Сервисна белешка за опрема. Извештаи, белешки и сертификати: која е разликата

Меморандумот е интерен документ на организацијата, благодарение на што раководството е способно да ги реши работните ситуации што е можно побрзо и поефикасно. Неговата главна цел е да го привлече вниманието на менаџерскиот тим информации за проблем или конфликтна ситуација што се појавила во производството или во тимот.

Овој документ може да ги одразува и предлозите на вработените во врска со зголемувањето на ефикасноста на трудот, зголемувањето на продуктивноста и други работни прашања.

Според тоа, федералното законодавство што е во сила во Русија не дефинира официјален меморандум како задолжителен документ не постои унифицирана форма. Но, и покрај ова, многу деловни субјекти го внесуваат во локалните регулативи, на пример, во сметководствените политики.

Комерцијалните организации и индивидуални претприемачинезависно развијте ја формата на документот, земајќи ги предвид основните препораки на специјалисти.

Се носат сервисни белешки референтна и информативна природа. Тие се користат при водење деловна кореспонденција во организација како дополнителен документ.

Целта на белешките е да се истакнат прашањата поврзани со производните активности на оддел, работилница или оддел, или со одреден вработен.

Таквиот документ нема унифицирана форма, па затоа се составува произволно. И покрај отсуството на строги барања од Федералното законодавство во врска со регистрацијата, белешката мора да содржи сите потребни детали и информации:

Во горниот десен агол мора да го напишете името и позицијата на менаџерот до кого е упатена жалбата.
Во центарот, малку пониско, името на документот е напишано: „СЛУЖБЕНА ЗАБЕЛЕШКА“
Тоа е залепено регистарски броји датум на составување.
Насловот треба да одразува информации поврзани со предметот на забелешката (во предлошкиот случај).
Текстот мора да содржи информации што ја одразуваат целта на изготвувањето на документот: првично се опишува ситуација, а потоа се наведува барање, коментар или предлог.
На дното на белешката треба да го наведете името на основачот, неговата позиција и потпис.

Вреди да се напомене дека меморандумот може да биде не само објаснувачки, туку и извештај. На пример, во првиот случај, документот обезбедува комуникација помеѓу вработените во организацијата на хоризонтално ниво - раководителот на структурната единица подготвува белешка упатена до друг раководител на структурна единица.

Во вториот случај, документот е адресиран до повисокото раководство. Испитува работно прашање за кое се донесуваат одредени предлози и конкретни заклучоци. Менаџерот ја става својата резолуција на белешката и мора да ја завери со потпис и датум.

Ако погледнеме прашање како целта на составувањето белешка , тогаш не може да не се спомене неговата директна врска со сметководството. Врз основа на овој документ, сметководителите имаат законско право да отпишат одредени трошоци како трошоци за периодот на известување. На пример, вработен во организација платил за транспортни трошоци, рекламирање, набавена опрема и други инвентарни артикли неопходни за извршување на деловни активности.

Во овој случај, канцелариските белешки ќе се сметаат за примарни сметководствени документи и треба да бидат обезбедени со истото складирање.

Која е разликата помеѓу белешките и белешките може да се види во видеото.

Кој може да пишува

Официјални белешки можат да напишат сите, без исклучок, вработени во организацијата кои официјално се во нејзиниот персонал. Како по правило, потребата за изготвување на овој документ се јавува кога работникот се соочува со проблем.

Но, во овој случај мора да се исполни еден услов - белешката содржи информации за прашањето што е во надлежност на вработениот што ја подготвува.

Преку ваквите документи се утврдува комуникација помеѓу вработени од исто ниво. Многу често, раководителите на одделенијата, одделенијата и работилниците испраќаат белешки до нивното директно раководство, во кое работат за своите подредени.

Во случај кога обичните вработени испраќаат белешки до претпоставените, тие се сметаат за извештаи. Испраќачот мора да разбере дека само правилно изготвен документ ќе му овозможи да го постигне исполнувањето на барањето изразено во него. Затоа сите информации треба да се презентираат многу кратко, но кратко.

Поради фактот што белешката е внатрешен документ на организацијата, неговата форма мора да биде одобрена од раководството и евидентирана во сметководствената политика или локалните прописи. Може да се состави и на хартија и во електронска форма.

Но, во секој случај, на дното на документот треба да има „жив“ потпис на авторот. Во повеќето случаи, таквите белешки се составуваат во една копија. Но, ако вработен работи во големо претпријатие, од него може да се бара да состави документ во два или дури три примероци.

Овој документ мора да означи прецизни квантитативни показатели:

износи на бонуси, плати, регрес за годишен одмор и други готовински плаќања;
датуми, на пример, точниот ден кога вработениот заминува на службено патување;
артикли на залиха (наведени целосна листасите предмети наведени во жалбата) итн.

Исто така, ќе треба да наведете секоја причиназа преземените мерки за разрешување на состојбата. Наведени се информации за секое лице вклучено во белешката.

Треба да започнете да составувате документ со заглавието. Овде треба да го наведете целосното име на деловниот субјект. ВО задолжителноСе наведуваат датумот и градот во кој е составен документот.

