એક્ઝિક્યુટિવનો વ્યવસાય વ્યક્તિગત સહાયક: આ નોકરી વિશે શું રસપ્રદ અને આશાસ્પદ છે? મેનેજરને અંગત મદદનીશની કેમ જરૂર પડે છે?

પ્રોફેશનલ એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટ કેવો હોવો જોઈએ?

સહાયક મેનેજરનું પોટ્રેટ. તે કેવું હોવું જોઈએ.

ડિરેક્ટરના આસિસ્ટન્ટમેનેજર માટે અનિવાર્ય કર્મચારી છે. તે ઘણા કાર્યો કરે છે અને તેની પાસે એટલી મહાન શક્તિઓ છે કે હકીકતમાં તે કંપનીમાં બીજી વ્યક્તિ બની જાય છે. તેની નોકરીની જવાબદારીઓને સંપૂર્ણ રીતે ઘડવી લગભગ અશક્ય છે. વહીવટી વિશેષતાઓના વંશવેલોમાં વ્યક્તિગત સહાયક એ એક અલગ પેટા પ્રકાર છે. દરેક એમ્પ્લોયર પાસે મદદનીશનો પોતાનો આદર્શ હોય છે, પરંતુ એક સ્થિરતા હોય છે - દરેકને એક વિશ્વસનીય, સમર્પિત અને જવાબદાર સહાયકની જરૂર હોય છે, જે તમામ સંસ્થાકીય અને માહિતી કાર્યો હાથ ધરવા સક્ષમ હોય, મેનેજરને સમય બગાડવાથી મુક્ત કરે અને કુશળતાપૂર્વક પ્રમાણભૂત અને બિન-માનક ઉકેલ લાવે. સમસ્યાઓ

આપણે તફાવતોની રૂપરેખા કરીએ તે પહેલાં, ચાલો વહીવટી હોદ્દાઓના પ્રકારોને વ્યાખ્યાયિત કરીએ. તે સમજવું મહત્વપૂર્ણ છે કે આપણે કયા પ્રકારના વહીવટી વ્યાવસાયિક વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ અને તેને કયા કાર્યો સોંપવામાં આવ્યા છે.

વ્યવસાય સહાયક (BA)(વ્યક્તિગત સહાયક (PA), અંગત મદદનીશ) – મોટી કંપનીઓના મેનેજર અથવા માલિક માટે જરૂરી. પોતાના નેતાને જ સબમિટ કરે છે.

એક વ્યક્તિ "સમ્રાટની નજીક," જમણો હાથ, વિશ્વાસુ, "ડેપ્યુટી બોસ." કાર્ય યોજના અને સમયપત્રક, વ્યવસાય કેલેન્ડર, બહારની દુનિયા સાથે "લિંક" ની યોજના બનાવે છે. માર્ગદર્શક, અનુવાદક, આયા, હોમ મેનેજર, હવામાન આગાહી કરનાર, સર્ચ એન્જિન, ટ્રાવેલ એજન્ટ બની શકે છે અને સ્વતંત્ર નિર્ણયો લઈ શકે છે.

મદદનીશ સચિવ- 50 લોકો સુધીના કંપની સ્ટાફ સાથે મેનેજર માટે જરૂરી. નેતાને સુપરત કરે છે. સહાયક મેનેજરના આંશિક કાર્યો સાથે સચિવના કાર્યોનું સંયોજન. મેનેજર તરફથી સરળ સૂચનાઓનું પાલન કરો.

ઓફિસ મેનેજર- 30 અથવા વધુ લોકોના સ્ટાફ સાથે મધ્યમ કદની કંપનીઓ માટે જરૂરી. ડિરેક્ટર અને ટોચના મેનેજરો બંનેને રિપોર્ટ કરે છે. ઓફિસના લોજિસ્ટિક્સ માટે જવાબદાર, પ્રાથમિક દસ્તાવેજો જાળવે છે અને સેક્રેટરીના કાર્યો કરી શકે છે (મહેમાનોને મળવા, કૉલ કરવા, દસ્તાવેજનો પ્રવાહ).

સ્વાગત સચિવ- મોટી સંખ્યામાં મુલાકાતીઓ સાથે 50 કે તેથી વધુ લોકોનો સ્ટાફ ધરાવતી કંપનીઓ માટે જરૂરી છે. વહીવટી નિયામક, મદદનીશ મેનેજર, ઓફિસ મેનેજર, મેનેજમેન્ટ ટીમને અહેવાલ. તકનીકી કાર્યો કરે છે: મહેમાનોને મળવું, ચા/કોફી, કૉલ્સ, કુરિયર્સ/ડ્રાઇવરો સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા.

વહીવટી હોદ્દાઓના વર્ણનમાં, જવાબદારીઓની સમાનતા હોવા છતાં, મુખ્ય તફાવત છે: સચિવનું મુખ્ય કાર્ય માહિતી પ્રવાહનું સંચાલન કરવાનું છે, અને વ્યક્તિગત સહાયકનું મુખ્ય કાર્ય મેનેજરની ઉત્પાદકતાનું સંચાલન કરવાનું છે.

અંગત મદદનીશને શું જાણવું જોઈએ?

ઉચ્ચ સ્તરના નેતૃત્વને શ્રેષ્ઠ રીતે અનુરૂપ થવા માટે, PAs પાસે ચોક્કસ કૌશલ્યો, ગુણો અને ક્ષમતાઓ, એક પ્રકારનું પાત્ર અને, કદાચ સૌથી અગત્યનું, વિશિષ્ટ વ્યક્તિત્વ પ્રકાર હોવું આવશ્યક છે. તો "વન-મેન બેન્ડ", આ "યુનિવર્સલ સૈનિક" અને "મલ્ટિફંક્શનલ ગેજેટ" શું કરી શકશે?

વ્યવસાયિક કૌશલ્યો:

• રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ;
• સમય વ્યવસ્થાપન;
• કાર્યકારી ઘટનાઓનું સંગઠન;
• ડેપ્યુટી તરીકે કામ કરો (બીજા વ્યક્તિ કાર્યો);
• નાણાકીય સાક્ષરતા;
• સચિવાલય વ્યવસ્થાપન;
• વ્યવસાયિક સંપર્કો જાળવવા;
• મુસાફરી આધાર;
• અનુવાદક તરીકે કામ કરો;
• મેનેજરની અંગત બાબતોનું સંચાલન (વ્યક્તિગત સમર્થન)

ચાલો તેમને નજીકથી નજર કરીએ.

રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ:

• દસ્તાવેજો સાથે કામ કરવું એ વ્યવસાયિક પત્રો, કાગળો, નિવેદનો, કરારો, ઓર્ડર્સ, વિવિધ અહેવાલો વગેરેના તમામ દૃષ્ટિકોણથી સક્ષમ તૈયારી છે;
• જો જરૂરી હોય તો, બોસ દ્વારા દોરવામાં આવેલા પત્રો અને કાગળો સંપાદિત કરવા, ઓર્ડર જારી કરવા, પ્રસ્તુતિઓ અને ડ્રાફ્ટ દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા;
• મેઇલ સાથે કામ કરવું: બોસના મેઇલને મહત્વ અને તાકીદ દ્વારા વર્ગીકૃત કરવું, પત્રો ક્યાં ફોરવર્ડ કરવા, કોણે શું જવાબ આપવો, કોની પાસેથી કૃપાપૂર્વક પૂછવું અને કોની કડક માંગ કરવી તે જાણવું.

સમય વ્યવસ્થાપન:

• શેડ્યૂલ બનાવવું અને તેનું આયોજન કરવું, કાર્યોને પ્રાધાન્ય આપવું, શેડ્યૂલને ટ્રેક કરવું;
• કાર્યો રેકોર્ડ કરવા અને તેમના વિશે મેનેજરને યાદ અપાવવું, સમયમર્યાદા, મીટિંગ્સ, ટ્રિપ્સ અને અન્ય વ્યવસાયિક ઇવેન્ટ્સ વિશે જાણ કરવી;
• મેનેજરના કાર્યકારી દિવસની શ્રેષ્ઠ સંસ્થા;
• તમારા પોતાના કામના સમયનું આયોજન કરો.

કાર્ય ઘટનાઓનું સંગઠન:

• મીટિંગ્સ, વાટાઘાટો, પરિષદો, પ્રસ્તુતિઓની તૈયારી જેમાં મેનેજરની ભાગીદારીની જરૂર હોય છે;
• મિનિટ રાખવા, ઇવેન્ટના સહભાગીઓને સૂચનાઓ અને આમંત્રણ પત્રો મોકલવા, મીટિંગના પરિણામો વિશે માહિતી પ્રદાન કરવી;
• વ્યવસાયિક પ્રવાસોનું સંગઠન.

ડેપ્યુટી તરીકે કામ કરો (બીજા વ્યક્તિના કાર્યો):

• મૂળભૂત વ્યાવસાયિક જ્ઞાન અને કૌશલ્યોનું જ સંપૂર્ણ જ્ઞાન નથી, પરંતુ વિવિધ ક્ષેત્રોમાં ચોક્કસ જ્ઞાન પણ છે;
• મેનેજ કરવાની ક્ષમતા: કર્મચારીઓને ગોઠવો (કંપનીના ઉચ્ચ અધિકારીઓ સહિત), વિભાગના વડાઓને પ્રભાવિત કરો અને કાર્યોના અમલીકરણ પર દેખરેખ રાખો;
• વ્યક્તિગત વ્યવસાય પ્રોજેક્ટ્સની દેખરેખ;
• કેટલાક વ્યવસાયિક મુદ્દાઓને સ્વતંત્ર રીતે ઉકેલો (ઉદાહરણ તરીકે, અમુક મીટિંગ્સ યોજવા વિશે);
• વ્યવસાયિક કાર્યક્રમોમાં મેનેજરના પ્રતિનિધિ બનો, તેની સ્થિતિ વ્યક્ત કરો અને પ્રશ્નોના જવાબ આપો;
• બોસ વતી કાર્ય કરો, વાટાઘાટો કરવા અને યોગ્ય રીતે સોદો કરવા સક્ષમ બનો;
• નિર્ણાયક રીતે કાર્ય કરો, જવાબદારી લેવાથી ડરશો નહીં.

સચિવાલય સંચાલન:

• ડ્રાઇવરો અને કુરિયર્સ માટે કાર્યો સેટ કરવા, ઇવેન્ટ્સ માટે ખરીદી કરવી, ઑફિસ મેનેજરના કાર્યોને સંયોજિત કરવા;
• સપ્લાયરો સાથે કરારો દોરવા, કાર્ય પ્રક્રિયા માટે તકનીકી સપોર્ટ સાથેના મુદ્દાઓને તાત્કાલિક ઉકેલવા માટે જરૂરી અધિકારીનો સંપર્ક કરવો;
• મેનેજરની ઓફિસ અને રિસેપ્શન એરિયા માટે લાઇફ સપોર્ટ.

વ્યવસાયિક સંપર્કો જાળવવા:

• માહિતીના પ્રવાહને મેનેજ કરવામાં સમર્થ થાઓ (કોણ અને ક્યારે બોસ સાથે કનેક્ટ/પાસ થઈ શકે છે, કોને અન્ય જવાબદાર વ્યક્તિ સાથે બદલી શકાય છે અને લગભગ હંમેશા સ્વતંત્ર રીતે આ નિર્ણયો લે છે તે જાણો);
• કંપનીની તમામ ઘટનાઓથી પરિચિત રહો;
• બોસ અને કંપનીની છબીને નુકસાન પહોંચાડ્યા વિના મેનેજરને બિનજરૂરી સંપર્કોથી સુરક્ષિત કરો;
• કોઈપણ મુદ્દાને શક્ય તેટલા ઓછા સમયમાં ઉકેલો - અને હંમેશા હકારાત્મક પરિણામ સાથે;
• કંપનીના ગ્રાહકોને અભિનંદન આપો અને તેમની સાથે સંપર્ક જાળવી રાખો.

મુસાફરી આધાર:

• એક્ઝિક્યુટિવ્સ માટે વ્યવસાય અને મુસાફરીનું આયોજન (વિઝા, રેલ્વે અને એર ટિકિટ બુકિંગ, ટ્રાન્સફર, હોટલ);
• બંને દિશામાં ફ્લાઇટ્સ અને ચાર્ટર્સના સૌથી જટિલ લોજિસ્ટિક્સનું સંગઠન;
• એરલાઇનના અધિકારીઓ સાથે વ્યક્તિગત પરિચય;
• મુસાફરીની વ્યવસ્થા: ટિકિટ ખરીદવાથી લઈને, ટ્રાન્સફર ઓર્ડર કરવા, ડિનરથી લઈને ભેટો પસંદ કરવા સુધી. દરેક સફર ચોક્કસ પ્રોગ્રામ સાથે હોય છે, સફર માટે "સ્ક્રીપ્ટ" લખે છે - મીટિંગ્સ અને ઇવેન્ટ્સથી લઈને ચોક્કસ મેનૂ અનુસાર રેસ્ટોરન્ટમાં રાત્રિભોજનના ચોક્કસ સમય સુધી;
• અન્ય દેશોમાં કોન્ટ્રાક્ટરો અને સેવાઓનું નિયંત્રણ;
• લક્ઝરી કાર, યાટ્સ, બિઝનેસ જેટ, ડિસ્કાઉન્ટની વાટાઘાટો કરવાની ક્ષમતા ભાડે આપવા માટેના ભાવોનું સાવચેત નિરીક્ષણ.

અનુવાદક તરીકે કામ કરો:

• બિઝનેસ મીટિંગ્સમાં અનુવાદ;
• દસ્તાવેજોનો લેખિત અનુવાદ;
• વિદેશી ભાષામાં વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારનું સંચાલન.

મેનેજરની અંગત બાબતોનું સંચાલન (વ્યક્તિગત સમર્થન). વ્યક્તિગત સહાયકને એક કારણસર "વ્યક્તિગત" કહેવામાં આવે છે: તેની કાર્યક્ષમતામાં માત્ર કામના કાર્યો જ નહીં, પણ મેનેજર માટે વ્યક્તિગત સોંપણીઓ પણ શામેલ છે.

• તમારે વિવિધ લક્ઝરી સેવા વિસ્તારોમાં નેવિગેટ કરવાની જરૂર છે - રેસ્ટોરાંથી લઈને ભેટો સુધી;
• જો મેનેજરને બાળકો હોય, તો બકરીઓ/શિક્ષકો/ટ્યુટરના કામ પર નજર રાખો, ક્લબ/વિભાગો/વર્ગોમાં હાજરી પર નજર રાખો;
• મનોરંજનનું સંગઠન - દેશો અને સ્થાનોની ભલામણોથી લઈને ખોરાક અને ચળવળના દૈનિક નિયંત્રણ સુધી (એરોપ્લેન, બિઝનેસ જેટ, યાટ્સ, જહાજો પરની સફરના સંગઠન સહિત);
• દેશના ઘરોની જાળવણીનું આયોજન, સેવા કર્મચારીઓ સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા;
• તબીબી ઘટનાઓનું સંગઠન (નિવારક પરીક્ષાઓ માટે નોંધણી, કામગીરીનું સંગઠન, સંશોધન, સારવાર, સૂચિત દવાઓના સમયસર લેવાનું નિરીક્ષણ);
• લક્ઝરી બ્રાન્ડ્સ અને કપડાં/ચંપલ/એસેસરીઝની બ્રાન્ડ્સનું ઉત્તમ જ્ઞાન - હૌટ કોઉચર, પહેરવા માટે તૈયાર, પ્રખ્યાત ફેશન ડિઝાઇનર્સ અને વિદેશી ફેશન હાઉસ સાથેની ક્રિયાપ્રતિક્રિયા, વ્યક્તિગત માપ સાથે કામ કરવું;
• શ્રેષ્ઠ રશિયન શિલ્પકારો, કલાકારો, એન્ટિક ડીલરોનું જ્ઞાન, કારણ કે તમારે ઘણીવાર તેમની કૃતિઓ ભેટ તરીકે ખરીદવી પડે છે;
• બોસના રમતગમતના શોખનું આયોજન: વ્યક્તિગત માપન અનુસાર કસ્ટમ-મેઇડ સાધનો, એક્સેસરીઝના નવીનતમ સંગ્રહની ખરીદી;
• નવી રેસ્ટોરાં, ગોલ્ફ કોર્સ, સ્પોર્ટ્સ કાર રેસ, રેસટ્રેક શેડ્યૂલ અને મુખ્ય સીમાચિહ્ન ઘટનાઓના ઉદઘાટનનું નિરીક્ષણ કરો;
• બોસના સંબંધીઓ, તેના માતા-પિતા, મિત્રો, ભાગીદારો વગેરે માટે સમાન સમર્થનનું આયોજન કરવું.

શ્રેષ્ઠ એક્ઝિક્યુટિવ સહાયકોમાં કયા ગુણો છે?

