Како да ги поделите нарачките. Систематизација на нарачки (инструкции) во канцелариско работење. На која нарачка мора да им се стави внимание на вработените со означување на датумот на запознавање?

Друштво со ограничена одговорност "AST" INN/KPP 7804491337/780401001 195198, Санкт Петербург, Ленина Ave., 21, зграда 1, соба. 309 НАРАЧКА бр. 1 Санкт Петербург 01.01.2016 година НАРАЧУВАМ:

Воведување, почнувајќи од 2016 година, алфанумеричко индексирање на административните документи за персоналот на АСТ ДОО со користење на следните индекси за регистрациони букви: налози за ангажирање вработен - П (прием 2); наредби за раскинување на договорот за вработување (договор) со вработен – У (отказ);3. наредби за префрлање на вработен на друго работно место - ПР (префрлање на вработен);4. налози за давање отсуство на вработен – О (одмор);5. наредби за повреда на трудово-производната дисциплина - Н;6. останатите наредби се К (кадри).
Контролата над спроведувањето на оваа наредба му е доделена на финансискиот директор Олег Дмитриевич Иванов.

Генералниот директор А.С.

Како да ја насочите тековната документација

НАРАЧКИ ЗА ГЛАВНИ АКТИВНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНИ И ЕКОНОМСКИ ПРАШАЊА Во едно од писмата испратени до уредникот на списанието, имаше прашање за тоа кои нарачки треба да се класифицираат како нарачки (инструкции) за главните (производни) активности, а кои треба да се класифицираат како наредби (упатства) за административно-економски прашања. Оваа точка е навистина важна, бидејќи рокот на траење зависи од тоа: трајно или 5 години.

Во Списокот се наведени административните документи поврзани со административни и економски активности. Оние читатели кои ја користеле Списокот знаат дека документите (статиите на списокот) се систематизирани според функциите на управување.

Во делот 10 „Административни и економски прашања“ од Списокот, истакнати се 4 позиции кои ја откриваат содржината на оваа функција: 10.1. Усогласеност со внатрешните деловни правила; 10.2. Работење на згради и простории; 10.3.

Постапката за евидентирање на нарачки во организација + примерок од дневник

Во овој случај, ќе треба да се издаде нова нарачка, со откажување на претходната нарачка или менување на нејзините поединечни точки. Мора да означи:

број, датум и име на документот што треба да се откаже или измени;
основи за поништување (промена) на одлуката со куса изјава за околностите што послужиле како причина за нејзино преиспитување;
постапката за дејствија што треба да ги преземат изведувачите во врска со новите околности;
Полно име и позиција на лицето овластено да го контролира извршувањето на нарачката.

Прочитајте ја статијата Персонал систем: Весник за регистрација на нарачки за персонал Насловот може да изгледа вака: „За прогласување на налог за персонал (главна дејност) за неважечки. Штом новата директива стапи на сила, ќе престане важењето на претходниот документ (или неговите поединечни параграфи, ако зборуваме за делумни промени).

Нарачки во организација: типови и карактеристики на дизајнот

Налозите за главните и деловните активности, по правило, ги чува секретарот (освен ако со посебна наредба поинаку не е определено). Тој е одговорен и за регистрирање, складирање и архивирање на овие нарачки.

Нарачките за главните активности на претпријатието (за организациска структура, за одобрување на табелата за персонал, правење промени во него итн.) имаат линии за складирање - трајно. На крајот на календарската година тие се предаваат во архивата на претпријатието Нарачките за економски и оперативни прашања се чуваат 5 години. Имаат континуирано нумерирање без буква. Ако обемот на нарачки издадени во претпријатието е голем, тие се поделени на тома во текот на целата година. По истекот на периодот на складирање, тие се уништуваат со извршување на соодветниот акт.
3 Нарачките за персонал се издаваат и се чуваат во одделот за управување со персонал на претпријатието.

Систематизација на нарачки (инструкции) во канцелариско работење

Меѓутоа, со обемниот проток на документи, весникот е „витална“ потреба. На крајот на краиштата, со негова помош, персоналот може оптимално да ги систематизира документите со цел леснотија на користење во идната работа.

Инфо

Друга предност на одржувањето на весник е дополнителна потврда за фактот на објавување на документот до датумот на регистрација. Доколку се појават контроверзни прашања, кога датумот на влегување во сила на наредбата не одговара на датумот на потпишување на документот, датумот на регистрација на нарачката во весникот е дополнителна потврда за законитоста на нарачките опишани во налогот.

