypełnienia

Akt pojednania─ jest to dokument odzwierciedlający rozliczenia między organizacjami za określony okres. Sprzedawca w takim akcie wykazuje powstanie wierzytelności kupującego i otrzymaną od niego zapłatę. A kupujący ─ jego zobowiązania wobec dostawcy, z którym uzgadnia rozliczenia i je spłaca.

Raport uzgodnieniowy jest podpisany i opieczętowany przez obie organizacje (jeśli istnieją).

Nie ma zatwierdzonego formularza raportu uzgodnieniowego. Co więcej, nie jest to dokument podstawowy. Dlatego przy opracowywaniu formularza Móc skorzystaj ze szczegółów dokumentu podstawowego, które są określone w art. 9 klauzuli 2 ustawy federalnej „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

I zrozum, że akt pojednania, jak każdy inny akt między organizacjami, jest dwustronny. Oznacza to konieczność zapewnienia odpowiednich pól na podpisy.

Zazwyczaj raport uzgodnieniowy podpisuje główny księgowy i kierownik.

Możesz wypełnić akt, wymieniając transakcje biznesowe dla każdej organizacji, ale wygodniej jest to zrobić w kontekście umów. Wtedy, w przypadku rozbieżności, od razu będzie jasne, w ramach której umowy obroty nie są zbieżne.

Wypełnij raport uzgodnienia wyłącznie w pieniądzu.

Przykład wypełnienia raportu uzgodnieniowego. Metel LLC, dostawca tkanin, sporządził raport uzgodnieniowy z pracownią Vyuga LLC na dzień 31 marca 2018 r.

Osoba odpowiedzialna za sporządzenie raportu uzgodnieniowego w Metel LLC wypełniła go w dwóch egzemplarzach, podpisała z dyrektorem i głównym księgowym i wysłała do Vesna LLC.

Vesna LLC sprawdziła obroty, wypełniła ze swojej strony oba egzemplarze aktu, podpisała i wysłała jeden wypełniony akt do Metel LLC. Po wprowadzeniu referencji w obu organizacjach akt pojednania wygląda następująco.

W tym przykładzie obie organizacje potwierdzają, że Vesna LLC ma dług wobec Metel LLC w wysokości 150 000 rubli.

2. Czy księgowy może podpisać protokół uzgodnienia?

W organizacjach, które mają wielu kontrahentów i regularnie uzgadniają z nimi rachunki, główny księgowy i menedżer muszą spędzać dużo czasu na podpisywaniem raportów uzgadniających.

Aby zwolnić czas, jednemu z księgowych wydawane jest pełnomocnictwo. Dzięki temu może podpisać dowolny protokół pojednania. Jednocześnie może także sprawdzić poprawność sporządzania aktów przez swoich współpracowników.

3. Kto powinien sporządzić raport uzgodnieniowy?

Inicjatorem uzgadniania zadłużenia z kontrahentem może być każda strona transakcji. Przepisy nie przewidują obowiązku przeprowadzania uzgadniania pomiędzy organizacjami. Takie jest prawo firm. Dlatego możliwe i konieczne jest uregulowanie trybu i częstotliwości uzgadniania płatności w umowach.

W firmach dział księgowości nie zawsze zajmuje się sporządzaniem raportów uzgodnieniowych i wysyłaniem ich do kontrahentów. Na zlecenie kierownictwa mogą to być inni pracownicy – ​​ci, którzy bezpośrednio współpracują z klientami i dostawcami.

W wielu programach księgowych, w tym 1C, rozliczanie rozliczeń z kontrahentem odbywa się na osobnych kartach subkont ─. Dlatego też, jeśli wszystkie dokumenty zostaną wprowadzone do systemu w terminie, rozliczenie obrotów na konkretnej karcie nie będzie trudne. A pytanie: „Kto powinien sporządzić protokół pojednania” nie budzi większych kontrowersji.

Wynikiem pojednania może być:

• akt podpisany przez kontrahenta, w którym nie ma żadnych sporów
• akt braku zgody

Pojednanie bez sporu jest najbardziej optymalne i najprostsze dla księgowego. Co zrobić, gdy pojawiają się nieporozumienia?

