ઔપચારિક વ્યવસાય પત્ર લખવું. કયા પ્રકારના પત્રને ગોળ પત્ર કહેવામાં આવે છે? માહિતી અને ડેટા સબમિટ કરવાની પ્રક્રિયા

એક ઉદ્યોગસાહસિકે અધિકારીઓ (ઉદાહરણ તરીકે, સરકારી એજન્સીઓના પ્રતિનિધિઓ) અને "અર્ધ-સત્તાવાર" - ભાગીદારો, ઠેકેદારો, ફ્રીલાન્સ નિષ્ણાતો વગેરે સાથે સક્રિય પત્રવ્યવહાર કરવો પડે છે. લેખિત સંદેશાવ્યવહારનું કૌશલ્ય ખૂબ ઝડપથી વિકસિત થાય છે, પરંતુ શરૂઆતમાં તમે ઘણી બધી ભૂલો કરી શકો છો અને તમારા પ્રાપ્તકર્તાઓ પર સૌથી વધુ સુખદ છાપ બનાવી શકતા નથી. આ લેખમાં આપણે હંમેશની જેમ લેખનની વિશેષતાઓ વિશે વાત કરીશું વ્યવસાય પત્રો(કાગળ પર) અને ઇલેક્ટ્રોનિક સંદેશાઓ.

પત્ર ફોર્મ અને ડિઝાઇન

તમારી કંપનીના લેટરહેડનો ઉપયોગ કરવાની ખાતરી કરો. આ હંમેશા છાપ બનાવે છે અને "વાર્તાકારો" ની વફાદારી વધારે છે. ફોર્મનો પ્રકાર, તેમને ભરવા માટેના ધોરણો અને ડિઝાઇન તત્વો સંસ્થાના ક્રમમાં (અથવા ઑફિસના કામ માટેની સૂચનાઓ) નો ઉલ્લેખ કરવો આવશ્યક છે. વ્યવસાયિક પત્ર ફોર્મ માટેની મૂળભૂત આવશ્યકતાઓ GOST 2003 "દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા માટેની આવશ્યકતાઓ" માં મળી શકે છે.

કંપની વિશેની મૂળભૂત માહિતીને ફોર્મમાં "સ્ક્વિઝ" કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે:

• નામ (અને સંક્ષિપ્ત નામ);
• વાસ્તવિક અને પોસ્ટલ સરનામાં;
• સરનામું ઈમેલ;
• સંપર્ક ફોન નંબરો;
• વેબસાઇટ સરનામું.

આ જરૂરી ડેટાની સૂચિ નથી, પરંતુ માત્ર નમૂનાની સૂચિ છે. જો ઇચ્છિત હોય, તો તમે કંઈક ઉમેરી અથવા બાકાત કરી શકો છો.

પત્ર લખવા માટેની સામાન્ય આવશ્યકતાઓ નીચે મુજબ છે:

• ન્યૂનતમ ઇન્ડેન્ટેશન - જમણી બાજુએ 10 મીમી અને ડાબી, ઉપર અને નીચે 20 મીમી;
• જો અક્ષર બે અથવા વધુ શીટ્સ પર લખાયેલ હોય, તો તેમાંથી દરેકને ટોચ પર મધ્યમાં ક્રમાંકિત કરવું આવશ્યક છે;
• દરેક એપ્લિકેશનને અલગથી નંબર આપવામાં આવે છે;
• ઉપલા ડાબા ખૂણામાં પત્રનો આઉટગોઇંગ નંબર સૂચવવામાં આવે છે (તેને દસ્તાવેજ નોંધણી લોગમાં રેકોર્ડ કરવાનું ભૂલશો નહીં);
• ઉપલા જમણા ખૂણામાં સંસ્થાનું નામ, સરનામાંની સ્થિતિ અને પ્રારંભિક સાથે તેની અટક સૂચવવામાં આવે છે;
• નીચલા ડાબા ખૂણામાં - તમારી સ્થિતિ, આદ્યાક્ષરો અને હસ્તાક્ષર સાથે અટક;
• તળિયે પત્ર લખવામાં આવ્યો હતો તે તારીખ મૂકવાની ખાતરી કરો.

જો કે, GOST 2003 ફોર્મનો ઉપયોગ માત્ર કોણીય સાથે જ નહીં, પણ વિગતોની રેખાંશ ગોઠવણી સાથે (જ્યારે તેઓ કેન્દ્રમાં સૂચવવામાં આવે છે) સાથે પણ પરવાનગી આપે છે. ખૂણાની ગોઠવણી વધુ પરિચિત લાગે છે અને વાંચવામાં સરળ છે, તેથી આ વિકલ્પ પસંદ કરવાનું વધુ સારું છે.

સામાન્ય લેખન નિયમો

વ્યવસાયિક પત્રના ટેક્સ્ટની ક્લાસિક રચનામાં ત્રણ ઘટકો શામેલ છે:

• પ્રારંભિક ભાગ (પત્ર શા માટે લખવામાં આવે છે, તેના હેતુનું સંક્ષિપ્ત નિવેદન);
• સામગ્રી (પરિસ્થિતિનું વર્ણન, ઉકેલોની દરખાસ્ત, તારણો અને ભલામણોનું નિવેદન);
• સારાંશનો ભાગ (સંક્ષિપ્ત સારાંશ સ્પષ્ટ સંકેત સાથે કે તમે સરનામાંથી શું અપેક્ષા રાખો છો).

તમારે હંમેશા સમજવું જોઈએ કે તમે કયા હેતુ માટે પત્ર લખી રહ્યા છો. શું તમે સહકાર આપવા માંગો છો? તમારી ફરિયાદો જણાવો? પ્રસ્તુતિ અથવા અન્ય ઇવેન્ટ માટે આમંત્રિત કરીએ? ફક્ત આ વિશે જ લખો અને લાંબી દલીલો અને ધારણાઓથી વિચલિત થશો નહીં જે આ બાબતને અનુરૂપ નથી.

દરેક વ્યવસાય પત્રનો એક ચોક્કસ હેતુ હોવો જોઈએ. જો તમે તેમાં ઘણા મુદ્દાઓને સ્પર્શ કરો છો, તો તેઓ નજીકથી એકબીજા સાથે જોડાયેલા હોવા જોઈએ. જો તમારે વિવિધ વિષયો પર એક જ સંસ્થાનો સંપર્ક કરવાની જરૂર હોય, તો તે દરેક માટે અલગ પત્ર લખવાનું વધુ સારું છે.

લેખન ભાષા

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારની શૈલી "હળવા" સત્તાવાર વ્યવસાય છે. શબ્દસમૂહોને પ્રમાણિત કરવા, કેટલાક ક્લિચ અને ક્લિચનો ઉપયોગ કરવો શક્ય અને જરૂરી છે, પરંતુ આ બધું સૂકી અમલદારશાહીમાં ઘટાડવાની ભલામણ કરવામાં આવતી નથી. "જીવંત" ભાષા હંમેશા સરળતાથી અને અનુકૂળ રીતે જોવામાં આવે છે. અલબત્ત, વ્યવસાયિક લેખન શિષ્ટાચારના ધોરણોનું પાલન કરવું આવશ્યક છે (જેની નીચે ચર્ચા કરવામાં આવશે), પરંતુ મુદ્દાનો સાર સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્તમાં જણાવવો જોઈએ.

કેટલીક વ્યવહારુ ટીપ્સ:

• સરળ શબ્દોનો ઉપયોગ કરો: "સ્માર્ટ" શબ્દો ખરાબ રીતે સમજવામાં આવે છે અને ઘણીવાર તે વ્યક્તિને ખીજાય છે જેને તેમને વાંચવા અને સમજવાની ફરજ પાડવામાં આવે છે;
• ક્રિયાપદોનો વધુ વખત ઉપયોગ કરો અને વિશેષણોનો ઓછો ઉપયોગ કરો;
• તમારા વિચારોને ઝાડ પર ફેલાવો નહીં - ફક્ત વિશિષ્ટતાઓ અને ફક્ત આપેલ વિષયના માળખામાં, ઘણી વિગતો અને બિનમહત્વપૂર્ણ વિગતો વિના;
• લાંબા નિવેદનો ટાળો, જો શક્ય હોય તો સહભાગી અને સહભાગી શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ કરશો નહીં;
• ખાસ લખો: વિવિધ "આ વિશે", "તે/તે/તેણી" અસ્વીકાર્ય છે;
• તાર્કિક વિસંગતતાઓને ટાળો અને એક સિમેન્ટીક બ્લોકમાંથી બીજામાં અચાનક સંક્રમણો;
• કાન દ્વારા લખાયેલ બધું તપાસો: વાણી ભૂલોલગભગ દરેક અસંપાદિત લખાણમાં જોવા મળે છે.

વ્યવસાયિક પત્રો લખવાના મુખ્ય નિયમોમાંનો એક છે: સંદેશ સાક્ષર અને શૈલીયુક્ત રીતે સાચો હોવો જોઈએ.

સરનામાંને સંબોધવાની સુવિધાઓ

એક નિયમ તરીકે, પત્રની શરૂઆતમાં, સરનામાંને એકવાર સંબોધવામાં આવે છે. આ ત્રણ રીતે કરી શકાય છે.

