Apstrakt: Poslovni sastanci i efikasnost njihovog vođenja. Poslovni sastanak: kako izvući maksimum
Umjetnost poslovne komunikacije
Šta je komunikacija i kako je sprovodimo? Načini - veliki broj! Neki ljudi to ponekad ni ne znaju.
Proces komunikacije podrazumijeva komunikaciju sa drugim ljudima u cilju razumijevanja i određenog rezultata. Da bismo osobu naveli na akciju, prvo joj prenosimo informaciju. Za ovo mi:
Mi lično komuniciramo;
Slušamo;
Postavljanje pitanja;
Pišemo pisma;
Sastavljanje izvještaja;
Komuniciramo telefonom.
LIČNA KOMUNIKACIJA
Ovaj način komunikacije se često smatra najlakšim. Osoba sa kojom razgovarate je ispred vas i možete mu objasniti šta želite. Ako vas ne razume, onda se zapitajte:
Da li osoba razumije moj vokabular: da li govorim običan ruski ili koristim previše tehničkih izraza?
Možda nešto u mom izgledu sprečava osobu da me razume? Lična komunikacija je više od razgovora sa drugom osobom. Ima ih tri važni aspekti komunikacije:
Riječi – ono što govorimo;
Intonacija - kako govorimo;
Gestikulacija - kako izgledamo kada razgovaramo. Prednosti lične komunikacije su sljedeće:
Ljudi mogu vidjeti šta se govori;
Vizuelni kontakt pomaže da se razume kako nas sagovornik sluša i razume;
Gestikulacija pomaže da govor bude uvjerljiviji. Međutim, u isto vrijeme, riječi, intonacije i geste mogu biti ispunjeni određenom opasnošću u ličnoj komunikaciji:
Možete izdati svoja prava osećanja;
Možete postati previše ranjivi;
Osoba možda ne razumije riječi koje koristite;
Neće se svima svidjeti vaš način izgovaranja riječi.
Ima nečeg nekontrolisanog u svemu tome. To može biti antipatija prema sagovorniku ili njegova nesklonost prema vama koja je nastala iz vama neshvatljivog razloga.
Za postizanje uspjeha u ličnoj komunikaciji potrebno je uzeti u obzir sve gore navedene faktore. Zapamtite da ovo nisu samo riječi. Razumijevanje postaje moguće kroz interakciju sva tri faktora komunikacije, odnosno riječi, intonacije i gestova. Kroz praksu možete naučiti da postignete dosljednost u faktorima komunikacije, postižući potpuno razumijevanje od strane sagovornika.
SPOSOBNOST SLUŠANJA
Komunikacija nije jednosmjeran proces u kojem jednostavno komuniciramo informacije. Kada komuniciramo, primamo i informacije, a ovaj proces od nas zahtijeva da budemo u stanju da slušamo.
Slušanje znači više od slušanja. Često „čujemo“ samo ono što želimo da čujemo. U prethodnom dijelu govorili smo o ličnoj komunikaciji iz perspektive govornika. Slušanje je druga strana komunikacije i vrijede ista pravila.
Kada slušamo, prolazimo kroz sebe riječi, intonaciju i gestove sagovornika. Ovome moramo dodati i vlastite reakcije, koje jasno stavljaju do znanja sagovorniku da pažljivo slušamo. Ove reakcije uključuju izraze lica, osmijehe, klimanje glavom i razne znakove.
Kad slušaš
Uradite to sa punom pažnjom;
Nemojte ishitreno nagađati šta će vam sagovornik reći;
Ne gubite vreme pokušavajući da formulišete odgovor dok slušate onog drugog;
Gledajući u oči sa izrazom živog interesovanja za reči sagovornika, pokažite da ga zaista slušate;
Kada slušate nekoga na telefonu, ne dozvolite da vas ometa ono što se dešava u prostoriji;
Kada razgovarate telefonom, da razumemo sagovornika da ga pažljivo slušate, s vremena na vreme govoreći: "Dakle...", "Da...", "U redu...", itd.;
Pravite bilješke po potrebi (na primjer, kada razgovarate telefonom).
TEHNIKE ISPITIVANJA
Kada komunicirate s drugima, može doći do situacija u kojima informacije koje ste dobili nisu dovoljne. Ako želite da saznate više ili razjasnite šta je rečeno, postavljate pitanja.
Koristi se u različitim okolnostima različite vrste pitanja. Oni su:
otvoren;
zatvoreno;
Poseban.
Poslovni sastanak
U prvim sekundama poslovnog sastanka potrebno je pozdraviti partnera, predstaviti se i rukovati. Stariji po statusu ili godinama treba prvi da pruži ruku, žene takođe treba da učestvuju u rukovanju - ne treba praviti rodne razlike, na poslovnom sastanku svi su poslovni partneri.
Na pregovorima domaćin skupa treba da predstavi goste. Prilikom predstavljanja smatra se ljubaznim dati svoje ime i prezime i razmijeniti vizit karte (nikada ne zaboravite nadopuniti zalihe posjetnica!). Kada dobijete posjetnicu, brzo je pregledajte i naglas pročitajte ime vlasnika.
Zapamtite, vaša vizit karta mora biti čitljiva čak i pri slabom svjetlu i razumljiva bilo kojoj kulturi ili zemlji. Najvažnija stvar na vizitkarti je vaše ime, ono treba da bude podebljano i ne zamagljeno. Na vizitkarti treba jasno naznačiti vaše zanimanje i položaj, to će odrediti obim vaše poslovne saradnje. Vizitkarta treba da sadrži sveobuhvatne kontakt informacije. Svi tekstovi treba da budu ravni, da ne zauzimaju ceo prostor vizitkarte i napisani u najviše dva slova.
Osnovna suština vođenja poslovnih razgovora je stvaranje konstruktivne diskusije dvoje ili više ljudi. Za postignuće pozitivni rezultati, osoba koja ide na sastanak treba se pravilno pripremiti za razgovor: prikupiti što više informacija o klijentima (navike, postignuća, nedavni uspjesi i tako dalje), postaviti konkretne ciljeve kojima teži, te odlučiti o stil odeće i ponašanja.
Prikupljanje informacija
Da biste bolje upoznali svoje kupce, potrebno je malo istražiti. Sastoji se od prikupljanja svih vrsta informacija o datoj osobi ili grupi ljudi iz različitih izvora, o čemu će biti riječi u ovom članku.Stranica klijenta. Najprocjenjiviji i najprioritetniji izvor informacija o osobi je njegova vlastita web stranica. Obično na takvim resursima ljudi pokušavaju da objave što više informacija o sebi i svojoj kompaniji. Prije svega, morate temeljito proučiti glavnu stranicu stranice. Uostalom, samo na prvi pogled se stiče utisak da samo opće informacije. Na ovoj stranici možete saznati ulogu ove kompanije ili preduzeća na tržištu, period postojanja, regione u kojima se predstavljaju usluge ili proizvodi, kao i geografiju kompanije.
