Notatka serwisowa na sprzęt. Raporty, notatki i certyfikaty: jaka jest różnica

Notatka jest dokument wewnętrzny organizacji, dzięki czemu kierownictwo jest w stanie rozwiązać sytuacje w pracy tak szybko i efektywnie, jak to możliwe. Jego głównym celem jest zwrócenie uwagi kadry zarządzającej na informację dotyczącą problemu lub sytuacji konfliktowej, która zaistniała na produkcji lub w zespole.

Dokument ten może również odzwierciedlać sugestie pracowników dotyczące zwiększania wydajności pracy, zwiększania produktywności i innych kwestii związanych z pracą.

Obowiązujące w Rosji ustawodawstwo federalne nie definiuje zatem notatki urzędowej jako dokumentu obowiązkowego nie ma jednolitej formy. Mimo to wiele podmiotów gospodarczych uwzględnia to w lokalnych przepisach, na przykład w zasadach rachunkowości.

Organizacje komercyjne i indywidualni przedsiębiorcy samodzielnie opracuj formę dokumentu, biorąc pod uwagę podstawowe zalecenia specjalistów.

Znajdują się w nim notatki serwisowe charakter referencyjny i informacyjny. Wykorzystuje się je podczas prowadzenia korespondencji biznesowej wewnątrz organizacji jako dokument dodatkowy.

Celem notatek jest podkreślenie zagadnień związanych z działalnością produkcyjną działu, warsztatu, oddziału lub konkretnego pracownika.

Taki dokument nie ma jednolitej formy, dlatego jest sporządzany arbitralnie. Pomimo braku rygorystycznych wymagań przepisów federalnych dotyczących rejestracji, notatka musi zawierać wszystkie wymagane szczegóły i informacje:

1. W prawym górnym rogu należy wpisać imię i nazwisko oraz stanowisko menadżera, do którego kierowane jest odwołanie.
2. Pośrodku, nieco niżej, widnieje nazwa dokumentu: „NOTA OFICJALNA”
3. Jest przymocowany numer rejestracyjny i datę kompilacji.
4. Tytuł powinien odzwierciedlać informacje związane z tematem notatki (w przypadku przyimkowym).
5. Tekst powinien zawierać informacje odzwierciedlające cel sporządzenia dokumentu: najpierw opisuje się sytuację, a następnie podaje się prośbę, uwagę lub sugestię.
6. Na dole weksla należy wskazać imię i nazwisko inicjatora, jego stanowisko oraz podpis.

Warto zaznaczyć, że notatka może mieć charakter nie tylko wyjaśniający, ale także raportowy. Przykładowo w pierwszym przypadku dokument zapewnia komunikację pomiędzy pracownikami organizacji na poziomie horyzontalnym – kierownik jednostki strukturalnej przygotowuje notatkę skierowaną do innego kierownika jednostki strukturalnej.

W drugim przypadku dokument adresowany jest do kadry kierowniczej wyższego szczebla. Analizuje kwestię roboczą, co do której formułuje się pewne propozycje i konkretne wnioski. Menedżer umieszcza swoją uchwałę na notatce i musi ją poświadczyć podpisem i datą.

Jeśli spojrzymy na pytanie takie jak cel kompilacji notatka , to nie można nie wspomnieć o jego bezpośrednim związku z rachunkowością. Na podstawie tego dokumentu księgowi mają prawo odpisać określone wydatki jako wydatki okresu sprawozdawczego. Na przykład pracownik organizacji zapłacił koszty transportu, reklamy, zakupionego sprzętu i innych pozycji magazynowych niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej.

W takim przypadku notatki biurowe będą traktowane jako podstawowe dokumenty księgowe i powinny być przechowywane w tym samym miejscu.

Jaka jest różnica między notatkami a notatkami, można zobaczyć w filmie.

Kto potrafi pisać

Oficjalne notatki mogą pisać wszyscy bez wyjątku pracownicy organizacji, którzy oficjalnie są jej pracownikami. Z reguły potrzeba sporządzenia tego dokumentu pojawia się, gdy pracownik staje przed problemem.

Jednak w tym przypadku musi być spełniony jeden warunek – notatka zawiera informację o kwestii leżącej w kompetencjach przygotowującego ją pracownika.

Na podstawie takich dokumentów zostaje to ustalone komunikację pomiędzy pracownikami tego samego szczebla. Bardzo często szefowie działów, działów i warsztatów wysyłają notatki do swojego bezpośredniego przełożonego, w którym pracują na rzecz swoich podwładnych.

W przypadku, gdy zwykli pracownicy przesyłają notatki swoim przełożonym, traktuje się je jako raporty. Nadawca musi zrozumieć, że tylko prawidłowo sporządzony dokument pozwoli mu na osiągnięcie spełnienia wyrażonego w nim żądania. Dlatego wszystkie informacje powinny być prezentowane bardzo krótko, ale zwięźle.

Z uwagi na to, że notatka jest dokumentem wewnętrznym organizacji, jej forma musi zostać zatwierdzona przez kierownictwo i ujęta w polityce rachunkowości lub lokalnych przepisach. Można go sporządzić zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Ale w każdym razie na dole dokumentu powinno być „żywy” podpis autora. W większości przypadków notatki takie sporządzane są w jednym egzemplarzu. Jeśli jednak pracownik pracuje w dużym przedsiębiorstwie, może być wymagane sporządzenie dokumentu w dwóch, a nawet trzech egzemplarzach.

Dokument ten musi wskazywać precyzyjne wskaźniki ilościowe:

• kwoty premii, wynagrodzeń, wynagrodzeń urlopowych i innych płatności pieniężnych;
• daty, np. dokładny dzień wyjazdu pracownika w podróż służbową;
• pozycje inwentarza (wskazane pełna lista wszystkie przedmioty wymienione w odwołaniu) itp.

Będziesz także musiał sporządzić listę każdy powód za środki podjęte w celu rozwiązania sytuacji. Wskazane są informacje o każdej osobie zaangażowanej w notatkę.

