સત્તાવાર પત્ર. વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે યોગ્ય રીતે લખવો

વ્યવસાયિક પત્રના ટેક્સ્ટનું માળખું

વ્યવસાયિક પત્રો લખવા માટેના મૂળભૂત નિયમો

વ્યવસાયિક પત્રોમાં ડ્રાફ્ટિંગ અને ફોર્મેટિંગ માટેના અમુક નિયમો હોય છે; તેઓ માહિતી અને સંદર્ભ દસ્તાવેજો સાથે જોડાયેલા હોવાને કારણે જરૂરિયાતોને આધીન છે. પત્ર લખતી વખતે, લેખકે તે કયા હેતુ માટે પત્ર લખી રહ્યો છે અને તેના વિચારણાના પરિણામે તે શું અપેક્ષા રાખે છે તે વિશે વિગતવાર વિચારવું જોઈએ. તેણે પોતાના માટે સ્પષ્ટપણે સ્પષ્ટ કરવું જોઈએ કે પત્રના વિષય વિશે સરનામું શું જાણે છે, તે પ્રારંભિક બિંદુ તરીકે શેના પર આધાર રાખી શકે છે, અને કઈ નવી માહિતી હજુ સુધી સરનામાંને ખબર નથી, જેના માટે પત્ર લખવામાં આવી રહ્યો છે. દલીલની પ્રકૃતિ અને ટેક્સ્ટની રચના અક્ષરના લક્ષ્ય સેટિંગ પર આધારિત છે. પત્રો તૈયાર કરવા અને કંપોઝ કરવાના નીચેના તબક્કાઓને ઓળખી શકાય છે:

હાલની સમસ્યાનો અભ્યાસ

ડ્રાફ્ટ લેટર ટેક્સ્ટ તૈયાર અને લખવું

ડ્રાફ્ટ પત્રનું સંકલન

મેનેજર દ્વારા સહી

નોંધણી

રવાનગી

ચાલો આ તબક્કાઓ જોઈએ. મુદ્દાના સારનો અભ્યાસ કરવાનો સમાવેશ થાય છે: આ મુદ્દા પર પૂરતી માહિતી એકત્રિત કરવી, જો જરૂરી હોય તો, મુદ્દાના સાર પરના કાયદાનો અભ્યાસ કરવો, આ મુદ્દા પરની અગાઉની અપીલોનું વિશ્લેષણ કરવું અને તેમને મળેલા પ્રતિસાદોનું વિશ્લેષણ કરવું. પછી તેઓ પત્રનો ટેક્સ્ટ કંપોઝ કરવાનું શરૂ કરે છે.

વ્યવસાયિક પત્રના ટેક્સ્ટનું માળખું

પત્રનો ટેક્સ્ટ લખવો એ શ્રમ-સઘન પ્રક્રિયા છે. પત્ર કંપોઝ કરતી વખતે એક મહત્વપૂર્ણ કાર્ય તેની માહિતી સંતૃપ્તિ છે, એટલે કે, માહિતીની જરૂરી રકમ સહિત. લેખન સિંગલ-પાસા અથવા બહુ-પાસા હોઈ શકે છે. પત્રનું એક પાસું સામાન્ય રીતે સમગ્ર પત્રની સામગ્રી બનાવે છે, અને મોટાભાગે આ એવા પત્રો હોય છે જેને પ્રતિભાવની જરૂર હોતી નથી. બહુ-પાસા પત્રોના લખાણમાં નીચેના પાસાઓ શામેલ હોઈ શકે છે: વિભાગો, કલમો, પેટા-કલોઝ, ફકરા. દરેક પાસાની રજૂઆત ફકરાથી શરૂ થવી જોઈએ. વ્યાપાર પત્રવ્યવહાર મુખ્યત્વે બહુપક્ષીય અક્ષરો લખવાની વૃત્તિ દ્વારા વર્ગીકૃત થયેલ છે. પત્ર સામાન્ય રીતે નીચેની યોજના અનુસાર બનેલો છે: પરિચય, મુખ્ય ભાગ, નિષ્કર્ષ. પ્રારંભિક ભાગમાં શામેલ છે: દસ્તાવેજની લિંક, તેના વ્યક્તિગત મુદ્દાઓ કે જે પત્ર દોરવા માટેના આધાર તરીકે સેવા આપે છે; હકીકતનું નિવેદન, જે પત્ર દોરવાનો હેતુ (કારણ) સૂચવે છે. દસ્તાવેજનો ઉલ્લેખ કરતી વખતે, તેનો ડેટા નીચેના ક્રમમાં સૂચવવામાં આવે છે: દસ્તાવેજના પ્રકારનું નામ, લેખક, તારીખ, દસ્તાવેજની નોંધણી નંબર, શીર્ષક, ઉદાહરણ તરીકે: સરકારના હુકમનામું અનુસાર રશિયન ફેડરેશનતારીખ 27 જૂન, 2004 નંબર 620 “મોડલ રેગ્યુલેશન્સની મંજૂરી પર...” મુખ્ય ભાગમાં ઘટનાનું વર્ણન, વર્તમાન પરિસ્થિતિ, તેમનું વિશ્લેષણ અને પૂરા પાડવામાં આવેલ પુરાવા છે. તે આ ભાગમાં છે કે તે સમજાવવું, સાબિત કરવું જરૂરી છે કે મીટિંગ (કોન્ફરન્સ, રાઉન્ડ ટેબલ) માં ભાગ લેવો જરૂરી છે, કે ઉત્પાદિત ઉત્પાદનો અથવા પ્રદાન કરવામાં આવતી સેવાઓ શ્રેષ્ઠ છે, વિનંતી પૂર્ણ કરવી આવશ્યક છે, વગેરે. પત્રનો નિષ્કર્ષ વિનંતીઓ, દરખાસ્તો, અભિપ્રાયો, ઇનકાર, રીમાઇન્ડર્સ વગેરેના સ્વરૂપમાં તારણો રજૂ કરે છે. પત્રમાં માત્ર એક અંતિમ ભાગ હોઈ શકે છે. પત્રના મુખ્ય પ્રશ્નો સ્પષ્ટપણે ઘડેલા હોવા જોઈએ અને અનુક્રમમાં ગોઠવાયેલા હોવા જોઈએ જે અનુભૂતિ માટે સૌથી શ્રેષ્ઠ હોય. ડ્રાફ્ટિંગ અને લખ્યા પછી, સેવા પત્રમાં ફેરફાર કરવો આવશ્યક છે. વ્યવસાયિક પત્ર લગભગ હંમેશા સરનામાથી શરૂ થાય છે. સંદેશાવ્યવહાર હેતુઓ માટે ટેક્સ્ટનો આ નાનો ભાગ અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે. યોગ્ય રીતે પસંદ કરેલ સંદેશ માત્ર સરનામાંનું ધ્યાન આકર્ષિત કરે છે, પરંતુ પત્રવ્યવહાર માટે યોગ્ય ટોન પણ સેટ કરે છે અને વ્યવસાયિક સંબંધો સ્થાપિત કરવામાં અને જાળવવામાં મદદ કરે છે. અપીલનું મહત્વ પત્રના લેખક દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે; અપીલ તમને સાંભળનારને સુરક્ષિત કરવાની મંજૂરી આપે છે. ખાસ ધ્યાનસરનામાને અનુસરતા વિરામચિહ્નને પાત્ર છે. સરનામાં પછીનો અલ્પવિરામ અક્ષરને કેઝ્યુઅલ અક્ષર આપે છે, જ્યારે ઉદ્ગારવાચક ચિહ્ન મહત્વ અને ઔપચારિક શૈલી પર ભાર મૂકે છે. ટેક્સ્ટના લેખકે નીચેના પરિબળોને ધ્યાનમાં લેવું આવશ્યક છે:

1. તેના પોતાના સંબંધમાં સરનામાંની સામાજિક સ્થિતિ;
2. પરિચયની ડિગ્રી, સંબંધની પ્રકૃતિ;

3. સંચાર પરિસ્થિતિની ઔપચારિકતા/અનૌપચારિકતા;
4. આપેલ ભાષણ જૂથમાં શિષ્ટાચારની પરવાનગીઓ માન્ય છે.

જ્યારે છાપવામાં આવે છે, ત્યારે અપીલ કેન્દ્રમાં હોય છે:

પ્રિય મિખાઇલ પેટ્રોવિચ!

પત્રનો ટેક્સ્ટ એવી અપેક્ષાની અભિવ્યક્તિ સાથે સમાપ્ત થઈ શકે છે કે વિનંતી પૂર્ણ થશે (બાંયધરી, રજૂઆતો, આમંત્રણો, રીમાઇન્ડર્સ), તેમજ નમ્રતા સૂત્ર, ઉદાહરણ તરીકે:
હું પૂરી પાડવામાં આવેલ સહાય માટે આભાર વ્યક્ત કરું છું અને ખાતરી આપું છું કે તમે પ્રદાન કરેલી માહિતી પરસ્પર લાભદાયી સહકારના વિકાસમાં ખૂબ મહત્વની રહેશે.
હું આ આમંત્રણ માટે કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરવાની આ તક લેવા માંગુ છું...
હું ફળદાયી સહકાર અને સમસ્યાઓના નિરાકરણમાં, અમારી આગળની પ્રોગ્રામ ક્રિયાઓના વિકાસ અને અમલીકરણમાં સક્રિય ભાગીદારીની આશા વ્યક્ત કરું છું.
નમ્રતા સૂત્ર "સહી" વિશેષતા પહેલા સ્થિત છે, ફકરામાંથી મુદ્રિત છે અને અલ્પવિરામ દ્વારા સ્થિતિથી અલગ છે. સંસ્થાના ઘટક અથવા નિયમનકારી દસ્તાવેજોમાં સ્થિતિની જોડણી કેવી રીતે કરવામાં આવે છે તેના આધારે હોદ્દાનું નામ કેપિટલ અથવા લોઅરકેસ અક્ષર સાથે લખવામાં આવે છે. જો કોઈ અધિકારીના લેટરહેડ પર પત્ર જારી કરવામાં આવે છે, તો પછી પદનું નામ "સહી" વિશેષતામાં સૂચવવામાં આવતું નથી.

સત્તાવાર પત્રવ્યવહારમાં, સત્તાવાર વ્યવસાય શૈલીનો ઉપયોગ થાય છે.
વ્યાપાર શૈલી એ ભાષણનો સમૂહ છે, જેનું કાર્ય સત્તાવાર વ્યવસાય સંબંધોના ક્ષેત્રમાં સેવા આપવાનું છે.
વ્યવસાય શૈલીની સુવિધાઓ, તેમાં રહેલી વિશિષ્ટ સુવિધાઓ, આ પ્રકારની ભાષાના શૈલીના ધોરણો તે પરિસ્થિતિઓના પ્રભાવ હેઠળ આકાર લે છે જેમાં વ્યવસાયિક સંચાર થાય છે. આ શરતો નીચે મુજબ છે.
1. વ્યવસાયિક સંદેશાવ્યવહારમાં સહભાગીઓ મુખ્યત્વે કાનૂની સંસ્થાઓ છે - સંસ્થાઓ, સંસ્થાઓ, સાહસો, જેનું પ્રતિનિધિત્વ મેનેજરો અને અન્ય અધિકારીઓ વતી કાર્ય કરે છે;
2. સંસ્થાઓ વચ્ચેના માહિતી સંબંધોની પ્રકૃતિ અને સામગ્રી તદ્દન સખત રીતે નિયંત્રિત છે;
3. વ્યવસાયિક સંચારનો વિષય સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓ છે: વ્યવસ્થાપક, ઉત્પાદન, આર્થિક,
વૈજ્ઞાનિક, તકનીકી, વગેરે;
4. મોટાભાગના મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજો ચોક્કસ પ્રાપ્તકર્તા પર કેન્દ્રિત છે;
5. મોટાભાગની પરિસ્થિતિઓ કે જે સંસ્થાઓની પ્રવૃત્તિઓમાં ઊભી થાય છે અને લેખિત દસ્તાવેજોની જરૂર હોય છે તે પુનરાવર્તિત, સમાન પરિસ્થિતિઓ સાથે સંબંધિત છે.
વ્યવસાયિક સંદેશાવ્યવહારની માનવામાં આવતી શરતો મેનેજમેન્ટ માહિતી માટેની ચોક્કસ આવશ્યકતાઓ બનાવે છે. મેનેજમેન્ટના ક્ષેત્રમાં અસરકારક માહિતીનું વિનિમય સુનિશ્ચિત કરવા માટે, માહિતીમાં ચોક્કસ ગુણધર્મો હોવા આવશ્યક છે.

તેણી હોવી જોઈએ:
1. સ્વભાવમાં સત્તાવાર, જે સંબંધોના વ્યવસાયિક આધાર, તેમના બિન-વ્યક્તિગત સ્વભાવ પર ભાર મૂકે છે, અને વ્યવસાયિક સંચારમાં સહભાગીઓ વચ્ચે અસ્તિત્વમાં છે તે ચોક્કસ અંતર પણ સૂચવે છે;
2. સંબોધિત, કારણ કે મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજ હંમેશા ચોક્કસ પ્રાપ્તકર્તા, અધિકારી, સંસ્થા, સંગઠનોના જૂથ માટે બનાવાયેલ છે;
3. સંબંધિત, કારણ કે દસ્તાવેજમાં ચોક્કસ માહિતી હોવી આવશ્યક છે જે અસરકારક મેનેજમેન્ટ નિર્ણય લેવા માટે આપેલ સમયે જરૂરી છે અથવા
સંચાલન પ્રવૃત્તિઓમાં અન્ય ઉપયોગ;
4. ઉદ્દેશ્ય અને વિશ્વસનીય, કારણ કે અસરકારક સંચાલન પ્રવૃત્તિઓ માટે ઘટનાઓ, હકીકતો અને ઘટનાઓનું નિષ્પક્ષ, નિષ્પક્ષ મૂલ્યાંકન જરૂરી છે;
5. ખાતરી આપવી, તર્કબદ્ધ, કારણ કે વ્યાપાર સંચારનું કાર્ય સરનામાંને કરવા (અથવા ન કરવા) માટે પ્રોત્સાહિત કરવાનું છે.
ચોક્કસ ક્રિયાઓ;
6. મેનેજમેન્ટ નિર્ણયો લેવા માટે સંપૂર્ણ અને પર્યાપ્ત. માહિતીનો અભાવ જરૂરી બની શકે છે
વધુમાં માહિતીની વિનંતી કરો, પત્રવ્યવહાર જનરેટ કરો,
સમય અને પૈસાના ગેરવાજબી નુકસાન તરફ દોરી જાય છે.
વ્યાપાર શૈલીનું સંયોજન છે ચોક્કસ સંકેતો, તેને ભાષાની અન્ય શૈલીઓથી અલગ પાડે છે - વૈજ્ઞાનિક, પત્રકારત્વ, બોલચાલની અને સાહિત્યની ભાષા.
વ્યવસાય શૈલી માટેની મુખ્ય આવશ્યકતાઓ છે:

પ્રસ્તુતિનું માનકીકરણ;

પ્રસ્તુતિનો તટસ્થ સ્વર;

શબ્દોની ચોકસાઈ અને નિશ્ચિતતા, અસ્પષ્ટતા અને શબ્દોની એકરૂપતા;

સંક્ષિપ્તતા, ટેક્સ્ટ પ્રસ્તુતિની સંક્ષિપ્તતા;

ભાષા સૂત્રોનો ઉપયોગ;

શરતોનો ઉપયોગ;

લેક્સિકલ અને ગ્રાફિક સંક્ષેપોનો ઉપયોગ;

વર્ચસ્વ નિષ્ક્રિય બાંધકામોવાસ્તવિક લોકો ઉપર;

મૌખિક સંજ્ઞા સાથે શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ;

જીનીટીવ અને ઇન્સ્ટ્રુમેન્ટલ કેસોમાં શબ્દોના ક્રમિક ગૌણ સાથે બાંધકામોનો ઉપયોગ;

સરળ સામાન્ય વાક્યોનું વર્ચસ્વ.

વ્યવસાયિક ભાષણનું માનકીકરણ ભાષાના તમામ સ્તરોને આવરી લે છે - શબ્દભંડોળ, મોર્ફોલોજી અને વાક્યરચના. આજની તારીખે, વ્યવસાયિક ભાષણમાં મોટી સંખ્યામાં શબ્દો, શબ્દસમૂહો અને સૂત્રો એકઠા થયા છે. તૈયાર કરેલી રચનાઓનો ઉપયોગ તમને લાક્ષણિકતા ધરાવતી વ્યાખ્યાઓની શોધમાં સમય બગાડવાનું ટાળવા દે છે પ્રમાણભૂત પરિસ્થિતિઓ. વ્યવસાયિક ભાષણનું માનકીકરણ દસ્તાવેજોની માહિતી સામગ્રીમાં નોંધપાત્ર વધારો કરે છે, તેમની ધારણાને નોંધપાત્ર રીતે સરળ બનાવે છે, જે સામાન્ય રીતે દસ્તાવેજના પ્રવાહને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવામાં મદદ કરે છે.
પ્રસ્તુતિનો તટસ્થ સ્વર એ સત્તાવાર વ્યવસાયિક સંદેશાવ્યવહારનો ધોરણ છે, જે પ્રસ્તુતિની સૌથી કડક અને સંયમિત પ્રકૃતિમાં પ્રગટ થાય છે. પ્રસ્તુતિના સ્વરની તટસ્થતા ગ્રંથોમાં અભિવ્યક્ત અને ભાવનાત્મક રીતે ચાર્જ કરેલ ભાષાના માધ્યમનો ઉપયોગ કરવાની શક્યતાને બાકાત રાખે છે ( બોલચાલની શબ્દભંડોળઅને ઇન્ટરજેક્શન) અલંકારિક અર્થ અને અલંકારિક અર્થમાં વપરાતા શબ્દો. પત્રના ટેક્સ્ટમાં સમાવિષ્ટ માહિતી પ્રકૃતિમાં સત્તાવાર છે. આ કારણોસર, દસ્તાવેજોમાં વ્યક્તિગત, વ્યક્તિલક્ષી તત્વ ન્યૂનતમ રાખવું જોઈએ. જે શબ્દો ઉચ્ચારણ ભાવનાત્મક અર્થ ધરાવે છે (અતિશયોક્તિ અથવા ઘટાડાનાં પ્રત્યયો સાથે, અસ્પષ્ટ પ્રત્યયવાળા શબ્દો) દસ્તાવેજોની ભાષામાંથી બાકાત રાખવામાં આવે છે.
જો કે, કોઈ એવું માની શકતું નથી કે સત્તાવાર દસ્તાવેજ સંપૂર્ણપણે લાગણીઓથી વંચિત છે.
મોટા ભાગના દસ્તાવેજોનો હેતુ સરનામું કરનારને રુચિ આપવાનો, તેને સમજાવવાનો અને લેખક દ્વારા ઇચ્છિત દિશામાં કાર્ય કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવાનો છે. મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજ તેના ધ્યેયને હાંસલ કરશે નહીં જો તે ભાવનાત્મક અભિવ્યક્તિઓથી વંચિત હોય, પરંતુ ભાવનાત્મકતા છુપાવવી જોઈએ અને ભાષા દ્વારા નહીં, પરંતુ સામગ્રી દ્વારા પ્રાપ્ત થવી જોઈએ. તે પ્રસ્તુતિના બાહ્ય શાંત, તટસ્થ સ્વર પાછળ છુપાયેલ હોવું જોઈએ. પ્રસ્તુતિની સચોટતા દસ્તાવેજની સામગ્રીની અસ્પષ્ટ સમજણની ધારણા કરે છે.
ટેક્સ્ટની સ્પષ્ટતા અને સચોટતા મુખ્યત્વે ટેક્સ્ટની રચનાત્મક રચનાની શુદ્ધતા, તાર્કિક ભૂલોની ગેરહાજરી, વિચારશીલતા અને શબ્દોની સ્પષ્ટતા - સ્થિર શબ્દસમૂહો અને અલંકારિક અભિવ્યક્તિઓની ગેરહાજરી દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે.
ટેક્સ્ટની લેકોનિક રજૂઆત ભાષાકીય માધ્યમોના આર્થિક ઉપયોગ દ્વારા પ્રાપ્ત થાય છે, ભાષણની નિરર્થકતાને બાદ કરતાં - શબ્દો અને અભિવ્યક્તિઓ જે વધારાના અર્થ ધરાવે છે.
ટેક્સ્ટની સંક્ષિપ્તતા અથવા સંક્ષિપ્તતા માટેની આવશ્યકતા સીધી રીતે ટેક્સ્ટના વોલ્યુમને ઘટાડવા સાથે સંબંધિત છે. સંક્ષિપ્તતાની આવશ્યકતા અમને દસ્તાવેજના વિષયને વધુ સ્પષ્ટ રીતે ઘડવા, ભાષાનો થોડો ઉપયોગ કરવા, બિનજરૂરી શબ્દોને દૂર કરવા દબાણ કરે છે જે જરૂરી માહિતી ધરાવતું નથી, ગેરવાજબી પુનરાવર્તનો અને બિનજરૂરી વિગતો.
પત્ર કોને મોકલવામાં આવ્યો છે તે ધ્યાનમાં લીધા વિના, ચોક્કસ તારીખો, નિર્વિવાદ તથ્યો અને તારણો ધરાવતો હોવો જોઈએ.
વ્યવસાયિક ભાષણની એક વિશેષતા એ ભાષાકીય સૂત્રોનો વ્યાપક ઉપયોગ છે - સ્થિર (ટેમ્પલેટ) શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ અપરિવર્તિત. ચોક્કસ ક્રિયાને પ્રોત્સાહિત કરવા માટે, નીચેના અભિવ્યક્તિઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે:

અમે તમને જાણ કરીએ છીએ કે... થી... સુધી;
- અમે તમને જાણ કરીએ છીએ કે...;
- અમે તમને સંમત મોકલીએ છીએ...;
- અમે તમને આ મુદ્દા પર વિચાર કરવા કહીએ છીએ...,
- નિરીક્ષણ એ સ્થાપિત કર્યું કે ....;
- નાણાકીય સહાયના અભાવને કારણે...;
- મુશ્કેલ આર્થિક પરિસ્થિતિને કારણે...;
- તમારા પત્ર અનુસાર...;
- સંયુક્ત કાર્ય હાથ ધરવા માટે ...;
- પ્રોટોકોલ અનુસાર...;
- અમારા કરારની પુષ્ટિમાં...;
- જવાબદારી મજબૂત કરવા માટે... વગેરે.