Veoma je zanimljiva i rubrika "Novosti". Neki objavljuju svjetske vijesti na ovoj stranici kako bi nečim popunili prazninu. Naime, ovdje bi trebalo objaviti informacije vezane za život organizacije: nekoliko riječi o strateškoj politici u budućnosti, informacije o novim partnerima, izvještaji o uspješnom učešću na raznim izložbama i, naravno, događajima koji su se održavali tokom novije vrijeme.
Takav dio stranice kao što je "Partneri" omogućit će vam da se upoznate sa listom klijenata koji sarađuju sa ovom kompanijom. Ako među njima nađete barem nekoliko kompanija koje sarađuju s vama, to vam može uvelike pomoći u vršenju pritiska na klijente tokom pregovora. Stoga ne škodi dobiti preporuke od njih ili Zahvalna pisma. Vjerovatno će stranica sadržavati informacije o zaposlenima kompanije. U tom slučaju imaćete priliku da se upoznate sa informacijama o menadžmentu kompanije, da proučite oblast njihovog profesionalna aktivnost. Možda možete pronaći zajednička interesovanja ili kontaktne tačke o kojima se može razgovarati na sastanku: ljubitelji istog sporta, imaju djecu, studiraju u istim obrazovnim institucijama i tako dalje.
Društvene mreže. Danas nam to pruža čitav niz novih mogućnosti koje vi (prodajni stručnjak) ne biste trebali zanemariti. Na primjer, veliki broj ljudi su dobili svoje. Web stranica kompanije može sadržavati link do korporativnog bloga, koji omogućava pristup novim informacijama. Šef kompanije može imati i svoj blog. U slučaju da ste uspjeli dobiti Twitter osobe s kojom se sastajete, obavezno proučite sve informacije koje su tamo dostupne. Nakon što ste pronašli osobu koja vam je potrebna na različitim društvenim mrežama („Professionals.ru“, „Facebook“, „Odnoklassniki“, („Vkontakte“ i tako dalje)) - obavezno se upoznajte sa aktivnostima grupa i zajednica u kojima on je član, kao i sa krugom njegovi prijatelji.
Masovni medij. Mediji pohranjuju vrlo veliku količinu informacija i informacija koje se mogu koristiti u vlastite svrhe. Ako je kompanija zabrinuta za svoj imidž, uvijek blagovremeno odgovara na napade i optužbe konkurenata i kao rezultat toga blisko sarađuje s medijima (objavljuje svoje intervjue i reklame na radiju i TV-u, članke u novinama i časopisima) - to znači da menadžment kompanije neguje javno mnjenje. Ovu činjenicu treba iskoristiti iu pripremi za poslovni sastanak.
Obratite pažnju na promotivne materijale. Uostalom, nakon što ste detaljno proučili reklamne medije koje koristi kompanija, možete saznati o ciljevima kojima rukovodi menadžment, kao io njihovoj dobrobiti. Zapamtite da će osoba s kojom imate ozbiljan sastanak također iskoristiti sve ove prilike u pripremi. Na ličnom sastanku možete koristiti informacije o motivirajućim kompanijama i tekućim promocijama. Sve ovo će pomoći da se o vama formira pozitivno mišljenje kao o osobi koja je dobro upućena u posao svog klijenta, za razliku od mnogih drugih menadžera koji se trude da što brže "proguraju" svoj proizvod. Na pozadini takvih ljudi izgledat ćete kao kompetentan stručnjak, što doprinosi stvaranju lične simpatije i povjerenja između šefa kompanije i vas.
Pretraživači. Ne zaboravite da vam "pretraživači" omogućavaju da pronađete mnogo korisne informacije o čelniku kompanije i poslovanju općenito. Samo unesite naziv firme ili kompanije u liniju za unos i nastavite listati stranice jednu po jednu i sigurno ćete moći pronaći važne informacije za koje niste ni sumnjali (promet preduzeća, predstojeći sudski sporovi i tako dalje).
Slika
Poslovni stil je općenito prihvaćen u poslovnom okruženju. Na važnim sastancima nije dozvoljeno nositi farove, kratke hlače, otvorene cipele, kratke suknje, farmerke ili patike. Ali kao što svi znamo, od svakog pravila postoje izuzeci. Na primjer, da bi pregovori bili uspješni (sa dobrim izgledima) i dali pozitivne rezultate (korist u relativno kratkom vremenu), potrebno je da se obučete malo lošije od svog sagovornika. Poslovni stil je standard, ali nema potrebe da budete preterano revni.
Zapamtite to, na primjer, dragi ljudi, obučeni za sastanak sa stranac, ostavljaće utisak ne dobrog ukusa (kako bi trebalo), već namjere da što prije izvuku novac od svog klijenta, što će negativno uticati na otvorenu i konstruktivnu komunikaciju. U praksi je veliki broj slučajeva kada su ljudi na važne sastanke sa čelnicima velikih kompanija dolazili u džemperima sa rastegnutim rukavima, šortsima ili farmerkama. Zamislite na trenutak da ste obučeni u skupo odijelo za sastanak sa direktorom velike i uspješne kompanije. Kome ćeš se pojaviti u njegovim očima? Najvjerovatnije, kao "preobučena" patka! Na takvim sastancima ćete imati male šanse da izgradite konstruktivan i produktivan razgovor.
Kako je poželjno izgledati pri susretu s određenim klijentom pomoći će vam da shvatite prethodnu fazu pripreme za poslovni sastanak. Samo prikupljanjem i analizom svih podataka o klijentu i njegovoj kompaniji moći ćete napraviti pravi izbor. Na primjer, ako ste zaključili da vaš potencijalni klijent, vrlo ozbiljna osoba, voli luksuzne automobile, aktivno se bavi humanitarnim radom, član je javnih organizacija i političkih stranaka, pohađa razne konferencije i seminare, bio je izvršni direktor za 10 godina najbolje je nositi klasično poslovno odijelo (čiste cipele, sako, tamne pantalone, svijetla košulja). Za djevojku je sasvim prikladna crna haljina bez sjajnih dodataka. Ne pokušavajte preopteretiti svoje izgled ekstra "drijanci", sve bi trebalo biti "umjereno"!
U slučaju da imate poslovni sastanak sa rukovodiocem mladog preduzeća u razvoju koje tržištu isporučuje široku paletu odevnih predmeta za mlade, a ujedno saznate da vaš klijent preferira slobodan stil odevanja i relativno mlada, preporučuje se slobodnije oblačenje. Štoviše, izgledat će kao dodatak razgovoru: naglasit ćete svoj pozitivan stav prema smjeru razvoja njegovih komercijalnih aktivnosti.
Ako ste iz svojih izvora saznali da ćete se susresti sa kreativnom i izuzetnom ličnošću (to ćete naučiti proučavajući detalje lični život i razne fotografije) - pokušajte se zanimljivo obući. Na primjer, stilski dodaci, neskladne boje, sjajna kravata i sve ostalo što će vam pomoći da se pred sagovornikom pojavite kao ista izvanredna osoba u kojoj on (ona) može vidjeti svog saveznika.