Ако документот е составен од обичен вработен, тогаш ќе треба да биде потврди со раководителот на одделениетокаде што работи. Само после ова белешката се пренесува до нејзината дестинација. Неопходно е работникот да се погрижи неговата официјална жалба да е запишана во соодветниот сметководствен регистар.

По правило, секој деловен субјект мора да има дневник за внатрешна документација. Во спротивно, внимателно составена белешка лесно може да се изгуби меѓу густиот проток на документи.

За да избегнете какви било грешки при подготовка на документ, поединцитреба да ги користите упатствата:

Земете парче хартија со големина А4.
Во горниот агол, со десна страна, се креира заглавие. Првата линија го означува целосното име на деловниот субјект. Следниот ред ги содржи Презимето, Името и Патронимското име на работникот до кого е упатена жалбата. Третиот ред го содржи целото име и позиција на вработениот кој го составува белешката.
Неколку линии се прескокнуваат и насловот на документот е напишан во центарот. Во крајна линија се означува датумот на составување и регистарскиот број, кој мора да одговара на записот од сметководствениот регистар. Задолжително е да се запише градот во кој е официјално регистриран деловниот субјект во кој работи бележникот.
Краток наслов на документот е напишан во секоја друга линија; авторот мора да го наведе проблемот за кој ќе се дискутира.
Во вториот дел од белешката, неопходно е да се опише суштината на проблемот што се појави. Исклучително е важно да се забележат одговорните лица поврзани со него, наведувајќи ги нивните целосни имиња и позиции.
Се предлагаат опции за решавање на проблемот.
На дното на документот е ставен потписот на основачот, означувајќи го неговото полно име и позиција.

Кога составувате белешка по електронски пат, треба да го следите инструкции. Готовата верзија на документот се пренасочува преку е-поштана адресатот. Треба да се зачува во појдовна кореспонденција, како и на флеш-уред; исто така е неопходно да се осигура безбедноста на известувањето дека писмото е прочитано.

Состав, форма, типови

Канцелариските белешки се класифицирани во зависност од значењето на информациите содржани во нив:

аналитички;
објаснувачки;
извештаи;
објаснувачки.

Тие можат да бидат наменети и за внатрешна и за надворешна употреба. Во вториот случај, кореспонденцијата се води на овој начин со партнерските компании кога ќе се појават тешки работни проблеми. Што се однесува до внатрешниот документ, врз основа на него раководството донесува одговорни одлуки, издава наредби и упатства.

Во повеќето случаи, таквата документација се користи за одделенска комуникација. Ги одразува барањата и предлозите, како и важни информации во врска со економската или логистичката поддршка на организацијата.

Со нивна помош се обезбедува комуникација на хоризонтално ниво. Во случај статусите на вклучените лица да се различни, тогаш документот ќе се смета за извештај.

На пример, еден вработен оди на службено патување. Шефот на неговиот оддел пишува меморандум упатен до раководителот на организацијата. Врз основа на овој документ се издава налог, се издава патна исправа и се издаваат средства за трошоци.

Можете исто така да разгледате друг пример. Компанијата создаде комисија за потврдување. Раководителот на одделението доставува белешка до своите членови, што укажува дека одреден вработен не одговара на неговата позиција, на пример, постојано добива поплаки, произведува многу неисправни производи итн. Во овој случај, членовите на комисијата , врз основа на добиениот документ, може да донесе одлука за ресертификација на работникот.

Шефот на одделот може да пишува меморандум упатен до раководителот на организацијата за намалување на пробниот период за новодојденец, бидејќи одлично се справува со своите обврски и има доволно ниво на квалификации за трајно пополнување на испразнетото место. Таквиот документ може да послужи како основа за доделување бонуси на секој вработен врз основа на индикаторите за успешност. Тоа е прифатено на разгледување од страна на претставниците на законот како доказ кога контроверзните ситуации се решаваат во законска рамка.

Многу поединци не ја разбираат разликата помеѓу белешка и извештај. Ова се објаснува со фактот дека двата документи се наменети да го известат раководството за какви било работни прашања што се случуваат во организацијата.

Тие треба да разберат дека извештајот има за цел да ги информира претпоставените за проблемите што се појавиле, а извештајот од службата, покрај таквите информации, содржи и предлози за решавање на прашањата што се појавија.

При изготвување жалба упатена до раководството, неопходно е да се земе предвид следново: нијанси:

Документот е составен во слободна форма.
Суштината на проблемот мора јасно да се опише.
Треба да се наведат сите решенија.
Документот мора да биде регистриран во соодветниот сметководствен регистар.
За да ја спречите можноста да ја изгубите белешката, можете да ја направите во две копии. Едниот ќе биде предаден на раководството преку секретарот, а вториот ќе остане кај вработениот (образецот ќе содржи потпис, датум на прифаќање, регистарски број).

