Должностная инструкция помощника руководителя. Требования к личным качествам помощника руководителя

Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора – это, прежде всего, помощь первому лицу компании. Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора может включать и специфические требования (например, знание двух иностранных языков) и обязанности. В любом случае, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет вам в составлении кадрового документа.

Должностная инструкция ассистента генерального директора
(Должностная инструкция помощника генерального директора)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.
1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

3. Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

) - это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Подобрать персонального ассистента для конкретного руководителя - это задача из области «миссия невыполнима», поэтому она переходит в разряд суперсложной.

Мой опыт работы в кадровом агентстве сформировал особый взгляд на эту удивительную профессию.

ДЕФИЦИТ КВАЛИФИЦИРОВАННЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ НА КАДРОВОМ РЫНКЕ

Персональный ассистент - это отдельный подвид в иерархии административных специальностей.

Как правило, на сайтах по поиску работы размещают вакансии со стандартным набором требований - документооборот и организационная работа. Такие вакансии как близнецы похожи между собой, за исключением размеров компании и сферы бизнеса. Но на самом деле негласных и специфичных требований к позиции огромное количество. Их не выносят в описание вакансии на сайтах, но именно эти требования являются определяющими при отборе кандидатов.

При личной встрече с работодателем и предметном обсуждении таких вакансий появляются «заметки на полях» - длинный список требований, не опубликованных в вакансии, которые и определяют стратегию поиска кандидата на вакансию РА. Вот примеры экзотических требований: скорость счета купюр вручную; наличие спортивного разряда; умение считать в уме; опыт ведения инвестиционных проектов; знание законодательной базы; отличное знание всех премиум-брендов; контактная база собственников элитных ресторанов. Привычные требования: высота (тембр) голоса, рост, вес, размер одежды, знание языков и пр.

Руководитель также выдвигает дополнительный список требований к личностным качествам ассистента, который, пожалуй, самый объемный. При этом официальные требования к профессиональным навыкам и опыту не становятся менее важными.

Вот и выходит, что идеальных кандидатов на рынке единицы и подобрать РА для руководителя очень сложно.

А ведь для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа - всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА), личный помощник) - необходим руководителю или собственнику крупных компаний (как российских, так и международных). Подчиняется только своему руководителю.

Персона, «приближенная к императору», правая рука, доверенное лицо, «заместитель босса». Планирует рабочий план и график, бизнес-календарь, «связующее звено» с внешним миром. Может быть гидом, переводчиком, няней, домашним управляющим, прогнозом погоды, поисковой системой, туристическим агентом, часто выполняет часть работы за руководителя (результат труда босс присваивает себе), имеет специальные знания/образование в сфере бизнеса и деятельности руководителя, умеет самостоятельно принимать решения.

Секретарь - необходим руководителям любых компаний. Подчиняется всем топ-менеджерам. Функционал несложный: документооборот, встреча гостей, чай/кофе, жизнеобеспечение офиса, телефонные переговоры, обработка корреспонденции, выполнение простых поручений руководящего состава.

Требования: возраст - около 23-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), допустимо отсутствие опыта работы, необходимы владение компьютером, опыт работы с оргтехникой, высокая скорость печати, знание делового этикета, при необходимости - знание иностранного языка. Личные качества: ответственность, исполнительность, доброжелательность, способность выполнять однообразную работу.

Секретарь-помощник - необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Требования: высшее или незаконченное высшее образование, возраст - около 25-32 лет, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, аналогичный опыт работы от года. Личные качества: исполнительность, ответственность, дисциплинированность, способность выполнять монотонную работу.

Офис-менеджер - необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря (встреча гостей, звонки, документооборот).

Требования: высшее образование, возраст - 25-35 лет, опыт аналогичной работы, организационные навыки. Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность.

Секретарь на ресепшен - необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Выполняет технические задачи: встреча гостей, чай/кофе, звонки, взаимодействие с курьерами/водителями.

Требования: хорошие внешние данные, возраст - 22-27 лет, допустимо отсутствие опыта работы, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС. Личные качества: доброжелательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, улыбчивость.

В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря - это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента - это управление производительностью руководителя.

Есть ряд отличительных факторов, которые помогут вам разобраться в классификации этих позиций:

Наш совет

На собеседовании всегда уточняйте круг выполняемых обязанностей, наличие и объем личных поручений, график и уровень зарплаты, т.к. некоторые работодатели не видят никакой разницы между позициями «секретарь» и «персональный ассистент».

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

Профессиональные навыки:

• ведение документации;
• тайм-менеджмент;
• организация рабочих мероприятий;
• работа заместителем (функции второго лица);
• финансовая грамотность;
• управление секретариатом;
• поддержание деловых контактов;
• travel-сопровождение;
• работа переводчиком;
• управление личными делами руководителя (личное сопровождение)

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

• работа с документами - это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
• при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

• составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
• фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
• оптимальная организация рабочего дня руководителя;
• планирование собственного рабочего времени.

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
• организация командировок.

Работа заместителем (функции второго лица):

• владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
• способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
• курировать отдельные бизнес-проекты;
• самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
• быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
• выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
• действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.

Управление секретариатом:

• постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
• оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
• жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

• уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого - переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
• быть в курсе всех событий в компании;
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
• решать любые вопросы за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом;
• поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.

Travel-сопровождение:

• организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
• личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
• организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки - от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
• контроль подрядчиков и служб в других странах;
• тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

Работа переводчиком:

• перевод на деловых встречах;
• письменный перевод документов;
• ведение деловой переписки на иностранном языке.

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя :

• необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания - от ресторанов до подарков;
• если у руководителя есть дети - контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
• организация отдыха - от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
• организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
• организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
• отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров - от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;
• знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
• организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
• следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
• организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.

А вот как скромно выглядит привычная вакансия, которая подразумевает все перечисленные функции:

Обязанности:

• административное и организационное сопровождение деятельности руководителя;
• непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах;
• ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке), перевод устный и письменный;
• организация/обеспечение деловых и личных поездок руководителя;
• ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции;
• сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
• доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок;
• выполнение личных поручений руководителя;
• командировки (сопровождение руководителя во время встреч и поездок)

На самом деле функционал и количество задач не поддаются описанию и перечислению на собеседовании. Будьте готовы, что неожиданные задачи «догонят» вас уже в процессе работы и посыплются, как песок.

А руководитель будет ждать от вас оперативного и профессионального их решения.

