સાધનસામગ્રીની ખરીદી પર સેવા મેમો. મેમો કેવી રીતે લખવો: નમૂના, ટેક્સ્ટ લેખનનું ઉદાહરણ, ફોર્મ

ઘણા કર્મચારીઓ માત્ર અફવાઓ દ્વારા સંસ્થાના આંતરિક દસ્તાવેજો વિશે જાણે છે - મેમો સત્તાવાર દસ્તાવેજો સાથે મૂંઝવણમાં છે અને ખોટી રીતે સંકલિત કરવામાં આવે છે. આ આવા દસ્તાવેજોના મુખ્ય કાર્યનું ઉલ્લંઘન કરે છે - ટીમની અંદર સત્તાવાર સંચાર, જે અશક્યતા તરફ દોરી જાય છે સંકલિત કાર્ય. તેથી જ મેમોનો મુસદ્દો તૈયાર કરવાનો મુદ્દો, તેના તફાવતો અને અન્ય કાગળો સાથે સમાનતા અને લેખન વિશિષ્ટતાઓ સુસંગત બને છે.

પરિભાષા

અધિકારીઓ અને માળખાકીય એકમો વચ્ચે સંચારનું માધ્યમ. કેટલીકવાર અમુક કાર્ય/કાર્ય પૂર્ણ કરવા અંગેના દસ્તાવેજ તરીકે વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે છે, જો કે તેની પ્રકૃતિ અલગ હોઈ શકે છે. નમૂનાઓ કે જેની આ લેખમાં ચર્ચા કરવામાં આવશે તે મેમોની સંભવિત સામગ્રીઓને ચોક્કસપણે પ્રતિબિંબિત કરે છે.

અધિકૃત રીતે, મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજોના વર્ગીકરણમાં આંતરિક મેમો જેવા કાગળ વિશેની માહિતી શામેલ નથી. તે કેવી રીતે લખવું તેનું ઉદાહરણ પ્રદાન કરવામાં આવ્યું નથી, પરંતુ આ હકીકતને બદલતું નથી કે આવા દસ્તાવેજ ઘણા કારણોસર કાર્યસ્થળમાં વ્યાપક છે.

ઉપયોગ માટે કારણો

મેમોને વારંવાર ઉપયોગમાં લેવાતા સહાયક દસ્તાવેજ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. તેણી પાસે વર્ક સિસ્ટમના તત્વો, એટલે કે કર્મચારીઓ વચ્ચે સંચાર સુનિશ્ચિત કરવાની જવાબદારી છે. શા માટે આવા દસ્તાવેજ એટલા લોકપ્રિય છે? ઘણા કામના મુદ્દાઓ મેનેજમેન્ટ પોઝિશન્સના હસ્તક્ષેપ વિના ઉકેલી શકાય છે અને જોઈએ - આ સ્વાયત્ત રીતે અને સમગ્ર સિસ્ટમ તરીકે વિભાગોની સ્વતંત્રતા અને કાર્યક્ષમતાને સાબિત કરે છે.

વિશિષ્ટતા

ઉપરોક્ત મેમોથી તફાવત એ છે કે બાદમાં ઉચ્ચ રેન્ક માટે અપીલ સૂચવે છે, અને એક મેમો, જેનું ઉદાહરણ નીચે ચર્ચા કરવામાં આવશે, આડા સ્તરે જોડાણ બનાવે છે. આ અન્ય વિભાગના સંચાલક અથવા અન્ય વિભાગના વડાને અપીલ હોઈ શકે છે. કોઈપણ કિસ્સામાં, જ્યાં સુધી ઉલ્લેખિત વ્યક્તિઓ સમકક્ષ હોદ્દા ધરાવે છે, અમે મેમો વિશે વાત કરી શકીએ છીએ. જ્યારે અસમાનતા થાય છે, ત્યારે અહીં પ્રસ્તુત કેટલાક ઉદાહરણો વ્યાખ્યામાં અસ્પષ્ટ હોઈ શકે છે, તેના કારણોની ચર્ચા પછી કરવામાં આવશે.

મેમોનો વિષય

સામાન્ય રીતે, મેમો આધારના મુદ્દાઓ પર લખવામાં આવે છે: માહિતી, આર્થિક, લોજિસ્ટિકલ અથવા સંસ્થાકીય. ઘણીવાર, નોંધમાં અમુક પ્રકારની વિનંતી અથવા સૂચન હોઈ શકે છે. દરેક માળખાકીય તત્ત્વો માટે, સામાન્ય રીતે વિષયોમાંથી એક પ્રાધાન્યતા હોય છે અને તે તે ક્ષેત્ર સાથે સંબંધ ધરાવે છે જેમાં તત્વ પોતે કાર્ય કરે છે.

સજાવટ

મેમોની તૈયારી એ જ રીતે હાથ ધરવામાં આવે છે જે રીતે રિપોર્ટ તૈયાર કરવામાં આવે છે. તેથી, ફક્ત સામગ્રી બદલાય છે. સત્તાવાર નોંધોની તૈયારી GOST દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે. આ તમને તમામ મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજોની ડિઝાઇનમાં એકરૂપતા જાળવવાની મંજૂરી આપે છે.

મેમો કેવી રીતે લખવો તેનું ઉદાહરણ:

માહિતી અને તકનીકી વિભાગ ( પૃષ્ઠની ટોચ પર, ડાબી બાજુએ)

સુરક્ષા સેવાના વડા ( ટોચ પર, સાથે જમણી બાજુ ) લ્યુબચેન્કો આર. એલ.

સેવા નોંધ

14.09.2015 № 11

શુક્રવાર 17.09.2015 ના રોજ સામગ્રી અને તકનીકી આધાર બદલવામાં આવશે. આ સંદર્ભમાં, હું તમને આ કાર્યો કરવા માટે સંસ્થા PE “AMIR” ના નીચેના કર્મચારીઓને ઍક્સેસ પ્રદાન કરવા માટે કહું છું:

1. એન્ડેન્કો સેર્ગેઈ ગેન્નાડીવિચ.
2. મિશ્કોવ લેવ જ્યોર્જિવિચ.

વિભાગ ના વડા ( ડાબી બાજુથી) _પેઇન્ટિંગ_ એન્ટિપોવ આર. ડી. ( જમણી બાજુએ)

મેમોની ડિઝાઇન લાક્ષણિક શીટ ફોર્મેટ - A4 ધારે છે.

ફાયદા

આવશ્યકપણે ભાષણ સંદેશનું એનાલોગ, મેમોના સામાન્ય કાર્ય સંદેશાવ્યવહાર કરતાં ઘણા ફાયદા છે:

• લેખિતમાં જાળવણી;
• સત્તાવાર દસ્તાવેજીકરણ;
• જટિલ માહિતી સ્થાનાંતરિત કરવાના કિસ્સામાં સગવડ;
• એક સાથે અનેક લોકોને એક સંદેશ પ્રસારિત કરવાની ક્ષમતા.

આના તાર્કિક પરિણામો છે:

• નિવેદનની પુષ્ટિ / ખંડન કરવાની ક્ષમતા;
• કાર્યનું સ્પષ્ટ નિવેદન અને તેના ચોક્કસ અમલીકરણ;
• સમયસર અમલ;
• કાર્યક્ષમતા

પાત્ર

મેમો લખવાનું નીચેની પ્રકૃતિનું હોઈ શકે છે:

• માહિતીપ્રદ (સંદેશ, સૂચના, સૂચના, વગેરે);
• સક્રિય (વિનંતી);
• જાણ.

મેમો, જેનું ઉદાહરણ ઉપર પ્રદાન કરવામાં આવ્યું હતું, તે માહિતીપ્રદ પ્રકૃતિનું છે, કારણ કે એક વિભાગના વડા આગામી કાર્ય વિશે બીજાને સૂચિત કરે છે, વધુમાં, તે શું કરવા માટે બંધાયેલા છે તેના પર સરળ સૂચનાઓ આપે છે.

છેલ્લા બે મુદ્દાઓ ઘણીવાર સાથે હોય છે: રિપોર્ટિંગ નોંધ એ પહેલ (વિનંતી) નો પ્રતિસાદ છે.

માળખું

ચાલો જોઈએ કે આપેલ ઉદાહરણના આધારે મેમો કેવી રીતે યોગ્ય રીતે લખવો. તેથી, આ દસ્તાવેજમાં શામેલ હોવું જોઈએ:

• સરનામાંની વિગતો (આ કિસ્સામાં, આ ભૂમિકા સુરક્ષાના વડા દ્વારા ભજવવામાં આવી હતી);
• દસ્તાવેજનું નામ (અનુરૂપ શિલાલેખ ટેક્સ્ટની તરત જ પહેલા હતું);
• દસ્તાવેજ તારીખ;
• લખાણ
• સરનામાંની વિગતો અને સહી (માહિતી વિભાગના વડા).

ટેક્સ્ટ, બદલામાં, રચના અનુસાર પણ વિતરિત કરી શકાય છે. સાચું, તે વધુ શરતી છે:

1. પ્રથમ ભાગ લેખન માટેનો આધાર અને હેતુ વ્યાખ્યાયિત કરે છે. મેમો, જેનો એક નમૂનો ઉપર રજૂ કરવામાં આવ્યો હતો, તે પહેલા જ વાક્યમાં વિનંતીને સમજાવે છે.
2. બીજો ભાગ સારને પ્રતિબિંબિત કરે છે: ઉદાહરણમાં તે "સાથે જોડાણમાં..." શબ્દો પછી આવે છે.
3. ત્રીજો ભાગ અંતિમ ભાગ છે. તેમાં હકીકતનું નિવેદન, પ્રસ્તાવ અથવા વિનંતી શામેલ હોઈ શકે છે.

આંતરિક મેમો, જેનું ઉદાહરણ અમને નોંધણીના નિયમોને સમજવામાં મદદ કરે છે, બીજા અને ત્રીજા ભાગોને એકમાં જોડે છે. જટિલ મેમોમાં વિભાજન વધુ ધ્યાનપાત્ર બને છે. ત્રીજો ભાગ પ્રતિભાવ દસ્તાવેજોમાં આવશ્યકપણે દેખાય છે.

શૈલીકરણ

જો કે આ પેપર માટે તેમજ અન્ય તમામ મેનેજમેન્ટ પેપર માટે મફત ફોર્મેટની મંજૂરી છે, મેમો કેવી રીતે યોગ્ય રીતે લખવો તે જાણવા માટે, તમારે તમારા વિચારોને વ્યવસાય શૈલીમાં મુક્તપણે વ્યક્ત કરવાની જરૂર છે, કારણ કે આ તે છે જેનો ઉપયોગ ચિત્ર દોરતી વખતે થાય છે. કોઈપણ પ્રકારના દસ્તાવેજીકરણ.

પ્રકારો

ઑફિસ મેમોમાં સ્પષ્ટ વર્ગીકરણ હોતું નથી, પરંતુ તે જ સમયે તેઓને લગભગ પ્રકારોમાં વિભાજિત કરી શકાય છે.

ઉદાહરણ તરીકે, એક મેમો છે:

• પ્રમોશન વિશે;
• ખરીદી માટે;
• લખવા વિશે, વગેરે.

દરેક પ્રકારનું પોતાનું લેખન સ્પષ્ટીકરણ છે. મેમો કેવી રીતે લખવો તેની સારી સમજ માટે, ઉદાહરણો પણ આપવામાં આવશે.

પ્રમોશન વિશે

વધારા અંગેનો મેમો વેતનકર્મચારીઓ માટે જરૂરી હોઈ શકે છે જેઓ માને છે કે તેઓ તેમના કામ માટે અપૂરતું નાણાકીય મહેનતાણું મેળવે છે. તે તાર્કિક છે કે સૌ પ્રથમ તેઓ તેમના બોસ તરફ વળશે - તેઓ મેમો લખશે.