Ако планирате да разменувате белешки помеѓу посебни единициорганизација, тогаш потребно е да се земат предвид таквите моменти:

Во случај белешката да биде испратена до друг деловен субјект, основачот мора да го земе предвид таквото нијанси:

Меморандумот понекогаш може да послужи како надворешен документ. На овој начин деловните субјекти кои соработуваат разменуваат информации.
Во овој случај, белешката се смета за документарен доказ за барање или побарување од еден деловен партнер до друг.
Документот е составен на меморандум на организацијата во слободна форма.
Белешката може да биде придружена со придружна документација со која се потврдуваат дадените информации.
Неопходно е да се направат две копии, едната се пренесува на партнерската компанија, а втората останува кај другата организација. На вториот примерок, примачот мора да стави влажен печат, датум и потпис, а исто така да го наведе и регистарскиот број.
Таквиот документ мора да се чува додека ситуацијата не се реши целосно.
Доколку партнерската компанија даде писмен одговор на добиеното барање, тоа треба да се регистрира и чува заедно со белешката.

Дали има електронска верзија?

Федералното законодавство што е во сила во Русија дозволува деловни субјекти сам по себеодлучуваат како ќе управуваат со протокот на документи. Денес, многу комерцијални организации и индивидуални претприемачи користат електронски форми на документи.

Составените сертификати и белешки се пренесуваат до одделенијата преку Интернет. Но, ако планирате да го информирате повисокото раководство за исклучително важна ситуација што спаѓа во опсегот на „деловна тајна“, тогаш вработениот треба да биде вклучен во уверувањето личен дигитален потпис.

Во случај кога вработениот ги изразил своите размислувања на хартија, тој може да го скенира формуларот и да го испрати на е-поштата на неговата организација. Доколку при испраќањето користи лично поштенско сандаче регистрирано на негово име, тогаш нема да има потреба да се потпишува на сервисната белешка.

Што се однесува до формата на електронскиот документ, тој не се разликува од неговиот хартиен колега. Испраќачот, за да избегне досадни недоразбирања, мора да земе предвид следните нијанси:

Кога испраќате е-пошта, треба да побарате известување дека примачот ја прочитал пораката. Таквото известување ќе дејствува како доказ дека доколку има тешка ситуацијаодговорното лице благовремено ја испратило белешката.
Документот е составен со фонт Times New Roman, чија големина треба да биде во опсег од 12-14.
Датумот мора да се внесе во формат: 01.01.2018 или 01.01.2018.
Насловот на документот треба да се стави во центарот на листот.

Подолу е мастер класа за конвертирање на официјални белешки во електронска форма.

Значењето на документот

Придобивката од изготвувањето на ваков документ е тоа што делува како доказработата на конкретен специјалист кој решава проблеми под негова одговорност. На пример, ако таков вработен не може самостојно да се справи со одредена ситуација, тогаш тој може, преку меморандум, да вклучи други специјалисти во нејзиното решавање.

Така, тој автоматски се ослободува од одговорност за неквалитетно или ненавремено решавање на проблемот.

Дополнителна придобивка од овој тип на документи е тоа што е директни доказифактот дека специјалистот истакнал проблем во неговата област на стручност. Ако специјалист не може сам да го реши проблемот и, во форма на белешка, го достави на решавање кај други специјалисти, тој се ослободува од одговорноста за ненавремено или неквалитетно разгледување на прашањето.

Ако се појави контроверзна ситуација во која раководните или регулаторните органи се обидуваат да ги најдат виновниците, белешката ќе помогне да се разбере кој е виновен.

Поради фактот што белешките не спаѓаат во категоријата задолжителни документи што се користат за внатрешна комуникација на организацијата, многу кадровски службеници многу несериозно и неодговорнопристапи кон прашањето за нивното складирање.

Тие треба да бидат лоцирани на суви и проветрени места, така што на медиумот за складирање хартија нема негативно влијание од влага и други агресивни средини.

По преносот на службените белешки за нивната намена, тие мора да бидат одговорни за нивната безбедност кадровски службеници. Хартиените документи се ставаат во сефови, бидејќи може да содржат доверливи информации.

Тие ќе бидат само достапни одговорен службеник, одобрен од релевантните по нарачка. Сите трудови се поднесуваат во посебна папка, но доколку се поднесени по електронски пат, тогаш се користи флеш-уред за нивно складирање.

Што се однесува до периодите на складирање, деловните субјекти треба да го имаат предвид следново: нијанси:

Ако во таквите жалби вработените прават важни извештаи, даваат предлози за рационализација и размислуваат за други важна информација, тогаш нивниот рок на траење не треба да биде помал од 5 години.
Во случај кога внатрешните белешки не содржат никакви информации важни за работата на деловниот субјект, тие можат да се чуваат не повеќе од една година.
Ако внатрешните белешки одразуваат информации за соработката на компанијата со нејзиниот странски партнер, тогаш нивниот минимален период на складирање не треба да биде помал од 15 години.

Вреди да се напомене дека раководителот на организацијата може, по своја дискреција, да го продолжи периодот на складирање на таквата документација со издавање соодветна наредба.

Какви видови белешки постојат? Одговорот на прашањето е во видеото.

Меморандум е посебна форма на документ што се користи во внатрешно опкружувањепретпријатија и служи за брзо решавање на тековните производствени проблеми. Вообичаено, овој документ се составува со цел да се воведе нов предлог и да се решат тешкотиите што се појавија, како и да се одобри или да се договорат одредени активности.

Важно е во својот белег специјалистот да се покаже во својата област. Ако некој вработен, со помош на документ, ја префрли одговорноста за преземените дејствија на друго лице или ја отстрани од себе без да понуди излез од ситуацијата, тогаш треба да размислите за професионалните вештини на овој специјалист.