Поэтому готовность работать в ненормируемом режиме, с нескончаемым потоком информации и с массой поручений, оставаясь «тенью» босса, проявляя к нему

максимальную преданность и лояльность, - это совокупность качеств особого типа людей. Их мало, поэтому они ценятся высоко, а глубокое погружение в исполнение обязанностей, часто в ущерб личным интересам, как правило, компенсируется достойной зарплатой.

Избежать хаоса и неразберихи поможет система выстраивания каталога задач. В ее основе лежит правило приоритетов:

1) поручения, касающиеся бизнеса;

2) личные поручения босса;

3) различные текущие дела;

4) перспективные планы.

Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты.

ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРСОНАЛЬНОМУ АССИСТЕНТУ

Требования к PA формируются из задач и сферы функциональных компетенций, которые определяет руководитель: ассистент может быть полностью вовлечен в бизнес, а может быть нанят исключительно для организации личного пространства руководителя. Для кого-то неважно наличие профильного высшего образования, другие требуют в первую очередь знание языков, некоторым важно, какой кофе варит помощник или как он выглядит.

Но, несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.

Требования:

• высшее образование (выпускникам очного отделения с красным дипломом из пятерки ведущих вузов всегда отдается предпочтение);
• опыт работы на аналогичной позиции не менее двух лет (всегда желателен опыт работы с первыми лицами);
• свободное знание требуемого языка (часто требуют уровень носителя);
• готовность к командировкам и ненормированному графику работы;
• возраст (в вакансиях не указывается, но является наиболее важным требованием);
• личностные качества (у каждого работодателя свои пожелания, основные: исполнительность, аналитический склад ума, коммуникабельность, высокая работоспособность, грамотная речь)

Грамотная речь. Практика показывает, что наиболее успешные PA - выпускники лингвистических вузов. Финансовое и юридическое образование тоже востребовано, но важно, чтобы ассистент свободно владел иностранным и отлично знал русский язык, обладал развитой речью и богатым словарным запасом.

Высокий культурный уровень. Высокий культурный уровень - самое востребованное качество персонального ассистента. Можно быстро освоить функционал, приобрести необходимые навыки, но культура приобретается с детства и формируется годами. Например, московские работодатели редко выбирают иногородних кандидатов. У них есть предубеждение, что поведение приезжих девушек даже с хорошим образованием имеет налет провинциальности, их речи присущ особый говор, акцент, ненормированные ударения, а представительские функции для ассистента крайне важны, хотя и здесь есть много исключений.

Как совмещать ненормируемый график работы с семьей и детьми - неясно. Но если у вас есть успешная практика такого совмещения, то наличие семьи - преимущество. Дети должны быть старше трех лет.

Возраст. В требованиях к возрасту персонального ассистента очень много субъективного. Некоторые руководители исходят из эстетических норм и отдают предпочтение молодости. Но чаще всего мы работаем с компаниями, руководители которых осознанно делают выбор в пользу женщин более зрелого возраста.

Серьезные корпорации всегда связаны с крупными финансовыми операциями и большой юридической ответственностью. Кроме того, клиентам приятен имидж стабильности компании. В этом смысле длинноногая красавица заметно проигрывает солидной деловой женщине, имеющей опыт работы в сложных и ответственных ситуациях, умеющей профессионально «держать удар».

«Чувствовать» шефа. Пожалуй, самый важный фактор. Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем. Для этого ассистент как минимум должен обладать определенными качествами.

«А НЕ ПРОВЕСТИ ЛИ НАМ ОПРОС?»

Главные требования к персональному ассистенту - лояльность и преданность. В первую очередь - к руководителю, затем к компании в целом.

Ассистент находится в максимальной близости к руководителю и к его семье, а это значит, что он должен быть надежным, как скала, стойким, как разведчик на допросе, заботливым, как мама.

Для того чтобы выяснить, что же наиболее важно для руководителя в личности РА, мы провели опрос. В нем приняли участие 100 крупных компаний, где интервьюируемыми были 70 % собственников и 30 % наемных генеральных директоров. Мы попросили ответить на вопросы: «Какими качествами должен обладать персональный ассистент? Каким должен быть эффективный помощник для вас?» Эти же вопросы задали персональным ассистентам, чтобы учесть мнения обеих сторон.

Вот что мы получили:

Абсолютная преданность - 22 % . Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Исполнительность - 20 %. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Интеллект - 19 %. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Умение хранить информацию - 13 %. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия - соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности.

Контакты - 11 %. Связи, база нужных людей/организаций. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов - это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Коммуникабельность - 8 %. Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения.

Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Трудоголизм - 5 %. Способность активно работать в ненормированном режиме.

Инициатива - 2 %. Инициативность - это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника - это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Внешность. Для большинства руководителей внешность не принципиальна - скорее, наоборот: они стараются избежать ярких, «декоративных» помощников, которые будут комично смотреться в серьезном бизнесе с солидными клиентами. Упоминания о «презентабельной» внешности встречаются в одном объявлении из десяти. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Анализируем результаты опроса обеих сторон.

Портрет ассистента по мнению руководителей - преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Портрет ассистента по мнению ассистентов - инициативный лидер, с яркой внешностью, гений общения и идей.

Из таблицы видно, что ответы ассистентов в корне отличаются от видения руководителей. В этом состоит главная проблема недопонимания кандидатов (и уже работающих ассистентов), что в действительности хочет руководитель от своего помощника.

Взяв за основу ответы и пожелания руководителей из опроса и подкрепляя это нашей практикой работы с требованиями к вакансиям, убеждаемся, что для работы персональным ассистентом только профессиональных навыков недостаточно. На этой должности ценятся высокий интеллект, образованность, жизненный опыт, умение быстро ориентироваться в экстремальных ситуациях, эрудиция, острый ум, чувство юмора, преданность и при навыках отменной коммуникабельности с владением обширной информацией - умение держать язык за зубами.

Личные качества ассистента:

• умение подчиняться, чувствовать настроение;
• умение предугадывать реакцию руководителя;
• коммуникабельность;
• организаторские способности;
• работа в режиме многозадачности;
• находчивость, быстрая реакция;
• стрессоустойчивость;
• умение хранить информацию;
• эрудированность, знание различных областей;
• высокая работоспособность;
• доброжелательность, улыбчивость;
• стремление развиваться (саморазвитие);
• дипломатичность;
• аккуратность;
• знание этикета

КАК ПРОХОДИТЬ СОБЕСЕДОВАНИЕ В КАДРОВЫХ АГЕНТСТВАХ?

При просмотре вакансий необходимо учитывать не только сайты по поиску работы, но и обращаться в кадровые агентства, поскольку не все вакансии размещают в Интернете.

