შეკვეთების დამუშავებისა და საოფისე მუშაობის წესები. შეკვეთის ნიმუში პერსონალისთვის. პერსონალის ჩანაწერების მართვა: შეკვეთები

შეკვეთის მომზადების ეტაპზე ტარდება შემდეგი ოპერაციები

• ბრძანების პროექტის მომზადება;
• შეკვეთის პროექტის რეგისტრაცია.

ბრძანებების პროექტების მომზადებასა და შესრულებას ახორციელებენ თანამდებობის პირები - განყოფილების უფროსები (სპეციალისტები) საწარმოს უფროსის სახელით.

1. ბრძანების პროექტის მომზადება

ბრძანების პროექტის მომზადებისას ხდება საკითხის შესწავლა და შედგენილია ბრძანების პროექტის ტექსტი.

ბრძანების ტექსტი, როგორც წესი, შედგება ორი ნაწილისაგან: სააღრიცხვო და ადმინისტრაციული.

განმსაზღვრელი ნაწილი ადგენს საფუძვლებს (ფაქტები, მოვლენები, დოკუმენტები და ა.შ.) და იძლევა მოტივაციას ბრძანების გაცემის მიზნით.

ბრძანების ხსენებული ნაწილი გამოტოვებულია, თუ მის ადმინისტრაციულ ნაწილს არ სჭირდება დაზუსტება (ანუ ბრძანების გაცემის მიზეზი აშკარაა).

ორდენის განმსაზღვრელი ნაწილი ადმინისტრაციული ნაწილისგან გამოყოფილია გამყოფი სიტყვით „ვბრძანებ:“, რომელიც იბეჭდება ტაბულატორის ნულოვანი პოზიციიდან განცალკევებულ სტრიქონზე, დიდი ასოებით ორწერტილით, ინტერვალისა და ბრჭყალების გარეშე.

ბრძანების ადმინისტრაციულ ნაწილში ნათქვამია: „ვის“ (შემსრულებელს ან სტრუქტურულ ერთეულს - მათ, ვინც პასუხისმგებელია განხორციელებაზე), „რა უნდა გააკეთოს“ (მიუთითეთ კონკრეტული სამუშაო), „რომელ თარიღამდე“ (მისი დასრულების ვადა). თუ ბრძანება შემსრულებელს ეძლევა მუდმივად, მაშინ შეიძლება არ იყოს შესრულების ვადა.

ორდენის ტექსტის ადმინისტრაციული ნაწილი, როგორც წესი, იყოფა აბზაცებად, რომლებიც დანომრილია არაბული ციფრებით. ბოლო პუნქტში მითითებულია პირი ან სტრუქტურული ერთეული, რომელიც პასუხისმგებელია ბრძანების შესრულების მონიტორინგზე მთლიანად.

საჭიროების შემთხვევაში, ბრძანების ბოლოს ცალკე პუნქტში ჩამოთვლილია ადრე გამოცემული დოკუმენტები (ბრძანებები, გადაწყვეტილებები და ა.შ.) ან მათი ნაწილები, რომლებიც გაუქმებულია, შესწორებულია ან დამატებულია ამ ბრძანებით.

ინდივიდუალური ამოცანები (მაგალითად, ციფრული მონაცემების შემცველი დავალება) ან ბრძანებით მოქმედი მარეგულირებელი დოკუმენტები (ინსტრუქციები, წესები, წესები და ა.შ.) ჩვეულებრივ შედგენილია ბრძანების დანართის სახით მათზე მითითებით ბრძანებაში. ბრძანების შესაბამისი პუნქტები. დანართის პირველ ფურცელზე ზედა მარჯვენა კუთხეში კეთდება შემდეგი წარწერა: „დანართი სს „ფირმის სახელი“ 00.00.00 No000 ბრძანების ხელმძღვანელის“.

ბრძანებისა და დანართების გვერდები დანომრილია როგორც ერთი დოკუმენტი.

2. ბრძანების პროექტის რეგისტრაცია

შეკვეთის პროექტის მომზადება მოიცავს ფორმაში ან სტანდარტულ ფურცელზე მკაცრად განსაზღვრულ ადგილებზე დეტალების მოთხოვნის (სპეციფიკური მოცემული ტიპის დოკუმენტისთვის) კომპლექტის განთავსებას (GOST 6.38-90-ის შესაბამისად). ამ ეტაპზე ბრძანების პროექტში შედის შემდეგი დეტალები:

• ორგანიზაციის ლოგო;
• OKPO ორგანიზაციის კოდი;
• OKUD დოკუმენტის კოდი;
• კომპანიის სახელი;
• დოკუმენტის ტიპის დასახელება;
• შედგენის ან გამოცემის ადგილი;
• ტექსტის სათაური;
• ტექსტი;
• აღნიშვნა განაცხადის არსებობის შესახებ;
• შემსრულებლის სახელი და ტელეფონის ნომერი.

ძირითადი საქმიანობის განკარგულებები (პირველი ფურცელი) ფორმდება, როგორც წესი, საწარმოს გენერალურ ფორმაზე.

ბრძანების ხელმოწერა

• ბრძანების პროექტის დამტკიცება;
• ბრძანების პროექტის გადაცემა სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულებაში;
• ბრძანების პროექტის სისწორის შემოწმება;
• ბრძანების პროექტის კორექტირება;
• „დოკუმენტზე წვდომის შეზღუდვის შტამპის“ დამაგრება;
• ბრძანების პროექტზე ხელმოწერა.

3. ბრძანების პროექტის დამტკიცება

ბრძანების პროექტის ხელმოწერა იწყება მისი დამტკიცებით. ბრძანების პროექტის მომზადების თანამდებობის პირი კოორდინაციას უწევს მას:

• სტრუქტურული სამმართველოების ხელმძღვანელები;
• ადვოკატი;
• მთავარი ბუღალტერი;
• სხვა დაინტერესებული თანამდებობის პირები.

ასეთი დამტკიცება ფორმალიზდება „ვიზის“ რეკვიზიტის მკაცრად განსაზღვრულ ადგილას დამაგრების სახით გენერალურ ფორმაზე ან სტანდარტულ ფურცელზე, რომელზედაც შედგენილია ბრძანების პროექტი (შემდგომში „შეკვეთის ფორმაზე“). თუ რაიმე კომენტარი წარმოიქმნება დამტკიცების დროს, ისინი მითითებულია ან თავად ვიზაზე (თუ კომენტარი მოკლეა) ან ცალკე ფურცელზე შესაბამისი ჩანაწერით შეკვეთის ფორმაზე („კომენტარები თან ერთვის“ ვიზის გვერდით). ვიზები გროვდება ბრძანების პროექტის ბოლო ფურცელზე.

4. ბრძანების პროექტის გადაცემა სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურში

დამტკიცების დასრულების შემდეგ, ბრძანების პროექტი გადაეცემა იმ თანამდებობის პირს, რომელმაც მოამზადა იგი DOU-ს სამსახურს ხელმოწერისთვის საწარმოს ხელმძღვანელის (ან მისი მოადგილის, რომელსაც აქვს შესაბამისი უფლებები - შემდგომში „მისი მოადგილე“).

5. ბრძანების პროექტის სისწორის შემოწმება

ბრძანების პროექტს საწარმოს ხელმძღვანელს (მის მოადგილეს) ხელმოსაწერად წარდგენამდე ამოწმებს სკოლამდელი განათლების სამსახურის თანამშრომელი მისი შესრულების სისწორეს ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის მოქმედი სახელმწიფო სტანდარტების შესაბამისად. არასწორად შევსებული ბრძანების პროექტი უბრუნდება თანამდებობის პირს, რომელმაც მოამზადა იგი გადასინჯვისთვის.

6. ბრძანების პროექტის კორექტირება

საწარმოს ხელმძღვანელს (მის მოადგილეს) შეუძლია ხელმოწერისთვის სკოლამდელი განათლების სამსახურის სპეციალისტისგან მიღებულ ბრძანების პროექტში ცვლილებები და დამატებები შეიტანოს. ასეთი ცვლილებები და დამატებები ხდება ბრძანების პროექტის განუყოფელი ნაწილი და არ არღვევს მის იურიდიულ ძალას.

7. დეტალების ჩასმა „დოკუმენტზე წვდომის ბადის შეზღუდვა“

თუ ბრძანების პროექტი შეიცავს ინფორმაციას საწარმოს კომერციული საიდუმლოების შემადგენელი ინფორმაციის სიაში შეტანილ ინფორმაციას, ბრძანების პროექტზე მენეჯერი (მისი მოადგილე) ადგენს აუცილებელ „დოკუმენტზე წვდომის შეზღუდვას“.

8. ბრძანების პროექტის ხელმოწერა

ბრძანებას ხელს აწერს (შეკვეთის ფორმაზე აწერს „ხელმოწერის“ რეკვიზიტს) საწარმოს ხელმძღვანელი (ან მისი მოადგილე, რომელსაც აქვს შესაბამისი უფლებები). ორდენის პირველი ეგზემპლარი (ორიგინალი) ხელმოწერილია. ბრძანება ძალაში შედის ხელმოწერის მომენტიდან, თუ მის ტექსტში სხვა ვადა არ არის მითითებული.

შეკვეთის რეგისტრაცია

ამ ეტაპზე ტექნოლოგიური ოპერაციები დაკავშირებულია:

• შეკვეთის რეგისტრაცია;
• "საკონტროლო ნიშნის" დეტალების დამაგრება.

9. შეკვეთის რეგისტრაცია

სრულად მომზადებული, შესრულებული და ხელმოწერილი ბრძანება რეგისტრირდება სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტების მიერ სამუშაოდ (შესასრულებლად) კონტრაქტორზე გადაცემამდე. რეგისტრაცია აუცილებელია დოკუმენტების უსაფრთხოების, მათი სწრაფი ძიების, აღრიცხვისა და კონტროლის უზრუნველსაყოფად. არსებობს დოკუმენტების რეგისტრაციის რამდენიმე ფორმა: ცენტრალიზებული, დეცენტრალიზებული და შერეული (ამ მასალაში მათ დეტალურ მახასიათებლებზე არ ვისაუბრებთ).

შეკვეთის რეგისტრაცია არის მისი შექმნის ფაქტის ჩანაწერი მასზე დეტალების „ინდექსი“ და „თარიღი“ (შეკვეთის ფორმაზე) დატანით, შემდგომი ჩაწერით. საჭირო ინფორმაციაშეკვეთის შესახებ სარეგისტრაციო ფორმებში (ჟურნალები და/ან ბარათები).

შეკვეთის რეგისტრაცია ხდება მხოლოდ ერთხელ - ხელმოწერის დღეს. საწარმოს ერთი სტრუქტურული ერთეულიდან მეორეზე რეგისტრირებული შეკვეთის გადაცემისას იგი ხელახალი რეგისტრაცია არ ხდება.

"თარიღის" დეტალი განთავსდება ბრძანებაში ხელმოწერის შემდეგ (სკოლამდელი საგანმანათლებლო დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტების მიერ).

ორდენის „ინდექსის“ რეკვიზიტი, როგორც წესი, არის არაბული ციფრები ანბანური სიმბოლოების გარეშე, შეყვანილი ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით (მარტივი სერიული ნუმერაცია) კალენდარული წლის დასაწყისიდან. ეს დეტალი შეტანილია ბრძანებაში (შეკვეთის ფორმაზე) შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულების სპეციალისტების მიერ (სკოლამდელი საგანმანათლებლო დაწესებულების სამსახური, სტრუქტურული ერთეული, რომლის ხელმძღვანელმა მოამზადა ბრძანების პროექტი), საწარმოში მიღებული დოკუმენტის რეგისტრაციის ფორმის მიხედვით.

შეკვეთის დანართებში ინდექსები არ არის განთავსებული.

ძირითადი საქმიანობის შეკვეთები რეგისტრირდება ცალკე სარეგისტრაციო ფორმებში (ძირითადი საქმიანობის შეკვეთების რეგისტრაციის ჟურნალი). სარეგისტრაციო ჟურნალის ფორმა არ რეგულირდება, ანუ სარეგისტრაციო სვეტების (დეტალების) მოწყობის ოპტიმალურ შემადგენლობას და თანმიმდევრობას განსაზღვრავს საწარმოს სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახური თავისი შეხედულებისამებრ. ასეთი ჟურნალების წარმოების ფორმა და პროცედურა დაფიქსირებულია საწარმოს მიერ შემუშავებულ „ჟურნალის (ბარათების) შენახვის ინსტრუქციებში ძირითადი საქმიანობისთვის შეკვეთების რეგისტრაციისთვის“. როგორც წესი, სარეგისტრაციო ფორმები იყენებს შემდეგ სარეგისტრაციო ველებს:

• ინდექსი და თარიღი;
• ავტორი (დეველოპერი);
• ვინ მოაწერა ხელი;
• სათაური ან/და რეზიუმე;
• აპლიკაციები;
• დადგენილება (ბრძანების შინაარსი, შემსრულებელი, ბრძანების ავტორი, თარიღი);
• ბრძანების აღმასრულებელი ქვითარი;
• შესრულების პერიოდი;
• საკონტროლო ნიშანი;
• შესრულების პროგრესი;
• აღსრულების ნიშანი;
• საქმის ნომერი;
• მონაცემთა გადაცემა მანქანა მედიაში

თუ ბრძანება შეიცავს საწარმოს კომერციულ საიდუმლოებას შემადგენელი ინფორმაციის სიაში შეტანილ ინფორმაციას, შეკვეთა რეგისტრირდება სპეციალურ აღრიცხვის (რეგისტრაციის) ფორმაში. საწარმოს მეშვეობით სავაჭრო საიდუმლოების შემცველი დოკუმენტების გადაცემის ტექნოლოგია ამ მასალაში არ არის განხილული.

10. დეტალების ჩასმა „საკონტროლო ნიშანი“

შეკვეთის რეგისტრაცია შეიძლება ჩაითვალოს მის შესრულებაზე კონტროლის საწყის ეტაპად. საწარმოს ხელმძღვანელის (მისი მოადგილის) მითითების შემდეგ, რომ დააწესოს ბრძანება კონტროლის ქვეშ, სკოლამდელი განათლების სამსახურის სპეციალისტი ატრიბუტს აყენებს „საკონტროლო ნიშანს“ ბრძანების მარცხენა ველზე, ატრიბუტის საპირისპიროდ „ტექსტის სათაური“. ” (ნაკლებად ხშირად - ამ ბრძანების კონტროლირებადი პუნქტების საპირისპიროდ).

შეკვეთის შესრულება და კონტროლი

ამ ეტაპზე ტექნოლოგიური ოპერაციები დაკავშირებულია:

• ორდენის რეპროდუქცია;
• ორდერის დუბლირებული ასლების დამოწმება;
• ბრძანების (ასლების) გაგზავნა შემსრულებლებისთვის;
• კონტროლის ბრძანების გაცემა;
• შემსრულებლების მიერ ბრძანების (ასლების) დროული მიღების შემოწმება;
• შეკვეთის შესრულება;
• შეკვეთის შესრულების შემოწმება და რეგულირება;
• მოხსენება საწარმოს ხელმძღვანელს ბრძანების შესრულების შესახებ;
• შეკვეთის შესრულების ვადებში და პროცედურაში ცვლილებების შეთანხმება;
• შეკვეთის შესრულების ვადის და პროცედურის შეცვლა;
• შეკვეთის შესრულების დასრულება.

ბრძანება, რომელსაც ხელს აწერს უფროსი (მისი მოადგილე) და რეგისტრირებულია სკოლამდელი აღზრდის სამსახურის სპეციალისტების მიერ, ქვითრის სანაცვლოდ გადაეცემა მასში მითითებულ შემსრულებლებს მისი შესრულების განსახორციელებლად სამუშაოდ.

11. შეკვეთის რეპროდუქცია

თუ ორდერში მითითებულია რამდენიმე შემსრულებელი, მაშინ შეკვეთის სწრაფი შესრულების უზრუნველსაყოფად, მისი რეპროდუცირება შესაძლებელია ასლების საჭირო რაოდენობით. შეკვეთის გამრავლების აუცილებლობას და ასლების რაოდენობას (გავრცელების სია) განსაზღვრავს მისი შესრულების ორგანიზატორი (პასუხისმგებელი შემსრულებელი). საფოსტო სიაში მითითებულია შეკვეთის სახელი, შემსრულებლის სახელი, სტრუქტურული ერთეული, გადაცემული ასლების რაოდენობა და თარიღი. ტირაჟის განსაზღვრისა და დაგზავნის სიის სწორად შედგენაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება თანამდებობის პირს, რომელმაც მოამზადა ეს ბრძანება.

12. ორდერის დუბლირებული ასლების დამოწმება

ბრძანების ასლები დამოწმებულია სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტების მიერ. ორდერის ასლის დასადასტურებლად, სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტი აყენებს შეკვეთის ფორმას, რომელზედაც შედგენილია ბრძანების თითოეული ეგზემპლარი, საჭირო „ასლის დამადასტურებელი ნიშანი“.

ბრძანების ყველა დუბლირებული და დამოწმებული ასლი სკოლამდელი საგანმანათლებლო დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტების მიერ ან გადაეცემა პასუხისმგებელ შემსრულებელს შემსრულებლებზე დამოუკიდებლად განაწილებისთვის, ან სკოლამდელი საგანმანათლებლო დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტები თავად ურიგებენ მათ თითოეულ შემსრულებელს. შეკვეთის ასლები გადაეცემა შემსრულებლებს პირადი ხელმოწერით, რომელსაც ისინი ათავსებენ საფოსტო სიაში (ჩვეულებრივ, ორიგინალური შეკვეთის ბოლო გვერდის უკანა მხარეს). პირველ შემთხვევაში, პასუხისმგებელი შემსრულებელი ხელს აწერს მიღებული ეგზემპლარების რაოდენობას, მეორეში კი ყველა შემსრულებელი, რომელმაც მიიღო ბრძანების ნიშნის ასლი.

შეკვეთების დამუშავება და სამუშაოდ (შესასრულებლად) გადაცემა შემსრულებლებზე უნდა განხორციელდეს DOW სერვისის მიერ მათი მიღების მომენტიდან ერთი სამუშაო დღის განმავლობაში.

14. შეკვეთის განთავსება კონტროლისთვის

ყველა რეგისტრირებული შეკვეთის შესრულება ექვემდებარება კონტროლს.

საწარმოს ხელმძღვანელი (მისი მოადგილე) პასუხისმგებელია ბრძანების შესრულებაზე კონტროლის ორგანიზებაზე. კონტროლის ორგანიზების მთავარი მიზანია შეკვეთის დროული და ხარისხიანი შესრულება. ბრძანების შესრულების მონიტორინგს ახორციელებენ სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტები და თანამდებობის პირი, რომელმაც მოამზადა ეს ბრძანება.

საკონტროლო ბრძანების წარსადგენად სკოლამდელი აღმზრდელობითი დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტები სარეგისტრაციო ფორმებში (ჟურნალები ან/და ბარათები) ავსებენ შესაბამის ველებს.

15. შემსრულებლების მიერ ბრძანების (ასლების) დროულად მიღების შემოწმება.

თუ შეკვეთის (მისი ასლების) დარიგება შემსრულებლებზე დამოუკიდებლად განხორციელდა პასუხისმგებელი შემსრულებლის მიერ, მაშინ DOW სერვისის სპეციალისტებმა უნდა დაადასტურონ მათი დროული მიღება შემსრულებლების მიერ, რათა დაიწყონ მუშაობა ჩაწერილი ინსტრუქციების შესრულებაზე. ის.

16. ბრძანების შესრულება

კონტრაქტორის მიერ შეკვეთაში ჩაწერილი შეკვეთის (დავალების) შესრულებისას კონკრეტული სამუშაოს შესრულება.

17. ბრძანების დამოწმება და შესრულების რეგულირება

პასუხისმგებელი შემსრულებელი დამოუკიდებლად აკონტროლებს ბრძანების შესრულების მიმდინარეობას.

DOW სერვისის სპეციალისტები აკონტროლებენ შეკვეთის შესრულების ვადას. შეკვეთის შესრულების პერიოდი არის დროის პერიოდი, რომელიც გამოყოფილია შეკვეთის შესასრულებლად, ან კალენდარული თარიღი, რომლითაც არის დაგეგმილი შესრულება. შეკვეთის შესრულების ვადები შეიძლება იყოს სტანდარტული ან ინდივიდუალური.

