Kako pisati korporativna pisma. Obavezni paragrafi pisma direktoru. Pismo mora imati naslov

Poslovno pismo je jedan od glavnih komunikacijskih alata u svakom poslu. Dobro napisano poslovno pismo pomoći će da se stvori pozitivan utisak o kompaniji. A jedno loše napisano pismo može vam ubiti čitavu reputaciju. Već smo pisali o pravilima poslovne korespondencije, a sada pogledajmo konkretne primjere poslovnih pisama.

uzorci poslovnih pisama

Postoji mnogo vrsta poslovnih pisama - poslovni prijedlozi, pisma pritužbi, pisma zahvalnosti, pisma odbijanja, propratna pisma, garancijska pisma, informacije i tako dalje. Principi njihove kompilacije praktički se ne razlikuju jedan od drugog. Pogledajte ponovo da biste izbjegli greške.

Primjeri pisma zahvalnosti

Primjer garantnog pisma

Uzorak pisma odgovora

to dobar primjer kako bi moglo izgledati ljubazno pismo odbijanja:

Primjer informativnog pisma

Primjer pisma pritužbe

Primjeri pisama na engleskom u poslovnoj korespondenciji

Nažalost, nemaju svi visoki nivo znanja engleskog jezika. I često su menadžeri pomalo izgubljeni kada treba da napišu poslovno pismo engleski jezik. Ako se čak ni na ruskom jeziku ljudi ne mogu uvijek razumjeti u prepisci, šta onda možemo reći o stranom jeziku? Najbolji izlaz u ovoj situaciji je tražiti slična slova i koristiti fraze koje su prikladne od njih u vašem pismu. Na primjer, evo tri primjera poslovnih pisama na engleskom: pismo zahvalnosti klijentu, pismo koje pojašnjava uslove transakcije i pismo kao odgovor na ponudu za kupovinu. Svaki fajl sadrži verziju pisma na engleskom i njegov prevod na ruski.
Preuzmite pismo zahvalnosti klijentu na engleskom jeziku.
Preuzmite pismo sa uslovima ugovora na engleskom jeziku.
Preuzmite pismo odgovora na ponudu kupovine na engleskom jeziku.

Struktura poslovnog pisma

Jasna struktura je obavezna karakteristika poslovnog pisma. To će pomoći primaocu da brzo shvati značenje onoga što je napisano i smanjiti vrijeme za čitanje. Poslovno pismo se sastoji od sljedećih glavnih dijelova:

1. Naslov (predmet pisma). U naslovu pisma treba napisati njegovu kratku svrhu ili suštinu. Ovdje se ne mogu koristiti apstraktne fraze. Primatelju bi samo po naslovu trebalo biti jasno o čemu se radi. Na primjer, "O promjeni cijena za isporuku proizvoda" ili "Poslovni prijedlog za trgovinsku saradnju sa kompanijom XXX".

2. Pozdrav. Pozdrav "Dragi + ime i prezime!" smatra se tradicionalnim u poslovnim pismima. Međutim, ime nije potrebno. Primatelju se možete obratiti i preko njegove pozicije: "Poštovani gospodine direktore!". Međutim, imajte na umu da oslovljavanje imenom donekle smanjuje psihološku distancu i naglašava dobro uspostavljen poslovni odnos. Ako je pismo upućeno grupi ljudi, onda je dozvoljeno napisati “Dragi dame i gospodo!”, “Dragi partneri!” i tako dalje. Upotreba skraćenica "Mr", "Ms" ili inicijala doživljava se kao znak nepoštovanja, stoga pokušajte to izbjegavati.

3. Izjava o svrsi pisanja pisma, njegovoj suštini, glavnoj ideji. Ovo je glavni dio pisma. Ovdje direktno pišete o samom razlogu pisanja pisma.

4. Vaši prijedlozi za rješavanje ovog problema, preporuke, zahtjevi, žalbe. Poslovna pisma gotovo uvijek uključuju određenu reakciju primatelja (osim čisto informativnih pisama). Stoga je važno opisati ne samo sam problem, već i ponuditi vlastite mogućnosti za njegovo rješavanje. Ako pišete pritužbu, tražite da preduzmete odgovarajuću radnju, ako date ponudu za saradnju, onda je opišite moguće opcije. Jednom riječju, primalac vašeg pisma mora ne samo razumjeti "šta" želite od njega, već i razumjeti "kako" predlažete da to implementirate. Tada će to biti pravo poslovno pismo.

5. Kratak sažetak i zaključci. Na samom kraju možemo sumirati sve navedeno. Međutim, to nije uvijek moguće učiniti vrlo kratko. U ovom slučaju pisati u nekoliko rečenica ono što ste već opisali u prva dva pasusa se ne isplati. zapamtite da najbolji prijatelj poslovno pismo je kratko. Stoga je u većini slučajeva dovoljno da se ograničimo na fraze „Nadam se uspešnoj saradnji“, „Čekam vaš odgovor po ovom pitanju“ itd.

6. Potpis. Poslovno pismo se potpisuje pozicijom, imenom i prezimenom pošiljaoca uz tradicionalnu frazu "S poštovanjem". Moguće su i druge opcije: Sve najbolje“, “S poštovanjem” i tako dalje, u zavisnosti od blizine vašeg kontakta sa primaocem. Fraza "S poštovanjem" je najuniverzalnija, pa ako sumnjate kako bi bilo prikladnije pretplatiti se, upotrijebite ovu frazu i sigurno nećete propustiti.