Практически все крупные и средние компании, известные на рынке, стараются не афишировать поиск ассистента, тем более если помощник требуется собственнику холдинга. Если причина возникновения вакансии - замена действующего сотрудника,

тогда позиция становится вообще строго конфиденциальной, и узнать о ее существовании невозможно. В таких случаях агентство само свяжется с вами, если в его базе находится ваше резюме.

Взаимодействие с кадровым агентством по вакансии имеет ряд преимуществ:

• вам подробно расскажут о компании, специфике бизнеса, личности руководителя, некоторых дополнительных требованиях;
• бесплатно проконсультируют о том, как вести себя на собеседовании с работодателем;
• помогут отредактировать и правильно оформить резюме;
• дадут ряд рекомендаций, как выглядеть на встрече.

Начиная контакты с кадровым агентством, помните, что с первой минуты взаимодействия вас уже оценивают и вы уже вовсю проходите «негласное» тестирование. Общаясь с вами по электронной почте, консультант агентства делает первые выводы по переписке и стилю изложения информации. Это касается и телефонного общения - имеют значение тембр голоса, дикция, дружелюбность, бизнесовость, быстрота реакции. Перед первой встречей вы проходите тест на пунктуальность и собранность.

Необходимо быть готовым к конкурсу и помнить о том, что именно на данные вакансии отсматривается колоссальное количество кандидатов, удовлетворяющих формальным требованиям: профессиональный опыт, образование, возраст, семейный статус, внешность, работоспособность, стрессоустойчивость, знание иностранных языков и т.д.

Затем кандидат тестируется с помощью различных методик (тесты , опросники, графология , физиогномика , язык жестов). Это делается для того, чтобы определить личные качества и тип темперамента кандидата, выявить качества, абсолютно несовместимые с этой работой и с данным руководителем, понять, смогут ли они найти общий язык.

В результате из сотен соискателей нам удается отобрать единицы, но, несмотря на длительность и пристрастие отбора в агентстве, вам предстоит ряд таких же пристрастных встреч с работодателем.

Как правило, передавая в работу вакансию персонального ассистента, работодатель снимает с себя всю сложную и кропотливую работу отсева кандидатов по профессиональным компетенциям, а оставляет для себя важную, заключительную функцию - отбор по их психоэмоциональной совместимости с руководителем.

Даже если у вас уже есть большой опыт поиска работы, помните, что к каждому новому собеседованию необходимо заранее готовиться:

• нужно изучить всю доступную информацию о компании и руководителе, прочитать интервью, выступления, статьи будущего босса и сделать для себя выводы;
• подготовить краткий рассказ о себе (также должен быть готов рассказ о семье и о деятельности/занятиях родителей - это показатель жизненных ценностей человека);
• успех зависит от навыков самопрезентации.

Рекламируйте себя со всеми полагающимися атрибутами маркетинговой рекламы. Не нужно расписывать свои достоинства и перечислять функции (это все уже есть в резюме). Скажите о том, какую пользу вы сможете принести руководителю, говорите о победах на прежнем месте работы, с какими высокими персонами вы взаимодействовали, какие масштабные мероприятия организовывали - подтверждайте фактами свой профессионализм и достижения;

• необходимо коротко сформулировать причины ухода с предыдущего места работы. Также потребуются объяснения, почему вы хотите стать ассистентом именно этого руководителя;
• обязательно проведут интервью по компетенциям, т.е. вас будут просить описать реальные случаи из вашей практики, в которых вы проявляли свои качества и чудеса сообразительности. Нужно заранее вспомнить все сложные ситуации, припомнить несколько хороших примеров. Подготовьте честные примеры с неудачами. О них тоже могут спросить, и здесь важно показать, что промах вы исправили сами;
• абсолютная вероятность, что с вами проведут ситуационное интервью (по кейсам). Вам будет предложена и описана ситуация, подобная тем, что могут возникнуть на практике, соответственно, необходимо будет найти правильный выход и решение. Вот примеры кейсов:

Задание 1. Ваш босс едет в аэропорт, время ограничено, и вдруг он обнаруживает, что потерял мобильный телефон. До этого был целый ряд встреч, и он не знает точно, где его оставил, не исключена и кража. Босс звонит вам из машины, с телефона своего водителя, и сообщает, что ждет важные звонки в течение ближайших 30 минут, а телефона нет. Ваши действия?

Задание 2 . Необходимо арендовать Porsche для поездок по Италии. Как можно сэкономить?

Задание 3. По заданию шефа вы едете на своем автомобиле на срочную встречу с важным партнером и в спешке нарушаете правила движения. Вас останавливает ДПС, забирает права и вызывает ГИБДД. До встречи остается минимум времени. Ваши действия?

Цель: проверка на скорость реакции (насколько быстро личный помощник способен переключаться на следующий шаг), методы решения задачи (самостоятельно, просьба о помощи на личном уровне, подключение других людей и пр.).

В момент решения этой проблемы проявляется модель поведения в сложной ситуации - определяется приоритетность действий (либо решение своей проблемы, либо вовремя попасть на встречу), степень конфликтности (потребую, буду скандалить, доказывать), склонность к переадресации ответственности (позвоню боссу/партнеру и объясню ситуацию, скажу, что ничего не могу поделать), креативность, нестандартность предлагаемых решений, количество альтернативных вариантов решения (версионность мышления), наличие необходимых навыков и опыта по решению подобных ситуаций.

Задание 4. Вы едете по заданию босса к незнакомому вам партнеру, чтобы вручить ему подарок (который босс сам привез в офис в большой, красивой коробке). У вас есть адрес компании, телефон партнера, для которого подарок предназначен, обозначенное время вручения коробки и утверждение босса, что партнер на месте и ждет.

Приехав, вы узнаете, что партнер только что уехал на срочную встречу и неизвестно когда вернется.

У вас мало времени, и ждать вы не можете. На выбор предлагаются следующие варианты действий:

• уехать вместе с подарком на следующее задание;
• позвонить боссу и получить инструкции, что делать дальше;
• отдать подарок секретарю с просьбой передать его партнеру сразу, по его возвращении;
• предложить свои варианты решения.

Цель: определение максимально желаемой модели поведения в рамках предлагаемой вакансии. Выявляются качества, которые абсолютно неприемлемы для будущего босса.

Провокация 1. По окончании собеседования кандидату задают вопрос: «Оцените меня как интервьюера по шкале от 1 до 10».

