Sifarişləri necə bölmək olar. Ofis işində əmrlərin (təlimatların) sistemləşdirilməsi. Hansı əmrlə tanışlıq tarixi göstərilməklə işçilərin diqqətinə çatdırılmalıdır?

“AST” Məhdud Məsuliyyətli Cəmiyyəti İNN/KPP 7804491337/780401001 195198, Sankt-Peterburq, Lenina pr., 21, bina 1, otaq. 309 ƏMƏR Nömrə 1 Sankt-Peterburq 01/01/2016 ƏMƏR EDİRƏM:

2016-cı ildən etibarən AST MMC-nin işçi heyəti üçün aşağıdakı qeydiyyat məktubu indekslərindən istifadə edərək inzibati sənədlərin alfasayısal indeksləşdirilməsi tətbiq edilsin: işçinin işə qəbulu üçün əmrlər - P (qəbul 2); işçi ilə əmək müqaviləsinə (kontraktına) xitam verilməsi haqqında əmrlər - U (işdən çıxarılma);3. işçinin başqa işə keçirilməsi barədə əmrlər - PR (işçinin köçürülməsi);4. işçiyə məzuniyyət verilməsi haqqında sərəncamlar - O (məzuniyyət);5. əmək və istehsalat intizamının pozulmasına dair əmrlər - N;6. qalan ordenler K (kadrlar)dir.
Bu sərəncamın icrasına nəzarət maliyyə direktoru Oleq Dmitrieviç İvanova həvalə edilib.

Baş direktor A.S.

Cari sənədləşmə işini necə asanlaşdırmaq olar

ƏSAS FƏALİYYƏT VƏ İDARİ-TƏSƏRRÜFAT MƏSƏLƏLƏRİ HAQQINDA SƏRƏNCƏLƏR Jurnalın redaktoruna göndərilən məktubların birində əsas (istehsalat) fəaliyyət üzrə hansı sərəncamların əmr (təlimat) kimi təsnif edilməsi barədə sual yaranırdı. inzibati-təsərrüfat məsələlər üzrə sərəncamlar (təlimatlar). Bu nöqtə həqiqətən vacibdir, çünki raf ömrü ondan asılıdır: daimi və ya 5 il.

İnzibati-təsərrüfat fəaliyyətinə aid olan inzibati sənədlər Siyahıda göstərilir. Siyahıdan istifadə edən oxucular bilirlər ki, sənədlər (siyahı məqalələri) idarəetmə funksiyaları ilə sistemləşdirilir.

Siyahının 10-cu “İnzibati-iqtisadi məsələlər” bölməsində bu funksiyanın məzmununu açıqlayan 4 vəzifə vurğulanır: 10.1. Daxili iş qaydalarına riayət etmək; 10.2. Binaların və binaların istismarı; 10.3.

Bir təşkilatda sifarişlərin qeyd edilməsi proseduru + nümunə jurnalı

Bu halda, əvvəlki sifarişi ləğv edərək və ya fərdi xallarını dəyişdirərək yeni bir sifariş verilməli olacaq. Göstərməlidir:

ləğv edilməli və ya dəyişdiriləcək sənədin nömrəsi, tarixi və adı;
qərara yenidən baxılmasına səbəb olmuş halların qısa ifadəsi ilə onun ləğvi (dəyişdirilməsi) üçün əsaslar;
yeni hallarla əlaqədar ifaçılar tərəfindən görülməli olan hərəkətlərin qaydası;
Əmrin icrasına nəzarət etmək səlahiyyəti olan şəxsin tam adı və vəzifəsi.

Məqaləni oxuyun Kadrlar sistemi: Kadrlar üçün sifarişlərin qeydiyyatı jurnalı Başlıq belə görünə bilər: "Kadrlar üçün əmrin (əsas fəaliyyətin) etibarsız sayılması haqqında". Yeni direktiv qüvvəyə minən kimi əvvəlki sənədin (və ya onun ayrı-ayrı bəndlərinin, əgər söhbət qismən dəyişikliklərdən gedirsə) qüvvəsini itirəcək.

Bir təşkilatda sifarişlər: növləri və dizayn xüsusiyyətləri

Əsas və təsərrüfat fəaliyyəti üzrə əmrlər, bir qayda olaraq, katib tərəfindən saxlanılır (əgər ayrıca sərəncamda başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa). Bu sifarişlərin qeydiyyatı, saxlanması və arxivləşdirilməsinə də cavabdehdir.

Müəssisənin əsas fəaliyyət istiqamətləri üzrə (təşkilati struktura dair, ştat cədvəlinin təsdiq edilməsi, ona dəyişikliklərin edilməsi və s. haqqında) sərəncamlarda saxlama xətləri var - daimi. Təqvim ilinin sonunda onlar müəssisənin arxivinə təhvil verilir, təsərrüfat-istismar məsələləri üzrə Sərəncamlar 5 il müddətində saxlanılır. Onların hərfsiz davamlı nömrələməsi var. Əgər müəssisədə verilən sifarişlərin həcmi böyükdürsə, onlar il ərzində həcmlərə bölünür. Saxlama müddəti başa çatdıqdan sonra onlar müvafiq akt tərtib edilməklə məhv edilir.
3 Kadrlar üçün əmrlər verilir və müəssisənin kadrların idarə edilməsi şöbəsində saxlanılır.

Ofis işində əmrlərin (təlimatların) sistemləşdirilməsi

Bununla belə, həcmli sənəd axını ilə Jurnal “həyati” zərurətdir. Axı, onun köməyi ilə kadr zabiti gələcək işlərində istifadənin asanlığı məqsədilə sənədləri optimal şəkildə sistemləşdirə bilər.

Məlumat

Jurnalın saxlanmasının başqa bir üstünlüyü sənədin qeydiyyat tarixinə qədər dərc edilməsi faktının əlavə təsdiqidir. Mübahisəli məsələlər yaranarsa, sərəncamın qüvvəyə minmə tarixi sənədin imzalanma tarixinə uyğun gəlmədikdə, əmrin Jurnalda qeydiyyata alınma tarixi sərəncamda təsvir olunan sərəncamların qanuniliyinin əlavə təsdiqidir.