Законодавна рамка за евидентирање на документацијата Како што е наведено погоре, сегашниот закон не бара компаниите задолжително да регистрираат нарачки во весникот. Сметководството на нарачките останува на дискреционо право на менаџментот на компанијата во овој поглед, постапката за внесување информации во весникот, неговата форма и постапката за складирање се одредуваат од секоја компанија поединечно.

Како да ги нумерирате нарачките во кадровската евиденција

Ако весникот се чува во мала компанија, тогаш одговорниот вработен може да биде сметководител. Лицето одговорно за одржување на документот треба да биде наведено во внатрешниот регулаторен документ (во Процедурата за евиденција за персонал).

Препорачливо е да се наведе не целото име на одреден вработен, туку позицијата, бидејќи во овој случај, кога работникот ќе биде отпуштен, неговите должности ќе преминат на неговиот наследник. Вообичаени грешки при креирање дневник за нарачки Подолу ќе ги разгледаме ТОП 3 вообичаени грешки направени при одржување на дневник за нарачки.

Грешка број 1. Постапката за водење на Дневникот на нарачки не е фиксирана со внатрешни прописи. Како што е опишано погоре, одлуката да се користи весникот за оптимизирање на протокот на документи ја носи одредена компанија посебно, во зависност од ситуацијата и потребата.

Нарачки: главни типови и карактеристики на дизајнот

Истовремено, постојат низа актуелни прописи кои даваат препораки во однос на постапката за водење на весникот. Бр. складирање и постапката за уништување. 2 Наредба на Федералната архивска агенција бр. 68 од 27 ноември 2000 година Наредбата ги одобрува тековните упатства кои ја опишуваат постапката за нумерирање и индексирање на налози и други документи на претпријатието. Според документот, нарачките мора да се регистрираат според правилата за континуирано нумерирање.

3 ГОСТ Р 6.30-2003 Документот содржи општи стандарди за подготовка на документи (вклучувајќи нарачки), а исто така обезбедува систем за унифицирана организација на протокот на документи.

Како да ги поделите нарачките

одобрување (промена) на структурата и нивоата на персоналот, распоредот на персоналот;
создавање на нови структурни одделенија, колегијални и советодавни тела, постојани или привремени комисии;
спроведување на сертификација на персоналот;
планирање на активности;
контрола над активностите (известување);
воспоставување режим на работа и правење промени во него;
активности за финансирање;
логистика;
поддршка за информации и документација итн.

Уште еднаш да нагласиме дека не е можно да се наведат не само сите прашања за кои се издаваат наредбите (инструкциите), туку и нивните тематски групи, само затоа што тоа во голема мера е определено од спецификите на активностите на организацијата, нејзините организациски и правна форма и други карактеристики.

Нумерирање на нарачки во управувањето со кадровската евиденција

Така, тие ќе бидат лоцирани во датотеката (во папката со нарачки) и ќе се рефлектираат во дневникот за регистрација. Класификацијата на нарачките по рок на траење зависи од нивните типови.

Внимание

Речиси сите налози за персонал мора да се чуваат 75 години! Овој период, според законодавците, е неопходен за да се разјасни стажот во секое време, а со тоа и правилното пресметување на пензијата. На пример, роковите се:

налози за прием, трансфер, отпуштање - 75 години;
за главни активности – 1 година;
за одмор, службени патувања – 5 години;

Соодветно на тоа, дневниците за нарачки се чуваат исто толку време.

Списокот на документи е голем, па дел од него како пример можете да го видите овде. Како да пополните нарачка Ако не сакате да ги користите прифатените формулари, туку да развиете свои или да го прилагодите унифицираниот за себе, треба да се придржувате до правилата.

Нарачка во управување со кадровската евиденција

Од статијата ќе научите:

какви видови нарачки постојат и каква е нивната структура;
кои правила треба да се следат при регистрација;
колку долго се чуваат административните документи во архивите на организацијата?
За што служат дневниците?

