Jak pisać listy firmowe. Obowiązkowe akapity listu do dyrektora. List musi mieć tytuł

List biznesowy jest jednym z głównych narzędzi komunikacji w każdej firmie. Dobrze napisany list biznesowy pomoże stworzyć pozytywne wrażenie o firmie. A jeden źle napisany list może zniszczyć całą twoją reputację. O zasadach korespondencji biznesowej już pisaliśmy, teraz przyjrzyjmy się konkretnym przykładom listów biznesowych.

próbki listów biznesowych

Istnieje wiele rodzajów listów biznesowych - propozycje biznesowe, listy reklamacyjne, listy wdzięczności, listy odmowne, listy przewodnie, listy gwarancyjne, informacje i tak dalej. Zasady ich kompilacji praktycznie nie różnią się od siebie. Spójrz jeszcze raz, aby uniknąć błędów.

Przykłady listów z podziękowaniami

Przykład listu gwarancyjnego

Wzór listu z odpowiedzią

Ten dobry przykład jak może wyglądać grzeczny list odmowny:

Przykład listu informacyjnego

Wzór pisma reklamacyjnego

Przykłady liter w języku angielskim w korespondencji biznesowej

Niestety nie każdy ma wysoki poziom znajomości języka angielskiego. I często menedżerowie są trochę zagubieni, kiedy muszą napisać list biznesowy język angielski. Jeśli nawet w języku rosyjskim ludzie nie zawsze mogą się porozumieć w korespondencji, to co możemy powiedzieć o języku obcym? Najlepszym wyjściem w tej sytuacji jest wyszukanie podobnych liter i użycie w liście odpowiednich zwrotów z nich. Oto przykładowe trzy przykłady listów biznesowych w języku angielskim: list z podziękowaniami dla klienta, list wyjaśniający warunki transakcji oraz list będący odpowiedzią na ofertę kupna. Każdy plik zawiera wersję listu w języku angielskim oraz jego tłumaczenie na język rosyjski.
Pobierz list z podziękowaniami dla klienta w języku angielskim.
Pobierz list z warunkami umowy w języku angielskim.
Pobierz odpowiedź na ofertę kupna w języku angielskim.

Struktura listu biznesowego

Przejrzysta struktura to obowiązkowa cecha listu biznesowego. Pomoże odbiorcy szybko zrozumieć sens tego, co jest napisane i skróci czas czytania. List biznesowy składa się z następujących głównych części:

1. Tytuł (temat listu). W tytule listu należy napisać jego zwięzły cel lub istotę. Nie można tu używać abstrakcyjnych sformułowań. Dla adresata powinien być jasny sam nagłówek, o czym jest list. Na przykład „O zmianie cen za dostawę produktów” lub „Oferta biznesowa współpracy handlowej z firmą XXX”.

2. Powitanie. Powitanie „Drogi + imię patronimiczne!” jest uważane za tradycyjne w listach biznesowych. Jednak nazwa nie jest wymagana. Możesz również zwrócić się do adresata poprzez jego stanowisko: „Szanowny Panie Dyrektorze!”. Należy jednak pamiętać, że zwracanie się po imieniu nieco zmniejsza dystans psychologiczny i podkreśla ugruntowaną relację biznesową. Jeżeli list adresowany jest do grupy osób, wówczas dopuszczalne jest napisanie „Szanowni Państwo!”, „Szanowni Partnerzy!” i tak dalej. Używanie skrótów „Mr”, „Ms” lub inicjałów jest postrzegane jako oznaka braku szacunku, więc staraj się tego unikać.

3. Oświadczenie o celu napisania listu, jego istocie, głównej idei. To główna część listu. Tutaj piszesz wprost o samym celu napisania listu.

4. Twoje sugestie rozwiązania tego problemu, zalecenia, prośby, reklamacje. Listy biznesowe prawie zawsze wiążą się z określoną reakcją adresata (z wyjątkiem listów czysto informacyjnych). Dlatego ważne jest, aby opisać nie tylko sam problem, ale także zaproponować własne opcje jego rozwiązania. Jeśli piszesz reklamację, to poproś o podjęcie odpowiednich działań, jeśli składasz propozycję współpracy, to ją opisz możliwe opcje. Jednym słowem odbiorca Twojego listu musi nie tylko rozumieć „czego” od niego chcesz, ale także rozumieć „jak” proponujesz to zrealizować. Wtedy będzie to prawdziwy list biznesowy.

5. Krótkie podsumowanie i wnioski. Na sam koniec możemy podsumować wszystkie powyższe. Jednak nie zawsze można to zrobić bardzo krótko. W takim przypadku pisanie w kilku zdaniach tego, co już opisałeś w pierwszych dwóch akapitach, nie jest tego warte. Zapamietaj to najlepszy przyjaciel list biznesowy jest krótki. Dlatego w większości przypadków wystarczy ograniczyć się do sformułowań „mam nadzieję na udaną współpracę”, „czekam na odpowiedź w tej sprawie” i tak dalej.

6. Podpis. List biznesowy podpisuje się stanowiskiem, imieniem i nazwiskiem nadawcy z tradycyjnym zwrotem „Z wyrazami szacunku”. Możliwe są również inne opcje: Wszystkiego najlepszego”, „Z poważaniem” i tak dalej, w zależności od bliskości kontaktu z odbiorcą. Wyrażenie „Z szacunkiem” jest najbardziej uniwersalne, więc jeśli masz wątpliwości, w jaki sposób bardziej odpowiednie byłoby zasubskrybowanie, użyj tego wyrażenia, a na pewno nie przegapisz.