Kao što svi znaju, klasični stil predviđa tamni donji dio i svijetli gornji dio (obično bijeli). Kada idete na važan poslovni sastanak – držite se toga ovo pravilo. Takođe, pri odabiru boja i stila vodite računa o tome s kim se sastajete. Ovo vrlo jednostavno pravilo uvijek će vam pomoći da izgledate originalno i spektakularno. Istovremeno, ne zaboravite na glavu. Da, devojke sa duga kosa morate ih pažljivo staviti u neku vrstu frizure.
Ostavljamo pozitivan utisak za 5 minuta
Odlazak na poslovni sastanak – zapamtite da ćete imati samo nekoliko sekundi da ostavite dobar utisak. Ako nemate dovoljno vremena, obično ćete imati još pet minuta da stvari ispravite. Pokušajte zamisliti situaciju: kuca se u vašoj kancelariji, uđe neka osoba sa velikom torbom i uzvikne “Pažnja!” pokušava da usmeri vašu pažnju (i druge zaposlene) na neku knjigu u njegovoj ruci. Šta ste mislili o ovoj osobi u tom trenutku? Da li želite da vaš klijent misli isto o vama? Teško! Stoga morate unaprijed razmisliti o svim svojim postupcima: kako ćete ući na vrata, šta ćete reći svojim poslovnim partnerima i tako dalje.Budući da je ovaj članak o poslovnim razgovorima, skrećemo vam pažnju na sljedeću opciju. Kada otvorite vrata, pozdravite svog klijenta, nazovite ga imenom i prezimenom (ili imenom i srednjim imenom), kako biste bili sigurni da je to osoba s kojom ćete se sresti. Nakon toga, potrebno je da se predstavite, navodeći svoje ime, poziciju u kompaniji, kao i tačke o kojima morate razgovarati, te reći svom klijentu da ste pristali da se sastanete s njim u to vrijeme. Pokušajte da uspostavite kontakt očima sa svojim sagovornikom tokom ovog perioda. Ako vidite da je klijent zauzet papirima, provjerite može li sada razgovarati s vama ili mu treba malo vremena da završi svoj trenutni posao. Ako je osoba spremna za komunikaciju, možete početi.
Kako treba strukturirati razgovor?
Da bi vaš sagovornik shvatio da ima posla sa poslovnom i ozbiljnom osobom, prvo objavite pravila sastanka. Na primjer, možete reći ovo: „Glavna svrha našeg sastanka s vama je da odredimo vaše trenutne poslovne ciljeve i utvrdimo kako vam naša kompanija može pomoći da ih ostvarite. Predlažem da se razgovor izgradi u dvije faze. U prvoj fazi, pitaću vas mala količina pitanja kako biste razumeli glavne prioritete vaše kompanije, u drugoj fazi - reći ću vam sa kojim od njih naša kompanija može da vam pomogne da se nosite. Mislim da će takva konstrukcija pregovora biti što produktivnija. Da li se slažeš sa mnom?" Nakon što dobijete saglasnost sagovornika, možete pristupiti samim pregovorima. Ako se klijentu ne sviđa vaš plan, pitajte koju alternativu može ponuditi.Da bi pravilno odredio potrebe poslovnog klijenta, dobar pregovarač mora tečno poznavati tehniku pravilnog konstruisanja pitanja. Ova lista se može unaprijed odštampati na papiru i tamo unijeti odgovore vašeg klijenta, ili možete “čuvati” sva pitanja u memoriji i navesti sve primljene informacije. Zapamtite da se razgovor treba razvijati logično, tako da morate vrlo pažljivo razmisliti o redoslijedu svih pitanja. Za pripremu liste pitanja možete koristiti sljedeći šablon:
- Koliko dugo je vaša kompanija na tržištu?
- Ko je vaša ciljna publika kupaca?
- Koja tržišta VI ciljate (regije, region, grad)?
- Koje prednosti u odnosu na konkurenciju privlače kupce u vašu kompaniju?
- Po čemu se vaša kompanija razlikuje od konkurenata?
- Sa kojim pružaocima usluga danas sarađujete?
- Zašto ste odabrali ovog dobavljača?
- Pokušajte procijeniti rad vašeg dobavljača na skali od deset bodova. Koju ćete ocjenu dati?
- Šta Vam konkretno ne odgovara u radu trenutnog dobavljača?
- Koje bi po Vašem mišljenju naša kompanija trebala imati prednosti da bismo sa Vama gradili dugoročnu saradnju?
Pravilna prezentacija Vaših proizvoda
U prvoj fazi vaš klijent je uglavnom govorio, ali samo postavljao pitanja. Sada moraš da pričaš. Dalju komunikaciju možete izgraditi na način da klijent postavlja mnoga pitanja kako bi mu razjasnio stvari koje ga zanimaju i odagnale njegove sumnje, ili da bi stalno šutio, jer će mu sve biti jasno i on će slažem se sa tvojim rečima. Uspješno predstavljanje usluga Vaše kompanije je način na koji uspijevate prevesti sve informacije koje je klijent upravo podijelio u njegovu korist, fokusirajući se na kvalitet usluga koje pruža Vaša kompanija.
Na primjer, ako se vaš sagovornik požalio na kvalitet isporuke trenutnog pružatelja usluga ( često kašnjenje reda, što rezultira „podrivanjem“ rada kompanije klijenta) – potrebno je naglasiti da u saradnji sa Vašom kompanijom takvih situacija neće biti, jer servisna služba radi nesmetano i pod stalnim nadzorom kontrolne službe, koji (najvjerovatnije) trenutno ne postoji provajder usluga. Uostalom, da jeste, onda ne bi bilo takvih kašnjenja u isporuci. Osim toga, možete napomenuti da ugovor vaše kompanije navodi da će u slučaju neuspjeha u isporuci kompanija dobavljač platiti kaznu ili dati bonuse kao kompenzaciju. Drugim riječima, zakonski garantujete da će vaš klijent poštivati sve uslove ugovora, što će pomoći u zaštiti klijenta od rizika.
zaključci
Za uspješan poslovni razgovor sa potencijalnim klijentima- potrebno je proći kroz nekoliko faza. Pripremna faza obezbjeđuje prikupljanje i analizu svih vrsta informacija o ličnosti osobe (sa kojom se održava sastanak) i kompaniji koju predstavlja. Informacije iz medija, izvora oglašavanja i pretraživača mogu pomoći u tome, a također će biti korisno posjetiti web stranicu firme.Prilikom odabira odjeće treba se pridržavati klasičnog stila, ali ako imate pouzdane podatke o identitetu klijenta s kojim se sastajete, način i stil mogu biti slični njemu.
Da biste stvorili pozitivan utisak za pet minuta, najavite dnevni red sastanka, a takođe postavite što više situacionih pitanja u fazi prikupljanja informacija od sagovornika.
Završna faza je prezentacija, tokom koje postavljate sagovornika da će dobiti više pogodnosti u saradnji sa vašom kompanijom.