Наредбите се административни документи издадени од раководителот на компанијата во рамките на неговите овластувања и задолжителни за извршување од страна на подредените. Во акционерските друштва овластено службено лице да ги издава е генералниот директор, во медицинските установи - главниот лекар, во претпријатијата - директорот итн. правна сила. Нарачката е најчестиот вид административна документација.
Транспортни услуги, внатрешни комуникации; 10.4. Безбедност. Од ова произлегува дека налозите (инструкциите) издадени во наведените области треба да се класифицираат како административни и економски прашања и да се формираат во посебна датотека со рок на траење од 5 години. При регистрирање на такви нарачки (инструкции), на регистарскиот број треба да се додаде буквата индекс „а“, „ах“ или друга, на пример: нарачка бр. 1-ах, бр. 18-а. Тешкотијата, сепак, лежи во фактот што организациите често издаваат наредби (инструкции) за главните (производни) активности, кои, заедно со прашањата од главната дејност, содржат инструкции од административна и економска природа. Во овој случај, нарачката (инструкцијата) мора да се однесува на главната активност и да се чува трајно.

Нарачки за основни активности - кои се овие нарачки? , од која класификација произлегува таквата поделба на административните активности на компанијата, кој е одговорен за нивно составување - овие и некои други прашања ќе бидат опфатени во нашиот материјал. Информациите презентирани во статијата ќе помогнат да се воспостави канцелариска работа во организацијата.

Општо прифатена класификација на нарачки во административните активности на претпријатието во 2015-2016 година

Мора да се обезбедат посебни донесени одлуки и правно значајни активности преземени во компанијата. Административните активности на менаџерот се формализираат со помош на наредби, но наредбите ги дава неговиот заменик. Менаџерот има овластување да решава прашања во сите области на активностите на компанијата, затоа административните активности беа поделени во неколку области.

Во пракса, вообичаено е да се поделат сите нарачки кои се однесуваат на внатрешните активности на компанијата во 3 групи:

нарачки за главните активности,
нарачки за персонал,
наредби за административни и економски прашања.

Истата класификација е присутна и во Списокот на стандардни управувачки архивски документи генерирани во процесот на активности на државните органи, локалните самоуправи и организации, со означување на периодот на нивно чување (во натамошниот текст: Список), одобрен по налог на Министерството за култура на Русија од 25 август 2010 година бр. 558 (дел 1.1, алинеја 19). Во исто време, не е вообичаено да се подели група нарачки за основни активности во подгрупи. Доаѓа како единствен блок, кој ја вклучува целата низа документи.

Кои нарачки се однесуваат на нарачки за основни активности (примери)?

Вработените во персоналот често имаат проблеми со класифицирањето на налозите како основни активности и нема препораки за ова прашање на законодавно ниво. Во овој поглед, со цел да се разбере нарачка за главната активност - што е нарачка?, се користат два методи одеднаш:

Прво, налозите директно означени како налози за персонал и за административни и економски прашања веднаш се отфрлаат (во списокот, наредбите за персонал се наведени во истата линија 19, списокот на прашања класифицирани како административни и економски активности е наведен во делот 10 од Списокот - соодветно, наредбите доделени на оваа група се издаваат врз основа на нив).
Второ, се користи поделбата на групите според значењето на редот. Ако издадената наредба се однесува на еден или повеќе конкретни вработени, тогаш ова е наредба во врска со персоналот (на пример, дека Иванов и Петров се вклучени на работа на слободен ден), но ако зборуваме за позиција или тим во целина. , тогаш ова е налог во врска со главните активности (на пример, кога сабота е прогласена за работен ден за целата компанија).

Меѓу вообичаените нарачки за основни активности се следните нарачки:

за одобрување на кадровската табела и негова измена;
одобрување на распоредот за одмор и правење промени во него;
создавање (реорганизација, ликвидација) на структурни поделби;
инвентар на имот;
организирање истрага за несреќа;
воспоставување режим на работа;
одобрување на локални акти на друштвото.

Ве молиме запомнете: ова е нецелосно листа на нарачки за основни активности, може да се прошири или измени за да одговара на потребите на компанијата за водење евиденција.

Составување листа на нарачки кои се користат во компанијата за основни активности

За да се избегне забуна во канцелариското работење и правилно да се структурира работата на сите структурни единици, многу компании на локално ниво одобруваат инструкции за канцелариска работа, кои ја дефинираат поделбата на нарачките во групи. Овој пристап овозможува првично распределување на одговорностите за изготвување на различни наредби меѓу структурните единици или поединечните кадровски единици.

Не ги знаете вашите права?

