Официјално писмо. Како правилно да напишете деловно писмо

СТРУКТУРА НА ТЕКСТ НА ДЕЛОВНО ПИСМО

ОСНОВНИ ПРАВИЛА ЗА ПИШУВАЊЕ ДЕЛОВНИ ПИСМА

Деловните писма имаат одредени правила за изработка и форматирање, тие подлежат на барања поради нивната припадност на информации и референтни документи. Кога составува писмо, авторот мора детално да размисли за целта за која го составува писмото и што очекува како резултат на неговото разгледување. Тој самиот мора јасно да разјасни што знае адресатот за темата на писмото, на што може да се потпре како почетна точка и кои нови информации сè уште не му се познати на примачот, заради кои се пишува писмото. Природата на аргументот и составот на текстот ќе зависат од целното поставување на буквата. Може да се разликуваат следните фази на подготовка и составување писма:

Проучување на постоечко прашање

Подготовка и пишување текст на нацрт писмо

Координација на нацрт писмото

Потпис од менаџерот

Регистрација

Испраќање

Ајде да ги погледнеме овие фази. Проучувањето на суштината на прашањето вклучува: собирање доволно информации за ова прашање, доколку е потребно, проучување на законодавството за суштината на прашањето, анализа на претходните жалби за ова прашање и добиените одговори на нив. Потоа почнуваат да го составуваат текстот на писмото.

Структура на текстот на деловното писмо

Пишувањето на текстот на писмото е трудоинтензивен процес. Важна задача при составување писмо е неговата заситеност со информации, т.е., вклучувајќи ја потребната количина на информации. Пишувањето може да биде едноаспектно или повеќеаспектно. Еден аспект од писмото обично ја сочинува содржината на целото писмо, а најчесто тоа се писма кои не бараат одговор. Текстот на буквите од повеќе аспекти може да се состои од следните аспекти: делови, клаузули, под-клаузули, параграфи. Презентацијата на секој аспект мора да започне со параграф. Деловната кореспонденција се карактеризира со тенденција да се составуваат претежно повеќеслојни букви. Писмото обично се составува според следната шема: вовед, главен дел, заклучок. Воведниот дел содржи: врска до документот, неговите поединечни точки кои послужиле како основа за изготвување на писмото; изјава за факти, која укажува на целта (причината) за составување на писмото. Кога се однесува на документ, неговите податоци се означени во следнава низа: име на видот на документот, автор, датум, регистарски број на документот, наслов, на пример: Во согласност со уредбата на Владата Руска Федерацијаод 27.06.2004 година бр. 620 „За одобрување на моделот регулатива...“ Главниот дел содржи опис на настанот, моменталната состојба, нивната анализа и обезбедените докази. Токму во овој дел е потребно да се убеди, докаже дека е неопходно да се учествува на состанокот (конференција, тркалезна маса), дека произведените производи или дадените услуги се најдобри, дека барањето мора да се исполни итн. заклучокот на писмото претставува заклучоци во форма на барања, предлози, мислења, одбивања, потсетници итн. Писмото може да содржи само еден завршен дел. Главните прашања на писмото мора да бидат јасно формулирани и распоредени во низа што е најоптимална за перцепција. По изготвувањето и пишувањето, услужното писмо мора да се уреди. Деловното писмо скоро секогаш започнува со адреса. Овој мал дел од текстот е исклучително значаен за комуникациски цели. Правилно избраната порака не само што го привлекува вниманието на примачот, туку и го поставува вистинскиот тон за кореспонденцијата и помага да се воспостават и одржуваат деловни односи. Важноста на жалбата ја одредува авторот на писмото, апелот ви овозможува да обезбедите слушател. Посебно вниманиезаслужува интерпункциски знак по адресата. Запирка по адресата и дава на писмото лежерен карактер, додека извичник го нагласува значењето и формалниот стил. Писателот на текстот мора да ги земе предвид следните фактори:

1. Општествената положба на примачот во однос на неговата;
2. Степен на запознавање, природа на врската;

3. Формалност/неформалност на комуникациската ситуација;
4. Дозволи за бонтон валидни во дадена говорна група.

Кога се печати, приговорот е центриран:

Почитуван Михаил Петрович!

Текстот на писмото може да заврши со израз на очекување дека барањето ќе биде исполнето (гаранции, претстави, покани, потсетници), како и формула за учтивост, на пример:
Ја изразувам мојата благодарност за укажаната помош и уверувам дека информациите што ги дадовте ќе бидат од големо значење во развојот на заемно корисна соработка.
Би сакал да ја искористам оваа прилика да изразам благодарност за поканата...
Изразувам надеж за плодна соработка и активно учество во решавањето на проблемите, во развивањето и спроведувањето на нашите понатамошни програмски акции.
Формулата за учтивост се наоѓа пред атрибутот „потпис“, отпечатен од параграфот и одделен од позицијата со запирка. Името на позицијата е напишано со голема или мала буква, во зависност од тоа како позицијата е напишана во составните или регулаторните документи на организацијата. Ако писмото е издадено на меморандум на службено лице, тогаш името на позицијата не е означено во атрибутот „потпис“.

Во официјалната кореспонденција, се користи официјален деловен стил.
Деловен стил е збир на говорни средства, чија функција е да служи на сферата на официјални деловни односи.
Карактеристиките на деловниот стил, специфичните карактеристики својствени за него, стилските норми на овој тип јазик се оформија под влијание на условите во кои се одвива деловната комуникација. Овие услови се како што следува:
1. Учесници во деловната комуникација се претежно правни лица - организации, институции, претпријатија, претставени од оние што дејствуваат во име на менаџери и други функционери;
2. Природата и содржината на информациските односи меѓу организациите се доста строго регулирани;
3. Предмет на деловната комуникација се активностите на организацијата: менаџерски, производствени, економски,
научни, технички итн.;
4. Огромното мнозинство на документи за управување се фокусирани на одреден примател;
5. Повеќето ситуации кои се јавуваат во активностите на организациите и бараат писмена документација се однесуваат на повторливи, слични ситуации.
Разгледаните услови за деловна комуникација формираат одредени барања за информации за управување. За да се обезбеди ефективна размена на информации во областа на управувањето, информациите мора да имаат одредени својства.

Таа мора да биде:
1. Официјален карактер, кој ја нагласува деловната основа на врската, нивната нелична природа, а исто така укажува на одредена дистанца што постои меѓу учесниците во деловната комуникација;
2. Адресирано, бидејќи документот за управување е секогаш наменет за одреден примател, службеник, организација, група на организации;
3. Релевантно, бидејќи документот мора да ги содржи точно информациите што се неопходни во дадено време за да се донесе ефективна одлука за управување или
друга употреба во активности на управување;
4. Објективно и доверливо, бидејќи ефективните активности на управување бараат непристрасна, непристрасна проценка на настаните, фактите и појавите;
5. Убедливо, образложено, бидејќи задачата на деловната комуникација е да го поттикне примачот да прави (или да не прави)
одредени активности;
6. Комплетни и доволни за донесување на менаџерски одлуки. Може да има потреба од недостаток на информации
дополнително побарајте информации, генерирајте кореспонденција,
да доведе до неоправдани загуби на време и пари.
Деловниот стил има комбинација од специфични знаци, разликувајќи го од другите стилови на јазикот - научниот, новинарскиот, разговорниот и јазикот на белетристиката.
Главните барања за бизнис стил се:

стандардизација на презентацијата;

неутрален тон на презентација;

точност и сигурност на формулацијата, недвосмисленост и униформност на формулацијата;

концизност, краткост на презентација на текстот;

употреба на јазични формули;

употреба на термини;

употреба на лексички и графички кратенки;

доминација пасивни конструкциинад вистинските;

употреба на фрази со глаголска именка;

употреба на конструкции со последователна подреденост на зборовите во генитив и инструментална случаи;

доминација на едноставни вообичаени реченици.

Стандардизацијата на деловниот говор ги опфаќа сите нивоа на јазикот - вокабулар, морфологија и синтакса. До денес, деловниот говор има акумулирано огромен број термини, фрази и формули. Употребата на готови структури ви овозможува да избегнете губење време во потрага по дефиниции што се карактеризираат стандардни ситуации. Стандардизацијата на деловниот говор значително ја зголемува информациската содржина на документите, значително ја олеснува нивната перцепција, што помага да се оптимизира протокот на документи воопшто.
Неутралниот тон на презентација е норма на официјална деловна комуникација, која се манифестира во најстрогата и воздржана природа на презентацијата. Неутралноста на тонот на презентација ја исклучува можноста за користење изразно и емоционално наелектризирани јазични средства во текстовите ( разговорен вокабулари интерекциите) фигуративни средства и зборови употребени во преносна смисла. Информациите содржани во текстот на писмото се од официјална природа. Поради оваа причина, личниот, субјективен елемент во документите треба да се сведе на минимум. Од јазикот на документите се исклучени зборовите кои имаат изразена емоционална конотација (зборови со деминутивни наставки, со наставки на преувеличување или намалување, интерекции).
Сепак, не може да се претпостави дека официјалниот документ е целосно лишен од емоции.
Целта на повеќето документи е да го заинтересираат примачот, да го убедат и да го поттикнат да дејствува во насока што ја посакува авторот. Управувачкиот документ нема да ја постигне својата цел ако е лишен од емоционални призвук, но емоционалноста треба да се крие и да се постигне не со јазикот, туку со содржината. Треба да се скрие зад надворешен мирен, неутрален тон на презентација. Точноста на презентацијата претпоставува недвосмислено разбирање на содржината на документот.
Јасноста и точноста на текстот се одредуваат првенствено од исправноста на композициската структура на текстот, отсуството на логички грешки, промисленоста и јасноста на формулацијата - стабилни фрази и отсуството на фигуративни изрази.
Лаконскиот приказ на текстот се постигнува со економична употреба на јазични средства, со исклучок на говорниот вишок - зборови и изрази кои носат дополнително значење.
Барањето за концизност или краткост на текстот е директно поврзано со намалување на обемот на текстот. Барањето за краткост нè принудува појасно да ја формулираме темата на документот, да го користиме јазикот поштедливо, да ги елиминираме непотребните зборови што не ги носат потребните информации, неоправданите повторувања и непотребните детали.
Писмото мора да биде убедливо без разлика на кого е испратено, да содржи точни датуми, неспорни факти и заклучоци.
Една од карактеристиките на деловниот говор е широката употреба на лингвистички формули - стабилни (шаблонски) фрази што се користат непроменети. За да се мотивира одредена акција, се користат следниве изрази:

Ве известуваме дека од... до...;
- Ве известуваме дека од...;
- Ви ги испраќаме договорените...;
- Бараме да го разгледате прашањето за...
- Од увидот е утврдено дека....;
- Поради недостиг на парична помош...;
- Поради тешката економска состојба...;
- Во согласност со вашето писмо...;
- За извршување на заедничка работа...;
- Во согласност со протоколот...;
- Во потврда на нашиот договор...;
- За да се зајакне одговорноста... итн.