આ પ્રકારનો મેમો કર્મચારી વિભાગના વડા દ્વારા વિભાગના વડાને સંબોધીને લખવામાં આવે છે. ક્યારેક એચઆર વિભાગ પણ આવું કરે છે. પછી શરૂઆતમાં અમે ઉચ્ચ પગાર મેળવવા ઇચ્છતા કર્મચારીના વિભાગ અને એચઆર વિભાગ વચ્ચે વાતચીત વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ. વેતનમાં વધારાના કારણો (કામના જથ્થામાં ફેરફાર, કર્મચારીની લાયકાત, વગેરે) મેમોમાં શામેલ હોવા આવશ્યક છે.

એક નમૂનો નીચે પ્રસ્તુત છે.

સામગ્રી એકાઉન્ટિંગ વિભાગ

પ્રાઇવેટ એન્ટરપ્રાઇઝ “એગ્રો ડેરિના”ના જનરલ ડિરેક્ટર એનિનીકોવ જી.એલ.

સેવા નોંધ

09.04.2013 № 45

સેન્ટ પીટર્સબર્ગ

વધતા વેતન પર Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna 4 માર્ચ, 2011 થી ખાનગી એન્ટરપ્રાઈઝ "Agro Darina" માં મટીરીયલ એસેટ એકાઉન્ટિંગ વિભાગના અગ્રણી નિષ્ણાત તરીકે કામ કરી રહી છે. તેણી તેના હસ્તકલામાં એક લાયક માસ્ટર છે, ઉચ્ચ ઉત્પાદકતા દર્શાવે છે, સમયના પાબંદ, ફરજિયાત અને મહેનતું. તેણીના કામ દરમિયાન તેણીને એક પણ શિસ્તની મંજૂરી મળી ન હતી. ઉપરોક્ત સંબંધમાં, હું તમને ગેલિના વિક્ટોરોવના ફર્મનેટ્સનો પગાર 23,000 રુબેલ્સથી વધારીને 25,000 રુબેલ્સ કરવા માટે કહું છું.

સામગ્રી સંપત્તિ એકાઉન્ટિંગ વિભાગના વડા_સહી_ગાલ્કિન એસ. એ.

પ્રમોશનનો અર્થ માત્ર પગારમાં વધારો જ નથી; તેનો અર્થ ઉચ્ચ પદ પર સંક્રમણ પણ થઈ શકે છે. પ્રમોશન અંગેનો મેમો પણ વિભાગના વડા દ્વારા લખવામાં આવે છે.

આ એક મહત્વપૂર્ણ નોંધ છે: ડિરેક્ટરને સમાન મેમો, એટલે કે, બોસને ગૌણની નોંધને મેમો ગણવામાં આવે છે.

• તેની લાયકાતમાં સુધારો;
• પ્રાપ્ત ઉચ્ચ શિક્ષણ(પ્રથમ દ્વિતીય);
• સેવા અને કાર્ય અનુભવની લંબાઈ;
• ઉત્કૃષ્ટ સેવાઓ માટે.

કારણો સીધા મેમોમાં જણાવવા જોઈએ. ઉદાહરણ તરીકે, આગામી એક.

લોજિસ્ટિક્સ વિભાગ

PP Netflix ના જનરલ ડિરેક્ટર Lyashenko S. Yu.

સેવા નોંધ

19.02.2001 № 15

યુ.ઓ. બેલોસોવાના પ્રમોશન વિશે.

યુલિયા ઓલેગોવના બેલોસોવા 7 જાન્યુઆરી, 1999 થી નેટફ્લિક્સ પર લોજિસ્ટિક્સ વિભાગના એડમિનિસ્ટ્રેટર તરીકે કામ કરી રહી છે. તેણી તેના ક્ષેત્રમાં લાયક નિષ્ણાત છે. કર્મચારી કાર્યક્ષમ અને જવાબદાર છે, તે ઉચ્ચ કાર્યક્ષમતા અને સહનશક્તિ દ્વારા અલગ પડે છે તણાવપૂર્ણ પરિસ્થિતિઓ. 15 ફેબ્રુઆરી, 2001 ના રોજ, તેણીએ "એકાઉન્ટિંગ અને ઓડિટ" માં માસ્ટર ડિગ્રી પ્રાપ્ત કરી. ઉપરોક્ત સંબંધમાં, હું વરિષ્ઠ વહીવટકર્તાના પદ પર પ્રમોશન માટે યુલિયા ઓલેગોવના બેલોસોવાની ભલામણ કરું છું.

લોજિસ્ટિક્સ વિભાગના વડા_સિગ્નેચર_એલચાનિનોવ પી.એલ.

ખરીદી માટે

ખરીદીનો અર્થ કોઈપણ સાધનસામગ્રીનું સમારકામ અથવા બદલવું. સંપાદન માટે આંતરિક મેમોરેન્ડમ એક વિભાગ દ્વારા લખવામાં આવે છે જેને તેના સામગ્રી અને તકનીકી આધારને અપડેટ કરવાની જરૂર છે.

મેમો, જેનો એક નમૂનો નીચે પ્રસ્તુત છે, તે કમ્પ્યુટરની ખરીદી માટે તૈયાર કરવામાં આવ્યો હતો.

માનવ સંસાધન વિભાગ

Epam LLC ના IT વિભાગના વડાને, D. M. Penkov.

સેવા નોંધ

12.11.2009 № 4

કમ્પ્યુટર રિપેર (રિપ્લેસમેન્ટ) વિશે

હું તમને જણાવવા માંગુ છું કે 6 નવેમ્બર, 2009 થી, એચઆર વિભાગના કર્મચારી તાત્યાના એવજેનીવ્ના મશ્કીના, વરિષ્ઠ વહીવટકર્તા, તેના પર્સનલ કમ્પ્યુટર પર નિયમિત ક્રેશનો અનુભવ કરી રહી છે.

ઉપરોક્ત કારણને લીધે, હું તમને આ PC શક્ય તેટલી ઝડપથી રિપેર કરવા અથવા બદલવા માટે કહું છું.

HR વિભાગના વડા _signature_ Chistenko V.T.

વેકેશન

અહીં મેમોનો અર્થ વેકેશનનો અર્થ એ છે કે સારી રીતે લાયક આરામ પર જવાના અર્થમાં નહીં, પરંતુ કર્મચારીને વેકેશનમાંથી પાછા બોલાવવાનો અર્થ છે, જે વિભાગના વડા દ્વારા લખાયેલ છે જેમાં સંબંધિત કર્મચારી નોંધાયેલ છે. તે રદ કરવાનું કારણ સૂચવે છે. દસ્તાવેજ કંપની/સંસ્થાના વડાને સબમિટ કરવામાં આવે છે, તેણે બદલામાં, પ્રતિભાવ લખવો જોઈએ - સંમતિ અથવા ઇનકાર.

નીચે પ્રતિભાવ સાથે આવા મેમોનું ઉદાહરણ છે.

મને કોઈ વાંધો નથી

જરૂરી દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા માટે એચઆર વિભાગ__સર્ગીવ 03/21/2014

પીઈ "ઓક્રો" ના જનરલ ડિરેક્ટર સેર્ગીવ વી.પી.

સેવા નોંધ

21.03.2014 № 1

એકાઉન્ટિંગ અને ઓડિટ વિભાગના વરિષ્ઠ એકાઉન્ટન્ટ, તાત્યાના વિક્ટોરોવના મોરોઝોવાની માંદગીને ધ્યાનમાં રાખીને, હું એકાઉન્ટન્ટ પાવેલ સેર્ગેવેના માત્વેચુકને 22 માર્ચ, 2014 થી વેકેશનમાંથી બોલાવવાનો પ્રસ્તાવ મૂકું છું.

એકાઉન્ટિંગ અને ઓડિટ વિભાગના વડા _સિગ્નેચર_ મરિનીના આર. એ.

એ નોંધવું જોઈએ કે મેમો માટે ઠરાવ લખવા અને પ્રાપ્ત કરવા ઉપરાંત, રજામાંથી પાછા બોલાવવા માટે કર્મચારીની સંમતિ મેળવવી પણ જરૂરી છે. આ પણ સત્તાવાર રીતે દસ્તાવેજીકૃત હોવું આવશ્યક છે. તેથી, મેમો માત્ર પ્રથમ તબક્કો છે આ પ્રક્રિયા.

બોનસ વિશે

બોનસ મેમો લખવામાં આવે છે જ્યારે બોસ કર્મચારીને ઉત્પાદક કાર્ય માટે પુરસ્કાર આપવા માંગે છે. કર્મચારીના દૃષ્ટિકોણથી, બોનસ પ્રક્રિયા સરળ છે, પરંતુ બોસ માટે, ખાસ કરીને જો સંસ્થા પાસે બોનસની જોગવાઈ નથી અને તે તેના વિના કરવાનું પસંદ કરે છે, તો તે વધુ શ્રમ-સઘન બની જાય છે. પરંતુ કોઈપણ સંજોગોમાં આ પ્રક્રિયાના તબક્કાઓમાંથી એક મેમો લખવામાં આવશે.

સૌ પ્રથમ, તમારે આ સંદર્ભે એન્ટરપ્રાઇઝના સ્પષ્ટીકરણનો અભ્યાસ કરવાની જરૂર છે - દરેક કંપનીની પોતાની બોનસ શરતો છે. આ એવા ચોક્કસ કિસ્સાઓ હોઈ શકે છે જ્યારે કર્મચારીને બોનસ (શિસ્ત પ્રતિબંધો, વહીવટી ઉલ્લંઘનો, વગેરે), બોનસના સ્ત્રોતો અને તેના જેવા ન આપી શકાય. કાળજીપૂર્વક અભ્યાસ કર્યા પછી, તમે સીધા જ લેખન તરફ આગળ વધી શકો છો.

બોનસના મેમોરેન્ડમમાં આવશ્યકપણે કારણો હોવા જોઈએ કે શા માટે વિભાગના વડા માને છે કે કર્મચારીને પુરસ્કાર મળવો જોઈએ. જો બોનસ કલમમાં સ્પષ્ટ કલમો છે જે સૂચવે છે કે કયા પ્રકારનું પ્રોત્સાહન શેના માટે બાકી છે, તો પ્રક્રિયા ઘણી સરળ છે. બોસ ફક્ત ડિરેક્ટરને આવા અને આવા મુદ્દાઓના અમલીકરણ વિશે સૂચિત કરી શકે છે. પછી આ નોટિસ છે. અન્ય કિસ્સામાં, વિભાગના વડા ફક્ત કર્મચારીને પુરસ્કાર આપવાની ઓફર કરે છે અને બોનસનું કદ પોતે નક્કી કરે છે - ફરીથી, સંસ્થાની સામગ્રી પ્રોત્સાહન સિસ્ટમને ધ્યાનમાં લેતા.

તે રસપ્રદ છે કે બોનસ વિશેના મેમોને ઘણીવાર અહેવાલો તરીકે વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે - કારણ કે તે ઉચ્ચ ક્રમાંકના નામે લખવામાં આવે છે. વેકેશન, પ્રમોશન વગેરેમાંથી પાછા બોલાવવા વિશેની નોંધો સાથે સમાન મૂંઝવણ ઊભી થાય છે.

લખવા-બંધ માટે

જ્યારે મિલકતને નુકસાન થાય અથવા સામગ્રી અને તકનીકી આધાર જૂનો હોય ત્યારે સેવા નોંધો જરૂરી નથી. આ પ્રકારનો દસ્તાવેજ એક્વિઝિશન નોટ્સ સાથે નજીકથી સંબંધિત છે અને સ્પષ્ટીકરણમાં સમાન છે: ઉદાહરણ તરીકે, ઉપરોક્ત સમસ્યાવાળા વિભાગના વડા ક્ષતિગ્રસ્ત મિલકત સાથે કામ કરતા વિભાગને સમાન નોંધ લખે છે (જેમ કે કમ્પ્યુટર વિશેના ઉદાહરણમાં: અપીલ માહિતી વિભાગમાં ગઈ હતી).

નીચે આવા મેમોનો નમૂનો છે.

માહિતી અને તકનીકી વિભાગ

ટ્રોયાન્ડા એલએલસીના નિયંત્રણ અને ઓડિટ વિભાગના વડાને, ડી. ડી. સુખોરુકોવ.