Sənədlərin qeydiyyatı üçün qanunvericilik bazası Yuxarıda qeyd edildiyi kimi, mövcud qanun şirkətlərdən sifarişləri jurnalda məcburi qeydiyyatdan keçirməyi tələb etmir. Sifarişlərin uçotu bununla bağlı şirkət rəhbərliyinin ixtiyarındadır, Jurnalda məlumatların daxil edilməsi qaydası, onun forması və saxlanma qaydası hər bir şirkət tərəfindən fərdi olaraq müəyyən edilir;

Kadrlar qeydlərində sifarişləri necə nömrələmək olar

Jurnal kiçik bir şirkətdə saxlanılırsa, məsul işçi mühasib ola bilər. Sənədin saxlanmasına cavabdeh olan şəxs daxili normativ sənəddə (Kadrların uçotu prosedurunda) göstərilməlidir.

Konkret bir işçinin tam adını deyil, vəzifəsini göstərmək məqsədəuyğundur, çünki bu halda işçi işdən çıxarıldıqda onun vəzifələri onun varisinə keçir. Sifariş jurnalı yaratarkən ümumi səhvlər Aşağıda biz Sifariş jurnalını apararkən edilən TOP 3 ümumi səhvə baxacağıq.

Səhv №1. Sifariş jurnalının aparılması qaydası daxili qaydalarla müəyyən edilmir. Yuxarıda təsvir edildiyi kimi, sənəd axınının optimallaşdırılması üçün Jurnaldan istifadə qərarı vəziyyətdən və ehtiyacdan asılı olaraq ayrıca bir şirkət tərəfindən verilir.

Sifarişlər: əsas növlər və dizayn xüsusiyyətləri

Eyni zamanda, jurnalın saxlanması qaydası ilə bağlı tövsiyələr verən bir sıra cari qaydalar mövcuddur. No Normativ akt Təsviri 1 Rusiya Federasiyası Mədəniyyət Nazirliyinin 25.08.10-cu il tarixli 558 nömrəli əmri Sənəd kadr xidməti tərəfindən aparılan sənədlərin tam siyahısını ehtiva edir, həmçinin onların qeydiyyatı mexanizmini, icra müddəti və şərtlərini təsvir edir. saxlanması və məhv edilməsi qaydası. 2 Federal Arxiv Agentliyinin 27 noyabr 2000-ci il tarixli 68 nömrəli Sərəncamı Sərəncam müəssisənin sifarişlərinin və digər sənədlərinin nömrələnməsi və indeksləşdirilməsi qaydasını təsvir edən mövcud Təlimatları təsdiq edir. Sənədə əsasən, sifarişlər fasiləsiz nömrələnmə qaydalarına əsasən qeydiyyata alınmalıdır.

3 GOST R 6.30-2003 Sənəd sənədlərin (sifarişlər daxil olmaqla) hazırlanması üçün ümumi standartları ehtiva edir, həmçinin sənəd axınının vahid təşkili sistemini təmin edir.

Sifarişləri necə bölmək olar

strukturun və ştat cədvəlinin, ştat cədvəlinin təsdiqi (dəyişikliyi);
yeni struktur bölmələrin, kollegial və məşvərət orqanlarının, daimi və ya müvəqqəti komissiyaların yaradılması;
kadrların sertifikatlaşdırılmasının aparılması;
fəaliyyətin planlaşdırılması;
fəaliyyətə nəzarət (hesabat);
iş rejiminin yaradılması və ona dəyişikliklər edilməsi;
maliyyələşdirmə fəaliyyəti;
logistika;
məlumat və sənədləşdirmə dəstəyi və s.

Bir daha vurğulayaq ki, nəinki əmrlərin (təlimatların) verildiyi bütün məsələləri, həm də onların tematik qruplarını sadalamaq mümkün deyil, yalnız ona görə ki, bu, əsasən təşkilatın fəaliyyətinin xüsusiyyətləri, təşkilati və təşkilati fəaliyyəti ilə müəyyən edilir. hüquqi forması və digər xüsusiyyətləri.

Kadrlar uçotunun aparılmasında əmrlərin nömrələnməsi

Beləliklə, onlar faylda (sifarişlər olan qovluqda) yerləşəcək və qeydiyyat jurnalında əks olunacaq. Sifarişlərin raf ömrünə görə təsnifatı onların növlərindən asılıdır.

Diqqət

Demək olar ki, bütün kadr əmrləri 75 il saxlanılmalıdır! Bu müddət, qanunvericilərə görə, istənilən vaxt iş stajını dəqiqləşdirmək və buna görə də pensiyanın düzgün hesablanması üçün lazımdır. Məsələn, son tarixlər:

qəbul, köçürmə, işdən çıxarılma əmrləri - 75 il;
əsas fəaliyyət növləri üzrə – 1 il;
məzuniyyətlər, ezamiyyətlər haqqında – 5 il;

Müvafiq olaraq, sifariş jurnalları eyni vaxt ərzində saxlanılır.

Sənədlərin siyahısı böyükdür, ona görə də onun bir hissəsini burada nümunə kimi görə bilərsiniz. Sifarişi necə doldurmaq olar Əgər qəbul edilmiş formalardan istifadə etmək istəmirsinizsə, ancaq öz formanızı inkişaf etdirmək və ya vahid formanı özünüzə uyğunlaşdırmaq istəyirsinizsə, qaydalara əməl etməlisiniz.

Kadr uçotunun idarə edilməsində sifariş

Məqalədən öyrənəcəksiniz:

sifarişlərin hansı növləri mövcuddur və onların strukturu nədir;
qeydiyyatdan keçərkən hansı qaydalara əməl edilməlidir;
inzibati sənədlər təşkilatın arxivində nə qədər müddətə saxlanılır?
Qeyd dəftərləri nə üçündür?