Јазичните формули се резултат на обединувањето на јазичните средства што се користат во повторени ситуации. Покрај изразувањето типична содржина, јазичните формули честопати делуваат како правно значајни компоненти на текстот, без кои документот нема доволно правна сила:

Гарантираме отплата на кредитот во износ...,
- Гарантираме плаќање. Нашиот Детали за банка...,
- Контрола над спроведувањето е доделена ...

Термин е збор или фраза на која е доделен специфичен или посебен концепт. Збир на термини во одредено поле на знаење или професионална дејностсоставува терминологија, или терминолошки систем.
Употребата на термини во строго фиксно значење обезбедува недвосмислено разбирање на текстот, што е многу важно во деловна комуникација.
Термините што се користат во документацијата за управување се индустриска терминологија која ја одразува содржината на предметната област на која е посветена содржината на документот, како и термини кои се развиени во областа на поддршката на документацијата.
Коректноста и стабилноста на употребата на термините во практиката се постигнуваат со користење на терминолошки речници и стандарди, кои воспоставуваат строго недвосмислен систем на концепти и термини и помагаат да се рационализира терминологијата. Условите што се користат во областа на документациската поддршка за управување се евидентирани во ГОСТ Р 51141-98 „Канцелариска работа и архивирање. Поими и дефиниции“.

Кога користите термин, мора да бидете сигурни дека тој е разбирлив за примачот. Ако авторот на писмото се сомнева во ова, тогаш е неопходно да се направи едно од следново:

Дајте официјална дефиниција за поимот;

Дешифрирајте го значењето на поимот користејќи неутрален вокабулар;

Отстранете го терминот или заменете го со општо разбирлив збор или израз.

Тешкотиите во користењето на термините се поврзани и со фактот дека терминолошкиот систем е во постојана промена: содржината на постојните концепти се менува, се појавуваат нови, некои поими застаруваат, а термините што ги означуваат излегуваат од употреба.
При користење на полисемантички термини (синонимни поими) треба да се земе предвид дека во еден документ поимот може да се користи само во едно од неговите значења. На пример, термините „договор“, „договор“, „договор“ се синонимни поими, но тие се разликуваат во практиката на нивната примена. Законот за работни односи се занимава со договор за вработување(договор); во граѓанското право - две и мултилатерални трансакции се нарекуваат договори; Во надворешно-трговските активности, терминот „договор“ е позастапен, договорите во низа други области се фиксирани во договори.

Друга карактеристика на деловниот говор. Во деловниот говор се користат кратенки. Постојат два главни типа на кратенки на зборови:
1. Лексички (кратенки) - сложени скратени зборови формирани со отстранување на дел од нивните составни букви од делови од зборови: ЗНД, ДОО, Министерство за вонредни ситуации, НПП, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главен сметководител, шеф, заменик, специјални сили.
2. Графички - кратенки за зборовите што се користат во пишувањето: гр-н, чк, ж-д, кв. м, итн.

Буквите треба да користат само официјално прифатени кратенки, ознаки и термини. Имињата на институциите, организациите и позициите, звањата, мерните единици, географските имиња и други мора точно да одговараат на официјалните имиња.

Друга карактеристика на деловниот говор е употребата на конструкции со секвенцијална подреденост на зборовите во генитив или инструментален случај:
- Ви нудиме опции за решенија (што?) за реконструкција на греење, вентилација и санитарни инсталации на станбени згради и административни згради.
- Целосно ја споделуваме потребата (што?) за понатамошна дискусија за конкретни прашања за можна соработка.
- Според списокот на главни активности одобрени од претседателот на Руската Федерација (што?) за подготовка и одржување на прославата на 60-годишнината од победата во Големата патриотска војна...

Според распоредот на персоналот...

Деловниот говор се карактеризира со употреба на фрази со вербални именки. Во деловниот говор наместо глаголи се користат конструкции од глаголски именки со значење на дејство: да се помага (и не да се помага), да се пружи помош (а не да се помогне), да се чисти (и не се чисти), да се обезбеди поддршка. (а не да поддржува), да прави поправки (не поправки).
Едноставноста на презентацијата и доминацијата на едноставни, вообичаени реченици се важни за пишување. Карактеристика на деловниот стил е доминантната употреба на едноставни заеднички реченици, едноделни (со еден главен член - подмет или прирок) или дводелни (со два главни членови - предмет и прирок) со изолирани фрази (партиципна, прилошка, изолирани дефиниции), воведни зборови и реченици, На пример:
- Поради екстремно ниската ефикасност на користење на градскиот имот придонесе за одобрениот капитал на заедничкото вложување „МИО“, како и недоволната оптовареност на возниот парк на моторни возила и неговата неисплатливост, бараме да го решите прашањето за пренос на удел на градот во финансиското и економското управување на Градското собрание.

Препорачливо е да се подготви писмо за едно прашање. Ако треба да контактирате со организација истовремено за неколку различни прашања, се препорачува да напишете посебни писма за секое од нив.
Во текстот на едно писмо, можете да изразите барања или други прашања доколку се префрлат на едно лице за извршување.
Покрај традиционалните јазични формули, деловната кореспонденција содржи и странски зборови и фрази. Во пракса тие ја играат улогата на лингвистички формули. Некои од нив се добро познати, некои се поретки. Треба да се има на ум дека употребата на странски зборови мириса на блага старомода, но во исто време остава добар впечаток кај партнерот кој ги знае овие зборови и овозможува да се збуни надворешниот читател.

Поучни;

Придружува;

Гаранција;

Информативни;

Благодарам;

Честитки;

Има и писма со барање, писма со барање, писма со известување, писма со одговор, писма со покани итн. Секој тип на писмо има свои карактеристики во изготвувањето и дизајнот.

Писма со покана

Писмата со покана со понуда за учество на семинари, состаноци и други настани обично се упатени до раководителот на организацијата, конкретен службеник, но може да се упатат и до целиот тим. Буквите ги означуваат условите за учество, местото и времето на настаните и, доколку е потребно, кодексот на облекување. Писмото обично ги содржи деталите „прилог“, кој информира за програмата на настанот.

Гарантни писма

Гарантните писма се пишуваат за да се потврдат одредени ветувања или услови и се упатени до организација или поединец. Може да се гарантира плаќање за извршена работа, квалитет, време на испорака на производи, плаќање на стоки, кирија итн.. Ваквите писма користат стандардни изрази: „компанијата гарантира, гарантираме, бараме да ни ја испратите со готовина при испорака (тип на гаранција), гарантираме плаќање, гарантираме време на испорака, гарантираме квалитет на производите...“
Писмото обично ги означува деталите за плаќање на организацијата која обезбедува гаранции за плаќање.
Препорачливо е да го координирате текстот на писмото со правната служба. Покрај потписот на раководителот на организацијата, може да се издаде и потпис на главниот сметководител. Потписот е заверен со печат.

Писма со барање

Има огромен број ситуации кои доведуваат до поднесување барања во име на претпријатија, организации и институции. Текстот на ова писмо обично е структуриран во следнава форма: главниот дел од содржината содржи изјава за причината што ве поттикнала да го поднесете барањето; изјава на самото барање; во завршниот дел се изразува надеж за очекуваниот резултат. Барањата обично се изразуваат со зборовите „прашувам, прашуваме“;
Ве молиме обезбедете помош...;
Ве молиме испратете на нашата адреса...;
Ве молиме земете учество...;
Ве молиме информирајте...;
Ве замолувам да го ликвидирате долгот...;
Ве молиме преземете акција...

Главната цел на ова писмо е да се убеди, да се докаже потребата од исполнување на барањето, затоа, текстот на писмото дава убедливи докази, приложува пресметки, проценки и други придружни основи, кои се формализирани како „прилог“.

Писма за одговор

Текстот на писмото за одговор обично започнува со повторување на барањето. Следно, се наведуваат резултатите од разгледувањето на барањето, одбивањето е мотивирано (ако е писмо за одбивање) и се наведува самото одбивање.
Природата на информациите во деловното писмо обично подразбира алтернатива на очекуваните информации во писмото за одговор, односно во деловната кореспонденција постои принцип на паралелизам во аспектите на содржината, што се рефлектира во јазикот на кореспонденцијата на одговорот. Тоа значи:
1. Присуство во писмото за одговор на врска до оригиналното писмо и неговиот предмет;
2. Употреба на исти јазични изразни средства (првенствено терминологија) во двете букви;
3. Споредливост на обемот на информации и аспекти на содржината во двете букви;
4. Усогласеност со одреден редослед во прикажувањето на аспектите на содржината.

Текстовите на писмата за одговор мора да одговараат на задачите запишани во резолуциите на менаџерите.
Првото и основно правило е не одложувајте го вашиот одговор, не го терајте дописникот да чека. Доколку околностите се такви што не можете да дадете одговор во утврдениот рок, информирајте го примачот за ова, како и за временската рамка во која можете да дадете дефинитивен одговор. Бидете сигурни да се извините за доцнењето, наведувајќи ја нејзината објективна причина.
Писмото за одговор го означува бројот и датумот на документот на кој е даден одговорот. Овие податоци не се внесуваат во текстот на писмото, туку на одредено место на формуларот или пред насловот на документот што не е составен на формуларот.