સેવા નોંધ

22.01.2006 № 42

કોમ્પ્યુટરના ડિકમિશનિંગ વિશે

હું તમને જણાવવા માંગુ છું કે હાલમાં માહિતી ટેકનોલોજી વિભાગની માલિકીનું ઈલેક્ટ્રોનિક કોમ્પ્યુટર જૂનું છે અને આ વિભાગની સંપૂર્ણ કાર્યક્ષમતા માટે પૂરતી ક્ષમતા સાથે ગણતરીઓ કરવા માટે સક્ષમ નથી.

ઉપરોક્ત કારણના સંબંધમાં, હું તમને ઉપરોક્ત મિલકતને અપ્રચલિત તરીકે લખવા અને સામગ્રી અને તકનીકી આધારને ફરીથી ભરવાની જરૂરિયાત વિશે અમને સૂચિત કરવા માટે કહું છું.

માહિતી અને તકનીકી વિભાગના વડા _ સહી_ ચશ્ચેન્કો વી.ટી.

પ્રકાર દ્વારા મેમોનું વિભાજન

ઉપરોક્ત તમામ ઉદાહરણોને બે પ્રકારમાં વિભાજિત કરી શકાય છે:

• કર્મચારી, ડિરેક્ટરને મેમો;
• કોઈપણ વિભાગને મેમો.

મૂંઝવણ પ્રથમ મુદ્દાના કારણો આ લેખમાં પહેલેથી જ ઉલ્લેખ કરવામાં આવ્યો છે. ડિરેક્ટરને મેમો કેવી રીતે લખવો, તેમજ ઉદાહરણો અને લેખન નમૂનાઓ વિશે પુષ્કળ માહિતી હોવા છતાં, આવશ્યકપણે આ સંપૂર્ણ રીતે સાચું નથી. આ સિદ્ધાંત ફક્ત કોર્પોરેટ સંસ્થાઓમાં જ કાર્ય કરી શકે છે જ્યાં તમામ વિભાગો સમાન હોય છે અને કોઈ મુખ્ય બોસ ન હોય. પછી વિભાગો વચ્ચે નોંધો લખવાનું આપોઆપ સત્તાવાર કાર્ય બની જાય છે, અહેવાલ નહીં. અન્ય તમામ કેસોમાં, એવી ભારપૂર્વક ભલામણ કરવામાં આવે છે કે જ્યારે કર્મચારીને વેકેશનમાંથી પાછા બોલાવવા વિશે, તેના બોનસ, બરતરફી, પ્રમોશન વિશે, દસ્તાવેજના શીર્ષકનો ઉપયોગ કરો. મેમોરેન્ડમ" અન્ય લેખન આવશ્યકતાઓ સમાન રહે છે.

અન્ય તમામ નમૂનાઓને વિભાગોના આંતરિક મેમો તરીકે વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે - રાઈટ-ઓફ, એક્વિઝિશન વગેરે વિશે. તેઓ આંતરિક મેમોના સારને વધુ સાચો ખ્યાલ આપે છે: સમકક્ષ વિભાગો વચ્ચે સંચાર કે જેમાં મેનેજમેન્ટ હસ્તક્ષેપની જરૂર નથી.

સંગ્રહ

વ્યક્તિગત કર્મચારીઓ સાથે સીધી રીતે સંબંધિત ઓફિસ નોંધો તેમની અંગત ફાઇલોમાં સંગ્રહિત થાય છે. બાકીના બધાને કંપનીના આર્કાઇવ્સમાં મોકલવામાં આવે છે.

ઉચ્ચ અધિકારીઓ દ્વારા સંસ્થાની તપાસ કરતી વખતે મૂળ મેમોની જરૂર પડી શકે છે: તેઓ આપે છે વિગતવાર માહિતીકંપનીની આંતરિક પ્રવૃત્તિઓ વિશે, માળખાકીય તત્વોની ક્રિયાપ્રતિક્રિયા.

ઉપરાંત, મેમો, સત્તાવાર દસ્તાવેજોની જેમ, કોઈપણ કેસની કાર્યવાહીમાં પુરાવા અથવા ખંડન હોઈ શકે છે.

અન્ય સહાયક દસ્તાવેજોની જેમ, મેમોને કંપનીના બાહ્ય દસ્તાવેજો સાથે એક પ્રકારનું જોડાણ ગણી શકાય.

મેમોનો વારંવાર ઉપયોગ સમાજશાસ્ત્રીઓ, માર્કેટર્સ અને એચઆર મનોવૈજ્ઞાનિકો માટે કંપની અને તેના કર્મચારીઓના સામાન્ય મૂડનું મૂલ્યાંકન કરવા માટેના માપદંડ તરીકે કામ કરે છે.

મેમો લખવાની અર્ધ-વ્યવસાયિક, અર્ધ-મુક્ત શૈલી વર્ક ટીમમાં પરિસ્થિતિગત સંબંધોને સ્પષ્ટપણે પ્રતિબિંબિત કરે છે. દસ્તાવેજીકરણ ખાસ કરીને વિભાગો વચ્ચે નહીં, પરંતુ વિભાગોના ચોક્કસ કર્મચારીઓ વચ્ચે રસપ્રદ છે - તે ઓછું સામાન્ય છે અને તેથી વધુ દ્રશ્ય છે.

મેમો છે સંસ્થાના આંતરિક દસ્તાવેજ, જેના માટે મેનેજમેન્ટ કાર્ય પરિસ્થિતિઓને શક્ય તેટલી ઝડપથી અને અસરકારક રીતે ઉકેલવામાં સક્ષમ છે. તેનું મુખ્ય ધ્યેય ઉત્પાદનમાં અથવા ટીમની અંદર ઉદ્દભવેલી સમસ્યા અથવા સંઘર્ષની પરિસ્થિતિ સંબંધિત મેનેજમેન્ટ ટીમની માહિતીના ધ્યાન પર લાવવાનું છે.

આ દસ્તાવેજ શ્રમ કાર્યક્ષમતા વધારવા, ઉત્પાદકતામાં વધારો અને અન્ય કામના મુદ્દાઓને લગતા કર્મચારીઓના સૂચનોને પણ પ્રતિબિંબિત કરી શકે છે.

રશિયામાં અમલમાં ફેડરલ કાયદો સત્તાવાર મેમોને ફરજિયાત દસ્તાવેજ તરીકે વ્યાખ્યાયિત કરતું નથી, તેથી કોઈ એકીકૃત સ્વરૂપ નથી. પરંતુ, આ હોવા છતાં, ઘણી વ્યવસાયિક સંસ્થાઓ તેને સ્થાનિક નિયમોમાં સમાવિષ્ટ કરે છે, ઉદાહરણ તરીકે, એકાઉન્ટિંગ નીતિઓમાં.

વ્યાપારી સંસ્થાઓ અને વ્યક્તિગત ઉદ્યોગસાહસિકોનિષ્ણાતોની મૂળભૂત ભલામણોને ધ્યાનમાં લઈને દસ્તાવેજનું સ્વરૂપ સ્વતંત્ર રીતે વિકસિત કરો.

સેવાની નોંધ વહન કરવામાં આવે છે સંદર્ભ અને માહિતી પ્રકૃતિ. વધારાના દસ્તાવેજ તરીકે સંસ્થામાં વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર કરતી વખતે તેનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.

મેમોનો હેતુ વિભાગ, વર્કશોપ અથવા વિભાગની ઉત્પાદન પ્રવૃત્તિઓ અથવા ચોક્કસ કર્મચારી સાથે સંબંધિત મુદ્દાઓને પ્રકાશિત કરવાનો છે.

આવા દસ્તાવેજમાં એકીકૃત સ્વરૂપ નથી, તેથી તે મનસ્વી રીતે સંકલિત કરવામાં આવે છે. નોંધણી સંબંધિત ફેડરલ કાયદાની કડક આવશ્યકતાઓની ગેરહાજરી હોવા છતાં, મેમોમાં તમામ જરૂરી વિગતો અને માહિતી:

1. ઉપરના જમણા ખૂણામાં તમારે મેનેજરનું નામ અને હોદ્દો લખવો આવશ્યક છે જેમને અપીલ સંબોધવામાં આવી છે.
2. કેન્દ્રમાં, થોડું નીચે, દસ્તાવેજનું નામ લખેલું છે: “સત્તાવાર નોંધ”
3. તેની નોંધણી નંબર અને સંકલનની તારીખ દર્શાવેલ છે.
4. શીર્ષક નોંધના વિષયને લગતી માહિતીને પ્રતિબિંબિત કરતું હોવું જોઈએ (પ્રિપોઝિશનલ કેસમાં).
5. ટેક્સ્ટમાં એવી માહિતી હોવી આવશ્યક છે જે દસ્તાવેજને દોરવાના હેતુને પ્રતિબિંબિત કરે છે: શરૂઆતમાં પરિસ્થિતિનું વર્ણન કરવામાં આવે છે, અને પછી વિનંતી, ટિપ્પણી અથવા સૂચન કહેવામાં આવે છે.
6. નોંધના તળિયે તમારે પ્રવર્તકનું નામ, તેની સ્થિતિ અને સહી દર્શાવવી જોઈએ.

તે નોંધવું યોગ્ય છે કે મેમો માત્ર સમજૂતીત્મક જ નહીં, પણ રિપોર્ટ પણ હોઈ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, પ્રથમ કિસ્સામાં, દસ્તાવેજ આડી સ્તરે સંસ્થાના કર્મચારીઓ વચ્ચે સંચારની ખાતરી કરે છે - માળખાકીય એકમના વડા માળખાકીય એકમના અન્ય વડાને સંબોધિત મેમો તૈયાર કરે છે.

બીજા કિસ્સામાં, દસ્તાવેજ વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટને સંબોધવામાં આવે છે. તે કાર્યકારી મુદ્દાની તપાસ કરે છે જેના પર ચોક્કસ દરખાસ્તો અને ચોક્કસ તારણો કરવામાં આવે છે. મેનેજર તેનું રિઝોલ્યુશન મેમો પર મૂકે છે અને તેને સહી અને તારીખ સાથે પ્રમાણિત કરવું આવશ્યક છે.

જો આપણે એક પ્રશ્ન જોઈએ મેમો લખવાનો હેતુ, તો પછી તેનો સીધો સંબંધ અહીં ઉલ્લેખ કરવામાં નિષ્ફળ ન જઈ શકે નામું. આ દસ્તાવેજના આધારે, એકાઉન્ટન્ટ્સને રિપોર્ટિંગ સમયગાળા માટેના ખર્ચ તરીકે ચોક્કસ ખર્ચને લખવાનો કાનૂની અધિકાર છે. ઉદાહરણ તરીકે, સંસ્થાના કર્મચારીએ પરિવહન ખર્ચ, જાહેરાત, ખરીદેલ સાધનો અને વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિઓ હાથ ધરવા માટે જરૂરી અન્ય ઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓ માટે ચૂકવણી કરી.

આ કિસ્સામાં, ઓફિસ નોંધ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો તરીકે ગણવામાં આવશે અને તે જ સ્ટોરેજ સાથે પ્રદાન કરવી જોઈએ.

મેમો અને મેમો વચ્ચે શું તફાવત છે તે વીડિયોમાં જોઈ શકાય છે.

કોણ લખી શકે છે

અધિકૃત મેમો અપવાદ વિના, સંસ્થાના કર્મચારીઓ કે જેઓ સત્તાવાર રીતે તેના સ્ટાફ પર હોય છે તે બધા દ્વારા લખી શકાય છે. નિયમ પ્રમાણે, જ્યારે કોઈ કર્મચારીને સમસ્યાનો સામનો કરવો પડે ત્યારે આ દસ્તાવેજ તૈયાર કરવાની જરૂરિયાત ઊભી થાય છે.

પરંતુ, આ કિસ્સામાં, એક શરત પૂરી કરવી આવશ્યક છે - નોંધમાં તે મુદ્દા વિશેની માહિતી શામેલ છે જે તેને તૈયાર કરી રહેલા કર્મચારીની યોગ્યતામાં છે.