Əmrlər müəssisə rəhbəri tərəfindən öz səlahiyyətləri çərçivəsində verilən və tabeliyində olanlar tərəfindən icrası məcburi olan inzibati sənədlərdir. Səhmdar cəmiyyətlərində onların verilməsinə səlahiyyətli vəzifəli şəxs baş direktor, tibb müəssisələrində - baş həkim, müəssisələrdə - direktor və s. hüquqi qüvvə. Sifariş inzibati sənədlərin ən çox yayılmış növüdür.
Nəqliyyat xidmətləri, daxili rabitə; 10.4. Təhlükəsizlik. Buradan belə nəticə çıxır ki, sadalanan sahələr üzrə verilən əmrlər (təlimatlar) inzibati və təsərrüfat xarakterli məsələlərə aid edilərək saxlama müddəti 5 il olmaqla ayrıca qovluqda formalaşdırılmalıdır. Belə əmrlərin (təlimatların) qeydiyyatı zamanı qeydiyyat nömrəsinə “a”, “ah” və ya digər hərf indeksi əlavə edilməlidir, məsələn: 1-ah, 18-a nömrəli əmr. Çətinlik ondan ibarətdir ki, təşkilatlar tez-tez əsas (istehsalat) fəaliyyətlərə dair əmrlər (təlimatlar) verirlər ki, bu da əsas fəaliyyətlə bağlı məsələlərlə yanaşı, inzibati və iqtisadi xarakterli göstərişləri ehtiva edir. Bu halda əmr (təlimat) əsas fəaliyyətə aid olmalı və daimi saxlanılmalıdır.

Əsas fəaliyyətlər üçün sifarişlər - bu sifarişlər nədir? , şirkətin inzibati fəaliyyətinin belə bir bölgüsü hansı təsnifatdan yaranır, onların tərtibinə kim cavabdehdir - bu və digər suallar materialımızda əhatə olunacaq. Məqalədə təqdim olunan məlumatlar təşkilatda ofis işinin qurulmasına kömək edəcəkdir.

2015-2016-cı illərdə müəssisənin inzibati fəaliyyətində sifarişlərin ümumi qəbul edilmiş təsnifatı

Şirkətdə ayrıca qəbul edilmiş qərarlar və hüquqi əhəmiyyətli hərəkətlər təmin edilməlidir. Rəhbərin inzibati fəaliyyəti əmrlərin köməyi ilə rəsmiləşdirilir, lakin əmrləri onun müavini verir. Menecer şirkətin fəaliyyətinin bütün sahələrində problemləri həll etmək səlahiyyətinə malikdir, buna görə də inzibati fəaliyyət bir neçə sahəyə bölünür.

Təcrübədə şirkətin daxili fəaliyyətinə aid bütün sifarişləri 3 qrupa bölmək adətdir:

əsas fəaliyyətlər üçün sifarişlər,
kadrlar üçün sifarişlər,
inzibati və iqtisadi məsələlər üzrə sərəncamlar.

Eyni təsnifat Mədəniyyət Nazirliyinin əmri ilə təsdiq edilmiş dövlət orqanlarının, yerli özünüidarəetmə orqanlarının və təşkilatların fəaliyyəti prosesində formalaşan, saxlanma müddəti göstərilməklə nümunəvi idarəetmə arxiv sənədlərinin Siyahısında (bundan sonra Siyahı) mövcuddur. Rusiya 25 avqust 2010-cu il tarixli, N 558 (bölmə 1.1, sətir 19). Eyni zamanda, əsas fəaliyyətlər üçün sifarişlər qrupunu alt qruplara bölmək adət deyil. O, bütün sənədlər toplusunu özündə birləşdirən tək blok kimi gəlir.

Əsas fəaliyyətlərə dair sifarişlərə hansı əmrlər aiddir (nümunələr)?

Kadrlar işçiləri əmrləri əsas fəaliyyət kimi təsnif etməkdə tez-tez problemlərlə üzləşirlər və qanunvericilik səviyyəsində bu məsələ ilə bağlı tövsiyələr yoxdur. Bu baxımdan, başa düşmək üçün əsas fəaliyyət üçün sifariş - sifariş nədir?, eyni anda iki üsul istifadə olunur:

Birincisi, bilavasitə kadrlar üzrə və inzibati-təsərrüfat məsələləri ilə bağlı əmrlər kimi təyin edilmiş əmrlər dərhal ləğv edilir (Siyahıda, kadrlar haqqında əmrlər eyni 19-cu sətirdə, inzibati-təsərrüfat fəaliyyəti kimi təsnif edilən məsələlərin siyahısı isə 10-cu bölmədə təsbit edilmişdir. Siyahı - müvafiq olaraq, bu qrupa verilən əmrlər onların əsasında verilir).
İkincisi, sıranın mənasına görə qrupların bölünməsindən istifadə olunur. Verilən əmr bir və ya bir neçə konkret işçiyə aiddirsə, bu, şəxsi heyətlə bağlı bir əmrdir (məsələn, İvanov və Petrov istirahət günü işə cəlb olunur), lakin bir vəzifədən və ya bütövlükdə bir komandadan danışırıqsa. , onda bu əsas fəaliyyətlərlə bağlı bir əmrdir (məsələn, şənbə bütün şirkət üçün iş günü elan edildikdə).

Əsas fəaliyyətlər üçün ümumi sifarişlər arasında aşağıdakı əmrlər var:

ştat cədvəlinin təsdiq edilməsi və ona dəyişikliklər edilməsi haqqında;
məzuniyyət cədvəlinin təsdiq edilməsi və ona dəyişikliklər edilməsi;
struktur bölmələrinin yaradılması (yenidən təşkili, ləğvi);
əmlak inventar;
qəza təhqiqatının təşkili;
iş rejiminin qurulması;
şirkətin yerli aktlarının təsdiqi.

Diqqət edin: bu natamamdır əsas fəaliyyətlər üçün sifarişlərin siyahısı, o, şirkətin uçot tələblərinə uyğun olaraq genişləndirilə və ya dəyişdirilə bilər.

Şirkətdə əsas fəaliyyətlər üçün istifadə olunan sifarişlərin siyahısının tərtib edilməsi

Ofis işində çaşqınlığın qarşısını almaq və bütün struktur bölmələrin işini düzgün qurmaq üçün yerli səviyyədə bir çox şirkət sifarişlərin qruplara bölünməsini müəyyən edən ofis işi təlimatlarını təsdiqləyir. Bu yanaşma struktur bölmələr və ya ayrı-ayrı ştat vahidləri arasında müxtəlif əmrlərin tərtib edilməsi üçün ilkin olaraq vəzifələri bölüşdürməyə imkan verir.

Hüquqlarınızı bilmirsiniz?

