მომსახურების შენიშვნა აღჭურვილობის შეძენის შესახებ. როგორ დავწეროთ მემორანდუმი: ნიმუში, ტექსტის წერის მაგალითი, ფორმა

ბევრმა თანამშრომელმა იცის ორგანიზაციის შიდა დოკუმენტების შესახებ მხოლოდ მოსმენით - მემორანდუმები დაბნეულია ოფიციალურ დოკუმენტებთან და არასწორად არის შედგენილი. ეს არღვევს ასეთი დოკუმენტების ძირითად ფუნქციას - ოფიციალურ კომუნიკაციას გუნდში, რაც შეუძლებლობამდე მიდის კოორდინირებული მუშაობა. სწორედ ამიტომ ხდება მემორანდუმის შედგენის საკითხი, მისი განსხვავებები და მსგავსებები სხვა ნაშრომებთან და წერის სპეციფიკაციები.

ტერმინოლოგია

თანამდებობის პირებსა და სტრუქტურულ ერთეულებს შორის კომუნიკაციის საშუალება. ზოგჯერ განისაზღვრება, როგორც დოკუმენტი რაიმე დავალების/სამუშაოს შესრულების შესახებ, თუმცა მას შეიძლება ჰქონდეს განსხვავებული ხასიათი. ნიმუშები, რომლებიც ამ სტატიაში იქნება განხილული, ზუსტად ასახავს მემორანდუმის შესაძლო შინაარსს.

ოფიციალურად, მართვის დოკუმენტების კლასიფიკატორი არ შეიცავს ინფორმაციას ისეთი ქაღალდის შესახებ, როგორც შიდა მემორანდუმი. მისი დაწერის მაგალითი არ არის მოწოდებული, მაგრამ ეს არ ცვლის იმ ფაქტს, რომ ასეთი დოკუმენტი ფართოდ არის გავრცელებული სამუშაო ადგილზე მრავალი მიზეზის გამო.

გამოყენების მიზეზები

მემორანდუმი ცნობილია, როგორც ხშირად გამოყენებული დამხმარე დოკუმენტი. მას ეკისრება პასუხისმგებლობა, უზრუნველყოს კომუნიკაცია სამუშაო სისტემის ელემენტებს, ანუ თანამშრომლებს შორის. რატომ არის ასეთი პოპულარული დოკუმენტი? ბევრი სამუშაო საკითხი შეიძლება და უნდა გადაწყდეს მენეჯერული პოზიციების ჩარევის გარეშე - ეს ადასტურებს დეპარტამენტების დამოუკიდებლობას და ეფექტურობას დამოუკიდებლად და მთლიანად სისტემის მთლიანობაში.

თავისებურებები

ზემოაღნიშნული მემორანდუმისაგან განსხვავება ისაა, რომ ეს უკანასკნელი გულისხმობს მიმართვას უფრო მაღალ წოდებებზე, ხოლო მემორანდუმი, რომლის მაგალითიც ქვემოთ იქნება განხილული, ქმნის კავშირს ჰორიზონტალურ დონეზე. ეს შეიძლება იყოს მიმართვა სხვა დეპარტამენტის ადმინისტრატორთან ან სხვა განყოფილების ხელმძღვანელთან. ნებისმიერ შემთხვევაში, სანამ ხსენებულ პირებს თანაბარი თანამდებობები აქვთ, შეიძლება ვისაუბროთ მემორანდუმზე. როდესაც ხდება უთანასწორობა, აქ წარმოდგენილი ზოგიერთი მაგალითი შეიძლება იყოს ბუნდოვანი განმარტებით, ამის მიზეზები მოგვიანებით იქნება განხილული.

შენიშვნების საგანი

როგორც წესი, შენიშვნები იწერება მხარდაჭერის საკითხებზე: საინფორმაციო, ეკონომიკური, ლოგისტიკური ან ორგანიზაციული. ხშირად, შენიშვნა შეიძლება შეიცავდეს რაიმე სახის მოთხოვნას ან წინადადებას. თითოეული სტრუქტურული ელემენტისთვის, როგორც წესი, ერთ-ერთი თემა პრიორიტეტულია და შეესაბამება იმ სფეროს, რომელშიც თავად ელემენტი მოქმედებს.

დეკორი

მემორანდუმის მომზადება ხორციელდება ისევე, როგორც ანგარიშის მომზადება. ამიტომ იცვლება მხოლოდ შინაარსი. ოფიციალური შენიშვნების მომზადება რეგულირდება GOST-ის მიერ. ეს საშუალებას გაძლევთ შეინარჩუნოთ ერთგვაროვნება მართვის ყველა დოკუმენტის დიზაინში.

მაგალითი იმისა, თუ როგორ უნდა დაწეროთ მემორანდუმი:

საინფორმაციო და ტექნიკური განყოფილება ( გვერდის ზედა ნაწილში, მარცხენა მხარეს)

უსაფრთხოების სამსახურის უფროსი ( ზემოთ, თან მარჯვენა მხარე ) ლიუბჩენკო რ.ლ.

სერვისის შენიშვნა

14.09.2015 № 11

პარასკევს 17.09.2015 შეიცვლება მატერიალურ-ტექნიკური ბაზა. ამასთან დაკავშირებით, გთხოვთ, უზრუნველყოთ წვდომა ორგანიზაცია PE "AMIR"-ის შემდეგ თანამშრომლებთან, რათა შეასრულონ ეს სამუშაოები:

1. ანდეენკო სერგეი გენადიევიჩი.
2. მიშკოვი ლევ გეორგიევიჩი.

Დეპარტამენტის ხელმძღვანელი ( მარცხენა მხრიდან) _ მხატვრობა _ ანტიპოვ რ.დ. სწორ მხარეს)

მემორანდუმის დიზაინი ითვალისწინებს ფურცლის ტიპურ ფორმატს - A4.

უპირატესობები

არსებითად სამეტყველო შეტყობინების ანალოგს, მემორანდუმს აქვს რიგი უპირატესობები ჩვეულებრივ სამუშაო კომუნიკაციასთან შედარებით:

• წერილობითი შენახვა;
• ოფიციალური დოკუმენტაცია;
• კომფორტი რთული ინფორმაციის გადაცემის შემთხვევაში;
• ერთი მესიჯის ერთდროულად რამდენიმე ადამიანზე გადაცემის შესაძლებლობა.

ამის ლოგიკური შედეგებია:

• განცხადების დადასტურების/უარყოფის შესაძლებლობა;
• ამოცანის მკაფიო განცხადება და მისი ზუსტი შესრულება;
• დროული შესრულება;
• ეფექტურობა.

პერსონაჟი

მემორანდუმის დაწერა შეიძლება შემდეგი ხასიათის იყოს:

• საინფორმაციო (მესიჯი, შეტყობინება, ინსტრუქცია და ა.შ.);
• პროაქტიული (მოთხოვნა);
• მოხსენება.

მემორანდუმი, რომლის მაგალითიც ზემოთ იყო მოყვანილი, საინფორმაციო ხასიათისაა, ვინაიდან ერთი დეპარტამენტის უფროსი ატყობინებს მეორეს მომავალი სამუშაოს შესახებ, გარდა ამისა, აძლევს მარტივ მითითებებს, თუ რა არის ვალდებული.

ბოლო ორი პუნქტი ხშირად გვერდიგვერდ არის: საანგარიშო ჩანაწერი არის პასუხი ინიციატივაზე (მოთხოვნაზე).

სტრუქტურა

მოდი ვნახოთ, როგორ სწორად დავწეროთ მემორანდუმი მოცემულ მაგალითზე დაყრდნობით. ასე რომ, ეს დოკუმენტი უნდა შეიცავდეს:

• ადრესატის დეტალები (ამ შემთხვევაში ამ როლს დაცვის უფროსი ასრულებდა);
• დოკუმენტის დასახელება (შესაბამისი წარწერა იყო უშუალოდ ტექსტის წინ);
• დოკუმენტის თარიღი;
• ტექსტი;
• ადრესატის (საინფორმაციო დეპარტამენტის უფროსის) დეტალები და ხელმოწერა.

ტექსტი, თავის მხრივ, ასევე შეიძლება განაწილდეს სტრუქტურის მიხედვით. მართალია, ეს ბევრად უფრო პირობითია:

1. პირველი ნაწილი განსაზღვრავს წერის საფუძველს და მოტივს. მემორანდუმი, რომლის ნიმუშიც ზემოთ იყო წარმოდგენილი, თხოვნას პირველივე წინადადებაში ხსნის.
2. მეორე ნაწილი ასახავს არსს: მაგალითში ის მოდის სიტყვების „კავშირთან დაკავშირებით...“ შემდეგ.
3. მესამე ნაწილი არის ბოლო. ის შეიძლება შეიცავდეს ფაქტის განცხადებას, წინადადებას ან მოთხოვნას.

შიდა მემორანდუმი, რომლის მაგალითიც გვეხმარება გავიგოთ რეგისტრაციის წესები, აერთიანებს მეორე და მესამე ნაწილებს ერთში. დაყოფა უფრო შესამჩნევი ხდება რთულ მოხსენებებში. მესამე ნაწილი აუცილებლად ჩნდება საპასუხო დოკუმენტებში.

სტილიზაცია

მიუხედავად იმისა, რომ თავისუფალი ფორმატი დაშვებულია ამ ნაშრომისთვის, ისევე როგორც ყველა სხვა მენეჯმენტის ნაშრომისთვის, იმისთვის, რომ იცოდეთ როგორ სწორად დაწეროთ მემორანდუმი, თქვენ უნდა თავისუფლად გამოხატოთ თქვენი აზრები ბიზნეს სტილში, რადგან ეს არის ის, რაც გამოიყენება ხატვისას. ნებისმიერი სახის დოკუმენტაცია.

სახეები

საოფისე შენიშვნებს არ აქვთ მკაფიო კლასიფიკაცია, მაგრამ ამავე დროს ისინი შეიძლება უხეშად დაიყოს ტიპებად.