Цель: такое предложение чаще всего вызывает замешательство. Ведь одно дело - оценить консультацию сервис-оператора какой-нибудь компании по телефону и совсем другое - посмотреть человеку в глаза и сказать ему, что он не очень справился. Так, личный помощник проверяется на смелость и лояльность.

Провокация 2. Сколько будет 17 % от 258 450? Время ответа - 3 секунды.

Цель: проверка стрессоустойчивости, эрудиции, смекалки, наблюдение за действиями личного помощника. В условиях стресса, собеседования и ограниченности времени личные помощники теряются («Почему я должен считать? Я ведь не бухгалтер!»), сразу сдаются («Я не смогу так быстро посчитать»).

• нужно продумать форму одежды, т.к. помощник должен обладать безупречным чувством стиля. Необходимо выглядеть ухоженным, аккуратным, ведь ассистент - это лицо компании, связующее звено между руководителем и деловыми партнерами, клиентами и сотрудниками.

Успех в карьере лишь на 30 % зависит от профессиональных навыков. Решающие 70 % - это умение общаться с людьми, доброжелательно и конструктивно.

Внутреннее решение о приеме сотрудника принимается в первые 40 секунд общения (правило сорока секунд). Это и есть то самое первое впечатление, о котором все предупреждены. И не нужно думать, что первое впечатление - красивая укладка, аккуратный маникюр и стильная юбка до колена. Все это, конечно, важно. Но на то, чтобы увидеть вас от туфель до корней волос, опытному рекрутеру хватит и двух секунд. Остается 38 важных мгновений, которые нужно использовать максимально эффективно и которые определят ваш успех.

«КАК ПОНЯТЬ, ПОДХОЖУ ЛИ Я НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ?»

Отправлять или нет свое резюме на заманчивую вакансию - каждый решает сам для себя.

Но если частично «не попадаешь» под заявленные требования, отправлять резюме и тратить время целесообразно только в том случае, если есть соответствие ключевым требованиям для позиции.

Выделим самые принципиальные пункты «соответствия», на которые работодатель вряд ли закроет глаза.

Опыт. В большинстве случаев наличие определенного опыта критично. Указывая в требованиях продолжительность работы на аналогичной позиции, работодатель рассчитывает на определенный уровень квалификации, приобретенный кандидатом. У ассистента, работающего два года, будет недостаточно опыта для качественного выполнения требуемых задач.

Есть большая вероятность заинтересованности в вашем резюме, если опыт работы меньше требуемого, но получен в более крупных компаниях. Также стоит особенно подчеркнуть свои достижения, качество выполнения поставленных задач в сложных проектах.

Сфера . Знание определенной специфики бизнеса может быть жестким требованием, если предполагается участие персонального ассистента в различных проектах компании. При уточнении функционала будет понятно, является ли это просто пожеланием, которое основано на представлении об идеальном кандидате. Могут рассматривать кандидатов из похожих структур - но опыт в аналогичной сфере будет являться неоспоримым преимуществом.

Размер компании. Организационная структура, количество управленческих уровней, взаимодействие с отделами, направлениями, подразделениями, наличие процессов слияния и диверсификации компании, уровень поставщиков, клиентов и рынок конкурентов, зоны присутствия, обороты, прибыль, штат компании - это факторы, определяющие качество и опыт коммуникаций персонального ассистента, его понимание бизнес-процессов, уровень вовлеченности в деятельность компании. Это определяет профессионализм помощника.

Поэтому, как правило, крупные компании ищут ассистента из такого же крупного бизнеса, иначе сотрудник не будет эффективным.

Знание языков. В случае когда позиция предполагает работу в международной компании либо много общения с иностранными коллегами или партнерами, английский язык для ассистента - основной инструмент работы. Если знание языка не дотягивает до свободного уровня - пытаться не стоит, первый тест сразу же подтвердит факт зря потраченного времени.

Возраст. Момент щепетильный и тонкий. Как известно, работодателям запретили указывать в описании вакансий возраст кандидатов (п. 6 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»; в ред. от 29.12.2015). Несмотря на законодательный запрет, это требование является ключевым и решающим, и если руководитель настроен взять на работу молодую привлекательную девушку,

то вряд ли он согласится принять женщину предпенсионного возраста. К сожалению, возраст является самой частой неофициальной причиной отказа. Как узнать, подходите ли вы по возрасту? Прежде всего, нужно быть внимательнее: часто по тексту и словам-намекам в вакансии понятно, на какую возрастную группу она рассчитана.

Есть закономерность: молодой руководитель выбирает для себя молодого ассистента. Зрелый босс с женой и детьми выбирает зрелого помощника. Зрелому руководителю без жены, как правило, не принципиален возраст ассистента. Изучите корпоративный сайт компании: чаще всего там имеется информация, которая поможет примерно понять возрастные предпочтения руководителей. В вашем же резюме, наоборот, должна быть указана дата рождения и размещена фотография в строгом деловом стиле.

ВОСТРЕБОВАННОСТЬ. ЗАРПЛАТА. ПЕРСПЕКТИВЫ

Потребность в личном помощнике может возникать:

• при появлении в компании двух и более уровней подчиненности;
• если у руководителя есть необходимость поддерживать большое количество контактов вне компании.

Но реалии рынка таковы, что ни один руководитель не обходится без персонального ассистента. И чем серьезнее бизнес и масштабнее задачи компании, тем сильнее потребность в личном ассистенте (бизнесмены отлично понимают значимость этого человека как для руководителя, так и для всей корпорации).

В зависимости от уровня требований и разнообразия задач ассистентам платят разные деньги:

• $1500-2000 - стандартные обязанности секретаря и совмещение функций офис-менеджера;
• $2000-3000 - к вышеперечисленному дополнительно: travel-поддержка, административное сопровождение, выполнение отдельных личных поручений;
• $3000-5000 - к вышеперечисленному дополнительно: ведение бизнес-проектов, внедрение изменений, управление личными делами босса в полном объеме, ведение и контроль дел всех партнеров;
• $5000-6000 и более - к вышеперечисленному дополнительно: профессиональные навыки спортивной подготовки, наличие разряда по единоборству и стрельбе, личное сопровождение босса на всех встречах.

Карьерного роста на должности персонального ассистента нет. Это действительно высшая ступень административной лестницы. Да и руководитель никуда не отпустит - толковым личным помощником босс дорожит больше, чем топ-менеджерами. Но есть интересный путь, если присутствует желание развиваться в рамках этой должности - максимально улучшив свои профессиональные компетенции и навыки, расширив круг обязанностей (появляясь в рейтингах лучших персональных ассистентов), вы больше будете знать и уметь, соответственно, выше будут ваш доход и статус.

