Ang propesyon ng isang personal na katulong sa ulo: ano ang kawili-wili at promising para sa gawaing ito? Bakit kailangan ng manager ng personal assistant?

Ano ang dapat na isang propesyonal na executive assistant?

Larawan ng assistant ng manager. Kung ano ang dapat.

Katulong ng direktor ay isang kailangang-kailangan na empleyado para sa pinuno. Gumagawa siya ng napakaraming tungkulin at may napakalaking kapangyarihan na sa katunayan siya ang naging pangalawang tao sa kumpanya. Halos imposibleng buuin nang buo ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho. Ang isang personal na katulong ay isang hiwalay na subspecies sa hierarchy ng administrative specialty. Ang bawat tagapag-empleyo ay may sariling ideya ng isang katulong, ngunit mayroong isang pare-pareho - lahat ay nangangailangan ng isang maaasahan, dedikado at responsableng katulong na kayang gawin ang lahat ng mga gawaing pang-organisasyon at impormasyon, palayain ang tagapamahala mula sa pag-aaksaya ng oras at mahusay na lutasin ang pamantayan at hindi- karaniwang mga problema.

Bago tukuyin ang mga pagkakaiba, tukuyin natin ang mga uri ng mga posisyong administratibo. Mahalagang maunawaan kung anong uri ng administratibong propesyonal ang pinag-uusapan natin at kung anong mga tungkulin ang itinalaga sa kanya.

Business Assistant (BA)(personal assistant (PA), personal assistant) - ay kinakailangan para sa pinuno o may-ari ng malalaking kumpanya. Nag-uulat lamang sa kanyang pinuno.

Taong "malapit sa emperador", kanang kamay, tiwala, "deputy boss". Nagpaplano ng plano at iskedyul ng trabaho, isang kalendaryo ng negosyo, isang "link" sa labas ng mundo. Maaaring maging gabay, tagasalin, yaya, tagapamahala ng bahay, tagahula ng panahon, search engine, ahente sa paglalakbay, na nakapagpapasya nang nakapag-iisa.

Assistant Secretary- Kinakailangan para sa isang manager na may kawani ng kumpanya na hanggang 50 tao. Nagsusumite sa pinuno. Pinagsasama-sama ang mga tungkulin ng isang sekretarya na may mga bahagyang tungkulin ng isang katulong sa ulo. Nagsasagawa ng mga simpleng tagubilin ng ulo.

Tagapamahala ng Opisina– ay kinakailangan para sa mga katamtamang laki ng mga kumpanya na may kawani ng 30 o higit pang mga tao. Mga ulat sa parehong manager at nangungunang manager. Responsable para sa logistik ng opisina, nagpapanatili ng pangunahing dokumentasyon, maaaring magsagawa ng mga function ng isang sekretarya (pagpupulong ng mga bisita, mga tawag, daloy ng dokumento).

Receptionist- kinakailangan para sa mga kumpanyang may kawani na 50 katao, na may malaking bilang ng mga bisita. Mga ulat sa administrative director, assistant manager, office manager, management team. Nagsasagawa ng mga teknikal na gawain: nakakatugon sa mga bisita, tsaa / kape, mga tawag, pakikipag-ugnayan sa mga courier / driver.

Sa paglalarawan ng mga administratibong posisyon, sa kabila ng pagkakapareho ng mga tungkulin, mayroong isang pangunahing pagkakaiba: ang pangunahing gawain ng kalihim ay upang pamahalaan ang daloy ng impormasyon, at ang pangunahing gawain ng personal na katulong ay upang pamahalaan ang pagganap ng tagapamahala.

ANO ANG DAPAT MALAMAN NG PERSONAL ASSISTANT?

Upang tumugma sa pinakamataas na antas ng isang pinuno hangga't maaari, ang mga PA ay dapat magkaroon ng ilang mga kasanayan, katangian at kakayahan, isang uri ng karakter at, marahil ang pinakamahalaga, isang espesyal na uri ng personalidad. Kaya ano ang dapat gawin ng "man-orchestra", itong "universal soldier" at "multifunctional gadget"?

Mga propesyonal na kasanayan:

Pamamahala ng mga talaan;
pamamahala ng oras;
organisasyon ng mga kaganapan sa trabaho;
magtrabaho bilang isang kinatawan (mga tungkulin ng pangalawang tao);
kaalaman sa pananalapi;
pamamahala ng kalihiman;
pagpapanatili ng mga contact sa negosyo;
suporta sa paglalakbay;
magtrabaho bilang tagasalin;
pamamahala ng mga personal na gawain ng ulo (personal accompaniment)

Isaalang-alang natin ang mga ito nang mas detalyado.

Pamamahala ng mga talaan:

ang trabaho sa mga dokumento ay ang pagsasama-sama ng mga liham ng negosyo, mga papeles, mga pahayag, mga kontrata, mga order, iba't ibang mga ulat, atbp., na may kakayahang mula sa lahat ng mga punto ng view;
kung kinakailangan, pag-edit ng mga liham at papel na iginuhit ng boss, pag-isyu ng mga order, paghahanda ng mga presentasyon at draft na mga dokumento;
magtrabaho kasama ang koreo: pag-uuri ng mail ng boss ayon sa kahalagahan at pagkamadalian, alam kung saan ipapasa ang mga liham, kanino sasagutin kung ano, kanino magtatanong nang maganda at kanino mahigpit na hihilingin.

Pamamahala ng oras:

pag-iskedyul at pagpaplano, pag-prioritize ng mga gawain, pagsubaybay sa mga iskedyul;
pag-aayos ng mga gawain at pagpapaalala sa tagapamahala tungkol sa mga ito, pagpapaalam tungkol sa mga deadline, pagpupulong, paglalakbay at iba pang mga kaganapan sa negosyo;
pinakamainam na organisasyon ng araw ng pagtatrabaho ng ulo;
pagpaplano ng iyong sariling oras ng pagtatrabaho.

Organisasyon ng mga kaganapan sa pagtatrabaho:

paghahanda ng mga pagpupulong, negosasyon, pagpupulong, pagtatanghal na nangangailangan ng pakikilahok ng pinuno;
pagpapanatili ng mga minuto, pagpapadala ng mga abiso at mga liham ng imbitasyon sa mga kalahok sa kaganapan, na nagbibigay ng impormasyon sa mga resulta ng mga pagpupulong;
organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo.

Magtrabaho bilang isang kinatawan (mga tungkulin ng pangalawang tao):

nagtataglay hindi lamang ng mga pangunahing propesyonal na kaalaman at kasanayan, ngunit nagtataglay din ng ilang kaalaman sa iba't ibang larangan;
ang kakayahang pamahalaan: ayusin ang mga empleyado (kabilang ang mga unang tao ng kumpanya), impluwensyahan ang mga pinuno ng mga departamento at kontrolin ang pagpapatupad ng mga gawain;
pangasiwaan ang mga indibidwal na proyekto ng negosyo;
malayang lutasin ang ilang isyu sa negosyo (halimbawa, tungkol sa pagdaraos ng ilang partikular na pagpupulong);
maging isang kinatawan ng pinuno sa mga kaganapan sa negosyo, ipahayag ang kanyang posisyon at sagutin ang mga tanong;
magsalita sa ngalan ng boss, makapag-negosasyon at makipagtawaran nang tama;
kumilos nang desidido, huwag matakot na kumuha ng responsibilidad.

Pamamahala ng Secretariat:

pagtatakda ng mga gawain para sa mga driver, courier, paggawa ng mga pagbili para sa mga kaganapan, pagsasama-sama ng mga function ng isang manager ng opisina;
pagpapatupad ng mga kasunduan sa mga supplier, pakikipag-ugnay sa tamang awtoridad para sa agarang paglutas ng mga isyu sa teknikal na suporta ng proseso ng trabaho;
life support ng opisina at reception ng manager.

Pagpapanatili ng mga contact sa negosyo:

magagawang pamahalaan ang mga daloy ng impormasyon (alam kung sino at kailan maaaring konektado / laktawan sa boss, kung sino ang maaaring ilipat sa isa pang responsableng tao, at halos palaging gawin ang mga desisyon na ito sa kanilang sarili);
panatilihing abreast ang lahat ng mga kaganapan sa kumpanya;
upang protektahan ang ulo mula sa hindi kinakailangang mga contact nang walang pagkiling sa imahe ng boss at ng kumpanya;
lutasin ang anumang mga isyu sa pinakamaikling posibleng panahon - at palaging may positibong resulta;
batiin ang mga kliyente ng kumpanya, makipag-ugnayan sa kanila.

Suporta sa paglalakbay:

organisasyon ng negosyo at mga paglalakbay ng ulo (pag-isyu ng mga visa, pag-book ng mga tiket sa tren at hangin, paglilipat, mga hotel);
organisasyon ng pinaka kumplikadong logistik ng mga flight, mga charter sa parehong direksyon;
personal na kakilala sa mga pinuno ng mga airline;
organisasyon ng paglalakbay: mula sa pagbili ng mga tiket, pag-order ng mga paglilipat, hapunan hanggang sa pagpili ng mga regalo. Ang bawat paglalakbay ay sinamahan ng isang partikular na programa, pagsulat ng isang "scenario" ng paglalakbay - mula sa mga pagpupulong at mga kaganapan hanggang sa eksaktong oras ng hapunan sa isang restaurant ayon sa isang partikular na menu;
kontrol ng mga kontratista at serbisyo sa ibang mga bansa;
maingat na pagsubaybay sa mga presyo para sa pagrenta ng mga luxury car, yate, business jet, ang kakayahang makipag-ayos ng diskwento.

Magtrabaho bilang tagasalin:

pagsasalin sa mga pulong ng negosyo;
nakasulat na pagsasalin ng mga dokumento;
pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo sa isang wikang banyaga.

Pamamahala ng mga personal na gawain ng ulo (personal na suporta). Ang isang personal na katulong ay tinatawag na "personal" hindi sa pamamagitan ng pagkakataon: ang pag-andar nito ay kinabibilangan ng paglutas hindi lamang mga gawain sa trabaho, kundi pati na rin ang mga personal na takdang-aralin ng tagapamahala.

ito ay kinakailangan upang mag-navigate sa iba't ibang mga luxury service area - mula sa mga restawran hanggang sa mga regalo;
kung ang pinuno ay may mga anak, kontrolin ang gawain ng mga nannies / guro / tutor, subaybayan ang pagdalo sa mga lupon / seksyon / klase;
organisasyon ng libangan - mula sa mga rekomendasyon ng mga bansa at lugar hanggang sa pang-araw-araw na kontrol sa pagkain at paggalaw (kabilang ang organisasyon ng mga paglalakbay sa mga eroplano, mga jet ng negosyo, mga yate, mga steamship);
organisasyon ng pagpapanatili ng mga bahay ng bansa, pakikipag-ugnayan sa mga tauhan ng serbisyo;
organisasyon ng mga medikal na kaganapan (pagpaparehistro para sa mga pagsusuri sa pag-iwas, organisasyon ng mga operasyon, pananaliksik, paggamot, kontrol sa napapanahong pagkuha ng mga iniresetang gamot);
mahusay na kaalaman sa mga luxury brand at brand ng damit/sapatos/accessories - haute couture, ready-to-wear, pakikipag-ugnayan sa mga sikat na fashion designer at dayuhang fashion house, gumagana sa mga personal na sukat;
kaalaman sa pinakamahusay na Russian sculptor, artist, antigong dealers, dahil madalas mong bilhin ang kanilang trabaho bilang isang regalo;
organisasyon ng mga libangan sa sports ng boss: kagamitan na mag-order ayon sa mga personal na sukat, pagbili ng pinakabagong mga koleksyon ng mga accessories;
sundan ang pagbubukas ng mga bagong restaurant, golf course, sports car race, hippodrome schedule, key landmark event;
organisasyon ng katulad na suporta para sa mga kamag-anak ng boss, kanyang mga magulang, kaibigan, kasosyo, atbp.

Ano ang mga katangian ng pinakamahusay na executive assistant?