Nie byłoby też zbyteczne dodawanie do podpisu opcji kontaktu: inne adresy e-mail, służbowe numery telefonów, skype. Korzyścią z tego jest nie tylko to, że odbiorca w razie potrzeby będzie mógł szybko skontaktować się z Tobą w wygodny sposób, ale również to, że w ten sposób zademonstrujesz swoją otwartość i gotowość do komunikacji z adresatem.

I nie zapominaj, że oficjalne pismo to przede wszystkim dokument. Dlatego zaniedbując zasady jego opracowywania, bezpowrotnie rujnujesz reputację swojej firmy i siebie jako specjalisty.

Nieodłącznym atrybutem każdej firmy jest korespondencja biznesowa. Pracownicy każdego przedsiębiorstwa komunikują się ze współpracownikami i klientami, z dostawcami i konsumentami. Ogólnie rzecz biorąc, codzienność każdego biura z pewnością obejmuje udział w korespondencji.

Że każdego dnia większość pracowników w przedsiębiorstwach i organizacjach wysyła i odbiera liczne wiadomości, nie każdy się do tego stosuje ustalone normy i zasady ich tworzenia. Okazuje się, że poprawne i poprawne napisanie listu biznesowego nie jest takie proste. Istnieje szereg wymagań i wzorców, które są stosowane na świecie i związane z przepływem pracy. Zawierają zasady pisania listu biznesowego, a także główne punkty dotyczące projektowania.

Tworząc wiadomość do organizacji zewnętrznej lub po prostu do kolegi z sąsiedniego działu, należy przestrzegać ścisłego stylu (z wyjątkiem przyjaznej korespondencji, dla której nie ma takich ograniczeń). Nie używaj zbyt emocjonalnych słów nawet do opisania wagi transakcji czy zachwytu testowanymi produktami. List biznesowy powinien być jasny, zwięzły i powściągliwy.

Wiadomość powinna zaczynać się od adresata. Jeśli jest przeznaczony dla pracownika organizacji zewnętrznej, koniecznie należy podać jego imię i nazwisko, stanowisko odbiorcy, a także jego pełne imię i nazwisko. W przypadku gdy dokument pozostaje w firmie wystarczy nazwisko z inicjałami (można też dodać zajmowane stanowisko).

List biznesowy do organizacji zewnętrznej powinien być napisany na firmowym papierze firmowym (niezależnie od tego, czy zostanie wysłany drogą elektroniczną, czy papierową). W przypadku jego braku możesz po prostu wskazać dane nadawcy w „nagłówku” dokumentu.

Zanim przystąpisz do tworzenia tekstu, musisz przemyśleć jego strukturę, określić główne tezy i cele pisania. To znacznie ułatwi proces pisania. List powinien kończyć się podpisem, który wskazuje nie tylko imię i nazwisko nadawcy, ale także stanowisko, a także nazwę przedsiębiorstwa, które reprezentuje.

Podczas składania oferty potencjalny klient czy partnera w końcu, z pewnością należy wyrazić wdzięczność za współpracę i nadzieję na dalszą wspólną pracę.

Oprócz zasad stosowanych w korespondencji biznesowej znajdują się tam również zalecenia. Na przykład każdy dokument adresowany do konkretnej osoby powinien zaczynać się od słów „szanowany” pełnym imieniem i nazwiskiem, a nie inicjałami. Nie trzeba używać skrótów literami, na przykład pisać „uv”. lub obniżyć pozycję adresata, jego miejsce pracy.

Międzynarodowe zarządzanie dokumentami jest uważane za najtrudniejsze, ponieważ każde państwo ma swoje własne niuanse komunikacji, a język, w którym trzeba korespondować z zagranicznymi partnerami, nie zawsze jest jasny dla autora listu, dlatego trzeba korzystać z usług tłumacze. Przed skorzystaniem z usług takiego specjalisty należy wyjaśnić, czy wie on, jak napisać list biznesowy po angielsku, czy też mówimy o banalnym dosłownym tłumaczeniu. Jeśli planowane jest ciągłe utrzymywanie obiegu dokumentów zagranicznych, lepiej zatrudnić pracownika, który wie wystarczająco dużo język obcy napisać na nim list biznesowy.

Ogólnie rzecz biorąc, wykonanie zadania pod wieloma względami zależy od sposobu sporządzenia dokumentu i jego zaprojektowania. Dlatego w żadnym wypadku nie należy lekceważyć znaczenia etykiety biznesowej podczas komunikacji.

Integralną i ważną częścią współczesnej korespondencji biznesowej jest zapytanie ofertowe. Zaprezentowane w artykule próbki i przykłady sformułowań, a także wskazane zasady ich pisania, pomogą poprawnie skomponować potrzebny tekst i ułożyć go zgodnie ze zwyczajami pracy biurowej. Oferujemy Państwu przewodnik krok po kroku do pisania tego typu aplikacji.

Informacje ogólne

Pismo z prośbą jest istotne w przypadkach, gdy jego autor musi otrzymać jakiekolwiek informacje, dokumenty, zawrzeć umowę lub inne działania biznesowe od innych osób. Można go wysłać zarówno na nazwisko konkretnej osoby (kierownika, dyrektora, kierownika działu itp.), jak i na adres całej organizacji jako całości. Twoja prośba o pomoc musi być zgodna z zasadami ogólnie przyjętymi w korespondencji biznesowej.

Litera jest wizytówką firmy, nawet drobiazgi mają znaczenie. Wydrukuj go na papierze firmowym podpisanym przez osobę upoważnioną i opieczętowanym (jeśli jest dostępny). Bądź odpowiedzialny za wybór czcionki, jej wielkość i położenie tekstu na stronie. Nie zaniedbuj marginesów, czerwonej linii i akapitów. Często pierwsze wrażenie robi samo spojrzenie na dokument.