1. જો તમે પ્રથમ વખત કોઈ વ્યક્તિને સંબોધિત કરી રહ્યાં હોવ (અથવા જો તમારી અને સંબોધનકર્તા વચ્ચે સંપૂર્ણ સત્તાવાર સંબંધ સ્થાપિત થયો હોય), તો તમારે ચોક્કસ અંતર દર્શાવતું સરનામું વાપરવું જોઈએ. ઉદાહરણ: "પ્રિય શ્રી ઇવાનવ!"
2. જો તમે એવી વ્યક્તિને સંબોધતા હોવ કે જેની સાથે તમે લાંબા સમયથી વિશ્વાસપાત્ર વ્યવસાયિક સંબંધ સ્થાપિત કર્યો છે, તો તેને તેના પ્રથમ નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા બોલાવવું વધુ સારું છે. ઉદાહરણ: "પ્રિય એકટેરીના લિયોનીડોવના!"
3. જૂથને સંબોધતી વખતે, "પ્રિય સાહેબો!" પ્રમાણભૂત શબ્દસમૂહનો ઉપયોગ કરો.

અંતિમ ભાગમાં તમારે કહેવાતા બંધ શબ્દસમૂહનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર છે. અહીં વધુ વિકલ્પો છે:

• "આદર સાથે," "આપની તમારી";
• "સાથે શુભકામનાઓ»;
• "સતત સહકારની આશા સાથે";
• "અમે તમને સેવા પ્રદાન કરવામાં હંમેશા ખુશ છીએ";
• વગેરે

એક શબ્દમાં, છેલ્લા શબ્દસમૂહની પસંદગી એ સ્વાદની બાબત છે.

વ્યાપાર લેખન નીતિશાસ્ત્ર

વ્યવસાયિક પત્રમાં ઢંકાયેલો અણગમો પણ ધ્યાન બહાર આવતો નથી. અલબત્ત, આ કિસ્સામાં, તમે હવે તમારા પ્રત્યે સકારાત્મક અથવા સમાન વલણ પર વિશ્વાસ કરી શકશો નહીં. નિષ્કર્ષ સ્પષ્ટ છે: લાગણીઓને ન આપો અને પ્રાપ્તકર્તા ખરેખર તમને હેરાન કરે તો પણ તમારી જાતને મર્યાદામાં રાખો. હંમેશા સંદેશના સ્વર પર ધ્યાન આપો.

ઇનકાર ધરાવતા પત્રનો મુસદ્દો બનાવતી વખતે તમારે ખાસ ધ્યાન રાખવું જોઈએ. આવા સંદેશને એક અથવા બીજા સ્વરૂપમાં સ્પષ્ટ "ના" સાથે શરૂ કરવો તે અત્યંત મૂર્ખ છે - આ વ્યક્તિમાં એવી લાગણી પેદા કરશે કે તેને ફક્ત મોકલવામાં આવ્યો હતો. સૌપ્રથમ ખાતરી આપનારી (મામૂલી નહીં) સમજૂતી આપવાનો પ્રયાસ કરો. ઇનકારના કારણોને સંક્ષિપ્તમાં દર્શાવ્યા પછી, વ્યક્તિએ તેના નિવેદન તરફ સરળતાથી આગળ વધવું જોઈએ. આ કિસ્સામાં, તમે નીચેના ફોર્મ્યુલેશનનો ઉપયોગ કરી શકો છો:

• "કમનસીબે, અમને તમારી વિનંતી સંતોષવાનો કોઈ રસ્તો દેખાતો નથી";
• "તમારી વિનંતીને કારણે મંજૂર કરી શકાતી નથી નીચેના કારણો…»;
• "અમને ખૂબ જ અફસોસ છે, પરંતુ અમને તમારી ઑફર નકારવાની ફરજ પડી છે."

આદર્શરીતે, ઇનકારને વાજબી ઠેરવતા પહેલા પણ - પત્રની શરૂઆતમાં - તમારે સંક્ષિપ્તમાં સરનામાંની વિનંતીનું પુનરાવર્તન કરવું જોઈએ. તે સમજી જશે કે તમે તેની વિનંતી અથવા પ્રસ્તાવને કાળજીપૂર્વક વાંચ્યો છે, અને તે કદાચ તેની પ્રશંસા કરશે. કદાચ ભવિષ્યમાં તમે ફરીથી સાથે કામ કરશો - શા માટે તરત જ નકારાત્મક પ્રસારિત કરો અને વ્યક્તિને વધુ પડતી કઠોરતાથી ડરાવશો?

બીજી આત્યંતિકતામાં ક્યારેય ન જાવ. ખુશામત અને નિષ્ઠાવાન સ્નેહની અસંખ્ય ખાતરીઓ નિષ્ઠાવાનતાના સ્પષ્ટ સંકેતો છે. નિષ્ઠા હંમેશા અસ્વીકારનું કારણ બને છે.

ઇમેઇલ્સ કંપોઝ

કાગળ પરના સંદેશાઓ પહેલેથી જ અપ્રચલિત થઈ ગયા છે. અલબત્ત, "કાગળ" પત્રવ્યવહાર ક્યારેય સંપૂર્ણપણે અદૃશ્ય થઈ જશે નહીં, પરંતુ થોડા વર્ષોમાં ક્લાસિક લેટરહેડ પર લખેલા પત્રો વિરલતા બની જશે. વાટાઘાટો વધુને વધુ ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે હાથ ધરવામાં આવી રહી છે. એક આધુનિક ઉદ્યોગસાહસિક હવે નિયમિત મેઈલ કરતાં ઈમેલ દ્વારા ઘણા વધુ પત્રો મોકલે છે.

ઈમેલ દ્વારા મોકલવામાં આવેલ વ્યવસાયિક પત્રો એનો ઉપયોગ કરીને લખવામાં આવે છે સામાન્ય નિયમો. ભાષા, શૈલી અને સ્વર માટેની આવશ્યકતાઓ, શિષ્ટાચારના ધોરણોનું પાલન - આ બધા ફરજિયાત ઘટકો બદલાતા નથી. જો કે, ઈલેક્ટ્રોનિક સંદેશાઓની પોતાની વિશિષ્ટ વિશેષતાઓ પણ છે.

1. ખાતરી કરો કે તમારું લોગિન નક્કર અથવા ઓછામાં ઓછું પર્યાપ્ત લાગે છે. [ઇમેઇલ સુરક્ષિત]- સારું, [ઇમેઇલ સુરક્ષિત]- ખરાબ રીતે.
2. હંમેશા વિષય ફીલ્ડ ભરવું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. તે આ લાઇન છે જે નક્કી કરે છે કે કોઈ વ્યક્તિ ઇનકમિંગ મેસેજ ખોલશે કે નહીં. જો તમે એવી કોઈ વ્યક્તિને લખી રહ્યા છો જેને તમે જાણતા નથી, તો તમારે પ્રયત્ન કરવો જોઈએ અને એક રસપ્રદ શીર્ષક સાથે આવવું જોઈએ. પરંતુ તેને વધુપડતું ન કરો - "અર્જન્ટ!!!" જેવા વિષયો અનન્ય ઑફર, હમણાં જ ખોલો!” તેઓ ફક્ત તમને ટોચ પરના ટ્રેશ કેન આયકન પર ઝડપથી ક્લિક કરવા ઈચ્છે છે. શીર્ષકમાં 3-5 શબ્દો હોવા જોઈએ અને સંદેશની સામગ્રીને પ્રતિબિંબિત કરવી જોઈએ.
3. જો તમે સરનામાંથી પરિચિત ન હો, તો સંક્ષિપ્તમાં રૂપરેખા આપો કે તમે કોણ છો અને તમને તેના વિશે કેવી રીતે જાણવા મળ્યું. આ જરૂરી પરિચય વિના, સંદેશને સ્પામ ગણવામાં આવશે અને તરત જ કાઢી નાખવામાં આવશે.
4. સેટિંગ્સમાં અવતરણને અક્ષમ કરશો નહીં - અગાઉના પત્રવ્યવહારને કટ હેઠળ, નીચે પ્રદર્શિત થવા દો.
5. સ્ક્રીન પરથી વાંચવું એ એક શંકાસ્પદ આનંદ છે. કાગળનો પત્ર ઉપાડી શકાય છે, અને આ જ કારણસર તેને ઇલેક્ટ્રોનિક કરતાં બેભાન સ્તરે વધુ ગંભીરતાથી જોવામાં આવે છે. આને ધ્યાનમાં લો.
6. ઈમેલ મેસેજ જેટલો ટૂંકો હશે, તેટલી જ ઝડપથી તેનો જવાબ આપવામાં આવશે.
7. માત્ર પ્રમાણભૂત ફોન્ટ્સનો ઉપયોગ કરો.
8. ટેક્સ્ટ હાઇલાઇટિંગનો વધુ પડતો ઉપયોગ કરશો નહીં - સૌથી વધુ મહત્વપૂર્ણ મુદ્દાઓતમે "બોલ્ડ" નો ઉપયોગ કરી શકો છો, પરંતુ ઉપયોગ કરો વિવિધ રંગોઅસ્વીકાર્ય
9. કોઈ કેપ્સ નથી. ક્યારેય. સબહેડિંગ્સમાં પણ. આ જ ડુપ્લિકેટ વિરામચિહ્નોને લાગુ પડે છે.
10. તમારા ટેક્સ્ટને ફકરાઓમાં વિભાજીત કરો અને તેમની વચ્ચે જગ્યા આપો (ફક્ત ખાલી લીટી છોડી દો).
11. તમે ઈમેઈલ સાથે ઈમેજીસ અથવા ટેક્સ્ટ ફાઈલો જોડી શકો છો. વધારાની સામગ્રી અને સ્પષ્ટતાઓ, ટિપ્પણીઓ, વિસ્તૃત વિગતવાર વર્ણનો- આ બધું જોડાયેલ ફાઇલોમાં હોવું જોઈએ, પરંતુ પત્રના મુખ્ય ભાગમાં નહીં.
12. તમે જેમની સાથે વિશ્વાસપાત્ર સંબંધો સ્થાપિત કર્યા છે તેવા લોકો સાથેના વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં (અમે વિશ્વસનીય ભાગીદારો, વિશ્વસનીય ઠેકેદારો વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ), તમે પ્રસંગોપાત ઇમોટિકન્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો. આ સંચારને "પુનઃજીવિત" કરશે - સ્ક્રીન પરના ઇમોટિકોન્સ (વ્યવસાયિક સંદેશમાં પણ) તદ્દન હકારાત્મક રીતે જોવામાં આવે છે. અલબત્ત, તેનો ઉપયોગ "કાગળ" અક્ષરોમાં થઈ શકતો નથી.
13. સહી કરવાની ખાતરી કરો. ઈમેલમાં, તે સામાન્ય રીતે 3-6 લાઈનો ધરાવે છે અને તેમાં પ્રેષકનું પ્રથમ અને છેલ્લું નામ, તેની સ્થિતિ, કંપનીનું નામ, વેબસાઈટનું સરનામું અને સંપર્ક ફોન નંબરનો સમાવેશ થાય છે.

