Правила за обработка на нарачки и канцелариска работа. Примерок за нарачка за персоналот. Управување со кадровската евиденција: нарачки

Во фазата на подготовка на Нарачката се вршат следните операции

• подготовка на нацрт-наредба;
• регистрација на нацрт Нарачката.

Подготовката и извршувањето на нацрт-наредбите ја вршат службеници - раководители на сектори (специјалисти) во име на раководителот на претпријатието.

1. Подготовка на нацрт Наредба

При изготвување на нацрт-наредба, прашањето се проучува и се составува текстот на нацрт-наредбата.

Текстот на Редот, по правило, се состои од два дела: наведен и административен.

Утврдувачкиот дел ги наведува основите (факти, настани, документи и сл.) и ја дава мотивацијата за издавање на наредбата.

Наведениот дел од наредбата се испушта доколку на неговиот административен дел не му треба појаснување (т.е. причината за издавање на наредбата е очигледна).

Утврдувачкиот дел на Редот се одвојува од административниот дел со разделниот збор „ПОРАЧУВАМ:“ кој се печати на посебна линија од нултата позиција на табеларот, со големи букви со две точки, без празни места и наводници.

Во административниот дел од наредбата се наведува „кому“ (изведувачот или структурната единица - одговорни за имплементација), „што да се прави“ (наведете конкретна работа), „до кој датум“ (рокот за негово завршување). Ако наредбата до извршителот е дадена трајно, тогаш може да нема рок за извршување.

Административниот дел од текстот на Редот, по правило, е поделен на параграфи, кои се нумерирани со арапски бројки. Последниот пасус го означува лицето или структурната единица одговорна за следење на извршувањето на нарачката како целина.

Доколку е потребно, во посебен став на крајот од Налогот се наведени претходно издадените документи (наредби, решенија и сл.) или делови од нив кои се поништени, изменети или дополнети со оваа наредба.

Индивидуалните задачи (на пример, задача што содржи дигитални податоци) или регулаторни документи ставени во сила со Наредбата (инструкции, регулативи, правила, итн.) обично се составуваат во форма на Додаток на налогот со упатување на нив во соодветните ставови од Редот. На првиот лист од Додатокот во горниот десен агол е напишан следниот натпис: „Прилог кон налогот на раководителот на АД „ИМЕ на ФИРМА“ од 00.00.00 бр.000“.

Страниците на нарачката и прилозите се нумерирани како единствен документ.

2. Регистрација на нацрт нарачката

Подготовката на нацрт-нарачка се состои од поставување на строго дефинирани места на формулар или стандарден лист на потребниот (специфичен за даден тип на документ) збир на детали (во согласност со ГОСТ 6.38-90). Во оваа фаза, следните детали се внесуваат во нацрт-налогот:

• логото на организацијата;
• Организациски код на ОКПО;
• Шифра на документот OKUD;
• име на компанијата;
• име на типот на документот;
• место на составување или објавување;
• наслов на текстот;
• текст;
• ознака за присуството на апликацијата;
• име и телефонски број на изведувачот.

Налозите за главната дејност (прв лист) се составуваат, по правило, на Општиот образец на претпријатието.

Потпишување на наредбата

• одобрување на нацрт-наредбата;
• пренесување на нацрт-наредбата до предучилишна образовна институција;
• проверка на исправноста на нацрт-наредбата;
• усогласување на нацрт-наредбата;
• ставање на „печат за ограничување на пристап до документи“;
• потпишување на нацрт-наредбата.

3. Одобрување на нацрт Наредба

Потпишувањето на нацрт-наредбата започнува со негово одобрување. Службеникот што го подготвува нацрт-наредбата го координира со:

• раководители на структурни одделенија;
• адвокат;
• главен сметководител;
• други заинтересирани функционери.

Таквото одобрение се формализира во форма на ставање на потребниот „виза“ на строго дефинирано место на Општиот формулар или стандардниот лист на кој е изготвен нацрт-налогот (во натамошниот текст „на формуларот за нарачка“). Доколку се појават какви било коментари при одобрувањето, тие се наведени или на самата виза (ако коментарот е краток) или на посебен лист со соодветна белешка на Формуларот за нарачка („Коментарите се прикачени“ до визата). Визите се собираат на последниот лист од нацрт-наредбата.

4. Пренесување на нацрт Наредбата до службата за предучилишна образовна институција

По завршувањето на одобрувањето, нацрт-наредбата ја пренесува Службеникот кој го подготвил до службата DOU за потпишување од раководителот на претпријатието (или неговиот заменик кој ги има соодветните права - во понатамошниот текст „неговиот заменик“).

5. Проверка на исправноста на нацрт-Налогот

Пред да го поднесе нацрт-Налогот за потпис до раководителот на претпријатието (неговиот заменик), вработениот во службата за предучилишно образование ја проверува исправноста на неговото извршување во согласност со важечките државни стандарди за организациска и административна документација. Неправилно пополнетата нацрт-наредба се враќа на службеното лице кое го подготвило за ревизија.

6. Усогласување на нацрт Наредбата

Раководителот на претпријатието (неговиот заменик) може да направи измени и дополнувања на нацрт-Налогот добиен од специјалистот на службата за предучилишно образование за потпишување. Ваквите измени и дополнувања стануваат составен дел на нацрт-наредбата и не ја нарушуваат неговата правна сила.

7. Поставување на деталите „Мрежа ограничување на пристапот до документот“

Ако нацрт-наредбата содржи информации вклучени во Списокот на информации што претставуваат комерцијална тајна на претпријатието, на нацрт-наредбата Управителот (неговиот заменик) го става потребното „ограничување на пристапот до документот“.

8. Потпишување на нацрт Наредба

Налогот е потпишан (го става потребниот „потпис“ на формуларот за нарачка) од раководителот на претпријатието (или неговиот заменик кој ги има соодветните права). Првиот примерок од Налогот (оригинал) е потпишан. Наредбата влегува во сила од моментот на нејзиното потпишување, освен ако во нејзиниот текст не е наведен различен период.

Регистрација на нарачка

Во оваа фаза, технолошките операции поврзани со:

• регистрација на нарачката;
• ставајќи ги деталите за „Контролна ознака“.

9. Регистрација на нарачката

Целосно подготвен, извршен и потпишан налог се регистрира од специјалисти на службата за предучилишна образовна институција пред да се пренесе на Изведувачот на работа (извршување). Регистрацијата е неопходна за да се осигури безбедноста на документите, нивното брзо пребарување, сметководство и контрола. Постојат неколку форми на регистрација на документи: централизирана, децентрализирана и мешана (нема да се задржиме на нивните детални карактеристики во овој материјал).

Регистрацијата на нарачката е снимање на фактот на нејзиното создавање со ставање на деталите „индекс“ и „датум“ (на формуларот за нарачка) со последователно снимање. потребни информацииза Нарачката во формулари за регистрација (списанија и/или картички).

Нарачката се регистрира само еднаш - на денот на нејзиното потпишување. При пренос на регистриран налог од една структурна единица на претпријатие во друга, тој не се пререгистрира.

Деталот „датум“ се става на нарачката откако ќе се потпише (од специјалисти на службата за предучилишна образовна институција).

Реквизитот „Индекс“ на Редот, по правило, се арапски бројки без азбучни знаци, внесени по хронолошки редослед (едноставно сериско нумерирање) од почетокот на календарската година. Овој детал е внесен во нарачката (на формуларот за нарачка) од специјалисти од соодветните структурни единици (услуга за предучилишни образовни институции, структурна единица чиј раководител го подготви нацрт-наредбата), во зависност од формуларот за регистрација на документот усвоен во претпријатието.

Не се ставаат индекси на додатоците на нарачката.

Нарачките за основни активности се регистрираат во посебни формулари за регистрација (Дневници за регистрирање на налози за основни активности). Формата на дневникот за регистрација не е регулирана, односно оптималниот состав и редоследот на распоредот на колоните за регистрација (детали) го одредува службата за предучилишна образовна институција на претпријатието по своја дискреција. Формата и постапката за водење на такви списанија се фиксирани во „Упатство за одржување на дневник (картички) за регистрирање нарачки за основни активности“ развиен од претпријатието. Вообичаено, формуларите за регистрација ги користат следните полиња за регистрација:

• индекс и датум;
• автор (програмер);
• кој потпишал;
• наслов и/или резиме;
• апликации;
• резолуција (содржина на налогот, извршител, автор на налогот, датум);
• приемот на налогот од извршител;
• период на извршување;
• контролна ознака;
• напредок на извршувањето;
• знак за извршување;
• број на предмет;
• пренесување податоци на машински медиуми

Ако нарачката содржи информации вклучени во Списокот на информации што претставуваат комерцијална тајна на претпријатието, нарачката се регистрира во посебен сметководствен (регистрациски) образец. Технологијата за предавање документи што содржат деловни тајни преку претпријатие не е дискутирана во овој материјал.

10. Ставајќи ги деталите „Контролна ознака“

Регистрацијата на налог може да се смета како почетна фаза на контрола на неговото извршување. По инструкциите на раководителот (неговиот заменик) на претпријатието да го стави налогот под контрола, специјалистот на службата за предучилишна едукација го става атрибутот „контролна ознака“ на левото поле на Нарачката спроти атрибутот „наведување на текстот “ (поретко - спроти контролираните точки од оваа наредба).

Извршување и контрола на извршување на нарачката

Во оваа фаза, технолошките операции поврзани со:

• репродукција на Редот;
• заверка на дупликат копии од Нарачката;
• испраќање на Налогот (копии) до извршителите;
• издавање Наредба за контрола;
• проверка на навременото примање на Налогот (копии) од страна на извршителите;
• извршување на наредбата;
• проверка и регулирање на извршувањето на Нарачката;
• извештај до раководителот на претпријатието за спроведувањето на наредбата;
• договарање на промени во времето и постапката за извршување на налогот;
• менување на времето и постапката за извршување на налогот;
• завршување на извршувањето на наредбата.

Наредбата, потпишана од раководителот (неговиот заменик) и регистрирана од специјалисти на службата за предучилишно образование, се пренесува на извршителите наведени во неа против потврдата за работа за извршување на неговото спроведување.

11. Репродукција на нарачка

Ако наредбата наведе неколку Извршувачи, тогаш за да се обезбеди брзо извршување на нарачката, таа може да се репродуцира во потребниот број копии. Потребата за репродукција на Нарачката и бројот на копии (листа за дистрибуција) ја утврдува лицето кое го организира неговото извршување (Одговорен извршител). Листата за испраќање го означува името на нарачката, името на извршителот, структурната единица, бројот на пренесени копии и датумот. Одговорноста за утврдување на тиражот и правилното составување на мејлинг листата е на службеното лице кое ја подготвило оваа наредба.

12. Заверка на дупликат копии од нарачката

Копираните копии од Редот се заверени од специјалисти на службата за предучилишна образовна институција. За да завери копија од нарачката, специјалистот на службата за предучилишна образовна институција го става формуларот за нарачка на кој е изготвен секој примерок од нарачката, потребната „ознака за потврда за копирање“.

Сите дупликати и заверени копии од Налогот или специјалистите на службата за предучилишна образовна установа ги пренесуваат до одговорниот извршител за самостојна дистрибуција до Извршителите, или самите специјалисти од службата за предучилишна образовна институција ги дистрибуираат до секој Извршител. Копиите од Налогот се предаваат на Извршителите со личен потпис, кој го ставаат на мејлинг листата (обично на задната страна на последната страница од оригиналната наредба). Во првиот случај, Одговорниот извршител се потпишува, означувајќи го бројот на примени примероци, во вториот, сите извршители кои добиле копија од знакот на наредбата.

Обработката на налозите и нивното пренесување за работа (извршување) на Извршителите мора да се изврши во рок од еден работен ден од моментот на нивното примање по потпишувањето од страна на услугата DOW.

14. Давање нарачка за контрола

Извршувањето на сите регистрирани Нарачки е предмет на контрола.

Раководителот (неговиот заменик) на претпријатието е одговорен за организирање контрола врз извршувањето на нарачката. Главната цел на организирање на контролата е да се обезбеди навремено и висококвалитетно извршување на нарачката. Набљудувањето на извршувањето на наредбата го вршат специјалисти од службата за предучилишна образовна институција и службеникот што ја подготвил оваа наредба.

За поднесување на Налог за контрола, специјалисти од службата за предучилишна образовна институција ги пополнуваат соодветните полиња во формуларите за регистрација (списанија и/или картички).

