Hvordan dele opp bestillinger. Systematisering av bestillinger (instrukser) i kontorarbeid. Hvilken ordre må gjøres oppmerksom på ansatte med angivelse av dato for kjennskap?

Limited Liability Company "AST" INN/KPP 7804491337/780401001 195198, St. Petersburg, Lenina Ave., 21, bygning 1, rom. 309 BESTILLING nr. 1 St. Petersburg 01/01/2016 JEG BESTILLER:

Introduser, fra og med 2016, alfanumerisk indeksering av administrative dokumenter for personellet til AST LLC ved å bruke følgende registreringsbrevindekser: bestillinger for å ansette en ansatt - P (mottak 2). pålegg om å si opp arbeidsavtalen (kontrakten) med en ansatt - U (oppsigelse);3. ordre om å overføre en ansatt til en annen jobb - PR (overføring av en ansatt);4. pålegg om å gi permisjon til en ansatt - O (ferie);5. pålegg om brudd på arbeids- og produksjonsdisiplin - N;6. de resterende ordrene er K (kadrer).
Kontroll over gjennomføringen av denne ordren er tildelt finansdirektør Oleg Dmitrievich Ivanov.

Daglig direktør A.S.

Hvordan effektivisere dagens papirarbeid

BESTILLINGER OM HOVEDAKTIVITETER OG ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE SPØRSMÅL I et av brevene sendt til redaktøren av bladet var det spørsmål om hvilke bestillinger som skulle klassifiseres som bestillinger (instrukser) på hoved(produksjons)aktiviteter, og hvilke som skulle klassifiseres som pålegg (instrukser) om administrative -økonomiske spørsmål. Dette punktet er veldig viktig, siden holdbarheten avhenger av det: permanent eller 5 år.

Administrative dokumenter knyttet til administrative og økonomiske aktiviteter er angitt i listen. De leserne som har brukt Listen vet at dokumentene (listeartiklene) er systematisert av forvaltningsfunksjoner.

I seksjon 10 "Administrative og økonomiske spørsmål" av Listen er 4 posisjoner fremhevet som avslører innholdet i denne funksjonen: 10.1. Overholdelse av interne forretningsregler; 10.2. Drift av bygninger og lokaler; 10.3.

Prosedyren for å registrere bestillinger i en organisasjon + prøveloggbok

I dette tilfellet må en ny ordre gis, kansellere den forrige ordren eller endre dens individuelle punkter. Det må angi:

nummer, dato og navn på dokumentet som skal kanselleres eller endres;
grunner for å kansellere (endre) avgjørelsen med en kort redegjørelse for omstendighetene som fungerte som årsaken til revisjonen;
prosedyren for handlinger som utføres av utøvere i forbindelse med nye omstendigheter;
Fullt navn og stilling til den som er autorisert til å kontrollere utførelsen av ordren.

Les artikkelen Personalsystem: Journal for registrering av bestillinger for personell Tittelen kan se slik ut: «Ved erklære en ordre for personell (hovedaktivitet) ugyldig. Så snart det nye direktivet trer i kraft, vil gyldigheten til det forrige dokumentet (eller dets individuelle paragrafer, hvis vi snakker om delvise endringer) opphøre.

Bestillinger i en organisasjon: typer og designfunksjoner

Pålegg om hoved- og næringsvirksomhet oppbevares som hovedregel av sekretæren (med mindre annet er spesifisert ved egen bestilling). Han er også ansvarlig for å registrere, lagre og arkivere disse bestillingene. Dokumentene er forskjellige når det gjelder lagringsperioder.

Bestillinger om hovedaktivitetene til foretaket (om organisasjonsstrukturen, ved godkjenning av bemanningstabellen, foreta endringer i det, etc.) har lagringslinjer - permanent. Ved slutten av kalenderåret overleveres de til foretakets arkiver Bestillinger om økonomiske og operasjonelle spørsmål lagres i 5 år. De har kontinuerlig nummerering uten bokstav. Hvis volumet av bestillinger utstedt hos en bedrift er stort, deles de inn i volumer gjennom året. Etter utløpet av lagringsperioden blir de ødelagt med utførelsen av den tilsvarende handlingen.
3 Ordre for personell utstedes og lagres i foretakets personalforvaltningsavdeling.

Systematisering av bestillinger (instrukser) i kontorarbeid

Men med omfattende dokumentflyt er tidsskriftet en "viktig" nødvendighet. Tross alt, med dens hjelp, kan en personelloffiser optimalt systematisere dokumenter for å gjøre det enklere å bruke i fremtidig arbeid.

Info

En annen fordel med å opprettholde en journal er ytterligere bekreftelse på publisering av dokumentet innen registreringsdatoen. Hvis det oppstår kontroversielle spørsmål, når datoen for ikrafttredelsen av ordren ikke samsvarer med datoen for signering av dokumentet, er datoen for registrering av ordren i Journalen en ytterligere bekreftelse på lovligheten av ordrene beskrevet i ordren.