Təlimatlar ayrıca bir sənəd kimi verilmirsə, şirkət hər biri müəyyən bir qrupa təyin edilmiş istifadə olunan sifarişlərin siyahısını ayrıca yerli akt şəklində təsdiq edə bilər. Çox vaxt bu, şirkət böyüdükcə baş verir: işçi heyəti artdıqca, sənəd dövriyyəsinin həcmi artdıqca, bütün sifarişlərin tərtib edilməsinə bir şəxsin cavabdeh olması çətinləşir, nəticədə bu funksiya bir neçə işçi arasında bölünür.

Əsas fəaliyyət üçün sifarişi necə doldurmaq olar, nümunə

Təşkilati və inzibati kimi təsnif edilən bir sıra sənədlərin hazırlanmasına dair tələblər GOST R 6.30-2003-də təsbit edilmişdir. Bu sənəd sənəd detallarının tərkibini və detalların hazırlanmasına dair tələbləri müəyyən edir. Formada detalların yerləşdiyi diaqramlar da var.

Sifarişin mətnində adətən aşağıdakılar göstərilir:

şirkətin adı;
sənədin adı;
tarix və qeydiyyat nömrəsi;
sənəd mətni;
əmri təsdiq edən vəzifəli şəxsin vəzifəsi göstərilməklə imzası üçün yer;
ifaçı haqqında işarə;
zəruri hallarda vizanın təsdiqi üçün yer.

Sərəncamın mətni əmrin verilməsi üçün əsaslar və ilkin şərtləri əks etdirən preambula və konkret göstərişlərin verildiyi və onların icrası müddətlərinin göstərildiyi inzibati hissəyə bölünə bilər.

Sərəncama ayrıca sənədlər, məsələn, izahat qeydləri əlavə edilirsə, bu, sərəncamın mətnində göstərilir. GOST R 6.30-2003 bir formada təfərrüatların yerləşdirilməsi nümunələrini ehtiva edir, onların köməyi ilə lazım olduqda şirkət işçilərinin sonrakı istifadəsi üçün sifarişlərin təxmini nümunələrini yarada bilərsiniz. Əsas fəaliyyətlər üçün nümunə sifariş saytımızdan da yükləyə bilərsiniz.

Sifariş nömrəsində sənədin əsas fəaliyyətlər üçün sifarişlər qrupuna aid olduğunu göstərməyin mənası var. Bunu etmək üçün, "OD" işarəsinin nömrənin özündən sonra qoyulduğu, defis və ya kəsik işarəsi ilə ayrıldığı bir üsuldan istifadə edə bilərsiniz.

Verilmiş əmrlərin reyestri, sifarişlər kitabının (jurnalının) aparılması

Müəssisədə verilmiş sifarişlərin qeydiyyata alınması adətdir, çünki onların uçotunu aparmaq lazımdır. Sifariş yalnız rəhbər tərəfindən təsdiqlənmir, həm də öz nömrəsini alır, onun altında bu barədə məlumatlar bu məqsədlər üçün xüsusi hazırlanmış reyestrə daxil edilir. Eyni zamanda, əgər şirkət sifarişlərin qruplara bölünməsini tətbiq edibsə, onlar ayrı-ayrı yerlərdə qeydiyyata alınır.

Bu yanaşma, Siyahıdan göründüyü kimi müxtəlif növ sənədlərin müxtəlif saxlama müddətlərinin olması ilə əsaslandırılır. Əsas fəaliyyətə dair əmrlərin daimi, şəxsi heyət üzrə əmrlərin isə 75 il (cəmi 5 il məhv edilə bilməyən bəzi hallar istisna olmaqla), inzibati-təsərrüfat xarakterli əmrlərin isə 5 il saxlanılmasını nəzərdə tutur. . Fərqli saxlama müddətləri olan sifarişlərin fayllarda birləşdirilməsi müəyyən çətinliklərə səbəb olacaq.

Sifarişləri qeyd etmək üçün jurnal və ya kitabdan istifadə olunur. Qanunvericilik səviyyəsində belə bir sənəd üçün heç bir tələb yoxdur, buna görə də onun bir adı belə yoxdur. Sifariş kitabının (jurnalının) məqsədi sifarişlər haqqında aşağıdakı məlumatların orada qeyd olunmasını təmin etməkdir:

seriya (qeydiyyat) nömrəsi;
sənədin imzalanma tarixi;
sənədin adı, onun xülasəsi və ya mövzunun təsviri;
sifariş layihəsinin hazırlanmasına cavabdeh olan şəxsin (icraçının) məlumatları;
qeydlər, əgər varsa.

Qeydiyyat jurnalı (kitab) bütün təqvim ili ərzində istifadə olunur. Hər il yeni jurnal (kitab) başlayır və orada nömrələmə yenidən həyata keçirilir.

Sifarişin saxlanmasının təşkili

Sərəncam şirkət rəhbəri tərəfindən verildikdən və təsdiq edildikdən sonra maraqlarına toxunan işçilərin diqqətinə çatdırılır. Növbəti addım, təşkilatın inzibati sənədlərin qeydiyyatı və saxlanması üçün qurulmuş sisteminə uyğun olaraq sifarişlərin paylanmasıdır. Birincisi, əmrlər onların icrasına məsul şəxsə və ya onun icrasına nəzarət edən şəxsə göndərilir. Sifarişə daxil olmağa ehtiyac qalmadıqda, o, yatırılır.

Hər təqvim ilinin sonunda artıq ofis işləri üçün tələb olunmayacaq və ya şöbədə müddəti bitmiş sənədlər adətən fayllarda qruplaşdırılır, təsvir edilir və saxlanmaq üçün ötürülür. Əgər şirkət bu məqsədlər üçün ayrıca otaq ayırıbsa, saxlanmaq üçün hər bir şöbədə fayllar hazırlanır. Sənədlərin uçotu və saxlanması üçün xüsusi arxiv şöbəsi yaradılarsa, onun işçiləri saxlanmaq üçün işlərin formalaşdırılmasında (və ya prosesə nəzarətdə) iştirak edir və sənədləri qəbul etdikdən sonra onları sistemləşdirir və müəyyən edilmiş qaydada saxlanmağa təhvil verirlər. şirkət.