આવા દસ્તાવેજો દ્વારા, તે સ્થાપિત થાય છે સમાન સ્તરના કર્મચારીઓ વચ્ચે વાતચીત. ઘણી વાર, વિભાગો, વિભાગો અને વર્કશોપના વડાઓ તેમના સીધા સંચાલનને નોંધો મોકલે છે, જેમાં તેઓ તેમના ગૌણ અધિકારીઓ માટે કામ કરે છે.

કિસ્સામાં જ્યારે સામાન્ય કર્મચારીઓ તેમના ઉપરી અધિકારીઓને નોંધો મોકલે છે, ત્યારે તેને અહેવાલ તરીકે ગણવામાં આવે છે. પ્રેષકે સમજવું જોઈએ કે માત્ર યોગ્ય રીતે તૈયાર કરાયેલ દસ્તાવેજ જ તેને તેમાં વ્યક્ત કરેલી વિનંતીની પરિપૂર્ણતા પ્રાપ્ત કરવાની મંજૂરી આપશે. તેથી જ બધી માહિતી ખૂબ જ સંક્ષિપ્તમાં રજૂ કરવી જોઈએ, પરંતુ સંક્ષિપ્તમાં.

એ હકીકતને કારણે કે મેમો એ સંસ્થાનો આંતરિક દસ્તાવેજ છે, તેનું ફોર્મ મેનેજમેન્ટ દ્વારા મંજૂર થયેલ હોવું જોઈએ અને એકાઉન્ટિંગ નીતિ અથવા સ્થાનિક નિયમોમાં નોંધાયેલ હોવું જોઈએ. તે કાગળ પર અને ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં બંને સંકલિત કરી શકાય છે.

પરંતુ કોઈ પણ સંજોગોમાં, દસ્તાવેજના તળિયે હોવું જોઈએ લેખકની "જીવંત" સહી. મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, આવી નોંધો એક નકલમાં દોરવામાં આવે છે. પરંતુ, જો કોઈ કર્મચારી માટે કામ કરે છે મોટું એન્ટરપ્રાઇઝ, તેણે બે અથવા તો ત્રણ નકલોમાં દસ્તાવેજ બનાવવાની જરૂર પડી શકે છે.

આ દસ્તાવેજ સૂચવવો આવશ્યક છે ચોક્કસ જથ્થાત્મક સૂચકાંકો:

• બોનસ, વેતન, વેકેશન પગાર અને અન્ય રોકડ ચૂકવણીની રકમ;
• તારીખો, ઉદાહરણ તરીકે, કર્મચારી વ્યવસાયિક સફર પર પ્રસ્થાન કરે છે તે ચોક્કસ દિવસ;
• ઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓ (સૂચિત સંપૂર્ણ યાદીઅપીલમાં ઉલ્લેખિત તમામ વસ્તુઓ), વગેરે.

તમારે સૂચિ પણ આપવી પડશે દરેક કારણપરિસ્થિતિને ઉકેલવા માટે લેવામાં આવેલા પગલાં માટે. મેમોમાં સામેલ દરેક વ્યક્તિ વિશેની માહિતી દર્શાવેલ છે.

તમારે હેડર સાથે દસ્તાવેજ કંપોઝ કરવાનું શરૂ કરવાની જરૂર છે. અહીં તમારે બિઝનેસ એન્ટિટીનું પૂરું નામ સૂચવવું જોઈએ. IN ફરજિયાતતારીખ અને શહેર કે જેમાં દસ્તાવેજ દોરવામાં આવ્યો છે તે દર્શાવેલ છે.

જો દસ્તાવેજ સામાન્ય કર્મચારી દ્વારા દોરવામાં આવે છે, તો તે હોવું જરૂરી છે વિભાગના વડા સાથે પુષ્ટિ કરોજ્યાં તે કામ કરે છે. આ પછી જ નોટને તેના ગંતવ્ય સ્થાન પર પહોંચાડવામાં આવે છે. તે અનિવાર્ય છે કે કર્મચારી ખાતરી કરે કે તેની સત્તાવાર અપીલ યોગ્ય એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં નોંધાયેલ છે.

નિયમ પ્રમાણે, દરેક બિઝનેસ એન્ટિટી પાસે આંતરિક દસ્તાવેજોનું જર્નલ હોવું આવશ્યક છે. નહિંતર, કાળજીપૂર્વક બનાવેલી નોંધ દસ્તાવેજોના ગાઢ પ્રવાહમાં સરળતાથી ખોવાઈ શકે છે.

દસ્તાવેજ તૈયાર કરતી વખતે કોઈપણ ભૂલો ટાળવા માટે, વ્યક્તિઓસૂચનાઓનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ:

1. કાગળનો ટુકડો, A4 કદ લો.
2. જમણી બાજુએ, ઉપરના ખૂણામાં હેડર બનાવવામાં આવે છે. પ્રથમ લીટી બિઝનેસ એન્ટિટીનું પૂરું નામ સૂચવે છે. આગામી લીટીમાં કર્મચારીનું છેલ્લું નામ, પ્રથમ નામ અને આશ્રયદાતાનું નામ છે જેને અપીલ સંબોધવામાં આવી છે. ત્રીજી લાઇનમાં કર્મચારીનું સંપૂર્ણ નામ અને સ્થાન છે જે મેમો દોરે છે.
3. કેટલીક રેખાઓ છોડવામાં આવી છે અને દસ્તાવેજનું શીર્ષક મધ્યમાં લખાયેલું છે. નીચેની લાઇન સંકલનની તારીખ અને નોંધણી નંબર સૂચવે છે, જે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાંથી એન્ટ્રીને અનુરૂપ હોવા જોઈએ. નોંધ લખનાર જે વ્યવસાયિક સંસ્થામાં કામ કરે છે તે શહેરમાં સત્તાવાર રીતે નોંધાયેલું છે તે લખવું ફરજિયાત છે.
4. દસ્તાવેજનું ટૂંકું શીર્ષક દરેક બીજી લાઇનમાં લખવામાં આવે છે; લેખકે ચર્ચા કરવામાં આવશે તે સમસ્યાની રૂપરેખા આપવી જોઈએ.
5. નોંધના બીજા ભાગમાં, જે સમસ્યા ઊભી થઈ છે તેના સારનું વર્ણન કરવું જરૂરી છે. તે સંબંધિત જવાબદાર વ્યક્તિઓ, તેમના સંપૂર્ણ નામ અને હોદ્દા દર્શાવે છે તેની નોંધ લેવી અત્યંત જરૂરી છે.
6. સમસ્યાના નિરાકરણ માટેના વિકલ્પો સૂચવવામાં આવ્યા છે.
7. દસ્તાવેજના તળિયે પ્રવર્તકની સહી ચોંટાડવામાં આવે છે, જે તેનું પૂરું નામ અને સ્થિતિ દર્શાવે છે.

ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે મેમો કંપોઝ કરતી વખતે, તમારે આનું પાલન કરવું જોઈએ સૂચનાઓ. દસ્તાવેજનું સમાપ્ત સંસ્કરણ પ્રાપ્તકર્તાને ઇમેઇલ દ્વારા ફોરવર્ડ કરવામાં આવે છે. તે આઉટગોઇંગ પત્રવ્યવહારમાં તેમજ ફ્લેશ ડ્રાઇવમાં સાચવવું જોઈએ; પત્ર વાંચવામાં આવ્યો છે તે સૂચનાની સલામતીની ખાતરી કરવી પણ જરૂરી છે.

રચના, સ્વરૂપ, પ્રકાર

ઓફિસ મેમોને તેમાં સમાવિષ્ટ માહિતીના અર્થના આધારે વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે:

• વિશ્લેષણાત્મક
• સમજૂતીત્મક
• અહેવાલો;
• સમજૂતીત્મક

તેઓ હેતુ હોઈ શકે છે બંને આંતરિક અને બાહ્ય ઉપયોગ માટે. બીજા કિસ્સામાં, પાર્ટનર કંપનીઓ સાથે આ રીતે પત્રવ્યવહાર હાથ ધરવામાં આવે છે જ્યારે કોઈપણ મુશ્કેલ કાર્ય સમસ્યાઓ ઊભી થાય છે. આંતરિક દસ્તાવેજની વાત કરીએ તો, તેના આધારે મેનેજમેન્ટ જવાબદાર નિર્ણયો લે છે, ઓર્ડર અને સૂચનાઓ જારી કરે છે.

મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, આવા દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ વિભાગીય સંચાર માટે થાય છે. તે વિનંતીઓ અને સૂચનો તેમજ સંસ્થાના આર્થિક અથવા લોજિસ્ટિકલ સપોર્ટ સંબંધિત મહત્વપૂર્ણ માહિતીને પ્રતિબિંબિત કરે છે.

તેમની મદદથી તેની ખાતરી કરવામાં આવે છે આડા સ્તરે સંચાર. જો સામેલ વ્યક્તિઓની સ્થિતિ અલગ હોય, તો દસ્તાવેજને રિપોર્ટ ગણવામાં આવશે.

ઉદાહરણ તરીકે, એક કર્મચારી બિઝનેસ ટ્રીપ પર જાય છે. તેમના વિભાગના વડા લખે છે સંસ્થાના વડાને સંબોધિત મેમો. આ દસ્તાવેજના આધારે, ઓર્ડર જારી કરવામાં આવે છે, મુસાફરી પ્રમાણપત્ર જારી કરવામાં આવે છે અને ખર્ચ માટે ભંડોળ જારી કરવામાં આવે છે.

તમે બીજું ઉદાહરણ પણ ધ્યાનમાં લઈ શકો છો. કંપનીએ બનાવી છે પ્રમાણિત કમિશન. વિભાગના વડા તેના સભ્યોને એક મેમો સબમિટ કરે છે, જે સૂચવે છે કે કોઈ ચોક્કસ કર્મચારી તેની સ્થિતિને અનુરૂપ નથી, ઉદાહરણ તરીકે, તેને સતત ફરિયાદો મળે છે, તે ઘણી ખામીયુક્ત ઉત્પાદનોનું ઉત્પાદન કરે છે, વગેરે. આ કિસ્સામાં, કમિશનના સભ્યો , પ્રાપ્ત દસ્તાવેજના આધારે, કર્મચારીના પુનઃપ્રમાણ અંગે નિર્ણય લઈ શકે છે.

વિભાગના વડા લખી શકે છે નવા આવનાર માટે પ્રોબેશનરી સમયગાળો ઘટાડવા અંગે સંસ્થાના વડાને સંબોધવામાં આવેલ મેમો, કારણ કે તે તેની ફરજોનો સારી રીતે સામનો કરે છે અને ખાલી જગ્યાને કાયમી ધોરણે ભરવા માટે તેની પાસે પૂરતી લાયકાત છે. આવા દસ્તાવેજ પ્રદર્શન સૂચકાંકોના આધારે કોઈપણ કર્મચારીને બોનસ આપવા માટેના આધાર તરીકે કાર્ય કરી શકે છે. જ્યારે વિવાદાસ્પદ પરિસ્થિતિઓને કાયદાકીય માળખામાં ઉકેલવામાં આવે ત્યારે પુરાવાના આધાર તરીકે કાયદાના પ્રતિનિધિઓ દ્વારા વિચારણા માટે સ્વીકારવામાં આવે છે.

ઘણી વ્યક્તિઓ મેમો અને રિપોર્ટ વચ્ચેનો તફાવત સમજી શકતા નથી. આ એ હકીકત દ્વારા સમજાવવામાં આવ્યું છે કે બંને દસ્તાવેજોનો હેતુ સંસ્થામાં થતી કોઈપણ કાર્યકારી સમસ્યાઓ વિશે મેનેજમેન્ટને સૂચિત કરવાનો છે.

તેઓએ સમજવું જોઈએ કે અહેવાલનો ઉદ્દેશ ઉપરી અધિકારીઓને ઊભી થયેલી સમસ્યાઓ વિશે જાણ કરવાનો છે અને સેવા અહેવાલમાં આવી માહિતી ઉપરાંત ઉદ્ભવતા પ્રશ્નોના નિરાકરણ માટેની દરખાસ્તો.