15. Проверка на навремен прием на Налогот (копии) од страна на извршителите

Ако дистрибуцијата на нарачката (неговите копии) до извршителите била извршена независно од одговорниот извршител, тогаш специјалистите на услугата DOW мора да го потврдат нивниот навремен прием од страна на Извршителите за да започнат со работа на извршување на упатствата снимени во тоа.

16. Извршување на наредбата

Извршување на конкретна работа од страна на Изведувачот согласно нарачката (задачата) запишана во Нарачката.

17. Проверка и регулирање на извршувањето на наредбата

Одговорниот извршител самостојно лично го следи напредокот во извршувањето на наредбата.

Специјалисти на услугата DOW го следат крајниот рок за извршување на нарачката. Периодот на извршување на нарачката е временскиот период наменет за извршување на нарачката или календарскиот датум до кој е закажано извршувањето. Роковите за извршување на нарачката може да бидат стандардни или индивидуални.

Стандардните рокови за извршување на документите се утврдуваат со акти повисоки органидржавната власт и управување. Типичната временска рамка за извршување е 10 дена за преглед и известување за извршувањето на нарачките, освен ако периодот на извршување не е наведен во Нарачката.

Индивидуалните рокови за извршување ги наведува авторот на наредбата во неговиот текст или ги утврдува раководителот (неговиот заменик) на претпријатието. Стандардните и поединечните термини се пресметуваат во календарски деновиод моментот на потпишување (стапување во сила) на Наредбата. Доколку поединечниот рок за извршување на налогот се разликува од стандардниот, тогаш поединечниот рок се смета за рок за извршување. Доколку е потребно да се исполнат ставките од Нарачката во различни рокови, секоја ставка има свој рок за извршување.

Следење на напредокот на извршувањето на налогот се врши секојдневно доколку до утврдениот датум на извршување остануваат од 1 до 5 дена и двапати во периодот - доколку до утврдениот датум на извршување остануваат од 5 до 10 дена.

18. Извештај до раководителот на претпријатието за спроведувањето на наредбата

Врз основа на резултатите од контролата, одговорниот извршител и специјалистите на службата за предучилишна образовна институција го информираат раководителот (неговиот заменик) на претпријатието за напредокот во извршувањето на наредбата, постигнатите резултати и околностите што се појавија што го попречуваат извршувањето на нарачката во утврдената временска рамка.

19. Координација на промените во времето и постапката за извршување на наредбата

Доколку е потребно, раководителот (неговиот заменик) на претпријатието и извршниот директор ќе се договорат за промена на времето и постапката за извршување на наредбата. Основа за ова е меморандум од Одговорната извршна власт која ја мотивира потребата од вакви промени. Одлуката за промена на времето и постапката за извршување на наредбата се рефлектира во решението на раководителот (неговиот заменик) на претпријатието.

Промената на времето и постапката за извршување на наредбата мора да се направи најмалку два дена пред истекот на рокот за извршување на наредбата.

20. Промени во времето и постапката за извршување на наредбата

Врз основа на решението на раководителот (неговиот заменик) на претпријатието, специјалистите на службата за предучилишна образовна институција го менуваат времето и постапката за извршување на нарачката со тоа што ги прават потребните прилагодувања на соодветните колони во формуларите за регистрација (списанија и/или картички).

21. Завршување на извршувањето на нарачката

Наредбата се смета за извршена ако мерките предвидени во него се навистина извршени (завршена е одредена задача, подготвен е писмен одговор и сл.) или е изготвен друг документ во согласност со неа.

Пренесување на извршена наредба во списите на предметот

Во оваа фаза, технолошките операции поврзани со:

• враќање на извршената Нарачка на услугата DOW;
• евиденција за извршување на наредбата;
• отстранување на извршената Нарачка од контрола и нејзино внесување во датотеката.

22. Враќање на извршената нарачка на услугата DOW

Налогот регистриран од специјалистите на службата за предучилишна образовна институција, по извршувањето, извршниот директор мора да го врати во службата за предучилишна образовна институција за запишување во досието (формирање на предмети).

23. Записник за извршување на наредбата

Резултатот од извршувањето на нарачката е претставен во писмен извештај или е забележан во кратка форма на самата нарачка (одговорниот извршен директор и/или специјалисти на службата за предучилишна образовна институција го пополнуваат полето " кратки информацииза извршување на „реквизити“ забелешка за извршување на документот и испраќање во досието).Покрај тоа, специјалистите на службата за предучилишно образование ги прават потребните белешки (записи) во соодветните колони на формуларите за регистрација (списанија). и/или картички).

24. Отстранување на извршената Нарачка од контрола и нејзино внесување во датотеката

Нарачката е отстранета од контрола по нејзиното извршување. Доколку повеќе нема потреба да се изврши наредбата, таа се отстранува од контрола од страна на лицето кое ја ставило под контрола. Во исто време, специјалистите на службата за предучилишно образование ги прават потребните белешки (записи) во соодветните колони на формуларите за регистрација (списанија и/или картички).

Поднесување налог во предмет (формирање предмети) е групирање на извршени налози во случаи во согласност со Номенклатурата на предмети на претпријатието. Формирањето случаи го врши специјалист од службата за предучилишна образовна институција под директен надзор на раководителот на претпријатието.

На образецот на налогот поднесен во случајот, специјалистите на службата за предучилишна образовна институција го ставаат потребниот „ознака за извршување на документот и испраќање до предметот“ и ги прават потребните белешки (записи) во соодветните колони од формуларите за регистрација (списанија и/или картички).

При формирање на случаи, мора да се почитуваат следниве барања:

• Само извршените и правилно извршените нарачки се ставаат во датотеката;
• Нарачките за основни активности се групирани одделно од Налозите за персонал;
• По правило, налозите од истата година се групирани во случај (со исклучок на преносливите);
• една (оригинална) копија од Нарачката е вклучена во датотеката;
• Наредбите во предметот се подредени во нумеричка низа (по растечки редослед на нивните регистрациски (редни) броеви);
• Прилозите (документот е означен како „Додаток“) кон нарачката се внесуваат во датотеката заедно со соодветната нарачка;
• документите за Нарачки се групираат и се поднесуваат посебно и се чуваат кај лицето кое ги подготвило нивните нацрти;
• Налозите што содржат информации вклучени во Списокот на информации што претставуваат комерцијална тајна на претпријатието се групирани и доставени во посебна датотека.

Во секоја организација, работната активност е регулирана со наредби и упатства од менаџерот. Воедно, вообичаена практика во многу компании е развојот на нарачките да му се доверува на секретарот (личен асистент). Во оваа статија ќе разгледаме кои правила за нарачка мора да се почитуваат.

Од оваа статија ќе научите:

Насловот на нарачката треба да одговори на прашањето „за што? На пример, „За промена на работниот распоред“, „За промена на тарифните планови“ итн.

Нови статии

Грешки во нарачките

Доста често, при поставување нарачки, се појавуваат грешки поради голем број барања за регистрација. Подолу ќе ги разгледаме најчестите.

2. Комисии за транзиција кон нов систем на плати:

2.1. Работните состаноци треба да се одржуваат најмалку еднаш неделно. Непланирано - по потреба.

2.2. Прашањата за активностите на Комисијата се:

Анализа моментална состојбатабела за персонал по категорија на персонал;

Односот на позиции (професии) на вработени предвиден со распоредот на персоналот на институциите со групи на професионални квалификации и нивоа на квалификации.

Коментар: во горниот пример, клаузулата 2.1 треба да биде различно формулирана: „спроведување работни состаноци најмалку еднаш неделно, непланирани состаноци по потреба“; Содржината на клаузулата 2.2 не е наменета да биде нарачка по природа. Информациите наведени во клаузула 2.2 мора да бидат содржани во друг документ, на пример, во прописите на комисијата. Пример: клаузула од административниот дел во наредбата за формирање на Комисија за премин кон нов систем на плати.

3. Комисијата во својата работа се препорачува да има предвид дека платаработниците (персоналот), формиран во согласност со новиот систем на наградување, не можат да бидат помали од платите исплатени на вработените во согласност со договорот за вработување пред воведувањето на новиот систем на наградување, под услов обемот на работните обврскиработници (персонал) и нивното извршување на работа со исти квалификации.

Коментар:Точката на нарачката е формулирана како препорака. За оваа одредба да добие прописен (директивен) карактер, мора да се наведе вака:

3. Комисијата произлегува од ставот дека платите на вработените (персоналот)…

Коментар:наредбите не треба да содржат неспецифични одредби, одредби од општа природа кои не повлекуваат конкретни дејствија, на пример:

1.5. Да се ​​зајакне контролата врз условите за работа на медицинските работници.

За да може оваа одредба да добие специфичен карактер, за да може наредбата да се стави под контрола, овој став мора да се формулира поинаку, на пример:

1.5. Раководителите на медицинските установи мора до (датум) да ги усогласат условите за работа на медицинските работници со регулаторните документи за труд и заштита на трудот.

Коментар:Бидејќи налозите што содржат специфични инструкции се предмет на контрола, а секоја инструкција се контролира посебно, изготвувачите на налози не треба да заборават да го наведат рокот за извршување на нарачката, како, на пример, во нарачката:

1. Директорите на средните училишта преземаат мерки за обезбедување на образовните институции со висококвалитетна вода за пиење.

Коментар:отсуството на рок за извршување на оваа наредба нема да овозможи следење на извршувањето на наредбата. Рокот за извршување може да се определи на различни начини: пред 15 мај 2009 г. месечен период, во рок од 10 дена, во рок од една недела и сл. Рокот за извршување на налогот ќе се смета од датумот на потпишување на налогот од управителот. За погодност за работа со нарачката, подобро е да го наведете рокот за извршување на нарачката како конкретен датум и да го формализирате на посебна линијапод инструкции, на пример:

3. Директорите на средните училишта преземаат мерки за обезбедување на образовните институции со висококвалитетна вода за пиење.

Крајниот рок е 01.02.2009 година.

Коментар:ако нарачката содржи инструкции, последниот став од нарачката треба да биде контролен став. Во овој случај, зборуваме за контрола врз извршувањето на наредбата по нејзина основа и воопшто. Контролата над извршувањето на наредбите секогаш им се доделува на службеници кои го сочинуваат раководството на организацијата (заменици-менаџери, главни специјалисти). Контролата над извршувањето на наредбата не може да им се довери на оние лица на кои им се дадени упатства.

m.secretariat.ru

Издаваме наредба според новите правила

На 01.06.2017 година стапи на сила СТБ 6.38-2016 година, а на 7 септември беше извршено усогласување на Упатството за канцелариско управување. Овие документи ја дефинираат општата процедура за обработка на документите, која е задолжителна за сите организации.

Ајде да размислиме кои иновации треба да ги земат предвид деловните субјекти при изготвување на нарачка или инструкција (во натамошниот текст: нарачка).

Општи правила за нарачка

Барањата за документација се променети за да се олесни пишувањето на компјутер. Тие влијаеја на локацијата на поединечните детали за документите: беа воведени нови барања, а постојните беа разјаснети.

Дополнително, разјаснет е дизајнот на поединечни детали. На пример, постои забрана за завиткување зборови во текстот. Тоа не се однесува на дизајнот на табелите.

Значи, при пополнување на нарачки, работодавците мора да ги следат утврдените правила за обработка на документи:

1) следете ги полињата:

Десно - најмалку 8 mm;

Горниот и долниот дел - најмалку 20 mm;

2) печатете го текстот со фонт Times New Roman (Times New Roman Cyr);

3) користете големина на фонт од најмалку 13 pt;

4) не дозволувајте избор на текст во форма на подвлекување;

5) не се печати во ред, т.е. со празни места меѓу буквите;

6) одделете ги деталите едни од други со растојание од една и пол линија. Деталите за нарачката вклучуваат: „Име на организацијата“, „Име на видот на документот“, „Датум на документот“, „Индекс за регистрација“, „Наслов на текстот“, „Текст“, „Потпис“, „Виза“;

На забелешка
Дозволено е да се одделат деталите на документите едни од други со празно место (Enter) . Празнината е еднаква на големината на користениот фонт. Односно, кога пишувате текст во фонт еднаков на 13 pt, празно место ќе биде еднаква на 13 pt.

7) форматирајте го текстот на нарачката и повеќелиниските детали без завиткување зборови. Деталите со повеќе линии вклучуваат детали што не се вклопуваат во должина на една линија. Во овој случај, максималната должина на овие детали е 73 mm.