સંપૂર્ણ ભક્તિ- 22%. નેતાઓ માટે સૌથી મહત્વની ગુણવત્તા વફાદારી હતી. વફાદારી, પૈસા માટે નહીં, કોઈ વિચાર માટે કામ કરવું, પ્રથમ વ્યક્તિના વિચારો વાંચવાની ક્ષમતા, ફોન પર બોસનો ખરાબ મૂડ નક્કી કરવો, ગૌણ અધિકારીઓની બેજવાબદારીથી સંચિત બળતરા જ્યારે બહાર આવે ત્યારે તમને સંબોધવામાં આવતા અસંતોષ પર ધ્યાન ન આપવું. , ભાગીદારોની અપ્રમાણિકતા, સંબંધીઓ સાથે સમસ્યાઓ, અયોગ્ય હવામાન, વગેરે.

વફાદાર સહાયકની એક વિશિષ્ટ વિશેષતા એ મદદ કરવા માટે નિષ્ઠાવાન અને સતત તત્પરતા છે, ભલે આપેલ સમસ્યાનો ઉકેલ કરારમાં ઉલ્લેખિત ન હોય.

તેથી, મેનેજરો, તેમની કારકિર્દીના માર્ગ પર આડા અથવા ઊભી રીતે આગળ વધતા, ઘણીવાર તેમની સાથે એક અંગત મદદનીશ લે છે, જેની સાથે તેઓ ખાસ કાર્યકારી સંબંધ ધરાવે છે.

પ્રદર્શન- 20%. જવાબદારી, સમયની પાબંદી. અહીં જે મહત્વનું છે તે પહેલ, પહેલ અથવા વ્યક્તિગત અભિપ્રાય વિના કાર્યનો ચોક્કસ અમલ છે. મુશ્કેલી: કાર્યને સાંભળવાનો અને સમજવાનો એક જ પ્રયાસ છે અને તેને સ્પષ્ટ રીતે કરવા માટે ઓછામાં ઓછો સમય છે; કોઈ તેને બે વાર પુનરાવર્તન કરશે નહીં.

બુદ્ધિ- 19%. આ એક સક્રિય સ્થિતિ છે અને તમારી આંગળીને નાડી પર રાખવાની ક્ષમતા, દેશ અને વિશ્વની વર્તમાન રાજકીય અને આર્થિક પરિસ્થિતિ વિશે ભાગીદારો સાથે વાતચીત જાળવવાની ક્ષમતા, આ અથવા તે તકનીકી નવીનતા કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તે સમજવાની ક્ષમતા, ક્ષમતા મલ્ટિટાસ્ક, કોઠાસૂઝ, અસાધારણ પરિસ્થિતિઓમાં ઝડપી પ્રતિક્રિયા, ચાતુર્ય, બુદ્ધિ, વિશ્લેષણાત્મક મન.

માહિતી સંગ્રહિત કરવાની ક્ષમતા- 13%. વ્યક્તિગત સહાયકમાં વિશ્વાસની ડિગ્રી, નિયમ તરીકે, ખૂબ ઊંચી છે: તેને ચુકવણી કાર્ડ્સ અને પિન કોડ્સ, વિવિધ ગોપનીય માહિતી, સહાયકો મેનેજરના અંગત જીવનમાં સમસ્યાઓ હલ કરવામાં ભાગ લે છે. વિશ્વાસની ચાવી એ ગૌણતા, સાંભળવાની કુશળતા અને ગોપનીયતા જાળવવી છે.

સંપર્કો- અગિયાર%. જોડાણો, યોગ્ય લોકો/સંસ્થાઓનો ડેટાબેઝ. રેસ્ટોરાં, યાટ કેન્દ્રો અને એરલાઇન્સ, હોટલ, ફાઉન્ડેશન, વીઆઇપી ક્લબના સંચાલકો સાથે વ્યક્તિગત પરિચિતો મહત્વપૂર્ણ છે - આ બોસની સમસ્યાઓને ઝડપથી અને અસરકારક રીતે હલ કરવાનું શક્ય બનાવે છે.

પ્રત્યાયન કૌશલ્ય- 8%. ગતિશીલતા, કાર્યક્ષમતા, અનુકૂલનક્ષમતા, સ્થિતિ સંપૂર્ણપણે અલગ લોકો સાથે સામાન્ય ભાષા શોધવાની ક્ષમતા. વ્યક્તિગત સહાયકને યોગ્ય રીતે સંચાર પ્રતિભા માનવામાં આવે છે. તે લગભગ કોઈપણ વ્યક્તિની તરફેણમાં જીતી શકે છે, અસંસ્કારી વ્યક્તિને તેની જગ્યાએ મૂકી શકે છે, કોઈપણ સંઘર્ષને ઉકેલી શકે છે અને તે જ સમયે એક મોહક અને આદરણીય વ્યક્તિ બની શકે છે.

વર્કહોલિઝમ- 5%. અનિયમિત કલાકોમાં સક્રિય રીતે કામ કરવાની ક્ષમતા.

પહેલ- 2%. પહેલ એ એક સ્થિર વ્યક્તિત્વ લક્ષણ છે જે કંઈક અમલમાં મૂકવા અથવા પરિવર્તન કરવાની સભાન અને નિર્ધારિત ઇચ્છા ધરાવે છે. મેનેજર્સે નોંધ્યું કે સહાયકની પહેલ મેનેજમેન્ટ પ્રક્રિયામાં દખલ કરે છે અને બોસને અગવડતા લાવે છે, કારણ કે જો સહાયક તેના બોસને ગોઠવી શકે છે, તેની સાથે વાતચીતમાં તેની સ્થિતિનો બચાવ કરી શકે છે, ખાતરીપૂર્વક અને રચનાત્મક બની શકે છે, તો તે સ્પષ્ટ નથી કે બોસ કોણ છે.

સહાયકનું કાર્ય વિચારો સાથે સફળ બિઝનેસ યુનિટ બનવાની ઈચ્છા નથી, પરંતુ ઓર્ડરનો સચોટ અમલ કરીને અને તેની પહેલોને અમલમાં મૂકીને મેનેજરને મદદ કરવાની ઈચ્છા છે.

દેખાવ.મોટાભાગના મેનેજરો માટે, દેખાવ મહત્વપૂર્ણ નથી - તેના બદલે, તેનાથી વિપરીત: તેઓ તેજસ્વી, "સુશોભિત" સહાયકોને ટાળવાનો પ્રયાસ કરે છે જે આદરણીય ગ્રાહકો સાથે ગંભીર વ્યવસાયમાં રમૂજી દેખાશે. દસમાંથી એક જાહેરાતમાં "પ્રસ્તુત કરવા યોગ્ય" દેખાવનો ઉલ્લેખ જોવા મળે છે. મોટેભાગે, આવી ખાલી જગ્યાઓ નાની કંપનીઓમાંથી આવે છે. મોટી કંપનીઓમાં માલિકોના અંગત સહાયકો માટેની ખાલી જગ્યાઓમાં, દેખાવનો કોઈ ઉલ્લેખ નથી.

મેનેજરો અનુસાર સહાયકનું પોટ્રેટ સમર્પિત, વાજબી કલાકાર, સાધારણ મિલનસાર, વાચાળ અને કાર્યક્ષમ નથી.

સહાયક પાસે કયા વ્યક્તિગત ગુણો હોવા જોઈએ:

• આજ્ઞાપાલન કરવાની ક્ષમતા, મૂડ અનુભવો;

કદાચ એક પણ આધુનિક ડિરેક્ટર, મેનેજર, બોસ અંગત સચિવ વિના તેમના કાર્ય જીવનની કલ્પના કરી શકશે નહીં. પ્રથમ, સહાયક હોવું ખૂબ જ પ્રતિષ્ઠિત છે. બીજું, ખરેખર સક્ષમ અને જવાબદાર સચિવ બોસનો "જમણો હાથ" બની જાય છે, એન્ટરપ્રાઇઝમાં બદલી ન શકાય તેવી વ્યક્તિ અને, સૌથી અગત્યનું, બાંયધરી કે તમે હંમેશા સમયસર હશો, કંઈપણ ભૂલી શકશો નહીં, અને હંમેશા તમારી આંગળી હશે. નાડી પર. સંમત થાઓ, આધુનિક જીવનની ઉન્મત્ત ગતિમાં આ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. અને, છેવટે, તમે હંમેશા સેક્રેટરીને અનિચ્છનીય ફોન કૉલ રીડાયરેક્ટ કરી શકો છો, સહાયકને અપ્રિય ક્લાયંટ સાથે વાતચીત કરવા માટે સૂચના આપી શકો છો અથવા સહાયકને વ્યક્તિગત ઉજવણીનું આયોજન કરવા માટે કહી શકો છો. ખૂબ અનુકૂળ, તે નથી?

સચિવ, મદદનીશ, ઓફિસ મેનેજર, અંગત મદદનીશ: સામાન્ય લક્ષણો અને તફાવતો

જેમ તમે નોંધ્યું છે, એક જ ઓફિસ કાર્યકરને અલગ રીતે બોલાવી શકાય છે. શું પોઝિશન કેવી રીતે સંભળાય છે તેના આધારે કરવામાં આવેલી ફરજોનો સાર બદલાય છે? ચાલો તેને આકૃતિ કરીએ.
એક શબ્દ મા " સચિવ" ઓફિસનું કામ કરવા, પત્રવ્યવહારમાં મદદ કરવા, મીટિંગ્સ અને ઇવેન્ટ્સનું આયોજન કરવા, એક્ઝિક્યુટિવ તરફથી વ્યક્તિગત સૂચનાઓ હાથ ધરવા, ટેલિફોન કૉલ્સનો જવાબ આપવા વગેરે માટે વ્યક્તિ અથવા કંપની દ્વારા ભાડે રાખેલી વ્યક્તિની સ્થિતિ સૂચવે છે. સામાન્ય રીતે, સેક્રેટરી એ બહુપક્ષીય અને સામાન્ય શબ્દ છે જેમાં ઘણી સંભવિત નોકરીની જવાબદારીઓનો સમાવેશ થાય છે. તેથી, તાજેતરમાં આસિસ્ટન્ટ સેક્રેટરી અને ઓફિસ મેનેજર તરીકે આવા ખ્યાલોનો ઉપયોગ સામાન્ય રીતે સ્વીકારવામાં આવ્યો છે.
ઇન્ચાર્જ સંદર્ભસામાન્ય રીતે સમાવેશ થાય છે: ટેલિફોન વાર્તાલાપ, વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર, એક્ઝિક્યુટિવ બિઝનેસ ટ્રિપ્સનું આયોજન, દસ્તાવેજ નિયંત્રણ, મુલાકાતીઓ પ્રાપ્ત કરવા, કેસ ફાઇલ કરવા, ઓફિસ સાધનો સાથે કામ કરવું. મોટાભાગે, આસિસ્ટન્ટ સેક્રેટરી ટેક્નિકલ પરફોર્મર છે. તેથી જ ઉચ્ચ શિક્ષણ, વિશેષ કૌશલ્ય અથવા તો કામનો અનુભવ વિનાના અરજદારોને આ પદ માટે વારંવાર રાખવામાં આવે છે.
પરંતુ કામ માટે ઓફિસ મેનેજરખાસ જ્ઞાન જરૂરી છે, ઉદાહરણ તરીકે ઓફિસ મેનેજમેન્ટ અને ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટના ક્ષેત્રમાં. આવા સેક્રેટરીની જવાબદારીઓ મદદનીશ કરતાં ઘણી વ્યાપક હોય છે.
અંગત મદદનીશતેમની પાસે વધુ ઊંડી કુશળતા, વ્યક્તિગત અને વ્યાવસાયિક ગુણો હોવા જોઈએ, કારણ કે સહાયકો એવા લોકો છે જેઓ દરેક વસ્તુ અને હંમેશા યાદ રાખે છે, જેમના પર મેનેજરની બિઝનેસ મીટિંગ અથવા વર્ષગાંઠની ઉજવણીની સફળતા આધાર રાખે છે, અને જેઓ તેમના બોસની સાથે લગભગ હંમેશા અને દરેક જગ્યાએ હોય છે.
માર્ગ દ્વારા, તે હકીકતને ધ્યાનમાં લેવી યોગ્ય છે કે કાર્ય પુસ્તકોમાં (અલબત્ત, સત્તાવાર રોજગારને આધિન) એન્ટ્રીઓ "સહાયક મેનેજર" અથવા "સહાયક" ભાગ્યે જ બનાવવામાં આવે છે. મોટેભાગે, આવી સ્થિતિને "મેનેજર સેક્રેટરી" તરીકે લખવામાં આવે છે.

સંભવિત સચિવો માટે જરૂરીયાતો શું છે?

જો તમે સેક્રેટરીની નોકરી શોધી રહ્યા છો, તો તમારે ઓછામાં ઓછી મૂળભૂત આવશ્યકતાઓ જાણવી જોઈએ કે જે નોકરીદાતાઓ અરજદારો પર મૂકે છે. અલબત્ત, દરેક વ્યક્તિગત કેસમાં ઘણી ઘોંઘાટ હોય છે, અને દરેક મેનેજર તેના સેક્રેટરીને વિશેષ પ્રકાશમાં જુએ છે. કેટલાક માટે, ઉચ્ચ શિક્ષણ મેળવવું જરાય મહત્વનું નથી, અન્ય બોસ જ્ઞાનને મોખરે રાખે છે, કેટલાક માટે તે માત્ર મહત્વનું છે કે સેક્રેટરી કેવા પ્રકારની કોફી પીવે છે અથવા તે (તેણી) કેવી દેખાય છે. બાય ધ વે, અહીં જાણવું અગત્યનું છે. એમ્પ્લોયર તમને લાંબા સમય સુધી અને ખંતપૂર્વક કહી શકે છે કે તેને સેક્રેટરી પાસેથી શું જોઈએ છે અને તમે શું કરશો, પરંતુ મીરસોવેટોવના વાચકોએ આ ભાષણો પર ધ્યાન આપવું જોઈએ નહીં. મારા પર વિશ્વાસ કરો, તમારા ખભા પર ઘણી જવાબદારીઓ મૂકવામાં આવશે, નોકરીના વર્ણનમાં જે વર્ણવેલ છે અને તમને જે કહેવામાં આવ્યું છે તેના કરતાં ઘણું વધારે છે. સંભવિત કર્મચારીને ડરાવવા માટે આ કરવામાં આવે છે. ગણતરી એવી કરવામાં આવે છે કે કાર્ય પ્રક્રિયા દરમિયાન તમારા માટે નવી જવાબદારી "ફેંકવી" અથવા તમને વિશેષ સોંપણીઓ સોંપવી સરળ બનશે (એક પણ બોસ તમને ઇન્ટરવ્યુમાં કહેશે નહીં કે તમારે તેને જન્મ તારીખો યાદ કરાવવી પડશે. તેની પત્ની અને રખાતની, પરંતુ વ્યવહારમાં આ કેસ હશે).
તેથી, મૂળભૂત જરૂરિયાતો. મેં સેક્રેટરી પદ માટે બે વાર અરજી કરી, અને બંને વખત ખૂબ સમાન હતા:

• ઉચ્ચ શિક્ષણ પૂર્ણ કર્યું (સારું, કેવા પ્રકારના મેનેજરને એ હકીકત ગમશે કે તેનો સહાયક સૌથી અયોગ્ય ક્ષણે સત્રમાંથી ગેરહાજર રહેશે?);
• કાર્ય અનુભવ (વૈકલ્પિક, પરંતુ અત્યંત ઇચ્છનીય);
• સુખદ દેખાવ;
• ઓફિસ સાધનો સાથે કામ કરવાની ક્ષમતા, કમ્પ્યુટર પ્રોગ્રામનું જ્ઞાન, ઇન્ટરનેટ કૌશલ્ય;
• સંચાર કૌશલ્ય, સક્ષમ ભાષણ, મૌખિક અને લેખિતમાં પોતાના વિચારો વ્યક્ત કરવાની ક્ષમતા;
• એક અથવા વધુ વિદેશી ભાષાઓનું જ્ઞાન;
• 18 થી 35 વર્ષ સુધીની ઉંમર;
• , સોંપેલ કાર્યોને પૂર્ણ કરવા માટે જવાબદાર અભિગમ, શીખવાની ઇચ્છા;
• નિર્ધારિત ધોરણો વિના કામ કરવાની તક (તેથી, નોકરીદાતાઓ સેક્રેટરીના પદ માટે અરજી કરતી "કુટુંબ" મહિલાઓમાં ભાગ્યે જ રસ ધરાવતા હોય છે).

મેં પહેલેથી જ કહ્યું તેમ, આ સંભવિત સંદર્ભ માટેની જરૂરિયાતોની ખૂબ જ સામાન્ય સૂચિ છે અને દરેક એમ્પ્લોયરની પોતાની હોય છે. જો તમે આ યાદીમાં એવી કોઈ વસ્તુ જોશો જેમાં તમે બહુ મજબૂત નથી તો તમારે ક્યારેય ઈન્ટરવ્યૂ નકારવો જોઈએ. મારા પર વિશ્વાસ કરો, તમારી અન્ય શક્તિઓ તમારી બધી નબળાઈઓને ઝડપથી આવરી લેશે.