Цел и видови на овој документ

Канцелариските белешки се поделени според целта и степенот на пристапност.

По цел, т.е според видот на пренесените информации, означете ги следните белешки:

Белешки кои придонесуваат за донесување одлуки се барања или барања да се разгледа кое било прашање или предлог на специјалист;
Информативните белешки се вид на документ кој содржи информации што вработениот сака да му ги пренесе на раководството;
Забелешки за известување - ваквите документи најчесто се подготвуваат на барање на раководството и содржат детални информацииза кој било минат процес.

Според степенот на пристапност, т.е со отвореност за јавно гледање, белешките се:

Отворено - документи до кои се достапни сите или повеќето вработени во организацијата;
Доверливи - белешки достапни само за тесен или ограничен круг на луѓе.

Во некои случаи, белешката е прикачена заедно со голем број други белешки. На пример, ако е неопходно да се издаде соодветна наредба врз основа на белешка, тогаш таа се составува. И ако се решат прашањата во врска со трошењето на средствата од страна на одговорните лица, тогаш мора да се состави објаснувачка белешка.

За да ја цените целта на белешките, треба да го знаете тоа големи претпријатијаГрешките во подготовката на таков документ може да доведат до губење на огромно време, како и до неконзистентна работа помеѓу одделенијата.

Меморандумот е еден вид начин на комуникација помеѓу одделенијата, структурите или работилниците. Обично тоа го составува вработен или раководител на еден оддел упатен до раководителот на друг оддел.

Интеракцијата помеѓу одделенијата е главната потребаво работата на целата организација. Ако се прекине или прекине, тогаш организацијата работи неефикасно, што значи дека постои значителна можност да се намали профитот и, можеби, да се зголемат загубите.

Форма и содржина

Што се однесува до содржината на белешките, тие најчесто покриваат прашања од типот на производство, материјални или технички проблеми, економски прашања, како и прашања поврзани со информативна поддршка.

Едноставен пример за користење белешки би бил скршен фотокопир во оддел. Вработен може да испрати белешка до раководителот на одделот за материјали со барање да одвои пари за нова опрема, а белешка може да се напише и до техничкиот оддел со барање за поправка на постоечки копир.

На свој начин формабелешките немаат специфичен општо прифатен стандард. Сепак, секоја организација и, згора на тоа, секој оддел има свој стандард за пишување белешки, до кои треба да се придржуваат вработените во овој оддел.

Пример за пишување белешка е претставен подолу.

главен сметководител ___________________

ЗАБЕЛЕШКА ЗА СЕРВИС
Поради дефект на печатачот во одделот за маркетинг, ве замолувам да одвоите _____ рубли. на банкарска сметка за купување нова опрема.

Маркетинг директор:________________________________.

" "___________ 2016 г

Оваа форма на пишување белешки може да се разликува кај секое претпријатие, па затоа не треба да ја следите несомнено.

Ако сè уште не сте регистрирале организација, тогаш најлесен начиннаправете го ова користејќи онлајн услуги, кој ќе ви помогне бесплатно да ги генерирате сите потребни документи: Ако веќе имате организација и размислувате како да го поедноставите и автоматизирате сметководството и известувањето, тогаш на помош ќе дојдат следните онлајн услуги, кои целосно ќе го заменат сметководител во вашата компанија и заштедете многу пари и време. Сите извештаи се генерираат автоматски, се потпишуваат електронски и се испраќаат автоматски онлајн. Идеален е за индивидуални претприемачи или ДОО на поедноставен даночен систем, UTII, PSN, TS, OSNO.
Сè се случува со неколку кликања, без редици и стрес. Пробајте го и ќе се изненадитеколку стана лесно!

Правила за правилен дизајн

Треба да ја започнете вашата белешка со објаснување за моменталниот проблем или ситуација. Мора да се нагласи што точно била причината за пишување на белешката. По ова, треба да наведете каков одговор се очекува да се добие од оваа жалба, да го наведете точното барање и, доколку е потребно, износот што се планира да се реализира.

Потписна овој документ е лицето кое ја пишува белешката. Многу често се потпишува од раководителот на одделот.

Ако компанијата го бара тоа, тогаш под потпис се ставаат визи на лицакои се заинтересирани за ова барање. Наведени се иницијали, презимиња, потписи и датуми. Во некои случаи, се додаваат позиции. Визата е еден вид согласност на лицето за содржината на белешката.

За да може да се повикате на составениот меморандум, доколку е потребно, тој мора да биде регистриран во претпријатието.

Изготвување белешка во електронска форма

Таквиот документ може да се состави во електронска форма, доколку таквата форма е прифатлива во претпријатието, што мора да биде наведено во организацијата. Во овој случај, ова е несомнена предност на претпријатието, бидејќи испраќањето белешка е поедноставено и времето за нејзино разгледување е значително намалено.

Треба да знаете дека изготвувањето белешка во електронска форма не се разликува многу од хартиениот шаблон.

Една нијанса на електронска белешка може да се смета дека не го содржи името на примачот. Тоа е напишано во линијата за адреса. Ако белешката е испратена на одредена личност, тогаш во насловот треба да го напишете неговото име и презиме.