Пример
Општество со ограничени
одговорност „Пролет“

8) не ставајте точка на крајот на деталите (освен атрибутот „Текст“);

9) административниот дел од наредбата да започне со збор што точно го означува пропишаното дејство: „ПРИФАЌИ“, „ПРЕНОС“, „ОСЛОЖУВАЊЕ“ итн.

Во текстовите на наредбите за персонал кои се сложени по структура, треба да се користи зборот „НАРАЧУВАМ“;

10) печати со големи букви:

атрибут „Име на тип на документ“;

Печатот за одобрение го содржи зборот „ДОГОВОРЕНО“;

11) без вовлекување на став, детали за печатење:

- „Име на типот на документот“;

- „Наслов за текстот“;

- „Текст“ (со исклучок на редовите што почнуваат со алинеја од став);

12) отпечатете го преписот од потписот во атрибутот „Потпис“ на растојание од 120 mm.

Регистрација на детали за нарачката

Нарачката содржи одредени детали кои мора да се постават по следниот редослед:

1. Детали „Име на организацијата“ - целото име на организацијата е означено во согласност со нејзината повелба.

2. Атрибут „Име на тип на документ“. Секој документ има своја цел, врз основа на која се одредува неговиот вид.

3. Детали за „Датум на документ“. Датумот на налогот е датумот на неговото потпишување. Елементите на датумот се означени со арапски бројки на една линија во следната низа: ден од месецот, месецот, годината. Денот на месецот и месецот се претставени со два пара арапски бројки одделени со точка, годината со четири арапски бројки. На крајот нема буква „g“. На пример, "10/10/2017".

4. Детал „Индекс за регистрација“. Индексот за регистрација на нарачката за персонал е серискиот регистарски број што му е доделен во деловната година, дополнет со писмото:

„к“ - за документи со рок на траење од 75 години;

„l“ - за документи со рок на траење од 3 години.

5. Реквизити „Место на компилација или објавување“. Местото на составување или објавување на документот е означено земајќи ја предвид усвоената административно-територијална поделба на Република Белорусија. За правно лице, местото на објавување на документот ќе биде неговата локација, која се одредува според местото на неговата државна регистрација и вистинската адреса.

6. Реквизити „Наслов за текстот“. Насловот е формулиран од авторот на документот. Тој треба да биде краток и концизен, точно да го пренесува значењето на текстот и да биде граматички конзистентен со насловот на документот. Во исто време, тој мора да одговори на прашањето „За што?

7. Реквизити „Текст“. Текстот на наредбата е наведен во прво лице еднина. Зборот „ПРИФАТИ“ и презимето на вработениот во налозите за персонал се печатат со големи букви без наводници или празни места. Ставката „Наредба да се укаже на...“ не е вклучена.

Имајте предвид дека атрибутот „Текст“ ја вклучува основата за издавање на нарачката. Постојат посебни барања за тоа. Така, самиот збор „База“ се печати без вовлекување на пасус и останува отворен, односно ништо не се наоѓа (не е испечатено) под него. Основниот текст е отпечатен во колона со растојание помеѓу линиите точно 14 pt.

8. Реквизити „Потпис“. Овој услов се состои од:

– од работното место на лицето кое го потпишало документот. Во овој случај, се означува вистинската позиција на лицето, на пример, директор. Дозволено е и користење на кратенките „Заменик“. („заменик“), „Јас. О." („глума“). Сепак, не е дозволено да се става предлогот „За“ или коса црта пред називот на работното место. Покрај тоа, насловот на позицијата, по правило, го означува конкретното име на организацијата (институт, претпријатие, комитет итн.), на пример, директор на компанија;

Дешифрирање на потписот (иницијали, презиме). Во овој случај, иницијалите се печатат пред презимето без празни места на ниво на последната линија од насловот на работата.

9. Реквизити „Виза“. Овој детал се користи за документирање на внатрешно одобрување на нацрт-документот. Тоа го вклучува името на позицијата на лицето што го потпишува нацрт-документот, неговиот рачно напишан потпис, препис од потписот и датумот.

10. Ознака за запознавање. Може да се форматира:

На предната страна на последниот лист од документот;

Задната страна на документот;

На посебен лист за запознавање.

Пример за изготвување налог за вработување, наведувајќи ги неговите детали и барања за нив.

Во колку примероци е изготвен персонален налог? Дали вработениот треба да потпише за запознавање на сите копии или е доволно за оној што останува во одделот за човечки ресурси?

Според ГОСТ Р 7.0.8-2013 „Национален стандард на Руската Федерација. Систем на стандарди за информации, библиотекарство и издаваштво. Водење евиденција и архивирање. Услови и дефиниции“ (одобрено по налог на Rosstandart од 17 октомври 2013 година бр. 1185-st) оригиналниот документ е неговата прва или единствена копија. Така, документите што ги документираат организациските и административните активности на раководителот на компанијата (наредби за основни активности, нарачки за персонал) според правилата за канцелариска работа мора да се креираат во една копија. Ова не е договор (друг документ) кој е потпишан од бројот на страни. Затоа, сите други копии се копии на документот. Според истиот ГОСТ, копија од документ е копија од него што целосно ги репродуцира информациите од оригиналниот документ. Од оваа дефиниција можеме да заклучиме дека копијата од документот може да не содржи потпис на вработениот. Оние. Доволно е вработените да го потпишат оригиналниот документ. Ова е потврдено со одредбите на Законот за работни односи на Руската Федерација, во кој се вели дека работникот мора да биде запознаен со оваа или онаа наредба, а не со наредбите.

Во пракса, многу организации прават нарачки во најмалку два примерока (едниот останува во одделот за персонал, другиот се пренесува во одделот за сметководство) и бараат од вработените да потпишат и овде и таму. Ова се објаснува со фактот дека даночните власти и ревизорите даваат коментари доколку налогот наменет за пренос до одделот за сметководство не содржи потпис на вработените. Ако организацијата се соочи со таква ситуација, веројатно е подобро да се осигура дека потписот на вработениот се појавува на сите копии од нарачката. Оваа постапка за подготовка на документи може да се пропише во локалниот регулаторен акт на организацијата, на пример, во Упатството за администрација на човечки ресурси. Иако ова не е во согласност со правилата за канцелариско работење, ќе ве ослободи од барањата од инспекциските органи.

m.pro-personal.ru

Нарачки за главните активности

ГЛАВА I. СОСТАВ НА СИСТЕМОТ И СТРУКТУРАТА НА АДМИНИСТРАТИВНИТЕ ДОКУМЕНТИ ПОЧЕТНИ КОНЦЕПТИ И ОДРЕДБИ. 5

1.1 Нарачка како административен документ: концепт, видови,

1.2. Регулаторна и методолошка основа за изработка на административна документација. 7

Состав и барања за регистрација на детали административни документи. 9

ГЛАВА II. ЧЕКОРИ НА ПОДГОТОВКА И ПРАВИЛА ЗА ИЗВРШУВАЊЕ НА НАРАЧКИ 15

2.1. Карактеристики на фазите на подготовка на нарачка за главната активност. 15

2.2. Правила за издавање налог за основна дејност. 17

СПИСОК НА ИЗВОРИ И РЕФЕРЕНЦИ

Секој човек барем неколку пати во текот на својот живот мора да составува документи, а оние што работат во административниот апарат постојано се занимаваат со документи: ги составуваат и) ги составуваат, обработуваат, складираат, наоѓаат по барање итн.

„Канцелариска работа, документациска поддршка за управување: гранка на активност која обезбедува документација и организација на работа со документи“. 1 Навременоста и правилноста на донесување на одлука за управување во голема мера зависи од тоа колку е законски компетентен документот е составен и извршен и како е организирана работата со него.

Активностите на која било организација не можат да се замислат без собирање, обработка, акумулација, складирање, пронаоѓање и ширење на информации. Во исто време, информациите се повеќе добиваат фиксен документарен карактер.

Концептот „документ“ ги дефинира информациите снимени на кој било начин на кој било материјал, објавени или примени од кое било лице или правно лицево која било организација за употреба во нивните активности. Така, концептите на „менаџмент“, „информации“, „канцелариска работа“, „документ“ се органски меѓусебно поврзани. Важноста на документите во активностите на управување тешко може да се прецени, бидејќи документот е главниот носител на информации врз основа на кои се донесуваат одлуки.

Документите го бележат секој чекор од нашиот живот, почнувајќи од моментот на раѓање, прием во училиште, па до специјално средно или високо образование образовна институција, да работи. Тие снимаат брак и развод, смрт на една личност.

Организацијата и управувањето со канцелариската работа бараат стручни знаења и вештини, затоа оваа работа во институцијата (компанијата) ја вршат специјални

одделенија (услуги за управување со канцеларии), а во мали организации и фирми - секретари-референти (секретари).

Одлуките донесени од управителот и неговите заменици се евидентираат по одреден редослед во специфични документи. При подготовка и обработка на документите, неопходно е да се почитуваат правилата кои обезбедуваат нивна правна сила, усогласеност со постојното законодавство, исправност на извршувањето, квалитет на содржината и можност за брзо пребарување.

Системот за документација претпоставува присуство на одредени барања и норми за креирање документи. Овие норми се вградени во законски акти, упатства и одделенски прописи за канцелариска работа.

За документот да има правна сила, процесот на неговото создавање се регулира и се спроведува според утврдени правила. Документ; документарни информации: информации снимени на опиплив медиум со детали што овозможуваат да се идентификува. 2

Тема на оваа работа на курсот: „Наредба за главната активност: фази на подготовка, правила за извршување“. Овој тип на документ е најчестиот тип на административни документи кои се користат во практиката на управување.

Целта на работата на курсот е да се следат и да се обелоденат прашања како што се

Како резултат на кои и од кои причини произлегуваат организациски и административни документи.

Целите на издавање наредби за основни активности.

Кои се барањата за подготовка и извршување на документи?

При пишувањето на работата на курсот, користени се извори како ГОСТ Р 51141-98. Водење евиденција и архивирање. Поими и дефиниции. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за документација. Стандардни инструкции за канцелариска работа во федералните извршни органи, одобрени со налог на Федералната архивска служба на Русија од 27 ноември 2000 година. бр.68. Читав и прегледав многу литература за канцелариски менаџмент.

ГЛАВА I. СОСТАВ НА СИСТЕМОТ И СТРУКТУРАТА НА АДМИНИСТРАТИВНИТЕ ДОКУМЕНТИ, ПОЧЕТНИ КОНЦЕПТИ И ОДРЕДБИ.

Нарачка како административен документ: концепт, видови, цел.

Една од главните функции на управување е функцијата на регулирање на активностите. Регулативата обезбедува непрекинат и континуиран процес на управување, доследност во работата на сите раководни органи и врски. Како по правило, „регулаторните“ одлуки се предмет или на итна имплементација или имплементација во строго одредено време.

Одлуките донесени во текот на регулирањето на активностите се евидентираат во административните документи. Во организации кои работат врз основа на единство на команда, кога целата извршна власт припаѓа на едно лице - менаџерот ( на извршниот директор, директор, извршен директор, претседател на одбор, раководител на сектор и сл.) е наредба.

Со цел - правен акт (нормативен документ) издаден од раководството на организацијата со цел решавање на тековните и идните проблеми со кои се соочува организацијата, а има правна сила.

Нарачката е најчестиот вид административен документ што се користи во практиката на управување. Со наредба, менаџерот ги поставува главните задачи на вработените и укажува на начини за решавање на основните прашања. Нарачката е задолжителна за сите вработени во оваа организација или индустрија.

Следниве налози се предмет на извршување:

Одлуки и упатства поврзани со организацијата на работата, редоследот на активностите на претпријатието и други главни прашања на активност, кои се постојани и обврзувачки, како и со спроведување на важни организациски настани; Одобрување и воведување на прописи, повелби, правила, упатства и слично и по потреба решавање на прашања поврзани со извршување на одредени организациски активности поврзани со воведувањето на овие документи;

Прашања за реорганизација, создавање, ликвидација на структурни одделенија;

Резултати од работата на претпријатието, објави за резултатите од инспекциите и ревизиите;

Со наредба, менаџерот ги поставува главните задачи на вработените и укажува на начини за решавање на основните прашања.

Нарачките треба да се издаваат само во случаи на вистинска потреба. Промените и дополнувањата на нарачките, како и нивното откажување се вршат само со нарачки.

Правната основа за креирање нарачки е

Законите Руска Федерација;

Уредби, наредби на Претседателот на Руската Федерација;

Уредби, наредби на Владата на Руската Федерација;

Потребата од законско регулирање и решавање на главните проблеми со кои се соочува претпријатието.