Ministarstvo obrazovanja i nauke Ruske Federacije
Federalna agencija za obrazovanje
Država obrazovne ustanove viši stručni
obrazovanje
„Habarovsk državna akademija ekonomija i pravo"
ESSAY
na temu: Poslovni sastanci i efikasnost
njihovu implementaciju
Završio: student 2. godine
Grupe BU-62
Zagoruy Anna Eduardovna
Rukovodilac: Zubareva Olga Yurievna
Habarovsk 2007
1. Organizacija poslovnog sastanka 3
2. Učešće na poslovnom sastanku 4
3. Šta i kako pripremiti za poslovne sastanke 5
4. Vrste ponašanja u pregovorima 7
5. Spisak korištenih izvora 9
Poslovni sastanci zauzimaju važno mjesto u rasporedu aktivne osobe. Važno je biti u mogućnosti kontrolirati tok takvih sastanaka, inače se oni mogu pretvoriti u efikasan alat komunikacija u “žderača” vašeg vremena.
Odnedavno sam čest učesnik ovakvih sastanaka, pa želim ovdje da pričam o tome kako izvući maksimum iz njih i ne gubiti vrijeme uzalud.
Generalno, postoje dvije opcije za održavanje takvih sastanaka: ili ste inicijator takvog sastanka ili ste pozvani. Razmotrimo obje ove opcije detaljnije.
Organizacija poslovnog sastanka
Kada ste organizator, niti kontrole su u vašim rukama. U ovom slučaju, važno je kompetentno voditi tok pregovora, ne gubeći iz vida glavnu stvar.
· Unaprijed obavijestite učesnike sastanka o temi razgovora.
· Tokom sastanka, ne bi trebalo da vas ometaju strane teme. Uvijek se trudite da se striktno pridržavate glavne linije pregovora.
· Ako postoji nekoliko tačaka rasprave, važno je svakoj od njih posvetiti dužnu pažnju (prema prioritetima).
Pratite ponašanje sagovornika. Važno je osjetiti njihovo raspoloženje i stav prema razgovoru. Možda ih ne zanima određena tema (prijedlog, opcija), mogu se osjećati umorno ili u žurbi da rade druge stvari.
· Na kraju sastanka, kada se razmotre sve bitne odredbe, treba sumirati i zahvaliti se učesnicima.
Učešće na poslovnom sastanku
Budući da ste pozvani na poslovni sastanak, najverovatnije nećete moći da utičete na njegov tok. Ali, svejedno, bolje je pokušati držati sastanak pod kontrolom.
· Prije svega, treba se unaprijed pripremiti za sastanak kako biste najefikasnije učestvovali u pregovorima.
· Preporučljivo je imati nekoliko opcija za tok događaja kako biste bili spremni za „neočekivane obrte“ razgovora.
Pokušajte da zapišete važne tačke sastancima. Tako ćete lakše pratiti tok razgovora, a sagovorniku će biti jasno da ozbiljno razmišljate o temi o kojoj se razgovara.
· Ako nešto ne razumete, obavezno ponovo pitajte (ali nemojte prekidati!) i pobrinite se da vam bude jasno o čemu se radi. U suprotnom, možete napustiti pregovore „bez ničega“.
Ako ste od sastanka dobili sve što ste željeli, onda možete prekinuti pregovore (ne čekajući da ih organizator završi), nakon što sumirate sastanak i pitate da li su sve tačke sastanka razmotrene.
Šta i kako pripremiti za poslovne sastanke?
Poslovni sastanci se mogu podijeliti na razgovore i pregovore. Razgovori uključuju samo razmjenu mišljenja, stavova, mišljenja. Na primjer, tokom razgovora strane se mogu dogovoriti o saradnji i navesti sljedeće korake. Razgovori su osmišljeni tako da se pronađe rješenje za problem od zajedničkog interesa.
U pravilu se razgovori i pregovori planiraju unaprijed. U procesu pripreme pregovora i razgovora moraju se izbjeći dvije krajnosti. Jedna krajnost je uopće se ne pripremati za pregovore, oslanjati se na improvizaciju, pronaći rješenje u procesu pregovora. Druga krajnost je tačna promišljanje svih faza budućeg sastanka, uzimajući u obzir najsitnije detalje, do primjedbi i pauza. Obje krajnosti su štetne. U prvom slučaju inicijativa može u potpunosti preći na partnera. Pregovori bez pripreme mogu vašem partneru dati ideju da ste nesposobni u pitanju o kojem se raspravlja. Previše detalja može sputati jednog od učesnika u pregovorima, i najmanje odstupanje od prethodno zacrtane šeme dovešće do zabune i neizvesnosti.
Korisnije je identifikovati glavne tačke sastanka, odrediti linije ponašanja.
Glavna svrha razgovora je razmjena informacija, što olakšava proces pripreme. Tema budućih razgovora je unapred dogovorena. U procesu pripreme potrebno je:
• ocrtajte niz pitanja o kojima želite da razgovarate;
· pripremiti dokumente. da ćete partneru tokom razgovora pružiti argumente u korist saradnje sa vašom organizacijom. ;
Formulirajte pitanja koja ćete postaviti svom partneru.
Kada pripremate razgovor, potrebno je da odvojite vrijeme za pitanja partnera i njegove poruke.
Priprema za pregovore je složeniji i odgovorniji proces. Uključuje sljedeće korake:
Identifikacija oblasti od zajedničkog interesa;
uspostavljanje radnog odnosa sa partnerom;
rješavanje organizacionih pitanja (dnevni red, mjesto i vrijeme održavanja sastanka)
· formulisanje rješenja i prijedloga o razmatranim pitanjima.
Na tok pregovora može uticati okolna šema boja.
J. Sperber daje opis koje reakcije izazivaju određene boje. Na primjer, bijeli zidovi ureda u kojem se vode pregovori dobro odražavaju boju i mogu izazvati iritaciju, pa im je bolje dati blago bež nijansu. Plava shema boja sobe stvara atmosferu dominacije domaćina i ne dopušta gostima da se osjećaju opušteno. Bež i svijetlosmeđa su prilično neutralni tonovi, ali tamno smeđa i siva mogu uzrokovati depresiju. Crvene nijanse imaju tendenciju da uzbude i doživljavaju se kao prijeteće.
Preference in sema boja u velikoj meri zavisi od kulturnih tradicija. Dakle, Japanci preferiraju pastelne boje, dok Kinezi više vole svijetle, upadljive. Razlike u preferencijama boja mogu se uočiti čak i unutar iste zemlje.
Vrste pregovaračkog ponašanja
Pregovori su sastavni dio poslovnih kontakata. Pored dobrog poznavanja predmeta razgovora, potrebno je ovladati tehnikom pregovaranja, dobiti određenu stručnu obuku. U razvijenim zemljama većina preduzetnika zna pregovarati, a stvorena je i široka mreža kurseva za obuku.
Prava praksa ne isključuje susret sa partnerom koji koristi svakakve "prljave trikove". Ove tehnike moraju biti poznate i sposobne da ih neutrališu.