Се користат следниве форми на презентација на одбивања:
- Вашиот предлог е одбиен од следните причини...

Нацрт-договорот за заеднички дејствија испратен до вас се отфрла од следните причини...
- Жал ни е, но нашата компанија не може да ја прифати вашата понуда...

Писма за благодарност

ВО Во последно времеПисмата за благодарност станаа широко користени во деловната кореспонденција.
Писмата со благодарност се правила на добри манири во односите меѓу партнерите. Во партнерствата, треба да можете не само да прашувате, туку и да се заблагодарите за дадените услуги, за заедничкото одржување на какви било настани, за испраќање честитки, за организирање прием итн.

Писмото може да се состави на меморандуми или на меморандуми во боја) писмо за благодарност. Доколку писмото е составено на меморандуми, тој се запишува на пропишан начин. Писмо составено во форма на писмо за благодарност не е предмет на регистрација; печат може да се стави на деталите за „потпис“. Бидејќи писмото е од лична природа, не се препорачува да се вклучи атрибутот „изведувач“ во него. Текстовите на писмата користат стандардна форма на презентација:
- Изразувам благодарност...;
- Искрено сум благодарен...;
- Со благодарност забележуваме...;
- Ви благодарам...;
- Ти благодарам за...

Придружни писма

Придружните писма се составуваат за да се информира примачот за испраќање на какви било документи. Текстот на писмото се состои од два дела: порака за материјалот што се испраќа и појаснување на информации (прилози). Вообичаено, текстот на мотивационото писмо е многу краток, се вклопува во формат А5 и нема независен наслов. Придружните писма обично започнуваат со:
- Испраќам информации...; - Со задоволство ви нудиме (препорачуваме)...;
- Ви нудиме...;
- Сигурни сме дека ќе ве интересира високиот квалитет на нашите производи...;
- Ве известуваме дека...;
- Ве известуваме дека...;
- Се надеваме на понатамошна соработка ...

Писмата со барања се составен, важен и неопходен дел од деловната кореспонденција. Од една страна тоа се тактизирани и дипломатски барања за актуелни прашања, од друга страна се алатка за постигнување одредени цели на адресатот. Целта на секое писмо со барање е да го поттикне примачот да преземе одредени дејствија што ги бара авторот на писмото. Како да напишете писмо со барање за да се приближите до позитивен одговор што е можно повеќе?

Секое писмо со барање мора да се состои од добро осмислено образложение и јасна изјава за барањето. Покрај тоа, можете да користите техники кои ја зголемуваат ефикасноста на пишувањето.

Чекор 1. Со кого контактирате со вашето барање?

Обратете му се лично на примачот, по можност со име и покровителство:

„Почитуван Иван Иванович!“, „Почитуван господине Иванов!

Прво, ќе ја изразите вашата почит кон примачот, а второ, барањето упатено до одредено лице му наметнува одговорност за неговото спроведување. Има ситуации кога барањето е упатено до тим или група луѓе. Во овој случај, исто така, се препорачува да се персонализира жалбата колку што е можно повеќе:

„Почитувани колеги!“, „Почитувани менаџери!“, „Почитувани помлади вработени!“, „Почитувани вработени служба за персонал!»

Чекор 2. Зошто ме контактирате?

Дајте му комплимент на примачот. Со давање комплимент на примачот, вие одговарате на неговото прашање: „Зошто ми го поставуваш ова прашање? Забележете ги неговите минати достигнувања или лични квалитети.

„Секогаш сте подготвени да слушате и да го пронајдете најдобриот начин да го решите проблемот на речиси секој што ве контактира. И, за да ви оддадам признание, им помогнавте на многу луѓе“.

„Вие сте водечки експерт во областа...“

„Им помогнавте на многу луѓе да ги решат најтешките прашања во областа на...

Оваа техника ќе му овозможи на примачот повнимателно да го разгледа барањето и да се обиде да најде можност да го задоволи да ја ебам.

Комплиментот е соодветен кога станува збор за нестандардни барања, кога треба да го придобиете примачот, кога треба да привлечете внимание на одредени заслуги и квалитети кои се неопходни и важни за исполнување на вашето барање.

Многу е важно да не ја преминете границата помеѓу комплимент и грубо ласкање. Бидете искрени.

Чекор 3. Оправдување на барањето

Секое барање мора да биде оправдано зошто го правите ова конкретно барање. Внесете го примачот во контекст на вашиот проблем.

Во оваа фаза, треба да ги изберете трите најзначајни аргументи за примачот. Најдобро е да се градат аргументи според следната шема: силно - средно - најсилно.

Барањата доаѓаат во различни нивоа на сложеност, така што примачот не е секогаш заинтересиран да исполни нечии барања. Тој треба да биде убеден дека исполнувањето на барањето има потенцијални придобивки:

Интересирајте го примачот

Понудете му да имплементирате некоја атрактивна можност за исполнување на вашето барање:

„Во секое време, деловните, претприемничките луѓе се труделе не само да постигнат материјален успех, туку и да остават свој белег во историјата на својата татковина, да бидат запаметени по нивните добри дела и да добијат почит“.

« Успешната активност на секоја професионална заедница е пред се разбирање и поддршка од пријателските Синдикати, учество на заеднички настани и проекти.».

« Се разбира, вашата голема цел е чист и удобен град за луѓето».

Или изразете проблем што е многу релевантен конкретно за вашиот примач:

„Вие, како мудар сопственик на градот, веројатно сте загрижени за хаотичните прошетки на деца од различна возраст на несоодветни места, што доведува до зголемени сообраќајни несреќи и зголемување на детскиот криминал“.

„Вашиот оддел добива почести повици за несуштински прашања, што одзема многу драгоцено работно време“.

Покажете како вашето барање може да помогне да се реализира можноста:

« И денес, кога нашата земја се потпира на младите, тешко е да се најде понеопходна, посвета кауза од помагањето на младите мажи и жени од обесправени семејства. Во нашиот град има такви кои веќе пружаат таква помош - под покровителство на кабинетот на градоначалникот, нашиот добротворен центар „Херитиџ“ работи со донации од граѓани, предавајќи ги проблематичните тинејџери народни занаети. ».

Или да го решите проблемот:

„Опремувањето на специјализирани места за деца од различна возраст да поминуваат време ќе помогне да се намали нивото на детски криминал и да се минимизираат сообраќајните несреќи во кои учествуваат деца“.

Опишете го значењето на барањето

Кога нема што да му се понуди на примачот или во контекст на ова барање е несоодветно, тогаш подобро е да го информирате примачот. Овде треба да ја опишете ситуацијата онолку колку што е потребно за да ја разберете релевантноста на барањето и важноста на неговото спроведување. Значењето на барањето мора да се опише на таков начин што „ја допира душата“. Ако барањето не спаѓа во категоријата „допирливо“, тогаш треба да му ја покажете на примачот причинско-последичната врска, што ќе обезбеди дека примачот го исполнува барањето.

„Од (датум), според договор за закуп бр. X, закупнината за 1 м2 е 20 УСД. во еден ден. Во изминатите три месеци има пад на трговската активност поради економската нестабилност и социјалните немири. Просечната добивка од тргувањето е 10 американски долари. дневно, што не е доволно ниту да се плати кирија. Доколку не се преземат мерки, приватните претприемачи ќе бидат принудени да ги затворат своите продажни места, што може негативно да влијае на вашиот приход“.

Така, мора јасно да му ставите до знаење на примачот дека исполнувањето на барањето носи можност за добивање материјална или нематеријална корист.

Чекор 4. Изјава за барањето

Кога примачот е подготвен, можете да го наведете вистинското барање. Текстот на барањето треба да биде прилично концизен и крајно јасен. Во никој случај не треба да има двосмисленост или потценување. На пример, ако зборуваме за намалување на киријата, важно е да се наведе до кое ниво:

„Ве молиме да го намалите нивото на киријата додека состојбата не се стабилизира на 5 американски долари. по м2 дневно“.

Ако зборуваме за обезбедување на услуги, тогаш направете го барањето што е можно поконкретно, наведувајќи ги саканите датуми, прашањето на цената итн.:

« За опремување на грнчарска работилница, потребна ни е печка за печење керамика - ве молиме да ни помогнете да ја купиме. Цената на шпоретот со инсталација е 998 илјади рубли».

Во овој пример, не е сосема јасно каква помош се бара од примачот. Подобро е барањето да се формулира поконкретно: „Ве молиме да ни помогнете да купиме печка за печење керамика со префрлање на 333 илјади американски долари на жиро сметка на компанијата за производство и монтажа на печки.

Што и да побарате, примачот мора точно да знае кога, што, колку и по која цена сакате да добиете. Генерализираното барање е повеќе изложено на ризик од одбивање, бидејќи примачот нема секогаш време и желба да се занимава со деталите. Покрај тоа, ризикувате да не го добиете она што го сакате со пренесување на иницијативата на примачот.

На пример, приватните претприемачи напишаа писмо со барање за намалување на киријата, но не посочија до кое ниво сакаат да ја намалат киријата:

„Ве молиме да ја намалите киријата додека не се стабилизира ситуацијата.

Како резултат на тоа, тие добија намалување на киријата, но само малку (за 1% од постојната). Така, нивното барање беше исполнето, но малку придонесе за промена на ставот на иницијаторите на писмото.

Во некои случаи, текстот на барањето може да биде задебелен за да се истакне во текстот, но не претерувајте со оваа техника.

Чекор 5: Сумирајте го вашето барање.

Повторете го вашето барање и нагласете каква корист ќе има примачот доколку барањето се исполни. Барањето треба малку да се измени. Најдобро е да се изгради реченица според шемата: „Ако го исполниш барањето, ќе бидеш среќен“.

„Ако нè сретнете на половина пат и ги намалите кириите додека не се стабилизира ситуацијата во регионот, не само што ќе можете да заштедите повеќе од 150 работни места, туку и нема да претрпите глобални загуби поради целосното отсуство на кирија“.

Но, може да има и други опции:

„Можете да бидете сигурни дека секоја рубља од вашите добротворни донации ќе оди за добра цел и ќе им помогне на оние што ќе влезат тешка ситуацијамомчињата ќе пораснат во достојни граѓани“.