Također, ne bi bilo suvišno u potpis dodati opcije kontakta sa vama: druge e-mail adrese, službene brojeve telefona, skype. Prednost ovoga nije samo što će primalac, po želji, moći brzo da vas kontaktira na zgodan način, već i što ćete na taj način pokazati svoju otvorenost i spremnost za komunikaciju sa primaocem.

I ne zaboravite da je službeno pismo prije svega dokument. Stoga, zanemarujući pravila za njegovo sastavljanje, nepovratno uništavate reputaciju svoje kompanije i sebe kao stručnjaka.

Sastavni atribut svakog poslovanja je poslovna korespondencija. Zaposleni svakog preduzeća komuniciraju sa kolegama i kupcima, sa dobavljačima i potrošačima. Općenito, svakodnevna rutina svakog ureda svakako uključuje i učešće u korespondenciji.

Da svaki dan većina zaposlenih u preduzećima i organizacijama šalje i prima brojne poruke, ne pridržavaju se svi utvrđene norme i pravila za njihovo kreiranje. Ispostavilo se da pravilno i ispravno pisanje poslovnog pisma nije tako jednostavno. Postoji niz zahtjeva i obrazaca koji se primjenjuju u svijetu i koji se odnose na tok posla. Oni uključuju pravila za pisanje poslovnog pisma, kao i glavne tačke vezane za dizajn.

Kada sastavljate poruku organizaciji treće strane ili samo kolegi u susjednom odjelu, trebali biste se pridržavati strogog stila (s izuzetkom prijateljske korespondencije, za koju ne postoje takva ograničenja). Nemojte koristiti previše emotivne riječi čak ni da opišete važnost transakcije ili užitak testiranih proizvoda. Poslovno pismo treba da bude jasno, sažeto i razumno suzdržano.

Poruka treba da počne od primaoca. Ako je namijenjen zaposleniku u organizaciji treće strane, svakako morate navesti njeno ime, poziciju primaoca, kao i njegovo puno ime. U slučaju kada dokument ostaje u kompaniji, dovoljno je prezime sa inicijalima (možete dodati i radno mjesto).

Poslovno pismo trećoj organizaciji treba da bude napisano na memorandumu kompanije (bez obzira da li će biti poslato elektronski ili u papirnoj formi). U nedostatku, možete jednostavno navesti podatke o pošiljaocu u "zaglavlju" dokumenta.

Prije nego što počnete sastavljati tekst, morate razmisliti o njegovoj strukturi, identificirati glavne teze i ciljeve pisanja. Ovo će znatno olakšati proces pisanja. Pismo treba da se završi potpisom, koji označava ne samo ime pošiljaoca, već i poziciju, kao i naziv preduzeća koje on predstavlja.

Prilikom podnošenja ponude potencijalni klijent ili partnera na kraju, svakako morate izraziti zahvalnost na saradnji i nadu u dalji zajednički rad.

Pored pravila koja se koriste u poslovnoj korespondenciji, postoje i preporuke. Na primjer, svaki dokument upućen određenoj osobi treba da počinje riječima "poštovani" punim imenom, a ne inicijalima. Nema potrebe da koristite skraćenice u slovima, na primjer, napišite "uv". ili smanjiti položaj adresata, njegovo radno mjesto.

Upravljanje međunarodnim dokumentima smatra se najtežim, jer svaka država ima svoje nijanse komunikacije, a jezik na kojem morate dopisivati sa stranim partnerima nije uvijek jasan piscu pisma, pa morate koristiti usluge prevodioci. Prije nego što pribjegnete uslugama takvog stručnjaka, trebalo bi razjasniti zna li napisati poslovno pismo na engleskom ili je riječ o banalnom doslovnom prijevodu. Ako se planira stalno održavati protok stranih dokumenata, bolje je zaposliti radnika koji zna dovoljno strani jezik da o tome sastavite poslovno pismo.

Općenito, postizanje zadatka u mnogo čemu ovisi o tome kako je dokument sastavljen i kako je dizajniran. Stoga ni u kom slučaju ne treba potcijeniti važnost poslovnog bontona u komunikaciji.

Sastavni i važan dio savremene poslovne korespondencije je zamolnica. Uzorci i primjeri formulacije predstavljeni u članku, kao i navedena pravila za njegovo pisanje, pomoći će vam da pravilno sastavite potreban tekst i uredite ga u skladu sa običajima kancelarijskog rada. Nudimo Vama korak po korak vodič za pisanje ove vrste aplikacije.

Opće informacije

Pismo zahtjeva je relevantno u slučajevima kada njegov autor treba da dobije bilo kakvu informaciju, dokumentaciju, sklopi posao ili druge poslovne radnje od drugih osoba. Može se poslati kako na ime određene osobe (šef, direktor, šef odjeljenja itd.), tako i na adresu cijele organizacije u cjelini. Vaš zahtjev za pomoć mora biti u skladu s pravilima koja su općenito prihvaćena u poslovnoj korespondenciji.

Pismo je lice kompanije, čak su i male stvari važne. Odštampajte na memorandumu s potpisom ovlaštene osobe i pečatom (ako postoji). Budite odgovorni za izbor fonta, njegovu veličinu i poziciju teksta na stranici. Nemojte zanemariti margine, crvenu liniju i pasuse. Često se prvi utisak ostavlja samo pogledom na dokument.