ભાષાકીય સૂત્રો પુનરાવર્તિત પરિસ્થિતિઓમાં ઉપયોગમાં લેવાતા ભાષાકીય માધ્યમોના એકીકરણનું પરિણામ છે. લાક્ષણિક સામગ્રીને વ્યક્ત કરવા ઉપરાંત, ભાષાના સૂત્રો વારંવાર ટેક્સ્ટના કાયદેસર રીતે મહત્વપૂર્ણ ઘટકો તરીકે કાર્ય કરે છે, જેના વિના દસ્તાવેજ પાસે પૂરતું કાનૂની બળ નથી:

અમે રકમમાં લોનની ચુકવણીની ખાતરી આપીએ છીએ...,
- અમે ચુકવણીની ખાતરી આપીએ છીએ. અમારા બેંકની વિગત...,
- અમલીકરણ પર નિયંત્રણ સોંપેલ છે...

શબ્દ એ એક શબ્દ અથવા શબ્દસમૂહ છે જેને ચોક્કસ અથવા વિશિષ્ટ ખ્યાલ સોંપવામાં આવે છે. જ્ઞાનના ચોક્કસ ક્ષેત્રમાં શરતોનો સમૂહ અથવા વ્યાવસાયિક પ્રવૃત્તિપરિભાષા, અથવા પરિભાષા સિસ્ટમ કંપોઝ કરે છે.
સખત રીતે નિશ્ચિત અર્થમાં શબ્દોનો ઉપયોગ ટેક્સ્ટની અસ્પષ્ટ સમજની ખાતરી આપે છે, જે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે બિઝનેસ કોમ્યુનિકેશન.
મેનેજમેન્ટ ડોક્યુમેન્ટેશનમાં વપરાતા શબ્દો એ ઉદ્યોગ પરિભાષા છે જે દસ્તાવેજની સામગ્રી સમર્પિત છે તે વિષય વિસ્તારની સામગ્રીને પ્રતિબિંબિત કરે છે, સાથે સાથે દસ્તાવેજીકરણ સપોર્ટના ક્ષેત્રમાં વિકસિત થયેલા શબ્દો.
વ્યવહારમાં શબ્દોના ઉપયોગની શુદ્ધતા અને સ્થિરતા પરિભાષાકીય શબ્દકોશો અને ધોરણોનો ઉપયોગ કરીને પ્રાપ્ત થાય છે, જે વિભાવનાઓ અને શરતોની સખત અસ્પષ્ટ સિસ્ટમ સ્થાપિત કરે છે અને પરિભાષાને સુવ્યવસ્થિત કરવામાં મદદ કરે છે. મેનેજમેન્ટ માટે દસ્તાવેજીકરણ સપોર્ટના ક્ષેત્રમાં ઉપયોગમાં લેવાતી શરતો GOST R 51141-98 “ઓફિસ વર્ક અને આર્કાઇવિંગમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવી છે. શરતો અને વ્યાખ્યાઓ"

શબ્દનો ઉપયોગ કરતી વખતે, તમારે ખાતરી કરવી આવશ્યક છે કે તે પ્રાપ્તકર્તા માટે સમજી શકાય તેવું છે. જો પત્રના લેખકને આ વિશે શંકા હોય, તો પછી નીચેનામાંથી એક કરવું જરૂરી છે:

શબ્દની સત્તાવાર વ્યાખ્યા આપો;

તટસ્થ શબ્દભંડોળનો ઉપયોગ કરીને શબ્દનો અર્થ સમજાવો;

કોઈ શબ્દ દૂર કરો અથવા તેને સામાન્ય રીતે સમજાતા શબ્દ અથવા અભિવ્યક્તિ સાથે બદલો.

શબ્દોનો ઉપયોગ કરવામાં મુશ્કેલીઓ એ હકીકત સાથે પણ સંકળાયેલી છે કે પરિભાષા સિસ્ટમ સતત બદલાતી રહે છે: હાલની વિભાવનાઓની સામગ્રી બદલાય છે, નવી ઉદ્ભવે છે, કેટલીક વિભાવનાઓ અપ્રચલિત બની જાય છે, અને તેમને સૂચિત કરતી શરતો ઉપયોગની બહાર પડી જાય છે.
પોલિસેમેન્ટિક શબ્દો (સમાનાર્થી શબ્દો) નો ઉપયોગ કરતી વખતે, તે ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ કે એક દસ્તાવેજમાં કોઈ શબ્દનો ઉપયોગ ફક્ત તેના એક અર્થમાં થઈ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, "કરાર", "કરાર", "કરાર" એ સમાનાર્થી શબ્દો છે, પરંતુ તેઓ તેમની અરજીના વ્યવહારમાં અલગ પડે છે. શ્રમ કાયદો સાથે વ્યવહાર કરે છે રોજગાર કરાર(કરાર); નાગરિક કાયદામાં - બે અને બહુપક્ષીય વ્યવહારોને કરાર કહેવામાં આવે છે; વિદેશી વેપાર પ્રવૃત્તિઓમાં, "કરાર" શબ્દ વધુ સામાન્ય છે; અન્ય સંખ્યાબંધ ક્ષેત્રોમાં કરારો કરારોમાં નિશ્ચિત છે.

વ્યવસાયિક ભાષણનું બીજું લક્ષણ. વ્યવસાયિક ભાષણમાં સંક્ષેપનો ઉપયોગ થાય છે. શબ્દ સંક્ષેપના બે મુખ્ય પ્રકારો છે:
1. લેક્સિકલ (સંક્ષેપ) - શબ્દોના ભાગોમાંથી તેમના ઘટક અક્ષરોના ભાગને દૂર કરીને રચાયેલા જટિલ સંક્ષિપ્ત શબ્દો: CIS, LLC, કટોકટીની પરિસ્થિતિઓ મંત્રાલય, NPP, GOST, GUM, Roskomzem, ચીફ એકાઉન્ટન્ટ, વડા, નાયબ, વિશેષ દળો.
2. ગ્રાફિક - લેખનમાં વપરાતા શબ્દો માટે સંક્ષેપ: gr-n, tchk, zh-d, kv. m, વગેરે.

પત્રોમાં માત્ર સત્તાવાર રીતે સ્વીકૃત સંક્ષેપો, હોદ્દો અને શરતોનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ. સંસ્થાઓ, સંસ્થાઓ અને હોદ્દાઓ, શીર્ષકો, માપનના એકમો, ભૌગોલિક નામો અને અન્યના નામો સત્તાવાર નામોને બરાબર અનુરૂપ હોવા જોઈએ.

વ્યવસાયિક ભાષણની બીજી વિશેષતા એ છે કે જેનિટીવ અથવા ઇન્સ્ટ્રુમેન્ટલ કેસમાં શબ્દોના ક્રમિક ગૌણ સાથે બાંધકામોનો ઉપયોગ:
- અમે તમને રહેણાંક ઇમારતો અને વહીવટી ઇમારતોના હીટિંગ, વેન્ટિલેશન અને સેનિટરી ઇન્સ્ટોલેશનના પુનર્નિર્માણ માટે ઉકેલો (શું?) માટે વિકલ્પો પ્રદાન કરીએ છીએ.
- અમે સંભવિત સહકારના ચોક્કસ મુદ્દાઓની વધુ ચર્ચા માટે જરૂરિયાત (શું?) સંપૂર્ણપણે શેર કરીએ છીએ.
- મહાન દેશભક્તિ યુદ્ધમાં વિજયની 60મી વર્ષગાંઠની ઉજવણીની તૈયારી અને આયોજન માટે રશિયન ફેડરેશનના પ્રમુખ (શું?) દ્વારા મંજૂર કરાયેલી મુખ્ય પ્રવૃત્તિઓની સૂચિ અનુસાર ...

સ્ટાફિંગ શેડ્યૂલ મુજબ...

વ્યવસાયિક ભાષણ એ મૌખિક સંજ્ઞાઓ સાથેના શબ્દસમૂહોના ઉપયોગ દ્વારા વર્ગીકૃત થયેલ છે. વ્યવસાયિક ભાષણમાં, ક્રિયાના અર્થ સાથેના મૌખિક સંજ્ઞાઓમાંથી રચનાઓનો ઉપયોગ ક્રિયાપદોને બદલે કરવામાં આવે છે: સહાય કરવા (અને મદદ ન કરવી), સહાય પૂરી પાડવી (અને મદદ ન કરવી), સાફ કરવી (અને સાફ ન કરવી), સહાય પૂરી પાડવા માટે (અને ટેકો આપવા માટે નહીં), સમારકામ કરવા (સમારકામ નહીં).
પ્રસ્તુતિની સરળતા અને સરળ, સામાન્ય વાક્યોનું વર્ચસ્વ લેખન માટે મહત્વપૂર્ણ છે. વ્યવસાય શૈલીની વિશેષતા એ સરળ સામાન્ય વાક્યોનો મુખ્ય ઉપયોગ છે, એક-ભાગ (એક મુખ્ય સભ્ય સાથે - વિષય અથવા અનુમાન) અથવા બે-ભાગ (બે મુખ્ય સભ્યો સાથે - વિષય અને અનુમાન) અલગ-અલગ શબ્દસમૂહો (ભાગીદાર, ક્રિયાવિશેષણ, અલગ વ્યાખ્યાઓ), પ્રારંભિક શબ્દો અને વાક્યો, ઉદાહરણ તરીકે:
- સંયુક્ત સાહસ "MIO" ની અધિકૃત મૂડીમાં ફાળો આપેલ શહેરની મિલકતના ઉપયોગની અત્યંત ઓછી કાર્યક્ષમતાને લીધે, તેમજ મોટર વાહનના કાફલાના અપૂરતા વર્કલોડ અને તેની બિનલાભકારીતાને લીધે, અમે તમને સ્થાનાંતરિત કરવાના મુદ્દાને ઉકેલવા માટે કહીએ છીએ. સિટી હોલના નાણાકીય અને આર્થિક સંચાલનમાં શહેરનો હિસ્સો.

એક મુદ્દા પર પત્ર તૈયાર કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. જો તમારે વિવિધ મુદ્દાઓ પર એક સાથે કોઈ સંસ્થાનો સંપર્ક કરવાની જરૂર હોય, તો તે દરેક માટે અલગ પત્રો લખવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે.
એક પત્રના ટેક્સ્ટમાં, તમે વિનંતીઓ અથવા અન્ય પ્રશ્નો વ્યક્ત કરી શકો છો જો તેઓ અમલ માટે એક વ્યક્તિને ટ્રાન્સફર કરવામાં આવે.
પરંપરાગત ભાષાના સૂત્રો ઉપરાંત, વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં વિદેશી શબ્દો અને શબ્દસમૂહો શામેલ છે. વ્યવહારમાં, તેઓ ભાષાકીય સૂત્રોની ભૂમિકા ભજવે છે. તેમાંના કેટલાક જાણીતા છે, કેટલાક ઓછા સામાન્ય છે. તે ધ્યાનમાં રાખવું જોઈએ કે વિદેશી શબ્દોનો ઉપયોગ થોડો જુના જમાનાને ઝીંકે છે, પરંતુ તે જ સમયે તે ભાગીદાર પર સારી છાપ છોડી દે છે જે આ શબ્દો જાણે છે અને બહારના વાચકને મૂંઝવણમાં મૂકે છે.

ઉપદેશક;

સાથ;

વોરંટી;

માહિતીપ્રદ;

આભાર;

અભિનંદન;

વિનંતીના પત્રો, વિનંતીના પત્રો, સૂચનાના પત્રો, પ્રતિભાવના પત્રો, આમંત્રણના પત્રો વગેરે પણ છે. દરેક પ્રકારના પત્રની ડ્રાફ્ટિંગ અને ડિઝાઇનમાં તેની પોતાની લાક્ષણિકતાઓ છે.

આમંત્રણ પત્રો

સેમિનાર, મીટિંગ્સ અને અન્ય ઇવેન્ટ્સમાં ભાગ લેવાની ઓફર સાથેના આમંત્રણ પત્રો સામાન્ય રીતે સંસ્થાના વડા, ચોક્કસ અધિકારીને સંબોધવામાં આવે છે, પરંતુ તે સમગ્ર ટીમને પણ સંબોધિત કરી શકાય છે. પત્રો સહભાગિતાની શરતો, ઇવેન્ટ્સનું સ્થળ અને સમય અને જો જરૂરી હોય તો, ડ્રેસ કોડ સૂચવે છે. પત્રમાં સામાન્ય રીતે "જોડાણ" વિગતો હોય છે, જે ઇવેન્ટના પ્રોગ્રામ વિશે માહિતી આપે છે.

ગેરંટી પત્રો

ગેરંટી પત્રો અમુક વચનો અથવા શરતોની પુષ્ટિ કરવા માટે લખવામાં આવે છે અને તે સંસ્થા અથવા વ્યક્તિને સંબોધવામાં આવે છે. કરવામાં આવેલ કાર્ય માટે ચુકવણી, ગુણવત્તા, ઉત્પાદનોની ડિલિવરીનો સમય, માલની ચુકવણી, ભાડું, વગેરેની ખાતરી આપી શકાય છે. આવા પત્રો પ્રમાણભૂત અભિવ્યક્તિઓનો ઉપયોગ કરે છે: "કંપની બાંયધરી આપે છે, અમે બાંયધરી આપીએ છીએ, અમે તમને ડિલિવરી પર રોકડ દ્વારા અમને મોકલવા માટે કહીએ છીએ. (ગેરંટીનો પ્રકાર), અમે ચુકવણીની બાંયધરી આપીએ છીએ, અમે ડિલિવરી સમયની ખાતરી આપીએ છીએ, અમે ઉત્પાદનોની ગુણવત્તાની ખાતરી આપીએ છીએ...”
પત્ર સામાન્ય રીતે ચુકવણી ગેરંટી આપતી સંસ્થાની ચુકવણી વિગતો સૂચવે છે.
પત્રના ટેક્સ્ટને કાનૂની સેવા સાથે સંકલન કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. સંસ્થાના વડાની સહી ઉપરાંત, મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટની સહી જારી કરી શકાય છે. સહી સીલ દ્વારા પ્રમાણિત છે.

વિનંતીના પત્રો

ત્યાં મોટી સંખ્યામાં પરિસ્થિતિઓ છે જે સાહસો, સંસ્થાઓ અને સંસ્થાઓ વતી વિનંતીઓ કરવા માટે જન્મ આપે છે. આ પત્રનો ટેક્સ્ટ સામાન્ય રીતે નીચેના સ્વરૂપમાં રચાયેલ છે: સામગ્રીના મુખ્ય ભાગમાં તમને વિનંતી કરવા માટે પૂછવામાં આવેલા કારણનું નિવેદન શામેલ છે; વિનંતીનું નિવેદન પોતે; અંતિમ ભાગ અપેક્ષિત પરિણામ માટે આશા વ્યક્ત કરે છે. વિનંતીઓ સામાન્ય રીતે "હું પૂછું છું, અમે પૂછીએ છીએ" શબ્દો સાથે વ્યક્ત કરવામાં આવે છે;
કૃપા કરીને સહાયતા આપો...;
કૃપા કરીને અમારા સરનામે મોકલો...;
કૃપા કરીને ભાગ લો...;
કૃપા કરીને જાણ કરો...;
હું તમને દેવું દૂર કરવા કહું છું...;
કૃપા કરીને પગલાં લો...

આ પત્રનો મુખ્ય હેતુ વિનંતીને પરિપૂર્ણ કરવાની જરૂરિયાતને સાબિત કરવા માટે સમજાવવાનો છે, તેથી, પત્રનો ટેક્સ્ટ વિશ્વાસપાત્ર પુરાવા પ્રદાન કરે છે, ગણતરીઓ, અંદાજો અને અન્ય સહાયક આધારો જોડે છે, જે "જોડાણ" તરીકે ઔપચારિક છે.

પત્રોનો જવાબ આપો

પ્રતિભાવ પત્રનો ટેક્સ્ટ સામાન્ય રીતે વિનંતીના પુનરાવર્તન સાથે શરૂ થાય છે. આગળ, વિનંતીની વિચારણાના પરિણામો જણાવવામાં આવે છે, ઇનકાર પ્રેરિત છે (જો તે ઇનકાર પત્ર છે) અને ઇનકાર પોતે જ જણાવવામાં આવે છે.
વ્યવસાયિક પત્રમાં માહિતીની પ્રકૃતિ સામાન્ય રીતે પ્રતિભાવ પત્રમાં અપેક્ષિત માહિતીની વૈકલ્પિકતાને સૂચિત કરે છે, એટલે કે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં સામગ્રીના પાસાઓમાં સમાનતાનો સિદ્ધાંત છે, જે પ્રતિભાવ પત્રવ્યવહારની ભાષામાં પ્રતિબિંબિત થાય છે. આનો મતલબ:
1. મૂળ પત્ર અને તેના વિષયની લિંકના પ્રતિભાવ પત્રમાં હાજરી;
2. બંને અક્ષરોમાં અભિવ્યક્તિના સમાન ભાષાકીય માધ્યમોનો ઉપયોગ (મુખ્યત્વે પરિભાષા);
3. બંને અક્ષરોમાં માહિતીની માત્રા અને સામગ્રીના પાસાઓની તુલનાત્મકતા;
4. સામગ્રીના પાસાઓને પ્રસ્તુત કરવામાં ચોક્કસ ક્રમનું પાલન.