Tworzenie dokumentu należy rozpocząć od nagłówka. W tym miejscu należy podać pełną nazwę podmiotu gospodarczego. W obowiązkowy Wskazana jest data i miasto, w którym sporządzono dokument.

Jeśli dokument zostanie sporządzony przez zwykłego pracownika, będzie to konieczne potwierdzić u kierownika działu gdzie on pracuje. Dopiero potem notatka zostaje przesłana do miejsca przeznaczenia. Niezbędne jest, aby pracownik upewnił się, że jego oficjalne odwołanie zostało zarejestrowane w odpowiednim rejestrze księgowym.

Co do zasady każdy podmiot gospodarczy musi posiadać dziennik dokumentacji wewnętrznej. W przeciwnym razie starannie skomponowana notatka może łatwo zgubić się w gęstym strumieniu dokumentów.

Aby uniknąć błędów podczas przygotowywania dokumentu, osoby należy skorzystać z instrukcji:

1. Weź kartkę papieru formatu A4.
2. W górnym rogu z prawa strona, tworzony jest nagłówek. Pierwsza linia wskazuje pełną nazwę podmiotu gospodarczego. Kolejna linia zawiera nazwisko, imię i nazwisko pracownika, do którego kierowane jest odwołanie. Trzecia linia zawiera imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika sporządzającego notatkę.
3. Pominięto kilka wierszy, a tytuł dokumentu wpisano pośrodku. Dolna linia wskazuje datę sporządzenia oraz numer ewidencyjny, który musi odpowiadać wpisowi z rejestru księgowego. Obowiązkowe jest wpisanie miasta, w którym oficjalnie zarejestrowana jest jednostka gospodarcza, w której pracuje piszący notatki.
4. Co drugi wiersz jest napisany krótki tytuł dokumentu; autor musi nakreślić problem, który będzie omawiany.
5. W drugiej części notatki należy opisać istotę powstałego problemu. Niezwykle istotne jest wskazanie osób z nią odpowiedzialnych, ze wskazaniem ich pełnych nazwisk i stanowisk.
6. Zaproponowano opcje rozwiązania problemu.
7. U dołu dokumentu umieszczony jest podpis wystawcy, podający jego pełne imię i nazwisko oraz stanowisko.

Tworząc notatkę w formie elektronicznej, należy postępować zgodnie z instrukcje. Gotowa wersja dokumentu jest przekierowywana poprzez e-mail do adresata. Należy go zapisać w korespondencji wychodzącej, a także na pendrive'ie; należy także zadbać o bezpieczeństwo powiadomienia o zapoznaniu się z pismem.

Skład, forma, rodzaje

Notatki biurowe klasyfikuje się w zależności od znaczenia informacji w nich zawartych:

• analityczny;
• wyjaśniający;
• raporty;
• wyjaśniający.

Mogą być zamierzone zarówno do użytku wewnętrznego, jak i zewnętrznego. W drugim przypadku w ten sposób prowadzona jest korespondencja z firmami partnerskimi, gdy pojawiają się trudne kwestie pracownicze. Jeśli chodzi o dokument wewnętrzny, to na jego podstawie kierownictwo podejmuje odpowiedzialne decyzje, wydaje polecenia i instrukcje.

W większości przypadków taka dokumentacja służy do komunikacji wydziałowej. Odzwierciedla prośby i sugestie, a także ważne informacje dotyczące wsparcia ekonomicznego lub logistycznego organizacji.

Z ich pomocą jest to zapewnione komunikacja na poziomie horyzontalnym. W przypadku, gdy statusy zaangażowanych osób są różne, dokument zostanie uznany za raport.

Na przykład jeden pracownik wyjeżdża w podróż służbową. Pisze szef jego wydziału notatka skierowana do szefa organizacji. Na podstawie tego dokumentu wydawane jest polecenie, wydawane jest zaświadczenie o podróży i wydawane są środki na wydatki.

Można też rozważyć inny przykład. Firma stworzyła komisja certyfikująca. Kierownik działu przekazuje swoim członkom notatkę, w której wskazuje, że konkretny pracownik nie odpowiada swojemu stanowisku, na przykład stale otrzymuje skargi, wytwarza wiele wadliwych produktów itp. W tym przypadku członkowie komisji na podstawie otrzymanego dokumentu może podjąć decyzję o ponownej certyfikacji pracownika.

Kierownik działu może pisać notatka skierowana do szefa organizacji w sprawie skrócenia okresu próbnego dla nowicjusza, gdyż dobrze radzi sobie ze swoimi obowiązkami i posiada wystarczający poziom kwalifikacji, aby na stałe obsadzić wolne stanowisko. Taki dokument może stanowić podstawę do przyznania każdemu pracownikowi premii na podstawie wskaźników wydajności. Jest akceptowany do rozpatrzenia przez przedstawicieli prawa jako dowód przy rozstrzyganiu kontrowersyjnych sytuacji w ramach prawnych.

Wiele osób nie rozumie różnicy pomiędzy notatką a raportem. Wyjaśnia to fakt, że oba dokumenty mają na celu powiadamianie kierownictwa o wszelkich problemach roboczych występujących w organizacji.

Powinni zrozumieć, że raport ma na celu poinformować przełożonych o zaistniałych problemach, a protokół serwisowy oprócz takich informacji zawiera także propozycje rozwiązania zaistniałych problemów.

Przygotowując odwołanie skierowane do kierownictwa, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie: niuanse:

1. Dokument sporządzony jest w dowolnej formie.
2. Należy jasno opisać istotę problemu.
3. Należy wskazać wszystkie rozwiązania.
4. Dokument musi zostać zarejestrowany we właściwym rejestrze księgowym.
5. Aby zapobiec możliwości zagubienia notatki, możesz sporządzić ją w dwóch egzemplarzach. Jeden zostanie przekazany kierownictwu za pośrednictwem sekretarza, drugi pozostanie u pracownika (formularz będzie zawierał podpis, datę przyjęcia, numer rejestracyjny).

