Pisanje uradnega poslovnega pisma. Kaj je cirkularno pismo? Postopek posredovanja informacij in podatkov

Podjetnik mora voditi aktivno korespondenco tako z uradniki (na primer predstavniki državnih organov) kot z "poluradnimi" - partnerji, izvajalci, strokovnjaki, ki sodelujejo pri samostojnem naročilu, itd. Veščina pisnega komuniciranja se razvije precej hitro, vendar lahko sprva naredite veliko napak in ne naredite najbolj prijetnega vtisa na svoje naslovnike. V tem članku bomo govorili o značilnostih pisanja kot običajno poslovna pisma(na papirju) in elektronska sporočila.

Pisemska glava in postavitev

Ne pozabite uporabiti pisemskega papirja vašega podjetja. To vedno naredi vtis in poveča lojalnost »sogovornikov«. Vrsto obrazcev, norme za njihovo izpolnjevanje in oblikovne elemente je treba določiti v naročilu za organizacijo (ali navodilih za pisarniško delo). Osnovne zahteve za obrazce poslovnih pisem najdete v GOST 2003 "Zahteve za papirologijo."

Zaželeno je, da osnovne podatke o podjetju "stisnemo" v obrazec:

• ime (in skrajšano ime);
• dejanski in poštni naslov;
• naslov E-naslov;
• Kontaktne telefonske številke;
• Naslov spletne strani.

To ni seznam obveznih podatkov, temveč le okviren seznam. Po želji lahko dodate ali odstranite.

Splošne zahteve za pisanje pisma so naslednje:

• najmanjši zamik - 10 mm na desni in 20 mm na levi, zgoraj in spodaj;
• če je pismo napisano na dveh ali več listih, mora biti vsak oštevilčen na sredini od zgoraj;
• vsaka vloga je posebej oštevilčena;
• izhodna številka pisma je navedena v zgornjem levem kotu (ne pozabite je popraviti v dnevniku registracije dokumenta);
• v zgornjem desnem kotu je navedeno ime organizacije, položaj naslovnika in njegov priimek z začetnicami;
• v spodnjem levem kotu - vaš položaj, priimek z začetnicami in podpis;
• ne pozabite navesti datuma pisanja pisma na dnu.

Vendar pa GOST 2003 dovoljuje uporabo obrazcev ne samo s kotno, ampak tudi z vzdolžno razporeditvijo podrobnosti (če so označene v sredini). Kotna postavitev je videti bolj znana in lažja za branje, zato je bolje izbrati to možnost.

Splošna pravila za pisanje

Klasična struktura besedila poslovnega pisma vključuje tri elemente:

• uvodni del (kratka navedba razlogov, zakaj je pismo napisano, njegov namen);
• vsebina (opis stanja, predlogi rešitev, predstavitev zaključkov in priporočil);
• povzetek (kratek povzetek z jasno navedbo, kaj pričakujete od naslovnika).

Vedno morate razumeti namen pisanja pisma. Ali želite ponuditi sodelovanje? Vložiti zahtevek? Vas povabite na predstavitev ali drug dogodek? Pišite le o tem in naj vas ne zamotijo ​​dolgi argumenti in domneve, ki niso pomembne za primer.

Vsako poslovno pismo mora imeti določen cilj. Če se v njem dotaknete več vprašanj, morajo biti tesno povezana. Če se morate obrniti na isto organizacijo o več različnih temah, je bolje, da za vsako od njih napišete ločeno pismo.

Jezik pisanja

Slog poslovnega dopisovanja je "lahka" uradna posel. Možno in potrebno je standardizirati besedne zveze, uporabiti nekaj klišejev in klišejev, ni pa priporočljivo vsega tega pripeljati do suhe birokracije. "Živi" jezik je vedno zaznaven enostavno in ugodno. Seveda mora biti poslovni pisni govor v skladu z normami bontona (o katerih bomo razpravljali v nadaljevanju), vendar je treba bistvo vprašanja navesti jasno in jedrnato.

Nekaj ​​praktičnih nasvetov:

• uporabite preproste besede: "pametne" izraze slabo zaznavamo in pogosto povzročajo draženje pri osebi, ki jih je prisiljena brati in dešifrirati;
• pogosteje uporabljajte glagole in redkeje pridevnike;
• ne širite svojih misli po drevesu - samo podrobnosti in samo v okviru dane teme, brez veliko podrobnosti in nepomembnih podrobnosti;
• izogibajte se dolgim ​​izjavam, če je mogoče, ne uporabljajte deležnikov in deležnikov;
• pišite konkretno: razni “o tem”, “oni/on/ona” so nesprejemljivi;
• izogibajte se logičnim nedoslednostim in nenadnim prehodom iz enega pomenskega bloka v drugega;
• preveri vse napisano na uho: govorne napake najdemo v skoraj vsakem nelektoriranem besedilu.

Eno od glavnih pravil za pisanje poslovnih pisem pravi: sporočilo mora biti pismeno in slogovno preverjeno.

Značilnosti naslavljanja naslovnika

Naslovnika naslovimo praviloma enkrat, na začetku pisma. To je mogoče storiti na tri načine.