સહી ઉદાહરણ:

આપની,

ઇવાન ઇવાનવ

[ઇમેઇલ સુરક્ષિત]

http://site.com.

અમે તમને વ્યવસાયિક પત્રના નમૂના ઓફર કરીએ છીએ.

સારાંશ

તેમ છતાં બધું એકદમ સરળ છે, યોગ્ય રીતે લખાયેલા વ્યવસાયિક પત્રોના ઉદાહરણો એટલા અસંખ્ય નથી. ઉદ્યોગસાહસિકો નિયમિતપણે ડિઝાઇનમાં મૂંઝવણમાં આવે છે, સંપૂર્ણ રીતે સાચા સરનામાનો ઉપયોગ કરતા નથી અને મહત્વપૂર્ણ ઘોંઘાટ ભૂલી જાય છે.

ચાલો સારા વ્યવસાયિક સંદેશાઓની મુખ્ય લાક્ષણિકતાઓને સૂચિબદ્ધ કરીએ:

• નિરપેક્ષતા;
• સંક્ષિપ્તતા (તે સલાહભર્યું છે કે પત્ર એક કરતાં વધુ પૃષ્ઠ લેતો નથી);
• પ્રસ્તુતિનો તટસ્થ સ્વર;
• તર્ક, વર્ણન, અતિશય વિગતનો અભાવ;
• ભાવનાત્મક મૂલ્યાંકનનો અભાવ;
• ટેક્સ્ટના ભાગો અને વ્યક્તિગત શબ્દસમૂહો વચ્ચેનો સ્પષ્ટ તાર્કિક સંબંધ.

આ એક પ્રકારનું ચેકલિસ્ટ છે જેની સાથે તમે પહેલા તપાસ કરી શકો છો. સેંકડો વ્યવસાયિક સંદેશાઓ સંકલિત અને મોકલવામાં આવ્યા પછી, તેની કોઈ જરૂર રહેશે નહીં. ઉપર જણાવેલ નિયમોને અવગણશો નહીં અને યાદ રાખો: "પમ્પ અપ" વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર કુશળતા તમારી પ્રતિષ્ઠા અને તે મુજબ, કંપનીની છબીને નોંધપાત્ર રીતે સુધારે છે.

ડિરેક્ટરને લખેલો પત્ર ટૂંકો અને મુદ્દાનો હોવો જોઈએ. તમારે બહુ-પૃષ્ઠ રિટેલિંગ લખવું જોઈએ નહીં. આ લિંક પરથી સેમ્પલ મેસેજ ફ્રીમાં ડાઉનલોડ કરી શકાય છે.

ડિરેક્ટરને પત્રસંસ્થાઓમાં વિવિધ સામગ્રીઓ હોઈ શકે છે. પ્રતિપક્ષો તરફથી વ્યાપાર વિનંતીઓ, સંસ્થાના કર્મચારીઓથી નિર્દેશકોને સ્થાનિક સંદેશાઓ, જે લેખિતમાં હોય છે, ટેલિફોન વાતચીત અને મૌખિક વાતચીત કરતાં વધુ અસરકારક હોય છે. કાગળ પરની માહિતીનો સ્ત્રોત ડાયરેક્ટર્સ, કંપનીના આર્કાઇવ્સના ડેસ્ક પર સંગ્રહિત થાય છે અને કોઈ દિવસ માંગમાં આવે છે. દાવાની ટેમ્પલેટ સીધી લિંક દ્વારા મફતમાં ડાઉનલોડ કરી શકાય છે.

ડિરેક્ટરને લખેલો પત્ર ટૂંકો, સ્પષ્ટ અને અર્થપૂર્ણ હોવો જોઈએ. તમારે વિશાળ લખાણો અથવા બહુ-પૃષ્ઠ રીટેલિંગ લખવા જોઈએ નહીં. અપવાદ દાવાઓ છે. સામાન્ય ઑફર્સ અને નિયમિત પુસ્તિકાઓમાં કોઈને રસ નથી. દિગ્દર્શકને અપીલને વિશિષ્ટતા આપવી જોઈએ, મુખ્ય સાર પર થોડી લીટીઓમાં ભાર મૂકવો આવશ્યક છે. સામગ્રી લખ્યા પછી, તમારે તેની તૈયારી કરવી જોઈએ વધુ વિકાસઘટનાઓ ટેક્સ્ટમાં રસ ધરાવતી વ્યક્તિ ઘણા પ્રશ્નો પૂછશે. અગાઉથી તૈયાર કરેલા વિચારશીલ જવાબો પ્રસ્તુતિમાં સારો ઉમેરો થશે અને આ બાબતમાં લેખકની યોગ્યતા પર ભાર મૂકશે.

ડિરેક્ટરને લખેલા પત્રમાં ફરજિયાત મુદ્દાઓ

:

• ઉપલા જમણા ભાગમાં એડ્રેસીનું નામ લખેલું છે, મેનેજરનું સ્થાન અને આખું નામ સ્પષ્ટ કરે છે;
• નીચે તમારી પોતાની વિગતો અને સંપર્ક ફોન નંબરો છે;
• શીટની મધ્યમાં, નમ્ર શબ્દસમૂહોનો ઉપયોગ કરીને, ડિરેક્ટરના નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા સરનામું દાખલ કરવામાં આવે છે;
• પ્રારંભિક ભાગમાં એક અથવા બે લીટીઓનો સમાવેશ થાય છે;
• પરિચય પછી, તમારે તરત જ વર્ણન તરફ આગળ વધવાની જરૂર છે;
• સામગ્રીના દરેક શબ્દને ઘણી વખત વિચારવું અને તપાસવું આવશ્યક છે;
• તળિયે લેખન, હસ્તાક્ષર અને ટ્રાન્સક્રિપ્ટની તારીખ છે;

સામગ્રી પ્રસ્તુત કરવાની શૈલી ભજવે છે મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકાવાચકની ધારણામાં. ડિરેક્ટરને પત્રને યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરીને, ઇચ્છિત પરિણામ પ્રાપ્ત કરવાની વધુ તક છે. માર્જિન, શીર્ષક, હસ્તાક્ષર, તારીખ અને અન્ય દસ્તાવેજ ઘટકોનું પાલન અવલોકન અને મૂલ્યાંકન કરવામાં આવશે. સંબોધનકર્તા હંમેશા પોતાની રજૂઆત પ્રત્યે લેખકના વલણનું મૂલ્યાંકન કરે છે. પ્રથમ અક્ષર એ આગળના સંદેશાવ્યવહારની રચનાનો એક મહત્વપૂર્ણ ઘટક છે. માહિતીને યોગ્ય રીતે રજૂ કરવાનું આખું વિજ્ઞાન છે. જાતે પેપર તૈયાર કરતી વખતે, તમારે મૂળભૂત મૂળભૂત બાબતો જાણવાની જરૂર છે અને સફળતા આવવામાં લાંબો સમય નહીં હોય.

સેવા પત્ર એ એક દસ્તાવેજ છે જે એક અભિન્ન ભાગ છે બિઝનેસ કોમ્યુનિકેશન. મોટેભાગે તે પોસ્ટલ સેવા દ્વારા પ્રસારિત થાય છે અને માહિતીની આપલે કરવાની એક વિશેષ રીત તરીકે સેવા આપે છે.

મૂળભૂત ખ્યાલો

વિવિધ આર્થિક અથવા ઉત્પાદન મુદ્દાઓને ઉકેલવા માટે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર જરૂરી છે. તેની સહાયથી, સાહસો અને સંસ્થાઓ બાહ્ય વાતાવરણ સાથે વાતચીત કરે છે: ભાગીદારો, ગ્રાહકો અથવા સરકારી એજન્સીઓ. સામાન્ય રીતે આ માટે સર્વિસ લેટરનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.