Jeśli planujesz wymianę notatek pomiędzy oddzielne jednostki organizacji, wówczas należy wziąć pod uwagę takie chwile:

W przypadku przesłania notatki do innego podmiotu gospodarczego, zleceniodawca ma obowiązek uwzględnić taką notatkę niuanse:

1. Notatka może czasami służyć jako dokument zewnętrzny. W ten sposób współpracujące podmioty gospodarcze wymieniają się informacjami.
2. W takim przypadku notatkę uważa się za dokument potwierdzający żądanie lub roszczenie jednego partnera biznesowego skierowanego do drugiego.
3. Dokument jest sporządzany na papierze firmowym organizacji w dowolnej formie.
4. Do noty można dołączyć dokumentację potwierdzającą podane informacje.
5. Konieczne jest wykonanie dwóch kopii, jedna zostaje przekazana firmie partnerskiej, a druga pozostaje w drugiej organizacji. Na drugim egzemplarzu adresat musi umieścić mokrą pieczęć, datę i podpis, a także wskazać numer rejestracyjny.
6. Dokument taki należy przechowywać do czasu całkowitego rozwiązania sytuacji.
7. Jeżeli firma partnerska udzieliła pisemnej odpowiedzi na otrzymany wniosek, należy ją zarejestrować i przechowywać wraz z notatką.

Czy istnieje wersja elektroniczna?

Ustawodawstwo federalne obowiązujące w Rosji umożliwia podmiotom gospodarczym na własną rękę zdecydować, w jaki sposób będą zarządzać obiegiem dokumentów. Obecnie wiele organizacji komercyjnych i indywidualnych przedsiębiorców korzysta z elektronicznych form dokumentów.

Skompilowane certyfikaty i notatki przesyłane są do wydziałów za pośrednictwem Internetu. Jeśli jednak planujesz poinformować wyższą kadrę kierowniczą o niezwykle ważnej sytuacji, która wchodzi w zakres „tajemnicy handlowej”, wówczas pracownik musi zostać zaangażowany w zapewnienie osobisty podpis cyfrowy.

W przypadku, gdy pracownik wyraził swoje przemyślenia na papierze, może zeskanować formularz i przesłać go na adres e-mail swojej organizacji. Jeśli podczas wysyłania korzysta z osobistej skrzynki pocztowej zarejestrowanej na jego nazwisko, nie będzie potrzeby podpisywania noty serwisowej.

Jeśli chodzi o format dokumentu elektronicznego, nie różni się on od jego papierowego odpowiednika. Nadawca, aby uniknąć irytujących nieporozumień, musi to wziąć pod uwagę następujące niuanse:

1. Wysyłając wiadomość e-mail, musisz poprosić o powiadomienie, że odbiorca przeczytał wiadomość. Takie powiadomienie będzie stanowić dowód, że jeśli taki istnieje trudna sytuacja osoba odpowiedzialna przesłała notatkę w odpowiednim czasie.
2. Dokument sporządzony jest czcionką Times New Roman, której wielkość powinna mieścić się w przedziale 12-14.
3. Datę należy wpisać w formacie: 01.01.2018 lub 01 stycznia 2018.
4. Tytuł dokumentu należy umieścić na środku arkusza.

Poniżej znajduje się kurs mistrzowski dotyczący przekształcania oficjalnych notatek w formę elektroniczną.

Znaczenie dokumentu

Zaletą sporządzenia tego rodzaju dokumentu jest to, że spełnia on funkcję dowód praca konkretnego specjalisty, który rozwiązuje problemy leżące w jego gestii. Na przykład, jeśli taki pracownik nie jest w stanie samodzielnie poradzić sobie z konkretną sytuacją, może poprzez notatkę zaangażować innych specjalistów w jej rozwiązanie.

Tym samym automatycznie uwalnia się od odpowiedzialności za złą jakość lub nieterminowe rozwiązanie problemu.

Dodatkową zaletą tego typu dokumentu jest to, że tak bezpośredni dowód fakt, że specjalista naświetlił problem w ramach swojej specjalizacji. Jeśli specjalista nie jest w stanie samodzielnie rozwiązać problemu i w formie notatki przekazuje go do rozwiązania innym specjalistom, zwalnia się tym samym od odpowiedzialności za nieterminowe lub niskiej jakości rozpatrzenie problemu.

Jeśli pojawi się kontrowersyjna sytuacja, w której władze zarządzające lub regulacyjne będą próbowały znaleźć winnych, notatka pomoże zrozumieć, kto jest winny.

Ze względu na fakt, że notatki nie należą do kategorii dokumentów obowiązkowych używanych do komunikacji wewnętrznej organizacji, wielu funkcjonariuszy personalnych bardzo niepoważne i nieodpowiedzialne podejść do kwestii ich przechowywania.

Powinny być umieszczone w suchych i wentylowanych pomieszczeniach, aby wilgoć i inne agresywne środowisko nie miały negatywnego wpływu na papierowe nośniki danych.

Po przekazaniu notatek urzędowych zgodnie z ich przeznaczeniem muszą oni odpowiadać za ich bezpieczeństwo funkcjonariuszy personalnych. Dokumenty papierowe umieszczane są w sejfach, gdyż mogą zawierać informacje poufne.

Będą one dostępne jedynie odpowiedzialny oficer, zatwierdzony przez odpowiednie osoby na zamówienie. Wszystkie dokumenty są przechowywane w osobnym folderze, ale jeśli zostały złożone w formie elektronicznej, do ich przechowywania służy pamięć flash.

Jeśli chodzi o okresy przechowywania, podmioty gospodarcze muszą wziąć pod uwagę następujące kwestie: niuanse:

1. Jeśli w takich apelach pracownicy złożą ważne raporty, przedstawią propozycje racjonalizujące i zastanowią się nad innymi ważna informacja, wówczas ich trwałość nie powinna być krótsza niż 5 lat.
2. W przypadku, gdy notatki wewnętrzne nie zawierają informacji istotnych dla pracy podmiotu gospodarczego, można je przechowywać nie dłużej niż rok.
3. Jeżeli notatki wewnętrzne odzwierciedlają informacje o współpracy firmy z partnerem zagranicznym, to minimalny okres ich przechowywania nie powinien być krótszy niż 15 lat.

Warto zaznaczyć, że kierownik organizacji może według własnego uznania przedłużyć okres przechowywania takiej dokumentacji, wydając odpowiednie polecenie.