При испраќање писмо по електронски пат, потписот на одделот најчесто веќе автоматски се вметнува, што може значително да заштеди време за пишување.

Кога испраќате белешка треба да побарате прочитана потврдаписма. Ова е потребно како доказ во различни случаидека всушност сте испратиле белешка во одредено време.

Одредени нијанси на изготвување

Иако белешката е општо прифатен документ кој нема специфични стандарди, неговиот состав содржи различни карактеристики кои произлегуваат во зависност од целта на пишувањето на белешката. Ќе ги разгледаме овие карактеристики подолу.

За купување

Меморандум за стекнување се пишува до раководителот на одреден оддел.

Во тоа посочена, што треба да се купи, во која количина и за какви цели.

По вработен

Меморандум што е напишан до одреден вработен е белешка.

Таа е составена според сите правила со единствена разлика: белешката е напишана од вработен од понизок ранг до шеф од повисок ранг.

За замена на стара опрема

Особеноста на таков документ е тоа што е неопходно да се наведат сите причини за замена на таквата опрема за да се сметаат за соодветни и да се изврши барањето за замена.

За бонуси

Белешката мора да ги наведе сите причини зошто бонусот може да се плати. Ова може да биде прекумерно работно време, голем обем на извршена работа или работа додека сте на легален одмор.

За промоција

Во оваа белешка треба да ги наведете причините за можното зголемување. Ова може да биде зголемување на одговорностите, квалитетот на работата или обезбедување дополнителни услуги.

За недоволно плаќање

Во таква белешка треба да го наведете износот што не е платен дополнително поради некоја причина. Можни причиниисто така треба да се наведе. Можеби вреди да се каже чија вина стои зад неплаќањето средства.

За дефектот

Кога пишувате белешка за дефект, треба да ја именувате расипаната опрема и да наведете каков тип на дефект се случил и зошто опремата не успеала.

За необезбедување или пренос на документи

Пред сè, тука треба да го наведете името на документот, како и временската рамка во која документот мора да се пренесе.

Така, со набљудување на сите овие нијанси, можете компетентно да изготвите белешка што ќе помогне во решавањето на кое било важно прашање.

Важноста на документот

За да се цени важноста на белешките, вреди да се разбере дека овој тип на документ ќе помогне да се избегнемногу големи недоразбирања меѓу одделенијата, прекини во работата.

Со цел да се сметководство, како и белешки за оданочување важна улогазатоа што е финансиски прашањакои бараат посебно вниманиеи набљудување на најмалите нијанси.

Забелешките се исто така ефективна формаодбивањево било што. Овој документ имплицира целосно отсуствонегативен тон. Можна е критика, но не треба да се упатува кон една личност или оддел.

Така, меморандумот е универзален лекрешенија за многу проблеми. Правилно составен документ ќе обезбеди ефективна и плодна работа на организацијата.

Пример за работа со канцелариски белешки во електронски систем за управување со документи е претставен во следното видео:

* Направете пауза од работа - погледнете

Правила за составување извештаи, службени и објаснувачки белешки

Правила за составување извештаи, службени и објаснувачки белешки

На прв поглед, нема посебни разлики меѓу извештај, службен и објаснување. Навистина, овие трудови се слични по намена - сите тие се информативни по природа. Сепак, ние се занимаваме со различни типовидокументи кои се разликуваат и по содржина и по приматели. Ајде да видиме како правилно да го дизајнираме секој од нив.
Прво, да ве потсетиме дека кога подготвувате какви било информации и референтна документација, било да е тоа белешка, протокол, акт или потврда, мора да се раководите од барањата
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за подготовка на документи"*.
Постојат општи правила за подготовка на извештаи, официјални и објаснувачки белешки. Секој од овие документи мора да има:
- назнака на авторот (организација, структурна поделбаили службеното лице од кое потекнува белешката);
- име на примачот (на кого е испратен документот);
- име на типот на документот (на пример, Мемо, „Офис белешка“);
- датум на составување;
- регистарски број;
- наслов на текстот (на пример, прекршување „За“. трудова дисциплина", "За стекнување на работни книги");
- текст;
- потпис на компајлерот (со означување на позицијата).
Запомнете дека правилното наведување на деталите во документите директно влијае на нивната правна сила и ја обезбедува нивната неспорност и официјалност.
Ја известуваме ситуацијата
Меморандум- ова е документ упатен до раководителот на организацијата (оваа или повисоката) или раководителот на структурната единица. Меморандумот детално го поставува секое прашање со заклучоците и предлозите на составувачот и има за цел да го поттикне раководството да донесе одредена одлука. Доколку белешките го информираат примачот за напредокот извршување на работата, тогаш тие можат редовно да се составуваат.
Меморандуми упатени до раководителот на организацијата се внатрешни документи и може да се состават на едноставен листА4 хартија. Документите што се испраќаат до повисоките органи се надворешни документи и мора да бидат подготвени на меморандум на организацијата.
Текстот на белешката се состои од два или три семантички дела. Првиот дел - наведениот дел - ги поставува причините, фактите и настаните кои послужиле како причина за неговото пишување. Вториот дел - анализирање - содржи анализа на моменталната состојба, можни опциинејзините одлуки. Третиот дел - резиме - вклучува заклучоци и предлози конкретни акции, кои, според мислењето на компајлерот, треба да се преземат. Можеби нема да има втор дел во белешката, тогаш документот се состои само од опис на ситуацијата, заклучоци и предлози на авторот на белешката.
Информираме хоризонтално
Меморандум за услугасоставена од вработен или раководител на единица упатена до раководителот или специјалист на друга единица. Така, обезбедува хоризонтална комуникација на контролните објекти. Овие белешки најчесто ги одразуваат прашањата од логистика, економска, информативна поддршка итн. На пример, во одделот за сметководство печатачот се расипа. Главен сметководителможе да го извести раководителот на одделот за системска поддршка за ова во белешка и да побара од него да го поправи уредот. Меморандум се составува на ист начин како извештај.
Објаснување на причините
Објаснувачко писмо- ова е документ кој ги објаснува причините за каква било акција, факт или инцидент. Може да го состави секој вработен во организацијата упатен до претпоставен официјален. Во основа, објаснувачките белешки се пишуваат при извршување на дисциплински прекршок, а присуството на таква белешка е неопходен услов за изрекување дисциплинска санкција на вработен (член 193 од ЗРО на Руската Федерација). Вработен најчесто пишува објаснување рачно и во слободна форма, но организациите често користат специјални обрасци.
Препорачуваме персоналот секогаш да има при рака неколку примероци од различни белешки или да развие стандардизирани обрасци за нив. На крајот на краиштата, размената на информации во една организација се случува континуирано, а вработените честопати се обраќаат до одделот за човечки ресурси за помош при изготвувањето на овој или оној документ. Во упатствата за управување со кадровската евиденцијаорганизација, можете да ги поставите барањата за белешки, да ги опишете потребни деталии да обезбеди примероци.
Во пракса, често се поставува прашањето дали е неопходно да се регистрираат официјални, белешки и објаснувачки белешки во организацијата. Според наше мислење, ако прашањето наведено во белешката бара писмена одлука во форма на решение на менаџерот, тогаш овие документи мора да се регистрираат, бидејќи тие бараат извршување и употреба за референтни цели. Ако проблемот може да се реши усно, не е неопходно да се регистрира таква белешка.

Продавница за алати
Генерален директор на ООД „Спектр“
А.А. Гушчина

ИЗВЕШТАЈ
15 ноември 2009 година N 13/3
За неправилно извршување
работните обврски Нехаев Н.А.

Според наредба бр.12к од 29.10.2009 година, Нехаев Н.А. ангажиран да работи во алатница како стругач од четврта категорија со тримесечен прелиминарен тест период.
Нехаев Н.А. неправилно ги извршува работните обврски. Така, на 1 ноември 2009 година му беше доверена работата за производство на делови бр. к5/3222. При извршувањето на работата, Нехаев Н.А. дозволи 15 производи да бидат неисправни. Исправката на дефектот му беше доверена на превртувачот Е.Л. Гришин.
Мислам дека превртувачот Н.А.Нехаев неопходно е да се опомени во согласност со членовите 192-193 од Законот за работни односи на Руската Федерација. Предлог наредба за изрекување дисциплинска постапка(укор) е приложен кон овој меморандум. Дополнително, верувам дека од платата на Нехаев Н.А. потребно е да се одбијат трошоците за производите кои се покажаа како неисправни.
Надзорник потписГ.И. Малахов

Одделот за козметика
Генерален директор на ООД „Сигма“
П.Ју. Колцов

ИЗВЕШТАЈ

12 ноември 2009 година N 123
За упатувањето на вработен во одделот во Москва
козметичка фабрика „Свобода“
Во врска со проширувањето на опсегот на стоки што ги продава нашата компанија и формирањето на план рекламна кампањаЗа 2005 година ве замолувам да испратите виш експерт од одделот за козметички производи, Михаилова Е.Ју. до московската фабрика за козметика „Свобода“ за да се запознаат со новите случувања во козметичките производи, како и да се договорат за развој на договорни односи со оваа организација.
раководител на оддел потписК.О. Симонов

Оддел за човечки ресурси
Заменик раководител на АЧ
Е.О. Федина

ЗАБЕЛЕШКА ЗА СЕРВИС

19 ноември 2009 година N 21
За извршување работи за поправка во одделот за човечки ресурси
Поради моето одење на друг одмор и започнатите поправки, ве замолувам да ги извршите следните работи за поправка во одделот за човечки ресурси за време на моето отсуство:
1. Насликајте ги прозорските рамки и прозорските прагови.
2. Насликајте го таванот.
3. Залепете тапет.
Раководител на Одделот за човечки ресурси потписА.И. Микеева

Одделот за продажба
Генерален директор на АД „Алт“
М.Ју. Миротворцев

ОБЈАСНУВАЧКО ПИСМО

25 ноември 2009 година N 2/12
За отсуството од работа
На 12.11.2009 година отсуствував од работното место од 14.00 до 16.00 часот поради потреба да ја посетам сопругата во болница.
Бидејќи раководителот на секторот за продажба Светиков Н.Н. Не бев таму во 14.00 часот, не можев да го известам за причината за моето отсуство и за ова ја прашав секретарката Маришина А.О. Сметам дека не го прекршив внатрешниот пропис за трудот, бидејќи бев отсутен од работа поради добра причинаи за кратко време.
Шпедитер потписИ.И. Елисеев