આ લેખિત દસ્તાવેજનું સામાન્ય નામ છે, જે આ હોઈ શકે છે:

• અગાઉ પ્રાપ્ત થયેલા સંદેશાઓ અથવા વિનંતીઓનો જવાબ આપવો;
• અન્ય દસ્તાવેજો અથવા સામગ્રીઓ સાથે સરનામાંને મોકલેલ સાથેનો કાગળ;
• એક પહેલ પત્ર, એવા કિસ્સાઓમાં જ્યાં સંચારની બીજી પદ્ધતિ અશક્ય છે.

સૂચિબદ્ધ દરેક વિકલ્પોની પોતાની લાક્ષણિકતાઓ છે. તેમ છતાં, ત્યાં સામાન્ય નિયમો છે જે અનુસાર કોઈપણ સત્તાવાર પત્ર સામાન્ય રીતે દોરવામાં આવે છે. આ સમજી શકાય તેવું છે, કારણ કે તે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર સાથે છે, ઉદાહરણ તરીકે, મોટાભાગે મોટાભાગના વ્યવહારોનો નિષ્કર્ષ શરૂ થાય છે. યોગ્ય રીતે એક્ઝિક્યુટ કરેલ દસ્તાવેજ ભાવિ સંભવિત ભાગીદાર વિશે પ્રાપ્તકર્તા પર અનુકૂળ છાપ બનાવી શકે છે.

વ્યવસાયિક પત્રોના પ્રકાર

સેવા પત્રમાં જે માહિતી છે તેના આધારે, તે આ હોઈ શકે છે:

1. સાથ આપે છે. કિસ્સામાં જ્યારે તેમાં એક સંદેશ હોય છે જે જણાવે છે કે તેના માટે એક એપ્લિકેશન પેકેજ છે.
2. દંભી. એટલે કે, તે ચોક્કસ પરિસ્થિતિ (દાવો) સાથે અસંતોષ વ્યક્ત કરે છે.
3. ઉપદેશક. ટેક્સ્ટ ચોક્કસ સૂચનાઓ આપે છે.
4. ખાતરી આપી. પ્રેષક દસ્તાવેજમાં નિર્ધારિત જવાબદારીઓની ભાવિ પરિપૂર્ણતાની પુષ્ટિ કરે છે.
5. માહિતીપ્રદ. પત્રમાં એવી માહિતી છે જે પ્રાપ્તકર્તાને રસ હોઈ શકે છે.
6. જાહેરાત. સહકાર આકર્ષવા માટે માહિતી આપવામાં આવે છે.
7. સૂચના પત્ર. જાહેર કાર્યક્રમો વિશે માહિતી.
8. સમર્થન પત્ર. અમુક દસ્તાવેજો અથવા સામગ્રી મેળવવી.
9. વિનંતી પત્ર. લખાણમાં સરનામાંને પગલાં લેવા પ્રોત્સાહિત કરવા માટે અપીલ છે.
10. સંદેશ પત્ર દ્વારા. તેમાં, પ્રેષક પક્ષકારોને પરસ્પર હિતની ચોક્કસ માહિતી પ્રદાન કરે છે.

આ દસ્તાવેજોનો હેતુ સંસ્થાઓ અથવા તેના માળખાકીય વિભાગો વચ્ચે જોડાણો જાળવવાનો છે.

દાવાની પત્ર દોરવી

સહકારની બાબતોમાં, કેટલીકવાર પરિસ્થિતિઓ ઊભી થાય છે જ્યારે પક્ષકારોમાંથી એક, એક અથવા બીજા કારણોસર, તેની જવાબદારીઓ પૂર્ણ કરતું નથી. આ કિસ્સામાં, ભાગીદાર પ્રથમ તેના કાઉન્ટરપાર્ટીને એક પત્ર મોકલે છે. તેમાં, તે સામાન્ય રીતે તેના કાનૂની અધિકારોના ઉલ્લંઘનને દૂર કરવા માટે તેની દરખાસ્તો નક્કી કરે છે. આ એક સેવા પત્ર છે. આવા દસ્તાવેજનો નમૂનો મનસ્વી રીતે તૈયાર કરી શકાય છે. નીચેના મુદ્દાઓ ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ:

1. ભાગીદારીની માનસિકતા સાથે ઔપચારિક અને વ્યવસાય જેવું હોવું જોઈએ.
2. ફરિયાદનો સાર ખૂબ જ સ્પષ્ટ રીતે વ્યક્ત થવો જોઈએ.
3. માહિતી રજૂ કરતી વખતે, તમારે ચોક્કસ હકીકતો સાથે ખાતરીપૂર્વક કાર્ય કરવાની જરૂર છે.

દાવાની પત્રમાં શામેલ હોવું જોઈએ:

• મોકલનારની વિગતો (નામ, પરત સરનામું અને સંપર્ક નંબરો);
• સરનામાં વિશે સંપૂર્ણ માહિતી;
• જે સંજોગોમાં સંઘર્ષની પરિસ્થિતિ આવી તેનું વર્ણન;
• કાનૂની ધોરણોનો સંદર્ભ જે કાઉન્ટરપાર્ટીએ તેના ભાગ માટે ઉલ્લંઘન કર્યું છે;
• ઉલ્લંઘનને દૂર કરવા માટે ચોક્કસ આવશ્યકતાઓ, તેમના અમલીકરણ માટેની સમયમર્યાદા સૂચવે છે;
• જો વિરોધી પક્ષ તેમની અમલવારી ટાળે તો પરિણામો આવી શકે છે.

સત્તાવાર પત્ર કેવી રીતે રચાય છે તેના પર ખાસ ધ્યાન આપવું જોઈએ. પેટર્ન એવી રીતે ડિઝાઈન કરવી જોઈએ કે જેથી ઘુસણખોર તેને ખતરા તરીકે ન સમજે. તે યાદ રાખવું જ જોઇએ કે કાયદાનું પાલન કરવા માટે આ માત્ર એક રીમાઇન્ડર છે.

ડિઝાઇન નિયમો

સત્તાવાર પત્રોની ડિઝાઇન પર ખાસ ધ્યાન આપવું આવશ્યક છે. સાચું, કાયદો આ માટે કોઈ કડક નિયમો અને નિયમો પ્રદાન કરતું નથી.

આ હોવા છતાં, આવા દસ્તાવેજો બનાવતી વખતે, નીચેના ફરજિયાત મુદ્દાઓ ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ:

1. કોઈપણ સત્તાવાર પત્ર લેટરહેડ પર લખવો આવશ્યક છે. તે ઓફિસ મેનેજમેન્ટ નિષ્ણાતો દ્વારા અગાઉથી વિકસાવવામાં આવે છે અને એન્ટરપ્રાઇઝના વડાના આદેશ દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવે છે.

2. દસ્તાવેજમાં ચોક્કસ વિગતો હોવી આવશ્યક છે:

2.1. પ્રાપ્તકર્તા અને મોકલનાર વિશે માહિતી.

2.2. આ પત્રનો આઉટગોઇંગ નંબર અને તારીખ. નોંધણી માટે આ જરૂરી છે.

2.4. શીર્ષક.

2.5. કોઈપણ એપ્લિકેશનની હાજરી વિશેની માહિતી, તેમના નામ અને નંબરો દર્શાવે છે.

2.6. આ દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિ વિશેની માહિતી (સ્થિતિ અને પૂરું નામ).

3. પત્રમાં માત્ર એક જ મુદ્દા પર ધ્યાન આપવું જોઈએ. બહુવિધ થીમ રાખવાથી કલાકાર પસંદ કરવાનું મુશ્કેલ બનશે.

4. માહિતી શક્ય તેટલી સંક્ષિપ્તમાં રજૂ કરવી જોઈએ, પરંતુ સ્પષ્ટ રીતે. તે સલાહભર્યું છે કે ટેક્સ્ટમાં બે પૃષ્ઠો કરતાં વધુ ન હોય.

5. પ્રાપ્તકર્તાની વિગતો યોગ્ય રીતે દર્શાવો. જો આપણે કોઈ સંસ્થા વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો નીચેના ક્રમનું પાલન કરવું જરૂરી છે:

5.1. કંપનીનું નામ (નોમિનેટીવ કેસમાં).

5.2. માળખાકીય એકમ (જો જરૂરી હોય તો).

5.3. સરનામું આપનારની સ્થિતિ (ડેટીવ કેસમાં).

5.4. તેના આદ્યાક્ષરો.

5.5. એન્ટરપ્રાઇઝનું ટપાલ સરનામું.

6. જો ત્યાં ઘણા પ્રાપ્તકર્તાઓ છે, તો પછી મુખ્ય પ્રથમ સૂચવવામાં આવે છે, અને પછી અન્ય બધા.

જો તમે આ બધા મુદ્દાઓને ધ્યાનમાં લો છો, તો સૈદ્ધાંતિક રીતે, સત્તાવાર પત્રો દોરવા મુશ્કેલ રહેશે નહીં.