Əsas fəaliyyətlərə dair əmrlər konkret işçilərə təsir etmədən bütün komanda və ya bəzi vəzifələrlə bağlı qərarlar qəbul edildiyi hallarda verilir. Eyni zamanda, əsas fəaliyyət növləri üzrə sərəncamlar qrupunun sərhədlərini müəyyən etmək üçün əsasnamələrdə birbaşa kadrlar və inzibati-təsərrüfat fəaliyyətləri üzrə əmrlər kimi müəyyən edilmiş bütün əmrləri bu qrupdan çıxarmaq lazımdır. Qalan əmrlər ayrıca siyahıya daxil edilir, bu, fəaliyyətinin xüsusiyyətlərinə görə hər bir təşkilat üçün fərdi olacaq və qarışıqlığın qarşısını almaq üçün müvafiq yerli aktda təsbit edilir.

Kadrlar haqqında əmrlər, mübaliğəsiz, kadr uçotunun idarə edilməsində ən vacib sənədlərdir. Fərdi işçilərə münasibətdə işəgötürənin qərarlarını birləşdirən və həyata keçirən bu aktlardır.

Əmrlərə əsasən, əmək kitabçasında qeydlər aparılır, onlar müəyyən fəaliyyət dövrlərini və işçinin işlədiyi şərtləri təsdiqləyir; Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi əmək münasibətlərinin yaranması, inkişafı və xitamını rəsmiləşdirən sənədlərdən biri kimi dəfələrlə əmrə istinad edir.

Kadrlar əmrinin əsas hissəsi, hər hansı digər kadr sənədi kimi, onun məzmunu, yəni sənədin maddi mühitdə tərtib edildiyi idarəetmə məlumatlarıdır. Hər bir kadr əmri bu və ya digər kadr idarəetmə funksiyası ilə bağlı fərdi məzmuna malikdir. Ancaq bu sənədin xüsusi növlərini nəzərdən keçirməzdən əvvəl aşağıdakı suallara cavab vermək lazımdır:

Hansı əmrlər (məzmunda) heyət üçün verilən sifarişlərə aiddir?
Bir təşkilatda yaradılan sifarişlərin ümumi kütləsindən kadr xidmətində qeydiyyata alınmalı və saxlanmalı olan kadrlar üçün dəqiq sifarişləri necə ayırd edə bilərik?
Sifarişlərin bu qruplara dəqiq, normativ bölgüsü varmı, yoxsa işəgötürən konkret sifarişi kimin tərtib etməli, icra etməli, qeydiyyata almalı və saxlamalı olduğunu müstəqil olaraq müəyyən edirmi: kadr xidməti, idarəetmə sənədlərinə dəstək xidməti (katiblik, ofis və s.) yoxsa mühasibat?

Kadrlar üçün sifariş növləri

Qeyd edək ki, HR mütəxəssisləri sifariş bölgüsünü dəyərsiz bir iş və vaxt itkisi hesab edərək heç də həmişə özlərinə bu sualları vermirlər. Və əslində, bu təsnifat özünüz üçün əlavə əngəl yaratmaq və əsas fəaliyyətlər və işçilər üçün ayrıca ofis işləri aparmaq üçün həqiqətən vacibdirmi? Hansı praktiki ehtiyaclar bu tələbləri diktə edir?

Sifarişləri ayırmaq bir neçə səbəbə görə lazımdır.

Səbəb 1. Kadrlar üçün sifarişlərin sonrakı saxlanmasının təşkili.

Birinci və bəlkə də əsas səbəb kadr əmrlərində əks olunan kadr məlumatlarının saxlanması üçün düzgün sistemin qurulması ehtiyacıdır. Təsadüfi deyil ki, bu sifarişlərin əksər növləri 75 il saxlanılır: onlar pensiya üçün müraciət edərkən və ya vətəndaşın əmək fəaliyyəti ilə bağlı hadisələrin və faktların sənədli sübutunu tələb edən digər hallarda lazım ola bilər.

Aşağıdakı rəyi də eşitmək olar: deyirlər ki, əsas fəaliyyətlər üçün sifarişlər daimi saxlanıldığından, yəni 75 ildən sonra kadrlar kimi məhv edilmir, bu, bu vəziyyətdə saxlama şəraitinin daha da yaxşı olduğunu göstərir - bütün sifarişlər şirkətdə əbədi olaraq birləşdirilə və saxlanıla bilər... Amma, ilk növbədə, bunun mənası yoxdur. İkincisi, arxivdə sənədlərin axtarışı qaydalarını nəzərə almaq lazımdır: arxiv işçisi əsas fəaliyyət üçün sifarişlər olan bir faylda işə qəbul haqqında əmr axtarmayacaq. Əvvəlcə təşkilatın işlərinin nomenklaturasında, sonra isə işlərin inventarlarında bu əmrlər müxtəlif struktur bölmələrində və təbii ki, müxtəlif hallarda göstərilməlidir. Əks halda, kadr əmri arxivə daxil olub sağ-salamat yatırsa da, ümumiyyətlə, tapılmaya bilər.

Səbəb 2. Sənədləşmə işləri üçün vəzifə öhdəliklərinin bölüşdürülməsi.

Bundan əlavə, uçotun aparılması üçün vəzifə öhdəliklərinin bölüşdürülməsini unutmamalıyıq. Bu, yəqin ki, şirkətlərin həll etməli olduğu ən ağrılı problemlərdən biridir. Katiblə kadr zabitinin funksiyalarını qarışdırmaq, qeyri-qanuni olaraq bu mütəxəssislərə onlar üçün qeyri-adi iş növləri vermək yolverilməzdir. Biz mütəmadi olaraq kadr zabitlərinin digər insanların vəzifələrinin icrası ilə bağlı suallarına və şikayətlərinə cavab verməliyik, məsələn: "Mən niyə işçilərə maddi yardım üçün əmr verməliyəm, bu yubiley bonusu deyil!" Katiblər qəzəblənirlər ki, onlara bəzən yalnız arayışlara möhür vurmaq yox, işçiləri ezamiyyətə göndərmək üçün əmr vermək tapşırılır. Bəzi kadr əmrlərinin layihələri (məsələn, əmək haqqından tutulmalar haqqında) çox vaxt mühasibat uçotu mütəxəssisləri tərəfindən hazırlanır və bu əmrlər təşkilatın rəhbəri tərəfindən imzalandıqdan sonra onlar uçot şöbəsində deyil, kadrlar xidmətində qeydiyyata alınır və saxlanılır. ya da katib.

Qeyd!

Şirkətdə hər bir mütəxəssis öz iş funksiyasını yerinə yetirir və öz iş sahəsinə cavabdehdir. İşçilərə qeyri-adi funksiyaların verilməsinə icazə verilmir.