Lovverket for journalføring av dokumentasjon Gjeldende lov pålegger som nevnt ovenfor ikke virksomheter å tvangsregistrere bestillinger i Journalen. Regnskapet for bestillinger forblir etter selskapets ledelse i denne forbindelse, prosedyren for å legge inn informasjon i journalen, dens form og lagringsprosedyre bestemmes av hvert selskap individuelt.

Hvordan nummerere bestillinger i personalregister

Hvis Journalen holdes i et lite selskap, kan den ansvarlige medarbeideren være regnskapsfører. Personen som er ansvarlig for å vedlikeholde dokumentet bør angis i det interne forskriftsdokumentet (i personelljournalprosedyren).

Det er tilrådelig å angi ikke det fulle navnet til en bestemt ansatt, men stillingen, fordi i dette tilfellet, når den ansatte blir oppsagt, vil pliktene hans gå over til hans etterfølger. Vanlige feil ved opprettelse av en ordrejournal Nedenfor skal vi se på de TOP 3 vanlige feilene som gjøres ved vedlikehold av en ordrejournal.

Feil #1. Prosedyren for å vedlikeholde ordreloggen er ikke fastsatt av interne forskrifter. Som beskrevet ovenfor, tas beslutningen om å bruke Journalen for å optimalisere dokumentflyten av en bestemt bedrift separat, avhengig av situasjon og behov.

Bestillinger: hovedtyper og designfunksjoner

Samtidig er det en rekke gjeldende forskrifter som gir anbefalinger om fremgangsmåten for å føre Journalen. nr. Reguleringsrett Beskrivelse 1 Ordre fra Den russiske føderasjonens kulturdepartement nr. 558 datert 25.08.10 Dokumentet inneholder en fullstendig liste over dokumenter vedlikeholdt av personelltjenesten, og beskriver også mekanismen for deres registrering, vilkår og betingelser for lagring, og prosedyren for destruksjon. 2 Ordre fra Federal Archive Agency nr. 68 datert 27. november 2000 Ordenen godkjenner gjeldende instruksjoner som beskriver prosedyren for nummerering og indeksering av ordre og andre dokumenter fra foretaket. I følge dokumentet skal bestillinger registreres etter reglene for løpende nummerering.

3 GOST R 6.30-2003 Dokumentet inneholder generelle standarder for utarbeidelse av dokumenter (inkludert bestillinger), og gir også et system for en enhetlig organisering av dokumentflyt.

Hvordan dele opp bestillinger

godkjenning (endring) av strukturen og bemanningsnivåer, bemanningsplan;
opprettelse av nye strukturelle divisjoner, kollegiale og rådgivende organer, permanente eller midlertidige kommisjoner;
utføre personell sertifisering;
aktivitetsplanlegging;
kontroll over aktiviteter (rapportering);
etablere en driftsmodus og gjøre endringer i den;
finansieringsaktiviteter;
logistikk;
informasjons- og dokumentasjonsstøtte mv.

La oss nok en gang understreke at det ikke er mulig å liste opp ikke bare alle spørsmålene som ordre (instruksjoner) utstedes på, men også deres tematiske grupper, om ikke annet fordi dette i stor grad bestemmes av spesifikke organisasjoners aktiviteter, dens organisatoriske og juridisk form og andre funksjoner.

Nummerering av bestillinger i personaljournalhåndtering

Så de vil bli plassert i filen (i mappen med bestillinger) og reflektert i registreringsloggen. Klassifiseringen av bestillinger etter holdbarhet avhenger av deres type.

Merk følgende

Nesten alle personalordre skal oppbevares i 75 år! Denne perioden, ifølge lovgivere, er nødvendig for å avklare tjenestelengden til enhver tid, og derfor riktig beregning av pensjonen. For eksempel er fristene:

ordre om opptak, overføring, oppsigelse - 75 år;
for hovedaktiviteter - 1 år;
om ferier, forretningsreiser - 5 år;

Følgelig lagres ordrelogger i like lang tid.

Listen over dokumenter er stor, så du kan se deler av den som eksempel her. Hvordan fylle ut en bestilling Hvis du ikke vil bruke de aksepterte skjemaene, men utvikle dine egne, eller tilpasse en enhetlig for deg selv, må du følge reglene.

Orden i personaljournalhåndtering

Fra artikkelen vil du lære:

hvilke typer ordre finnes og hva er deres struktur;
hvilke regler må følges ved registrering;
hvor lenge lagres administrative dokumenter i organisasjonens arkiver?
Hva er loggbøker for?