પ્રસ્તુતિનો ક્રમ

દસ્તાવેજને યોગ્ય રીતે દોરવા માટે, તેમાં માહિતીની રજૂઆતનો ચોક્કસ ક્રમ ધ્યાનમાં લેવો જરૂરી છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે વ્યાવસાયિક પ્રતિભાવ પત્ર કેવી રીતે લખવો તે વિકલ્પને ધ્યાનમાં લઈ શકો છો. પ્રથમ, તમારે યાદ રાખવાની જરૂર છે કે, શિષ્ટાચારના નિયમો અનુસાર, તમારે માહિતી પ્રાપ્ત થયાના 24 કલાકની અંદર જવાબ આપવો આવશ્યક છે. જો આપણે ઇલેક્ટ્રોનિક સંદેશ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો પછી શ્રેષ્ઠ સમયબે કલાકથી વધુ નહીં હોય. એવા કિસ્સામાં જ્યાં આવા નિયમનું પાલન કરવું શક્ય ન હોય, તો તમારા જીવનસાથીને યોગ્ય સંદેશ મોકલવો વધુ સારું છે.

પત્ર પોતે જ બે ભાગોનો સમાવેશ કરશે:

1. પરિચય. પ્રેષક તેના લેખન માટે વિષય, કારણ અને કારણો જણાવે છે. અહીં તમે એવા નિયમોનો સંદર્ભ લઈ શકો છો કે જે, કાયદા દ્વારા, જવાબ આપવા માટેના આધાર તરીકે સેવા આપે છે. આ ઉપરાંત, પ્રશ્નમાંની પરિસ્થિતિને લગતા કેટલાક મુદ્દાઓ પર ધ્યાન આપવું યોગ્ય છે. તેઓ સમસ્યાનો સાર જાહેર કરવામાં મદદ કરશે.
2. મુખ્ય. આ ભાગનો હેતુ સ્પષ્ટતા અને સમજાવવાનો છે. લખાણ સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત અને સંક્ષિપ્ત હોવું જોઈએ અને પ્રસ્તુત તથ્યો ચકાસાયેલ અને ઉદ્દેશ્ય હોવા જોઈએ. જો જરૂરી હોય તો, તેઓ વાસ્તવિક સંખ્યાઓ સાથે પુષ્ટિ કરી શકાય છે.

આ ટેક્સ્ટ સામાન્ય રીતે એપ્લિકેશન્સની સૂચિ દ્વારા અનુસરવામાં આવે છે. દસ્તાવેજ પ્રેષકની સહી સાથે સમાપ્ત થાય છે. વધુમાં, તમારે સેવા પત્ર કેવી રીતે લખવું તે જાણવાની જરૂર છે જેથી પ્રાપ્તકર્તાને નારાજ ન થાય. સૌ પ્રથમ, તેને "પ્રિય" વાક્યથી સંબોધવાનું શરૂ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. બીજું, તેનો ઉપયોગ ટેક્સ્ટમાં થઈ શકે છે સહભાગી શબ્દસમૂહોજેમ કે "તમારી દરખાસ્તોનો કાળજીપૂર્વક અભ્યાસ કરવો" અથવા "તમારી ટિપ્પણીઓ કાળજીપૂર્વક તપાસવી." શિષ્ટાચારના આવા પાલનથી બંને પક્ષોને જ ફાયદો થશે.

પ્રક્રિયા

સત્તાવાર પત્રોનો મુસદ્દો તૈયાર કરવો એ કારકુનો, સચિવો અથવા આ ફરજો સોંપેલ અન્ય કર્મચારીઓની જવાબદારી છે. કામ શરૂ કરતી વખતે, તેઓએ તેમની ક્રિયાઓમાં ચોક્કસ ક્રમનું પાલન કરવું આવશ્યક છે. આવા દસ્તાવેજને દોરવાની પ્રક્રિયા સામાન્ય રીતે નીચેના તબક્કાઓમાંથી પસાર થાય છે:

1. આ મુદ્દાના સંજોગોનો સંપૂર્ણ અભ્યાસ. તેને હલ કરવાની સંભવિત રીતોનું યોગ્ય રીતે મૂલ્યાંકન કરવા માટે પરિસ્થિતિને સંપૂર્ણ રીતે માસ્ટર કરવી જરૂરી છે.
2. એક પત્રનો મુસદ્દો તૈયાર કરવો. અહીં ઉપરોક્ત તમામ આવશ્યકતાઓને ધ્યાનમાં લેવી જરૂરી છે.
3. તૈયાર કરેલ ટેક્સ્ટનું સંકલન. કેટલીકવાર મેનેજરની ટિપ્પણીઓને ધ્યાનમાં લઈને તેમાં ફેરફાર કરવો પડે છે. તે વિષય પર કેટલીક સ્પષ્ટતા અથવા સ્પષ્ટતા કરી શકે છે.
4. તેના સુપરવાઇઝર દ્વારા મંજૂરી.
5. દસ્તાવેજ પર અંતિમ અમલ અને હસ્તાક્ષર.
6. એક પત્ર નોંધણી.
7. પ્રાપ્તકર્તાને પત્રવ્યવહાર મોકલી રહ્યું છે.

આ તમામ તબક્કાઓમાંથી પસાર થયા પછી જ, પત્ર, સરનામું મેળવનાર સુધી પહોંચશે, તે તેને સોંપાયેલ મિશનને પૂર્ણ કરી શકશે.

ફરજિયાત નિયમો

સેવા પત્ર જારી કરવા માટે, તમારે ધ્યાનમાં લેવું આવશ્યક છે કે તેનું પ્રથમ પૃષ્ઠ વિશિષ્ટ ફોર્મ પર છાપવું આવશ્યક છે. બાકીના માટે, તમે નિયમિત ખાલી A4 શીટ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો. અહીં તમારે યાદ રાખવાની જરૂર છે કે ટેક્સ્ટ ફીલ્ડની પોતાની સીમાઓ છે: ઉપર અને નીચે 2 સેન્ટિમીટર, ડાબે - 3.5 સેન્ટિમીટર, જમણે - 1 સેન્ટિમીટર. એક શીટ પર માહિતી ફિટ કરવા માટે પ્રમાણભૂત કદનું ઉલ્લંઘન કરશો નહીં. બધા નિયમોનું પાલન કરવું અને ફક્ત એક વધારાનું પૃષ્ઠ ઉમેરવું વધુ સારું છે.

તમારે બધા નિયમો અનુસાર ટેક્સ્ટ પણ લખવું આવશ્યક છે:

1. પ્રિન્ટિંગ માટે, માનક ટાઇમ્સ ન્યૂ રોમન ફોન્ટનો ઉપયોગ કરો. અન્ય વિકલ્પોનો ઉપયોગ ન કરવો તે વધુ સારું છે.

2. ફોન્ટ માપો પણ નિયંત્રિત થાય છે:

• મુખ્ય ટેક્સ્ટ માટે - 14;
• પૃષ્ઠોની ગોઠવણી અને અમલના ચિહ્ન - 12.

3. વિગતોનું પ્લેસમેન્ટ પણ નિયમો અનુસાર કરવામાં આવે છે:

• રેખા અંતર - 1;
• ટેક્સ્ટ "પહોળાઈની દિશામાં" ગોઠવાયેલ છે;
• હાઇફન્સ આપમેળે મૂકવામાં આવે છે;
• નોંધણી નંબરથી મથાળા સુધીનું અંતર 2 લીટીનું અંતર છે, અને તેમાંથી મુખ્ય ટેક્સ્ટ - 3.

માટે આ ધોરણોનું પાલન ફરજિયાત છે યોગ્ય ડિઝાઇનયોગ્ય હેતુના પત્રો.

વિગતોનું સ્થાન

પ્રમાણભૂત વ્યવસાય પત્રને યોગ્ય રીતે કંપોઝ કરવા માટે, તમારે સ્પષ્ટપણે જાણવાની જરૂર છે કે તેની વિગતો અને ઘટકો ક્યાં સ્થિત હોવા જોઈએ. આ પ્રશ્નોના જવાબો GOST R 6.30-2003 માં સમાયેલ છે. તે સેવા પત્રના સ્વરૂપનું વિગતવાર વર્ણન કરે છે. આવશ્યકપણે, આ એક નમૂનો છે જેમાં દસ્તાવેજની તમામ વિગતોની સંપૂર્ણતા ચોક્કસ રીતે સ્થિત છે. તે આ માટે જરૂરી છે:

1. સત્તાવાર (વ્યવસાયિક) પત્રો જારી કરવાની પ્રક્રિયાને એકીકૃત કરો.
2. કેટલાક કામ જાતે કરવાની જરૂરિયાતને ઘટાડીને, અગાઉથી પ્રમાણભૂત સ્વરૂપો કેન્દ્રિય રીતે તૈયાર કરવામાં સક્ષમ બનો.
3. માહિતી માટે વિઝ્યુઅલ શોધના સમયને સરળ બનાવો અને ઘટાડો.
4. કમ્પ્યુટર અને અન્ય સાધનોનો ઉપયોગ કરીને પત્રોની પ્રક્રિયા કરવાની ક્ષમતાઓને વિસ્તૃત કરો.

આમ, નિયમિત વ્યવસાય પત્ર માટે, 30 પ્રમાણભૂત વિગતોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે, જે અગિયાર ફરજિયાત ઝોનમાં સ્થિત છે:

• પ્રતીકો અને હથિયારોનો કોટ;
• લેખક
• સ્ત્રોત માહિતી;
• શીર્ષક
• નિવેદનો;
• સરનામું
• ઠરાવો
• લખાણ
• સહીઓ અને જોડાણો;
• મંજૂરીઓ અને ખાતરીઓ;
• ગુણ

ચોક્કસ ક્ષેત્રોમાં માહિતી મૂકવાથી નિષ્ણાતો દસ્તાવેજને વધુ સારી રીતે નેવિગેટ કરી શકે છે અને સામાન્ય વપરાશકર્તાઓ માટે તેને કમ્પાઇલ કરવાનું સરળ બનાવે છે.