მაგალითად, არის შენიშვნა:

• დაწინაურების შესახებ;
• შესაძენად;
• ჩამოწერის შესახებ და ა.შ.

თითოეულ ტიპს აქვს საკუთარი წერის სპეციფიკაცია. მემორანდუმის დაწერის უკეთ გასაგებად მოყვანილი იქნება მაგალითებიც.

დაწინაურების შესახებ

შენიშვნა გაზრდის შესახებ ხელფასებიშეიძლება საჭირო გახდეს თანამშრომლებისთვის, რომლებიც თვლიან, რომ ისინი იღებენ არასაკმარის ფულად ანაზღაურებას თავიანთი სამუშაოსთვის. ლოგიკურია, რომ პირველ რიგში უფროსს მიმართავენ - მემორანდუმს დაწერენ.

ამ ტიპის მემორანდუმს წერს თანამშრომლის განყოფილების უფროსი დეპარტამენტის უფროსის მისამართით. ზოგჯერ ამას HR დეპარტამენტიც აკეთებს. შემდეგ თავდაპირველად ჩვენ ვსაუბრობთ კომუნიკაციაზე იმ თანამშრომლის განყოფილებას შორის, რომელსაც სურს მიიღოს უფრო მაღალი ხელფასი და HR დეპარტამენტი. ხელფასების გაზრდის მიზეზები (მუშაობის მოცულობის ცვლილება, თანამშრომელთა კვალიფიკაცია და ა.შ.) აუცილებლად უნდა იყოს გათვალისწინებული მემორანდუმში.

ნიმუში წარმოდგენილია ქვემოთ.

მასალების აღრიცხვის დეპარტამენტი

კერძო საწარმო „აგრო დარინას“ გენერალური დირექტორი ანინიკოვი გ.ლ.

სერვისის შენიშვნა

09.04.2013 № 45

სანქტ-პეტერბურგი

ხელფასის გაზრდის შესახებ Furmanets G.V.

ფურმანეც გალინა ვიქტოროვნა 2011 წლის 4 მარტიდან მუშაობს კერძო საწარმო „აგრო დარინაში“ მატერიალური აქტივების აღრიცხვის განყოფილების წამყვანი სპეციალისტი. ის არის თავისი საქმის კვალიფიციური ოსტატი, ავლენს მაღალ პროდუქტიულობას, პუნქტუალურს, ვალდებულებასა და შრომისმოყვარეობას. მუშაობის დროს მას არც ერთი დისციპლინური სახდელი არ მიუღია. ზემოაღნიშნულთან დაკავშირებით, გთხოვთ, გალინა ვიქტოროვნა ფურმანეცის ხელფასი 23000 რუბლიდან 25000 რუბლამდე გაზარდოთ.

მატერიალური აქტივების აღრიცხვის განყოფილების უფროსი_ხელმოწერა_გალკინი ს.ა.

დაწინაურება არ ნიშნავს მხოლოდ ანაზღაურების ზრდას, ის ასევე შეიძლება ნიშნავს გადასვლას უფრო მაღალ თანამდებობაზე. დაწინაურებასთან დაკავშირებით შეტყობინებას წერს დეპარტამენტის უფროსიც.

ეს მნიშვნელოვანი შენიშვნაა: იგივე მემორანდუმი დირექტორისთვის, ანუ ხელქვეითის შენიშვნა უფროსისადმი მიჩნეულია ჩანაწერად.

• კვალიფიკაციის ამაღლება;
• მიღება უმაღლესი განათლება(პირველი წამი);
• სტაჟი და სამუშაო გამოცდილება;
• გამორჩეული მომსახურებისთვის.

მიზეზები პირდაპირ მემორანდუმში უნდა იყოს მითითებული. მაგალითად, შემდეგი.

ლოგისტიკის დეპარტამენტი

PP Netflix-ის გენერალური დირექტორი ლიაშენკო ს.იუ.

სერვისის შენიშვნა

19.02.2001 № 15

Yu. O. Belousova-ს დაწინაურების შესახებ.

იულია ოლეგოვნა ბელუსოვა მუშაობს Netflix-ში 1999 წლის 7 იანვრიდან, როგორც ლოჯისტიკის განყოფილების ადმინისტრატორი. ის არის თავისი დარგის კვალიფიციური სპეციალისტი. თანამშრომელი არის ეფექტური და პასუხისმგებელი, გამოირჩევა მაღალი ეფექტურობითა და გამძლეობით სტრესული სიტუაციები. 2001 წლის 15 თებერვალს მიიღო მაგისტრის ხარისხი "ბუღალტერია და აუდიტი". ზემოაღნიშნულთან დაკავშირებით, ვურჩევ იულია ოლეგოვნა ბელუსოვას უფროსი ადმინისტრატორის თანამდებობაზე დაწინაურებისთვის.

ლოგისტიკის დეპარტამენტის უფროსი_ხელმოწერა_ელჩანინოვი პ.ლ.

შესაძენად

შეძენა ნიშნავს ნებისმიერი აღჭურვილობის შეკეთებას ან შეცვლას. შესყიდვის შიდა მემორანდუმი იწერება დეპარტამენტის მიერ, რომელსაც სჭირდება მატერიალურ-ტექნიკური ბაზის განახლება.

მემორანდუმი, რომლის ნიმუში წარმოდგენილია ქვემოთ, შედგენილია კომპიუტერის შესაძენად.

ადამიანური რესურსების დეპარტამენტი

შპს ეპამის IT დეპარტამენტის უფროსს, დ.მ. პენკოვს.

სერვისის შენიშვნა

12.11.2009 № 4

კომპიუტერის შეკეთების (გამოცვლის) შესახებ

მინდა გაცნობოთ, რომ 2009 წლის 6 ნოემბრიდან HR დეპარტამენტის თანამშრომელი ტატიანა ევგენიევნა მაშკინა, უფროსი ადმინისტრატორი, განიცდის რეგულარულ ავარიას პერსონალურ კომპიუტერზე.

ზემოაღნიშნული მიზეზის გამო, გთხოვთ, შეაკეთოთ ან შეცვალოთ ეს კომპიუტერი რაც შეიძლება სწრაფად.

HR დეპარტამენტის უფროსი _ ხელმოწერა _ ჩისტენკო ვ.ტ.

შვებულება

მემორანდუმი აქ ნიშნავს შვებულებას არა დამსახურებულ დასვენებაზე წასვლის, არამედ თანამშრომლის შვებულებიდან გამოძახების გაგებით, რომელსაც წერს იმ განყოფილების უფროსი, რომელშიც რეგისტრირებულია შესაბამისი თანამშრომელი. იგი მიუთითებს გაუქმების მიზეზზე. დოკუმენტი წარედგინება კომპანიის/ორგანიზაციის ხელმძღვანელს, მან, თავის მხრივ, უნდა დაწეროს პასუხი - თანხმობა ან უარი.

ქვემოთ მოცემულია ასეთი მემორანდუმის მაგალითი პასუხთან ერთად.

წინააღმდეგი არ ვარ

ადამიანური რესურსების დეპარტამენტმა მოამზადოს საჭირო დოკუმენტები__სერგეევი 21.03.2014წ

PE "აუკროს" გენერალური დირექტორი სერგეევი ვ.პ.

სერვისის შენიშვნა

21.03.2014 № 1

ბუღალტრული აღრიცხვისა და აუდიტის განყოფილების უფროსი ბუღალტერის, ტატიანა ვიქტოროვნა მოროზოვას ავადმყოფობის გათვალისწინებით, მე ვთავაზობ, რომ ბუღალტერი პაველ სერგეევნა მატვეიჩუკი გამოიძახოს შვებულებიდან 2014 წლის 22 მარტიდან.

ბუღალტრული აღრიცხვისა და აუდიტის დეპარტამენტის უფროსი _ ხელმოწერა _ მარინინა რ.

აღსანიშნავია, რომ მემორანდუმის დაწერისა და დადგენილების მიღების გარდა, აუცილებელია შვებულებიდან გაწვევაზე თავად თანამშრომლის თანხმობის მიღებაც. ეს ასევე უნდა იყოს ოფიციალურად დადასტურებული. ამიტომ, მემორანდუმი მხოლოდ პირველი ეტაპია ეს პროცესი.

ბონუსების შესახებ

ბონუს მემორანდუმი იწერება, როდესაც უფროსს სურს დააჯილდოოს თანამშრომელი პროდუქტიული მუშაობისთვის. დასაქმებულის თვალსაზრისით, ბონუსების პროცესი მარტივია, მაგრამ უფროსისთვის, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ ორგანიზაციას არ აქვს ბონუს დებულება და ურჩევნია ამის გარეშე გააკეთოს, ეს ბევრად უფრო შრომატევადი ხდება. მაგრამ ამ პროცესის ერთ-ერთი ეტაპი ნებისმიერ შემთხვევაში იქნება მემორანდუმის დაწერა.

უპირველეს ყოვლისა, თქვენ უნდა შეისწავლოთ საწარმოს სპეციფიკაცია ამ მხრივ - თითოეულ კომპანიას აქვს საკუთარი ბონუსების პირობები. ეს შეიძლება იყოს დაზუსტებული შემთხვევები, როდესაც დასაქმებულს არ შეუძლია პრემიის მინიჭება (დისციპლინური სახდელი, ადმინისტრაციული სამართალდარღვევა და ა.შ.), პრემიების წყარო და სხვა. ფრთხილად შესწავლის შემდეგ, შეგიძლიათ პირდაპირ გააგრძელოთ წერა.

პრემიების მემორანდუმი აუცილებლად უნდა შეიცავდეს მიზეზებს, რის გამოც დეპარტამენტის უფროსი მიიჩნევს, რომ თანამშრომელი უნდა დაჯილდოვდეს. თუ ბონუს პუნქტს აქვს მკაფიო პუნქტები, რომლებიც მიუთითებს რა სახის წახალისება რისთვის არის განპირობებული, პროცესი ბევრად გამარტივებულია. უფროსს შეუძლია მხოლოდ აცნობოს დირექტორს ამა თუ იმ პუნქტების განხორციელების შესახებ. მაშინ ეს არის ცნობა. სხვა შემთხვევაში, განყოფილების უფროსი მხოლოდ თანამშრომლის დაჯილდოებას სთავაზობს და თავად განსაზღვრავს ბონუსის ზომას - ისევ, ორგანიზაციის მატერიალური წახალისების სისტემის გათვალისწინებით.