પ્રતિભાવ પત્રોના પાઠો મેનેજરોના ઠરાવોમાં નોંધાયેલા કાર્યોને અનુરૂપ હોવા જોઈએ.
પ્રથમ અને મૂળભૂત નિયમ એ છે કે તમારા જવાબમાં વિલંબ કરશો નહીં, તમારા સંવાદદાતાને રાહ જોશો નહીં. જો સંજોગો એવા હોય કે તમે નિર્ધારિત સમય મર્યાદામાં જવાબ આપી શકતા નથી, તો આ વિશે સરનામાંને જાણ કરો, તેમજ સમયમર્યાદામાં તમે ચોક્કસ જવાબ આપી શકો. વિલંબ માટે માફી માંગવાની ખાતરી કરો, તેના ઉદ્દેશ્ય કારણને સૂચવો.
પ્રતિભાવ પત્ર દસ્તાવેજની સંખ્યા અને તારીખ સૂચવે છે કે જેના પર જવાબ આપવામાં આવ્યો છે. આ ડેટા પત્રના ટેક્સ્ટમાં દાખલ કરવામાં આવ્યો નથી, પરંતુ ફોર્મ પર નિર્ધારિત જગ્યાએ અથવા ફોર્મ પર દોરેલા દસ્તાવેજના મથાળા પહેલાં દાખલ કરવામાં આવ્યો નથી.

ઇનકારની રજૂઆતના નીચેના સ્વરૂપોનો ઉપયોગ થાય છે:
- તમારી દરખાસ્ત નીચેના કારણોસર નકારી કાઢવામાં આવી છે...

તમને મોકલવામાં આવેલ સંયુક્ત ક્રિયાઓ અંગેના ડ્રાફ્ટ કરારને નીચેના કારણોસર નકારવામાં આવ્યો છે...
- અમે દિલગીર છીએ, પરંતુ અમારી કંપની તમારી ઓફર સ્વીકારી શકતી નથી...

આભારવિધિ પત્રો

IN હમણાં હમણાંકૃતજ્ઞતાના પત્રો વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં વ્યાપકપણે ઉપયોગમાં લેવાયા છે.
કૃતજ્ઞતાના પત્રો એ ભાગીદારો વચ્ચેના સંબંધોમાં સારી રીતભાતના નિયમો છે. ભાગીદારીમાં, તમારે ફક્ત પૂછવા માટે જ નહીં, પરંતુ પ્રદાન કરવામાં આવેલી સેવાઓ માટે, સંયુક્ત રીતે કોઈપણ ઇવેન્ટ યોજવા માટે, અભિનંદન મોકલવા માટે, રિસેપ્શનનું આયોજન કરવા માટે, વગેરે માટે આભાર માનવા માટે સક્ષમ હોવા જોઈએ.

અક્ષર લેટરહેડ પર અથવા રંગીન લેટરહેડ પર દોરી શકાય છે) આભાર પત્ર. જો લેટરહેડ પર પત્ર દોરવામાં આવે છે, તો તે નિર્ધારિત રીતે નોંધાયેલ છે. કૃતજ્ઞતાના પત્રના સ્વરૂપ પર દોરવામાં આવેલ પત્ર નોંધણીને આધીન નથી; એક સ્ટેમ્પ "સહી" વિગત સાથે જોડી શકાય છે. પત્ર પ્રકૃતિમાં વ્યક્તિગત હોવાથી, તેમાં "પર્ફોર્મર" વિશેષતા શામેલ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવતી નથી. અક્ષરોના પાઠો પ્રસ્તુતિના પ્રમાણભૂત સ્વરૂપનો ઉપયોગ કરે છે:
- હું મારી કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરું છું...;
- હું નિષ્ઠાપૂર્વક આભારી છું...;
- અમે કૃતજ્ઞતા સાથે નોંધીએ છીએ...;
- આભાર...;
- માટે આભાર...

કવર લેટર્સ

કોઈપણ દસ્તાવેજો મોકલવા વિશે સરનામાંને જાણ કરવા માટે કવરિંગ લેટર્સ દોરવામાં આવે છે. પત્રના ટેક્સ્ટમાં બે ભાગોનો સમાવેશ થાય છે: મોકલવામાં આવતી સામગ્રી વિશેનો સંદેશ અને માહિતીની સ્પષ્ટતા (જોડાણો). સામાન્ય રીતે, કવર લેટરનો ટેક્સ્ટ ખૂબ ટૂંકો હોય છે, A5 ફોર્મેટમાં બંધબેસે છે અને સ્વતંત્ર મથાળું ધરાવતું નથી. કવર લેટર્સ સામાન્ય રીતે આનાથી શરૂ થાય છે:
- હું માહિતી મોકલી રહ્યો છું...; - તમને ઑફર કરવામાં અમને આનંદ થાય છે (ભલામણ)...;
- અમે તમને ઓફર કરીએ છીએ...;
- અમને ખાતરી છે કે તમને અમારા ઉત્પાદનોની ઉચ્ચ ગુણવત્તામાં રસ હશે...;
- અમે તમને જાણ કરીએ છીએ કે...;
- અમે તમને જાણ કરીએ છીએ કે...;
- અમે વધુ સહકારની આશા રાખીએ છીએ...

વિનંતીના પત્રો એ વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારનો અભિન્ન, મહત્વપૂર્ણ અને આવશ્યક ભાગ છે. એક તરફ, આ વર્તમાન મુદ્દાઓ પર કુનેહપૂર્ણ અને રાજદ્વારી વિનંતીઓ છે, તો બીજી તરફ, તે સંબોધનના ચોક્કસ લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટેનું એક સાધન છે. વિનંતીના કોઈપણ પત્રનો હેતુ પત્રના લેખક દ્વારા જરૂરી ચોક્કસ પગલાં લેવા માટે સરનામાંને પ્રેરિત કરવાનો છે. શક્ય તેટલા હકારાત્મક પ્રતિસાદની નજીક જવા માટે વિનંતીનો પત્ર કેવી રીતે લખવો?

વિનંતીના કોઈપણ પત્રમાં સારી રીતે વિચારેલા તર્ક અને વિનંતીનું સ્પષ્ટ નિવેદન હોવું આવશ્યક છે. વધુમાં, તમે એવી તકનીકોનો ઉપયોગ કરી શકો છો જે લેખનની કાર્યક્ષમતા વધારે છે.

પગલું 1. તમે તમારી વિનંતી સાથે કોનો સંપર્ક કરો છો?

સરનામાંને વ્યક્તિગત રીતે સંબોધિત કરો, પ્રાધાન્યમાં પ્રથમ નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા:

"પ્રિય ઇવાન ઇવાનોવિચ!", "પ્રિય શ્રી ઇવાનોવ!"

પ્રથમ, તમે સરનામાં પ્રત્યે તમારો આદર વ્યક્ત કરશો, અને બીજું, કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સંબોધવામાં આવેલી વિનંતી તેના અમલીકરણ માટે તેના પર જવાબદારી લાદે છે. એવી પરિસ્થિતિઓ છે જ્યારે વિનંતી ટીમ અથવા લોકોના જૂથને સંબોધવામાં આવે છે. આ કિસ્સામાં, અપીલને શક્ય તેટલું વ્યક્તિગત કરવાની પણ સલાહ આપવામાં આવે છે:

“પ્રિય સાથીદારો!”, “પ્રિય મેનેજરો!”, “પ્રિય જુનિયર કર્મચારીઓ!”, “પ્રિય કર્મચારીઓ કર્મચારીઓની સેવા!»

પગલું 2. તમે મારો સંપર્ક કેમ કરી રહ્યા છો?

પ્રાપ્તકર્તાને ખુશામત આપો. પ્રાપ્તકર્તાને અભિનંદન આપીને, તમે તેના પ્રશ્નનો જવાબ આપો: "તમે મને આ પ્રશ્ન કેમ પૂછો છો?" તેની ભૂતકાળની સિદ્ધિઓ અથવા વ્યક્તિગત ગુણોની નોંધ લો.

“તમે હંમેશા સાંભળવા અને તમારો સંપર્ક કરનાર લગભગ દરેક વ્યક્તિની સમસ્યાને ઉકેલવા માટે શ્રેષ્ઠ માર્ગ શોધવા માટે તૈયાર છો. અને, તમને ક્રેડિટ આપવા માટે, તમે ઘણા લોકોને મદદ કરી."

"તમે આ ક્ષેત્રમાં અગ્રણી નિષ્ણાત છો..."

"તમે ઘણા લોકોને આ ક્ષેત્રમાં સૌથી મુશ્કેલ સમસ્યાઓ ઉકેલવામાં મદદ કરી છે..."

આ ટેકનીક એડ્રેસીને વિનંતીને વધુ નજીકથી જોવાની અને સંતોષવાની તક શોધવાનો પ્રયાસ કરવાની મંજૂરી આપશે તેણીને વાહિયાત કરો.

જ્યારે તમારે પ્રાપ્તકર્તાને જીતવાની જરૂર હોય, જ્યારે તમારે તમારી વિનંતીની પરિપૂર્ણતા માટે જરૂરી અને મહત્વપૂર્ણ હોય તેવા ચોક્કસ ગુણો અને ગુણો તરફ ધ્યાન દોરવાની જરૂર હોય ત્યારે બિન-માનક વિનંતીઓની વાત આવે ત્યારે પ્રશંસા યોગ્ય છે.

ખુશામત અને અસંસ્કારી ખુશામત વચ્ચેની રેખાને પાર ન કરવી તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. નિષ્ઠાવાન બનો.

પગલું 3. વિનંતીનું સમર્થન

તમે આ વિશિષ્ટ વિનંતી શા માટે કરી રહ્યા છો તે અંગે કોઈપણ વિનંતીને ન્યાયી ઠેરવવી જોઈએ. તમારી સમસ્યાના સંદર્ભમાં સરનામાંને દાખલ કરો.

આ તબક્કે, તમારે સરનામા માટે ત્રણ સૌથી નોંધપાત્ર દલીલો પસંદ કરવાની જરૂર છે. નીચેની યોજના અનુસાર દલીલો બાંધવી શ્રેષ્ઠ છે: મજબૂત - મધ્યમ - સૌથી મજબૂત.

વિનંતીઓ જટિલતાના વિવિધ સ્તરોમાં આવે છે, તેથી પ્રાપ્તકર્તા હંમેશા કોઈની વિનંતીઓને પરિપૂર્ણ કરવામાં રસ ધરાવતા નથી. તેને ખાતરી કરવાની જરૂર છે કે વિનંતી પૂરી કરવાથી સંભવિત લાભો છે:

પ્રાપ્તકર્તાને રસ

તમારી વિનંતીની પરિપૂર્ણતા સંબંધિત તેના માટે કેટલીક આકર્ષક તક અમલમાં મૂકવાની ઑફર કરો:

"હંમેશાં, વ્યવસાયિક માનસિકતા ધરાવતા, સાહસિક લોકોએ માત્ર ભૌતિક સફળતા પ્રાપ્ત કરવા માટે જ નહીં, પણ તેમની માતૃભૂમિના ઇતિહાસ પર તેમની છાપ છોડવા, તેમના સારા કાર્યો માટે યાદ રાખવા અને સન્માન મેળવવા માટે પ્રયત્ન કર્યો છે."

« કોઈપણ વ્યાવસાયિક સમુદાયની સફળ પ્રવૃત્તિ, સૌ પ્રથમ, મૈત્રીપૂર્ણ યુનિયનો તરફથી સમજણ અને સમર્થન, સંયુક્ત કાર્યક્રમો અને પ્રોજેક્ટ્સમાં ભાગીદારી છે.».

« અલબત્ત, તમારું મોટું લક્ષ્ય લોકો માટે સ્વચ્છ અને આરામદાયક શહેર છે».

અથવા એવી કોઈ સમસ્યા જણાવો જે ખાસ કરીને તમારા સરનામા માટે ખૂબ જ સુસંગત છે:

"તમે, એક સમજદાર શહેરના માલિક તરીકે, અયોગ્ય સ્થળોએ વિવિધ ઉંમરના બાળકોના અસ્તવ્યસ્ત ચાલ વિશે કદાચ ચિંતિત છો, જે ટ્રાફિક અકસ્માતો અને બાળ ગુનામાં વધારો તરફ દોરી જાય છે."

"તમારા વિભાગને બિન-મુખ્ય મુદ્દાઓ પર વધુ વારંવાર કૉલ્સ પ્રાપ્ત થયા છે, જેમાં કામ કરવાનો ઘણો સમય લાગે છે."

તમારી વિનંતી તકને સાકાર કરવામાં કેવી રીતે મદદ કરી શકે છે તે બતાવો:

« અને આજે, જ્યારે આપણો દેશ યુવાનો પર નિર્ભર છે, ત્યારે વંચિત પરિવારોના યુવક-યુવતીઓને મદદ કરવા કરતાં વધુ જરૂરી, પવિત્ર કારણ શોધવું મુશ્કેલ છે. અમારા શહેરમાં એવા લોકો છે જેઓ પહેલેથી જ આવી સહાય પૂરી પાડે છે - મેયરની ઑફિસના આશ્રય હેઠળ, અમારું ચેરિટી સેન્ટર "હેરિટેજ" નાગરિકોના દાન પર કાર્ય કરે છે, મુશ્કેલીગ્રસ્ત કિશોરોને લોક હસ્તકલા શીખવે છે. ».

અથવા સમસ્યા હલ કરવા માટે:

"વિવિધ વયના બાળકો માટે સમય પસાર કરવા માટે વિશિષ્ટ સ્થાનો સજ્જ કરવાથી બાળ ગુનાનું સ્તર ઘટાડવામાં અને બાળકો સાથે સંકળાયેલા માર્ગ અકસ્માતોને ઘટાડવામાં મદદ મળશે."

વિનંતીના મહત્વનું વર્ણન કરો

જ્યારે સરનામાંને ઑફર કરવા માટે કંઈ ન હોય અથવા આ વિનંતીના સંદર્ભમાં તે અયોગ્ય હોય, તો સરનામાંને અપ ટુ ડેટ લાવવું વધુ સારું છે. વિનંતીની સુસંગતતા અને તેના અમલીકરણના મહત્વને સમજવા માટે અહીં તમારે પરિસ્થિતિનું સંપૂર્ણ રીતે વર્ણન કરવાની જરૂર છે. વિનંતીનું મહત્વ એવી રીતે વર્ણવવું જોઈએ કે તે "આત્માને સ્પર્શે." જો વિનંતિ "સ્પર્શક" ની શ્રેણીમાં આવતી નથી, તો તમારે સંબોધનકર્તાને કારણ-અસર સંબંધ દર્શાવવાની જરૂર છે, જે ખાતરી કરશે કે સંબોધિત વિનંતીને પૂર્ણ કરે છે.

“(તારીખથી), લીઝ એગ્રીમેન્ટ નંબર X મુજબ, 1 m2 માટે ભાડું 20 USD છે. એક દિવસમાં. છેલ્લા ત્રણ મહિનામાં આર્થિક અસ્થિરતા અને સામાજિક અશાંતિના કારણે ટ્રેડિંગ એક્ટિવિટીમાં ઘટાડો નોંધાયો છે. ટ્રેડિંગમાંથી સરેરાશ નફો 10 USD છે. પ્રતિ દિવસ, જે ભાડું ચૂકવવા માટે પણ પૂરતું નથી. જો પગલાં લેવામાં નહીં આવે, તો ખાનગી સાહસિકોને તેમના બંધ કરવાની ફરજ પડશે આઉટલેટ્સ, જે તમારી આવક પર નકારાત્મક અસર કરી શકે છે."

આમ, તમારે પ્રાપ્તકર્તાને તે સ્પષ્ટ કરવું આવશ્યક છે કે વિનંતીને પરિપૂર્ણ કરવાથી સામગ્રી અથવા બિન-સામગ્રી લાભો પ્રાપ્ત કરવાની સંભાવના છે.

પગલું 4. વિનંતીનું નિવેદન

જ્યારે એડ્રેસી તૈયાર થઈ જાય, ત્યારે તમે વાસ્તવિક વિનંતી જણાવી શકો છો. વિનંતીનો ટેક્સ્ટ એકદમ સંક્ષિપ્ત અને અત્યંત સ્પષ્ટ હોવો જોઈએ. કોઈ પણ સંજોગોમાં અસ્પષ્ટતા અથવા અલ્પોક્તિ હોવી જોઈએ નહીં. ઉદાહરણ તરીકે, જો આપણે ભાડું ઘટાડવા વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો તે કયા સ્તરે સૂચવવું મહત્વપૂર્ણ છે:

“જ્યાં સુધી પરિસ્થિતિ સ્થિર ન થાય ત્યાં સુધી અમે તમને ભાડાનું સ્તર ઘટાડવાનું કહીએ છીએ. દિવસ દીઠ m2 દીઠ."

જો આપણે સેવાઓની જોગવાઈ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો પછી ઇચ્છિત તારીખો, કિંમતનો મુદ્દો, વગેરે સૂચવતા, શક્ય તેટલી ચોક્કસ વિનંતી કરો:

« માટીકામની વર્કશોપ સજ્જ કરવા માટે, અમને ફાયરિંગ સિરામિક્સ માટે ભઠ્ઠાની જરૂર છે - અમે તમને તે ખરીદવામાં મદદ કરવા માટે કહીએ છીએ. ઇન્સ્ટોલેશન સાથે સ્ટોવની કિંમત 998 હજાર રુબેલ્સ છે».

આ ઉદાહરણમાં, તે સંપૂર્ણ રીતે સ્પષ્ટ નથી કે સરનામાં દ્વારા કયા પ્રકારની મદદની જરૂર છે. વિનંતિને વધુ વિશિષ્ટ રીતે ઘડવાનું વધુ સારું રહેશે: "અમે તમને ભઠ્ઠાના ઉત્પાદન અને ઇન્સ્ટોલેશન માટે કંપનીના બેંક ખાતામાં 333 હજાર USD ટ્રાન્સફર કરીને ફાયરિંગ સિરામિક્સ માટે ભઠ્ઠો ખરીદવા માટે મદદ કરવા માટે કહીએ છીએ."

તમે જે પણ માગો છો, પ્રાપ્તકર્તાએ બરાબર જાણવું જોઈએ કે તમે ક્યારે, શું, કેટલી અને કઈ કિંમતે પ્રાપ્ત કરવા માંગો છો. સામાન્યકૃત વિનંતિને ઇનકારનું જોખમ વધુ હોય છે, કારણ કે પ્રાપ્તકર્તા પાસે વિગતો સાથે વ્યવહાર કરવા માટે હંમેશા સમય અને ઇચ્છા હોતી નથી. વધુમાં, તમે પહેલને પ્રાપ્તકર્તાને સ્થાનાંતરિત કરીને તમને જે જોઈએ છે તે ન મળવાનું જોખમ ચલાવો છો.

ઉદાહરણ તરીકે, ખાનગી સાહસિકોએ ભાડામાં ઘટાડો કરવા માટે એક પત્ર લખ્યો હતો, પરંતુ તેઓ કયા સ્તરે ભાડું ઘટાડવા માગે છે તે સૂચવ્યું ન હતું:

"જ્યાં સુધી પરિસ્થિતિ સ્થિર ન થાય ત્યાં સુધી અમે તમને ભાડું ઘટાડવાનું કહીએ છીએ."

પરિણામે, તેમને ભાડામાં ઘટાડો થયો, પરંતુ માત્ર થોડો જ (હાલના 1% દ્વારા). આમ, તેમની વિનંતી મંજૂર કરવામાં આવી હતી, પરંતુ પત્રના પ્રારંભકર્તાઓની સ્થિતિ બદલવા માટે થોડું કર્યું.

કેટલાક કિસ્સાઓમાં, વિનંતીના ટેક્સ્ટને ટેક્સ્ટમાં અલગ બનાવવા માટે તેને બોલ્ડ કરી શકાય છે, પરંતુ આ તકનીકનો વધુ પડતો ઉપયોગ કરશો નહીં.

પગલું 5: તમારી વિનંતીનો સારાંશ આપો.

તમારી વિનંતીને પુનરાવર્તિત કરો અને જો વિનંતી પૂર્ણ થાય તો પ્રાપ્તકર્તાને કેવી રીતે લાભ થશે તેના પર ભાર મૂકો. વિનંતીમાં થોડો ફેરફાર કરવો જોઈએ. યોજના અનુસાર વાક્ય બાંધવું શ્રેષ્ઠ છે: "જો તમે વિનંતી પૂર્ણ કરશો, તો તમે ખુશ થશો."