મેનેજમેન્ટને સંબોધિત અપીલ દોરતી વખતે, નીચેની બાબતો ધ્યાનમાં લેવી જરૂરી છે: ઘોંઘાટ:

1. દસ્તાવેજ મફત સ્વરૂપમાં દોરવામાં આવે છે.
2. સમસ્યાનો સાર સ્પષ્ટ રીતે વર્ણવવો આવશ્યક છે.
3. બધા ઉકેલો સૂચવવા જોઈએ.
4. દસ્તાવેજ યોગ્ય એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં નોંધાયેલ હોવું આવશ્યક છે.
5. નોંધ ગુમાવવાની સંભાવનાને રોકવા માટે, તમે તેને બે નકલોમાં બનાવી શકો છો. એક સચિવ દ્વારા મેનેજમેન્ટને સોંપવામાં આવશે, અને બીજો કર્મચારી પાસે રહેશે (ફોર્મમાં સહી, સ્વીકૃતિની તારીખ, નોંધણી નંબર હશે).

જો તમે વચ્ચે મેમોની આપલે કરવાની યોજના બનાવો છો અલગ એકમોસંસ્થા, પછી તે ધ્યાનમાં લેવા માટે જરૂરી છે ક્ષણો:

મેમો અન્ય વ્યવસાયિક એકમને મોકલવામાં આવે તેવી ઘટનામાં, પ્રવર્તકએ આને ધ્યાનમાં લેવું આવશ્યક છે ઘોંઘાટ:

1. મેમો કેટલીકવાર બાહ્ય દસ્તાવેજ તરીકે સેવા આપી શકે છે. આ રીતે, સહકારી વ્યવસાયિક સંસ્થાઓ માહિતીની આપલે કરે છે.
2. આ કિસ્સામાં, મેમોને એક બિઝનેસ પાર્ટનર તરફથી બીજા બિઝનેસ પાર્ટનરને વિનંતી કે દાવાની દસ્તાવેજી પુરાવા તરીકે ગણવામાં આવે છે.
3. દસ્તાવેજ સંસ્થાના લેટરહેડ પર મફત સ્વરૂપમાં દોરવામાં આવે છે.
4. નોંધની સાથે આપેલી માહિતીની પુષ્ટિ કરતા આધારભૂત દસ્તાવેજો હોઈ શકે છે.
5. બે નકલો બનાવવી જરૂરી છે, એક ભાગીદાર કંપનીમાં સ્થાનાંતરિત થાય છે, અને બીજી અન્ય સંસ્થા સાથે રહે છે. બીજી નકલ પર, સરનામે વેટ સ્ટેમ્પ, તારીખ અને હસ્તાક્ષર મૂકવો જોઈએ અને નોંધણી નંબર પણ દર્શાવવો જોઈએ.
6. જ્યાં સુધી પરિસ્થિતિ સંપૂર્ણપણે ઉકેલાઈ ન જાય ત્યાં સુધી આવા દસ્તાવેજ રાખવા જોઈએ.
7. જો ભાગીદાર કંપનીએ પ્રાપ્ત વિનંતીનો લેખિત પ્રતિસાદ આપ્યો હોય, તો તે મેમો સાથે નોંધાયેલ અને સંગ્રહિત થવો જોઈએ.

શું ત્યાં કોઈ ઇલેક્ટ્રોનિક સંસ્કરણ છે?

રશિયામાં અમલમાં ફેડરલ કાયદો વ્યવસાયિક સંસ્થાઓને મંજૂરી આપે છે પોતાની મેળેતેઓ દસ્તાવેજના પ્રવાહનું સંચાલન કેવી રીતે કરશે તે નક્કી કરો. આજે, ઘણી વ્યાપારી સંસ્થાઓ અને વ્યક્તિગત સાહસિકો દસ્તાવેજોના ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપોનો ઉપયોગ કરે છે.

સંકલિત પ્રમાણપત્રો અને મેમો ઇન્ટરનેટ દ્વારા વિભાગોમાં પ્રસારિત થાય છે. પરંતુ, જો તમે "ટ્રેડ સિક્રેટ" ના દાયરામાં આવતી અત્યંત મહત્વપૂર્ણ પરિસ્થિતિ વિશે વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટને જાણ કરવાની યોજના બનાવો છો, તો કર્મચારીને ખાતરીમાં સામેલ થવાની જરૂર છે. વ્યક્તિગત ડિજિટલ હસ્તાક્ષર.

કર્મચારીએ કાગળ પર પોતાના વિચારો વ્યક્ત કર્યા હોય તેવા કિસ્સામાં તે ફોર્મ સ્કેન કરીને મોકલી શકે છે ઇમેઇલતમારી સંસ્થા. જો તે મોકલતી વખતે તેના નામે નોંધાયેલ વ્યક્તિગત મેઈલબોક્સનો ઉપયોગ કરે છે, તો સેવા નોંધ પર સહી કરવાની જરૂર રહેશે નહીં.

ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજના ફોર્મેટ માટે, તે તેના કાગળના સમકક્ષથી અલગ નથી. પ્રેષકે, હેરાન કરતી ગેરસમજને ટાળવા માટે, ધ્યાનમાં લેવું આવશ્યક છે નીચેની ઘોંઘાટ:

1. ઇમેઇલ મોકલતી વખતે, તમારે સૂચનાની વિનંતી કરવાની જરૂર છે કે પ્રાપ્તકર્તાએ સંદેશ વાંચ્યો છે. આવી નોટિસ પુરાવા તરીકે કામ કરશે કે જો કોઈ હોય તો મુશ્કેલ પરિસ્થિતિજવાબદાર વ્યક્તિએ સમયસર નોંધ મોકલી.
2. દસ્તાવેજ ટાઇમ્સ ન્યૂ રોમન ફોન્ટમાં દોરવામાં આવ્યો છે, જેનું કદ 12-14 ની રેન્જમાં હોવું જોઈએ.
3. તારીખ ફોર્મેટમાં દાખલ કરવી આવશ્યક છે: 01/01/2018 અથવા જાન્યુઆરી 01, 2018.
4. દસ્તાવેજનું શીર્ષક શીટની મધ્યમાં મૂકવું જોઈએ.

સત્તાવાર મેમોને ઈલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં રૂપાંતરિત કરવા માટે નીચે એક માસ્ટર ક્લાસ છે.

દસ્તાવેજનું મહત્વ

આ પ્રકારના દસ્તાવેજને દોરવાનો ફાયદો એ છે કે તે કાર્ય કરે છે સાબિતીચોક્કસ નિષ્ણાતનું કાર્ય જે તેની જવાબદારી હેઠળ સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો આવા કર્મચારી સ્વતંત્ર રીતે ચોક્કસ પરિસ્થિતિનો સામનો કરી શકતા નથી, તો તે, મેમો દ્વારા, તેને ઉકેલવામાં અન્ય નિષ્ણાતોને સામેલ કરી શકે છે.

આમ, તે સમસ્યાના નબળી ગુણવત્તા અથવા અકાળે ઉકેલ માટે જવાબદારીમાંથી આપમેળે મુક્ત થઈ જાય છે.

આ પ્રકારના દસ્તાવેજનો એક વધારાનો ફાયદો એ છે કે તે છે સીધો પુરાવોહકીકત એ છે કે નિષ્ણાતે તેમની કુશળતાના ક્ષેત્રમાં એક સમસ્યાને પ્રકાશિત કરી છે. જો કોઈ નિષ્ણાત પોતાની જાતે કોઈ સમસ્યાનું નિરાકરણ ન લાવી શકે અને મેમોના રૂપમાં તેને અન્ય નિષ્ણાતો દ્વારા ઉકેલ માટે સબમિટ કરે, તો તે આ રીતે સમસ્યાના અકાળે અથવા નબળી-ગુણવત્તાની વિચારણા માટે જવાબદારીમાંથી મુક્ત થઈ જાય છે.

જો કોઈ વિવાદાસ્પદ પરિસ્થિતિ ઊભી થાય કે જેમાં મેનેજમેન્ટ અથવા રેગ્યુલેટરી ઓથોરિટીઓ ગુનેગારોને શોધવાનો પ્રયાસ કરે, તો નોંધ કોને દોષી છે તે સમજવામાં મદદ કરશે.

મેમો સંસ્થાના આંતરિક સંદેશાવ્યવહાર માટે ઉપયોગમાં લેવાતા ફરજિયાત દસ્તાવેજોની શ્રેણીમાં આવતા નથી તે હકીકતને કારણે, ઘણા કર્મચારી અધિકારીઓ ખૂબ જ વ્યર્થ અને બેજવાબદારતેમના સંગ્રહના મુદ્દાનો સંપર્ક કરો.

તેઓ શુષ્ક અને વેન્ટિલેટેડ વિસ્તારોમાં સ્થિત હોવા જોઈએ જેથી કરીને કાગળના સ્ટોરેજ મીડિયાને ભેજ અને અન્ય આક્રમક વાતાવરણથી નકારાત્મક અસર ન થાય.

અધિકૃત નોંધો તેમના ઉદ્દેશ્ય હેતુ માટે ટ્રાન્સફર કર્યા પછી, તેઓ તેમની સલામતી માટે જવાબદાર હોવા જોઈએ કર્મચારી અધિકારીઓ. કાગળના દસ્તાવેજો સેફમાં મૂકવામાં આવે છે, કારણ કે તેમાં ગોપનીય માહિતી હોઈ શકે છે.

તેઓ ફક્ત ઍક્સેસિબલ હશે જવાબદાર અધિકારી, સંબંધિત દ્વારા મંજૂર ઓર્ડર દ્વારા. બધા કાગળો એક અલગ ફોલ્ડરમાં ફાઇલ કરવામાં આવે છે, પરંતુ જો તે ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે સબમિટ કરવામાં આવ્યા હતા, તો પછી તેમને સ્ટોર કરવા માટે ફ્લેશ ડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.

સ્ટોરેજ સમયગાળા માટે, વ્યવસાયિક સંસ્થાઓએ નીચેની બાબતો ધ્યાનમાં લેવાની જરૂર છે: ઘોંઘાટ:

1. જો આવી અપીલમાં કર્મચારીઓ મહત્વપૂર્ણ અહેવાલો બનાવે છે, તર્કસંગત દરખાસ્તો કરે છે અને અન્ય પ્રતિબિંબિત કરે છે મહત્વની માહિતી, પછી તેમની શેલ્ફ લાઇફ 5 વર્ષથી ઓછી ન હોવી જોઈએ.
2. એવા કિસ્સામાં જ્યાં આંતરિક મેમોમાં વ્યવસાયિક સંસ્થાના કાર્ય માટે કોઈ મહત્વપૂર્ણ માહિતી શામેલ નથી, તે એક વર્ષથી વધુ સમય માટે સંગ્રહિત કરી શકાતી નથી.
3. જો આંતરિક મેમો તેના વિદેશી ભાગીદાર સાથે કંપનીના સહકાર વિશેની માહિતીને પ્રતિબિંબિત કરે છે, તો તેનો લઘુત્તમ સંગ્રહ સમયગાળો 15 વર્ષથી ઓછો ન હોવો જોઈએ.

તે નોંધવું યોગ્ય છે કે સંસ્થાના વડા, તેમના વિવેકબુદ્ધિથી, યોગ્ય ઓર્ડર જારી કરીને આવા દસ્તાવેજોના સંગ્રહનો સમયગાળો વધારી શકે છે.

ત્યાં કયા પ્રકારના મેમો છે? પ્રશ્નનો જવાબ વીડિયોમાં છે.