મારી કારકિર્દી વાર્તા

જ્યારે હું યુનિવર્સિટીમાંથી સ્નાતક થયો, ત્યારે મને ન તો કામનો અનુભવ હતો કે ન તો વિશ્વાસ હતો કે હું ઝડપથી કોઈ પણ કંપનીમાં નોકરી મેળવી શકીશ. તેથી, જ્યારે મેં પ્રથમ જાહેરાતને કૉલ કર્યો જે મારા માર્ગે "બીયર અને નોન-આલ્કોહોલિક પ્લાન્ટમાં મેનેજરના સેક્રેટરી માટે જરૂરી છે" લખાણ સાથે આવ્યો અને મને તરત જ ઇન્ટરવ્યુ માટે આમંત્રણ આપવામાં આવ્યું, ત્યારે હું ખૂબ જ આશ્ચર્યચકિત થઈ ગયો. મને વધુ આશ્ચર્ય થયું જ્યારે, ઇન્ટરવ્યુ પછી, મને તે જ દિવસે કામ પર જવાની ઓફર કરવામાં આવી. સ્વાભાવિક રીતે, હું સંમત થયો. પગાર મને અનુકૂળ હતો, ગઈકાલનો વિદ્યાર્થી, મને ડિરેક્ટર ગમ્યો, અને કામ ધૂળ-મુક્ત લાગ્યું. મારા માટે ઘણું બધું નવું હતું, હું ઘણું જાણતો ન હતો, અને મારે મારી પોતાની ભૂલોમાંથી શીખવું પડ્યું, કારણ કે મદદ કરવા અથવા સૂચવવા માટે કોઈ નહોતું. હું ટીમ અને દિગ્દર્શકનો એ હકીકત માટે ખૂબ આભારી છું કે તેઓએ મારી ભૂલોને સમજણપૂર્વક સારવાર આપી અને ભૂલો અને ખામીઓ માટે મને સખત રીતે ન્યાય આપ્યો નહીં. સૈદ્ધાંતિક રીતે, મેં બધી મુખ્ય જવાબદારીઓનો "ઉત્તમ રીતે" સામનો કર્યો: વાટાઘાટો, વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર, મુસાફરી પ્રમાણપત્રો આપવા, મહેમાનોને પ્રાપ્ત કરવા, ઓફિસ સાધનો સાથે કામ કરવું, ડિરેક્ટર અને તેના મહેમાનો માટે ચા અને કોફી. સામાન્ય રીતે, મેં કોઈ આત્યંતિક સોંપણીઓ હાથ ધરી ન હતી, મેં કર્મચારીઓની સમસ્યાઓ સાથે વ્યવહાર કર્યો ન હતો, હું સમયપત્રક પર હતો અને લંચ માટે કાનૂની કલાક હતો. ધીરે ધીરે, મેં એન્ટરપ્રાઇઝના વરિષ્ઠ અધિકારીઓના જીવનની "પડદા પાછળ" શોધવાનું શરૂ કર્યું. મેં ફક્ત મારી ક્રિયાઓ દ્વારા આદર પ્રાપ્ત કર્યો, જો કે હું છુપાવીશ નહીં કે એવા સાથીદારો પણ હતા જેઓ મને કંઈક બિનજરૂરી અથવા અપમાનજનક કહેવા માટે શરમ અનુભવતા હતા, કારણ કે હું બોસની સૌથી નજીક હતો, અને દરેક જણ તેનાથી ડરતા હતા.
મેં લગભગ એક વર્ષ સુધી ડાયરેક્ટરના સેક્રેટરી તરીકે કામ કર્યું, ત્યારબાદ મને બઢતી આપવામાં આવી અને બીજા વિભાગમાં ટ્રાન્સફર કરવામાં આવી. જ્યારે મેં સેક્રેટરીનું પદ છોડ્યું ત્યારે હું ઘણું જાણતો હતો અને મને ખાતરી હતી કે જો મારે ફરીથી બધું શરૂ કરવું હોય તો મારી પાસે અનુભવ અને જ્ઞાનનો ભંડાર છે. મેનેજરને સેક્રેટરીની ચોક્કસ સ્થિતિ સાથેનો એક રેઝ્યૂમે, ઘણા વર્ષો પછી ઇન્ટરનેટ પર મોકલવામાં આવ્યો, તેણે તેનું કામ કર્યું અને મને એક વિશાળ વ્યાપારી માળખામાં ડિરેક્ટરના અંગત સહાયક તરીકે કામ કરવા આમંત્રણ આપવામાં આવ્યું. ખાલી જગ્યા માટેની સ્પર્ધામાં મારી જીત માટે મારો કાર્ય અનુભવ અને વિદેશી ભાષાઓનું જ્ઞાન મુખ્ય માપદંડ બની ગયું.
મારી અપેક્ષા મુજબ, અંગત સહાયકની સ્થિતિ નિયમિત સચિવની સ્થિતિ કરતાં ધરમૂળથી અલગ હતી. મારે સામાન્ય કોલ્સનો જવાબ આપવા, બોસ માટે ચા બનાવવા, દસ્તાવેજોની ફોટોકોપી અથવા પત્રવ્યવહાર મોકલવા માટે પરબિડીયાઓ પર સહી કરવાની જરૂર નહોતી, જે હું પ્લાન્ટમાં કરવા માટે ટેવાયેલો હતો. હું બોસના અંગત જીવનમાં તરત જ "ડૂબકી" ગયો, તેની બધી મીટિંગ્સ અને ઇવેન્ટ્સનું આયોજન કર્યું અને વિશેષ સોંપણીઓ હાથ ધરી (ઉદાહરણ તરીકે, તેના મિત્રની વર્ષગાંઠ માટે ભેટ પસંદ કરવી અથવા કોઈ સાથીદારને ખરાબ સમાચાર જણાવવું). મારું માપેલું જીવન શેડ્યૂલ નાટકીય રીતે બદલાઈ ગયું છે. મારે લંચ કે કોફી બ્રેક વગર દિવસમાં 10 કલાક કામ કરવું પડતું હતું. રજાના દિવસોમાં ઓફિસમાં મોડે સુધી બેસીને કાર્ડ પર સહી કરવી એ સામાન્ય માનવામાં આવતું હતું અને સપ્તાહના અંતે કામ કરવું એ સ્વાભાવિક પ્રક્રિયા હતી. હું દિગ્દર્શકની સાથે ઇવેન્ટ્સમાં ગયો, ભાગીદારો સાથે તેની વિદેશ યાત્રાઓનું આયોજન કર્યું, ખરીદ્યું અને વેચ્યું અને સેંકડો મૂર્ખ અહેવાલો સાથે વ્યવહાર કર્યો. સૌથી મહત્વની બાબત એ છે કે મેં બોસના સતત બદલાતા મૂડને અનુરૂપ છે અને તેમના ગુસ્સાને ટાળવા માટે, મેં મારું કામ શક્ય તેટલી ઝડપથી, કાર્યક્ષમતાથી અને સંપૂર્ણ રીતે કરવાનો પ્રયાસ કર્યો. હું આયોજન કરવામાં મહાન હતો અને મને સતત વસ્તુઓ ગોઠવવાનું કહેવામાં આવતું હતું. જ્યારે વિદેશી ભાગીદારો બોસ પાસે આવ્યા ત્યારે હું અનુવાદક હતો. સામાન્ય રીતે, મેં અંગત સહાયક તરીકે ઘણું બધું કર્યું નથી. હવે હું આ કાર્યસ્થળને કૃતજ્ઞતા સાથે યાદ કરું છું, બધી ચેતા, નાની મુશ્કેલીઓ અને નિંદાઓ છતાં. તે જીવનની એક વાસ્તવિક શાળા હતી, જેણે મને સંપૂર્ણપણે મુક્ત કરી, વિવિધ સ્તરો અને રેન્કના લોકો સાથે કેવી રીતે વાતચીત કરવી તે શીખવ્યું, અને મને જ્ઞાન અને કુશળતાનો અમૂલ્ય ભંડાર આપ્યો.
કામના બે સ્થાનો, બે હોદ્દાઓની તુલના કરતા, હું વિશ્વાસ સાથે કહી શકું છું: સામાન્ય સચિવ બનવું એ કંટાળાજનક અને નિયમિત છે (જોકે દરેક માટે પોતાનું, અલબત્ત), સહાયક મેનેજર બનવું રસપ્રદ, શૈક્ષણિક, ઉપયોગી છે. હું જે શાળામાંથી "સ્નાતક" થયો તે પછી, મને સરળતાથી બઢતી મળી, તેઓએ મને રસપ્રદ હોદ્દા આપવાનું શરૂ કર્યું, અને મને અદ્ભુત પ્રોજેક્ટ્સ માટે આમંત્રણ આપ્યું. એક સામાન્ય સચિવ તરીકે કામ કરતી વખતે, મને ક્યારેય તે સકારાત્મક લાગણીઓ પ્રાપ્ત થઈ નથી જે સહાયક દિગ્દર્શક તરીકે મારા સમગ્ર કાર્ય દરમિયાન મારી સાથે હતી. હું માનું છું કે તે નિરર્થક નથી કે હું શરૂઆતથી અંત સુધી આ માર્ગ પર ચાલ્યો, મારા તમામ પ્રારંભિક જ્ઞાનને પોલિશ કરીને અને નવી કુશળતાને મજબૂત બનાવું. મેં મારી જાતને શોધી કાઢી, હું એક બદલી ન શકાય તેવી વ્યક્તિ બની ગયો, મેં ટીમ અને મારા બોસનું સન્માન મેળવ્યું. તે ખરેખર મૂલ્યવાન હતું.

સૌથી પ્રતિષ્ઠિત વ્યવસાયોમાંનો એક, અને તે જ સમયે જે મોટાભાગના લોકો માટે એકદમ સરળ લાગે છે, તે વ્યક્તિગત સચિવ અથવા સહાયક છે. પ્રતિષ્ઠા વિશે, બધું સાચું છે. હળવાશ માટે, આ એક ભ્રામક છાપ છે. માત્ર ખરાબ મદદગાર બનવું સરળ છે. વ્યાવસાયિક ક્ષિતિજ પર સ્ટાર કેવી રીતે બનવું?

જવાબ આપો

એક્ઝિક્યુટિવના અંગત સહાયકની સ્થિતિ કંપનીમાં ઉચ્ચ દરજ્જો ધરાવે છે. અંગત મદદનીશ સંસ્થાના કાર્યાલય જીવનના કેન્દ્રમાં છે; તેની વ્યક્તિ પર ઘણું ધ્યાન આપવામાં આવે છે. કંપનીઓના ટોચના અધિકારીઓ સાથે વાતચીત અને વ્યક્તિગત સહાયક જે જવાબદારી ધરાવે છે તે માટે નોંધપાત્ર જ્ઞાન અને કૌશલ્યની જરૂર છે. સહાયક દ્વારા વહીવટી, પ્રતિનિધિ અને મધ્યસ્થી કાર્યની મોટી અને મહત્વની રકમનો વધુ પડતો અંદાજ કાઢવો મુશ્કેલ છે.

સંસ્થાના કદને ધ્યાનમાં લીધા વિના, વ્યક્તિગત સહાયક દ્વારા ઉકેલાયેલા મુદ્દાઓનો વિસ્તાર કેટલીકવાર એટલી હદ સુધી વિસ્તૃત થાય છે કે તે માત્ર વહીવટી કાર્યનો પ્રમાણભૂત સમૂહ જ નહીં, પરંતુ ઘણી વખત ઘણી રચનાત્મક કાર્ય પણ કરે છે. તેના કાર્યમાં, સહાયક નાણાકીય, વ્યવસ્થાપક, પત્રકારત્વ, પીઆર, અનુવાદ કાર્યોને સફળતાપૂર્વક અમલમાં મૂકી શકે છે, ખાસ કરીને જો તેનો આત્મા આમાં હોય અને તેની પાસે પ્રતિભા, જ્ઞાન અને કુશળતા હોય. તે બધું કામના સ્થળે તમારી જાતને કેવી રીતે વ્યક્ત કરવી તેના પર, તાત્કાલિક સુપરવાઇઝરની પ્રવૃત્તિઓના સ્કેલ પર, તેમજ મદદનીશ અને તેના તાત્કાલિક સુપરવાઇઝર વચ્ચે વિકસિત થતી સમજ અથવા તેના બદલે માનવ અને વ્યાવસાયિક સ્વીકૃતિ અને આદર પર આધાર રાખે છે.

વિશે મહત્વની માહિતી મેનેજર માટે માહિતી આધારતમને અહીં સામગ્રીમાં મળશે.

મહાન જવાબદારી ઉપરાંત, એક્ઝિક્યુટિવના અંગત મદદનીશની સ્થિતિમાં મોટી તકો હોય છે: રસપ્રદ સંપર્કો સ્થાપિત કરવા, વિવિધ સ્થિતિના લોકો સાથે વાતચીત કરવી, ઘણી વખત ખૂબ ઊંચી, સતત, જેમ કે તેઓ કહે છે, "જાહેર નજરમાં," સંસ્થાકીય વિકાસ. અને નેતૃત્વ કૌશલ્યો, કોઈપણ ક્ષેત્રમાં કોઈપણ સ્થાને વધવાની તક કે જેમાં તમે તમારી ક્ષમતાઓ અને પ્રવૃત્તિનું પ્રદર્શન કરી શકો. મેનેજરના રિસેપ્શન એરિયામાં કામ કરીને, તમે કંપનીની અંદરની પ્રવૃત્તિના વિવિધ વ્યાવસાયિક ક્ષેત્રોને નજીકથી જોઈ શકો છો, તમારી શક્તિઓ અને રુચિઓ નક્કી કરી શકો છો અને તમારી કારકિર્દીની સફળ શરૂઆત કરી શકો છો. પ્રતિભાશાળી અને સમર્પિત કર્મચારીને કારકિર્દીની વૃદ્ધિ અને તેના તમામ પ્રયત્નો માટે નાણાકીય વળતરની ખાતરી આપવામાં આવે છે.

આ સ્થિતિમાં કર્મચારીના કયા વ્યક્તિગત ગુણો મુખ્ય ભૂમિકા ભજવે છે?

શરૂઆતમાં, તે નોંધવું યોગ્ય છે કે મોટાભાગે છોકરીઓ વ્યક્તિગત સહાયક તરીકે કામ કરે છે. સ્ત્રી જાતિમાં સહજ કુદરતી ગુણો, જેમ કે: માનવ સંબંધો તરફ અભિમુખતા, સંદેશાવ્યવહાર, ઘણી નાની વસ્તુઓ પૂરી પાડવાની ક્ષમતા, લોકોની કાળજી લેવી, પરિસ્થિતિના વિકાસની ગણતરી થોડા પગલાં આગળ, સૂઝ, અંતર્જ્ઞાન. - મહિલાઓને તેમની વ્યાવસાયિક પ્રવૃત્તિઓમાં સારી રીતે સેવા આપી શકે છે.

તે પણ ધ્યાનમાં લેવું યોગ્ય છે કે જલદી એક મહિલા સફળ વ્યાવસાયિક કારકિર્દી બનાવવાનું નક્કી કરે છે, તેણીએ એવા પરિબળો પર ધ્યાન આપવાની જરૂર છે કે જેના પર પુરુષો પરંપરાગત રીતે ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે જ્યારે તેઓ કોઈ ચોક્કસ વ્યવસાય ક્ષેત્રમાં સફળતા પ્રાપ્ત કરે છે, એટલે કે. - યોગ્યતા પર, પોતાને યોગ્ય રીતે રજૂ કરવાની ક્ષમતા, પરિણામલક્ષી બનવાની ક્ષમતા.

તમે વ્યક્તિગત સહાયક તરીકે કેવી રીતે સફળ થઈ શકો છો અને તમારી સફળ કારકિર્દી માટે એક મહાન પાયો કેવી રીતે બનાવી શકો છો?

મહત્તમ કાર્યક્રમ

ભૂલશો નહીં કે પ્રવૃત્તિના કોઈ અનુત્પાદક ક્ષેત્રો નથી, ત્યાં બેદરકાર કર્મચારીઓ છે. જેમ કંટાળાજનક જીવન જેવી કોઈ વસ્તુ નથી, ત્યાં કંટાળાજનક લોકો છે. કુદરતે સ્ત્રીને ઘણી મૂલ્યવાન ક્ષમતાઓ આપી છે.

આજે સ્ત્રીની વ્યવસાયિક સફળતા માટે શું મહત્વનું છે?

તમારે ફક્ત બાહ્ય ડેટા પર આધાર રાખવો જોઈએ નહીં, જો કે આકર્ષક અને સુઘડ દેખાવ અને તમારી જાતને રજૂ કરવાની ક્ષમતા ચોક્કસપણે તમને સારી રીતે સેવા આપશે.

સફળ વ્યક્તિ હંમેશા ત્રણ બાબતોથી વાકેફ હોય છે.

• તમારી ક્ષમતાઓ અને પ્રતિભા,
• તમારી મહત્વાકાંક્ષાઓ અને લક્ષ્યો,
• તેમના નવા જ્ઞાન અને કૌશલ્યોના સ્ત્રોતો, એટલે કે વિકાસની તકો.