Korak 1: Određivanje odredišta

Ako napišete nelično pismo određenoj kompaniji, onda će najvjerovatnije ići na recepciju ili ured, zatim menadžeru i na kraju direktnom izvršiocu. U “kapu” teksta navesti tačan pun naziv organizacije, najbolje je dodati i pravnu adresu.

Kao što je već spomenuto, najboljom opcijom se smatra navođenje određenog primatelja, odnosno lično upućen zahtjev za pomoć. Uvek se trudite da se obraćate imenom i prezimenom. Na primjer, "Dragi Aleksandre Viktoroviču!" ili "Dragi gospodine Schwartz!". Dakle, vi, prvo, izražavate poštovanje prema osobi, a drugo, zahtjev upućen konkretnom licu mu nameće određene obaveze, odgovornost za njegovo razmatranje i realizaciju.

U nekim situacijama logično bi bilo koristiti grupu ljudi, određeni tim ili njegov dio kao adresata. Ovo je također relevantno u slučajevima kada se pismo zahtjeva šalje na više adresa. Koristite formulacije poput: "Poštovane kolege!", "Poštovane računovođe!" itd.

Faza 2: Kompliment

Dobro je ako službeno pismo zahtjeva sadrži kompliment u odnosu na primaoca. Čini se da time odgovarate na njegovo prirodno pitanje: „Zašto mi se obraćaš ovim pitanjem?“. Možete zabilježiti dosadašnje zasluge i lične kvalitete osobe, status kompanije itd. Konkretno, koristite sljedeće riječi: „Vaša firma je vodeći dobavljač…“, „Pomogli ste mnogima u rješavanju složenih pitanja u ovoj oblasti…“, „Vaša organizacija je vodeći stručnjak na tržištu u ovoj oblasti…“ itd. Ne zaboravite da je prikladan kompliment biti kada je molba (uzorci i primjeri u tekstu) nestandardne prirode i primatelja treba pridobiti. Skrenite mu pažnju na kvalitete i zasluge koje su relevantne za ispunjenje vašeg zahtjeva. Međutim, ne preporučujemo da prelazite vrlo tanku granicu između dobrog i pravog komplimenta i grubog laskanja.

Faza 3: Utemeljite zahtjev

Svaki zahtjev mora biti obrazložen, jer adresat mora znati zašto mu se upravo obraćate. Dakle, ima smisla to dovesti u srž stvari. Na ovoj fazi preporučujemo da odaberete tri najuvjerljivija argumenta koja treba ugraditi u tekst pisma prema shemi: srednja snaga, slaba, najjači.

Zahtjev može imati različit nivo složenosti, a vi morate biti spremni na činjenicu da adresat neće uvijek biti zainteresiran za njegovu provedbu. U tom smislu, on mora biti uvjeren da njegova implementacija nosi potencijalne koristi za njega. Zainteresujte primaoca da vaš dokument prihvati sa punom ozbiljnošću.

Pismo zahtjeva može sadržavati prijedlog za implementaciju određene atraktivne prilike za njega.

Primjeri formulacije

“U svakom trenutku preduzimljiv i Poslovni ljudi težeći ne samo materijalnom uspjehu, već i lični rast da ih ljudi zauvijek pamte po dobrim djelima, da zadobiju njihovo poštovanje.
„Naravno, vaš glavni cilj je poboljšanje životnog standarda građana grada. Konkretno, ova formulacija se može koristiti kada se sastavlja pismo-zahtjev poslaniku, na primjer, za obezbjeđivanje prostorija za vrtić, uređenje igrališta i sl.

Možete i izraziti problem koji je relevantan za primaoca, pokazati mu kako mu vaš zahtjev može pomoći u njegovom rješavanju ili u realizaciji određenih mogućnosti.

Dešava se da nemate šta da ponudite drugoj strani, ili je to neprikladno u ovom kontekstu. U ovom slučaju, najoptimalniji izlaz je priča o značaju vašeg zahtjeva. Opišite situaciju što je moguće pouzdanije i potpunije, tako da je, kako kažu, za dušu. Ako sentimentalni trenutak u vašoj priči nije a priori, navedite činjenice i fokusirajte se na uzročno-posledične veze. Recite nam šta će se dogoditi ako budete odbijeni ili, naprotiv, pristanete da pomognete.

Korak 4: Podnesite zahtjev

Kada je primalac psihički spreman da prihvati vaš zahtjev, to se može izjaviti. Neka vaš tekst bude kratak, izbjegavajući duge i zamršene rečenice, kao i dvosmislenost ili potcenjivanje. Zamolnica (uzorci i primjeri formulacije u tekstu) treba da bude sažeta i jasna po značenju. Dakle, ako tražite kupovinu bilo koje opreme za kompaniju, onda navedite kompletnost, cijenu i količinu:

„Za opremanje hitne pomoći, bolnici je potreban novi automobil, čija je cijena 3,5 miliona rubalja. Molim vas pomozite nam da ga dobijemo."

Ili, na primjer, treba navesti zahtjev za smanjenje zakupnine: „Tražimo od vas da smanjite najamninu za prostorije na nivo od 500 rubalja. po kvadratnom metru dok se ekonomska situacija ne stabilizuje.”