"જો તમે અમને અડધા રસ્તે મળો અને જ્યાં સુધી પ્રદેશની પરિસ્થિતિ સ્થિર ન થાય ત્યાં સુધી ભાડું ઘટાડશો, તો તમે માત્ર 150 થી વધુ નોકરીઓ જ બચાવી શકશો નહીં, પણ ભાડાની સંપૂર્ણ ગેરહાજરીને કારણે વૈશ્વિક નુકસાન પણ ઉઠાવી શકશો નહીં."

પરંતુ અન્ય વિકલ્પો હોઈ શકે છે:

"તમે ખાતરી કરી શકો છો કે તમારા સખાવતી દાનમાંથી દરેક રૂબલ એક સારા હેતુ માટે જશે અને તે લોકોને મદદ કરશે મુશ્કેલ પરિસ્થિતિછોકરાઓ મોટા થઈને લાયક નાગરિક બનશે.”

"તમે ખાતરી કરી શકો છો કે દરેક બાળકનું સ્મિત તમને તમારા મુશ્કેલ કાર્યમાંથી નૈતિક સંતોષ આપશે, અને તમારા પ્રયત્નો અને પ્રયત્નો નજીકના ભવિષ્યના લાયક અને સુખી નાગરિકોમાં રોકાણ છે."

મુખ્ય વસ્તુ વિનંતીના અર્થ અને તેને પરિપૂર્ણ કરવાના ફાયદાઓનું પુનરાવર્તન કરવાનું છે. લાભ ભૌતિક હોવો જરૂરી નથી. યાદ રાખો કે સરનામું એક વ્યક્તિ છે, અને લાગણીઓ તેના માટે પરાયું નથી.

ઉદાહરણ:

હતી		તે બની ગયું
"અમે તમને વિનંતી કરીએ છીએ, I.I. ઇવાનવ, તમારી કંપનીના મુખ્ય મેનેજર સાથે અરજદારોની મીટિંગનું આયોજન કરો. અમે તમારી સહાય માટે આભારી હોઈશું. આદર અને કૃતજ્ઞતા સાથે, રોજગાર કેન્દ્રના નિયામક પી.પી. પેટ્રોવ"	-	“પ્રિય ઇવાન ઇવાનોવિચ! તમારી કંપની ઘણા વર્ષોથી અરજદારો માટે કારકિર્દી માર્ગદર્શન કાર્યક્રમમાં ભાગ લઈ રહી છે, તેમને તેમના વ્યવસાયની પસંદગી નક્કી કરવામાં મદદ કરે છે. એચઆર મેનેજર તરીકે, તમે વ્યાવસાયિકોને તાલીમ આપવામાં રસ ધરાવો છો, અને અમે શાળાના બાળકોને તેમના હસ્તકલાના માસ્ટર્સને તાલીમ આપવાનું શરૂ કરવામાં મદદ કરવા તૈયાર છીએ. આજે, મેનેજરનો વ્યવસાય સૌથી સામાન્ય છે, પરંતુ ઘણા અરજદારોને તેના અર્થનો સ્પષ્ટ ખ્યાલ નથી. આ સંદર્ભે, અમે તમને 23 માર્ચે 15.00 વાગ્યે તમારી કંપનીના આધાર પર અરજદારો સાથે જનરલ મેનેજરની મીટિંગનું આયોજન કરવા કહીએ છીએ. આજે લોકોને વ્યવસાયના રહસ્યો વિશે જણાવીને, તમે આવતીકાલે વાસ્તવિક વ્યાવસાયિકોને તાલીમ આપવા માટે પાયો નાખશો. કદાચ થોડા વર્ષોમાં તેમાંથી એક તમારી કંપનીને વિકાસના નવા સ્તરે લઈ જશે. આદર અને કૃતજ્ઞતા સાથે, રોજગાર કેન્દ્રના નિયામક પી.પી. પેટ્રોવ"

અને પત્રની ડિઝાઇન વિશે ભૂલશો નહીં - આ સંસ્થાનો "ચહેરો" છે. જો વિનંતીના પત્રનો આરંભ કરનાર સંસ્થા છે, તો આવા પત્ર લેટરહેડ પર મેનેજર અથવા અધિકૃત વ્યક્તિની સહી સાથે દોરવામાં આવે છે. જો તમે ખાનગી વ્યક્તિ છો, તો અક્ષર તત્વોની ગોઠવણીમાં મૂળભૂત ધોરણોનું પાલન કરવા માટે તે પૂરતું છે. આ વિગતો કાયદેસર અને મનોવૈજ્ઞાનિક રીતે એડ્રેસી અને મોકલનારની સાચી છબીની રચના માટે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે.

	-
	-	સેંકડો મોકલી રહ્યું છે વ્યાપારી ઓફર, વિનંતીઓ અને અન્ય વ્યવસાયિક પત્રો દરરોજ, પરંતુ તમે તમારા સંદેશ દ્વારા ઇચ્છિત પરિણામ પ્રાપ્ત કરી રહ્યાં નથી? જાણતા નથી કે કેવી રીતે સ્વાભાવિક અને નમ્રતાપૂર્વક પ્રાપ્તકર્તાને તેની જવાબદારીઓ યાદ અપાવવી? પછી ઑનલાઇન તાલીમ ચોક્કસપણે તમને મદદ કરશે "વ્યવસાય લેખન કૌશલ્ય"! તમે કોઈપણ અનુકૂળ સમયે તેમાંથી પસાર થઈ શકો છો.	-	-
	-

વ્યવસાયિક દસ્તાવેજના પ્રવાહમાં, વિનંતી પત્ર ફોર્મેટનો ઉપયોગ ઘણી વાર થાય છે જ્યારે બીજા પક્ષની સંમતિ અથવા તેની પાસેથી ચોક્કસ સેવા મેળવવાની જરૂર હોય છે. તૈયાર નમૂનાઓ અને ઉદાહરણો વિવિધ પરિસ્થિતિઓ, તેમજ આવા અક્ષરો કંપોઝ કરવાના નિયમો, તમને આ લેખમાં મળશે.

વિનંતીનો પત્ર દોરવા માટેની પરંપરા અને નિયમો ફક્ત વ્યવહારિક દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપનમાં વિકસિત થયા છે - એટલે કે. કાયદાકીય સ્તરે મંજૂર કોઈ ફોર્મ અથવા સૂચનાઓ નથી. જો કે, માં સામાન્ય દૃશ્યનીચેની રચનાનું પાલન કરવું જોઈએ:

1. હંમેશની જેમ, "હેડર" પ્રથમ ભરવામાં આવે છે, જે અનુરૂપ સંપર્ક માહિતી સાથે મોકલનાર સંસ્થાનું સંપૂર્ણ નામ, તેમજ ચોક્કસ કર્મચારીનું નામ (સામાન્ય રીતે કંપનીના ડિરેક્ટર) અને પ્રાપ્તકર્તાનું નામ સૂચવે છે. સંસ્થા
2. આ પછી ટેક્સ્ટ પોતે જ આવે છે, જેમાં પરિસ્થિતિનું વર્ણન અને વિનંતીનું સમર્થન હોય છે. ટેક્સ્ટ શક્ય તેટલું ટૂંકું હોવું જોઈએ - સામાન્ય રીતે 1-2 ફકરા પૂરતા હોય છે. તમારી વિનંતીને ખાસ અને અસ્પષ્ટપણે જણાવવી મહત્વપૂર્ણ છે જેથી વાર્તાલાપકર્તા તમારી અપીલના સારને સ્પષ્ટપણે સમજી શકે.
3. આ પછી હસ્તાક્ષર, હસ્તાક્ષરની ટ્રાન્સક્રિપ્ટ અને સંકલનની તારીખ છે.

આમ, તે આવા દસ્તાવેજો માટે પ્રમાણભૂત સંસ્કરણ અનુસાર દોરવામાં આવે છે - ફોર્મ નીચે આપેલ છે.

ફિનિશ્ડ નમૂનાનો ઉપયોગ ઉદાહરણ તરીકે કરી શકાય છે.

નૉૅધ. દસ્તાવેજના શીર્ષકને સૂચવવા કે ન દર્શાવવાનો નિર્ણય (એટલે ​​​​કે મધ્યમાં "વિનંતીનો પત્ર" લખવો) પ્રેષક પોતે જ લે છે. સામાન્ય રીતે, આ એવા કિસ્સાઓમાં જરૂરી છે જ્યાં દસ્તાવેજની પ્રકૃતિ અને એક કંપની બીજી કંપની પાસેથી પ્રાપ્ત કરવાનો પ્રયાસ કરી રહી હોય તે હેતુ પર ભાર મૂકવો યોગ્ય છે.

કારણ કે આ કિસ્સામાં અમે એ હકીકત વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ કે એક કંપની તેના ભાગીદાર તરફથી કેટલીક તરફેણ અથવા છૂટછાટની ગણતરી કરી રહી છે, અલબત્ત, પત્રનું લેખન, તેની ડિઝાઇન અને તે મોકલવાને પણ ખૂબ ગંભીરતાથી લેવું જોઈએ. કોઈપણ વિગત છાપ બનાવી શકે છે, તેથી દેખીતી રીતે નજીવી ઘોંઘાટને પણ ધ્યાનમાં લેવી વધુ સારું છે:

1. સૌ પ્રથમ, તેને ભૌતિક મેઇલનો ઉપયોગ કરીને મોકલવું વધુ સારું છે - નિયમિત રશિયન પોસ્ટ અથવા, વધુ સારું, એક ખાનગી સંસ્થા કે જે પત્રવ્યવહારને ઘરે ઘરે પહોંચાડે છે અને ખૂબ ઝડપથી. ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં સંદેશ, અથવા તો ફેક્સ દ્વારા મોકલવામાં આવે છે, તે ઘણીવાર સ્પામની જેમ વધુ અવ્યક્ત રીતે જોવામાં આવે છે.
2. ઉપરાંત ભૌતિક પદ્ધતિદસ્તાવેજ ડિઝાઇન (એટલે ​​​​કે, નિયમિત મેઇલની જેમ) તમને વધુ ખર્ચાળ કાગળ, પરબિડીયું, સ્ટેમ્પ અને ડિઝાઇનના અન્ય માધ્યમોને કારણે અનુકૂળ છાપ બનાવવાની મંજૂરી આપે છે.
3. ટેક્સ્ટ લખવા માટે, કંપનીનું લેટરહેડ હંમેશા પસંદ કરવામાં આવે છે - આ તમને વિનંતીને વધુ સત્તાવાર બનાવવાની મંજૂરી આપે છે.
4. ટેક્સ્ટમાં સ્પષ્ટ ક્લેરિકલિઝમ ટાળવું વધુ સારું છે - એટલે કે. સ્થિર શબ્દો અને અભિવ્યક્તિઓ જે સામાન્ય રીતે વ્યવસાયિક વાતાવરણમાં વપરાય છે. તેઓ શાબ્દિક રીતે વાર્તાને "સૂકી" કરે છે અને સામાન્ય રીતે નકારાત્મક છાપ બનાવે છે. તેઓને વધુ મૂળ વિકલ્પો સાથે સરળતાથી બદલી શકાય છે - ઉદાહરણ તરીકે, "કૃપા કરીને ધ્યાનમાં લો" સાથે "મને આ સમસ્યાને ઉકેલવામાં તમારી સમજણ અને સહાયની આશા છે."
5. છેવટે, તે સામાન્ય રીતે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારની પરંપરાઓનું પાલન કરવા યોગ્ય છે, એટલે કે. ટેક્સ્ટ મુખ્યત્વે સત્તાવાર વ્યવસાય શૈલીમાં લખાયેલ છે. લિરિકલ ડિગ્રેશન્સ, ખૂબ જટિલ સિન્ટેક્ટિક બાંધકામો, ત્યાં ડબલ (અર્થમાં) શબ્દસમૂહો ન હોવા જોઈએ. સમજણની દ્રષ્ટિએ અને મનોવૈજ્ઞાનિક રીતે, વાતચીત કરનાર માટે સંદેશને સમજવા માટે ખૂબ જ સરળ છે તેની ખાતરી કરવા માટે કાળજી લેવી જોઈએ.

સલાહ. જો હાથથી ટેક્સ્ટ લખવાનું શક્ય છે, તો આ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરવો વધુ સારું છે. હસ્તલિખિત પત્ર તેને બીજા બધાથી અલગ બનાવે છે. જો કે, કેલિગ્રાફીની તકનીકો જાણતા નિષ્ણાતને લેખન સોંપવું વધુ સારું છે.

જાતો

ચોક્કસ પરિસ્થિતિ પર આધાર રાખીને, વિવિધ અક્ષર વિકલ્પો છે. મોટાભાગની વિનંતીઓ નાણાકીય સમસ્યાઓથી સંબંધિત છે - ઉદાહરણ તરીકે, ડિસ્કાઉન્ટ પ્રદાન કરવું, સેવા માટે ચુકવણી ઘટાડવી અથવા તેને સ્થગિત કરવી. લઘુમતી વિનંતી પત્રો કેટલાક અન્ય મુદ્દાઓને ઉકેલવામાં સહાય માટે સમર્પિત છે. સૌથી સામાન્ય કેસો અને તૈયાર ઉદાહરણોપત્રોની નીચે ચર્ચા કરવામાં આવી છે.

ભંડોળની ફાળવણી વિશે

સખાવતી હેતુઓ માટે પણ નાણાં ફાળવવાની વિનંતી એ એક ગંભીર વિનંતી છે. તેથી, ચિત્ર દોરતી વખતે, શક્ય તેટલું વિશિષ્ટ રીતે પરિસ્થિતિનું વર્ણન કરવું મહત્વપૂર્ણ છે અને વધુમાં, સ્પષ્ટપણે દર્શાવવા માટે કે પૈસાની બરાબર શું જરૂર છે, અને કયા કારણોસર તે અન્ય સ્ત્રોતમાંથી લઈ શકાતી નથી.

કમ્પાઇલ કરતી વખતે, તમે આ ઉદાહરણનો આધાર તરીકે ઉપયોગ કરી શકો છો.

NPO "રેઈન્બો" તરફથી

વિધાનસભાના નાયબ

સેન્ટ પીટર્સબર્ગ મિલોશ્નિકોવ આઈ.એન.

પ્રિય ઇલ્યા નિકોલાઇવિચ! ડિરેક્ટર તમારું સ્વાગત કરે છે બિન-લાભકારી સંસ્થામેઘધનુષ્ય". અમારી સંસ્થાની સ્થાપના 2012 માં કરવામાં આવી હતી અને આટલા વર્ષો દરમિયાન તે લ્યુકેમિયાના તીવ્ર સ્વરૂપથી પીડિત બાળકોને સતત નાણાકીય સહાય પૂરી પાડે છે. અમારી પ્રવૃત્તિની મુખ્ય દિશા એ સંબંધિતની ખરીદી છે દવાઓઅને જટિલ કામગીરી હાથ ધરે છે.

આટલા વર્ષોમાં, અમારી પ્રવૃત્તિઓ માટે ભંડોળનો મુખ્ય સ્ત્રોત એલએલસી "..." એન્ટરપ્રાઇઝ હતો. જો કે, આ વર્ષ 2017 ના એપ્રિલમાં, ભંડોળના જથ્થામાં તીવ્ર ઘટાડો થયો, અને આ ક્ષણે અમે સમાન વોલ્યુમમાં ચેરિટી ઇવેન્ટ્સ હાથ ધરવા સક્ષમ નથી.

અમારા ડેટા અનુસાર, ભંડોળનું વાર્ષિક બજેટ, ખાનગી દાનને ધ્યાનમાં લેતા, 10 મિલિયન રુબેલ્સ હોવું જોઈએ. આમ, ધિરાણની સમાપ્તિને કારણે, 8 મિલિયન રુબેલ્સની રકમમાં તફાવતને આવરી લેવો જરૂરી છે. વાર્ષિક અમને પ્રાયોજકો મળ્યા હોવાથી અમે તમારી સહાયની આશા રાખીએ છીએ હાલમાંશક્ય જણાતું નથી.

આપની, સ્વેતોઝારોવ વી.કે.

માલની ડિલિવરી વિશે

અહીં તમારી રુચિ અને સહકારની ઇચ્છા દર્શાવવી મહત્વપૂર્ણ છે. તેથી, તમારે સાચા શબ્દો શોધવાની જરૂર છે જેથી કરીને તમારા વાર્તાલાપકર્તા વિશ્વાસથી પ્રભાવિત થાય અને યોગ્ય નિર્ણય લે. તમે આ ઉદાહરણને આધાર તરીકે લઈ શકો છો.

એલએલસીના જનરલ ડિરેક્ટર "..."

નેક્રાસોવ એન.કે.

એલએલસીના ડિરેક્ટર "..." તરફથી

એલિઝારોવા વી.એમ.

શુભેચ્છાઓ, નિકોલાઈ કોન્સ્ટેન્ટિનોવિચ! પ્રાદેશિક પ્રદર્શનમાં કૃષિ, જે આ વર્ષના મે મહિનામાં થયું હતું, અમારી કંપનીને તમારા દ્વારા ઓફર કરવામાં આવેલ મશીનરી અને સાધનોના નમૂનાઓમાં રસ પડ્યો.

અમે માલસામાનની ટ્રાયલ બેચ પહોંચાડીને તમારી સાથે સહકાર શરૂ કરવા માંગીએ છીએ ( સંપૂર્ણ યાદીઆ પત્ર સાથે અલગ દસ્તાવેજ તરીકે જોડાયેલ છે). અમે સામાન અને સેવાઓ માટે સમયસર ચુકવણીની ખાતરી આપીએ છીએ. અમે લાંબા ગાળાના અને પરસ્પર ફાયદાકારક સહયોગ માટે અમારી આશા વ્યક્ત કરીએ છીએ.

અમારી સંપર્ક વિગતો:

આપની, એલિઝારોવ વી.એમ.

ડિસ્કાઉન્ટ આપવા વિશે

હાલમાં, આ એકદમ સામાન્ય પ્રકાર છે, કારણ કે આર્થિક સ્થિતિ ઘણી રીતે બગડી છે. અનુભવ દર્શાવે છે કે કાઉન્ટરપાર્ટીને ડિસ્કાઉન્ટ આપવા માટે સમજાવવું ખાસ કરીને નીચેના કેસોમાં સારું કામ કરે છે:

• જો કંપનીઓ લાંબા સમયથી સહકાર આપી રહી છે, ઉદાહરણ તરીકે, એક વર્ષથી વધુ;
• જો તરત જ ખરીદ્યું હોય મોટી સંખ્યામામાલ

CEO ને

એલએલસી "અવાન્ટેજ" ફિલિપોવ જી.વી.

Veres LLC ના ડિરેક્ટર તરફથી

એલેક્ઝાન્ડ્રોવા કે.એન.

હેલો, ગેન્નાડી વિક્ટોરોવિચ. અમને એ હકીકતની નોંધ લેતા આનંદ થાય છે કે અમારી કંપનીઓ 2 વર્ષથી વધુ સમયથી સહકાર આપી રહી છે. અમે તમારી સેવાઓની સતત ઉચ્ચ ગુણવત્તા માટે તેમજ વર્તમાન સમસ્યાઓના નિરાકરણમાં તમારી સહાય માટે તમારો આભાર વ્યક્ત કરીએ છીએ.

અમે માનીએ છીએ કે તે તમારા માટે કોઈ રહસ્ય નથી કે છેલ્લા એક વર્ષમાં અમારા બજારના માળખામાં આર્થિક પરિસ્થિતિ નોંધપાત્ર રીતે બગડી છે. કમનસીબે, આ ક્ષણે આપણે આવકની ચોક્કસ અભાવ અનુભવી રહ્યા છીએ, જે ત્રિમાસિક નફામાં ઘટાડા સાથે સંકળાયેલ છે.

આ સંજોગોના સંદર્ભમાં, અમે આગામી કેલેન્ડર વર્ષ 2018માં પ્રદાન કરવામાં આવનારી સેવાઓ પર 10% નું ડિસ્કાઉન્ટ પ્રદાન કરવા માટે તમારી સમજણ અને સંમતિની આશા રાખીએ છીએ. અલબત્ત, આ પ્રકારનું પગલું અસ્થાયી છે, અને જો આર્થિક સ્થિતિ સ્થિર થાય તો અમે પરસ્પર ફાયદાકારક શરતો પર સંપૂર્ણ સહયોગ માટે પ્રતિબદ્ધ છીએ.

