Kako napisati poslovna pisma. Obvezni odstavki pisma direktorju. Pismo mora imeti naslov

Poslovno pismo je eno glavnih komunikacijskih orodij v vsakem podjetju. Dobro napisano poslovno pismo bo pomagalo ustvariti pozitiven vtis o podjetju. In eno slabo napisano pismo lahko ubije vaš celoten ugled. O pravilih poslovne korespondence smo že pisali, zdaj pa si poglejmo konkretne primere poslovnih pisem.

vzorci poslovnih pisem

Obstaja veliko vrst poslovnih pisem - poslovni predlogi, pisma pritožb, pisma hvaležnosti, pisma zavrnitve, spremna pisma, garancijska pisma, informacije itd. Načela njihovega sestavljanja se med seboj praktično ne razlikujejo. Poglejte še enkrat, da se izognete napakam.

Primeri pisem zahvale

Primer garancijskega pisma

Vzorec odgovornega pisma

to dober primer kako bi lahko izgledala vljudna zavrnitev:

Primer informativnega pisma

Primer pritožbenega pisma

Primeri pisem v angleščini v poslovni korespondenci

Na žalost vsi nimajo visoke ravni znanja angleščine. In pogosto so vodje nekoliko izgubljeni, ko morajo napisati poslovno pismo angleški jezik. Če se tudi v ruščini ljudje ne morejo vedno razumeti med korespondenco, kaj potem lahko rečemo o tujem jeziku? Najboljši izhod v tej situaciji je iskanje podobnih črk in uporaba fraz, ki so primerne zanje, v vašem pismu. Tu so na primer trije primeri poslovnih pisem v angleščini: pismo hvaležnosti stranki, pismo, ki pojasnjuje pogoje transakcije, in pismo kot odgovor na ponudbo za nakup. Vsaka datoteka vsebuje različico pisma v angleščini in njen prevod v ruščino.
Prenesite pismo hvaležnosti stranki v angleščini.
Prenesite pismo s pogoji posla v angleščini.
Prenesite odgovor na ponudbo za nakup v angleščini.

Struktura poslovnega pisma

Jasna struktura je obvezna lastnost poslovnega pisma. Prejemniku bo pomagal hitro razumeti pomen napisanega in zmanjšal čas za branje. Poslovno pismo je sestavljeno iz naslednjih glavnih delov:

1. Naslov (predmet pisma). V naslovu pisma napišite njegov kratek namen oziroma bistvo. Tu ni mogoče uporabiti abstraktnih fraz. Naslovniku mora biti že iz naslova jasno, za kaj gre v pismu. Na primer "O spremembi cen za dobavo izdelkov" ali "Poslovni predlog za trgovinsko sodelovanje s podjetjem XXX".

2. Pozdrav. Pozdrav "Dragi + ime patronim!" velja za tradicionalno v poslovnih pismih. Vendar ime ni obvezno. Naslovnika lahko nagovorite tudi preko njegovega položaja: »Spoštovani gospod direktor!«. Ne pozabite pa, da naslavljanje po imenu nekoliko zmanjša psihološko distanco in poudari dobro vzpostavljen poslovni odnos. Če je pismo naslovljeno na skupino ljudi, je dovoljeno napisati "Spoštovane dame in gospodje!", "Spoštovani partnerji!" in tako naprej. Uporaba okrajšav "Mr", "Ms" ali začetnic je zaznana kot znak nespoštovanja, zato se ji poskušajte izogibati.

3. Izjava o namenu pisanja pisma, njegovem bistvu, glavni ideji. To je glavni del pisma. Tukaj pišete neposredno o samem razlogu za pisanje pisma.

4. Vaši predlogi za rešitev problema, priporočila, zahteve, pritožbe. Poslovna pisma skoraj vedno vključujejo določeno reakcijo naslovnika (razen čisto informativnih pisem). Zato je pomembno, da opišete ne le sam problem, ampak tudi ponudite svoje možnosti za njegovo rešitev. Če pišete pritožbo, prosite za ustrezno ukrepanje, če podate ponudbo za sodelovanje, jo opišite možne možnosti. Z eno besedo, prejemnik vašega pisma ne sme le razumeti, "kaj" želite od njega, ampak tudi razumeti, "kako" nameravate to izvesti. Potem bo to pravo poslovno pismo.

5. Kratek povzetek in zaključki.Čisto na koncu lahko povzamemo vse našteto. Vendar tega ni vedno mogoče storiti zelo na kratko. V tem primeru se v nekaj stavkih ne splača napisati, kar ste opisali že v prvih dveh odstavkih. Zapomni si to najboljši prijatelj poslovno pismo je kratko. Zato je v večini primerov dovolj, da se omejimo na fraze "Upam na uspešno sodelovanje", "Čakam na vaš odgovor na to vprašanje" itd.

6. Podpis. Poslovno pismo je podpisano s položajem, imenom in priimkom pošiljatelja s tradicionalnim izrazom "S spoštovanjem". Možne so tudi druge možnosti: Najboljše želje”, “S spoštovanjem” in tako naprej, odvisno od bližine vašega stika s prejemnikom. Besedna zveza »S spoštovanjem« je najbolj univerzalna, zato če ste v dvomih, kako bi se bilo bolj primerno naročiti, uporabite to besedno zvezo in zagotovo ne boste zgrešili.