Навыки общения с первыми лицами различных компаний, организаторские способности, опыт работы с деловой документацией и умение анализировать ситуацию пригодятся персональному ассистенту в сфере маркетинга. HR и юрист - еще пара вариантов карьеры, но потребуются дополнительное образование, профильные курсы и жесткое расставание с боссом, потому как ценного помощника руководитель не отпустит.

Наиболее амбициозные улучшают свои управленческие навыки (если к этому есть способности) и намечают для своего дальнейшего развития кресло заместителя руководителя, но это единичные случаи, когда босс позволяет своему помощнику официально занять эту топовую должность.

Ответы

Задание 1. Тут же сделать переадресацию на себя, затем, когда пройдут важные звонки, заблокировать номер босса и получить новую сим-карту, но параллельно вести розыск утерянного телефона.

Задание 2. Аренда Porsche для поездок по Италии за день - €2500, но такой же Porsche можно взять за те же деньги в Германии на неделю. Водитель босса едет в Германию, берет там машину и доставляет ее к шефу в Италию. В Италии шеф катается неделю, затем оставляет машину, а водитель вылетает и отгоняет ее обратно. В результате - колоссальная экономия.

Задание 3. Несколько вариантов решений.

Задание 4. Выбор первого варианта: по факту задание не выполнено, и этот выбор характеризует неумение действовать в неожиданных обстоятельствах.

Выбор второго варианта: присутствует стремление при любых обстоятельствах выполнить порученную задачу, но при этом отсутствуют сообразительность и смекалка. Также есть склонность к переадресации ответственности.

Выбор третьего варианта: есть стремление выполнить поручение, но последствия не просчитываются, ведь подарок предназначен именно партнеру, не говоря уже о возможной конфиденциальности.

Провокация 1. От ответа (лесть, комплименты, небольшая критика, честность) будет зависеть, насколько помощник сработается с конкретным боссом, учитывая его психологический типаж и стиль управления, ведь часто даже небольшая критика босса неприемлема.

Провокация 2. Главное при ответах на такие вопросы - не отказываться дать мгновенный ответ, не молчать, высчитывая в уме и мучаясь несколько минут. Можно:

• взять лист бумаги и посчитать процент;
• взять мобильный телефон и вычислить на калькуляторе;
• начать рассуждать вслух, что 50 % - это примерно 130 000, 25 % - примерно 65 000, а 17 % - примерно 50 000. Точный ответ никому не нужен, важны ваша реакция, ход ваших мыслей и находчивость в любой ситуации.

Помощник руководителя — должность, которая присутствует в структуре кадров практически любого российского крупного или среднего предприятия. Часто специалисты, занимающие соответствующую позицию, рассматриваются как секретари, обладающие весьма ограниченным спектром функций и обязанностей. Но это совершенно некорректный подход к пониманию специфики рассматриваемой должности. Помощник руководителя может быть наделен самым широким спектром полномочий. Требования к его квалификации и компетенции могут быть очень высокими. Какова специфика должности, о которой идет речь? Каковы типичные права и обязанности помощника руководителя в российской компании?

Специфика должности

Что это за должность - «помощник руководителя»? Обязанности такого сотрудника — каковы они? В большинстве случаев под должностью «помощник руководителя» понимается секретарь. В редких вариантах данным словосочетанием обозначается позиция заместителя директора — но это характерно, как правило, для небольших компаний. В более или менее крупных бизнесах обязанности личного помощника руководителя сводятся главным образом именно к секретарским функциям. Каким именно? Прежде всего это делопроизводство, работа с корреспонденцией, решение задач, связанных с организацией различных встреч и иных мероприятий, в которых принимает непосредственное участие руководитель фирмы. Обязанности секретаря (помощника) руководителя также практически всегда включают прием телефонных звонков в офисе.

В некоторых случаях соответствующая должность дифференцируется на несколько разновидностей. Так, секретари, выполняющие преимущественно техническую работу — прием телефонных звонков, обработку корреспонденции и т. д., именуются референтами. В свою очередь, те специалисты, которые отвечают за организацию мероприятий и делопроизводство, называются офис-менеджерами. Есть точка зрения, что для такой должности, как помощник руководителя, обязанности и полномочия предполагаются более широкие в сравнении с типично секретарскими. В частности, таковые могут выражаться в необходимости личного присутствия на мероприятиях, в которых принимает участие руководитель — корпоративах, деловых переговорах, праздниках. Помощник в этом случае может отвечать за презентации, которые подготовил руководитель, или же за имиджевую составляющую участия в мероприятии своего начальника. Можно отметить, что в трудовых книжках должность помощника руководителя чаще всего обозначается именно как «секретарь».

Требования к помощнику руководителя

Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций. Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря. Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой. В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.

Типичный набор навыков, которыми должен в большинстве случаев обладать помощник руководителя, таков: знание распространенных иностранных языков, владение популярными компьютерными программами для работы с документами, изображениями, презентациями. Важный аспект требований к квалификации помощника руководителей — личные качества. К таковым принято относить вежливость, внимательность, доброжелательность, ответственность, готовность к решению новых задач. Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет. Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.

Многие фирмы, вместе с тем, предпочитают набирать на работу, предполагающую выполнение функций, которые характерны для помощника руководителя, специалистов без большого опыта. Это может быть обусловлено спецификой сегмента бизнеса, в котором ведет деятельность компания. В некоторых случаях лучше обучить сотрудника работе в фирме, которая, условно говоря, открыла первое в России производство микропроцессоров для смартфонов и планшетов, с нуля, с погружением во все необходимые нюансы столь высокотехнологичного сегмента бизнеса, чем пытаться объяснить опытному человеку, что старые методы решения задач в каких-то случаях не работают.

Основные обязанности

Рассмотрим более подробно характеризующие такую должность, как помощник руководителя, обязанности. Выше мы отметили, что таковые во многом сводятся к секретарским функциям. Но это не всегда так. Часто бывает, что помощник руководителя компании, особенно если речь идет о крупной организации, вовлечен в принятие ключевых управленческих решений. Он может сопровождать переговоры, в которых участвует начальник — и не только в техническом аспекте, но также и подключаться к соответствующим диалогам, высказывать мнения, советы.

В ряде случаев руководитель может делегировать своему помощнику некоторые свои функции — например, в части информирования коллектива предприятия о каких-либо значимых управленческих решениях. Безусловно, сотрудник на рассматриваемой должности часто выполняет работу, связанную с обеспечением комфорта деятельности своего начальника — в части слежения за тем, чтобы в его кабинете был оптимальный микроклимат, всегда наличествовал, условно говоря, свежий чай, чтобы основная техника, которой пользуется руководитель, стабильно функционировала.