Нарачките на претпријатијата се поделени во две главни групи:

по основна дејност;

од персоналот

Нарачките за основни активности вклучуваат нарачки:

за организирање на работата на претпријатието;

други проблеми со производството, на пример:

за распределба на деловен простор;

за постапката и условите за чување на сметководствените документи;

прекршување на правилата за транспорт на карго;

за создавањето работна групаспоред проектот;

на бонуси за вработените во комерцијалниот оддел;

за мерките за подобрување на безбедноста од пожари.

1.2. Регулаторна и методолошка основа за изработка на административна документација.

Општо земено, регулаторната и законодавната рамка за подготовка на документи за управување, вклучително и наредби, се состои од збир на законодавни акти на Руската Федерација, правни и регулаторни акти кои ги регулираат прашањата за подготовка, технологија за обработка и складирање деловни документи, како како и регулирање на работата на службите за управување со канцеларии на сите нивоа на управување. Но, откако креиравте документ, сè уште треба да работите многу со него: земете го предвид, регистрирајте го за да можете да го прашате, да го пренесете на извршителот, да го следите неговото извршување, да го зачувате итн. Организацијата канцелариската работа е конвенционално поделена на два дела:

— организирање и обезбедување навремено и компетентно креирање и извршување на документи (документација);

— организација на работа со документи: прием — пренос, обработка, сметководство, регистрација, контрола, складирање, подготовка за архивирање, уништување.

Ајде да дадеме Краток описнајважните законодавни и регулаторни акти, кои ги содржат и поединечните барања за организирање на канцелариската работа и изготвување административни документи и целосно посветени на овие прашања.

Голем број законодавни акти (Закон на Руската Федерација „За јазиците на народите на Руската Федерација“, Закон на Руската Федерација „За трговски марки, сервисни марки и имиња на местата на потекло на стоките“, резолуции на Владата на Руската Федерација „За насочување на производството, употребата, складирањето и уништувањето на печати и обрасци со репродукција на државниот амблем Руската Федерација“ итн.) содржи посебни приватни правила што мора да се земат предвид при изготвување и обработка на документи . Законодавството ги регулира и барањата за документи испратени со користење на различни средства за комуникација, барања за заштита на информации, давање на документи правна сила итн.

Државен систем на документација поддршка за управување. (GSDOU).1991 година е збир на принципи и правила кои воспоставуваат униформни барања за документирање на менаџерските активности на организирање на работа со документи во владини органи, претпријатија и институции.

Главните цели на Државната образовна институција се:

намалување на бројот на документи.

подобрување на квалитетот на документите;

нормативна консолидација на промените што се случиле во организацијата на канцелариското работење во врска со појавата на недржавни форми на сопственост.

подобрување на апаратот за управување.

Тстандардни упатства за канцелариска работа во федералните извршни органи од 27 ноември 2000 година бр. 68 . Упатствата ја одредуваат општата постапка за подготовка и извршување на документацијата за управување - спецификите на извршувањето на поединечни организациски и административни документи и ја опишуваат постапката за проток на документи (од регистрација на документ што пристигнува во организацијата до пренесување на предмети до архивско складирање) . Упатството се користи не само во министерствата и одделенијата, туку се користи и во претпријатијата и организациите како основа за создавање на сопствени системи за документација за управување.

GOST R. 6.30-2003. е најважниот регулаторен документ кој ги пропишува барањата за изработка на деловните документи. Стандардот се однесува на организациска и административна документација, која ги консолидира одлуките за прашања за управување, интеракција, поддршка и регулирање на активностите на федералните владини тела, владините тела на конститутивните субјекти на Руската Федерација, претпријатијата и организациите, без оглед на организациските и правните формата и видот на активноста.

GOST R. 6.30-2003. утврдува: составот на деталите за организациската и административната документација; барања за подготовка на детали за документот; барања за обрасци и документација воопшто, барања за производство, снимање, употреба и складирање на обрасци со репродукција на државниот амблем на Руската Федерација, грбови на конститутивните субјекти на Руската Федерација.

Правила и барања ГОСТ Р 6.30-2003. се универзални по природа. Познавањето на нив ви овозможува да ги совладате рационалните техники за работа со документи и да заштедите време на нивната подготовка и обработка.

1.3. Состав и барања за подготовка на детали за административни документи.

Административните документи се најчестиот вид документација. Може да се тврди дека организациските и управувачките активности се состојат во развој и последователно спроведување на одлуки за управување документирани во административни документи - наредби, резолуции, инструкции, упатства, одлуки.

Секој документ се состои од голем број елементи (датум, текст, потпис итн.), кои се нарекуваат детали.

Утврден е составот на деталите за организациската и административната документација ГОСТ Р 6.30-2003. Не се користат сите детали предвидени со стандардот за подготовка на нарачки, бидејќи ГОСТ Р 6.30-2003. се однесува и на други видови документи (протоколи, писма, акти итн.)

Ајде да дадеме целосна листадетали наведени со стандардот.

01 - Државен амблем на Руската Федерација;

02 - грб на конститутивен субјект на Руската Федерација;

03 — амблем на организацијата или трговска марка (сервисна марка);

04 - шифра на организацијата;

05 - главен државен регистарски број

(OGRN) на правно лице;

06 - матичен број/шифра на даночниот обврзник

причини за регистрација (TIN/KPP);

07 - код за форма на документ;

08 - име на организацијата;

09 - референтни информации за организацијата;

10 — име на типот на документот;

11 - датум на документ;

12 — регистарски број на документот;

14 - место на составување или објавување на документот;

16 - печат за одобрување на документ;

18 - наслов на текстот;

19 — контролна ознака;

20 - текст на документот;

21 — ознака за присуството на пријавата;

23 — лента за одобрување;

24 — одобрение за виза на документот;

25 — отпечаток, печат;

26 - ознака на заверка на копијата;

27 — ознака за изведувачот;

28 - белешка за извршување на документот и негово испраќање во досието;

29 - ознака на приемот на документот од организацијата;

30 — идентификатор на електронската копија на документот.

Сите детали за административните документи може да се поделат на константни и променливи.

Постојана- В задолжителносе повторуваат на сите видови документи обрасци од оваа ознака.

Променливи– се применува директно при изработка на конкретен документ.

Кога креирате дупликати и копии од машински читливи документи, деталите вклучуваат ознака што ја означува автентичноста на документот (оригинал, дупликат, копија). 3

ГОСТ Р 6.30-2003. ја утврдува локацијата на сите детали во областа за формат, земајќи го предвид редоследот на извршување и читање документи.

Секој лист од документот, без разлика дали е во формулар или без него, мора да има полиња од најмалку:

Обрасците на административните документи треба да се подготват на бела хартија или светло обоена хартија со стандардни големини (А-4 и А-5).

Барањата за регистрација на детали за административните документи се предвидени во ГОСТ Р 6.30-2003.

Како пример, да погледнеме некои од нив:

01 - Државен амблем на Руската Федерација поставени на обрасци на документи во согласност со Федералниот уставен закон „За државниот амблем на Руската Федерација“.

02 — Грб на субјект на Руската Федерација - поставени на формулари за документи во согласност со правните акти на конститутивните субјекти на Руската Федерација.

03 — Организациски амблем или трговска марка (сервисна ознака)- поставен на меморандуми на организации во согласност со повелбата (прописи на организацијата). Амблемот не се репродуцира на меморандуми ако на него е поставен државниот амблем на Руската Федерација или грбот на конститутивен субјект на Руската Федерација.

04 — Код на организацијата- се доделуваат според Серускиот класификатор на претпријатија и организации (ОКПО).

07 — Код на формата на документот- се прикачени според Серускиот класификатор на документација за управување (OKUD).

08 - Име организации- како автор на документот, мора да одговара на името наведено во неговите составни документи. Над името на организацијата означете го нејзиното скратено име, а во негово отсуство, целото име на матичната организација.

ФЕДЕРАЛНА АРХИВСКА СЛУЖБА НА РУСИЈА

Серуски истражувачки институт за документација и архивска наука

Скратеното име на организацијата се дава во случаи кога тоа е запишано во составните документи на организацијата. Скратеното име (во загради) се става под или по целото име.

МИНИСТЕРСТВО ЗА ТРУД И СОЦИЈАЛНИ

РАЗВОЈ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЈА

103706, Москва, плоштад Биржеваја, 1

Имињата на организациите на конститутивните субјекти на Руската Федерација кои имаат национален јазик заедно со рускиот како државен јазик се печатени на два јазика - руски и национален.

17 — Резолуција— Резолуцијата е напишана на документ од страна на релевантниот службеник и ги содржи имињата на извршителите, содржината на наредбата, рокот, потписот и датумот.

18 — Наслов на текстот— вклучува резиме на документот. Насловот е во согласност со името на типот на документот. Насловот може да одговори на прашањата: за што (за кого),На пример:

Наредба за создавање комисија за сертификација

Опис на работата на водечкиот експерт

Текстот на документите составен на формуларите А5 не бара наслов.

28 — Забелешка за извршување на документот и испраќање во датотека- ги вклучува следните податоци: врска до датумот и бројот на документот што го докажува неговото извршување или, во отсуство на таков документ, кратки информации за изведувачот; зборовите „Оди на работа“; бројот на предметот во кој ќе се чува исправата и потписот на одговорниот извршител. датум. На пример:

од 23.05.2006 година Бр.32

Личен потпис 25.05.2006

Забелешката за извршувањето на документот и неговото испраќање во досието ја потпишува и датира извршителот на документот или раководителот на структурната единица во која е извршен документот.

29 — Обележете при приемот на документот од страна на организацијата– го содржи следниот сериски број и датумот на прием на документот (по потреба, часови и минути). На пример:

25.05.2006 14 ч.15 мин.

Составот на деталите во одреден документ зависи од неговиот тип и ќе биде многу помал. Задолжителни за повеќето документи се: името на организацијата која е автор на документот, името на видот на документот (освен буквите), датумот на документот, неговиот регистарски број, текст, потпис.

Документот станува неважечки, односно ја губи својата правна сила во отсуство на дури еден од овие детали.

ГЛАВА II. ЧЕКОРИ НА ПОДГОТОВКА И ПРАВИЛА ЗА ИЗВРШУВАЊЕ НА НАРАЧКИ

2.1. Карактеристики на фазите на подготовка на нарачка за главната активност.

Постапката за изработка на административни документи во услови единствено одлучувањеги вклучува следните чекори:

Идентификување на проблем и избор на опција за негово решавање во форма на издавање наредба, инструкција или инструкција;

Собирање и анализа на потребните информации за проблемот;

Подготовка на нацрт административен документ;

Координација на текстот на документот со заинтересираните сектори и службеници;

Изготвување на документот во согласност со важечките правила и прописи;

Донесување на административната исправа до извршителите.

Потребата за издавање наредба се јавува во врска со тековните активности на организацијата, во врска со објавувањето на нови законски акти, владини декрети, прописи, одлуки на органи или повисоки организации.

Информациите собрани за развивање и донесување квалитетна одлука мора да бидат целосни и објективни со цел да се обезбеди вистинско решение за проблемот што се појавил или да се елиминира противречноста што го отежнува ефективна работаорганизации.

Нацрт-налогот се подготвува на стандарден лист хартија според правилата предвидени за конечно извршување на документ со ознака „Нацрт“. Нацрт-документот го подготвуваат водечки специјалисти на структурните поделби во име на раководството на организацијата.

Текстот на административниот документ може да се договори со организации од трети лица (надворешно одобрение) и да биде одобрен од заинтересирани службеници, раководители на сектори, индивидуални специјалисти и правниот советник на организацијата (внатрешно одобрение).

Подготовката на нацрт-документот врз основа на резултатите од одобрувањето се врши на меморандум на организацијата во согласност со барањата ГОСТ Р 6.30-2003. . Во фазата на потпишување на документот, раководителот на организацијата донесува одлука да го потпише документот, со што нацрт-документот се претвора во правен акт.

Во фазата на доставување на нарачката до подредени организации, структурни поделби и извршители, документот се реплицира, се подготвуваат извадоци од него, доколку е потребно, и се испраќа или се предава против приемот на извршителите.

Нацрт-наредбите за основните активности се изготвуваат од специјалисти од одделот по инструкции од раководството или во согласност со функциите предвидени со прописите за овие одделенија. Името на единицата што го подготви нацрт-налогот, со визата на нејзиниот раководител, се наоѓа по атрибутот „потпис“ пред визите.