Prav tako ne bi bilo odveč, če bi v podpis dodali možnosti stika z vami: druge e-poštne naslove, službene telefonske številke, skype. Prednost tega ni le v tem, da bo prejemnik po želji lahko hitro stopil v stik z vami na primeren način, ampak tudi v tem, da boste na ta način pokazali svojo odprtost in pripravljenost na komunikacijo z naslovnikom.

In ne pozabite, da je uradno pismo najprej dokument. Zato, če zanemarjate pravila za njegovo sestavljanje, nepreklicno uničite ugled svojega podjetja in sebe kot strokovnjaka.

Sestavni atribut vsakega podjetja je poslovna korespondenca. Zaposleni v vsakem podjetju komunicirajo s sodelavci in strankami, z dobavitelji in potrošniki. Na splošno dnevna rutina katere koli pisarne zagotovo vključuje sodelovanje v dopisovanju.

Tega, da vsak dan večina zaposlenih v podjetjih in organizacijah pošilja in prejema številna sporočila, se vsi ne držijo uveljavljene norme in pravila za njihovo ustvarjanje. Izkazalo se je, da pravilno in pravilno napisati poslovno pismo ni tako preprosto. Obstajajo številne zahteve in vzorci, ki se uporabljajo v svetu in so povezani s potekom dela. Vključujejo pravila za pisanje poslovnega pisma, pa tudi glavne točke glede oblikovanja.

Pri sestavljanju sporočila tretji organizaciji ali samo kolegu v sosednjem oddelku se morate držati strogega sloga (z izjemo prijateljske korespondence, za katero ni takšnih omejitev). Ne uporabljajte preveč čustvenih besed niti za opis pomembnosti posla ali navdušenja nad testiranimi izdelki. Poslovno pismo mora biti jasno, jedrnato in razumno zadržano.

Sporočilo naj se začne z naslovnikom. Če je namenjeno zaposlenemu v tretji organizaciji, morate zagotovo navesti njegovo ime, položaj prejemnika in njegovo polno ime. V primeru, da dokument ostane v podjetju, zadošča priimek z začetnicami (lahko dodate tudi delovno mesto).

Poslovno pismo tretji organizaciji mora biti napisano na pisemskem pismu podjetja (ne glede na to, ali bo poslano elektronsko ali v papirni obliki). Če tega ni, lahko preprosto navedete podatke o pošiljatelju v "glavi" dokumenta.

Preden začnete sestavljati besedilo, morate razmisliti o njegovi strukturi, določiti glavne teze in cilje pisanja. Tako bo proces pisanja veliko lažji. Pismo se mora končati s podpisom, ki označuje ne samo ime pošiljatelja, temveč tudi položaj, pa tudi ime podjetja, ki ga zastopa.

Pri oddaji ponudbe potencialna stranka ali partnerju, se morate na koncu vsekakor zahvaliti za sodelovanje in upati na nadaljnje skupno delo.

Poleg pravil, ki se uporabljajo v poslovni korespondenci, obstajajo tudi priporočila. Na primer, vsak dokument, naslovljen na določeno osebo, se mora začeti z besedami "spoštovani" s polnim imenom in ne začetnicami. V črkah ni treba uporabljati okrajšav, na primer napišite "uv." ali zmanjšati položaj naslovnika, njegovo delovno mesto.

Mednarodno upravljanje dokumentov velja za najtežje, saj ima vsaka država svoje nianse komunikacije in jezik, v katerem morate dopisovati s tujimi partnerji, piscu pisma ni vedno jasen, zato morate uporabiti storitve prevajalci. Preden se zatečete k storitvam takšnega strokovnjaka, je treba pojasniti, ali zna napisati poslovno pismo v angleščini ali pa govorimo o banalnem dobesednem prevodu. Če nameravate nenehno vzdrževati pretok tujih dokumentov, je bolje najeti zaposlenega, ki dovolj ve tuj jezik da na njej sestavite poslovno pismo.

Na splošno je izpolnitev naloge v veliki meri odvisna od tega, kako je dokument sestavljen in kako je zasnovan. V nobenem primeru torej ne smete podcenjevati pomena poslovnega bontona pri komuniciranju.

Sestavni in pomemben del sodobne poslovne korespondence je prošnja. Vzorci in primeri besedila, predstavljeni v članku, ter navedena pravila za njegovo pisanje vam bodo pomagali pravilno sestaviti potrebno besedilo in ga urediti v skladu z navadami pisarniškega dela. Ponujamo vam vodnik po korakih za pisanje tovrstne prijave.

Splošne informacije

Zahtevek je pomemben v primerih, ko mora njegov avtor od drugih oseb prejeti kakršne koli informacije, dokumente, skleniti posel ali druga poslovna dejanja. Lahko se pošlje tako na ime določene osebe (vodja, direktor, vodja oddelka itd.) In na naslov celotne organizacije kot celote. Vaša prošnja za pomoč mora upoštevati pravila, ki so splošno sprejeta v poslovni korespondenci.

Črka je obraz podjetja, tudi malenkosti so pomembne. Natisnite ga na pisemski papir s podpisom pooblaščene osebe in žigom (če je na voljo). Bodite odgovorni za izbiro pisave, njeno velikost in položaj besedila na strani. Ne zanemarite robov, rdeče črte in odstavkov. Pogosto se prvi vtis naredi že ob pogledu na dokument.

1. korak: Določanje cilja

Če napišete neosebno pismo določenemu podjetju, potem bo najverjetneje šlo na recepcijo ali v pisarno, nato do vodje in na koncu do neposrednega izvršitelja. V "kapici" besedila navedite pravilno polno ime organizacije, najbolje je dodati tudi pravni naslov.