4. Niezgodności w protokole uzgodnienia rozliczeń

Głównym powodem niezgody w zestawieniu uzgodnień płatności jest odzwierciedlenie dokumentów w rachunkowości jednej organizacji i brak odzwierciedlenia tych samych dokumentów w księgowości innej.

Jest to możliwe, jeśli:

1. dokumenty nie dotarły do ​​kontrahenta
2. w firmie dokumenty nie zostały przekazane księgowemu w celu uwzględnienia w księgowości
3. księgowania według dokumentów w pierwszej spółce dokonano w jednym okresie, a w drugiej – w okresie wcześniejszym lub późniejszym

Ponadto może nie być żadnych dokumentów:

• w księgowości Twojej firmy
• w rachunkowości kontrahenta

Sprawdzając raport uzgadniania rozliczeń dostarczony przez kontrahenta, od razu wiadomo, w których dokumentach występują rozbieżności.

5. Co powinien zrobić księgowy, jeśli dokumentów nie ma w księgach jego organizacji?

Sytuacja 1: firma ─ nabywca aktywów materialnych

Krok pierwszy. Należy sprawdzić, czy dokumenty te nie zostały zaksięgowane w innym okresie, np. po okresie rozliczeniowym. Jeżeli nie posiadasz dokumentów, co do których istnieją rozbieżności w raporcie uzgodnienia księgowego, przejdź do kroku 2.

Krok drugi. Dowiedz się od odpowiedzialnego pracownika firmy współpracującej z kontrahentem, czy zapomniał przekazać dokumenty zakupu do działu księgowości. Jeśli zapomniałeś, pilnie odbierz dokumenty i sprawdź ich zgodność z tym, co kontrahent wskazał w raporcie uzgodnienia, i zarejestruj je.

Krok trzeci. Poproś kontrahenta o duplikaty dokumentów, które nie są odzwierciedlone w rachunkowości. Odbierz, sprawdź i zapisz.

Na każdym z tych kroków możesz napotkać jedną z następujących opcji:

1. kontrahent przedwcześnie rozpoznał Twoją wierzytelność. Na przykład zgodnie z warunkami umowy przeniesienie własności ─ podczas odbioru towaru przez kupującego. Pracownicy Twojej firmy przyjęli towar w miesiącu następującym po uzgodnieniu. Można podpisać oświadczenie wskazujące rozbieżności i wskazujące przyczynę
2. dokumenty zostały odzwierciedlone później, niż należało to zrobić. Podpisz dokument dostarczony przez dostawcę.

Sytuacja 2: firma jest odbiorcą usług.

Należy wykonać te same czynności, co w przypadku zakupu aktywów materialnych. Musimy jednak pamiętać o głównej różnicy – ​​dacie świadczenia usług, a co za tym idzie i dacie powstania należności – numerze, którym podpisano świadectwo zakończenia pracy w Twojej organizacji.

Wyjątkiem są media, których koszt ustala się na podstawie odczytów liczników. W tym przypadku datą dokonania czynności jest równoznaczna data wykonania usługi.

6. Co powinien zrobić księgowy, jeżeli dokumentów nie ma w księgach kontrahenta?

Sytuacja 1─ Twoja firma sprzedaje produkty, ale raport uzgodnieniowy przesłany przez kontrahenta nie uwzględnia Twoich dokumentów dotyczących przesyłek do nich.

W takim przypadku musisz zadbać o to, aby ewidencjonować przychody i należności zgodnie z warunkami umowy. Jeśli wszystko jest w porządku, sprawdź, czy dokumenty zostały wysłane do kontrahenta.

Kiedy wszystko zostanie wykonane poprawnie po stronie Twojej organizacji, dodaj niezarejestrowany dokument do raportu uzgodnienia i podpisz go nieporozumieniami.

Jeśli po Twojej stronie są problemy, musisz je najpierw rozwiązać. A następnie albo dołącz dokument, dla którego występują rozbieżności w raporcie uzgodnieniowym, albo zaakceptuj kwoty kupującego.

Sytuacja 2─ Twoja firma zakończyła pracę, ale jej zakup nie jest odzwierciedlony w raporcie rozliczeniowym przesłanym przez kupującego.