Доколку инструкциите не се издаваат како посебен документ, тогаш компанијата може да одобри во форма на посебен локален акт список на користени нарачки со секоја од нив доделена на одредена група. Најчесто, ова се случува додека расте компанијата: како што се зголемува персоналот, се зголемува обемот на проток на документи, станува тешко за едно лице да биде одговорно за изготвување на сите нарачки, како резултат на што оваа функција е поделена помеѓу неколку вработени.

Како да пополните нарачка за главната активност, примерок

Барањата за извршување на голем број документи класифицирани како организациски и административни се вградени во ГОСТ Р 6.30-2003. Овој документ го одредува составот на деталите за документот и барањата за подготовка на детали. На формуларот има и дијаграми за локацијата на деталите.

Текстот на нарачката обично го означува следново:

име на компанијата;
име на документот;
датум и регистарски број;
текст на документот;
простор за потпис на службеникот кој ја одобрува наредбата, со означување на позицијата;
ознака за изведувачот;
место за одобрување виза доколку е потребно.

Текстот на наредбата може да се подели на преамбула во која се наведени основите и предусловите за издавање на наредбата и административен дел каде се дадени конкретни упатства и се наведени роковите за нивно спроведување.

Доколку кон нарачката се прикачени посебни документи, на пример објаснувачки белешки, тоа е наведено во текстот на нарачката. ГОСТ Р 6.30-2003 содржи примери за поставување детали на формулар, со чија помош можете да креирате приближни примероци на нарачки за понатамошна употреба од страна на вработените во компанијата доколку е потребно. Примерок нарачка за главните активностиможе да се преземе и од нашата веб-страница.

Има смисла да се означи дека документот припаѓа на група нарачки за основни активности во бројот на нарачката. За да го направите ова, можете да користите метод во кој ознаката „OD“ се става по самиот број, одделена со цртичка или коса цртичка.

Регистар на издадени налози, водење книга (дневник) на налози

Вообичаено е да се регистрираат нарачки издадени во претпријатието, бидејќи е неопходно да се води евиденција за нив. Нарачката не само што ја одобрува главата, туку добива и свој број, според кој информациите за него се внесуваат во регистарот специјално дизајниран за овие цели. Во исто време, ако компанијата воведе поделба на нарачките во групи, тие се регистрираат на посебни места.

Овој пристап е оправдан со фактот дека различни видови документи имаат различни периоди на складирање, како што може да се види од Списокот. Тој предвидува дека нарачките за основни активности се чуваат трајно, додека нарачките за персонал се чуваат 75 години (со исклучок на одредени случаи кога не можат да се уништат само 5 години), а нарачките за административни и економски прашања се чуваат 5 години. . Комбинирањето на нарачки со различни периоди на задржување во датотеки ќе предизвика одредени тешкотии.

Дневник или книга се користи за снимање на нарачки. На законодавно ниво, нема барања за таков документ, па затоа нема ниту едно име за него. Целта на книгата за нарачки (дневник) е да овозможи таму да се евидентираат следните информации за нарачките:

сериски (регистрациски) број;
датум на потпишување на документот;
името на документот, неговото резиме или опис на предметот;
податоци за лицето одговорно за изготвување на нацрт-налогот (извршител);
белешки, доколку ги има.

Регистрацискиот дневник (книга) се користи во текот на целата календарска година. Секоја година започнува ново списание (книга) и нумерирањето во него се врши одново.

Организација на складирање на нарачки

Откако наредбата ќе биде издадена и одобрена од раководителот на компанијата, таа им се става на внимание на вработените чии интереси се засегнати од неа. Следниот чекор е дистрибуција на нарачки во согласност со воспоставениот систем на организацијата за евидентирање и складирање на административна документација. Прво, наредбите се испраќаат до лицето одговорно за нивното извршување или контрола над неговото спроведување. Кога веќе нема потреба од пристап до нарачката, таа се депонира.

На крајот од секоја календарска година, документите кои повеќе нема да бидат потребни за канцелариска работа или кои истечеле во одделот обично се групираат во датотеки, се опишуваат и се пренесуваат на складирање. Доколку компанијата одвоила посебна просторија за овие цели, во секој оддел се подготвуваат датотеки за складирање. Доколку е создаден посебен архивски оддел за снимање и зачувување документи, неговите вработени учествуваат во формирањето на досиеја за складирање (или го контролираат процесот) и, по добивањето на документите, ги систематизираат и доделуваат за складирање според правилата утврдени во компанија.