Режим работы

Итак, мы теперь знаем, каковы характеризующие такую должность, как помощник руководителя, должностные обязанности. Следующая наша задача — изучить специфику режима работы сотрудника на соответствующей позиции. Безусловно, в общем случае помощник выполняет свои обязанности по графику, установленному ТК, то есть в рамках 8-часового рабочего дня, 5 дней в неделю. Но на практике возможны существенные отклонения от соответствующего режима. Подобные сценарии могут быть характерны для такой должности, как помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Дело в том, что специалист, работающий на данной позиции, может быть вовлечен не только в дела своей компании, но также в решение задач, не связанных прямо с внутрикорпоративными активностями. Так, помощник, обладающий соответствующими полномочиями, может направляться в командировки, на семинары, конференции. Сотрудник также может осуществлять некие посреднические обязанности между своим руководителем и менеджерами, работающими в других организациях — например, в части документооборота или реализации совместных проектов. График работы при решении подобных задач, конечно же, может быть далеким от того, что предусмотрен ТК. Фактически он становится ненормированным, часто — более удлиненным в сравнении со стандартными 8 часами.

Рассмотрим то, каким образом может выглядеть должностная инструкция помощника руководителя. Структура соответствующего документа, как правило, начинается с общих положений. В них может быть указано, что помощник руководителя относится к категории специалистов. Таким образом, уже на уровне локального источника права компания может зафиксировать тот факт, что человек на рассматриваемой должности — не менеджер (не замдиректора). С высокой вероятностью — секретарь или, например, личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Должностная инструкция помощника: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции также могут присутствовать формулировки, отражающие квалификационные требования к специалисту. Например, о том, что помощник руководителя должен иметь профессиональное образование и некий стаж работы. Иногда в этой же части должностной инструкции фиксируется сфера бизнеса, в которой человеку желательно иметь опыт ведения деятельности.

В «Общих положениях» фиксируются ключевые компетенции сотрудника. Они могут выражаться в требованиях к знанию структуры менеджмента предприятия, внутренней и внешней политики компании-работодателя, принципов коммуникаций фирмы с органами власти и иными организациями, стандартов, характеризующих делопроизводство, правил деловой коммуникации, а также норм внутреннего трудового распорядка в компании.

Должностные обязанности помощника

Следующий ключевой раздел инструкции - «Должностные обязанности». Какова его специфика? В данном разделе фиксируются главным образом функциональные обязанности помощника руководителя. Таковыми могут быть: планирование рабочего дня начальника (в аспекте встреч, звонков, собеседований), организация технического обеспечения работы руководителя (в части заказа транспорта, организации деловых встреч), участие в командировках, деловых переговорах, ведение протоколов и иных документов, обеспечение взаимодействия руководителей предприятия с другими структурами фирмы, ведение коммуникаций с государственными органами.

Права помощника

Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.

Ответственность помощника

Итак, мы изучили то, что входит в обязанности помощника руководителя, а также то, каким может быть спектр его прав. Но в большинстве должностных инструкций для специалистов рассматриваемого профиля присутствует еще один раздел - «Ответственность». Какие формулировки могут присутствовать в нем? Помощник руководителя чаще всего несет ответственность за: ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных инструкцией, о которой идет речь, но в пределах, которые зафиксированы в ТК РФ; правонарушения, что совершены им в ходе деятельности — опять же, в пределах российского законодательства; за причинение вреда компании — в пределах, зафиксированных в Трудовом, Гражданском кодексах РФ и иных источниках права.

Резюме

Итак, мы изучили специфику такой должности, как помощник руководителя, обязанности и требования, характеризующие данную позицию в структуре кадров предприятия. Специалист, выполняющий соответствующую работу, чаще всего выполняет секретарские функции, но может иметь значительно более широкие полномочия. В редких случаях понятие «помощника руководителя» соответствует должности заместителя директора, но это характерно главным образом для небольших предприятий.

В «классической» трактовке словосочетания «помощник руководителя» работа человека на соответствующей позиции может быть приближена к функциям референта, делопроизводителя или, например, офис-менеджера. В трудовой книжке помощника руководителя, скорее всего, будет запись «секретарь» или «референт», хотя многое, безусловно, зависит от корпоративных стандартов, принятых в конкретной организации.

Потребность в том, чтобы приглашать на работу специалистов рассматриваемого профиля, характеризует деятельность руководителей большинства российских предприятий. Эффективная работа топ-менеджера зависит от того, насколько качественно будет решать свои задачи его помощник — казалось бы, второстепенные с точки зрения практического управления предприятием, однако на деле исключительно значимые для организации. Работа секретаря — важнейшая в структуре коммуникаций коллектива, который возглавляет руководитель фирмы.

Отметим, что во многих фирмах практикуется назначение сразу нескольких помощников директора. При этом статус и полномочия каждого могут различаться. Один специалист может отвечать как раз-таки за секретарские функции, другой — являться офис-менеджером, третий — сопровождать руководителя на мероприятиях. При этом менеджеры по кадрам могут практиковать взаимозаменяемость сотрудников в рамках соответствующих направлений активности.

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в

крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации

иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

Свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) –важнейший навык, позволяющий соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме. Навыки по существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя–это управляющий администратор, к

наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

А) Проактивность–умение работать наопережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;

Б.) Универсальность–способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям

В) эффективные коммуникации и информационная логистика–умение управлять информационными потоками;

Г) умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;

Д) навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько

возможных решений–оптимальное, резервное и «кризисное» –на случай развития событий по нежелательному сценарию;

Е) свободное владение компьютерной техникой (управляющий

администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);

Ж) Ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия; супервайзинг

З) Навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность,

ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно

обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию. Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирм

Юрий Водилов, генеральный директор компании «Сибрыбпром», считает, что функционал помощника руководителя состоит в следующем:

Организация телефонных переговоров;

Прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;

Подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует);

Прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем – доведение резолюций Генерального директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа;

Контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;

Прием и своевременное представление документов на подпись;

Встреча и прием посетителей руководителя;

Подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц);

Создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя)

С точки зрения М.Е. Тарасовой руководитель организационно-административной службы ЗАО «НК Руснефтехим» среди обязанностей основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

Административная поддержка руководителя;

Планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей;

Информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п.;

Ведение деловой переписки руководителя;

Подготовка заседаний, советов, совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров;

Участие в переговорах, деловых встречах, приемах; сопровождение руководителя на встречах, в поездках и т.п.;

Организация и обеспечение деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение; регистрация участия в конференциях и семинарах; организация досуга);

Осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; получение в органах государственной власти и управления документов и информации по поручению руководителя;

Устные и письменные переводы, языковое сопровождение деловых переговоров и встреч;

Организация презентаций и протокольных мероприятий, представительская деятельность;

Подготовка отчетности о расходах;

Выполнение личных поручений руководителя.