1. Če osebo nagovarjate prvič (ali če je med vami in naslovnikom vzpostavljen povsem uraden odnos), uporabite nagovor, ki označuje določeno razdaljo. Primer: "Dragi gospod Ivanov!".
2. Če se obračate na osebo, s katero ste že dolgo vzpostavili zaupljiv poslovni odnos, je bolje, da jo pokličete po imenu in patronimu. Primer: "draga Ekaterina Leonidovna!".
3. Pri skupinskem naslavljanju uporabite standardni stavek "Spoštovani!".

V zadnjem delu morate uporabiti tako imenovano zaključno frazo. Tukaj je več možnosti:

• »S spoštovanjem«, »S spoštovanjem«;
• "OD Najboljše želje»;
• “V upanju na nadaljevanje sodelovanja”;
• “Vedno vam z veseljem ustrežemo”;
• itd.

Z eno besedo, izbira zadnje fraze je stvar okusa.

etika poslovnega pisanja

Tudi prikriti prezir v poslovnem pismu ne ostane neopažen. Seveda v tem primeru ne boste mogli več računati na pozitiven ali vsaj enakomeren odnos do sebe. Zaključek je očiten: ne prepustite se čustvom in se zadržite znotraj, tudi če vas naslovnik resnično razjezi. Vedno bodite pozorni na ton sporočila.

Posebno pozornost je treba nameniti pismu, ki vsebuje zavrnitev. Zelo nespametno je začeti takšno sporočilo s kategoričnim "ne" v takšni ali drugačni obliki - to bo pri osebi ustvarilo občutek, da je bila preprosto poslana. Najprej poskusite ponuditi prepričljive (ne izmišljene) razlage. Ko smo na kratko opisali razloge za zavrnitev, je treba gladko preiti na njegovo navedbo. V tem primeru se lahko uporabijo naslednji izrazi:

• "Na žalost ne vidimo možnosti, da bi ugodili vaši zahtevi";
• »Vaši prošnji ni mogoče ugoditi naslednje razloge…»;
• "Zelo mi je žal, toda vašo ponudbo moramo zavrniti."

V idealnem primeru, še preden utemeljite zavrnitev - na samem začetku pisma - bi morali na kratko ponoviti zahtevo naslovnika. Razumel bo, da ste natančno prebrali njegovo prošnjo ali predlog, in vam bo zagotovo hvaležen. Morda boste v prihodnosti spet sodelovali - zakaj bi takoj oddajali negativno in osebo prestrašili s pretirano ostrino?

Nikoli ne pojdite v drugo skrajnost. Laskanje in številna zagotovila o iskrenosti so očitni znaki neiskrenosti. Neiskrenost vedno povzroči zavrnitev.

Sestavljanje e-poštnih sporočil

Sporočila na papirju že postajajo zastarela. Seveda »papirnata« korespondenca nikoli ne bo povsem izginila, bodo pa v nekaj letih pisma, pisana na klasičnih obrazcih, postala redkost. Pogajanja vedno bolj potekajo elektronsko. Sodobni podjetnik danes pošlje veliko več pisem po elektronski pošti kot po navadni pošti.

Poslovna pisma, poslana po e-pošti, so napisana z isto uporabo splošna pravila. Zahteve za jezik, slog in ton, spoštovanje bontona - vsi ti obvezni elementi se ne spremenijo. Vendar imajo elektronska sporočila svoje posebnosti.

1. Prepričajte se, da je vaša prijava videti solidna ali vsaj ustrezna. [e-pošta zaščitena]- Dobro, [e-pošta zaščitena]- slabo.
2. Zelo pomembno je, da vedno izpolnite polje "Zadeva". Od te vrstice je odvisno, ali bo oseba odprla dohodno sporočilo. Če pišete osebi, ki je ne poznate, poskusite pripraviti zanimiv naslov. A ne pretiravajte - teme v duhu "Nujno!!! Edinstvena ponudba, odprta takoj!« povzroči le željo po hitrem kliku na ikono košarice na vrhu. Naslov naj bo sestavljen iz 3-5 besed in mora odražati vsebino sporočila.
3. Če naslovnika ne poznate, na kratko opišite, kdo ste, kako ste izvedeli zanj. Brez tega obveznega uvoda bo sporočilo morda zamenjano za neželeno pošto in takoj izbrisano.
4. V nastavitvah ne onemogočite citiranja - prejšnja korespondenca naj bo prikazana spodaj, pod rezom.
5. Branje z zaslona je dvomljiv užitek. Papirnato pismo lahko vzamemo v roke in že zato ga na nezavedni ravni jemljemo bolj resno kot elektronsko. Razmislite o tem.
6. Krajše kot je e-poštno sporočilo, hitreje bo odgovor nanj.
7. Uporabljajte samo standardne pisave.
8. Ne pretiravajte z izbiro besedila – do največ pomembne točke"krepko" je mogoče uporabiti, vendar uporabite različne barve nesprejemljivo.
9. Brez "kapic". Nikoli. Tudi v podnapisih. Enako velja za podvojena ločila.
10. Besedilo ločite na odstavke z razmiki med njimi (pustite samo prazno vrstico).
11. E-poštnemu sporočilu lahko pripnete slike ali besedilne datoteke. Dodatna gradiva in pojasnila, komentarji, podrobno podrobni opisi- vse to naj bo v priloženih datotekah, ne pa v telesu pisma.
12. V poslovnem dopisovanju z ljudmi, s katerimi ste vzpostavili zaupljiv odnos (govorimo o zaupanja vrednih partnerjih, zanesljivih nasprotnih strankah), lahko občasno uporabite emotikone. To bo "oživilo" komunikacijo - smeški na zaslonu (tudi v poslovnem sporočilu) se zaznavajo precej pozitivno. Seveda jih ni mogoče uporabiti v "papirnatih" pismih.
13. Bodite prepričani, da podpišete. V elektronski pošti je običajno sestavljen iz 3-6 vrstic in vključuje ime in priimek pošiljatelja, položaj, ime podjetja, naslov spletne strani in kontaktno telefonsko številko.