Ganap na debosyon- 22%. Ang pinakamahalagang katangian para sa mga pinuno ay katapatan. Katapatan, magtrabaho para sa isang ideya, hindi para sa pera, ang kakayahang basahin ang mga iniisip ng unang tao, upang matukoy ang masamang kalooban ng boss sa telepono, hindi upang bigyang-pansin ang kawalang-kasiyahan sa address ng isa kapag ang naipon na pangangati ay tumalsik dahil sa kawalan ng pananagutan. ng mga subordinates, hindi katapatan ng mga kasosyo, mga problema sa mga kamag-anak, masamang panahon, atbp.

Ang isang natatanging katangian ng isang tapat na katulong ay ang isang taos-puso at walang-humpay na pagpayag na tumulong, kahit na ang solusyon sa problemang ito ay hindi nabaybay sa kontrata.

Samakatuwid, ang mga tagapamahala, na gumagalaw sa isang landas ng karera nang pahalang o patayo, ay madalas na nagdadala sa kanila ng isang personal na katulong kung saan mayroon silang isang espesyal na relasyon sa pagtatrabaho.

sipag- dalawampung%. Responsibilidad, pagiging maagap. Ang mahalaga dito ay ang tumpak na pagsasagawa ng gawain nang walang inisyatiba, inisyatiba at personal na opinyon. Kahirapan: mayroon lamang isang pagtatangka na marinig at maunawaan ang gawain at isang minimum na oras upang malinaw na gawin ito; walang uulit ng dalawang beses.

Katalinuhan- 19 %. Ito ay isang proactive na posisyon at ang kakayahang manatiling abreast, makipag-usap sa mga kasosyo tungkol sa kasalukuyang sitwasyong pampulitika at pang-ekonomiya sa bansa at mundo, ang kakayahang malaman kung paano gumagana ito o ang teknikal na pagbabagong iyon, ang kakayahang mag-multitask, pagiging maparaan, mabilis na pagtugon sa mga hindi tipikal na sitwasyon, katalinuhan, talino, analytical mindset.

Kakayahang mag-imbak ng impormasyon- 13 %. Ang antas ng tiwala sa isang personal na katulong, bilang isang panuntunan, ay napakataas: pinagkakatiwalaan siya sa mga card ng pagbabayad at mga pin code, iba't ibang kumpidensyal na impormasyon, ang mga katulong ay kasangkot sa paglutas ng mga problema sa personal na buhay ng manager. Ang susi sa pagtitiwala ay ang pagsunod sa subordination, ang kakayahang makinig, at ang pagsunod sa pagiging kumpidensyal.

Mga contact- labing-isang%. Mga koneksyon, batayan ng mga tamang tao/organisasyon. Ang mga personal na kakilala sa mga tagapamahala ng mga restawran, sentro ng yate at airline, hotel, pondo, VIP club ay mahalaga - ginagawa nitong posible na mabilis at epektibong malutas ang mga gawain ng boss.

Sociability- walo %. Ang kadaliang kumilos, kahusayan, kakayahang umangkop, ang kakayahang makahanap ng isang karaniwang wika sa mga taong may ganap na magkakaibang katayuan. Ang isang personal na katulong ay wastong itinuturing na isang henyo sa komunikasyon. Maaari niyang makuha ang pabor ng halos sinumang tao, ilagay ang isang bastos na tao sa kanyang lugar, lutasin ang anumang salungatan at sa parehong oras ay mananatiling isang kaakit-akit at iginagalang na tao.

workaholism- 5 %. Kakayahang gumana nang aktibo sa isang hindi karaniwang mode.

Inisyatiba- 2%. Ang inisyatiba ay isang matatag na pag-aari ng isang tao na may mulat at determinadong pagnanais na ipakilala o baguhin ang isang bagay. Napansin ng mga pinuno na ang inisyatiba ng katulong ay nakakasagabal sa proseso ng pamamahala, nagdudulot ng kakulangan sa ginhawa sa boss, dahil kung ang katulong ay maaaring ayusin ang kanyang boss, ipagtanggol ang kanyang posisyon sa pakikipag-usap sa kanya, maging kapani-paniwala at nakabubuo, kung gayon hindi malinaw kung sino ang boss. dito.

Ang gawain ng isang katulong ay hindi ang pagnanais na maging isang matagumpay na yunit ng negosyo na may mga ideya, ngunit ang pagnanais na tulungan ang tagapamahala, malinaw na sumusunod sa mga utos at pagpapatupad ng kanyang mga inisyatiba.

Hitsura. Para sa karamihan ng mga tagapamahala, ang hitsura ay hindi mahalaga - sa halip, sa kabaligtaran: sinisikap nilang maiwasan ang maliwanag, "pandekorasyon" na mga katulong na magmumukhang nakakatawa sa isang seryosong negosyo na may mga kagalang-galang na kliyente. Ang mga pagbanggit ng isang "presentable" na hitsura ay matatagpuan sa isang ad sa sampu. Kadalasan, ang mga ganitong bakante ay nagmumula sa maliliit na kumpanya. Sa mga bakante para sa mga personal na katulong sa mga may-ari sa malalaking kumpanya, walang binanggit na hitsura.

Ang larawan ng isang katulong, ayon sa mga pinuno, ay isang tapat, matalinong tagapalabas, katamtamang palakaibigan, hindi madaldal, masipag.

Anong mga personal na katangian ang dapat magkaroon ng isang katulong:

ang kakayahang sumunod, madama ang kalooban;

Marahil, wala ni isang modernong direktor, manager, boss ang hindi na maisip ang kanyang buhay nagtatrabaho nang walang personal na sekretarya. Una, ang pagkakaroon ng isang katulong ay napaka-prestihiyoso. Pangalawa, ang isang talagang may kakayahan at responsableng sekretarya ay nagiging "kanang kamay" ng boss, isang kailangang-kailangan na tao sa negosyo at, higit sa lahat, isang garantiya na palagi kang nasa oras, hindi makakalimutan ang anuman, at palaging panatilihin ang iyong daliri. sa pulso. Sumang-ayon, ito ay napakahalaga sa galit na galit na bilis ng modernong buhay. At sa wakas, maaari mong palaging i-redirect ang isang hindi gustong tawag sa telepono sa sekretarya, turuan ang isang katulong na makipag-usap sa isang hindi kasiya-siyang kliyente, o hilingin sa isang katulong na ayusin ang isang personal na pagdiriwang. Napaka maginhawa, tama?

Kalihim, referent, tagapamahala ng opisina, personal na katulong: pangkalahatan at mga pagkakaiba

Tulad ng napansin mo, ang parehong manggagawa sa opisina ay maaaring tawaging iba. Nagbabago ba ang kakanyahan ng mga tungkuling ginagampanan mula sa kung ano ang tunog ng posisyon? Alamin natin ito.
Ang salita " kalihim” ay nagsasaad ng posisyon ng isang tao na tinanggap ng isang indibidwal o kumpanya upang pamahalaan ang mga talaan, tumulong sa pagsusulatan, ayusin ang mga pagpupulong at mga kaganapan, sundin ang mga personal na tagubilin ng isang tagapamahala, tumanggap ng mga tawag sa telepono, atbp. Sa pangkalahatan, ang isang sekretarya ay isang napakaraming nalalaman at pangkalahatang termino na kinabibilangan ng maraming posibleng mga responsibilidad sa trabaho. Samakatuwid, kamakailan ay naging pangkalahatang tinatanggap ang paggamit ng mga naturang konsepto bilang isang assistant secretary at isang office manager.
Namumuno sumangguni kadalasang kinabibilangan ng: pagsasagawa ng mga pag-uusap sa telepono, pagsusulatan sa negosyo, pag-aayos ng mga paglalakbay sa negosyo para sa ulo, kontrol sa dokumento, pagtanggap ng mga bisita, pag-aayos ng mga kaso, pagtatrabaho sa mga kagamitan sa opisina. Sa pangkalahatan, ang secretary-referent ay isang technical performer. Iyon ang dahilan kung bakit ang mga aplikante na walang mas mataas na edukasyon, mga espesyal na kasanayan at kahit na walang karanasan sa trabaho ay madalas na dinadala sa posisyon na ito.
Ngunit para sa trabaho tagapamahala ng opisina kinakailangan ang espesyal na kaalaman, halimbawa, sa larangan ng trabaho sa opisina at pamamahala ng dokumento. Ang mga tungkulin ng naturang sekretarya ay mas malawak kaysa sa isang referent.
Personal na katulong ay dapat magkaroon ng mas malalim na mga kasanayan, personal at propesyonal na mga katangian, dahil ang mga katulong ay ang mga taong naaalala ang lahat at palagi, kung saan nakasalalay ang tagumpay ng isang pulong ng negosyo ng isang tagapamahala o pagdiriwang ng isang anibersaryo, at na sumasama sa kanilang boss halos palagi at saanman.
Sa pamamagitan ng paraan, ito ay nagkakahalaga ng pagpuna sa katotohanan na sa mga libro ng trabaho (napapailalim sa opisyal na trabaho, siyempre) bihira silang gumawa ng mga entry na "assistant manager" o "referent". Kadalasan, ang ganitong posisyon ay naitala bilang "sekretarya sa ulo."

Ano ang mga kinakailangan para sa mga potensyal na kalihim?

Kung naghahanap ka ng trabaho bilang isang sekretarya, dapat mong malaman ang hindi bababa sa mga pangunahing kinakailangan na inilalagay ng mga employer sa mga aplikante. Siyempre, ang bawat indibidwal na kaso ay naiiba sa maraming mga nuances, at nakikita ng bawat pinuno ang kanyang sekretarya sa isang espesyal na liwanag. Para sa ilan, ang pagkakaroon ng mas mataas na edukasyon ay hindi mahalaga, ang iba pang mga boss ay naglalagay ng kaalaman sa unahan, para sa ilan ay mahalaga lamang kung anong uri ng kape ang iniluluto ng kalihim o kung paano siya (siya) tumingin. By the way, narito ang kailangan mong malaman. Maaaring sabihin sa iyo ng isang tagapag-empleyo nang mahabang panahon at masigasig tungkol sa kung ano ang kailangan niya mula sa isang sekretarya at kung ano ang iyong gagawin, ngunit hindi dapat bigyang-pansin ng mga mambabasa ng MirCouncils ang mga talumpating ito. Maniwala ka sa akin, marami kang mga responsibilidad sa iyong mga balikat, higit pa sa inilarawan sa paglalarawan ng trabaho at kung ano ang sinabi sa iyo. Ginagawa ito upang hindi matakot ang isang potensyal na empleyado. Ang pagkalkula ay ginawa sa katotohanan na sa proseso ng trabaho ay magiging mas madali para sa iyo na "ihagis" ang isang bagong tungkulin o ipagkatiwala sa iyo ang pagpapatupad ng mga espesyal na takdang-aralin (walang isang boss ang magsasabi sa iyo sa isang pakikipanayam na magkakaroon ka upang ipaalala sa kanya ang mga petsa ng kapanganakan ng kanyang asawa at mga mistress, ngunit sa pagsasagawa ito ay magiging ganoon).
Kaya narito ang mga pangunahing kinakailangan. Dalawang beses akong nag-aplay para sa posisyon ng sekretarya, at pareho silang magkapareho:

nakatapos ng mas mataas na edukasyon (well, sinong manager ang nagnanais na ang kanyang katulong ay lumiban sa sesyon sa pinaka hindi angkop na sandali?);
karanasan sa trabaho (opsyonal, ngunit lubos na kanais-nais);
kaaya-ayang hitsura;
Kakayahang magtrabaho sa mga kagamitan sa opisina, kaalaman sa mga programa sa computer, mga kasanayan sa Internet;
mga kasanayan sa komunikasyon, karampatang pagsasalita, ang kakayahang ipahayag ang kanilang mga saloobin nang pasalita at nakasulat;
kaalaman sa isa o higit pang wikang banyaga;
edad mula 18 hanggang 35 taon;
, isang responsableng diskarte sa pagpapatupad ng mga gawain, isang pagnanais na matuto;
ang pagkakataong magtrabaho sa labas ng pamantayan (kaya, ang mga babaeng "pamilya" na nag-aaplay para sa posisyon ng kalihim ay bihirang interesado sa mga employer).

Gaya ng sinabi ko, ito ay isang napaka-pangkalahatang listahan ng mga kinakailangan para sa isang potensyal na referent, at ang bawat employer ay may kanya-kanyang sarili. Hindi mo dapat tanggihan ang isang pakikipanayam kung makakita ka ng isang bagay sa listahang ito na hindi ka masyadong magaling. Maniwala ka sa akin, ang iyong iba pang mga kalakasan ay mabilis na sasakupin ang lahat ng iyong mga kahinaan.