Kot že omenjeno, se najboljša možnost šteje za navedbo določenega naslovnika, to je osebno naslovljena prošnja za pomoč. Vedno se poskušajte obrniti po imenu in patronimu. Na primer, "Dragi Aleksander Viktorovič!" ali "Dragi gospod Schwartz!". Tako, prvič, izrazite svoje spoštovanje do osebe, in drugič, zahteva, naslovljena na določeno osebo, mu nalaga določene obveznosti, odgovornost za njeno obravnavo in izvajanje.

V nekaterih situacijah bi bilo logično uporabiti skupino ljudi, določeno ekipo ali njen del kot naslovnika. To velja tudi v primerih, ko je prošnja poslana na več naslovov. Uporabite besedilo, kot je: "Spoštovani kolegi!", "Spoštovani računovodje!" itd.

2. stopnja: kompliment

Dobro je, če uradna prošnja vsebuje kompliment v zvezi z naslovnikom. Zdi se, da s tem odgovarjate na njegovo naravno vprašanje: »Zakaj me nagovarjate s tem vprašanjem?«. Opazite lahko pretekle zasluge in osebne lastnosti osebe, status podjetja itd. Zlasti uporabite naslednje besedilo: »Vaše podjetje je vodilni dobavitelj ...«, »Mnogim ste pomagali pri reševanju zapletenih vprašanj na tem področju ...«, »Vaša organizacija je vodilni strokovnjak na trgu na tem področju ...« itd. Ne pozabite, da bo kompliment primeren, ko je pismo s prošnjo (vzorci in primeri v besedilu) nestandardne narave in je treba naslovnika pridobiti. Opozorite ga na lastnosti in zasluge, ki so pomembne za izpolnitev vaše zahteve. Ne priporočamo pa prestopanja zelo tanke meje med dobrim in pravim komplimentom ter nesramnim laskanjem.

3. stopnja: utemeljitev zahteve

Vsaka zahteva mora biti obrazložena, saj mora naslovnik vedeti, zakaj se obračate prav nanj. Zato je smiselno pripeljati k bistvu. Vklopljeno tej stopnji priporočamo, da izberete tri najbolj prepričljive argumente, ki jih je treba vgraditi v besedilo pisma v skladu s shemo: srednja moč, šibka, najmočnejša.

Zahteva ima lahko drugačno stopnjo zapletenosti in morate biti pripravljeni na dejstvo, da naslovnik ne bo vedno zainteresiran za njeno izvedbo. V zvezi s tem mora biti prepričan, da ima njegovo izvajanje zanj potencialne koristi. Zainteresirajte naslovnika, da bo vaš dokument sprejel z vso resnostjo.

Prošnja lahko vsebuje predlog za izvedbo določene privlačne priložnosti zanj.

Primeri besedila

»V vsakem trenutku podjeten in poslovneži prizadevati le za materialni uspeh, temveč tudi za Osebna rast da bi si jih ljudje za vedno zapomnili po svojih dobrih delih, da bi pridobili njihovo spoštovanje.
"Seveda je vaš glavni cilj izboljšanje življenjskega standarda meščanov v mestu." Zlasti se to besedilo lahko uporabi, ko se poslancu sestavi prošnja, na primer za zagotovitev prostorov za vrtec, ureditev igrišča ipd.

Lahko tudi izrazite problem, ki je za naslovnika pomemben, mu pokažete, kako mu lahko vaša zahteva pomaga pri njegovem reševanju ali pri uresničevanju določenih priložnosti.

Zgodi se, da drugi strani nimaš kaj ponuditi ali pa je v tem kontekstu neprimerno. V tem primeru je najbolj optimalen izhod zgodba o pomenu vaše zahteve. Opišite situacijo čim bolj zanesljivo in popolno, tako da vzame, kot pravijo, za dušo. Če sentimentalen trenutek v vaši zgodbi ni a priori, navedite dejstva in se osredotočite na vzročno-posledične odnose. Povejte nam, kaj se bo zgodilo, če vas zavrnejo, ali se, nasprotno, strinjate s pomočjo.

4. korak: Naredite zahtevo

Ko je naslovnik psihično pripravljen sprejeti vašo zahtevo, jo lahko izjavi. Besedilo naj bo kratko, izogibajte se dolgim in zapletenim stavkom, pa tudi dvoumnosti ali podcenjevanju. Prošnja (vzorci in primeri besedila v besedilu) mora biti jedrnata in pomensko jasna. Torej, če zahtevate nakup kakršne koli opreme za podjetje, navedite popolnost, ceno in količino:

»Za opremljanje urgentnega oddelka bolnišnica potrebuje nov avtomobil, katerega cena je 3,5 milijona rubljev. Prosim, pomagajte nam ga dobiti."

Ali pa je treba na primer navesti zahtevo za znižanje najemnine: »Prosimo vas, da znižate najemnino za prostore na raven 500 rubljev. na kvadratni meter, dokler se gospodarske razmere ne stabilizirajo.«

5. stopnja: Povzemite

Na koncu pisma morate povzeti svojo zahtevo. Ponovite še enkrat in se osredotočite na dejstvo, da naslovniku koristi, če vam zagotovi zahtevano pomoč. Vendar je treba besedilo zahteve nekoliko spremeniti. Če se vrnemo k istemu primeru znižanja najemnine, predlagamo naslednje besedilo:

»Če se strinjate z znižanjem najemnine na raven 500 rubljev. na kvadratni meter v času stabilizacije trenutnih gospodarskih razmer boste lahko prispevali k ohranitvi več kot 20 delovnih mest in ne boste imeli izgube zaradi popolna odsotnost plačilo."