Нацрт-наредбите мора да се изготват врз основа на темелно и сеопфатно проучување на прашањата покренати во нив, така што предлозите содржани во нацртите:

Тие беа конкретни и реални, конзистентни со сегашното законодавство и надлежностите на одделот за претпријатија;

Обезбедени со потребните материјално-технички средства и финансирање;

Елиминирана потребата од издавање дополнителни нарачки поради некомплетност или несовршеност на претходната нарачка.

Подготовката на нацрт-наредба, во зависност од важноста на активностите за управување, вклучува проучување на законски акти, владини документи, одделенски прописи, административни документи претходно објавени за ова прашање, како и разни референтни и информативни документи на претпријатието: извештаи, сертификати , белешки, официјална кореспонденција.

Изготвувањето на текстот на наредбата треба да се започне само откако ќе се добие целосна јасност за суштината на прашањето, јасна дефиниција за целта и целите на издавањето на наредбата. Текстот прво е напишан во груба форма, на празен лист хартија, уреден и претходно договорен со релевантните службеници и главните изведувачи. Контрадикторностите што се појавуваат во врска со времето на извршување и обезбедувањето мерки предвидени со налогот со материјални, технички и финансиски средства се решаваат на ниво на раководството на организацијата.

2.2. Правила за издавање налог за основна дејност.

Налогот за главната дејност се составува во согласност со сите барања за подготовка на административни документи. Нарачката, како и секој друг вид документ, има свој сет на детали.

Нарачката за главната активност се карактеризира со следните детали:

Име на компанијата- авторот на документот - е задолжителен детал и затоа мора да биде наведен на сите документи - внатрешни, појдовни, составени на формулари за документи или на празен лист хартија. Името на организацијата мора да одговара на името дадено во составните документи и секогаш е наведено номинативен случај . Тоа го вклучува името на матичната организација (може да се скрати) и целосното име на организацијата што е автор на документот; подолу е скратеното име, кое е означено во загради. 4

Име на типот на документот– НАРАЧКА се врши по името на организацијата - авторот на документот.

Датум на нарачка– ова е датумот на неговото потпишување, најчесто се издава дигитално. Елементите на датумот се дадени со арапски бројки на една линија во редоследниот ден од месецот, месецот, годината. На пример: 08.03.2007 .

Регистарски број -се појавува десно од датумот и претставува сериски број што му е доделен по потпишувањето.

Текстот на нарачката мора да има наслов. Насловтреба да биде што е можно поконцизен и прецизен. Насловот започнува со предлогот „О“, „За“:

Насловот се наоѓа под деталите „датум“ и „регистрациски број“, отпечатен на едно празно место, не е ставен во наводници и точка не е ставена на крајот од насловот.

Текстот на нарачката мора да биде правилно напишан и да се состои од едноставни реченицида бидат терминолошки точни, користејќи „стандардни“ фрази и клишеа карактеристични за официјалниот деловен стил. Треба да се избегнуваат кратенки на зборови и кратенки, освен општоприфатените, а не треба да се вклучуваат бесмислени упатства како „обрни внимание“, „зајакни контролата“ итн.

Упатствата содржани во нацрт-налогот мора да бидат наведени со претходно издадените административни документи: имајте врска до нив, откажете ги или наведете нивно прилагодување. Спомнувањето во текстот на имињата на владините и раководните тела, организациите, фирмите, структурните одделенија мора да бидат напишани во целосна согласност со нивниот законски утврден опис. Повторените наредби за истото прашање се дозволени по исклучок со соодветни организациски и административни заклучоци.

Текстот на нарачката за главната активност се состои од два логички меѓусебно поврзани дела наведувајќи (воведен) и административно.

Изјавен дел е вовед во суштината на прашањето. Има за цел да објасни што ги поттикнало наредбите. Може да наведе факти, настани и да даде проценка. Честопати, констатирачкиот дел содржи прераскажување на актот на повисокиот орган, по кој се издава оваа управна исправа. Во овој случај, се обезбедува типот на актот, неговиот автор, датум, број, полно име (наслов), односно сите податоци за пребарување (референца). Обично текстот на наведениот дел започнува со формулацијата:

Вообичаени опции за наведениот дел од налогот на организацијата може да бидат следниве:

1. Кога основа за создавање наредба е законодавен, регулаторен или правен акт на повисок орган и раководство. На пример:

„Со цел да се спроведе Уредбата на Владата на Руската Федерација од 4 април 2006 година бр. 304 „За воведување измени и дополнувања на Правилникот за лиценцирање активности за набавка, преработка и продажба на отпадоци од обоени метали“, I СО ЦЕЛ: . »

2. Кога е издаден налог дополнително или во измена на претходно издаден налог. Во овој случај, наведениот дел ги дава датумот, бројот и насловот на соодветниот документ. На пример:

„Во согласност со наредбата на Министерството за финансии на Руската Федерација од 29 јули 1998 година бр. 34н за поништување на наредбата на Министерството за финансии на Руската Федерација од 26 декември 1994 година бр. 170 „За прописите за сметководство и Известување во Руската Федерација“, НАРЕДУВАМ. »

3. Кога се подготвува налог на проактивна основа со цел да се исполнат тековните задачи на организацијата. На пример:

„Со цел да се обезбеди финансиска поддршка за сточарството, водени од Регионалниот закон „За регионалниот буџет за 2001 година“, НАРЕДУВАМ: . »

Можно е да се издаде налог без наведен дел. Ова се прави ако доделените дејства не бараат посебно објаснување и се очигледни.

Главниот товар во административните документи го носат административно Дел , што се наведува во императивна форма. Ги содржи пропишаните дејствија, имињата на службениците одговорни за нивното спроведување и роковите за извршување.

Административниот дел започнува со зборот НАРАЧУВАМ (без наводници), испечатен на нов ред од левата маргина на формуларот со големи букви. По зборот НАРАЧУВАМ се става и две точки.

Бидејќи наредбата често предвидува неколку различни дејства, нејзиниот административен дел е поделен на параграфи, а понекогаш и на потставови.

Секој став започнува со назнака во дативниот случај на одговорното службено лице, структурна единица или организација, потоа во концизна, императивна форма се наведуваат пропишаните дејствија и се наведуваат роковите за спроведување на мерките. Последниот став од наредбата назначува службено лице, структурна единица или организација задолжена за следење на извршувањето на наредбата.

Пример за извршување на нарачката - ПРИЛОГ бр. 1 е пример за извршување на нарачката на стандардниот образец даден ГОСТ Р 6.30-2003. .

Исто така, ќе дадеме пример за нарачка со аголен распоред на трајни детали, форматиран со методот на знаме. Документот е дизајниран во поедноставена верзија бидејќи е наменет да решава чисто внатрешни проблеми. ПРИЛОГ бр.2.

Во формулацијата на административниот дел треба да се избегнуваат неспецифични изрази како „подобрување“, „зголемување“, „интензивирање“ итн.

Административниот дел од нарачката треба да го земе предвид и следново:

Секој став (потстав) од нарачката мора да содржи само една конкретна задача со реален рок. Рокот не е наведен ако задачата (инструкцијата) е постојана.

Бројот на извршители за секоја ставка не е ограничен, но еден од извршителите е назначен одговорен за извршување на налогот.

Доколку нарачката ги поништи или замени во кој било дел претходно издадените документи за прашањето што се разгледува, тогаш тие се наведени во административниот дел.

Прогласи за неважечки:

Наредба на Министерството за финансии на Руската Федерација од 26 декември 2004 година бр. 170 „За прописите за сметководство и известување во Руската Федерација;

Клаузула 3 од наредбата на Министерството за финансии на Руската Федерација од 3 февруари 2004 година бр. 8 „За кварталните финансиски извештаи на организацијата“.

Доколку претходно издадената наредба на организацијата е предмет на делумни измени или дополнувања, тогаш нацртот на новата наредба предвидува приспособена формулација на соодветниот став.

„Клаузулата 3 од наредбата од 06.04.2006 година бр. 74 се дополни и наведе во следната формулација. ";

„Во став 8 од Правилникот за сметководство, заменете ги зборовите: „Министерство за труд на Руската Федерација“ со зборовите: „Министерство за труд и социјален развој на Руската Федерација“.

Наредбата за главната активност не треба да содржи упатства за кадровски прашања (работни односи).

Одобрување на документ- ова е прелиминарна проценка на суштината на нацрт-документот, неговата важност, целисходност и навременост, усогласеност со важечките законодавни и регулаторни акти.

Внатрешното одобрување се формализира со одобрување на нацрт-документот од страна на извршителите, службените лица заинтересирани за документот и заменикот раководител задолжен за ова прашање. Визата вклучува позиција и личен потпис на лицето кое го потврдува документот, препис од потписот (иницијали, презиме) и датумот на потпишување. Визата е залепена на дното од задната страна на последниот лист од оригиналната нарачка. На пример:

Заменик директор на HR

Доколку има коментари и дополнувања на нацрт-документот, тие се наведени на посебен лист, визата се издава на следниот начин:

Заменик директор за административни работи

(потпис) И.С. Сосницкаја

Коментарите се наведени на посебен лист, потпишан и прикачен на нарачката.

Не е дозволено поднесување налог до раководството за потпис без потребните визи.

Потпис- задолжителен детал од нарачката, како и секој друг документ.

Службениците имаат право да потпишуваат официјални документи во рамките на нивните надлежности, кои вообичаено се дефинирани во прописите и описот на работните места.

Реквизитите за „потпис“ вклучуваат:

— името на позицијата на лицето кое ја потпишало наредбата;

— дешифрирање на потписот (иницијали и презиме). На пример:

директор потписН.Н. Луговој

Не е дозволено потпишување на наредба со предлог „за“ или со коса црта пред името на позицијата. Доколку недостасува службеното лице чиј потпис е изготвен на нацрт-налогот, тогаш истиот се препечатува.

Доколку се најдат некакви неточности или нејаснотии во потпишаниот документ, тоа мора веднаш да го пријавите на лицето кое ја потпишало нарачката за да направите промени. Правењето измени и дополнувања на нарачките по потпишувањето не е дозволено без дозвола на лицето кое го потпишало.

Заедно со нацрт-налогот, извршителот изготвува мејлинг листа, која треба да ги вклучи оние единици и организации за кои се однесува.

Потпишаните нарачки за главните активности се пренесуваат во генералниот оддел (канцеларија) за регистрација, репродукција и дистрибуција, заедно со апликациите наведени во текстот и мејлинг листата.

Наредбата за главната дејност и другите административни документи (наредби, решенија, упатства, решенија) се важни средствауправување со подредените. Способноста компетентно, правилно, во согласност со сегашните норми и правила, да се документираат нечии одлуки во форма на административен документ е една од карактеристиките на професионалноста на менаџер од кој било ранг, секретар-асистент или специјалист.

Лесно е да се види дека подготвувањето нарачка за главната активност се состои, пред сè, во способноста правилно да се изготват нејзините детали. Оттука и големото внимание што во овој предмет се посветува на нивниот дизајн во согласност со барањата државен стандард ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за документација.

Изјава за барања за подготовка на детали и формулари за документи е придружена со прилози на крајот од работата.

За време на пишувањето на оваа предметна работа, книгите за канцелариска работа ги гледаа и читаа автори како Т.В.Кузнецова, М.В.Стенјуков и многу други прекрасни специјалисти со помош и врз основа на кои е напишано делото. Исто така, би сакал да го забележам референтниот и правниот систем „Консултант плус“. Без нивното разбирливо и едноставно објаснување за такво прашање како што е подготовката и извршувањето на наредба за главната дејност, јас, веројатно, како личност која никогаш во животот не сум имал работа со ваков вид документација, а уште повеќе со неговата анализа и подготовка, едноставно би било невозможно да се дознае.

Сите административни документи (наредби за главната дејност) мора строго да се усогласат со законот, ниту една од нив не може да содржи одредби што се во спротивност со законодавните и регулаторните акти.

ГОСТ Р 51141-98. Управување со евиденција и архивирање: Термини и дефиниции. - М.: Госстандарт на Русија, 1998 година, - 8 стр.

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицирани системи за документација. Давање правна сила на документи на машина за пишување медиуми и машински документи создадени со компјутерска технологија: Основни одредби. - М.: Госкомстат, 1985. - 6 стр.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за документација.

Правен референтен систем „Консултант Плус“

Yu. Aksenov Yu. M., Kirsanova M. V. Курс за канцелариско управување: Поддршка за документација за управување: Упатство. - 4-то издание. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирски договор, 2002. - 296 стр.