საინტერესოა, რომ ბონუსების შესახებ შენიშვნები ხშირად კლასიფიცირდება როგორც მოხსენებები - რადგან ისინი უფრო მაღალი რანგის სახელზეა დაწერილი. მსგავსი დილემა ჩნდება შვებულებიდან გახსენების, დაწინაურების და ა.შ.

ჩამოწერისთვის

სამსახურებრივი შენიშვნები არ არის საჭირო, როცა ქონება დაზიანებულია ან მატერიალურ-ტექნიკური ბაზა მოძველებულია. ამ ტიპის დოკუმენტი მჭიდრო კავშირშია შესყიდვის ნოტებთან და მსგავსია სპეციფიკაციებით: მაგალითად, ზემოაღნიშნული პრობლემის მქონე განყოფილების ხელმძღვანელი წერს მსგავს შენიშვნას განყოფილებას, რომელიც მუშაობს დაზიანებულ ქონებაზე (როგორც მაგალითში კომპიუტერის შესახებ: მიმართვა საინფორმაციო დეპარტამენტში შევიდა).

ქვემოთ მოცემულია ასეთი მემორანდუმის ნიმუში.

საინფორმაციო და ტექნიკური განყოფილება

შპს ტროიანდას კონტროლისა და აუდიტის დეპარტამენტის უფროსს დ.დ.სუხორუკოვს.

სერვისის შენიშვნა

22.01.2006 № 42

კომპიუტერების დეკომისიაციის შესახებ

მინდა გაცნობოთ, რომ ამჟამად ინფორმაციული ტექნოლოგიების დეპარტამენტის კუთვნილი ელექტრონული კომპიუტერი მოძველებულია და არ შეუძლია ამ დეპარტამენტის სრული ფუნქციონირებისთვის საკმარისი სიმძლავრის გამოთვლების განხორციელება.

ზემოაღნიშნულ მიზეზთან დაკავშირებით გთხოვთ, ჩამოწეროთ ზემოაღნიშნული ქონება, როგორც მოძველებული და შეგვატყობინოთ მატერიალურ-ტექნიკური ბაზის შევსების აუცილებლობის შესახებ.

საინფორმაციო-ტექნიკური დეპარტამენტის უფროსი _ ხელმოწერა_ ჩაშჩენკო ვ.ტ.

შენიშვნების დაყოფა ტიპის მიხედვით

ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი მაგალითი შეიძლება დაიყოს ორ ტიპად:

• მემორანდუმი თანამშრომელს, დირექტორს;
• შენიშვნა ნებისმიერ განყოფილებაში.

დილემა, რომელიც იწვევს პირველ პუნქტს, უკვე აღინიშნა ამ სტატიაში. იმისდა მიუხედავად, რომ არსებობს უამრავი ინფორმაცია, თუ როგორ უნდა დაწეროთ მემორანდუმი რეჟისორს, ასევე მაგალითები და წერის ნიმუშები, არსებითად ეს არ არის მთლად სწორი. ეს პრინციპი მოქმედებს მხოლოდ კორპორატიულ ორგანიზაციებში, სადაც ყველა განყოფილება თანაბარია და არ არსებობს მთავარი ბოსი. შემდეგ დეპარტამენტებს შორის შენიშვნების წერა ავტომატურად ხდება ოფიციალურ ფუნქციად და არა მოხსენებად. ყველა სხვა შემთხვევაში, მკაცრად რეკომენდირებულია, რომ შენიშვნების დაწერისას თანამშრომლის შვებულებიდან გახსენების, მისი პრემიების, თანამდებობიდან გათავისუფლების, დაწინაურების შესახებ, გამოიყენოთ დოკუმენტის სათაური. მემორანდუმი" წერის სხვა მოთხოვნები იგივე რჩება.

ყველა სხვა ნიმუში კლასიფიცირებულია, როგორც შიდა მემორანდუმი დეპარტამენტებისთვის - ჩამოწერის, შესყიდვების შესახებ და ა.შ. ისინი უფრო სწორ წარმოდგენას აძლევენ შიდა შეტყობინებების არსს: კომუნიკაცია ექვივალენტურ განყოფილებებს შორის, რომელიც არ საჭიროებს მენეჯმენტის ჩარევას.

შენახვა

საოფისე შენიშვნები, რომლებიც დაკავშირებულია უშუალოდ ცალკეულ თანამშრომლებთან, ინახება მათ პირად ფაილებში. ყველა დანარჩენი იგზავნება კომპანიის არქივში.

შეიძლება დაგჭირდეთ ორიგინალური შენიშვნები ორგანიზაციის შემოწმებისას უმაღლესი ორგანოების მიერ: ისინი აძლევენ დეტალური ინფორმაციაკომპანიის შიდა საქმიანობის, სტრუქტურული ელემენტების ურთიერთქმედების შესახებ.

ასევე, შენიშვნები, ისევე როგორც ოფიციალური დოკუმენტები, შეიძლება იყოს მტკიცებულება ან უარყოფა ნებისმიერი საქმის წარმოებაში.

სხვა დამხმარე დოკუმენტების მსგავსად, შენიშვნები შეიძლება ჩაითვალოს კომპანიის გარე დოკუმენტაციის ერთგვარ დანართად.

მემორების ხშირი გამოყენება ემსახურება კომპანიისა და მისი თანამშრომლების ზოგადი განწყობის შეფასების კრიტერიუმს სოციოლოგებისთვის, მარკეტერებისთვის და HR ფსიქოლოგებისთვის.

ნახევრად საქმიანი, ნახევრად თავისუფალი სტილი შენიშვნების წერისას ნათლად ასახავს სამუშაო გუნდში არსებულ სიტუაციურ ურთიერთობებს. დოკუმენტაცია განსაკუთრებით საინტერესოა არა განყოფილებებს შორის, არამედ დეპარტამენტების კონკრეტულ თანამშრომლებს შორის - ნაკლებად გავრცელებულია და, შესაბამისად, უფრო ვიზუალური.

მემორანდუმი არის ორგანიზაციის შიდა დოკუმენტი, რომლის წყალობითაც მენეჯმენტს შეუძლია სამუშაო სიტუაციების რაც შეიძლება სწრაფად და ეფექტურად გადაჭრა. მისი მთავარი მიზანია მენეჯმენტის გუნდის ყურადღების მიქცევა პრობლემის ან კონფლიქტური სიტუაციის შესახებ, რომელიც წარმოიშვა წარმოებაში ან გუნდში.

ეს დოკუმენტი ასევე შეიძლება ასახავდეს თანამშრომელთა წინადადებებს შრომის ეფექტურობის გაზრდის, პროდუქტიულობის გაზრდის და სამუშაოს სხვა საკითხებთან დაკავშირებით.

ამიტომ, რუსეთში მოქმედი ფედერალური კანონმდებლობა არ განსაზღვრავს ოფიციალურ მემორანდუმს, როგორც სავალდებულო დოკუმენტს არ არსებობს ერთიანი ფორმა. მაგრამ, ამის მიუხედავად, ბევრი ბიზნეს სუბიექტი ამტკიცებს მას ადგილობრივ რეგულაციებში, მაგალითად, სააღრიცხვო პოლიტიკაში.

კომერციული ორგანიზაციები და ინდივიდუალური მეწარმეებიდამოუკიდებლად შეიმუშავეთ დოკუმენტის ფორმა, სპეციალისტების ძირითადი რეკომენდაციების გათვალისწინებით.

მოწოდებულია მომსახურების შენიშვნები საცნობარო და საინფორმაციო ხასიათი. ისინი გამოიყენება ორგანიზაციის ფარგლებში საქმიანი მიმოწერის წარმოებისას, როგორც დამატებითი დოკუმენტი.

შეტყობინებების მიზანია ხაზი გაუსვას განყოფილების, სახელოსნოს ან განყოფილების წარმოების საქმიანობას ან კონკრეტულ თანამშრომელს.

ასეთ დოკუმენტს არ აქვს ერთიანი ფორმა, ამიტომ იგი შედგენილია თვითნებურად. ფედერალური კანონმდებლობის მკაცრი მოთხოვნების არარსებობის მიუხედავად რეგისტრაციასთან დაკავშირებით, მემორანდუმი უნდა შეიცავდეს ყველა საჭირო დეტალი და ინფორმაცია:

1. ზედა მარჯვენა კუთხეში უნდა დაწეროთ მენეჯერის სახელი და თანამდებობა, რომელსაც მიმართავს მიმართვა.
2. ცენტრში, ოდნავ დაბლა, დოკუმენტის სახელი წერია: "ოფიციალური შენიშვნა"
3. მითითებულია მისი სარეგისტრაციო ნომერი და შედგენის თარიღი.
4. სათაური უნდა ასახავდეს შენიშვნის საგანთან დაკავშირებულ ინფორმაციას (წინასწარი შემთხვევაში).
5. ტექსტი უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას, რომელიც ასახავს დოკუმენტის შედგენის მიზანს: თავდაპირველად აღწერილია სიტუაცია, შემდეგ კი მითითებულია მოთხოვნა, კომენტარი ან წინადადება.
6. ჩანაწერის ბოლოში უნდა მიუთითოთ შემქმნელის სახელი, მისი პოზიცია და ხელმოწერა.

აღსანიშნავია, რომ მემორანდუმი შეიძლება იყოს არა მხოლოდ განმარტებითი, არამედ მოხსენებაც. მაგალითად, პირველ შემთხვევაში, დოკუმენტი უზრუნველყოფს კომუნიკაციას ორგანიზაციის თანამშრომლებს შორის ჰორიზონტალურ დონეზე - სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი ამზადებს მემორანდუმს, რომელიც მიმართავს სტრუქტურული ერთეულის სხვა ხელმძღვანელს.