Jakie są rodzaje notatek? Odpowiedź na pytanie znajduje się w filmie.

Notatka jest specjalną formą dokumentu używaną w środowisko wewnętrzne przedsiębiorstw i służy szybkiemu rozwiązywaniu bieżących problemów produkcyjnych. Zazwyczaj dokument ten jest sporządzany w celu przedstawienia nowej propozycji i rozwiązania powstałych trudności, a także zatwierdzenia lub uzgodnienia określonych działań.

Ważne jest, aby w swojej notatce specjalista pokazał się w swojej dziedzinie. Jeśli pracownik za pomocą dokumentu przenosi odpowiedzialność za podjęte działania na inną osobę lub zdejmuje ją z siebie, nie oferując wyjścia z sytuacji, warto pomyśleć o umiejętnościach zawodowych tego specjalisty.

Cel i rodzaje tego dokumentu

Notatki biurowe są podzielone według celu i stopnia dostępności.

Celowo, tzn w zależności od rodzaju przekazywanych informacji, zaznacz następujące uwagi:

• Notatki przyczyniające się do podjęcia decyzji to prośby lub żądania rozważenia jakiejkolwiek kwestii lub propozycji specjalisty;
• Notatki informacyjne to rodzaj dokumentu, w którym znajdują się informacje, które pracownik chce przekazać kierownictwu;
• Notatki sprawozdawcze – takie dokumenty są najczęściej sporządzane na zlecenie kierownictwa i zawierają dokładna informacja o jakimkolwiek przeszłym procesie.

Według stopnia dostępności, tj poprzez otwarcie na widok publiczny, notatki to:

• Otwarte – dokumenty dostępne dla wszystkich lub większości pracowników organizacji;
• Poufne – notatki dostępne tylko dla wąskiego lub ograniczonego kręgu osób.

W niektórych przypadkach dołączona jest notatka wraz z kilkoma innymi notatkami. Na przykład, jeśli konieczne jest wydanie odpowiedniego zamówienia na podstawie notatki, wówczas jest ono sporządzane. A jeśli rozstrzygane są kwestie dotyczące wydatkowania środków przez osoby odpowiedzialne, należy sporządzić notę ​​wyjaśniającą.

Aby docenić cel notatek, musisz to wiedzieć duże przedsiębiorstwa Błędy w przygotowaniu takiego dokumentu mogą skutkować stratą ogromnej ilości czasu, a także niespójną pracą pomiędzy działami.

Notatka jest rodzajem sposobu komunikacji pomiędzy działami, strukturami czy warsztatami. Zwykle sporządzany jest przez pracownika lub kierownika jednego działu i kierowany do kierownika innego działu.

Interakcja między działami jest główna potrzeba w pracy całej organizacji. Jeśli zostanie przerwany lub zatrzymany, organizacja działa nieefektywnie, co oznacza, że ​​​​istnieje znacząca szansa na zmniejszenie zysków i ewentualnie zwiększenie strat.

Forma i treść

Jeśli chodzi o treść notatek, to najczęściej dotyczą one zagadnień o charakterze produkcyjnym, problemów materiałowych lub technicznych, ekonomicznych, a także zagadnień związanych ze wsparciem informacyjnym.

Prostym przykładem wykorzystania notatek może być zepsuta kserokopiarka w dziale. Pracownik może wysłać notatkę do kierownika działu materiałowego z prośbą o przeznaczenie pieniędzy na nowy sprzęt, a także notatkę do działu technicznego z prośbą o naprawę istniejącej kopiarki.

Na swój sposób formularz notatki nie mają określonego, ogólnie przyjętego standardu. Jednak każda organizacja, a co więcej, każdy dział ma swój własny standard pisania notatek, którego powinni przestrzegać pracownicy tego działu.

Poniżej przedstawiono przykład pisania notatki.

Główny księgowy ___________________

UWAGA SERWISOWA
W związku z awarią drukarki w dziale marketingu proszę o przeznaczenie _____ rubli. na konto bankowe w celu zakupu nowego sprzętu.

Dyrektor Marketingu:________________________________.

" "___________ 2016

Ta forma pisania notatek może być inna w każdym przedsiębiorstwie, dlatego nie należy się jej bezwzględnie trzymać.

Jeśli nie zarejestrowałeś jeszcze organizacji, to najprostszy sposób zrób to za pomocą usługi online, która pomoże Ci bezpłatnie wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty: Jeżeli posiadasz już organizację i zastanawiasz się jak uprościć i zautomatyzować księgowość oraz raportowanie, to z pomocą przyjdą poniższe usługi online, które całkowicie zastąpią księgowego w Twojej firmie i zaoszczędź mnóstwo czasu i pieniędzy. Wszystkie raporty są generowane automatycznie, podpisywane elektronicznie i automatycznie wysyłane online. Jest idealny dla indywidualnych przedsiębiorców lub spółek LLC korzystających z uproszczonego systemu podatkowego, UTII, PSN, TS, OSNO.
Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Spróbuj, a będziesz zaskoczony jakie to stało się proste!

Zasady prawidłowego projektowania

Musisz rozpocząć notatkę z wyjaśnieniem bieżącego problemu lub sytuacji. Należy podkreślić, co dokładnie było powodem napisania notatki. Następnie należy wymienić, jakiego rodzaju odpowiedzi oczekuje się na to odwołanie, podać dokładną prośbę i, jeśli to konieczne, kwotę, którą planuje się zrealizować.

Podpis na tym dokumencie jest osoba, która pisze notatkę. Bardzo często podpisuje go kierownik działu.

Jeśli firma tego wymaga, to pod podpisem wystawiane są wizy osobowe którzy są zainteresowani tą prośbą. Podane są inicjały, nazwiska, podpisy i daty. W niektórych przypadkach dodawane są pozycje. Wiza jest rodzajem zgody danej osoby na treść notatki.

Aby móc w razie potrzeby powołać się na sporządzoną notatkę, należy ją zarejestrować w przedsiębiorstwie.