დოკუმენტების შესრულების სტანდარტული ვადები დგინდება აქტებით უმაღლესი ხელისუფლებასახელმწიფო ძალაუფლება და მართვა. სტანდარტული შესრულების ვადა არის 10 დღე შეკვეთების შესრულების განხილვისა და მოხსენებისთვის, გარდა იმ შემთხვევისა, როდესაც ბრძანებაში არ არის მითითებული შესრულების ვადა.

შესრულების ინდივიდუალურ ვადებს მიუთითებს ბრძანების ავტორი მის ტექსტში ან ადგენს საწარმოს ხელმძღვანელის (მისი მოადგილის) მიერ. სტანდარტული და ინდივიდუალური პირობები გამოითვლება კალენდარული დღეებიბრძანების ხელმოწერის (ძალაში შესვლის) მომენტიდან. თუ შეკვეთის შესრულების ინდივიდუალური ვადა განსხვავდება სტანდარტულისაგან, მაშინ ინდივიდუალური ვადა ითვლება შესრულების ვადად. თუ საჭიროა შეკვეთის პუნქტების შესრულება სხვადასხვა ვადებში, თითოეულ პუნქტს აქვს თავისი შესრულების ვადა.

შეკვეთის შესრულების მიმდინარეობის მონიტორინგი ხორციელდება ყოველდღიურად, თუ დადგენილ შესრულების თარიღამდე დარჩა 1-დან 5 დღემდე, ხოლო პერიოდის განმავლობაში ორჯერ - თუ დადგენილ შესრულების თარიღამდე დარჩა 5-დან 10 დღემდე.

18. მოხსენება საწარმოს ხელმძღვანელს ბრძანების შესრულების შესახებ

კონტროლის შედეგების საფუძველზე, სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის პასუხისმგებელი შემსრულებელი და სპეციალისტები აცნობებენ საწარმოს ხელმძღვანელს (მის მოადგილეს) ბრძანების შესრულების მიმდინარეობას, მიღწეულ შედეგებს და წარმოქმნილ გარემოებებს, რომლებიც აფერხებენ შესრულებას. შეკვეთა დადგენილ ვადაში.

19. ბრძანების შესრულების ვადაში და პროცედურაში ცვლილებების კოორდინაცია

საჭიროების შემთხვევაში, საწარმოს ხელმძღვანელი (მისი მოადგილე) და აღმასრულებელი მოხელე შეთანხმდებიან ბრძანების შესრულების ვადისა და პროცედურის შეცვლაზე. ამის საფუძველია პასუხისმგებელი აღმასრულებელი ხელისუფლების მემორანდუმი, რომელიც მოტივირებს მსგავსი ცვლილებების აუცილებლობას. გადაწყვეტილება ბრძანების შესრულების ვადისა და პროცედურის შეცვლის შესახებ აისახება საწარმოს ხელმძღვანელის (მისი მოადგილის) დადგენილებაში.

შეკვეთის შესრულების ვადაში და პროცედურაში ცვლილება უნდა განხორციელდეს შეკვეთის შესრულების ვადის გასვლამდე არანაკლებ ორი დღით ადრე.

20. ცვლილებები ბრძანების შესრულების ვადებში და პროცედურაში

საწარმოს ხელმძღვანელის (მისი მოადგილის) დადგენილებით, სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტები ცვლიან ბრძანების შესრულების ვადას და წესს სარეგისტრაციო ფორმებში (ჟურნალები და/ან) შესაბამის სვეტებში საჭირო კორექტირებით. ბარათები).

21. ბრძანების შესრულების დასრულება

ბრძანება შესრულებულად ითვლება, თუ მასში გათვალისწინებული ღონისძიებები ფაქტობრივად განხორციელდა (კონკრეტული დავალება შესრულებულია, მომზადდა წერილობითი პასუხი და ა.შ.) ან მის შესასრულებლად შედგენილია სხვა დოკუმენტი.

შესრულებული ბრძანების გადატანა საქმის მასალებში

ამ ეტაპზე ტექნოლოგიური ოპერაციები დაკავშირებულია:

• შესრულებული ორდერის დაბრუნება DOW სერვისში;
• ჩანაწერი ბრძანების შესრულების შესახებ;
• შესრულებული ორდერის კონტროლიდან ამოღება და ფაილში შეტანა.

22. შესრულებული ორდერის დაბრუნება DOW სერვისში

სკოლამდელი აღმზრდელობითი დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტების მიერ რეგისტრირებული ბრძანება, აღმასრულებელი მოხელე უნდა დაუბრუნდეს სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურს საქმეში შესატანად (საქმის ფორმირება).

23. ბრძანების შესრულების ჩანაწერი

ბრძანების შესრულების შედეგი წარმოდგენილია წერილობით ანგარიშში ან მოკლე ფორმით აღინიშნება თავად ბრძანებაზე (პასუხისმგებელი აღმასრულებელი ან/და სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტები ავსებენ ველს " მოკლე ინფორმაცია„რეკვიზიტების“ შესრულების შესახებ შენიშვნა დოკუმენტის გაფორმებისა და ფაილში გაგზავნის შესახებ. ამასთან, სკოლამდელი აღზრდის სამსახურის სპეციალისტები აკეთებენ აუცილებელ ჩანაწერებს (ჩანაწერებს) სარეგისტრაციო ფორმების (ჟურნალები) შესაბამის სვეტებში. ან/და ბარათები).

24. შესრულებული ორდერის კონტროლიდან ამოღება და ფაილში შეტანა

ბრძანება ამოღებულია კონტროლიდან მისი შესრულების შემდეგ. თუ აღარ არის შეკვეთის შესრულების აუცილებლობა, ის ამოღებულია კონტროლიდან იმ პირის მიერ, ვინც მას აკონტროლებს. ამასთან, სკოლამდელი აღზრდის სამსახურის სპეციალისტები სარეგისტრაციო ფორმების (ჟურნალები ან/და ბარათები) შესაბამის სვეტებში აკეთებენ აუცილებელ ჩანაწერებს (ჩანაწერებს).

საქმეში ბრძანების შეტანა (საქმის ფორმირება) არის შესრულებული ბრძანებების დაჯგუფება საქმეებში საწარმოს საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად. საქმეების ფორმირებას ახორციელებს სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტი საწარმოს ხელმძღვანელის უშუალო ზედამხედველობით.

საქმეში შეტანილი ბრძანების ფორმაზე სკოლამდელი აღმზრდელობითი დაწესებულების სამსახურის სპეციალისტები აწერენ რეკვიზიტს „ნიშანი დოკუმენტის შესრულებაზე და საქმეზე გაგზავნაზე“ და აკეთებენ საჭირო შენიშვნებს (ჩანაწერებს) შესაბამისში. სარეგისტრაციო ფორმების (ჟურნალები და/ან ბარათები) სვეტები.

ქეისების ფორმირებისას უნდა დაიცვან შემდეგი მოთხოვნები:

• ფაილში მოთავსებულია მხოლოდ შესრულებული და სწორად შესრულებული ბრძანებები;
• ძირითადი საქმიანობების შეკვეთები დაჯგუფებულია პერსონალის ბრძანებებისგან განცალკევებით;
• როგორც წესი, იმავე წლის ბრძანებები ჯგუფდება საქმეში (გარდა გადასაცემისა);
• შეკვეთის ერთი (ნამდვილი) ასლი შედის ფაილში;
• საქმეში შეკვეთები დალაგებულია რიცხვითი თანმიმდევრობით (მათი სარეგისტრაციო (რიგობით) რიცხვების ზრდის მიხედვით);
• შეკვეთის დანართები (დოკუმენტი მონიშნულია „დანართი“) ფაილში შეიტანება შესაბამის ბრძანებასთან ერთად;
• შეკვეთების დოკუმენტები ჯგუფდება და შეიტანება ცალკე და ინახება იმ პირთან, ვინც მოამზადა მათი პროექტები;
• საწარმოს კომერციული საიდუმლოების შემადგენელი ინფორმაციის სიაში შეტანილი ინფორმაციის შემცველი ბრძანებები ჯგუფდება და შეიტანება ცალკე ფაილში.

ყველა ორგანიზაციაში შრომითი საქმიანობა რეგულირდება მენეჯერის ბრძანებებითა და მითითებებით. ამავდროულად, მრავალ კომპანიაში გავრცელებული პრაქტიკაა, რომ შეკვეთების შემუშავება მდივანს (პირად ასისტენტს) ანდობენ. ამ სტატიაში განვიხილავთ, თუ რა წესები უნდა დაიცვან შეკვეთების განთავსებისთვის.

ამ სტატიიდან თქვენ შეიტყობთ:

შეკვეთის სათაური უნდა პასუხობდეს კითხვას "რაზე?" მაგალითად, „სამუშაო განრიგის შეცვლის შესახებ“, „სატარიფო გეგმების შეცვლის შესახებ“ და ა.შ.

ახალი სტატიები

შეცდომები შეკვეთებში

ხშირად, შეკვეთების განთავსებისას, შეცდომები წარმოიქმნება რეგისტრაციის მოთხოვნების დიდი რაოდენობის გამო. ქვემოთ განვიხილავთ ყველაზე გავრცელებულებს.

2. ხელფასების ახალ სისტემაზე გადასვლის კომისიები:

2.1. სამუშაო შეხვედრები უნდა ჩატარდეს კვირაში ერთხელ მაინც. დაუგეგმავი - საჭიროებისამებრ.

2.2. კომისიის საქმიანობის საკითხებია:

ანალიზი მიმდინარე მდგომარეობასაშტატო მაგიდა პერსონალის კატეგორიის მიხედვით;

პროფესიული კვალიფიკაციის ჯგუფებისა და კვალიფიკაციის დონის მქონე დაწესებულებების საშტატო განრიგით გათვალისწინებული თანამშრომელთა თანამდებობების (პროფესიების) თანაფარდობა.

კომენტარი: ზემოხსენებულ მაგალითში პუნქტი 2.1 სხვაგვარად უნდა იყოს ჩამოყალიბებული: „სამუშაო შეხვედრების ჩატარება კვირაში ერთხელ მაინც, დაუგეგმავი შეხვედრების საჭიროებისამებრ“; პუნქტი 2.2-ის შინაარსი არ არის გამიზნული, რომ იყოს შეკვეთა. 2.2 პუნქტით გათვალისწინებული ინფორმაცია უნდა შეიცავდეს სხვა დოკუმენტში, მაგალითად, კომისიის დებულებაში. მაგალითი: ხელფასების ახალ სისტემაზე გადასვლის კომისიის შექმნის შესახებ ბრძანებაში ადმინისტრაციული ნაწილის პუნქტი.

3. კომისიას მუშაობისას რეკომენდებულია გაითვალისწინოს, რომ ხელფასიანაზღაურების ახალი სისტემის შესაბამისად შექმნილი მუშები (პერსონალი) არ შეიძლება იყოს შრომითი ხელშეკრულებით დასაქმებულთათვის შრომითი ხელშეკრულების შესაბამისად გადახდილ ხელფასზე ნაკლები ანაზღაურების ახალი სისტემის შემოღებამდე, იმ პირობით, რომ სამსახურეობრივი მოვალეობებიმუშები (პერსონალი) და მათ მიერ იმავე კვალიფიკაციის სამუშაოს შესრულება.

კომენტარი:შეკვეთის პუნქტი ჩამოყალიბებულია რეკომენდაციის სახით. იმისათვის, რომ ამ დებულებამ შეიძინოს ინსტრუქციული (დირექტიული) ხასიათი, უნდა იყოს შემდეგი:

3. კომისია გამოდის იმ პოზიციიდან, რომ თანამშრომელთა (პერსონალის) ხელფასი…

კომენტარი:ბრძანებები არ უნდა შეიცავდეს არასპეციფიკურ დებულებებს, ზოგადი ხასიათის დებულებებს, რომლებიც არ გულისხმობს კონკრეტულ ქმედებებს, მაგალითად:

1.5. სამედიცინო მუშაკების სამუშაო პირობებზე კონტროლის გაძლიერება.

იმისათვის, რომ ამ დებულებამ შეიძინოს სპეციფიკური ხასიათი, რათა შეკვეთის კონტროლის ქვეშ მოექცეს, ეს პუნქტი სხვაგვარად უნდა ჩამოყალიბდეს, მაგალითად:

1.5. სამედიცინო დაწესებულების ხელმძღვანელებმა (თარიღამდე) უნდა მოიყვანონ სამედიცინო მუშაკების სამუშაო პირობები შრომისა და შრომის დაცვის მარეგულირებელ დოკუმენტებთან.

კომენტარი:ვინაიდან კონკრეტული ინსტრუქციების შემცველი ბრძანებები ექვემდებარება კონტროლს და თითოეული ინსტრუქცია კონტროლდება ცალკე, ბრძანების შემქმნელებმა არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ მიუთითონ შეკვეთის შესრულების ვადა, როგორც, მაგალითად, ბრძანებაში:

1. საშუალო სკოლების დირექტორები იღებენ ზომებს საგანმანათლებლო დაწესებულებების მაღალი ხარისხის სასმელი წყლით უზრუნველყოფის მიზნით.

კომენტარი:ამ ბრძანების შესრულების ვადის არარსებობა შესაძლებელს არ გახდის ბრძანების შესრულების მონიტორინგს. აღსრულების ვადა შეიძლება განისაზღვროს სხვადასხვა გზით: 2009 წლის 15 მაისამდე, თვის პერიოდი, 10 დღის განმავლობაში, ერთი კვირის განმავლობაში და ა.შ. შეკვეთის შესრულების ვადა ჩაითვლება მენეჯერის მიერ შეკვეთის ხელმოწერის დღიდან. შეკვეთასთან მუშაობის მოხერხებულობისთვის, უმჯობესია მიუთითოთ შეკვეთის შესრულების ვადა კონკრეტულ თარიღად და ფორმალურად მოაწყოთ იგი. ცალკე ხაზზეინსტრუქციის მიხედვით, მაგალითად:

3. საშუალო სკოლების დირექტორები იღებენ ზომებს სასწავლო დაწესებულებების მაღალი ხარისხის სასმელი წყლით უზრუნველყოფის მიზნით.

ბოლო ვადაა 01/02/2009.

კომენტარი:თუ ბრძანება შეიცავს ინსტრუქციას, შეკვეთის ბოლო აბზაცი უნდა იყოს საკონტროლო პუნქტი. ამ შემთხვევაში საუბარია ბრძანების შესრულებაზე მისი არსებითად და ზოგადად კონტროლზე. ბრძანებების შესრულებაზე კონტროლი ყოველთვის ენიჭება თანამდებობის პირებს, რომლებიც ქმნიან ორგანიზაციის მენეჯმენტს (მენეჯერის მოადგილეები, მთავარი სპეციალისტები). ბრძანების შესრულებაზე კონტროლი არ შეიძლება დაეკისროს იმ პირებს, რომლებსაც ეძლევათ მითითებები.

m.secretariat.ru

ჩვენ ვაძლევთ ბრძანებას ახალი წესების მიხედვით

2017 წლის 1 ივნისიდან ამოქმედდა STB 6.38-2016, ხოლო 7 სექტემბერს მოხდა ოფისის მართვის ინსტრუქციების კორექტირება. ეს დოკუმენტები განსაზღვრავს დოკუმენტების დამუშავების ზოგად პროცედურას, რომელიც სავალდებულოა ყველა ორგანიზაციისთვის.

განვიხილოთ რა სიახლეები უნდა გაითვალისწინონ ბიზნეს სუბიექტებმა შეკვეთის ან ინსტრუქციის (შემდგომში შეკვეთის) მომზადებისას.

შეკვეთის განთავსების ზოგადი წესები

დოკუმენტაციის მოთხოვნები შეიცვალა კომპიუტერზე აკრეფის გასაადვილებლად. მათ გავლენა მოახდინეს ცალკეული დოკუმენტის დეტალების ადგილმდებარეობაზე: შემოღებულ იქნა ახალი მოთხოვნები და დაზუსტდა არსებული.

გარდა ამისა, დაზუსტებულია ინდივიდუალური დეტალების დიზაინი. მაგალითად, აკრძალულია ტექსტში სიტყვების შეფუთვა. ეს არ ეხება მაგიდების დიზაინს.

ასე რომ, შეკვეთების შევსებისას დამსაქმებლებმა უნდა დაიცვან დოკუმენტების დამუშავების დადგენილი წესები:

1) მიჰყევით ველებს:

მარჯვნივ - მინიმუმ 8 მმ;

ზედა და ქვედა - მინიმუმ 20 მმ;

2) ტექსტის დაბეჭდვა Times New Roman შრიფტით (Times New Roman Cyr);

3) გამოიყენეთ შრიფტის ზომა მინიმუმ 13 pt;

4) არ დაუშვას ტექსტის შერჩევა ხაზგასმის სახით;

5) არ დაბეჭდოთ მწყობრიდან გამოსული, ე.ი. ასოებს შორის ინტერვალით;

6) დეტალები ერთმანეთისგან განაცალკევეთ ერთი და ნახევარი ხაზის ინტერვალით. შეკვეთის დეტალები მოიცავს: "ორგანიზაციის დასახელება", "დოკუმენტის ტიპის დასახელება", "დოკუმენტის თარიღი", "რეგისტრაციის ინდექსი", "ტექსტის სათაური", "ტექსტი", "ხელმოწერა", "ვიზა";

შენიშვნაზე
დასაშვებია დოკუმენტის დეტალების ერთმანეთისგან გამიჯვნა ინტერვალით (Enter) . სივრცე უდრის გამოყენებული შრიფტის ზომას. ანუ, ტექსტის 13 pt-ის ტოლი შრიფტით აკრეფისას, თეთრი ინტერვალი იქნება 13 pt..

7) შეკვეთის ტექსტის და მრავალხაზოვანი დეტალების ფორმატირება სიტყვების შეფუთვის გარეშე. მრავალხაზოვანი დეტალები მოიცავს დეტალებს, რომლებიც არ ჯდება ერთი ხაზის სიგრძეზე. ამ შემთხვევაში, ამ დეტალების მაქსიმალური სიგრძეა 73 მმ.

მაგალითი
საზოგადოება შეზღუდული
პასუხისმგებლობა "გაზაფხული"

8) დეტალების ბოლოს არ დადოთ წერტილი (გარდა ატრიბუტის „ტექსტი“);

9) დაიწყეთ ბრძანების ადმინისტრაციული ნაწილი სიტყვით, რომელიც ზუსტად განსაზღვრავს დადგენილ მოქმედებას: „მიღება“, „ტრანსფერა“, „განიარაღება“ და ა.შ.

პერსონალის ბრძანებების ტექსტებში, რომლებიც კომპლექსურია სტრუქტურით, გამოყენებული უნდა იყოს სიტყვა „ვბრძანებ“;

10) ბეჭდვა დიდი ასოებით:

ატრიბუტი „დოკუმენტის ტიპის დასახელება“;

დამტკიცების ბეჭედი შეიცავს სიტყვას „შეთანხმებული“;

11) აბზაცის ჩაღრმავების გარეშე, ბეჭდვის დეტალები:

- „დოკუმენტის ტიპის დასახელება“;

- „ტექსტის სათაური“;

- „ტექსტი“ (აბზაცის აბზაცით დაწყებული სტრიქონების გამოკლებით);

12) დაბეჭდეთ ხელმოწერის ჩანაწერი „ხელმოწერის“ ატრიბუტში 120 მმ მანძილზე.

შეკვეთის დეტალების რეგისტრაცია

შეკვეთა შეიცავს გარკვეულ დეტალებს, რომლებიც უნდა განთავსდეს შემდეგი თანმიმდევრობით:

1. დეტალები „ორგანიზაციის დასახელება“ - ორგანიზაციის სრული დასახელება მითითებულია მისი წესდების შესაბამისად.

2. „დოკუმენტის ტიპის დასახელება“ ატრიბუტი. თითოეულ დოკუმენტს აქვს თავისი დანიშნულება, რის საფუძველზეც განისაზღვრება მისი ტიპი.

3. „დოკუმენტის თარიღი“ დეტალი. ბრძანების თარიღი არის მისი ხელმოწერის თარიღი. თარიღის ელემენტები მითითებულია არაბული ციფრებით ერთ ხაზზე შემდეგი თანმიმდევრობით: თვის დღე, თვე, წელი. თვის და თვის დღე წარმოდგენილია ორი წყვილი არაბული ციფრებით, რომლებიც გამოყოფილია წერტილით, წელი კი ოთხი არაბული რიცხვით. ბოლოში ასო "გ" არ არის. მაგალითად, "10/10/2017".