Primer podpisa:

S spoštovanjem,

Ivan Ivanov

[e-pošta zaščitena]

http://site.com.

Tukaj je vzorec poslovnega pisma za vas.

Če povzamem

Čeprav je precej preprosto, primerov dobro napisanih poslovnih pisem ni tako veliko. Podjetniki se redno zmedejo pri oblikovanju, uporabljajo ne povsem pravilne naslove in pozabijo na pomembne nianse.

Navajamo glavne značilnosti dobrih poslovnih sporočil:

• objektivnost;
• kratkost (zaželeno je, da pismo ne zavzame več kot eno stran);
• nevtralen ton predstavitve;
• pomanjkanje obrazložitve, pripoved, pretirane podrobnosti;
• pomanjkanje čustvenih ocen;
• jasno logično razmerje med deli besedila in posameznimi besednimi zvezami.

To je neke vrste kontrolni seznam, ki ga lahko najprej preverite. Po stotinah napisanih in poslanih poslovnih sporočil bo potreba po njem izginila. Ne prezrite zgornjih pravil in ne pozabite: "napihnjena" veščina poslovne korespondence bistveno poveča vaš ugled in s tem podobo podjetja.

Pismo direktorju naj bo kratko in informativno. Ne bi smeli pisati večstranskih pripovedovanj. Vzorec sporočila lahko brezplačno prenesete s povezave.

Pismo direktorju institucije so lahko različne vsebine. Poslovni pozivi nasprotnih strank, lokalna sporočila zaposlenih v organizaciji direktorjem, ki imajo pisno obliko, so učinkovitejši od telefonskih pogovorov in ustnih pogovorov. Vir informacij na papirju je shranjen na mizah direktorjev, arhivih podjetij in nekega dne postane povpraševanje.Predlogo zahtevka lahko brezplačno prenesete prek neposredne povezave.

Pismo direktorju naj bo kratko, jasno in smiselno. Ne bi smeli pisati obsežnih besedil in večstranskih pripovedovanj. Izjema so terjatve. Navadne ponudbe in redne knjižice nikogar ne zanimajo. Pritožbi režiserja je treba dati edinstvenost, poudariti glavno bistvo v nekaj vrsticah. Po pisanju vsebine se pripravite na nadaljnji razvoj dogodkov. Oseba, ki jo zanima besedilo, bo postavila veliko vprašanj. Vnaprej pripravljeni premišljeni odgovori bodo dobra popestritev predstavitve in bodo poudarili avtorjevo kompetenco v vprašanju.

Obvezni odstavki pisma direktorju

:

• V zgornjem desnem delu je izpisano ime naslovnika z navedbo položaja in polnim imenom predstojnika;
• Spodaj so zapisani lastni podatki in kontaktne telefonske številke;
• Na sredini lista se z uporabo vljudnih fraz pritoži ime in patronimika direktorja;
• Uvodni del je sestavljen iz ene ali dveh vrstic;
• Po uvodu morate takoj preiti na pripoved;
• Vsako besedo vsebine je treba večkrat premisliti in preveriti;
• Na dnu je datum pisanja, podpis in prepis;

Predvaja se slog podajanja vsebine bistveno vlogo v mislih bralca. Če pravilno izpolnite pismo direktorju, je večja verjetnost, da boste dosegli želeni rezultat. Skladnost s parametri robov, naslova, podpisa, datuma in drugih komponent dokumenta bo opažena in cenjena. Naslovnik vedno ocenjuje avtorjev odnos do lastne predstavitve. Prva črka je pomemben sestavni del strukture nadaljnje komunikacije. Obstaja cela znanost o pravilnem podajanju informacij. Pri samostojnem sestavljanju papirja morate poznati osnovne osnove in uspeh vas ne bo pustil čakati.

Poslovno pismo je dokument, ki je sestavni del poslovno komuniciranje. Najpogosteje se prenaša po pošti in služi kot poseben način izmenjave informacij.

Osnovni pojmi

Poslovna korespondenca je potrebna za reševanje različnih gospodarskih ali proizvodnih vprašanj. Z njegovo pomočjo podjetja in organizacije komunicirajo z zunanjim okoljem: partnerji, strankami ali vladnimi agencijami. Običajno se za to uporablja poslovno pismo.