તમારા માટે "સફળતા" ની વિભાવના દ્વારા તમારો અર્થ શું છે તે સ્પષ્ટપણે સમજવું પણ જરૂરી છે. શું તે શાંત નિયમિત કાર્ય છે અથવા સતત નવી સમસ્યાઓ હલ કરવાની, ચાતુર્ય અને પહેલ બતાવવાની અને ઘટનાઓના કેન્દ્રમાં રહેવાની જરૂર છે. માર્ગ દ્વારા, જો બાદમાં તમારા સ્વાદ માટે નથી, તો પછી વ્યક્તિગત સહાયકની સ્થિતિ તમારા માટે નથી.

સમજણ અને કાર્ય એ સફળતાના બે એન્જિન છે. એક સફળ વ્યક્તિ સક્રિયપણે અહીં અને હમણાં કાર્ય કરે છે. તેણે પોતાને સાબિત કરવાની તકની રાહ જોવાની જરૂર નથી. તે પોતે જ આ તકો પોતાના માટે બનાવે છે, તેની આસપાસની વાસ્તવિકતામાંથી તેની ગણતરી કરે છે, કારણ કે તેની દ્રષ્ટિનું ધ્યાન પર્યાપ્ત વિશાળ છે, અને તે તેની આસપાસની ઘણી વસ્તુઓને ધ્યાનમાં લેવા અને પરિસ્થિતિઓનો ઉપયોગ કરવા માટે ખુલ્લા છે.

કામ પર તમારી પાસેથી જે અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે તેના કરતાં વધુ કરો. વ્યવસાય પ્રત્યેનો આવો નિષ્ક્રિય અભિગમ કોઈપણ વ્યાવસાયિક ઊંચાઈ માટે પ્રયત્નશીલ વ્યક્તિ માટે નથી. તમારી જાતને પૂછો: તમે કામથી શું અપેક્ષા રાખો છો? જવાબ હોઈ શકે છે: યોગ્ય મહેનતાણું, સંદેશાવ્યવહારના સ્તરથી સંતોષ, સામાજિક અને અન્ય લાભો જે કાર્ય પ્રદાન કરે છે, મેનેજમેન્ટ અને પર્યાવરણમાંથી વ્યક્તિની ગુણવત્તાની માન્યતા. છેવટે, વ્યક્તિગત સફળતા તમે જે સ્થાન પર કબજો કરો છો તેના પર ખૂબ આધાર રાખે છે નહીં, પરંતુ તેના પર માણસ પોતે.

તમે તમારા શ્રેષ્ઠ સ્વયં કેવી રીતે બની શકો તે વિશે વિચારો, તમે તમારી કાર્ય પ્રક્રિયાને કેવી રીતે સુધારી શકો છો, સ્વાગત ક્ષેત્રમાં તમે કેવા પ્રકારનું વાતાવરણ બનાવી શકો છો, એટલે કે, કાર્યની સમસ્યાઓને અસરકારક રીતે ઉકેલવા માટે તમે કયા પગલાં લઈ શકો છો. તમારી સફળતા માટે પરિસ્થિતિઓ અને તકો બનાવવા માટેના મુદ્દાઓ અહીં છે.

જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ માત્ર કામ પર તેને જે જરૂરી છે તેના માળખામાં જ કાર્ય કરે છે, પરંતુ કામથી તેની અપેક્ષાઓ, વિકાસ માટેની તેની આકાંક્ષાઓ અને આત્મ-અનુભૂતિને મોખરે રાખે છે, ત્યારે તે બતાવવા માટે સક્ષમ છે કે તે શું સક્ષમ છે, જીતી શકે છે. એક નિષ્ણાત, મહત્વાકાંક્ષી કર્મચારી તરીકે તમારા માટે સમાજનો વિશ્વાસ અને માન્યતા.

વ્યક્તિગત વિકાસમાં સૌથી મહત્વપૂર્ણ પાઠ: તમે શીખવા માંગો છો - શીખો, સંપર્ક કરો, પૂછો, સ્પષ્ટતા કરો, માસ્ટર ક્લાસ માટે પૂછો, કંઈક નવું કરવાનો પ્રયાસ કરો, વધુ કરો, પરંતુ કોઈ તમને પ્રથમ માર્ગદર્શન, તાલીમ અથવા વ્યાવસાયિક સલાહ આપશે નહીં. પહેલ, પ્રશ્નો, "પેન ચકાસવા" અથવા નિપુણતા હાંસલ કરવા માટે પહેલાથી જ સ્થાપિત વ્યાવસાયિકને મદદ કરવાની ઑફર "વિદ્યાર્થી" તરફથી આવવી જોઈએ, કારણ કે તે વિદ્યાર્થી છે જે શિક્ષકની શોધમાં છે, અને તેનાથી વિરુદ્ધ નહીં!

આમ, વ્યવસાયમાં સફળતા માટેની રેસીપી અત્યંત સરળ છે - તે સમજવા માટે કે તમે તમારા અસ્તિત્વની પરિસ્થિતિઓ અને સંજોગોમાં મુખ્ય ભૂમિકા ભજવો છો. કયું વાતાવરણ તમારી આકાંક્ષાઓ અને ધ્યેયોને શ્રેષ્ઠ અનુરૂપ છે તેની તમારી સમજ, તમારી શક્તિઓની સમજ, આસપાસની વાસ્તવિકતા પ્રત્યે સંવેદનશીલતા - આ તમામ સફળતાના માર્ગ પર પ્રગતિ માટે સાનુકૂળ તકો ઊભી કરવામાં મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે. આ કિસ્સામાં, તમે તમારા જીવનના દૃશ્યને એક પ્રકારનું મોડેલ કરો છો, તમે તેને તે વિચારોથી ભરો છો જે તમારા માટે મૂલ્યવાન છે. આ બધા વિચારો તે વસ્તુઓ, પરિસ્થિતિઓ, લોકોમાં મૂર્તિમંત છે જે તમે તમારા માટે આયોજિત કરો છો અથવા આયોજન કરવા માટે સ્પષ્ટ વિચાર ધરાવો છો તે ઇવેન્ટના કોર્સ અનુસાર તમને ઘેરી લેવાનું શરૂ કરે છે. છેવટે, વ્યક્તિ પોતાની જીવનશૈલી પસંદ કરે છે.

તે સ્પષ્ટ છે કે તમે ફક્ત તમને ગમે તે સારું કરી શકો છો. તેથી - વધુ જેમ જેમ તમે વ્યવસાયમાં રસ લેવાનું શરૂ કરો છો અને તમારા પ્રયત્નોના સકારાત્મક પરિણામોનો આનંદ માણો છો, ત્યારે તમે તમારી સફળતાના વ્યક્તિગત રહસ્યો શોધી શકશો. છેવટે, બધું ખૂબ જ વ્યક્તિગત છે. તમે તમારામાં આ વ્યક્તિત્વને પગલું-દર-પગલાં શોધીને તેને વિકસાવીને ખુશ થશો.

અંગત મદદનીશ: બે જાદુઈ લાકડીઓ

એક્ઝિક્યુટિવ સહાયક માટે, બે કુશળતા ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ છે: માહિતી સાથે કામ કરવું અને લોકો સાથે કામ કરવું. આ બંને કૌશલ્યો પ્રતિભાશાળી સહાયકની જાદુઈ લાકડીઓ માટે મૂલ્યમાં સમાન બની જાય છે.

માહિતી સાથે કામ કરો:તે એટલું મહત્વનું નથી કે તેની મહત્તમ માત્રા હોવી અને યાદ રાખવું અને ઘણું ધ્યાનમાં રાખવું, પરંતુ તે જાણવું કે તમે તેને યોગ્ય સમયે ક્યાં શોધી શકો છો. હકીકત એ છે કે આપણે વેબ યુગમાં જીવીએ છીએ તે આપણા જીવનને ખૂબ સરળ બનાવે છે. છેવટે, વર્લ્ડ વાઇડ વેબના સંસાધનોનો ઉપયોગ કરીને તેના મૂલ્યવાન સ્ત્રોતો વિશેની માહિતી અથવા સંકેત મળી શકે છે, તેથી શોધ કુશળતા આજે પ્રથમ આવે છે. આ કૌશલ્યો પૂર્ણતા માટે નિપુણ હોવી જોઈએ. જરૂરી માહિતી શોધો, મોટા માહિતી પ્રવાહમાં મુખ્ય વસ્તુને પ્રકાશિત કરો - આધુનિક સહાયક માટે આ મહત્વપૂર્ણ કુશળતા છે. આવી કુશળતામાં નિપુણતા કેવી રીતે પ્રાપ્ત કરવી? વધુ પ્રેક્ટિસ - તમે જેટલું સારું કરશો. અને આગળ. જિજ્ઞાસુ બનો!

જ્યારે કોઈ નવી સમસ્યાનો સામનો કરવો પડે ત્યારે અગાઉથી ક્યારેય ગભરાવું ન જોઈએ. માહિતી શોધો, વિચારો, તેને બહાર કાઢો. આશાવાદી અને શૈક્ષણિક અભિગમ અહીં મહત્વપૂર્ણ છે. ખાસ કરીને જ્યારે તમારે વારંવાર નવી સમસ્યાઓ ઉકેલવી પડે છે. પરંતુ જો તમે આ કરી શકતા નથી અને તેને પસંદ નથી, તો તમે ખોટું કામ પસંદ કર્યું છે. છેવટે, વ્યક્તિગત સહાયકના કાર્ય માટે પહેલ, સર્જનાત્મક અને સકારાત્મક વિચારસરણીની જરૂર છે. આ તે લોકો માટે કામ છે જેઓ વિવિધ સમસ્યાઓ વિશે વિચારવાનું અને ઉકેલવાનું પસંદ કરે છે. આ તેજસ્વી આયોજકો, સર્જકો માટે એક કામ છે જેઓ જાણે છે કે તણાવનો અસરકારક રીતે કેવી રીતે સામનો કરવો, મુશ્કેલીઓને સરળ રીતે દૂર કરવી અને બીજું કંઈ નથી.

બીજી જાદુઈ લાકડી - લોકો સાથે વાતચીત કરવાની ક્ષમતા - આ એક વધુ જટિલ અને રસપ્રદ સાધન છે.

વ્યક્તિગત સહાયક માટે તે મહત્વપૂર્ણ છે અન્ય લોકો સાથે સામાન્ય ભાષા શોધો.અસરકારક રીતે વાતચીત કરવા માટે, તમારી પાસે આવા નોંધપાત્ર પાત્ર લક્ષણ હોવું આવશ્યક છે પ્રત્યાયન કૌશલ્યએટલે કે, સરળતાથી સંપર્કો સ્થાપિત કરવાની ક્ષમતા. બંધ, અસંવાદિત વ્યક્તિ માટે સહાયક તરીકે કામ કરવું મુશ્કેલ છે, સંપૂર્ણ રીતે અલગ સ્થિતિવાળા મોટી સંખ્યામાં લોકો સાથે વાતચીત કરવાની જરૂરિયાતને જોતાં. સહાયકના મૂલ્યવાન વ્યક્તિગત ગુણોમાં શામેલ છે: સૌજન્ય, નમ્રતા, સદ્ભાવના, વિચારદશા, વાર્તાલાપ કરનાર તરફ ધ્યાન.તેઓ હંમેશા વ્યક્તિગત સંપર્કો દરમિયાન જ નહીં, પણ ટેલિફોન વાતચીત દરમિયાન પણ દેખાય છે. તે આ ગુણો છે જે મેનેજરના સ્વાગત ક્ષેત્રમાં, ઓફિસમાં અનુકૂળ વાતાવરણ બનાવે છે અને ટેકો મેળવવામાં, લોકો સાથે અસરકારક ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરવામાં અને મેનેજર અને તેની આસપાસના લોકો વચ્ચે મધ્યસ્થી મિશનને પરિપૂર્ણ કરવામાં મદદ કરે છે.

તે નોંધવું યોગ્ય છે કે સ્ત્રીઓ કુદરતી રીતે સારી મનોવૈજ્ઞાનિક અને "માનવ સંબંધો નિષ્ણાતો" છે. અર્ધજાગૃતપણે, તેઓ સામાન્ય રીતે સમજે છે કે તેમની સામે કેવા પ્રકારની વ્યક્તિ છે, અને આના આધારે તેઓ વર્તનની લાઇન પસંદ કરે છે. ભલે તે મેનેજર અથવા કર્મચારીઓની ચિંતા કરે, વર્તનની સૌથી સાચી શૈલીનું પાલન કરવું વધુ સારું છે.

બીજો મહત્વનો મુદ્દો - લોકોની સંભાળ રાખવાની ક્ષમતા, રાજદ્વારી બનવાની ક્ષમતા, યુક્તિ બતાવવાની, યોગ્ય સ્વર શોધવાની, તમારી આસપાસના લોકોના મૂડ અને વસ્તુઓની સ્થિતિને સમજવાની ક્ષમતા. લોકોની ચિંતા કેમ કરવી? શું આસિસ્ટન્ટ મેનેજરને ખરેખર આયાની ધીરજ અને સંભાળના ચમત્કારો બતાવવાની જરૂર છે? અંશતઃ હા. તમારા માટે કામ કરો મદદ કરે છે. આ તમારું મુખ્ય કાર્ય છે. કંઈક ગોઠવતી વખતે, તમારે બધી ઘોંઘાટ ધ્યાનમાં લેવાની જરૂર છે, જેમ કે તમે તે બધું તમારા માટે કરી રહ્યાં છો. તમે કોઈપણ પ્રશ્નો અથવા વિગતોને છોડી શકતા નથી અને વિચારી શકો છો કે ત્યાં, સ્થળ પર, લોકો તેને જાતે શોધી કાઢશે. આપણે દરેક વસ્તુ માટે મહત્તમ, નાનામાં નાની વિગતો સુધી પ્રદાન કરવાનો પ્રયાસ કરવો જોઈએ. આ કાર્ય ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. છેવટે, દરેક વ્યક્તિમાં લોકોની સંભાળ લેવાની ક્ષમતા હોતી નથી. એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટ માટે આ ખૂબ જ મુશ્કેલ કામ છે.

સ્ત્રીના સ્વભાવમાં દરેક વસ્તુને સુધારવાની ક્ષમતા અને ઇચ્છા જેવી ગુણવત્તા હોય છે. તેણી માને છે કે જો કંઈક અસ્તિત્વમાં છે અથવા એક અથવા બીજા સ્વરૂપમાં કાર્ય કરે છે, તો તેને સુધારી શકાય છે. એક નિયમ તરીકે, તેણી પોતે આ હાંસલ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે અને અન્ય લોકોને આમ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવા તૈયાર છે. સ્ત્રીની આ અદ્ભુત ગુણવત્તા તેણીને તેના નેતૃત્વ કૌશલ્યો વિકસાવવા અને તેની કારકિર્દીને આગળ વધારવાની મોટી તકો પૂરી પાડે છે.

હું એ નોંધવા માંગુ છું કે લગભગ કોઈપણ વ્યવસાયમાં વ્યાવસાયિક સફળતા માટે, તમારે સ્ત્રી અને પુરુષ મનોવિજ્ઞાનની સારી સમજ હોવી જરૂરી છે. આ મહત્વપૂર્ણ છે, સૌ પ્રથમ, તમારા પોતાના ફાયદા અને કુદરતમાં રહેલી શક્તિઓને સ્પષ્ટપણે સમજવા માટે, અને બીજું, વિચાર અને વર્તનની પુરુષ અને સ્ત્રી શૈલીઓની લાક્ષણિકતાઓને ધ્યાનમાં લેતા, લોકો સાથે અસરકારક રીતે વાતચીત કરવા માટે. આ મૂલ્યવાન જ્ઞાન તમને એક સામાન્ય ભાષા, પરસ્પર સમજણ અને સમર્થનને માત્ર કામ પર જ નહીં, પણ તમારા અંગત જીવનમાં પણ યોગ્ય રીતે શોધવામાં મદદ કરશે, જે દરેક સ્ત્રી માટે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે.

સર્જનાત્મક લોકો માટે કામ કરો

સ્ત્રી માટે આ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ ક્ષણ છે. સર્જનાત્મકતાએક દુર્લભ સ્ત્રી, તેના સ્ત્રીની પ્રકૃતિના ગુણોને લીધે જે કુદરતે તેને આપેલ છે, તે કંટાળાજનક નિયમિત કાર્ય કરવા માટે સંમત થશે. આ શુ છે બનાવટઅને શા માટે આપણે મોટાભાગે સર્જનાત્મક કાર્ય શોધવાનો પ્રયત્ન કરીએ છીએ? આ ખ્યાલનો અમારો અર્થ શું છે? કેટલીકવાર તે તારણ આપે છે કે આ ખ્યાલ દ્વારા આપણે સ્વતંત્રતાનો અર્થ કરીએ છીએ. પોતાને બનાવવાની, શોધવાની અને અનુભવવાની સ્વતંત્રતા.