Ordrer er administrative dokumenter utstedt av lederen av selskapet innenfor rammen av hans fullmakter og obligatoriske for utførelse av underordnede. I aksjeselskaper er den offisielle autorisert til å utstede dem generaldirektøren, i medisinske institusjoner - overlegen, i bedrifter - direktøren osv. Kun korrekt utførte administrative dokumenter som inneholder alle nødvendige detaljer og sertifisert på riktig måte har rettskraft. En ordre er den vanligste typen administrativ dokumentasjon.
Transporttjenester; intern kommunikasjon; 10.4. Sikkerhet. Det følger av dette at pålegg (instrukser) gitt i de oppførte områdene skal klassifiseres som administrative og økonomiske spørsmål og danne dem i en egen fil med en holdbarhet på 5 år. Ved registrering av slike bestillinger (instruksjoner), bør bokstavindeksen "a", "ah" eller en annen legges til registreringsnummeret, for eksempel: ordre nr. 1-ah, nr. 18-a. Vanskeligheten ligger imidlertid i det faktum at organisasjoner ofte gir pålegg (instrukser) om hoved(produksjons)virksomheten, som sammen med saker om hovedvirksomheten inneholder instrukser av administrativ og økonomisk art. I dette tilfellet skal ordren (instruksen) forholde seg til hovedaktiviteten og lagres permanent.

Bestillinger for kjerneaktiviteter – hva er disse bestillingene? , fra hvilken klassifisering oppstår en slik inndeling av selskapets administrative aktiviteter, hvem som er ansvarlig for å sammenstille dem - disse og noen andre spørsmål vil bli dekket i vårt materiale. Informasjonen presentert i artikkelen vil bidra til å etablere kontorarbeid i organisasjonen.

Generelt akseptert klassifisering av ordre i den administrative virksomheten til et foretak i 2015-2016

Det skal sikres separate vedtak og rettslig vesentlige handlinger i selskapet. Lederens administrative aktiviteter formaliseres ved hjelp av ordre, men ordrene gis av hans stedfortreder. Lederen har myndighet til å løse problemer på alle områder av selskapets virksomhet, derfor ble administrative aktiviteter delt inn i flere områder.

I praksis er det vanlig å dele alle bestillinger knyttet til selskapets interne aktiviteter i 3 grupper:

bestillinger for hovedaktiviteter,
bestillinger på personell,
pålegg om administrative og økonomiske spørsmål.

Den samme klassifiseringen er til stede i listen over standard forvaltningsarkivdokumenter generert i prosessen med aktiviteter til statlige organer, lokale myndigheter og organisasjoner, som indikerer deres lagringsperiode (heretter referert til som listen), godkjent etter ordre fra Kulturdepartementet. Russland datert 25. august 2010 nr. 558 (avsnitt 1.1, linje 19). Samtidig er det ikke vanlig å dele opp en gruppe bestillinger for kjernevirksomhet i undergrupper. Den kommer som en enkelt blokk, som inkluderer hele utvalget av dokumenter.

Hvilke bestillinger gjelder bestillinger for kjerneaktiviteter (eksempler)?

Personalansatte har ofte problemer med å klassifisere ordre som kjernevirksomhet, og det er ingen anbefalinger om dette på lovnivå. I denne forbindelse, for å forstå en ordre for hovedaktiviteten - hva er en ordre?, to metoder brukes samtidig:

For det første forkastes ordrer som er direkte utpekt som ordre om personell og om administrative og økonomiske spørsmål umiddelbart (i Listen er ordrer om personell oppført på samme linje 19, listen over saker klassifisert som administrative og økonomiske aktiviteter er nedfelt i § 10 i listen - følgelig blir ordre tildelt denne gruppen utstedt basert på dem).
For det andre brukes inndelingen av grupper etter betydningen av rekkefølgen. Hvis ordren som gis gjelder en eller flere spesifikke ansatte, er dette en ordre om personell (for eksempel at Ivanov og Petrov er involvert i arbeid på en fridag), men hvis vi snakker om en stilling eller et team som helhet , så er dette en ordre angående hovedaktivitetene (for eksempel når lørdag er erklært som arbeidsdag for hele bedriften).

Blant de vanlige bestillingene for kjerneaktiviteter er følgende bestillinger:

om godkjenning av bemanningstabellen og endringer i den;
godkjenne ferieplanen og gjøre endringer i den;
opprettelse (omorganisering, avvikling) av strukturelle divisjoner;
eiendom inventar;
organisere en ulykkesundersøkelse;
etablere en driftsmodus;
godkjenning av lokale handlinger i selskapet.

Vennligst merk: dette er ufullstendig liste over bestillinger for kjerneaktiviteter, kan den utvides eller modifiseres for å passe selskapets journalføringsbehov.

Sette sammen en liste over bestillinger som brukes i selskapet til kjerneaktiviteter

For å unngå forvirring i kontorarbeid og strukturere arbeidet til alle strukturelle enheter riktig, godkjenner mange bedrifter på lokalt nivå kontorarbeidsinstruksjoner, som definerer inndelingen av ordre i grupper. Denne tilnærmingen gjør det mulig i første omgang å fordele ansvaret for å utarbeide ulike bestillinger mellom strukturelle enheter eller individuelle stabsenheter.

Kjenner du ikke rettighetene dine?