Sporządzenie notatki w formie elektronicznej

Dokument taki można sporządzić w formie elektronicznej, jeżeli taka forma jest dopuszczalna w przedsiębiorstwie, co należy wskazać w organizacji. W tym przypadku jest to niewątpliwą zaletą przedsiębiorstwa, gdyż przesłanie notatki jest uproszczone, a czas jej rozpatrzenia znacznie skrócony.

Musisz wiedzieć, że sporządzenie notatki w formie elektronicznej niewiele różni się od wzoru papierowego.

Można uznać, że notatka elektroniczna nie zawiera nazwiska adresata. Jest on zapisany w wierszu adresu. Jeśli notatka zostanie wysłana do pewnej osoby, następnie w temacie wiadomości wpisz jego imię i nazwisko.

Wysyłając pismo drogą elektroniczną, podpis urzędu najczęściej jest już wstawiany automatycznie, co może znacznie zaoszczędzić czas pisania.

Wysyłając notatkę, musisz poprosić czytać przepis listy. Jest to potrzebne jako dowód w różne przypadkiże rzeczywiście wysłałeś notatkę o określonej godzinie.

Pewne niuanse redakcyjne

Chociaż notatka jest ogólnie przyjętym dokumentem, który nie ma określonych standardów, jej kompozycja zawiera różne cechy, które powstają w zależności od celu napisania notatki. Przyjrzymy się tym funkcjom poniżej.

Do kupienia

Notatka dotycząca przejęcia jest pisana do kierownika konkretnego działu.

W tym wskazany, co należy kupić, w jakiej ilości i w jakim celu.

Na pracownika

Notatka napisana do konkretnego pracownika jest notatką.

Jest sporządzany według wszystkich zasad, z tą tylko różnicą, że notatka jest pisana od pracownika niższego szczebla do szefa wyższego szczebla.

Do wymiany starego sprzętu

Osobliwością takiego dokumentu jest to, że konieczne jest wymienienie wszystkich powodów wymiany takiego sprzętu, aby zostały one uznane za odpowiednie i wniosek o wymianę został zrealizowany.

Na bonusy

W notatce należy podać wszystkie powody, dla których premia może zostać wypłacona. Może to oznaczać nadmierne godziny pracy, dużą ilość wykonywanej pracy lub pracę w czasie legalnego urlopu.

O promocji

W tej notatce należy wymienić przyczyny możliwego wzrostu. Może to oznaczać zwiększenie zakresu obowiązków, jakości pracy lub świadczenie dodatkowych usług.

O niedopłacie

W takiej notatce należy wskazać kwotę, która z jakiegoś powodu nie została dodatkowo zapłacona. Możliwe przyczyny należy również wskazać. Warto może wskazać, czyja wina stoi za niewypłaceniem środków.

O załamaniu

Pisząc notatkę o awarii, należy nazwać uszkodzony sprzęt i wskazać, jakiego rodzaju awaria nastąpiła i dlaczego sprzęt uległ awarii.

W przypadku niedostarczenia lub przekazania dokumentów

Przede wszystkim tutaj należy wskazać nazwę dokumentu, a także ramy czasowe, w których dokument musi zostać przekazany.

Zatem obserwując wszystkie te niuanse, możesz kompetentnie sporządzić notatkę, która pomoże w rozwiązaniu każdego ważnego problemu.

Znaczenie dokumentu

Aby docenić znaczenie notatek, warto zrozumieć, że tego typu dokument pomoże uniknąć wiele poważnych nieporozumień pomiędzy działami, przestoje w pracy.

W celu księgowość, a także odgrywa notatkę podatkową ważna rola ponieważ to jest kwestie finansowe które wymagają specjalna uwaga i obserwując najmniejsze niuanse.

Notatki też są efektowna forma odmowa W czymkolwiek. Dokument ten zakłada całkowita nieobecność ton negatywny. Krytyka jest możliwa, ale nie powinna być kierowana pod adresem jednej osoby lub działu.

Zatem notatka jest uniwersalny środek rozwiązania wielu problemów. Prawidłowo sporządzony dokument zapewni efektywną i owocną pracę organizacji.

Przykład pracy z notatkami biurowymi w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami przedstawiono na poniższym filmie:

* Zrób sobie przerwę od pracy - zajrzyj

Zasady sporządzania sprawozdań, not urzędowych i wyjaśniających

Zasady sporządzania sprawozdań, not urzędowych i wyjaśniających

Na pierwszy rzut oka nie ma szczególnych różnic między raportem, urzędnikiem i notą wyjaśniającą. Rzeczywiście, artykuły te mają podobny cel – wszystkie mają charakter informacyjny. Mamy jednak do czynienia z różne rodzaje dokumenty różniące się zarówno treścią, jak i odbiorcami. Zobaczmy, jak prawidłowo zaprojektować każdy z nich.
Na początek przypomnijmy, że przygotowując jakąkolwiek dokumentację informacyjną i referencyjną, czy to notatkę, protokół, akt czy zaświadczenie, należy kierować się wymaganiami
GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów”*.
Istnieją ogólne zasady sporządzania raportów, not urzędowych i objaśnień. Każdy z tych dokumentów musi posiadać:
- wskazanie autora (organizacji, podział strukturalny lub urzędnik, od którego pochodzi notatka);
- imię i nazwisko adresata (do którego wysyłany jest dokument);
- nazwa typu dokumentu (np. Notatka, „Notatka biurowa”);
- data kompilacji;
- numer rejestracyjny;
- tytuł tekstu (na przykład naruszenie „Informacje”. dyscyplina pracy”, „W sprawie nabycia zeszytów ćwiczeń”);
- tekst;
- podpis kompilatora (ze wskazaniem stanowiska).
Pamiętaj, że prawidłowe wskazanie szczegółów w dokumentach bezpośrednio wpływa na ich moc prawną oraz zapewnia ich bezsporność i oficjalność.
Informujemy o sytuacji
Memorandum- jest to dokument adresowany do kierownika organizacji (tej lub wyższej) lub kierownika jednostki strukturalnej. Memorandum szczegółowo określa wszelkie kwestie związane z wnioskami i propozycjami kompilatora i ma na celu nakłonienie kierownictwa do podjęcia określonej decyzji. Jeżeli notatki informują adresata o postępie wykonanie pracy, wówczas można je regularnie kompilować.
Notatki kierowane do kierownika organizacji są dokumentami wewnętrznymi i można je sporządzić pod adresem prosty arkusz Papier A4. Dokumenty wysyłane do władz wyższych są dokumentami zewnętrznymi i muszą być sporządzone na papierze firmowym organizacji.
Tekst notatki składa się z dwóch lub trzech części semantycznych. Pierwsza część – stwierdzająca – przedstawia powody, fakty i wydarzenia, które stały się powodem jej napisania. Część druga – analizująca – zawiera analizę sytuacji bieżącej, możliwe opcje jej decyzje. Część trzecia – podsumowanie – zawiera wnioski i sugestie konkretne działania, które zdaniem kompilatora należy podjąć. W notatce nie może być drugiej części; wówczas dokument składa się jedynie z opisu sytuacji, wniosków i propozycji autora notatki.
Informujemy poziomo
Notatka serwisowa sporządzane przez pracownika lub kierownika jednostki kierowane do kierownika lub specjalisty innej jednostki. Zapewnia tym samym poziomą komunikację obiektów sterujących. Notatki te najczęściej odzwierciedlają kwestie logistyczne, ekonomiczne, wsparcia informacyjnego itp. Przykładowo w dziale księgowości zepsuła się drukarka. Główny księgowy może poinformować o tym w formie notatki kierownika działu wsparcia systemu i poprosić go o naprawę urządzenia. Notatkę sporządza się w taki sam sposób jak raport.
Wyjaśnienie powodów
List wyjaśniający- jest to dokument wyjaśniający przyczyny wszelkich działań, faktów lub incydentów. Może go sporządzić każdy pracownik organizacji i skierować go do przełożonego urzędnik. Zasadniczo noty wyjaśniające są sporządzane w przypadku popełnienia przewinienia dyscyplinarnego, a obecność takiej notatki jest niezbędnym warunkiem nałożenia na pracownika sankcji dyscyplinarnej (art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Pracownik najczęściej pisze notę ​​wyjaśniającą odręcznie i w dowolnej formie, ale organizacje często korzystają ze specjalnych formularzy.
Zalecamy, aby funkcjonariusz zawsze miał pod ręką kilka próbek różnych notatek lub opracował dla nich standardowe formularze. W końcu wymiana informacji w organizacji odbywa się w sposób ciągły, a pracownicy często zwracają się do działu HR o pomoc w sporządzeniu tego czy innego dokumentu. W instrukcji dot zarządzanie dokumentacją kadrową organizacji, możesz określić wymagania dotyczące notatek, opisać je niezbędne szczegóły i dostarczyć próbki.
W praktyce często pojawia się pytanie, czy konieczne jest rejestrowanie w organizacji oficjalnych, notatek i not wyjaśniających. Naszym zdaniem, jeśli sprawa poruszona w nocie wymaga pisemnego rozstrzygnięcia w formie uchwały menadżera, to dokumenty te wymagają rejestracji, gdyż wymagają sporządzenia i wykorzystania w celach referencyjnych. Jeżeli sprawę można rozwiązać ustnie, nie ma konieczności rejestrowania takiej notatki.

Sklep z narzędziami
Dyrektor Generalny OJSC „Spektr”
AA Guszczyna

RAPORT
15 listopada 2009 N 13/3
O niewłaściwym wykonaniu
obowiązki pracownicze Nekhaev N.A.

Zgodnie z zarządzeniem nr 12k z dnia 29 października 2009 r. Niechajew N.A. zatrudniony do pracy w narzędziowni na stanowisku tokarza czwartej kategorii z trzymiesięcznym okresem próbnym.
Niechajew N.A. wykonuje swoje obowiązki służbowe nienależycie. I tak 1 listopada 2009 roku powierzono mu pracę przy produkcji części nr k5/3222. Podczas wykonywania pracy Niechajew N.A. dopuścił, aby 15 produktów było wadliwych. Korektę wady powierzono tokarzowi E.L. Grishinowi.
Myślę, że tokarz N.A. Niechajew należy udzielić nagany zgodnie z art. 192-193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Projekt postanowienia o nałożeniu postępowanie dyscyplinarne(nagana) stanowi załącznik do niniejszego memorandum. Ponadto uważam, że z pensji Niechajewa N.A. należy odliczyć koszt produktów, które okazały się wadliwe.
Majster podpisŻOŁNIERZ AMERYKAŃSKI.

Małachow
Dział kosmetyków
Dyrektor Generalny OJSC „Sigma”

RAPORT

P.Yu. Kołcow
12 listopada 2009 N 123
O oddelegowaniu pracownika wydziału do Moskwy
fabryka kosmetyków „Swoboda” W związku z poszerzeniem asortymentu towarów sprzedawanych przez naszą firmę i utworzeniem planu kampania reklamowa
Na rok 2005 proszę o przysłanie starszego eksperta z działu produktów kosmetycznych, Michajłowej E.Yu. do moskiewskiej fabryki kosmetyków „Swoboda”, aby zapoznać się z nowymi osiągnięciami w produktach kosmetycznych, a także uzgodnić rozwój stosunków umownych z tą organizacją. podpis kierownik działu

KO Simonow
Dział Personalny
Zastępca Szefa ACh

UWAGA SERWISOWA

EO Fedina
19 listopada 2009 N 21
Podczas wykonywania prac remontowych w dziale HR
W związku z moim wyjazdem na kolejny urlop i rozpoczętym remontem proszę Państwa o wykonanie w czasie mojej nieobecności następujących prac remontowych w dziale HR:
1. Pomaluj ramy okienne i parapety.
2. Pomaluj sufit.
3. Wklej tapetę. podpis Kierownik Działu Personalnego

sztuczna inteligencja Michejewa
Dział sprzedaży
Dyrektor Generalny JSC „Alt”