Данный перечень не является полным, в конкретной компании обязанности помощника могут варьироваться, зависимости в зависимости от размеров и деятельности компании.

На российском сайте по поиску работы, имеются сведения, где подготавливают личных помощников руководителя, смежных карьерах и что особенно важно о требованиях к навыкам и умениям к личным помощникам:

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001

«Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование–специальность 0611«Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих поэтим специальностям, сегодня достаточно много.В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специальностипо документационному обеспечению управления

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

1.Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

2.прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов

3.документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

4.ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;

5.формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;

оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в

архив; контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов

и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и

поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

6.ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2. Работа организационная (бездокументное обслуживание):

1. прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail)

создание «телефонного имиджа» компании и руководителя,

2.ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков,

самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению

3.Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами

организационной техники, канцелярскими принадлежностями,

создание условий, способствующих его эффективной работе;

4.организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника

5.Подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;

6.Организация презентаций и представительская деятельность;

7.организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

8.Исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

В статье Екатерины Пановой генеральный Директор ООО «КАУС- секретарь», имеется классификация личных помощников в зависимости от размеров организации, количества документооборота в ней, и человек работающих на руководителя данной организации.

Секретарь руководителя. Подходит руководителям компаний с численностью до 25 человек. Этот человек совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи (например, встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию). Требования. Это должен быть дисциплинированный исполнитель, от которого не требуется самостоятельности в принятии решений, инициативности. Среди других требований: высшее или незаконченное высшее образование (важно, чтобы учеба не влияла на работу), высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. Необходимо, чтобы человек, претендующий на эту должность, был склонен к выполнению монотонной работы.

Административный помощник, управляющий делами. Он необходим руководителям компаний с большим документооборотом в основном для коммуникативных связей руководителя с подчиненными. Этот тип личного помощника должен сочетать в своей работе выполнение как технических функций, так и функций, требующих от него самостоятельности и ответственности, например: планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров. Требования. Высшее образование, опыт аналогичной работы от двух лет, представительный внешний вид, знание иностранного языка (при необходимости), хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Профессиональный ассистент. Он, как правило, необходим руководителям крупных предприятий. На эту должность очень часто приглашают мужчин. Такой помощник генерального директора выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Профессиональный ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя. Он не выполняет для руководителя техническую работу, как, например, административный помощник. Требования. Высшее образование (профильное), аналогичный опыт работы от двух лет, знание иностранного языка (при необходимости), знания и опыт в сфере деятельности компании, ответственность, инициативность. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его многочасовой, кропотливой работы и присваивать все лавры себе.

Заведующий личными делами руководителя. Данный тип личных помощников встречается реже остальных. Может быть востребован как в небольших, так и в крупных компаниях. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом очень активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Например, заведующий личными делами может бронировать и приобретать билеты в театры, на концерты, покупать подарки для друзей, родственников и важных партнеров. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи. За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер. Различия должности секретаря состоят в следующем. Словом «секретарь» обозначают должность человека, которого нанимает отдельное лицо или компания для ведения делопроизводства, помощи в работе с корреспонденцией, организации встреч и мероприятий, выполнения личных распоряжений руководителя, приема телефонных звонков и т.п

Личный помощник должен обладать еще более глубокими навыками,

личностными и профессиональными качествами, ведь помощники –это те люди, которые помнят все и всегда, от которых зависит успех деловой встречи руководителя или празднование юбилея, и которые сопровождают своего шефа практически всегда и повсюду. Кстати, стоит отметить тот факт, что в трудовых книжках (при условии официального трудоустройства, естественно) редко делают записи «помощник руководителя» или «референт». Чаще всего подобная должность записывается как «секретарь руководителя»

Должностная инструкция: помощник руководителя организации

Большая организация - большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?

Помощник руководителя: его роль в организации

Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.

В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья - презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям - специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.

Как определить круг трудовых обязанностей?

Принимая на работу помощника руководителя или секретаря, организации следует определиться со статусом, правами и ответственностью данного сотрудника, ведь от этого зависят требования к образовательному уровню, квалификации, опыту работы кандидата.

• Секретарю приёмной достаточно иметь полное среднее образование, а этикету и техническим приёмам работы с оргтехникой претендента обучают непосредственно на рабочем месте.
• Администратор должен иметь не менее степени бакалавра, обладать организаторскими способностями и энергичным характером, а также иметь некоторый опыт работы, в зависимости от корпоративных требований.
• Менеджеру, как представителю профессионалов, требуется образование не менее полного высшего, опыт работы необязателен, но эту норму компания устанавливает на своё усмотрение.
• Помощник руководителя. Эта должность подразумевает такие же квалификационные требования, как к руководителю: полное высшее образование, опыт работы по специальности не менее 2 лет. Вероятно, потребуются и особые личностные характеристики претендента, а, возможно, и повышение квалификации.

Для чего необходима должностная инструкция?

Помощник руководителя, являясь должностным лицом, обязан действовать в рамках своих функциональных прав и в полном объеме выполнять предписанные функции. Впрочем, даже не являясь руководителем, сотрудник обязан выполнять свои трудовые обязанности добросовестно и в срок.

В приказе о приёме на работу не содержится подробного изложения этих компетенций, да и в случае заключения контракта перечень функций не всегда исчерпывающий. Чтобы избежать разночтений при определении круга полномочий сотрудника, организации должна содержать подробные обязанности, права, которыми он обладает, а также меру ответственности за нарушение трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, причинения ущерба работодателю и т. п.

Личный помощник руководителя

Должностная инструкция помощника составляется по образцу аналогичной инструкции для руководителя или его заместителя за исключением некоторых первоочередных функций стратегического планирования и управления. Вероятно, помощнику также не поручат приём и увольнение сотрудников, право распоряжения финансовыми средствами предприятия, выдачу доверенностей и иные компетенции, принадлежащие лично руководителю.

Впрочем, законодательство позволяет делегировать любые функции сотруднику, которому доверяют, при условии, что у него достаточно квалификации, знаний, опыта и авторитета для решения подобных вопросов. Важно лишь правильно оформить полномочия работника - приказом или доверенностью.