Tako se na splošno imenuje pisni dokument, ki je lahko:

• odgovor na predhodno prejeta sporočila ali zahteve;
• spremni papir, poslan naslovniku skupaj z drugimi dokumenti ali gradivi;
• pobudno pismo, v primeru, ko drug način komuniciranja ni mogoč.

Vsaka od teh možnosti ima svoje značilnosti. Kljub temu obstajajo splošna pravila, v skladu s katerimi se običajno sestavi vsako uradno pismo. To je razumljivo, saj se na primer s poslovno korespondenco najpogosteje začne sklepanje večine poslov. In pravilno sestavljen dokument lahko pri naslovniku ustvari ugoden vtis o bodočem potencialnem partnerju.

Vrste poslovnih pisem

Odvisno od podatkov, ki jih uradni dopis vsebuje, je lahko:

1. Spremljanje. V primeru, da vsebuje sporočilo, da zanj obstaja paket aplikacij.
2. Pretenciozno. To pomeni, da izraža nezadovoljstvo z določeno situacijo (zahtevek).
3. Poučno. Besedilo vsebuje posebne napotke.
4. Garancija. Pošiljatelj potrjuje izpolnjevanje obveznosti iz dokumenta v prihodnje.
5. Informativno. Pismo vsebuje informacije, ki bi lahko bile zanimive za naslovnika.
6. Oglaševanje. Informacije so na voljo za privabljanje k sodelovanju.
7. Obvestilo. Informacije o izvedbi javnih prireditev.
8. Potrditveno pismo. prejem določenih dokumentov ali materialov.
9. Zahtevno pismo. Besedilo vsebuje poziv k spodbudi naslovnika k ukrepanju.
10. Pismo-sporočilo. V njem pošiljatelj posreduje posebne informacije v skupnem interesu za pogodbeni stranki.

Namen teh dokumentov je vzdrževanje povezav med organizacijami ali njihovimi strukturnimi enotami.

Priprava zahtevka

Pri sodelovanju včasih pride do situacij, ko ena od strani iz enega ali drugega razloga ne izpolnjuje svojih obveznosti. V tem primeru partner najprej pošlje pismo svoji nasprotni stranki. V njem praviloma navaja svoje predloge za odpravo kršitev njegovih zakonskih pravic. To je uradno pismo. Vzorec takega dokumenta se lahko sestavi poljubno. Pri tem je treba upoštevati naslednje točke:

1. mora biti uradno in poslovno v partnerskem okolju.
2. Bistvo trditve mora biti izraženo zelo jasno.
3. Pri podajanju informacij morate prepričljivo operirati s konkretnimi dejstvi.

Zahtevek mora vsebovati:

• podrobnosti o pošiljatelju (ime, povratni naslov in telefonske številke);
• popolne informacije o naslovniku;
• opis okoliščin, v katerih je prišlo do konfliktne situacije;
• sklicevanje na pravne norme, ki jih je nasprotna stranka kršila s svoje strani;
• posebne zahteve za odpravo kršitve z navedbo rokov za njihovo izvedbo;
• posledice, ki lahko nastopijo, če se nasprotna stranka izmika njihovi izvršitvi.

Posebno pozornost je treba nameniti temu, kako je uradno pismo sestavljeno. Vzorec mora biti oblikovan tako, da ga vsiljivec ne zazna kot grožnjo. Ne smemo pozabiti, da je to le opomnik z zahtevo po spoštovanju zakona.

Pravila oblikovanja

Posebno pozornost je treba nameniti oblikovanju uradnih pisem. Res je, da zakon za to ne določa nobenih strogih pravil in predpisov.

Kljub temu je treba pri sestavljanju takih dokumentov upoštevati naslednje obvezne točke:

1. Vsako poslovno pismo mora biti napisano na pisemski glavi. Vnaprej ga razvijejo strokovnjaki za upravljanje pisarn in odobrijo z odredbo vodje podjetja.

2. Dokument mora vsebovati določene podrobnosti:

2.1. Podatki o prejemniku in pošiljatelju.

2.2. Izhodna številka in datum tega pisma. To je potrebno za registracijo.

2.4. Naslov.

2.5. Informacije o prisotnosti kakršnih koli aplikacij z navedbo njihovih imen in številk.

2.6. Podatki o osebi, ki je podpisala ta dokument (položaj in polno ime).

3. Pismo naj obravnava samo eno vprašanje. Prisotnost več tem bo otežila izbiro umetnika.

4. Podatki morajo biti navedeni čim krajše, a jasno. Zaželeno je, da besedilo ne obsega več kot dve strani.

5. Pravilno navedite podatke o prejemniku. V primeru organizacije je treba upoštevati naslednje zaporedje:

5.1. Ime podjetja (v nominativu).

5.2. Strukturna enota (če je potrebno).

5.3. Položaj naslovnika (v dativu).

5.4. Njegove začetnice.

5.5. Poštni naslov podjetja.

6. Če je prejemnikov več, je najprej naveden glavni, nato pa vsi ostali.