Kasaysayan ng aking karera

Noong nagtapos ako sa unibersidad, wala akong karanasan sa trabaho o kumpiyansa na mabilis akong makakakuha ng trabaho kahit man lang sa ilang kompanya. Samakatuwid, nang tawagan ko ang unang ad na nakita ko sa tekstong "Kinakailangan na sekretarya para sa pinuno ng isang beer at non-alcoholic plant" at agad akong inanyayahan para sa isang pakikipanayam, labis akong nagulat. Lalo akong nagulat nang, pagkatapos ng panayam, inalok akong pumasok sa trabaho sa parehong araw. Natural, pumayag ako. Bagay sa akin ang suweldo, estudyante kahapon, nagustuhan ko ang direktor, at ang trabaho ay tila walang alikabok. Marami ang bago para sa akin, wala akong masyadong alam at kailangan kong matuto sa sarili kong mga pagkakamali, dahil walang tumulong at magmumungkahi. Ako ay lubos na nagpapasalamat sa koponan at sa direktor para sa katotohanan na sila ay nakikiramay sa aking mga maling kalkulasyon at hindi nanghuhusga nang mahigpit para sa mga pagkakamali at pagkukulang. Sa prinsipyo, nakayanan ko ang lahat ng mga pangunahing tungkulin na "mahusay": negosasyon, sulat sa negosyo, pagpaparehistro ng mga sertipiko ng paglalakbay, pagtanggap ng mga bisita, nagtatrabaho sa kagamitan sa opisina, tsaa at kape para sa direktor at sa kanyang mga bisita. Sa pangkalahatan, hindi ako nagsagawa ng anumang matinding takdang-aralin, hindi humarap sa mga isyu ng tauhan, sa iskedyul at nagkaroon ng lehitimong oras para sa tanghalian. Unti-unti, sinimulan kong matuklasan ang "sa likod ng mga eksena" ng buhay ng mga matataas na opisyal ng negosyo. Nakuha ko ang paggalang sa pamamagitan lamang ng aking mga aksyon, kahit na hindi ko itatago, mayroon ding mga kasamahan na nahihiya na sabihin sa akin ang isang bagay na labis o nakakasakit, dahil ako ay pinakamalapit sa boss, at lahat ay natatakot sa kanya.
Halos isang taon akong nagtrabaho bilang sekretarya ng direktor, pagkatapos ay na-promote ako at inilipat sa ibang departamento. Nang umalis ako sa posisyon ng kalihim, marami akong alam at sigurado na kung kailangan kong magsimula muli, mayroon akong karanasan at kaalaman. Ang isang resume na may ipinahiwatig na posisyon ng sekretarya sa ulo, na ipinadala makalipas ang ilang taon sa Internet, ay ginawa ang trabaho nito at ako ay inanyayahan na magtrabaho bilang isang personal na katulong sa direktor sa isang malaking istraktura ng komersyal. Ang aking karanasan sa trabaho at kaalaman sa mga wikang banyaga ay naging pangunahing pamantayan para sa aking tagumpay sa kompetisyon para sa isang bakanteng posisyon.
Gaya ng inaasahan ko, ang posisyon ng isang personal na katulong ay sa panimula ay naiiba sa posisyon ng isang regular na sekretarya. Hindi ko na kailangang sagutin ang mga pangkalahatang tawag, gumawa ng tsaa para sa boss, magpa-photocopy ng mga dokumento o mag-sign ng mga sobre upang magpadala ng mga sulat, na dati kong ginagawa sa planta. Agad akong "nilublob" sa personal na buhay ng boss, sa pag-aayos ng lahat ng kanyang mga pagpupulong at mga kaganapan, at pagsasagawa ng mga espesyal na takdang-aralin (halimbawa, pagkuha ng regalo para sa anibersaryo ng kanyang kaibigan o pagsasabi ng masamang balita sa isang kasamahan). Ang aking sinukat na iskedyul ng buhay ay kapansin-pansing nagbago. Kinailangan kong magtrabaho ng 10 oras sa isang araw nang walang tanghalian o coffee break. Sa bisperas ng mga pista opisyal, ang pag-upo sa opisina nang huli, pagpirma ng mga postkard, ay itinuturing na normal, at ang pagtatrabaho sa katapusan ng linggo ay isang natural na proseso. Sinamahan ko ang direktor sa mga kaganapan, inayos ang kanyang mga paglalakbay sa ibang bansa, kasama ang mga kasosyo, binili at ibinenta, hinarap ang daan-daang mga hangal na ulat. Pinakamahalaga, nag-adjust ako sa patuloy na pagbabago ng mood ng boss, at upang maiwasan ang kanyang galit, sinubukan kong gawin ang aking trabaho nang mabilis, mahusay at perpektong hangga't maaari. Napakahusay kong mag-organisa, at palagi akong hinihiling na mag-organisa ng isang bagay. Isa akong tagasalin nang dumating ang mga dayuhang kasosyo sa amo. Sa pangkalahatan, ang hindi ko lang ginawa bilang isang personal na katulong. Ngayon naaalala ko ang lugar ng trabaho na ito nang may pasasalamat, sa kabila ng lahat ng mga nerbiyos, maliliit na problema at paninisi. Ito ay isang tunay na paaralan ng buhay, na sa wakas ay nagpalaya sa akin, nagturo sa akin na makipag-usap sa mga tao na may iba't ibang antas at ranggo, nagbigay sa akin ng isang napakahalagang tindahan ng kaalaman at kasanayan.
Kung ikukumpara ang dalawang trabaho, dalawang posisyon, masasabi kong may kumpiyansa: ang pagiging isang ordinaryong sekretarya ay nakakabagot at nakagawian (bagaman sa bawat isa, siyempre), ang pagiging isang katulong sa pinuno ay kawili-wili, nagbibigay-kaalaman, at kapaki-pakinabang. Matapos ang paaralan na "natapos ko", madali akong nagpunta sa promosyon, nagsimula silang mag-alok sa akin ng mga kagiliw-giliw na posisyon, inanyayahan ako sa mga magagandang proyekto. Nagtatrabaho bilang isang ordinaryong sekretarya, hindi ko natanggap ang mga positibong emosyon na sinamahan ko sa buong trabaho ko bilang assistant director. Naniniwala ako na hindi walang kabuluhan na dumaan ako sa landas na ito mula simula hanggang wakas, pinakintab ang lahat ng aking paunang kaalaman at pinalakas ang mga bagong kasanayan. Natagpuan ko ang aking sarili, ako ay naging isang kailangang-kailangan na tao, nakuha ko ang paggalang ng koponan at ng boss. Ito ay nagkakahalaga ito, talaga.

Isa sa mga pinaka-prestihiyosong propesyon at sa parehong oras ay tila medyo madali para sa karamihan - isang personal na sekretarya o katulong. Kung tungkol sa prestige, tama ka. Tulad ng para sa liwanag - isang mapanlinlang na impression. Madali lang maging... masamang katulong. Paano maging isang bituin sa propesyonal na kalangitan?

Sagot

Ang posisyon ng isang personal na katulong sa pinuno ay may mataas na katayuan sa kumpanya. Ang personal na katulong ay nasa sentro ng buhay ng opisina ng organisasyon, at maraming pansin ang ibinibigay sa kanyang tao. Ang pakikipag-usap sa mga unang tao ng mga kumpanya at ang responsibilidad na pinapasan ng isang personal na katulong ay nangangailangan ng malaking kaalaman at kasanayan. Mahirap i-overestimate kung ano ang isang malaki at mahalagang halaga ng gawaing administratibo, kinatawan, pamamagitan ng ginagawa ng katulong.

Anuman ang laki ng organisasyon, ang saklaw ng personal na katulong ay minsan ay pinalawak sa isang lawak na hindi lamang siya gumaganap ng isang karaniwang hanay ng gawaing pang-administratibo, ngunit kadalasan ay maraming malikhaing gawain. Sa kanyang trabaho, matagumpay na maipapatupad ng katulong ang pananalapi, pangangasiwa, pamamahayag, PR, mga tungkulin sa pagsasalin, lalo na kung ito ay isang kaluluwa at may mga talento, kaalaman at kasanayan. Ang lahat ay nakasalalay sa kung paano ipakita ang sarili sa lugar ng trabaho, sa laki ng mga aktibidad ng agarang superbisor, gayundin sa pag-unawa, o sa halip ng tao at propesyonal na pagtanggap at paggalang na nabubuo sa pagitan ng katulong at ng kanyang agarang superbisor.

Mahalagang impormasyon tungkol sa suporta sa impormasyon ng ulo makikita mo sa materyal dito.

Bilang karagdagan sa malaking responsibilidad, ang posisyon ng isang personal na katulong sa ulo ay naglalaman ng magagandang pagkakataon: pagtatatag ng mga kagiliw-giliw na mga contact, pakikipag-usap sa mga tao ng iba't ibang mga katayuan, madalas na medyo mataas, permanenteng pananatili, tulad ng sinasabi nila, "sa paningin", pag-unlad ng organisasyon at mga kasanayan sa pamumuno, ang pagkakataong lumago sa anumang posisyon sa anumang lugar kung saan maaari mong ipakita ang iyong mga kakayahan at aktibidad. Sa pagtatrabaho sa opisina ng tagapamahala, maaari mong "masusing tingnan" ang iba't ibang mga propesyonal na lugar ng aktibidad sa loob ng kumpanya, matukoy ang iyong mga lakas at interes, at magsimula ng isang matagumpay na pagsisimula ng negosyo sa iyong karera. Ang isang may talento at may layunin na empleyado ay ginagarantiyahan ang paglago ng karera at mas mataas na kabayaran sa pananalapi para sa lahat ng kanyang mga pagsisikap.

Anong mga personal na katangian ng isang empleyado sa posisyong ito ang may mahalagang papel?

Upang magsimula, nararapat na tandaan na kadalasan ang mga batang babae ay nagtatrabaho bilang mga personal na katulong. Ang mga likas na katangian na likas sa babaeng kasarian, lalo na: tumuon sa mga relasyon ng tao, komunikasyon, kakayahang mahulaan ang maraming maliliit na bagay, alagaan ang mga tao, kalkulahin ang pag-unlad ng sitwasyon ng ilang hakbang sa unahan, pananaw, intuwisyon - maaaring maglingkod ng mabuti sa mga kababaihan sa kanilang mga propesyonal na aktibidad.

Dapat ding isaalang-alang na dahil ang isang babae ay nagsimulang bumuo ng isang matagumpay na propesyonal na karera, kailangan niyang bigyang-pansin ang mga salik na tradisyonal na nakatuon sa mga lalaki kapag sila ay nagtagumpay sa isang partikular na larangan ng negosyo, lalo na. - sa kakayahan, ang kakayahang ipakita ang sarili nang tama, ang kakayahang maging nakatuon sa resulta.

Paano magtagumpay sa posisyon ng personal na katulong at lumikha ng isang mahusay na pundasyon para sa iyong matagumpay na karera?

Pinakamataas na programa

Huwag kalimutan na walang mga hindi produktibong lugar ng aktibidad, may mga pabaya na empleyado. Kung paanong walang boring na buhay, may mga taong boring. Pinagkalooban ng kalikasan ang babae ng maraming mahahalagang kakayahan.

Ano ang mahalaga ngayon para sa tagumpay ng negosyo ng isang babae?

Hindi ka dapat umasa lamang sa panlabas na data, kahit na ang isang kaakit-akit at maayos na hitsura, ang kakayahang ipakita ang iyong sarili, siyempre, ay maglilingkod sa iyo nang maayos.

Ang isang matagumpay na tao ay palaging nakakaalam ng tatlong bagay:

kanilang kakayahan at talento,
ang iyong mga ambisyon at layunin
ang kanilang mga mapagkukunan ng bagong kaalaman at kasanayan, iyon ay, mga pagkakataon para sa paglago.

Kinakailangan din na malinaw na maunawaan kung ano ang ibig mong sabihin sa konsepto ng "tagumpay" para sa iyong sarili. Ito ba ay isang kalmadong gawain o ang pangangailangan na patuloy na lutasin ang mga bagong problema, ipakita ang katalinuhan at inisyatiba at manatili sa gitna ng mga kaganapan. Sa pamamagitan ng paraan, kung ang huli ay hindi mo gusto, kung gayon ang posisyon ng isang personal na katulong ay hindi para sa iyo.