4. „რეგისტრაციის ინდექსი“ დეტალი. პერსონალის შეკვეთის სარეგისტრაციო ინდექსი არის სამსახურებრივი წლის განმავლობაში მისთვის მინიჭებული სერიული სარეგისტრაციო ნომერი, რომელსაც ავსებს წერილი:

„k“ - 75 წლიანი შენახვის ვადის მქონე დოკუმენტებისთვის;

"l" - დოკუმენტებისთვის, რომელთა შენახვის ვადა 3 წელია.

5. რეკვიზიტები „შედგენის ან გამოცემის ადგილი“. დოკუმენტის შედგენის ან გამოქვეყნების ადგილი მითითებულია ბელორუსის რესპუბლიკის მიღებული ადმინისტრაციულ-ტერიტორიული დაყოფის გათვალისწინებით. იურიდიული პირისთვის დოკუმენტის გამოქვეყნების ადგილი იქნება მისი ადგილმდებარეობა, რომელიც განისაზღვრება მისი სახელმწიფო რეგისტრაციის ადგილით და ფაქტობრივი მისამართით.

6. რეკვიზიტები „ტექსტის სათაური“. სათაური ჩამოყალიბებულია დოკუმენტის ავტორის მიერ. ის უნდა იყოს მოკლე და ლაკონური, ზუსტად გადმოსცემს ტექსტის მნიშვნელობას და გრამატიკულად შეესაბამებოდეს დოკუმენტის სათაურს. ამავე დროს, მან უნდა უპასუხოს კითხვას "რაზე?"

7. რეკვიზიტები "ტექსტი". ბრძანების ტექსტი მითითებულია მხოლობით პირველ პირში. სიტყვა "ACCEPT" და თანამშრომლის გვარი პერსონალის ბრძანებებში იბეჭდება დიდი ასოებით ციტატებისა და შუალედების გარეშე. პუნქტი „გაფრთხილება...“ არ შედის.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ "ტექსტი" ატრიბუტი მოიცავს შეკვეთის გაცემის საფუძველს. ამისათვის ცალკე მოთხოვნებია. ამრიგად, თავად სიტყვა „ბაზა“ იბეჭდება აბზაცის ჩაღრმავების გარეშე და ღია რჩება, ანუ მის ქვეშ არაფერია (არ არის დაბეჭდილი). საბაზისო ტექსტი იბეჭდება სვეტში, სტრიქონების მანძილით ზუსტად 14 pt.

8. რეკვიზიტები „ხელმოწერა“. ეს რეკვიზიტი შედგება:

– დოკუმენტზე ხელმომწერი პირის სამუშაო დასახელებიდან. ამ შემთხვევაში მითითებულია პირის რეალური თანამდებობა, მაგალითად, დირექტორი. ასევე ნებადართულია აბრევიატურების „დეპუტატის“ გამოყენება. („მოადგილე“), „ი. ო." ("მოქმედი"). ამასთან, დაუშვებელია წინადადების „for“-ის ან ხაზგასმულის დადება ვაკანსიის დასახელებამდე. გარდა ამისა, თანამდებობის დასახელება, როგორც წესი, მიუთითებს ორგანიზაციის (ინსტიტუტის, საწარმოს, კომიტეტის და ა.შ.) კონკრეტულ სახელზე, მაგალითად, კომპანიის დირექტორი;

ხელმოწერის (ინიციალები, გვარი) გაშიფვრა. ამ შემთხვევაში, ინიციალები იბეჭდება გვარის წინ, ვაკანსიის სათაურის ბოლო სტრიქონის დონეზე.

9. რეკვიზიტები "ვიზა". ეს დეტალი გამოიყენება დოკუმენტის პროექტის შიდა დამტკიცებისთვის. მასში შედის დოკუმენტის პროექტზე ხელმომწერის თანამდებობის დასახელება, მისი ხელნაწერი ხელმოწერა, ხელმოწერის ჩანაწერი და თარიღი.

10. გაცნობის ნიშანი. მისი ფორმატირება შესაძლებელია:

დოკუმენტის ბოლო ფურცლის წინა მხარეს;

დოკუმენტის უკანა მხარე;

ცალკე გაცნობის ფურცელზე.

დასაქმების ბრძანების შედგენის მაგალითი, მისი დეტალებისა და მათთვის მოთხოვნების მითითება.

რამდენ ეგზემპლარად არის შედგენილი საკადრო ორდერი? უნდა მოაწეროს თუ არა თანამშრომელმა ხელი ყველა ეგზემპლარზე გასაცნობად თუ ეს საკმარისია იმისთვის, რომელიც რჩება HR დეპარტამენტში?

GOST R 7.0.8-2013 „რუსეთის ფედერაციის ეროვნული სტანდარტის“ მიხედვით. ინფორმაციის, ბიბლიოთეკარობისა და გამომცემლობის სტანდარტების სისტემა. ჩანაწერების შენახვა და არქივირება. ტერმინები და განმარტებები“ (დამტკიცებულია Rosstandart-ის 2013 წლის 17 ოქტომბრის No1185-st ბრძანებით) ორიგინალი დოკუმენტი არის მისი პირველი ან ერთადერთი ასლი. ამრიგად, საოფისე მუშაობის წესების მიხედვით, კომპანიის ხელმძღვანელის ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის დოკუმენტირება (ბრძანებები ძირითადი საქმიანობის შესახებ, ბრძანებები პერსონალისთვის) უნდა შეიქმნას ერთ ეგზემპლარად. ეს არ არის ხელშეკრულება (სხვა დოკუმენტი), რომელსაც ხელს აწერს მხარეთა რაოდენობა. ამიტომ, ყველა სხვა ასლი არის დოკუმენტის ასლი. იმავე GOST-ის მიხედვით, დოკუმენტის ასლი არის მისი ასლი, რომელიც სრულად ასახავს ორიგინალური დოკუმენტის ინფორმაციას. ამ განმარტებიდან შეგვიძლია დავასკვნათ, რომ დოკუმენტის ასლი არ შეიძლება შეიცავდეს თანამშრომლის ხელმოწერას. იმათ. საკმარისია თანამშრომლებმა ხელი მოაწერონ ორიგინალ დოკუმენტს. ამას ადასტურებს რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის დებულებები, სადაც ნათქვამია, რომ თანამშრომელი უნდა იცნობდეს ამა თუ იმ ბრძანებას და არა ბრძანებებს.

პრაქტიკაში, ბევრი ორგანიზაცია აკეთებს შეკვეთებს მინიმუმ ორ ეგზემპლარად (ერთი რჩება პერსონალის განყოფილებაში, მეორე გადადის ბუღალტრულ განყოფილებაში) და სთხოვს თანამშრომლებს ხელი მოაწერონ როგორც აქ, ასევე იქ. ეს აიხსნება იმით, რომ საგადასახადო ორგანოები და აუდიტორები აკეთებენ კომენტარს, თუ ბრძანება, რომელიც განკუთვნილია ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში გადასაცემად, არ შეიცავს თანამშრომლების ხელმოწერას. თუ ორგანიზაცია ასეთი სიტუაციის წინაშე დგას, ალბათ ჯობია, რომ თანამშრომლის ხელმოწერა გამოჩნდეს შეკვეთის ყველა ეგზემპლარზე. დოკუმენტების მომზადების ეს პროცედურა შეიძლება დაინიშნოს ორგანიზაციის ადგილობრივ მარეგულირებელ აქტში, მაგალითად, HR ადმინისტრაციის ინსტრუქციებში. მიუხედავად იმისა, რომ ეს არ შეესაბამება საოფისე მუშაობის წესებს, ის გაგათავისუფლებთ ინსპექტირების ორგანოების პრეტენზიებისგან.

m.pro-personal.ru

შეკვეთები ძირითად საქმიანობაზე

თავი I. სისტემის შემადგენლობა და ადმინისტრაციული დოკუმენტების სტრუქტურა საწყისი ცნებები და დებულებები. 5

1.1 შეკვეთა, როგორც ადმინისტრაციული დოკუმენტი: კონცეფცია, ტიპები,

1.2. ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის მომზადების მარეგულირებელი და მეთოდოლოგიური საფუძველი. 7

შემადგენლობა და მოთხოვნები დეტალების რეგისტრაციისთვის ადმინისტრაციული დოკუმენტები. 9

თავი II. მომზადების ეტაპები და ბრძანებების აღსრულების წესები 15

2.1. ძირითადი საქმიანობის შეკვეთის მომზადების ეტაპების მახასიათებლები. 15

2.2. ძირითადი საქმიანობის შეკვეთის გაცემის წესი. 17

წყაროებისა და ცნობების სია

ყველა ადამიანს სიცოცხლის განმავლობაში რამდენჯერმე უწევს დოკუმენტების შედგენა, ხოლო ადმინისტრაციულ აპარატში მომუშავეები მუდმივად ამუშავებენ დოკუმენტებს: ადგენენ და) ადგენენ მათ, ამუშავებენ, ინახავენ, პოულობენ მოთხოვნით და ა.შ.

”საოფისე სამუშაოები, მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერა: საქმიანობის ფილიალი, რომელიც უზრუნველყოფს დოკუმენტაციას და დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზებას.” 1 მენეჯმენტის გადაწყვეტილების მიღების დროულობა და სისწორე დიდწილად დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად იურიდიულად კომპეტენტურია დოკუმენტი შედგენილი და შესრულებული და როგორ არის ორგანიზებული მასთან მუშაობა.

ნებისმიერი ორგანიზაციის საქმიანობა წარმოუდგენელია ინფორმაციის შეგროვების, დამუშავების, დაგროვების, შენახვის, მოძიებისა და გავრცელების გარეშე. ამავდროულად, ინფორმაცია სულ უფრო მეტად იძენს ფიქსირებულ დოკუმენტურ ხასიათს.

ცნება „დოკუმენტი“ განსაზღვრავს ინფორმაციას, რომელიც ჩაწერილია ნებისმიერ მასალაზე, გამოქვეყნებული ან მიღებული ნებისმიერი პირის ან იურიდიული პირინებისმიერ ორგანიზაციაში მათ საქმიანობაში გამოსაყენებლად. ამრიგად, "მართვის", "ინფორმაციის", "საოფისე სამუშაოს", "დოკუმენტის" ცნებები ორგანულად არის დაკავშირებული. მენეჯმენტის საქმიანობაში დოკუმენტების მნიშვნელობა ძნელად შეიძლება გადაჭარბებული იყოს, რადგან დოკუმენტი არის ინფორმაციის მთავარი მატარებელი, რომლის საფუძველზეც მიიღება გადაწყვეტილებები.

დოკუმენტები აღრიცხავს ჩვენი ცხოვრების ყოველ ნაბიჯს, დაწყებული დაბადების მომენტიდან, სკოლაში ჩაბარებიდან, შემდეგ სპეციალურ საშუალო ან უმაღლეს სასწავლებლებში. საგანმანათლებლო დაწესებულების, მუშაობა. ისინი აფიქსირებენ ქორწინებას და განქორწინებას, ადამიანის სიკვდილს.

საოფისე სამუშაოს ორგანიზება და მართვა მოითხოვს პროფესიულ ცოდნას და უნარებს, ამიტომ ამ სამუშაოს დაწესებულებაში (კომპანიაში) ახორციელებს სპეციალური

განყოფილებები (ოფისის მართვის სერვისები), ხოლო მცირე ორგანიზაციებსა და ფირმებში - მდივნები-რეფერენტები (მდივნები).

მენეჯერისა და მისი მოადგილეების მიერ მიღებული გადაწყვეტილებები იწერება გარკვეული თანმიმდევრობით კონკრეტულ დოკუმენტურ ფორმებში. დოკუმენტების მომზადებისა და დამუშავებისას აუცილებელია დაიცვან წესები, რომლებიც უზრუნველყოფენ მათ იურიდიულ ძალას, მოქმედ კანონმდებლობასთან შესაბამისობას, შესრულების სისწორეს, შინაარსის ხარისხს და სწრაფი ძიების შესაძლებლობას.

დოკუმენტაციის სისტემა გულისხმობს დოკუმენტების შესაქმნელად გარკვეული მოთხოვნებისა და ნორმების არსებობას. ეს ნორმები გათვალისწინებულია საკანონმდებლო აქტებში, ინსტრუქციებში და საოფისე მუშაობის უწყების დებულებებში.

იმისათვის, რომ დოკუმენტს ჰქონდეს იურიდიული ძალა, მისი შექმნის პროცესი რეგულირდება და ხორციელდება დადგენილი წესით. დოკუმენტი; დოკუმენტური ინფორმაცია: მატერიალურ საშუალებებზე დაფიქსირებული ინფორმაცია დეტალებით, რომლებიც მის იდენტიფიცირების საშუალებას იძლევა. 2

ამის თემა კურსის მუშაობა: ბრძანება ძირითადი საქმიანობის შესახებ: მომზადების ეტაპები, შესრულების წესები. ამ ტიპის დოკუმენტი არის ყველაზე გავრცელებული ტიპის ადმინისტრაციული დოკუმენტი, რომელიც გამოიყენება მართვის პრაქტიკაში.

კურსის მუშაობის მიზანია თვალყური ადევნოს და გაამჟღავნოს ისეთი საკითხები, როგორიცაა

რის შედეგად და რა მიზეზების გამო ჩნდება ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტები.

ძირითადი საქმიანობის ბრძანებების გაცემის მიზნები.

რა მოთხოვნები აქვს დოკუმენტების მომზადებასა და შესრულებას?

კურსის მუშაობის წერისას გამოყენებული იქნა ისეთი წყაროები, როგორიცაა GOST R 51141-98. ჩანაწერების შენახვა და არქივირება. ტერმინები და განმარტებები. GOST R 6.30-2003. ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები. სტანდარტული ინსტრუქციები საოფისე მუშაობისთვის ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში, დამტკიცებული რუსეთის ფედერალური საარქივო სამსახურის 2000 წლის 27 ნოემბრის ბრძანებით. No68. წავიკითხე და გადავხედე უამრავ ლიტერატურას საოფისე მენეჯმენტის შესახებ.

თავი I. სისტემის შემადგენლობა და ადმინისტრაციული დოკუმენტების სტრუქტურა, საწყისი ცნებები და დებულებები.

შეკვეთა, როგორც ადმინისტრაციული დოკუმენტი: ცნება, ტიპები, დანიშნულება.

მენეჯმენტის ერთ-ერთი მთავარი ფუნქციაა საქმიანობის რეგულირების ფუნქცია. რეგულაცია უზრუნველყოფს მართვის შეუფერხებელ და უწყვეტ პროცესს, მენეჯმენტის ყველა ორგანოსა და რგოლების მუშაობაში თანმიმდევრულობას. როგორც წესი, „მარეგულირებელი“ გადაწყვეტილებები ექვემდებარება დაუყოვნებლივ განხორციელებას ან განხორციელებას მკაცრად განსაზღვრულ დროს.

მარეგულირებელი საქმიანობის პროცესში მიღებული გადაწყვეტილებები ფიქსირდება ადმინისტრაციულ დოკუმენტებში. სარდლობის ერთიანობის საფუძველზე მოქმედ ორგანიზაციებში, როდესაც მთელი აღმასრულებელი ძალა ეკუთვნის ერთ ადამიანს - მენეჯერს ( აღმასრულებელ დირექტორს, დირექტორი, აღმასრულებელი დირექტორი, გამგეობის თავმჯდომარე, განყოფილების უფროსი და სხვ.) არის ბრძანება.

შეკვეთა - იურიდიული აქტი (ნორმატიული დოკუმენტი), რომელიც გამოცემულია ორგანიზაციის ხელმძღვანელობის მიერ ორგანიზაციის წინაშე არსებული მიმდინარე და სამომავლო პრობლემების გადაჭრის მიზნით და აქვს იურიდიული ძალა.

შეკვეთა არის ყველაზე გავრცელებული ტიპის ადმინისტრაციული დოკუმენტი, რომელიც გამოიყენება მართვის პრაქტიკაში. ბრძანების საშუალებით მენეჯერი ადგენს თანამშრომლებს ძირითად ამოცანებს და მიუთითებს ფუნდამენტური საკითხების გადაჭრის გზებზე. შეკვეთა სავალდებულოა ამ ორგანიზაციის ან ინდუსტრიის ყველა თანამშრომლისთვის.

შემდეგი ბრძანებები ექვემდებარება შესრულებას:

გადაწყვეტილებები და ინსტრუქციები, რომლებიც დაკავშირებულია სამუშაოს ორგანიზებასთან, საწარმოს საქმიანობის წესრიგთან და საქმიანობის სხვა ძირითად საკითხებთან, რომლებიც მუდმივი და სავალდებულოა, აგრეთვე მნიშვნელოვანი ორგანიზაციული ღონისძიებების განხორციელებასთან; დებულებების, წესდების, წესების, ინსტრუქციების და ა.შ. დამტკიცება და შემოღება და საჭიროების შემთხვევაში ამ დოკუმენტების შემოღებასთან დაკავშირებული გარკვეული ორგანიზაციული საქმიანობის განხორციელებასთან დაკავშირებული საკითხების გადაწყვეტა;

სტრუქტურული დანაყოფების რეორგანიზაციის, შექმნის, ლიკვიდაციის საკითხები;

საწარმოს მუშაობის შედეგები, ინსპექტირებისა და აუდიტის შედეგების გამოცხადება;

ბრძანების საშუალებით მენეჯერი ადგენს თანამშრომლებს ძირითად ამოცანებს და მიუთითებს ფუნდამენტური საკითხების გადაჭრის გზებზე.

ბრძანებები უნდა გაიცეს მხოლოდ რეალური აუცილებლობის შემთხვევაში. შეკვეთებში ცვლილებები და დამატებები, ასევე მათი გაუქმება ხდება მხოლოდ შეკვეთით.

შეკვეთების შექმნის სამართლებრივი საფუძველია

კანონები რუსეთის ფედერაცია;

რუსეთის ფედერაციის პრეზიდენტის განკარგულებები, ბრძანებები;

რუსეთის ფედერაციის მთავრობის დადგენილებები, ბრძანებები;

საკანონმდებლო რეგულირებისა და საწარმოს წინაშე არსებული ძირითადი პრობლემების გადაჭრის აუცილებლობა.

საწარმოს შეკვეთები იყოფა ორ მთავარ ჯგუფად:

ძირითადი საქმიანობის მიხედვით;

პერსონალის მიერ

ძირითადი საქმიანობის შეკვეთები მოიცავს შეკვეთებს:

საწარმოს მუშაობის ორგანიზებაზე;

წარმოების სხვა პრობლემები, მაგალითად:

საოფისე ფართის განაწილებაზე;

სააღრიცხვო დოკუმენტაციის შენახვის წესისა და პირობების შესახებ;

ტვირთის გადაზიდვის წესების დარღვევა;

შექმნის შესახებ სამუშაო ჯგუფიპროექტის მიხედვით;

კომერციული დეპარტამენტის თანამშრომლების პრემიებზე;

სახანძრო უსაფრთხოების გაუმჯობესების ღონისძიებების შესახებ.

1.2. ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის მომზადების მარეგულირებელი და მეთოდოლოგიური საფუძველი.

ზოგადად, მართვის დოკუმენტების მომზადების მარეგულირებელი და საკანონმდებლო ბაზა, მათ შორის ბრძანებები, შედგება რუსეთის ფედერაციის საკანონმდებლო აქტების, სამართლებრივი და მარეგულირებელი აქტებისაგან, რომლებიც არეგულირებენ ბიზნეს დოკუმენტების მომზადების, დამუშავებისა და შენახვის ტექნოლოგიას. ასევე ოფისის მართვის სერვისების მუშაობის რეგულირება მენეჯმენტის ყველა დონეზე. მაგრამ, დოკუმენტის შექმნის შემდეგ, თქვენ ჯერ კიდევ ბევრი უნდა იმუშაოთ მასთან: გაითვალისწინეთ, დაარეგისტრირეთ, რათა შეგეძლოთ გამოკითხვა, გადაცემა შემსრულებელს, აკონტროლოთ შესრულება, შეინახოთ და ა.შ. ორგანიზაცია. საოფისე სამუშაოები პირობითად იყოფა ორ ნაწილად:

— დოკუმენტაციის (დოკუმენტაციის) დროული და კომპეტენტური შექმნისა და გაფორმების ორგანიზება და უზრუნველყოფა;

— დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზება: ქვითარი — გადაცემა, დამუშავება, აღრიცხვა, რეგისტრაცია, კონტროლი, შენახვა, არქივისთვის მომზადება, განადგურება.