Наредбите за основните активности се издаваат во случаи кога се донесуваат одлуки во врска со целиот тим или некои позиции без да се засегнат одредени вработени. Истовремено, за да се разграничат границите на групата нарачки за основните дејности, потребно е од оваа група да се исклучат сите налози кои се директно дефинирани во прописите како налози за персонал и за административни и економски активности. Останатите нарачки се внесуваат во посебна листа, која ќе биде индивидуална за секоја организација поради спецификите на нејзините активности и се внесени во соодветниот локален акт за да се избегне забуна.

Кадровските налози, без претерување, се најважните документи во управувањето со кадровската евиденција. Токму овие акти ги консолидираат и спроведуваат одлуките на работодавачот во однос на поединечните вработени.

Врз основа на нарачките, се прават записи во работната книга со нив се потврдуваат одредени периоди на активност и условите под кои работел работникот. Кодексот за работни односи на Руската Федерација постојано се однесува на налогот како еден од документите што го формализираат појавувањето, развојот и прекинувањето на работните односи.

Главниот дел од налогот за персоналот, како и секој друг персонален документ, е неговата содржина, т.е. информации за управување, за кои документот е составен на материјален медиум. Секој персонален налог има индивидуална содржина поврзана со една или друга функција за управување со персоналот. Но, пред да размислите за конкретни типови на овој документ, неопходно е да одговорите на следниве прашања:

Кои нарачки (со содржина) се однесуваат на нарачките за персоналот?
Како можеме да ги издвоиме од вкупната маса на нарачки создадени во една организација токму нарачките за персонал кои се предмет на регистрација и складирање во службата за персонал?
Дали постои јасна, нормативна поделба на налозите во овие групи или дали работодавачот самостојно одредува кој треба да изготви, изврши, регистрира и складира одредена нарачка: службата за персонал, службата за поддршка на документацијата за управување (секретаријат, канцеларија итн.) или сметководство?

Видови нарачки за персонал

Имајте предвид дека специјалистите за човечки ресурси не секогаш си ги поставуваат овие прашања, сметајќи дека поделбата на нарачките е безвреден потфат и губење време. И всушност, дали оваа класификација е навистина толку важна за да создадете дополнителна мака за себе и да ја спроведувате канцелариската работа одделно за главните активности и за персоналот? Кои практични потреби ги диктираат овие барања?

Одвојувањето на нарачките е неопходно од неколку причини.

Причина 1. Организација на последователно складирање на нарачки за персонал.

Првата и, можеби, главна причина е потребата да се изгради правилен систем за складирање на информации за персоналот рефлектирани во персоналните налози. Не е случајно што повеќето сорти на овие нарачки се чуваат 75 години: тие може да бидат потребни при аплицирање за пензија или во други ситуации кои бараат документарен доказ за настани и факти поврзани со работната активност на граѓанинот.

Можете да го слушнете и следново мислење: велат, бидејќи нарачките за основни активности се чуваат трајно, односно не се уништуваат по 75 години, како персоналните, тоа значи дека условите за складирање во овој случај се уште подобри - сите нарачки во компанијата може да се комбинира и да се чува засекогаш... Но, Прво, едноставно нема смисла. И второ, неопходно е да се земат предвид правилата за пребарување на документи во архивата: архиварот нема да бара налог за вработување во досие со налози за главната дејност. Прво, во номенклатурата на работите на организацијата, а потоа и во пописите на работи, овие нарачки мора да бидат наведени во различни структурни поделби и, природно, во различни случаи. Во спротивно, кадровскиот налог може воопшто да не се најде, иако влегол во архивата и таму лежи здрав и здрав.

Причина 2. Распределба на работните обврски за документација.

Покрај тоа, не смееме да заборавиме на распределбата на работните обврски за водење евиденција. Ова е веројатно едно од најболните прашања што компаниите треба да го решат. Неприфатливо е да се мешаат функциите на секретар и кадровски службеник, незаконски да им се доделуваат на овие специјалисти видови на работа невообичаена за нив. Редовно треба да одговараме на прашања и поплаки од персоналот за извршување на туѓи должности, на пример: „Зошто да издавам наредби за финансиска помош на вработените, ова не е бонус за годишнина!“ Секретарите се револтирани што понекогаш имаат задача да издаваат наредби за испраќање работници на службени патувања, а не само да печат на сертификати. Нацртите на некои персонални налози (на пример, за одбитоци од платите) честопати ги подготвуваат специјалисти за сметководство, а откако овие налози ќе бидат потпишани од раководителот на организацијата, тие се регистрираат и складираат во службата за персонал, а не во одделот за сметководство. или секретарот.