Ne pozabite, da je pomembno ponoviti ne samo zahtevo, ampak tudi korist, ki jo lahko pridobite z njeno izvedbo, in ni nujno, da je materialna. Številna velika podjetja voljno delujejo kot sponzorji, investitorji in delujejo dobrodelno.

Menimo, da zdaj, ko ste preučili postopek po fazah, ne boste imeli vprašanja, kako napisati prošnjo. Dovolj je upoštevati vsa pravila poslovne korespondence in nekatere nianse. Predlagamo, da preučite še en primer.

Primer

Dragi Feliks Petrovič!

Vaše podjetje že nekaj let organizira industrijsko prakso študentov v podjetju in jim pomaga pri uporabi znanja, pridobljenega na univerzi, v praksi.

Vi kot vodja kadrovske službe ste oseba, ki vas zanima pridobivanje novih sodelavcev, mladih in obetavnih inženirjev ter visoko usposobljenih strokovnjakov. Danes je ta poklic eden najbolj iskanih. Mnogi učenci bi radi izvedeli o njegovih možnostih, podrobnostih in pomenu.

V zvezi s tem vas prosimo, da organizirate srečanje glavnega inženirja s kandidati in študenti 1-2 tečajev 25. aprila ob 17:00 na podlagi vašega podjetja.

Ko ste povedali o prednostih in skrivnostih poklica danes, postavljate trdne temelje za usposabljanje specialistov in strokovnjakov jutri. Morda bo po nekaj letih prav eden izmed njih pripeljal vaše podjetje do nova raven razvoj.

S spoštovanjem in hvaležnostjo,

Rektor Univerze I.Zh.Bychkov

Ko ste preučili informacije o tem, katere zahteve mora izpolnjevati prošnja, vzorce in primere besedila, se boste zlahka spopadli s pisanjem v praksi.

Dandanes je enostavno treba znati pravilno napisati pismo, ne glede na to, komu je vaše sporočilo namenjeno (morebitnemu delodajalcu, arogantnemu uradniku ali bližnjemu prijatelju) in način pošiljanja korespondence (navadno oz. E-naslov mogoče po faksu).

Možnosti z vzorčnimi črkami si lahko ogledate v razdelku "" na tem mestu. Zdaj pa se pogovorimo o nekaterih pravilih pisanja in oblikovanja. Pisma spadajo v tri splošne kategorije:

osebno - svojim ljubljenim, družinskim članom, tesnim prijateljem in ne toliko (uporabite neformalen slog),
poluradno - korespondenca z različnimi organizacijami o vprašanjih, ki se nanašajo na vas osebno (na primer z banko o stanju vašega računa, z organom za socialno varnost o pripadajoče ugodnosti, s prodajno mrežo o prevzemu blaga ipd.),
poslovna (storitvena) pisma - potrebujete uradni poslovni slog predstavitve in obstajajo stroge zahteve za registracijo.

Kako napisati osebno pismo

Osebna pisma pisanje je večinoma prijetno, saj komuniciraš z družino in prijatelji, ki so ti blizu. Najprej se morate pozdraviti, samo beseda "Živjo!" je dobra.

V primeru zamude z odgovorom, bo vljudno, da se opravičite in navedete razloge. Če ste že v stanju dopisovanja z naslovnikom in so vam bila postavljena vprašanja, je čas, da nanje odgovorite. Nato lahko po uvodnem stavku "dobro mi gre" nadaljujete s predstavitvijo dogodkov, pišete o tem, kaj vas skrbi.

Ker je komunikacijski slog neformalen, so dovolj šale, trači (lastna ocena dogodkov ali opis mnenj drugih) in pripovedovanje članka iz modne revije. Z eno besedo, uporabite vse, kar naredi vaše pisanje zanimivo. Emotikoni, vprašanja, kot so "No, kako?", "Res, super?" bodo dobro oživili osebno pismo.

Poskusite biti iskreni. Vprašajte svojega naslovnika, postavljajte vprašanja po vrsti, da nadaljujete dopisovanje. Na koncu izrazite svoja čustva, kot so "ljubezen", "rad bi se srečal", "veselim se slišanja" itd. Bodite prepričani, da se podpišete (po e-pošti ga pogosto zamudite), vendar naslovnik morda nikoli ne ugane, od koga je pismo (po e-poštnem naslovu ni vedno jasno). Ponovno preberite pismo in po potrebi popravite napake. Običajno jezijo ljudi in kažejo pomanjkanje spoštovanja.

Kako napisati polformalno pismo

polformalna pisma mora biti čim bolj jedrnat in jasno navajati vsebino. Enostavno in logično je dobrodošlo. Slabe volje dobro pismo ne sestavljaj. In bolje je izključiti vse lirične digresije od teme in manifestacije čustev ter se osredotočiti na bazo dokazov (še posebej pomembno za pritožbe).

Svetujem vam, da pismo napišete z računalnikom, nato pa ga natisnete na običajen bel list A4 in podpišete s peresom. Ročno napisana pisma so dovoljena. V tem primeru pišite čitljivo in natančno, predvsem priimek.