Кузнецова Т.В. ПРОИЗВОДСТВО НА СЛУЧАЈ (документарна поддршка за управување). 4-ти ед. кор. и дополнителни - М.: АД „Бизнис школа“ Интел-Синтез“, 2006. - 384 стр.

Стенјуков М.В. Документи. Работа во канцеларија. - М.: ПРИОР Издавачка куќа, 2003. - (8. издание) 144 стр.

Федосова В.Т. Канцелариска работа во образовна институција: Практичен водич – 5-ти изд. – Ростов н/а: Издавачка куќа „Учител“, 2004.- 114 стр.

ПРИМЕР НА НАРАЧКА НА ГЛАВНА ДЕЈНОСТ

За воведувањето на Упатство за канцелариско работење

Со цел да се подобри работата со документи во претпријатието во согласност со ГОСТ Р 6.30-2003. и обезбедување на нивната безбедност

1. Да го одобри Упатството за вршење на канцелариско работење во канцеларијата на АД.

2. Влегува во сила Упатството за канцелариско работење од 01.04.2003 година.

3. Од 1 април 2003 година, сите структурни одделенија и вработени во акционерското друштво мора да ги следат правилата за работа со документи утврдени во Упатството за канцелариска работа.

4. Секретарот-референт О. Д. Сотникова обезбеди репродукција на Упатството за канцелариско работење и негово пренесување до структурните одделенија на претпријатието пред 01.02.2000 година.

5. Доверете ја контролата над спроведувањето на оваа наредба на заменик-директорот на претпријатието, I. I. Klimenko.

директор на претпријатието ЗиненкоЛ.А. Зиненко

МорозоваМ.П. Морозова

ПРИМЕР ЗА ИЗВРШУВАЊЕ НА НАРАЧКА ВО ЌОШЕ ОПЦИЈА ЗА ЛОКАЦИЈА НА ТРАЈНИ ДЕТАЛИ

ВЕСЕЛОВСКИ КОНЗЕРНИЦА

За обезбедување безбедност од пожари

и зајакнување на безбедноста за време на празниците

Со цел да се обезбеди безбедност од пожари и да се зајакне безбедноста за време на празниците 1, 2 и 9 мај

1. Направете темелно чистење на територијата на фабриката и транспортирајте запаливи предмети и материјали на побезбедно место (одговорност Ју. В. Косенков).

2. Проверете ја состојбата на електричните жици на електричната опрема и најдоцна 2 часа пред крајот на работата на 30 април, исклучете ги сите прекинувачи (одговорност В. Е. Петров).

3. Обезбедете до 25.04.2000 година список на лица чиј престој во фабриката е задолжителен за празници (одговорен: В. А. Ефремов).

4. Контрола над извршувањето на наредбата му се доделува на заменикот. Раководител на административно-економскиот оддел на фабриката С.В. Кузнецов.

Директорот на фабриката ЖелновН.П. Желнов

1 ГОСТ Р 51141-98. Водење евиденција и архивирање. Поими и дефиниции.-М..1998 година.

2 ГОСТ Р 51141-98. Водење евиденција и архивирање. Поими и дефиниции.-М..1998 година.

3 ГОСТ 6.10.4.-84. унифицирани системи за документација. Давање правна сила на документи за компјутерски медиуми и типографи создадени со компјутерска технологија. Основни одредби.

4 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за документација.

Нарачките за персонал се меѓу клучните извори на проток на документи за модерни претпријатија. Кои се спецификите на нивната компилација? Како би можеле да изгледаат овие документи?

Кои се персоналните наредби?

Руското законодавство кое ја регулира евиденцијата на персоналот бара редовна примена на различни локални правни акти во претпријатијата. Меѓу нив има и нарачки. Вообичаено е да се класифицираат во 2 главни типа. Имено:

• по нарачки поврзани со главната дејност;
• по налози издадени заради управување со персоналот на едно претпријатие.

Во овој случај станува збор за правен акт од втор тип.

Налогот за персонал е вид на административна документација на претпријатието. Овие извори се објавени од компанијата за правни цели:

• екипирање;
• од една позиција до друга;
• нарачки упатени до одредени вработени или тимот како целина;
• отпуштања на вработени.

Овие задачи претпоставуваат дека компанијата ќе издаде соодветни видови наредби за персоналот. Што би можеле да бидат?

На пример, постојат нарачки:

• за назначување на вработени, за нивно отпуштање;
• за наградување и охрабрување на вработените;
• за преместување на вработен на друга позиција.

Внесувањето и поправањето на информациите запишани во работните книги и другите персонални документи, во многу случаи, се врши врз основа на предметните налози.

Форми на нарачки за главни активности

На руски претпријатијаАктивно се користат унифицирани налози за персонал - врз основа на обрасци одобрени во различни извори на законот. Главната е Резолуцијата бр.1 на Госкомстат, која беше издадена од одделот на 5 јануари 2004 година. Се разликуваат следните главни типови на нарачки за персонал, како што е дефинирано со соодветната Резолуција:

• при прием на вработен (се составува врз основа на унифициран образец Т-1 или Т-1а, првиот е личен, вториот е консолидиран);
• при трансфер на вработен (обрасци Т-5, Т-5а);
• за вработениот што оди на одмор (документи Т-6, Т6а);
• при раскинување на договорот (обрасци Т-8, Т-8а);
• на упатување на специјалист (документи Т-9, Т-9а);
• за стимулации на вработените (обрасци Т-11, Т11-а).

Вреди да се напомене дека во протокот на документи на претпријатијата, може да се користат и сопствени облици на нарачки, освен ако тоа не е забрането со закон. Ова е можно и ако одреден примерок налог за персонал во форма на унифициран образец не е одобрен со закон.

Ако некоја компанија го изготвува овој или оној документ самостојно, се препорачува да се применат одредбите на посебен државен стандард, ГОСТ Р 6.30-2003. Како може да изгледа унифициран налог за персонал? Пример за таков документ е на сликата подолу.

Во овој случај, се разгледува според обединетата форма бр. Т-1.

Унифицираните форми на нарачки најчесто се користат во буџетските организации, како и во државните претпријатија. Во многу случаи, ова се должи на достапноста на одобрени примероци од одделенски извори.

За возврат, приватните компании доста често користат сопствени формулари за нарачки. Но, како по правило, само во случаи кога да се решат проблемите служба за персоналунифицираниот документ не е одобрен. Ако тие се во оптек, тогаш обично претпријатијата не губат време создавајќи нови форми, кои, всушност, ќе ги дуплираат обединетите. Кои исто така се карактеризираат со доста висок степенпогодност, во однос на структурата.

Како би можеле да изгледаат примероци на нарачки за персонал развиени од една компанија независно? Пример за еден од нив е на следната слика.

Во овој случај, се разгледува налогот за одобрување примерок. Обично се прикажува во прилично едноставна структура.

Ве молиме имајте предвид дека компаниите обично немаат посебни причинизаменете ги стандардизираните обрасци со внатрешни корпоративни примероци - освен ако компанијата организирала особено сложени производствени формати кои бараат воспоставување на посебни сметководствени механизми. Или, ако нивната структура е прилично едноставна - како што е случајот со распоредот за одмор.

Може да се забележи дека постојат неколку критериуми за класификација на нарачките за кои станува збор. Меѓу нив е и структурата на документот. Ајде внимателно да ги разгледаме неговите карактеристики.

Структура на нарачки: едноставни и сложени документи

Значи, најважниот критериум за класификација на нарачките што се разгледуваат е структурата. Во согласност со него, документите се поделени на два главни типа - едноставни и сложени.

Нарачките од тип 1 се карактеризираат со присуство на 1 административен блок (со зборовите „прифати“, „ослободување од функцијата“, „пренос“ итн.). Ако ова е, на пример, наредба да се назначи 1 специјалист, тогаш тоа ќе се смета за индивидуално; ако има неколку вработени во неговата надлежност, тогаш тоа ќе се нарекува консолидиран документ.

Ако изворот содржи неколку административни блокови, тогаш тој ќе се смета за сложен. Тие се доста чести, но нивната употреба се смета за многу трудоинтензивен процесдури и кога се користат современи технички решенија, бидејќи во овој случај може да има потреба да се споредат големи количини на податоци кои се наоѓаат во различни делови, во суштина.

Сега да продолжиме да ги проучуваме различните елементи на структурата на документите кои можат да содржат нарачки во една организација.

Елементи на структурата на нарачки за персонал

Главниот елемент на нарачката е делот. Се состои од точки. Тие мора да бидат вклучени во нарачката врз основа на одреден документ. Во овој случај, треба да обезбедите врска до него. Ако, на пример, се изготви наредба да се назначи лице на позиција, тогаш релевантните точки може да се вклучат во документот врз основа на:

• лична изјава на вработениот;
• договор за вработување;
• белешки од раководителот кој го интервјуирал работникот или донел одлука за негово назначување по друга основа;
• внатрешен корпоративен акт;
• белешка.

Се препорачува да се вклучи зборот „основа“ во редоследот, проследен со врска до одреден документ. Изворот за кој станува збор мора да го одразува фактот дека лицето назначено на одредена позиција е запознаено со одредбите на наредбата. Во овој случај, треба да ја вклучите во документот фразата „Ја прочитав нарачката“, по што вработениот кој го проучувал релевантниот извор го става својот потпис и го означува датумот.

Во наредбите - особено, ако се врши евиденција за персоналот, повторно, со цел да се одрази фактот на назначување на вработен на позиција, неопходно е да се обезбеди правно значајна формулација. На пример, поврзано со времетраењето на договорот со вработениот, висината на неговата плата и неговиот распоред за работа.

Така, типичната структура на нарачката за персоналот претпоставува присуство на блокови кои рефлектираат:

• административно дејство на менаџментот на компанијата;
• Полно име и други информации за вработениот;
• датумот на влегување во сила на одредена клаузула од документот;
• други важни формулации на наредбата.

Документите за кои станува збор може да се дополнат со различни апликации. Тие можат да бидат претставени во широк опсег. Така, додатоците на налозите за персонал може да содржат списоци на позиции на вработени во јурисдикција на релевантниот документ. Анексот на нарачката може да запише податоци што е проблематично да се рефлектираат директно во текстот на документот - на пример, тоа може да бидат графикони, слики, дијаграми неопходни за објаснување на текстуалната содржина на документот.

Изготвување нарачки: на што да се обрне внимание?

На што треба да обрнете посебно внимание при подготовката на предметните документи?

Како прво, како што забележуваат експертите, изготвувањето наредби за персоналот не треба да се врши со користење на кратенки. Формулацијата треба да биде вклучена во документот без кратенки.

Следниот најважен критериум за правилно извршување на релевантните документи е отсуството во нив на информации за извори со различни периоди на складирање. На пример, персоналните налози поврзани со одмори и службени патувања се чуваат во согласност со сегашните стандарди за 3 години. Документите што ги одразуваат информациите за вработување на вработени мора да се чуваат во архивата на компанијата 75 години.

Така, секоја нарачка мора да ги одразува податоците за изворите со ист рок на траење.

Ќе биде корисно да се разгледаат главните фази на објавување на документите за кои станува збор.

Фази на издавање наредби за персонал

Пред сè, вреди да се напомене дека во зависност од специфичните стандарди со кои компанијата врши управување со кадровската евиденција, налозите за персонал може да се изготват според различни принципи. Но, генерално, нивното објавување вклучува решение од одговорни специјалисти на компанијата за такви задачи како што се:

• иницирање одлука за потребата од изработка на соодветен документ;
• собирање на податоци потребни за издавање наредба;
• подготовка на конкретен нацрт-налог, негово одобрување, измена доколку е потребно;
• внесување на потребните информации во документот и негово потпишување од надлежни лица;
• запознавање со редот на оние лица чии позиции се во надлежност на соодветниот правен акт.

Подготовка на решение за издавање наредба

Решението на првиот проблем може да се изврши со користење на информации содржани во внатрешните корпоративни сертификати и акти. Внатрешните налози, по правило, се засноваат на локални правни акти, а нивниот список може да биде многу широк. Предметните нацрт-документи обично се подготвуваат со учество на одговорни вработени во персоналот на претпријатието. Покрај тоа, нивната работа може да се врши врз основа на идеи кои се потпишани од раководителите на различни структурни одделенија на компанијата.

Како основа за соодветните документи, може да се користат примероци од нарачки за персонал кои традиционално ги користи компанијата. Главната работа при решавање на проблемот што се разгледува е внимателно да се проучат факторите што го предодредуваат објавувањето на документот и основата за развивање на нарачката. Важно е јазикот вклучен во соодветниот документ да биде во согласност со законот.