„Бидете сигурни дека секоја детска насмевка ќе ви донесе морално задоволство од вашата тешка работа, а вашите напори и напори се инвестиција во достојни и среќни граѓани во блиската иднина“.

Главната работа е да се повтори значењето на барањето и придобивките од неговото исполнување. Придобивката не мора да биде материјална. Запомнете дека примачот е личност, а чувствата не му се туѓи.

ПРИМЕР:

Беше		Постана
„Ве молиме љубезно, И.И. Иванов, организирај средба на апликантите со главниот менаџер на вашата компанија. Ќе ви бидеме благодарни за вашата помош. Со почит и благодарност, директор на центарот за вработување П.П. Петров“	-	„Почитуван Иван Иванович! Вашата компанија веќе неколку години учествува во Програмата за кариерно насочување на апликантите, помагајќи им да одлучуваат за изборот на професијата. Како менаџер за човечки ресурси, вие сте заинтересирани за обука на професионалци, а ние сме подготвени да им помогнеме на учениците да почнат да обучуваат мајстори на нивниот занает. Денес, професијата менаџер е една од најчестите, но многу апликанти немаат јасна претстава за нејзиното значење. Во таа насока, ве замолуваме да организирате состанок на генералниот директор со апликантите на 23 март во 15.00 часот во базата на вашата компанија. Кажувајќи им на момците за тајните на професијата денес, ја поставувате основата за обука на вистински професионалци утре. Можеби за неколку години една од нив ќе ја однесе вашата компанија на ново ниво на развој. Со почит и благодарност, директор на центарот за вработување П.П. Петров“

И не заборавајте за дизајнот на писмото - ова е „лицето“ на организацијата. Доколку иницијаторот на писмото за барање е организација, тогаш таквото писмо се составува на меморандуми со потпис на управителот или овластено лице. Ако сте приватно лице, тогаш доволно е да се придржувате до основните норми во распоредот на елементите на буквите. Овие детали се правно и психолошки многу важни за примачот и формирањето на правилната слика на испраќачот.

	-
	-	Испраќање на стотици комерцијални понуди, барања и други деловни писма секој ден, но не го постигнувате посакуваниот резултат со вашата порака? Не знаете како ненаметливо и учтиво да го потсетите примачот на неговите обврски? Тогаш онлајн обуката сигурно ќе ви помогне „Вештини за деловно пишување“! Можете да поминете низ него во секое погодно време.	-	-
	-

Во текот на деловните документи, форматот на писмото за барање се користи многу често кога има потреба да се добие согласност од втората страна или одредена услуга од неа. Готови примероци и примери различни ситуации, како и правилата за составување на такви букви, ќе ги најдете во оваа статија.

Традицијата и правилата за изготвување писмо со барање се развиле исклучиво во практичното управување со документи - т.е. Не постојат формулари или упатства одобрени на законодавно ниво. Меѓутоа, во општ погледтреба да се следи следнава структура:

1. Како и обично, прво се пополнува „заглавието“, кое го означува целото име на организацијата што испраќа со соодветните информации за контакт, како и името на одреден вработен (обично директорот на компанијата) и името на примачот организација.
2. Потоа следува самиот текст кој се состои од опис на ситуацијата и оправдување на барањето. Текстот треба да биде што е можно пократок - обично се доволни 1-2 параграфи. Важно е да го наведете вашето барање конкретно и недвосмислено, така што соговорникот јасно ја разбира суштината на вашата жалба.
3. Потоа следува потпис, препис од потписот и датум на составување.

Така, таа е составена според стандардната верзија за такви документи - формуларот е даден подолу.

Готовиот примерок може да се користи како пример.

ЗАБЕЛЕШКА. Одлуката да се наведе или да не се наведе насловот на документот (т.е. да се напише „Писмо со барање“ во средината) ја носи самиот испраќач. Вообичаено, ова е неопходно во случаи кога е соодветно да се нагласи природата на документот и целта што една компанија се обидува да ја постигне од друга.

Бидејќи во овој случај зборуваме за фактот дека една компанија смета на некаква услуга или дури и отстапка од својот партнер, секако дека пишувањето на писмото, неговиот дизајн, па дури и неговото испраќање треба да се сфати многу сериозно. Секој детал може да остави впечаток, па затоа е подобро да се земат предвид дури и навидум безначајните нијанси:

1. Пред сè, подобро е да го испратите со помош на физичка пошта - редовна Руска пошта или, уште подобро, приватна организација која доставува кореспонденција од врата до врата и многу побрзо. Пораката во електронска форма, или уште повеќе испратена преку факс, често се перцепира повеќе безлично, како спам.
2. Освен тоа физички методдизајнот на документи (т.е., како обична пошта) ви овозможува да оставите поволен впечаток поради поскапата хартија, плико, печат и други средства за дизајнирање.
3. За да го напишете текстот, секогаш се избира меморандум на компанијата - ова ви овозможува да го направите барањето поофицијално.
4. Подобро е да се избегне очигледниот клерикализам во текстот - т.е. стабилни зборови и изрази кои најчесто се користат во деловното опкружување. Тие буквално го „сушат“ наративот и оставаат генерално негативен впечаток. Тие лесно може да се заменат со пооригинални опции - на пример, „Ве молиме размислете“ со „Се надевам на вашето разбирање и помош во решавањето на ова прашање“.
5. Конечно, вреди генерално да се придржуваме до традициите на деловната кореспонденција, т.е. Текстот е претежно напишан во официјален деловен стил. Лирски дигресии, премногу сложени синтаксички конструкции, не треба да има двојни (по значење) фрази. Треба да се внимава пораката да биде многу лесна за соговорникот да ја согледа, како од аспект на разбирање, така и од психолошки аспект.

СОВЕТ. Ако е можно да се напише текстот со рака, подобро е да се користи овој метод. Рачно напишаното писмо го прави да се издвојува од сите други. Сепак, подобро е да се довери пишувањето на специјалист кој знае калиграфски техники.

Сорти

Во зависност од конкретната ситуација, постојат различни опции за букви. Повеќето барања се однесуваат на финансиски прашања - на пример, обезбедување попуст, намалување на плаќањето за услуга или нејзино одложување. Мноштво писма со барања се посветени на помош во решавањето на некои други прашања. Најчестите случаи и готови примериписмата се дискутирани подолу.

За распределбата на средствата

Барањето да се распределат пари дури и за добротворни цели е прилично сериозно барање. Затоа, при изготвувањето, важно е да се опише ситуацијата што е можно поконкретно и, згора на тоа, јасно да се наведе за што точно се потребни парите и поради која причина не може да се земат од друг извор.

При составувањето, можете да го користите овој пример како основа.

Од НПО „Виножито“

Заменик на Законодавно Собрание

Санкт Петербург Милошников И.Н.

Почитуван Илја Николаевич! Директорот ви посакува добредојде непрофитна организацијаВиножито“. Нашата организација е основана во 2012 година и во текот на сите овие години континуирано обезбедува финансиска помош на децата кои боледуваат од акутни форми на леукемија. Главна насока на нашата активност е купување на релевантни лековии извршување на сложени операции.

Сите овие години главен извор на финансирање на нашите активности беше претпријатието ДОО „...“. Меѓутоа, во април оваа 2017 година обемот на финансирање нагло се намали и во моментов не сме во можност да реализираме добротворни настани во истиот обем.

Според нашите податоци, годишниот буџет на фондот, земајќи ги предвид приватните донации, треба да биде 10 милиони рубли. Така, поради престанок на финансирањето, неопходно е да се покрие разликата во износ од 8 милиони рубли. годишно. Се надеваме на вашата помош бидејќи наоѓаме спонзори во моменталносе чини дека не е можно.

Со почит, Светозаров В.К.

За испорака на стоки

Тука е важно да го покажете вашиот интерес и желба за соработка. Затоа, треба да ги пронајдете вистинските зборови за вашиот соговорник да биде проникнат со доверба и да донесе соодветна одлука. Можете да го земете овој пример како основа.

Генерален директор на ДОО "..."

Некрасов Н.К.

Од директорот на ДОО „...“

Елизарова В.М.

Поздрав, Николај Константинович! На регионалната изложба земјоделството, што се одржа во мај оваа година, нашата компанија се заинтересира за примероците на машини и опрема кои беа понудени од вас.

Ние би сакале да започнеме соработка со вас со испорака на пробна серија на стоки ( целосна листаво прилог како посебен документ на ова писмо). Гарантираме навремени плаќања за стоки и услуги. Ја изразуваме нашата надеж за долгорочна и заемно корисна соработка.

Нашите детали за контакт:

Со почит, Елизаров В.М.

За давање попусти

Во моментов, ова е прилично вообичаен тип, бидејќи економските услови се влошија на многу начини. Искуството покажува дека убедувањето на другата страна да обезбеди попуст работи особено добро во следниве случаи:

• ако компаниите соработуваат долго време, на пример, повеќе од една година;
• доколку се купи веднаш голем број настоки.

на извршниот директор

ДОО „Авантаж“ Филипов Г.В.

Од директорот на Верес ДООЕЛ

Александрова К.Н.

Здраво, Генадиј Викторович. Со задоволство го забележуваме фактот дека нашите компании соработуваат повеќе од 2 години. Ви ја изразуваме нашата благодарност за постојано високиот квалитет на вашите услуги, како и за вашата помош во решавањето на голем број актуелни прашања.

Веруваме дека не ви е тајна дека во текот на изминатата година економската состојба на нашиот пазарен ниша значително се влоши. За жал, во моментов се соочуваме со одреден недостаток на приходи, што е поврзано со намалување на кварталната добивка.

Во врска со овие околности, се надеваме на вашето разбирање и согласност да обезбедиме попуст од 10% на услугите што ќе се обезбедат во следната календарска 2018 година. Секако, ваквата мерка е привремена и ние се залагаме за целосна соработка со заемно корисни услови доколку се стабилизира економската состојба.

Со почит, Александров К.Н.

За намалување на киријата

Во овој случај, образложението за вашето барање во писмото ќе биде приближно исто како што беше дискутирано во претходниот пример.