Забелешка!

Секој специјалист во компанијата ја извршува својата работна функција и е одговорен за својата област на работа. Доделувањето функции невообичаени за нив на вработените не е дозволено.

Кои документи ја утврдуваат разликата помеѓу нарачките за главните активности и персоналот?

И покрај релевантноста на оваа тема, прашањето за разликување на наредбите по основна дејност и персонал не е регулирано со регулаторни правни акти и останува контроверзно, предизвикувајќи потешкотии за практичарите и доведува до грешки во формирањето на досиеја со наредби и до тешкотии при пребарувањето за нив. во архивата. Се разбира, важен придонес за решавањето на ова прашање даде Министерството за култура на Русија, кое издаде наредба бр. државни тела, локални самоуправи и организации, наведувајќи ги периодите на складирање“. Во ставот „б“ од чл. 19 од наведениот список ги означува видовите нарачки за персонал. Но, оваа листа не е исцрпна, бидејќи не се наведени сите налози за персонал овде.

Тешкотиите во поделбата на нарачките се поврзани со многу специфични ситуации кои се јавуваат при работата со персоналот.

Сметководство за нарачки за персонал

Практично прашање на тема нарачки за персонал

Работев како кадровски инспектор во мала компанија, каде што сите нарачки се чуваа во две папки - со периоди на складирање од 5 и 75 години. Неодамна се преселив во голема организација каде што е неопходно да се постават работите во ред во евиденцијата за човечки ресурси. До крајот на годината се планира промена на номенклатурата на предмети, а сега треба да размислиме како правилно да ги поделиме предметите со кадровски налози. Кои критериуми, покрај рокот на траење, треба да се почитуваат?

Таков критериум треба да биде содржината на нарачката, имено, причината за нејзиното создавање. Можеме да ги истакнеме следните области во работата на кадровската служба и сметководството, за кои, во согласност со барањата на Кодексот за работни односи на Руската Федерација, неопходно е да се издаваат наредби за персоналот:

Документирање на движењето на персоналот: вработување, трансфер, преместување, отпуштање.
Промени во условите на договорот за вработување (со исклучок на промени во работната функција на работникот): промени во платите, промени во работното време итн.
Доделување дополнителна работа на вработен: комбинирање на професии (позиции), проширување на услужните области, зголемување на обемот на работа, извршување на должностите на привремено отсутен вработен без ослободување од работа наведено во договорот за вработување.
Вклучување во работа надвор од утврденото работно време: работа за време на викенди и неработни празници, прекувремена работа, како и во услови кои отстапуваат од нормалата, на пример ноќе.
Ослободување на работник од работа во случаи предвидени со закон: упатување на задолжителен периодичен лекарски преглед (потврдување) или за обука и тестирање на знаењата и вештините од областа на заштитата на трудот; ослободување од работа при вршење државни или јавни должности.
Суспендирање на работник од работа во случаи предвидени со закон.
Обезбедување отсуство: годишно платено (основно и дополнително), без плата, образовно, породилно, згрижување на деца.
Испратено на службено патување.
Поттикнување и награди за успех во работата.
Спроведување на дисциплинска или финансиска одговорност.
Промена на биографски информации.
Наградување, финансиски стимулации, одбивања од плата.
Сертификација на работници.
Обука, дополнително стручно образование и сл.

Во зависност од бројот на нарачки создадени во дадена ситуација, сите од нив може да се формираат во посебни случаи.

Нумерирањето на нарачките во кадровската евиденција игра значајна улога во функционирањето на компанијата, без оглед на нејзината големина, структура и поле на активност.

Управувањето со кадровската евиденција е гранка на организација одговорна за одржување на документи поврзани со работните односи. Имено:

Внесување записи во работни книги;
Регистрација на лични досиеја;
Креирање на нарачки за персонал;
Подготовка на распоред за одмор и екипирање;
Изготвување и трансформација на описите на работните места;
Чување и навремено доставување на документи во архивата;
Компетентно правење промени во документите;

Особено внимание во индустријата за управување со документи за човечки ресурси се посветува на создавање нарачки. Административните документи се поделени во 2 групи:

Од страна на персоналот.Овој тип на нарачки е поделен во 2 групи:

Периодот на задржување е 75 години за налози кои формираат работни односи и значителни промени во животот на вработените. (Вработување, отказ, промена на име);
Рок на траење е 5 години за краткорочни нарачки. (Одмор, службен пат, опомена).