მივცეთ მოკლე აღწერაუმნიშვნელოვანესი საკანონმდებლო და მარეგულირებელი აქტები, რომლებიც შეიცავს როგორც ინდივიდუალურ მოთხოვნებს საოფისე სამუშაოების ორგანიზებისა და ადმინისტრაციული დოკუმენტების შედგენისთვის და მთლიანად ეძღვნება ამ საკითხებს.

რიგი საკანონმდებლო აქტები (რუსეთის ფედერაციის კანონი "რუსეთის ფედერაციის ხალხთა ენების შესახებ", რუსეთის ფედერაციის კანონი "საქონლის, მომსახურების ნიშნების და საქონლის წარმოშობის ადგილების სახელების შესახებ", დადგენილებები რუსეთის ფედერაციის მთავრობა "ბეჭდების და ფორმების წარმოების, გამოყენების, შენახვისა და განადგურების გამარტივების შესახებ რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო ემბლემის რეპროდუქციით" და ა.შ.) შეიცავს ცალკეულ პირად წესებს, რომლებიც უნდა იქნას გათვალისწინებული დოკუმენტების შედგენისა და დამუშავებისას. . კანონმდებლობა ასევე არეგულირებს კომუნიკაციის სხვადასხვა საშუალებებით გაგზავნილ დოკუმენტების მოთხოვნებს, ინფორმაციის დაცვის, დოკუმენტების იურიდიული ძალის მინიჭების მოთხოვნებს და ა.შ.

მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სახელმწიფო სისტემა. (GSDOU).1991წ არის პრინციპებისა და წესების ერთობლიობა, რომელიც ადგენს ერთიან მოთხოვნებს სამთავრობო ორგანოებში, საწარმოებსა და დაწესებულებებში დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზების მართვის საქმიანობის დოკუმენტაციისთვის.

სახელმწიფო საგანმანათლებლო დაწესებულების ძირითადი მიზნებია:

დოკუმენტების რაოდენობის შემცირება.

დოკუმენტების ხარისხის გაუმჯობესება;

საოფისე მუშაობის ორგანიზაციაში მომხდარი ცვლილებების ნორმატიული კონსოლიდაცია საკუთრების არასახელმწიფო ფორმების გაჩენასთან დაკავშირებით.

მართვის აპარატის გაუმჯობესება.

თსტანდარტული ინსტრუქციები საოფისე მუშაობისთვის ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში 2000 წლის 27 ნოემბრის No68 . ინსტრუქციები ადგენს მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მომზადებისა და შესრულების ზოგად პროცედურას - ინდივიდუალური ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების შესრულების სპეციფიკას და აღწერს დოკუმენტების ნაკადის პროცედურას (ორგანიზაციაში შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციიდან საქმეების საარქივო საცავში გადატანამდე) . ინსტრუქცია გამოიყენება არა მხოლოდ სამინისტროებსა და დეპარტამენტებში, იგი ასევე გამოიყენება საწარმოებსა და ორგანიზაციებში, როგორც საფუძველი საკუთარი მართვის დოკუმენტაციის სისტემების შესაქმნელად.

GOST R. 6.30-2003. არის უმნიშვნელოვანესი მარეგულირებელი დოკუმენტი, რომელიც განსაზღვრავს ბიზნეს დოკუმენტების მომზადების მოთხოვნებს. სტანდარტი ვრცელდება ორგანიზაციულ და ადმინისტრაციულ დოკუმენტაციაზე, რომელიც აერთიანებს გადაწყვეტილებებს ფედერალური ხელისუფლების ორგანოების, რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულების სამთავრობო ორგანოების, საწარმოებისა და ორგანიზაციების მართვის, ურთიერთქმედების, მხარდაჭერისა და საქმიანობის რეგულირების საკითხებზე, განურჩევლად ორგანიზაციული და იურიდიული. საქმიანობის ფორმა და სახე.

GOST R. 6.30-2003. ადგენს: ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის დეტალების შემადგენლობას; მოთხოვნები დოკუმენტის დეტალების მომზადებისთვის; მოთხოვნები ფორმებსა და დოკუმენტებზე ზოგადად, მოთხოვნები ფორმების დამზადების, ჩაწერის, გამოყენებისა და შენახვისთვის რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო ემბლემის რეპროდუქციით, რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულების გერბებით.

წესები და მოთხოვნები GOST R 6.30-2003. ბუნებით უნივერსალურია. მათი ცოდნა საშუალებას გაძლევთ დაეუფლოთ დოკუმენტებთან მუშაობის რაციონალურ ტექნიკას და დაზოგოთ დრო მათ მომზადებასა და დამუშავებაზე.

1.3. ადმინისტრაციული დოკუმენტების დეტალების მომზადების შემადგენლობა და მოთხოვნები.

ადმინისტრაციული დოკუმენტები ყველაზე გავრცელებული ტიპის დოკუმენტაციაა. შეიძლება ითქვას, რომ ორგანიზაციული და მართვის საქმიანობა მოიცავს ადმინისტრაციულ დოკუმენტებში დოკუმენტირებული მენეჯმენტის გადაწყვეტილებების შემუშავებასა და შემდგომ განხორციელებას - ბრძანებებს, დადგენილებებს, ინსტრუქციებს, ინსტრუქციებს, გადაწყვეტილებებს.

ნებისმიერი დოკუმენტი შედგება რამდენიმე ელემენტისგან (თარიღი, ტექსტი, ხელმოწერა და ა.შ.), რომლებსაც დეტალები ეწოდება.

დადგენილია ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის დეტალების შემადგენლობა GOST R 6.30-2003. სტანდარტით გათვალისწინებული ყველა დეტალი არ გამოიყენება შეკვეთების მოსამზადებლად, ვინაიდან GOST R 6.30-2003. ასევე ვრცელდება სხვა სახის დოკუმენტებზე (ოქმები, წერილები, აქტები და ა.შ.)

მივცეთ სრული სიასტანდარტით განსაზღვრული დეტალები.

01 - რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო ემბლემა;

02 - რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულის გერბი;

03 — ორგანიზაციის ემბლემა ან სასაქონლო ნიშანი (მომსახურების ნიშანი);

04 - ორგანიზაციის კოდი;

05 - მთავარი სახელმწიფო რეგისტრაციის ნომერი

(OGRN) იურიდიული პირის;

06 - გადასახადის გადამხდელის საიდენტიფიკაციო ნომერი/კოდი

რეგისტრაციის მიზეზები (TIN/KPP);

07 - დოკუმენტის ფორმის კოდი;

08 - ორგანიზაციის დასახელება;

09 - საცნობარო ინფორმაცია ორგანიზაციის შესახებ;

10 — დოკუმენტის ტიპის დასახელება;

11 - დოკუმენტის თარიღი;

12 — დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი;

14 - დოკუმენტის შედგენის ან გამოქვეყნების ადგილი;

16 - დოკუმენტის დამტკიცების ბეჭედი;

18 - ტექსტის სათაური;

19 — საკონტროლო ნიშანი;

20 - დოკუმენტის ტექსტი;

21 - ნიშანი განაცხადის არსებობის შესახებ;

23 — დამტკიცების ზოლი;

24 — დოკუმენტის სავიზო დამტკიცება;

25 - ანაბეჭდი, ბეჭედი;

26 - ნიშანი ასლის დამოწმებაზე;

27 — ნიშანი შემსრულებლის შესახებ;

28 - შენიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და საქმეში გაგზავნის შესახებ;

29 - ნიშანი ორგანიზაციის მიერ დოკუმენტის მიღებაზე;

30 — დოკუმენტის ელექტრონული ასლის იდენტიფიკატორი.

ადმინისტრაციული დოკუმენტების ყველა დეტალი შეიძლება დაიყოს მუდმივ და ცვლადებად.

Მუდმივი- ვ სავალდებულომეორდება ამ აღნიშვნის ყველა სახის დოკუმენტის ფორმაზე.

ცვლადები– გამოიყენება უშუალოდ კონკრეტული დოკუმენტის მომზადებისას.

მანქანით წაკითხვადი დოკუმენტების დუბლიკატების და ასლების შექმნისას, დეტალები შეიცავს ნიშანს, რომელიც მიუთითებს დოკუმენტის ავთენტურობაზე (ორიგინალი, დუბლიკატი, ასლი). 3

GOST R 6.30-2003. ადგენს ყველა დეტალის მდებარეობას ფორმატის არეალში, დოკუმენტების შესრულებისა და წაკითხვის თანმიმდევრობის გათვალისწინებით.

დოკუმენტის თითოეულ ფურცელს, ფორმაზე თუ მის გარეშე, უნდა ჰქონდეს მინიმუმ:

ადმინისტრაციული დოკუმენტების ფორმები უნდა მომზადდეს თეთრ ქაღალდზე ან სტანდარტული ზომის ღია ფერის ქაღალდზე (A-4 და A-5).

ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის დეტალების რეგისტრაციისთვის მოთხოვნები მოცემულია ქ GOST R 6.30-2003.

მაგალითად, მოდით შევხედოთ ზოგიერთ მათგანს:

01 - რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო ემბლემა მოთავსებულია დოკუმენტების ფორმებზე ფედერალური კონსტიტუციური კანონის "რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო გერბის შესახებ" შესაბამისად.

02 — რუსეთის ფედერაციის სუბიექტის გერბი - განთავსებული დოკუმენტების ფორმებზე რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულების სამართლებრივი აქტების შესაბამისად.

03 — ორგანიზაციის ემბლემა ან სავაჭრო ნიშანი (მომსახურების ნიშანი)- ორგანიზაციების ბლანკზე განთავსებული წესდების (ორგანიზაციის დებულების) შესაბამისად. ემბლემა არ არის რეპროდუცირებული ბლანკზე, თუ მასზე განთავსებულია რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო გერბი ან რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულის გერბი.

04 — ორგანიზაციის კოდი- დანიშნულია საწარმოთა და ორგანიზაციების რუსულენოვანი კლასიფიკატორის (OKPO) მიხედვით.

07 — დოკუმენტის ფორმის კოდი- დამაგრებულია მართვის დოკუმენტაციის სრულიად რუსული კლასიფიკატორის (OKUD) მიხედვით.

08 - სახელი ორგანიზაციები- როგორც დოკუმენტის ავტორი, უნდა შეესაბამებოდეს მის შემადგენელ დოკუმენტებში მითითებულ სახელს. ორგანიზაციის სახელწოდების ზემოთ მიუთითეთ მისი შემოკლებული სახელი, ხოლო მისი არყოფნის შემთხვევაში, მშობელი ორგანიზაციის სრული დასახელება.

რუსეთის ფედერალური საარქივო სამსახური

დოკუმენტაციისა და საარქივო მეცნიერების სრულიად რუსეთის კვლევითი ინსტიტუტი

ორგანიზაციის შემოკლებული სახელწოდება მოცემულია იმ შემთხვევებში, როდესაც იგი გათვალისწინებულია ორგანიზაციის შემადგენელ დოკუმენტებში. შემოკლებული სახელი (ფრჩხილებში) მოთავსებულია სრული სახელის ქვემოთ ან მის შემდეგ.

შრომისა და სოციალური დაცვის სამინისტრო

რუსეთის ფედერაციის განვითარება

103706, მოსკოვი, ბირჟევაიას კვ., 1

რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულების ორგანიზაციების სახელები, რომლებსაც აქვთ ეროვნული ენა რუსულთან ერთად, როგორც სახელმწიფო ენაზე, იბეჭდება ორ ენაზე - რუსული და ეროვნული.

17 — რეზოლუცია— დადგენილება დოკუმენტზე იწერება შესაბამისი თანამდებობის პირის მიერ და შეიცავს შემსრულებელთა სახელებს, ბრძანების შინაარსს, ვადას, ხელმოწერას და თარიღს.

18 — ტექსტის სათაური— შეიცავს დოკუმენტის რეზიუმეს. სათაური შეესაბამება დოკუმენტის ტიპის სახელს. სათაურს შეუძლია უპასუხოს კითხვებს: რაზე (ვისზე),Მაგალითად:

ბრძანება სასერტიფიკაციო კომისიის შექმნის შესახებ

წამყვანი ექსპერტის სამუშაოს აღწერა

A5 ფორმებზე შედგენილი დოკუმენტების ტექსტი არ საჭიროებს სათაურს.

28 — შენიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და ფაილში გაგზავნის შესახებ- მოიცავს შემდეგ მონაცემებს: ბმულს მისი შესრულების დამადასტურებელი დოკუმენტის თარიღსა და ნომერზე, ან, ასეთი დოკუმენტის არარსებობის შემთხვევაში, მოკლე ინფორმაციას შემსრულებლის შესახებ; სიტყვები "შედით სამუშაოზე"; საქმის ნომერი, რომელშიც შეინახება დოკუმენტი და პასუხისმგებელი შემსრულებლის ხელმოწერა. თარიღი. Მაგალითად:

23.05.2006წ No32

პირადი ხელმოწერა 25.05.2006

შენიშვნა დოკუმენტის გაფორმებისა და საქმეში გაგზავნის შესახებ ხელს აწერს და თარიღდება დოკუმენტის შემსრულებელი ან იმ სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი, რომელშიც შესრულდა დოკუმენტი.

29 — მონიშნეთ ორგანიზაციის მიერ დოკუმენტის მიღებაზე– შეიცავს მომდევნო სერიულ ნომერს და დოკუმენტის მიღების თარიღს (საჭიროების შემთხვევაში საათებსა და წუთებს). Მაგალითად:

25.05.2006 14 სთ 15 წთ.

დეტალების შემადგენლობა კონკრეტულ დოკუმენტში დამოკიდებულია მის ტიპზე და გაცილებით მცირე იქნება. დოკუმენტების უმრავლესობისთვის სავალდებულოა: ორგანიზაციის დასახელება, რომელმაც შექმნა დოკუმენტი, დოკუმენტის ტიპის დასახელება (ასოების გარდა), დოკუმენტის თარიღი, მისი სარეგისტრაციო ნომერი, ტექსტი, ხელმოწერა.

დოკუმენტი ხდება ძალადაკარგული, ანუ კარგავს იურიდიულ ძალას ამ დეტალებიდან თუნდაც ერთის არარსებობის შემთხვევაში.

თავი II. მომზადების ეტაპები და შეკვეთების აღსრულების წესები

2.1. ძირითადი საქმიანობის შეკვეთის მომზადების ეტაპების მახასიათებლები.

პირობებში ადმინისტრაციული დოკუმენტების შემუშავების პროცედურა ერთადერთი გადაწყვეტილების მიღებამოიცავს შემდეგ ნაბიჯებს:

პრობლემის იდენტიფიცირება და მისი მოგვარების ვარიანტის არჩევა ბრძანების, ინსტრუქციის ან ინსტრუქციის გაცემის სახით;

პრობლემის შესახებ საჭირო ინფორმაციის შეგროვება და ანალიზი;

ადმინისტრაციული დოკუმენტის პროექტის მომზადება;

დოკუმენტის ტექსტის კოორდინაცია დაინტერესებულ დეპარტამენტებთან და თანამდებობის პირებთან;

დოკუმენტის შედგენა მოქმედი წესებისა და წესების შესაბამისად;

ადმინისტრაციული დოკუმენტის მიტანა შემსრულებლებისთვის.

ბრძანების გაცემის აუცილებლობა წარმოიშობა ორგანიზაციის მიმდინარე საქმიანობასთან დაკავშირებით, ახალი საკანონმდებლო აქტების, მთავრობის დადგენილებების, დებულებების, ხელისუფლების ან უმაღლესი ორგანიზაციების გადაწყვეტილებების გამოქვეყნებასთან დაკავშირებით.

ხარისხიანი გადაწყვეტილების შემუშავებისა და მისაღებად შეგროვებული ინფორმაცია უნდა იყოს სრული და ობიექტური, რათა მოხდეს წარმოშობილი პრობლემის რეალური გადაწყვეტა ან აღმოფხვრას წინააღმდეგობა, რომელიც ართულებს მას. ეფექტური მუშაობაორგანიზაციები.

ბრძანების პროექტი მომზადებულია სტანდარტულ ფურცელზე „პროექტის“ წარწერით დოკუმენტის საბოლოო შესრულებისათვის გათვალისწინებული წესების შესაბამისად. დოკუმენტის პროექტს ორგანიზაციის ხელმძღვანელობის სახელით ამზადებენ სტრუქტურული განყოფილებების წამყვანი სპეციალისტები.

ადმინისტრაციული დოკუმენტის ტექსტი შეიძლება შეთანხმებული იყოს მესამე მხარის ორგანიზაციებთან (გარე დამტკიცება) და მოწონებული იყოს დაინტერესებული თანამდებობის პირების, დეპარტამენტების ხელმძღვანელების, ინდივიდუალური სპეციალისტების და ორგანიზაციის იურიდიული მრჩეველის მიერ (შიდა დამტკიცება).

დამტკიცების შედეგების საფუძველზე დოკუმენტის პროექტის მომზადება ხორციელდება ორგანიზაციის ბლანკზე მოთხოვნების შესაბამისად GOST R 6.30-2003. . დოკუმენტზე ხელმოწერის ეტაპზე ორგანიზაციის ხელმძღვანელი იღებს გადაწყვეტილებას დოკუმენტზე ხელმოწერის შესახებ, რაც დოკუმენტის პროექტს სამართლებრივ აქტად აქცევს.

დაქვემდებარებული ორგანიზაციებისთვის, სტრუქტურული განყოფილებებისა და შემსრულებლებისთვის შეკვეთის მიტანის ეტაპზე ხდება დოკუმენტის ტირაჟირება, საჭიროების შემთხვევაში მზადდება მისგან ამონაწერები და ეგზავნება ან გადაეცემა შემსრულებლებს მიღების საწინააღმდეგოდ.

ძირითადი საქმიანობის ბრძანებების პროექტს ამუშავებენ განყოფილების სპეციალისტები ხელმძღვანელობის მითითებით ან ამ განყოფილებების დებულებით გათვალისწინებული ფუნქციების შესაბამისად. განყოფილების დასახელება, რომელმაც მოამზადა ბრძანების პროექტი, მისი ხელმძღვანელის ვიზასთან ერთად, განთავსებულია ვიზების წინ „ხელმოწერის“ ატრიბუტის შემდეგ.

ბრძანებების პროექტები უნდა იყოს შედგენილი მათში წამოჭრილი საკითხების საფუძვლიანი და ყოვლისმომცველი შესწავლის საფუძველზე, რათა პროექტებში შემავალი წინადადებები:

ისინი იყო კონკრეტული და რეალური, შეესაბამებოდა მოქმედ კანონმდებლობას და საწარმოს განყოფილების კომპეტენციას;

უზრუნველყოფილია საჭირო მატერიალურ-ტექნიკური საშუალებებით და დაფინანსებით;

აღმოიფხვრა დამატებითი შეკვეთების გაცემის აუცილებლობა წინა შეკვეთის არასრულყოფილების ან არასრულყოფილების გამო.

ბრძანების პროექტის მომზადება, მენეჯმენტის მოქმედების მნიშვნელობიდან გამომდინარე, გულისხმობს საკანონმდებლო აქტების, სამთავრობო დოკუმენტების, უწყებრივი დებულებების, ამ საკითხზე ადრე გამოქვეყნებული ადმინისტრაციული დოკუმენტების, აგრეთვე საწარმოს სხვადასხვა საცნობარო და საინფორმაციო დოკუმენტების შესწავლას: ანგარიშები, სერთიფიკატები. , მემორანდუმი, ოფიციალური მიმოწერა.

ბრძანების ტექსტის შედგენა უნდა დაიწყოს მხოლოდ საკითხის არსში სრული სიცხადის, ბრძანების გაცემის მიზნისა და ამოცანების მკაფიო განსაზღვრის შემდეგ. ტექსტი თავდაპირველად იწერება უხეში ფორმით, ცარიელ ფურცელზე, რედაქტირებულია და წინასწარ შეთანხმებულია შესაბამის თანამდებობის პირებთან და მთავარ შემსრულებლებთან. ამასთან დაკავშირებით წარმოშობილი წინააღმდეგობები შესრულების ვადებთან და ბრძანებით გათვალისწინებული ღონისძიებების მატერიალური, ტექნიკური და ფინანსური საშუალებებით უზრუნველყოფასთან დაკავშირებით წყდება ორგანიზაციის მენეჯმენტის დონეზე.

2.2. ძირითადი საქმიანობის შეკვეთის გაცემის წესი.

ძირითადი საქმიანობის ბრძანება დგება ადმინისტრაციული დოკუმენტების მომზადების ყველა მოთხოვნის დაცვით. შეკვეთას, ისევე როგორც ნებისმიერ სხვა ტიპის დოკუმენტს, აქვს საკუთარი დეტალები.