ખરેખર, ઘણી વાર આપણે ફક્ત કેટલાક સામાન્ય કાર્યો કરવા માટે જ નહીં, જેનું રોજ-બ-રોજ પુનરાવર્તન કરવામાં આવે છે, પણ અમારી પ્રવૃત્તિના "ઉત્પાદન" ને અંતિમ પરિણામ જોવા માટે, બનાવવા માટે અને સૌથી અગત્યનું, પ્રતિસાદ મેળવવા માટે પણ જરૂરી છે. આ "ઉત્પાદન" સંચારના "ઉપભોક્તા", કરેલા પ્રયત્નોની ઉચ્ચ પ્રશંસા. કેટલાક લોકો માટે, વધુમાં, "અંદર અને બહાર" કંઈક કરવું મહત્વપૂર્ણ છે, અને માત્ર મોટા મશીનમાં કોગ બનવું અને સામાન્ય કારણમાં નાનું યોગદાન આપવું મહત્વપૂર્ણ છે. તમારા વ્યાવસાયિક સ્વ-નિર્ધારણની પ્રક્રિયામાં, તમારે ચોક્કસપણે પ્રશ્નનો જવાબ શોધવો જોઈએ - તમારા કાર્યમાં તમારા માટે વ્યક્તિગત રીતે શું મહત્વનું છે?

તેથી, સર્જનાત્મકતા વિશે. સદનસીબે, આસિસ્ટન્ટ મેનેજર તરીકે કામ કરવા માટે સ્વતંત્ર રીતે વિચારવાની અને નિર્ણયો લેવાની ક્ષમતા જરૂરી છે અને પ્રવૃત્તિના સર્જનાત્મક ક્ષેત્રના અભાવ વિશે ફરિયાદ કરવાની જરૂર નથી.

પરિસ્થિતિમાંથી બહાર નીકળવાનો માર્ગ શોધો, કેટલીકવાર બિન-માનક, જો જરૂરી હોય તો કોઈ વિચાર પ્રસ્તાવિત કરો - તેના મૂલ્ય અને વાજબીતાને સમજાવો, તેને અમલમાં મૂકવાની તક શોધો, તેના અમલીકરણની યોજના બનાવો અને "ઓર્કેસ્ટ્રેટ" કરો - અહીં સફળ વ્યક્તિગત સહાયક યોજનાના મુખ્ય ભાગો છે જેની પ્રશંસા કરવામાં આવશે. અને જો તમને લાગે છે કે વસ્તુઓનો સામાન્ય અભ્યાસક્રમ સુધારવા - આ એક આભારવિહીન કાર્ય છે, તો પછી તમને એ જાણીને આશ્ચર્ય થશે કે તમે (જો તમે આખરે તે કરવાનું નક્કી કરો છો) આખરે કંઈક એવું સિદ્ધ કર્યું છે જે લાંબા સમયથી કરવા માટે કોઈને મળ્યું નથી, અને તે કોઈનું ધ્યાન ગયું નથી. શું આ પ્રવૃત્તિમાંથી આનંદ લાવશે નહીં? શું તે વધુ વ્યાવસાયિક વૃદ્ધિ માટે પૂર્વજરૂરીયાતો બનાવશે નહીં? બધા પ્રશ્નોના જવાબ અત્યંત અસ્પષ્ટ છે - હા! આપણે પ્રયત્ન કરવો જોઈએ અને હિંમત કરવી જોઈએ.

બનાવવા માટે, તમારે તમારી આસપાસના લોકો અને સંજોગોને જોવાની, સાંભળવાની, સમજવાની, તમારા કાર્યમાં મુખ્ય સમસ્યાઓની નોંધ લેવાની અને ઉકેલો શોધવાની, પ્રક્રિયાઓને સુધારવાની જરૂર છે. મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, એવી દલીલ કરવાનો કોઈ અર્થ નથી કે પહેલ સજાપાત્ર છે. એક નિયમ તરીકે, નિષ્ક્રિયતા અને ઉદાસીનતા શિક્ષાપાત્ર છે, કારણ કે વહેલા અથવા પછીના સમયમાં તમે તે જ અવરોધો પર ઠોકર ખાઈ શકો છો જેના માટે ભૂતકાળમાં, એવું લાગે છે કે તમે આટલી સફળતાપૂર્વક આંખ આડા કાન કરવામાં સફળ થયા છો. જો સમસ્યા પ્રણાલીગત છે, તો તેને હલ કરવી વધુ સારું છે, અને આગલી વખતે સમાન પરિસ્થિતિમાં તમારે હવે તે જ છિદ્રની આસપાસ જવા માટે સમય બગાડવો પડશે નહીં.

સહાયકનું કાર્ય સતત પડકારો રજૂ કરે છે, અને જો તમે સક્રિય અને સર્જનાત્મક વ્યક્તિ છો, તો પછી આ કાર્યો તમારા "વ્યાવસાયિક સ્નાયુઓ" ને મજબૂત અને નિર્માણ કરશે, તેમજ તમારી કુશળતા અને પ્રતિભાને શોધશે અને વિકસિત કરશે. આ કાર્યો તે છે જે વ્યક્તિગત સહાયક મેનેજરના કાર્યને રસપ્રદ બનાવે છે (એક નિયમ તરીકે, દિનચર્યામાં નહીં). તેમને હલ કરીને, અમે વ્યક્તિગત અને કર્મચારીઓ તરીકે વૃદ્ધિ અને વિકાસ કરીએ છીએ, આ અમને સંતોષ અને યોગ્ય પુરસ્કારો લાવે છે. અને આપણે આ માટે પ્રયત્ન કરીએ છીએ, આપણે નથી?

આસિસ્ટન્ટ મેનેજર એ એક પદ છે જે લગભગ કોઈપણ રશિયન મોટા અથવા મધ્યમ કદના એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓના માળખામાં હાજર છે. મોટે ભાગે, આ પદ પર કબજો મેળવતા નિષ્ણાતોને સચિવ તરીકે જોવામાં આવે છે જેમાં કાર્યો અને જવાબદારીઓની ખૂબ જ મર્યાદિત શ્રેણી હોય છે. પરંતુ પ્રશ્નમાંની સ્થિતિની વિશિષ્ટતાઓને સમજવા માટે આ એક સંપૂર્ણપણે ખોટો અભિગમ છે. આસિસ્ટન્ટ મેનેજરને સત્તાની વિશાળ શ્રેણી આપી શકાય છે. તેની લાયકાત અને યોગ્યતા માટેની આવશ્યકતાઓ ખૂબ ઊંચી હોઈ શકે છે. પ્રશ્નમાં સ્થાનની વિશિષ્ટતાઓ શું છે? રશિયન કંપનીમાં એક્ઝિક્યુટિવ સહાયકના લાક્ષણિક અધિકારો અને જવાબદારીઓ શું છે?

પદની વિશિષ્ટતાઓ

આ કેવા પ્રકારની સ્થિતિ છે - "સહાયક મેનેજર"? આવા કર્મચારીની જવાબદારીઓ શું છે? મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, પદ "સહાયક મેનેજર" સેક્રેટરીનો સંદર્ભ આપે છે. દુર્લભ કિસ્સાઓમાં, આ વાક્ય ડેપ્યુટી ડિરેક્ટરની સ્થિતિ સૂચવે છે - પરંતુ આ એક નિયમ તરીકે, નાની કંપનીઓ માટે લાક્ષણિક છે. વધુ કે ઓછા મોટા વ્યવસાયોમાં, મેનેજરના અંગત મદદનીશની ફરજો મુખ્યત્વે સચિવાલયના કાર્યોમાં ઘટાડવામાં આવે છે. જે એક બરાબર છે? સૌ પ્રથમ, આ ઑફિસનું કામ છે, પત્રવ્યવહાર સાથે કામ કરવું, વિવિધ મીટિંગ્સ અને અન્ય ઇવેન્ટ્સનું આયોજન કરવા સંબંધિત સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરવું જેમાં કંપનીના વડા સીધા સામેલ હોય. મેનેજરના સેક્રેટરી (સહાયક)ની ફરજોમાં લગભગ હંમેશા ઓફિસમાં ફોન કોલ્સનો જવાબ આપવાનો સમાવેશ થાય છે.

કેટલાક કિસ્સાઓમાં, અનુરૂપ સ્થિતિને વિવિધ પ્રકારોમાં અલગ પાડવામાં આવે છે. આમ, સચિવો કે જેઓ મુખ્યત્વે ટેક્નિકલ કાર્ય કરે છે-ફોન કૉલ્સ પ્રાપ્ત કરવા, પત્રવ્યવહારની પ્રક્રિયા વગેરે-ને સહાયક કહેવામાં આવે છે. બદલામાં, તે નિષ્ણાતો કે જેઓ ઇવેન્ટ્સ અને ઓફિસ વર્કના આયોજન માટે જવાબદાર છે તેમને ઓફિસ મેનેજર કહેવામાં આવે છે. ત્યાં એક દૃષ્ટિકોણ છે કે સહાયક મેનેજર જેવા પદ માટે, સામાન્ય સચિવાલયની તુલનામાં જવાબદારીઓ અને સત્તાઓ વ્યાપક હોવાનું માનવામાં આવે છે. ખાસ કરીને, આ ઇવેન્ટ્સમાં વ્યક્તિગત હાજરીની જરૂરિયાતમાં વ્યક્ત થઈ શકે છે જેમાં મેનેજર ભાગ લે છે - કોર્પોરેટ પક્ષો, વ્યવસાય વાટાઘાટો, રજાઓ. આ કિસ્સામાં, સહાયક મેનેજર દ્વારા તૈયાર કરાયેલ પ્રસ્તુતિઓ માટે અથવા ઇવેન્ટમાં તેના બોસની સહભાગિતાના ઇમેજ ઘટક માટે જવાબદાર હોઈ શકે છે. નોંધનીય છે કે વર્ક બુકમાં આસિસ્ટન્ટ મેનેજરની સ્થિતિ મોટાભાગે "સચિવ" તરીકે નિયુક્ત કરવામાં આવે છે.

સહાયક મેનેજર માટેની આવશ્યકતાઓ

ચાલો "સહાયક મેનેજર" ના પદ માટેના ઉમેદવારોની લાક્ષણિક આવશ્યકતાઓ તરીકે આવા પાસાને ધ્યાનમાં લઈએ. સંબંધિત પદ પર કર્મચારી દ્વારા નિભાવવામાં આવતી ફરજો માટે ચોક્કસ કૌશલ્યો અને લાયકાતની જરૂર હોય છે. તેમની ચોક્કસ સૂચિ મોટાભાગે સેક્રેટરીની પ્રવૃત્તિઓની નોકરીની વિશિષ્ટતાઓ દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે. તેથી, જો સહાયક મેનેજરની પ્રવૃત્તિઓ મુખ્યત્વે સુપરવાઇઝરની સ્થિતિને અનુરૂપ હશે, તો આ કિસ્સામાં આવશ્યકતાઓ એટલી કડક નહીં હોય: માધ્યમિક શિક્ષણ, ન્યૂનતમ કાર્ય અનુભવ, પીસી અને ઑફિસ સાધનો સાથે કામ કરવાની મૂળભૂત કુશળતા. બદલામાં, જો એક્ઝિક્યુટિવ સહાયકની યોગ્યતામાં કેટલાક સંચાલકીય કાર્યોનો સમાવેશ થાય છે, તો આ કિસ્સામાં આવશ્યકતાઓની સૂચિ મોટી હશે, અને નોકરીની જવાબદારીઓને સેક્રેટરીના પદ માટે ઉમેદવારની ઉચ્ચ સ્તરની લાયકાતની જરૂર પડશે.

એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટ પાસે મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં કૌશલ્યોનો એક વિશિષ્ટ સમૂહ છે: સામાન્ય વિદેશી ભાષાઓનું જ્ઞાન, દસ્તાવેજો, છબીઓ અને પ્રસ્તુતિઓ સાથે કામ કરવા માટે લોકપ્રિય કમ્પ્યુટર પ્રોગ્રામ્સમાં પ્રાવીણ્ય. એક્ઝિક્યુટિવ સહાયક માટેની લાયકાતની આવશ્યકતાઓનું એક મહત્વપૂર્ણ પાસું વ્યક્તિગત ગુણો છે. આમાં નમ્રતા, સચેતતા, સદ્ભાવના, જવાબદારી અને નવી સમસ્યાઓ ઉકેલવાની તૈયારીનો સમાવેશ થાય છે. ઘણી સંસ્થાઓમાં આસિસ્ટન્ટ મેનેજરના પદ માટે ઉમેદવારની પસંદગીની વય શ્રેણી 18-35 વર્ષની છે. પરંતુ, અલબત્ત, એવા સાહસો છે જે ખાસ કરીને કર્મચારીના અનુભવને મહત્વ આપે છે, અને તેથી સ્વેચ્છાએ એવા લોકોને નોકરીએ રાખે છે જેઓ ખૂબ મોટી છે.

ઘણી કંપનીઓ, તે જ સમયે, સહાયક મેનેજર માટે વિશિષ્ટ એવા કાર્યો કરવા માટેના કામ માટે વધુ અનુભવ વિના નિષ્ણાતોની ભરતી કરવાનું પસંદ કરે છે. આ બિઝનેસ સેગમેન્ટની વિશિષ્ટતાને કારણે હોઈ શકે છે જેમાં કંપની કામ કરે છે. કેટલાક કિસ્સાઓમાં, કર્મચારીને એવી કંપનીમાં કામ કરવા માટે તાલીમ આપવી વધુ સારું છે કે જે પ્રમાણમાં કહીએ તો, આવા ઉચ્ચ તકનીકી વ્યવસાયની તમામ જરૂરી ઘોંઘાટમાં નિમજ્જન સાથે, શરૂઆતથી, સ્માર્ટફોન અને ટેબ્લેટ માટે માઇક્રોપ્રોસેસરનું પ્રથમ રશિયન ઉત્પાદન ખોલ્યું. સેગમેન્ટ, અનુભવી વ્યક્તિને સમજાવવાનો પ્રયાસ કરવા કરતાં કે કેટલાક કિસ્સાઓમાં ઉકેલના કાર્યોની જૂની પદ્ધતિઓ કામ કરતી નથી.

મુખ્ય જવાબદારીઓ

આસિસ્ટન્ટ મેનેજર તરીકેના આવા પદને દર્શાવતી જવાબદારીઓને વધુ વિગતવાર ધ્યાનમાં લઈએ. અમે ઉપર નોંધ્યું છે કે આ મોટાભાગે સચિવાલયના કાર્યોમાં ઉકળે છે. પરંતુ તે હંમેશા કેસ નથી. તે ઘણીવાર બને છે કે કંપનીના આસિસ્ટન્ટ મેનેજર, ખાસ કરીને જો આપણે કોઈ મોટી સંસ્થા વિશે વાત કરી રહ્યા હોય, તો મેનેજમેન્ટના મુખ્ય નિર્ણયો લેવામાં સામેલ હોય છે. તે વાટાઘાટોની સાથે રહી શકે છે જેમાં બોસ ભાગ લે છે - અને માત્ર તકનીકી પાસામાં જ નહીં, પણ સંબંધિત સંવાદો, અભિપ્રાયો અને સલાહમાં પણ જોડાઈ શકે છે.

કેટલાક કિસ્સાઓમાં, મેનેજર તેના કેટલાક કાર્યો તેના સહાયકને સોંપી શકે છે - ઉદાહરણ તરીકે, કોઈપણ મહત્વપૂર્ણ મેનેજમેન્ટ નિર્ણયો વિશે એન્ટરપ્રાઇઝ ટીમને જાણ કરવાના સંદર્ભમાં. અલબત્ત, પ્રશ્નમાં રહેલા કર્મચારી ઘણીવાર તેના બોસની પ્રવૃત્તિઓના આરામની ખાતરી કરવા સંબંધિત કાર્ય કરે છે - તેની ઓફિસમાં શ્રેષ્ઠ માઇક્રોક્લેઇમેટ છે તેની ખાતરી કરવા માટે, ત્યાં હંમેશા, તેથી, તાજી ચા હોય છે, જેથી મુખ્ય મેનેજર દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા સાધનો સ્થિર છે.

ઓપરેટિંગ મોડ

તેથી, હવે આપણે જાણીએ છીએ કે આસિસ્ટન્ટ મેનેજર તરીકે આવી સ્થિતિને દર્શાવતી નોકરીની જવાબદારીઓ શું છે. અમારું આગળનું કાર્ય અનુરૂપ સ્થિતિમાં કર્મચારીના કાર્ય શાસનની વિશિષ્ટતાઓનો અભ્યાસ કરવાનું છે. અલબત્ત, સામાન્ય કિસ્સામાં, સહાયક લેબર કોડ દ્વારા સ્થાપિત શેડ્યૂલ અનુસાર તેની ફરજો કરે છે, એટલે કે, અઠવાડિયાના 5 દિવસ, 8-કલાકના કાર્યકારી દિવસના માળખામાં. પરંતુ વ્યવહારમાં, અનુરૂપ શાસનમાંથી નોંધપાત્ર વિચલનો શક્ય છે. વધારાની જવાબદારીઓ સાથે એક્ઝિક્યુટિવ સહાયક જેવી સ્થિતિ માટે સમાન દૃશ્યો લાક્ષણિક હોઈ શકે છે.