Собирање податоци за нарачка

Следната задача на одговорните специјалисти на компанијата кои изготвуваат овој или оној примерок налог за персонал е да собираат потребни информациизаради објавување на документот. Може да се претстави:

• во официјалните правни акти;
• во внатрешната документација на компанијата;
• во извори објавени од повисоки структури, одделенија пред кои деловниот субјект одговара;
• во архивски документи;
• во медиумите, научни публикации.

Изработка на нацрт-налог

Откако ќе се соберат информациите, надлежните специјалисти директно развиваат нацрт-налог за персоналот. Решавањето на овој проблем бара, пред сè, правилно извршување на документот. Препорачливо е во него да се наведе дека се работи за проект, примерок на налог за персонал кој се развива, а не за официјален локален правен акт. Тоа е, напишете го зборот „проект“ на документот. Сепак, текстот во изворот треба да биде даден што е можно поблиску до она што треба да биде присутно во официјалниот налог. Можно е компетентен менаџер претходно да го одобри текстот на документот во неговата оригинална форма.

Доколку нарачката - во форма, така и по содржина се договори - веднаш или со прилагодувања, тогаш може да се испрати на потпишување. Која е оваа постапка?

Потпишување на нарачката и доставување до вработените

Во принцип, нема ништо комплицирано во тоа - главната работа е дека лицето што го потврдува документот има овластување да го стори тоа. Како по правило, шефот на компанијата потпишува наредби за персонал. Целосно подготвен формулар му се испраќа - унифициран или внатрешен, со информации внесени во него од одговорни специјалисти. Потпишувањето документ вклучува означување на позицијата на лицето кое раководи со компанијата, неговото полно име, како и неговиот потпис.

Во согласност со правилата утврдени во рамките на компанијата, документот се откажува, доколку е потребно.

По сертификација од страна на менаџерот, документот се предава на вработениот, кој мора да се запознае со него. Фактот дека некое лице го проучувало документот може да се потврди со неговиот потпис на нарачката или формуларот за регистрација што го дополнува.

Сега да проучиме како се одржуваат нарачките за персоналот. Главниот проблем што треба да се реши одговорни вработениКомпанијата треба да ги регистрира и документите за кои станува збор.

Регистрација на нарачки: нијанси

Постапката за која станува збор вклучува внесување на информации за нарачката во посебни интерни корпоративни регистри. Се верува дека една или друга одобрена нарачка за примерок за персонал добива правна сила само по регистрација на соодветниот извор во компанијата. Доколку оваа постапка не се спроведе во однос на документот, тогаш нема правни последици за вработените и раководството на компанијата.

Регистрацијата на нарачки за персонал, како што забележавме погоре, е најважниот аспект на одржување на овие документи. Соодветната постапка вклучува решавање на 3 проблеми:

• сметководство на документи;
• контрола врз извршувањето на нарачките;
• одредба оперативен пристапна документи.

Сите извори класифицирани како административни, известувачки и финансиски мора да бидат регистрирани во компанијата. Информациите за документите добиени од деловни субјекти од трети лица, исто така, мора да бидат внесени во внатрешните корпоративни регистри. Нарачките за персонал, како и секој друг извор, добиваат индивидуален број при регистрација, како и индекси неопходни од гледна точка на оптимална класификација на релевантните извори.

Сите документи кои се предмет на извршување, а се користат и за евидентирање и информирање на заинтересираните вработени за одредени деловни факти мора да бидат запишани во кадровската евиденција. Наредбите за персоналот, се разбира, припаѓаат на такви извори.

Постапката за регистрација на документ се спроведува 1 пат - директно кога тие се издадени од раководството (како што е случајот со предметните налози) или кога се примени од надворешен субјект. Ако изворот се пресели од една структурна единица на компанијата во друга, тогаш не треба да се пререгистрира.

Постојат 3 главни методи за регистрирање на извори кои се користат во протокот на документи на организацијата.

Прво, ова е регистрација на дневник, што вклучува детално размислување во посебни регистри на информации за тоа во која структура и за кои цели е издадена одредена наредба за персоналот, пример за кој било додаток кон него.

Второ, постои формат на картичка за регистрирање информации за изворите, кој се користи како дел од внатрешниот проток на корпоративни документи. Тоа вклучува дизајн на контролни картички за извори, како и нивна комбинација во специјализирани датотеки со картички.

Трето, постои автоматска регистрација на документи. Тоа вклучува внесување информации за предметните нарачки и други извори во внатрешните корпоративни регистри автоматски - со користење на специјален софтвер и потребната инфраструктура (на пример, печатачи, скенери, мрежни интерфејси).

Постои регулаторен акт во согласност со кој мора да се регистрираат регулаторни документи - Наредба на Министерството за култура на Руската Федерација бр.536, која беше усвоена на 8 ноември 2005 година. Овој извор на законот претпоставува рефлексија во регистрите:

• името на компанијата што го издала овој или оној документ - во овој случај, налог за персонал;
• име на изворот;
• датум на објавување на документот, неговиот регистарски број;
• титула и резимедокумент;
• оперативен јазик;
• изворен рок;
• информации за извршувањето на нарачката.

Внесувањето информации за одредени нарачки во регистрите на организацијата може да се изврши со користење на други критериуми за нивна класификација. На пример, одделот за персонал може да ги подели релевантните извори на оние кои се конкретно поврзани со одморите на вработените, службените патувања и издавањето на стимулации за нив. Вообичаено, колку е поголем бројот на нарачки што го формираат протокот на документи на компанијата, толку пооптимално ќе биде да се класифицираат во посебни бази на податоци во рамките на регистарот.

Чување на нарачки

Друга најважниот аспектодржување на нарачки во компанијата - нивно складирање. Погоре забележавме дека нарачките за персонал се чуваат во зависност од конкретната цел на документот во одредени рокови. Затоа, документите класифицирани според соодветните критериуми треба да се постават на различни места.

Секоја нарачка за персонал (образец за него) мора да се чува одделно од оние извори што се поврзани со главните активности на претпријатието. Документите регистрирани и испратени на складирање мора да се достават во форма на оригинали.

Нарачките за персонал обично се комбинираат во досиеја, кои се систематизирани групи на различни документи. Одговорниот специјалист на службата за персонал мора да поднесе досиеја, правилно да ги нумерира листовите поставени во неа, да ги дополни со потребните залихи и да дизајнира корици за соодветните комплети документи.

Секоја акција на управување започнува со нарачка. Нарачката е еден вид административен документ кој е сличен на истрел од стартен пиштол. Се објавува заради решавање на менаџерски и административни задачи на организација или нејзина поделба. Нарачката е стандарден документ, затоа има јасно регулирана структура, правила за дизајн во согласност со ГОСТ Р 6.30-2003.

Нарачките може да се однесуваат на активностите на организацијата, односите во работниот колектив, постапки за работа со документација, изрекување казни, стимулации. Конвенционално, сите нарачки може да се поделат во две групи: според процесите на канцелариска работа (главни прашања на активност), според персоналот (персонал прашања). Во зависност од целта на нарачката, одговорноста за нејзиното објавување се доделува на различни извршители. За да изготвите налог, потребен ви е посебен образец од институцијата во утврдената форма. Образецот може да користи: грб на Руската Федерација (институција на федерално ниво), заштитен знак, амблем. Задолжителни детали за нарачката: организациона и правна форма на организацијата, нејзиното полно име, регистарски број - серискиот број под кој е заведена нарачката во дневникот за регистрација, датум на објавување - датум на потпис од директорот.

Можете да го преземете.

Според правилата за деловна кореспонденција, маргините на листот со формулари се оставаат десно - 10 mm, на врвот и на дното - 20 mm. Ако текстот на нарачката зафаќа неколку листови, тогаш тие се нумерирани. Нумерирањето започнува од вториот лист. Броевите се поставени во центарот на горната линија. Името на документот – „ORDER“ – е целосно напишано со големи букви. На текстот на налогот му претходи наслов, накратко одговара на прашањето „за што е налогот?“, напишано без наводници. Следниот дел од нарачката е изјава за нејзината основа. Тука е напишана преамбулата, односно причината што го предизвикала издавањето на наредбата, настаните што му претходеле. Најчесто, почетокот звучи вака: „Во согласност со ...“, „За целите на ...“, „Во согласност со ...“, „Во врска со ...“. Во овој дел може да се упатува на официјалниот документ кој послужил како основа за нарачката. На пример, „Во согласност со наредбата на Министерството за образование од 5 мај 2014 година бр. 711 „...име на документот“. Преамбулата завршува со зборот „Нарачувам:“.

Административен дел. Во овој дел важна е специфичноста - опис на пропишаните дејствија и доделување на контрола на изведувачот. Ако административниот дел опишува голем број дејства, тогаш тие можат да се нумерираат, но тоа не е потребно. Како изведувачи може да се појават одредени луѓе или поделби на претпријатието. Ако се доделени рокови, тие мора да бидат наведени. Доколку нарачката е од редовен карактер, роковите не се определуваат. Можете да го наведете лицето одговорно за извршување на нарачката во последниот пасус. Како заклучок, се става потписот на менаџерот: работно место, потпис, препис од потписот.

Можете да преземете од нас:

Нарачката не ги содржи зборовите „Однесете го вниманието на...“. Нарачката е придружена со мејлинг листа, таа во слободна форма ја прикажува суштината на нарачката и ги наведува лицата кои треба да се запознаат со неа. Нарачката не е таен документ што треба да се чува во сеф. Во канцеларијата на организацијата има луѓе чија одговорност е да продолжат да работат со налогот откако ќе биде потпишан. Листата за пошта не е подготвена доколку вработените не се противат на потребата да потпишат без формалности дека се запознаени со нарачката.

- преземете овде.

Понекогаш на налогот се издаваат анекси. Ова се прави кога има голема количина на информации што ја придружуваат нарачката. Тоа може да бидат: распореди за персонал, дијаграми, распореди, прописи, упатства. Секоја апликација е нумерирана. Бројот на апликацијата е запишан во горниот десен агол на листот. На пример, „Додаток бр. 2“.

Оригиналните нарачки се чуваат пет години. Наредби за вработување и отпуштање - 75 години. Доколку организацијата е ликвидирана и периодот на чување на документите не е истечен, тие се пренесуваат во градската архива.

Специјалистите за управување веруваат дека 75% од ефикасноста на претпријатието зависи од формализирана администрација, односно од способноста за компетентно изготвување упатства, нарачки и следење на нивното спроведување.

За да може нарачката да биде ефективна, таа мора да содржи најмалку три главни елементи за секоја ставка од нарачката, имено: што треба да се направи, во кое време и кој вработен е одговорен за тоа.

Повеќето менаџери не се придржуваат до овие мисли, така што на нарачките често им недостасува рок или изведувач. Во една туристичка компанија, беше прикажана нарачка за вработените и клиентите да видат: „За да се подобри услугата за клиентите, наредуваме сите фази да се извршат ефикасно“. Шефот на друга компанија, по посетата на странство, одлучи да воведе правила за облекување на работа во согласност со западните стандарди. Наредбата потпишана од него звучеше вака: „За да се подобри работната култура, ги обврзувам сите вработени да се придржуваат до корпоративниот кодекс на облекување“. Но, ова барање на лидерот остана неодговорено. Прво, никој не им објасни на вработените што смета менаџерот за „стил на корпоративна облека“. Второ, наредбата не го специфицира времето на преминот кон овој стил и одговорното лице кое го следи спроведувањето.

Постојат три вида нарачки:

• наредба за административни и економски прашања;
• нарачка за главната активност;
• персонален налог.

Нарачка за главните активности

Ајде да ја разгледаме методологијата за изготвување налог за главната активност.

Налозите за основните активности се законски прописи кои ја спроведуваат контролираноста на објектите од врвот до дното, односно од органот на управување до управуваниот.

Подготовката на нарачката вклучува неколку фази:

• иницирање на издавање наредба;
• собирање на потребните информации;
• подготовка на нацрт документ;
• координација;
• проверка на точноста на регистрацијата;
• потпишување;
• доведување на наредбата до извршителите.

Обработката на административните документи може да се регулира со прописите за постапката за подготовка и влегување во сила на административните документи на организацијата или со воведување на соодветен дел во упатствата за управување со канцеларијата на организацијата.