Faza 5: Rezimirajte

Na kraju pisma potrebno je da rezimirate svoj zahtjev. Ponovite to ponovo i fokusirajte se na činjenicu da primatelj ima koristi ako vam pruži traženu pomoć. Međutim, tekst zahtjeva treba malo izmijeniti. Vraćajući se na isti primjer smanjenja zakupnine, predlažemo sljedeću formulaciju:

„Ako pristanete da smanjite stanarinu na nivo od 500 rubalja. po kvadratnom metru tokom stabilizacije trenutne ekonomske situacije, moći ćete da doprinesete očuvanju više od 20 radnih mjesta, a nećete imati gubitke zbog totalno odsustvo plaćanje."

Zapamtite, važno je ponoviti ne samo zahtjev, već i korist koja se može dobiti od njegove implementacije, a ona ne mora biti materijalna. Mnoge velike kompanije voljno djeluju kao sponzori, investitori i rade u dobrotvorne svrhe.

Mislimo da sada, nakon proučavanja procesa u fazama, nećete imati pitanja o tome kako napisati pismo zahtjeva. Dovoljno je uzeti u obzir sva pravila poslovne korespondencije i neke nijanse. Predlažemo da proučite još jedan primjer.

Primjer

Dragi Felikse Petroviču!

Vaše preduzeće već nekoliko godina organizuje industrijsku praksu studenata u preduzeću, pomažući im da u praksi primene znanja stečena na univerzitetu.

Vi ste, kao šef kadrovske službe, osoba zainteresirana za privlačenje novih zaposlenika, mladih i perspektivnih inženjera i visoko kvalifikovanih stručnjaka. Danas je ovo zanimanje jedno od najtraženijih. Mnogi studenti bi željeli znati o njegovim mogućnostima, suptilnostima i značaju.

S tim u vezi, molimo Vas da organizujete sastanak glavnog inženjera sa aplikantima i studentima 1-2 kursa 25. aprila u 17:00 sati na bazi Vašeg preduzeća.

Rekavši o prednostima i tajnama profesije danas, postavljate čvrste temelje za obuku stručnjaka i profesionalaca sutra. Možda će, nakon nekoliko godina, upravo jedna od njih dovesti vašu kompaniju novi nivo razvoj.

Uz poštovanje i zahvalnost,

Rektor Univerziteta I.Zh.Bychkov

Nakon što ste proučili informacije o tome koje zahtjeve pismo zahtjeva mora ispuniti, uzorke i primjere teksta, lako se možete nositi s pisanjem u praksi.

Danas je jednostavno potrebno znati ispravno napisati pismo, bez obzira na to kome je vaša poruka upućena (mogućem poslodavcu, bahatom službeniku ili bliskom prijatelju) i načinu slanja korespondencije (običnim ili e-mail možda faksom).

Opcije sa uzorcima slova mogu se pogledati u odjeljku "" na ovoj stranici. Hajde sada da razgovaramo o nekim pravilima pisanja i oblikovanja. Pisma spadaju u tri opšte kategorije:

lično - vašim najmilijima, članovima porodice, bliskim prijateljima i ne toliko (koristite neformalni stil),
poluzvanična - prepiska sa raznim organizacijama o pitanjima koja se odnose na vas lično (na primjer, s bankom o stanju vašeg računa, sa organom socijalnog osiguranja o dužne beneficije, sa prodajnom mrežom o prijemu robe i sl.),
poslovna (uslužna) pisma - potreban vam je službeni poslovni stil prezentacije i postoje strogi zahtjevi za registraciju.

Kako napisati lično pismo

Lična pisma pisanje je uglavnom prijatno, jer komunicirate sa porodicom i prijateljima koji su vam bliski. Prvo morate da se pozdravite, samo reč „Ćao!“ je dobra.

U slučaju da zakasnite sa odgovorom, biće pristojno da se izvinite i navedete razloge. Ako ste već u stanju korespondencije sa primaocem i postavljena su vam pitanja, onda je vrijeme da odgovorite na njih. Zatim, nakon uvodne fraze „Dobro mi ide“, možete preći na prezentaciju događaja, pisati o tome šta vas brine.

Budući da je stil komunikacije neformalan, dobro će doći šale, tračevi (vaša procjena događaja ili opis mišljenja drugih) i prepričavanje članka iz modnog časopisa. Jednom riječju, koristite sve što vaše pisanje čini zanimljivim. Emotikoni, pitanja poput “pa, kako?”, “Stvarno, super?” dobro će oživjeti lično pismo.

Pokušajte da budete iskreni. Pitajte kako je vaš primalac, postavljajte pitanja redom da biste nastavili korespondenciju. Na kraju izrazite svoja osećanja, kao što su "ljubav", "želeo bih da se sretnemo", "radujem se što ću čuti" itd. Obavezno stavite svoj potpis (često se propusti putem e-pošte), ali primalac možda nikada neće pogoditi od koga je pismo (nije uvijek jasno po e-mail adresi). Ponovo pročitajte pismo i po potrebi ispravite greške. Obično nerviraju ljude i pokazuju nedostatak poštovanja.

Kako napisati poluformalno pismo

poluformalna pisma treba biti što je moguće sažetiji i jasno navesti predmet. Jednostavno i logično je dobrodošlo. Loše raspoložen dobro pismo ne komponujte. I bolje je isključiti sve lirske digresije iz teme i manifestacije emocija, te se usredotočiti na bazu dokaza (posebno važno za žalbe).

Savjetujem vam da napišete pismo pomoću kompjutera, a zatim ga odštampate na običnom bijelom A4 listu i potpišete olovkom. Dozvoljena su rukopisna slova. U ovom slučaju pišite čitko i tačno, posebno prezime.