მეორე შემთხვევაში, დოკუმენტი მიმართულია უფროს მენეჯმენტს. იგი განიხილავს სამუშაო საკითხს, რომელზეც კეთდება გარკვეული წინადადებები და კონკრეტული დასკვნები. მენეჯერი დებს თავის გადაწყვეტილებას მემორანდუმზე და უნდა დაადასტუროს იგი ხელმოწერით და თარიღით.

თუ გადავხედავთ კითხვას, როგორიცაა მემორანდუმის დაწერის მიზანი, მაშინ არ შეიძლება აქ არ აღინიშნოს მისი პირდაპირი კავშირი აღრიცხვა. ამ დოკუმენტის საფუძველზე ბუღალტერებს აქვთ კანონიერი უფლება ჩამოწერონ გარკვეული ხარჯები, როგორც ხარჯები საანგარიშო პერიოდისთვის. მაგალითად, ორგანიზაციის თანამშრომელმა გადაიხადა ტრანსპორტირების ხარჯები, რეკლამა, შეიძინა აღჭურვილობა და სხვა საინვენტარო ნივთები, რომლებიც აუცილებელია ბიზნეს საქმიანობის განსახორციელებლად.

ამ შემთხვევაში, საოფისე შენიშვნები განიხილება, როგორც პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტი და უნდა იყოს უზრუნველყოფილი იმავე საცავში.

რა განსხვავებაა შენიშვნებსა და შენიშვნებს შორის, შეგიძლიათ იხილოთ ვიდეოში.

ვისაც შეუძლია დაწეროს

ოფიციალური შენიშვნები შეიძლება დაწერონ ორგანიზაციის ყველა, გამონაკლისის გარეშე, თანამშრომლებს, რომლებიც ოფიციალურად არიან მის პერსონალში. როგორც წესი, ამ დოკუმენტის შედგენის აუცილებლობა ჩნდება მაშინ, როდესაც თანამშრომელი პრობლემის წინაშე დგას.

მაგრამ, ამ შემთხვევაში, ერთი პირობა უნდა დაკმაყოფილდეს - შენიშვნა შეიცავს ინფორმაციას იმ საკითხზე, რომელიც მის მომზადების თანამშრომლის კომპეტენციაშია.

ასეთი დოკუმენტების მეშვეობით დგინდება კომუნიკაცია იმავე დონის თანამშრომლებს შორის. ძალიან ხშირად, განყოფილებების, განყოფილებების და სახელოსნოების ხელმძღვანელები უგზავნიან შენიშვნებს მათ უშუალო ხელმძღვანელობას, რომელშიც ისინი მუშაობენ თავიანთ ქვეშევრდომებზე.

იმ შემთხვევაში, როდესაც რიგითი თანამშრომლები შენიშვნებს უგზავნიან უფროსებს, ისინი განიხილება ანგარიშებად. გამგზავნს უნდა ესმოდეს, რომ მხოლოდ სწორად შედგენილი დოკუმენტი მისცემს საშუალებას მიაღწიოს მასში გამოხატული მოთხოვნის შესრულებას. ამიტომ ყველა ინფორმაცია უნდა იყოს წარმოდგენილი ძალიან მოკლედ, მაგრამ ლაკონურად.

გამომდინარე იქიდან, რომ მემორანდუმი ორგანიზაციის შიდა დოკუმენტია, მისი ფორმა უნდა იყოს დამტკიცებული მენეჯმენტის მიერ და აღრიცხული იყოს სააღრიცხვო პოლიტიკაში ან ადგილობრივ რეგლამენტში. მისი შედგენა შესაძლებელია როგორც ქაღალდზე, ასევე ელექტრონული ფორმით.

მაგრამ ნებისმიერ შემთხვევაში, დოკუმენტის ბოლოში უნდა იყოს ავტორის "ცოცხალი" ხელმოწერა. უმეტეს შემთხვევაში, ასეთი შენიშვნები შედგენილია ერთ ეგზემპლარად. მაგრამ, თუ თანამშრომელი მუშაობს დიდი საწარმო, მას შეიძლება მოეთხოვოს დოკუმენტის ორ ან თუნდაც სამ ეგზემპლარად შედგენა.

ეს დოკუმენტი უნდა მიუთითებდეს ზუსტი რაოდენობრივი მაჩვენებლები:

• პრემიების, ხელფასის, შვებულების ანაზღაურებისა და სხვა ნაღდი ფულის ოდენობა;
• თარიღები, მაგალითად, თანამშრომლის მივლინებაში გამგზავრების ზუსტი დღე;
• ინვენტარის ნივთები (მითითებულია სრული სიასაჩივარში აღნიშნული ყველა ობიექტი) და ა.შ.

ასევე მოგიწევთ ჩამოთვლა ყველა მიზეზისიტუაციის მოსაგვარებლად მიღებული ზომებისთვის. მითითებულია ინფორმაცია მემორანდუმში მონაწილე თითოეული ადამიანის შესახებ.

თქვენ უნდა დაიწყოთ დოკუმენტის შედგენა სათაურით. აქ თქვენ უნდა მიუთითოთ ბიზნეს სუბიექტის სრული სახელი. IN სავალდებულომითითებულია დოკუმენტის შედგენის თარიღი და ქალაქი.

თუ დოკუმენტი შედგენილია ჩვეულებრივი თანამშრომლის მიერ, მაშინ ის უნდა იყოს დაადასტურეთ დეპარტამენტის უფროსთანსადაც მუშაობს. მხოლოდ ამის შემდეგ გადაეცემა შენიშვნა დანიშნულების ადგილზე. აუცილებელია, რომ თანამშრომელმა დარწმუნდეს, რომ მისი ოფიციალური მიმართვა დარეგისტრირებულია შესაბამის ბუღალტრულ რეესტრში.

როგორც წესი, თითოეულ ბიზნეს სუბიექტს უნდა ჰქონდეს შიდა დოკუმენტაციის ჟურნალი. წინააღმდეგ შემთხვევაში, საგულდაგულოდ შედგენილი ჩანაწერი ადვილად დაიკარგება დოკუმენტების მკვრივ ნაკადს შორის.

დოკუმენტის მომზადებისას შეცდომების თავიდან ასაცილებლად, პირებიუნდა გამოიყენოთ ინსტრუქციები:

1. აიღეთ A4 ზომის ფურცელი.
2. ზედა კუთხეში, მარჯვენა მხარეს იქმნება სათაური. პირველი ხაზი მიუთითებს ბიზნეს სუბიექტის სრულ სახელს. მომდევნო სტრიქონში მოცემულია იმ თანამშრომლის გვარი, სახელი და პატრონიმი, რომელსაც მიმართავს მიმართვა. მესამე სტრიქონში მოცემულია თანამშრომლის სრული სახელი და თანამდებობა, რომელიც ადგენს მემორანდუმს.
3. რამდენიმე სტრიქონი გამოტოვებულია და ცენტრში იწერება დოკუმენტის სათაური. ბოლოში მითითებულია შედგენის თარიღი და სარეგისტრაციო ნომერი, რომელიც უნდა შეესაბამებოდეს ჩანაწერს ბუღალტრული აღრიცხვის რეესტრიდან. სავალდებულოა ჩაიწეროს ქალაქი, რომელშიც ოფიციალურად არის რეგისტრირებული ბიზნეს სუბიექტი, რომელშიც მუშაობს ჩანაწერის დამწერი.
4. დოკუმენტის მოკლე სათაური იწერება ყოველ მეორე სტრიქონზე, ავტორმა უნდა გამოკვეთოს ის პრობლემა, რომელიც განიხილება.
5. შენიშვნის მეორე ნაწილში აუცილებელია წარმოქმნილი პრობლემის არსის აღწერა. უაღრესად მნიშვნელოვანია აღვნიშნოთ მასთან დაკავშირებული პასუხისმგებელი პირები, მათი სრული სახელების და თანამდებობების მითითებით.
6. შემოთავაზებულია პრობლემის მოგვარების ვარიანტები.
7. დოკუმენტის ბოლოში დატანილია შემქმნელის ხელმოწერა, რომელშიც მითითებულია მისი სრული სახელი და თანამდებობა.

მემორანდუმის ელექტრონულად შედგენისას უნდა დაიცვათ ინსტრუქციები. დოკუმენტის დასრულებული ვერსია ელ.ფოსტით გადაეგზავნება მიმღებს. ის უნდა იყოს შენახული როგორც გამავალ კორესპონდენციაში, ასევე ფლეშ დრაივზე, ასევე აუცილებელია შეტყობინების უსაფრთხოების უზრუნველყოფა, რომ წერილი წაიკითხა.

შემადგენლობა, ფორმა, ტიპები

ოფისის მეხსიერებები კლასიფიცირებულია მათში შემავალი ინფორმაციის მნიშვნელობიდან გამომდინარე:

• ანალიტიკური;
• განმარტებითი;
• მოხსენებები;
• განმარტებითი.

ისინი შეიძლება იყოს განკუთვნილი როგორც შიდა, ასევე გარე გამოყენებისთვის. მეორე შემთხვევაში, ამ გზით მიმოწერა ტარდება პარტნიორ კომპანიებთან, როდესაც ჩნდება რაიმე რთული სამუშაო საკითხი. რაც შეეხება შიდა დოკუმენტს, მის საფუძველზე ხელმძღვანელობა იღებს პასუხისმგებელ გადაწყვეტილებებს, გასცემს ბრძანებებს და მითითებებს.

უმეტეს შემთხვევაში, ასეთი დოკუმენტაცია გამოიყენება უწყებრივი კომუნიკაციისთვის. იგი ასახავს თხოვნებსა და წინადადებებს, ასევე მნიშვნელოვან ინფორმაციას ორგანიზაციის ეკონომიკურ ან ლოჯისტიკურ მხარდაჭერასთან დაკავშირებით.