Hvis instruksjonene ikke er utstedt som et separat dokument, kan selskapet godkjenne i form av en egen lokal handling en liste over brukte ordre med hver av dem tildelt en bestemt gruppe. Oftest skjer dette etter hvert som selskapet vokser: etter hvert som personalet øker, øker volumet av dokumentflyten, det blir vanskelig for én person å være ansvarlig for å utarbeide alle bestillingene, som et resultat av at denne funksjonen er delt mellom flere ansatte .

Hvordan fylle ut en ordre for hovedaktiviteten, eksempel

Krav til utarbeidelse av en rekke dokumenter klassifisert som organisatoriske og administrative er nedfelt i GOST R 6.30-2003. Dette dokumentet spesifiserer sammensetningen av dokumentdetaljer og krav til utarbeidelse av detaljer. Det er også diagrammer over plasseringen av detaljene på skjemaet.

Ordreteksten indikerer vanligvis følgende:

navn på firma;
dokumentets navn;
dato og registreringsnummer;
dokumenttekst;
plass for signaturen til tjenestemannen som godkjenner ordren, som indikerer stillingen;
merke om utøveren;
sted for visumgodkjenning om nødvendig.

Påleggsteksten kan deles inn i en ingress, som angir begrunnelsen og forutsetningene for å gi pålegget, og en administrativ del, hvor det gis konkrete instrukser og fristene for gjennomføringen er angitt.

Dersom egne dokumenter, for eksempel forklarende merknader, er vedlagt bestillingen, er dette angitt i bestillingens tekst. GOST R 6.30-2003 inneholder eksempler på å plassere detaljer på et skjema, ved hjelp av hvilket du kan lage omtrentlige prøver av bestillinger for videre bruk av selskapets ansatte om nødvendig. Prøvebestilling for hovedaktiviteter kan også lastes ned fra vår nettside.

Det er fornuftig å indikere at dokumentet tilhører en gruppe ordrer for kjerneaktiviteter i ordrenummeret. For å gjøre dette kan du bruke en metode der "OD"-merket plasseres etter selve tallet, atskilt med en bindestrek eller en skråstrek.

Register over utstedte bestillinger, føre en bok (journal) over bestillinger

Det er vanlig å registrere ordre utstedt på foretaket, siden det er nødvendig å føre journal over dem. Ordren godkjennes ikke bare av lederen, men får også sitt eget nummer, hvor informasjon om den blir lagt inn i et register spesialdesignet for disse formålene. Samtidig, dersom virksomheten har innført oppdeling av ordre i grupper, registreres de på egne steder.

Denne tilnærmingen er begrunnet med at ulike typer dokumenter har ulik oppbevaringstid, som det fremgår av Listen. Den fastsetter at ordre på kjernevirksomhet lagres permanent, mens ordre på personell lagres i 75 år (med unntak av enkelte tilfeller når de ikke kan destrueres i bare 5 år), og ordre om administrative og økonomiske spørsmål lagres i 5 år . Å kombinere bestillinger med ulike oppbevaringsperioder til filer vil forårsake visse vanskeligheter.

En journal eller bok brukes til å registrere bestillinger. På lovnivå er det ingen krav til et slikt dokument, så det er ikke engang et enkelt navn på det. Hensikten med ordreboken (journalen) er å gjøre det mulig å registrere følgende informasjon om bestillinger der:

serienummer (registreringsnummer);
dato for signering av dokumentet;
navnet på dokumentet, dets sammendrag eller beskrivelse av emnet;
data fra personen som er ansvarlig for å utarbeide utkastet til ordre (utøver);
notater, hvis noen.

Registreringsjournalen (boken) brukes gjennom hele kalenderåret. Hvert år starter et nytt blad (bok) og nummereringen i det gjennomføres på nytt.

Organisering av ordrelagring

Etter at ordren er gitt og godkjent av selskapets leder, blir den gjort oppmerksom på ansatte hvis interesser er berørt av den. Neste trinn er distribusjon av bestillinger i henhold til organisasjonens etablerte system for registrering og lagring av administrativ dokumentasjon. Først sendes ordre til personen som er ansvarlig for deres utførelse eller kontroll over gjennomføringen. Når det ikke lenger er behov for å få tilgang til bestillingen, deponeres den.

Ved utgangen av hvert kalenderår samles vanligvis dokumenter som ikke lenger vil være nødvendig for kontorarbeid eller som har utløpt i avdelingen i filer, beskrevet og overført til lagring. Dersom virksomheten har avsatt et eget rom til disse formålene, utarbeides filer i hver avdeling for lagring. Hvis en spesiell arkivavdeling opprettes for å registrere og lagre dokumenter, deltar dens ansatte i dannelsen av filer for lagring (eller kontrollerer prosessen), og etter å ha mottatt dokumentene, systematisere dem og tilordne dem for lagring i henhold til reglene fastsatt i selskap.