હકીકત એ છે કે આ પદ પર કામ કરતા નિષ્ણાત ફક્ત તેની કંપનીની બાબતોમાં જ નહીં, પણ આંતરિક કોર્પોરેટ પ્રવૃત્તિઓ સાથે સીધી રીતે સંબંધિત ન હોય તેવી સમસ્યાઓના નિરાકરણમાં પણ સામેલ થઈ શકે છે. આમ, યોગ્ય સત્તાવાળા સહાયકને બિઝનેસ ટ્રિપ્સ, સેમિનાર અને કોન્ફરન્સમાં મોકલી શકાય છે. એક કર્મચારી તેના સુપરવાઇઝર અને અન્ય સંસ્થાઓમાં કામ કરતા મેનેજરો વચ્ચે અમુક મધ્યસ્થી જવાબદારીઓ પણ નિભાવી શકે છે - ઉદાહરણ તરીકે, દસ્તાવેજના પ્રવાહના સંદર્ભમાં અથવા સંયુક્ત પ્રોજેક્ટ્સના અમલીકરણની બાબતમાં. આવી સમસ્યાઓના નિરાકરણ માટેનું કાર્ય શેડ્યૂલ, અલબત્ત, લેબર કોડ દ્વારા પ્રદાન કરવામાં આવેલ છે તેનાથી દૂર હોઈ શકે છે. વાસ્તવમાં, તે અનિયમિત બની જાય છે, ઘણી વખત ધોરણ 8 કલાક કરતાં વધુ લાંબુ.

ચાલો જોઈએ કે સહાયક મેનેજર માટે નોકરીનું વર્ણન કેવું હોઈ શકે. સંબંધિત દસ્તાવેજની રચના, એક નિયમ તરીકે, સામાન્ય જોગવાઈઓથી શરૂ થાય છે. તેઓ સૂચવી શકે છે કે સહાયક મેનેજર નિષ્ણાતોની શ્રેણીના છે. આમ, કાયદાના સ્થાનિક સ્ત્રોતના સ્તરે પહેલેથી જ, કંપની એ હકીકતને રેકોર્ડ કરી શકે છે કે પ્રશ્નમાં સ્થાન ધરાવતી વ્યક્તિ મેનેજર નથી (ડેપ્યુટી ડિરેક્ટર નથી). મોટે ભાગે - સેક્રેટરી અથવા, ઉદાહરણ તરીકે, વધારાની જવાબદારીઓ સાથે મેનેજરનો વ્યક્તિગત સહાયક.

મદદનીશ નોકરીનું વર્ણન: સામાન્ય જોગવાઈઓ

જોબ વર્ણનની "સામાન્ય જોગવાઈઓ" માં નિષ્ણાત માટેની લાયકાતની આવશ્યકતાઓને પ્રતિબિંબિત કરતી ભાષા પણ હોઈ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, સહાયક મેનેજર પાસે વ્યાવસાયિક શિક્ષણ અને થોડો કાર્ય અનુભવ હોવો આવશ્યક છે. કેટલીકવાર જોબ વર્ણનનો સમાન ભાગ વ્યવસાયના ક્ષેત્રને નિર્દિષ્ટ કરે છે જેમાં વ્યક્તિને પ્રવૃત્તિઓ ચલાવવાનો અનુભવ હોય તે ઇચ્છનીય છે.

"સામાન્ય જોગવાઈઓ" કર્મચારીની મુખ્ય યોગ્યતાઓને નિર્ધારિત કરે છે. તેઓ એન્ટરપ્રાઇઝના સંચાલન માળખા, રોજગાર આપતી કંપનીની આંતરિક અને બાહ્ય નીતિઓ, સત્તાવાળાઓ અને અન્ય સંસ્થાઓ સાથે કંપનીના સંદેશાવ્યવહારના સિદ્ધાંતો, ઑફિસના કામની લાક્ષણિકતા ધરાવતા ધોરણો, વ્યવસાયિક સંદેશાવ્યવહારના નિયમો, તેમજ આવશ્યકતાઓમાં વ્યક્ત કરી શકાય છે. કંપનીમાં આંતરિક શ્રમ નિયમો તરીકે.

સહાયકની નોકરીની જવાબદારીઓ

સૂચનાઓનો આગળનો મુખ્ય વિભાગ "નોકરીની જવાબદારીઓ" છે. તેની વિશિષ્ટતાઓ શું છે? આ વિભાગ મુખ્યત્વે આસિસ્ટન્ટ મેનેજરની કાર્યાત્મક જવાબદારીઓને રેકોર્ડ કરે છે. આ હોઈ શકે છે: બોસના કામકાજના દિવસનું આયોજન (મીટિંગ્સ, કૉલ્સ, ઇન્ટરવ્યુના સંદર્ભમાં), મેનેજરના કામ માટે તકનીકી સહાયનું આયોજન કરવું (ટ્રાન્સપોર્ટ ઓર્ડરની દ્રષ્ટિએ, બિઝનેસ મીટિંગ્સનું આયોજન કરવું), બિઝનેસ ટ્રિપ્સમાં ભાગ લેવો, બિઝનેસ વાટાઘાટો, મિનિટ જાળવવી અને અન્ય દસ્તાવેજો, કંપનીના અન્ય માળખાઓ સાથેના મેનેજરો એન્ટરપ્રાઇઝ વચ્ચેની ક્રિયાપ્રતિક્રિયાની ખાતરી કરવી, સરકારી એજન્સીઓ સાથે સંચાર જાળવવો.

સહાયક અધિકારો

જોબ વર્ણનમાં હંમેશા સહાયક મેનેજર પાસેના અધિકારોનો સમાવેશ થાય છે. પદની વિશિષ્ટતાઓ દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવેલ જવાબદારીઓ હંમેશા અનુરૂપ પસંદગીઓ દ્વારા પૂરક બને છે. તો, પ્રશ્નની સ્થિતિમાં કર્મચારી પાસે કયા અધિકારો છે? રસપ્રદ વાત એ છે કે, એન્ટરપ્રાઇઝના વડાના સહાયકની જવાબદારીઓ તેમની સાથે તદ્દન સહસંબંધિત છે. ઉદાહરણ તરીકે, ચોક્કસ દસ્તાવેજો પર હસ્તાક્ષર કરવાનો અને સમર્થન કરવાનો અધિકાર સમયાંતરે આવા સ્રોતો સાથે કામ કરવાની જરૂરિયાતના સંબંધમાં ઉદ્ભવે છે. અનુરૂપ સ્થિતિમાં કર્મચારીના અન્ય અધિકારનું ઉદાહરણ એ છે કે તાત્કાલિક મેનેજમેન્ટ પાસેથી વિનંતી કરવી, તેમજ કંપનીના અન્ય નિષ્ણાતો પાસેથી, દસ્તાવેજોમાં સમાવેશ માટે જરૂરી માહિતી. આસિસ્ટન્ટ મેનેજરને પણ બોસ પાસે આરામદાયક કામ કરવાની પરિસ્થિતિઓ પ્રદાન કરવાની માંગ કરવાનો અધિકાર છે. સંબંધિત હોદ્દા પરની વ્યક્તિની નોકરીની જવાબદારીઓમાં સમયાંતરે દસ્તાવેજો મોકલવા અને મેળવવાનો સમાવેશ થઈ શકે છે - અને આ પ્રક્રિયાઓ વિવિધ તકનીકી માધ્યમોનો ઉપયોગ કરીને હાથ ધરવામાં આવવી જોઈએ. સચિવને આવા સંપૂર્ણ પ્રવેશની અપેક્ષા રાખવાનો અધિકાર છે.

સહાયકની જવાબદારી

તેથી, અમે આસિસ્ટન્ટ મેનેજરની જવાબદારીઓ શું છે, તેમજ તેના અધિકારોની શ્રેણી શું હોઈ શકે તેનો અભ્યાસ કર્યો છે. પરંતુ પ્રશ્નમાં પ્રોફાઇલમાં નિષ્ણાતો માટે મોટાભાગના જોબ વર્ણનોમાં, એક વધુ વિભાગ છે - "જવાબદારી". તેમાં કયા શબ્દો હોઈ શકે? આસિસ્ટન્ટ મેનેજર મોટેભાગે આ માટે જવાબદાર હોય છે: પ્રશ્નમાંની સૂચનાઓ દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવેલ ફરજોનું અયોગ્ય પ્રદર્શન, પરંતુ રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડમાં નિર્ધારિત મર્યાદાઓની અંદર; તેની પ્રવૃત્તિઓ દરમિયાન તેના દ્વારા કરવામાં આવેલા ગુનાઓ - ફરીથી, રશિયન કાયદાની મર્યાદામાં; કંપનીને નુકસાન પહોંચાડવા માટે - રશિયન ફેડરેશનના શ્રમ અને નાગરિક સંહિતા અને કાયદાના અન્ય સ્ત્રોતોમાં સ્થાપિત મર્યાદાઓની અંદર.

સારાંશ

તેથી, અમે સહાયક મેનેજર તરીકેના આવા પદની વિશિષ્ટતાઓ, જવાબદારીઓ અને જરૂરિયાતોનો અભ્યાસ કર્યો છે જે એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારી માળખામાં આ સ્થિતિને લાક્ષણિકતા આપે છે. સંબંધિત કાર્ય કરતા નિષ્ણાત મોટાભાગે સચિવાલયના કાર્યો કરે છે, પરંતુ તેમની પાસે નોંધપાત્ર રીતે વ્યાપક સત્તાઓ હોઈ શકે છે. દુર્લભ કિસ્સાઓમાં, "સહાયક મેનેજર" ની વિભાવના ડેપ્યુટી ડિરેક્ટરની સ્થિતિને અનુરૂપ છે, પરંતુ આ મુખ્યત્વે નાના સાહસો માટે લાક્ષણિક છે.

"સહાયક મેનેજર" વાક્યના "શાસ્ત્રીય" અર્થઘટનમાં, અનુરૂપ પદ પરની વ્યક્તિનું કાર્ય સહાયક, કારકુન અથવા, ઉદાહરણ તરીકે, ઑફિસ મેનેજરના કાર્યોની નજીક હોઈ શકે છે. સહાયક મેનેજરની વર્ક બુકમાં, સંભવતઃ એક એન્ટ્રી "સચિવ" અથવા "સહાયક" હશે, જો કે, અલબત્ત, ચોક્કસ સંસ્થામાં અપનાવવામાં આવેલા કોર્પોરેટ ધોરણો પર આધારિત છે.

પ્રશ્નમાં પ્રોફાઇલના નિષ્ણાતોને કામ કરવા માટે આમંત્રિત કરવાની જરૂરિયાત મોટાભાગના રશિયન સાહસોના સંચાલકોની પ્રવૃત્તિઓનું લક્ષણ છે. ટોચના મેનેજરનું અસરકારક કાર્ય તેના સહાયક તેની સમસ્યાઓને કેટલી સારી રીતે હલ કરશે તેના પર નિર્ભર છે - વ્યવહારિક એન્ટરપ્રાઇઝ મેનેજમેન્ટના દૃષ્ટિકોણથી ગૌણ લાગે છે, પરંતુ હકીકતમાં તે સંસ્થા માટે અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે. ટીમના સંચાર માળખામાં સેક્રેટરીનું કાર્ય સૌથી મહત્વપૂર્ણ છે, જેનું નેતૃત્વ કંપનીના વડા કરે છે.

નોંધ કરો કે ઘણી કંપનીઓ એક સાથે અનેક સહાયક નિર્દેશકોની નિમણૂકની પ્રેક્ટિસ કરે છે. જો કે, દરેકની સ્થિતિ અને શક્તિઓ અલગ અલગ હોઈ શકે છે. એક નિષ્ણાત સચિવાલયના કાર્યો માટે જવાબદાર હોઈ શકે છે, બીજો ઑફિસ મેનેજર હોઈ શકે છે, અને ત્રીજો ઇવેન્ટ્સમાં મેનેજરની સાથે હોઈ શકે છે. તે જ સમયે, એચઆર મેનેજરો પ્રવૃત્તિના સંબંધિત ક્ષેત્રોમાં કર્મચારીઓની વિનિમયક્ષમતાનો અભ્યાસ કરી શકે છે.

મેગેઝિન "જનરલ ડિરેક્ટર"

વ્યક્તિગત સહાયકના કાર્યનો સાર એ છે કે, તમારા મેનેજરની પ્રવૃત્તિઓની વિશિષ્ટતાઓ અને સુવિધાઓને જાણીને, તેના કાર્યનો નોંધપાત્ર ભાગ લેવો. ઉદાહરણ તરીકે, અંગત મદદનીશની જવાબદારીઓમાં એક્ઝિક્યુટિવના કાર્ય શેડ્યૂલનું આયોજન અને ઑપ્ટિમાઇઝેશન, જનરલ ડિરેક્ટરની ક્રિયાઓનું સંકલન, મીટિંગ્સ અને વાટાઘાટોનું આયોજન, શેરધારકોની મીટિંગ્સ, બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ, એક્ઝિક્યુટિવ માટે બિઝનેસ ટ્રિપ્સ તૈયાર કરવા (જુઓ કાર્યો) નો સમાવેશ થાય છે. એક્ઝિક્યુટિવના અંગત સહાયકની).

એક્ઝિક્યુટિવના અંગત મદદનીશના કાર્યો

સહાયક જનરલ ડિરેક્ટરની જવાબદારીઓમાં શામેલ છે:

• ટેલિફોન વાતચીતનું સંગઠન;
• સંદેશાઓ પ્રાપ્ત કરવા, મેનેજરને સંબોધિત પત્રો અને, જો જરૂરી હોય તો, તેમને મેનેજર પાસે લાવવા;
• શેરધારકોની બેઠકો, બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ, વાટાઘાટો સહિતની મીટિંગ્સ, મીટિંગ્સની તૈયારી (વ્યક્તિગત સહાયક સામગ્રીનું સંકલન કરે છે, ઇવેન્ટના સ્થળ અને સમય વિશે સહભાગીઓને સૂચિત કરે છે, અને નિયમોનું પાલન કરે છે તેની પણ દેખરેખ રાખે છે, મિનિટ રાખે છે, પરિણામો દોરે છે, શોર્ટહેન્ડ લે છે. નોંધો);
• આવનારા વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારને પ્રાપ્ત કરવું, તેની નોંધણી કરવી અને તેને મેનેજરને ટ્રાન્સમિટ કરવી, અને પછી જનરલ ડિરેક્ટરના ઠરાવો ચોક્કસ એક્ઝિક્યુટર્સ સુધી પહોંચાડવા અથવા સ્વતંત્ર રીતે પ્રતિભાવ તૈયાર કરવા;
• કંપનીના માળખાકીય વિભાગોના કર્મચારીઓ દ્વારા મેનેજર તરફથી સૂચનાઓના અમલ માટે સમયમર્યાદાનું નિરીક્ષણ કરવું;
• હસ્તાક્ષર માટે દસ્તાવેજોની સ્વીકૃતિ અને સમયસર રજૂઆત;
• મેનેજરના મુલાકાતીઓને મળવું અને પ્રાપ્ત કરવું;
• બિઝનેસ ટ્રિપ્સની તૈયારી (વિઝા સપોર્ટ, બુકિંગ ટિકિટ, હોટેલ રિઝર્વેશન);
• મેનેજરના સૌથી અસરકારક કાર્ય માટે અનુકૂળ પરિસ્થિતિઓ બનાવવી (કાર્યસ્થળની સંસ્થા, સ્ટેશનરીની ઉપલબ્ધતા, જરૂરી ઓફિસ સાધનો, મેનેજરની ઑફિસમાં સ્વચ્છતાનું નિરીક્ષણ કરે છે).

તમને કયા પ્રકારના અંગત સહાયકની જરૂર છે?

મુખ્ય સચિવ. 25 જેટલા લોકો ધરાવતી કંપનીઓના સંચાલકો માટે યોગ્ય. આ વ્યક્તિ મેનેજરના સેક્રેટરીના કાર્યોને કંપની સેક્રેટરીના કાર્યો સાથે જોડે છે. મેનેજર માટે, તે ફક્ત અમુક સરળ કાર્યો કરે છે (ઉદાહરણ તરીકે, મુલાકાતીઓનું સ્વાગત કરે છે, તેમને પીણાં આપે છે, પત્રો લખે છે, પત્રવ્યવહાર પ્રક્રિયા કરે છે).

જરૂરીયાતો. આ એક શિસ્તબદ્ધ પર્ફોર્મર હોવો જોઈએ જેને નિર્ણય લેવામાં અથવા પહેલ કરવામાં સ્વતંત્ર હોવું જરૂરી નથી. અન્ય આવશ્યકતાઓમાં શામેલ છે: ઉચ્ચ અથવા અપૂર્ણ ઉચ્ચ શિક્ષણ (તે મહત્વપૂર્ણ છે કે અભ્યાસ કામ પર અસર ન કરે), ઉચ્ચ ટાઇપિંગ ઝડપ, ઓફિસ સાધનોનો ઉપયોગ કરવાની ક્ષમતા અને ઓછામાં ઓછા એક વર્ષનો સમાન કાર્ય અનુભવ ઇચ્છનીય છે. તે જરૂરી છે કે આ પદ માટે અરજી કરનાર વ્યક્તિ એકવિધ કામ કરવા માટે ઝોક ધરાવે છે.