Krok 1: Określanie miejsca docelowego

Jeśli napiszesz bezosobowe pismo do konkretnej firmy, to najprawdopodobniej trafi ono do recepcji lub biura, następnie do kierownika, a na końcu do bezpośredniego wykonawcy. Podaj poprawną pełną nazwę organizacji w „czapce” tekstu, najlepiej dodać również adres siedziby.

Jak wspomniano powyżej, za najlepszą opcję uważa się wskazanie konkretnego adresata, czyli osobiście skierowaną prośbę o pomoc. Zawsze staraj się zwracać do nich po imieniu i patronimie. Na przykład „Drogi Aleksandrze Wiktorowiczu!” lub „Szanowny Panie Schwartz!”. W ten sposób, po pierwsze, wyrażasz szacunek osobie, a po drugie, prośba skierowana do konkretnej osoby nakłada na nią określone obowiązki, odpowiedzialność za jej rozpatrzenie i realizację.

W niektórych sytuacjach logiczne byłoby użycie jako adresata grupy osób, określonego zespołu lub jego części. Ma to również znaczenie w przypadkach, gdy pismo z wnioskiem jest wysyłane na kilka adresów. Używaj sformułowań takich jak: „Drodzy koledzy!”, „Drodzy księgowi!” itp.

Etap 2: Komplement

Dobrze, jeśli oficjalna prośba zawiera komplement pod adresem jej adresata. Robiąc to, wydaje się, że odpowiadasz na jego naturalne pytanie: „Dlaczego zwracasz się do mnie z tym pytaniem?”. Możesz odnotować przeszłe zasługi i cechy osobiste osoby, status firmy itp. W szczególności używaj następujących sformułowań: „Twoja firma jest wiodącym dostawcą…”, „Pomogłeś wielu w rozwiązywaniu złożonych problemów w tym obszarze…”, „Twoja organizacja jest wiodącym ekspertem na rynku w dziedzinie…” itp. Nie zapominaj, że komplement będzie odpowiedni, gdy list z prośbą (próbki i przykłady w tekście) ma niestandardowy charakter i trzeba przekonać adresata. Zwróć jego uwagę na cechy i zasługi, które są istotne dla spełnienia twojej prośby. Nie zalecamy jednak przekraczania bardzo cienkiej granicy między dobrym i słusznym komplementem a niegrzecznym pochlebstwem.

Etap 3: Uzasadnij prośbę

Każda prośba musi być uzasadniona, ponieważ adresat musi wiedzieć, dlaczego zwracasz się do niego konkretnie. Sensowne jest więc przybliżenie go do sedna sprawy. NA ten etap zalecamy wybranie trzech najbardziej przekonujących argumentów, które należy zbudować w tekście listu według schematu: średnia moc, słaba, najmocniejsza.

Żądanie może mieć różny stopień skomplikowania i trzeba być przygotowanym na to, że adresat nie zawsze będzie zainteresowany jego realizacją. W tym zakresie musi być przekonany, że jego realizacja niesie ze sobą potencjalne korzyści dla niego. Zainteresuj adresata, aby przyjął Twój dokument z pełną powagą.

Wniosek może zawierać propozycję realizacji pewnej atrakcyjnej dla niego możliwości.

Przykłady sformułowań

„Zawsze przedsiębiorczy i ludzie biznesu dążenie nie tylko do sukcesu materialnego, ale także do rozwój osobisty być na zawsze zapamiętanym przez ludzi za dobre uczynki, zdobyć ich szacunek.
„Oczywiście twoim głównym celem jest poprawa warunków życia mieszkańców miasta”. W szczególności sformułowania tego można użyć w sytuacji, gdy do posła sporządza się pismo z wnioskiem np. o udostępnienie lokalu dla przedszkole, aranżacja placu zabaw itp.

Możesz również zgłosić problem, który jest istotny dla adresata, pokazać mu, jak Twoja prośba może mu pomóc w jego rozwiązaniu lub realizacji określonych możliwości.

Zdarza się, że nie masz nic do zaoferowania drugiej stronie, albo jest to niestosowne w tym kontekście. W takim przypadku najbardziej optymalnym wyjściem jest opowieść o znaczeniu Twojej prośby. Opisz sytuację tak rzetelnie iw pełni, jak to możliwe, aby zabrała, jak mówią, za duszę. Jeśli sentymentalny moment w twojej historii nie jest a priori, podaj fakty i skup się na związkach przyczynowo-skutkowych. Opowiedz nam, co się stanie, jeśli odmówisz lub wręcz przeciwnie, zgodzisz się pomóc.

Krok 4: Złóż wniosek

Kiedy adresat jest psychicznie przygotowany na przyjęcie Twojej prośby, można to stwierdzić. Tekst powinien być krótki, unikaj długich i zawiłych zdań, a także dwuznaczności lub niedopowiedzeń. Zapytanie ofertowe (próbki i przykłady sformułowań w tekście) powinno być zwięzłe i jasne merytorycznie. Jeśli więc poprosisz o zakup jakiegokolwiek sprzętu dla firmy, podaj kompletność, cenę i ilość:

„Aby wyposażyć oddział ratunkowy, szpital potrzebuje nowego samochodu, którego koszt to 3,5 miliona rubli. Proszę, pomóż nam go zdobyć”.

Lub np. we wniosku o obniżenie czynszu należy sprecyzować: „Prosimy o obniżenie czynszu za lokal do wysokości 500 rubli. za metr kwadratowy, dopóki sytuacja gospodarcza się nie ustabilizuje”.

Etap 5: Podsumuj

Na końcu listu musisz podsumować swoją prośbę. Powtórz to jeszcze raz i skup się na tym, że adresat skorzysta, jeśli udzieli Ci żądanej pomocy. Należy jednak nieco zmodyfikować treść wniosku. Wracając do tego samego przykładu obniżenia czynszu, proponujemy następujące brzmienie:

„Jeśli zgodzisz się obniżyć czynsz do poziomu 500 rubli. za metr kwadratowy w okresie stabilizacji obecnej sytuacji gospodarczej będziesz mógł przyczynić się do zachowania ponad 20 miejsc pracy i nie poniesiesz strat z tytułu całkowita nieobecność Zapłata."