ძირითადი საქმიანობის შეკვეთა ხასიათდება შემდეგი დეტალებით:

Კომპანიის სახელი- დოკუმენტის ავტორი - სავალდებულო დეტალია და ამიტომ უნდა იყოს მითითებული ყველა დოკუმენტზე - შიდა, გამავალი, შედგენილი დოკუმენტის ფორმებზე ან ცარიელ ფურცელზე. ორგანიზაციის დასახელება უნდა შეესაბამებოდეს შემადგენელ დოკუმენტებში მითითებულ სახელს და ყოველთვის მითითებულია სახელობითი შემთხვევა . იგი შეიცავს მშობელი ორგანიზაციის სახელს (შეიძლება იყოს შემოკლებული) და ორგანიზაციის სრულ სახელს, რომელიც ავტორია დოკუმენტი; ქვემოთ მოცემულია შემოკლებული სახელი, რომელიც მითითებულია ფრჩხილებში. 4

დოკუმენტის ტიპის დასახელება– ORDER იდება ორგანიზაციის სახელის – დოკუმენტის ავტორის შემდეგ.

Შეკვეთის თარიღი– ეს არის მისი ხელმოწერის თარიღი, ის ჩვეულებრივ გაიცემა ციფრულად. თარიღის ელემენტები მოცემულია არაბული ციფრებით ერთ სტრიქონზე თვის, თვის, წლის დღის თანმიმდევრობით. Მაგალითად: 08.03.2007 .

Რეგისტრაციის ნომერი -ჩნდება თარიღის მარჯვნივ და წარმოადგენს სერიულ ნომერს, რომელიც მას ენიჭება ხელმოწერის შემდეგ.

შეკვეთის ტექსტს უნდა ჰქონდეს სათაური. სათაურიუნდა იყოს რაც შეიძლება ლაკონური და ზუსტი. სათაური იწყება წინადადებით "O", "About":

სათაური განთავსებულია დეტალების ქვემოთ „თარიღი“ და „რეგისტრაციის ნომერი“, დაბეჭდილი ერთ სივრცეში, არ არის მოთავსებული ბრჭყალებში და წერტილი არ არის განთავსებული სათაურის ბოლოს.

შეკვეთის ტექსტი უნდა იყოს დაწერილი სწორად და შედგებოდეს მარტივი წინადადებებიიყოს ტერმინოლოგიურად ზუსტი, ოფიციალური ბიზნეს სტილისთვის დამახასიათებელი „სტანდარტული“ ფრაზებისა და კლიშეების გამოყენებით. თავიდან უნდა იქნას აცილებული სიტყვებისა და აბრევიატურების აბრევიატურები, გარდა საყოველთაოდ მიღებულისა, და არ უნდა იყოს შეტანილი უაზრო ინსტრუქციები, როგორიცაა „ყურადღება“, „კონტროლის გაძლიერება“ და ა.შ.

ბრძანების პროექტში შემავალი ინსტრუქციები მითითებული უნდა იყოს ადრე გაცემულ ადმინისტრაციულ დოკუმენტებთან: გქონდეთ ბმული მათზე, გააუქმოთ ან მიუთითოთ მათი კორექტირება. სამთავრობო და მენეჯმენტის ორგანოების, ორგანიზაციების, ფირმების, სტრუქტურული სამმართველოების დასახელებების ტექსტში მითითებული უნდა იყოს მათი კანონიერად დადგენილი აღწერილობის სრული დაცვით. გამონაკლისის სახით დასაშვებია იმავე საკითხზე განმეორებითი ბრძანებები შესაბამისი ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დასკვნებით.

ძირითადი აქტივობის შეკვეთის ტექსტი შედგება ორი ლოგიკურად ურთიერთდაკავშირებული ნაწილისგან აცხადებს (შესავალი) და ადმინისტრაციული.

განცხადების ნაწილი არის შესავალი საკითხის არსში. ის მიზნად ისახავს ახსნას, რამ გამოიწვია ბრძანებები. მას შეუძლია ჩამოთვალოს ფაქტები, მოვლენები და შეაფასოს. ხშირად, განმსაზღვრელი ნაწილი შეიცავს ზემდგომი ორგანოს აქტის ხელახალი მოთხრობას, რომლის საფუძველზეც გაიცემა ეს ადმინისტრაციული დოკუმენტი. ამ შემთხვევაში მოწოდებულია აქტის ტიპი, მისი ავტორი, თარიღი, ნომერი, სრული სახელი (სათაური), ანუ ყველა საძიებო (მინიშნება) მონაცემი. ჩვეულებრივ, განცხადების ნაწილის ტექსტი იწყება ფორმულირებით:

ორგანიზაციის შეკვეთის მითითებული ნაწილის საერთო ვარიანტები შეიძლება იყოს შემდეგი:

1. როდესაც შეკვეთის შექმნის საფუძველია ზემდგომი ორგანოსა და ხელმძღვანელობის საკანონმდებლო, მარეგულირებელი ან სამართლებრივი აქტი. Მაგალითად:

„რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2006 წლის 4 აპრილის №304 განკარგულების განსახორციელებლად „ფერადი ლითონების ჯართის შესყიდვის, გადამუშავებისა და რეალიზაციის ლიცენზირების საქმიანობის შესახებ დებულებაში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანის შესახებ“, ი. შეკვეთა: . »

2. როდესაც ბრძანება გაიცემა ადრე გამოცემული ბრძანების დამატებით ან შესწორებაში. ამ შემთხვევაში, აღნიშნულ ნაწილში მითითებულია შესაბამისი დოკუმენტის თარიღი, ნომერი და დასახელება. Მაგალითად:

„რუსეთის ფედერაციის ფინანსთა სამინისტროს 1998 წლის 29 ივლისის No34n ბრძანების შესაბამისად რუსეთის ფედერაციის ფინანსთა სამინისტროს 1994 წლის 26 დეკემბრის No170 ბრძანების ბათილად ცნობის შესახებ „ბუღალტრული აღრიცხვის დებულების შესახებ“. და ანგარიშგება რუსეთის ფედერაციაში“, ვბრძანებ. »

3. როდესაც ორგანიზაციის მიმდინარე ამოცანების შესასრულებლად პროაქტიულად მზადდება ბრძანება. Მაგალითად:

„მეცხოველეობის ფინანსური მხარდაჭერის მიზნით, ხელმძღვანელობს რეგიონული კანონით „რეგიონული ბიუჯეტის შესახებ 2001 წელს“, ვბრძანებ: . »

შესაძლებელია ბრძანების გაცემა მითითებული ნაწილის გარეშე. ეს კეთდება იმ შემთხვევაში, თუ დავალებული მოქმედებები არ საჭიროებს სპეციალურ განმარტებას და აშკარაა.

ადმინისტრაციულ დოკუმენტებში ძირითადი ტვირთი ეკისრება ადმინისტრაციული ნაწილი , რომელიც მითითებულია იმპერატიული ფორმით. იგი შეიცავს დადგენილ ქმედებებს, მათ შესრულებაზე პასუხისმგებელი თანამდებობის პირების სახელებს და შესრულების ვადებს.

ადმინისტრაციული ნაწილი იწყება სიტყვით მე ORDER (ბრჭყალების გარეშე), დაბეჭდილი ახალ სტრიქონზე ფორმის მარცხენა ზღვრიდან დიდი ასოებით. ორწერტილი მოთავსებულია სიტყვის I ORDER-ის შემდეგ.

ვინაიდან ბრძანება ხშირად ითვალისწინებს რამდენიმე განსხვავებულ მოქმედებას, მისი ადმინისტრაციული ნაწილი იყოფა აბზაცებად და ზოგჯერ ქვეპუნქტებად.

თითოეული აბზაცი იწყება მითითებით პასუხისმგებელი თანამდებობის პირის, სტრუქტურული ერთეულის ან ორგანიზაციის დათვიურ შემთხვევაში, შემდეგ მითითებული მოქმედებები მოკლე, იმპერატიული ფორმით არის მითითებული და მითითებულია ღონისძიებების განხორციელების ვადები. ბრძანების ბოლო პუნქტი ნიშნავს თანამდებობის პირს, სტრუქტურულ ერთეულს ან ორგანიზაციას, რომელსაც ევალება ბრძანების შესრულების მონიტორინგი.

შეკვეთის შესრულების მაგალითი - დანართი No1 არის შეკვეთის შესრულების მაგალითი მოწოდებულ სტანდარტულ ფორმაზე GOST R 6.30-2003. .

ჩვენ ასევე მივცემთ შეკვეთის მაგალითს მუდმივი დეტალების კუთხის მოწყობით, დაფორმატებული დროშის მეთოდით. დოკუმენტი შექმნილია გამარტივებული ვერსიით, რადგან ის გამიზნულია წმინდა შიდა პრობლემების გადასაჭრელად. დანართი No2.

ადმინისტრაციული ნაწილის ფორმულირებაში თავიდან უნდა იქნას აცილებული არასპეციფიკური გამოთქმები, როგორიცაა „გაუმჯობესება“, „გაზრდის“, „გაძლიერება“ და ა.შ.

შეკვეთის ადმინისტრაციულ ნაწილში ასევე უნდა გაითვალისწინოს შემდეგი:

შეკვეთის თითოეული აბზაცი (ქვეპუნქტი) უნდა შეიცავდეს მხოლოდ ერთ კონკრეტულ ამოცანას რეალური ვადით. ვადა არ არის მითითებული, თუ დავალება (ინსტრუქცია) მუდმივია.

თითოეულ პუნქტზე შემსრულებელთა რაოდენობა შეზღუდული არ არის, თუმცა შეკვეთის შესრულებაზე პასუხისმგებელი ინიშნება ერთ-ერთი შემსრულებელი.

თუ ბრძანება აუქმებს ან ცვლის რომელიმე ნაწილში ადრე გაცემულ დოკუმენტებს განსახილველ საკითხზე, მაშინ ისინი ჩამოთვლილია ადმინისტრაციულ ნაწილში.

გამოაცხადეთ ბათილად:

რუსეთის ფედერაციის ფინანსთა სამინისტროს 2004 წლის 26 დეკემბრის No170 ბრძანება „რუსეთის ფედერაციაში ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების დებულების შესახებ;

რუსეთის ფედერაციის ფინანსთა სამინისტროს 2004 წლის 3 თებერვლის No8 ბრძანების მე-3 პუნქტი „ორგანიზაციის კვარტალური ფინანსური ანგარიშგების შესახებ“.

თუ ორგანიზაციის ადრე გაცემული ბრძანება ექვემდებარება ნაწილობრივ ცვლილებებს ან დამატებებს, მაშინ ახალი ბრძანების პროექტი ითვალისწინებს შესაბამისი პუნქტის კორექტირებულ ფორმულირებას.

„2006 წლის 04.06.2006 No74 ბრძანების მე-3 პუნქტი დამატდეს და განხორციელდეს შემდეგი რედაქციით. ";

ბუღალტრული აღრიცხვის რეგლამენტის მე-8 პუნქტში შეცვალეთ სიტყვები: „რუსეთის ფედერაციის შრომის სამინისტრო“ სიტყვებით: „რუსეთის ფედერაციის შრომისა და სოციალური განვითარების სამინისტრო“.

ძირითადი საქმიანობის შესახებ ბრძანება არ უნდა შეიცავდეს მითითებებს საკადრო საკითხებთან დაკავშირებით (შრომითი ურთიერთობები).

დოკუმენტის დამტკიცება- ეს არის დოკუმენტის პროექტის არსის, მისი მოქმედების, მიზანშეწონილობისა და დროულობის წინასწარი შეფასება, მოქმედ საკანონმდებლო და მარეგულირებელ აქტებთან შესაბამისობა.

შიდა დამტკიცება ფორმალიზდება შემსრულებლების, დოკუმენტით დაინტერესებული თანამდებობის პირებისა და ამ საკითხზე პასუხისმგებელი უფროსის მოადგილის მიერ დოკუმენტის პროექტის მოწონებით. ვიზა მოიცავს იმ პირის პოზიციას და პირად ხელმოწერას, რომელიც ადასტურებს დოკუმენტს, ხელმოწერის ჩანაწერს (ინიციალები, გვარი) და ხელმოწერის თარიღი. ვიზა მიმაგრებულია თავდაპირველი შეკვეთის ბოლო ფურცლის უკანა მხარეს ბოლოში. Მაგალითად:

მოადგილე HR დირექტორი

თუ არსებობს შენიშვნები და დამატებები დოკუმენტის პროექტზე, ისინი მითითებულია ცალკე ფურცელზე, ვიზა გაიცემა შემდეგნაირად:

მოადგილე ადმინისტრაციულ საქმეთა დირექტორი

(ხელმოწერა) ი.ს. სოსნიცკაია

კომენტარები მითითებულია ცალკე ფურცელზე, ხელმოწერილი და თან ერთვის შეკვეთას.

მენეჯმენტისთვის ხელმოწერისთვის შეკვეთის წარდგენა საჭირო ვიზების გარეშე დაუშვებელია.

ხელმოწერა- შეკვეთის სავალდებულო დეტალი, როგორც ნებისმიერი სხვა დოკუმენტი.

თანამდებობის პირებს უფლება აქვთ ხელი მოაწერონ ოფიციალურ დოკუმენტებს თავიანთი კომპეტენციის ფარგლებში, რაც ჩვეულებრივ განისაზღვრება დებულებითა და სამუშაო აღწერილობებით.

"ხელმოწერის" რეკვიზიტები მოიცავს:

- ბრძანებას ხელმომწერის თანამდებობის დასახელება;

— ხელმოწერის (ინიციალების და გვარის) გაშიფვრა. Მაგალითად:

დირექტორი ხელმოწერან.ნ. ლუგოვოი

დაუშვებელია ბრძანებაზე ხელის მოწერა პოზიციის სახელწოდების წინ წინადადებით ან ფრაგმენტით. თუ აკლია ის თანამდებობის პირი, რომლის ხელმოწერა მომზადებულია ბრძანების პროექტზე, მაშინ იგი ხელახლა იბეჭდება.

თუ ხელმოწერილ დოკუმენტში აღმოჩენილია რაიმე უზუსტობა ან ბუნდოვანება, თქვენ დაუყოვნებლივ უნდა შეატყობინოთ ამის შესახებ იმ პირს, ვინც ხელი მოაწერა ბრძანებას, რათა შეიტანოთ ცვლილებები. ხელმოწერის შემდეგ შეკვეთებში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანა დაუშვებელია ხელმომწერის ნებართვის გარეშე.

ბრძანების პროექტთან ერთად, შემსრულებელი ადგენს საფოსტო სიას, რომელშიც უნდა შედიოდეს ის ერთეულები და ორგანიზაციები, რომლებსაც ეს ეხება.

ძირითადი საქმიანობისთვის ხელმოწერილი შეკვეთები გადაეცემა გენერალურ განყოფილებას (ოფისს) რეგისტრაციის, რეპროდუცირებისა და განაწილებისთვის, ტექსტში მითითებულ განაცხადებთან და დაგზავნის სიაში.

ძირითადი საქმიანობის შესახებ ბრძანება და სხვა ადმინისტრაციული დოკუმენტები (ბრძანებები, დადგენილებები, ინსტრუქციები, გადაწყვეტილებები) არის მნიშვნელოვანი საშუალებებიქვეშევრდომების მართვა. საკუთარი გადაწყვეტილებების ადმინისტრაციული დოკუმენტის სახით კომპეტენტურად, სწორად, მოქმედი ნორმებისა და წესების შესაბამისად დოკუმენტირების უნარი ნებისმიერი რანგის მენეჯერის, მდივნის თანაშემწის ან სპეციალისტის პროფესიონალიზმის ერთ-ერთი მახასიათებელია.

ადვილი მისახვედრია, რომ ძირითადი საქმიანობისთვის შეკვეთის მომზადება, პირველ რიგში, მისი დეტალების სწორად შედგენის უნარს მოიცავს. აქედან გამომდინარე დიდი ყურადღება, რომ ამ კურსში მუშაობა ექცევა მათ დიზაინს მოთხოვნების შესაბამისად სახელმწიფო სტანდარტი GOST R 6.30-2003. ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები.

სამუშაოს დასასრულს თან ერთვის დანართები დეტალებისა და დოკუმენტების ფორმების მომზადების მოთხოვნათა განცხადებას.

ამ საკურსო ნაშრომის წერისას, საოფისე სამუშაოს შესახებ წიგნები ნახეს და წაიკითხეს ისეთი ავტორები, როგორებიც არიან ტ.ვ. კუზნეცოვა, მ.ვ. სტენიუკოვი და მრავალი სხვა მშვენიერი სპეციალისტი, დახმარებით და რის საფუძველზეც დაიწერა ნაშრომი. ასევე მინდა აღვნიშნო მითითება და სამართლებრივი სისტემა „კონსულტანტ პლუსი“. მათი გასაგები და მარტივი ახსნა-განმარტების გარეშე ისეთ საკითხზე, როგორიცაა ძირითადი საქმიანობისთვის ბრძანების მომზადება და შესრულება, მე, ალბათ, როგორც ადამიანი, რომელსაც ჩემს ცხოვრებაში არასდროს მქონია საქმე ამ სახის დოკუმენტაციასთან და მით უმეტეს. მისი ანალიზი და მომზადება, უბრალოდ შეუძლებელი იქნებოდა ამის გარკვევა.

ყველა ადმინისტრაციული დოკუმენტი (მთავარი საქმიანობის შესახებ ბრძანება) მკაცრად უნდა შეესაბამებოდეს კანონს, არცერთი მათგანი არ შეიძლება შეიცავდეს დებულებებს, რომლებიც ეწინააღმდეგება საკანონმდებლო და მარეგულირებელ აქტებს.

GOST R 51141-98. ჩანაწერების მართვა და არქივირება: ტერმინები და განმარტებები. - მ.: რუსეთის გოსტანდარტი, 1998, - 8გვ.

GOST 6.10.4-84. ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. საბეჭდი საშუალებებისა და კომპიუტერული ტექნოლოგიით შექმნილი საბეჭდი დოკუმენტების დოკუმენტების იურიდიული ძალის მიცემა: ძირითადი დებულებები. - M.: Goskomstat, 1985. - 6გვ.

GOST R 6.30-2003 ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები.

იურიდიული საცნობარო სისტემა "კონსულტანტი პლუსი"

Yu. Aksenov Yu. M., Kirsanova M. V. საოფისე მენეჯმენტის კურსი: მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერა: სახელმძღვანელო. - მე-4 გამოცემა. - მ.: INFRA-M; ნოვოსიბირსკი: ციმბირის ხელშეკრულება, 2002. - 296 გვ.

Kuznetsova T.V. CASE PRODUCTION (დოკუმენტაციის მხარდაჭერა მენეჯმენტისთვის). მე-4 გამოცემა. კორ. და დამატებითი - M.: სს "ბიზნეს სკოლა" Intel-Sintez", 2006. - 384გვ.

სტენიუკოვი M.V. დოკუმენტები. Ოფისის სამუშაო. - M.: PRIOR Publishing House, 2003. - (მე-8 გამოცემა) 144 გვ.

ფედოსოვა ვ.ტ. ოფისში მუშაობა საგანმანათლებლო დაწესებულების: პრაქტიკული სახელმძღვანელო – მე-5 გამოცემა. – Rostov n/a: გამომცემლობა “მასწავლებელი”, 2004.- 114 გვ.

შეკვეთის მაგალითი ძირითად საქმიანობაზე

საოფისე მუშაობის ინსტრუქციების დანერგვის შესახებ

საწარმოში დოკუმენტებთან მუშაობის გასაუმჯობესებლად შესაბამისად GOST R 6.30-2003. და მათი უსაფრთხოების უზრუნველყოფა

1. დაამტკიცოს სს ოფისში საოფისე მუშაობის წარმართვის ინსტრუქცია.

2. ამოქმედდეს საოფისე მუშაობის ინსტრუქცია 04/01/2003 წლიდან.

3. 2003 წლის 1 აპრილიდან სააქციო საზოგადოების ყველა სტრუქტურულმა განყოფილებამ და მოსამსახურემ უნდა დაიცვას საოფისე სამუშაოების ინსტრუქციით განსაზღვრული დოკუმენტებთან მუშაობის წესები.

4. მდივან-რეფერენტი ო.დ. სოტნიკოვა უზრუნველყოს საოფისე მუშაობის ინსტრუქციების რეპროდუცირება და მისი გადაცემა საწარმოს სტრუქტურულ განყოფილებებში 02/01/2000 წლამდე.