Jednom čitljiv, lako se čita. Sada se u ozbiljnim organizacijama dokumenti često registruju elektronski. Vaše prezime (možda je lijepo, ali zamršeno) je samo vama dobro poznato. Ako se prilikom registracije vašeg pisma zamijeni barem jedno slovo u prezimenu, onda se čini da elektronska pretraga u ogromnoj bazi podataka neće pronaći vašu žalbu. I biće vam problematično da saznate da li je uopšte registrovan, mada bi vam kasnije mogao doći odgovor.

Uobičajeno je da se naznači adresat u gornjem desnom uglu slova. Daću vam nekoliko opcija da vam pomognem, sve su validne. Sve zavisi od vaših preferencija i da li znate ime strukturna jedinica ili zvaničnici adresat:

federalne službe
za rad i zapošljavanje

Šef Federalne službe
takav ili takav
I O. Prezime

drugačije

Uprava Volgograda
Odjeljenje takvo i takvo - njegovo ime

Glavni urednik
Izdavačka kuća "Pšik"
E.F. Kagailovsky

DOO "Perepolokh"
Glavni računovođa
A.I. Kvochinskaya

bilo koji pojedinac

Tugrikov S.M.
st. Lusnaya, 207, ap. 1375,
Voronjež, 400001

Ispod primaoca upišite svoje prezime, ime, patronime, punu adresu za slanje odgovora običnom poštom, bolje je navesti i broj telefona.

Ako se već negdje ponovo prijavljujete, onda morate navesti link do broja i datuma primljenog pisma(moguće nekoliko). To uvelike olakšava obradu korespondencije, a odgovor ćete sigurno dobiti, uzimajući u obzir prethodnu prepisku o predmetnom pitanju. Piše „Na broju (brojevi) od 31.08.2014. Ovaj link se nalazi lijevo iznad teksta, možete ga vidjeti na slici sa dijagramom elemenata slova.

Ako znate ime osobe kojoj se obraćate, onda možete započeti tekst "Poštovani...!", a zatim ga završiti sa "S poštovanjem,".

Ako postoje prateći dokumenti, onda se to mora navesti ispod teksta data činjenica. Tada ćete u budućnosti lako dokazati šta ste tačno poslali uz pismo. Koji se konkretni dokumenti (ili kopije) šalju može se naznačiti u tekstu ili direktno u prisustvu aplikacija. Postavlja se ispod glavnog teksta, na primjer:

Primjena: za 2 litre. u 1 primjerku.

Prilog: kopije potvrda o uplati ... za 2 lista. u 1 primjerku.

Morate zapamtiti da vi uvijek treba navesti u svojoj žalbi:

prezime, ime, patronim,
vaša adresa za slanje odgovora,
broj i lični potpis.

U suprotnom, vaše pismo se može smatrati anonimnim. Ovakva pisma nisu predmet razmatranja, što znači da nećete dobiti odgovor na svoju žalbu. Vlasti su dužne odgovoriti u roku od najviše mjesec dana od dana registracije vašeg pisma.

Pismo morate napisati vi u duplikatu. Možete se lično obratiti organizaciji koja vam je potrebna. U tom slučaju, u činovničkoj službi (sekretar, kancelarija ili opći odjel) obavezno zatražite svoju kopiju pisma da na prijemu stavite oznaku sa datumom. Bolje je odmah staviti matični broj, ali u velikim organizacijama možda neće odmah registrovati pisma zbog njihovog velikog broja. Stoga je dovoljno u trenutku podnošenja prijave da na vašoj kopiji pisma bude pečatiran naziv organizacije i datum. Ovo je veoma važno ako trebate ispoštovati rok ili kasnije potvrditi samu činjenicu žalbe.

Ali nije neophodno ići negde lično. Možda će vam biti lakše otići do najbliže pošte. U tom slučaju pošaljite preporučenom poštom uz obavijest. Učinak će biti isti. Nakon nekog vremena možete nazvati organizaciju i saznati sudbinu vašeg pisma. I ne možete nigdje zvati, samo čekajte odgovor.

Ako ste na kraju umjesto razumljivog odgovora dobili odjavu, kontaktirajte ponovo. U organima vlasti, na primjer, prati se činjenica ponovljene žalbe po istom pitanju. Ili napišite pismo u obliku žalbe, možete ga pokušati poslati višoj organizaciji. Takvi apeli se također tretiraju sa velikom pažnjom.

Što se tiče - ovo je jedan od najjačih važne teme kancelarijski rad i zaslužuje poseban članak posvećen tome.

Evgenia Stripe

*** Ako ste navikli da kupujete preko interneta (kupujete odjeću, telefone, usluge, rezervirate hotele i sl.), onda možete vratiti dio novca, na primjer, koristeći ovu USLUGU. Meni radi.

Hvala vam što ste dodali ovaj članak u:

Još zanimljivije na temu:

Za unos 8 komentara

Danas gotovo svi aktivno koriste internet. Ali poslovna korespondencija nije prestala da bude relevantna i važna. To je jednostavno prebačeno na druge medije. Kako sastaviti i oblikovati poslovno pismo, reći će publikacija.

Šta može sadržavati poslovna poruka?

Prije svega, poslovna korespondencija pruža mogućnost razmjene bilo kakvih mišljenja ili sugestija sa zaposlenima i poslovnim partnerima. Pismo može sadržavati zahtjeve, tvrdnje i druga razmišljanja za otklanjanje nesporazuma između kompanija. Općenito, poslovna korespondencija je vrsta službene korespondencije.