მათი დახმარებით უზრუნველყოფილია კომუნიკაცია ჰორიზონტალურ დონეზე. იმ შემთხვევაში, თუ ჩართული პირების სტატუსი განსხვავებულია, მაშინ დოკუმენტი განიხილება ანგარიშად.

მაგალითად, ერთი თანამშრომელი მიდის მივლინებაში. მისი განყოფილების უფროსი წერს მემორანდუმი ორგანიზაციის ხელმძღვანელს. ამ დოკუმენტის საფუძველზე გაიცემა ბრძანება, გაიცემა სამგზავრო მოწმობა და თანხები ხარჯებზე.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ განიხილოთ სხვა მაგალითი. კომპანიამ შექმნა დამადასტურებელი კომისია. დეპარტამენტის უფროსი წევრებს წარუდგენს წერილს, სადაც მითითებულია, რომ კონკრეტული თანამშრომელი არ შეესაბამება მის თანამდებობას, მაგალითად, მუდმივად იღებს პრეტენზიებს, აწარმოებს ბევრ დეფექტურ პროდუქტს და ა.შ. ამ შემთხვევაში კომისიის წევრები. , მიღებული დოკუმენტის საფუძველზე, შეუძლია მიიღოს გადაწყვეტილება დასაქმებულის ხელახალი სერტიფიცირების შესახებ.

დეპარტამენტის უფროსს შეუძლია დაწეროს ორგანიზაციის ხელმძღვანელისადმი მიწერილი მემორანდუმი ახალმოსულისთვის გამოსაცდელი ვადის შემცირების შესახებ, ვინაიდან ის კარგად ართმევს თავს თავის მოვალეობებს და აქვს საკმარისი კვალიფიკაცია ვაკანტურ თანამდებობაზე მუდმივად დასაკავებლად. ასეთი დოკუმენტი შეიძლება იყოს ნებისმიერი თანამშრომლისთვის პრემიების მინიჭების საფუძველი შესრულების ინდიკატორებზე დაყრდნობით. იგი მიიღება კანონის წარმომადგენლების მიერ განსახილველად, როგორც მტკიცებულება, როდესაც საკამათო სიტუაციები წყდება საკანონმდებლო ჩარჩოში.

ბევრ ადამიანს არ ესმის განსხვავება შენიშვნასა და მოხსენებას შორის. ეს აიხსნება იმით, რომ ორივე დოკუმენტი მიზნად ისახავს მენეჯმენტს აცნობოს ორგანიზაციაში არსებული სამუშაო საკითხების შესახებ.

მათ უნდა გააცნობიერონ, რომ ანგარიში მიზნად ისახავს ზემდგომების ინფორმირებას წარმოშობილი პრობლემების შესახებ და სამსახურის ანგარიში, გარდა ასეთი ინფორმაციისა, შეიცავს აგრეთვე წინადადებები წარმოქმნილი საკითხების გადასაჭრელად.

მენეჯმენტისადმი მიმართული მიმართვის შედგენისას აუცილებელია გავითვალისწინოთ შემდეგი: ნიუანსები:

1. დოკუმენტი შედგენილია უფასო ფორმით.
2. მკაფიოდ უნდა იყოს აღწერილი პრობლემის არსი.
3. ყველა გამოსავალი უნდა იყოს მითითებული.
4. დოკუმენტი რეგისტრირებული უნდა იყოს შესაბამის ბუღალტრულ რეესტრში.
5. შენიშვნის დაკარგვის შესაძლებლობის თავიდან ასაცილებლად, შეგიძლიათ გააკეთოთ ის ორ ეგზემპლარად. ერთი გადაეცემა ხელმძღვანელობას მდივნის მეშვეობით, მეორე კი დარჩება თანამშრომელთან (ფორმა შეიცავს ხელმოწერას, მიღების თარიღს, რეგისტრაციის ნომერს).

თუ გეგმავთ მემორანდუმის გაცვლას შორის ცალკეული ერთეულებიორგანიზაცია, მაშინ აუცილებელია გავითვალისწინოთ ასეთი მომენტები:

იმ შემთხვევაში, თუ მემორანდუმი გადაეგზავნება სხვა ბიზნეს სუბიექტს, შემქმნელმა უნდა გაითვალისწინოს ასეთი ნიუანსები:

1. მემორანდუმი ზოგჯერ შეიძლება გახდეს გარე დოკუმენტი. ამ გზით თანამშრომლობენ ბიზნეს სუბიექტები ინფორმაციას.
2. ამ შემთხვევაში, მემორანდუმი განიხილება, როგორც დოკუმენტური მტკიცებულება ერთი ბიზნესპარტნიორისგან მეორეზე მოთხოვნის ან პრეტენზიის შესახებ.
3. დოკუმენტი შედგენილია ორგანიზაციის ბლანკზე უფასო ფორმით.
4. შენიშვნას შეიძლება დაერთოს მოწოდებული ინფორმაციის დამადასტურებელი დამადასტურებელი დოკუმენტაცია.
5. აუცილებელია ორი ასლის გაკეთება, ერთი გადაეცემა პარტნიორ კომპანიას, ხოლო მეორე რჩება მეორე ორგანიზაციაში. მეორე ეგზემპლარზე ადრესატმა უნდა დადოს სველი ბეჭედი, თარიღი და ხელმოწერა, ასევე მიუთითოს რეგისტრაციის ნომერი.
6. ასეთი დოკუმენტი უნდა იყოს შენახული მანამ, სანამ სიტუაცია მთლიანად არ მოგვარდება.
7. თუ პარტნიორმა კომპანიამ მიღებულ მოთხოვნაზე წერილობითი პასუხი გასცა, ის უნდა დარეგისტრირდეს და შეინახოს მემორანდუმთან ერთად.

არის ელექტრონული ვერსია?

რუსეთში მოქმედი ფედერალური კანონმდებლობა საშუალებას აძლევს ბიზნეს სუბიექტებს ერთი საკუთარიგადაწყვიტოს, თუ როგორ მართავენ დოკუმენტების ნაკადს. დღეს ბევრი კომერციული ორგანიზაცია და ინდივიდუალური მეწარმე იყენებს დოკუმენტების ელექტრონულ ფორმებს.

შედგენილი სერთიფიკატები და მემორანდუმი განყოფილებებს გადაეცემა ინტერნეტის საშუალებით. მაგრამ, თუ თქვენ აპირებთ აცნობოთ უფროს მენეჯმენტს უაღრესად მნიშვნელოვანი სიტუაციის შესახებ, რომელიც ექვემდებარება "სავაჭრო საიდუმლოებას", მაშინ თანამშრომელი უნდა იყოს ჩართული დარწმუნებაში. პირადი ციფრული ხელმოწერა.

იმ შემთხვევაში, როდესაც თანამშრომელმა გამოთქვა თავისი აზრები ქაღალდზე, მას შეუძლია დაასკანიროს ფორმა და გაგზავნოს იგი ელთქვენი ორგანიზაცია. თუ გაგზავნისას გამოიყენებს მის სახელზე რეგისტრირებულ პირად საფოსტო ყუთს, მაშინ არ იქნება საჭირო სერვისის ჩანაწერზე ხელმოწერა.

რაც შეეხება ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატს, ის არაფრით განსხვავდება ქაღალდის ანალოგისგან. გამგზავნმა, რათა თავიდან აიცილოს შემაშფოთებელი გაუგებრობები, უნდა გაითვალისწინოს შემდეგი ნიუანსი:

1. ელ.ფოსტის გაგზავნისას, თქვენ უნდა მოითხოვოთ შეტყობინება, რომ მიმღებმა წაიკითხა შეტყობინება. ასეთი შეტყობინება იქნება მტკიცებულება იმისა, რომ ასეთის არსებობის შემთხვევაში რთული სიტუაციაპასუხისმგებელმა პირმა შენიშვნა დროულად გაუგზავნა.
2. დოკუმენტი შედგენილია Times New Roman შრიფტით, რომლის ზომა უნდა იყოს 12-14 დიაპაზონში.
3. თარიღი უნდა შეიყვანოთ ფორმატში: 01/01/2018 ან 01 იანვარი, 2018.
4. დოკუმენტის სათაური უნდა განთავსდეს ფურცლის ცენტრში.

ქვემოთ მოცემულია მასტერკლასი ოფიციალური მემორანდუმების ელექტრონულ ფორმაში გადაყვანის შესახებ.

დოკუმენტის მნიშვნელობა

ამ სახის დოკუმენტის შედგენის უპირატესობა ის არის, რომ ის მოქმედებს როგორც მტკიცებულებაკონკრეტული სპეციალისტის მუშაობა, რომელიც წყვეტს მის პასუხისმგებლობის ქვეშ არსებულ პრობლემებს. მაგალითად, თუ ასეთი თანამშრომელი დამოუკიდებლად ვერ უმკლავდება კონკრეტულ სიტუაციას, მაშინ მას შეუძლია, მემორანდუმის საშუალებით, ჩართოს სხვა სპეციალისტები მის მოგვარებაში.

ამრიგად, ის ავტომატურად ათავისუფლებს პასუხისმგებლობას საკითხის უხარისხო ან დროულად გადაწყვეტაზე.

ამ ტიპის დოკუმენტის დამატებითი უპირატესობა ის არის, რომ ის არის პირდაპირი მტკიცებულებაის ფაქტი, რომ სპეციალისტმა ხაზი გაუსვა პრობლემას მისი ექსპერტიზის სფეროში. თუ სპეციალისტს არ შეუძლია პრობლემის გადაჭრა დამოუკიდებლად და მემორანდუმის სახით მას სხვა სპეციალისტების გადასაწყვეტად წარუდგენს, ამით იგი ათავისუფლებს პასუხისმგებლობას საკითხის დროულად ან უხარისხო განხილვაზე.

თუ წარმოიქმნება საკამათო სიტუაცია, რომელშიც მენეჯმენტი ან მარეგულირებელი ორგანოები ცდილობენ დამნაშავეების პოვნას, შენიშვნა დაგეხმარებათ იმის გაგებაში, თუ ვინ არის დამნაშავე.