Ko je čitljiv, je lahko berljiv. Zdaj se v resnih organizacijah dokumenti pogosto registrirajo elektronsko. Vaš priimek (lahko je lep, a zapleten) dobro poznate samo vi. Če se med registracijo vašega pisma zamenja vsaj ena črka v priimku, potem se zdi, da elektronsko iskanje v ogromni bazi podatkov ne najde vaše pritožbe. In težko vam bo ugotoviti, ali je sploh registriran, čeprav boste kasneje morda prejeli odgovor.

Običajno je navesti naslovnika v zgornjem desnem kotu pisma. V pomoč vam bom dal nekaj možnosti, vse so veljavne. Vse je odvisno od vaših želja in ali poznate ime strukturna enota oz uradniki naslovnik:

zvezna služba
za delo in zaposlitev

Vodja zvezne službe
take ali drugačne
IN O. Priimek

drugače

Uprava Volgograda
Oddelek tak in tak - njegovo ime

Glavni urednik
Založba "Pshik"
E.F. Kagailovski

LLC "Perepolokh"
Glavni računovodja
A.I. Kvočinskaja

katerikoli posameznik

Tugrikov S.M.
st. Lusnaya, 207, apt. 1375,
Voronež, 400001

Pod naslovnikom napišite svoj priimek, ime, patronim, polni naslov za pošiljanje odgovora po navadni pošti, bolje je navesti tudi telefonsko številko.

Če se že nekje ponovno prijavljate, potem morate navesti povezava do številke in datuma prejetega pisma(lahko več). To močno olajša obdelavo korespondence in zagotovo boste prejeli odgovor ob upoštevanju prejšnje korespondence o zadevni zadevi. Napisano je "Na št. (številke) z dne 31.08.2014". Ta povezava je postavljena na levi strani nad besedilom, vidite jo na sliki z diagramom elementov črke.

Če poznate ime osebe, ki jo nagovarjate, lahko začnete besedilo "Dragi ...!", nato pa ga končate z "S spoštovanjem,".

Če obstajajo dokazila, jih je treba navesti pod besedilom dano dejstvo. Potem boste v prihodnosti zlahka dokazali, kaj točno ste poslali skupaj s pismom. Kateri konkretni dokumenti (ali kopije) so poslani, je mogoče navesti v besedilu ali neposredno v prisotnosti aplikacij. Postavljen je pod glavnim besedilom, na primer:

Uporaba: za 2 litra. v 1 izvodu.

Priloga: kopije potrdil o plačilu ... za 2 lista. v 1 izvodu.

Zapomniti si morate, da vedno navesti v pritožbi:

priimek, ime, patronim,
vaš naslov za pošiljanje odgovora,
številko in osebni podpis.

V nasprotnem primeru se lahko vaše pismo obravnava kot anonimno. Takšna pisma niso predmet obravnave, kar pomeni, da na vašo pritožbo ne boste prejeli odgovora. Organi so dolžni odgovoriti v roku, ki ni daljši od enega meseca od datuma registracije vašega pisma.

Pismo morate napisati vi v dvojniku. Osebno se lahko obrnete na organizacijo, ki jo potrebujete. V tem primeru v uradniški službi (tajnica, pisarna ali splošni oddelek) prosite, da vaš izvod pisma označite z datumom prejema. Bolje je, da ga takoj postavite Registrska številka, vendar v velikih organizacijah morda ne bodo takoj registrirali pisem zaradi njihovega velikega števila. Zato je ob prijavi dovolj, da je vaša kopija dopisa žigosana z imenom organizacije in datumom. To je zelo pomembno, če se morate držati roka ali pozneje potrditi samo dejstvo pritožbe.

Ni pa nujno, da greste nekam osebno. Morda vam bo lažje iti na najbližjo pošto. V tem primeru pošljite priporočeno z obvestilom. Učinek bo enak. Čez nekaj časa lahko pokličete organizacijo in ugotovite usodo vašega pisma. In ne morete nikamor poklicati, samo počakajte na odgovor.

Če ste na koncu namesto razumljivega odgovora prejeli odjavo, se ponovno obrnite. V organih se na primer spremlja dejstvo ponovne pritožbe na isto vprašanje. Ali pa napišite pismo v obliki pritožbe, lahko ga poskusite poslati višji organizaciji. Takšne pritožbe se tudi obravnavajo z veliko pozornostjo.

Kar se tiče - to je eden najbolj pomembne teme pisarniško delo in si zasluži poseben članek o tem.

Evgenija Stripe

*** Če ste navajeni nakupovati po internetu (nakup oblačil, telefonov, storitev, rezervacije hotelov itd.), potem lahko del svojega denarja vrnete na primer s to STORITVO. Meni deluje.

Hvala, ker ste ta članek dodali v:

Več zanimivega na temo:

Na zapis 8 komentarjev

Danes skoraj vsi aktivno uporabljajo internet. Toda poslovna korespondenca ni prenehala biti pomembna in pomembna. Preprosto so ga prenesli v druge medije. Kako sestaviti in oblikovati poslovno pismo, bo povedala publikacija.

Kaj lahko vsebuje poslovno sporočilo?

Poslovna korespondenca je v prvi vrsti priložnost za izmenjavo mnenj in predlogov z zaposlenimi in poslovnimi partnerji. Pismo lahko vsebuje zahteve, zahtevke in druge misli za odpravo nesporazumov med podjetji. Na splošno je poslovna korespondenca neke vrste uradna korespondenca.