По основна дејност:

Општи нарачки низ претпријатието;
По оддел;
За административни и економски активности;

На белешка! Кога подготвувате нарачки, користете унифицирани документи одобрени со Уредба на Државниот комитет за статистика на Русија од 5 јануари 2004 година бр.

Административните документи без одобрен образец се составуваат во текстуална форма на официјалниот меморандум на организацијата.

За наредбите да имаат правна сила, тие мора да ги содржат потребните детали, потписи на одговорни лица и број на документ.

Важно! Во Федералниот закон бр.43 од 2 март 2016 година. „За измените на Федералниот закон „За архивирање во Руската Федерација“, воведени се нови скратени периоди за складирање на документи за персоналот. Сега тие мора да се чуваат во организацијата 50 години, со исклучок на оние создадени пред 2003 година. Нивниот рок на траење останува 75 години.

Добро организираниот систем за регистрација на нарачки ви овозможува:

Забрзајте го пребарувањето за потребниот документ;
Систематизирајте ги административните документи според нивната намена;
Зајакнување на контролата врз извршувањето на наредбите од претпоставените.

Спецификите за користење на нумерирање се следниве:

Одвојување на административни документи со различни периоди на складирање;
Доделување сложени броеви на нарачки со значителен тек на документи.

Резолуција на Државниот завод за статистика на Русија од 5 јануари 2004 година бр.

Правила на однесување

Регистарскиот број на нарачката се состои од неговиот сериски број и индекс. Индексирањето на нарачката се одредува според индивидуалната номенклатура на случаи и правилата за регистрирање на налози во претпријатието. И покрај фактот што секоја организација пропишува свој редослед за нумерирање на административните документи, постои одреден број општи правила до кои фирмите се обидуваат да се придржуваат. Имено:

Во компаниите со мал проток на документи, нема потреба да се поделат нарачките во бројни типови. Но, тие не можат да се комбинираат поради различни периоди на складирање на документи. Во овој случај, индексот на букви се додава на бројот на нарачката преку цртичка или коса црта:

„персонал“ - персонал (Нарачки за персонал со рок на траење од 75 години);
„k“ - рамки (Нарачки за краткорочни периоди на складирање).

Во организациите со голем персонал на вработени и административни документи, развиен е цел систем на индекси за секој тип на нарачка:

„p“ - вработување;
„u“ - отказ;
“pr” - ангажирање работници;
„к“ - службени патувања;
„vk“ - внатрешни службени патувања;
„zk“ - службени патувања во странство;
„оддел“ - отсуство без плата, за бременост и породување, за грижа за деца;
„отк“ - редовни одмори, студиски одмори;

На белешка! За нарачки за основни активности, персоналот обично користи дигитален код. Некои организации додаваат индекс на букви, на пример, нарачка бр. 1-OD.

Може да има многу опции за нумерирање и ознаки на индекси. Нивната разновидност зависи не само од големината на организацијата, туку и од спецификите на активностите на одредена компанија.

Забелешка! Постапката за спроведување на управување со кадровската евиденција, вклучувајќи го и нумерирањето на нарачките, мора да биде формализирана во локален документ на компанијата - регулатива за управување со кадровската евиденција.

Секоја година ново или не

Се препорачува нумерирањето на нарачките да се изврши со годишно ажурирање на налогот за пресметка. Од првиот работен ден од новата календарска година наредбата ќе се додели бр.1. Со исклучок на културните и образовните институции, каде што деловната година започнува на 1 септември.

Таквиот систем ќе помогне не само да се организираат административни документи, туку и да се подготват за понатамошно поднесување во архивата.

Дневник на нарачки

Страница за евиденција за нарачки за персонал

Бидејќи постапката за доделување броеви на нарачки не е воспоставена на законодавно ниво, персоналот водат дневници за евидентирање на налози. Процесот на регистрација вклучува копирање на детали од документ и внесување на овие податоци во посебен формулар за регистрација.

Нарачките за основните активности се одржуваат во претпријатието одделно од нарачките за персонал. Ова се должи на различни области на активност и рок на траење. Нумерирањето на овие административни документи мора да се чува посебно. Дневниците на нарачката ќе бидат различни.