იმის გამო, რომ შენიშვნები არ მიეკუთვნება სავალდებულო დოკუმენტების კატეგორიას, რომლებიც გამოიყენება ორგანიზაციის შიდა კომუნიკაციისთვის, ბევრი პერსონალის ოფიცერი ძალიან არასერიოზული და უპასუხისმგებლომივუდგეთ მათი შენახვის საკითხს.

ისინი უნდა განთავსდეს მშრალ და ვენტილირებად ადგილებში ისე, რომ ქაღალდის შესანახი საშუალებები არ იყოს ნეგატიური ზემოქმედების ქვეშ ტენიანობისა და სხვა აგრესიული გარემოსგან.

ოფიციალური შენიშვნების დანიშნულებისამებრ გადაცემის შემდეგ ისინი პასუხისმგებელნი უნდა იყვნენ მათ უსაფრთხოებაზე პერსონალის ოფიცრები. ქაღალდის დოკუმენტები მოთავსებულია სეიფებში, რადგან ისინი შეიძლება შეიცავდეს კონფიდენციალურ ინფორმაციას.

ისინი მხოლოდ ხელმისაწვდომი იქნება პასუხისმგებელი ოფიცერი, შესაბამისის მიერ დამტკიცებული შეკვეთით. ყველა ნაშრომი შეტანილია ცალკეულ საქაღალდეში, მაგრამ თუ ისინი წარდგენილია ელექტრონულად, მაშინ გამოიყენება ფლეშ დრაივი მათ შესანახად.

რაც შეეხება შენახვის პერიოდს, ბიზნეს სუბიექტებმა უნდა გაითვალისწინონ შემდეგი: ნიუანსები:

1. თუ ასეთ მიმართვაში თანამშრომლები აკეთებენ მნიშვნელოვან მოხსენებებს, აკეთებენ რაციონალიზაციის წინადადებებს და ასახავს სხვას მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, მაშინ მათი შენახვის ვადა არ უნდა იყოს 5 წელზე ნაკლები.
2. იმ შემთხვევაში, როდესაც შიდა მემორანდუმი არ შეიცავს ბიზნეს სუბიექტის მუშაობისთვის მნიშვნელოვან ინფორმაციას, მათი შენახვა შესაძლებელია არა უმეტეს ერთი წლის განმავლობაში.
3. თუ შიდა მემორანდუმები ასახავს ინფორმაციას კომპანიის უცხოელ პარტნიორთან თანამშრომლობის შესახებ, მაშინ მათი შენახვის მინიმალური ვადა არ უნდა იყოს 15 წელზე ნაკლები.

აღსანიშნავია, რომ ორგანიზაციის ხელმძღვანელს შეუძლია თავისი შეხედულებისამებრ გააგრძელოს ასეთი დოკუმენტაციის შენახვის ვადა შესაბამისი ბრძანების გაცემით.

რა ტიპის შენიშვნები არსებობს? კითხვაზე პასუხი ვიდეოშია.

* დაისვენეთ სამუშაოდან - შეხედეთ

ანგარიშების, ოფიციალური და განმარტებითი ჩანაწერების შედგენის წესები

ანგარიშების, ოფიციალური და განმარტებითი ჩანაწერების შედგენის წესები

ერთი შეხედვით, განსაკუთრებული განსხვავებები არ არის მოხსენებას, ოფიციალურ და ახსნა-განმარტებას შორის. მართლაც, ეს ნაშრომები მსგავსია დანიშნულებით - ისინი ყველა ინფორმაციული ხასიათისაა. თუმცა საქმე გვაქვს განსხვავებულთან დოკუმენტების ტიპები, რომლებიც განსხვავდება როგორც შინაარსით, ასევე ადრესატებით. მოდი ვნახოთ, როგორ სწორად შევქმნათ თითოეული მათგანი.
პირველ რიგში, შეგახსენებთ, რომ ნებისმიერი ინფორმაციისა და საცნობარო დოკუმენტაციის მომზადებისას, იქნება ეს შენიშვნა, ოქმი, აქტი თუ მოწმობა, უნდა იხელმძღვანელოთ მოთხოვნებით.
GOST R 6.30-2003 "ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტების მომზადების მოთხოვნები"*.
არსებობს მოხსენებების, ოფიციალური და განმარტებითი ჩანაწერების მომზადების ზოგადი წესები. თითოეულ ამ დოკუმენტს უნდა ჰქონდეს:
- ავტორის მითითება (ორგანიზაცია, სტრუქტურული ერთეული ან თანამდებობის პირი, ვისგანაც მოდის შენიშვნა);
- ადრესატის დასახელება (რომელსაც ეგზავნება დოკუმენტი);
- დოკუმენტის ტიპის სახელი (მაგალითად, Memo, "Office Memo");
- შედგენის თარიღი;
- რეგისტრაციის ნომერი;
- ტექსტის სათაური (მაგალითად, დარღვევა "შესახებ". შრომის დისციპლინა", "სამუშაო წიგნების შეძენის შესახებ");
- ტექსტი;
- შემდგენელის ხელმოწერა (პოზიციის მითითებით).
გახსოვდეთ, რომ დოკუმენტებში დეტალების სწორად მითითება პირდაპირ გავლენას ახდენს მათ იურიდიულ ძალაზე და უზრუნველყოფს მათ უდავოობასა და ოფიციალურობას.
ჩვენ ვაცნობთ სიტუაციას
მემორანდუმი- ეს არის დოკუმენტი, რომელიც მიმართულია ორგანიზაციის ხელმძღვანელს (ამ ან უფრო მაღალს) ან სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს. მემორანდუმი დეტალურად ასახავს ნებისმიერ საკითხს შემდგენელის დასკვნებსა და წინადადებებთან და მიზნად ისახავს მენეჯმენტის წახალისებას გარკვეული გადაწყვეტილების მიღებაში. თუ მემორანდუმი აცნობებს ადრესატს პროგრესის შესახებ სამუშაოს შესრულება, მაშინ მათი რეგულარულად შედგენა შეიძლება.
ორგანიზაციის ხელმძღვანელისადმი მიმართული შენიშვნები არის შიდა დოკუმენტები და მათი შედგენა შესაძლებელია მისამართზე მარტივი ფურცელი A4 ქაღალდი. დოკუმენტები, რომლებიც იგზავნება უმაღლეს ორგანოებში, არის გარე დოკუმენტები და უნდა მომზადდეს ორგანიზაციის ბლანკზე.
მემორანდუმის ტექსტი შედგება ორი ან სამი სემანტიკური ნაწილისგან. პირველი ნაწილი - განმსაზღვრელი ნაწილი - ასახავს მიზეზებს, ფაქტებს და მოვლენებს, რომლებიც გახდა მისი დაწერის მიზეზი. მეორე ნაწილი - ანალიზი - შეიცავს არსებული სიტუაციის ანალიზს, შესაძლო ვარიანტებიმისი გადაწყვეტილებები. მესამე ნაწილი - შეჯამება - მოიცავს დასკვნებს და წინადადებებს კონკრეტული ქმედებები, რომელიც, შემდგენელის აზრით, უნდა განხორციელდეს. მემორანდუმი შეიძლება არ იყოს მეორე ნაწილი, მაშინ დოკუმენტი შედგება მხოლოდ სიტუაციის აღწერისგან, დასკვნებისა და მემორანდუმის ავტორის წინადადებებისგან.
ვაცნობებთ ჰორიზონტალურად
მომსახურების ჩანაწერიშედგენილი თანამშრომლის ან დანაყოფის ხელმძღვანელის მიერ სხვა დანაყოფის უფროსის ან სპეციალისტის მისამართით. ამრიგად, ის უზრუნველყოფს საკონტროლო ობიექტების ჰორიზონტალურ კომუნიკაციას. ეს ჩანაწერები ყველაზე ხშირად ასახავს ლოგისტიკის, ეკონომიკის, საინფორმაციო უზრუნველყოფის საკითხებს და ა.შ. მაგალითად, ბუღალტერიის განყოფილებაში პრინტერი გაფუჭდა. Მთავარი ბუღალტერიშეუძლია ამის შესახებ მემორანდუმით აცნობოს სისტემის მხარდაჭერის განყოფილების ხელმძღვანელს და სთხოვოს მოწყობილობის შეკეთება. მემორანდუმი დგება ისევე, როგორც მოხსენება.
მიზეზების ახსნა
განმარტებითი წერილი- ეს არის დოკუმენტი, რომელიც განმარტავს ნებისმიერი ქმედების, ფაქტის ან ინციდენტის მიზეზებს. მისი შედგენა შეუძლია ორგანიზაციის ნებისმიერ თანამშრომელს, რომელიც მიმართავს ზემდგომ თანამდებობის პირს. ძირითადად, ახსნა-განმარტებები იწერება დისციპლინური გადაცდომის ჩადენისას და ასეთი ჩანაწერის არსებობა შეუცვლელი მოთხოვნაა თანამშრომლისთვის დისციპლინური სახდელის დაკისრებისთვის (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 193-ე მუხლი). თანამშრომელი ყველაზე ხშირად წერს ახსნა-განმარტებებს ხელით და თავისუფალი სახით, მაგრამ ორგანიზაციები ხშირად იყენებენ სპეციალურ ფორმებს.
ჩვენ გირჩევთ, რომ პერსონალის ოფიცერს ყოველთვის ჰქონდეს ხელთ სხვადასხვა ჩანაწერების რამდენიმე ნიმუში ან შეიმუშაოს მათთვის სტანდარტიზებული ფორმები. ყოველივე ამის შემდეგ, ორგანიზაციაში ინფორმაციის გაცვლა მუდმივად ხდება და თანამშრომლები ხშირად მიმართავენ HR დეპარტამენტს დახმარებისთვის ამა თუ იმ დოკუმენტის შედგენაში. ინსტრუქციებში პერსონალის ჩანაწერების მართვაორგანიზაცია, შეგიძლიათ ჩამოაყალიბოთ შენიშვნების მოთხოვნები, აღწეროთ ისინი საჭირო დეტალებიდა მიაწოდეთ ნიმუშები.
პრაქტიკაში ხშირად ჩნდება კითხვა, საჭიროა თუ არა ოფიციალური, მემორანდუმის და ახსნა-განმარტებითი ჩანაწერების რეგისტრაცია ორგანიზაციაში. ჩვენი აზრით, თუ შენიშვნაში მითითებული საკითხი მოითხოვს წერილობით გადაწყვეტილებას მენეჯერის გადაწყვეტილების სახით, მაშინ ეს დოკუმენტები უნდა დარეგისტრირდეს, რადგან ისინი საჭიროებენ შესრულებას და გამოყენებას საცნობარო მიზნებისთვის. თუ საკითხის გადაჭრა შესაძლებელია ზეპირად, ასეთი ჩანაწერის რეგისტრაცია საჭირო არ არის.