Razlike od ostalih slova

Glavne razlike se mogu sažeti na sljedeći način.

Stil prezentacije.
Prisustvo podređenosti.
Rečnik bez snažnog izražavanja emocija.
U pravilu, pismo ne zauzima više od jedne stranice.
Font u cijelom tekstu je isti (ni mali ni veliki).
Obično se sastavlja na službenom memorandumu organizacije.

Vrste poslovnih pisama

Pisma na koja treba odgovoriti:

Zahtjev.
Peticija.
Requirement.
Rečenica.
Žalba.

Pisma na koja nije potreban odgovor:

Informativno.
Obavještavanje.
Prateći.
Garancija.
Upozorenje.
Podsjetnik.

Komercijalna pisma. Obično su potrebni tokom perioda trajanja ugovora ili za sklapanje sporazuma:

Zahtjev.
Odgovor na zahtjev.
Podsjetnik.
TVRDITI.
Ponuda. Ovo je ponuda za sklapanje ugovora ili sklapanje posla.
Upozorenje na potrebu ispunjavanja obaveza, raskid ugovora i sl.

Nekomercijalna pisma:

Poziv.
Informacije o nečemu.
Izraz zahvalnosti.
Preporuke.
Zahtjev.
Instrukcije.
Prenosno pismo.
Izraz saučešća.
Čestitam u svakoj prilici.
Garantno pismo.
Potvrda prijema robe, pružanja usluga i tako dalje.

Klasifikacija poslovnih pisama po strukturi:

Sastavljeno prema strogom obrascu.
Napisano u slobodnoj formi.

Vrste u zavisnosti od primaoca:

Normalno. Poslano jednom primaocu.
Kolektivno. Poslano jednoj osobi, ali od više osoba.
Circular. Poslano na više primalaca.

Forma pisma je sledeća:

Šalje se u redovnim poštanskim kovertama.
Predano lično.
poslano kao faks.
Poslano emailom.

Kao što vidite, poslovna poruka može biti uokvirena na različite načine i sa različitim namjerama. Ali vrijedi napomenuti da se u nekim slučajevima, iz etičkih razloga, mora pisati rukom, a ne kucati na kompjuteru. Ovo se odnosi na čestitke i saučešće.

Dijelovi pisma

Dobro poslovno pismo je uvek podeljeno na nekoliko delova. Ovo je uvodni, glavni i završni. I međusobno su logično povezani.

Uvodni dio po pravilu sadrži podatke o okolnostima koje su dovele do pisanja pisma. Glavni tekst je sam sadržaj, suština poruke. U završnom dijelu sumiraju rezultate koji mogu izraziti odbijanje, pristanak, zahtjev itd.

Principi pisanja

Svaka poslovna poruka treba da bude ovako napisana.

Nepristrasno.
Adresirano (odnosno, namijenjeno određenoj osobi).
Argued.
Pouzdano.
Najpotpunije.
Sve informacije u tekstu moraju biti aktuelne u trenutku pisanja.

Stilske karakteristike

Pravila za pisanje poslovnog pisma navode da je potrebno pridržavati se strogog stila. Potrebno je koristiti samo ona govorna sredstva koja su tipična za službene dokumente. Odnosno, službeni poslovni stil će biti prikladan. Jezik mora imati sljedeće karakteristike.

Službenost.
Tačnost datih informacija.
Objektivnost.
Strukturirano.
Informativno, ali sažeto.

Suštinu stvari treba iznijeti jednostavnim kratkim rečenicama, s naglaskom na glagolima. Nema potrebe preopteretiti tekst pridevima, koristiti malo poznate i visoko specijalizovane termine koje adresat možda ne razume. To će uzrokovati samo negativnost i odbacivanje. Bolje je pokušati objasniti jednostavnim, razumljivim riječima, više činjenica i specifičnosti. Poslovni stil ne dopušta prisustvo neinformativnih i „vodenih“ tekstova.

Završni dio ne treba sumirati nepotrebnim i dugim okretima govora. Također, nelogični i nedosljedni prijedlozi neće raditi. Stoga je najbolje isključiti priloške i participalne fraze. Svaki pasus treba da sadrži samo jednu konkretnu misao. Nakon što dovršite tekst, bolje je nekoliko puta provjeriti ima li grešaka čitajući pismo naglas.

Form Requirements

Prema pravilima poslovnog pisma, bolje ga je sastaviti na memorandumu kompanije. Ima sljedeće glavne zahtjeve.

U sredini obrasca morate umetnuti grb Ruske Federacije ako je preduzeće u državnom vlasništvu.
Pismo treba staviti na list A4 formata.
Na lijevoj strani ostavite polje prazno (najmanje 3 centimetra). To je neophodno jer će nakon nekog vremena materijali biti pohranjeni s ostatkom dokumenata.
Najoptimalniji font je standardni "Times New Roman", veličine 12 i proreda 1,5-2. Najbolje se razume kada se čita.
U zaglavlju pisma potrebno je navesti naziv organizacije, njenu stvarnu i pravnu adresu, broj telefona i e-mail.

Karakteristike dizajna

Ako je dizajn poslovnog pisma zauzeo nekoliko stranica, onda morate numerirati, počevši od druge. Za to se preporučuje korištenje arapskih brojeva. Tačke pored brojeva nije potrebno stavljati.