При этом должностная инструкция помощника руководителя предприятия должна отражать фактически выполняемые им работы.

Типовые разделы

Структура должностной инструкции закреплена в государственных квалификационных справочниках и содержит все основные требования к сотруднику и нюансы позиции, а также её место в оргструктуре организации.

Должностная инструкция "Помощник руководителя", как и любая другая, должна включать следующие части:

1. Общие условия. Здесь указывается порядок приема и увольнения, подчинённость, порядок замещение работника.
2. Трудовые функции. Один из важнейших разделов, который нужно подробно отразить.
3. Права, предоставляемые работнику.
4. Пределы ответственности за нарушения.
5. Квалификация, профессиональный опыт, образовательный уровень.
6. Что должен знать сотрудник на данной позиции.
7. Взаимосвязи между ним и другими подразделениями организации.

Указанные разделы не могут быть урезаны, но их допустимо расширять и добавлять необходимые пункты.

Должностная инструкция помощника руководителя: образец

Директор (название организации)

Должностная инструкция "Помощник руководителя"

1. Основные условия

1.2. Принимается и увольняется с работы приказом директора.

1.3. Подчинение: непосредственно директору.

2.1. Координирует работу отделов, секций и других подразделений предприятия согласно указаниям, резолюциям и приказам директора.

2.2. Ведет учет сроков исполнения контрольных поручений директора структурными подразделениями.

2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.

2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.

2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.

2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.

3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

Помощник руководителя несёт ответственность:

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.

4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.

4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.

Действующее законодательство, Устав, Коллективный договор (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).

Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.

Начальник отдела кадров

Специфика компетенций помощника руководителя проекта

Предполагается, что руководство проектом - должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его функциональные обязанности будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.

Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.

Отличаются ли обязанности помощника руководителя по общим вопросам?

Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.

Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому "помогают". Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.

Должностная инструкция "Помощник руководителя" в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция – это локальный документ, который должен быть на каждом предприятии. В этом документе указываются все служебные обязанности того или иного сотрудника.

Перед тем как принять на работу нового сотрудника и подписать с ним трудовой договор, работодатель обязан дать ему ознакомиться с его должностной инструкцией. Если пренебречь этим, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

Инструкция разрабатывается кадровиками совместно с юристом. Утверждает её работодатель или же наёмный руководитель, если он наделён такими полномочиями. На документе должна стоять главная печать работодателя.

Должностные обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя относится к категории специалистов. В его должностные обязанности входит:

• Планирование рабочего дня руководителя предприятия;
• Осуществление технической стороны деятельности руководителя;
• Обслуживание командировок – заказ авиабилетов и билетов на поезд, заказ такси, бронирование гостиниц;
• Организация встреч и переговоров;
• Подготовка документов к этим встречам;
• Выезд по решению руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, которые ему обозначил ранее руководитель;
• Сопровождение руководителя на встречах и переговорах;
• Принятие участия в переговорах, специальных приёмах, деловых встречах;
• Ведение протоколов этих переговоров и встреч;
• Оформление другие документы, имеющие отношение к этим встречам;
• Согласование некоторых вопросов с руководителями структурных подразделений по поручению руководителя;
• Доведения до сведения руководителям подразделений указаний руководителя предприятия;
• Контроль над исполнением этих указаний;
• Сбор материалов и информации, которая нужна руководителю для осуществления эффективной деятельности;
• Проведение аналитических и информационных работ;
• Подготовка справочных и иных материалов для руководителя;
• Ведение делопроизводства;
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, поступающей для руководителя;
• Учёт и регистрация входящей корреспонденции, как почтовой, так и электронной;
• Ведение записи на приём к руководителю;
• Получение в государственных органах и органах местного самоуправления информации, необходимой для руководителя. Информация получается по поручению;
• Соблюдение техники безопасности и норм охраны труда;
• Соблюдение правил внутреннего распорядка и дисциплины труда;
• Выполнение различных поручений от руководителя.

Должностные обязанности помощника руководителя могут быт шире или уже. Это зависит от специфики деятельности самой компании, от её места на рынке, от конкурентоспособности и от других факторов, которые могут повлиять на режим рабочего времени руководителя.

Например, он может быть наделён правом визировать документы или же только принимает документы к учёту для визирования их руководителем.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя в формате.doc вы можете

Помощник руководителя

Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.

Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Актуальность и перспективы развития данной должности

Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

• близость к начальству;
• постоянный доступ к актуальной информации;
• возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
• возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
• работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

• частые командировки;
• ненормированный рабочий график;
• нахождение в стрессовой ситуации;
• эмоциональные срывы начальства;
• необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность

Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.

Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами , как:

• коммуникабельность;
• уверенность в себе;
• способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
• правильно поставленная речь;
• определенная жесткость;
• твердая жизненная позиция.

В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

Обязанности секретаря-делопроизводителя рассмотрены в этой статье.

О профессии супервайзера читайте в данном материале.

Должностные обязанности

Помощник руководителя обязан :

• правильно спланировать рабочий день руководителя;
• приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
• организовывать встречи и переговоры;
• следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
• обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
• выезжать в командировки по заданию фирмы;
• соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
• выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
• поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
• поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
• заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
• заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
• заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
• вести запись на прием к руководителю;
• поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
• выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
• выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.

Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.

Права и ответственность

Помощник руководителя имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям. Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения. При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.

Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:

• предоставления рабочего места;
• оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
• предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.

Помощник руководителя ответственен за халатное, либо недостаточно качественное исполнение им рабочих обязанностей. В случае обнаружения правонарушений, помощник несет административную, уголовную и гражданскую ответственность. При нанесении материальных убытков, помощник обязан нести ответственность, соответствующую нормам трудового и гражданского законодательства РФ.

Особенности оформления резюме

Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:

• опыт и стаж работы;
• наименование предыдущих мест работы в данной должности;
• степень владения компьютером и необходимыми программами;
• уровень владения иностранными языками;
• опыт работы с документами;
• наличие высшего образования;
• наличие полезных знакомств среди руководителей других организаций.

При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.

Особенности работы в различных сферах деятельности

В общественной приемной у депутата

Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.

У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.

Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.

Отдел кадров

Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.

Отдел продаж

Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.

Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.

Художественный руководитель

Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.

Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.

О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

• Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
• обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
• работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
• обеспечение психологического комфорта начальства;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

• умение работать во всех офисных программах;
• высокая скорость печати;
• грамотность;
• знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
• знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
• умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
• знание основ действующего законодательства;
• грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
• координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

• перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
• организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
• сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
• услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

• необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
• контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
• вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.