Algorytm działań:

• sprawdź datę podpisu na certyfikacie zakończenia prac od klienta
• Nie znalazłeś kopii aktu podpisanego przez obie strony? Następnie dowiedz się, czy dokument został wysłany do kupującego
• Na podstawie wyników „dochodzenia” wyciągasz wnioski. I albo dodaj więcej sformułowań do raportu uzgodnienia kupującego i podpisz go w tym formularzu, w przypadku sporów, albo zgódź się z danymi kontrahenta

Przykłady nie pokazują wszystkich sytuacji, które mogą prowadzić do rozbieżności w raportach uzgadniania rozliczeń. Ale już jest jasne, że powody, dla których niektóre dokumenty nie są uwzględnione w raporcie uzgodnieniowym, mogą być różne. Od błędnej interpretacji warunków umowy po zapominanie pracowników. Ponadto od któregokolwiek z kontrahentów.

7. Spłata długu zgodnie z protokołem pojednawczym

Podczas pojednania może się okazać, że jedna organizacja ma dług wobec drugiej, może się to zdarzyć z następujących powodów:

• Podstawowy dokument nie jest odzwierciedlony w księgowości dłużnika
• występują błędy w obliczeniach, na przykład przy przeliczaniu waluty na ruble

W aktach dłużnika nie ma wymaganego dokumentu. W takim przypadku firma będąca należną płatnością wysyła duplikaty podstawowych dokumentów do organizacji będącej dłużnikiem. Po ich przeprowadzeniu w księgowości pojawi się dług, który można spłacić w zwykły sposób. W zleceniu płatniczym w polu podstawy należy wskazać fakturę, ustawę lub inny dokument – ​​przyczynę zadłużenia.

Błędy w obliczeniach można skorygować poprzez sporządzenie sprawozdania księgowego i odzwierciedlenie go w rachunkowości. Po wygenerowaniu długu można go spłacić. W takim przypadku możesz spłacić dług zgodnie z protokołem pojednania, wskazując go jako podstawę w nakazie zapłaty.

Jeśli znajdziesz błąd w swojej księgowości, musisz go poprawić. W tym przypadku ci to pomoże.

8. Jak pogodzić się z kontrahentami w wersji 1C 8.3

Jak dokonać rozliczenia z kontrahentami za pomocą programu 1C: Accounting 8 edycja 3.0, zobacz wideo.

Protokół uzgodnienia jest bardzo ważnym i niezbędnym dokumentem, którego utworzenie lub weryfikacja czasami wymaga dużo pracy. Dlatego lepiej regularnie, a nawet co miesiąc, przeprowadzać rozliczenia z firmami, z którymi masz duże obroty pieniężne i/lub towarowe.

Należy pamiętać, że raport uzgodnienia nie jest dokumentem pierwotnym, każda zawarta w nim liczba pojawiła się po zapisie księgowym, który z kolei został dokonany na podstawie odpowiedniego dokumentu pierwotnego.

W przypadku rozbieżności należy poszukać przyczyny – dodatkowego lub niezarejestrowanego dokumentu i wykorzystać go do wyjaśnienia sytuacji.

Jakie trudności napotykasz podczas pojednania? Jeśli masz pytania dotyczące sposobu uzgadniania się z kontrahentami, zadaj je w komentarzach!

Jak pogodzić się z kontrahentami i sporządzić raport

Muszą zostać wyświetlone dane podsumowujące. Początkowe wartości wskazane w protokole pojednania przemawiają na korzyść jednej ze stron pracujących w oparciu o stosunek umowny. Czytanie ustawy rozpoczyna się właśnie od pierwszego salda, może to być debet lub kredyt.

Jeżeli stan na początek okresu, na który sporządzono ustawę, pokrywa się z danymi audytora księgowości, dane za okres ubiegły uważa się za uzgodnione. Kolejnym krokiem odczytu jest sprawdzenie salda na koniec okresu, za który dokument został wygenerowany.

Saldo w raporcie uzgodnienia

Jednym ze szczegółów, które należy wskazać w dokumencie, jest saldo. Znak debetowy lub kredytowy wskazuje na korzyść jednego z podmiotów gospodarczych. Ponieważ okres ten jest zwykle wybierany na rok lub kwartał. Miesiąc, wówczas jest to bilans otwarcia, który pozwala na ponowne sprawdzenie stanu rozliczeń za miniony okres. W tym drugim przypadku okres może być bardziej imponujący. Na przykład ponad pięć lat współpracy pomiędzy dwiema organizacjami.