Če upoštevate vse te točke, potem oblikovanje uradnih pisem načeloma ne bo težko.

Vrstni red predstavitve

Da bi bil dokument pravilno sestavljen, je treba upoštevati določeno zaporedje predstavitve informacij v njem. Na primer, lahko razmislite o možnosti, kako napisati odgovor na servisno pismo. Najprej se morate spomniti, da morate v skladu s pravili bontona na informacije odgovoriti v enem dnevu od trenutka, ko jih prejmete. Ko gre za e-pošto, torej optimalen čas ne bo daljši od dveh ur. V primeru, da se takšnega pravila ni mogoče držati, je bolje, da partnerju pošljete ustrezno sporočilo.

Samo pismo bo pravzaprav sestavljeno iz dveh delov:

1. Uvodna. Pošiljatelj navede zadevo, razlog in razloge za pisanje. Tukaj se lahko sklicujete na predpise, ki so po zakonu podlaga za odgovor. Poleg tega je vredno biti pozoren na nekatere točke v zvezi z obravnavano situacijo. Pomagali bodo razkriti bistvo problema.
2. Glavni. Ta del je namenjen razjasnitvi in ​​prepričevanju. Besedilo naj bo jasno, jedrnato in jedrnato, predstavljena dejstva pa preverjena in objektivna. Po potrebi se lahko potrdijo z realnimi številkami.

Temu besedilu običajno sledi seznam prilog. Dokument se konča s podpisom pošiljatelja. Poleg tega morate vedeti, kako napisati poslovno pismo, da ne užalite naslovnika. Najprej je priporočljivo, da ga začnete nagovarjati s frazo "Dragi". Drugič, lahko uporabite v besedilu prislovne besedne zveze kot je "pozorno preučil vaše predloge" ali "pozorno preveril vaše komentarje." Takšno spoštovanje bontona bo koristilo le obema stranema.

Postopek

Za sestavo uradnih dopisov so odgovorni referenti, tajniki ali drugi delavci, ki so jim te naloge dodeljene. Ko se lotijo ​​dela, se morajo v svojih dejanjih držati določenega zaporedja. Postopek sestavljanja takega dokumenta običajno poteka skozi naslednje korake:

1. Natančna študija okoliščin tega vprašanja. Potrebno je popolnoma obvladati situacijo, da bi pravilno ocenili možne načine za njeno rešitev.
2. Priprava pisma. Tukaj je treba upoštevati vse zgoraj navedene zahteve.
3. Usklajevanje pripravljenega besedila. Včasih ga je treba urediti ob upoštevanju pripomb upravitelja. Lahko poda nekaj pojasnil ali pojasnil na temo.
4. odobritev njegovega vodje.
5. Dokončanje in podpis dokumenta.
6. Registracija pisma.
7. Pošiljanje pošte prejemniku.

Šele po prehodu vseh teh stopenj bo pismo, ko bo doseglo naslovnika, lahko izpolnilo poslanstvo, ki mu je dodeljeno.

Obvezna ureditev

Če želite izdati službeno pismo, morate upoštevati, da mora biti njegova prva stran natisnjena na posebnem obrazcu. Za ostalo lahko uporabite navadne prazne liste A4. Tukaj se morate spomniti, da ima besedilno polje samo svoje meje: zgornji in spodnji sta 2 centimetra, leva je 3,5 centimetra, desna je 1 centimeter. Ne smete kršiti standardnih velikosti, da bi informacije prilegali enemu listu. Bolje je upoštevati vsa pravila in samo dodati dodatno stran.

Prav tako morate vnesti besedilo v skladu z vsemi pravili:

1. Za tiskanje uporabite standardno pisavo Times New Roman. Bolje je, da ne uporabljate drugih možnosti.

2. Urejene so tudi velikosti pisave:

• za glavno besedilo - 14;
• ureditev strani in oznaka izvedbe - 12.

3. Postavitev podrobnosti se izvaja tudi v skladu s pravili:

• razmik med vrsticami - 1;
• poravnava besedila se izvede "po širini";
• prenosi se izvedejo samodejno;
• razdalja od registrske številke do naslova je 2 razmika vrstic, od nje do glavnega besedila pa 3.

Skladnost s temi pravili je bistvena za pravilno oblikovanje ustrezne črke.

Lokacija rekvizitov

Če želite pravilno sestaviti standardno poslovno pismo, morate jasno vedeti, kje naj bodo njegovi podatki in sestavni deli. Odgovori na ta vprašanja so v GOST R 6.30-2003. Podrobno opisuje obliko poslovnega pisma. Pravzaprav je to vzorec, v katerem se na določen način nahaja celota vseh podrobnosti dokumenta. Potreben je za:

1. Poenotiti postopek izdaje uradnih (poslovnih) dopisov.
2. Vnaprej lahko centralno pripravite standardne obrazce, hkrati pa zmanjšate potrebo po ročnem opravljanju dela.
3. Olajšajte in skrajšajte čas vizualnega iskanja informacij.
4. Razširite možnosti obdelave pisem s pomočjo računalniške in druge opreme.