ხელსაწყოების მაღაზია
OJSC "სპექტრის" გენერალური დირექტორი
ᲐᲐ. გუშჩინა

ანგარიში
2009 წლის 15 ნოემბერი N 13/3
არასათანადო შესრულების შესახებ
შრომითი მოვალეობები ნეხაევი ნ.ა.

2009 წლის 29 ოქტომბრის No12k ბრძანებით ნეხაევი ნ.ა. დაიქირავა ინსტრუმენტების მაღაზიაში მეოთხე კატეგორიის ტურნერად სამთვიანი წინასწარი ტესტირების ვადით.
ნეხაევი ნ.ა. არასწორად ასრულებს თავის სამსახურეობრივ მოვალეობებს. ასე რომ, 2009 წლის 1 ნოემბერს მას დაევალა No k5/3222 ნაწილების დამზადება. სამუშაოს შესრულებისას ნეხაევმა ნ.ა. ნებადართულია 15 პროდუქტის დეფექტი. დეფექტის გამოსწორება დაევალა ტურნერ ე.ლ.გრიშინს.
ვფიქრობ, რომ ტურნერი ნ.ა.ნეხაევი აუცილებელია საყვედური რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 192-193-ე მუხლების შესაბამისად. დისციპლინური სახდელის (საყვედურის) დაკისრების შესახებ ბრძანების პროექტს ვუერთებ ამ მემორანდუმს. გარდა ამისა, მიმაჩნია, რომ ნეხაევის ხელფასიდან ნ.ა. აუცილებელია გამოკლდეს პროდუქციის ღირებულება, რომელიც აღმოჩნდა დეფექტური.
ოსტატი ხელმოწერაგ.ი. მალახოვი

კოსმეტიკის განყოფილება
OJSC "Sigma"-ს გენერალური დირექტორი
P.Yu. კოლცოვი

ანგარიში

2009 წლის 12 ნოემბერი N 123
განყოფილების თანამშრომლის მოსკოვში გაგზავნის შესახებ
კოსმეტიკური ქარხანა "სვობოდა"
ჩვენი კომპანიის მიერ გაყიდული საქონლის ასორტიმენტის გაფართოებასთან და გეგმის ფორმირებასთან დაკავშირებით სარეკლამო კამპანია 2005 წლისთვის გთხოვთ გამოგზავნოთ უფროსი ექსპერტი კოსმეტიკური პროდუქტების განყოფილებიდან, მიხაილოვა ე.იუ. მოსკოვის კოსმეტიკური ქარხანა "Svoboda"-ს, რათა გაეცნონ კოსმეტიკური პროდუქტების ახალ განვითარებას, ასევე შეთანხმდნენ ამ ორგანიზაციასთან სახელშეკრულებო ურთიერთობების განვითარებაზე.
დეპარტამენტის ხელმძღვანელი ხელმოწერაკ.ო. სიმონოვი

ადამიანური რესურსების დეპარტამენტი
აჩ-ის უფროსის მოადგილე
ე.ო. ფედინა

სერვისის შენიშვნა

2009 წლის 19 ნოემბერი N 21
HR დეპარტამენტში სარემონტო სამუშაოების ჩატარების შესახებ
სხვა შვებულებაში წასვლისა და დაწყებული რემონტის გამო, გთხოვთ, ჩემი არყოფნის დროს განახორციელოთ შემდეგი სარემონტო სამუშაოები HR განყოფილებაში:
1. შეღებეთ ფანჯრის ჩარჩოები და ფანჯრის რაფები.
2. შეღებეთ ჭერი.
3. ჩასვით ფონი.
HR დეპარტამენტის უფროსი ხელმოწერაა.ი. მიხეევა

გაყიდვების განყოფილება
სს "ალტ"-ის გენერალური დირექტორი
მ.იუ. მიროტვორცევი

ახსნა-განმარტებითი წერილი

2009 წლის 25 ნოემბერი N 2/12
სამსახურში არყოფნის შესახებ
2009 წლის 12 ნოემბერს მე არ ვიყავი სამუშაო ადგილიდან 14.00-დან 16.00 საათამდე საავადმყოფოში მეუღლის მონახულების აუცილებლობის გამო.
მას შემდეგ, რაც გაყიდვების დეპარტამენტის უფროსი სვეტიკოვი ნ.ნ. 14.00 საათზე იქ არ ვიყავი, ვერ ვაცნობე ჩემი არყოფნის მიზეზი და ამის შესახებ ვკითხე მდივან მარშინა ა.ო.-ს. მიმაჩნია, რომ არ დამირღვევია შრომის შინაგანაწესი, ვინაიდან სამსახურში არ ვიყავი ამის გამო კარგი მიზეზიდა მცირე ხნით.
ექსპედიტორი ხელმოწერაი.ი. ელისეევი

ფასიანი ქაღალდების დეპარტამენტი
გენერლის პირველი მოადგილე
რეალ ბანკის დირექტორი ე.გ. კრუპნოვი

ახსნა-განმარტებითი წერილი

2009 წლის 8 ნოემბერი N 54
შემაჯამებელი ანგარიშის დაგვიანებით წარდგენის შესახებ
რაც შეეხება იმას, რომ დროულად არ წარვადგინე ფასიანი ქაღალდების დეპარტამენტის 2009 წლის ოქტომბრის ნაერთი ანგარიში, განვმარტავ შემდეგს. მე უნდა გამომეგზავნა ეს მოხსენება 2009 წლის 29 ოქტომბერს, მაგრამ რეალურად წარვადგინე 2009 წლის 3 ნოემბერს სატელეფონო ხაზის დაზიანებისა და შეკეთების გამო, რომელზედაც მდებარეობს ფაქს-მოდემის აპარატი და მონაცემების ნაკლებობა ოქტიაბრსკის ფილიალიდან. ბანკის.
ფასიანი ქაღალდების დეპარტამენტის უფროსი ხელმოწერაკ.ო. ჩერნიშევი

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* მიღებულია რუსეთის სახელმწიფო სტანდარტის 2003 წლის 3 მარტის დადგენილებით N 65-მუხტი.

მემორანდუმი, როგორც ოფიციალური კომუნიკაციისა და კომუნიკაციის ერთ-ერთი მთავარი ფორმა, თამაშობს მნიშვნელოვანი როლინებისმიერი ორგანიზაციის მუშაობაში. საჭიროა უფრო დეტალურად გავიგოთ რა არის ეს დოკუმენტი, როგორი უნდა იყოს ნიმუშის მემორანდუმი და როგორ უნდა დაწეროთ ის სწორად (კონკრეტული მაგალითის გამოყენებით).

რა მიზნებისთვის არის საჭირო ამ ტიპის დოკუმენტი?

მემორანდუმი მემორანდუმის სახეობაა. ეს არის საინფორმაციო და საცნობარო ტიპის დოკუმენტი, რომელიც აუცილებელია ორგანიზაციის შიგნით ინფორმაციის გაცვლისა და ურთიერთქმედებისთვის იმავე მართვის დონის დეპარტამენტებსა და სტრუქტურულ ერთეულებს შორის (ჰორიზონტალურ დონეზე). ანუ, თუ დაუკავშირდებით სხვა განყოფილების მენეჯერს ან სპეციალისტს, მაშინ შედგენილია მემორანდუმი, ხოლო თუ მიმართვა არის უფრო მაღალი დონის მენეჯერთან, მაშინ გამოყენებული იქნება მემორანდუმი. მათ შორის განსხვავება მხოლოდ ეს არის.

დოკუმენტი დგება წერილობით ან ელექტრონულად იმ შემთხვევაში, თუ ზეპირი განცხადება არ არის საკმარისი რაიმე საკითხის ან პრობლემის გადასაჭრელად, როცა საჩივრის დოკუმენტირება სჭირდება.
სპეციალისტებისა და პერსონალისთვის დროული წერილობითი მემორანდუმი შეიძლება იყოს მომგებიანი იმ თვალსაზრისით, რომ ისინი დაადასტურებენ კონკრეტული სპეციალისტის ძალისხმევას კონკრეტული პრობლემის გადაჭრაში.

შიდა მემორანდუმი გამოიყენება მხოლოდ ბიზნეს ორგანიზაციაში კომუნიკაციისთვის და აუცილებელია, თუ კონკრეტული საკითხის გადაწყვეტა დამოკიდებულია სხვა დეპარტამენტის თანამშრომელზე (ხელმძღვანელზე).

მაგალითად, შემდეგი დოკუმენტები მზადდება:

• რაიმე სიახლეების შეტყობინებები ან ანონსი;
• როგორც მთავარი გზავნილის გარე შენიშვნა;
• ინფორმაციის მოთხოვნა;
• მითითებების გაცემა სხვადასხვა სახის, და სხვა.

ტექსტში წარმოდგენილია სხვადასხვა ინფორმაცია, მოთხოვნა, განცხადებები და წინადადებები საკმარისად ლაკონური და გასაგები ფორმით.

ტრადიციულად, დოკუმენტები შედგენილია წერილობითი ფორმით A4 ფურცელზე, თუმცა, კომპანიებში ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის განვითარებით, ოფიციალური შენიშვნები სულ უფრო და უფრო ივსება ელექტრონულად კომპიუტერზე. ამას აქვს თავისი უპირატესობები, მაგალითად, კონკრეტული საკითხის დროულად და დაუყოვნებლად განხილვის შესაძლებლობა.