Okazuje się, że ustawa rozliczeniowa pozwala na porównanie danych za okres przeszły i bieżący. Prawidłowe odczytanie dokumentu pozwala księgowemu sprawdzić prawidłowe i terminowe odzwierciedlenie transakcji biznesowych w programie dla konkretnego kontrahenta. Przećwiczenie raportu uzgadniającego pozwala jakościowo przygotować się do generowania danych raportowych, wyeliminować ewentualne błędy i przeoczenia oraz dojść do porozumienia z przeciwnikiem.

Zacznij i zakończ

• Zwykle znaleźć początkowe saldo zadłużenia spójrz na początek aktu. Wymagany parametr można wskazać cyfrowo lub zapisać słownie, co ułatwia odczytanie dokumentu źródłowego. Z uwagi na to, że forma raportu uzgodnieniowego nie ma standardowej formy, format uwzględnienia tego parametru pozostawiony jest uznaniu działu księgowego generującego raport. Często, aby zapobiec zniekształceniu informacji, strona weryfikująca wydaje własny akt wraz z zatwierdzoną kopią.
• Bilans zamknięcia w zestawieniu uzgadniającym (AC) pozwala szybko sprawdzić status obliczeń. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadkach, gdy dział księgowości przetwarza dużą ilość przychodzącej dokumentacji. W przypadku okazanego przez przeciwnika zwykle stosuje się akt pojednania. Są to informacje generowane przez „własny” program lub algorytm „analizy subconto”. Doświadczeni księgowi zazwyczaj stosują drugą metodę weryfikacji zjadliwie ze względu na fakt, że dane mogą zostać zniekształcone (zaniżone) o kwotę podatku od towarów i usług.

Zbieżność salda końcowego wskazuje zatem, że przeszłe i obecne okresy w obu organizacjach zostały przeprowadzone prawidłowo, nie ma żadnych skarg. Rozbieżność w informacjach nakazuje księgowemu sprawdzenie każdej płatności i wysyłki zarejestrowanych w okresie, za który generowany jest raport.

Negatywne i pozytywne

Praktyka sprawdzania danych wskazanych w raporcie uzgodnieniowym pokazuje, że księgowy musi zwracać uwagę zarówno na salda kredytowe, jak i debetowe. Tłumaczy się to tym, że ostateczny dług jest zwykle „zawalony”. Zignorowanie tej prostej zasady może mieć wpływ na jakość pojednania. Na przykład, jeśli w ustawie występuje dodatnie saldo, oznacza to, że organizacji zostaje uznana nadpłata.

Parametr zostanie zamknięty rozliczeniami międzyokresowymi w przyszłym okresie lub. Z kolei saldo ujemne wyraźnie wskazuje na zaległości. Najczęściej z takich informacji wynika konieczność wygenerowania nakazów zapłaty na pokrycie zadłużenia z tytułu kar, grzywien i kar.

Rozszerzony

Parametr ten można zobaczyć jedynie w tabelarycznej części aktu. Pomimo tego, że celem bilansu jest szybkie sprawdzenie informacji, w praktyce księgowi starają się stworzyć dokument z podobnymi ustawieniami, z jakich korzysta przeciwnik. Jeśli wykorzystasz dane wyjściowe dotyczące zwiniętego salda, w większości przypadków doprowadzi to do niskiej jakości inwentaryzacji rozliczeń z kontrahentami.

Debet i kredyt w AS

Parametry te są istotne dla tego, kto generuje dokument weryfikacyjny.

• Tak więc, zazwyczaj dla tego, kto wystawia akt pojednania część debetowa (lewa tabela). będzie oznaczać wysyłkę.
• Strona kredytowa obejmie dane po lewej stronie płatnościami od konsumenta towarów i usług. Odpowiednio dla innej organizacji część kredytowa „przewróci się” w lewo, a dla osoby witającej ponownie w prawo. W związku z tym dług zostanie zamknięty poprzez przesyłki.