* કામમાંથી વિરામ લો - એક નજર નાખો

અહેવાલો, સત્તાવાર અને સમજૂતીત્મક નોંધો દોરવાના નિયમો

અહેવાલો, સત્તાવાર અને સમજૂતીત્મક નોંધો દોરવાના નિયમો

પ્રથમ નજરમાં, અહેવાલ, અધિકારી અને સમજૂતી નોંધ વચ્ચે કોઈ ખાસ તફાવત નથી. ખરેખર, આ કાગળો હેતુસર સમાન છે - તે બધા માહિતીપ્રદ છે. જો કે, અમે વિવિધ સાથે વ્યવહાર કરી રહ્યા છીએ દસ્તાવેજોના પ્રકાર, જે સામગ્રી અને સરનામાં બંનેમાં ભિન્ન છે. ચાલો જોઈએ કે તેમાંથી દરેકને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે ડિઝાઇન કરવી.
પ્રથમ, ચાલો તમને યાદ અપાવીએ કે કોઈપણ માહિતી અને સંદર્ભ દસ્તાવેજો તૈયાર કરતી વખતે, તે નોંધ, પ્રોટોકોલ, અધિનિયમ અથવા પ્રમાણપત્ર હોય, તમારે આવશ્યકતાઓ દ્વારા માર્ગદર્શન આપવું આવશ્યક છે.
GOST R 6.30-2003 "યુનિફાઇડ ડોક્યુમેન્ટેશન સિસ્ટમ્સ. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજોની એકીકૃત સિસ્ટમ. દસ્તાવેજની તૈયારી માટેની આવશ્યકતાઓ"*.
અહેવાલો, સત્તાવાર અને સ્પષ્ટીકરણ નોંધો તૈયાર કરવા માટે સામાન્ય નિયમો છે. આમાંના દરેક દસ્તાવેજમાં હોવું આવશ્યક છે:
- લેખકનો સંકેત (સંસ્થા, માળખાકીય એકમ અથવા અધિકારી જેની પાસેથી નોંધ આવે છે);
- સરનામાંનું નામ (જેને દસ્તાવેજ મોકલવામાં આવ્યો છે);
- દસ્તાવેજના પ્રકારનું નામ (ઉદાહરણ તરીકે, મેમો, "ઓફિસ મેમો");
- સંકલનની તારીખ;
- નોંધણી નંબર;
- ટેક્સ્ટનું શીર્ષક (ઉદાહરણ તરીકે, "વિશે" ઉલ્લંઘન શ્રમ શિસ્ત"," કાર્ય પુસ્તકોના સંપાદન પર");
- ટેક્સ્ટ;
- કમ્પાઇલરની સહી (સ્થિતિ દર્શાવે છે).
યાદ રાખો કે દસ્તાવેજોમાં વિગતોનો સાચો સંકેત તેમની કાનૂની શક્તિને સીધી અસર કરે છે અને તેમની નિર્વિવાદતા અને સત્તાવારતાની ખાતરી કરે છે.
અમે પરિસ્થિતિની જાણ કરીએ છીએ
મેમોરેન્ડમ- આ એક સંસ્થાના વડા (આ અથવા તેનાથી વધુ) અથવા માળખાકીય એકમના વડાને સંબોધિત દસ્તાવેજ છે. મેમોરેન્ડમ કમ્પાઈલરના તારણો અને દરખાસ્તો સાથેના કોઈપણ મુદ્દાને વિગતવાર રીતે સુયોજિત કરે છે અને તેનો હેતુ મેનેજમેન્ટને ચોક્કસ નિર્ણય લેવા માટે પ્રેરિત કરવાનો છે. જો મેમો એડ્રેસીને પ્રગતિ વિશે જણાવે છે કામનો અમલ, પછી તેઓ નિયમિતપણે સંકલિત કરી શકાય છે.
સંસ્થાના વડાને સંબોધવામાં આવેલ મેમો આંતરિક દસ્તાવેજો છે અને તે અહીં ખેંચી શકાય છે સરળ શીટ A4 કાગળ. ઉચ્ચ અધિકારીઓને મોકલવામાં આવતા કાગળો બાહ્ય દસ્તાવેજો છે અને તે સંસ્થાના લેટરહેડ પર તૈયાર હોવા જોઈએ.
મેમોના ટેક્સ્ટમાં બે અથવા ત્રણ સિમેન્ટીક ભાગોનો સમાવેશ થાય છે. પ્રથમ ભાગ - જણાવતો ભાગ - કારણો, તથ્યો અને ઘટનાઓ સુયોજિત કરે છે જેણે તેના લેખન માટે કારણ તરીકે સેવા આપી હતી. બીજા ભાગમાં - વિશ્લેષણ - વર્તમાન પરિસ્થિતિનું વિશ્લેષણ ધરાવે છે, શક્ય વિકલ્પોતેના નિર્ણયો. ત્રીજા ભાગ - સારાંશ - તારણો અને સૂચનો સમાવે છે નક્કર ક્રિયાઓ, જે, કમ્પાઈલરના મતે, હાથ ધરવાની જરૂર છે. મેમોમાં બીજો ભાગ ન હોઈ શકે; પછી દસ્તાવેજમાં માત્ર પરિસ્થિતિ, તારણો અને મેમોના લેખકની દરખાસ્તોનું વર્ણન હોય છે.
અમે આડા જાણ કરીએ છીએ
સેવા મેમોઅન્ય એકમના વડા અથવા નિષ્ણાતને સંબોધિત એકમના કર્મચારી અથવા વડા દ્વારા દોરવામાં આવે છે. આમ, તે નિયંત્રણ પદાર્થોના આડા સંચારની ખાતરી કરે છે. આ નોંધો મોટાભાગે લોજિસ્ટિક્સ, આર્થિક, માહિતી સપોર્ટ વગેરેના મુદ્દાઓને પ્રતિબિંબિત કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, એકાઉન્ટિંગ વિભાગમાં પ્રિન્ટર તૂટી ગયું હતું. ચીફ એકાઉન્ટન્ટસિસ્ટમ સપોર્ટ ડિપાર્ટમેન્ટના વડાને આ વિશે મેમોમાં જાણ કરી શકે છે અને તેને ઉપકરણને સુધારવા માટે કહી શકે છે. રિપોર્ટની જેમ જ મેમો તૈયાર કરવામાં આવે છે.
કારણો સમજાવતા
સમજૂતી પત્ર- આ એક દસ્તાવેજ છે જે કોઈપણ ક્રિયા, હકીકત અથવા ઘટનાના કારણોને સમજાવે છે. તે સંસ્થાના કોઈપણ કર્મચારી દ્વારા ઉચ્ચ અધિકારીને સંબોધવામાં આવી શકે છે. મૂળભૂત રીતે, સમજૂતીત્મક નોંધો શિસ્તબદ્ધ ગુનાના કમિશન પર લખવામાં આવે છે, અને આવી નોંધની હાજરી એ કર્મચારી પર શિસ્તની મંજૂરી લાદવા માટે અનિવાર્ય આવશ્યકતા છે (રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડની કલમ 193). કર્મચારી મોટે ભાગે હાથથી અને મફત સ્વરૂપમાં સમજૂતીત્મક નોંધ લખે છે, પરંતુ સંસ્થાઓ ઘણીવાર વિશિષ્ટ સ્વરૂપોનો ઉપયોગ કરે છે.
અમે ભલામણ કરીએ છીએ કે કર્મચારી અધિકારી પાસે હંમેશા વિવિધ નોંધોના ઘણા નમૂનાઓ હાથ પર હોય અથવા તેમના માટે પ્રમાણભૂત સ્વરૂપો વિકસાવે. છેવટે, સંસ્થામાં માહિતીનું વિનિમય સતત થાય છે, અને કર્મચારીઓ ઘણીવાર આ અથવા તે દસ્તાવેજને દોરવામાં મદદ માટે એચઆર વિભાગ તરફ વળે છે. માટેની સૂચનાઓમાં કર્મચારી રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટસંસ્થા, તમે નોંધો માટેની આવશ્યકતાઓને સેટ કરી શકો છો, તેનું વર્ણન કરી શકો છો જરૂરી વિગતોઅને નમૂનાઓ પ્રદાન કરો.
વ્યવહારમાં, પ્રશ્ન વારંવાર ઉદ્ભવે છે કે શું સંસ્થામાં સત્તાવાર, મેમો અને સ્પષ્ટીકરણ નોંધો નોંધણી કરવી જરૂરી છે. અમારા મતે, જો નોંધમાં દર્શાવેલ મુદ્દાને મેનેજરના રીઝોલ્યુશનના સ્વરૂપમાં લેખિત નિર્ણયની જરૂર હોય, તો આ દસ્તાવેજો નોંધાયેલા હોવા જોઈએ, કારણ કે તેમને અમલ અને સંદર્ભ હેતુઓ માટે ઉપયોગની જરૂર છે. જો સમસ્યા મૌખિક રીતે ઉકેલી શકાય છે, તો આવી નોંધ રજીસ્ટર કરવી જરૂરી નથી.

સાધનની દુકાન
OJSC "Spektr" ના જનરલ ડિરેક્ટર
A.A. ગુશ્ચિના

રિપોર્ટ
નવેમ્બર 15, 2009 એન 13/3
અયોગ્ય અમલ વિશે
મજૂર જવાબદારીઓ નેખાવ એન.એ.

ઑક્ટોબર 29, 2009 ના ઓર્ડર નંબર 12k મુજબ, નેખાયેવ એન.એ. ત્રણ મહિનાના પ્રારંભિક કસોટી સમયગાળા સાથે ચોથી કેટેગરીના ટર્નર તરીકે ટૂલ શોપમાં કામ કરવા માટે રાખવામાં આવ્યા હતા.
નેખાયેવ એન.એ. તેની નોકરીની ફરજો અયોગ્ય રીતે કરે છે. તેથી, 1 નવેમ્બર, 2009 ના રોજ, તેમને પાર્ટ્સ નંબર k5/3222 ના ઉત્પાદનનું કામ સોંપવામાં આવ્યું. કામ કરતી વખતે, નેખાયેવ એન.એ. 15 ઉત્પાદનોને ખામીયુક્ત કરવાની મંજૂરી આપી. ખામી સુધારણા ટર્નર E.L. ગ્રિશિનને સોંપવામાં આવી હતી.
મને લાગે છે કે ટર્નર એન.એ. નેખાયેવ રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના લેખ 192-193 અનુસાર ઠપકો આપવો જરૂરી છે. હું આ મેમોરેન્ડમ સાથે શિસ્તબદ્ધ મંજૂરી (ઠપકો) લાદવાનો ડ્રાફ્ટ ઓર્ડર જોડું છું. વધુમાં, હું માનું છું કે નેખાયેવના પગારમાંથી એન.એ. તે ઉત્પાદનોની કિંમત ઘટાડવી જરૂરી છે જે ખામીયુક્ત હોવાનું બહાર આવ્યું છે.
ફોરમેન સહીજી.આઈ. માલાખોવ

કોસ્મેટિક્સ વિભાગ
OJSC "સિગ્મા" ના જનરલ ડિરેક્ટર
પી.યુ. કોલ્ટ્સોવ

રિપોર્ટ

નવેમ્બર 12, 2009 એન 123
મોસ્કોમાં વિભાગના કર્મચારીની સેકન્ડમેન્ટ વિશે
કોસ્મેટિક્સ ફેક્ટરી "સ્વોબોડા"
અમારી કંપની દ્વારા વેચવામાં આવતા માલસામાનની શ્રેણીના વિસ્તરણ અને યોજનાની રચનાના સંબંધમાં જાહેરાત ઝુંબેશ 2005 માટે, હું તમને કોસ્મેટિક પ્રોડક્ટ્સ વિભાગના વરિષ્ઠ નિષ્ણાત, મિખૈલોવા ઇ.યુ.ને મોકલવા માટે કહું છું. મોસ્કો કોસ્મેટિક્સ ફેક્ટરી "સ્વોબોડા" માં કોસ્મેટિક ઉત્પાદનોના નવા વિકાસથી પરિચિત થવા માટે, તેમજ આ સંસ્થા સાથે કરારના સંબંધોના વિકાસ પર સંમત થાઓ.
વિભાગ ના વડા સહીકે.ઓ. સિમોનોવ