આપની, એલેક્ઝાન્ડ્રોવ કે.એન.

ભાડા ઘટાડા વિશે

આ કિસ્સામાં, પત્રમાં તમારી વિનંતી માટેનું તર્ક લગભગ અગાઉના ઉદાહરણમાં ચર્ચા કરાયેલા સમાન હશે.

CEO ને

એલએલસી "અવાન્ટેજ" ફિલિપોવ જી.વી.

Veres LLC ના ડિરેક્ટર તરફથી

એલેક્ઝાન્ડ્રોવા કે.એન.

હેલો, ગેન્નાડી વિક્ટોરોવિચ. 2016 માં પૂરા થયેલા નાણાકીય વર્ષમાં, અમારી કંપનીને 10% જેટલી અપેક્ષા કરતાં વધુ નુકસાન થયું હતું. અમને એ સ્વીકારવાની ફરજ પડી છે કે અમારી કંપની નાણાકીય કટોકટીથી પ્રભાવિત થઈ છે. આ 15-20% માલિકો દ્વારા ક્લાયંટ ફ્લોમાં ઘટાડો પ્રતિબિંબિત થાય છે.

આ સંદર્ભે, અમે ભાડા પર 10% ડિસ્કાઉન્ટ પ્રદાન કરવાના તમારા કરારની આશા રાખીએ છીએ. મહેરબાની કરીને નોંધ કરો કે અમે ઘણા મોટા ભાડૂતો છીએ અને તે જ સમયે, અમારા પાંચ વર્ષના સહકારના સમગ્ર સમયગાળા દરમિયાન, અમે ચુકવણીમાં એક પણ વિલંબને મંજૂરી આપી નથી, અને કરારની અન્ય તમામ શરતો પણ ભરી છે. અમે એ હકીકતથી આગળ વધીએ છીએ કે આ માપ અસ્થાયી છે, તેથી બજારની સ્થિતિ સ્થિર થતાં જ અમે સંપૂર્ણ ફી ચૂકવવાનું ચાલુ રાખવા માટે તૈયાર છીએ.

આપની, એલેક્ઝાન્ડ્રોવ કે.એન.

વિલંબિત ચુકવણી વિશે

આ કિસ્સામાં, તે સ્વીકારવું મહત્વપૂર્ણ છે કે તમે ખરેખર સમયસર ચુકવણી કરી નથી અને તેનું કારણ વિગતવાર સમજાવો. અલબત્ત, તમારે સંપૂર્ણ રકમની ચુકવણીની શરતો ચોક્કસ રીતે દર્શાવવાની જરૂર છે.

એલએલસી "ગ્રુઝોદર" ના ડિરેક્ટરને

વકુલોવ એન.યુ.

પેરાબોલિયા એલએલસીના ડિરેક્ટર તરફથી

અક્સાકોવા ટી.જી.

હેલો, પ્રિય નિકોલાઈ યુરીવિચ. સપ્ટેમ્બર 2017 માં, અમે તમારી સેવાઓ માટે 100,000 રુબેલ્સની રકમમાં આગલી ચુકવણી કરી નથી. ચુકવણી કરવાની અશક્યતા વિશે અમે તમને એક મહિના અગાઉ અધિકૃત રીતે જાણ કરી હતી. આ સમયે, અમે સ્પષ્ટ કરીએ છીએ કે કંપનીને ચૂકવવા માટે ભંડોળ મળ્યું છે. અમે તમને બે મહિના માટે હપ્તાનો પ્લાન આપવાનું કહીએ છીએ: ઓક્ટોબર અને નવેમ્બર (દરેક 50,000 રુબેલ્સ).

અમે અમારી નાણાકીય જવાબદારીઓ અને દેવાથી શરમાતા નથી અને એ હકીકત તરફ તમારું ધ્યાન દોરતા નથી કે અમારા તમામ 3 વર્ષ સહકાર દરમિયાન અમે ક્યારેય કરારનું ઉલ્લંઘન કર્યું નથી. અમે તમારી સમજણની આશા રાખીએ છીએ અને વધુ પરસ્પર લાભદાયી સહકારની આશા રાખીએ છીએ.

આપની, અક્સાકોવ ટી.જી.

કૃપા કરીને બીજી કંપની માટે ચૂકવણી કરો

આવી વિનંતીઓ એવા કિસ્સાઓમાં ઊભી થઈ શકે છે કે જ્યાં એક કંપની અમુક શરતો હેઠળ બીજી કંપનીની નાણાકીય જવાબદારીઓ પૂરી કરવાનું કામ કરે છે. તમે ઉદાહરણ તરીકે આ નમૂનાનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

આઈપી બ્લેગોડારોવા એ.કે.

IP થી Inina A.A.

હેલો, પ્રિય એનાટોલી કોન્સ્ટેન્ટિનોવિચ. જેમ તમે જાણો છો, તમારા પર 100,000 રુબેલ્સની રકમનું દેવું છે. પાછલા નાણાકીય વર્ષમાં, મેં 50,000 રુબેલ્સની રકમમાં 3 કંપનીઓ પર દેવું પણ કર્યું છે. હું સૂચન કરું છું કે તમે મારું દેવું સંપૂર્ણ ચૂકવો. મારા ભાગ માટે, હું 6 મહિનાના સમયગાળા માટે તમારા દેવાની સંપૂર્ણ બેલેન્સ માટે હપ્તા યોજનાઓની જોગવાઈની ખાતરી આપું છું.

આપની, Inin A.A.

સમસ્યાના નિરાકરણમાં સહાય વિશે

છેલ્લે, જો તમારે કોઈ ચોક્કસ સમસ્યા હલ કરવાની જરૂર હોય, તો તમે નીચેનું લખાણ લખી શકો છો:

આઇપી નિકાનોરોવ વી.આર.

ગુડ સોલ્યુશન્સ એલએલસીના ડિરેક્ટર તરફથી

અબ્દુલોવા વી.એન.

પ્રિય વ્લાદિમીર રોમાનોવિચ, હું એક ચેરિટી સંસ્થાનું નેતૃત્વ કરું છું જેનું સંચાલન કરે છે નવા વર્ષની રજાઓઓછી આવક ધરાવતા પરિવારોના બાળકો માટે. અમે ખુલ્લા સ્ત્રોતોમાંથી શીખ્યા તેમ, તમે કન્ફેક્શનરી ઉત્પાદનો વેચો છો. અમે તમને 20 ઇવેન્ટ્સ માટે 1000 ટુકડાઓની રકમમાં નવા વર્ષની ભેટોની સપ્લાય ગોઠવવા માટે કહીએ છીએ.

અમારા ભાગ માટે, અમે તમને લેખિત અને મૌખિક કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરવાની ખાતરી આપીએ છીએ અને તમારી વિનંતી પર તમામ સંસ્થાઓમાં હકારાત્મક પ્રતિસાદ આપીએ છીએ.

આપની, અબ્દુલોવા વી.એમ.

તાજેતરમાં, ઇ-મેઇલે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં વધુને વધુ મહત્વપૂર્ણ સ્થાન લીધું છે. તેના ફાયદા સ્પષ્ટ છે: કાર્યક્ષમતા, સુલભતા અને ઉપયોગમાં સરળતા. તે યાદ રાખવું જોઈએ કે ઇલેક્ટ્રોનિક પત્રવ્યવહારની પોતાની ઘોંઘાટ છે.

પત્રો પ્રાપ્ત કરી રહ્યા છે

1. દિવસમાં ઓછામાં ઓછા 2 વખત તમારું ઇમેઇલ તપાસો - સવારે અને બપોરે. નહિંતર, તમે અન્ય લોકોના કામને અટકાવી શકો છો અને સમસ્યાઓના નિરાકરણમાં વિલંબ કરી શકો છો;
2. જો તમને કોઈ પત્ર મળ્યો છે, તો તેનો અર્થ એ છે કે કોઈએ તેને મોકલ્યો છે અને તે કોઈ કારણોસર કર્યું છે. તેથી, પ્રાપ્ત પત્રો વાંચવા જ જોઈએ. અલબત્ત, અહીં સ્પામ ગણવામાં આવતો નથી;
3. જો તમે મેનેજર છો, તો તમારા કામકાજના દિવસની શરૂઆત એક ઈમેલ ક્લાયંટ શરૂ કરીને થવી જોઈએ જે આખો દિવસ અનલોડ ન થાય અને આપમેળે મેઈલ તપાસે. ઓછામાં ઓછા દર 10 (અથવા વધુ સારી 2 - 3) મિનિટે મેઇલની આપોઆપ ડિલિવરી/રસીદ સેટ કરો;
4. જો તમે ખૂબ જ વ્યસ્ત છો અને તમને પત્ર મળ્યો છે, તો તે કોના તરફથી છે, વિષયનું મૂલ્યાંકન કરો અને તેના દ્વારા સ્કીમ કરો - આ તમને ઝડપથી સમજવામાં મદદ કરશે કે શું પત્રને તાત્કાલિક પ્રતિસાદની જરૂર છે અથવા થોડી રાહ જોઈ શકો છો;
5. સૌથી સરળ અને અસરકારક પદ્ધતિવસ્તુઓ સાથે ખસેડો અને મેલના થાંભલાઓ એકત્રિત કરશો નહીં - તરત જ પત્રોનો જવાબ આપો. તેથી, જો તમે કોઈ વાતચીત અથવા અન્ય પ્રવૃત્તિમાં રોકાયેલા ન હોવ જે વિક્ષેપને સહન ન કરે, તો તરત જ પત્રનો જવાબ આપો.

ક્ષેત્રો “પ્રતિ”, “Cc”, “Bcc”

તમારે “To”, “Cc” અને “Bcc” ફીલ્ડ્સને સમજવું, યાદ રાખવું અને યોગ્ય રીતે વાપરવું જોઈએ. પત્ર મળ્યા પછી તમારી ક્રિયાઓ અથવા પ્રાપ્તકર્તાની ક્રિયાઓ આના પર નિર્ભર છે.

1. "કોને". જો તમે પ્રશ્ન મોકલો છો, તો તમે "પ્રતિ" ફીલ્ડમાં ઉલ્લેખિત સરનામાં પાસેથી પ્રતિસાદની અપેક્ષા રાખો છો. જો તમે પ્રાપ્તકર્તા છો, તો તમારે જવાબ આપવો જ પડશે. એટલે કે, પત્ર અને તેમાં રહેલી માહિતી અથવા પ્રશ્નો આ ક્ષેત્રમાં દર્શાવેલ પ્રાપ્તકર્તાને સીધા જ સંબોધવામાં આવે છે.
2. "કોપી". આ ક્ષેત્રમાં પ્રાપ્તકર્તાઓને માહિતી માટે પત્ર મળે છે અથવા "સાક્ષી તરીકે આમંત્રિત કરવામાં આવે છે." નકલો પ્રાપ્તકર્તાએ સામાન્ય રીતે પત્રનો જવાબ આપવો જોઈએ નહીં. તદુપરાંત, જ્યારે આવી જરૂરિયાત હોય, ત્યારે "દખલગીરી કરવા બદલ માફ કરશો" વાક્યથી પ્રારંભ કરવાનું નમ્ર માનવામાં આવે છે.
3. "છુપી નકલ". હકીકત એ છે કે પત્ર "Bcc" ફીલ્ડમાં ઉલ્લેખિત વ્યક્તિને મોકલવામાં આવ્યો હતો તે મુખ્ય પ્રાપ્તકર્તા અથવા નકલોમાં હોય તેવા લોકોને જાણ થશે નહીં. આ ક્ષેત્રનો ઉપયોગ સામૂહિક મેઇલિંગ માટે પણ થાય છે જેથી કરીને તમારી એડ્રેસ બુક તમામ પ્રાપ્તકર્તાઓને ખબર ન પડે.

જવાબ આપતી વખતે, "બધાને જવાબ આપો" બટન વિશે ભૂલશો નહીં - આ પ્રાપ્તકર્તાઓની નકલોમાં સાચવશે પ્રારંભિક પત્રઅને તમારો જવાબ તેમને પસાર કરશે નહીં. તમે હંમેશા અનિચ્છનીય પ્રાપ્તકર્તાઓને દૂર કરી શકો છો અથવા અન્યને ઉમેરી શકો છો.

જો પ્રાપ્ત પત્રમાં "પ્રતિ" ફીલ્ડમાં બે કરતાં વધુ પ્રાપ્તકર્તાઓ હોય, તો તેનો અર્થ એ છે કે આ બંને સંવાદદાતાઓ અથવા તેમાંથી કોઈપણએ જવાબ આપવો આવશ્યક છે. કોણે જવાબ આપવો તે નક્કી કરો. જો કે, “પ્રતિ” ફીલ્ડમાં બે કરતા વધુ પ્રાપ્તકર્તાઓ ધરાવતા પત્રો મોકલતી વખતે સાવચેત રહો: ​​જો તમે દરેકને પત્ર મોકલો છો, તો તમને કોઈની પાસેથી પ્રતિસાદ ન મળવાનું જોખમ રહે છે.

વિષય ક્ષેત્ર

તમારે આ ક્ષેત્ર ખાલી ન રાખવું જોઈએ. તમે જે લોકો સાથે પત્રવ્યવહાર કરો છો તેઓ દરરોજ સેંકડો ઇમેઇલ્સ પ્રાપ્ત કરી શકે છે અને ઇમેઇલની સામગ્રીના મહત્વનું ઝડપથી મૂલ્યાંકન કરવા માટે આ ફીલ્ડનો ઉપયોગ કરી શકે છે.

વિષય રેખા ટૂંકમાં પત્રના વિષયને પ્રતિબિંબિત કરવી જોઈએ. "પ્રશ્ન", "હેલો!" જેવા શીર્ષકો અથવા ખાલી મથાળાઓ દર્શાવે છે કે તમે કાં તો શિખાઉ છો, અથવા વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં મૂળભૂત કુશળતાનો અભાવ છે.

"લેખનનું મહત્વ"

જો પત્રમાં તાત્કાલિક ફેરફારો, કરારનો ટેક્સ્ટ અથવા અન્ય માહિતી કે જેના પર તમારે પહેલા ધ્યાન આપવાની જરૂર છે, "ઉચ્ચ" મહત્વનો ઉપયોગ કરો, તો તે ઇનબૉક્સમાં પત્રને પ્રકાશિત કરશે.

• નિરર્થક "ઉચ્ચ" મહત્વનો ઉપયોગ કરશો નહીં!
• વ્યવસાયિક સંવાદદાતાને વ્યક્તિગત પત્ર અથવા રમુજી અને બિન-વ્યવસાયિક ચિત્ર અથવા લિંક સાથેનો પત્ર "ઓછા" મહત્વ સાથે ચિહ્નિત થયેલ હોવો જોઈએ.

પ્રતિભાવ લખી રહ્યા છીએ

1. શુભેચ્છા સાથે પ્રારંભ કરો, તે નમ્ર છે.
2. વ્યક્તિ સાથે સમાન ભાષા બોલો. આ માત્ર રશિયન/અંગ્રેજી ભાષાની જ નહીં, પણ ટેક્સ્ટના સ્વરૂપની પણ ચિંતા કરે છે. ઔપચારિક પત્રનો અનૌપચારિક પ્રતિભાવ એ પ્રતિવાદી પ્રત્યેનો અનાદર અને પોતાની નિમ્ન સંસ્કૃતિનું પ્રદર્શન છે.
3. સાથે પત્રો મોકલવા સિવાય લિવ્યંતરણનો ઉપયોગ કરશો નહીં મોબાઇલ ઉપકરણો. જો તમારું ઈમેલ ક્લાયંટ રશિયન ભાષાને સમર્થન આપતું નથી અથવા એન્કોડિંગ્સને દૂષિત કરે છે, તો કૃપા કરીને જોડાણમાં પ્રતિસાદનો ટેક્સ્ટ જોડો.
4. વ્યવસાય પત્ર ચોક્કસ, ચોક્કસ અને સંક્ષિપ્ત હોવો જોઈએ.
   • ચોકસાઈ– તમે ઉલ્લેખ કરી રહ્યાં છો તે ચોક્કસ વિગતો દર્શાવો (ઉદાહરણ તરીકે, મીટિંગની તારીખ, મીટિંગ એજન્ડાની આઇટમ, તારીખ અને અન્ય ઇમેઇલનો વિષય અથવા ફાઇલનું નામ).
   • વિશિષ્ટતા- તે પત્ર પરથી સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ કે પ્રાપ્તકર્તા પાસેથી બરાબર શું જરૂરી છે.
   • સંક્ષિપ્તતા. જે સ્પષ્ટ રીતે વિચારે છે તે સ્પષ્ટ રીતે બોલે છે, અને તમારા પ્રાપ્તકર્તા તેને જુએ છે. તેથી, તમારે ત્રણ પૃષ્ઠો પર ત્રણ વાક્યોમાં લખી શકાય તેવું ન મૂકવું જોઈએ. લેકોનિક બિઝનેસ ટેક્સ્ટ શુષ્કતા નથી, પરંતુ સમય બચાવવા અને વિચારની ચોકસાઈ છે.
5. જો પત્રમાં ઘણા પ્રશ્નો, વિષયો અથવા કાર્યો હોય, તો તેમની રચના કરો અને તેમને અલગ કરો. સતત "સાબુનો પ્રવાહ" વાંચવું મુશ્કેલ છે અને તમે હકીકતમાં, પત્રનો મુખ્ય પ્રશ્ન ચૂકી શકો છો.
6. પત્રમાં કરેલી વિનંતીઓનો શક્ય તેટલો સચોટ જવાબ આપો. વિનંતી અથવા કાર્યનો જવાબ છે "ચાલો તે કરીએ!" અપૂર્ણ "અમે તે આવી અને આવી તારીખે કરીશું," "આટલા દિવસોમાં," "આવી અને આવી ઘટના પછી" એ વધુ ચોક્કસ અને સચોટ જવાબ છે.
7. ટેક્સ્ટમાં ભૂલો હોવી જોઈએ નહીં! ટાઈપો ભયંકર નથી, પરંતુ જો તમે દરેક અક્ષરમાં શબ્દોની જોડણી ખોટી રીતે કરો છો, તો તે ખૂબ જ ઝડપથી નોંધનીય બને છે અને વ્યવસાયિક ભાગીદાર તરીકે તમારી છબી પર નકારાત્મક છાપ છોડી દે છે.
8. તમે જે લખ્યું છે તે વાંચ્યા વિના ક્યારેય પત્ર મોકલશો નહીં! તમારો જવાબ વાંચો અને ખાતરી કરો કે તે સંક્ષિપ્ત, સચોટ, સ્પષ્ટ, વિશિષ્ટ અને વ્યાકરણની ભૂલોથી મુક્ત છે. તપાસો કે બધા જરૂરી પ્રાપ્તકર્તાઓ સૂચવવામાં આવ્યા છે અને તેઓ "પ્રતિ" અને "Cc" ફીલ્ડમાં યોગ્ય રીતે મૂકવામાં આવ્યા છે. વ્યાકરણની ભૂલો માટે તપાસો.
9. મૂળ પત્રનો ટેક્સ્ટ ટાંકો.
10. સંપૂર્ણ અવતરણ કરતી વખતે (જો તમારો પ્રતિભાવ આખા પત્રનો હોય), તો જવાબનો ટેક્સ્ટ પત્રની શરૂઆતમાં લખો, અંતમાં નહીં!
11. જો તમારા જવાબો પોઈન્ટ-બાય-પોઈન્ટ હોય, તો અવતરણને ઉપર અને નીચે ખાલી લીટીઓથી અલગ કરો.