પ્રાથમિક જરૂરિયાતો

કેટલાક મેનેજરો ભૂલથી માને છે કે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર કોઈપણ નિયમો અને નિયમોનું પાલન કર્યા વિના, મનસ્વી રીતે હાથ ધરવામાં આવી શકે છે. પરંતુ આ માટે જવાબદાર નિષ્ણાતોએ સત્તાવાર પત્રો માટેની મૂળભૂત આવશ્યકતાઓ જાણવી આવશ્યક છે:

1. વિશિષ્ટ (કંપની) ફોર્મની ઉપલબ્ધતા.
2. વિગતોનો યોગ્ય ઉપયોગ અને પ્લેસમેન્ટ.
3. ટેક્સ્ટ વાંચી શકાય તેવું અને સારી રીતે સંપાદિત હોવું જોઈએ. મુદ્દાનો સાર રજૂ કરવા માટે, સરળ સામાન્ય વાક્યોને પ્રાધાન્ય આપવાનું વધુ સારું છે. તમારે તમારી જાતને સંક્ષિપ્તમાં વ્યક્ત કરવાની જરૂર છે જેથી દરેક શબ્દ શક્ય તેટલી વધુ માહિતી વહન કરે.
4. પ્રકાર પર આધાર રાખીને, તે મુજબ દસ્તાવેજ તૈયાર કરવો આવશ્યક છે. પત્રમાં અનેક પાસાઓ પણ હોઈ શકે છે. આ કિસ્સામાં, પ્રસ્તુત કરતી વખતે, તેમને ભેગા કરવાનો પ્રયાસ કરવો જરૂરી છે.
5. ટાઇપિંગ માટે સ્થાપિત ધોરણોનો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરો.
6. ખાતરી કરવાનો પ્રયાસ કરો કે પત્રની સામગ્રીમાં સ્પષ્ટ અભિવ્યક્તિઓ શામેલ નથી. પ્રાપ્તકર્તા આ શબ્દસમૂહોને ધમકીઓ તરીકે સમજી શકે છે. વાક્યો બનાવતી વખતે, "દેખીતી રીતે," "જેમ જાણીતું છે," "સંભવતઃ," અને "નીચે પ્રમાણે" જેવા પ્રારંભિક શબ્દોનો ઉપયોગ કરવો વધુ સારું છે.

વ્યવહારમાં આ આવશ્યકતાઓને પરિપૂર્ણ કરવાથી એન્ટરપ્રાઇઝમાં દસ્તાવેજના પ્રવાહને યોગ્ય રીતે સંચાલિત કરવામાં મદદ મળે છે.

કોઈપણ સંસ્થામાં, પત્રો મોટાભાગના ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ દસ્તાવેજો બનાવે છે. આ દસ્તાવેજોના ઘણા પ્રકારો છે, અને તેમાંના દરેક માટે અમલ માટે સંખ્યાબંધ નિયમો છે. કારણ કે અક્ષરો સૌથી વધુ છે સામૂહિક સ્વરૂપમાંમેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજીકરણ, તેમને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે કંપોઝ કરવું તે જાણવું અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે.

આ લેખમાંથી તમે શીખી શકશો:

અક્ષરોનું યોગ્ય ફોર્મેટિંગ એ સમગ્ર કંપનીની સફળતા છે

વ્યવસાય (અથવા સત્તાવાર) પત્રો તે છે જે કંપની સાથે વાતચીત કરવા માટે સેવા આપે છે બાહ્ય રચનાઓ. તદુપરાંત, સંસ્થાના વડા અને વ્યવસાયિક ભાગીદાર અથવા ક્લાયંટ વચ્ચે કેટલાક મૌખિક કરાર થયા પછી પણ, શિષ્ટાચારના નિયમો આ કરારની પુષ્ટિ માટે પ્રદાન કરે છે. આ, બદલામાં, પહેલેથી જ ગેરંટી ગણી શકાય.

વ્યવસાયિક પત્રોના પ્રકાર

1. માહિતીપ્રદ - કેટલીક માહિતી પહોંચાડવા માટે બનાવવામાં આવી છે.

કરેલા કાર્યો દ્વારા

1. પહેલ - પ્રતિસાદની જરૂર હોય તેવા અને પ્રતિસાદની જરૂર ન હોય તેવામાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે. ઉદાહરણો: વિનંતી, ફરિયાદ, સૂચના, રીમાઇન્ડર, .

2. પ્રતિભાવના પત્રો.

સરનામાં પર આધારિત

1. નિયમિત - સામાન્ય રીતે માત્ર એક જ પ્રાપ્તકર્તાને મોકલવામાં આવે છે.

2. પરિપત્ર - તે કે જે એક પ્રેષક ઘણા પ્રાપ્તકર્તાઓને મોકલે છે.

પ્રસ્થાનના સ્વરૂપ મુજબ

સેવા પત્રનું માળખું

સારી રીતે લખેલા વ્યવસાય પત્રના ટેક્સ્ટમાં આનો સમાવેશ થાય છે: અપીલ, પ્રારંભિક અને મુખ્ય ભાગો અને નિષ્કર્ષ.

અપીલ.

સંચાર હેતુઓ માટે આ સૌથી મહત્વપૂર્ણ ભાગ છે. આમ, સરનામાંના યોગ્ય રીતે પસંદ કરેલા સ્વરૂપ માટે આભાર, તમે ફક્ત સરનામાંનું ધ્યાન આકર્ષિત કરી શકતા નથી, પણ વધુ સંદેશાવ્યવહાર માટે સામાન્ય સ્વર પણ સેટ કરી શકો છો. જો પત્ર કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સંબોધિત ન હોય, તો સરનામું છોડી શકાય છે; અન્ય કિસ્સાઓમાં, પ્રમાણભૂત ભાષાના સૂત્રોનો ઉપયોગ કરવાનો રિવાજ છે - ઉદાહરણ તરીકે, "પ્રિય સેર્ગેઈ ઇવાનોવિચ!", "સરકારના શ્રીમાન અધ્યક્ષ!" અપીલ લાઇનની મધ્યમાં લખેલી છે.

પ્રારંભિક ભાગ.

પત્રની શરૂઆતમાં, તેની તૈયારી માટેના કારણો અને આધારો સૂચવવા જરૂરી છે; ઘણીવાર તૃતીય-પક્ષ દસ્તાવેજો અને તથ્યોના સંદર્ભો સાથે માહિતીની પુષ્ટિ કરવી જરૂરી છે. જો સંદર્ભો સૂચવવાની જરૂર હોય, તો તે નીચેના ક્રમમાં થવું જોઈએ: અધિનિયમનું શીર્ષક, લેખક, તારીખ, નોંધણી નંબર, શીર્ષક.

મુખ્ય ભાગ.

પત્રનો મુખ્ય ભાગ પત્રનો મુખ્ય હેતુ દર્શાવે છે. આ ભાગ જરૂરી ઘટનાઓનું વિગતવાર વર્ણન કરે છે, પુરાવા પ્રદાન કરે છે અથવા પરિસ્થિતિનું વિશ્લેષણ કરે છે.

નિષ્કર્ષ.

નિષ્કર્ષમાં, વિનંતીઓ, દરખાસ્તો, ઇનકાર અથવા અભિપ્રાયોના સ્વરૂપમાં તારણો કાઢવાનો રિવાજ છે. એવું માનવામાં આવે છે કે સેવા પત્રમાં ફક્ત એક જ અંતિમ ભાગ હોઈ શકે છે. એક નિયમ તરીકે, તેઓ પ્રમાણભૂત અભિવ્યક્તિઓ સાથે સમાપ્ત થાય છે - ઉદાહરણ તરીકે, "હું વધુ સહકારની આશા રાખું છું," "શુભેચ્છાઓ સાથે." નમ્રતા સૂત્ર "સહી" વિશેષતા પહેલાં મૂકવામાં આવે છે, અને અલ્પવિરામ દ્વારા સ્થિતિથી અલગ કરવામાં આવે છે.

લેખકને સબમિટ કરતી વખતે જેવા પાસાઓને ધ્યાનમાં લેવું મહત્વપૂર્ણ છે:

• પરિચયની ડિગ્રી અને સરનામાં સાથેના સંબંધની પ્રકૃતિ;
• સરનામાંની જાહેર સ્થિતિ અને લેખકની સ્થિતિ સાથે તેનો સંબંધ;
• પરિસ્થિતિ કે જેમાં સંચાર થાય છે - તેની ઔપચારિકતા અથવા અનૌપચારિકતા;
• કોઈ ચોક્કસ કંપનીમાં અપનાવવામાં આવેલ શિષ્ટાચાર અને ધોરણો.

પત્ર ફોર્મેટ, નમૂના:

GOST અનુસાર અક્ષરોનું ફોર્મેટિંગ

સેવા પત્રો ટેક્સ્ટના કદના આધારે A4 અથવા A5 ફોર્મેટમાં વિશિષ્ટ સ્વરૂપો પર જારી કરવા આવશ્યક છે. ફક્ત એવા કિસ્સાઓમાં જ ફોર્મનો ઉપયોગ ન કરવાની મંજૂરી છે જ્યાં લેખકો એક જ સમયે ઘણી કંપનીઓ હોય.