на извршниот директор

ДОО „Авантаж“ Филипов Г.В.

Од директорот на Верес ДООЕЛ

Александрова К.Н.

Здраво, Генадиј Викторович. Во фискалната година која заврши во 2016 година, нашата компанија претрпе загуби кои ги надминаа очекувањата за 10%. Принудени сме да признаеме дека нашата компанија е погодена од финансиската криза. Ова се рефлектира со намалување на протокот на клиенти за 15-20% од сопствениците.

Во овој поглед, се надеваме на вашиот договор да обезбеди 10% попуст на киријата. Ве молиме имајте предвид дека ние сме прилично големи станари и во исто време, во текот на целиот период на нашата петгодишна соработка, не дозволивме ниту едно доцнење во плаќањето, а исто така ги пополнивме сите други услови од договорот. Тргнуваме од фактот дека оваа мерка е привремена, па затоа сме подготвени да продолжиме со целосно плаќање на таксата штом состојбата на пазарот се стабилизира.

Со почит, Александров К.Н.

За одложеното плаќање

Во овој случај, важно е да признаете дека навистина не сте го извршиле плаќањето на време и детално да ја објасните причината. Се разбира, треба точно да ги наведете условите за отплата на целата сума.

До директорот на ДОО „Грузодар“

Вакулов Н.Ју.

Од директорот на Параболија ДООЕЛ

Аксакова Т.Г.

Здраво, драг Николај Јуриевич. Во септември 2017 година, не ја плативме следната исплата за вашите услуги во износ од 100.000 рубли. Официјално ве известивме еден месец однапред за неможноста да се изврши уплата. Во овој момент, појаснуваме дека компанијата нашла средства за плаќање. Ве молиме да обезбедите план на рати за два месеци: октомври и ноември (по 50.000 рубли).

Не бегаме од нашите финансиски обврски и долгови и го обрнуваме вашето внимание на фактот дека во текот на сите 3 години соработка никогаш не сме го прекршиле договорот. Се надеваме на вашето разбирање и очекуваме понатамошна заемно корисна соработка.

Со почит, Аксаков Т.Г.

Ве молиме плаќајте за друга компанија

Ваквите барања може да се појават во случаи кога една компанија се обврзува да ги исполни финансиските обврски на друга компанија под одредени услови. Можете да го користите овој образец како пример.

И.П. Благодарова А.К.

од ИП Инина А.А.

Здраво, драг Анатолиј Константинович. Како што знаете, имате долг кон мене во износ од 100.000 рубли. Во текот на изминатата финансиска година, јас исто така направив долг кон 3 компании во износ од 50.000 рубли. Ви предлагам да го платите мојот долг во целост. Од моја страна гарантирам обезбедување на рати за целокупниот биланс на вашиот долг за период од 6 месеци.

Со почит, Инин А.А.

За помош во решавањето на проблемот

Конечно, ако треба да решите одредено прашање, можете да го напишете следниов текст:

И.П Никаноров В.Р.

Од директорот на Good Solutions LLC

Абдулова В.Н.

Почитуван Владимир Романович, јас раководам со добротворна организација што спроведува Новогодишни празнициза деца од семејства со ниски приходи. Како што дознавме од отворени извори, продавате кондиторски производи. Ве замолуваме да организирате набавка на новогодишни подароци во износ од 1000 парчиња за 20 настани.

Од наша страна, гарантираме дека ќе ви изразиме писмена и усна благодарност и оставаме позитивни повратни информации во сите организации, на ваше барање.

Со почит, Абдулова В.М.

Неодамна, е-поштата зазема сè поважно место во деловната кореспонденција. Неговите предности се очигледни: ефикасност, пристапност и леснотија на користење. Треба да се запомни дека електронската кореспонденција има свои нијанси.

Примање писма

1. Проверувајте ја вашата е-пошта најмалку 2 пати на ден - наутро и попладне. Во спротивно, можете да ја запрете работата на другите луѓе и да го одложите решавањето на прашањата;
2. Ако сте добиле писмо, тоа значи дека некој го испратил и го направил поради некоја причина. Затоа, примените писма мора да се прочитаат. Се разбира, спам не се разгледува овде;
3. Ако сте менаџер, вашиот работен ден треба да започне со лансирање на клиент за е-пошта што не се истоварува цел ден и автоматски ја проверува поштата. Поставете автоматска испорака/примање на пошта најмалку на секои 10 (или подобро 2 - 3) минути;
4. ако сте многу зафатени и сте добиле писмо, проценете од кого е, темата и прелистајте го - ова ќе ви помогне брзо да разберете дали писмото бара итен одговор или може да почека малку;
5. наједноставниот и ефективен методдвижете ги работите и не собирајте купишта пошта - веднаш одговарајте на писмата. Затоа, доколку не сте ангажирани во разговор или друга активност што не поднесува прекин, веднаш одговорете на писмото.

Полиња „До“, „Кц“, „Бцц“

Треба да ги разберете, запомните и правилно да ги користите полињата „До“, „Цц“ и „Бцц“. Вашите постапки по добивањето на писмото или постапките на примачот зависат од тоа.

1. „На кого“. Ако испратите прашање, очекувате одговор од примачот наведен во полето „До“. Ако сте вие ​​примачот, мора да одговорите. Односно, писмото и информациите или прашањата што ги содржи се упатени директно до примачот наведен во ова поле.
2. „Копирај“. Примателите на ова поле добиваат писмо за информации или се „поканети како сведоци“. Примачот на примероците генерално не треба да одговори на писмото. Освен тоа, кога има таква потреба, се смета за учтиво да се започне со фразата „Извини што се мешам“.
3. „Скриена копија“. Фактот дека писмото е испратено до лицето наведено во полето „Bcc“ нема да биде познат ниту на главниот примач ниту на оние што се во копиите. Ова поле се користи и за масовно испраќање, така што вашиот адресар не им е познат на сите примачи.

Кога одговарате, не заборавајте на копчето „Одговори на сите“ - ова ќе заштеди во копии од примачите почетната букваи вашиот одговор нема да им помине. Секогаш можете да ги отстраните несаканите примачи или да додадете други.

Ако применото писмо содржи повеќе од двајца примачи во полето „До“, тоа значи дека и двајцата дописници или кој било од нив мора да одговори. Одлучете кој треба да одговори. Сепак, бидете внимателни кога испраќате писма што содржат повеќе од двајца примачи во полето „До“: ако испратите писмо до сите, ризикувате да не добиете одговор од никого.

Поле за предмет

Не треба да го оставите ова поле празно. Луѓето со кои се допишувате може да добиваат стотици е-пораки дневно и да го користат ова поле за брзо да ја проценат важноста на содржината на е-поштата.

Предметот треба накратко да ја одразува темата на писмото. Наслови како „Прашање“, „Здраво!“ или празни наслови откриваат дека сте или почетник, или недостаток на основни вештини во деловната кореспонденција.

„Важноста на пишувањето“

Ако писмото содржи информации за итни промени, текст на договор или други информации на кои прво треба да обрнете внимание, користете ја „високата“ важност, ова ќе го нагласи писмото во сандачето.

• Не користете залудно „високо“ значење!
• Лично писмо до деловен дописник или писмо со смешна и неделовна слика или врска треба да биде означено со „мала“ важност.

Пишување одговор

1. Почнете со поздрав, учтиво е.
2. Зборувајте на истиот јазик со личноста. Ова не се однесува само на рускиот/англискиот јазик, туку и на формата на текстот. Неформалниот одговор на формално писмо е непочитување кон испитаникот и демонстрација на сопствената ниска култура.
3. Не користете транслитерација, освен кога испраќате писма со Мобилни уреди. Ако вашиот клиент за е-пошта не го поддржува рускиот јазик или ги корумпира шифрите, ве молиме прикачете го текстот на одговорот во прилогот.
4. Деловното писмо треба да биде прецизно, конкретно и концизно.
   • Точност– наведете ги точните детали на кои се повикувате (на пример, датум на состанок, точка на дневниот ред на состанокот, датум и тема на друга е-пошта или име на датотека).
   • Специфичност– од писмото треба да биде јасно ШТО ТОЧНО се бара од примачот.
   • Концизност. Оној што мисли јасно зборува јасно, а вашиот примател го гледа тоа. Затоа, не треба да го ставате на три страници она што може да се напише во три реченици. Лаконскиот деловен текст не е сувост, туку заштеда на време и прецизност на мислата.
5. Ако писмото содржи неколку прашања, теми или задачи, структурирајте ги и разделете ги. Континуиран „прилив на сапун“ е тешко да се прочита и може да го пропуштите, всушност, главното прашање на писмото.
6. Одговорете на барањата дадени во писмото што е можно попрецизно. Одговорот на барање или задача е „Ајде да го направиме тоа!“ нецелосни „Ќе го направиме тоа до таков и таков датум“, „за толку денови“, „по таков и таков настан“ е подефинитивен и точен одговор.
7. Текстот не смее да содржи грешки! Грешките не се страшни, но ако погрешно ги пишувате зборовите во секоја буква, тоа станува забележливо многу брзо и остава негативен печат на вашата слика како деловен партнер.
8. Никогаш не испраќајте писмо без да прочитате што сте напишале! Прочитајте го вашиот одговор и уверете се дека е концизен, точен, јасен, специфичен и без граматички грешки. Проверете дали се означени сите потребни примачи и дали се правилно поставени во полињата „До“ и „Цц“. Проверете дали има граматички грешки.
9. Цитирајте го текстот на оригиналното писмо.
10. Кога цитирате во целост (ако вашиот одговор е на целото писмо), напишете го текстот на одговорот на ПОЧЕТОКОТ на писмото, а не на крајот!
11. Ако вашите одговори се точка по точка, одделете го цитатот со празни линии на врвот и на дното.