Pålegg om kjernevirksomhet gis i tilfeller hvor beslutninger tas om hele teamet eller enkelte stillinger uten at det berører bestemte ansatte. Samtidig er det for å avgrense grensene for gruppen av ordre for kjernevirksomhet nødvendig å utelukke fra denne gruppen alle ordre som er direkte definert i forskrift som ordre for personell og for administrativ og økonomisk virksomhet. De resterende ordrene legges inn i en egen liste, som vil være individuell for hver organisasjon på grunn av spesifikke aktiviteter, og er nedfelt i den aktuelle lokale loven for å unngå forvirring.

Personalbestillinger, uten overdrivelse, er de viktigste dokumentene i personaljournalhåndtering. Det er disse handlingene som konsoliderer og gjennomfører arbeidsgivers beslutninger i forhold til den enkelte arbeidstaker.

Basert på ordrene, er oppføringer gjort i arbeidsboken de bekrefter visse perioder med aktivitet og forholdene som den ansatte jobbet under. Den russiske føderasjonens arbeidskode refererer gjentatte ganger til ordren som et av dokumentene som formaliserer fremveksten, utviklingen og avslutningen av arbeidsforhold.

Hoveddelen av personalordren, som ethvert annet personaldokument, er innholdet, det vil si styringsinformasjon, som dokumentet er utarbeidet for på et håndgripelig medium. Hver personalordre har individuelt innhold knyttet til en eller annen personalledelsesfunksjon. Men før du vurderer spesifikke typer av dette dokumentet, er det nødvendig å svare på følgende spørsmål:

Hvilke ordre (innholdsmessig) gjelder personalordre?
Hvordan kan vi skille ut fra den totale ordremassen som opprettes i en organisasjon de bestillinger for personell som er registrerings- og lagringspliktig i personaltjenesten?
Er det en klar, normativ inndeling av ordre i disse gruppene, eller bestemmer arbeidsgiver selv hvem som skal utarbeide, utføre, registrere og lagre en bestemt ordre: personaltjenesten, støttetjenesten for styringsdokumentasjon (sekretariat, kontor, etc.) eller regnskap?

Typer bestillinger for personell

Vær oppmerksom på at HR-spesialister ikke alltid stiller seg selv disse spørsmålene, ettersom oppdelingen av bestillinger er en verdiløs oppgave og bortkastet tid. Og faktisk, er denne klassifiseringen virkelig så viktig at du skaper ekstra problemer for deg selv og utfører kontorarbeid separat for hovedaktiviteter og personell? Hvilke praktiske behov tilsier disse kravene?

Å skille ordre er nødvendig av flere grunner.

Årsak 1. Organisering av etterlagring av bestillinger for personell.

Den første og kanskje hovedgrunnen er behovet for å bygge et korrekt system for lagring av personellinformasjon reflektert i personalordre. Det er ingen tilfeldighet at de fleste varianter av disse ordrene lagres i 75 år: de kan være nødvendige når du søker om pensjon eller i andre situasjoner som krever dokumentasjon på hendelser og fakta knyttet til en borgers arbeidsaktivitet.

Du kan også høre følgende mening: de sier, siden bestillinger for kjerneaktiviteter lagres permanent, det vil si at de ikke blir ødelagt etter 75 år, som personell, betyr det at lagringsforholdene i dette tilfellet er enda bedre - alle bestillinger i selskapet kan kombineres og lagres for alltid... Men først og fremst gir det bare ikke mening. Og for det andre er det nødvendig å ta hensyn til reglene for søk i dokumenter i arkivet: Arkivaren vil ikke se etter en ansettelsesordre i en fil med pålegg for hovedaktiviteten. For det første, i nomenklaturen over organisasjonens saker, og deretter i fortegnelsen over saker, må disse ordrene angis i forskjellige strukturelle inndelinger og, naturligvis, i forskjellige tilfeller. Ellers kan det hende at personalordren ikke finnes i det hele tatt, selv om den kom inn i arkivet og ligger der i god behold.

Årsak 2. Fordeling av jobbansvar for papirarbeid.

I tillegg må vi ikke glemme fordelingen av jobbansvar for journalføring. Dette er sannsynligvis en av de mest smertefulle problemene som bedrifter må løse. Det er uakseptabelt å blande funksjonene til en sekretær og en personelloffiser, og ulovlig tildele disse spesialistene typer arbeid som er uvanlig for dem. Vi må jevnlig svare på spørsmål og klager fra personalansvarlige om utførelsen av andres plikter, for eksempel: "Hvorfor skal jeg gi pålegg om økonomisk bistand til ansatte, dette er ikke en jubileumsbonus!" Sekretærer er rasende over at de noen ganger får i oppgave å gi ordre om å sende arbeidere på forretningsreiser, og ikke bare stemple sertifikater. Utkast til noen personalordre (for eksempel om trekk i lønn) utarbeides ofte av regnskapsspesialister, og etter at disse ordrene er signert av lederen av organisasjonen, blir de registrert og lagret i personaltjenesten, og ikke i regnskapsavdelingen eller sekretæren.