Razlike od drugih črk

Glavne razlike je mogoče povzeti na naslednji način.

Slog predstavitve.
Prisotnost podrejenosti.
Besedni zaklad brez močnega izražanja čustev.
Pismo praviloma ne traja več kot eno stran.
Pisava v celotnem besedilu je enaka (ne majhna in ne velika).
Običajno je sestavljen na uradni pisemski glavi organizacije.

Vrste poslovnih pisem

Pisma, na katera je treba odgovoriti:

Prošnja.
Peticija.
Zahteva.
Ponudba.
Pritožba.

Pisma, ki ne zahtevajo odgovora:

Informativno.
Obveščanje.
Spremljanje.
Garancija.
Opozorilo.
Opomnik.

Komercialna pisma. Običajno so potrebni v času trajanja pogodbe ali za sklenitev pogodbe:

Prošnja.
Odgovor na zahtevo.
Opomnik.
Zahtevek.
Ponudba. To je ponudba za sklenitev pogodbe ali sklenitev posla.
Opozorilo o potrebi po izpolnjevanju obveznosti, odpovedi pogodb itd.

Nekomercialna pisma:

Vabilo.
Informacije o nečem.
Izraz hvaležnosti.
Priporočila.
Prošnja.
Navodila.
Spremno pismo.
Izraz sožalja.
Čestitke ob vsaki priložnosti.
Garancijski list.
Potrdilo o prejemu blaga, opravljanju storitev itd.

Razvrstitev poslovnih pisem po strukturi:

Sestavljeno po strogem vzorcu.
Napisano v prosti obliki.

Vrste glede na naslovnika:

normalno. Poslano enemu naslovniku.
Kolektivno. Poslano eni osebi, vendar od več oseb.
Krožna. Poslano več prejemnikom.

Oblika pisma je naslednja:

Poslano v običajnih poštnih ovojnicah.
Osebno oddano.
poslano kot faks.
Poslano po elektronski pošti.

Kot lahko vidite, je poslovno sporočilo mogoče oblikovati na različne načine in z različnimi nameni. Vendar je treba omeniti, da mora biti v nekaterih primerih zaradi etičnih razlogov napisan ročno in ne vtipkan na računalniku. To velja za čestitke in sožalje.

Deli pisma

Dobro poslovno pismo je vedno razdeljeno na več delov. To je uvodno, glavno in končno. In med seboj so logično povezani.

Uvodni del praviloma vsebuje podatke o okoliščinah, ki so privedle do pisanja pisma. Glavno besedilo je sama vsebina, bistvo sporočila. V zadnjem delu povzemajo rezultate, ki lahko izražajo zavrnitev, privolitev, prošnjo ipd.

Načela pisanja

Vsako poslovno sporočilo mora biti napisano tako.

Nepristransko.
Naslovljeno (torej namenjeno določeni osebi).
Argumentirano.
Zanesljivo.
Najbolj popolno.
Vse informacije v besedilu morajo biti aktualne v času pisanja.

Stilske značilnosti

Pravila za pisanje poslovnega pisma navajajo, da se je treba držati strogega sloga. Uporabljati je treba le tista govorna sredstva, ki so značilna za uradne dokumente. To pomeni, da bo primeren uradni poslovni slog. Jezik mora imeti naslednje značilnosti.

Uradnost.
Točnost posredovanih informacij.
Objektivnost.
Strukturirano.
Informativno, a jedrnato.

Bistvo naj bo izraženo v preprostih kratkih stavkih, s poudarkom na glagolih. Besedila ni treba preobremeniti s pridevniki, uporabljati malo znanih in visoko specializiranih izrazov, ki jih naslovnik morda ne razume. To bo povzročilo le negativnost in zavrnitev. Bolje je, da poskušate razložiti s preprostimi, razumljivimi besedami, več dejstev in podrobnosti. Poslovni slog ne dopušča prisotnosti neinformativnih in "vodnih" besedil.

Končnega dela ne smemo povzeti z nepotrebnimi in dolgimi obrati govora. Prav tako nelogični in nedosledni predlogi ne bodo delovali. Zato je prislovne in deležniške besedne zveze najbolje izključiti. Vsak odstavek naj vsebuje samo eno določeno misel. Ko končate besedilo, je bolje, da ga večkrat preverite za napake, tako da pismo preberete na glas.

Zahteve za obrazec

V skladu s pravili poslovnega pisma je bolje, da ga sestavite na pisemskem pismu podjetja. Ima naslednje glavne zahteve.

V sredino obrazca morate vnesti grb Ruske federacije, če je podjetje v državni lasti.
Pismo naj bo na listu formata A4.
Na levi pustite polje prazno (vsaj 3 centimetre). To je potrebno, ker bodo čez nekaj časa gradiva vložena skupaj z ostalimi dokumenti.
Najbolj optimalna pisava je standardna "Times New Roman", velikost 12 in razmik med vrsticami 1,5-2. Najbolje se razume ob branju.
V glavi pisma morate navesti ime organizacije, njen dejanski in pravni naslov, telefonsko številko in e-pošto.

Značilnosti oblikovanja

Če je oblikovanje poslovnega pisma trajalo več strani, potem morate oštevilčiti, začenši od druge. Za to je priporočljivo uporabiti arabske številke. Pik ob številkah ni treba postaviti.

Pismo mora biti razdeljeno na odstavke in po potrebi na podnaslove. Besedilo ne sme izgledati kot neprekinjen tok, saj bo slabo zaznavno. Odstavki bodo pokazali, kje se druge misli končajo in začnejo.