Z tego filmu dowiesz się, czym jest debet:

Udokumentowane uzgadnianie rozliczeń z wspólnikiem jest ważnym elementem działalności handlowej, który oprócz okresowego ustrukturyzowania zobowiązań wynikających z umowy może utrwalić pozycję wierzyciela w sądzie. W tym artykule porozmawiamy o zawiłościach sporządzenia takiego dokumentu i pułapkach na skrzyżowaniu działań w dziedzinie prawa.

Co to jest raport uzgodnienia?

Uzgadnianie rozliczeń z kontrahentem może być przeprowadzane w ramach dowolnej z istniejących umów lub ogólnie - przez określony okres relacji z jednym z partnerów. Przepisy nie przewidują obowiązkowego stosowania aktu uzgadniania wzajemnych rozliczeń przy wypełnianiu zobowiązań, jednak dokumenty tego typu cieszą się dużą popularnością w obrocie dokumentów podmiotów gospodarczych.

Uzgadnianie obliczeń i ich wykonanie w formie odrębnego dokumentu to przydatna czynność, która po pierwsze w przejrzysty sposób przedstawi stan rozliczeń pomiędzy wspólnikami, zapobiegnie błędom rachunkowym i podatkowym, a po drugie pozwoli zidentyfikować zadłużenie i udokumentować jego istnienie.

Formalnie akt pojednawczy jest dokumentem księgowym, jednak nie istnieje jego ujednolicona forma. W związku z tym akt pojednania wzajemnych rozliczeń może zostać sporządzony w dowolnej formie, ale musi koniecznie zawierać następujące informacje:

• Nazwa;
• okres uzgadniania wzajemnych rozliczeń;
• dane uczestników stosunków prawnych dokonujących uzgodnienia obliczeń;
• linki do umowy, dokumentów pierwotnych (faktury, akty, polecenia zapłaty itp.);
• kwotę każdej transakcji;
• saldo końcowe ze wskazaniem osoby zobowiązanej (dłużnika) na podstawie wyników uzgodnienia;
• podpisy stron.

Charakterystyczną cechą opisywanego dokumentu jest to, że każdy ze partnerów wypełnia informacje o zobowiązaniach i ich wypełnieniu według własnych danych, dzięki czemu w protokole uzgodnienia widać oba stanowiska lub fakt, że strony się nie kłócą kwoty.

Oczywiście brak któregokolwiek z powyższych elementów nie powoduje nieważności uzgodnienia (z wyjątkiem podpisów osób upoważnionych). Jednak zespół informacji zawartych w dokumencie musi spełniać główną funkcję - pokazywać stan rozliczeń wynikających z umowy (umów) za określony czas w kontekście indywidualnych działań stron.

Protokół pojednawczy sporządzany jest w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron i podpisywany pieczęciami przez upoważnione osoby. Należy pamiętać, że podpisanie dokumentu przez głównych księgowych (księgowych) organizacji może nie zostać zaakceptowane w sądzie, jeśli nie posiadają oni sformalizowanego pełnomocnictwa.

Podstawą naliczenia nowego terminu przedawnienia jest akt pojednawczy.

Ogólny termin przedawnienia zobowiązań pieniężnych, czyli okres, w którym można zwrócić się do sądu o zabezpieczenie, wynosi 3 lata. Zaczyna się go naliczać od momentu, w którym obowiązek musi zostać spełniony.

Akt pojednania wzajemnych rozliczeń jest bardzo ważnym dokumentem w przypadku sporu dotyczącego wykonania zobowiązań pomiędzy stronami, zwłaszcza przy obliczaniu terminu przedawnienia, gdyż jest uważany za jeden z dokumentów stwierdzających uznanie długu przez stronę winną.

Po pierwsze, moment podpisania aktu pojednania wzajemnych rozliczeń przerywa bieg przedawnienia, który zaczyna być liczony na nowo.

Po drugie, jeśli przedawnienie minęło, a wierzyciel nie skierował sprawy do sądu, podpisanie aktu pojednawczego w sprawie wzajemnych rozliczeń, a także innego dokumentu uznającego dług, oznacza, że ​​bieg przedawnienia rozpoczął się na nowo.

W niektórych przypadkach raport uzgodnienia nie będzie pomocny.