Ang pag-unawa at pagkilos ang dalawang makina ng tagumpay. Ang isang matagumpay na tao ay aktibo sa DITO at NGAYON. Hindi niya kailangang maghintay ng pagkakataon na patunayan ang kanyang sarili. Siya mismo ang lumikha ng mga pagkakataong ito para sa kanyang sarili, kinakalkula ang mga ito mula sa katotohanan sa paligid niya, dahil ang pokus ng kanyang paningin ay sapat na malawak, at siya ay bukas upang mapansin ang maraming bagay sa paligid at gumamit ng mga sitwasyon.

Gumawa ng higit pa sa inaasahan sa iyo sa trabaho. Ang ganitong passive na diskarte sa negosyo ay hindi para sa isang taong nagsusumikap para sa anumang propesyonal na taas. Tanungin ang iyong sarili ang tanong: ano ang inaasahan mo sa trabaho? Ang sagot ay maaaring: karapat-dapat na kabayaran, kasiyahan mula sa antas ng komunikasyon, panlipunan at iba pang mga benepisyo na ibinibigay ng trabaho, pagkilala sa mga merito ng isang tao mula sa pamamahala, sa kapaligiran. Pagkatapos ng lahat, ang personal na tagumpay ay hindi nakasalalay sa posisyon na kinuha, ngunit sa ang lalaki mismo.

Pag-isipan kung paano ka magiging mahusay, kung paano mo mapapabuti ang iyong daloy ng trabaho, kung anong uri ng kapaligiran ang magagawa mo sa lugar ng pagtanggap, ibig sabihin, kung anong mga hakbang ang maaari mong gawin upang epektibong malutas ang mga problema sa trabaho. Narito ang mga punto ng paglikha ng mga sitwasyon at pagkakataon para sa iyong tagumpay.

Kapag ang isang tao ay kumilos hindi lamang sa loob ng balangkas ng kung ano ang kinakailangan sa kanya sa trabaho, ngunit inilalagay sa unahan ang kanyang mga inaasahan mula sa trabaho, ang kanyang mga hangarin para sa paglago at pagsasakatuparan sa sarili, pagkatapos ay pinamamahalaan niyang ipakita kung ano ang kanyang kaya, makuha ang tiwala at pagkilala ng lipunan sa kanyang sarili bilang isang espesyalista, isang ambisyosong empleyado.

Ang pinakamahalagang aral ng personal na paglago: gusto mong matuto - pag-aralan, lapitan, magtanong, linawin, humingi ng master class, subukang gumawa ng bago, higit pa, ngunit walang mag-aalok sa iyo ng mentoring, pagsasanay o propesyonal na payo muna. Ang inisyatiba, mga tanong, mungkahi ng "pagsubok sa panulat" o pagtulong sa isang naitatag na propesyonal upang maunawaan ang karunungan ay dapat magmula sa "mag-aaral", dahil ang mag-aaral ang naghahanap ng isang guro, at hindi kabaligtaran!

Kaya, ang recipe para sa tagumpay sa propesyon ay napaka-simple - upang mapagtanto na ikaw mismo ay may malaking papel sa mga sitwasyon at kalagayan ng iyong pag-iral. Ang iyong pag-unawa sa kung anong kapaligiran ang pinakaangkop sa iyong mga adhikain at layunin, pag-unawa sa iyong mga lakas, pagiging sensitibo sa nakapaligid na katotohanan - lahat ng ito ay may mahalagang papel sa paglikha ng mga kanais-nais na pagkakataon para sa pagsulong sa landas ng tagumpay. Sa kasong ito, ikaw ay uri ng modelo ng iyong senaryo sa buhay, pinupuno mo ito ng mga ideyang iyon na mahalaga sa iyo. Ang lahat ng mga ideyang ito ay nakapaloob sa mga bagay na iyon, kundisyon, mga taong nagsisimulang palibutan ka alinsunod sa takbo ng mga kaganapan na iyong inayos para sa iyong sarili o may malinaw na ideya na ayusin. Pagkatapos ng lahat, ang isang tao mismo ang pipili ng paraan ng pamumuhay.

Malinaw na magagawa mo lamang ang gusto mo nang maayos. Kaya - higit pa. Simula upang makakuha ng isang lasa ng negosyo, upang tamasahin ang mga positibong resulta ng iyong mga pagsisikap, matutuklasan mo ang iyong mga personal na lihim ng tagumpay. Pagkatapos ng lahat, ang lahat ay napaka-indibidwal. Ang indibidwalidad na ito ay ikalulugod mong tuklasin at paunlarin sa iyong sarili nang hakbang-hakbang.

Personal na katulong: dalawang magic wand

Para sa isang executive assistant, dalawang kasanayan ang lalong mahalaga: pagtatrabaho sa impormasyon at pakikipagtulungan sa mga tao. Pareho sa mga kasanayang ito ay nagiging katumbas ng halaga sa mga wand ng isang mahuhusay na katulong.

Paggawa gamit ang impormasyon: ito ay hindi gaanong mahalaga na magkaroon ng maximum na halaga nito at tandaan at panatilihin ang marami sa isip, ngunit upang malaman kung saan mo ito mahahanap sa tamang oras. Ang katotohanang nabubuhay tayo sa panahon ng Web ay nagpapadali sa ating buhay. Pagkatapos ng lahat, ang impormasyon o isang pahiwatig tungkol sa mahahalagang mapagkukunan nito ay matatagpuan gamit ang mga mapagkukunan ng World Wide Web, kaya ang mga kasanayan sa paghahanap ay nasa unang lugar ngayon. Ang mga kasanayang ito ay dapat na dalubhasa sa pagiging perpekto. Hanapin ang impormasyong kailangan mo, i-highlight ang pangunahing bagay sa isang malaking daloy ng impormasyon - ito ay mahalagang kasanayan ng modernong katulong. Paano makamit ang karunungan sa gayong mga kasanayan? Ang dami pang practice - mas maganda ang gagawin mo. At higit pa. Maging interesado!

Mahalagang huwag mag-panic nang maaga kapag nahaharap sa isang bagong problema. Maghanap ng impormasyon, isipin, unawain. Ang isang optimistic at cognitive na diskarte ay mahalaga dito. Lalo na kapag madalas mong kailangang lutasin ang mga bagong problema. Ngunit kung hindi mo ito magagawa at hindi mo ito gusto, kung gayon ay pinili mo ang maling trabaho. Pagkatapos ng lahat, ang gawain ng isang personal na katulong ay nagsasangkot ng inisyatiba, malikhain at positibong pag-iisip. Ito ay isang trabaho para sa mga mahilig mag-isip at malutas ang iba't ibang mga problema. Isa itong trabaho para sa mga mahuhusay na organizer, creator na epektibong makakayanan ang stress, mapawi ang mga paghihirap at wala nang iba pa.

Pangalawang magic wand - kakayahang makipag-usap sa mga tao - ito ay mas kumplikado at kawili-wiling tool.

Mahalaga para sa isang personal na katulong makahanap ng isang karaniwang wika sa iba. Upang mabisang makipag-usap, kailangan mong magkaroon ng kahanga-hangang katangian ng karakter bilang pakikisalamuha, ibig sabihin, ang kakayahang madaling gumawa ng mga contact. Mahirap para sa isang sarado, hindi nakikipag-usap na tao na magtrabaho bilang isang katulong, dahil sa pangangailangan na makipag-usap sa isang malaking bilang ng mga tao na may ganap na magkakaibang katayuan. Kabilang sa mahahalagang personal na katangian ng isang katulong kagandahang-loob, kagandahang-loob, kagandahang-loob, kagandahang-loob, pansin sa kausap. Palagi silang lumilitaw hindi lamang sa mga personal na contact, kundi pati na rin sa mga pag-uusap sa telepono. Ang mga katangiang ito ay lumilikha ng isang kanais-nais na kapaligiran sa silid ng pagtanggap ng ulo, sa opisina at tumutulong sa pagkuha ng suporta, epektibong pakikipag-ugnayan sa mga tao at ang katuparan ng isang intermediary mission sa pagitan ng ulo at ng mga taong nakapaligid sa kanya.

Ito ay nagkakahalaga ng pagpuna na ang mga kababaihan ay likas na mabubuting sikologo at "mga espesyalista sa relasyon ng tao." Subconsciously, karaniwang nauunawaan nila kung anong uri ng tao ang nasa harap nila, at depende dito ay pipili sila ng isang linya ng pag-uugali. May kinalaman man ito sa manager o empleyado, mas mabuting sumunod sa pinakatamang istilo ng pag-uugali.

Isa pang mahalagang punto - kakayahang pangalagaan ang mga tao, ang kakayahang maging isang diplomat, upang magpakita ng taktika, upang mahanap ang tamang tono, upang maunawaan ang mood ng mga tao sa paligid mo at ang estado ng mga bagay. Bakit may pakialam sa mga tao? Kailangan bang ipakita ng isang assistant manager ang mga himala ng pasensya at pangangalaga ng isang yaya-nurse? Bahagyang oo. magtrabaho para sa iyo pagtulong. Ito ang iyong pangunahing tungkulin. Kapag nag-aayos ng isang bagay, kailangan mong kalkulahin ang lahat ng mga nuances, na parang ginagawa mo ang lahat para sa iyong sarili. Hindi mo maaaring tanggalin ang ilang mga tanong, detalye at isipin na doon, on the spot, ang mga tao mismo ang makakaalam nito. Dapat nating subukang hulaan ang lahat sa maximum, lahat sa pinakamaliit na detalye. Napakahalaga ng gawaing ito. Pagkatapos ng lahat, ang kakayahang pangalagaan ang mga tao ay hindi para sa lahat. Ito ay isang napakahirap na gawain para sa isang assistant manager.

Sa likas na katangian ng isang babae ay namamalagi tulad ng isang kalidad bilang ang kakayahan at pagnanais na mapabuti ang lahat. Naniniwala siya na kung may umiiral o gumagana sa isang paraan o iba pa, maaari itong mapabuti. Bilang isang patakaran, sinusubukan niyang makamit ito sa kanyang sarili at handang hikayatin ang iba na gawin ito. Ang kahanga-hangang katangian ng isang babae ay nagbibigay sa kanya ng mahusay na mga pagkakataon upang bumuo ng kanyang mga katangian ng pamumuno at umakyat sa hagdan ng karera.

Gusto kong tandaan na para sa propesyonal na tagumpay sa halos anumang negosyo, kailangan mong maging bihasa sa sikolohiya ng babae at lalaki. Mahalaga ito, una, upang malinaw na maunawaan ang sariling mga pakinabang at lakas na likas sa kalikasan, at, pangalawa, upang epektibong makipag-usap sa mga tao, na isinasaalang-alang ang mga kakaibang estilo ng pag-iisip at pag-uugali ng lalaki at babae. Ang mahalagang kaalaman na ito ay tutulong sa iyo na makahanap ng isang karaniwang wika, pag-unawa at suporta hindi lamang sa trabaho, kundi pati na rin sa iyong personal na buhay, na napakahalaga para sa bawat babae.

Magtrabaho para sa malikhaing kalikasan

Ang sandali ay napakahalaga para sa isang babae pagkamalikhain. Ang isang bihirang babae, dahil sa mga katangian ng kanyang pagkababae na ibinigay sa kanya ng kalikasan, ay sasang-ayon na magsagawa ng nakakainip na gawain. Ano ang paglikha at bakit madalas tayong naghahanap ng malikhaing gawa? Ano ang ibig nating sabihin sa konseptong ito? Minsan lumalabas na ang ibig nating sabihin ay kalayaan sa konseptong ito. Kalayaan na lumikha, maihayag at mapagtanto ang sarili.

Sa katunayan, madalas na kailangan natin hindi lamang magsagawa ng ilang ordinaryong, pang-araw-araw na mga pag-andar, ngunit din upang lumikha, lumikha at, higit sa lahat, upang makita ang huling resulta, ang "produkto" ng ating aktibidad, upang matanggap mula sa " consumer" ng "produktong" isang tugon, ang kabaligtaran na komunikasyon, pagpapahalaga sa mga namuhunan na pagsisikap. Para sa ilang mga tao, bilang karagdagan, mahalagang gumawa ng isang bagay "mula at hanggang", at hindi lamang maging isang cog sa isang malaking makina at ilagay ang iyong maliit na bahagi sa karaniwang dahilan. Sa proseso ng iyong propesyonal na pagpapasya sa sarili, dapat mong mahanap ang sagot sa tanong - Ano ang mahalaga sa iyo nang personal sa iyong trabaho?