5. ამ ბრძანების შესრულებაზე კონტროლი დაევალოს საწარმოს დირექტორის მოადგილეს ი.ი.კლიმენკოს.

საწარმოს დირექტორი ზინენკოლ.ა. ზინენკო

მოროზოვა M. P. მოროზოვა

შეკვეთის შესრულების მაგალითი მუდმივი დეტალების მდებარეობის კუთხის ვარიანტში

ვესელოვსკის საკონსერვო ქარხანა

ხანძარსაწინააღმდეგო უსაფრთხოების უზრუნველყოფის შესახებ

და არდადეგების დროს უსაფრთხოების გაძლიერება

1, 2 და 9 მაისის უქმე დღეებში ხანძარსაწინააღმდეგო უსაფრთხოების უზრუნველყოფისა და უსაფრთხოების გაძლიერების მიზნით

1. განახორციელეთ ქარხნის ტერიტორიის საფუძვლიანი გაწმენდა და გადაიტანეთ აალებადი საგნები და მასალები უსაფრთხო ადგილას (პასუხისმგებლობა იუ. ვ. კოსენკოვი).

2. შეამოწმეთ ელექტრომოწყობილობის ელექტროგაყვანილობის მდგომარეობა და სამუშაოს დასრულებამდე არაუგვიანეს 2 საათისა 30 აპრილს გამორთეთ ყველა ჩამრთველი (პასუხისმგებლობა ვ.ე. პეტროვი).

3. 2000 წლის 04/25/2000-მდე მიაწოდეთ იმ პირთა სია, რომელთა ყოფნა ქარხანაში სავალდებულოა დასვენების დღეებში (პასუხისმგებელია: ვ. ა. ეფრემოვი).

4. ბრძანების შესრულებაზე კონტროლი ევალება მოადგილეს. ქარხნის ადმინისტრაციული და ეკონომიკური განყოფილების უფროსი S.V. კუზნეცოვი.

ქარხნის დირექტორი ჟელნოვინ.პ.ჟელნოვი

1 GOST R 51141-98. ჩანაწერების შენახვა და არქივირება. ტერმინები და განმარტებები.-მ..1998წ.

2 GOST R 51141-98. ჩანაწერების შენახვა და არქივირება. ტერმინები და განმარტებები.-მ..1998წ.

3 GOST 6.10.4.-84. ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. იურიდიული ძალის მინიჭება კომპიუტერული ტექნიკით შექმნილ კომპიუტერულ მედიასა და ტიპოგრაფებზე დოკუმენტებზე. ძირითადი დებულებები.

4 GOST R 6.30-2003. ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები.

პერსონალის შეკვეთები დოკუმენტების ნაკადის ერთ-ერთი მთავარი წყაროა თანამედროვე საწარმოები. რა არის მათი შედგენის სპეციფიკა? როგორი შეიძლება იყოს ეს დოკუმენტები?

რა არის პერსონალის ბრძანებები?

რუსეთის კანონმდებლობა, რომელიც არეგულირებს პერსონალის ჩანაწერებს, მოითხოვს საწარმოებში სხვადასხვა ადგილობრივი სამართლებრივი აქტების რეგულარულ გამოყენებას. მათ შორის არის შეკვეთები. ჩვეულებრივია მათი კლასიფიკაცია 2 ძირითად ტიპად. კერძოდ:

• ძირითად საქმიანობასთან დაკავშირებულ შეკვეთებზე;
• საწარმოს პერსონალის მართვის მიზნით გამოცემულ ბრძანებებზე.

ამ შემთხვევაში საუბარია მეორე ტიპის სამართლებრივ აქტზე.

პერსონალის ორდერი არის საწარმოს ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის სახეობა. ეს წყაროები გამოქვეყნებულია კომპანიის მიერ იურიდიული მიზნებისთვის:

• დაკომპლექტება;
• ერთი პოზიციიდან მეორეზე;
• ბრძანებები მიმართული კონკრეტული თანამშრომლებისთვის ან მთლიანად გუნდისთვის;
• თანამშრომლების გათავისუფლება.

ეს ამოცანები ვარაუდობს, რომ კომპანია გასცემს შესაბამის ტიპის ბრძანებებს პერსონალისთვის. რა შეიძლება იყვნენ ისინი?

მაგალითად, არის შეკვეთები:

• თანამშრომელთა დანიშვნის, მათი გათავისუფლების შესახებ;
• თანამშრომლების დაჯილდოებასა და წახალისებაზე;
• თანამშრომლის სხვა პოზიციაზე გადაყვანის შესახებ.

სამუშაო წიგნებში და სხვა პერსონალის დოკუმენტებში ჩაწერილი ინფორმაციის შეტანა და გასწორება, ხშირ შემთხვევაში, განსახილველი ბრძანებების საფუძველზე ხდება.

შეკვეთების ფორმები ძირითადი საქმიანობისთვის

ჩართულია რუსული საწარმოებიაქტიურად გამოიყენება პერსონალის ერთიანი ბრძანებები - კანონის სხვადასხვა წყაროში დამტკიცებული ფორმების საფუძველზე. მთავარია „გოსკომსტატის“ No1 დადგენილება, რომელიც დეპარტამენტმა 2004 წლის 5 იანვარს გამოსცა. განასხვავებენ პერსონალის შეკვეთების შემდეგ ძირითად ტიპებს, რაც განსაზღვრულია შესაბამისი დადგენილებით:

• თანამშრომლის მიღების შესახებ (ის შედგენილია ერთიანი ფორმის T-1 ან T-1a საფუძველზე, პირველი არის პირადი, მეორე არის კონსოლიდირებული);
• თანამშრომლის გადაყვანის შესახებ (ფორმები T-5, T-5a);
• შვებულებაში წასული თანამშრომლის შესახებ (დოკუმენტები T-6, T6a);
• ხელშეკრულების შეწყვეტის შესახებ (ფორმები T-8, T-8a);
• სპეციალისტის მივლინებაზე (დოკუმენტები T-9, T-9a);
• თანამშრომელთა წახალისების შესახებ (ფორმები T-11, T11-a).

აღსანიშნავია, რომ საწარმოთა საბუთების ნაკადში, მათივე შეკვეთების ფორმების გამოყენება შესაძლებელია, თუ ეს კანონით არ არის აკრძალული. ეს ასევე შესაძლებელია, თუ კანონით არ არის დამტკიცებული პერსონალის კონკრეტული ნიმუშის ბრძანება ერთიანი ფორმის სახით.

თუ კომპანია დამოუკიდებლად ადგენს ამა თუ იმ დოკუმენტს, რეკომენდებულია სპეციალური სახელმწიფო სტანდარტის, GOST R 6.30-2003 დებულებების გამოყენება. როგორი შეიძლება იყოს პერსონალის ერთიანი ბრძანება? ასეთი დოკუმენტის მაგალითი მოცემულია ქვემოთ მოცემულ სურათზე.

ამ შემთხვევაში განიხილება ერთიანი ფორმის No T-1 მიხედვით.

შეკვეთების ერთიანი ფორმები ყველაზე ხშირად გამოიყენება როგორც საბიუჯეტო ორგანიზაციებში, ასევე სახელმწიფო საწარმოები. ხშირ შემთხვევაში, ეს გამოწვეულია დამტკიცებული განყოფილების წყაროს ნიმუშების ხელმისაწვდომობით.

თავის მხრივ, კერძო კომპანიები საკმაოდ ხშირად იყენებენ საკუთარი შეკვეთის ფორმებს. მაგრამ, როგორც წესი, მხოლოდ იმ შემთხვევებში, როდესაც პრობლემების მოგვარება ხდება პერსონალის მომსახურებაერთიანი დოკუმენტი არ არის დამტკიცებული. თუ ისინი მიმოქცევაშია, მაშინ, როგორც წესი, საწარმოები არ კარგავენ დროს ახალი ფორმების შექმნაზე, რაც, ფაქტობრივად, გააორმაგებს ერთიანებს. რომლებიც ასევე ხასიათდება საკმაოდ მაღალი ხარისხიმოხერხებულობა, სტრუქტურის თვალსაზრისით.

როგორი შეიძლება გამოიყურებოდეს კომპანიის მიერ დამოუკიდებლად შემუშავებული პერსონალის შეკვეთების ნიმუში? ერთ-ერთი მათგანის მაგალითი მოცემულია შემდეგ სურათზე.

ამ შემთხვევაში განიხილება ნიმუშის დამტკიცების ორდერი, რომელიც ჩვეულებრივ წარმოდგენილია საკმაოდ მარტივი სტრუქტურით.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ კომპანიებს ჩვეულებრივ არ აქვთ განსაკუთრებული მიზეზებიშეცვალოს სტანდარტიზებული ფორმები შიდა კორპორატიული ნიმუშებით - თუ კომპანიას არ აქვს ორგანიზებული წარმოების განსაკუთრებით რთული ფორმატები, რომლებიც საჭიროებენ ცალკე აღრიცხვის მექანიზმების ჩამოყალიბებას. ან, თუ მათი სტრუქტურა საკმაოდ მარტივია - როგორც ეს არის შვებულების განრიგის შემთხვევაში.

შეიძლება აღინიშნოს, რომ საკმაოდ ბევრი კრიტერიუმია მოცემული შეკვეთების კლასიფიკაციისთვის. მათ შორისაა დოკუმენტის სტრუქტურა. მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ მის მახასიათებლებს.

შეკვეთების სტრუქტურა: მარტივი და რთული დოკუმენტები

ასე რომ, განსახილველი შეკვეთების კლასიფიკაციის ყველაზე მნიშვნელოვანი კრიტერიუმია სტრუქტურა. მისი შესაბამისად, დოკუმენტები იყოფა ორ ძირითად ტიპად - მარტივი და რთული.

1 ტიპის ბრძანებები ხასიათდება 1 ადმინისტრაციული ბლოკის არსებობით (სიტყვით „მიღება“, „გათავისუფლება თანამდებობიდან“, „გადაცემა“ და ა.შ.). თუ ეს არის, მაგალითად, ბრძანება 1 სპეციალისტის დანიშვნის შესახებ, მაშინ იგი განიხილება როგორც ინდივიდუალური, თუ მის იურისდიქციაში რამდენიმე თანამშრომელია, მაშინ მას დაერქმევა კონსოლიდირებული დოკუმენტი.

თუ წყარო შეიცავს რამდენიმე ადმინისტრაციულ ბლოკს, მაშინ ის ჩაითვლება კომპლექსურად. ისინი საკმაოდ გავრცელებულია, მაგრამ მათი გამოყენება ძალიან ითვლება შრომატევადი პროცესითუნდაც თანამედროვე ტექნიკური გადაწყვეტილებების გამოყენებისას, რადგან ამ შემთხვევაში შეიძლება საჭირო გახდეს მონაცემთა დიდი მოცულობის შედარება, რომლებიც განლაგებულია არსებითად სხვადასხვა განყოფილებაში.

ახლა მოდით გადავიდეთ დოკუმენტის სტრუქტურის სხვადასხვა ელემენტების შესწავლაზე, რომლებიც შეიძლება შეიცავდეს ორგანიზაციაში შეკვეთებს.

პერსონალისთვის შეკვეთების სტრუქტურის ელემენტები

შეკვეთის მთავარი ელემენტია განყოფილება. იგი შედგება ქულებისგან. ისინი შეკვეთაში უნდა იყოს შეტანილი კონკრეტული დოკუმენტის საფუძველზე. ამ შემთხვევაში, თქვენ უნდა მიაწოდოთ ბმული. თუ, მაგალითად, შედგენილია ბრძანება პირის თანამდებობაზე დანიშვნის შესახებ, მაშინ შესაბამისი ქულები შეიძლება შეიტანოს დოკუმენტში იმის საფუძველზე, რომ:

• თანამშრომლის პირადი განცხადება;
• შრომითი ხელშეკრულება;
• შენიშვნები მენეჯერისგან, რომელმაც გამოკითხა თანამშრომელი ან მიიღო გადაწყვეტილება მისი დანიშვნის შესახებ სხვა საფუძველზე;
• შიდა კორპორატიული აქტი;
• შენიშვნა.

მიზანშეწონილია ბრძანებაში შეიტანოთ სიტყვა „საფუძვლები“, რასაც მოჰყვება კონკრეტული დოკუმენტის ბმული. მოცემული წყარო უნდა ასახავდეს იმ ფაქტს, რომ კონკრეტულ თანამდებობაზე დანიშნული პირი იცნობს ბრძანების დებულებებს. ამ შემთხვევაში, თქვენ უნდა შეიტანოთ დოკუმენტში ფრაზა "მე წავიკითხე ბრძანება", რის შემდეგაც თანამშრომელი, რომელმაც შეისწავლა შესაბამისი წყარო, დებს ხელმოწერას და მიუთითებს თარიღს.

ბრძანებებში - კერძოდ, თუ სრულდება საკადრო ჩანაწერები, კვლავ, თანამდებობაზე თანამშრომლის დანიშვნის ფაქტის ასახვისთვის საჭიროა იურიდიულად მნიშვნელოვანი ფორმულირება. მაგალითად, დაკავშირებულია თანამშრომელთან ხელშეკრულების ხანგრძლივობასთან, ხელფასის ოდენობასთან და სამუშაო გრაფიკთან.

ამრიგად, პერსონალისთვის შეკვეთის ტიპიური სტრუქტურა ითვალისწინებს ბლოკების არსებობას, რომლებიც ასახავს:

• კომპანიის მენეჯმენტის ადმინისტრაციული მოქმედება;
• სრული სახელი და სხვა ინფორმაცია თანამშრომლის შესახებ;
• დოკუმენტის კონკრეტული პუნქტის ძალაში შესვლის თარიღი;
• ბრძანების სხვა მნიშვნელოვანი ფორმულირება.

მოცემული დოკუმენტები შეიძლება დაემატოს სხვადასხვა განაცხადებს. მათი წარდგენა შესაძლებელია ფართო არჩევანი. ამრიგად, პერსონალის ბრძანებების დანართები შეიძლება შეიცავდეს შესაბამისი დოკუმენტის იურისდიქციის ფარგლებში თანამშრომელთა თანამდებობების სიებს. შეკვეთის დანართში შეიძლება ჩაიწეროს მონაცემები, რომლებიც პრობლემურია უშუალოდ დოკუმენტის ტექსტში ასახვისთვის - მაგალითად, ეს შეიძლება იყოს გრაფიკები, სურათები, დიაგრამები, რომლებიც აუცილებელია დოკუმენტის ტექსტური შინაარსის ასახსნელად.

შეკვეთების შედგენა: რას მივაქციოთ ყურადღება?

რას უნდა მიაქციოთ განსაკუთრებული ყურადღება განსახილველი დოკუმენტების მომზადებისას?

უპირველეს ყოვლისა, როგორც ექსპერტები აღნიშნავენ, პერსონალისთვის ბრძანებების შედგენა არ უნდა განხორციელდეს აბრევიატურების გამოყენებით. ფორმულირება დოკუმენტში უნდა იყოს შეტანილი აბრევიატურების გარეშე.

შემდეგი ყველაზე მნიშვნელოვანი კრიტერიუმი შესაბამისი დოკუმენტების სწორად შესრულებისთვის არის მათში ინფორმაციის არარსებობა წყაროების შესახებ სხვადასხვა შენახვის ვადით. მაგალითად, შვებულებასთან და მივლინებებთან დაკავშირებული პერსონალის შეკვეთები ინახება მოქმედი სტანდარტების შესაბამისად 3 წლის განმავლობაში. თანამშრომლების დაქირავების შესახებ ინფორმაციის ამსახველი დოკუმენტები უნდა ინახებოდეს კომპანიის არქივში 75 წლის განმავლობაში.

ამრიგად, თითოეული შეკვეთა უნდა ასახავდეს მონაცემებს იმავე შენახვის ვადის მქონე წყაროებზე.

სასარგებლო იქნება განხილული დოკუმენტების გამოქვეყნების ძირითადი ეტაპები.

პერსონალისთვის ბრძანებების გაცემის ეტაპები

უპირველეს ყოვლისა, აღსანიშნავია, რომ კონკრეტული სტანდარტებიდან გამომდინარე, რომლითაც კომპანია ახორციელებს პერსონალის ჩანაწერების მართვას, პერსონალის ბრძანებები შეიძლება შედგეს სხვადასხვა პრინციპის მიხედვით. მაგრამ ზოგადად, მათი გამოქვეყნება გულისხმობს კომპანიის პასუხისმგებელი სპეციალისტების მიერ ისეთი ამოცანების გადაწყვეტას, როგორიცაა:

• შესაბამისი დოკუმენტის შემუშავების აუცილებლობის შესახებ გადაწყვეტილების ინიცირება;
• შეკვეთის გაცემისთვის საჭირო მონაცემების შეგროვება;
• კონკრეტული ბრძანების პროექტის მომზადება, მისი დამტკიცება, საჭიროების შემთხვევაში მოდიფიცირება;
• დოკუმენტში საჭირო ინფორმაციის შეტანა და კომპეტენტური პირების მიერ ხელმოწერა;
• იმ პირთა ბრძანების გაცნობა, რომელთა თანამდებობაც შესაბამისი სამართლებრივი აქტის იურისდიქციაშია.

ბრძანების გაცემის შესახებ გადაწყვეტილების მომზადება

პირველი პრობლემის გადაწყვეტა შეიძლება განხორციელდეს შიდა კორპორატიულ სერთიფიკატებსა და აქტებში მოცემული ინფორმაციის გამოყენებით. შიდა ბრძანებები, როგორც წესი, ეფუძნება ადგილობრივ სამართლებრივ აქტებს და მათი ჩამონათვალი შეიძლება იყოს ძალიან ფართო. განსახილველი დოკუმენტების პროექტები, როგორც წესი, დგება საწარმოს პერსონალის სამსახურების პასუხისმგებელი თანამშრომლების მონაწილეობით. უფრო მეტიც, მათი მუშაობა შეიძლება განხორციელდეს იდეების საფუძველზე, რომლებსაც ხელს აწერენ კომპანიის სხვადასხვა სტრუქტურული განყოფილების ხელმძღვანელები.

შესაბამისი დოკუმენტების საფუძვლად შეიძლება გამოყენებულ იქნას პერსონალის ბრძანებების ნიმუშები, რომლებიც ტრადიციულად გამოიყენება კომპანიის მიერ. განსახილველი პრობლემის გადაჭრისას მთავარია გულდასმით შევისწავლოთ ფაქტორები, რომლებიც წინასწარ განსაზღვრავს დოკუმენტის გამოქვეყნებას და შეკვეთის შემუშავების საფუძვლებს. მნიშვნელოვანია, რომ შესაბამის დოკუმენტში შეტანილი ენა შეესაბამებოდეს კანონს.

შეკვეთის განთავსებისთვის მონაცემების შეგროვება

კომპანიის პასუხისმგებელი სპეციალისტების შემდეგი ამოცანა, რომლებიც ადგენენ პერსონალისთვის ამა თუ იმ ნიმუშის შეკვეთას, არის შეგროვება საჭირო ინფორმაციადოკუმენტის გამოქვეყნების მიზნით. შეიძლება წარმოდგენილი იყოს:

• ოფიციალურ სამართლებრივ აქტებში;
• კომპანიის შიდა დოკუმენტაციაში;
• უმაღლესი სტრუქტურების, დეპარტამენტების მიერ გამოქვეყნებულ წყაროებში, რომელთა წინაშეც ანგარიშვალდებულია ბიზნეს სუბიექტი;
• საარქივო დოკუმენტებში;
• მედიაში, სამეცნიერო პუბლიკაციებში.

შეკვეთის პროექტის შემუშავება

ინფორმაციის შეგროვების შემდეგ, კომპეტენტური სპეციალისტები უშუალოდ შეიმუშავებენ ბრძანების პროექტს პერსონალისთვის. ამ პრობლემის გადასაჭრელად, პირველ რიგში, საჭიროა დოკუმენტის სწორი შესრულება. მიზანშეწონილია მასში მიეთითოს, რომ ეს არის პროექტი, პერსონალის ბრძანების ნიმუში, რომელიც მუშავდება და არა ოფიციალური ადგილობრივი სამართლებრივი აქტი. ანუ ჩაწერეთ სიტყვა „პროექტი“ დოკუმენტზე. თუმცა, წყაროში მოცემული ტექსტი მაქსიმალურად ახლოს უნდა იყოს მოცემულთან, რაც უნდა იყოს წარმოდგენილი ოფიციალურ ბრძანებაში. შესაძლებელია, რომ კომპეტენტურმა მენეჯერმა წინასწარ დაამტკიცოს დოკუმენტის ტექსტი ორიგინალური სახით.