Jedno od starih pravila je bilo maksimum precenjivanje ulaznog nivoa . Ova tehnika podrazumijeva uključivanje ovakvih stavki, od kojih se kasnije bezbolno može odustati, predstavljajući to kao ustupak i očekujući slične korake od pregovaračkog partnera. Takvo ponašanje izaziva nepovjerenje, a savremene metode procjene potencijala stranaka ostavljaju malo mogućnosti za njegovo korištenje.
Još jedna tehnika, bliska opisanoj - "postavljanje lažnih akcenata u vlastitoj poziciji" i kao jedna od opcija - davanje predloga koji su jasno neprihvatljivi za partnera. Ova taktika leži u činjenici da se, na primjer, pokazuje izuzetan interes za rješavanjem nekog pitanja, iako je u stvari ovo pitanje za ovog pregovarača sekundarno.
Prijem iznuda je također blizak upravo opisanim metodama. Razlika je kada se ove tehnike koriste. Ako je upotreba prva dva tipična za početak pregovora, onda se iznuda koristi na kraju, kada su strane pristupile potpisivanju ugovora.
Metoda iznude je po svojoj prirodi bliska drugoj metodi - postavljanje partnera u beznadežna situacija . U pregovorima, dovođenje partnera u bezizlaznu situaciju prije svega predstavlja rizik da ih poremetite. Malo je vjerovatno da će sporazum postignut na ovaj način biti trajan. AT najbolji slucaj možete dobiti neke privremene ustupke.
Postavljanje zahtjeva uzlaznim redoslijedom. Vidjevši da se partner slaže sa postavljenim zahtjevima, postavlja se sve više novih.
Još jedan trik - "salama". Sastoji se u tome da se informacije o vlastitim interesima, procjenama itd. Daje se u vrlo malim porcijama po principu rezanja salame kobasice. Smisao prijema je prisiliti partnera da prvi „otkrije svoje karte“, a zatim i postupi u skladu s tim. Upotreba ove metode pretvara se u vještačko odugovlačenje pregovora, prvenstveno na štetu uzroka.
Davanje namjerno lažnih informacija ili blefiranje. Generalno, ova tehnika nestaje iz arsenala sredstava pregovarača, jer u savremenim uslovima njena upotreba može lako i brzo postati očigledna, što dovodi do gubitka ugleda.
Sledeći korak - dvostruko tumačenje . Na primjer, strane su kao rezultat pregovora izradile određeni dokument. Istovremeno, jedna od strana je u formulaciju „uložila” dvostruko značenje, što njen partner nije primetio, da bi potom sporazum protumačio u svom interesu.
Jedna od najproduktivnijih pregovaračkih taktika može biti postepeno povećavanje složenosti pitanja o kojima se raspravlja . Ova taktika predlaže da se prvo razgovara o lakšim pitanjima. Njihovo rješenje ima pozitivan psihološki uticaj na pregovarače, pokazuje mogućnost postizanja dogovora.
Vrijedan odobrenja izradu i dostavljanje takvih predloga koji bi doprineli ostvarivanju obostranih interesa , odnosno prijedlozi na koje bi partner mogao odgovoriti potvrdno. Ponekad se pregovarački partner slaže sa suštinom prijedloga, ali smatra da je sama formulacija neprihvatljiva.
Korisno tokom pregovora "Razbijte problem na dijelove" umjesto da pokušavate odmah riješiti problem. Nakon dekomponovanja problema, učesnici gledaju da li je moguće postići dogovor o svakom elementu.
Spisak korištenih izvora
1. Zeldovich B.Z. Poslovni razgovor: Tutorial/ B.Z. Zeldovich. - M.: Alfa - Press, 2007. - 456 str.
2. Kholopova T. I., Lebedeva M. M. Protokol i bonton za Poslovni ljudi/ T. I. Kholopova, M. M. Lebedeva. - M.: INFRA - M, 1995. - 368 str.
3. Sheinov V.P. Kako upravljati drugima. Kako upravljati sobom: (Umjetnost menadžera) / V.P. Sheinov. - 2. izd., dop. - Minsk: Amalfeja, 1996. - 368s.
4. Shelamova G.M. Poslovna kultura i psihologija komunikacije / G. M. Shelamova. - 3. izd.. dodaj.. - M.: Izdavački centar "Akademija", 2004. - 160 str.
5. Poslovna komunikacija. Poslovni bonton: Proc. dodatak za studente / I.N. Kuznjecov. - M.: JEDINSTVO - DANA, 2004. - 431s.
Efikasnost službenih poslovnih sastanaka je u velikoj mjeri osigurana striktnim pridržavanjem pravila i zahtjeva bontona utvrđenih za ovu situaciju i pažljivom pripremom za takve događaje.
Počevši od pripreme predstojećeg poslovnog sastanka, njegovi organizatori treba da:
- - definiše njegovu svrhu;
- - pripremiti listu pitanja za diskusiju i, ako je moguće, podijeliti je učesnicima sastanka;
- - odabir i proučavanje potrebnih materijala i dokumenata o ovim pitanjima;
- - ograničiti listu učesnika sastanka samo na one ljude od kojih zaista zavisi uspjeh u postizanju cilja;
- - predvidi stavove stranaka, mogući potez sastanci i njihovi rezultati;
- - uspostaviti jasan vremenski okvir za sastanak;
- - pripremite mjesto.
Pozvani na poslovni sastanak treba odmah da se odazovu pozivu ili da predlože drugog kandidata za učešće na njemu, ako se to čini prikladnijim.
Etiketa službenog poslovnog sastanka je skup pravila koja regulišu ponašanje strana u postupcima pozdravljanja, predstavljanja, obraćanja, komuniciranja, razmjene vizitke, ispraćaji, izrazi zahvalnosti na gostoprimstvu i uspješnom održavanju skupa.
Vlasnik ureda dočekuje goste na pola puta do vrata. Desno od njega može biti njegov zamjenik, lijevo - prevodilac, ako su gosti stranci. Gosti ulaze istim redosledom, sa vođom grupe pola koraka ispred. Prevodilac domaćina sastanka na jeziku gostiju predstavlja članove grupe gostiju, gostujući tumač prevodi i predstavlja domaćine.
Nakon pozdrava, organizator sastanka poziva goste za stol za sastanke i poziva ih da zauzmu svoja mjesta okrenuta prema prozoru, prema svjetlu. Ovo se smatra ljubaznim. Međutim, gosti ne bi trebali sjediti uz prozore koji gledaju na sunčanu stranu: to se može smatrati znakom nepoštovanja.
Lideri stranaka na sastanku su, po pravilu, postavljeni jedan naspram drugog, njihovi zamenici su desno od svake, a prevodioci levo. Ostali učesnici sastanka su nasumično raspoređeni.
Razgovor na zvaničnom poslovnom sastanku uvijek treba započeti s pet ili šest općih pitanja: "Kako ste letjeli?", "Kako ste ostali u hotelu?", "Kako ide aklimatizacija, kako se osjećate?" i drugi.. Nikada ne treba odmah govoriti o slučaju.