Merk!

Hver spesialist i selskapet utfører sin jobbfunksjon og er ansvarlig for sitt arbeidsområde. Det er ikke tillatt å tildele funksjoner som er uvanlige for dem til ansatte.

Hvilke dokumenter etablerer skillet mellom bestillinger for hovedaktiviteter og personell?

Til tross for relevansen til dette emnet, er spørsmålet om å skille ordre etter hovedaktivitet og personell ikke regulert av regulatoriske rettsakter og forblir kontroversielt, noe som forårsaker vanskeligheter for utøvere og fører til feil i dannelsen av filer med bestillinger og til vanskeligheter ved søk etter dem i arkivet. Selvfølgelig ble et viktig bidrag til å løse dette problemet gitt av det russiske kulturdepartementet, som utstedte ordre nr. 558 datert 25. august 2010 "Ved godkjenning av listen over standard arkivdokumenter for administrasjon generert i løpet av aktivitetene til statlige organer, lokale myndigheter og organisasjoner, som angir lagringsperioder.» I paragraf "b" i art. 19 i nevnte liste angir typer bestillinger for personell. Men denne oppføringen er ikke uttømmende, siden ikke alle personalordre er navngitt her.

Vansker med å dele ordre er knyttet til mange spesifikke situasjoner som oppstår i arbeid med personell.

Regnskap for bestillinger for personell

Praktisk spørsmål om temaet personalordre

Jeg jobbet som personalinspektør i en liten bedrift, hvor alle bestillinger ble oppbevart i to mapper – med lagringstider på 5 og 75 år. Jeg har nylig flyttet til en stor organisasjon hvor det er nødvendig å få orden på HR-registrene. Ved utgangen av året er det planlagt å endre nomenklaturen for saker, og nå må vi tenke på hvordan vi skal dele saker riktig med personalordre. Hvilke kriterier, foruten holdbarhet, bør følges?

Dette kriteriet bør være innholdet i ordren, nemlig årsaken til dens opprettelse. Vi kan fremheve følgende områder i arbeidet til personaltjenesten og regnskapsavdelingen, for hvilke det, i samsvar med kravene i den russiske føderasjonens arbeidskode, er nødvendig å gi ordre til personell:

Dokumentere bevegelse av personell: ansettelse, overføring, flytting, oppsigelse.
Endringer i vilkårene i arbeidsavtalen (med unntak av endringer i arbeidstakerens arbeidsfunksjon): endringer i lønn, endringer i arbeidstid mv.
Tildele tilleggsarbeid til en ansatt: kombinere yrker (stillinger), utvide tjenesteområder, øke arbeidsvolumet, utføre pliktene til en midlertidig fraværende ansatt uten frigjøring fra arbeidet spesifisert i arbeidskontrakten.
Involvering i arbeid utenfor fastsatt arbeidstid: arbeid i helger og helligdager, overtid, samt under forhold som avviker fra det normale, for eksempel om natten.
Frigjøring av en ansatt fra arbeid i tilfeller fastsatt ved lov: henvisning til obligatorisk periodisk medisinsk undersøkelse (sertifisering) eller for opplæring og testing av kunnskap og ferdigheter innen arbeidsbeskyttelse; frigjøring fra arbeid mens du utfører statlige eller offentlige oppgaver.
Suspensjon av arbeidstaker fra arbeid i tilfeller fastsatt i lov.
Å gi permisjon: årlig betalt (grunnleggende og tillegg), uten lønn, utdanning, barsel, barnepass.
Sendt på forretningsreise.
Oppmuntring og belønning for suksess i arbeidet.
Bringe til disiplinært eller økonomisk ansvar.
Endring av biografisk informasjon.
Godtgjørelse, økonomiske insentiver, trekk i lønn.
Sertifisering av arbeidere.
Opplæring, tilleggsutdanning m.m.

Avhengig av antall bestillinger opprettet i en gitt situasjon, kan alle deles inn i separate saker.

Nummerering av bestillinger i personaljournaler spiller en betydelig rolle i hvordan et selskap fungerer, uavhengig av størrelse, struktur og aktivitetsfelt.

Personalregistrering er en gren av en organisasjon som er ansvarlig for å vedlikeholde dokumenter knyttet til arbeidsforhold. Nemlig:

Lage oppføringer i arbeidsbøker;
Registrering av personlige filer;
Opprettelse av bestillinger for personell;
Utarbeidelse av ferieplaner og bemanning;
Utarbeiding og transformasjon av stillingsbeskrivelser;
Lagring og rettidig innsending av dokumenter til arkivet;
Kompetent å gjøre endringer i dokumenter;

Spesiell oppmerksomhet i HR-dokumenthåndteringsbransjen er viet til opprettelse av bestillinger. Administrative dokumenter er delt inn i 2 grupper:

Av personell. Denne typen bestillinger er delt inn i 2 grupper:

Oppbevaringsperioden er 75 år for bestillinger som danner arbeidsforhold og vesentlige endringer i ansattes liv. (Ansettelser, oppsigelse, navneendring);
Holdbarheten er 5 år for korttidsbestillinger. (Ferie, forretningsreise, irettesettelse).