თუ შეკვეთა - ფორმით, ასევე შინაარსით, შეთანხმებულია - დაუყოვნებლივ ან კორექტირებით, მაშინ ის შეიძლება გაიგზავნოს ხელმოწერაზე. რა არის ეს პროცედურა?

ბრძანების ხელმოწერა და თანამშრომლებისთვის გადაცემა

პრინციპში, არაფერია რთული - მთავარია, რომ დოკუმენტის დამადასტურებელ პირს ჰქონდეს ამის უფლება. როგორც წესი, კომპანიის ხელმძღვანელი ხელს აწერს ბრძანებებს პერსონალისთვის. მას ეგზავნება სრულად მომზადებული ფორმა - ერთიანი ან შიდა, მასში შეყვანილი ინფორმაცია პასუხისმგებელი სპეციალისტების მიერ. დოკუმენტზე ხელმოწერა გულისხმობს კომპანიის მმართველის თანამდებობის, მისი სრული სახელის, ასევე ხელმოწერის მითითებას.

კომპანიაში დადგენილი წესით, საჭიროების შემთხვევაში, დოკუმენტი უქმდება.

მენეჯერის მიერ დამოწმების შემდეგ დოკუმენტი გადაეცემა თანამშრომელს, რომელიც უნდა გაეცნოს მას. პირის მიერ დოკუმენტის შესწავლის ფაქტი შეიძლება დადასტურდეს მისი ხელმოწერით ბრძანებაზე ან მის დამატებით სარეგისტრაციო ფორმაზე.

მოდით ახლა შევისწავლოთ, თუ როგორ ხდება პერსონალის შეკვეთების შენარჩუნება. მთავარი გადასაჭრელი პრობლემა პასუხისმგებელი თანამშრომლებიკომპანიას ასევე სჭირდება აღნიშნული დოკუმენტების რეგისტრაცია.

შეკვეთების რეგისტრაცია: ნიუანსი

აღნიშნული პროცედურა გულისხმობს შეკვეთის შესახებ ინფორმაციის შეტანას სპეციალურ შიდა კორპორატიულ რეესტრებში. ითვლება, რომ პერსონალისთვის ამა თუ იმ დამტკიცებული ნიმუშის ორდერი იურიდიულ ძალას იძენს მხოლოდ კომპანიაში შესაბამისი წყაროს რეგისტრაციის შემდეგ. თუ ეს პროცედურა არ განხორციელდა დოკუმენტთან დაკავშირებით, მაშინ არ არსებობს იურიდიული შედეგები კომპანიის თანამშრომლებისა და მენეჯმენტისთვის.

პერსონალისთვის შეკვეთების რეგისტრაცია, როგორც ზემოთ აღვნიშნეთ, ამ დოკუმენტების შენახვის ყველაზე მნიშვნელოვანი ასპექტია. შესაბამისი პროცედურა მოიცავს 3 პრობლემის გადაჭრას:

• დოკუმენტების აღრიცხვა;
• ბრძანებების შესრულებაზე კონტროლი;
• უზრუნველყოფა ოპერატიული წვდომადოკუმენტებზე.

ყველა წყარო, რომელიც კლასიფიცირებულია როგორც ადმინისტრაციული, საანგარიშო და ფინანსური, უნდა იყოს რეგისტრირებული კომპანიაში. მესამე მხარის ბიზნეს სუბიექტებიდან მიღებული დოკუმენტების შესახებ ინფორმაცია ასევე უნდა შევიდეს შიდა კორპორატიულ რეესტრებში. პერსონალის შეკვეთები, ისევე როგორც ნებისმიერი სხვა წყარო, იღებენ ინდივიდუალურ ნომერს რეგისტრაციისას, ასევე საჭირო ინდექსებს შესაბამისი წყაროების ოპტიმალური კლასიფიკაციის თვალსაზრისით.

ყველა დოკუმენტი, რომელიც ექვემდებარება შესრულებას და ასევე გამოიყენება დაინტერესებული თანამშრომლების აღრიცხვისა და გარკვეული საქმიანი ფაქტების შესახებ ინფორმირების მიზნით, რეგისტრირებული უნდა იყოს პერსონალის ჩანაწერებში. პერსონალის შესახებ ბრძანებები, რა თქმა უნდა, ეკუთვნის ასეთ წყაროებს.

დოკუმენტის რეგისტრაციის პროცედურა ხორციელდება 1-ჯერ - უშუალოდ, როდესაც ისინი გაცემულია მენეჯმენტის მიერ (როგორც ეს არის მოცემული ბრძანებების შემთხვევაში) ან გარე სუბიექტის მიერ მიღებისას. თუ წყარო გადადის კომპანიის ერთი სტრუქტურული ერთეულიდან მეორეზე, მაშინ მას ხელახალი რეგისტრაცია არ სჭირდება.

ორგანიზაციის დოკუმენტურ ნაკადში გამოყენებული წყაროების რეგისტრაციის 3 ძირითადი მეთოდი არსებობს.

პირველ რიგში, ეს არის ჟურნალის რეგისტრაცია, რომელიც გულისხმობს დეტალურ ასახვას სპეციალურ რეესტრებში ინფორმაციის შესახებ, თუ რომელ სტრუქტურაში და რა მიზნებისთვის გამოიცა კონკრეტული ბრძანება პერსონალისთვის, მისი ნებისმიერი დანართის მაგალითი.

მეორეც, არსებობს ბარათის ფორმატი წყაროების შესახებ ინფორმაციის რეგისტრაციისთვის, რომელიც გამოიყენება როგორც შიდა კორპორატიული დოკუმენტების ნაკადის ნაწილი. იგი მოიცავს საკონტროლო ბარათების დიზაინს წყაროებისთვის, ასევე მათ კომბინაციას სპეციალიზებულ ბარათების ფაილებში.

მესამე, არის დოკუმენტების ავტომატური რეგისტრაცია. იგი გულისხმობს ინფორმაციის შეტანას მოცემული შეკვეთების და სხვა წყაროების შესახებ შიდა კორპორატიულ რეესტრებში ავტომატურად - სპეციალური პროგრამული უზრუნველყოფის და საჭირო ინფრასტრუქტურის გამოყენებით (მაგალითად, პრინტერები, სკანერები, ქსელური ინტერფეისები).

არსებობს მარეგულირებელი აქტი, რომლის მიხედვითაც უნდა დარეგისტრირდეს მარეგულირებელი დოკუმენტები - რუსეთის ფედერაციის კულტურის სამინისტროს ბრძანება No536, რომელიც მიღებულია 2005 წლის 8 ნოემბერს. კანონის ეს წყარო ასახავს რეესტრებში:

• კომპანიის დასახელება, რომელმაც გასცა ესა თუ ის დოკუმენტი - ამ შემთხვევაში პერსონალის ბრძანება;
• წყაროს სახელი;
• დოკუმენტის გამოქვეყნების თარიღი, მისი სარეგისტრაციო ნომერი;
• სათაური და შემაჯამებელიდოკუმენტი;
• ოპერატიული ენა;
• წყაროს ვადა;
• ინფორმაცია შეკვეთის შესრულების შესახებ.

გარკვეული შეკვეთების შესახებ ინფორმაციის შეტანა ორგანიზაციის რეესტრებში შეიძლება განხორციელდეს მათი კლასიფიკაციის სხვა კრიტერიუმების გამოყენებით. მაგალითად, პერსონალის განყოფილებას შეუძლია დაყოს შესაბამისი წყაროები, რომლებიც კონკრეტულად არის დაკავშირებული თანამშრომლების შვებულებასთან, მივლინებებთან და მათთვის წახალისების გაცემასთან. როგორც წესი, რაც უფრო მეტია შეკვეთების რაოდენობა, რომლებიც ქმნიან კომპანიის დოკუმენტების ნაკადს, მით უფრო ოპტიმალური იქნება მათი კლასიფიკაცია ცალკეულ მონაცემთა ბაზებში რეესტრში.

შეკვეთების შენახვა

სხვა ყველაზე მნიშვნელოვანი ასპექტიკომპანიაში შეკვეთების შენარჩუნება - მათი შენახვა. ზემოთ აღვნიშნეთ, რომ პერსონალის შეკვეთები ინახება დოკუმენტის კონკრეტული მიზნიდან გამომდინარე, გარკვეულ ვადებში. ამიტომ შესაბამისი კრიტერიუმების მიხედვით კლასიფიცირებული დოკუმენტები სხვადასხვა ადგილას უნდა განთავსდეს.

პერსონალის ნებისმიერი შეკვეთა (ფორმა მისთვის) უნდა ინახებოდეს ცალკე იმ წყაროებისგან, რომლებიც დაკავშირებულია საწარმოს ძირითად საქმიანობასთან. რეგისტრირებული და შესანახად გაგზავნილი დოკუმენტები წარმოდგენილი უნდა იყოს ორიგინალების სახით.

პერსონალის ბრძანებები ჩვეულებრივ გაერთიანებულია ფაილებში, რომლებიც წარმოადგენს სხვადასხვა დოკუმენტების სისტემატიზებულ კომპლექტს. პერსონალის სამსახურის პასუხისმგებელმა სპეციალისტმა უნდა შეიტანოს ფაილები, სწორად დანომროს მასში განთავსებული ფურცლები, შეავსოს საჭირო ინვენტარი და დააპროექტოს დოკუმენტების შესაბამისი ნაკრები.

მენეჯმენტის ნებისმიერი მოქმედება იწყება შეკვეთით. შეკვეთა არის ერთგვარი ადმინისტრაციული დოკუმენტი, რომელიც წააგავს სასტარტო პისტოლეტიდან გასროლას. იგი ქვეყნდება ორგანიზაციის ან მისი განყოფილების მენეჯერული და ადმინისტრაციული ამოცანების გადაჭრის მიზნით. შეკვეთა არის სტანდარტული დოკუმენტი, ამიტომ მას აქვს მკაფიოდ რეგულირებული სტრუქტურა, დიზაინის წესები GOST R 6.30-2003 შესაბამისად.

შეკვეთები შეიძლება ეხებოდეს ორგანიზაციის საქმიანობას, ურთიერთობებს სამუშაო კოლექტიური, დოკუმენტაციასთან მუშაობის პროცედურები, ჯარიმების დაწესება, წახალისება. პირობითად, ყველა შეკვეთა შეიძლება დაიყოს ორ ჯგუფად: საოფისე სამუშაო პროცესების მიხედვით (საქმიანობის ძირითადი საკითხები), პერსონალის მიხედვით (პერსონალის საკითხები). შეკვეთის მიზნიდან გამომდინარე, მის გამოქვეყნებაზე პასუხისმგებლობა ენიჭება სხვადასხვა შემსრულებელს. შეკვეთის შესასრულებლად საჭიროა დაწესებულების სპეციალური ფორმა დადგენილი ფორმით. ფორმა შეიძლება გამოყენებულ იქნას: რუსეთის ფედერაციის გერბი (ფედერალური დონის დაწესებულება), სავაჭრო ნიშანი, ემბლემა. შეკვეთის სავალდებულო დეტალები: ორგანიზაციის ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმა, მისი სრული დასახელება, სარეგისტრაციო ნომერი - რიგითი ნომერი, რომლითაც ბრძანება რეგისტრირებულია სარეგისტრაციო ჟურნალში, გამოქვეყნების თარიღი - დირექტორის ხელმოწერის თარიღი.

შეგიძლიათ გადმოწეროთ.

საქმიანი მიმოწერის წესების მიხედვით, ფორმის ფურცელზე მინდვრები დარჩა მარჯვნივ - 10 მმ, ზედა და ქვედა - 20 მმ. თუ შეკვეთის ტექსტი რამდენიმე ფურცელს იკავებს, მაშინ ისინი დანომრილია. ნუმერაცია იწყება მეორე ფურცლიდან. ნომრები მოთავსებულია ზედა ხაზის ცენტრში. დოკუმენტის დასახელება – „ORDER“ – მთლიანად წერია დიდი ასოებით. ბრძანების ტექსტს წინ უძღვის სათაური, ის მოკლედ პასუხობს კითხვას „რაზეა ბრძანება?“ დაწერილი ბრჭყალების გარეშე. შეკვეთის შემდეგი ნაწილი არის განცხადება მისი საფუძვლის შესახებ. აქ წერია პრეამბულა, ანუ მიზეზი, რამაც გამოიწვია ბრძანების გაცემა, მას წინ უძღოდა მოვლენები. ყველაზე ხშირად, დასაწყისი ასე ჟღერს: "... შესაბამისად", "... მიზნებისთვის", "...თან დაკავშირებით", "თან დაკავშირებით ...". ამ ნაწილში შეიძლება იყოს მითითება ოფიციალურ დოკუმენტზე, რომელიც საფუძვლად დაედო ბრძანებას. მაგალითად, „განათლების სამინისტროს 2014 წლის 5 მაისის No711 ბრძანების შესაბამისად „...დოკუმენტის დასახელება“. პრეამბულა მთავრდება სიტყვით „ვბრძანებ:“.

ადმინისტრაციული ნაწილი. ამ ნაწილში მნიშვნელოვანია სპეციფიკა - დადგენილი მოქმედებების აღწერა და კონტროლის მინიჭება შემსრულებლისთვის. თუ ადმინისტრაციული ნაწილი აღწერს უამრავ მოქმედებას, მაშინ მათი დანომრვა შესაძლებელია, მაგრამ ეს არ არის აუცილებელი. შემსრულებლებად შეიძლება გამოჩნდნენ საწარმოს კონკრეტული ადამიანები ან განყოფილებები. თუ ვადები არის დანიშნული, ისინი უნდა იყოს მითითებული. თუ შეკვეთა რეგულარული ხასიათისაა, ვადები არ არის განსაზღვრული. ბოლო აბზაცში შეგიძლიათ დაასახელოთ შეკვეთის შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირი. დასასრულს, დევს მენეჯერის ხელმოწერა: სამუშაოს დასახელება, ხელმოწერა, ხელმოწერის ჩანაწერი.

შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ ჩვენგან:

ბრძანება არ შეიცავს სიტყვებს „მიიტანეთ ყურადღება...“. შეკვეთას თან ახლავს საფოსტო სია, იგი თავისუფლად ასახავს შეკვეთის არსს და ჩამოთვლის იმ პირებს, რომლებიც უნდა იცნობდნენ მას. შეკვეთა არ არის საიდუმლო დოკუმენტი, რომელიც ინახება სეიფში. ორგანიზაციის ოფისში მუშაობენ ადამიანები, რომელთა პასუხისმგებლობაა გააგრძელონ მუშაობა ბრძანებასთან ხელმოწერის შემდეგ. საფოსტო სია არ არის მომზადებული, თუ თანამშრომლები არ აპროტესტებენ ხელმოწერის აუცილებლობას ფორმალობების გარეშე, რომ ისინი გაეცნენ შეკვეთას.

- ჩამოტვირთეთ აქ.

ზოგჯერ ბრძანებაზე გაიცემა დანართები. ეს კეთდება მაშინ, როდესაც შეკვეთას თან ახლავს დიდი რაოდენობით ინფორმაცია. ეს შეიძლება იყოს: საშტატო განრიგი, დიაგრამები, განრიგი, რეგულაციები, ინსტრუქციები. თითოეული განაცხადი დანომრილია. განაცხადის ნომერი იწერება ფურცლის ზედა მარჯვენა კუთხეში. მაგალითად, „დანართი No2“.

ორიგინალური შეკვეთები ინახება ხუთი წლის განმავლობაში. ბრძანებები აყვანისა და გათავისუფლების შესახებ - 75 წელი. თუ ორგანიზაცია ლიკვიდირებულია და დოკუმენტების შენახვის ვადა არ ამოიწურა, ისინი გადაეცემა ქალაქის არქივს.

მენეჯმენტის სპეციალისტები თვლიან, რომ საწარმოს ეფექტურობის 75% დამოკიდებულია ფორმალიზებულ ადმინისტრაციაზე, ანუ ინსტრუქციების კომპეტენტურად შედგენის, ბრძანებების და მათი შესრულების მონიტორინგის უნარზე.

იმისათვის, რომ შეკვეთა ეფექტური იყოს, ის უნდა შეიცავდეს მინიმუმ სამ ძირითად ელემენტს შეკვეთის თითოეული პუნქტისთვის, კერძოდ: რა უნდა გაკეთდეს, რა დროში და რომელი თანამშრომელი არის პასუხისმგებელი მასზე.

მენეჯერების უმეტესობა არ იცავს ამ ცრურწმენებს, ამიტომ შეკვეთებს ხშირად აკლიათ ვადა ან შემსრულებელი. ერთ ტურისტულ კომპანიაში თანამშრომლებსა და კლიენტებს აჩვენეს შეკვეთა, რომ ენახათ: „მომხმარებლების მომსახურების გასაუმჯობესებლად, ჩვენ ვუბრძანებთ, რომ ყველა ეტაპი ეფექტურად განხორციელდეს“. სხვა კომპანიის ხელმძღვანელმა, საზღვარგარეთ მყოფმა, გადაწყვიტა დასავლური სტანდარტების შესაბამისად სამსახურში ჩაცმის წესები შემოეღო. მის მიერ ხელმოწერილი ბრძანება ასე ჟღერდა: „სამუშაო კულტურის გასაუმჯობესებლად, ვავალდებულებ ყველა თანამშრომელს დაიცვან კორპორატიული ჩაცმულობის კოდი“. მაგრამ ლიდერის ეს მოთხოვნა უპასუხოდ დარჩა. ჯერ ერთი, არავინ აუხსნა თანამშრომლებს, რას მიიჩნევს მენეჯერი „კორპორატიული ტანსაცმლის სტილში“. მეორეც, ბრძანებაში არ არის მითითებული ამ სტილზე გადასვლის დრო და პასუხისმგებელი პირი, რომელიც აკონტროლებს განხორციელებას.

არსებობს სამი სახის შეკვეთები:

• ბრძანება ადმინისტრაციულ და ეკონომიკურ საკითხებზე;
• შეკვეთა ძირითადი საქმიანობის შესახებ;
• პერსონალის ბრძანება.

შეკვეთა ძირითადი საქმიანობის შესახებ

განვიხილოთ ძირითადი საქმიანობის შეკვეთის შედგენის მეთოდოლოგია.

ძირითადი საქმიანობის ბრძანებები არის სამართლებრივი რეგულაციები, რომლებიც ახორციელებენ ობიექტების კონტროლირებას ზემოდან ქვემოდან, ანუ მმართველი ორგანოდან მართულზე.

შეკვეთის მომზადება მოიცავს რამდენიმე ეტაპს:

• ბრძანების გაცემის დაწყება;
• საჭირო ინფორმაციის შეგროვება;
• დოკუმენტის პროექტის მომზადება;
• კოორდინაცია;
• რეგისტრაციის სისწორის შემოწმება;
• ხელმოწერა;
• ბრძანების მიტანა შემსრულებლებთან.

ადმინისტრაციული დოკუმენტების დამუშავება შეიძლება დარეგულირდეს ორგანიზაციის ადმინისტრაციული დოკუმენტების მომზადებისა და ძალაში შესვლის წესის შესახებ დებულებით ან ორგანიზაციის ოფისის მართვის ინსტრუქციებში შესაბამისი განყოფილების შეტანით.

ბრძანების ტექსტი შედგება ორი ურთიერთდაკავშირებული ნაწილისგან: სააღრიცხვო და ადმინისტრაციული. განმსაზღვრელ ნაწილში მითითებულია ის მიზეზები, რომლებიც საფუძვლად დაედო ბრძანების გაცემას. როგორც წესი, ეს ნაწილი იწყება შემდეგი სტაბილური ფრაზებით: "მიზნისთვის...", "საფუძველზე...", "კავშირთან დაკავშირებით...".

თუ ბრძანების გაცემის საფუძველს წარმოადგენს ზემდგომი ორგანოს რაიმე ნორმატიული აქტი, მაშინ განმსაზღვრელ ნაწილში უნდა მიეთითოს აქტის სახეობა, მისი ავტორი, სრული დასახელება (სათაური), ნომერი და თარიღი, ანუ ყველა საძიებო მონაცემი. თუ არ არის საჭირო ახსნა-განმარტების მიწოდება, მაშინ შეიძლება არ იყოს მითითებული ნაწილი.