Prezentacija učesnika sastanka odvija se razmjenom vizitkarti. Domaćin sastanka vadi svoju vizit kartu i, lagano podižući tijelo, predaje je šefu grupe gostiju. (Treba imati na umu da se Japancima i Južnokorejcima uvijek daju vizitkarte s obje ruke, kako ih prihvataju, a nikada lijevom!) Ako nema mnogo učesnika na sastanku, svi prisutni mogu zamijeniti vizit karte. Ali možete i unaprijed napraviti liste navodeći prezime, ime i patronimiju svakog od učesnika sastanka, njihovu poziciju i mjesto rada.
Nakon prezentacije počinje razgovor. Uvijek ga pokreće domaćin domaćin. Poslovni sastanak ne bi trebalo da traje duže od dva sata. Nakon završetka sastanka možete poklanjati suvenire. Postoje različita gledišta o tome ko bi to prvi trebao učiniti: domaćini ili gosti. Važno je da suveniri striktno odgovaraju rangu učesnika sastanka. Ne preporučuje se svim učesnicima, vođi grupe i njegovom zamjeniku davati iste poklone.
Na kraju sastanka domaćin prvi ustaje od stola, odlazi do mjesta gdje je dočekao goste i oprašta se sa svakim od njih. Ne preporučuje se izlazak iz kancelarije sa gostima. Gosti su u pratnji osobe odgovorne za sastanak.
Poslovni bonton , kojim se reguliše ponašanje učesnika na zvaničnom poslovnom sastanku, zahtevaju:
- - doći na sastanak na vrijeme;
- - poštujte tradiciju i običaje usvojene na teritoriji vašeg boravka;
- - održavati pozitivan stav;
- - izražavajte svoje misli sažeto, jasno i jasno, ne skrećujte sa teme;
- - objašnjavaju skraćenice, skraćenice i posebne termine koji se koriste u govoru;
- - pažljivo slušaju sagovornike, prate reakciju učesnika sastanka na riječi govornika;
- - zapamtite da se poslovni sastanak odvija u načinu dijaloga, a ne monologom jedne od strana;
- - ns pokazuju netrpeljivost prema stanovištu drugih učesnika sastanka, čak i ako se ono bitno razlikuje od vašeg;
- - pažljivo slušaju i pokazuju spremnost da razgovaraju o stavovima druge strane;
- - ne prekidajte govornike;
- - ostati smiren i pristojan, čak i ako sagovornik pokazuje agresivnost, razdražljivost ili neumjerenost.
Protokolarne posjete, poslovni sastanci, razgovori i pregovori najčešći su oblici međunarodne poslovne komunikacije.
Strane se unaprijed dogovaraju o danu i satu posjete. Tačno poštivanje vremena dolaska posjetitelja je obavezno i strogo protokolarno pravilo. Kršenje ovog pravila smatra se ispoljavanjem nepoštovanja osobe koja prima posjetu, te stoga, na najnegativniji način, može uticati na buduće odnose sa tom osobom. Kašnjenje nije dozvoljeno ni na jednom zvaničnom događaju (vrijeme dolaska je naznačeno u pozivu ili na drugi način). Ne uzimaju se u obzir takozvane objektivne okolnosti - poteškoće u pronalaženju kuće u kojoj se domaćin nalazi, kašnjenje zbog saobraćajnih gužvi, iznenadni kvar automobila itd. Kašnjenje se pripisuje nepažnji posjetitelja i uvijek ostavlja neprijatan okus. S tim u vezi, preporučuje se da se unapred razjasni adresa (do preliminarnog odlaska vozača do odgovarajuće kuće, odlaska u posetu, uzimajući u obzir zagušenost gradskih ulica vozilima, itd. Nije za osudu doći nekoliko minuta ranije, pričekati u blizini kuće u kojoj će se posjeta održati i doći na ulaz u dogovoreno vrijeme. Preporučljivo je pridržavati se lokalnih protokolarnih pravila koja se odnose na pravila oblačenja za posjetu. Ponekad može biti poslovno odijelo, u drugim slučajevima može biti i obično odijelo, ali tamne boje. Mješovito odijelo nije dozvoljeno. Cipele moraju biti tamne.
Važno je unaprijed razmisliti o pitanjima koja treba postaviti u razgovoru, šta da pitate, a šta da kažete sami. Takav pristup će omogućiti maksimalnu korist iskoristite vrijeme posjete. Prema zakonima o ugostiteljstvu, inicijativa za vođenje razgovora pripada osobi koja prima posjetu.
Važno je da pravilno sjednete gosta. Poželjno je imati garnituru za sjedenje u posebnoj sali za sastanke. Šef strane delegacije sjedi preko puta šefa delegacije zemlje domaćina. Ne možete stavljati goste za svoj radni sto, kao ni okrenuti na sunčanu stranu. U ekstremnim slučajevima potrebno je spustiti zavjese na prozorima. Gost sjeda nakon što je sjeo domaćin. Za vrijeme posjete služe se kafa ili čaj, lagana osvježenja i vino, ovisno o lokalnoj praksi.
Protokolarna posjeta traje, po pravilu, 10-15 minuta, ali može trajati i duže ako su obje strane zainteresirane za to. Prilikom posjete nekoj visokorangiranoj osobi, korisno je unaprijed pitati osoblje koliko ta osoba ima vremena. Inicijativa za napuštanje svake posjete ostaje na gostu. Izuzetak su posete šefu države, gde audijenciju prekida "domaćin. U nekim zemljama, posebno sa monarhijskim uređenjem, nije uobičajeno da šef države postavlja pitanja. Šef države vodi razgovor .
U međubankarskim pregovorima, sposobnost vođenja razgovora je kompleksna umjetnost kojom svaki zaposleni mora ovladati, bez obzira na njegovu poziciju ili čin. Ovladavanje ovom umjetnošću je profesionalna obaveza bankarskih službenika. Međubankarskim pregovorima, po pravilu, prisustvuju lica posebno ovlašćena za vođenje takvih pregovora ili visoki službenici ovih institucija. Poslovni razgovori se vode opušteno, u formi dijaloga, bez pribjegavanja bilo kakvim referentnim materijalima, dosijeima, bilješkama. Učesnici poslovnog razgovora treba da imaju veliku erudiciju u oblasti svojih profesionalnih aktivnosti, kao iu različitim oblastima ekonomije, politike, nauke, kulture, i da imaju u vidu veliki broj konkretnih činjenica vezanih za predmet rasprave u ovim međubankarski pregovori. Po mogućstvu. tako da se učesnici ovakvih pregovora prisjete da, u skladu s protokolarnom tradicijom, gotovo svaki razgovor nakon međusobnog pozdrava počinje razgovorom o događajima u kulturnom životu, o novim knjigama, filmovima, koncertima, umjetničkim izložbama itd. Morate biti dobro obrazovan, dobro informisan sagovornik kako biste na adekvatan način predstavljali svoju banku ili kompaniju u poslovnim pregovorima. Preporučuje se da se prije početka pregovora pripremite za eventualnu diskusiju za svoju obrazloženu odbranu
pozicije. Dajte zvaničnu izjavu ako je potrebno. Potonji se čita striktno prema tekstu, jer je svaka riječ u njemu od fundamentalnog značaja. U međunarodnoj praksi, ovo se smatra uobičajenim i široko praktikovanim. Tekst službene izjave se zatim prenosi sagovorniku.