Pamiętaj, że ważne jest, aby powtórzyć nie tylko prośbę, ale także korzyść, jaką można uzyskać z jej realizacji, i to nie musi być rzeczowa. Wiele dużych firm chętnie występuje w roli sponsorów, inwestorów i prowadzi działalność charytatywną.

Uważamy, że teraz, po przestudiowaniu procesu etapami, nie będziesz mieć pytania, jak napisać wniosek. Wystarczy wziąć pod uwagę wszystkie zasady korespondencji biznesowej i niektóre niuanse. Sugerujemy również przestudiowanie innego przykładu.

Przykład

Drogi Feliksie Pietrowiczu!

Państwa przedsiębiorstwo od kilku lat organizuje praktyki przemysłowe studentów w przedsiębiorstwie, pomagając im w praktycznym wykorzystywaniu wiedzy zdobytej na uczelni.

Jako szef działu personalnego jesteś osobą zainteresowaną pozyskiwaniem nowych pracowników, młodych i obiecujących inżynierów oraz wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Dziś ten zawód jest jednym z najbardziej poszukiwanych. Wielu uczniów chciałoby poznać jego możliwości, subtelności i znaczenie.

W związku z tym prosimy o zorganizowanie spotkania głównego inżyniera z kandydatami i studentami 1-2 kursów w dniu 25 kwietnia o godzinie 17:00 na podstawie Państwa przedsięwzięcia.

Opowiadając dziś o zaletach i tajnikach zawodu, kładziesz solidny fundament pod przyszłe szkolenie specjalistów i profesjonalistów. Być może po kilku latach to właśnie jeden z nich doprowadzi Twoją firmę nowy poziom rozwój.

Z szacunkiem i wdzięcznością,

Rektor Uniwersytetu I.Zh.Bychkov

Po zapoznaniu się z informacjami o tym, jakie wymagania musi spełniać pismo z zapytaniem, próbkami i przykładami sformułowań, bez problemu poradzisz sobie z jego napisaniem w praktyce.

W dzisiejszych czasach umiejętność poprawnego napisania listu jest po prostu niezbędna, niezależnie od tego, do kogo adresowana jest Twoja wiadomość (ewentualny pracodawca, arogancki urzędnik czy bliski znajomy) oraz sposobu wysłania korespondencji (zwykłym lub e-mail ewentualnie faksem).

Opcje z przykładowymi literami można obejrzeć w sekcji „” na tej stronie. Porozmawiajmy teraz o niektórych zasadach pisania i formatowania. Listy dzielą się na trzy ogólne kategorie:

osobisty - do bliskich, członków rodziny, bliskich przyjaciół i nie tak bardzo (stosuj nieformalny styl),
półoficjalna - korespondencja z różnymi organizacjami w sprawach dotyczących Ciebie osobiście (np. z bankiem o stanie Twojego konta, z zakładem ubezpieczeń społecznych o należne świadczenia z siecią sprzedaży o odbiorze towaru itp.),
listy biznesowe (usługowe) - potrzebujesz oficjalnego biznesowego stylu prezentacji i istnieją surowe wymagania dotyczące rejestracji.

Jak napisać list osobisty

Listy osobiste pisanie jest przeważnie przyjemne, ponieważ komunikujesz się z bliską Ci rodziną i przyjaciółmi. Najpierw musisz się przywitać, samo słowo „Cześć!” jest dobre.

Jeśli spóźnisz się z odpowiedzią, uprzejmie będzie przeprosić i podać przyczyny. Jeśli jesteś już w stanie korespondencji z adresatem i zadawano Ci pytania, to czas odpowiedzieć na nie teraz. Następnie, po zdaniu wprowadzającym „Mam się dobrze”, możesz przejść do prezentacji wydarzeń, napisać o tym, co Cię martwi.

Ponieważ styl komunikacji jest nieformalny, wystarczą żarty, plotki (własna ocena wydarzeń lub opis opinii innych) i powtórzenie artykułu z magazynu o modzie. Jednym słowem używaj tego, co sprawia, że twoje pisanie jest interesujące. Emotikony, pytania typu „no, jak?”, „Naprawdę świetnie?” dobrze ożywią osobisty list.

Staraj się być szczery. Zapytaj, jak się miewa Twój adresat, zadawaj kolejno pytania, aby kontynuować korespondencję. Na koniec wyraź swoje uczucia, takie jak „kocham”, „chciałbym się spotkać”, „czekam na wiadomość” itp. Pamiętaj, aby złożyć swój podpis (często go brakuje w e-mailu), ale adresat może nigdy nie odgadnąć, od kogo jest list (nie zawsze jest to jasne po adresie e-mail). Przeczytaj ponownie list i popraw błędy, jeśli to konieczne. Zwykle denerwują ludzi i okazują brak szacunku.

Jak napisać list półformalny

pisma półformalne powinny być możliwie zwięzłe i jasno określać przedmiot. Proste i logiczne mile widziane. W złym humorze dobry list nie komponuj. I lepiej wykluczyć wszelkie liryczne dygresje z tematu i manifestację emocji, a skupić się na bazie dowodowej (szczególnie ważnej przy reklamacjach).

Radzę napisać list za pomocą komputera, a następnie wydrukować go na zwykłej białej kartce A4 i podpisać długopisem. Dozwolone są litery pisane odręcznie. W takim przypadku napisz czytelnie i dokładnie, zwłaszcza nazwisko.