પત્ર સ્વરૂપો માટેની આવશ્યકતાઓ, તેમજ વિગતોની રચના અને ડિઝાઇન નિયમો તેમાં સમાયેલ છે GOST R 6.30-2003 “યુનિફાઇડ ડોક્યુમેન્ટેશન સિસ્ટમ્સ. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજોની એકીકૃત સિસ્ટમ. દસ્તાવેજીકરણ આવશ્યકતાઓ."

સામાન્ય રીતે, કંપનીઓને સ્વતંત્ર રીતે પત્ર સ્વરૂપો વિકસાવવાનો અધિકાર છે, કારણ કે ઉલ્લેખિત GOST પ્રકૃતિમાં સલાહકારી છે, જો કે, તેની જોગવાઈઓનો અમલ સંસ્થામાં દસ્તાવેજો સાથે કામ કરવાની ઉચ્ચ સંસ્કૃતિ સૂચવે છે. કેટલીક સંસ્થાઓ માટે, GOST R 6.30-2003 ફરજિયાત છે: ઉદાહરણ તરીકે, ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ સત્તાવાળાઓએ હંમેશા આ ધોરણની સલાહ લેવી જોઈએ.

01 - રશિયન ફેડરેશનનું રાજ્ય પ્રતીક;

02 - રશિયન ફેડરેશનની ઘટક એન્ટિટીના શસ્ત્રોનો કોટ;

03 - સંસ્થાનું પ્રતીક અથવા ટ્રેડમાર્ક (સેવા ચિહ્ન);

04 - સંસ્થા કોડ;

05 - કાનૂની એન્ટિટીનો મુખ્ય રાજ્ય નોંધણી નંબર (OGRN);

06 - નોંધણી માટે કરદાતા ઓળખ નંબર/કારણ કોડ (TIN/KPP);

07 - ફોર્મ કોડ;

08 - કંપનીનું નામ;

09 - સંસ્થા વિશે સંદર્ભ માહિતી;

10 - દસ્તાવેજના પ્રકારનું નામ;

11 - ની તારીખ;

12 - નોંધણી નંબર;

14 - સંકલન અથવા પ્રકાશનનું સ્થળ;

15 - સરનામું;

16 - મંજૂરી સ્ટેમ્પ;

17 - ઠરાવ;

18 - ટેક્સ્ટનું શીર્ષક;

19 - નિયંત્રણ ચિહ્ન;

20 - દસ્તાવેજનો ટેક્સ્ટ;

21 - એપ્લિકેશનની હાજરી પર ચિહ્નિત કરો;

22 - સહી;

23 - મંજૂરી સ્ટેમ્પ;

24 - વિઝા મંજૂરી;

25 - સીલ છાપ;

26 - નકલના પ્રમાણપત્ર પર ચિહ્નિત કરો;

27 - કલાકાર વિશે ચિહ્નિત કરો;

28 - દસ્તાવેજના અમલ અને તેને ફાઇલમાં મોકલવા પરની નોંધ;

29 - સંસ્થા દ્વારા દસ્તાવેજની રસીદ પર એક નોંધ;

30 - ઇલેક્ટ્રોનિક નકલ ઓળખકર્તા.

GOST, નમૂના અનુસાર પત્રનું ફોર્મેટ કરવું:

જોડાણ સાથે પત્રને ફોર્મેટ કરવું, નમૂના:

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર લખવાના નિયમો

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં સંદેશાવ્યવહારની સત્તાવાર વ્યવસાય શૈલીનો ઉપયોગ શામેલ છે. તેની વિશિષ્ટતા એ હકીકતમાં રહેલી છે કે સહભાગીઓ સામાન્ય રીતે હોય છે કાનૂની સંસ્થાઓતે સુંદર વળગી રહેવું જોઈએ કડક નિયમોસંસ્થા (અથવા ઘણી સંસ્થાઓ) માં અપનાવવામાં આવેલ સંચાર.

ત્યાં ઘણી જરૂરિયાતો છે જે લાગુ પડે છે આ પ્રજાતિસંચાર

પ્રસ્તુતિનું માનકીકરણ.આજે ઘણા બધા શબ્દો, વિશિષ્ટ શબ્દસમૂહો અને સૂત્રો છે જે વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર માટે વિશિષ્ટ છે. તેમનો ઉપયોગ તમને તૈયારીના સમયને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડવાની મંજૂરી આપે છે, અને તૈયાર ડિઝાઇન તમને ચોક્કસ પરિસ્થિતિ માટે યોગ્ય શબ્દો શોધવામાં સમય બગાડવાનું ટાળવામાં મદદ કરે છે. માનકીકરણ નોંધપાત્ર રીતે કોઈપણ ગ્રંથોની ધારણાને સરળ બનાવે છે અને સમગ્ર દસ્તાવેજ પ્રવાહ પ્રક્રિયાને શ્રેષ્ઠ બનાવે છે.

તટસ્થ સ્વર.પત્રો લખતી વખતે સંયમ અને કઠોરતા એ સત્તાવાર સંચારમાં ધોરણ છે. એક તટસ્થ સ્વર લગભગ સૂચવે છે સંપૂર્ણ ગેરહાજરીઅભિવ્યક્ત અથવા ભાવનાત્મક ચાર્જવાળા શબ્દો. માહિતી સંપૂર્ણ સત્તાવાર પ્રકૃતિની છે; આ કારણોસર, ટેક્સ્ટમાંથી બાકાત રાખવાની જરૂર છે, ઉદાહરણ તરીકે, ઓછા પ્રત્યય અથવા ઇન્ટરજેક્શનવાળા શબ્દો. ભાવનાત્મક સબટેક્સ્ટ હાજર હોઈ શકે છે, પરંતુ તે પ્રસ્તુતિના તટસ્થ સ્વર પાછળ છુપાયેલ હોવું જોઈએ.

શબ્દોની ચોકસાઈ અને અસ્પષ્ટતા. પ્રાપ્તકર્તાએ તેને સંબોધિત સામગ્રીનો અર્થ સ્પષ્ટપણે સમજવો અને તેનું અર્થઘટન કરવું જોઈએ. ટેક્સ્ટની ચોકસાઈ, એક નિયમ તરીકે, યોગ્ય રીતે બાંધવામાં આવેલી રચનાત્મક રચના, ગેરહાજરી પર સીધો આધાર રાખે છે. તાર્કિક ભૂલો. સેવા પત્ર સ્પષ્ટપણે વિચારવું આવશ્યક છે.

સંક્ષિપ્તતા. આ જરૂરિયાત માટે આભાર, લેખક સમગ્ર દસ્તાવેજની લંબાઈને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડવામાં સક્ષમ હશે. પ્રસ્તુતિની સંક્ષિપ્તતા, સૌ પ્રથમ, ભાષણની નિરર્થકતાને દૂર કરવી, ભાષાકીય માધ્યમોનો આર્થિક ઉપયોગ, બિનજરૂરી પુનરાવર્તનોની ગેરહાજરી અને વધારાની માહિતી.

ભાષાના સૂત્રોનો ઉપયોગ.વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં વ્યાપકપણે ઉપયોગમાં લેવાતા નમૂનાઓ તેનો અભિન્ન ભાગ છે. આમ, ક્રિયાને પ્રોત્સાહિત કરવા માટે, નીચેના સૂત્રોનો વારંવાર ઉપયોગ કરવામાં આવે છે: "અમે તમને આ મુદ્દા પર વિચાર કરવા કહીએ છીએ...", "અમારા કરારની પુષ્ટિમાં...". મોટે ભાગે, ભાષાકીય સૂત્રો એ લખાણના કાયદેસર રીતે નોંધપાત્ર ઘટકો છે, જેના વિના તેની પાસે જરૂરી બળ હશે નહીં. ઉદાહરણ તરીકે: "અમે રકમમાં રિફંડની બાંયધરી આપીએ છીએ...", "કાર્ય પૂર્ણ કરવા પર નિયંત્રણ સોંપવામાં આવ્યું છે...".

શબ્દો, લેક્સિકલ અને ગ્રાફિક સંક્ષેપનો ઉપયોગ.પત્રવ્યવહારમાં શબ્દોનો ઉપયોગ કરવા બદલ આભાર, લેખક ટેક્સ્ટની સ્પષ્ટ સમજ પ્રાપ્ત કરી શકે છે, જે અત્યંત મહત્વપૂર્ણ લક્ષણબિઝનેસ કોમ્યુનિકેશન. પરિભાષા કે જે મેનેજમેન્ટ માટે દસ્તાવેજીકરણ સપોર્ટના ક્ષેત્રમાં ઉપયોગમાં લઈ શકાય અને થવી જોઈએ તે GOST R 51141-98 “ઓફિસ વર્ક અને આર્કાઇવિંગ દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે. શરતો અને વ્યાખ્યાઓ"

સરળ સામાન્ય વાક્યોનું વર્ચસ્વ. સત્તાવાર સંદેશાવ્યવહાર, એક નિયમ તરીકે, સામાન્ય સામાન્ય એક-ભાગ અથવા બે-ભાગ વાક્યોના ઉપયોગ પર આધારિત છે, જે ટેક્સ્ટને સમજવાની પ્રક્રિયાને મોટા પ્રમાણમાં સરળ બનાવે છે.