Текстот на нарачката се состои од два меѓусебно поврзани дела: наведен и административен. Во констатативниот дел се наведени причините кои послужиле како основа за издавање на налогот. Вообичаено, овој дел започнува со следните стабилни фрази: „За целите на...“, „Врз основа на...“, „Во врска со...“.

Доколку основа за издавање наредба е секој нормативен акт на повисок орган, тогаш во констатирачкиот дел треба да се назначи видот на актот, неговиот автор, полно име (наслов), број и датум, односно да се дадат сите податоци од пребарувањето. Доколку нема потреба да се даваат објаснувања, тогаш може да недостасува наведениот дел.

Административниот дел се одвојува од искажувачкиот дел со глаголот „наредувам“, кој со големи букви се пишува на нов ред, без пасус или наводници, а на крајот од глаголот се става две точки. Административниот дел е поделен на ставови и потставови, кои се нумерирани со арапски бројки. Секој став од административниот дел го означува вршителот, пропишаното дејствие и рокот за извршување. Изведувачите можат да бидат или поединечни службеници или организации. Бројот на изведувачи за секоја ставка не е ограничен. Изведувачот е означен во датив падеж. На пример: „До директорите на фабриките...“, „На раководителот на кадровското одделение В.П. Иванов...“ итн.. Пропишаното дејство се изразува со глаголи во неопределена форма„подготви“, „регистрирај се“, „обезбеди“, „одобри“. Рокот мора да биде реален и да одговара на обемот на предложената работа. Вообичаено, за секоја задача се поставува посебен рок. Последниот став во наредбите го означува лицето на кое му е доверена контрола над извршувањето на документот (позиција и полно име). Административните документи може да имаат прилози, кои се наведени во соодветните ставови од административниот дел. Сепак, атрибутот „апликација“ не се издава во овој случај; линковите до апликациите се дадени во загради во соодветните параграфи. На пример: „Одобрете ги упатствата за канцелариска работа“ (Прилог 1).

На самиот додаток, во горниот десен агол на првиот лист, е отпечатен зборот „Прилог“ (ако има повеќе додатоци, тие се нумерирани) и се означува на кој ред или точка од редот се однесува додатокот, за пример:

Речник на управување со кадровската евиденција. Наредба е правен акт издаден од раководителот на органот на управување кој постапува врз основа на единство на командата за обезбедување на основни и оперативни активности.

Додаток на нарачката - материјали од референтна, документарна или друга природа, дополнително на главниот текст на нарачката.

Доколку додатокот на нарачката е одобрен документ (прописи, правила, упатства и сл.), во соодветниот став од административниот дел се става следната ознака: „(во прилог)“, а печатот за одобрување на документот се става на додаток во горниот десен агол.

Во нацрт-налозите што имаат еден или повеќе прилози, мора да има нумерирање на една страница што го опфаќа главниот текст и сите прилози.

Прилозите кон нацрт-налозите мора да бидат одобрени од извршителот кој ги подготвил и од раководителите на структурните единици. Кон нацрт-нарачката е приложена мејлинг листа.

Нарачката се издава на општ формулар А4 формат. Понатаму, во текот на работата на нацрт-наредбата следуваат фазите на координација и потпишување. Нацрт-налозите подготвени за одобрување се составуваат на стандардни листови хартија со сите потребни детали наведени и „Нацрт“ означено во горното поле на документот од десната страна.

Пред потпишувањето, проектот е предмет на договор со сите заинтересирани страни, како и со структурни поделбии службените лица на кои тоа се однесува. Координацијата се врши со одобрување. Визите или ознаките за одобрување обично се ставаат на првиот примерок од проектот. Во случај на несогласување со проектот, се пишува аргументиран заклучок. Пред потпишувањето, проектот внимателно се проверува дали има правописни или стилски грешки. Наредбата ја потпишува раководителот или заменик-раководителот на претпријатието.

За да се запознаете со нарачката, може да се подготват извадоци од нарачката за секоја ставка.

Налог за административни и стопански работи се составува исто како и налог за основна дејност.

Работодавачот мора да организира правилно и навремено водење на работните книги, а одговорноста за чување, чување, евидентирање и издавање работни книги е на посебно овластено лице назначено по налог (упатство) на работодавачот. Издавањето ваква наредба за главната дејност е задолжително и покрај тоа што обврските за работа со работните книшки секогаш се вклучени во описот на работните места и во договорите за вработување на вработените одговорни за работа со работните книги. Поради периодичната промена на вработените во службата за персонал, како и нивното евентуално привремено отсуство, се чини непожелно во текстот на наредбата со која се назначува некој одговорен за работа со работни книги презимето на тековниот работник и можете да се ограничите на името на работното место (ако му е доделена една кадровска единица).

Нарачка за персонал

Налозите за персоналот претставуваат посебна група на персонална документација и бараат одредени правила за изготвување кои се разликуваат од налозите за главните активности. Снимаат вработувања. преместување на работа, отпуштање од работа, утврдување службени плати, одмори, службени патувања, промена на име, стимулации, казни и сл.

Во моментов, на сила се унифицирани форми на повеќето нарачки за персонал (Резолуција на Државниот комитет за статистика на Русија од 5 јануари 2004 година N 1). Тие имаат особености на изготвување и извршување: овие наредби се издаваат не за повеќе дејствија, туку за едно, односно самостојно се издава налог за вработување, самостојно се издава налог за префрлање, отпуштање или испраќање. Секоја наредба може да се издаде не за поединечен вработен, туку за неколку одеднаш, што кога големи количиниработи многу погодно.

Воведувањето унифицирани обрасци предизвика различни мислења: некои веруваат дека таквите обрасци се погодни и неопходни за службата за персонал, други веруваат дека новите обрасци го зголемуваат интензитетот на трудот на одржување на персоналната документација.

Сепак, треба да се земе предвид дека современата кадровска документација има такви недостатоци како што се: неможноста некои документи да се обработуваат со помош на електронски компјутери, неоправдана разновидност на форми кои формализираат слични задачи за организирање на управувањето со персоналот, недостаток на единствена нормативен документна изработка на кадровска документација.

Развивачите на унифицирани форми на документација за персоналот имаа две цели: да го насочат и обединат традиционалниот сет на документи кои формализираат голем број задачи за организирање на управувањето со персоналот и да ги прилагодат овие документи на компјутерска обработка.

Воведувањето унифицирани форми на нарачки за персоналот овозможи да се воведе униформност во структурата на текстот на документот и ги ослободи вработените во службата за персонал од сомнежи за избор на една или друга опција за пишување на административниот дел.

Поради фактот што не се развиени унифицирани обрасци за сите нарачки за персонал, ќе разгледаме општи карактеристикииздавање наредби за персонал кој не е вклучен во списокот на унифицирани обрасци.

Извршувањето на наредбите за персоналот нема јасни инструкции на ГОСТ за подготовка на административна документација (ГОСТ Р 6.30-2003 „УСД. УСОРД. Барања за подготовка на документи“), меѓутоа, со цел да се воведе униформност во изработката на оваа тип на документ, неопходно е да се придржувате до голем број правила што се предвидени во упатствата за организирање работа со документи во одредена организација.

Нарачките за персонал се изготвени на формат А4 и ги имаат следните детали:

• име на организацијата - авторот на документот;
• име на типот на документот - „Нарачка“;
• датум, број;
• место на објавување, наслов на текстот;
• текст;
• потпис;
• одобрение за виза;
• белешка со која се потврдува запознавање со нарачката на вработениот;
• белешка за извршување на документот и негово испраќање во досието.

Нарачките се нумерирани во рок од една календарска година. Бројот (индексот) се пишува со буквата „к“, што значи налог за персонал, или л/с (наредба за персонал), можни се и други ознаки на букви. Главната работа што треба да се запамети е дека налозите со различни периоди на задржување не можат да се формираат во еден случај. Наредбите обично се одобрени од страна на заменик-директорот за човечки ресурси, вработен во одделот за човечки ресурси или раководител на одделот во кој е испратен работникот, а налозите кои имаат клаузула за финансиска одговорност мора да бидат одобрени од сметководител. Вработениот кој ја одржува персоналната документација мора да го запознае секој вработен со нарачката, по што вработениот ја става својата виза која се состои од следниве елементи: „Ја прочитав нарачката“, потпис, препис од потписот и датум на запознавање.

Наредбите стапуваат на сила од моментот на нивното потпишување, но понекогаш текстот на наредбата може да означи различен датум за неговото влегување во законска сила. На пример, налогот беше потпишан на 22 април, а вработениот беше назначен на позицијата на 27 април.

Текстовите на налогот за персоналот подлежат на посебни барања: формулацијата мора да биде јасна и прецизна, бидејќи тие ги одразуваат работничките права на работникот. Налогот за персонал, за разлика од налогот за главната активност, не може да содржи дел за изјава и административен збор „Наредувам“ (не е содржан во налозите за персонал, за разлика од налогот за главната активност). Командниот збор во нарачките за персонал се зборовите: „Прифати“, „Отфрли“, „Додели“, „Промени“, „Додели“ итн.

Текстот на наредбата, во врска со воспоставената практика, може да се состави на два начина.

Првата опција е кога административниот дел обично започнува со глагол: „Промени“, „Додели“, „Објави“ итн., отпечатен со големи букви без пасус на нов ред по насловот на текстот. Насловот на текстот на наредбите одговара на прашањето „за што?“: за вработување, за отказ, за ​​промена на презиме, за опомена, за префрлање на друго работно место итн. Потоа, на нов ред, од став , се пишува полно презиме и име , патроним на работникот на кој му е издаден налогот и предмет на налогот.

Објави:

Иванова Ирина Сергеевна, виш експерт на одделот за продажба, опомена за

несовесен однос кон службените должности што резултира со штета

техничка опрема.

Во втората опција, административниот збор е напишан на иста линија со дејството. Ајде да размислиме за изготвување наредба за измена на документи кои ги содржат личните податоци на работникот во врска со бракот на работникот. Оваа наредба нема унифицирана форма и е составена според правилата за составување административни документи. Текстот на таквата наредба нужно мора да содржи информации и за старите и за новите податоци на работникот, и детали за документите врз основа на кои се внесуваат нови информации за него. Препорачаното име за таква нарачка е „Наредба за измена на документи кои ги содржат личните податоци на вработениот“.

Не е препорачливо да се користи вообичаена формулација како „Од таков и таков датум, размислете за Иванова Лебедева во врска со регистрацијата на бракот...“, бидејќи ова е неписмено. Може да се помисли дека без налог од работодавачот, Иванов не би се сметал за Лебедева? Таа се смета за Лебедева врз основа на потврда за регистрација на брак, а не врз основа на налог од нејзиниот работодавец.

Друга вообичаена формулација е исто така неточна: „Направете промени во личните податоци на вработениот“. Промената на личните податоци на работникот е надлежност на специјалните владини тела, а не на службата за персонал на работодавачот. Службата за персонал врши само измени на документи кои содржат лични податоци врз основа на документи за промени во личните податоци на вработените издадени од посебни владини тела.

Датумот на нарачката е прием на копија од пасошот од страна на службата за персонал.

Регистрација и складирање на нарачки

Налог за измена на документи кои содржат лични податоци се запишува во соодветниот регистар на налози.

Наредбата за измена на документите што содржат лични податоци се доставува до сите заинтересирани страни наспроти потпис: самиот вработен, релевантниот персонал и вработените во сметководството.

Врз основа на таквата наредба, ќе се направат промени во работната книга на вработениот, личната картичка на работникот, личната сметка на работникот и другите документи на одделот за персонал, сметководството, службата за безбедност и другите структурни единици.

Нарачките за основни активности имаат „траен“ рок на траење. Нарачки за административни и економски прашања - рокот на складирање е 5 години.

Кадровските налози за вработување, отпуштање и трансфер на вработени се чуваат 75 години. Сепак, наредби да се обезбеди студиски празници, должност, казни, краткорочни службени патувања во Русија имаат рок на траење од 5 години во согласност со чл. 6 Список на стандардни документи за управување генерирани во активностите на организацијата, што укажува на периоди на складирање. Наредбите во случајот се лоцирани според сериски броевинарачки.

Библиографија

1. Државен систем на документациска поддршка за управување (GSDOU). Главна архива. 1991 година.

3. Doronina L. A. Организација на протокот на документи: Образовно-методолошки прирачник. М.: Државен универзитет за образование, 2005 година.

4. Список на стандардни документи за управување генерирани во активностите на организацијата, што укажува на периоди на складирање. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002 година.

L. Doronina K. e. с.р., вонреден професор, заменик директор на Институтот информациски системиДржавна управа за управување