Əsas fəaliyyətlər və kadrlar üzrə əmrlər arasında fərq hansı sənədlərlə müəyyən edilir?

Bu mövzunun aktuallığına baxmayaraq, əmrlərin əsas fəaliyyət və şəxsi heyətə görə fərqləndirilməsi məsələsi normativ hüquqi aktlarla tənzimlənmir və mübahisəli olaraq qalır, praktiklər üçün çətinliklər yaradır və əmrlərlə faylların formalaşdırılmasında səhvlərə və onların axtarışında çətinliklərə səbəb olur. arxivdə. Əlbəttə ki, bu məsələnin həllinə mühüm töhfə Rusiya Mədəniyyət Nazirliyi tərəfindən verilmişdir, o, 25 avqust 2010-cu il tarixli, 558 nömrəli “Müəssisənin fəaliyyəti zamanı yaradılan nümunəvi idarəetmə arxiv sənədlərinin Siyahısının təsdiq edilməsi haqqında” əmri ilə verilmişdir. saxlama müddətləri göstərilməklə dövlət orqanları, yerli özünüidarəetmə orqanları və təşkilatlar.” Sənətin “b” bəndində. Göstərilən Siyahının 19-u kadrlar üçün əmrlərin növlərini göstərir. Lakin bu siyahı tam deyil, çünki bütün kadr əmrləri burada qeyd olunmur.

Sifarişlərin bölünməsindəki çətinliklər kadrlarla iş zamanı yaranan bir çox xüsusi vəziyyətlərlə əlaqələndirilir.

Kadrlar üçün sifarişlərin uçotu

Kadrlar üçün sifarişlər mövzusunda praktiki sual

Mən kiçik bir şirkətdə kadrlar üzrə müfəttiş kimi çalışmışam, orada bütün əmrlər iki qovluqda saxlanılırdı - saxlama müddəti 5 və 75 il. Bu yaxınlarda HR qeydlərində işləri qaydaya salmaq lazım olan böyük bir təşkilata köçdüm. İlin sonuna qədər işlərin nomenklaturasının dəyişdirilməsi planlaşdırılır və indi biz kadrların əmrləri ilə işləri necə düzgün bölmək barədə düşünməliyik. Raf ömründən başqa hansı meyarlara əməl edilməlidir?

Bu meyar sifarişin məzmunu, daha doğrusu onun yaranma səbəbi olmalıdır. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin tələblərinə uyğun olaraq kadrlar üçün əmrlər vermək lazım olan kadr xidməti və mühasibatlıq şöbəsinin işində aşağıdakı sahələri qeyd edə bilərik:

Kadrların hərəkətinin sənədləşdirilməsi: işə qəbul, köçürmə, yerdəyişmə, işdən çıxarılma.
Əmək müqaviləsinin şərtlərindəki dəyişikliklər (işçinin əmək funksiyasındakı dəyişikliklər istisna olmaqla): əmək haqqının dəyişməsi, iş vaxtının dəyişdirilməsi və s.
İşçiyə əlavə işlərin həvalə edilməsi: peşələrin (vəzifələrin) birləşdirilməsi, xidmət sahələrinin genişləndirilməsi, işin həcminin artırılması, əmək müqaviləsində nəzərdə tutulmuş işdən azad edilmədən müvəqqəti olmayan işçinin vəzifələrinin yerinə yetirilməsi.
Müəyyən edilmiş iş vaxtından kənar işə cəlb edilməsi: həftə sonları və qeyri-iş günü tətillərində, iş vaxtından artıq işlərdə, habelə normadan kənara çıxan şəraitdə, məsələn, gecə vaxtı.
Qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş hallarda işçinin işdən azad edilməsi: məcburi dövri tibbi müayinədən (sertifikasiyadan) keçmək və ya əməyin mühafizəsi sahəsində bilik və bacarıqların öyrədilməsi və yoxlanılması üçün göndəriş; dövlət və ya ictimai vəzifələri yerinə yetirərkən işdən azad edildikdə.
Qanunla nəzərdə tutulmuş hallarda işçinin işdən kənarlaşdırılması.
Məzuniyyətin verilməsi: illik ödənişli (əsas və əlavə), ödənişsiz, təhsil, analıq, uşağa qulluq.
İşgüzar səfərə göndərilib.
İşdə uğur üçün həvəsləndirmə və mükafatlar.
İntizam və ya maliyyə məsuliyyətinə cəlb edilməsi.
Bioqrafik məlumatların dəyişdirilməsi.
Əmək haqqı, maddi həvəsləndirmə, əmək haqqından tutulmalar.
İşçilərin sertifikatlaşdırılması.
Təlim, əlavə peşə təhsili və s.

Müəyyən bir vəziyyətdə yaradılan sifarişlərin sayından asılı olaraq, onların hamısı ayrı-ayrı hallarda formalaşa bilər.

Kadr uçotlarında sifarişlərin nömrələnməsi, ölçüsündən, strukturundan və fəaliyyət sahəsindən asılı olmayaraq bir şirkətin fəaliyyətində mühüm rol oynayır.

Kadrların uçotunun aparılması əmək münasibətləri ilə bağlı sənədlərin aparılmasına cavabdeh olan təşkilatın bir bölməsidir. Məhz:

İş dəftərlərində qeydlərin aparılması;
Şəxsi işlərin qeydiyyatı;
Kadrlar üçün sifarişlərin yaradılması;
Məzuniyyət cədvəlinin və işçi heyətinin hazırlanması;
Vəzifə təlimatlarının tərtibi və dəyişdirilməsi;
Sənədlərin saxlanması və arxivə vaxtında təhvil verilməsi;
Sənədlərə səriştəli dəyişikliklərin edilməsi;

HR sənəd idarəetmə sənayesində sifarişlərin yaradılmasına xüsusi diqqət yetirilir. İnzibati sənədlər 2 qrupa bölünür:

Kadrlar tərəfindən. Bu növ sifarişlər 2 qrupa bölünür:

Əmək münasibətlərini və işçilərin həyatında əhəmiyyətli dəyişiklikləri formalaşdıran sifarişlər üçün saxlama müddəti 75 ildir. (İşə qəbul, işdən azad etmə, adının dəyişdirilməsi);
Qısamüddətli sifarişlər üçün raf ömrü 5 ildir. (Məzuniyyət, ezamiyyət, töhmət).