Одделот за хартии од вредност
Првиот заменик генерал
Директорот на Реал банка Е.Г. Крупнов

ОБЈАСНУВАЧКО ПИСМО

8 ноември 2009 година N 54
За задоцнето поднесување на збирниот извештај
Во врска со тоа што навремено не го доставив консолидираниот извештај на секторот за хартии од вредност за октомври 2009 година, го објаснувам следново. Овој извештај требаше да го поднесам на 29 октомври 2009 година, но всушност го поднесов на 3 ноември 2009 година поради оштетување и поправка на телефонската линија на која се наоѓа машината за факс-модем и немање податоци од филијалата Октјабрски на банката.
Раководител на сектор за хартии од вредност потписК.О. Чернишев

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* Усвоена со Резолуција на Државниот стандард на Русија од 3 март 2003 година N 65-чл.

Во секоја организација, се јавува ситуација кога вработените треба да го известат раководството за проблемите што се појавиле, да ги објаснат околностите што се појавиле или да предложат начини за решавање на работните проблеми. Ова е она за што се користи овој документ. Во оваа статија ќе разгледаме детално како правилно да напишете белешка; можете да преземете примерок бесплатно.

Тие се:

Извештаи. Напишано е ако некој вработен даде каков било предлог или бара помош за отстранување на прекршувања или несогласувања со друг вработен.
Објаснување. Најчесто како резултат на инцидент кој вклучува Негативни последици, се пишува објаснувачки текст во кој се наведени причините за повредата.
Аналитички или информативни. Тие содржат анализа работен проблемили концепти, заклучоци и предлози врз основа на добиените информации.

Причината за создавање е иницијатива на вработените, но може да биде усна или писмена инструкција од менаџерот.

Барања за документи

Ајде да разбереме како да напишеме белешка; ќе создадеме примерок за буџетска организација. Во списокот на користени примарни сметководствени документи владини агенции, дефиниран со Додаток бр. 1 од Наредбата на Министерството за финансии на Русија од 30 март 2015 година бр. 52н, не постои унифицирана форма за изготвување на овој труд. Тие се напишани во која било форма на празен лист хартија А4. Доколку е потребно, во организација со разгранета структура, можно е да се развие оваа форма.

Формата на белешката (примерокот) мора да ги содржи потребните детали за брзо ориентирање на корисниците кон суштината на документот, неговиот извор, релевантноста на датумот и сериски број. Овој документ не е предмет на задолжителна регистрација. Но, една организација може да одлучи да ги регистрира, на пример, за контролни цели.

Форма на белешка

Важни карактеристики и текст

Деловното однесување, особено меѓу владините службеници, мора да биде етичко. Меморандумот „Би сакал да ви обрнам внимание...“ не ги исполнува бараните високи етички стандарди. Полесно е да се напише за прекршување на работните прописи, да се прескокне фразата „Ви привлекувам внимание“ во извештајот и веднаш да започнете да ги презентирате фактите и суштината на инцидентот. На пример: „Вчера, 15.08.2018 година, наставна сесија беше прекината поради...“.

Често се поставува прашањето, ако институцијата има усвоено електронско управување со документи, како да се напише белешка, дали форматот на примерокот е ист и како се разликува од хартиениот? Регистрацијата во електронска форма нема значителни разлики. Кога испраќате е-пошта, можете да побарате известување дека е прочитана од примачот.

Чекор-по-чекор компилација

Правилото за работа со белешка се состои од неколку чекори:

Вработен создава услужна белешка.
Го координира со непосредниот претпоставен и заинтересираните страни, на пример, со специјалисти кои ќе учествуваат во извршувањето на работата.
Потоа се доставува на разгледување до примачот во наведената поделба или оддел.
Примачот се запознава со содржината и донесува решение, притоа давајќи инструкции доколку е потребно.
Документот се испраќа на извршување, а авторот е известен за резултатот.

Доколку директорот не напишал одбивање, основа за преземање мерки или извршување на работа е само неговото позитивно решение.

Да разгледаме ситуација кога заменик-директорот составува белешка упатена до раководителот на институцијата. Пред да склучи договор за набавка на опрема, тој мора да добие дозвола за влез во училишните простории за вработени во трети компании. По читањето, директорот може да донесе одлука дека е неопходно да се состави список на лица за пристап или да даде наредба да се подготват привремени пропусници.

Ви кажавме како да напишете меморандум; подолу даваме пример за вработените во јавниот сектор.

Примерок за буџетска организација

Како и колку да складирате

Документите во организацијата, пополнети со канцелариска работа, се архивираат на различни терминискладирање во зависност од нивниот тип и тип. Во 2019 година, списокот на видови документи што укажуваат на периоди на складирање од Редот на Министерството за култура на Руската Федерација од 25 август 2010 година бр. 558 останува релевантен изменета на 16.02.2016 година.