Pomimo swojej wszechstronności, akt pojednania nie jest magiczną różdżką, która może potwierdzić dostępność w następujących przypadkach:

• w przypadku braku informacji o podstawie długu, udowodnienie przed sądem, że pozwany uznał dług na podstawie konkretnej umowy, może być trudne;
• akt pojednawczy nie może być jedynym dowodem długu w przypadku braku pierwotnych dokumentów potwierdzających wykonanie zobowiązań ze strony wierzyciela (faktury, akty, faktury itp.);
• obecność sporów między stronami w obliczeniach lub brak podpisu jednego z kontrahentów pozbawia akt pojednania mocy dowodowej;
• podpisanie protokołu pojednania przez osoby nieuprawnione nie może oznaczać uznania długu.

Wzajemna księgowość, kontrola i ścisła regulacja działalności finansowej i gospodarczej są niezbędne dla czystości, terminowości i braku sporów w rozliczeniach z kontrahentami. Do tych celów we współczesnym obiegu dokumentów wykorzystuje się akt uzgadniania wzajemnych rozliczeń.

Na czym polega akt pojednania wzajemnych rozliczeń?

Akt uzgadniania wzajemnych rozliczeń (wzajemnych rozliczeń) to dokument księgowy sporządzany w celu uzgodnienia wzajemnych rozliczeń między stronami (organizacjami, indywidualnymi przedsiębiorcami itp.) na określony okres (miesiąc, kwartał, rok). Dane wskazane w akcie przez organizację inicjującą muszą być zgodne z informacjami kontrahenta. Jeżeli w danych zostaną stwierdzone rozbieżności, zostanie to odnotowane w końcowej części dokumentu.

Obecnie przepisy nie określają oficjalnej formy takiego dokumentu. Również obowiązek sporządzenia aktu pojednania wzajemnych rozliczeń nie jest przewidziany przez prawo, jest to jednak jeden z najbardziej powszechnych i poszukiwanych dokumentów w obrocie gospodarczym, niezbędny do dotrzymania wszelkich warunków umów. Jeśli to konieczne, każda organizacja może opracować własny formularz raportu uzgodnienia. Należy go jednak sporządzić z uwzględnieniem wymogów stawianych pierwotnej dokumentacji księgowej.

Akt pojednania wzajemnych rozliczeń musi wskazywać numer, okres uzgodnienia i nazwę organizacji. Akt musi zawierać tabelę, w której wpisane są dane debetowe i kredytowe dotyczące numerów i dat podstawowych dokumentów potwierdzających dostawę i zapłatę towaru. Na końcu formularza należy podać obrót za dany okres oraz saldo końcowe.

Akt pojednania wzajemnych rozliczeń jest konieczny:

• gdy sprzedawca produktu zapewnia odroczenie płatności
• przy świadczeniu standardowych, regularnych usług
• przy wysokich kosztach towarów i usług
• przy zawieraniu dużej liczby umów i umów dodatkowych do nich

Formularz aktu uzgadniania wzajemnych rozliczeń sporządza dział księgowości organizacji i podpisuje dyrektor generalny i poświadcza pieczęcią organizacji. Akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, które następnie przesyła się do kontrahenta. Wysyłając akt, należy wskazać okres, w którym kontrahent musi podpisać akt i zwrócić jeden egzemplarz organizacji inicjującej. Jeśli przedstawiciele organizacji zostaną wysłani w celu podpisania raportu pojednawczego, muszą mieć przy sobie pełnomocnictwa.

Akt uzgadniania wzajemnych rozliczeń mogą podpisać wyłącznie główni księgowi spółek, ale jest to możliwe tylko wtedy, gdy w ustawie nie stwierdza się rozbieżności, a w organizacjach nie ma sporów. Warto zrozumieć, że w przypadku braku porozumienia akt złożony do sądu bez podpisu dyrektora nie będzie ważny.

Sporządzając akty uzgadniania wzajemnych rozliczeń, należy sprawdzić kilka kont:

• obliczenia dochodów
• rozliczenia z tytułu wydanych zaliczek
• obliczenia niedoborów
• rozliczenia przyjętych zobowiązań

Akt pojednania między organizacjami, w których nie występują spory majątkowe, jest czysto technicznym szczegółem. Uzgodnienie można przeprowadzić zarówno dla konkretnej umowy, jak i dla całości stosunków handlowych z organizacją kontrahenta na określony czas.