Pismo se mora podijeliti na pasuse i, ako je potrebno, na podnaslove. Tekst ne bi trebao izgledati kao neprekidan tok, jer će biti loše percipiran. Paragrafi će pokazati gdje druge misli završavaju i počinju.

Važno je napomenuti da su greške u kucanju, brisanja i bilo kakve ispravke neprihvatljive za poslovnu korespondenciju. Oni će svjedočiti o nepismenosti i neozbiljnosti protivnika.

Korišteni detalji

Pismo obično sadrži sljedeće informacije.

Puni naziv kompanije, a ne samo skraćenica.
Broj telefona, broj faksa, bankovni račun i e-mail.
Adresar. Štaviše, naziv kompanije treba koristiti u dativu. Ako treba da navedete prezime i poziciju, preporučljivo je koristiti dativ. Ako primalac ima zvanje ili akademsko zvanje, onda to mora biti naznačeno ispred imena osobe.

Važno je napomenuti da svaki atribut treba pisati velikim slovom i na novom redu.

Reference u poslovnom pismu

Formalna komunikacija uvijek treba biti u neutralnom tonu. Žalbe primaocu treba da imaju isti obrazac. Fraze poput "Dobar dan" ne bi bile prikladne. Ako želite da se pozdravite, bolje je koristiti formalno "Zdravo". Ali najkompetentnija opcija se smatra žalbom po imenu i patronimu. I nije bitno koliko dugo traje poznanstvo sa primaocem. U pismu ne možete koristiti kratki oblik imena (na primjer, Petya, Anya i tako dalje).

Da biste održali međuljudsku distancu, da biste pokazali poštovanje prema osobi starijoj po godinama ili višem položaju, apel na "ti" će pomoći. Međutim, vrijedi napomenuti da je u nekim kompanijama, naprotiv, uobičajeno koristiti "vi" kada komunicirate, čak i u pismu.

Vrijedi napomenuti da se naslov "Poštovani gospodine" ne može koristiti bez naknadnog navođenja imena ove osobe. Skraćenice "Mr", "Mrs" takođe treba izbegavati. Ako se trebate obratiti grupi ljudi, onda je dozvoljeno ne naznačiti imena. Zatim možete ukratko napisati: „Poštovani!“ Prema pravilima, nakon oslovljavanja imenom uvijek treba staviti uzvičnik. Na primjer, slična fraza u poslovnom pismu bi izgledala ovako: "Dragi Aleksandre Sergejeviču!"

U završnom dijelu možete koristiti razne opcije. “S najboljim željama”, “S poštovanjem”, “S nadom u saradnju” i tako dalje. Ovdje bi žalbe trebale biti formalne, ali prijateljske.

Izrada završnog dijela

Takođe je veoma važno da pravilno završite pismo. U završnom dijelu morate sumirati ono što je ranije rečeno. Međutim, nemojte natezati zaključke na 10 rečenica. Treba imati na umu da se u poslovnom stilu cijene sažetost i kratkoća. Bolje je ograničiti se na jednostavne fraze. Na primjer, dat će se nekoliko konstrukcija koje su primjerene u završnom dijelu poslovne korespondencije. Poslovna pisma treba da budu ispunjena što je moguće korektnije i ljubaznije.

Hvala na pomoći ili pažnji. "Dozvolite mi da vam se zahvalim za..." "Hvala ti!"
Uvjeravanje adresata u nečemu. "Voljeli bismo raditi s vama."
Izraz nade za budućnost. "Nadamo se da ćemo se čuti što je prije moguće."
Zahtev za nesto. "Bili bismo vam zahvalni ako prijavite rezultate."
Izvinjavamo se za eventualne neugodnosti. "Izvinjavamo se zbog kašnjenja plaćanja."

Kako se oprostiti od primaoca

Unatoč činjenici da je prepiska poslovna, u poslovnom pismu možete se oprostiti na različite načine. Da biste to učinili, koristite takozvane završne fraze.

Sljedeće opcije su primjeri:

S poštovanjem.
S poštovanjem.
Sve najbolje.
Želim vam uspjeh u radu.
Nadamo se nastavku saradnje.
Bili smo sretni što smo bili na usluzi.

Možda postoje i druge opcije. Ovdje je izbor završne fraze čisto stvar ukusa.

Potpisivanje

Na samom dnu lista, pošiljalac mora staviti svoj potpis. Ali izuzetno je važno to učiniti kako treba kako bi dokument imao službeni izgled.

Potrebno je navesti poziciju, inicijale, prezime, a nasuprot staviti potpis. Dodatno, možete odrediti kontakt informacije (osobna adresa e-pošte ili broj telefona). Ovo će pokazati primaocu spremnost za komunikaciju i saradnju.

Failure Features

Takođe je važno znati kako napisati poslovno pismo ako nešto odbijete. Uostalom, čak i prikriveni negativ ili odbijanje neće proći nezapaženo i povlačit će za sobom backfire. Nakon toga neće se moći računati na pozitivan ili barem neutralan stav prema sebi. Kada pišete pismo, ne morate podleći emocijama. Bolje je držati se u granicama, čak i ako je adresat jako dosadan. Pisma o odbijanju uvijek treba pročitati nekoliko puta, Posebna pažnja pozivajući se na ton poruke.