Əsas fəaliyyətə görə:

Müəssisə üzrə ümumi sifarişlər;
Şöbəyə görə;
İnzibati və təsərrüfat fəaliyyəti üçün;

Bir qeyddə! Sifarişlər hazırlayarkən, Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 5 yanvar 2004-cü il tarixli 1 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş vahid sənədlərdən istifadə edin. Vahid formalar kadr əməliyyatlarının bütün spektrini əhatə etmədiyi üçün istənilən formada sifarişlərin verilməsi məqbuldur.

Təsdiq edilmiş forması olmayan inzibati sənədlər təşkilatın rəsmi blankında mətn şəklində tərtib edilir.

Sərəncamların hüquqi qüvvəyə malik olması üçün onlarda zəruri rekvizitlər, məsul şəxslərin imzaları və sənəd nömrəsi olmalıdır.

Vacibdir! 2 mart 2016-cı il tarixli 43 nömrəli Federal Qanunda. “Rusiya Federasiyasında arxiv işi haqqında” Federal Qanuna dəyişikliklər edilməsi haqqında” kadrlar üzrə sənədlərin yeni qısaldılmış saxlama müddətləri tətbiq edilib. İndi onlar 2003-cü ildən əvvəl yaradılanlar istisna olmaqla, təşkilatda 50 il saxlanılmalıdır. Onların raf ömrü 75 il olaraq qalır.

Yaxşı təşkil edilmiş sifarişlərin qeydiyyatı sistemi sizə imkan verir:

Tələb olunan sənədin axtarışını sürətləndirin;
İnzibati sənədləri təyinatına uyğun olaraq sistemləşdirmək;
Rəhbərlərin əmrlərinin icrasına nəzarəti gücləndirmək.

Nömrələmə istifadəsinin xüsusiyyətləri aşağıdakılardır:

Müxtəlif saxlama müddətləri ilə inzibati sənədlərin ayrılması;
Əhəmiyyətli sənəd axını olan sifarişlərə kompleks nömrələrin təyin edilməsi.

Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 5 yanvar 2004-cü il tarixli 1 nömrəli "Əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında" qərarı.

Davranış qaydaları

Sifarişin qeydiyyat nömrəsi onun seriya nömrəsindən və indeksindən ibarətdir. Sifarişin indeksləşdirilməsi işlərin fərdi nomenklaturası və müəssisədə sifarişlərin qeydiyyatı qaydaları ilə müəyyən edilir. Hər bir təşkilatın inzibati sənədlər üçün öz nömrələmə qaydasını təyin etməsinə baxmayaraq, firmaların riayət etməyə çalışdıqları müəyyən sayda ümumi qaydalar var. Məhz:

Kiçik sənəd dövriyyəsi olan şirkətlərdə sifarişləri çoxsaylı növlərə ayırmağa ehtiyac yoxdur. Lakin sənədlərin müxtəlif saxlanma müddətləri səbəbindən onları birləşdirə bilməzlər. Bu halda, tire və ya slash vasitəsilə sifariş nömrəsinə hərf indeksi əlavə olunur:

"kadrlar" - kadrlar (75 il istifadə müddəti olan kadrlar üçün sifarişlər);
“k” - çərçivələr (Qısamüddətli saxlama müddətləri üçün sifarişlər).

Böyük işçi heyəti və inzibati sənədləri olan təşkilatlarda hər bir sifariş növü üçün bütöv bir indeks sistemi hazırlanmışdır:

"p" - işə götürmə;
"u" - işdən çıxarılma;
"pr" - işçilərin işə götürülməsi;
"k" - işgüzar səfərlər;
"vk" - daxili işgüzar səfərlər;
“zk” - xaricə işgüzar səfərlər;
"şöbə" - ödənişsiz məzuniyyət, hamiləlik və doğuş, uşağa qulluq üçün;
“otk” - müntəzəm məzuniyyətlər, təhsil məzuniyyətləri;

Bir qeyddə! Əsas fəaliyyətlərə dair sifarişlər üçün kadr zabitləri adətən rəqəmsal koddan istifadə edirlər. Bəzi təşkilatlar məktub indeksi əlavə edirlər, məsələn, 1-OD nömrəli sifariş.

Nömrələmə və indeks təyinatları üçün bir çox variant ola bilər. Onların müxtəlifliyi yalnız təşkilatın ölçüsündən deyil, həm də müəyyən bir şirkətin fəaliyyətinin xüsusiyyətlərindən asılıdır.

Qeyd! Sifarişlərin nömrələnməsi daxil olmaqla, kadr uçotunun aparılması qaydası şirkətin yerli sənədində - kadr uçotunun idarə edilməsi haqqında əsasnamədə rəsmiləşdirilməlidir.

Hər il yeni və ya yox

Sifarişlərin nömrələnməsinin hesablama sifarişinin illik yenilənməsi ilə aparılması tövsiyə olunur. Yeni təqvim ilinin ilk iş günündən 1 nömrəli əmr veriləcək. İdarə ili sentyabrın 1-dən başlayan mədəni-maarif müəssisələri istisna olmaqla.

Belə bir sistem təkcə inzibati sənədləri təşkil etməyə deyil, həm də onları daha sonra arxivə təqdim etməyə hazırlamağa kömək edəcəkdir.

Sifariş jurnalı

Kadrlar sifarişləri jurnalı səhifəsi

Sifarişlərə nömrələrin verilməsi qaydası qanunvericilik səviyyəsində müəyyən edilmədiyi üçün kadr zabitləri sifarişlərin qeydiyyatı üçün jurnallar aparırlar. Qeydiyyat prosesi sənəddən detalların surətinin çıxarılmasını və bu məlumatların xüsusi qeydiyyat formasına daxil edilməsini nəzərdə tutur.

Müəssisədə əsas fəaliyyətlər üzrə sifarişlər işçi heyəti üçün sifarişlərdən ayrı saxlanılır. Bu, müxtəlif fəaliyyət sahələri və raf ömrü ilə bağlıdır. Bu inzibati sənədlərin nömrələnməsi ayrıca saxlanılmalıdır. Sifariş qeydləri fərqli olacaq.