માનવ સંસાધન વિભાગ
નાયબ વડા એ.સી.એચ
ઇ.ઓ. ફેડિના

સેવા નોંધ

નવેમ્બર 19, 2009 એન 21
એચઆર વિભાગમાં સમારકામની કામગીરી હાથ ધરવા પર
મારા અન્ય વેકેશન પર જવાને કારણે અને જે સમારકામ શરૂ થયું છે, હું તમને મારી ગેરહાજરી દરમિયાન HR વિભાગમાં નીચેના સમારકામનું કામ કરવા કહું છું:
1. વિન્ડો ફ્રેમ્સ અને વિન્ડો sills કરું.
2. છતને રંગ કરો.
3. વૉલપેપર પેસ્ટ કરો.
એચઆર વિભાગના વડા સહી A.I. મિખીવા

વેચાણ વિભાગ
JSC "Alt" ના જનરલ ડિરેક્ટર
એમ.યુ. મિરોટવોર્ટસેવ

સમજૂતી પત્ર

નવેમ્બર 25, 2009 N 2/12
કામ પરથી ગેરહાજરી વિશે
12 નવેમ્બર, 2009 ના રોજ, હું મારી પત્નીને હોસ્પિટલમાં મળવા જવાની જરૂરિયાતને કારણે 14.00 થી 16.00 દરમિયાન મારા કાર્યસ્થળેથી ગેરહાજર હતો.
વેચાણ વિભાગના વડા સ્વેતિકોવ એન.એન. હું 14.00 વાગ્યે ત્યાં ન હતો, હું તેને મારી ગેરહાજરીના કારણ વિશે જાણ કરી શક્યો નહીં અને આ વિશે સેક્રેટરી મરિશિના એ.ઓ.ને પૂછ્યું. હું માનું છું કે મેં આંતરિક શ્રમ નિયમોનું ઉલ્લંઘન કર્યું નથી, કારણ કે હું કામથી ગેરહાજર હતો સારું કારણઅને થોડા સમય માટે.
ફોરવર્ડર સહી I.I. એલિસેવ

સિક્યોરિટીઝ વિભાગ
પ્રથમ ડેપ્યુટી જનરલ
રિયલ બેંકના ડિરેક્ટર ઇ.જી. ક્રુપનોવ

સમજૂતી પત્ર

નવેમ્બર 8, 2009 એન 54
સારાંશ અહેવાલના મોડેથી સબમિટ કરવા વિશે
મેં ઓક્ટોબર 2009 માટે સિક્યોરિટીઝ વિભાગનો એકીકૃત અહેવાલ સમયસર સબમિટ કર્યો ન હતો તે હકીકત અંગે, હું નીચે મુજબ સમજાવું છું. મારે આ રિપોર્ટ 29 ઓક્ટોબર, 2009 ના રોજ સબમિટ કરવાનો હતો, પરંતુ વાસ્તવમાં ટેલિફોન લાઇન કે જેના પર ફેક્સ-મોડેમ મશીન સ્થિત છે તેના નુકસાન અને સમારકામને કારણે અને ઓક્ટ્યાબ્રસ્કી શાખાના ડેટાના અભાવને કારણે ખરેખર 3 નવેમ્બર, 2009 ના રોજ સબમિટ કર્યો હતો. બેંકના.
સિક્યોરિટીઝ વિભાગના વડા સહીકે.ઓ. ચેર્નીશેવ

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* 3 માર્ચ, 2003 એન 65-આર્ટના રશિયાના સ્ટેટ સ્ટાન્ડર્ડના ઠરાવ દ્વારા અપનાવવામાં આવ્યું.

મેમો, સત્તાવાર સંચાર અને સંદેશાવ્યવહારના મુખ્ય સ્વરૂપોમાંનું એક છે, ભજવે છે મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકાકોઈપણ સંસ્થાના કામમાં. આ દસ્તાવેજ શું છે, નમૂના મેમો કેવો હોવો જોઈએ અને તેને કેવી રીતે યોગ્ય રીતે લખવું (વિશિષ્ટ ઉદાહરણનો ઉપયોગ કરીને) તેના મુદ્દાઓને વધુ વિગતવાર સમજવું જરૂરી છે.

કયા હેતુઓ માટે આ પ્રકારના દસ્તાવેજની જરૂર છે?

મેમો એ મેમોરેન્ડમનો એક પ્રકાર છે. આ એક માહિતી અને સંદર્ભ પ્રકારનો દસ્તાવેજ છે જે સંસ્થામાં માહિતીના વિનિમય અને ક્રિયાપ્રતિક્રિયા માટે સમાન મેનેજમેન્ટ સ્તરના (આડા સ્તરે) વિભાગો અને માળખાકીય એકમો વચ્ચે જરૂરી છે. એટલે કે, જો તમે અન્ય વિભાગના મેનેજર અથવા નિષ્ણાતનો સંપર્ક કરો છો, તો એક મેમો બનાવવામાં આવશે, અને જો અપીલ ઉચ્ચ-સ્તરના મેનેજરને કરવામાં આવશે, તો મેમોનો ઉપયોગ કરવામાં આવશે. તેમની વચ્ચે માત્ર આટલો જ તફાવત છે.

જ્યારે અપીલને દસ્તાવેજીકૃત કરવાની જરૂર હોય ત્યારે મૌખિક નિવેદન કોઈપણ સમસ્યા અથવા સમસ્યાને ઉકેલવા માટે પૂરતું ન હોય તેવા સંજોગોમાં દસ્તાવેજ લેખિત અથવા ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં તૈયાર કરવામાં આવે છે.
નિષ્ણાતો અને સ્ટાફ માટે, સમયસર લખેલા મેમો એ અર્થમાં ફાયદાકારક હોઈ શકે છે કે તેઓ કોઈ ચોક્કસ સમસ્યાના નિરાકરણમાં કોઈ વિશેષ નિષ્ણાતના પ્રયત્નોને સાબિત કરશે.

આંતરિક મેમોનો ઉપયોગ વ્યવસાયિક સંસ્થામાં સંચાર માટે સંપૂર્ણપણે થાય છે અને જો કોઈ ચોક્કસ સમસ્યાનો ઉકેલ અન્ય વિભાગના કર્મચારી (મુખ્ય) પર નિર્ભર હોય તો તે જરૂરી છે.

ઉદાહરણ તરીકે, નીચેના દસ્તાવેજો માટે તૈયાર કરવામાં આવે છે:

• કોઈપણ સમાચારની સૂચનાઓ અથવા ઘોષણાઓ;
• મુખ્ય સંદેશ માટે કવર નોટ તરીકે;
• માહિતી માટે વિનંતી;
• સૂચનાઓ જારી કરે છે વિવિધ પ્રકારો, અને અન્ય.

ટેક્સ્ટ વિવિધ માહિતી, વિનંતીઓ, અરજીઓ અને દરખાસ્તોને પૂરતા પ્રમાણમાં સંક્ષિપ્ત અને સમજી શકાય તેવા સ્વરૂપમાં રજૂ કરે છે.

પરંપરાગત રીતે, દસ્તાવેજો A4 કાગળ પર લેખિત સ્વરૂપમાં દોરવામાં આવે છે, જો કે, કંપનીઓમાં ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપનના વિકાસ સાથે, સત્તાવાર મેમો વધુને વધુ કમ્પ્યુટર પર ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે ભરવામાં આવે છે. આના તેના ફાયદા છે, ઉદાહરણ તરીકે, કોઈ ચોક્કસ મુદ્દાને તાત્કાલિક અને વિલંબ કર્યા વિના ધ્યાનમાં લેવાની ક્ષમતા.

ધ્યાન આપો! દસ્તાવેજ કોઈપણ સ્વરૂપમાં લખી શકાય છે, કારણ કે રશિયાના કાયદા તેની તૈયારી અથવા અમલ માટે કોઈપણ ફરજિયાત આવશ્યકતાઓ પ્રદાન કરતા નથી.

અમુક વિશિષ્ટતાઓ ચોક્કસ સંસ્થાના ઓફિસ મેનેજમેન્ટ નિયમોમાં સમાવિષ્ટ હોઈ શકે છે, પરંતુ કોઈ પણ સંજોગોમાં, આવા કાગળો લગભગ સમાન પ્રકાર અનુસાર તૈયાર કરવામાં આવે છે.

મેમો લખવાના નિયમો

આ પ્રકારના દસ્તાવેજ બનાવવા માટેના "અલિખિત" નિયમો નીચેની યોજનાનું પાલન કરવાની ભલામણ કરે છે.

1. શીટની ટોચ પર, દસ્તાવેજના "હેડર" માં, તમારે ડેટીવ કેસમાં તે સરનામું સૂચવવું આવશ્યક છે કે જેને નોંધ મોકલવામાં આવી હતી: સ્થિતિ; સંસ્થાનું નામ; પૂરું નામ.
2. નીચે, મધ્યમાં, "ઓફિશિયલ મેમો" નામ લખેલું છે, જે તેની સંખ્યા અને સંકલનની તારીખ દર્શાવે છે.
3. આગળ, ટેક્સ્ટ પોતે લખાયેલ છે, એક માહિતી સંદેશ. ટેક્સ્ટની શરૂઆત નોંધના વિષય વિશેના મથાળાથી પણ થઈ શકે છે. કમ્પાઇલર પરિસ્થિતિને તદ્દન સંક્ષિપ્ત રીતે વર્ણવે છે, અંતે તે વિનંતી અને ક્રિયાઓ આપે છે જે કરવાની જરૂર છે.
4. નીચે કમ્પાઈલરની સ્થિતિ, આખું નામ, ટ્રાન્સક્રિપ્ટ સાથેની સહી છે.

દસ્તાવેજ કર્મચારી દ્વારા સહી થયેલ છે જેણે તેનું સંકલન કર્યું છે; જો વિભાગના વડાએ નોંધ પર સહી કરવી આવશ્યક છે, તો કર્મચારીની સહી નીચલા ડાબા ખૂણામાં (એક્ઝિક્યુટરની જગ્યાએ) હશે.

કેટલીક પરિસ્થિતિઓમાં, રસ ધરાવતા પક્ષકારોની ભાગીદારી સાથે, તેમના વિઝા નોંધમાં સૂચવવામાં આવે છે: છેલ્લું નામ, પ્રથમ અને આશ્રયદાતાના આદ્યાક્ષરો, તારીખ અને ટ્રાન્સક્રિપ્ટ સાથે હસ્તાક્ષર.

જો આપણે ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં મેમો વિશે વાત કરીએ, તો તે લગભગ સમાન રીતે સંકલિત કરવામાં આવે છે. માત્ર એટલો જ તફાવત છે કે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોમાં "હેડર" ભરવાની જરૂર નથી, એટલે કે, સરનામાંને સૂચવો. ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન સાથે, સમગ્ર સંસ્થા એક નેટવર્ક સાથે જોડાયેલ છે, અને તે ફક્ત "વિષય" લાઇનમાં ઇચ્છિત વ્યક્તિને પસંદ કરવા માટે પૂરતું છે. સહી પણ: તે મૂકવું જરૂરી નથી, કારણ કે દસ્તાવેજ પ્રવાહ સિસ્ટમમાં સહી શરૂઆતમાં ચોક્કસ વ્યક્તિને સોંપવામાં આવે છે.

ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજો માટે, તમારી હાર્ડ ડ્રાઇવ પર ચોક્કસ ફોલ્ડર બનાવવાનું ઉપયોગી છે, જેમાં, તમારા હેઠળ સીરીયલ નંબરોતમામ નોંધ મૂકવામાં આવશે.

દસ્તાવેજની તૈયારીનું ઉદાહરણ

મેમો કેવી રીતે યોગ્ય રીતે લખવા તે સ્પષ્ટ રીતે બતાવવા માટે, અમે નીચેનું ઉદાહરણ આપીએ છીએ.

OJSC "ડ્રેવો" ના ડિરેક્ટરને
ફિલિપોવા આઈ.જી.
ઉત્પાદન વિભાગના વડા
ફળ અને વનસ્પતિ ઉત્પાદનો
ટ્રેટ્યાકોવા એસ.બી.

સેવા મેમો
22.07.2016 №33

કામદારો Zholin S.L. અને 2 (બે) મહિના માટે કોટોર્સ્કી ઇ.આર. કાર્યકારી ધોરણ. આ આધારે, હું તમને S.L. Zholin ના કર્મચારીઓને બોનસ આપવાનું કહું છું. અને રોકડ પુરસ્કાર સાથે Kotorsky E.R. હું આ કર્મચારીઓ દ્વારા કરવામાં આવેલા કામની રકમ વિશે વિગતવાર માહિતી જોડું છું.