Pomembno je vedeti, da so tipkarske napake, izbrisi in kakršni koli popravki za poslovno korespondenco nesprejemljivi. Pričali bodo o nepismenosti in lahkomiselnosti nasprotnika.

Rabljeni detajli

Pismo običajno vsebuje naslednje podatke.

Polno ime podjetja, ne le okrajšava.
Telefonska številka, številka faksa, bančni račun in e-pošta.
Naslovnik. Poleg tega je treba ime podjetja uporabiti v dativu. Če morate navesti priimek in položaj, je priporočljivo uporabiti dativ. Če ima prejemnik naziv ali akademsko izobrazbo, mora to biti navedeno pred imenom osebe.

Pomembno je upoštevati, da je treba vsak atribut pisati z veliko začetnico in v novi vrstici.

Reference v poslovnem pismu

Uradna komunikacija naj bo vedno v nevtralnem tonu. Pritožbe naslovniku morajo imeti enako obliko. Besedne zveze, kot je "dober dan", bi bile neprimerne. Če se želite pozdraviti, je bolje uporabiti uradni "Pozdravljeni". Toda najprimernejša možnost se šteje za pritožbo z imenom in patronimiko. In ni pomembno, kako dolgo traja poznanstvo z naslovnikom. V pismu ne morete uporabiti kratke oblike imena (na primer Petya, Anya in tako naprej).

Če želite ohraniti medosebno razdaljo, pokazati spoštovanje do osebe, ki je starejša ali višja po položaju, vam bo pomagal poziv na "ti". Vendar je treba omeniti, da je v nekaterih podjetjih, nasprotno, običajno uporabljati "ti" pri komunikaciji, tudi v pismu.

Omeniti velja, da naslova "Spoštovani" ni mogoče uporabiti brez naknadne navedbe imena te osebe. Izogibati se je treba tudi okrajšavam "gospod", "gospa". Če morate nagovoriti skupino ljudi, je dovoljeno, da ne navedete imen. Nato lahko na kratko napišete: "Spoštovani!" Po pravilih je treba po naslavljanju po imenu vedno postaviti klicaj. Na primer, podoben stavek v poslovnem pismu bi bil videti takole: "Dragi Aleksander Sergejevič!"

V zadnjem delu lahko uporabite različne možnosti. "Z najboljšimi željami", "S spoštovanjem", "Z upanjem na sodelovanje" itd. Tukaj morajo biti pritožbe formalne, a prijazne.

Izdelava zaključnega dela

Prav tako je zelo pomembno, da pismo pravilno zaključite. V zadnjem delu morate povzeti prej povedano. Vendar ne raztegnite zaključkov na 10 stavkov. Ne smemo pozabiti, da sta v poslovnem slogu cenjena jedrnatost in jedrnatost. Bolje je, da se omejite na preproste fraze. Na primer, podanih bo več konstrukcij, ki so primerne v zadnjem delu poslovne korespondence. Poslovna pisma naj bodo izpolnjena kar se da korektno in vljudno.

Hvala za vašo pomoč ali pozornost. "Naj se vam zahvalim za ..." "Hvala vam!"
Zagotovilo naslovnika v nečem. "Radi bi sodelovali z vami."
Izraz upanja za prihodnost. "Upamo, da se bomo oglasili čim prej."
Zahteva po nečem. "Hvaležni vam bomo, če poročate o rezultatih."
Opravičujemo se za morebitne nevšečnosti. "Opravičujemo se za zamudo pri plačilu."

Kako se posloviti od naslovnika

Kljub temu, da je korespondenca poslovna, se lahko v poslovnem pismu poslovite na različne načine. Če želite to narediti, uporabite tako imenovane zaključne fraze.

Naslednje možnosti so primeri:

S spoštovanjem.
S spoštovanjem.
Najboljše želje.
Želim vam uspeh pri vašem delu.
Upamo na nadaljevanje sodelovanja.
Z veseljem smo bili na voljo.

Morda obstajajo druge možnosti. Tukaj je izbira končne fraze zgolj stvar okusa.

Podpisovanje

Na samem dnu lista se mora pošiljatelj podpisati. Vendar je izjemno pomembno, da to storite pravilno, da ima dokument uraden videz.

Navesti je treba položaj, začetnice, priimek in nasproti dati podpis. Poleg tega lahko navedete kontaktne podatke (osebni e-poštni naslov ali telefonsko številko). To bo prejemniku pokazalo pripravljenost na komunikacijo in sodelovanje.

Funkcije napak

Pomembno je tudi vedeti, kako napisati poslovno pismo, če morate nekaj zavrniti. Navsezadnje tudi prikrito negativno ali zavrnitev ne bo ostalo neopaženo in bo povzročilo povratni učinek. Po tem ne bo več mogoče računati na pozitiven ali vsaj nevtralen odnos do sebe. Ko pišete pismo, vam ni treba podleči čustvom. Bolje se je držati znotraj omejitev, tudi če je naslovnik zelo nadležen. Pisma o zavrnitvi je treba vedno prebrati večkrat, Posebna pozornost glede na ton sporočila.

Sporočilo se ne sme začeti s kategoričnim "ne", ne glede na to, v kateri obliki je izraženo. V nasprotnem primeru bo prejemnik dobil vtis, da je nezanimiv in nepomemben. Najprej je bolje podati neizmišljene prepričljive razlage. Ko so razlogi za zavrnitev na kratko navedeni, lahko gladko nadaljujete z navedbo dejstva. Hkrati je v skladu z bontonom poslovnega pisma priporočljivo uporabiti naslednjo vrsto besedila.