Tokom pregovora veoma je važno postići potpuno razumevanje sagovornika. Nerazumljive tačke se moraju dodatno razjasniti. Memorandum ili bilo koji drugi dokument uručen tokom poslovnog razgovora treba pažljivo pročitati odmah po prijemu.
U formalnom razgovoru potrebno je stalno održavati duh obostranog interesa, jer svako nastoji od sagovornika saznati ono što još ne zna. Ne možete razgovor pretvoriti u kviz, kada jedan stalno pita, a drugi samo odgovara. U razgovoru, obje strane bi trebale biti u mogućnosti da kažu sve što misle da je potrebno. Struktura odnosa među ljudima je neophodna za postizanje međusobnog razumijevanja. Poznati su sljedeći tipovi odnosa: ekvivalentni (kada postoji potpuno poklapanje pozicija partnera); tranzitivna (kada strana "A" deli poziciju strane "C", a strana "C" i strana "B" takođe deli poziciju strane "C"); simetrično (kada postoji zajedničko gledište samo o glavnim pitanjima).
Prisustvo ili odsustvo poverenja između partnera ima snažan uticaj na proces vođenja poslovnih pregovora. Bez sumnje, važnost lični kvaliteti pregovarači. U svjetskoj praksi najviše pet uobičajeni obrasci psihološki odnosi koji doprinose ili ometaju proces pregovaranja. To je strah od poslovnog kontakta, sumnje (strah od greške), negativan stav, simpatija, pozitivan stav. Nesumnjivo je da se u procesu komunikacije odvijaju svi navedeni psihološki modeli, ali bilo koji prevladava.
Praksa međunarodnih pregovora pokazuje da se u slučaju simetričnih i ekvivalentnih odnosa rasprava o pitanjima odvija maksimalno efikasno. U slučaju tranzitivnih odnosa moguće je i pozitivno rješenje pitanja o kojima se raspravlja. Zajednička želja za postizanjem dogovora, dobro poznavanje partnera i povjerenje u njega doprinose uspješnom vođenju pregovaračkog procesa. Svaki pregovori su ljudska komunikacija, tokom koje se učesnici međusobno informišu o svom stavu, uticaju na partnera svojim intelektom i emocionalno-voljnim kvalitetima.
Preliminarna priprema- neizostavan uslov za uspješne pregovore o bankarskoj politici i finansijskim i ekonomskim problemima. Tokom ove pripreme potrebno je identifikovati:
Nivo kvalifikacije učesnika sastanka;
Nivo znanja stranog jezika učesnika sastanka;
Informacije o njihovim društvenim, kulturnim, ideološkim, emocionalnim i starosnim karakteristikama.
Po pravilu, najuspješniji pregovori su između ljudi sa sličnim interesima. Razgovor pregovarača približno istog nivoa kvalifikacije karakteriše, po pravilu, najadekvatnija razmjena informacija.
Ukoliko je potrebno, učesnici u pregovorima tokom razgovora treba da uđu u diskusiju i brane svoje interese. Dokaz nedovoljne kvalifikacije uposlenika je ishitrena izjava: „Prijaviću ovo upravi banke (kompanije, preduzeća)“. Sa takvom izjavom ne treba žuriti, jer pokazivanjem određene suzdržanosti, upornosti i fleksibilnosti možete na adekvatan način zaštititi interese svoje banke (kompanije). Međutim, nemoguće je isključiti slučajeve kada je potrebno dati upravo takav gore dat odgovor.
Prijateljski, pristojan odnos prema ljudima, pažnja i društvenost, sposobnost započinjanja i održavanja razgovora, sposobnost pozivanja su neophodne osobine koje će svakom pregovaraču pomoći da uspostavi prijateljske i profesionalne kontakte.
U skladu s međunarodnim bontonom, poslovni pregovori se vode samo u mirnom tonu, čak i ako je tema razgovora neugodna. Povišeni glas, lične uvrede i izražavanje ogorčenja su neprihvatljivi. Jedna od funkcija protokola je upravo da pomogne u održavanju normalnih odnosa između učesnika u pregovorima, da eliminiše iz rasprave sve ono što nije direktno vezano za slučaj. Komplementarna fraza: "Molim vas, prihvatite uvjeravanja u moje najveće poštovanje prema vama". duboko značenje i sastavni je dio diplomatskog protokola.
Vođenje multilateralnih pregovora ili
međunarodne konferencije- najteže i
odgovorno poslovanje za odjele za vanjske odnose i
protokolarne usluge raznih banaka ili firmi. Takve
pregovori (konferencije) se održavaju sa velikim brojem
učesnika i pripremni rad zahtijeva troškove
veliki trud. Potrebno je pažljivo razmotriti i
organizuju realizaciju programa
Procedura susreta sa strancima;
Lični sastav tih sastanaka sa naše strane;
Učešće predstavnika stranih institucija akreditovanih u Ruskoj Federaciji;
Učešće predstavnika štampe, televizije i radija;
Predstavljanje cvijeća;
Pozdravni govori;
Hotelski smještaj;
Poslovni dio programa (pregovori, sastanci, razgovori);
Prijemi, doručci, ručkovi itd.;
Putovanje po zemlji;
Završne žice.
Svrha pregovora na ovakvim sastancima i konferencijama mogu biti različiti finansijski i ekonomski problemi; sklapanje ugovora, sporazuma ili ugovora; razmatranje rezultata njihove implementacije; razgovor o drugim pitanjima od zajedničkog interesa, itd. U nekim slučajevima, učesnici bilateralnih ili multilateralnih pregovora razmatraju jedan problem u svim njegovim aspektima. U drugim slučajevima, pregovori se razlikuju po svojoj raznolikosti. Ključni trenutak sav pripremni rad za bilateralne ili multilateralne pregovore - izrada smjernica koje određuju aktivnosti (rad) delegacije na razgovorima. Istovremeno sa izradom stava o pitanjima koja se razmatraju na sastanku, formira se i lista učesnika sastanka. Sastav i nivo učesnika u međubankarskim i drugim pregovorima zavisi od značaja koji učesnici pridaju ovom sastanku. Na pregovore se po pravilu šalju predstavnici približno istog nivoa,
Šef delegacije odgovoran je za aktivnosti svih članova delegacije i svakog pojedinačno. Stoga šef delegacije mora u potpunosti savladati predmet pregovora, dobro poznavati svakog zaposlenog, njegove profesionalne i lične kvalitete. Samo ako su takvi uslovi ispunjeni, šef delegacije će moći uspješno obavljati svoje funkcije i osigurati maksimalnu efikasnost rada učesnika sastanka. Ispravan izbor pomoćno osoblje delegacije je takođe od velikog značaja. Takvo osoblje uključuje prevodioce, stenografe, vozače, kućne radnike, itd.