Etter hovedaktivitet:

Generelle bestillinger i hele bedriften;
Etter avdeling;
For administrative og økonomiske aktiviteter;

På en lapp! Når du forbereder bestillinger, bruk enhetlige dokumenter godkjent ved dekret fra Russlands statsstatistikkkomité datert 5. januar 2004 nr. 1. Det er akseptabelt å utstede bestillinger i enhver form, siden enhetlige skjemaer ikke dekker hele spekteret av personelloperasjoner.

Administrative dokumenter uten godkjent skjema utarbeides i tekstform på organisasjonens offisielle brevpapir.

For at pålegg skal ha rettskraft må de inneholde nødvendige detaljer, underskrifter fra ansvarlige personer og dokumentnummer.

Viktig! I føderal lov nr. 43 datert 2. mars 2016. "Om endringer i den føderale loven "Om arkivering i den russiske føderasjonen", har nye forkortede lagringsperioder for dokumenter om personell blitt innført. Nå skal de beholdes i organisasjonen i 50 år, med unntak av de som ble opprettet før 2003. Holdbarheten deres er fortsatt 75 år.

Et godt organisert ordreregistreringssystem lar deg:

Få fart på søket etter det nødvendige dokumentet;
Systematisere administrative dokumenter i henhold til deres tiltenkte formål;
Styrke kontrollen over utførelsen av ordre fra overordnede.

Spesifikasjonene ved bruk av nummerering er følgende:

Separasjon av administrative dokumenter med ulike lagringsperioder;
Tilordne komplekse tall til bestillinger med betydelig dokumentflyt.

Vedtak fra Russlands statsstatistikkkomité datert 5. januar 2004 nr. 1 "Om godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for registrering av arbeid og betaling av det"

Regler for oppførsel

Registreringsnummeret til bestillingen består av dets serienummer og indeks. Indeksreguleringen av pålegget bestemmes av den enkelte saksnomenklatur og reglene for registrering av pålegg hos foretaket. Til tross for at hver organisasjon foreskriver sin egen nummereringsrekkefølge for administrative dokumenter, er det et visst antall generelle regler som bedrifter prøver å følge. Nemlig:

I selskaper med liten dokumentflyt er det ikke nødvendig å dele bestillinger i flere typer. Men de kan ikke kombineres på grunn av ulike lagringsperioder for dokumenter. I dette tilfellet legges en bokstavindeks til ordrenummeret atskilt med en bindestrek eller skråstrek:

"personell" - personell (Bestillinger for personell med en holdbarhet på 75 år);
"k" - rammer (Bestillinger for kortvarige lagringsperioder).

I organisasjoner med en stor stab av ansatte og administrative dokumenter er det utviklet et helt system med indekser for hver type ordre:

"p" - ansettelse;
"u" - oppsigelse;
"pr" - å ansette arbeidere;
"k" - forretningsreiser;
"vk" - interne forretningsreiser;
"zk" - forretningsreiser til utlandet;
"avdeling" - permisjon uten lønn, for graviditet og fødsel, for barnepass;
"otk" - vanlige ferier, studieferier;

På en lapp! For bestillinger på kjernevirksomhet bruker personelloffiserer vanligvis en digital kode. Noen organisasjoner legger til et bokstavregister, for eksempel ordre nr. 1-OD.

Det kan være mange alternativer for nummerering og indeksbetegnelser. Mangfoldet deres avhenger ikke bare av størrelsen på organisasjonen, men også av spesifikasjonene til aktivitetene til et bestemt selskap.

Merk! Prosedyren for å utføre personaljournalføring, inkludert nummerering av ordre, må formaliseres i et lokalt dokument fra selskapet - forskriften om personaljournalhåndtering.

Hvert år nytt eller ikke

Det anbefales å nummerere bestillinger med årlig oppdatering av beregningsrekkefølgen. Fra første virkedag i det nye kalenderåret vil bestillingen bli tildelt nr. 1. Med unntak av kultur- og utdanningsinstitusjoner, hvor kontoråret starter 1. september.

Et slikt system vil hjelpe ikke bare med å organisere administrative dokumenter, men også forberede dem for videre arkivering i arkivet.

Bestillingslogg

Loggside for personalbestillinger

Siden prosedyren for å tildele nummer til ordre ikke er etablert på lovnivå, fører personalansvarlige journaler for registrering av ordre. Registreringsprosessen innebærer å kopiere detaljer fra et dokument og legge inn disse dataene i et spesielt registreringsskjema.

Bestillinger for kjernevirksomhet opprettholdes ved virksomheten atskilt fra bestillinger på personell. Dette skyldes ulike aktivitetsområder og holdbarhet. Nummereringen av disse administrative dokumentene skal oppbevares separat. Ordreloggene vil være annerledes.