જોડાણો

1. EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR ફોર્મેટમાં ફાઇલોને અક્ષરોમાં જોડશો નહીં - ઘણા ઇમેઇલ ક્લાયંટ અથવા સર્વર્સ આવા જોડાણોને સખત રીતે અવરોધિત કરે છે, અને પ્રાપ્તકર્તા તેને ક્યારેય વાંચશે નહીં. તેમને આર્કાઇવમાં પેક કરો (zip, rar) જાણે શેલમાં હોય અને તેમને આ ફોર્મમાં દાખલ કરો.
2. ચેતવણી વિના 2-3 મેગાબાઇટ્સ સુધીના જોડાણો મોકલવા સામાન્ય માનવામાં આવે છે. જો તમે જોડાણ મોકલવા માંગતા હો મોટા કદ, સંવાદદાતા સાથે તપાસ કરો કે આવી ફાઇલ તેના સર્વરમાંથી પસાર થશે કે તેના મેઇલબોક્સમાં ફિટ થશે.
3. શંકાસ્પદ સામગ્રીના રોકાણથી દૂર રહો: ​​પ્રથમ, તમારા સંવાદદાતા તમારી રુચિઓ શેર કરી શકશે નહીં, અને બીજું, તમે એવી સંસ્થામાં કામ કરતી વ્યક્તિ માટે મુશ્કેલી ઊભી કરી શકો છો જ્યાં મેઇલ સેન્સરશિપનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.

ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર

1. તે હોવું ઉપયોગી છે (તેમાં તમારી સંપર્ક માહિતી છે) અને તે એક સારું સ્વરૂપ છે જે તમારી વ્યાવસાયિકતાને દર્શાવે છે.
2. હસ્તાક્ષર 5-6 લાઇનથી વધુ ન હોવા જોઈએ. તેમાં, ઓછામાં ઓછું, તમારું પ્રથમ અને છેલ્લું નામ શામેલ હોવું આવશ્યક છે. આ ઉપરાંત, તમારો ટેલિફોન નંબર, સરનામું સૂચવવાની સલાહ આપવામાં આવે છે ઈમેલ, કંપનીનું નામ અને ભૌતિક સરનામું, તેમજ તેની વેબસાઇટનું સરનામું.
3. ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર માટે બે વિકલ્પો રાખો: સંપૂર્ણ હસ્તાક્ષર સાથે પહેલ (પોતાના) પત્રો માટે

વ્યવસાયિક પત્રમાં સ્પષ્ટ માળખું હોવું જોઈએ, જેના ફાયદા છે:

• તમારો સમય અને પ્રાપ્તકર્તાનો સમય બચાવો;
• બાંહેધરી આપો કે સરનામું પત્ર વાંચશે અને તેના સારને યોગ્ય રીતે સમજશે;
• સમજી શકાય તેવો, સ્પષ્ટ જવાબ મેળવવો.

વ્યવસાયિક પત્રનું માળખું

અપીલ

તે પત્રના મથાળામાં સ્થિત છે અને તેમાં સરનામાંની સ્થિતિ અને સંપૂર્ણ નામ છે. સત્તાવાર વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર માટે, પ્રમાણભૂત સરનામું "પ્રિય" છે, જે મોટા અક્ષર સાથે અને પૃષ્ઠની મધ્યમાં લખાયેલું છે. અને પછી તેઓ શું લખે છે અને કોને લખે છે તેના આધારે ઘણા બધા વિકલ્પો છે. આમ, રશિયામાં પશ્ચિમી કોર્પોરેટ સંસ્કૃતિ ધરાવતી કંપનીઓમાં - ફક્ત નામ દ્વારા લોકોને નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા સંબોધવાનો રિવાજ છે. જો તમે તમારા જીવનસાથીને વ્યક્તિગત રૂપે જાણો છો, તો તમે તેને આ રીતે સંબોધિત કરી શકો છો: "પ્રિય આન્દ્રે પેટ્રોવિચ," જો તમને ખબર ન હોય, તો "પ્રિય શ્રી સ્મિર્નોવ." માર્ગ દ્વારા, કોઈ વ્યક્તિને સંબોધતી વખતે, "શ્રી" શબ્દને ટૂંકાવીને "શ્રી" કરી શકાતો નથી. અને કોઈ પણ સંજોગોમાં તમારે "પ્રિય શ્રી એ.પી. સ્મિર્નોવ" લખવું જોઈએ નહીં. કાં તો “આન્દ્રે પેટ્રોવિચ” અથવા “શ્રી સ્મિર્નોવ”.

જો તમે રાજવીઓ, ધાર્મિક સંપ્રદાયોના પ્રતિનિધિઓ, રાષ્ટ્રપતિઓ અને વિવિધ દેશોના સંસદોના સભ્યોને લખતા નથી, તો તમારી જાતને નસીબદાર માનો. તેમના માટે અધિકૃત રૂપાંતરણ સૂત્રો છે, અને દરેક રેન્ક માટે વિશેષ છે. આવા પત્ર મોકલતા પહેલા, કાળજીપૂર્વક તપાસો કે પસંદ કરેલ સંદેશ સરનામાંની સ્થિતિને અનુરૂપ છે કે કેમ. લશ્કરી કર્મચારીઓને કેવી રીતે લખવું તે યાદ રાખવું ખૂબ સરળ છે: "પ્રિય કોમરેડ કર્નલ," ભલે આ કર્નલ સ્ત્રી હોય. પરંતુ સરનામું "લેડીઝ એન્ડ જેન્ટલમેન" બિનસાંપ્રદાયિક છે, અને ફેશન સલૂનના ઉદઘાટન માટે આમંત્રણ માટે તેનો ઉપયોગ કરવો વધુ સારું છે. જો તમે કોઈને બિઝનેસ પ્રેઝન્ટેશન માટે આમંત્રિત કરી રહ્યાં હોવ-ઉદાહરણ તરીકે, નવી ડ્રિલિંગ રિગ્સ-તો, સ્થાપિત પ્રથા અનુસાર, દરેક માટે સામાન્ય સરનામું "ડિયર સરસ" વપરાય છે. આ કિસ્સામાં, તે વાંધો નથી કે મહિલાઓ પણ આ સંસ્થામાં કામ કરે છે.

ઉદાહરણ:

CEO ને
LLC "કોનકોર્ડ"
ડોબ્રોવોલ્સ્કી પી.આઈ.

પ્રિય પાવેલ ઇલિચ!
અથવા
પ્રિય શ્રી ડોબ્રોવોલ્સ્કી!

પ્રસ્તાવના

પત્રનો પ્રથમ ફકરો બનાવે છે, જે તેના હેતુને સુયોજિત કરે છે, કારણ કે જેણે તમને તે લખવા માટે પ્રોત્સાહિત કર્યા હતા. પ્રસ્તાવના વાંચ્યા પછી, સરનામે પત્રનો સાર સમજવો જોઈએ. ઉદાહરણ: તમારી કંપની અમને સપ્લાય કરે છે તે ફર્નિચરના ઉત્પાદન માટેના કાચા માલની ગુણવત્તા પ્રત્યે મારો અસંતોષ વ્યક્ત કરવા માટે હું તમને પત્ર લખી રહ્યો છું, અને હું તમારી ક્રિયાઓ પર વિશ્વાસ કરું છું. પરિસ્થિતિને વધુ સારી રીતે બદલવા અને અમને થયેલા નુકસાનની ભરપાઈ કરવાનો હેતુ.

ઉદાહરણ:પાછલા મહિનામાં, આ વર્ષના બીજા જૂનથી શરૂ કરીને, તમારા કાચા માલના દરેક બેચમાંથી 10-15% ખામીયુક્ત છે. આ હકીકતો અમારી કંપનીના નિષ્ણાતો દ્વારા યોગ્ય રીતે દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવી હતી. આ પત્ર સાથે દસ્તાવેજોની નકલો જોડાયેલ છે. ખામીયુક્ત કાચા માલની પ્રાપ્તિને કારણે અમારી કંપનીનું નુકસાન લગભગ 1 મિલિયન રુબેલ્સ જેટલું છે. અમે પાંચ વર્ષથી Concord LLC ને સહકાર આપી રહ્યા છીએ, અને અત્યાર સુધી અમારી પાસે ફરિયાદ કરવાનું કોઈ કારણ નથી. આ સ્થિતિમાં, અમે અમારા નુકસાન માટે સંપૂર્ણ વળતરનો આગ્રહ રાખીએ છીએ. જો જરૂરી હોય તો, અમે અસ્વીકાર્ય કાચા માલની સંયુક્ત પરીક્ષા કરવા તૈયાર છીએ.

નિષ્કર્ષ

લખેલી દરેક વસ્તુના સંક્ષિપ્ત સારાંશ અને પત્રના તાર્કિક નિષ્કર્ષ માટે જરૂરી.

ઉદાહરણ:મને ખાતરી છે કે તમે આ પરિસ્થિતિને સમજી શકશો અને નજીકના ભવિષ્યમાં અમારો સહકાર સામાન્ય થઈ જશે.

સહી

પત્રનો અંત સરનામાંની સહી (સ્થિતિ + સંપૂર્ણ નામ) સાથે થાય છે, જે માનક નમ્ર સ્વરૂપ "આદર સાથે" દ્વારા આગળ આવે છે. વિકલ્પો પણ શક્ય છે: “આપણાથી તમારું”, “ઉત્પાદક સહકારની આશા સાથે”, “તમારા સહકાર બદલ કૃતજ્ઞતા સાથે”, વગેરે. પત્ર પર હસ્તાક્ષર કરતી વખતે, સરનામું અને સંબોધનકર્તાના ક્રમને ધ્યાનમાં લેવું મહત્વપૂર્ણ છે. જનરલ ડિરેક્ટરને સંબોધિત પત્ર પર જનરલ ડિરેક્ટર અથવા ઓછામાં ઓછા તેના ડેપ્યુટી દ્વારા પણ સહી કરવી આવશ્યક છે. આ કિસ્સામાં, હસ્તાક્ષર તેના ડીકોડિંગને અનુરૂપ હોવા જોઈએ: જ્યારે ડેપ્યુટી ડિરેક્ટર ડિરેક્ટરના છેલ્લા નામની બાજુમાં સ્લેશ મૂકે છે અને તેના પોતાના નામ સાથેના ચિહ્નો અસ્વીકાર્ય છે.

ઉદાહરણ:આપની, ઝરિયા ફર્નિચર ફેક્ટરીના જનરલ ડિરેક્ટર એ.ડી. કિસેલેવ

પી.એસ

પોસ્ટસ્ક્રીપ્ટ (P.S.) - હસ્તાક્ષર પછીના પત્રના અંતે પોસ્ટસ્ક્રીપ્ટ - વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં ખૂબ જ ભાગ્યે જ વપરાય છે. તે પ્રાપ્તકર્તાને તેના વિશે જાણ કરવા માટે સેવા આપે છે મહત્વપૂર્ણ ઘટના, જે પત્ર લખ્યા પછી થયું છે, અથવા તેને એવી માહિતી પહોંચાડો કે જે પત્રના વિષય સાથે પરોક્ષ રીતે સંબંધિત છે.

ઉદાહરણ 1:પી.એસ. હું તમને જાણ કરું છું કે 3 કલાક પહેલા મળેલા કાચા માલના બેચમાં ખામીઓની ટકાવારી વધીને 17% થઈ ગઈ છે!

ઉદાહરણ 2:પી.એસ. અમારા કાચા માલના સ્વાગત વિભાગના વડા આવતીકાલે 14:00 વાગ્યે તમારા એન્ટરપ્રાઇઝમાં તમારા નિષ્ણાતો સાથે મુલાકાત કરશે.

અરજીઓ

જોડાણો એ પત્રના મુખ્ય ટેક્સ્ટમાં વૈકલ્પિક ઉમેરો છે અને તેથી તે અલગ શીટ્સ પર દોરવામાં આવે છે - દરેક જોડાણ તેની પોતાની શીટ પર. તેમને લખવા માટે કોઈ નિયમો નથી.

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર માટે માનક શબ્દસમૂહો

નોટિસ

• અમે તમને જાણ કરીએ છીએ કે શિપમેન્ટમાં વિલંબ...ને કારણે થયો...
• અમે તમને જણાવવા માંગીએ છીએ કે પ્લાન્ટ મેનેજમેન્ટે નિર્ણય લીધો છે...
• અમે તમને જાણ કરીએ છીએ કે તમારી ઓફર સ્વીકારવામાં આવી છે.
• અમે તમને જાણ કરીએ છીએ કે અમે...
• અમે તમને જણાવવા માંગીએ છીએ કે...
• અમે તમને જાણ કરીએ છીએ કે, કમનસીબે, અમે કરી શકતા નથી...

હેતુઓ સમજાવતા અભિવ્યક્તિઓના નમૂનાઓ (પ્રમાણભૂત વ્યવસાયિક પત્રની શરૂઆતમાં સૌથી સામાન્ય શબ્દસમૂહો)

પ્રોટોકોલ અનુસાર...
• સંપત્તિના રક્ષણને મજબૂત કરવા માટે...
• તમારી વિનંતીના જવાબમાં...
• અમારી ટેલિફોન વાતચીતની પુષ્ટિ કરવા માટે...
• અમારા કરારની પુષ્ટિ કરવા માટે...
• તકનીકી સહાય પૂરી પાડવા માટે...
• મુશ્કેલ પરિસ્થિતિને કારણે...
• સંયુક્ત કાર્યના સંબંધમાં ...
• ગ્રાહકના પત્ર મુજબ...

જો લેખક કાનૂની એન્ટિટી છે, તો પછી ક્રિયાઓ સ્થાનાંતરિત થાય છે:

1. ત્રીજી વ્યક્તિ એકવચન, ઉદાહરણ તરીકે:
   • ઝરિયા છોડને વાંધો નથી...
   • રશિયન-અંગ્રેજી સંયુક્ત સાહસ Soyuz K ઓફર કરે છે...
   • Naiv સહકારી ગેરંટી...
2. ત્રીજી વ્યક્તિ બહુવચન, ઉદાહરણ તરીકે: ઝરિયા પ્લાન્ટની મેનેજમેન્ટ અને ટ્રેડ યુનિયન કમિટી નિષ્ઠાપૂર્વક પૂછે છે...
3. પ્રથમ વ્યક્તિ બહુવચન:
   • મહેરબાની કરીને...
   • અમે પુષ્ટિ કરીએ છીએ...
   • અમે જાણ કરીએ છીએ...

જો લેખક વ્યક્તિગત છે, તો પછી ક્રિયાઓ સ્થાનાંતરિત થાય છે:

1. પ્રથમ વ્યક્તિ એકવચન, ઉદાહરણ તરીકે:
   • તમારી માહિતી માટે…
   • પુછવું…
   • હું તમને જાણ કરું છું...
2. પ્રથમ વ્યક્તિ બહુવચન, ઉદાહરણ તરીકે:
   • અમે મંજૂર કરીએ છીએ...
   • અમને તમારો ટેલિગ્રામ મળ્યો છે...
   • અભિનંદન...
   • અમે સપોર્ટ કરીએ છીએ...

વિનંતી

• કૃપા કરીને કાર્યની પ્રગતિ તપાસો...
• કૃપા કરીને પગલાં લો...
• કૃપા કરીને પ્રદર્શન ડેટા પ્રદાન કરો...

દસ્તાવેજો અથવા સામગ્રી સંપત્તિ મોકલી રહ્યું છે

• અમે મશીન એસેમ્બલી ડ્રોઇંગ મોકલીએ છીએ...
• અમે તમને રુચિ ધરાવતા દસ્તાવેજો રજિસ્ટર્ડ પોસ્ટ દ્વારા મોકલીએ છીએ...
• અમે તમને અમારા દ્વારા સહી કરેલ કરાર મોકલીએ છીએ...

પુષ્ટિકરણ

• અમે તમારા ઓર્ડરની રસીદને કૃતજ્ઞતાપૂર્વક સ્વીકારીએ છીએ અને તેના અમલીકરણ માટે આગળ વધીએ છીએ...
• અમે સ્પષ્ટીકરણોની રસીદની પુષ્ટિ કરીએ છીએ...
• ઝરિયા પ્લાન્ટ સાધનોના પુરવઠાની શરતોની પુષ્ટિ કરે છે...

ઓફર

• અમે તમને ઓફર કરી શકીએ છીએ…
• અમે તમને ખરીદી માટે આમંત્રિત કરીએ છીએ...
• અમે તમને ભલામણ કરી શકીએ છીએ ...

આમંત્રણ

• અમે તમને પ્રોજેક્ટની ચર્ચામાં ભાગ લેવા માટે આમંત્રિત કરીએ છીએ...
• કૃપા કરીને સમસ્યાની ચર્ચામાં ભાગ લો...
• અમે તમારી કંપનીના પ્રતિનિધિને મુલાકાત લેવા આમંત્રિત કરીએ છીએ...

પ્રસ્તાવનો ઇનકાર અને અસ્વીકાર (પ્રોજેક્ટ)

• તમે જે મૂલ્યના બાંધકામ પ્રોજેક્ટ્સ માટે મોકલેલ છે તે ડ્રાફ્ટ શીર્ષક સૂચિ... નીચેના કારણોસર અમારા દ્વારા મંજૂર કરી શકાતી નથી.
• તમારી દરખાસ્ત (પ્રોજેક્ટ) નીચેના કારણોસર નકારી કાઢવામાં આવી છે...

રીમાઇન્ડર

• અમે તમને યાદ અપાવીએ છીએ કે સંયુક્ત કાર્યની યોજના અનુસાર તમારે...
• અમે તમને યાદ અપાવીએ છીએ કે... અનુસાર તમારે...
• અમે તમને યાદ અપાવીએ છીએ કે તમારી બાકી ચૂકવણીની રકમ...
• અમે તમને યાદ અપાવીએ છીએ કે હસ્તપ્રત સબમિટ કરવાની અંતિમ તારીખ સમાપ્ત થાય છે...

બાંયધરી આપે છે

• અમે ચુકવણીની ખાતરી આપીએ છીએ.
• અમે સમયમર્યાદાની ખાતરી આપીએ છીએ.
• અમે ઉત્પાદનોની ગુણવત્તાની ખાતરી આપીએ છીએ.

પોતાની સ્થિતિનું અર્થઘટન

• આ મુદ્દા પર અમારી અપીલો સકારાત્મક પરિણામો તરફ દોરી ન હતી.
• અમને ડિઝાઇન સામે કોઈ વાંધો નથી.
• અમે તમને માલસામાન પહોંચાડી શકતા નથી... નીચેના કારણોસર:...

અન્ય પક્ષની ક્રિયાઓનું અર્થઘટન

• આવા વિલંબ તરફ દોરી શકે છે ...
• તમારી ફેક્ટરી મોલ્ડના ડિસ્પેચમાં કેમ વિલંબ કરી રહી છે તે સંપૂર્ણ રીતે સમજી શકાય તેમ નથી...
• આપે આપેલા વચનો પાળ્યા નથી.

અંતિમ શબ્દો

• અમને આશા છે કે અમારી વિનંતી પૂરી થશે.
• અમે વધુ સહકાર માટે આતુર છીએ.
• સફળતાની શુભેચ્છાઓ સાથે.
• અમે તમને તમારા પ્રતિભાવમાં વિલંબ ન કરવા વિનંતી કરીએ છીએ.
• કૃપા કરીને પ્રતિસાદમાં વિલંબ માટે (એક ભૂલ માટે) અમને માફ કરો.

વ્યવસાય પત્રવ્યવહાર માટે નૈતિક ધોરણો

વ્યાપાર પત્રવ્યવહાર, માનવીય ક્રિયાપ્રતિક્રિયાના અન્ય કોઈપણ સ્વરૂપની જેમ, નૈતિક નિયમો અને ધોરણોના સમૂહ પર આધારિત છે, જેમાંથી મુખ્ય છે "તમારા ભાગીદાર માટે યોગ્યતા અને આદર." જો પત્રનો હેતુ ફરિયાદ વ્યક્ત કરવાનો હોય તો પણ, તેના લખાણમાં અસભ્ય શબ્દો અથવા ખોટા અભિવ્યક્તિઓ ન હોવી જોઈએ જે તમારા પ્રતિપક્ષને નારાજ કરી શકે. તમારા પ્રાપ્તકર્તાની ગરિમા જાળવવાની કાળજી લઈને, તમે આ રીતે તમારી પોતાની જાળવણી કરો છો.