Wzór aktu uzgadniania wzajemnych rozliczeń można pobrać pod tym linkiem: Wzór aktu uzgadniania wzajemnych rozliczeń (*.xls, 28Kb).

Przykład poprawnie wypełnionego aktu uzgadniania rozliczeń przedstawia poniższy obrazek (klikalny):

„Płatność (000506 z dnia 25 września 2013 r.)” – otrzymanie/pobranie środków z konta
„Sprzedaż (19.10.2013)” – potwierdzenie wykonania usługi (certyfikat wykonania usługi), przekazanie towaru (faktura)

Przykład prawidłowo wypełnionego oświadczenia o uzgodnieniu rozliczeń możesz pobrać korzystając z tego linku:

„Ufaj, ale sprawdzaj” to kluczowa zasada w kontaktach z dłużnikami i wierzycielami. Wiarygodność rachunkowości osiąga się poprzez okresowe wyjaśnianie zapisów księgowych.

Najpowszechniejszą metodą w krajowej praktyce księgowej pozostaje wymiana aktów uzgadniających w celu wzajemnych rozliczeń.

Po co to jest?

Akt uzgadniania wzajemnych rozliczeń jest dokumentem księgowym odzwierciedlającym:

• przepływ produktów (robót, usług) i środków pomiędzy dwoma kontrahentami przez określony czas;
• obecność lub brak długu jednej strony wobec drugiej w określonym dniu.

Działać - nie jest to dokument podstawowy, gdyż nie potwierdza faktu wypłaty środków innej osobie, a jego wykorzystanie w żaden sposób nie zmienia sytuacji finansowej stron. Zasadniczo jest to dokument techniczny, którego użycie w większości przypadków jest dobrowolną inicjatywą księgowego.

• długoterminowa współpraca przy regularnych dostawach towarów lub usług;
• zawarcie kilku umów z jednym partnerem lub sporządzenie dodatkowych umów do istniejących umów;
• zapewnienie przez dostawcę odroczonej płatności;
• przeniesienie przez kupującego dużej kwoty przedpłaty (zaliczki) w warunkach regularnych dostaw;
• bardzo wysoki koszt towarów;
• Przedmiotem zamówienia jest szeroka gama produktów.

Jest on również sporządzany podczas rocznej lub sytuacyjnej inwentaryzacji obliczeń. W tej sytuacji ważne jest, aby zrozumieć, że długi wobec dłużników i wierzycieli znajdują odzwierciedlenie w rachunkowości w kwocie uznanej przez samo przedsiębiorstwo za prawidłową na podstawie umów, zleceń kierowników i podstawowych dokumentów potwierdzających przepływ towarów i pieniądze.

Nie ma potrzeby wysyłania oświadczeń o ugodzie do wszystkich dłużników i wierzycieli, aby upewnić się, że kwoty są zgodne. Ponadto na ich podstawie nie będzie możliwe dokonywanie jakichkolwiek zapisów księgowych, w tym korygowanie kwoty zadłużenia.

Wyjątek stanowią jedynie rozliczenia z budżetem i bankami, które wymagają potwierdzenia (punkt 74 Regulaminu Rachunkowości).

Jeżeli dla celów zarządzania niezwykle ważne jest zobowiązanie partnera do wymiany takich aktów, procedura ta, jej częstotliwość i kary za nieprzestrzeganie muszą być określone w umowie.

Rola dokumentu w procesie prawnym

Warto pamiętać, że w przypadku sporu sądowego dotyczącego dotrzymania warunków umowy lub windykacji, korzystny może okazać się protokół pojednawczy. Jednak krajowa praktyka sądowa charakteryzuje się odmiennym podejściem do jej obecności wśród pokrzywdzonego:

• Podpisana ustawa jedynie informuje o stanie rozliczeń, ale nie potwierdza faktu uznania długu przez jednego z uczestników procesu. Nie stanowi także podstawy do przerwania biegu przedawnienia (Uchwała w sprawie nr A65-7955/2009 Okręgu FAS Wołga z dnia 25 grudnia 2009 r. oraz Uchwała w sprawie nr A29-2498/2012 FAS Wołga-Wiatka Obwodu z dnia 14 grudnia 2012 roku).
• Może służyć jako dowód pośredni potwierdzający uznanie długu przez jedną stronę wobec drugiej (akt podpisany) lub dowód odmowy uznania długu (akt niepodpisany) (Uchwała w sprawie nr A57-1313/2013 FAS Okręg Wołga z dnia 12.02.2013 r.) 2013).