Забелешка! Регистрацијата на документот му дава правна сила, го утврдува фактот на неговото создавање или прием.

Работното законодавство не ги обврзува претпријатијата да водат дневници за нарачки. Дневниците ги развива секоја компанија независно. Но, тие мора да содржат не само нумерирање, туку и датум на извршување на документот, детали, резиме и потписи на одговорните лица.

На белешка! Кога регистрирате нарачка за персонал, мора да го наведете презимето и позицијата на работникот. И на наредба да се закачи основата - изјава од него.

Така, не постојат строги упатства за имплементација на сметководствен систем за нумерирање на нарачки. Секоја компанија избира своја шема врз основа на целесообразност и практичност.

Што да направите ако има грешка

Дозволени се измени и дополнувања на претходно издадена наредба, под услов на огромна неопходност, првенствено законска. Измените на наредбата се потребни кога ќе се појават околности што го прават административниот документ или неговиот поединечен став фактички или правно неточни.

Најчестите околности вклучуваат:

Промени во законодавството, регулативите или локалните акти на самата организација
Промени во личните податоци на вработените во однос на кои се креирани административни документи
Промени во околностите на одредено време и место, доколку овие точки се значајни за претходно издадената наредба

Важно! Правно неписмено дејствие е да се направат измени на административен документ со препишување во согласност со новите околности!

Потребно е да се состави наредба за измена на претходно издадена наредба. Вклучува:

Причини за промени.
Причина за правење промени.
Укажување на дејствија на службениците или на структурната единица на компанијата што тие мора да ги извршат во врска со промената на налогот.
Врска до изменетата нарачка или позиција во неа, нејзиниот датум, број и име.
Укажување на работникот кому му е доверена контрола над извршувањето на документот.

Совети! Кога правите голема листа на дополнувања и промени, попогодно е да ги формирате во посебна апликација. И во редот, наведете листа на прилагодувања и врска до овој додаток на нарачката.

Извршувањето на наредба за измена на претходно издадена наредба се издава во хартиена форма. Пожелните детали вклучуваат:

Име на компанија;
Име и датум на документот;
Регистарски број;
Место на изготвување на нарачката;
Текст на документот;
Потписи на одговорни лица;
Обележете за изведувачот;
Визи за одобрување на нарачка (доколку е потребно).

Забелешка! Законодавството не предвидува колку промени може да се направат во нарачката. Раководството на организацијата сам одлучува за ова прашање. Треба да се пристапи од рационална перспектива, бидејќи правењето промени во наредбата за промена на редоследот ќе предизвика конфузија во документите.

Примерок за нарачка за нумерирање на нарачката

Претпријатието самостојно развива налог за редоследот на нумерирање на нарачките, каде што воспоставува пригоден редослед за ставање броеви во нарачки, вредности на индекси и други одредби, врз основа на активностите на организацијата.

Друштво со ограничена одговорност „АСТ“

INN/KPP 7804491337/780401001

195198 година, Санкт Петербург,
Ленина, 21, зграда 1, соба. 309

НАРАЧКА бр. 1

Санкт Петербург

01.01.2016 НАРАЧУВАМ:

Воведување, почнувајќи од 2016 година, алфанумеричко индексирање на административните документи за персоналот на АСТ ДОО со користење на следните индекси за регистарски букви: налози за ангажирање вработен - П (прием);
2. наредби за раскинување на договорот за вработување (договор) со работникот - У (отказ);
3. наредби за префрлање на вработен на друго работно место - ПР (префрлање на вработен);
4. налози за давање отсуство на вработен - О (одмор);
5. наредби за повреда на трудово-производната дисциплина - Н;
6. други наредби - К (кадри).

Контролата над спроведувањето на оваа наредба му е доделена на финансискиот директор Олег Дмитриевич Иванов.

Генералниот директор А.С. Шапкин

Кои нарачки (со содржина) се однесуваат на нарачките за персоналот?
Како можеме да ги издвоиме од вкупната маса на нарачки создадени во една организација токму нарачките за персонал кои се предмет на регистрација и складирање во службата за персонал?
Дали постои јасна, нормативна поделба на налозите во овие групи или дали работодавачот самостојно одредува кој треба да изготви, изврши, регистрира и складира одредена нарачка: службата за персонал, службата за поддршка на документацијата за управување (секретаријат, канцеларија итн.) или сметководство?