Raz czytelny, łatwo się czyta. Obecnie w poważnych organizacjach dokumenty są często rejestrowane elektronicznie. Twoje nazwisko (może być piękne, ale zawiłe) jest dobrze znane tylko tobie. Jeśli podczas rejestracji twojego listu zostanie wymieniona co najmniej jedna litera w nazwisku, to elektroniczne wyszukiwanie w ogromnej bazie danych nie wydaje się znajdować twojego odwołania. I będzie problem, aby dowiedzieć się, czy w ogóle jest zarejestrowany, chociaż później odpowiedź może do ciebie dotrzeć.

Zwyczajowo wskazuje się adresata w prawym górnym rogu litery. Dam ci kilka opcji, które ci pomogą, wszystkie są ważne. Wszystko zależy od twoich preferencji i czy znasz nazwę jednostka strukturalna Lub urzędnicy adresat:

służba federalna
do pracy i zatrudnienia

Szef Służby Federalnej
taki czy taki
I O. Nazwisko

różnie

Administracja Wołgogradu
Dział taki a taki - jego nazwa

Redaktor Naczelny
Wydawnictwo „Pszyk”
E.F. Kagajłowski

LLC „Pieriepołok”
Główny księgowy
sztuczna inteligencja Kvochinskaya

dowolna osoba

Tugrikow SM
ul. Luśnaja, 207, lok. 1375,
Woroneż, 400001

Pod adresatem wpisz swoje nazwisko, imię, patronimikę, pełny adres do wysłania odpowiedzi zwykłą pocztą, lepiej też podać numer telefonu.

Jeśli już gdzieś ponownie aplikujesz, musisz to określić link do numeru i daty otrzymanego pisma(prawdopodobnie kilka). To znacznie ułatwia obsługę korespondencji, a na pewno otrzymasz odpowiedź uwzględniającą wcześniejszą korespondencję w przedmiotowej sprawie. Jest napisane „Na nr (liczby) z dnia 31.08.2014”. Link ten znajduje się po lewej stronie nad tekstem, widać go na rysunku ze schematem elementów litery.

Jeśli znasz imię osoby, do której się zwracasz, możesz rozpocząć tekst „Szanowni Państwo…!”, Następnie należy zakończyć go zwrotem „Z wyrazami szacunku”.

Jeśli istnieją jakiekolwiek dokumenty potwierdzające, należy to odnotować pod tekstem dany fakt. Wtedy w przyszłości możesz łatwo udowodnić, co dokładnie wysłałeś wraz z listem. Jakie konkretne dokumenty (lub kopie) są przesyłane, można wskazać w tekście lub bezpośrednio w obecności aplikacji. Umieszcza się go pod tekstem głównym, np.:

Stosowanie: na 2 litry. w 1 egzemplarzu.

Załącznik: kopie dowodów wpłat... za 2 arkusze. w 1 egzemplarzu.

Musisz pamiętać, że ty należy zawsze wskazać w odwołaniu:

nazwisko, imię, patronimik,
Twój adres do wysłania odpowiedzi,
numer i osobisty podpis.

W przeciwnym razie Twój list może zostać uznany za anonimowy. Takie pisma nie podlegają rozpatrzeniu, co oznacza, że nie otrzymasz odpowiedzi na swoje odwołanie. Organy są zobowiązane do udzielenia odpowiedzi w terminie nie dłuższym niż miesiąc od daty zarejestrowania Twojego pisma.

List musi być napisany przez Ciebie w duplikacie. Możesz skontaktować się z potrzebną organizacją osobiście. W takim przypadku w służbie urzędniczej (sekretariacie, biurze lub wydziale ogólnym) koniecznie poproś swoją kopię pisma o umieszczenie znaku na pokwitowaniu z datą. Lepiej odłożyć to od razu numer rejestracyjny, ale w dużych organizacjach mogą nie rejestrować listów od razu ze względu na ich dużą liczbę. Dlatego wystarczy przy składaniu wniosku opatrzyć kopię listu nazwą organizacji i datą. Jest to bardzo ważne w przypadku konieczności dotrzymania terminu lub późniejszego potwierdzenia samego faktu odwołania.

Ale nie trzeba iść gdzieś osobiście. Łatwiej będzie ci udać się do najbliższego urzędu pocztowego. W takim przypadku wyślij listem poleconym z powiadomieniem. Efekt będzie ten sam. Po chwili możesz zadzwonić do organizacji i dowiedzieć się o losie twojego listu. I nigdzie nie możesz zadzwonić, po prostu czekaj na odpowiedź.

Jeśli ostatecznie zamiast zrozumiałej odpowiedzi otrzymałeś rezygnację z subskrypcji, skontaktuj się ponownie. W urzędach monitorowany jest np. fakt ponownego odwołania się w tej samej sprawie. Lub napisz list w formie skargi, możesz spróbować wysłać go do wyższej organizacji. Takie apele są również traktowane z dużą uwagą.

Jeśli chodzi o - jest to jeden z najbardziej ważne tematy pracy biurowej i zasługuje na osobny artykuł.

Eugeniusz Pasek

*** Jeśli jesteś przyzwyczajony do zakupów przez Internet (kupowanie ubrań, telefonów, usług, rezerwacja hoteli itp.), to możesz zwrócić część swoich pieniędzy, korzystając na przykład z tej USŁUGI. Mi to pasuje.

Dziękujemy za dodanie tego artykułu do:

Więcej ciekawostek w temacie:

Do wpisu 8 komentarzy

Dziś prawie każdy aktywnie korzysta z Internetu. Ale korespondencja biznesowa nie przestała być aktualna i ważna. Został po prostu przeniesiony do innych mediów. Jak skomponować i sformatować list biznesowy, powie publikacja.

Co może zawierać wiadomość biznesowa?