Kaya, tungkol sa pagkamalikhain. Sa kabutihang palad, ang pagtatrabaho bilang isang assistant manager ay nangangailangan ng kakayahang mag-isip at gumawa ng mga desisyon nang nakapag-iisa, at hindi na kailangang magreklamo tungkol sa kakulangan ng isang malikhaing larangan ng aktibidad.

Maghanap ng isang paraan sa labas ng isang sitwasyon, kung minsan ay hindi pamantayan, mag-alok ng ideya, kung kinakailangan - kumbinsihin ang halaga at katwiran nito, humanap ng pagkakataon na ipatupad ito, planuhin at "pangunahan" ang pagpapatupad nito - narito ang mga pangunahing bahagi ng isang matagumpay na plano ng aktibidad ng personal assistant na pahahalagahan. At kung sa tingin mo na upang mapabuti ang karaniwang kurso ng mga bagay - ito ay isang walang pasasalamat na gawain, maaari kang mabigla na malaman na ikaw (kung magpasya kang gawin pa rin ito) ay sa wakas ay natapos na ang isang bagay na hindi naabot ng sinuman sa loob ng mahabang panahon, at ito ay hindi napapansin. Hindi ba iyon magdadala ng kasiyahan mula sa aktibidad? Hindi ba ito lilikha ng mga kinakailangan para sa karagdagang propesyonal na paglago? Ang sagot sa lahat ng mga tanong ay lubos na maigsi - oo! Kailangan mong subukan at magtiyaga.

Upang lumikha, kailangan mong makita, marinig, maunawaan ang mga tao at mga pangyayari sa paligid, mapansin ang mga pangunahing problema sa iyong trabaho at maghanap ng mga solusyon, pagbutihin ang mga proseso. Sa karamihan ng mga kaso, hindi dapat makipagtalo na ang inisyatiba ay may parusa. Ang maparusahan, bilang isang panuntunan, ay hindi pagkilos at kawalang-interes, dahil sa malao't madali ang isang tao ay maaaring matisod sa parehong mga hadlang na sa nakaraan, tila, matagumpay na nagawang ipikit ang mga mata. Kung ang problema ay systemic, pagkatapos ay mas mahusay na malutas ito, at sa susunod na pagkakataon sa isang katulad na sitwasyon ay hindi mo na kailangang mag-aksaya ng oras sa pag-bypass sa parehong butas.

Ang gawain ng isang katulong ay patuloy na nagtatapon ng mga gawain, at kung ikaw ay isang aktibo at malikhaing tao, ang mga gawaing ito ay magpapalakas at bubuo sa iyong "propesyonal na mga kalamnan", pati na rin matuklasan at bubuo ang iyong mga kasanayan at talento. Ang mga gawaing ito ay kawili-wili (hindi sa lahat ng gawain, bilang isang panuntunan) aktibidad ng personal na katulong sa ulo. Ang paglutas sa mga ito, tayo ay lumalaki at umuunlad bilang mga indibidwal at bilang mga empleyado, ito ay nagdudulot sa atin ng kasiyahan at karapat-dapat na kabayaran. At nagsusumikap tayo para dito, hindi ba?

Ang assistant manager ay isang posisyon na naroroon sa istruktura ng tauhan ng halos anumang malaki o katamtamang laki ng negosyo ng Russia. Kadalasan, ang mga nanunungkulan sa posisyon na ito ay nakikita bilang mga kalihim na may limitadong hanay ng mga tungkulin at responsibilidad. Ngunit ito ay isang ganap na hindi tamang diskarte sa pag-unawa sa mga detalye ng posisyon na pinag-uusapan. Ang assistant manager ay maaaring pagkalooban ng pinakamalawak na hanay ng mga kapangyarihan. Ang mga kinakailangan para sa kanyang mga kwalipikasyon at kakayahan ay maaaring napakataas. Ano ang katangian ng posisyong pinag-uusapan? Ano ang mga karaniwang karapatan at responsibilidad ng isang executive assistant sa isang kumpanyang Ruso?

Mga detalye ng posisyon

Ano ang posisyong ito - "katulong sa ulo"? Ang mga tungkulin ng naturang empleyado - ano sila? Sa karamihan ng mga kaso, ang posisyon na "katulong sa ulo" ay tumutukoy sa kalihim. Sa mga bihirang kaso, ang pariralang ito ay nagpapahiwatig ng posisyon ng representante na direktor - ngunit ito ay tipikal, bilang panuntunan, para sa maliliit na kumpanya. Sa mas marami o hindi gaanong malalaking negosyo, ang mga tungkulin ng isang personal na katulong sa pinuno ay pangunahing bumababa sa mga tungkuling sekretarya. Alin ba talaga? Una sa lahat, ito ay trabaho sa opisina, magtrabaho kasama ang mga sulat, paglutas ng mga problema na may kaugnayan sa pag-aayos ng iba't ibang mga pagpupulong at iba pang mga kaganapan kung saan direktang kasangkot ang pinuno ng kumpanya. Ang mga tungkulin ng isang sekretarya (katulong) sa pinuno ay halos palaging kasama ang pagkuha ng mga tawag sa telepono sa opisina.

Sa ilang mga kaso, ang kaukulang posisyon ay naiba sa ilang mga varieties. Kaya, ang mga sekretarya na pangunahing gumaganap ng teknikal na gawain - pagtanggap ng mga tawag sa telepono, pagproseso ng mga sulat, atbp., ay tinatawag na mga referent. Kaugnay nito, ang mga espesyalista na may pananagutan sa pag-aayos ng mga kaganapan at gawain sa opisina ay tinatawag na mga tagapamahala ng opisina. Mayroong isang pananaw na para sa gayong posisyon bilang isang katulong sa pinuno, ang mga tungkulin at kapangyarihan ay ipinapalagay na mas malawak kumpara sa mga tipikal na kalihim. Sa partikular, ang mga ito ay maaaring ipahayag sa pangangailangan para sa personal na presensya sa mga kaganapan kung saan ang ulo ay nakikibahagi - mga partido ng korporasyon, negosasyon sa negosyo, pista opisyal. Ang katulong sa kasong ito ay maaaring maging responsable para sa mga pagtatanghal na inihanda ng pinuno, o para sa bahagi ng imahe ng paglahok ng kanyang amo sa kaganapan. Mapapansin na sa mga libro ng trabaho ang posisyon ng isang assistant manager ay madalas na tinutukoy bilang isang "sekretarya".

Mga kinakailangan para sa isang Executive Assistant

Isaalang-alang ang isang aspeto bilang mga tipikal na kinakailangan para sa mga kandidato para sa posisyon ng "assistant manager". Ang mga tungkulin na dapat gampanan ng empleyado sa kaukulang posisyon ay nangangailangan ng ilang mga kasanayan at kwalipikasyon. Ang kanilang partikular na listahan ay higit na tinutukoy ng mga partikular na trabaho ng kalihim. Kaya, kung ang aktibidad ng assistant manager ay higit na tumutugma sa posisyon ng referent, kung gayon ang mga kinakailangan sa kasong ito ay hindi magiging mahigpit: pangalawang edukasyon, minimum na karanasan sa trabaho, mga pangunahing kasanayan sa pagtatrabaho sa isang PC at kagamitan sa opisina. Kaugnay nito, kung ang kakayahan ng katulong sa mga tagapamahala ay may kasamang ilang mga function ng pangangasiwa, kung gayon ang listahan ng mga kinakailangan sa kasong ito ay mas mahaba, at ang mga responsibilidad sa trabaho ay mangangailangan ng mas mataas na antas ng kwalipikasyon ng kandidato para sa posisyon ng kalihim.

Ang isang tipikal na hanay ng mga kasanayan na dapat magkaroon ng isang assistant manager sa karamihan ng mga kaso ay ang mga sumusunod: kaalaman sa mga karaniwang wikang banyaga, kaalaman sa mga sikat na programa sa computer para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, mga imahe, mga presentasyon. Ang isang mahalagang aspeto ng mga kinakailangan sa kwalipikasyon para sa isang executive assistant ay mga personal na katangian. Kabilang dito ang kagandahang-loob, pagiging maasikaso, mabuting kalooban, pananagutan, kahandaang lutasin ang mga bagong problema. Ang gustong hanay ng edad para sa isang executive assistant na kandidato sa maraming organisasyon ay 18-35 taong gulang. Ngunit, siyempre, may mga negosyo na lalo na pinahahalagahan ang karanasan ng isang empleyado, at samakatuwid ay kusang-loob na umarkila ng mga taong mas matanda.

Maraming mga kumpanya, gayunpaman, mas gustong mag-recruit ng mga tao na walang gaanong karanasan upang magsagawa ng mga function na karaniwan para sa isang executive assistant. Maaaring dahil ito sa mga detalye ng segment ng negosyo kung saan nagpapatakbo ang kumpanya. Sa ilang mga kaso, mas mahusay na sanayin ang isang empleyado na magtrabaho sa isang kumpanya na, medyo nagsasalita, binuksan ang unang produksyon ng mga microprocessors para sa mga smartphone at tablet sa Russia, mula sa simula, na may paglulubog sa lahat ng kinakailangang mga nuances ng naturang high-tech. segment ng negosyo, kaysa subukang ipaliwanag sa isang may karanasan na tao na ang mga lumang pamamaraan ng paglutas ng mga gawain sa ilang mga kaso ay hindi gumagana.

Pangunahing responsibilidad

Isaalang-alang natin nang mas detalyado ang pagkilala sa gayong posisyon bilang isang assistant manager, mga tungkulin. Nabanggit namin sa itaas na ang mga ito ay higit na binabawasan sa mga tungkuling pang-sekretarya. Ngunit hindi ito palaging nangyayari. Madalas na nangyayari na ang katulong sa pinuno ng kumpanya, lalo na pagdating sa isang malaking organisasyon, ay kasangkot sa paggawa ng mga pangunahing desisyon sa pamamahala. Maaari niyang samahan ang mga negosasyon kung saan nakikilahok ang boss - at hindi lamang sa teknikal na aspeto, ngunit kumonekta din sa mga nauugnay na diyalogo, ipahayag ang mga opinyon, payo.

Sa ilang mga kaso, maaaring italaga ng manager ang ilan sa kanyang mga function sa kanyang assistant - halimbawa, sa mga tuntunin ng pagpapaalam sa enterprise team tungkol sa anumang mahahalagang desisyon sa pamamahala. Siyempre, ang isang empleyado sa posisyon na pinag-uusapan ay madalas na gumaganap ng trabaho na may kaugnayan sa pagtiyak ng kaginhawaan ng mga aktibidad ng kanyang boss - sa mga tuntunin ng pagtiyak na ang kanyang opisina ay may pinakamainam na microclimate, palaging mayroong, medyo nagsasalita, sariwang tsaa, upang ang pangunahing Ang kagamitan na ginagamit ng manager ay stable functioned.

Working mode

Kaya, alam na natin ngayon kung ano ang mga responsibilidad sa trabaho na nagpapakita ng ganoong posisyon bilang isang assistant manager. Ang aming susunod na gawain ay pag-aralan ang mga detalye ng iskedyul ng trabaho ng empleyado sa kaukulang posisyon. Siyempre, sa pangkalahatang kaso, ang katulong ay gumaganap ng kanyang mga tungkulin ayon sa iskedyul na itinatag ng Labor Code, iyon ay, sa loob ng balangkas ng isang 8-oras na araw ng pagtatrabaho, 5 araw sa isang linggo. Ngunit sa pagsasagawa, ang mga makabuluhang paglihis mula sa kaukulang rehimen ay posible. Ang mga ganitong sitwasyon ay maaaring tipikal para sa isang posisyon tulad ng isang executive assistant na may mga karagdagang responsibilidad.