Vaše zahteve žal ne moremo izpolniti.
Iskreno nam je žal, vendar moramo vašo ponudbo zavrniti.
Zelo nam je žal, vendar ne moremo ugoditi vaši zahtevi iz naslednjih razlogov.

V idealnem primeru bi morali na začetku pisma na kratko navesti zahtevo naslovnika. Tako bo razumel, da so se res seznanili z njegovim predlogom, in zagotovo ga bo cenil.

Značilnosti sestavljanja elektronske pošte

Danes ljudi vedno bolj zanima, kako je napisano poslovno pismo, če ga je treba poslati po elektronski pošti. Za takšno korespondenco veljajo vsa pravila, ki so bila prej omenjena. Vendar imajo elektronska poslovna sporočila svoje značilnosti.

Prijava mora biti trdna in ustrezna. na primer [e-pošta zaščitena] je slaba možnost [e-pošta zaščitena]- dobro.

Polje "Zadeva" je vedno pomembno izpolniti. Tako bo jasno, o čem bo sporočilo. Če je pismo namenjeno neznancu, mora biti naslov zanimiv. Vendar je pomembno, da ne pretiravate. Teme, kot so »Edinstvena ponudba pravkar«, »Nujno«, bodo le povzročile zavrnitev. Naslov naj bo sestavljen iz 3-5 besed, ki vanje prenesejo bistvo sporočila.

Če je dopisovanje z tujec, potem mu morate najprej povedati, kako so izvedeli zanj in kaj podjetje počne. Brez takega uvoda se lahko sporočilo obravnava kot vsiljena pošta in se takoj izbriše.

Pomembne točke v besedilu je najbolje poudariti s krepkim tiskom. V tem primeru je nesprejemljivo uporabljati različne barve.

V poslovnem e-poštnem sporočilu ne smete uporabljati velikih črk. Tudi podnaslovi in naslov teme ne smejo biti trdne velike tiskane črke. Enako velja za podvojena ločila.

Besedilo je bolje razdeliti na odstavke in med njimi pustiti prazno vrstico.

Krajše kot je sporočilo, hitreje se bodo nanj odzvali.

Potreben je podpis. Običajno je sestavljen iz več vrstic v e-pošti, vključuje ime in položaj pošiljatelja, ime podjetja, telefonsko številko in naslov spletne strani.

Pismu lahko priložite besedilne datoteke in slike. To je zelo priročno, ker Dodatni materiali, komentarji, pojasnila in podrobni opisi odvračajo pozornost od bistva. Zato je bolje, da jih ne postavite v besedilo pisma, temveč v priložene datoteke.

Če poslovna korespondenca poteka že dlje časa in je bil vzpostavljen topel zaupljiv odnos, je v e-pošti dovoljena uporaba čustvenih simbolov. Pomagali bodo malo "oživiti" in umiriti komunikacijo. Vendar jih ne bi smeli zlorabljati, v papirnatih pismih pa so na splošno nesprejemljivi.

Navodila za pisanje pisma

Pisanje poslovnega pisma lahko razdelimo na več stopenj.

1. Najprej morate navesti naslovnika. Če želite to narediti, morate v zgornjem desnem kotu obrazca napisati začetnice, priimek in položaj prejemnika. Če je naslovnik organizacija, je treba navesti njen pravni naslov.

2. Pritožba na prejemnika. Postaviti ga je treba nižje na sredino obrazca. Povedano je bilo že, katere besedne zveze je mogoče uporabiti. Običajno pritožba izgleda takole: "Dragi Igor Petrovič!"

3. Izjava o namenu. Spodaj, v novi vrstici, morate napisati glavne misli, celotno bistvo in navesti razloge za pritožbo. Če govorimo o nekaterih težavah, potem je vredno ponuditi možnosti za njihovo rešitev. Če je to predlog za sodelovanje, potem morate pojasniti, kako se bo to zgodilo. Če pismo odraža pritožbo, potem je vredno zahtevati posebne ukrepe. Z eno besedo, prejemnik besedila mora razumeti, kaj točno želi od njega.

4. Zaključni del. In končno, iz nove vrstice morate vstaviti končno frazo in podpis.

Zahvalno pismo

Ta vzorec prikazuje, kako lahko izgleda zahvalno pismo. Vendar pa je v tem primeru ena pomanjkljivost. Namesto vrstice »Za vodilno podjetje« je bilo mogoče vstaviti pozdravni stavek in imena tistih, ki jim je bilo pismo namenjeno.

Povpraševanje

To je vzorec poslovnega prošnje. V njem ni pomanjkljivosti. Upoštevana so bila vsa pravila priprave uradno pismo. Iz besedila postane jasno, kakšna težava se je pojavila in kaj je treba storiti, da jo rešimo. Sporočilo vsebuje tudi vse kontaktne podatke, pozdravno sporočilo, zaključni stavek in podpis.

Publikacija je torej prikazala pisanje pisem, namenjenih poslovnim partnerjem. To je treba storiti pravilno in kompetentno, da ne izgubite obraza. Konec koncev je od tega odvisna prihodnost podjetja. Prav tako je pomembno, da se na poslovno sporočilo odzovete pravočasno. To lahko stori v treh do sedmih dneh od prejema pisma.