વહીવટી મદદનીશ, બિઝનેસ મેનેજર. મોટા દસ્તાવેજના પ્રવાહવાળી કંપનીઓના મેનેજરો માટે તે જરૂરી છે, મુખ્યત્વે મેનેજર અને ગૌણ અધિકારીઓ વચ્ચેના સંચાર માટે. આ પ્રકારના અંગત મદદનીશને તેના કાર્યમાં તકનીકી કાર્યો અને કાર્યો બંનેના પ્રદર્શનને જોડવું જોઈએ કે જેમાં તેની પાસેથી સ્વતંત્રતા અને જવાબદારીની જરૂર હોય, ઉદાહરણ તરીકે: મેનેજરના કાર્ય શેડ્યૂલનું આયોજન કરવું, પ્રવાસોનું આયોજન કરવું, સ્વતંત્ર રીતે કેટલાક દસ્તાવેજો દોરવા, વાટાઘાટો, મીટિંગ્સ માટે સામગ્રી તૈયાર કરવી. , શેરહોલ્ડરની મીટિંગો, બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ.

જરૂરીયાતો. ઉચ્ચ શિક્ષણ, સમાન કાર્યમાં બે વર્ષનો અનુભવ, પ્રતિનિધિ દેખાવ, વિદેશી ભાષાનું જ્ઞાન (જો જરૂરી હોય તો), વાટાઘાટ કૌશલ્ય સહિત સારી સંસ્થાકીય કુશળતા અને સ્વતંત્ર નિર્ણય લેવાની ક્ષમતા.

વ્યવસાયિક સહાયક. એક નિયમ તરીકે, તે મોટા સાહસોના સંચાલકો માટે જરૂરી છે. પુરુષોને ઘણીવાર આ પદ માટે આમંત્રિત કરવામાં આવે છે. જનરલ ડિરેક્ટરના આવા સહાયક મેનેજર માટે અને તેના માટે કેટલાક કામ કરે છે, અને મેનેજર પરિણામોનો ઉપયોગ કરે છે. એક વ્યાવસાયિક સહાયક પાસે મેનેજરની પ્રવૃત્તિના વિષય ક્ષેત્રમાં વિશેષ જ્ઞાન અને શિક્ષણ હોવું આવશ્યક છે. ઉદાહરણ તરીકે, તે વહીવટી સહાયકની જેમ મેનેજર માટે તકનીકી કાર્ય કરતો નથી.

જરૂરીયાતો. ઉચ્ચ શિક્ષણ (વિશિષ્ટ), બે વર્ષનો સમાન કાર્ય અનુભવ, વિદેશી ભાષાનું જ્ઞાન (જો જરૂરી હોય તો), કંપનીના પ્રવૃત્તિ, જવાબદારી, પહેલના ક્ષેત્રમાં જ્ઞાન અને અનુભવ. આ કર્મચારી માટે અતિશય મહત્વાકાંક્ષાઓ ન રાખવી તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, કારણ કે મેનેજર તેના ઘણા કલાકોના પરિશ્રમના ફળનો આનંદ માણશે અને તેના માટે તમામ ગૌરવને યોગ્ય બનાવશે.

મેનેજરની અંગત બાબતોનો મેનેજર. આ પ્રકારના અંગત મદદનીશ અન્ય કરતા ઓછા સામાન્ય છે. નાની અને મોટી બંને કંપનીઓમાં માંગ હોઈ શકે છે. એક મેનેજરની જરૂર છે જે કામ પર ઘણો સમય વિતાવે છે, પરંતુ તે જ સમયે ઓફિસની બહાર ખૂબ જ સક્રિય જીવન જીવે છે, એક વિશાળ પરિવાર ધરાવે છે, ઘણીવાર વિદેશમાં રજાઓ પર જાય છે અને વ્યક્તિગત બાબતોના આયોજનના કેટલાક કાર્યો સોંપવા માટે તૈયાર છે. તેના સહાયકને. ઉદાહરણ તરીકે, અંગત બાબતોના મેનેજર થિયેટર, કોન્સર્ટ માટે ટિકિટ બુક કરી શકે છે અને ખરીદી શકે છે અને મિત્રો, સંબંધીઓ અને મહત્વપૂર્ણ ભાગીદારો માટે ભેટો ખરીદી શકે છે. ઉપરાંત, ઘણીવાર વ્યક્તિગત બાબતોના વડાની જવાબદારીઓમાં મેનેજર અને તેના પરિવારના સભ્યો માટે પ્રવાસી પ્રવાસોનું આયોજન કરવાનો સમાવેશ થાય છે (પ્રેક્ટિસમાંથી ઉદાહરણ જુઓ: બોસ માટે અન્ડરવેર).

રસોઇયાના અન્ડરવેર

અંગત મદદનીશના પદ માટેના એક અરજદારે તેના અગાઉના મેનેજર સાથેની નોકરીની જવાબદારીઓ વિશે એક મુલાકાતમાં વાત કરી હતી. તેણીના કામના સમયનો સિંહફાળો અંગત સોંપણીઓ દ્વારા લેવામાં આવ્યો હતો (તેની વૃદ્ધ માતા માટે સેનેટોરિયમ પસંદ કરવું, તેના હાજરી આપતા ચિકિત્સકની બધી ભલામણોને ધ્યાનમાં લેવું; તેના કિશોરવયના પુત્ર પાસેથી તે તેના જન્મદિવસ માટે કઈ ભેટ મેળવવા માંગે છે તે શોધવા અને તેને ઓનલાઈન ઓર્ડર કરવું; પિકનિક માટે તાજા ઘેટાં મેળવવું).

એક દિવસ, તેણીના મેનેજરને જાણવા મળ્યું કે તે પ્રસ્થાનના થોડા કલાકો પહેલા બિઝનેસ ટ્રીપ પર જઈ રહ્યો હતો. તેની પાસે કપડાં બદલવા માટે ઘરે જવાનો સમય નહોતો. પછી વફાદાર મદદનીશ નજીકના સ્ટોર પર ગયો અને બોસ માટે અન્ડરવેરનો એક સેટ, બદલો શર્ટ અને તેની સાથે જવા માટે ટાઈ ખરીદી. આવી સોંપણી તેના માટે વસ્તુઓના ક્રમમાં હતી.

જરૂરીયાતો. ઉચ્ચ શિક્ષણ, સારી કોમ્પ્યુટર કૌશલ્ય, ઓફિસ સાધનોનો ઉપયોગ કરવાની ક્ષમતા, સારો દેખાવ, ભાષાનું જ્ઞાન (મેનેજરની વ્યક્તિગત સોંપણીઓની વિશિષ્ટતાઓને આધારે), ઇન્ટરનેટ પર જરૂરી માહિતી ઝડપથી અને અસરકારક રીતે શોધવાની કુશળતા, ગોપનીય માહિતી સંગ્રહિત કરવાની ક્ષમતા. યુક્તિની સમજ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, ખાસ કરીને જ્યારે મેનેજરના સંબંધીઓ સાથે વાતચીત કરતી વખતે.

જનરલ ડિરેક્ટર બોલે છે
યુરી વોડિલોવ કંપની "સિબ્રીબપ્રોમ", ટ્યુમેનના જનરલ ડિરેક્ટર

LLC "Sibrybprom" માછલી ઉત્પાદનોના ઉત્પાદનમાં વિશેષતા ધરાવતું વૈવિધ્યસભર એન્ટરપ્રાઇઝ છે. તે ત્રણ સાહસો ધરાવે છે જ્યાં જીવંત માછલીનો ઉછેર અને ઉછેર થાય છે, ત્રણ ફિશ પ્રોસેસિંગ પ્લાન્ટ્સ, એક સ્મોકિંગ અને ડ્રાયિંગ વર્કશોપ, વેરહાઉસ અને શિપબિલ્ડિંગ પ્લાન્ટ છે.

મારો અંગત મદદનીશ મારા માટે આઠ વર્ષથી કામ કરે છે. પહેલા તેણીને સેક્રેટરી તરીકે રાખવામાં આવી હતી. અલબત્ત, કર્મચારી કારકિર્દી વૃદ્ધિ માટે પ્રતિબદ્ધ હતી, તેથી સમય જતાં તે મારી અંગત સહાયક બનવામાં સક્ષમ હતી.

મારા માટે ખાસ શું મહત્વનું છે અને મેં આ ઉમેદવારને શા માટે પસંદ કર્યો? ઉત્તમ યાદશક્તિ, ઉચ્ચ સ્તરની શિસ્ત, સમયસર કાર્યો પૂર્ણ કરવાની ક્ષમતા, લોકો સાથે વાતચીત કરવાની ક્ષમતા, આ વ્યવસાયની લાક્ષણિકતાઓનું જ્ઞાન, મેનેજમેન્ટ તરફથી આવશ્યકતાઓની પૂરતી સમજ અને, અલબત્ત, વર્તનના નૈતિક ધોરણોનું પાલન.

મારા અંગત સહાયક મુલાકાતીઓ મેળવે છે, મેનેજરની સકારાત્મક છબી બનાવે છે અને કંપની માટે ઉચ્ચ પ્રતિષ્ઠા જાળવી રાખે છે. મારા કામકાજના દિવસનું આયોજન કરવું, વાટાઘાટો, મીટિંગ્સ, મીટિંગ્સનું આયોજન કરવું, જરૂરી દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા, ઓફિસનું કામ હાથ ધરવું અને સ્વતંત્ર રીતે કેટલાક મુદ્દાઓ ઉકેલવા - આ બધી જવાબદારી મારા અંગત સહાયકની છે. આવા નજીકના સંપર્કમાં કામ કરતી વખતે, પરસ્પર સમજણ અને સંચાર પ્રક્રિયામાં આરામદાયક આંતરિક સ્થિતિ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, કારણ કે સહાયક પહેલેથી જ નજીકની વ્યક્તિ છે!

જનરલ ડિરેક્ટર બોલે છે

Galakta ગ્રૂપ ઓફ કંપનીઓ વોડકા બ્રાન્ડ Poltina અને Moroz અને Solntse ની રશિયન ઉત્પાદક છે. કંપની ટોપ 10 વોડકા ઉત્પાદકોમાંની એક છે. ઉત્પાદન વિતરણ નેટવર્ક રશિયન ફેડરેશનના તમામ પ્રદેશોને આવરી લે છે અને તેમાં 100 થી વધુ વિતરકોનો સમાવેશ થાય છે. જૂથની પ્રાદેશિક પ્રતિનિધિ કચેરીઓ 24 સૌથી મોટા પ્રદેશોમાં સ્થાપિત કરવામાં આવી છે. 2006 માં, જૂથના સાહસોનું કુલ ઉત્પાદન વોલ્યુમ 2,520 હજાર યુએસ ડોલર હતું. કર્મચારીઓની સંખ્યા 600 લોકો છે.

મારા સહાયકની જવાબદારીઓમાં શામેલ છે:

• મેનેજરના કામકાજના દિવસનું આયોજન;
• સભાઓ અને પરિષદોનું સંગઠન;
• વ્યવસાય પત્રવ્યવહાર;
• સૂચનાઓનો અમલ અને, અલબત્ત, જનરલ ડિરેક્ટરના આદેશોના અમલ પર દેખરેખ.

અંગત સહાયક એ મેનેજરનો જમણો હાથ છે, અને સેક્રેટરીથી વિપરીત, તે ચોક્કસ સત્તાઓ અને જવાબદારીના વિશાળ ક્ષેત્રથી સંપન્ન છે. જનરલ ડિરેક્ટરના મદદનીશના મુખ્ય વ્યવસાયિક ગુણો છે સંચાર કૌશલ્ય, વ્યવસાયિક શિષ્ટાચારનું જ્ઞાન, સમયની પાબંદી, ચોકસાઈ, સચેતતા અને સંગઠન.

શા માટે તમારા સાથી સાથે ભાવનાત્મક સુસંગતતા મહત્વપૂર્ણ છે?

જનરલ ડિરેક્ટરનું કાર્ય મોટી સંખ્યામાં લોકો સાથેના સંપર્કોમાં થાય છે, કેટલીકવાર તેમની સાથે વાતચીત સખત ધોરણે બનાવવામાં આવે છે અને ઘણીવાર ભાવનાત્મક અગવડતા તરફ દોરી જાય છે. તેથી, તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે કે તમે વ્યક્તિગત સહાયકના પદ માટે જે વ્યક્તિને પસંદ કરો છો તેની પાસે માત્ર તમામ જરૂરી વ્યાવસાયિક કુશળતા જ નથી, પરંતુ તે તમારી સાથે ભાવનાત્મક રીતે સુસંગત પણ છે.

અલબત્ત, ઇન્ટરવ્યુ દરમિયાન ઉમેદવાર સાથે સુસંગતતા નક્કી કરવી મુશ્કેલ છે. બહાર નીકળવાનો એક જ રસ્તો છે - તમારે તમારા અંતર્જ્ઞાનને સાંભળવાની જરૂર છે. તમે કદાચ તમારી જાતને આ પરિસ્થિતિમાં એક કરતા વધુ વાર મળી હશે: એવું લાગે છે કે ઉમેદવાર પાસે તમામ જરૂરી જ્ઞાન અને કુશળતા છે, અને તેની પાસે ઉત્તમ અનુભવ છે, અને પગાર સાથે બધું બરાબર છે, પરંતુ તમને તે વ્યક્તિ સાથે વાત કરવી અપ્રિય લાગે છે, તમે ઇચ્છો છો કે તે શક્ય તેટલી વહેલી તકે છોડી દે, અને ત્યાં કોઈ ચોક્કસ સ્પષ્ટતા નથી કે તમે તમારી લાગણીઓ શોધી શકતા નથી. બધું ખૂબ જ સરળ છે - આ બરાબર એ જ ભાવનાત્મક અસંગતતા છે.

જનરલ ડિરેક્ટર બોલે છે
રશિયા, મોસ્કોમાં ફાઈઝર પ્રતિનિધિ કાર્યાલયના વડા રેગિસ લોમ્મે

Pfizer, જે 1849 થી અસ્તિત્વમાં છે, નવી પેઢીના એન્ટિબાયોટિક્સ સહિત દવાના વિવિધ ક્ષેત્રો (કાર્ડિયોલોજી, ઓન્કોલોજી, યુરોલોજી, મનોચિકિત્સા, નેત્રરોગવિજ્ઞાન, એન્ડોક્રિનોલોજી, ડર્માટોવેનેરોલોજી) માટે ફાર્માસ્યુટિકલ ઉત્પાદનો વિકસાવે છે અને તેનું ઉત્પાદન કરે છે. Pfizer વિશ્વભરમાં 150 થી વધુ સ્થાનો ધરાવે છે. દર વર્ષે કંપની નવી દવાઓના સંશોધન અને વિકાસમાં નોંધપાત્ર રકમનું રોકાણ કરે છે. કંપનીની રશિયન પ્રતિનિધિ કચેરી (ફાઇઝર ઇન્ટરનેશનલ એલએલસી) 1992 થી કાર્યરત છે.

મારો અંગત મદદનીશ આ પદ માટે ફરજોનું ધોરણ કરે છે: રોજિંદા વ્યવસાયનું સમયપત્રક બનાવે છે, વ્યવસાયિક પ્રવાસોનું આયોજન કરે છે, વગેરે. વ્યાવસાયિક કુશળતા ઉપરાંત, આ પ્રકારની પ્રવૃત્તિ માટે વ્યક્તિગત ગુણો ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે: ઉચ્ચ મનોવૈજ્ઞાનિક અનુકૂલનક્ષમતા, સદ્ભાવના, સમયની પાબંદી, વિગતો પ્રત્યે સચેત રહેવાની ક્ષમતા, ઉત્તમ સંચાર કૌશલ્ય. મદદનીશને હંમેશા લાગવું જોઈએ કે મેનેજરની કામ કરવાની પરિસ્થિતિઓને સુધારવા માટે હજુ શું કરવાની જરૂર છે.

સારા એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટની ઓળખ એ મદદ કરવા માટે નિષ્ઠાવાન અને સતત તત્પરતા છે, પછી ભલેને આપેલ સમસ્યાનો ઉકેલ કરારમાં દર્શાવ્યો ન હોય. મેનેજર માટે આ સતત સમર્થન ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, ખાસ કરીને જો તે એવા દેશમાં કામ કરે છે જે તેનો મૂળ દેશ નથી અને હંમેશા તેની બધી સુવિધાઓ અને રિવાજો જાણતો નથી.