M.Yu. Mirotworcew

LIST WYJAŚNIAJĄCY
25 listopada 2009 N 2/12
O nieobecności w pracy
W dniu 12 listopada 2009 roku byłem nieobecny w pracy w godzinach 14:00 - 16:00 ze względu na konieczność odwiedzenia żony w szpitalu. Ponieważ szef działu sprzedaży Svetikov N.N. Nie było mnie o 14.00, nie mogłem go powiadomić o przyczynie mojej nieobecności i zapytałem o to sekretarza Marishinę A.O. Uważam, że nie naruszyłem wewnętrznych przepisów pracy, gdyż byłem nieobecny w pracy z powodu dobry powód
i przez krótki czas. podpis Spedytor

I.I. Eliseev
Pierwszy zastępca generała
Dyrektor Real Banku E.G. Krupnow

M.Yu. Mirotworcew

8 listopada 2009 N 54
O spóźnionym złożeniu raportu podsumowującego
W związku z niezłożeniem w terminie skonsolidowanego raportu Departamentu Papierów Wartościowych za październik 2009 roku wyjaśniam, co następuje. Raport ten miałem złożyć 29 października 2009 r., ale faktycznie złożyłem go 3 listopada 2009 r. ze względu na uszkodzenie i naprawę linii telefonicznej, na której znajduje się faks-modem oraz brak danych z oddziału Oktyabrsky banku.
Szef Departamentu Papierów Wartościowych podpis KO Czernyszew

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* Przyjęty uchwałą Państwowego Standardu Rosji z dnia 3 marca 2003 r. N 65-art.

W każdej organizacji zdarza się, że pracownicy muszą powiadomić kierownictwo o powstałych problemach, wyjaśnić zaistniałe okoliczności lub zaproponować sposoby rozwiązania problemów w pracy. Do tego właśnie służy ten dokument. W tym artykule szczegółowo przeanalizujemy, jak poprawnie napisać notatkę; możesz pobrać próbkę za darmo;

Oni są:

1. Raporty. Jest pisany, jeśli pracownik składa jakąkolwiek propozycję lub szuka pomocy w wyeliminowaniu naruszeń lub nieporozumień z innym pracownikiem.
2. Wyjaśniający. Najczęściej w wyniku zdarzenia z udziałem Negatywne konsekwencje, zostaje napisany tekst wyjaśniający wskazujący przyczyny naruszenia.
3. Analityczne lub informacyjne. Zawierają analizę problem z pracą lub koncepcje, wnioski i sugestie oparte na otrzymanych informacjach.

Powodem powstania jest inicjatywa pracowników, ale może to być ustna lub pisemna instrukcja przełożonego.

Wymagania dotyczące dokumentów

Zastanówmy się, jak napisać notatkę; stworzymy próbkę dla organizacji budżetowej. Na liście stosowanych podstawowych dokumentów księgowych agencje rządowe, określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 30 marca 2015 r. nr 52n, nie ma jednolitego formularza sporządzenia tego artykułu. Są one zapisane w dowolnej formie na czystej kartce papieru A4. W razie potrzeby w organizacji o rozgałęzionej strukturze istnieje możliwość rozwinięcia tej formy.

Formularz notatki (próbka) musi zawierać niezbędne szczegóły, aby szybko zorientować użytkowników w istocie dokumentu, jego źródle, istotności daty i numer seryjny. Dokument ten nie podlega obowiązkowej rejestracji. Jednak organizacja może zdecydować się na ich rejestrację, na przykład w celach kontrolnych.

Forma notatki

Ważne funkcje i sformułowania

Postępowanie w biznesie, zwłaszcza wśród urzędników państwowych, musi być etyczne. Notatka „Chciałbym zwrócić Państwa uwagę...” nie spełnia wymaganych wysokich standardów etycznych. Łatwiej jest napisać o naruszeniu przepisów prawa pracy, pominąć w protokole sformułowanie „zwracam uwagę” i od razu przystąpić do przedstawiania faktów i istoty zdarzenia. Na przykład: „Wczoraj, 15 sierpnia 2018 r., zajęcia zostały przerwane z powodu…”.

Często pojawia się pytanie, czy jeśli instytucja przyjęła elektroniczne zarządzanie dokumentami, jak napisać notatkę, czy wzór próbki jest taki sam i czym różni się od wersji papierowej? Rejestracja w formie elektronicznej nie różni się znacząco. Wysyłając wiadomość e-mail, możesz poprosić o powiadomienie o jej przeczytaniu przez odbiorcę.

Kompilacja krok po kroku

Zasada pracy z notatką składa się z kilku kroków:

1. Pracownik tworzy notę ​​serwisową.
2. Koordynuje to z bezpośrednim przełożonym oraz zainteresowanymi stronami, np. ze specjalistami, którzy będą uczestniczyć w realizacji prac.
3. Następnie jest przekazywany do rozpatrzenia adresatowi we wskazanym oddziale lub dziale.
4. Adresat zapoznaje się z treścią i podejmuje uchwałę, w razie potrzeby udzielając instrukcji.
5. Dokument zostaje przesłany do realizacji, a autor zostaje powiadomiony o wyniku.

Jeżeli dyrektor nie napisał pisemnej odmowy, dopiero jego pozytywna uchwała stanowi podstawę do podjęcia jakichkolwiek działań lub wykonania pracy.

Rozważmy sytuację, gdy zastępca dyrektora sporządza notatkę skierowaną do kierownika instytucji. Przed zawarciem umowy na dostawę sprzętu musi uzyskać pozwolenie na wejście na teren szkoły dla pracowników firm zewnętrznych. Po odczytaniu dyrektor może postawić uchwałę o konieczności sporządzenia listy osób do wglądu lub wydać polecenie sporządzenia przepustek tymczasowych.

Powiedzieliśmy Ci, jak napisać notatkę; poniżej podajemy przykład dla pracowników sektora publicznego.

Próbka dla organizacji budżetowej

Jak i ile przechowywać

Dokumenty w organizacji, uzupełnione pracą biurową, są archiwizowane pod adresem różne terminy przechowywania w zależności od ich rodzaju i rodzaju. W 2019 r. wykaz rodzajów dokumentów wskazujących okresy przechowywania z rozporządzenia Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558 pozostaje aktualny ze zmianami z dnia 16.02.2016r.