Torej, za običajno poslovno pismo se uporablja 30 standardnih podrobnosti, ki se nahajajo v enajstih obveznih conah:

• emblemi in emblemi;
• avtor;
• začetni podatki;
• naslov;
• trditve;
• naslovnik;
• resolucije;
• besedilo;
• podpisi in prijave;
• odobritve in zagotovila;
• oznake.

Postavitev informacij v določene sektorje omogoča strokovnjakom, da bolje krmarijo po dokumentu, navadni uporabniki pa olajšajo postopek sestavljanja.

Primarne zahteve

Nekateri menedžerji zmotno verjamejo, da se poslovna korespondenca lahko vodi poljubno, brez upoštevanja kakršnih koli pravil in predpisov. Toda strokovnjaki, ki so za to odgovorni, bi morali poznati osnovne zahteve za uradna pisma:

1. Prisotnost posebne glave (podjetja).
2. Pravilna uporaba in postavitev rekvizitov.
3. Besedilo mora biti berljivo in dobro urejeno. Če želite izraziti bistvo vprašanja, je bolje dati prednost preprostim pogostim stavkom. Razložiti je treba na kratko, tako da vsaka beseda nosi največ informacij.
4. Odvisno od vrste mora biti dokument ustrezno oblikovan. Pismo lahko vsebuje tudi več vidikov. V tem primeru jih je treba pri predstavitvi poskusiti združiti.
5. Pravilno uporabljajte standarde, določene za tipkanje.
6. Poskusite ne biti kategorični v vsebini pisma. Prejemnik lahko te fraze razume kot grožnje. Pri sestavljanju stavkov je bolje uporabiti uvodne besede, kot so "očitno", "kot je znano", "morda" in "kot bi moralo biti".

Izpolnjevanje teh zahtev v praksi pomaga pri pravilnem upravljanju poteka dela v podjetju.

V kateri koli organizaciji pisma predstavljajo večino dohodne in odhodne dokumentacije. Obstaja veliko vrst teh dokumentov in za vsakega od njih obstaja več pravil za registracijo. Ker so črke največ ogromen pogled vodstvene dokumentacije, je izjemno pomembno, da jih znamo pravilno sestaviti.

Iz tega članka se boste naučili:

Pravilno oblikovanje pisem je uspeh celotnega podjetja

Poslovna (ali uradna) pisma so tista, ki služijo komuniciranju podjetja zunanje strukture. Še več, tudi po ustnem dogovoru med vodjo organizacije in poslovnim partnerjem ali stranko pravila bontona predvidevajo potrditev tega dogovora. To pa že lahko štejemo kot garancijo.

Vrste poslovnih pisem

1. Informativni - so ustvarjeni za posredovanje nekaterih informacij.

Po funkciji

1. Iniciativne – delimo jih na tiste, ki zahtevajo odziv in tiste, ki ne zahtevajo odziva. Primeri: zahteva, pritožba, obvestilo, opomin, .

2. Pisma-odgovori.

Na podlagi naslovnika

1. Navadna - praviloma poslana samo enemu prejemniku.

2. Krožne – tiste, ki jih en pošiljatelj pošlje več prejemnikom.

Glede na obliko odhoda

Struktura poslovnega pisma

Besedilo dobro napisanega poslovnega pisma je sestavljeno iz pritožba, uvodni in glavni del ter sklep.

Pritožba.

To je najpomembnejši del za komunikacijske namene. Torej, zahvaljujoč pravilno izbrani obliki nagovora, ne morete le pritegniti pozornosti naslovnika, temveč tudi določiti splošni ton za nadaljnjo komunikacijo. Če pismo ni naslovljeno na določeno osebo, se pritožba lahko izpusti, v drugih primerih je običajno uporabiti standardne jezikovne formule - na primer "Dragi Sergej Ivanovič!", "Gospod predsednik vlade!". Priziv je napisan na sredini vrstice.

Uvodni del.

Na začetku pisma je treba navesti razloge in razloge za njegovo sestavo, pogosto je treba podatke potrditi s povezavami do dokumentov in dejstev tretjih oseb. Če je treba navesti reference, je treba to storiti v naslednjem zaporedju: naslov akta, avtor, datum, Registrska številka, naslov.

Glavni del.

V glavnem delu navedite glavni namen pisma. Ta del podrobno opisuje potrebne dogodke, zagotavlja dokaze ali analizira situacijo.

Zaključek.

Na koncu je običajno sklepati v obliki zahtev, predlogov, zavrnitev ali mnenj. Velja, da lahko poslovno pismo vsebuje le en končni del. Praviloma se končajo s standardnimi izrazi - na primer "Upam na nadaljnje sodelovanje", "Najbolje želje". Vljudnostna formula je postavljena pred potreben "podpis" in ločena od položaja z vejico.

Pri izdelavi avtorja pomembno je upoštevati vidike, kot so:

• stopnja poznanstva in narava odnosa z naslovnikom;
• javni položaj naslovnika in njegova korelacija s položajem avtorja;
• situacija, v kateri poteka komunikacija - njena formalnost ali neformalnost;
• bonton in norme, sprejete v določenem podjetju.