Ang katotohanan ay ang isang espesyalista na nagtatrabaho sa posisyon na ito ay maaaring maging kasangkot hindi lamang sa mga gawain ng kanyang kumpanya, kundi pati na rin sa paglutas ng mga problema na hindi direktang nauugnay sa mga aktibidad sa intra-corporate. Kaya, ang isang katulong na may naaangkop na awtoridad ay maaaring ipadala sa mga paglalakbay sa negosyo, sa mga seminar, mga kumperensya. Ang isang empleyado ay maaari ring magsagawa ng ilang mga tungkulin ng tagapamagitan sa pagitan ng kanyang superbisor at mga tagapamahala na nagtatrabaho sa iba pang mga organisasyon - halimbawa, sa mga tuntunin ng daloy ng dokumento o pagpapatupad ng magkasanib na mga proyekto. Ang iskedyul ng trabaho para sa paglutas ng gayong mga problema, siyempre, ay maaaring malayo sa itinatadhana ng Kodigo sa Paggawa. Sa katunayan, nagiging irregular ito, kadalasang mas mahaba kaysa sa karaniwang 8 oras.

Isaalang-alang kung ano ang maaaring hitsura ng paglalarawan ng trabaho ng isang assistant manager. Ang istraktura ng nauugnay na dokumento, bilang panuntunan, ay nagsisimula sa mga pangkalahatang probisyon. Maaari nilang ipahiwatig na ang assistant manager ay nasa kategoryang propesyonal. Kaya, nasa antas na ng lokal na pinagmumulan ng batas, maaaring ayusin ng kumpanya ang katotohanan na ang taong nasa posisyong pinag-uusapan ay hindi isang manager (hindi isang representante na direktor). Na may mataas na posibilidad - isang sekretarya o, halimbawa, isang personal na katulong sa ulo na may karagdagang mga responsibilidad.

Deskripsyon ng trabaho ng assistant: pangkalahatang mga probisyon

Ang "Mga Pangkalahatang Probisyon" ng paglalarawan ng trabaho ay maaari ding maglaman ng mga salita na sumasalamin sa mga kinakailangan sa kwalipikasyon para sa isang espesyalista. Halimbawa, na ang isang assistant manager ay dapat magkaroon ng isang propesyonal na edukasyon at ilang karanasan sa trabaho. Minsan, sa parehong bahagi ng paglalarawan ng trabaho, ang lugar ng negosyo ay naayos, kung saan ito ay kanais-nais para sa isang tao na magkaroon ng karanasan sa paggawa ng negosyo.

Inaayos ng "Mga Pangkalahatang Probisyon" ang mga pangunahing kakayahan ng empleyado. Maaari silang maipahayag sa mga kinakailangan para sa kaalaman sa istraktura ng pamamahala ng negosyo, ang panloob at panlabas na mga patakaran ng kumpanyang nagtatrabaho, ang mga prinsipyo ng komunikasyon ng kumpanya sa mga awtoridad at iba pang mga organisasyon, ang mga pamantayan na nagpapakilala sa trabaho sa opisina, ang mga patakaran ng komunikasyon sa negosyo, pati na rin ang mga panloob na regulasyon sa paggawa sa kumpanya.

Mga Pananagutan ng Katulong

Ang susunod na pangunahing seksyon ng pagtuturo ay "Mga Responsibilidad sa Trabaho". Ano ang pagiging tiyak nito? Sa seksyong ito, ang mga pangunahing responsibilidad ng assistant manager ay naayos. Ang mga ito ay maaaring: pagpaplano ng araw ng trabaho ng boss (sa mga tuntunin ng mga pagpupulong, tawag, panayam), pag-aayos ng teknikal na suporta para sa trabaho ng tagapamahala (sa mga tuntunin ng pag-order ng transportasyon, pag-aayos ng mga pulong sa negosyo), pakikilahok sa mga paglalakbay sa negosyo, negosasyon sa negosyo, pagpapanatili ng mga minuto at iba pang mga dokumento, tinitiyak ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga negosyo ng mga tagapamahala sa iba pang mga istruktura ng kumpanya, pagpapanatili ng mga komunikasyon sa mga ahensya ng gobyerno.

Mga Karapatan sa Katulong

Palaging kasama sa paglalarawan ng trabaho ang mga karapatan na mayroon ang assistant manager. Ang mga tungkulin na itinakda ng mga detalye ng posisyon ay palaging pupunan ng naaangkop na mga kagustuhan. Kaya, ano ang mga karapatan ng empleyado sa posisyong ito? Ito ay kagiliw-giliw na ang mga tungkulin ng katulong sa pinuno ng negosyo ay lubos na nakakaugnay sa kanila. Kaya, halimbawa, ang karapatang pumirma at mag-endorso ng ilang mga dokumento ay lumitaw na may kaugnayan sa pangangailangan na pana-panahong magtrabaho kasama ang mga naturang mapagkukunan. Ang isang halimbawa ng isa pang karapatan ng isang empleyado sa isang may-katuturang posisyon ay humiling mula sa direktang pamamahala, gayundin mula sa iba pang mga espesyalista ng kumpanya, ang kinakailangang impormasyon na isasama sa mga dokumento. Ang assistant manager ay may karapatan din na humingi mula sa boss upang matiyak ang komportableng kondisyon sa pagtatrabaho. Ang mga responsibilidad sa trabaho ng isang tao sa nauugnay na posisyon ay maaaring nauugnay sa pana-panahong pagpapadala at pagtanggap ng mga dokumento - at ang mga pamamaraang ito ay dapat isagawa gamit ang iba't ibang teknikal na paraan. Maaaring asahan ng Kalihim ang ganap na pag-access sa ganoon.

Pananagutan ng Assistant

Kaya, pinag-aralan namin kung ano ang kasama sa mga tungkulin ng isang assistant manager, pati na rin kung ano ang saklaw ng kanyang mga karapatan. Ngunit sa karamihan ng mga paglalarawan ng trabaho para sa mga espesyalista ng profile na pinag-uusapan mayroong isa pang seksyon - "Responsibilidad". Anong salita ang maaaring nasa loob nito? Ang assistant manager ay madalas na responsable para sa: hindi wastong pagganap ng mga tungkulin na itinakda ng pagtuturo na pinag-uusapan, ngunit sa loob ng mga limitasyon na naayos sa Labor Code ng Russian Federation; mga pagkakasala na ginawa niya sa kurso ng kanyang mga aktibidad - muli, sa loob ng mga limitasyon ng batas ng Russia; para sa pagdudulot ng pinsala sa kumpanya - sa loob ng mga limitasyon na itinakda sa Labor at Civil Codes ng Russian Federation at iba pang mga mapagkukunan ng batas.

Buod

Kaya, pinag-aralan namin ang mga detalye ng naturang posisyon bilang isang katulong na tagapamahala, ang mga tungkulin at kinakailangan na nagpapakilala sa posisyon na ito sa istraktura ng tauhan ng negosyo. Ang espesyalista na gumaganap ng may-katuturang gawain ay kadalasang gumaganap ng mga tungkuling sekretarya, ngunit maaaring may mas malawak na kapangyarihan. Sa mga bihirang kaso, ang konsepto ng "assistant to the head" ay tumutugma sa posisyon ng deputy director, ngunit ito ay karaniwang pangunahin para sa maliliit na negosyo.

Sa "classical" na interpretasyon ng pariralang "assistant manager", ang gawain ng isang tao sa kaukulang posisyon ay maaaring malapit sa mga function ng isang referent, klerk, o, halimbawa, isang manager ng opisina. Sa libro ng trabaho ng isang assistant manager, malamang, magkakaroon ng entry na "secretary" o "referent", bagaman marami, siyempre, ay nakasalalay sa mga pamantayan ng korporasyon na pinagtibay sa isang partikular na organisasyon.

Ang pangangailangan na mag-imbita ng mga espesyalista ng profile na pinag-uusapan ay nagpapakilala sa mga aktibidad ng mga pinuno ng karamihan sa mga negosyong Ruso. Ang epektibong gawain ng isang nangungunang tagapamahala ay nakasalalay sa kung gaano kahusay na lutasin ng kanyang katulong ang kanyang mga gawain - tila pangalawa mula sa punto ng view ng praktikal na pamamahala ng negosyo, ngunit sa katunayan ay lubhang makabuluhan para sa organisasyon. Ang gawain ng kalihim ay ang pinakamahalaga sa istraktura ng mga komunikasyon ng pangkat, na pinamumunuan ng pinuno ng kumpanya.

Tandaan na maraming kumpanya ang nagsasagawa ng appointment ng ilang assistant director nang sabay-sabay. Kasabay nito, maaaring magkaiba ang katayuan at kapangyarihan ng bawat isa. Ang isang espesyalista ay maaaring may pananagutan para sa mga gawaing pang-sekretarya, ang isa ay maaaring isang tagapamahala ng opisina, at ang isang pangatlo ay maaaring samahan ang tagapamahala sa mga kaganapan. Kasabay nito, ang mga tagapamahala ng tauhan ay maaaring magsagawa ng pagpapalitan ng mga empleyado sa loob ng balangkas ng mga nauugnay na lugar ng aktibidad.

magazine na "General Director"

Ang kakanyahan ng gawain ng isang personal na katulong ay, alam ang mga detalye at katangian ng mga aktibidad ng kanyang tagapamahala, kumuha ng isang mahalagang bahagi ng kanyang trabaho sa kanyang sarili. Halimbawa, ang mga tungkulin ng isang personal na katulong ay kinabibilangan ng pagpaplano at pag-optimize ng iskedyul ng trabaho ng manager, pag-coordinate ng mga aktibidad ng CEO, pag-aayos ng mga pagpupulong at negosasyon, pagpupulong ng mga shareholder, board of directors, paghahanda ng mga business trip para sa manager (tingnan ang Functions of the personal katulong sa manager).

Mga pag-andar ng personal na katulong sa ulo

Ang mga tungkulin ng Assistant General Manager ay kinabibilangan ng:

organisasyon ng mga pag-uusap sa telepono;
pagtanggap ng mga mensahe, mga liham na naka-address sa ulo, at, kung kinakailangan, dalhin ang mga ito sa ulo;
paghahanda ng mga pagpupulong, pagpupulong, kabilang ang mga pagpupulong ng mga shareholder, lupon ng mga direktor, negosasyon (isang personal na katulong ay gumagawa ng pagpili ng mga materyales, aabisuhan ang mga kalahok sa lugar at oras ng kaganapan, at sinusubaybayan din ang pagsunod sa mga regulasyon, pinapanatili ang mga minuto, gumuhit ng mga resulta , tumatagal ng shorthand);
pagtanggap ng mga papasok na sulat sa negosyo, pagpaparehistro at paglipat nito sa pinuno, at pagkatapos - pagdadala ng mga resolusyon ng Pangkalahatang Direktor sa mga tiyak na tagapagpatupad o nakapag-iisa na naghahanda ng tugon;
kontrol sa mga deadline para sa pagtupad sa mga tagubilin ng pinuno ng mga empleyado ng mga istrukturang dibisyon ng kumpanya;
pagtanggap at napapanahong pagsusumite ng mga dokumento para sa lagda;
pagpupulong at pagtanggap ng mga bisita ng pinuno;
paghahanda ng mga paglalakbay sa negosyo (suporta sa visa, pag-order ng mga tiket, pag-book ng mga hotel);
paglikha ng mga kondisyon na kaaya-aya sa pinaka mahusay na gawain ng ulo (sinusubaybayan ang organisasyon ng lugar ng trabaho, ang pagkakaroon ng stationery, ang mga kinakailangang kagamitan sa opisina, kalinisan sa opisina ng ulo).

Anong uri ng personal na katulong ang kailangan mo

Punong Kalihim. Angkop para sa mga tagapamahala ng mga kumpanyang may hanggang 25 katao. Pinagsasama ng taong ito ang mga tungkulin ng sekretarya ng pinuno sa mga tungkulin ng sekretarya ng kumpanya. Para sa tagapamahala, nagsasagawa lamang siya ng ilang mga simpleng gawain (halimbawa, nakakatugon sa mga bisita, nag-aalok sa kanila ng mga inumin, nagpi-print ng mga liham, nagpoproseso ng mga sulat).