Korespondencja biznesowa to przede wszystkim możliwość wymiany wszelkich opinii czy sugestii z pracownikami i partnerami biznesowymi. List może zawierać prośby, roszczenia i inne przemyślenia mające na celu wyeliminowanie nieporozumień między firmami. Ogólnie rzecz biorąc, korespondencja biznesowa jest rodzajem korespondencji oficjalnej.

Różnice w stosunku do innych liter

Główne różnice można podsumować w następujący sposób.

Styl prezentacji.
Obecność podporządkowania.
Słownictwo bez silnego wyrażania emocji.
Z reguły list zajmuje nie więcej niż jedną stronę.
Czcionka w całym tekście jest taka sama (nie mała i nie duża).
Zwykle jest sporządzony na oficjalnym papierze firmowym organizacji.

Rodzaje listów biznesowych

Listy, na które należy odpowiedzieć:

Wniosek.
Petycja.
Wymóg.
Oferta.
Odwołanie.

Listy, które nie wymagają odpowiedzi:

Informacyjny.
Powiadamianie.
Towarzyszący.
Gwarancja.
Ostrzeżenie.
Przypomnienie.

Listy handlowe. Zazwyczaj są one potrzebne w okresie obowiązywania umowy lub zawarcia umowy:

Wniosek.
Odpowiedź na prośbę.
Przypomnienie.
Prawo.
Oferta. Jest to oferta zawarcia umowy lub zawarcia umowy.
Ostrzeżenie o konieczności wypełnienia zobowiązań, wypowiedzeniu umów itp.

Listy niekomercyjne:

Zaproszenie.
Informacje o czymś.
Wyraz wdzięczności.
Zalecenia.
Wniosek.
Instrukcje.
List motywacyjny.
Wyrazy współczucia.
Gratulacje z każdej okazji.
Poręczenie.
Potwierdzenie odbioru towaru, wykonania usługi itp.

Klasyfikacja listów biznesowych według struktury:

Skompilowany według ścisłego wzorca.
Napisane w dowolnej formie.

Rodzaje w zależności od adresata:

Normalna. Wysłane do jednego adresata.
Kolektyw. Wysłane do jednej osoby, ale od kilku osób.
Okólnik. Wysłane do wielu odbiorców.

Forma listu jest następująca:

Wysyłane w zwykłych kopertach pocztowych.
Dostarczono osobiście.
wysłane jako faks.
Wysłane pocztą elektroniczną.

Jak widać, komunikat biznesowy może być sformułowany na różne sposoby iz różnymi intencjami. Ale warto zauważyć, że w niektórych przypadkach, ze względów etycznych, musi być napisany ręcznie, a nie wpisany na komputerze. Dotyczy to gratulacji i kondolencji.

Części listu

Dobry list biznesowy zawsze dzieli się na kilka części. To jest wstęp, główny i ostatni. I są ze sobą powiązane logicznie.

Z reguły część wstępna zawiera informację o okolicznościach, które doprowadziły do napisania listu. Tekst główny to sama treść, esencja przekazu. W końcowej części podsumowują wyniki, które mogą wyrażać odmowę, zgodę, prośbę itp.

Zasady pisania

Każda wiadomość biznesowa powinna być napisana w ten sposób.

Bezstronnie.
Adresowane (czyli przeznaczone dla konkretnej osoby).
Argumentował.
Niezawodnie.
Najbardziej kompletny.
Wszystkie informacje w tekście muszą być aktualne w momencie pisania.

Cechy stylistyczne

Zasady pisania listu biznesowego mówią, że konieczne jest przestrzeganie ścisłego stylu. Konieczne jest używanie tylko tych środków mowy, które są typowe dla oficjalnych dokumentów. Oznacza to, że odpowiedni będzie oficjalny styl biznesowy. Język musi mieć następujące cechy.

Oficjalność.
Dokładność dostarczonych informacji.
Obiektywność.
Zbudowany.
Informacje, ale zwięzłe.

Istotę sprawy należy przedstawić prostymi, krótkimi zdaniami, z naciskiem na czasowniki. Nie ma potrzeby przeładowywania tekstu przymiotnikami, używania mało znanych i wysoce specjalistycznych terminów, których adresat może nie rozumieć. Spowoduje to tylko negatywność i odrzucenie. Lepiej jest spróbować wyjaśnić prostymi, zrozumiałymi słowami, więcej faktów i szczegółów. Styl biznesowy nie pozwala na obecność nieinformacyjnych i „wodnych” tekstów.

Końcowej części nie należy podsumowywać niepotrzebnymi i długimi zwrotami wypowiedzi. Również nielogiczne i niespójne propozycje nie będą działać. Dlatego najlepiej wykluczyć wyrażenia przysłówkowe i partycypacyjne. Każdy akapit powinien zawierać tylko jedną konkretną myśl. Po uzupełnieniu tekstu lepiej kilkakrotnie sprawdzić go pod kątem błędów, czytając na głos list.

Wymagania dotyczące formularza

Zgodnie z zasadami listu biznesowego lepiej sporządzić go na papierze firmowym. Ma następujące główne wymagania.

W środku formularza należy wstawić herb Federacji Rosyjskiej, jeśli przedsiębiorstwo jest własnością państwa.
Pismo należy umieścić na kartce formatu A4.
Po lewej stronie pozostaw pole puste (co najmniej 3 centymetry). Jest to konieczne, ponieważ po pewnym czasie materiały zostaną złożone razem z resztą dokumentów.
Najbardziej optymalna czcionka to standardowa czcionka „Times New Roman”, rozmiar 12 i interlinia 1,5-2. Najlepiej można to zrozumieć podczas czytania.
W nagłówku listu należy podać nazwę organizacji, jej faktyczny i prawny adres, numer telefonu i adres e-mail.