Vzorec oblike črke:

Registracija pisem po GOST

Uradna pisma morajo biti izdana na posebnih obrazcih A4 ali A5, odvisno od velikosti besedila. Neuporaba obrazcev je dovoljena le v primeru, ko je avtorjev več podjetij hkrati.

Zahteve za obrazce pisem, kot tudi sestavo podrobnosti in pravila za registracijo so vsebovane v GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve glede dokumentacije.

Na splošno imajo podjetja pravico do samostojnega razvoja dopisnih listov, saj je navedeni GOST svetovalne narave, vendar izvajanje njegovih določb kaže na visoko kulturo dela z dokumenti v organizaciji. Za nekatere organizacije je GOST R 6.30-2003 obvezen: na primer, zvezni izvršni organi morajo vedno preverjati ta standard.

01 - državni grb Ruske federacije;

02 - grb subjekta Ruske federacije;

03 - emblem organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka);

04 - šifra organizacije;

05 - glavna državna registrska številka (OGRN) pravne osebe;

06 - identifikacijska številka zavezanca/šifra razloga prijave (TIN/KPP);

07 - Koda obrazca;

08 - naziv podjetja;

09 - Referenčne podatke o organizaciji;

10 - ime vrste dokumenta;

11 - Datum;

12 - Registrska številka;

14 - kraj sestavljanja ali objave;

15 - Naslovnik;

16 - Žig odobritve;

17 - Resolucija;

18 - Naslov besedila;

19 - Kontrolna oznaka;

20 - besedilo dokumenta;

21 - Oznaka o prisotnosti aplikacije;

22 - Podpis;

23 - Graf odobritve;

24 - odobritev vizuma;

25 - Tisk odtisa;

26 - oznako o overitvi kopije;

27 - Oznaka o izvajalcu;

28 - opomba o izvedbi dokumenta in njegovi usmeritvi v zadevo;

29 - opomba o prejemu dokumenta v organizaciji;

30 - Identifikator elektronske kopije.

Registracija pisma po GOST, vzorec:

Oblikovanje pisma s priponko, vzorec:

Pravila poslovne korespondence

Poslovna korespondenca vključuje uporabo uradnega poslovnega sloga komunikacije. Njegova posebnost je v tem, da udeleženci običajno pravne osebe to bi se moralo lepo držati stroga pravila komunikacija, sprejeta v organizaciji (ali več organizacijah).

Obstaja več zahtev za te vrste komunikacije.

Standardizacija predstavitve. Danes obstaja veliko izrazov, posebnih fraz in formul, ki so značilne za poslovno korespondenco. Njihova uporaba lahko znatno skrajša čas priprave, že pripravljeni modeli pa pomagajo, da ne izgubljate časa z iskanjem izrazov, primernih za določeno situacijo. Standardizacija močno olajša zaznavanje poljubnih besedil in optimizira celoten proces dela.

Nevtralni ton. Zadržanost in strogost pri oblikovanju pisem je norma uradne komunikacije. Nevtralni ton nakazuje skoraj popolna odsotnost ekspresivne ali čustvene besede. Podatek je povsem uraden, zato je treba iz besedila izključiti na primer besede s pomanjševalnimi priponami ali medmeti. Lahko so prisotni čustveni prizvoki, vendar jih je vredno skriti za nevtralnim tonom predstavitve.

Natančnost in nedvoumnost formulacij. Prejemnik mora jasno razumeti in interpretirati pomen gradiva, ki je naslovljeno nanj. Natančnost besedila je praviloma neposredno odvisna od pravilno zgrajene kompozicijske strukture, odsotnosti logične napake. Poslovno pismo mora biti dobro premišljeno.

Jedrnatost. Zahvaljujoč tej zahtevi bo avtor lahko znatno zmanjšal obseg celotnega dokumenta. Jedrnatost predstavitve je predvsem izključitev odvečnosti govora, ekonomična uporaba jezikovnih orodij, odsotnost nepotrebnih ponovitev in dodatnih informacij.

Uporaba jezikovnih formul. Predloge, ki se pogosto uporabljajo v poslovni korespondenci, so njen sestavni del. Torej, za spodbujanje ukrepanja se pogosto uporabljajo formule: "Prosimo vas, da razmislite o vprašanju ...", "V potrditev našega dogovora ...". Pogosto so jezikovne formule pravno pomembni elementi besedila, brez katerih le-to ne bo imelo potrebne moči. Na primer: "Zagotavljamo vračilo v višini ...", "Nadzor nad izvajanjem naloge je dodeljen ...".

Uporaba izrazov, leksikalnih in grafičnih okrajšav. Z uporabo izrazov v korespondenci lahko avtor doseže nedvoumno razumevanje besedila, kar je izjemno pomembna lastnost poslovno komuniciranje. Terminologijo, ki se lahko in mora uporabljati na področju podpore upravljavske dokumentacije, ureja GOST R 51141-98 „Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije"

Prevladujejo navadni preprosti stavki. Uradna komunikacija praviloma temelji na uporabi preprostih običajnih enodelnih ali dvodelnih stavkov, kar močno poenostavi proces zaznavanja besedila.