Qeyd! Sənədin qeydiyyatı ona hüquqi qüvvə verir, onun yaradılması və ya alınması faktını müəyyən edir;

Əmək qanunvericiliyi müəssisələri sifariş jurnallarını saxlamağa məcbur etmir. Qeyd dəftərləri hər bir şirkət tərəfindən müstəqil olaraq hazırlanır. Amma onlar yalnız nömrələməni deyil, həm də sənədin icra tarixini, təfərrüatlarını, xülasəsini və məsul şəxslərin imzalarını ehtiva etməlidirlər.

Bir qeyddə! Kadrlar üçün sifarişi qeydiyyata alarkən, işçinin adını və vəzifəsini göstərməlisiniz. Və bazanı bağlamaq əmrinə - ondan bir ifadə.

Beləliklə, sifariş nömrələmə uçotu sisteminin tətbiqi üçün ciddi təlimatlar yoxdur. Hər bir şirkət məqsədəuyğunluq və rahatlıq əsasında öz sxemini seçir.

Səhv olarsa nə etməli

Əvvəllər verilmiş sərəncama dəyişikliklərə məcburi zərurət, ilk növbədə qanuni zərurət olduqda icazə verilir. İnzibati sənədi və ya onun ayrı-ayrı bəndini faktiki və ya hüquqi cəhətdən qeyri-dəqiq edən hallar yarandıqda sərəncama dəyişikliklər tələb olunur.

Ən ümumi hallara aşağıdakılar daxildir:

Qanunvericilikdə, qaydalarda və ya təşkilatın yerli aktlarında dəyişikliklər
Barəsində inzibati sənədlər yaradılan işçilərin şəxsi məlumatlarında dəyişikliklər
Müəyyən bir zaman və məkan şəraitindəki dəyişikliklər, əgər bu məqamlar əvvəllər verilmiş sərəncam üçün əhəmiyyətlidirsə

Vacibdir! İnzibati sənədi yeni şəraitə uyğun yenidən yazmaqla ona dəyişiklik etmək hüquqi cəhətdən savadsız hərəkətdir!

Əvvəllər verilmiş əmrə dəyişiklik etmək üçün əmr tərtib etmək tələb olunur. Buraya daxildir:

Dəyişikliklərin səbəbləri.
Dəyişikliklərin edilməsinin səbəbi.
Sifarişin dəyişdirilməsi ilə əlaqədar vəzifəli şəxslərə və ya şirkətin struktur bölməsinə onların görməli olduğu hərəkətləri göstərmək.
Dəyişdirilmiş əmrə və ya oradakı vəzifəyə, onun tarixinə, nömrəsinə və adına keçid.
Sənədin icrasına nəzarət həvalə edilmiş işçinin göstərilməsi.

Məsləhət! Əlavə və dəyişikliklərin böyük siyahısını hazırlayarkən, onları ayrıca ərizə şəklində formalaşdırmaq daha rahatdır. Və əmrdə düzəlişlərin siyahısını və əmrin bu əlavəsinə keçidi göstərin.

Əvvəllər verilmiş əmrə dəyişiklik edilməsi haqqında əmrin icrası kağız şəklində verilir. Arzu olunan detallara aşağıdakılar daxildir:

Şirkətin adı;
Sənədin adı və tarixi;
Qeydiyyat nömrəsi;
Sifarişin tərtib olunduğu yer;
Sənəd mətni;
Məsul şəxslərin imzaları;
İfaçı haqqında işarələyin;
Sifarişin təsdiqi üçün vizalar (lazım olduqda).

Qeyd! Qanunvericilikdə sərəncama nə qədər dəyişiklik edilə biləcəyi göstərilməyib. Təşkilatın rəhbərliyi bu məsələni özü həll edir. Buna rasional baxımdan yanaşmaq lazımdır, çünki sifarişi dəyişdirmək üçün əmrə dəyişiklik etmək sənədlərdə çaşqınlığa səbəb olacaqdır.

Sifarişlərin nömrələnməsi üçün sifariş nümunəsi

Müəssisə müstəqil olaraq sifarişlərin nömrələnməsi qaydası haqqında əmr hazırlayır, burada təşkilatın fəaliyyətinə əsaslanaraq sifarişlərdə nömrələrin, indeks dəyərlərinin və digər müddəaların yerləşdirilməsi üçün əlverişli qayda müəyyən edir.

"AST" Məhdud Məsuliyyətli Cəmiyyəti

INN/KPP 7804491337/780401001

195198, Sankt-Peterburq,
Lenina pr., 21, bina 1, otaq. 309

1 nömrəli SİFARİŞ

Sankt-Peterburq

01/01/2016 SİFARİŞ EDİRƏM:

2016-cı ildən başlayaraq “AST” MMC-nin işçi heyəti üçün inzibati sənədlərin aşağıdakı qeydiyyat məktubu indekslərindən istifadə etməklə, alfasayısal indeksləşdirilməsi tətbiq edilsin: işçinin işə qəbulu üçün əmrlər - P (qəbul);
2. işçi ilə əmək müqaviləsinə (müqaviləsinə) xitam verilməsi barədə əmrlər - U (işdən çıxarılma);
3. işçinin başqa işə keçirilməsi barədə əmrlər - PR (işçinin köçürülməsi);
4. işçiyə məzuniyyət verilməsi haqqında əmrlər - O (məzuniyyət);
5. əmək və istehsalat intizamının pozulmasına dair əmrlər - N;
6. digər əmrlər - K (kadrlar).

Bu sərəncamın icrasına nəzarət maliyyə direktoru Oleq Dmitrieviç İvanova həvalə edilib.

Baş direktor A.S. Şapkin

Hansı əmrlər (məzmunda) heyət üçün verilən sifarişlərə aiddir?
Bir təşkilatda yaradılan sifarişlərin ümumi kütləsindən kadr xidmətində qeydiyyata alınmalı və saxlanmalı olan kadrlar üçün dəqiq sifarişləri necə ayırd edə bilərik?
Sifarişlərin bu qruplara dəqiq, normativ bölgüsü varmı, yoxsa işəgötürən konkret sifarişi kimin tərtib etməli, icra etməli, qeydiyyata almalı və saxlamalı olduğunu müstəqil olaraq müəyyən edirmi: kadr xidməti, idarəetmə sənədlərinə dəstək xidməti (katiblik, ofis və s.) yoxsa mühasibat?