Прилози

1. Не прикачувајте датотеки во формати EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR на букви - многу клиенти за е-пошта или сервери цврсто ги блокираат таквите прилози и примачот никогаш нема да ги прочита. Спакувајте ги во архива (zip, rar) како во школка и вметнете ги во оваа форма.
2. Се смета дека е нормално да се испраќаат прилози до 2-3 мегабајти без предупредување. Ако сакате да испратите прилог поголема големина, проверете кај дописникот дали таква датотека ќе помине низ неговиот сервер или ќе се вклопи во неговото поштенско сандаче.
3. Воздржете се од инвестиции со сомнителна содржина: прво, вашиот дописник може да не го дели вашиот вкус и второ, може да предизвикате проблеми за лице кое работи во организација каде што се користи цензура по пошта.

Електронски потпис

1. Корисно е да го имате (ги има вашите информации за контакт) и е добра форма што ја покажува вашата професионалност.
2. Потписот не треба да надминува 5-6 реда. Мора да го содржи, минимум, вашето име и презиме. Дополнително, препорачливо е да го наведете вашиот телефонски број, адреса Е-пошта, името и физичката адреса на компанијата, како и адресата на нејзината веб-страница.
3. Имајте две опции за електронски потпис: за иницијативни (сопствени) писма со целосен потпис

Деловното писмо треба да има јасна структура, чии предности се:

• заштеда на вашето време и времето на примачот;
• гаранција дека примачот ќе го прочита писмото и правилно ќе ја разбере неговата суштина;
• добиваат разбирлив, јасен одговор.

Структура на деловно писмо

Апелација

Се наоѓа во заглавието на писмото и ја содржи позицијата и целосното име на примачот. За официјална деловна кореспонденција, стандардната адреса е „Почитувани“, која е напишана со голема буква и во центарот на страницата. А потоа има многу опции во зависност од тоа што пишуваат и кому. Така, во Русија е вообичаено да им се обраќаме на луѓето по име и покровителство, во компании со западна корпоративна култура - едноставно по име. Ако лично го познавате вашиот партнер, можете да му се обратите вака: „Почитуван Андреј Петрович“, ако не знаете, „Почитуван господине Смирнов“. Патем, кога му се обраќате на некоја личност, зборот „г-дин“ не може да се скрати на „г-дин“. И во никој случај не треба да напишете „Почитуван господине А.П. Смирнов“. Или „Андреј Петрович“ или „Господин Смирнов“.

Ако не им пишувате на членовите на кралското семејство, претставниците на религиозните деноминации, претседателите и пратениците на парламентите на различни земји, сметајте се себеси за среќни. Постојат официјални формули за конверзија за нив, и посебни за секој ранг. Пред да испратите такво писмо, внимателно проверете дали избраната порака одговара на статусот на примачот. Многу е полесно да се запамети како да му напишете на воениот персонал: „Почитуван другар полковник“, дури и ако овој полковник е жена. Но, адресата „Дами и господа“ е секуларна и подобро е да се користи, да речеме, за покана за отворање на моден салон. Ако поканите некого на деловна презентација - на пример, нови апаратури за дупчење - тогаш, според востановената практика, заедничката адреса „Почитувани господа“ се користи за секого. Во овој случај, не е важно што во оваа организација работат и жени.

Пример:

на извршниот директор
ДОО „Конкорд“
Доброволски П.И.

Почитуван Павел Илич!
или
Почитуван господине Доброволски!

Преамбула

Го сочинува првиот пасус од писмото, во кој е наведена неговата цел, причината што ве поттикнала да го напишете. По читањето на преамбулата, примачот мора да ја разбере суштината на писмото.Пример: Ви пишувам да го изразам моето незадоволство од квалитетот на суровините за производство на мебел што ни го снабдува вашата компанија и сметам на вашите постапки насочени кон брзо менување на состојбата на подобро и надоместување на загубите што ни се нанесени.

Пример:Во текот на изминатиот месец, почнувајќи од втори јуни оваа година, 10-15% од секоја серија од вашите суровини е неисправна. Овие факти беа соодветно документирани од специјалистите на нашата компанија. Копии од документите се приложени кон ова писмо. Загубите на нашата компанија поради приемот на неисправни суровини изнесуваат околу 1 милион рубли. Со Конкорд ДОО соработуваме веќе пет години и досега немавме причина да се жалиме. Во оваа ситуација, ние инсистираме на целосна компензација за нашите загуби. Доколку е потребно, подготвени сме да спроведеме заедничко испитување на отфрлените суровини.

Заклучок

Неопходно за кратко резиме на се што е напишано и логичен заклучок до писмото.

Пример:Сигурен сум дека ќе ја разберете оваа ситуација и во блиска иднина нашата соработка ќе се нормализира.

Потпис

Писмото завршува со потпис (позиција + полно име) на примачот, на кој му претходи стандардната љубезна форма „Со почит“. Можни се и опции: „Со почит“, „Со надеж за продуктивна соработка“, „Со благодарност за вашата соработка“ итн. Кога потпишувате писмо, важно е да се земе предвид рангот на примачот и примачот. Писмото упатено до генералниот директор мора да биде потпишано и од генералниот директор или, минимум, од неговиот заменик. Во овој случај, потписот мора да одговара на неговото декодирање: неприфатлива е ситуацијата кога заменик-директорот става коса црта до презимето на директорот и се потпишува со своето име.

Пример:Со почит, генерален директор на фабриката за мебел Зарија А.Д. Киселев

П.С

Постскрипт (P.S.) - постскрипт на крајот од писмото по потписот - доста ретко се користи во деловната кореспонденција. Таа служи за информирање на примачот за важен настан, кои настанале по пишувањето на писмото или да му пренесат информации кои индиректно се поврзани со темата на писмото.

Пример 1:П.С. Ве известувам дека процентот на дефекти во серија суровини добиени пред 3 часа е зголемен на 17%!

Пример 2:П.С. Раководителот на нашиот оддел за прием на суровини ќе се сретне со вашите специјалисти во вашето претпријатие утре во 14:00 часот.

Апликации

Прилозите се изборен додаток на главниот текст на писмото и затоа се составени на посебни листови - секој прилог на свој лист. Нема правила за нивно пишување.

Стандардни фрази за деловна кореспонденција

Известувања

• Ве известуваме дека доцнењето на пратката... настанало поради...
• Ве известуваме дека раководството на комбинатот донесе одлука...
• Ве известуваме дека вашата понуда е прифатена.
• Ве известуваме дека ние...
• Би сакале да ве информираме дека...
• Ве известуваме дека, за жал, не можеме да...

Модели на изрази што ги објаснуваат мотивите (Најчестите фрази на почетокот на стандардното деловно писмо)

Во согласност со протоколот...
• Со цел да се зајакне заштитата на имотот...
• Како одговор на вашето барање...
• За да го потврдиме нашиот телефонски разговор...
• За да го потврдиме нашиот договор...
• Со цел да се обезбеди техничка помош...
• Поради тешката ситуација...
• Во врска со заедничката работа...
• Според писмото на клиентот...

Ако авторот е правно лице, тогаш дејствијата се пренесуваат:

1. Трето лице еднина, на пример:
   • На растението Зарја не му пречи...
   • Руско-англиското заедничко вложување Сојуз К нуди...
   • Задругата Наив гарантира ...
2. Трето лице множина, на пример: Управниот и синдикалниот комитет на фабриката Зарија искрено прашуваат ...
3. Прво лице множина:
   • Ве молам...
   • Потврдуваме...
   • Информираме...

Ако авторот е поединец, тогаш дејствата се пренесуваат:

1. Прво лице еднина, на пример:
   • За твоја информација…
   • Прашај…
   • Ве известувам...
2. Прво лице множина, на пример:
   • Ние одобруваме ...
   • Ја добивме вашата телеграма...
   • Секоја чест...
   • Ние поддржуваме...

Барање

• Ве молиме проверете го напредокот на работата...
• Ве молиме преземете акција…
• Ве молиме наведете податоци за перформансите...

Испраќање документи или материјални средства

• Испраќаме цртежи за склопување на машината...
• Документите за кои сте заинтересирани ви ги испраќаме по препорачана пошта...
• Ви го испраќаме договорот потпишан од нас...

Потврда

• Со благодарност го потврдуваме приемот на вашата нарачка и продолжуваме со нејзино спроведување...
• Го потврдуваме приемот на спецификациите за...
• Фабриката Зарија ги потврдува условите за набавка на опрема...

Понуда

• Можеме да ви понудиме…
• Ве покануваме да купите…
• Можеме да ви препорачаме...

Покана

• Ве покануваме да учествувате во дискусијата за проектот...
• Ве молиме, учествувајте во дискусијата за проблемот...
• Покануваме претставник на вашата компанија да ја посети…

Одбивање и отфрлање на предлог (проект)

• Нацрт-насловниот список што го испративте за градежни проекти во вредност... не може да биде одобрен од наша страна од следните причини.
• Вашиот предлог (проект) е одбиен од следните причини...

Потсетник

• Потсетуваме дека според планот за заедничка работа мора да...
• Ве потсетуваме дека во согласност со... Мора да...
• Ве потсетуваме дека вашата неподмирена уплата изнесува...
• Потсетуваме дека рокот за доставување на ракописот истекува...

Гаранции

• Ние гарантираме плаќање.
• Ние гарантираме рокови.
• Го гарантираме квалитетот на производите.

Толкување на сопствената позиција

• Нашите апели по ова прашање не доведоа до позитивни резултати.
• Немаме забелешки за дизајнот.
• Не можеме да ви ја испорачаме стоката... поради следните причини:...

Толкување на постапките на другата страна

• Таквото одложување може да доведе до ...
• Сосема е необјасниво зошто вашата фабрика го одложува испраќањето на калапи...
• Ветувањата што сте ги дале не се одржуваат.

Завршни зборови

• Се надеваме дека нашето барање ќе биде исполнето.
• Очекуваме понатамошна соработка.
• Со желби за успех.
• Ве молиме да не го одложувате вашиот одговор.
• Ве молиме простете ни за доцнењето во одговорот (за грешка).

Етички стандарди за деловна кореспонденција

Деловната кореспонденција, како и секоја друга форма на човечка интеракција, се заснова на збир на етички правила и норми, од кои главната е „КОРЕКТИВНОСТ И ПОЧИТ КОН ВАШИОТ ПАРТНЕР“. Дури и ако целта на писмото е да изрази жалба, неговиот текст не треба да содржи груби зборови или неточни изрази што може да ја навредат вашата друга страна. Со тоа што се грижите да го одржите достоинството на вашиот примач, вие на тој начин го зачувувате своето.