ადმინისტრაციულ ნაწილს გამოყოფს აღმნიშვნელი ნაწილის ზმნა „ვბრძანებ“, რომელიც ახალ სტრიქონზე დიდი ასოებით იწერება, აბზაცის ან ბრჭყალების გარეშე და ზმნის ბოლოს იდება ორწერტილი. ადმინისტრაციული ნაწილი დაყოფილია აბზაცებად და ქვეპუნქტებად, რომლებიც დანომრილია არაბული ციფრებით. ადმინისტრაციული ნაწილის თითოეულ პუნქტში მითითებულია შემსრულებელი, დადგენილ ქმედება და შესრულების ვადა. შემსრულებლები შეიძლება იყვნენ ინდივიდუალური თანამდებობის პირები ან ორგანიზაციები. შემსრულებელთა რაოდენობა თითოეული პუნქტისთვის შეზღუდული არ არის. შემსრულებელი მითითებულია დატივის შემთხვევაში. მაგალითად: „ქარხნების დირექტორებს...“, „პერსონალის განყოფილების უფროსს, ვ.პ. ივანოვს...“ და ა.შ. დადგენილი მოქმედება გამოიხატება ზმნებით. განუსაზღვრელი ფორმა"მომზადება", "ჩარიცხვა", "მოწოდება", "დამტკიცება". ვადა უნდა იყოს რეალისტური და შეესაბამებოდეს შემოთავაზებული სამუშაოს მოცულობას. როგორც წესი, თითოეული ამოცანისთვის დგინდება ცალკე ვადა. ბრძანებებში ბოლო პუნქტში მითითებულია პირი, რომელსაც ევალება კონტროლი დოკუმენტის შესრულებაზე (თანამდებობა და სრული სახელი). ადმინისტრაციულ დოკუმენტებს შეიძლება ჰქონდეს დანართები, რომლებიც მითითებულია ადმინისტრაციული ნაწილის შესაბამის პუნქტებში. თუმცა, "აპლიკაციის" ატრიბუტი ამ შემთხვევაში არ გაიცემა; განაცხადების ბმულები მოცემულია ფრჩხილებში შესაბამის აბზაცებში. მაგალითად: „დაამტკიცეთ ინსტრუქციები საოფისე სამუშაოებისთვის“ (დანართი 1).

თავად დანართზე, პირველი ფურცლის ზედა მარჯვენა კუთხეში იბეჭდება სიტყვა „დანართი“ (თუ რამდენიმე დანართია, ისინი დანომრილია) და მითითებულია, რომელ წესრიგს ან ბრძანების პუნქტს ეხება დანართი. მაგალითი:

პერსონალის ჩანაწერების მართვის ლექსიკონი. ბრძანება არის სამართლებრივი აქტი, რომელსაც გამოსცემს მმართველი ორგანოს ხელმძღვანელი, რომელიც მოქმედებს სარდლობის ერთიანობის საფუძველზე საბაზისო და ოპერატიული საქმიანობის უზრუნველსაყოფად.

შეკვეთის დანართი - საცნობარო, დოკუმენტური ან სხვა ხასიათის მასალები, შეკვეთის ძირითადი ტექსტის დამატებით.

თუ ბრძანების დანართი არის დამტკიცებული დოკუმენტი (რეგლამენტი, წესები, ინსტრუქციები და ა.შ.), ადმინისტრაციული ნაწილის შესაბამის პუნქტში კეთდება შემდეგი ნიშანი: „(თანდართულია)“, ხოლო დოკუმენტის დამტკიცების ბეჭედი იდება. დანართი ზედა მარჯვენა კუთხეში.

შეკვეთების პროექტებში, რომლებსაც აქვთ ერთი ან მეტი დანართი, უნდა იყოს ერთი გვერდის ნუმერაცია, რომელიც მოიცავს ძირითად ტექსტს და ყველა დანართს.

ბრძანებების პროექტებზე დანართები უნდა იყოს მოწონებული შემსრულებლის მიერ, რომელმაც მოამზადა ისინი და სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელებმა. შეკვეთის პროექტს თან ერთვის საფოსტო სია.

ბრძანება გაიცემა ზოგადი A4 ფორმატის ფორმაზე. გარდა ამისა, ბრძანების პროექტზე მუშაობისას მოჰყვება კოორდინაციისა და ხელმოწერის ეტაპები. დასამტკიცებლად მომზადებული ბრძანებების პროექტები შედგენილია სტანდარტული ქაღალდის ფურცლებზე, სადაც მითითებულია ყველა საჭირო დეტალი და მითითებულია „პროექტი“ დოკუმენტის ზედა ველში მარჯვნივ.

ხელმოწერამდე პროექტი ექვემდებარება შეთანხმებას ყველა დაინტერესებულ მხარესთან, ასევე სტრუქტურული დანაყოფებიდა თანამდებობის პირებს, რომლებსაც ეს ეხება. კოორდინაცია ხორციელდება დამტკიცებით. ვიზა ან დამტკიცების ნიშნები, როგორც წესი, მიმაგრებულია პროექტის პირველ ასლზე. პროექტთან შეუთანხმებლობის შემთხვევაში იწერება დასაბუთებული დასკვნა. ხელმოწერამდე პროექტი საგულდაგულოდ შემოწმდება ორთოგრაფიული ან სტილისტური შეცდომების გამო. ბრძანებას ხელს აწერს საწარმოს ხელმძღვანელი ან მოადგილე.

იმისათვის, რომ გაეცნოთ შეკვეთას, შეგიძლიათ მოამზადოთ ამონაწერები შეკვეთიდან თითოეული ნივთისთვის.

ადმინისტრაციული და სამეურნეო საქმიანობის განკარგულება დგება ისევე, როგორც ძირითადი საქმიანობის განკარგულება.

დამსაქმებელმა უნდა მოაწყოს სამუშაო წიგნების სწორად და დროულად შენახვა, ხოლო სამუშაო წიგნების შენახვა, შენახვა, აღრიცხვა და გაცემა ეკისრება დამსაქმებლის ბრძანებით (ინსტრუქციით) დანიშნულ სპეციალურად უფლებამოსილ პირს. ძირითადი საქმიანობისთვის ასეთი ბრძანების გაცემა სავალდებულოა, მიუხედავად იმისა, რომ სამუშაო წიგნებთან მუშაობის პასუხისმგებლობა ყოველთვის შედის სამუშაო აღწერილობებში და სამუშაო წიგნებთან მუშაობაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლების შრომით ხელშეკრულებებში. პერსონალის მომსახურე პერსონალის პერიოდული ცვლილების გამო, ასევე მათი შესაძლო დროებითი არყოფნის გამო, არასასურველია ბრძანების ტექსტში მითითება, რომელიც პასუხისმგებელია სამუშაო წიგნებთან მუშაობაზე, ამჟამინდელი მომუშავე თანამშრომლის გვარის მითითება და შეგიძლიათ შემოიფარგლოთ ამით. თანამდებობის დასახელება (თუ მას ენიჭება ერთი საშტატო ერთეული).

შეკვეთა პერსონალზე

პერსონალის შესახებ ბრძანებები წარმოადგენს პერსონალის დოკუმენტაციის ცალკეულ ჯგუფს და მოითხოვს შედგენის გარკვეულ წესებს, რომლებიც განსხვავდება ძირითადი საქმიანობის შესახებ ბრძანებებისგან. ისინი აფიქსირებენ დაქირავებას. სამსახურში გადაადგილება, სამსახურიდან გათავისუფლება, თანამდებობრივი სარგოს დადგენა, შვებულება, მივლინება, სახელის შეცვლა, წახალისება, ჯარიმები და ა.შ.

ამჟამად ძალაშია პერსონალის უმრავლესობის შეკვეთების ერთიანი ფორმები (რუსეთის სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტის დადგენილება 2004 წლის 5 იანვარს N 1). მათ აქვთ შედგენისა და აღსრულების თავისებურებები: ეს ბრძანებები გაიცემა არა რამდენიმე ქმედებაზე, არამედ ერთზე, ანუ დამოუკიდებლად გამოიცემა ბრძანება დასაქმების თაობაზე, დამოუკიდებლად გამოიცემა ბრძანება გადაყვანის, გათავისუფლების ან მივლინების შესახებ. თითოეული ბრძანება შეიძლება გაიცეს არა ცალკეულ თანამშრომელზე, არამედ რამდენიმეზე ერთდროულად, რაც როდის დიდი რაოდენობითმუშაობს ძალიან მოხერხებულად.

ერთიანი ფორმების დანერგვამ გამოიწვია სხვადასხვა მოსაზრება: ზოგი თვლის, რომ ასეთი ფორმები მოსახერხებელი და აუცილებელია პერსონალის სამსახურისთვის, სხვები მიიჩნევენ, რომ ახალი ფორმები ზრდის პერსონალის დოკუმენტაციის შენარჩუნების შრომის ინტენსივობას.

ამასთან, გასათვალისწინებელია, რომ თანამედროვე პერსონალის დოკუმენტაციას აქვს ისეთი ხარვეზები, როგორიცაა: ზოგიერთი დოკუმენტის ელექტრონული კომპიუტერის საშუალებით დამუშავების შეუძლებლობა, ფორმების გაუმართლებელი მრავალფეროვნება, რომლებიც აფორმებენ პერსონალის მართვის ორგანიზების მსგავს ამოცანებს, ერთიანი არარსებობა. ნორმატიული დოკუმენტისაკადრო დოკუმენტაციის მომზადების შესახებ.

პერსონალის დოკუმენტაციის ერთიანი ფორმების შემქმნელებმა მიაღწიეს ორ მიზანს: გაამარტივონ და გააერთიანონ დოკუმენტების ტრადიციული ნაკრები, რომელიც აფორმებს პერსონალის მენეჯმენტის ორგანიზების მთელ რიგ ამოცანებს და ამ დოკუმენტების ადაპტირებას კომპიუტერულ დამუშავებაზე.

პერსონალისთვის ბრძანებების ერთიანი ფორმების შემოღებამ შესაძლებელი გახადა დოკუმენტის ტექსტის სტრუქტურაში ერთგვაროვნების შემოღება და გაათავისუფლა პერსონალის სამსახურის თანამშრომლები ადმინისტრაციული ნაწილის დაწერის ამა თუ იმ ვარიანტის არჩევის ეჭვისგან.

იმის გამო, რომ ერთიანი ფორმები არ არის შემუშავებული ყველა პერსონალის ბრძანებისთვის, განვიხილავთ ზოგადი მახასიათებლებიერთიანი ფორმების ჩამონათვალში არ შეტანილი პერსონალის ბრძანებების გაცემა.

პერსონალისთვის ბრძანებების შესრულებას არ გააჩნია მკაფიო GOST ინსტრუქციები ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის მომზადებისთვის (GOST R 6.30-2003 "USD. USORD. მოთხოვნები დოკუმენტების მომზადებისთვის"), თუმცა, ამ მომზადების ერთგვაროვნების დანერგვის მიზნით. დოკუმენტის ტიპი, აუცილებელია დაიცვან მთელი რიგი წესები, რომლებიც გათვალისწინებულია კონკრეტულ ორგანიზაციაში დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზების ინსტრუქციებში.

პერსონალის შეკვეთები შედგენილია A4 ფორმატზე და აქვს შემდეგი დეტალები:

• ორგანიზაციის დასახელება - დოკუმენტის ავტორი;
• დოკუმენტის ტიპის დასახელება – „შეკვეთა“;
• თარიღი, ნომერი;
• გამოცემის ადგილი, ტექსტის სათაური;
• ტექსტი;
• ხელმოწერა;
• ვიზის დამტკიცება;
• შენიშვნა, რომელიც ადასტურებს თანამშრომლის ბრძანების გაცნობას;
• შენიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და ფაილში გაგზავნის შესახებ.

შეკვეთები ინომრება კალენდარული წლის განმავლობაში. რიცხვი (ინდექსი) იწერება ასო „კ“-ით, რაც ნიშნავს პერსონალის ბრძანებას, ან ლ/ს (ბრძანება პერსონალისთვის), შესაძლებელია ასოების სხვა აღნიშვნები. მთავარი, რაც უნდა გვახსოვდეს, არის ის, რომ შეკვეთები სხვადასხვა შენახვის ვადით არ შეიძლება ჩამოყალიბდეს ერთ საქმეში. ბრძანებებს, როგორც წესი, ამტკიცებს ადამიანური რესურსების დირექტორის მოადგილე, ადამიანური რესურსების დეპარტამენტის თანამშრომელი ან იმ განყოფილების ხელმძღვანელი, სადაც თანამშრომელი იგზავნება, და ბრძანებები, რომლებსაც აქვთ პუნქტი ფინანსური პასუხისმგებლობის შესახებ, უნდა დამოწმდეს ბუღალტერის მიერ. თანამშრომელმა, რომელიც ინახავს პერსონალის დოკუმენტაციას, უნდა გაეცნოს თითოეულ თანამშრომელს ბრძანებას, რის შემდეგაც თანამშრომელი ათავსებს ვიზას, რომელიც შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან: „მე წავიკითხე ბრძანება“, ხელმოწერა, ხელმოწერის ჩანაწერი და გაცნობის თარიღი.

ბრძანებები ძალაში შედის ხელმოწერის მომენტიდან, მაგრამ ზოგჯერ ბრძანების ტექსტში შეიძლება მითითებული იყოს მისი კანონიერი ძალაში შესვლის სხვა თარიღი. მაგალითად, ბრძანება 22 აპრილს გაფორმდა, თანამშრომელი კი თანამდებობაზე 27 აპრილს დაინიშნა.

პერსონალის ბრძანების ტექსტები ექვემდებარება სპეციალურ მოთხოვნებს: ფორმულირება უნდა იყოს მკაფიო და ზუსტი, რადგან ისინი ასახავს თანამშრომლის შრომით უფლებებს. პერსონალის ბრძანება, ძირითადი საქმიანობის ბრძანებისგან განსხვავებით, არ შეიძლება შეიცავდეს განცხადების ნაწილს და ადმინისტრაციულ სიტყვას „ვბრძანებ“ (ის არ შეიცავს პერსონალის ბრძანებებს, განსხვავებით ძირითადი საქმიანობის ბრძანებისგან). ბრძანების სიტყვა პერსონალისთვის არის სიტყვები: "მიღება", "გათავისუფლება", "დავალება", "შეცვლა", "დავალება" და ა.შ.

ბრძანების ტექსტი, დამკვიდრებულ პრაქტიკასთან დაკავშირებით, შეიძლება შედგეს ორი გზით.

პირველი ვარიანტია, როდესაც ადმინისტრაციული ნაწილი, როგორც წესი, იწყება ზმნით: „შეცვლა“, „დავალება“, „გამოცხადება“ და ა.შ., ტექსტის სათაურის შემდეგ ახალ სტრიქონზე აბზაცის გარეშე დაბეჭდილი დიდი ასოებით. ბრძანებების ტექსტის სათაური პასუხობს კითხვას „რაზე?“: დასაქმების შესახებ, სამსახურიდან გათავისუფლების შესახებ, გვარის შეცვლაზე, საყვედურზე, სხვა სამუშაოზე გადასვლის შესახებ და ა.შ. შემდეგ, ახალ სტრიქონზე, აბზაციდან. , იწერება სრული გვარი და სახელი , იმ თანამშრომლის პატრონიმი, რომელზედაც გაიცემა ბრძანება და ექვემდებარება ბრძანებას.

გამოაცხადეთ:

ივანოვა ირინა სერგეევნამ, გაყიდვების დეპარტამენტის უფროსმა ექსპერტმა, საყვედური გამოთქვა

უყურადღებო დამოკიდებულება სამსახურებრივი მოვალეობის მიმართ, რამაც გამოიწვია ზიანი

ტექნიკური აღჭურვილობა.

მეორე ვარიანტში ადმინისტრაციული სიტყვა იწერება მოქმედებასთან იმავე ხაზზე. განვიხილოთ ბრძანების შედგენა თანამშრომლის ქორწინებასთან დაკავშირებით თანამშრომლის პერსონალური მონაცემების შემცველ დოკუმენტებში ცვლილების შეტანის შესახებ. ამ ბრძანებას არ აქვს ერთიანი ფორმა და დგება ადმინისტრაციული დოკუმენტების შედგენის წესით. ასეთი ბრძანების ტექსტი აუცილებლად უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას თანამშრომლის როგორც ძველი, ისე ახალი მონაცემების შესახებ და დოკუმენტების დეტალებს, რომლებზედაც შედის ახალი ინფორმაცია მის შესახებ. ასეთი შეკვეთის რეკომენდირებული სახელწოდებაა „თანამშრომლის პერსონალური მონაცემების შემცველი დოკუმენტების შესწორების ბრძანება“.

არ არის რეკომენდირებული ისეთი ჩვეულებრივი ფორმულირების გამოყენება, როგორიცაა „ამ და ამ თარიღიდან, განიხილეთ ივანოვა ლებედევა ქორწინების რეგისტრაციასთან დაკავშირებით...“, რადგან ეს გაუნათლებელია. შეიძლება ვიფიქროთ, რომ დამსაქმებლის ბრძანების გარეშე ივანოვი ლებედევად არ ჩაითვლებოდა? იგი ლებედევად ითვლება ქორწინების რეგისტრაციის მოწმობის საფუძველზე და არა დამსაქმებლის ბრძანების საფუძველზე.

ასევე არასწორია კიდევ ერთი გავრცელებული ფორმულირება: „შეიტანე ცვლილებები თანამშრომლის პერსონალურ მონაცემებში“. დასაქმებულის პერსონალური მონაცემების შეცვლა არის სპეციალური სამთავრობო ორგანოების უფლებამოსილება და არა დამსაქმებლის პერსონალის სამსახური. პერსონალის სამსახური მხოლოდ პერსონალური მონაცემების შემცველ დოკუმენტებში ცვლის სპეციალური სამთავრობო ორგანოების მიერ გაცემული თანამშრომლების პერსონალურ მონაცემებში ცვლილებების შესახებ დოკუმენტების საფუძველზე.

შეკვეთის თარიღი არის პერსონალის სამსახურის მიერ პასპორტის ასლის მიღება.

შეკვეთების რეგისტრაცია და შენახვა

პერსონალური მონაცემების შემცველ დოკუმენტებში შესწორების ბრძანება რეგისტრირდება შესაბამის შეკვეთის რეესტრში.

პერსონალური მონაცემების შემცველ დოკუმენტებში ცვლილების შეტანის ბრძანება ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ წარედგინება ყველა დაინტერესებულ მხარეს: თავად თანამშრომელს, შესაბამის პერსონალს და ბუღალტრულ თანამშრომლებს.

ასეთი ბრძანების საფუძველზე, ცვლილებები შეიტანება თანამშრომლის სამუშაო წიგნში, თანამშრომლის პირად ბარათში, თანამშრომლის პირად ანგარიშსა და პერსონალის დეპარტამენტის, ბუღალტრული აღრიცხვის, დაცვის სამსახურის და სხვა სტრუქტურული ერთეულების სხვა დოკუმენტებში.

ძირითადი საქმიანობის შეკვეთებს აქვთ "მუდმივი" შენახვის ვადა. შეკვეთები ადმინისტრაციულ და ეკონომიკურ საკითხებზე - შენახვის ვადა 5 წელია.

პერსონალის ბრძანებები თანამშრომლების დაქირავების, გათავისუფლებისა და გადაყვანის შესახებ ინახება 75 წლის განმავლობაში. თუმცა, ბრძანებებს უზრუნველყოს სასწავლო არდადეგები, მოვალეობა, ჯარიმები, მოკლევადიანი მივლინებები რუსეთის ფედერაციაში 5 წლის ვადა აქვს ხელოვნების შესაბამისად. 6 ორგანიზაციის საქმიანობაში გენერირებული მართვის სტანდარტული დოკუმენტების სია შენახვის ვადების მითითებით. საქმეში ბრძანებები განლაგებულია მიხედვით სერიული ნომრებიბრძანებებს.

ბიბლიოგრაფია

1. მართვის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სახელმწიფო სისტემა (GSDOU). მთავარი არქივი. 1991 წ.

3. Doronina L. A. დოკუმენტური ნაკადის ორგანიზაცია: სასწავლო და მეთოდური სახელმძღვანელო. მ.: განათლების სახელმწიფო უნივერსიტეტი, 2005 წ.

4. ორგანიზაციის საქმიანობაში გენერირებული მართვის სტანდარტული დოკუმენტების ჩამონათვალი შენახვის ვადების მითითებით. მ.: როსარხივი; VNIIDAD, 2002 წ.

ლ.დორონინა კ.ე. სც., ასოცირებული პროფესორი, ინსტიტუტის დირექტორის მოადგილე ინფორმაციული სისტემებისახელმწიფო მართვის ადმინისტრაცია