Merk! Registrering av et dokument gir det juridisk kraft det fastslår at det er opprettet eller mottatt.

Arbeidslovgivningen pålegger ikke virksomheter å føre ordrelogger. Loggbøker utvikles av hvert selskap uavhengig. Men de må inneholde ikke bare nummereringen, men også datoen for utførelse av dokumentet, detaljer, sammendrag og signaturer til de ansvarlige personene.

På en lapp! Ved registrering av en bestilling på personell må du oppgi etternavn og stilling til den ansatte. Og til ordren om å feste basen - en uttalelse fra ham.

Det er således ingen strenge retningslinjer for implementering av et. Hvert selskap velger sin egen ordning basert på hensiktsmessighet og bekvemmelighet.

Hva du skal gjøre hvis det er en feil

Endringer i en tidligere utstedt ordre er tillatt med tvingende nødvendighet, primært juridisk. Det kreves endringer i pålegget når det oppstår forhold som gjør det administrative dokumentet eller dets enkelte avsnitt faktisk eller rettslig unøyaktig.

De vanligste omstendighetene inkluderer:

Endringer i lover, forskrifter eller lokale lover i organisasjonen selv
Endringer i personopplysninger til ansatte som det er opprettet administrative dokumenter for
Endringer i omstendighetene for et bestemt tidspunkt og sted, hvis disse punktene er vesentlige for den tidligere utstedte ordren

Viktig! Å gjøre endringer i et administrativt dokument ved å omskrive det i samsvar med nye omstendigheter er en juridisk analfabet handling!

Det er påkrevd å utarbeide en ordre for å endre en tidligere utstedt ordre. Det inkluderer:

Årsaker til endringer.
Grunn til å gjøre endringer.
Indikere handlinger til tjenestemenn eller en strukturell enhet i selskapet som de må utføre i forbindelse med en endring i ordren.
En lenke til den endrede ordren eller posisjonen i den, dato, nummer og navn.
Angivelse av den ansatte som er betrodd kontroll over utførelsen av dokumentet.

Råd! Når du lager en stor liste over tillegg og endringer, er det mer praktisk å lage dem i en egen applikasjon. Og i rekkefølgen, angi en liste over justeringer og en lenke til dette vedlegget til bestillingen.

Utførelse av et pålegg om å endre en tidligere utstedt pålegg utstedes i papirform. Ønskelige detaljer inkluderer:

Selskapsnavn;
Navn og dato på dokumentet;
Registreringsnummer;
Sted for utarbeidelse av bestillingen;
Dokumenttekst;
Signaturer fra ansvarlige personer;
Merk om utøveren;
Visum for ordregodkjenning (om nødvendig).

Merk! Lovverket angir ikke hvor mange endringer som kan gjøres i pålegget. Ledelsen i organisasjonen avgjør dette spørsmålet selv. Det bør tilnærmes fra et rasjonelt perspektiv, siden endringer i rekkefølgen for å endre rekkefølgen vil medføre forvirring i dokumentene.

Eksempelbestilling for nummereringsordre

Bedriften utvikler uavhengig en ordre i rekkefølgen for nummerering av ordre, der den etablerer en praktisk rekkefølge for å sette tall i ordre, indeksverdier og andre bestemmelser, basert på organisasjonens aktiviteter.

Selskapet med begrenset ansvar "AST"

INN/KPP 7804491337/780401001

195198, St. Petersburg,
Lenina Ave., 21, bygning 1, rom. 309

BESTILLINGSNR. 1

Saint Petersburg

01.01.2016 JEG BESTILLER:

Introduser, fra og med 2016, alfanumerisk indeksering av administrative dokumenter for personellet til AST LLC ved å bruke følgende registreringsbrevindekser: bestillinger for å ansette en ansatt - P (mottak);
2. pålegg om å si opp arbeidsavtalen (kontrakten) med den ansatte - U (oppsigelse);
3. ordre om å overføre en ansatt til en annen jobb - PR (overføring av en ansatt);
4. pålegg om å gi permisjon til en ansatt - O (ferie);
5. pålegg om brudd på arbeids- og produksjonsdisiplin - N;
6. andre ordre - K (kadrer).

Kontroll over gjennomføringen av denne ordren er tildelt finansdirektør Oleg Dmitrievich Ivanov.

Daglig direktør A.S. Shapkin

Hvilke ordre (innholdsmessig) gjelder personalordre?
Hvordan kan vi skille ut fra den totale ordremassen som opprettes i en organisasjon de bestillinger for personell som er registrerings- og lagringspliktig i personaltjenesten?
Er det en klar, normativ inndeling av ordre i disse gruppene, eller bestemmer arbeidsgiver selv hvem som skal utarbeide, utføre, registrere og lagre en bestemt ordre: personaltjenesten, støttetjenesten for styringsdokumentasjon (sekretariat, kontor, etc.) eller regnskap?