• започнете ја пораката со изјава за одбивање. Пред сè, треба да ја наведете мотивацијата за донесената одлука и јасно да ставите до знаење дека под одредени околности прашањето може да се врати на разгледување;
• наметнете го на примачот очекуваниот исход од прашањето, на пример: „Ве молиме проучете и решете го прашањето позитивно“ или „Ве молиме одобри ја оваа кандидатура“
• охрабрете го примачот да брза при донесување одлука со зборовите „итно“, „веднаш“, „побрзо“ кратко време" Подобро е да ги користите формулите за бонтон „Ве молам да одговорите до таков и таков датум“, „Ве повикувам веднаш да ме известите за вашата одлука“
• навестување на примачот за неговото имагинарно невнимание, неспособност, внесување во текстот на писмото формулација како „Предлагам внимателно да проучам...“.

За примачот на деловни писма, задолжителните барања, од гледна точка на етичките стандарди, се:

• одбивање на формуларот за одговор, во кој писмо со барање или писмо со понуда се враќа на авторот со информации за одговорот поставени на нив;
• брз и јасен одговор до организацијата што испраќа. Доцнењето или недостатокот на одговор може да се сметаат за некооперативни.

Следењето на етичките стандарди за деловна кореспонденција наведени погоре нема да бара од вас да извршите подвиг и со текот на времето ќе стане лесно и вообичаено. Покрај тоа, ќе ви обезбеди репутација на тактичен човек, па дури и ќе ве научи како да ги претворите противниците во сојузници.

Општи правила за пишување деловни писма

Покрај структурата, друга важна компонента на компетентно деловно писмо е неговиот уреден дизајн.

Информативна пошта

Информативна пошта- Ова е официјален допис кој го известува примачот на официјалната информација.

Должината на билтенот се движи од еден параграф до неколку страници.

По правило, информативните писма се потпишани од раководителот на организацијата, а во случај на масовно испраќање (на пример, до сите клиенти на компанијата) тие може воопшто да не содржат рачен потпис. Информативните писма често се стандардни природата.

Испитување– официјално писмо испратено за да се добијат какви било официјални информации или документи.

Општо земено, писмата за барање се подготвуваат на ист начин како и писмата со барање. Писмата со барање обично ги потпишува раководителот на организацијата или официјално овластен службеник.

Текстот на писмото за барање мора да содржи оправдување за потребата да се обезбедат материјали или информации и вистинската изјава на барањето.

Писмо со барање бара писмо за одговор.

Писмо за одговор

Писмо за одговор е услужно писмо што е напишано како одговор на писмо за барање или писмо за барање.

Одговорот може да биде негативен (писмо за отфрлање) или позитивен.

Текстот на писмото за одговор треба да го користи истиот јазик и вокабулар што авторот го користел во иницијативното писмо, под услов писмото со барање да е правилно напишано во однос на јазикот.

Во текстот на писмото за одговор не треба да вклучите врска до добиеното писмо („До вашето писмо од _______#__…“).

Информациите за иницијативното писмо се вклучени во регистарскиот број на писмото за одговор. Препорачливо е да започнете писмо за одбивање со оправдување за одбивањето: „Во врска со...“, бидејќи негативен одговор мора да биде оправдан, не можете едноставно одбие барање без објаснување.

Писмо за потврда

Писмо за потврда е официјално писмо во кое примачот потврдува претходно постигнати договори, намери, прием на информации, документи или други материјали итн.

Клучната јазична формула на овој тип писма е: „Потврдуваме (прием на документи, прелиминарен договор, согласност за ...)“

При потврдување на прелиминарен договор, текстот на писмото мора накратко да ја опише неговата суштина.

Доколку се потврди приемот на документите, треба да ги именувате, итн. Писмото за потврда може да заврши со барање, желба или предлог.

Писмо за жалба

Писмо за жалба е иницијативно деловно писмо, чија цел е да се изрази жалба или незадоволство до примачот.

Како заклучок, треба да се изразат конкретни желби или предлози за корекција на ситуацијата.

Гарантно писмо

Гарантните писма имаат за цел да му дадат на примачот писмени гаранции со цел да се потврдат одредени ветувања или услови, намери или дејствија на авторот (организацијата што испраќа), на еден или друг начин кои влијаат на интересите на примачот.

Гарантните писма се упатени до организација или поединец. Зборот „гаранција“ може воопшто да не се споменува во текстот на писмото, но писмото ќе остане документ кој содржи гаранција.

Може да се гарантира плаќање за извршената работа, времето на неговото завршување, квалитетот на работата, квалитетот на производот, времето на неговата испорака, плаќањето за добиените производи итн.. Овие аспекти можат да ја формираат содржината на целото писмо или да биде вклучено во текстот на писмото како негова компонента.

Гарантните писма се категорично легални по природа, што одговараат по статус на документи од договорна природа. Најчесто се издаваат гарантни писма за да се потврди плаќањето.

Во овој случај, задолжително е да се наведат бројот на договорот и фактурата според која мора да се изврши плаќањето.

Гарантните писма се одликуваат со јасност, точност и недвосмислена формулација - бидејќи зборуваме за обезбедување гаранции на примачот во име и во име на организација или службеник. Мора да го означи типот на операцијата што треба да се изврши.

Ваквите писма може да започнат со изјава за суштината на гаранциите дадени на примачот, на пример: „Со ова писмо гарантирам...“.

Во други случаи, гарантното писмо може да содржи изјава за причините зад намерата на авторот да се изјасни дека е подготвен да му даде на адресатот одредени гаранции. Во овој случај, соодветната изјава е формулирана во последната реченица, на пример: „Гарантираме плаќање“ или „Гарантирам навремено и целосно плаќање“.

Особеноста на овој тип писма е присуството, заедно со потписот на авторот (на пример, директорот на организацијата), на потписот на службеник кој е директно одговорен за финансиски или други прашања. Доколку се испрати гарантно писмо како обврска за плаќање за купување, извршена услуга итн., тогаш тоа мора да ги наведе банкарските податоци на организацијата која плаќа.

Во клучната фраза гарантно писмоможе да вклучува зборови и изрази:

• Гарантираме...
• Гарантираме дека...
• Партнерската компанија гарантира...
• Ве молиме испратете на нашата адреса готовина при испорака (тип на гаранција)…
• Гарантираме плаќање...
• Со ова гарантираме...

Резиме

Биографијата е вид на деловно писмо насочено кон обезбедување на најцелосна и најповолна презентација на специјалист пред работодавецот.

Кога пишувате биографија, треба строго да следите голем број правила:

1. Претстави се
2. Образование
3. Искуство
4. Дали треба да го наведам посакуваното ниво на плата?
5. Дали треба да дадам дополнителни информации за себе?
6. Дали ви требаат лични податоци?
7. Прилагодете ја вашата биографија на барањата на работодавачот
8. Став кон службени патувања
9. Достапност на препораки
10. Пропратно писмо

Не постои и не може да има единствено резиме за сите прилики што би можело да се испрати до сите компании без промени.

Секој пат прво треба да размислите за тоа кои квалитети ќе бидат ценети нова работа, и соодветно изменете ја биографијата Информациите презентирани во резимето мора да бидат веродостојни. Не оставајте празни точки на вашата биографија.

И што е најважно, биографијата треба да биде кратка: не повеќе од една до една и пол страница. Вашата способност да формулирате јасно и концизно е показател високо нивоопшта култура.

Добредојдено е да имате фотографија на вашата биографија.

1. Потврда за фактот и условите за работа во организацијата, кратки информацииза заземените позиции и извршените должности (за препорака од приватно лице, овој став покажува за кој временски период и во кое својство авторот на писмото го познава препорачаното лице). Списокот на одговорности треба да ги наведе квалификациите на препорачаното лице. Ако препорачаното лице имало различни позиции, тогаш податоци за позициите кои биле држени и извршени работните обврскисе означени за секој временски интервал. Пример:Сидоров Владимир Александрович работел во компанијата Вектор од 12 март 1998 година до 16 март 2002 година, вклучително и од 12 март 1998 година до 16 март 2002 година - како менаџер на одделот за трговија и набавка, од 17 март до 25 ноември 2002 година - како виш менаџер во истиот оддел. Неговите одговорности како менаџер се состоеле во организирање на набавка на компоненти, а како постар менаџер - во организирање на интеракција помеѓу компаниите што снабдуваат компоненти и производство.
2. Краток опис на професионалните, деловните и личните квалитети препорачани и успесите постигнати во текот на неговата работа во организацијата. Треба да ги напуштите општите зборови како доверливи, компетентни, совесни итн., и да се фокусирате на конкретни факти кои го карактеризираат препорачаното лице во однос на неговите професионални квалитети и способноста да се справи со одредени задачи. Овде можете да се фокусирате на категории како што се знаење на ниво и трудољубивост во извршувањето на основните обврски, способност за справување со нестандардни задачи, генијалност, иницијатива, способност за учење, способност за прилагодување на различни ситуации, емоционална стабилност, лидерски квалитети Овде можете да дадете приближна споредба на работата на препорачаната личност со работата на неговите колеги, да ги посочите најзначајните достигнувања, проекти развиени и спроведени од него лично. Пример:Тој самостојно го совлада софтверот, самостојно и успешно водел деловни преговори, ефективно ги надгледувал своите подредени итн.
3. Причини за промена на работните места (напуштање на организацијата, преселба на друго место). Тоа може да биде промена на профилот на организацијата, затворање на оддел, кадровски промени во организацијата, промена на живеалиште итн.
4. Заклучоци. Кратка и конкретна проценка на компетентноста на препорачаното лице, деловните квалитети, креативниот потенцијал и можностите за кариера. Препораки за заземање на одредена позиција или позиции (во некои случаи, препорачливо е да се наведе овде до кој степен препорачувате лице за посакуваната позиција: безусловно, силно, со одредена резерва, не препорачувајте). Пример:Сидоров Владимир Александрович течно зборува технологија... (има долгогодишно искуство со работа со сервер софтвер... или ... може самостојно да работи со корпоративни клиенти ... итн.). Верувам дека г-дин Сидоров може ефективно да ги извршува должностите на раководител на оддел, кој работи како раководител на оддел, заменик-раководител на одделот за компјутери на претпријатие од средно ниво.
5. Детали за контакт на лицето што го потпишува писмото. Оваа точка е особено релевантна за писмата со препораки напишани од приватни лица, бидејќи тоа е сосема можно нов работодавачОткако ќе го прочитате писмото со препорака, ќе сакате да разјасните некои детали.