• ઇનકારના નિવેદન સાથે સંદેશ શરૂ કરો. સૌ પ્રથમ, તમારે લીધેલા નિર્ણયની પ્રેરણા જણાવવી જોઈએ અને તે સ્પષ્ટ કરવું જોઈએ કે ચોક્કસ સંજોગોમાં આ મુદ્દો વિચારણામાં પરત કરી શકાય છે;
• સરનામાં પર પ્રશ્નનું અપેક્ષિત પરિણામ લાદવું, ઉદાહરણ તરીકે: "કૃપા કરીને સમસ્યાનો હકારાત્મક અભ્યાસ કરો અને ઉકેલો" અથવા "કૃપા કરીને આ ઉમેદવારીને મંજૂર કરો"
• “તાત્કાલિક”, “તાત્કાલિક”, “વધુ ઝડપથી” શબ્દો વડે નિર્ણય લેતી વખતે સંબોધનકર્તાને ઉતાવળ કરવા પ્રોત્સાહિત કરો ટૂંકા સમય" શિષ્ટાચારના સૂત્રોનો ઉપયોગ કરવો વધુ સારું છે "હું તમને આવી અને આવી તારીખ સુધીમાં જવાબ આપવા માટે કહું છું", "હું તમને તમારા નિર્ણય વિશે મને તાત્કાલિક જાણ કરવા વિનંતી કરું છું"
• સંબોધકને તેની કાલ્પનિક બેદરકારી, અસમર્થતા વિશે સંકેત, પત્રના ટેક્સ્ટમાં "હું કાળજીપૂર્વક અભ્યાસ કરવાનો પ્રસ્તાવ મૂકું છું..." જેવા શબ્દનો પરિચય.

વ્યવસાયિક પત્રો પ્રાપ્ત કરનાર માટે, નૈતિક ધોરણોના દૃષ્ટિકોણથી, ફરજિયાત આવશ્યકતાઓ છે:

• પ્રતિભાવ ફોર્મનો ઇનકાર, જેમાં વિનંતીનો પત્ર અથવા ઓફરનો પત્ર લેખકને તેમના પર મૂકવામાં આવેલી પ્રતિભાવ માહિતી સાથે પરત કરવામાં આવે છે;
• મોકલનાર સંસ્થાને ત્વરિત અને સ્પષ્ટ પ્રતિસાદ. વિલંબ અથવા પ્રતિસાદનો અભાવ અસહકારકારી ગણી શકાય.

ઉપર સૂચિબદ્ધ વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારના નૈતિક ધોરણોને અનુસરવાથી તમારે કોઈ પરાક્રમ કરવાની જરૂર રહેશે નહીં અને સમય જતાં તે સરળ અને રીઢો બની જશે. તદુપરાંત, તે તમને કુનેહપૂર્ણ વ્યક્તિ તરીકેની પ્રતિષ્ઠા પ્રદાન કરશે અને વિરોધીઓને સાથીઓમાં કેવી રીતે ફેરવવું તે પણ તમને શીખવશે.

વ્યવસાયિક પત્રો લખવા માટેના સામાન્ય નિયમો

બંધારણ ઉપરાંત, સક્ષમ બિઝનેસ લેટરનું બીજું મહત્વનું ઘટક તેની સુઘડ ડિઝાઇન છે.

માહિતી મેલ

માહિતી મેલ- આ એક અધિકૃત પત્ર છે જે સરનામાને સત્તાવાર માહિતીની જાણ કરે છે.

ન્યૂઝલેટરની લંબાઈ એક ફકરાથી લઈને અનેક પૃષ્ઠો સુધીની છે.

નિયમ પ્રમાણે, માહિતી પત્રો સંસ્થાના વડા દ્વારા સહી કરવામાં આવે છે, અને સામૂહિક મેઇલિંગના કિસ્સામાં (ઉદાહરણ તરીકે, કંપનીના તમામ ગ્રાહકોને) તેમાં મેન્યુઅલ હસ્તાક્ષર બિલકુલ ન હોઈ શકે. માહિતી પત્રો ઘણીવાર પ્રમાણભૂત હોય છે. પ્રકૃતિ

એક તપાસ- કોઈપણ અધિકૃત માહિતી અથવા દસ્તાવેજો મેળવવા માટે મોકલવામાં આવેલ અધિકૃત પત્ર.

સામાન્ય રીતે, પૂછપરછના પત્રો વિનંતીના પત્રોની જેમ જ તૈયાર કરવામાં આવે છે. વિનંતીના પત્રો સામાન્ય રીતે સંસ્થાના વડા અથવા સત્તાવાર રીતે અધિકૃત અધિકારી દ્વારા સહી કરવામાં આવે છે.

વિનંતી પત્રના ટેક્સ્ટમાં સામગ્રી અથવા માહિતી પ્રદાન કરવાની જરૂરિયાત અને વિનંતીનું વાસ્તવિક નિવેદન હોવું આવશ્યક છે.

વિનંતીના પત્ર માટે પ્રતિભાવ પત્રની જરૂર છે.

પ્રતિભાવ પત્ર

પ્રતિભાવ પત્ર એ સેવા પત્ર છે જે પૂછપરછના પત્ર અથવા વિનંતીના પત્રના પ્રતિભાવ તરીકે લખવામાં આવે છે.

જવાબ નકારાત્મક (અસ્વીકાર પત્ર) અથવા હકારાત્મક હોઈ શકે છે.

પ્રતિભાવ પત્રના ટેક્સ્ટમાં એ જ ભાષા અને શબ્દભંડોળનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ જે લેખકે પહેલ પત્રમાં ઉપયોગ કર્યો હોય, જો કે વિનંતી પત્ર ભાષાની દ્રષ્ટિએ યોગ્ય રીતે લખાયેલો હોય.

તમારે પ્રતિભાવ પત્રના ટેક્સ્ટમાં પ્રાપ્ત પત્રની લિંક શામેલ કરવી જોઈએ નહીં (“તમારા પત્રની તારીખ _____#__…”).

પહેલ પત્ર વિશેની માહિતી પ્રતિભાવ પત્રની નોંધણી નંબરમાં શામેલ છે. ઇનકાર માટેના વાજબીપણું સાથે ઇનકાર પત્ર શરૂ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે: "સાથે સંબંધમાં...", કારણ કે નકારાત્મક પ્રતિભાવ વાજબી હોવો જોઈએ, તમે કરી શકતા નથી સમજૂતી વિના વિનંતીનો ઇનકાર કરો.

સમર્થન પત્ર

પુષ્ટિ પત્ર એ એક અધિકૃત પત્ર છે જેમાં સરનામું અગાઉ પહોંચેલા કરારો, ઇરાદાઓ, માહિતીની રસીદ, દસ્તાવેજો અથવા અન્ય સામગ્રી વગેરેની પુષ્ટિ કરે છે.

આ પ્રકારના પત્રની મુખ્ય ભાષા સૂત્ર છે: "અમે પુષ્ટિ કરીએ છીએ (દસ્તાવેજોની રસીદ, પ્રારંભિક કરાર, સંમતિ ...)."

પ્રારંભિક કરારની પુષ્ટિ કરતી વખતે, પત્રનો ટેક્સ્ટ તેના સારને ટૂંકમાં રૂપરેખા આપવો જોઈએ.

જો દસ્તાવેજોની રસીદની પુષ્ટિ થાય, તો તમારે તેમને નામ આપવું જોઈએ, વગેરે. પુષ્ટિ પત્રનો અંત વિનંતી, ઇચ્છા અથવા દરખાસ્ત સાથે થઈ શકે છે.

ફરિયાદ પત્ર

ફરિયાદનો પત્ર એ એક પહેલ વ્યાપાર પત્ર છે, જેનો હેતુ સંબોધનકર્તાને ફરિયાદ અથવા અસંતોષ વ્યક્ત કરવાનો છે.

નિષ્કર્ષમાં, પરિસ્થિતિને સુધારવા માટે ચોક્કસ ઇચ્છાઓ અથવા દરખાસ્તો વ્યક્ત કરવી જોઈએ.

બાંયધરી પત્ર

બાંયધરી પત્રો ચોક્કસ વચનો અથવા શરતો, હેતુઓ અથવા લેખક (સંસ્થા મોકલનાર) ની ક્રિયાઓ, એક અથવા બીજી રીતે સંબોધનના હિતોને અસર કરતા હોય તેની પુષ્ટિ કરવા માટે સંબોધિતને લેખિત બાંયધરી આપવાનો હેતુ છે.

ગેરંટી પત્રો સંસ્થા અથવા વ્યક્તિને સંબોધવામાં આવે છે. પત્રના લખાણમાં "ગેરંટી" શબ્દનો બિલકુલ ઉલ્લેખ ન હોઈ શકે, જો કે, પત્ર ગેરંટી ધરાવતો દસ્તાવેજ રહેશે.

કરવામાં આવેલ કાર્ય માટે ચૂકવણી, તેના પૂર્ણ થવાનો સમય, કાર્યની ગુણવત્તા, ઉત્પાદનની ગુણવત્તા, તેની ડિલિવરીનો સમય, પ્રાપ્ત ઉત્પાદનો માટે ચૂકવણી વગેરેની ખાતરી આપી શકાય છે. આ પાસાઓની સામગ્રીની રચના કરી શકે છે. સંપૂર્ણ પત્ર અથવા તેના ઘટક તરીકે પત્રના ટેક્સ્ટમાં સમાવિષ્ટ કરો.

બાંયધરી પત્રો ભારપૂર્વક કાયદેસર પ્રકૃતિના હોય છે, જે કરારની પ્રકૃતિના દસ્તાવેજોને અનુરૂપ હોય છે. મોટેભાગે, ચુકવણીની પુષ્ટિ કરવા માટે ગેરંટી પત્રો જારી કરવામાં આવે છે.

આ કિસ્સામાં, કરાર નંબર અને ઇન્વૉઇસ સૂચવવું ફરજિયાત છે જે મુજબ ચુકવણી કરવી આવશ્યક છે.

બાંયધરીનાં પત્રો સ્પષ્ટતા, ચોકસાઈ અને અસ્પષ્ટ શબ્દો દ્વારા અલગ પડે છે - કારણ કે અમે સરનામાંને સંસ્થા કે અધિકારી વતી અને વતી ગેરંટી પૂરી પાડવા વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ. તે કરવા માટેના ઓપરેશનનો પ્રકાર દર્શાવવો આવશ્યક છે.

આવા પત્રો સરનામાંને આપવામાં આવેલી બાંયધરીઓના સારના નિવેદનથી શરૂ થઈ શકે છે, ઉદાહરણ તરીકે: "આ પત્ર સાથે હું ખાતરી આપું છું...".

અન્ય કિસ્સાઓમાં, બાંયધરી પત્રમાં ચોક્કસ ગેરંટી સાથે સરનામાંને પ્રદાન કરવા માટે તેની તૈયારી જાહેર કરવાના લેખકના હેતુ પાછળના કારણોનું નિવેદન હોઈ શકે છે. આ કિસ્સામાં, અનુરૂપ નિવેદન અંતિમ વાક્યમાં ઘડવામાં આવે છે, ઉદાહરણ તરીકે: "અમે ચુકવણીની ખાતરી આપીએ છીએ" અથવા "હું સમયસર અને સંપૂર્ણ ચુકવણીની ખાતરી આપું છું."

આ પ્રકારના પત્રોની ખાસિયત એ છે કે લેખકની સહી સાથે (ઉદાહરણ તરીકે, સંસ્થાના ડિરેક્ટર), નાણાકીય અથવા અન્ય મુદ્દાઓ માટે સીધા જ જવાબદાર હોય તેવા અધિકારીના હસ્તાક્ષરની હાજરી. જો બાંયધરીનો પત્ર ખરીદી, પ્રદાન કરેલ સેવા વગેરે માટે ચૂકવણી કરવાની જવાબદારી તરીકે મોકલવામાં આવે છે, તો તે ચૂકવણી કરતી સંસ્થાની બેંક વિગતો દર્શાવવી આવશ્યક છે.

મુખ્ય શબ્દસમૂહમાં બાંયધરી પત્રશબ્દો અને અભિવ્યક્તિઓ શામેલ હોઈ શકે છે:

• અમે ગેરંટી...
• અમે ખાતરી આપીએ છીએ કે ...
• ભાગીદાર કંપની ખાતરી આપે છે...
• કૃપા કરીને અમારા સરનામાં પર મોકલો કેશ ઓન ડિલિવરી (ગેરંટીનો પ્રકાર)...
• અમે ચુકવણીની ખાતરી આપીએ છીએ...
• અમે આ દ્વારા ખાતરી આપીએ છીએ...

સારાંશ

રેઝ્યૂમે એ એક પ્રકારનો વ્યવસાયિક પત્ર છે જેનો હેતુ એમ્પ્લોયરને નિષ્ણાતની સૌથી સંપૂર્ણ અને ફાયદાકારક રજૂઆત પ્રદાન કરવાનો છે.

રેઝ્યૂમે લખતી વખતે, તમારે સંખ્યાબંધ નિયમોનું સખતપણે પાલન કરવું જોઈએ:

1. તમારા વિષે માહિતી આપો
2. શિક્ષણ
3. અનુભવ
4. શું મારે ઇચ્છિત પગાર સ્તર સૂચવવાની જરૂર છે?
5. શું મારે મારા વિશે વધારાની માહિતી આપવાની જરૂર છે?
6. શું તમારે વ્યક્તિગત વિગતોની જરૂર છે?
7. તમારા બાયોડેટાને એમ્પ્લોયરની જરૂરિયાતોને અનુરૂપ બનાવો
8. વ્યવસાયિક યાત્રાઓ પ્રત્યે વલણ
9. ભલામણોની ઉપલબ્ધતા
10. સામેલ પત્ર

બધા પ્રસંગો માટે એક જ રેઝ્યૂમે નથી અને હોઈ શકતું નથી જે તમામ કંપનીઓને ફેરફારો વિના મોકલી શકાય છે.

દરેક વખતે તમારે પહેલા વિચારવું જોઈએ કે કયા ગુણોનું મૂલ્ય હશે નવી નોકરી, અને તે મુજબ બાયોડેટામાં ફેરફાર કરો. બાયોડેટામાં પ્રસ્તુત માહિતી વિશ્વસનીય હોવી જોઈએ. તમારા બાયોડેટા પર કોઈ ખાલી જગ્યા છોડશો નહીં.

અને સૌથી અગત્યનું, રેઝ્યૂમે ટૂંકું હોવું જોઈએ: એકથી દોઢ પૃષ્ઠો કરતાં વધુ નહીં. સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્તમાં ઘડવાની તમારી ક્ષમતા એક સૂચક છે ઉચ્ચ સ્તરસામાન્ય સંસ્કૃતિ.

તમારા રેઝ્યૂમે પર ફોટો રાખવાનું સ્વાગત છે.

1. સંસ્થામાં હકીકત અને કાર્યની શરતોની પુષ્ટિ, સંક્ષિપ્ત માહિતીહોદ્દાઓ અને ફરજો નિભાવવા વિશે (ખાનગી વ્યક્તિના ભલામણના પત્ર માટે, આ ફકરો સૂચવે છે કે પત્રના લેખક ભલામણ કરેલ વ્યક્તિને કયા સમયગાળા માટે અને કઈ ક્ષમતામાં જાણે છે). જવાબદારીઓની યાદીમાં ભલામણ કરેલ વ્યક્તિની લાયકાત દર્શાવવી જોઈએ. જો ભલામણ કરેલ વ્યક્તિ વિવિધ હોદ્દા ધરાવે છે, તો પછી હોદ્દા પરનો ડેટા અને કામગીરી નોકરીની જવાબદારીઓદરેક સમય અંતરાલ માટે સૂચવવામાં આવે છે. ઉદાહરણ:સિદોરોવ વ્લાદિમીર એલેક્ઝાન્ડ્રોવિચે વેક્ટર કંપનીમાં માર્ચ 12, 1998 થી 16 માર્ચ, 2002 સુધી કામ કર્યું, જેમાં 12 માર્ચ, 1998 થી માર્ચ 16, 2002 સુધીનો સમાવેશ થાય છે - વેપાર અને ખરીદી વિભાગના મેનેજર તરીકે, માર્ચ 17 થી નવેમ્બર 25, 2002 સુધી - એ જ વિભાગમાં વરિષ્ઠ મેનેજર. મેનેજર તરીકેની તેમની જવાબદારીઓમાં ઘટકોના પુરવઠાનું આયોજન કરવું, અને વરિષ્ઠ મેનેજર તરીકે - ઘટકો અને ઉત્પાદનની સપ્લાય કરતી કંપનીઓ વચ્ચે ક્રિયાપ્રતિક્રિયાનું આયોજન કરવું.
2. ભલામણ કરેલ વ્યાવસાયિક, વ્યવસાય અને વ્યક્તિગત ગુણોનું સંક્ષિપ્ત વર્ણન અને સંસ્થામાં તેમના કાર્ય દરમિયાન પ્રાપ્ત કરેલી સફળતાઓ. તમારે વિશ્વસનીય, સક્ષમ, સંનિષ્ઠ વગેરે જેવા સામાન્ય શબ્દોનો ત્યાગ કરવો જોઈએ અને ચોક્કસ તથ્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ જે ભલામણ કરેલ વ્યક્તિના તેના વ્યાવસાયિક ગુણો અને ચોક્કસ કાર્યોનો સામનો કરવાની ક્ષમતાના સંદર્ભમાં લાક્ષણિકતા દર્શાવે છે. અહીં તમે સ્તર જ્ઞાન જેવી શ્રેણીઓ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો છો. અને મૂળભૂત ફરજો નિભાવવામાં ખંત, સામનો કરવાની ક્ષમતા બિન-માનક કાર્યો, ચાતુર્ય, પહેલ, શીખવાની ક્ષમતા, અનુકૂલન કરવાની ક્ષમતા વિવિધ પરિસ્થિતિઓ, ભાવનાત્મક સ્થિરતા, નેતૃત્વના ગુણો. અહીં તમે ભલામણ કરેલ વ્યક્તિના કાર્યની તેના સાથીદારોના કાર્ય સાથે અંદાજિત સરખામણી આપી શકો છો, સૌથી નોંધપાત્ર સિદ્ધિઓ, તેમના દ્વારા વ્યક્તિગત રીતે વિકસિત અને અમલમાં મૂકાયેલા પ્રોજેક્ટ્સ સૂચવી શકો છો. ઉદાહરણ:તેણે સ્વતંત્ર રીતે સૉફ્ટવેરમાં નિપુણતા મેળવી, સ્વતંત્ર રીતે અને સફળતાપૂર્વક બિઝનેસ વાટાઘાટો હાથ ધરી, તેના ગૌણ અધિકારીઓની અસરકારક દેખરેખ વગેરે.
3. નોકરી બદલવાના કારણો (સંસ્થા છોડીને, બીજી જગ્યાએ જવાનું). આ સંસ્થાની પ્રોફાઇલમાં ફેરફાર, વિભાગ બંધ, સંસ્થામાં કર્મચારીઓના ફેરફારો, રહેઠાણમાં ફેરફાર વગેરે હોઈ શકે છે.
4. તારણો. ભલામણ કરેલ વ્યક્તિની યોગ્યતા, વ્યવસાયિક ગુણો, સર્જનાત્મક સંભવિતતા અને કારકિર્દીની તકોનું સંક્ષિપ્ત અને ચોક્કસ મૂલ્યાંકન. ચોક્કસ હોદ્દા અથવા હોદ્દા પર કબજો મેળવવા માટેની ભલામણો (કેટલાક કિસ્સાઓમાં, તમે ઇચ્છિત પદ માટે વ્યક્તિની ભલામણ કેટલી હદ સુધી કરો છો તે અહીં સૂચવવાની સલાહ આપવામાં આવે છે: બિનશરતી, ભારપૂર્વક, કેટલાક આરક્ષણો સાથે, ભલામણ કરશો નહીં). ઉદાહરણ:સિદોરોવ વ્લાદિમીર એલેક્ઝાન્ડ્રોવિચ ટેકનોલોજીમાં અસ્ખલિત છે... (સર્વર સાથે કામ કરવાનો બહોળો અનુભવ ધરાવે છે સોફ્ટવેર... અથવા ... સ્વતંત્ર રીતે કોર્પોરેટ ગ્રાહકો સાથે કામ કરી શકે છે ... વગેરે). હું માનું છું કે શ્રી સિદોરોવ એક ડિપાર્ટમેન્ટ હેડની ફરજો અસરકારક રીતે નિભાવી શકે છે, ડિપાર્ટમેન્ટ હેડ, મિડ-લેવલ એન્ટરપ્રાઇઝના કમ્પ્યુટિંગ વિભાગના ડેપ્યુટી હેડ તરીકે કામ કરી શકે છે.
5. પત્ર પર સહી કરનાર વ્યક્તિની સંપર્ક વિગતો. આ મુદ્દો ખાસ કરીને ખાનગી વ્યક્તિઓ દ્વારા લખવામાં આવેલા ભલામણના પત્રો માટે સંબંધિત છે, કારણ કે તે તદ્દન શક્ય છે નવા એમ્પ્લોયરભલામણ પત્ર વાંચ્યા પછી, તમે કેટલીક વિગતો સ્પષ્ટ કરવા માંગો છો.