Poruka ne bi trebalo da počinje kategoričnim "ne", u kom god obliku da je izražena. U suprotnom, primalac će steći utisak da je nezanimljiv i da nije bitan. Prvo, bolje je izložiti nesmišljena uvjerljiva objašnjenja. Kada se ukratko navedu razlozi odbijanja, možete lagano preći na konstataciju činjenice. Istovremeno, prema bontonu poslovnog pisma, preporučuje se korištenje sljedeće vrste formulacije.

Nažalost, nismo u mogućnosti ispuniti vaš zahtjev.
Iskreno nam je žao, ali moramo odbiti vašu ponudu.
Duboko nam je žao, ali ne možemo udovoljiti vašem zahtjevu iz sljedećih razloga.

Idealno bi bilo da na početku pisma ukratko navedete zahtjev primaoca. Tako će shvatiti da su se zaista upoznali s njegovim prijedlogom i sigurno će to cijeniti.

Karakteristike sastavljanja e-pošte

Danas ljude sve više zanima kako se piše poslovno pismo ako ga treba poslati e-mailom. Za takvu korespondenciju vrijede sva ista pravila koja su ranije spomenuta. Međutim, elektronske poslovne poruke imaju svoje karakteristike.

Prijava mora biti čvrsta i adekvatna. Na primjer, [email protected] je loša opcija [email protected]- dobro.

Polje "predmet" je uvijek važno popuniti. Biće jasno o čemu će poruka biti. Ako je pismo namijenjeno strancu, onda bi naslov trebao biti zanimljiv. Ali važno je ne pretjerati. Teme poput „Jedinstvena ponuda upravo sada“, „Hitno“ će uzrokovati samo odbijanje. Naslov bi trebao biti sastavljen od 3-5 riječi, čime se u njih stavlja suština poruke.

Ako je prepiska sa stranac, onda mu prvo trebate reći kako su saznali za njega i čime se kompanija bavi. Bez takvog uvoda, poruka se može smatrati neželjenom poštom i odmah izbrisati.

Važne tačke u tekstu najbolje su istaknute podebljanim slovima. U ovom slučaju, neprihvatljivo je koristiti različite boje.

U poslovnoj e-pošti ne treba koristiti kapice. Čak ni podnaslovi i naslov teme ne bi trebali biti čvrsta velika slova. Isto važi i za duplikate interpunkcijskih znakova.

Bolje je podijeliti tekst na pasuse, ostavljajući prazan red između njih.

Što je poruka kraća, brže će odgovoriti na nju.

Potpis je obavezan. Obično se sastoji od nekoliko redova u e-mailovima, uključuje ime i poziciju pošiljaoca, naziv kompanije, broj telefona i adresu web stranice.

Pismu se mogu priložiti tekstualne datoteke i slike. Veoma je zgodno, jer Dodatni materijali, komentari, objašnjenja i detaljni opisi odvlače pažnju od suštine. Stoga ih je bolje postaviti ne u tekst pisma, već u priložene datoteke.

Ako poslovna prepiska traje već duže vrijeme i postoji topao odnos povjerenja, onda je korištenje emotikona u e-poruci dozvoljeno. Oni će pomoći da se malo "oživi" i ublaži komunikacija. Ali ne treba ih zloupotrebljavati, a u papirnim pismima su uglavnom neprihvatljivi.

Uputstvo za pisanje pisma

Pisanje poslovnog pisma može se podijeliti u nekoliko faza.

1. Prvo morate navesti adresata. Da biste to uradili, u gornjem desnom uglu obrasca potrebno je da upišete inicijale, prezime i poziciju primaoca. Ako je adresat organizacija, onda treba navesti njenu pravnu adresu.

2. Žalba primaocu. Treba ga postaviti niže u sredinu forme. Već je rečeno koje fraze se mogu koristiti. Obično apel izgleda ovako: "Dragi Igore Petroviču!"

3. Izjava o svrsi. Ispod, na novom redu, trebate napisati glavne misli, cijelu poentu, navodeći razloge žalbe. Ako govorimo o nekim problemima, onda je vrijedno ponuditi opcije za njihovo rješavanje. Ako se radi o prijedlogu za saradnju, onda morate objasniti kako će se to dogoditi. Ako pismo odražava pritužbu, onda je vrijedno zatražiti konkretnu akciju. Jednom riječju, primalac iz teksta mora razumjeti šta tačno želi od njega.

4. Završni dio. I na kraju, iz novog reda, trebate umetnuti završnu frazu i potpis.

Hvala Vam pismo

Ovaj uzorak pokazuje kako pismo zahvalnosti može izgledati. Međutim, u ovom primjeru postoji jedna mana. Umjesto reda „Za vodeću kompaniju“ mogla bi se umetnuti pozdravna fraza i imena onih kojima je pismo namijenjeno.

Upit

Ovo je primjer poslovnog pisma zahtjeva. U njemu nema nedostataka. Poštovana su sva pravila izrade službeno pismo. Iz teksta postaje jasno koji je problem nastao i šta je potrebno učiniti da se on riješi. Poruka također sadrži sve kontakt podatke, poruku dobrodošlice, završnu frazu i potpis.

Dakle, publikacija je pokazala kako se pišu pisma namijenjena poslovnim partnerima. To treba učiniti ispravno i kompetentno kako ne biste izgubili lice. Na kraju krajeva, budućnost kompanije zavisi od toga. Takođe je važno da na poslovnu poruku odgovorite na vreme. To se može učiniti u roku od tri do sedam dana od prijema pisma.