વ્યવસાયિક પત્ર લખવા માટેની માર્ગદર્શિકા

કાગળ	સફેદ અથવા અન્ય હળવા રંગના કાગળ પર મુદ્રિત હોવું આવશ્યક છે. શીટ ફોર્મેટ - A4 (210 x 297 mm) અથવા A5 (148 x 210 mm).
ક્ષેત્રો	શીટમાં ઓછામાં ઓછા ફીલ્ડ્સ હોવા આવશ્યક છે: 20 મીમી - બાકી; 10 મીમી - જમણે; 20 મીમી - ટોચ; 20 મીમી - નીચું.
તારીખ	પત્રની તારીખ તેના હસ્તાક્ષરની તારીખ તરીકે ગણવામાં આવે છે. તે ક્રમને અનુસરીને અરબી અંકોમાં લખાયેલ છે: દિવસ, મહિનો, વર્ષ. ઉદાહરણ તરીકે, "02/10/2017". તારીખને ફોર્મેટ કરવાની મૌખિક-સંખ્યાત્મક પદ્ધતિને પણ મંજૂરી છે. ઉદાહરણ તરીકે, "ફેબ્રુઆરી 10, 2017"
આઉટગોઇંગ નંબર	આઉટગોઇંગ નંબર સમાવે છે અનુક્રમ નંબર, જે અનુક્રમણિકા સાથે પૂરક થઈ શકે છે. દસ્તાવેજની સંખ્યા કે જે બે અથવા વધુ વિભાગો દ્વારા સંયુક્ત રીતે સંકલિત કરવામાં આવી હતી તેમાં આ દરેક વિભાગોના લેટર રજિસ્ટ્રેશન નંબરનો સમાવેશ થાય છે, જે સ્લેશ દ્વારા અલગ કરવામાં આવે છે.
ગંતવ્ય	સરનામું ક્યાં તો કંપની અથવા તેની હોઈ શકે છે માળખાકીય એકમોઅથવા વ્યક્તિગત કર્મચારીઓ. તે યાદ રાખવું અગત્યનું છે કે પછીના કિસ્સામાં, આદ્યાક્ષરો હંમેશા અટક પહેલાં સૂચવવામાં આવે છે. પ્રાપ્તકર્તા કંપનીનું નામ હંમેશા નામાંકિત કેસમાં સૂચવવામાં આવે છે. નિયમો અનુસાર, તે ચારથી વધુ પ્રાપ્તકર્તાઓને સંબોધવામાં આવવી જોઈએ નહીં. ઉપરાંત, આ વિગતમાં પોસ્ટલ સરનામું શામેલ હોઈ શકે છે, અને પહેલા સંસ્થાનું નામ અને પછી પોસ્ટલ સરનામું સૂચવી શકે છે.
પત્રનો ટેક્સ્ટ	ટેક્સ્ટ પોતે જ ટેબલ, ટેક્સ્ટ અથવા ઘણી રચનાઓના સંયોજન તરીકે ફોર્મેટ કરી શકાય છે. કોષ્ટકો ડિઝાઇન કરતી વખતે, નામાંકિત કિસ્સામાં કૉલમ અને પંક્તિઓ સંજ્ઞાઓને કૉલ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે. જો કોષ્ટક આગલા પૃષ્ઠ પર ચાલુ રહે છે, તો તેના પર કૉલમ અને રેખાઓ પણ ક્રમાંકિત છે. ટેક્સ્ટમાં બે ભાગો હોવા જોઈએ: પત્ર લખવાનું કારણ/હેતુ/કારણ અને તારણો/સૂચનો/સુઝાવો. ઉપરાંત, ટેક્સ્ટમાં ફક્ત એક અંતિમ ભાગ હોઈ શકે છે - ઉદાહરણ તરીકે, સમજૂતી વિના વિનંતી. જો પત્ર અન્ય સંસ્થાઓના કાર્યોનો ઉલ્લેખ કરે છે, તો તેમની વિગતો દર્શાવો: દસ્તાવેજનું શીર્ષક, સંસ્થાનું નામ, તારીખ, નોંધણી નંબર અને શીર્ષક.
અરજી	જોડાણ સાથેનો વ્યવસાય પત્ર નીચે મુજબ ફોર્મેટ કરવો જોઈએ: અરજી: 2 l માટે. 2 નકલોમાં. જો એપ્લિકેશન ટેક્સ્ટમાં સૂચવવામાં આવી નથી, તો તેનું નામ, શીટ્સ અને નકલોની સંખ્યા સૂચવવી જરૂરી છે. દાખ્લા તરીકે: પરિશિષ્ટ: 3 એલ માટે વેચાણ અને ખરીદી કરાર. 2 નકલોમાં. જો જોડાણ સાથેનો દસ્તાવેજ જોડાયેલ હોય, તો ચિહ્ન નીચે પ્રમાણે ફોર્મેટ કરવામાં આવે છે: જોડાણ: FSS નો 12 ઓક્ટોબર, 2017 N 03-2/923 નો પત્ર અને તેમાં એક પરિશિષ્ટ, કુલ 7 પાના.
સહી	હસ્તાક્ષર માટે પત્ર પર હસ્તાક્ષર કરનાર કર્મચારીની સ્થિતિ અને આ હસ્તાક્ષરની ટ્રાન્સક્રિપ્ટનો સંકેત જરૂરી છે. જો ઘણા કર્મચારીઓ હસ્તાક્ષર કરે છે, તો હસ્તાક્ષરો હોદ્દાને અનુરૂપ ક્રમમાં ગોઠવવામાં આવે છે. જો સ્થિતિ સમાન હોય, તો હસ્તાક્ષરો સમાન સ્તરે સ્થિત હોવા જોઈએ.
સીલ	સીલ સહીઓની અધિકૃતતાને પ્રમાણિત કરે છે અધિકારીઓનાણાકીય અસ્કયામતો સંબંધિત દસ્તાવેજો પર અથવા અન્ય દસ્તાવેજો કે જેમાં મૂળ સહીનું પ્રમાણીકરણ જરૂરી છે.
વહીવટકર્તા	જો જરૂરી હોય તો, કલાકારના પ્રારંભિક અને અટક અને તેનો ટેલિફોન નંબર સૂચવો. સામાન્ય રીતે નીચે ડાબા ખૂણામાં છેલ્લી શીટની આગળ અથવા પાછળ ચિહ્ન મૂકવામાં આવે છે.

આજે, કોઈપણ કંપનીમાં વ્યક્તિઓ અને સમગ્ર વિભાગો બંનેની પ્રવૃત્તિઓથી સંબંધિત સંપૂર્ણપણે અલગ મુદ્દાઓ પર સત્તાવાર પત્રો દોરવામાં આવે છે. પત્રોનો વિષય વિનંતી, સૂચના, કરાર, દાવો, રદબાતલ, ફેરફાર વગેરે હોઈ શકે છે. તે જ સમયે, સારા ફોર્મના નિયમો સૂચવે છે કે કોઈપણ દસ્તાવેજ ઉપરની બધી આવશ્યકતાઓ અનુસાર તૈયાર કરવામાં આવશે. આનો આભાર, પત્ર (ભલે તે કયા સ્વરૂપમાં મોકલવામાં આવે છે) બની જશે અસરકારક સાધનદરેક કર્મચારી અને સમગ્ર કંપનીના મેનેજમેન્ટના કામમાં.

તમારી જાતને પરીક્ષણ કરો

1. કયા પ્રકારના અક્ષરને ગોળ પત્ર કહેવામાં આવે છે?

• એક સંબોધનકર્તા દ્વારા અનેક સરનામાંઓને મોકલવામાં આવેલો પત્ર
• એક એડ્રેસી દ્વારા એક એડ્રેસીને મોકલવામાં આવેલો પત્ર
• એક પત્ર જે ઘણા કારણોસર મોકલવામાં આવ્યો ન હતો

2. વ્યવસાયિક પત્ર સાથે જોડાણ કેવી રીતે યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરવું જોઈએ?

• અરજી: 2 l માટે. 2 નકલોમાં.
• 2 શીટ પર 2 નકલોમાં અરજી
• ડુપ્લિકેટમાં બે એપ્લિકેશન શીટ્સ

3. વ્યવસાયિક પત્ર તૈયાર કરવા અને લખવામાં કેટલા તબક્કાઓ છે?

4. વ્યાપાર પત્રવ્યવહારમાં તટસ્થ સ્વરની જરૂર હોવાનો અર્થ શું છે?

• શબ્દો, લેક્સિકલ અને ગ્રાફિક સંક્ષેપનો ઉપયોગ
• પત્રમાં અભિવ્યક્ત અથવા ભાવનાત્મક રીતે ચાર્જ કરેલા શબ્દોની લગભગ સંપૂર્ણ ગેરહાજરી
• નમૂનાઓનો વ્યાપક ઉપયોગ

5. વ્યવસાય પત્રમાં કયા ભાગોનો સમાવેશ થાય છે?

• અપીલ, પ્રારંભિક અને મુખ્ય ભાગો, નિષ્કર્ષ
• મુખ્ય ભાગ, નિષ્કર્ષ
• અપીલ, નિષ્કર્ષ