Opomnik za poslovno pismo

Papir	Natisnjeno mora biti na bel papir ali druge svetle barve. Format lista - A4 (210 x 297 mm) ali A5 (148 x 210 mm).
polja	List mora imeti polja najmanj: 20 mm - levo; 10 mm - desno; 20 mm - vrh; 20 mm - nižje.
datum	Datum pisma je datum njegovega podpisa. Sestavljen je z arabskimi številkami v zaporedju: dan, mesec, leto. Na primer "10.02.2017". Dovoljen je tudi besedno-številčni način zapisa datuma. Na primer "10. februar 2017"
odhodno številko	Odhodna številka je sestavljena iz serijska številka, ki jih je mogoče indeksirati. Številka dokumenta, ki sta jo skupaj sestavila dva ali več oddelkov, je sestavljena iz registrskih številk črke vsakega od teh oddelkov, ločenih s poševnico.
Destinacija	Naslovnik je lahko tako podjetje kot njegovo strukturne enote ali posameznih zaposlenih. Pomembno si je zapomniti, da so v slednjem primeru začetnice vedno navedene pred priimkom. Ime podjetja naslovnika je vedno navedeno v imenovalniku. Po pravilih ne sme biti naslovljena na več kot štiri prejemnike. Ta atribut lahko vključuje tudi poštni naslov in najprej je navedeno ime organizacije, nato pa poštni naslov.
Besedilo pisma	Samo besedilo je lahko oblikovano kot tabela, besedilo ali kombinacija več struktur. Pri oblikovanju tabel je pomembno, da stolpce in vrstice imenujemo s samostalniki v nominativu. Če se tabela nadaljuje na naslednji strani, so stolpci in vrstice tudi v njej oštevilčeni. Besedilo naj bo sestavljeno iz dveh delov: razlogov/namenov/podlage za pisanje pisma in zaključkov/predlogov/priporočil. Prav tako lahko besedilo vsebuje samo en končni del - na primer prošnjo brez obrazložitve. Če se pismo nanaša na akte drugih organizacij, navedite njihove podatke: ime dokumenta, ime organizacije, datum, registrska številka in naziv.
Aplikacija	Poslovno pismo s priponko je oblikovano na naslednji način: Uporaba: za 2 litra. v 2 izvodih. Če vloga v besedilu ni navedena, je treba navesti njeno ime, število listov in izvodov. Na primer: Priloga: Kupoprodajna pogodba za 3 l. v 2 izvodih. Če je priložen dokument s prilogo, se oznaka naredi na naslednji način: Priloga: pismo FSS z dne 12.10.2017 N 03-2/923 in njegova priloga, skupaj 7 listov.
Podpis	Podpis pomeni navedbo položaja uslužbenca, ki je podpisal pismo, in prepis tega podpisa. Če podpiše več zaposlenih, so podpisi razvrščeni po zaporedju, ki ustreza delovnemu mestu. Če so objave enake, morajo biti podpisi na isti ravni.
Pečat	Žig potrjuje verodostojnost podpisov uradniki na dokumentih v zvezi s finančnimi sredstvi ali na drugih dokumentih, ki zahtevajo overitev verodostojnosti podpisa.
Izvršitelj	Po potrebi navedite začetnice in priimek nastopajočega ter njegovo telefonsko številko. Običajno je oznaka nameščena na sprednji ali zadnji strani zadnjega lista v spodnjem levem kotu.

Danes se poslovna pisma sestavljajo v katerem koli podjetju o popolnoma različnih vprašanjih, povezanih z dejavnostmi posameznikov in celotnih oddelkov. Predmet pisma je lahko zahteva, obvestilo, dogovor, zahtevek, preklic, sprememba itd. Hkrati pravila dobrega vedenja kažejo, da bo vsak dokument sestavljen v skladu z vsemi zgoraj navedenimi zahtevami. Zahvaljujoč temu bo pismo (v kakršni koli obliki poslano) postalo učinkovito orodje v delo vsakega zaposlenega in vodenje podjetja kot celote.

Preizkusite se

1. Katero črko imenujemo okrožnica?

• Pismo, ki ga en naslovnik pošlje več naslovnikom
• Pismo, ki ga en naslovnik pošlje enemu naslovniku
• Pismo, ki ni bilo poslano iz več razlogov

2. Kako je pravilno oblikovana priloga k poslovnemu pismu?

• Uporaba: za 2 litra. v 2 izvodih.
• Dodatek v 2 izvodih na 2 listih
• Dva prijavna lista v dvojniku

3. Koliko faz ima priprava in sestava poslovnega pisma?

4. Kaj pomeni zahteva po nevtralnem tonu v poslovni korespondenci?

• Uporaba izrazov, leksikalnih in grafičnih okrajšav
• Skoraj popolna odsotnost ekspresivnih ali čustveno obarvanih besed v pismu
• Obsežna uporaba šablon

5. Iz katerih delov je sestavljeno poslovno pismo?

• Nagovor, uvodni in glavni del, zaključek
• glavnina, zaključek
• Pritožba, sklep