પ્રેસ જાહેરાત

પ્રેસ રિલીઝ એ મીડિયા માટેનો એક માહિતી સંદેશ છે, જેનો હેતુ મીડિયામાં આ ઘટનાના કવરેજને મહત્તમ કરવા માટે ચોક્કસ ઘટના (બનતી અથવા આવનારી) તરફ ધ્યાન દોરવાનો છે.

પ્રેસ રીલીઝ કંપનીઓ અને સંસ્થાઓની પ્રેસ સેવાઓ દ્વારા સંકલિત અને મોકલવામાં આવે છે અને તેમાં અમુક લેખન નિયમો હોય છે:

• દસ્તાવેજના હેડરમાં "પ્રેસ રિલીઝ" શબ્દ સૂચવવો જોઈએ અને તેના વિતરણની તારીખ સૂચવવી જોઈએ;
• પ્રેસ રિલીઝનું શીર્ષક તેના વિષય અને માહિતી સંદેશના સંદેશને શક્ય તેટલું સ્પષ્ટપણે પ્રતિબિંબિત કરવું જોઈએ;
• પ્રેસ રીલીઝ શીર્ષકનો સાર સબટાઈટલમાં વધુ વિગતમાં જાહેર કરી શકાય છે (જો કે, તેની હાજરી જરૂરી નથી);
• પ્રેસ રિલીઝના પ્રથમ ફકરામાં આવશ્યકપણે નીચેની માહિતી હોવી આવશ્યક છે: શું, ક્યાં અને ક્યારે થયું (થશે);
• પ્રેસ રીલીઝનું પ્રમાણ લખેલા લખાણના દોઢ પાનાથી વધુ ન હોવું જોઈએ. આ કિસ્સામાં, સંસ્થાના લેટરહેડના હસ્તાક્ષર અને ફૂટર્સ સહિત, તમારી જાતને એક પૃષ્ઠ સુધી મર્યાદિત રાખવાની સલાહ આપવામાં આવે છે;
• પ્રેસ રિલીઝમાં સમાચાર નિર્માતાઓ - સંસ્થાના જવાબદાર વક્તાઓના અવતરણો શામેલ હોઈ શકે છે;
• પ્રેસ રિલીઝ સંસ્થાના લેટરહેડ પર દોરવામાં આવે છે;
• પ્રેસ રીલીઝમાં હસ્તાક્ષર પ્રદાન કરી શકે તેવા સંપર્ક વ્યક્તિનું નામ સૂચવવું આવશ્યક છે વધારાની માહિતીપ્રેસ રિલીઝના વિષય પર અને તેની સંપર્ક માહિતી: ફોન (પ્રાધાન્ય મોબાઇલ), ઈ-મેલ, ICQ નંબર.

અભિનંદન પત્ર

"અભિનંદન" ફોર્મેટ વ્યક્તિગત વ્યવસાય પત્રવ્યવહારની શ્રેણીનું છે.

તે શુભેચ્છા ફોર્મ અથવા પોસ્ટકાર્ડ પર દોરવામાં આવે છે, અને તેની તૈયારીમાં સર્જનાત્મક અભિગમ પ્રવર્તી શકે છે અને હોવો જોઈએ. આ પત્રના ટેક્સ્ટ અને તેની ડિઝાઇન બંનેને લાગુ પડે છે.

અભિનંદન વ્યક્તિગત (જન્મદિવસની શુભેચ્છા) અથવા સામૂહિક (ઉદાહરણ તરીકે, નવા વર્ષની શુભેચ્છા) હોઈ શકે છે.

પ્રથમ કિસ્સામાં, સરનામું વ્યક્તિગત હોવું જોઈએ - નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા; બીજા કિસ્સામાં, તે સામાન્ય હોઈ શકે છે, ઉદાહરણ તરીકે, "પ્રિય મિત્રો!"

બંને કિસ્સાઓમાં, પ્રેષકે અંગત રીતે અભિનંદન પર સહી કરવી આવશ્યક છે (સામૂહિક અભિનંદન મોકલતી વખતે ફેસિમાઇલનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે).

વ્યક્તિગત અભિનંદન

સામૂહિક અભિનંદન

આમંત્રણ પત્ર

"આમંત્રણ" ફોર્મેટ વ્યક્તિગત વ્યવસાય પત્રવ્યવહારની શ્રેણીનું છે.

તે અધિકૃત લેટરહેડ અથવા પોસ્ટકાર્ડ પર જારી કરવામાં આવે છે અને તેનો હેતુ કોઈ ચોક્કસ વિશિષ્ટ ઇવેન્ટ વિશે સરનામાંને સૂચિત કરવાનો છે જેમાં તેને હાજરી આપવા માટે આમંત્રણ આપવામાં આવ્યું છે.

આમંત્રણમાં ઇવેન્ટના સ્થળ અને સમય, તેમજ તેના નામ વિશેની માહિતી હોવી આવશ્યક છે.

આમંત્રણમાં સ્વીકાર્ય ડ્રેસ કોડ (ઉદાહરણ તરીકે, કાળો અને બાંધો), તેમજ આમંત્રણ લાગુ પડે છે તે વ્યક્તિઓની સંખ્યા દર્શાવવી આવશ્યક છે.

એક નિયમ તરીકે, આમંત્રણ પ્રકૃતિમાં વ્યક્તિગત હોય છે, પરંતુ જાહેર કાર્યક્રમો દરમિયાન તે વ્યક્તિગત હોઈ શકે છે.

વ્યક્તિગત આમંત્રણ

સામૂહિક આમંત્રણ

કૃતજ્ઞતા પત્ર

"આભાર" ફોર્મેટ વ્યક્તિગત વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારની શ્રેણીનું છે અને તેનો ઉદ્દેશ સરનામાં પ્રત્યે કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરવાનો છે.

નિયમ પ્રમાણે, સંસ્થાના સત્તાવાર લેટરહેડ પર કૃતજ્ઞતા જારી કરવામાં આવે છે, પરંતુ પોસ્ટકાર્ડ તરીકે જારી કરી શકાય છે.

આભાર પત્રનો ટેક્સ્ટ સંક્ષિપ્ત, મૈત્રીપૂર્ણ અને સત્તાવાર શૈલીમાં તે ઘટનાના સંદર્ભમાં લખવામાં આવ્યો છે જેણે પ્રેષકને સરનામાં પ્રત્યે કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કર્યા. જો ઇચ્છિત હોય, તો સરનામાંની અન્ય યોગ્યતાઓ પણ સૂચિબદ્ધ કરી શકાય છે. કૃતજ્ઞતા પ્રેષકના વ્યક્તિગત હસ્તાક્ષર દ્વારા અને કેટલાક કિસ્સાઓમાં, સંસ્થાની સીલ દ્વારા પ્રમાણિત કરવામાં આવે છે.

ઉદાહરણ: ગ્રેટ બ્રિટનના વડા પ્રધાન તરફથી યુએસએસઆરના પીપલ્સ કમિશનર્સ કાઉન્સિલના અધ્યક્ષને સંદેશ (25 એપ્રિલ, 1942) “હું 23 એપ્રિલના તમારા સંદેશ માટે તમારો ખૂબ આભારી છું. અમે, અલબત્ત, શ્રી મોલોટોવની મુલાકાતનું સ્વાગત કરીશું, જેમની સાથે મને ખાતરી છે કે આપણે ઘણું કરી શકીએ છીએ ઉપયોગી કાર્ય. મને ખૂબ જ આનંદ છે કે તમે આ મુલાકાતને મંજૂરી આપવાનું શક્ય શોધી શકો છો, જે મને ખાતરી છે કે તે ખૂબ મૂલ્યવાન હશે."

શોક પત્ર

"શોક" ફોર્મેટ વ્યક્તિગત વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારની શ્રેણીનું છે અને તેનો હેતુ અન્ય કોઈ દુઃખદ ઘટના અથવા નુકસાન અંગે સંબોધનકર્તા પ્રત્યે સહાનુભૂતિ અને સમર્થન વ્યક્ત કરવાનો છે.

શોક સંદેશ લખતી વખતે, યોગ્ય નિષ્ઠાવાન શબ્દો પસંદ કરવા તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે જે પ્રાપ્તકર્તાને તેના દુઃખમાં ખરેખર સમર્થન આપી શકે.

તે જ સમયે, જે બન્યું તેના સંબંધમાં તમારી લાગણીઓ અને અનુભવો વ્યક્ત કરવા મહત્વપૂર્ણ છે.

અધિકૃત લેટરહેડ અથવા વિશિષ્ટ પોસ્ટકાર્ડ પર સમજદાર, સાચી શૈલીમાં શોક જારી કરવામાં આવે છે અને મોકલનારની વ્યક્તિગત સહી દ્વારા પ્રમાણિત કરવામાં આવે છે.

વ્યવસાય પત્ર- સંદેશાવ્યવહાર માટે વપરાયેલ દસ્તાવેજ, બે સંવાદદાતાઓ વચ્ચેના અંતર પર માહિતીના પ્રસારણ, જે કાનૂની સંસ્થાઓ અને વ્યક્તિઓ બંને હોઈ શકે છે.

તેમની પ્રવૃત્તિઓની પ્રકૃતિને લીધે, મેનેજર અથવા મેનેજમેન્ટ નિષ્ણાતને ઘણા બધા વ્યવસાયિક પત્રો લખવાની જરૂર છે.

વ્યવસાયિક પત્રોમાં લાક્ષણિકતાઓ, રિઝ્યુમ, ભલામણના પત્રો, રિમાઇન્ડર અને કૃતજ્ઞતાના પત્રો, ઇન્ટરવ્યુ અથવા પ્રસ્તુતિ માટેના આમંત્રણ પત્રો, ઇનકારના પત્રો, દાવાના નિવેદનો, ફરિયાદો વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે યોગ્ય રીતે લખવો

• વ્યવસાય પત્ર માટેનો કાગળ સારી ગુણવત્તાનો હોવો જોઈએ, એકદમ સ્વચ્છ, સરસ રીતે સુવ્યવસ્થિત;
• તે ઇચ્છનીય છે કે વ્યવસાયિક પત્ર ફોર્મમાં સંસ્થાનો લોગો, તેનું પૂરું નામ, પોસ્ટલ અને ટેલિગ્રાફિક સરનામાં, ટેલિફોન, ફેક્સ, ઇમેઇલ અને બેંક વિગતો શામેલ છે;
• સત્તાવાર વ્યવસાયિક પત્રો શીટની આગળની બાજુએ, ગુણ વિના છાપવામાં આવે છે; પ્રથમ સિવાયના તમામ પૃષ્ઠો અરબી અંકો સાથે ક્રમાંકિત છે;
• શીટની ડાબી બાજુના માર્જિનની પહોળાઈ ઓછામાં ઓછી 2 સે.મી. હોવી જોઈએ, ફકરો લાઇનની ડાબી ધારથી પાંચ અંતરાલોની પીછેહઠ સાથે લાલ રેખાથી શરૂ થાય છે; લખાણ દોઢથી બે અંતરાલમાં છાપવામાં આવે છે; શબ્દ લપેટીને ટાળવાની સલાહ આપવામાં આવે છે;
• વ્યવસાયિક પત્રના ઉપરના જમણા ખૂણામાં, મોકલનાર સંસ્થાના સરનામા હેઠળ, તારીખ સૂચવવામાં આવે છે, પ્રાધાન્યમાં સંપૂર્ણ (ઉદાહરણ તરીકે, જાન્યુઆરી 2, 2007);
• સંસ્થાનું નામ અથવા વ્યક્તિનું અટક અને સરનામું કે જેને વ્યવસાય પત્ર મોકલવામાં આવ્યો છે તે શીટની ડાબી બાજુએ લખાયેલ છે;
• નીચે, લાઇનની ધારથી અથવા શીટની મધ્યમાં, એક નમ્ર સરનામું લખેલું છે; ઉદાહરણ તરીકે, "પ્રિય ઇવાન ઇવાનોવિચ"; સરનામાં પછી અલ્પવિરામ જરૂરી છે, પરંતુ ઉદ્ગારવાચક બિંદુનો ઉપયોગ વારંવાર લાલ લીટી અને મોટા અક્ષરથી આગળના શબ્દસમૂહની શરૂઆત કરવા માટે થાય છે;
• વ્યાપાર પત્ર સહકાર માટે કૃતજ્ઞતાના શબ્દો સાથે સમાપ્ત થાય છે અને તેના ચાલુ રહેવાની આશા વ્યક્ત કરે છે;
• હસ્તાક્ષર શીટની જમણી બાજુએ મૂકવામાં આવે છે, અંતિમ નમ્રતાના શબ્દસમૂહ પછી, ઉદાહરણ તરીકે, "આદર સાથે...", હસ્તાક્ષર કરનારની અટક તેના હસ્તલિખિત હસ્તાક્ષર હેઠળ છાપવામાં આવે છે;
• તમામ પ્રકારના ઇનકમિંગ પત્રવ્યવહાર પરના ઠરાવો પેન્સિલમાં અથવા કાગળની અલગ શીટ્સ પર હોવા જોઈએ; વ્યવસાયિક પત્ર અંદરના ટેક્સ્ટ સાથે ફોલ્ડ કરવામાં આવે છે, અને સૌથી મહત્વપૂર્ણ વ્યવસાયિક પત્રો ફોલ્ડ કરવામાં આવતા નથી, જેના માટે તે મોટા જાડા પરબિડીયાઓમાં મોકલવામાં આવે છે;
• ટેલિગ્રાફ વિનંતીનો જવાબ 3 દિવસની અંદર આપવો જોઈએ, વ્યવસાયિક પત્ર - 10; જો વિનંતીને વિગતવાર વિચારણાની જરૂર હોય, તો તમારે 3 દિવસની અંદર જાણ કરવી જોઈએ કે વ્યવસાય પત્ર ધ્યાનમાં લેવામાં આવ્યો છે અને 30 દિવસની અંદર અંતિમ પ્રતિસાદ આપવો જોઈએ.

• વિચારોની રજૂઆતની ચોકસાઈ અને સ્પષ્ટતા - ટૂંકા શબ્દો, ટૂંકા શબ્દસમૂહો, ટૂંકા ફકરા
• સમજવા માટે ટેક્સ્ટની મહત્તમ સુલભતા, સારને સચોટ અને અસ્પષ્ટ રીતે વ્યક્ત કરતા સરળ શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ
• સાક્ષરતા
• ચોકસાઈ

સંસ્થાના ઘટક દસ્તાવેજોના આધારે પત્ર ફોર્મમાં નીચેની વિગતો શામેલ છે:

01 - રશિયન ફેડરેશનનું રાજ્ય પ્રતીક (02 - રશિયન ફેડરેશનના ઘટક એન્ટિટીના આર્મ્સનો કોટ અથવા 03 - સંસ્થા અથવા ટ્રેડમાર્કનું પ્રતીક (સેવા ચિહ્ન));
04 - સંસ્થા કોડ
05 - મુખ્ય રાજ્ય નોંધણી નંબર (OGRN) કાયદાકીય સત્તા
06 - કરદાતા ઓળખ નંબર/રજીસ્ટ્રેશન માટે કારણ કોડ (TIN/KPP)
08 - સંસ્થાનું નામ
09 - સંસ્થા વિશે પૃષ્ઠભૂમિ માહિતી
તેમજ વિગતો માટે પ્રતિબંધિત ગુણ:
11 - દસ્તાવેજની તારીખ
12 - દસ્તાવેજ નોંધણી નંબર
13 - દસ્તાવેજની નોંધણી નંબર અને તારીખની લિંક
અને, જો જરૂરી હોય તો, માટે મર્યાદા માર્ક્સ ઉપલી મર્યાદાવિસ્તારો જ્યાં વિગતો સ્થિત છે.
15 - સરનામું
18 - ટેક્સ્ટનું શીર્ષક
19 - નિયંત્રણ ચિહ્ન
20 - દસ્તાવેજ ટેક્સ્ટ

પત્ર ફોર્મ વિગતોની રેખાંશ અથવા કોણીય ગોઠવણીના આધારે બનાવી શકાય છે.

ચોખા. 1. લેટર ફોર્મની વિગતોનું સ્થાન (ખૂણેનું સંસ્કરણ) (પરિમાણો મિલીમીટરમાં દર્શાવેલ છે)

ચોખા. 2. લેટર ફોર્મની વિગતોનું સ્થાન (રેખાંશ સંસ્કરણ) (પરિમાણો મિલીમીટરમાં દર્શાવેલ છે)

શીટ વિસ્તારના ઉપયોગના સંદર્ભમાં પ્રક્રિયા કરવા માટે સૌથી અનુકૂળ અને આર્થિક એ ખૂણાનું સ્વરૂપ છે. આ બાબતે જમણી બાજુશીટની ટોચનો ઉપયોગ વિગતો “સરનામું”, “ઠરાવ” મૂકવા માટે થઈ શકે છે.

જ્યારે સંસ્થાના નામમાં મોટી સંખ્યામાં મુદ્રિત અક્ષરો હોય તેવા કિસ્સામાં રેખાંશ પત્ર ફોર્મનો ઉપયોગ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે, ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે ફોર્મની વિગતો બે અથવા વધુ ભાષાઓમાં આપવામાં આવી હોય ત્યારે તે કેસ હોઈ શકે છે. આ કિસ્સામાં, વિગતો સમાન સ્તરે, ડાબી બાજુએ રશિયનમાં અને જમણી બાજુની રાષ્ટ્રીય ભાષામાં મુદ્રિત થવી જોઈએ. જો ઉપયોગમાં લેવાતી રાષ્ટ્રીય ભાષાઓની સંખ્યા એક કરતા વધુ હોય, તો વિગતો ટોચ પર રશિયનમાં અને નીચેની રાષ્ટ્રીય ભાષામાં, જમણા હાંસિયાની સરહદ સુધી રેખાને લંબાવવી જોઈએ.

પત્ર ફોર્મ સંસ્થા માટે તૈયાર કરી શકાય છે, માળખાકીય એકમઅને એક અધિકારી.

લેટર ફોર્મ ડિઝાઇનના ઉદાહરણો:

ચોખા. 3. વિગતોના કોણીય (કેન્દ્રિત) સ્થાન સાથે સંસ્થા તરફથી પત્રનું સ્વરૂપ.

ચોખા. 4. વિગતોની એક ખૂણા (ધ્વજ) ગોઠવણી સાથે સંસ્થા તરફથી પત્રનું સ્વરૂપ.

ચોખા. 5. વિગતોની રેખાંશ વ્યવસ્થા સાથે સંસ્થા તરફથી પત્રનું સ્વરૂપ.

સામાન્ય દસ્તાવેજ ફોર્મના નમૂનાઓ નીચેના દસ્તાવેજોમાં પણ પ્રદાન કરવામાં આવે છે:
GOST R 6.30-2003 "યુનિફાઇડ દસ્તાવેજીકરણ સિસ્ટમ્સ. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજીકરણની એકીકૃત સિસ્ટમ. દસ્તાવેજની તૈયારી માટેની આવશ્યકતાઓ" (પરિશિષ્ટ B, આકૃતિઓ B.2, B.3, B.4);
- 8 નવેમ્બર, 2005 ના રોજ રશિયન ફેડરેશનના સંસ્કૃતિ અને માસ કોમ્યુનિકેશન મંત્રાલયના આદેશ દ્વારા મંજૂર કરાયેલ ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ ઓથોરિટીમાં ઓફિસના કામ માટેની માનક સૂચનાઓ (પરિશિષ્ટ નંબર 13, 14, 15, 16, 17, 18) .