Mga kinakailangan. Dapat itong maging isang disiplinadong tagapalabas, na hindi kinakailangang maging independyente sa paggawa ng desisyon, inisyatiba. Kabilang sa iba pang mga kinakailangan: mas mataas o hindi kumpletong mas mataas na edukasyon (mahalaga na ang mga pag-aaral ay hindi makakaapekto sa trabaho), mataas na bilis ng pag-print, kakayahang gumamit ng kagamitan sa opisina, isang katulad na karanasan sa trabaho ng hindi bababa sa isang taon ay kanais-nais. Kinakailangan na ang taong nag-aaplay para sa posisyon na ito ay hilig na magsagawa ng monotonous na trabaho.

Administrative assistant, business manager. Ito ay kinakailangan para sa mga pinuno ng mga kumpanya na may malaking daloy ng dokumento, pangunahin para sa komunikasyon sa pagitan ng manager at ng kanyang mga subordinates. Ang ganitong uri ng personal na katulong ay dapat pagsamahin sa kanyang trabaho ang pagganap ng parehong mga teknikal na pag-andar at pag-andar na nangangailangan ng kalayaan at responsibilidad mula sa kanya, halimbawa: pagpaplano ng iskedyul ng trabaho ng ulo, pag-aayos ng mga paglalakbay, nakapag-iisa na pag-iipon ng ilang mga dokumento, paghahanda ng mga materyales para sa mga negosasyon, mga pagpupulong , mga pagpupulong ng mga shareholder, mga lupon ng mga direktor.

Mga kinakailangan. Mas mataas na edukasyon, karanasan sa katulad na trabaho mula sa dalawang taon, hitsura ng kinatawan, kaalaman sa isang wikang banyaga (kung kinakailangan), mahusay na mga kasanayan sa organisasyon, kabilang ang mga kasanayan sa negosasyon, kakayahang gumawa ng mga desisyon nang nakapag-iisa.

Propesyonal na Katulong. Ito ay, bilang panuntunan, kinakailangan para sa mga pinuno ng malalaking negosyo. Ang mga lalaki ay madalas na iniimbitahan sa posisyon na ito. Ang nasabing Assistant General Manager ay gumagawa ng bahagi ng trabaho para at para sa manager, at nasisiyahan ang manager sa mga resulta. Ang isang propesyonal na katulong ay dapat magkaroon ng espesyal na kaalaman at edukasyon sa lugar ng paksa ng aktibidad ng manager. Hindi siya nagsasagawa ng teknikal na gawain para sa tagapamahala, tulad ng, halimbawa, isang katulong sa pangangasiwa.

Mga kinakailangan. Mas mataas na edukasyon (profile), katulad na karanasan sa trabaho ng dalawang taon, kaalaman sa isang wikang banyaga (kung kinakailangan), kaalaman at karanasan sa larangan ng kumpanya, responsibilidad, inisyatiba. Napakahalaga para sa empleyadong ito na huwag magkaroon ng labis na mga ambisyon, dahil tatamasahin ng manager ang mga bunga ng kanyang maraming oras ng pagsusumikap at angkop ang lahat ng mga tagumpay para sa kanyang sarili.

Pinuno ng mga personal na gawain ng ulo. Ang ganitong uri ng personal na katulong ay hindi gaanong karaniwan kaysa sa iba. Maaari itong maging in demand sa parehong maliliit at malalaking kumpanya. Ito ay kinakailangan para sa isang pinuno na gumugugol ng maraming oras sa trabaho, ngunit sa parehong oras ay namumuno sa isang napaka-aktibong buhay sa labas ng opisina, may isang malaking pamilya, madalas na nagbabakasyon sa ibang bansa at handang ipagkatiwala ang ilan sa mga tungkulin ng pag-aayos. personal affairs sa kanyang assistant. Halimbawa, ang pinuno ng mga personal na gawain ay maaaring mag-book at bumili ng mga tiket sa mga sinehan, konsyerto, bumili ng mga regalo para sa mga kaibigan, kamag-anak at mahahalagang kasosyo. Karaniwan din para sa chief of staff na mag-organisa ng mga travel arrangement para sa hepe at sa kanyang pamilya (tingnan ang case study: Kasuotang panloob ng chef).

lingerie ng chef

Isang aplikante para sa posisyon ng isang personal na katulong ang nagsalita sa isang panayam tungkol sa kanyang mga responsibilidad sa trabaho sa isang dating manager. Ang bahagi ng leon sa kanyang oras ng pagtatrabaho ay inookupahan ng mga personal na takdang-aralin (pumili ng isang sanatorium para sa isang matandang ina, isinasaalang-alang ang lahat ng mga rekomendasyon ng kanyang dumadalo na manggagamot; alamin mula sa isang tin-edyer na anak kung anong regalo ang nais niyang matanggap para sa kanyang kaarawan at order. ito sa pamamagitan ng Internet; kumuha ng sariwang tupa para sa isang piknik).

Minsang nalaman ng kanyang manager na pupunta siya sa isang business trip ilang oras bago umalis. Wala na siyang oras umuwi para magpalit ng underwear. Pagkatapos ay pumunta ang tapat na katulong sa pinakamalapit na tindahan at bumili ng isang set ng underwear para sa chef, isang shift shirt at isang kurbata para sa kanya. Ang gayong atas ay nasa pagkakasunud-sunod ng mga bagay para sa kanya.

Mga kinakailangan. Mas mataas na edukasyon, mahusay na mga kasanayan sa computer, kakayahang gumamit ng kagamitan sa opisina, kaaya-ayang hitsura, kaalaman sa wika (depende sa mga detalye ng mga personal na takdang-aralin ng manager), mga kasanayan sa mabilis at mahusay na paghahanap para sa kinakailangang impormasyon sa Internet, ang kakayahang mag-imbak kumpidensyal na impormasyon. Napakahalaga ng sense of tact, lalo na sa pakikitungo sa mga kamag-anak ng pinuno.

Nagsasalita ang CEO
Yury Vodilov Pangkalahatang Direktor ng Sibribprom, Tyumen

Ang Sibrybprom LLC ay isang sari-sari na negosyo na dalubhasa sa paggawa ng mga produktong isda. Mayroon itong tatlong negosyo na nagpaparami at nagpapatubo ng buhay na isda, tatlong planta sa pagpoproseso ng isda, isang pagawaan sa paninigarilyo at pagpapatuyo, mga pasilidad ng imbakan, at isang shipyard.

Walong taon na ang personal assistant ko. Una, tinanggap siya bilang sekretarya. Siyempre, ang empleyado ay nakatakda para sa paglago ng karera, kaya sa paglipas ng panahon siya ay naging aking personal na katulong.

Ano ang lalong mahalaga para sa akin at bakit ko pinili ang kandidatong ito? Isang mahusay na memorya, isang mataas na antas ng disiplina, ang kakayahang makumpleto ang mga gawain sa oras, ang kakayahang makipag-usap sa mga tao, kaalaman sa mga katangian ng propesyon na ito, isang sapat na pang-unawa sa mga kinakailangan mula sa pamamahala at, siyempre, pagsunod sa etikal pamantayan ng pag-uugali.

Ang aking personal na katulong ay tumatanggap ng mga bisita, na lumilikha ng isang positibong imahe ng pinuno at pinapanatili ang mataas na reputasyon ng kumpanya. Pagpaplano ng aking araw ng pagtatrabaho, pag-aayos ng mga negosasyon, pagpupulong, pagpupulong, paghahanda ng mga kinakailangang dokumento, pagsasagawa ng trabaho sa opisina at independiyenteng paglutas ng ilang mga isyu - lahat ng ito ay responsibilidad ng aking personal na katulong. Kapag nagtatrabaho sa gayong malapit na pakikipag-ugnay, napakahalaga na magkaroon ng pag-unawa sa isa't isa, isang komportableng panloob na estado sa proseso ng komunikasyon, dahil ang isang katulong ay isang malapit na tao!

Nagsasalita ang CEO

Ang pangkat ng mga kumpanya na "Galakta" ay isang tagagawa ng Russia ng mga tatak ng vodka na "Poltina" at "Frost and Sun". Ang kumpanya ay nasa Top 10 vodka producers. Ang network ng pamamahagi ng produkto ay sumasaklaw sa lahat ng mga rehiyon ng Russian Federation at binubuo ng higit sa 100 mga distributor. Ang mga rehiyonal na tanggapan ng kinatawan ng grupo ay naitatag sa 24 na pinakamalaking rehiyon. Noong 2006, ang kabuuang dami ng produksyon ng mga negosyo ng grupo ay umabot sa 2,520 libong US dollars. Ang bilang ng mga tauhan ay 600 katao.

Kasama sa mga tungkulin ng aking katulong ang:

pagpaplano ng araw ng trabaho ng ulo;
organisasyon ng mga pagpupulong at kumperensya;
sulat sa negosyo;
pagpapatupad ng mga utos at, siyempre, kontrol sa pagpapatupad ng mga utos ng Pangkalahatang Direktor.

Ang isang personal na katulong ay ang kanang kamay ng manager, at hindi tulad ng sekretarya, siya ay pinagkalooban ng ilang mga kapangyarihan at isang mas malawak na lugar ng responsibilidad. Ang mga pangunahing katangian ng negosyo ng isang katulong sa Pangkalahatang Direktor ay ang mga kasanayan sa komunikasyon, kaalaman sa etiketa sa negosyo, pagiging maagap, kawastuhan, pagkaasikaso at organisasyon.

Bakit Mahalaga ang Emosyonal na Pagkatugma sa isang Katulong

Ang gawain ng Pangkalahatang Direktor ay nagaganap sa mga pakikipag-ugnay sa isang malaking bilang ng mga tao, kung minsan ang komunikasyon sa kanila ay binuo sa isang matibay na batayan at madalas na humahantong sa emosyonal na kakulangan sa ginhawa. Samakatuwid, napakahalaga na ang taong pinili mo para sa posisyon ng personal na katulong ay hindi lamang mayroong lahat ng kinakailangang propesyonal na kasanayan, ngunit emosyonal din na katugma sa iyo.

Siyempre, sa panahon ng pakikipanayam mahirap matukoy ang pagiging tugma sa isang kandidato. Mayroon lamang isang paraan out - kailangan mong makinig sa iyong intuwisyon. Tiyak na natagpuan mo ang iyong sarili sa sitwasyong ito nang higit sa isang beses: tila ang kandidato ay may lahat ng kinakailangang kaalaman at kasanayan, at ang kanyang karanasan ay mahusay, at lahat ay nababagay sa kanya sa mga tuntunin ng suweldo, ngunit hindi kanais-nais para sa iyo na makipag-usap sa isang tao , gusto mo siyang umalis sa lalong madaling panahon, at walang tiyak na mga paliwanag Hindi mo mahanap ang iyong mga damdamin. Ang lahat ay napaka-simple - ito ay eksaktong parehong emosyonal na hindi pagkakatugma.

Nagsasalita ang CEO
Regis Lomm Pinuno ng Pfizer Russia, Moscow

Ang Pfizer, na itinatag noong 1849, ay bubuo at gumagawa ng mga produktong parmasyutiko para sa iba't ibang larangan ng medisina (cardiology, oncology, urology, psychiatry, ophthalmology, endocrinology, dermatovenereology), kabilang ang mga bagong henerasyong antibiotic. Ang Pfizer ay may higit sa 150 mga lokasyon sa buong mundo. Bawat taon, ang kumpanya ay namumuhunan ng malaking halaga sa pananaliksik at pagpapaunlad ng mga bagong gamot. Ang tanggapan ng kinatawan ng Russia ng kumpanya (Pfizer International LLC) ay tumatakbo mula noong 1992.

Ang aking personal na katulong ay gumaganap ng mga pamantayan sa tungkulin para sa posisyon na ito: pag-iipon ng isang pang-araw-araw na iskedyul ng negosyo, pag-aayos ng mga paglalakbay sa negosyo, atbp. Bilang karagdagan sa mga propesyonal na kasanayan, ang mga personal na katangian ay napakahalaga para sa ganitong uri ng aktibidad: mataas na sikolohikal na kakayahang umangkop, mabuting kalooban, pagiging maagap, ang kakayahan upang maging matulungin sa mga detalye, mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon. Ang katulong ay dapat palaging pakiramdam kung ano pa ang kailangang gawin upang mapabuti ang mga kondisyon sa pagtatrabaho ng pinuno.