જે વ્યક્તિ હાલમાં મારા અંગત સહાયકનો હોદ્દો ધરાવે છે તે લગભગ એક વર્ષથી કંપનીમાં કામ કરે છે. મેનેજર અને આસિસ્ટન્ટ સાથે મળીને કામ કરે છે, તેથી વાતચીત બંને માટે આરામદાયક હોવી જોઈએ. મને સંપૂર્ણ ખાતરી છે કે કોઈ કર્મચારીની પસંદગી કરતી વખતે, તમારે ફક્ત તેના વ્યાવસાયિક ગુણોને જ ધ્યાનમાં લેવાની જરૂર નથી, પરંતુ તે હકીકત પણ ધ્યાનમાં લેવી જોઈએ કે તમારી વચ્ચે સાહજિક સ્તરે પરસ્પર સમજણ ઊભી થઈ કે નહીં, પછી ભલે તમને સહજતાથી લાગ્યું કે તમે આ વ્યક્તિ પર વિશ્વાસ કરી શકો છો. મારા 30 થી વધુ વર્ષોના વ્યવસાયિક અનુભવમાંથી, મેં એક મહત્વપૂર્ણ પાઠ શીખ્યો છે: કેટલીકવાર તમારે કારણ કરતાં વધુ વખત તમારા અંતર્જ્ઞાન પર આધાર રાખવો જોઈએ.

અંગત સહાયકની શોધ કોને સોંપવી

ત્યાં બે વિકલ્પો છે: તમારી એચઆર સેવા અથવા ભરતી એજન્સીને શોધ સોંપો (આ પણ જુઓ: સહાયક શોધવા માટે કોના પર વિશ્વાસ ન કરી શકાય).

સહાયક શોધવા માટે કોના પર વિશ્વાસ ન કરી શકાય?

મોટે ભાગે, એક મેનેજર કે જેને બે અંગત સહાયકોની જરૂર હોય છે તે બીજા કર્મચારીની શોધ પહેલાથી કાર્યરત સહાયકને સોંપે છે. આ કિસ્સામાં, તે એ હકીકત દ્વારા માર્ગદર્શન આપે છે કે તેઓ જોડીમાં કામ કરશે, તેથી તેમને એકબીજા સાથે સુસંગત રહેવાની જરૂર છે. જો કે, આ વિચાર સફળ ગણી શકાય નહીં. મેનેજરના વિશ્વાસ અને ધ્યાનનો દાવો કરતા હરીફની સાથે સાથે કામ કરવાની અનિચ્છાને કારણે, પ્રથમ સહાયક ફક્ત તકનીકી સચિવને પસંદ કરી શકે છે. તે તમામ નિયમિત કામ કરશે, પરંતુ જો જરૂરી હોય તો, તે પ્રથમ સહાયકને સંપૂર્ણપણે બદલી શકશે નહીં.

જનરલ ડિરેક્ટર, વ્યક્તિગત સહાયકની શોધ માટે સૂચના આપતા, શક્ય તેટલી વધુ વિગતમાં જણાવવું જોઈએ (નાની વિગત સુધી) તેને કેવા પ્રકારની વ્યક્તિની જરૂર છે. તે જ સમયે, માત્ર જવાબદારીઓ જ નહીં, પણ ઉમેદવારો માટેની જરૂરિયાતો પણ નક્કી કરવી જરૂરી છે. તમારા માટે કઈ આવશ્યકતાઓ મૂળભૂત અને ફરજિયાત છે અને કઈ વૈકલ્પિક છે તે સ્પષ્ટ કરવાની ખાતરી કરો (એટલે ​​​​કે, શું, પસંદગી દરમિયાન, જો બધી મૂળભૂત મહત્વપૂર્ણ આવશ્યકતાઓ પૂરી થાય, તો તમે આંખ આડા કાન કરી શકો છો). જો આ શરતો પૂરી થશે, તો પસંદગી માટે જવાબદાર વ્યક્તિ, એક તરફ, મૂળભૂત માપદંડોના આધારે અરજદારોને સ્ક્રિન આઉટ કરશે અને મેનેજરને અનિચ્છનીય ઉમેદવારો પર સમય બગાડવા માટે દબાણ કરશે નહીં, અને બીજી તરફ, જેઓ નથી તેઓને નકારી કાઢશે નહીં. માત્ર એક અથવા બે પરિમાણો ફિટ.

જનરલ ડિરેક્ટર બોલે છે
યુલિયા કોનેલસ્કાયા ગલકતા ગ્રુપ ઓફ કંપનીઝ, મોસ્કોના જનરલ ડિરેક્ટર

સહાયકના પદ માટે ઉમેદવારની પસંદગી કરતી વખતે, અમે આંતરિક કર્મચારી અનામત અને બાહ્ય સ્ત્રોત બંનેનો ઉપયોગ કર્યો. મને મુખ્યત્વે એવા લોકોમાં રસ હતો કે જેઓ મોટી કંપનીઓના સહાયક મેનેજરો, તેમજ વહીવટી વિભાગોના વડાઓ (એકસાથે પ્રોજેક્ટ્સના જૂથનું સંચાલન કરવાનો અનુભવ ધરાવતા) ​​તરીકે કામ કરતા હતા.

ઉમેદવારોની પ્રારંભિક પસંદગી કર્મચારી સેવા દ્વારા હાથ ધરવામાં આવી હતી. તે પરીક્ષણ કરવામાં આવ્યું હતું કે શું નિષ્ણાત જણાવેલી આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરે છે: કૌશલ્યોની ચકાસણી કરવામાં આવી હતી, સંભવિત અને પ્રેરણા ઓળખવામાં આવી હતી. ઇન્ટરવ્યુ દરમિયાન, ઉમેદવારને વાસ્તવિક કાર્ય પરિસ્થિતિઓના કેસોને ઉકેલવા માટે કહેવામાં આવ્યું હતું, અને પરિણામોના આધારે, તેની વ્યાવસાયિક યોગ્યતા નક્કી કરવામાં આવી હતી, તેમજ અગાઉના મેનેજરના ઉમેદવારમાં વિશ્વાસની ડિગ્રી (કયા પ્રશ્નો મદદ કરશે તે વિશેની માહિતી માટે) તમે ઉમેદવારનું નિરપેક્ષપણે મૂલ્યાંકન કરો છો, લેખ “ઇન્ટરવ્યૂ કેવી રીતે લેવો,” નંબર 4 - 2007) વાંચો.

પસંદ કરતી વખતે, અમે અમારી કોર્પોરેટ સંસ્કૃતિના ધોરણો સાથે ઉમેદવારના અનુપાલન પર પણ ધ્યાન આપ્યું હતું. ચોક્કસ સ્તરની જવાબદારી લેવાની તેની તૈયારી પણ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. જો ઉમેદવાર એક પર્ફોર્મર છે, તો પછી કાર્ય સેટ કરતી વખતે, તમારે તેના અમલીકરણ માટેની પદ્ધતિ સમજાવવામાં સમય પસાર કરવો પડશે. મેં એક સહાયક પસંદ કર્યો જે સ્વતંત્ર રીતે સોંપણીનો સામનો કરી શકે, જરૂરી સંસાધનો શોધી શકે અને જરૂરી સંચાર બનાવી શકે.

સર્જનાત્મક ટીમના વડા માટે સેક્રેટરી પસંદ કરવા માટેની તકનીક

કોમિક થિયેટર "ક્વાર્ટેટ-I", મોસ્કોના એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટર સેર્ગેઈ અલેકસીવ

કોમિક થિયેટર "ક્વાર્ટેટ-I" 1993 માં GITIS ના વિવિધ વિભાગના સ્નાતકોના જૂથ દ્વારા બનાવવામાં આવ્યું હતું. થિયેટર ટીમ હંમેશા તેના પ્રદર્શનના લેખક તરીકે કાર્ય કરે છે (ભલે તે અન્ય લેખકની સાહિત્યિક સામગ્રી પર આધારિત હોય). થિયેટર, રેડિયો અને ટેલિવિઝન પ્રોજેક્ટ્સના માળખામાં સર્જનાત્મક અને સાહિત્યિક પ્રવૃત્તિઓમાં સતત વ્યસ્ત રહે છે.

થિયેટરમાં સેક્રેટરીનું કામ તેની પોતાની લાક્ષણિકતાઓ ધરાવે છે. એક તરફ, આ પ્રખ્યાત કલાકારોનો મેળાવડો છે, એક સર્જનાત્મક બેકસ્ટેજ વાતાવરણ છે, અને બીજી તરફ, આ વાતાવરણમાં સેક્રેટરીએ કામ કરવાનું છે, અને ફક્ત તકનીકી કાર્ય. યુવાન છોકરીઓના માથા ઘણીવાર આવા વિરોધાભાસનો સામનો કરી શકતા નથી. મેં લગભગ મારી જાતને રાજીનામું આપી દીધું છે કે મારે વર્ષમાં એક વખત મારા સેક્રેટરીને બદલવો પડે છે. હવે, ઉદાહરણ તરીકે, મારા ત્રીજા સહાયકે છેલ્લા બે વર્ષમાં મારા માટે કામ કરવાનું શરૂ કર્યું છે. પસંદગીની તકનીક નીચે મુજબ છે:

હું પર્સનલ આસિસ્ટન્ટ માટે જાહેરાતો પોસ્ટ કરું છું. હું આ અમારી વેબસાઈટ અને ઘણી જોબ સાઈટ પર કરું છું. સામાન્ય રીતે ઘણા બધા પ્રતિસાદો હોય છે - થિયેટરમાં કોઈપણ ખાલી જગ્યા નિયમિત ઓફિસમાં સમાન નોકરી કરતાં વધુ આકર્ષક લાગે છે. પરંતુ, કમનસીબે, ઉમેદવારો વિચારે છે કે તેઓ થિયેટરમાં કામ કરવા જતા હોવાથી મજા આવશે, અને તેઓ ભૂલી જાય છે કે તેમને અહીં કામ કરવાનું છે, મજા નથી.

હું રિઝ્યુમના આધારે પ્રારંભિક પસંદગી કરું છું. હું અભિનેત્રીઓ, કલાકારો, પત્રકારો, એટલે કે જે લોકો સ્પષ્ટપણે સર્જનાત્મક કારકિર્દી પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે તેમના રિઝ્યુમને તરત જ કાઢી નાખું છું. કારણ કે આ પદ દેખીતી રીતે જ થિયેટર ભીડમાં પ્રવેશ મેળવવાના દૃષ્ટિકોણથી તેમના માટે રસ ધરાવતું હોઈ શકે છે. ટેકનિકલ શિક્ષણ, તેમજ મોટી માત્રામાં માહિતીની પ્રક્રિયા કરવાનો અનુભવ, તેનાથી વિપરીત, ઉમેદવાર માટે ટ્રમ્પ કાર્ડ છે. પછી હું પ્રાપ્ત થયેલા અનુભવોના ક્રમનું મૂલ્યાંકન કરું છું. ઉદાહરણ તરીકે, જે વ્યક્તિએ પહેલા પ્રોજેક્ટ મેનેજર તરીકે કામ કર્યું હતું અને હવે સેક્રેટરી તરીકે નોકરી શોધી રહી છે તેના માટે શું પ્રેરણા હોઈ શકે?

હું ઈમેલ દ્વારા ઉમેદવારો સાથે પત્રવ્યવહાર કરું છું અને ફોન દ્વારા વાતચીત કરું છું. પ્રથમ છાપ પત્રવ્યવહાર અને જે રીતે વ્યક્તિ પોતાના વિચારો વ્યક્ત કરે છે તેમાંથી રચાય છે. પછી હું મીટિંગ માટે મને ગમતા પાંચ કે છ ઉમેદવારોને પસંદ કરું છું.

ઈન્ટરવ્યુ. હું બધા ઉમેદવારોને એક સાંજે ઇન્ટરવ્યુ માટે આમંત્રિત કરું છું, વધુમાં, હું મારા મિત્ર, એક ભરતી એજન્સીના ડિરેક્ટરને આમંત્રિત કરું છું. હું વ્યક્તિ વિશે વ્યક્તિલક્ષી નિર્ણયની સ્થિતિથી પ્રશ્નો પૂછું છું, અને તે, એક વ્યાવસાયિક મનોવિજ્ઞાની તરીકે, એવા પ્રશ્નો પૂછે છે જે ઓળખવામાં મદદ કરે છે, ઉદાહરણ તરીકે, ઉમેદવારની પ્રેરણા.

હું ઘણી પરીક્ષણ વાર્તાઓ (વ્યવસાયિક કેસો) સાથે આવ્યો છું. હું અરજદારને આમંત્રિત કરું છું કે તે આપેલ પરિસ્થિતિમાં કેવી રીતે કાર્ય કરશે તેના પર વિચાર કરે. જવાબોમાં હું મારી અપેક્ષાઓ સાથે સામાન્ય સમજ અને સંયોગ શોધું છું. ઉદાહરણ તરીકે: “તમે તમારા કામના પહેલા દિવસે વધારે ઊંઘી ગયા છો - તમે કામ શરૂ કર્યાના અડધા કલાક પછી જાગી ગયા છો. તમારી પ્રથમ ક્રિયાઓ શું છે? સ્વાભાવિક રીતે, હું અપેક્ષા રાખું છું કે વ્યક્તિ કહેશે કે તે જે કરશે તે પ્રથમ વસ્તુ તેના સુપરવાઇઝરને બોલાવે છે, એટલે કે, મને. પરંતુ એવું બને છે કે ઉમેદવાર લાંબા સમય સુધી ઇનકાર કરે છે અને કહે છે કે તેની સાથે આવું ક્યારેય થઈ શકે નહીં. બીજું ઉદાહરણ. હું એવી પરિસ્થિતિનું વર્ણન કરી રહ્યો છું કે જ્યાં વ્યક્તિ પાસે તેના તાત્કાલિક સુપરવાઇઝર દ્વારા એક કાર્ય આપવામાં આવે છે, અને તેને પૂર્ણ કરવા માટે બરાબર એક કલાક ફાળવવામાં આવે છે. આ પછી, ઉચ્ચ બોસ બીજું કાર્ય આપે છે, જેને પૂર્ણ કરવા માટે એક કલાકનો સમય લાગે છે અને જે તરત જ શરૂ કરવું આવશ્યક છે. જો કે, એક જ સમયે બંને કાર્યો કરવા અશક્ય છે. પછી હું પૂછું છું કે આ પરિસ્થિતિમાં ઉમેદવાર કેવું વર્તન કરશે. મારા માટે આદર્શ પ્રતિસાદ એ છે કે મારા તાત્કાલિક ઉપરી અધિકારીને વર્તમાન પરિસ્થિતિની જાણ કરવા અને સલાહ માટે પૂછવું.

ઇન્ટરવ્યુમાં, મારી સામે કેવા પ્રકારની વ્યક્તિ છે તે સમજવા માટે, હું કુટુંબ વિશે, મારા માતાપિતાની પ્રવૃત્તિઓ વિશે પૂછું છું. છેવટે, સામાન્ય રીતે જે છોકરીઓ ઇન્ટરવ્યુ માટે આવે છે તે યુવાન (18-23 વર્ષની) હોય છે અને તેમને કોઈ કામનો અનુભવ નથી હોતો (અથવા ન્યૂનતમ હોય છે). તેથી, તેમની પાસે જે છે તેમાંથી મોટાભાગના પરિવાર દ્વારા મૂકવામાં આવે છે, હજી સુધી અન્ય કોઈ પ્રભાવ નથી, અને તેઓ પોતે હજુ સુધી પરિપક્વ વ્યક્તિઓ બનવામાં સફળ થયા નથી.

બધા ઇન્ટરવ્યુ પછી, હું ભરતી એજન્સીના ડિરેક્ટરના અભિપ્રાયને ધ્યાનમાં લઈને નિર્ણય લઉં છું. તેણી કહે છે કે, તેના મતે, કોણ વધુ પ્રેરિત છે, કોણ જાણે છે કે તેઓ શું ઇચ્છે છે અને કોણ નથી. અને વ્યક્તિ સાથે સંપર્કની લાગણી અને તેની હાજરીથી આરામ પણ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. એક છોકરી આવી, તે સમજદારીપૂર્વક અને સુસંગત રીતે બોલતી હોય તેવું લાગતું હતું, તેણે તમામ વ્યવસાયિક કેસ પસાર કર્યા હતા, પરંતુ મને લાગે છે કે તે મને હેરાન કરી રહી છે, હું ઈચ્છું છું કે તે ઝડપથી નીકળી જાય. વ્યક્તિગત સહાયકની પસંદગી કરતી વખતે, આ વ્યક્તિલક્ષી પરિબળને અવગણી શકાય નહીં.

તમને તે છોકરી વિશે શું ગમ્યું જેણે હમણાં જ અમારા માટે કામ કરવાનું શરૂ કર્યું? પ્રથમ, ખૂબ જ સ્પષ્ટ, સક્ષમ ફોર્મ્યુલેશનમાં. બીજું, તેણીએ હમણાં જ મોસ્કો એવિએશન સંસ્થામાંથી સ્નાતક થયા છે, જે એક સારું તકનીકી શિક્ષણ છે. ત્રીજું વત્તા એ છે કે તેણી સાંજે એકાઉન્ટન્ટ તરીકે કામ કરતી હતી, તેથી તેણી પાસે મોટા પ્રમાણમાં ડેટાને વ્યવસ્થિત બનાવવા અને પ્રક્રિયા કરવાની કુશળતા છે.