соопштение за медиумите

Соопштението за медиумите е информативна порака за медиумите, чија цел е да се привлече внимание на одреден настан (се случил или претстоен) со цел да се максимизира покриеноста на овој настан во медиумите.

Соопштенијата за печат се составуваат и испраќаат од прес-службите на компаниите и организациите и имаат одредени правила за пишување:

• заглавието на документот мора да го означи зборот „Соопштение за печат“ и да го наведе датумот на неговата дистрибуција;
• насловот на соопштението за печатот треба да ја одразува нејзината тема и пораката на информативната порака што е можно појасно;
• суштината на насловот на соопштението за печат може подетално да се открие во поднасловот (сепак, неговото присуство не е неопходно);
• првиот став од соопштението за печат мора нужно да ги содржи следните информации: што, каде и кога се случило (ќе се случи);
• Обемот на соопштението за печатот не треба да надминува една и пол страница текст на машина. Во овој случај, препорачливо е да се ограничите на една страница, вклучувајќи го потписот и подножјето на меморандумите на организацијата;
• Соопштението за печат може да вклучува цитати од креаторите на вести - одговорни говорници на организацијата;
• соопштението за печатот е составено на меморандум на организацијата;
• потписот на соопштението мора да го наведе името на лицето за контакт што може да обезбеди Дополнителни информациина темата на соопштението, и неговите контакт информации: телефон (по можност мобилен), е-пошта, број на ICQ.

Писмо со честитки

Форматот „Честитки“ спаѓа во категоријата лична деловна кореспонденција.

Составен е на честитка или разгледница, а креативниот пристап може и треба да преовладува при неговата подготовка. Ова се однесува и на текстот на писмото и на неговиот дизајн.

Честитките можат да бидат лични (среќен роденден) или масовни (на пример, Среќна Нова Година).

Во првиот случај, адресата на примачот мора да биде лична - по име и покровителство; во вториот случај, може да биде општо, на пример, „Драги пријатели!“

Во двата случаи, испраќачот мора лично да ја потпише честитката (при испраќање масовни честитки се користи факсимил).

Лични честитки

Масовни честитки

Покана

Форматот „Покана“ спаѓа во категоријата лична деловна кореспонденција.

Се издава на официјален меморандум или на разгледница и има за цел да го извести примачот за одреден посебен настан на кој е поканет да присуствува.

Поканата мора да содржи информации за местото и времето на настанот, како и неговото име.

Поканата мора да го наведе прифатливиот кодекс на облекување (на пример, црно и вратоврска), како и бројот на лица на кои се однесува поканата.

Како по правило, поканата е од лична природа, но за време на јавни настани може да биде безлична.

Лична покана

Масовна покана

Писмо за благодарност

Форматот „Благодарам“ спаѓа во категоријата лична деловна кореспонденција и има за цел да изрази благодарност до примачот.

Како по правило, благодарноста се издава на официјалниот меморандум на организацијата, но може да се издаде како разгледница.

Текстот на писмото за благодарност е напишан во концизен, пријателски и официјален стил со упатување на настанот што го поттикна испраќачот да изрази благодарност до примачот. По желба може да се наведат и други заслуги на примачот.Благодарноста се потврдува со личен потпис на испраќачот, а во некои случаи и со печат на организацијата.

Пример: Порака од премиерот на Велика Британија до претседателот на Советот на народните комесари на СССР (25 април 1942 година) „Многу сум ви благодарен за вашата порака од 23 април. Ќе ја поздравиме, секако, посетата на господинот Молотов, со кого сум сигурен дека можеме многу корисна работа. Многу ми е драго што сметате дека е можно да ја дозволите оваа посета, за која сум сигурен дека ќе биде многу вредна“.

Писмо со сочувство

Форматот „Сочувство“ спаѓа во категоријата лична деловна кореспонденција и има за цел да изрази емпатија и поддршка на примачот во врска со некој друг тажен настан или загуба.

Кога пишувате порака за сочувство, многу е важно да ги изберете вистинските искрени зборови кои навистина можат да го поддржат примачот во неговата тага.

Во исто време, важно е да ги изразите вашите чувства и искуства во врска со она што се случило.

Сочувството се издаваат во дискретен, правилен стил на службен меморандум или на посебна разгледница и се заверени со личен потпис на испраќачот.

Деловно писмо- документ кој се користи за комуникација, пренос на информации на растојание помеѓу двајца дописници, кои можат да бидат и правни и физички лица.

Поради природата на нивните активности, менаџер или специјалист за управување треба да напише многу деловни писма.

Деловните писма вклучуваат карактеристики, резимеа, писма со препораки, писма со потсетување и благодарност, писма со покани за интервју или презентација, писма за одбивање, изјави за барање, поплаки итн.

Како правилно да напишете деловно писмо

• хартијата за деловно писмо мора да биде со добар квалитет, апсолутно чиста, уредно исечена;
• Пожелно е образецот за деловно писмо да го содржи логото на организацијата, нејзиното целосно име, поштенски и телеграфски адреси, телефон, факс, е-пошта и банкарски податоци;
• службените деловни писма се печатат на предната страна на листот, без ознаки; сите страници освен првата се нумерирани со арапски бројки;
• ширината на маргината на левата страна на листот мора да биде најмалку 2 см, пасусот започнува со црвена линија со повлекување од пет интервали од левиот раб на линијата; текстот се печати на еден и пол до два интервали; Препорачливо е да се избегне завиткување зборови;
• во горниот десен агол на деловното писмо, под адресата на организацијата што испраќа, датумот е означен, по можност во целост (на пример, 2 јануари 2007 година);
• на левата страна на листот се пишува името на организацијата или презимето и адресата на лицето до кое е испратено деловното писмо;
• подолу, од работ на линијата или во центарот на листот, се пишува љубезна адреса; на пример, „Почитуван Иван Иванович“; по адресата е потребна запирка, но често се користи извичник за да се започне следната фраза со црвена линија и голема буква;
• деловното писмо завршува со зборови на благодарност за соработката и изразување надежи за нејзино продолжување;
• потписот се става на десната страна на листот, по последната фраза за учтивост, на пример, „Со почит...“, презимето на потписникот е испечатено под неговиот рачно напишан потпис;
• резолуциите за сите видови дојдовна кореспонденција мора да се направат со молив или на посебни листови хартија; се преклопува деловно писмо со текстот внатре, а најважните деловни писма не се превиткуваат, за што се испраќаат во големи дебели пликови;
• телеграфско барање треба да се одговори во рок од 3 дена, деловно писмо - 10; доколку барањето бара детално разгледување, тогаш во рок од 3 дена треба да известите дека деловното писмо е земено предвид и да дадете конечен одговор во рок од 30 дена.

• точност и јасност на презентација на мислите - кратки зборови, кратки фрази, кратки параграфи
• максимална пристапност на текстот за разбирање, употреба на едноставни фрази кои точно и недвосмислено ја изразуваат суштината
• писменоста
• исправност

Формуларот за писмо, во зависност од составните документи на организацијата, ги вклучува следните детали:

01 - државен амблем на Руската Федерација (02 - грб на конститутивен субјект на Руската Федерација или 03 - амблем на организација или трговска марка (сервис));
04 - код на организацијата
05 - главен државен регистарски број (OGRN) правно лице
06 - матичен број на даночен обврзник/причинска шифра за регистрација (TIN/KPP)
08 - име на организацијата
09 - основни информации за организацијата
како и рестриктивни ознаки за детали:
11 - датум на документ
12 - регистарски број на документ
13 - врска до регистарскиот број и датумот на документот
И, доколку е потребно, ограничете ги оценките за горните границиобласти каде што се наоѓаат деталите.
15 – адресат
18 - наслов на текстот
19 - контролна ознака
20 - текст на документот

Образецот на писмото може да се направи врз основа на надолжниот или аголниот распоред на деталите.

Ориз. 1. Локација на детали (аголна верзија) на буквата форма (димензиите се означени во милиметри)

Ориз. 2. Локација на детали (надолжна верзија) на буквата форма (димензиите се означени во милиметри)

Најзгодно за обработка и економично во однос на користењето на површината на листот е аголната форма. Во овој случај Десна странагорниот дел од листот може да се користи за поставување на деталите „Адресат“, „Резолуција“

Употребата на образец со надолжна буква е препорачлива во случаи кога името на организацијата содржи голем број печатени знаци, на пример, може да биде случај кога деталите за формуларот се дадени на два или повеќе јазици. Во овој случај, деталите треба да се испечатат на руски лево, а на националниот јазик на десната страна, на исто ниво. Ако бројот на употребени национални јазици е повеќе од еден, деталите треба да се наведат на руски на врвот, а на националниот јазик подолу, продолжувајќи ја линијата до границата на десната маргина.

Формуларот за писмо може да се подготви за организација, структурна единицаи службеник.

Примери за дизајн на форма на букви:

Ориз. 3. Образец на писмо од организацијата со аголна (центрирана) локација на детали.

Ориз. 4. Образец на писмо од организацијата со агол (знаме) распоред на детали.

Ориз. 5. Образец на писмо од организацијата со надолжно распоредување на детали.

Примероци од општиот формулар за документи се дадени и во следните документи:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за подготовка на документи" (Додаток Б, слики Б.2, Б.3, Б.4);
- Стандардни упатства за канцелариска работа во федералните извршни органи, одобрени со налог на Министерството за култура и масовни комуникации на Руската Федерација од 8 ноември 2005 година бр. 536 (Прилози бр. 13, 14, 15, 16, 17, 18) .