Cechy konstrukcyjne

Jeśli projekt listu biznesowego zajął kilka stron, musisz numerować, zaczynając od drugiego. W tym celu zaleca się stosowanie cyfr arabskich. Kropek obok liczb nie trzeba stawiać.

Pismo musi być podzielone na akapity i, jeśli to konieczne, na śródtytuły. Tekst nie powinien wyglądać jak ciągły strumień, ponieważ będzie źle postrzegany. Akapity pokażą, gdzie kończą się i zaczynają inne myśli.

Należy pamiętać, że literówki, skreślenia i wszelkie poprawki są niedopuszczalne w korespondencji biznesowej. Będą świadczyć o analfabetyzmie i frywolności przeciwnika.

Używane detale

List zazwyczaj zawiera następujące informacje.

Pełna nazwa firmy, a nie tylko skrót.
Numer telefonu, numer faksu, konto bankowe i e-mail.
Adresat. Ponadto w przypadku celownika należy użyć nazwy firmy. Jeśli musisz podać nazwisko i stanowisko, zaleca się użycie celownika. Jeżeli odbiorca ma tytuł lub stopień naukowy, należy to wskazać przed nazwiskiem osoby.

Należy zauważyć, że każdy atrybut powinien być pisany wielką literą i w nowym wierszu.

Referencje w liście biznesowym

Formalna komunikacja powinna być zawsze utrzymana w neutralnym tonie. Odwołania do adresata powinny mieć taką samą formę. Zwroty takie jak „Dzień dobry” byłyby niewłaściwe. Jeśli chcesz się przywitać, lepiej użyć formalnego „Cześć”. Ale najbardziej kompetentną opcją jest apel z imienia i nazwiska. I nie ma znaczenia, jak długo trwa znajomość z adresatem. W liście nie można używać krótkiej formy imienia (na przykład Petya, Anya itd.).

W zachowaniu dystansu międzyludzkiego, okazaniu szacunku osobie w starszym wieku lub na wyższej pozycji pomoże odwoływanie się do „ty”. Warto jednak zauważyć, że wręcz przeciwnie, w niektórych firmach zwyczajowo używa się „ty” podczas komunikacji, nawet w liście.

Warto zauważyć, że tytuł „Szanowny Panie” nie może być używany bez późniejszego wskazania imienia i nazwiska tej osoby. Należy również unikać skrótów „Pan”, „Pani”. Jeśli musisz zwrócić się do grupy osób, możesz nie podawać nazwisk. Następnie możesz krótko napisać: „Szanowni Państwo!” Zgodnie z regulaminem, po zwróceniu się po imieniu zawsze należy postawić wykrzyknik. Na przykład podobna fraza w liście biznesowym wyglądałaby tak: „Drogi Aleksandrze Siergiejewiczu!”

W końcowej części możesz użyć różne opcje. „Z pozdrowieniami”, „Z wyrazami szacunku”, „Z nadzieją na współpracę” i tak dalej. Tutaj apele powinny być formalne, ale przyjazne.

Wykonanie ostatniej części

Bardzo ważne jest również poprawne zakończenie listu. W końcowej części musisz podsumować to, co zostało powiedziane wcześniej. Nie należy jednak rozciągać wniosków na 10 zdań. Należy pamiętać, że w stylu biznesowym ceniona jest zwięzłość i zwięzłość. Lepiej ograniczyć się do prostych zwrotów. Na przykład zostanie podanych kilka konstrukcji, które są odpowiednie w końcowej części korespondencji biznesowej. Listy biznesowe powinny być wypełniane tak poprawnie i grzecznie, jak to tylko możliwe.

Dziękuję za pomoc lub uwagę. "Pozwól mi podziękować za..." "Dziękuję!"
Zapewnienie adresata o czymś. "Chcielibyśmy z tobą pracować."
Wyraz nadziei na przyszłość. „Mamy nadzieję, że skontaktujesz się z nami tak szybko, jak to możliwe”.
Prośba o coś. „Bylibyśmy wdzięczni za zgłoszenie wyników”.
Przepraszamy za wszelkie niedogodności. "Przepraszamy za opóźnienie w płatności."

Jak pożegnać się z adresatem

Pomimo tego, że korespondencja ma charakter biznesowy, w liście biznesowym można pożegnać się na różne sposoby. Aby to zrobić, użyj tak zwanych zwrotów zamykających.

Następujące opcje są przykładami:

Z poważaniem.
Z poważaniem.
Wszystkiego najlepszego.
Życzę powodzenia w pracy.
Mamy nadzieję na kontynuację współpracy.
Byliśmy szczęśliwi mogąc służyć.

Mogą istnieć inne opcje. Tutaj wybór ostatecznej frazy jest wyłącznie kwestią gustu.

Podpisywanie

Na samym dole arkusza nadawca musi złożyć swój podpis. Ale niezwykle ważne jest, aby zrobić to dobrze, aby dokument miał oficjalny wygląd.

Należy podać stanowisko, inicjały, nazwisko, a na odwrocie złożyć podpis. Dodatkowo możesz określić dane kontaktowe (osobisty adres e-mail lub numer telefonu). To zademonstruje odbiorcy chęć komunikowania się i współpracy.

Cechy awarii

Ważne jest również, aby wiedzieć, jak napisać list biznesowy, jeśli musisz czegoś odmówić. W końcu nawet zawoalowany negatyw lub odmowa nie pozostanie niezauważona i pociągnie za sobą spalić na panewce. Po tym nie będzie można liczyć na pozytywne lub przynajmniej neutralne nastawienie do siebie. Pisząc list nie musisz ulegać emocjom. Lepiej trzymać się ograniczeń, nawet jeśli adresat jest bardzo irytujący. Listy odmowne należy zawsze czytać kilka razy, Specjalna uwaga odnosząc się do tonu wiadomości.