Објаснувањата, белешките и другите официјални белешки се чуваат заедно со други документи генерирани во текот на активностите на владините организации - кореспонденција, акти, пријави за издавање пропусници, пријави за губење на сертификати итн. Периодот на нивно чување во архивата е 5 години.

СЗ го составува работникот на име на неговиот непосреден претпоставен или на име на раководителот на друго одделение. Тоа ви овозможува за кратко време:

известете го менаџерот за тековниот проблем

давање предлози за негово отстранување или договор за акционен план со друг вработен.

да поттикне менаџер да донесе одлука или да издаде наредба

Доказ е и дека специјалистот кој открил проблем во работниот процес не дозволил ситуацијата да се одвива, туку за тоа го известил менаџментот за да донесат навремена одлука. Односно, тој не бил без работа.

Видови белешки

Ајде да ги погледнеме главните типови на услужни писма:

за барање информации;

за прекршоци сторени од вработен при вршење на работните задачи.

на бонуси на вработените.

Покрај тоа, SZ може да го придружува трансферот на пакет документи помеѓу поделби, одделенија, одделенија во организацијата (за трети лица потребно е да се подготват мотивациони писма). Може да се испрати и до вработените со барање да се објасни причината за нивното отсуство од работа.

SZ може да содржи какви било прашања поврзани со работни прашања.

Правила за составување

Главното правило што мора да се следи при неговото составување е краткост. Документот треба јасно да ја наведе суштината на проблемот, како и начините за негово решавање. Како по правило, текстот на SZ не треба да трае повеќе од 6-7 реда. СЗ нема унифицирана форма. За да го составите, користете бесплатна форма на примерок за белешки

И покрај ова, кога пишувате, треба да ги земете предвид барањата на ГОСТ Р 6.30-2003. Изготвувањето белешка во согласност со ГОСТ, чиј примерок е прикажан погоре, ги бара следните детали:

хартијата мора да содржи „заглавие“. Означува кому му се обраќа (позиција и полно име на работникот во датив падеж);

внесете го датумот на подготовка и бројот на документот;

насловот на текстот го означува предметот на СЗ;

опис на моменталната ситуација поради која се составува белешката: „Ви предлагам...“, тогаш текстот на белешката мора да содржи конкретно барање;

Подолу е позицијата и целосното име на компајлерот, потпис со препис.

Пополнетиот документ треба да се регистрира кај секретарот на претпријатието како дојдовна кореспонденција. По ова, можете да бидете сигурни дека директорот ќе го добие СЗ и лично ќе се запознае со него.

SZ во електронска форма

Вреди да се напомене дека многу претпријатија имаат усвоено електронско управување со документи. Затоа, SZ може да се издава по електронски пат. Во овој случај, се испраќа до корпоративната е-пошта на претпријатието. Секретарот е одговорен за понатамошното сортирање и проследување на писмата до примателите.

Овој метод на пренос на SZ заштедува хартија и време на вработените. Во овој случај, документот се составува на ист начин како и на хартија. Препорачливо е да го носи електронскиот потпис на испраќачот. За да бидете сигурни дека испратениот документ е прочитан од менаџерот, при испраќањето, треба да побарате „потврда за прочитана пошта“ со штиклирање на полето на формуларот за испраќање.

Примерок документ

Често, кога се решаваат работните прашања, се јавува потреба да се пренесат важни информации до менаџерот. Понекогаш околностите бараат објаснување на околностите и предупредување за грешки да се презентира во писмена форма.

Во овој случај, потребно е не само правилно да се презентираат фактите, туку и правилно да се состави документот. Изготвувањето на SZ често предизвикува тешкотии, особено во отсуство на искуство. Но, ова не е тешко да се направи ако имате пример на белешка пред вашите очи. Затоа подготвивме примероци, откако ќе ги разгледате, ќе можете правилно да го составите документот. Ајде да ги погледнеме најчестите случаи кои бараат изготвување на SZ.

СЗ за бонусие основа за издавање наредба за наградување на вработен. Овој документ го составува непосредниот претпоставен на вработениот упатен до директорот на организацијата. Ги означува заслугите на работникот, барањето за стимулации, податоците на работникот и составувачот. По разгледувањето на СЗ и донесувањето позитивна одлука, директорот издава наредба за бонуси. Како да напишете белешка до примерокот на директорот:

Доколку во текот на работата настанале околности поради кои работникот не можел целосно да ја извршува својата работна функција, објаснувачки. Ги наведува причините. Како да напишете примерок за белешка:

SZ се користи ако вработениот треба да контактира со менаџерот со барање да одвои средства за работни потреби. Во овој случај, документот ги утврдува фактите за производната потреба за набавка на материјали. Како правилно да напишете примерок за белешка:

Рок на траење

Според Списокот на стандардни архивски документи за управување генерирани во текот на активностите на државните органи, локалните самоуправи и организации, кои укажуваат на периоди на складирање, одобрени со наредба на Министерството за култура на Русија од 25 август 2010 година бр. 558, СЗ мора да се чуваат во архивата на претпријатието најмалку пет години. Доколку е потребно, директорот на организацијата има право да го продолжи периодот на складирање. Периодот на складирање за SZ издаден во електронска форма може да се определи со повелбата на компанијата.