ઉત્પાદન વિભાગના વડા
ફળ અને વનસ્પતિ ઉત્પાદનો
ટ્રેત્યાકોવ એસ.બી.

નિષ્કર્ષમાં, એવું કહેવું જોઈએ કે આ પ્રકારના દસ્તાવેજો છે એક મહાન રીતેસત્તાવાર સંચાર, સંસ્થામાં તમારા સાથીદારોને સૂચિત કરવા. દરેક કર્મચારીએ યાદ રાખવાની જરૂર છે કે સમયસર અને દસ્તાવેજી નોંધ માત્ર કાર્યક્ષમતામાં વધારો કરી શકતી નથી અને તમારા ઉપરી અધિકારીઓની નજરમાં તમને સારી રીતે સ્થાપિત કરી શકે છે, પરંતુ સંભવિત મુશ્કેલીઓને અટકાવી શકે છે અને કોઈપણ સમસ્યાઓ અને ગેરસમજને દૂર કરી શકે છે.

મેમો બનાવવું: વિડિઓ

જો સંસ્થાના દરેક કર્મચારીને સત્તાવાર અથવા મેમો લખવાની જરૂર નથી, તો વહેલા કે પછી લગભગ કોઈ પણ કર્મચારીને નમૂનાની સ્પષ્ટીકરણ નોંધની જરૂર પડી શકે છે. આ દરેક પ્રકારનાં સત્તાવાર દસ્તાવેજો માહિતી અને સંદર્ભ પ્રકૃતિનો પોતાનો ચોક્કસ હેતુ ધરાવે છે. ચાલો ધ્યાનમાં લઈએ કે ચોક્કસ કેસ માટે કયા પ્રકારની નોંધો સૌથી યોગ્ય છે.

અધિકૃત વ્યક્તિને સંબોધિત માહિતી અથવા સંદર્ભ હેતુઓ માટેના દસ્તાવેજનો પ્રકાર, ઉદાહરણ તરીકે, વિભાગના વડા અથવા એન્ટરપ્રાઇઝના વડા, તેને અહેવાલ કહેવામાં આવે છે. કાયદો તેની સ્પષ્ટ વ્યાખ્યા આપતો નથી; તેનો હેતુ મેનેજરને નિર્ણય લેવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવા માટે તારણો અને દરખાસ્તો રજૂ કરવાનો છે.

તે કાં તો કર્મચારીની પહેલ પર અથવા મૌખિક અનુસાર દોરવામાં આવી શકે છે વડાના હુકમથી. મોટેભાગે, તેની સહાયથી, તેઓ ઉત્પાદનમાં તકનીકી ઉપકરણોને સુધારવા સંબંધિત દરખાસ્તો કરે છે, મેનેજમેન્ટના કોઈપણ નિર્ણય સાથે અસંમતિ વ્યક્ત કરે છે અને સાથીદારો સાથેના તકરારના કિસ્સામાં તેમની સ્થિતિ જણાવે છે.

સ્પષ્ટીકરણ નોંધ નમૂના

આ દસ્તાવેજનો મુખ્ય ટેક્સ્ટ તમારી સ્થિતિને ઘડવાનો અને મુદ્દાની યોગ્યતા પર તમારી દલીલોને સ્પષ્ટ રીતે રજૂ કરવાનો છે.

નીચેના પ્રકારના મેમોને અલગ પાડવામાં આવે છે:

• જાણ. તેઓ કોઈપણ કાર્ય અથવા તબક્કાઓ પૂર્ણ કરવા, ઓર્ડરની અમલવારી, વગેરે વિશે માહિતી આપવાનો સમાવેશ કરે છે;
• માહિતીપ્રદ. પરિણામો, વિગતો, પ્રગતિ અને કાર્ય કરવા માટેની પદ્ધતિઓ રજૂ કરવા માટે સંકલિત. નિયમિત છે;
• પહેલ. પહેલ, દરખાસ્તો, ભલામણો વગેરે સમાવે છે.

મેમોરેન્ડમ નમૂના

દસ્તાવેજના પ્રાપ્તકર્તા કોણ છે તેના આધારે રિપોર્ટ્સ બાહ્ય અથવા આંતરિક હોઈ શકે છે.

બાહ્ય લોકો ઉચ્ચ-સ્તરના એન્ટરપ્રાઇઝ અથવા સંસ્થાના વડાને સંબોધવામાં આવે છે. આ દસ્તાવેજ બનાવવા માટે, સામાન્ય એન્ટરપ્રાઇઝ ફોર્મ્સનો ઉપયોગ કરો. ઉદાહરણ મુજબ, મેમોરેન્ડમમાં નીચેના ઘટકો હોવા જોઈએ:

• સંસ્થાના નામ, એન્ટરપ્રાઇઝ;
• તારીખ;
• અનુક્રમણિકા;
• નોંધણી સરનામાં;
• એડ્રેસી ડેટા;
• અહેવાલના વિષયનું શીર્ષક;
• જણાવેલ ટેક્સ્ટ;
• મેનેજરની સહીઓ;
• કલાકારનું પૂરું નામ, સંપર્ક ફોન નંબર દર્શાવે છે.

બિન-પાલનનું મેમોરેન્ડમ નોકરીની જવાબદારીઓ

સંસ્થાના વડાના નામે આંતરિક મેમો બનાવવામાં આવે છે; તેમના અમલ માટે સામાન્ય શીટ્સનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. આવા દસ્તાવેજમાં નીચેના ઘટકો શામેલ છે:

• વિભાગ હોદ્દો;
• દસ્તાવેજનું શીર્ષક;
• તારીખ અને નોંધણી નંબર;
• વિષય માટે શીર્ષક;
• લખાણ
• સરનામાંનું પૂરું નામ;
• હસ્તાક્ષર, અટક અને આદ્યાક્ષરો, તેમજ કમ્પાઈલરની સ્થિતિ.

એક પ્રકારનો આંતરિક દસ્તાવેજ એ સત્તાવાર ફરજો પૂર્ણ કરવામાં નિષ્ફળતાનું મેમોરેન્ડમ છે. તે કર્મચારીની તેની તાત્કાલિક ફરજો કરવામાં નિષ્ફળતા અથવા અયોગ્ય કામગીરી વિશે જાણ કરવાનો છે, અને આ કર્મચારી પર શિસ્તબદ્ધ મંજૂરી લાદવાની દરખાસ્તનો પણ સમાવેશ થાય છે.

સેવા મેમો - લેખન ઉદાહરણ અને લોગ બુક

મેમોનો એક પ્રકાર સત્તાવાર છે. તે એક માહિતીપ્રદ દસ્તાવેજ છે અને તેનો ઉપયોગ વ્યવસ્થાપન માળખાના વિવિધ આડા (એટલે ​​​​કે, એકબીજાને ગૌણ ન હોય તેવા) પદાર્થોની ક્રિયાપ્રતિક્રિયા માટે તેમની યોગ્યતા સંબંધિત મુદ્દાઓને ઉકેલવા માટે થાય છે. મેમો કેવી રીતે લખવું?

ઓલ-રશિયન ક્લાસિફાયર ઓફ મેનેજમેન્ટ ડોક્યુમેન્ટેશન (OKUD) આ પ્રકારના દસ્તાવેજો પ્રદાન કરતું નથી. તે જ સમયે, તેઓ વિવિધ ઔદ્યોગિક હેતુઓ માટે ઉપયોગમાં લેવાય છે:

• માહિતીની વિનંતી કરવા માટે;
• સૂચનાઓ જારી કરતી વખતે;
• સાથેના દસ્તાવેજ તરીકે;
• માહિતી પત્ર તરીકે.

આ પ્રકારના દસ્તાવેજના ટેક્સ્ટમાં તેના અમલ માટેનું કારણ શું હતું તે વિશેનો ડેટા છે, એટલે કે. વિનંતી, અરજી, દરખાસ્ત, વગેરે. તેમાં યોજાયેલી મીટિંગો, કર્મચારીઓની કર્મચારીઓની હિલચાલ, સંસ્થા અને તેના વિભાગોના કાર્યમાં કોઈપણ ફેરફારો વગેરે વિશેની માહિતી હોઈ શકે છે. દસ્તાવેજમાં વીકએન્ડ પર કામ કરતા કર્મચારીઓને કંપનીના પરિસરમાં જવા દેવાના હેતુથી સુરક્ષા સેવા માટેની માહિતી પણ હોઈ શકે છે.

કર્મચારીઓની શ્રમ સફળતા માટે, તેઓ મૂલ્યવાન ભેટ અથવા શીર્ષક અથવા પ્રમાણપત્ર મેળવી શકે છે. આ કરવા માટે, બોનસ માટે એક મેમો તૈયાર કરવામાં આવે છે, જે વિભાગના વડા, ટ્રેડ યુનિયન અથવા ટીમ દ્વારા દોરવામાં આવે છે.

એવોર્ડ માટે મેમો

સત્તાવાર નોંધ તૈયાર કરવા માટે કાયદામાં કડક આવશ્યકતાઓ નથી. જો કે, મેમો ભરવા માટેનો નમૂનો એ રિપોર્ટના સ્વરૂપમાં સમાન છે; તે એન્ટરપ્રાઇઝની વિશિષ્ટતાઓને ધ્યાનમાં લેતા, સંસ્થામાં સીધા જ વિકસિત અને સંકલિત કરી શકાય છે.

દસ્તાવેજીકરણને નિયંત્રિત કરવા માટે, એક વિશેષ જર્નલ બનાવવી જોઈએ. સેવા નોંધોના નમૂના લોગ અનુસાર, તેમાં વિશેની માહિતી હોઈ શકે છે નોંધણી નંબરોદસ્તાવેજો, તેમની તારીખ, નામ અથવા સારાંશ, વિશેનો ડેટા અધિકારી, જેમણે દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કર્યા, વગેરે.

સત્તાવાર મેમોના નમૂના લોગ

જર્નલ નોંધણી ઉપરાંત, કાર્ડ અથવા દસ્તાવેજીકરણનું સ્વચાલિત રેકોર્ડિંગ પણ પ્રદાન કરવામાં આવે છે.

સ્પષ્ટીકરણ નોંધ ફોર્મ

કોઈપણ ઘટનાઓ અને તથ્યોના સંજોગોને સમજાવવા માટે, આવા પ્રકારના દસ્તાવેજ તરીકે પ્રદાન કરવામાં આવે છે સમજૂતી પત્ર, એક ઉચ્ચ અધિકારીને સંબોધિત એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારી દ્વારા સંકલિત.

તે વિનંતી કરનાર વ્યક્તિને સંબોધિત કાગળના નિયમિત ટુકડા પર એક નકલમાં હાથથી લખવાનો છે. કેટલીક સંસ્થાઓ કમ્પ્યુટર પર સમજૂતીત્મક નોંધ તૈયાર કરવા માટે પ્રદાન કરે છે. સ્પષ્ટીકરણ નોંધનું સ્વરૂપ કાયદાકીય સ્તરે નિશ્ચિત નથી, જો કે, કેટલીક સંસ્થાઓમાં તેના અમલ માટે પ્રમાણભૂત સ્વરૂપો છે. તે જ સમયે, એક સ્પષ્ટીકરણ નોંધ જે ફોર્મ અનુસાર દોરવામાં આવી નથી તે માન્ય છે.

રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડ (કલમ 193) અનુસાર, કર્મચારીને અરજી કરતા પહેલા શિસ્તબદ્ધ કાર્યવાહી, તેની પાસેથી એક સ્પષ્ટીકરણ નોંધની વિનંતી કરવી આવશ્યક છે, જ્યાં કર્મચારી સંજોગો અને લીધેલી ક્રિયાઓના કારણોની જાણ કરી શકે છે.

સ્પષ્ટીકરણ નોંધો કાં તો કર્મચારી દ્વારા અથવા દોરવામાં આવી શકે છે માળખાકીય એકમસામાન્ય રીતે