Jak widać, każdy spór gospodarczy zawsze będzie miał swoje indywidualne rozwiązanie. Mimo to lepiej spróbować podpisać raport pojednawczy ze swoim partnerem, na wypadek gdyby Twoje relacje biznesowe z nim nagle się pogorszyły. I nigdy nie zaszkodzi przypomnieć dłużnikowi o jego długu.

Procedura sporządzania dokumentu, kto go podpisuje

Akt pojednania sporządzone w dwóch egzemplarzach przez którąkolwiek ze stron umowy. Dokument musi zostać podpisany przez osobę upoważnioną, którą może być:

• przedsiębiorca indywidualny;
• menadżer (prezes spółki, dyrektor generalny lub dyrektor) działający na podstawie Statutu;
• innego pracownika działającego na podstawie pełnomocnictwa.

Najczęściej wymagany jest także podpis głównego księgowego, któremu przysługuje prawo drugiego podpisu na dokumentach finansowych.

Dopuszczalny jest podpis wyłącznie głównego księgowego w celu wewnętrznej kontroli kompletności obliczeń, jednak w przypadku sytuacji kontrowersyjnych taki dokument nie będzie miał mocy prawnej.

Podpisy osób upoważnionych muszą być opatrzone pieczęcią przedsiębiorstwa.

Dokument odzwierciedla faktyczny stan rozliczeń na podstawie danych księgowych oraz przedstawia kwotę zadłużenia na koniec wskazanego okresu. Następnie obie kopie są wysyłane pocztą lub w towarzystwie upoważnionego przedstawiciela do kontrahenta.

Druga strona ma obowiązek zweryfikować przekazane informacje ze swoimi danymi księgowymi. Jeżeli obliczenia zostaną uznane za prawidłowe, drugi egzemplarz z podpisem kierownika, głównego księgowego i pieczęcią zwraca się osobie, która sporządziła akt.

Jeżeli w wyniku uzgodnienia zostaną wykryte rozbieżności, wskazuje się je w tym samym dokumencie lub w odrębnym rejestrze rozliczeń, który stanowi załącznik do ustawy. Odmowa podpisania dokumentu jest prawem partnera (o ile nie jest to obowiązkowy warunek umowy). Czasami jednak może to oznaczać, że dłużnik odmawia uznania swojego długu.

Optymalny moment pojednania

Okres wyjaśniania wzajemnych rozliczeń zależy od potrzeb księgowych lub zarządczych. Mimo, że oświadczenie jest sporządzone na pewien okres, zadłużenie na rzecz jednej ze stron jest wykazywane w określonym terminie (często jest to pierwszy i ostatni dzień okresu rozliczeniowego).

Najłatwiejszym sposobem przeprowadzenia pojednania jest:

• za rok sprawozdawczy (od 01.01 do 31.12);
• przez określony okres kalendarzowy, pod koniec którego księgowy składa raport właścicielom przedsiębiorstwa (zwykle kwartał);
• w okresie obowiązywania konkretnej umowy.

Możesz obejrzeć wideo, aby wygenerować dokument w programie 1C:Enterprise:

Proces napełniania

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej nie przewiduje jednej obowiązkowej (ujednoliconej) formy ustawy. Dlatego przedsiębiorstwo może sporządzić ten dokument w dowolnej formie (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 18 lutego 2005 r. nr 07-05-04/2).

Tradycyjnie wypełniane są następujące dane:

• Tytuł dokumentu;
• pełne nazwy stron;
• data sporządzenia i podpisania aktu;
• okres kalendarzowy aktualizacji obliczeń;
• szczegóły umowy, na podstawie której przeprowadzane jest pojednanie;
• daty i numery dokumentów pierwotnych potwierdzających obliczenia;
• kwoty transakcji biznesowych;
• kwota całkowitego obrotu za dany okres;
• ostateczna kwota zadłużenia na rzecz jednej ze stron;
• podpisy i informacje o przedstawicielach kontrahentów (stanowisko, imię i nazwisko);
• odciski pieczęci.