Za uspješno pregovaranje, članovi delegacije moraju imati enciklopedijski nivo obrazovanja, visok profesionalizam, govorništvo i temeljnu pripremu posebno za predstojeći sastanak.Očigledno, društven radnik sa širokim
ekonomska perspektiva, sposobna da brzo procijeni suštinu bilo kojeg problema, pogodnija je za međubankarske pregovore nego specijalista uski profil. Poznavanje poslovnika, presedana, metoda efikasno rešenje organizaciona pitanja, sposobnost rada sa dokumentima, poznavanje strani jezici- sve ove kvalitete takođe. neophodno za učesnika poslovnog sastanka. Za uspješan rad važno je poznavanje stranih jezika, pa vam kabina omogućava brzo sklapanje poslovnih poznanstava i uspješnu komunikaciju s predstavnicima strane štampe. Poznavanje stranih jezika ima posebnu ulogu u bilateralnim, a posebno multilateralnim pregovorima, konferencijama, budući da se izrada dokumenata obično vrši na jednom od stranih jezika, na primjer, na engleskom. Poznavanje predmeta pregovora i stranih jezika omogućava vam da pronađete najtačniju i najprihvatljiviju formulaciju za sve učesnike pregovora.
Predstojeći pregovori
unapred priprema osnovnih
dokumenata i. ostali radni materijali. Postoji nekoliko kategorija dokumenata o kojima se raspravlja tokom sastanka.
Prva kategorija dokumenata odražava stav učesnika sastanka o širokom spektru pitanja i sadrži preporuke za rješavanje pitanja koja se razmatraju u predstojećim pregovorima. Druga kategorija su nacrti raznih sporazuma, protokola ili ugovora koji će činiti osnovu za pregovore. Treća kategorija dokumenata su nacrti rezolucija ili sporazuma o namjerama.
Dopisnici su koristan pomoćni materijal za diskusiju o temi sastanka. Memorandum se koristi tokom konsultacija koje se održavaju uoči sastanka i tokom pregovora.
Sastavljanje dosijea o različitim pitanjima koja će se razmatrati na predstojećem sastanku je sastavni dio pripremnog rada. Na osnovu dosijea izrađuju se tekstovi govora, materijali za razgovore sa pregovaračkim partnerima, dokumenti, reference itd.
Dosije se sastoji od službenih potvrda i dokumenata o partneru, isječaka iz novina, časopisa i drugih materijala koji sadrže podatke o stranom partneru. Efikasnost rada tokom pregovora u velikoj meri zavisi od kvaliteta pripremljenih dosijea.
Prije nego započnete pregovore, vrlo je važno unaprijed saznati stavove učesnika i nema mogućnosti da razjasnite svoje. Rješavanje ovog problema vrši se putem teleksa ili telefaksa, u toku bilateralnih sastanaka i konsultacija. Ovaj posao se obavlja u svim fazama pripreme za pregovore. Na početna faza akcenat je na razjašnjavanju pozicija pregovaračkih partnera. Uoči sastanka, kada se utvrđuju stavovi, glavna pažnja se posvećuje obrazloženom iznošenju svog stava.
Nakon postizanja dogovora o održavanju sastanka, strane određuju mjesto sastanka i trajanje pregovora. Pregovaranje je preporučljivo kada strane shvate da je rješenje problema jedino moguće zajedničkim trudom i ako strane nastoje da reše zajedničke interese.
Međusobno razumijevanje, volja i partnerstvo su neophodni za uspješne pregovore, ali najvažnija od njih tri je volja. Bez volje za postizanjem međusobnog razumijevanja neće biti dogovora.
U zavisnosti od pravog stava strana prema postizanju rezultata, pregovori se dijele u tri kategorije. Prvi je kada je jedna od strana zainteresovana da spreči sporazum (ili pokazuje ravnodušnost). Drugi je kada jedna od stranaka pokazuje umjeren, ali nedovoljno jak (ili hitan) interes za postizanje rezultata. Treća kategorija je kada obje strane nastoje postići pozitivne rezultate. Ako svi učesnici tretiraju pregovore kao da su pregovori treće kategorije, tj. pokazati zajednički interes za postizanje sporazuma.
pregovarački proces će vjerovatno brzo uspjeti. Isti rezultat je vjerovatno kada ih jedan dio pregovarača naziva pregovorima treće kategorije, a drugi dio pregovorima druge kategorije. Uspjeh je malo vjerojatan ako svi učesnici gledaju na pregovore kao da pripadaju drugoj kategoriji. Praktično je nemoguće postići pozitivne rezultate ako neko od učesnika svrstava pregovore u treću kategoriju.
Za uspjeh pregovora posebno je važno da je prvobitno deklarirani maksimum visoki zahtjevi jedan ili drugi učesnik nije uplašio ostale. U prvoj fazi važno je znati što potpunije i dublje stavove pregovarača. Ako u ovoj fazi, kao rezultat razmjene mišljenja, učesnici dođu do zaključka da u glavnim pitanjima njihovi zajednički interesi prevladavaju nad protivrječnostima, tada se javljaju uslovi (perspektiva) za nastavak pregovora. Zadatak druge faze je utvrđivanje parametara budućeg ugovora, sporazuma ili aranžmana. U ovoj fazi važno je otkloniti razlike u ključnim pitanjima i postići obostrano prihvatljiv pristup za sve rješavanje glavnog problema. U trećoj i završnoj fazi, učesnici se fokusiraju na izradu konačnih sporazuma o čitavom spektru pitanja budućeg sporazuma ili ugovora. U ovoj fazi pregovori su posebno intenzivni i zahtijevaju aktivno učešće stručnjaka i stručnjaka. Prilikom finalizacije članova ugovora u posao se uključuju advokati.
Tokom samih pregovora mogu nastati nepredviđene okolnosti koje će zahtijevati dodatnu razradu članova ugovora, kao i određeno prilagođavanje pozicija. U takvim slučajevima treba pokazati ne samo čvrstinu, već i fleksibilnost, spremnost na međusobne ustupke i prihvatljive kompromise. Naravno, željeni kompromis treba da bude obostrano prihvatljiv i obostrano koristan. Svaka strana mora učiti iz kompromisa
određenu korist. Ustupak koji promoviše napredak pregovora je uvijek opravdan. Rigidan, direktan pristup koji isključuje kompromise ne dovodi do pozitivnih rezultata u pregovorima.
Uspjeh pregovora moguć je samo ako se uzmu u obzir ne samo vlastiti temeljni interesi, već i interesi partnera. Na toj osnovi nastaje povjerenje i međusobno razumijevanje koji su toliko neophodni da bi se pronašlo uravnoteženo i dogovoreno rješenje za bilo koja složena pitanja.