Wyjaśnienia, notatki i inne notatki urzędowe przechowywane są wraz z innymi dokumentami powstałymi w toku działalności organizacji rządowych – korespondencją, ustawami, wnioskami o wydanie przepustek, wnioskami o utratę zaświadczeń itp. Okres ich przechowywania w archiwum wynosi 5 lat.

SZ sporządza pracownik w imieniu swojego bezpośredniego przełożonego lub w imieniu kierownika innego działu. Pozwala w krótkim czasie:

powiadomić menadżera o bieżącym problemie

zgłaszać propozycje jego wyeliminowania lub uzgadniać plan działania z innym pracownikiem.

nakłonić menedżera do podjęcia decyzji lub wydania polecenia

To także dowód na to, że specjalista, który odkrył problem w procesie pracy, nie pozwolił, aby sytuacja toczyła się własnym biegiem, lecz powiadomił o tym swoje kierownictwo, aby mogło szybko podjąć decyzję. To znaczy, że nie był bezczynny.

Rodzaje notatek

Przyjrzyjmy się głównym rodzajom listów serwisowych:

o proszeniu o informacje;

o naruszeniach popełnionych przez pracownika przy wykonywaniu obowiązków służbowych.

w sprawie premii pracowniczych.

Ponadto SZ może towarzyszyć przenoszeniu pakietu dokumentów między oddziałami, oddziałami, działami w organizacji (w przypadku organizacji zewnętrznych konieczne jest przygotowanie listy motywacyjne). Można go także wysłać do pracowników z prośbą o wyjaśnienie przyczyny swojej nieobecności w pracy.

SZ może zawierać wszelkie pytania związane ze sprawami zawodowymi.

Zasady kompilacji

Główną zasadą, której należy przestrzegać podczas kompilacji, jest zwięzłość. Dokument powinien jasno określać istotę problemu, a także sposoby jego rozwiązania. Z reguły tekst SZ nie powinien zajmować więcej niż 6-7 wierszy. SZ nie ma jednolitej formy. Aby go skompilować, użyj darmowej formy próbki notatki

Mimo to pisząc, należy wziąć pod uwagę wymagania GOST R 6.30-2003. Sporządzenie notatki zgodnie z GOST, której próbkę pokazano powyżej, wymaga następujących szczegółów:

artykuł musi zawierać „nagłówek”. Wskazuje, do kogo jest adresowany (w przypadku celownika stanowisko i imię i nazwisko pracownika);

wpisać datę sporządzenia i numer dokumentu;

temat SZ jest wskazany w tytule tekstu;

opis aktualnej sytuacji, w związku z którą sporządzana jest notatka: „Zwracam uwagę…”, wówczas treść notatki musi zawierać konkretną prośbę;

Poniżej stanowisko i pełna nazwa kompilatora, podpis z transkrypcją.

Sporządzony dokument należy zarejestrować u sekretarza przedsiębiorstwa jako korespondencję przychodzącą. Po tym można mieć pewność, że reżyser otrzyma SZ i zapozna się z nim osobiście.

SZ w formie elektronicznej

Warto zauważyć, że wiele przedsiębiorstw przyjęło elektroniczne zarządzanie dokumentami. Dlatego SZ może być wystawiony elektronicznie. W tym przypadku jest on wysyłany na firmową pocztę e-mail przedsiębiorstwa. Za dalsze sortowanie i przekazywanie pism do adresatów odpowiedzialny jest sekretarz.

Ta metoda przenoszenia SZ oszczędza papier i czas pracownika. W takim przypadku dokument jest sporządzany w taki sam sposób, jak na papierze. Wskazane jest, aby był on opatrzony podpisem elektronicznym nadawcy. Aby mieć pewność, że przesłany dokument został przeczytany przez menadżera, przy wysyłaniu należy poprosić o „potwierdzenie przeczytania poczty” zaznaczając odpowiednie pole na formularzu wysyłającym.

Przykładowy dokument

Często przy rozwiązywaniu problemów w pracy istnieje potrzeba przekazania ważnych informacji menedżerowi. Czasami okoliczności wymagają pisemnego wyjaśnienia okoliczności i ostrzeżenia przed błędami.

W takim przypadku konieczne jest nie tylko prawidłowe przedstawienie faktów, ale także prawidłowe sporządzenie dokumentu. Opracowanie SZ często powoduje trudności, szczególnie w przypadku braku doświadczenia. Ale nie jest to trudne, jeśli masz przed oczami przykład notatki. Dlatego przygotowaliśmy próbki, po zapoznaniu się z którymi będziesz mógł poprawnie sporządzić dokument. Przyjrzyjmy się najczęstszym przypadkom wymagającym sporządzenia SZ.

SZ o bonusach jest podstawą do wydania postanowienia o nagrodzeniu pracownika. Dokument ten sporządza bezpośredni przełożony pracownika i kieruje go do dyrektora organizacji. Wskazuje zasługi pracownika, prośbę o zachęty, dane pracownika i kompilatora. Po rozpatrzeniu SZ i podjęciu pozytywnej decyzji dyrektor wydaje zarządzenie w sprawie premii. Jak napisać notatkę do próbki reżysera:

Jeżeli w czasie pracy zaistniały okoliczności, w wyniku których pracownik nie mógł w pełni wykonywać swojej funkcji zawodowej, stosuje się ją wyjaśniający. Podaje powody. Jak napisać próbkę notatki:

SZ stosuje się, gdy pracownik musi skontaktować się z przełożonym z prośbą o przeznaczenie środków na potrzeby pracy. W takim przypadku dokument określa fakty dotyczące zapotrzebowania produkcyjnego na zakup materiałów. Jak poprawnie napisać próbkę notatki:

Okres przydatności do spożycia

Zgodnie z Wykazem standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzonym rozporządzeniem Ministra Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558, SZ musi być przechowywane w archiwach przedsiębiorstwa przez co najmniej pięć lat. W razie potrzeby dyrektor organizacji ma prawo przedłużyć okres przechowywania. Okres przechowywania SZ wydanych w formie elektronicznej może określić statut spółki.