Ang tanda ng isang mahusay na executive assistant ay isang taos-puso at walang humpay na kahandaang tumulong, kahit na ang solusyon sa problemang ito ay hindi nabanggit sa kontrata. Ang patuloy na suporta na ito ay napakahalaga para sa isang pinuno, lalo na kung siya ay nagtatrabaho sa isang bansa na hindi sa kanya at hindi palaging alam ang lahat ng mga tampok at kaugalian nito.

Ang taong ngayon ay aking personal assistant ay halos isang taon na sa kumpanya. Dahil malapit na nagtutulungan ang pinuno at katulong, dapat maging komportable ang komunikasyon para sa kanilang dalawa. Talagang sigurado ako na kapag pumipili ng isang empleyado, dapat isaalang-alang ng isa hindi lamang ang kanyang mga propesyonal na katangian, kundi pati na rin ang katotohanan kung ang pag-unawa sa isa't isa ay lumitaw sa pagitan mo sa isang intuitive na antas, kung likas mong nadama na mapagkakatiwalaan mo ang taong ito. Sa mahigit 30 taong karanasan ko sa negosyo, natutunan ko ang isang mahalagang aral: minsan dapat kang umasa sa iyong intuwisyon nang mas madalas kaysa sa mga argumento ng katwiran.

Sino ang ipagkatiwala sa paghahanap para sa isang personal na katulong

Mayroong dalawang mga opsyon: ipagkatiwala ang paghahanap sa alinman sa iyong departamento ng HR o isang ahensya ng recruitment (tingnan din: Sino ang hindi mapagkakatiwalaan na makahanap ng isang katulong).

Sino ang hindi mapagkakatiwalaan na makahanap ng isang katulong

Kadalasan ang isang manager na nangangailangan ng dalawang personal na katulong ay ipinagkatiwala ang paghahanap para sa isang pangalawang empleyado sa isang nagtatrabaho nang katulong. Sa kasong ito, ginagabayan siya ng katotohanan na sila ay magtatrabaho nang magkapares, kaya kailangan nilang maging tugma sa isa't isa. Gayunpaman, ang ideyang ito ay hindi maituturing na matagumpay. Dahil sa hindi pagpayag na makipagtulungan sa isang katunggali na inaangkin ang tiwala at atensyon ng pinuno, ang unang katulong ay maaaring pumili lamang ng isang teknikal na kalihim. Gagawin niya ang lahat ng nakagawiang gawain, ngunit kung kinakailangan, hindi niya ganap na mapapalitan ang unang katulong.

Ang Pangkalahatang Direktor na nagtuturo sa paghahanap para sa isang personal na katulong ay dapat magsabi sa pinakamaraming detalye hangga't maaari (hanggang sa pinakamaliit na detalye) kung anong uri ng tao ang kailangan niya. Kasabay nito, kinakailangan upang matukoy hindi lamang ang mga tungkulin, kundi pati na rin ang mga kinakailangan para sa mga kandidato. Siguraduhing tukuyin kung aling mga kinakailangan ang pangunahing at ipinag-uutos para sa iyo, at alin ang opsyonal (iyon ay, kung ano, kapag pumipili, kung ang lahat ng mga pangunahing kinakailangan ay natutugunan, maaari mong ipikit ang iyong mga mata). Kung ang mga kundisyong ito ay matugunan, ang taong responsable para sa pagpili ay, sa isang banda, ay susuriin ang mga aplikante sa mga pangunahing batayan at hindi pipilitin ang tagapamahala na mag-aksaya ng oras sa mga hindi gustong kandidato, at sa kabilang banda, ay hindi magtatanggal sa mga hindi magkasya lamang sa isa o dalawang parameter.

Nagsasalita ang CEO
Julia Konelskaya General Director, Galakta Group, Moscow

Kapag pumipili ng kandidato para sa posisyon ng isang katulong, ginamit namin ang parehong panloob na talent pool at mga panlabas na mapagkukunan. Una sa lahat, interesado ako sa mga taong nagtrabaho bilang mga katulong sa mga pinuno ng malalaking kumpanya, pati na rin ang mga pinuno ng departamento ng administratibo (na may karanasan sa pamamahala ng isang pangkat ng mga proyekto sa isang pagkakataon).

Ang pangunahing pagpili ng mga kandidato ay isinagawa ng serbisyo ng tauhan. Sinuri kung natutugunan ng espesyalista ang mga nakasaad na kinakailangan: nasubok ang mga kasanayan, potensyal, nahayag ang motibasyon. Sa panayam, ang kandidato ay hiniling na lutasin ang mga kaso ng mga totoong sitwasyon sa trabaho, at batay sa mga resulta, ang kanyang propesyonal na pagiging angkop ay natukoy, pati na rin ang antas ng tiwala sa kandidato ng nakaraang manager - 2007).

Kapag pumipili, binigyan namin ng pansin ang pagsunod ng kandidato sa mga pamantayan ng aming kultura ng korporasyon. Napakahalaga din ng kanyang pagpayag na tanggapin ang isang tiyak na antas ng responsibilidad. Kung ang kandidato ay ang tagapagpatupad, kung gayon kapag nagtatakda ng gawain, kinakailangan na gumugol ng oras na ipaliwanag ang pamamaraan para sa pagpapatupad nito. Pumili ako ng isang katulong na nakayanan ang takdang-aralin sa kanyang sarili, paghahanap ng mga kinakailangang mapagkukunan at pagbuo ng mga kinakailangang komunikasyon.

Teknolohiya para sa pagpili ng isang sekretarya para sa pinuno ng isang creative team

Sergey Alekseev Executive director ng Kvartet-I comic theater, Moscow

Ang comic theater na "Kvartet-I" ay nilikha noong 1993 ng isang pangkat ng mga nagtapos ng iba't ibang faculty ng GITIS. Ang pangkat ng teatro ay palaging gumaganap bilang may-akda ng mga pagtatanghal nito (kahit na ang mga ito ay batay sa materyal na pampanitikan ng ibang may-akda). Ang teatro ay patuloy na nakikibahagi sa mga aktibidad na malikhain at pampanitikan sa loob ng balangkas ng mga proyekto sa teatro, radyo at telebisyon.

Ang gawain ng isang kalihim sa teatro ay may sariling katangian. Sa isang banda, ito ay isang hangout ng mga sikat na aktor, isang malikhaing kapaligiran sa likod ng mga eksena, at sa kabilang banda, ang kalihim ay kailangang gumawa ng trabaho sa kapaligirang ito, at ang gawain ay eksklusibong teknikal. Ang mga ulo ng mga batang babae ay madalas na hindi makatiis ng gayong kaibahan. Halos magkasundo na ako sa katotohanan na kailangan kong magpalit ng sekretarya minsan sa isang taon. Ngayon, halimbawa, nagsimula na akong magtrabaho para sa ikatlong katulong sa huling dalawang taon. Ang teknolohiya ng pagpili ay ang mga sumusunod:

Nag-post ako ng mga patalastas para sa paghahanap para sa isang personal na katulong. Ginagawa ko ito sa aming website at sa ilang mga site ng trabaho. Kadalasan mayroong maraming mga tugon - ang anumang bakante sa teatro ay mukhang mas kaakit-akit kaysa sa isang katulad na trabaho sa isang regular na opisina. Ngunit, sa kasamaang-palad, iniisip ng mga kandidato na kapag pumasok sila sa trabaho sa teatro, magiging masaya ito, at nakakalimutan nila na kailangan nilang magtrabaho dito, hindi magsaya.

Gumagawa ako ng paunang pagpili batay sa aking resume. Agad kong itinatapon ang mga resume ng mga artista, artista, mamamahayag, iyon ay, mga taong kakaibang nakatuon sa isang malikhaing karera. Para sa posisyon na ito ay maaaring maging interesado lamang sa kanila mula sa punto ng view ng pagkuha sa isang theatrical get-together. Ang teknikal na edukasyon, pati na rin ang karanasan sa pagproseso ng isang malaking halaga ng impormasyon, ay, sa kabaligtaran, isang tramp card para sa kandidato. Pagkatapos ay sinusuri ko ang pagkakasunod-sunod ng karanasang natamo. Halimbawa, ano ang maaaring maging motibasyon ng isang taong unang nagtrabaho bilang isang project manager at ngayon ay naghahanap ng trabaho bilang isang sekretarya?

Nakikipag-ugnayan ako sa mga kandidato sa pamamagitan ng e-mail at nakikipag-ugnayan sa pamamagitan ng telepono. Sa pamamagitan ng pagsusulatan, ang paraan ng pagpapahayag ng mga saloobin ng isang tao ang unang impresyon. Pagkatapos ay pumili ako ng lima o anim na kandidato na gusto ko para sa isang pulong.

Panayam. Inaanyayahan ko ang lahat ng mga kandidato para sa isang pakikipanayam sa isang gabi, bilang karagdagan, tinatawagan ko ang aking kaibigan, ang direktor ng isang ahensya ng pangangalap. Nagtatanong ako mula sa pananaw ng isang subjective na paghuhusga tungkol sa isang tao, at siya, bilang isang propesyonal na psychologist, ay nagtatanong ng mga tanong na makakatulong upang matukoy, halimbawa, ang pagganyak ng kandidato.

Nakabuo ako ng ilang kwento ng pagsubok (mga kaso ng negosyo). Iminumungkahi ko na pag-isipan ng aplikante ang paksa kung paano siya kikilos sa isang partikular na sitwasyon. Sa mga sagot ay naghahanap ako ng sentido komun at nagkataon sa aking mga inaasahan. Halimbawa: "Na-overslept ka sa unang araw ng trabaho - nagising kalahating oras pagkatapos magsimula ng trabaho. Ano ang iyong mga unang hakbang? Natural, inaasahan ko na sasabihin ng tao na ang una nilang gagawin ay tumawag sa kanilang manager, which is ako. Ngunit nangyayari na ang kandidato ay tumanggi nang mahabang panahon at sinabi na hindi ito maaaring mangyari sa kanya. Isa pang halimbawa. Inilalarawan ko ang isang sitwasyon kung saan ang isang tao ay may isang gawain na ibinigay ng agarang superbisor, at eksaktong isang oras ang ibinigay para sa pagpapatupad nito. Pagkatapos nito, ang isang mas mataas na boss ay nagbibigay ng isa pang gawain, na tumatagal din ng eksaktong isang oras upang makumpleto at dapat ding simulan kaagad. Hindi posible na gawin ang parehong mga gawain sa parehong oras. Pagkatapos ay itatanong ko kung paano ang kandidato ay kumilos sa sitwasyong ito. Ang perpektong sagot para sa akin ay tumakbo sa aking agarang superbisor upang ipaalam sa kanya ang sitwasyon at humingi ng payo.

Sa panayam, nagtatanong ako tungkol sa pamilya, sa mga aktibidad ng mga magulang, upang maunawaan kung anong uri ng tao ang nasa harap ko. Pagkatapos ng lahat, kadalasan ang mga batang babae na dumarating para sa isang pakikipanayam ay bata pa (18-23 taong gulang) at walang karanasan sa trabaho (o may kaunting). Samakatuwid, karamihan sa kung ano ang mayroon sila ay inilatag ng pamilya, wala pang ibang impluwensya, at sila mismo ay hindi pa nagagawang maging mature na indibidwal.

Pagkatapos ng lahat ng mga panayam, gumawa ako ng desisyon na isinasaalang-alang ang opinyon ng direktor ng ahensya ng pangangalap. Sinasabi niya kung sino, sa kanyang opinyon, ang mas motivated, kung sino ang nakakaalam kung ano ang gusto nila, at sino ang hindi. At ang pakiramdam ng pakikipag-ugnay sa isang tao at kaginhawaan mula sa kanyang presensya ay napakahalaga din. Dumating ang isang babae, mukhang matino at maayos ang pagsasalita, pinagdaanan niya lahat ng business kaso, pero feeling ko naiinis siya, gusto ko siyang umalis sa lalong madaling panahon. Kapag pumipili ng isang personal na katulong, ang subjective factor na ito ay hindi maaaring bawasan.

Ano ang nagustuhan mo sa babaeng kakatrabaho lang namin? Una, napaka-intelligible literate formulations. Pangalawa, nagtapos lang siya sa Moscow Aviation Institute, at ito ay isang mahusay na teknikal na edukasyon. Ang pangatlong plus ay nagtrabaho siya bilang isang accountant sa gabi, kaya may kakayahan siyang mag-systematize at magproseso ng malaking halaga ng data.