Przesłanie nie powinno zaczynać się od kategorycznego „nie”, w jakiejkolwiek formie. Inaczej odbiorca odniesie wrażenie, że jest nieciekawy i nie ma znaczenia. Po pierwsze, lepiej jest przedstawić niewymyślne, przekonujące wyjaśnienia. Kiedy pokrótce wymienisz przyczyny odmowy, możesz płynnie przejść do stwierdzenia faktu. Jednocześnie, zgodnie z etykietą listu biznesowego, zaleca się stosowanie następującego rodzaju sformułowań.

Niestety nie możemy spełnić Twojej prośby.
Bardzo nam przykro, ale musimy odrzucić Twoją ofertę.
Bardzo nam przykro, ale nie możemy spełnić Twojej prośby z następujących powodów.

Najlepiej na początku listu krótko określić prośbę adresata. Zrozumie więc, że naprawdę zapoznali się z jego propozycją i na pewno to doceni.

Funkcje tworzenia wiadomości e-mail

Obecnie ludzie coraz bardziej interesują się tym, jak pisze się list biznesowy, jeśli trzeba go wysłać e-mailem. W przypadku takiej korespondencji obowiązują te same zasady, które zostały wymienione wcześniej. Elektroniczne komunikaty biznesowe mają jednak swoje własne cechy.

Pole „temat” jest zawsze ważne do wypełnienia. Dzięki temu będzie jasne, o czym będzie wiadomość. Jeśli list jest przeznaczony dla nieznajomego, nagłówek powinien być interesujący. Ale ważne jest, aby nie przesadzić. Tematy takie jak „Wyjątkowa oferta właśnie teraz”, „Pilne” spowodują jedynie odrzucenie. Tytuł powinien składać się z 3-5 słów, oddając w nich istotę przekazu.

Jeśli korespondencja jest z Nieznajomy, to najpierw musisz mu powiedzieć, jak się o nim dowiedzieli i czym zajmuje się firma. Bez takiego wstępu wiadomość może zostać uznana za spam i natychmiast usunięta.

Ważne punkty w tekście najlepiej zaznaczyć pogrubioną czcionką. W takim przypadku niedopuszczalne jest stosowanie różnych kolorów.

W firmowych wiadomościach e-mail nie należy używać wielkich liter. Nawet śródtytuły i tytuł tematu nie powinny być pisane dużymi literami. To samo dotyczy zduplikowanych znaków interpunkcyjnych.

Lepiej podzielić tekst na akapity, pozostawiając między nimi pustą linię.

Im krótsza wiadomość, tym szybciej na nią zareagują.

Podpis jest wymagany. Zwykle składa się z kilku linijek w wiadomościach e-mail, zawiera imię i nazwisko oraz stanowisko nadawcy, nazwę firmy, numer telefonu i adres strony internetowej.

Do listu można dołączyć pliki tekstowe i obrazy. To bardzo wygodne, bo Dodatkowe materiały, komentarze, wyjaśnienia i szczegółowe opisy odwracają uwagę od istoty. Dlatego lepiej umieścić je nie w treści pisma, ale w załączonych plikach.

Jeśli korespondencja biznesowa trwa od dłuższego czasu i nawiązano ciepłą relację opartą na zaufaniu, użycie emotikonów w wiadomości e-mail jest dozwolone. Pomogą trochę „ożywić” i rozbroić komunikację. Ale nie należy ich nadużywać, aw listach papierowych są generalnie niedopuszczalne.

Instrukcja pisania listu

Pisanie listu biznesowego można podzielić na kilka etapów.

1. Najpierw musisz określić adresata. W tym celu w prawym górnym rogu formularza należy wpisać inicjały, nazwisko oraz stanowisko odbiorcy. Jeżeli adresatem jest organizacja, należy wskazać jej adres prawny.

2. Odwołaj się do odbiorcy. Powinien być umieszczony niżej na środku formy. Zostało już powiedziane, jakich zwrotów można użyć. Zwykle apel wygląda następująco: „Drogi Igorze Pietrowiczu!”

3. Deklaracja celu. Poniżej, w nowej linii, należy wpisać główne myśli, cały punkt, podając przyczyny odwołania. Jeśli mówimy o niektórych problemach, warto zaoferować opcje ich rozwiązania. Jeśli jest to propozycja współpracy, to trzeba wyjaśnić, jak to się stanie. Jeśli pismo odzwierciedla reklamację, warto poprosić o konkretne działania. Jednym słowem odbiorca z tekstu musi zrozumieć, czego dokładnie od niego chce.

4. Część końcowa. I wreszcie, od nowej linii, musisz wstawić końcową frazę i podpis.

List z podziękowaniami

Ten przykład pokazuje, jak może wyglądać list z podziękowaniami. Jednak ten przykład ma jedną wadę. Zamiast wersu „Do firmy sztandarowej” można było wstawić zwrot powitalny i nazwiska adresatów listu.

zapytanie

To jest przykładowy list biznesowy z prośbą. Nie ma w nim braków. Wszystkie zasady redakcyjne zostały zachowane list oficjalny. Z tekstu staje się jasne, jaki problem się pojawił i co należy zrobić, aby go rozwiązać. Wiadomość zawiera również wszystkie dane kontaktowe, wiadomość powitalną, frazę końcową i podpis.

Publikacja pokazała więc, jak pisać listy przeznaczone dla partnerów biznesowych. Należy to zrobić poprawnie i kompetentnie, aby nie stracić twarzy. W końcu od tego zależy przyszłość firmy. Ważne jest również, aby odpowiedzieć na wiadomość biznesową w odpowiednim czasie. Można to zrobić w ciągu trzech do siedmiu dni od otrzymania pisma.