ყურადღება! დოკუმენტი შეიძლება დაიწეროს ნებისმიერი ფორმით, რადგან რუსეთის კანონები არ ითვალისწინებს რაიმე სავალდებულო მოთხოვნას მისი მომზადებისა და შესრულებისთვის.

გარკვეული სპეციფიკა შეიძლება იყოს გათვალისწინებული კონკრეტული ორგანიზაციის ოფისის მართვის წესებში, მაგრამ ნებისმიერ შემთხვევაში, ასეთი დოკუმენტები შედგენილია დაახლოებით იგივე ტიპის მიხედვით.

მემორანდუმის დაწერის წესები

ამ ტიპის დოკუმენტის შედგენის "დაუწერელი" წესები გირჩევთ დაიცვან შემდეგი გეგმა.

1. ფურცლის ზედა ნაწილში, დოკუმენტის „სათაურში“ უნდა მიუთითოთ დატივის შემთხვევაში ადრესატი, რომელსაც გაეგზავნა შენიშვნა: თანამდებობა; ორგანიზაციის დასახელება; ᲡᲠᲣᲚᲘ ᲡᲐᲮᲔᲚᲘ.
2. ქვემოთ, შუაში წერია სახელწოდება „ოფიციალური მემო“, სადაც მითითებულია მისი ნომერი და შედგენის თარიღი.
3. შემდეგი, თავად ტექსტი იწერება, საინფორმაციო შეტყობინება. ტექსტი ასევე შეიძლება დაიწყოს სათაურით, რომელიც ეხება ჩანაწერის თემას. შემდგენელი საკმაოდ ლაკონურად აღწერს სიტუაციას, ბოლოს ის იძლევა მოთხოვნას და მოქმედებებს, რომლებიც უნდა შესრულდეს.
4. ქვემოთ მოცემულია შემდგენელის პოზიცია, სრული სახელი, ხელმოწერა ტრანსკრიპტით.

დოკუმენტს ხელს აწერს ის თანამშრომელი, რომელმაც შეადგინა იგი; თუ განყოფილების უფროსმა ხელი უნდა მოაწეროს შენიშვნას, მაშინ თანამშრომლის ხელმოწერა იქნება ქვედა მარცხენა კუთხეში (შემსრულებლის ადგილზე).

ზოგიერთ სიტუაციაში, დაინტერესებული მხარეების მონაწილეობით, მათი ვიზები მითითებულია შენიშვნაში: გვარი, სახელი და პატრონიმი ინიციალები, თარიღი და ხელმოწერა ტრანსკრიპტით.

თუ ვსაუბრობთ მემორანდუმზე ელექტრონული ფორმით, ის შედგენილია თითქმის იმავე გზით. ერთადერთი განსხვავება ისაა, რომ ელექტრონულ დოკუმენტებში არ არის საჭირო „სათაურის“ შევსება, ანუ ადრესატის მითითება. ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტით მთელი ორგანიზაცია ერთ ქსელშია ჩართული და უბრალოდ საკმარისია სასურველი პირის არჩევა "Subject" ხაზში. ასევე ხელმოწერა: მისი დადება არ არის აუცილებელი, რადგან დოკუმენტების ნაკადის სისტემაში ხელმოწერა თავდაპირველად ენიჭება კონკრეტულ პირს.

ელექტრონული დოკუმენტებისთვის სასარგებლოა მყარ დისკზე კონკრეტული საქაღალდის შექმნა, რომელშიც, თქვენს ქვეშ სერიული ნომრებიყველა შენიშვნა განთავსდება.

დოკუმენტის მომზადების მაგალითი

იმისათვის, რომ ნათლად აჩვენოთ, თუ როგორ უნდა დაწეროთ შენიშვნები სწორად, ჩვენ ვაძლევთ შემდეგ მაგალითს.

OJSC "Drevo"-ს დირექტორს
ფილიპოვა ი.გ.
წარმოების განყოფილების უფროსი
ხილისა და ბოსტნეულის პროდუქტები
ტრეტიაკოვა ს.ბ.

მომსახურების ჩანაწერი
22.07.2016 №33

მუშები Zholin S.L. და Kotorsky E.R. 2 (ორი) თვის განმავლობაში კეთილსინდისიერად ასრულებენ თავიანთ სამსახურეობრივ მოვალეობებს და აღემატებიან სამუშაო სტანდარტი. ამის საფუძველზე, გთხოვთ, მოგაწოდოთ პრემიები S.L. Zholin-ის თანამშრომლებისთვის. და Kotorsky E.R.-ს ფულადი პრიზით. ვამაგრებ დეტალურ ინფორმაციას ამ თანამშრომლების მიერ შესრულებული სამუშაოს მოცულობის შესახებ.

წარმოების განყოფილების უფროსი
ხილისა და ბოსტნეულის პროდუქტები
ტრეტიაკოვი ს.ბ.

დასასრულს, უნდა ითქვას, რომ ამ ტიპის დოკუმენტებია დიდი გზითოფიციალური კომუნიკაცია, აცნობეთ თქვენს კოლეგებს ორგანიზაციის ფარგლებში. თითოეულ თანამშრომელს უნდა ახსოვდეს, რომ დროული და დოკუმენტირებული შენიშვნა არამარტო გაზრდის მუშაობის ეფექტურობას და კარგად დაგამკვიდრებს ზემდგომების თვალში, არამედ თავიდან აიცილებს შესაძლო სირთულეებს და მოაგვარებს ნებისმიერ პრობლემას და გაუგებრობას.

მემორანდუმის შექმნა: ვიდეო

თუ ორგანიზაციის ყველა თანამშრომელს არ სჭირდება ოფიციალური ან მემორანდუმის დაწერა, მაშინ ადრე თუ გვიან თითქმის ნებისმიერ თანამშრომელს შეიძლება დასჭირდეს ახსნა-განმარტების ნიმუში. თითოეულ ამ ტიპის ოფიციალურ დოკუმენტაციას აქვს საინფორმაციო და საცნობარო ხასიათის საკუთარი სპეციფიკური დანიშნულება. მოდით განვიხილოთ, თუ რა ტიპის შენიშვნები არის ყველაზე შესაფერისი კონკრეტული შემთხვევისთვის.

საინფორმაციო ან საცნობარო მიზნებისთვის განკუთვნილი დოკუმენტის სახეს, რომელიც მიმართულია უფლებამოსილი პირისთვის, მაგალითად, განყოფილების უფროსს ან საწარმოს ხელმძღვანელს, ეწოდება ანგარიში. კანონმდებლობა არ იძლევა მკაფიო განმარტებას, ის მიზნად ისახავს დასკვნებისა და წინადადებების წარდგენას, რათა ხელი შეუწყოს მენეჯერს გადაწყვეტილების მიღებაში.

მისი შედგენა შესაძლებელია როგორც თანამშრომლის ინიციატივით, ასევე ზეპირის შესაბამისად უფროსის ბრძანებით. ყველაზე ხშირად, მისი დახმარებით, ისინი წარმოადგენენ წინადადებებს წარმოებაში ტექნიკური აღჭურვილობის გაუმჯობესებასთან დაკავშირებით, გამოხატავენ უთანხმოებას მენეჯმენტის ნებისმიერ გადაწყვეტილებასთან და აფიქსირებენ თავიანთ პოზიციას კოლეგებთან კონფლიქტის შემთხვევაში.

განმარტებითი ბარათის ნიმუში

ამ დოკუმენტის ძირითადი ტექსტი მიზნად ისახავს ჩამოაყალიბოს თქვენი პოზიცია და მკაფიოდ წარმოადგინოს თქვენი არგუმენტები საკითხის არსებითად.

განასხვავებენ შენიშვნების შემდეგ ტიპებს:

• მოხსენება. ისინი გულისხმობს ნებისმიერი სამუშაოს ან ეტაპების დასრულების შესახებ ინფორმირებას, შეკვეთების შესრულებას და ა.შ.
• საინფორმაციო. შედგენილია სამუშაოს შედეგების, დეტალების, პროგრესისა და შესრულების მეთოდების წარმოსაჩენად. რეგულარულია;
• ინიციატივა. შეიცავდეს ინიციატივებს, წინადადებებს, რეკომენდაციებს და ა.შ.

მემორანდუმის ნიმუში

ანგარიშები შეიძლება იყოს გარე ან შიდა, იმისდა მიხედვით, თუ ვინ არის დოკუმენტის მიმღები.

გარე მიმართულია უმაღლესი დონის საწარმოს ან ორგანიზაციის ხელმძღვანელს. ამ დოკუმენტის შესაქმნელად გამოიყენეთ ზოგადი საწარმოს ფორმები. მაგალითის მიხედვით, მემორანდუმი უნდა შედგებოდეს შემდეგი ელემენტებისაგან:

• დაწესებულების, საწარმოს დასახელებები;
• თარიღები;
• ინდექსი;
• რეგისტრაციის მისამართები;
• ადრესატის მონაცემები;
• მოხსენების თემის სათაური;
• მითითებული ტექსტი;
• მენეჯერის ხელმოწერები;
• შემსრულებლის სრული სახელი, საკონტაქტო ტელეფონის ნომრის მითითებით.

შეუსაბამობის მემორანდუმი სამსახურეობრივი მოვალეობები

შიდა მემორანდუმი დგება ორგანიზაციის ხელმძღვანელის სახელზე, მათი შესასრულებლად გამოიყენება ჩვეულებრივი ფურცლები. ასეთი დოკუმენტი შეიცავს შემდეგ ელემენტებს:

• დეპარტამენტის აღნიშვნა;
• დოკუმენტის სათაური;
• თარიღი და რეგისტრაციის ნომერი;
• თემის სათაური;
• ტექსტი;
• ადრესატის სრული სახელი;
• ხელმოწერა, გვარი და ინიციალები, ასევე შემდგენელის თანამდებობა.

შიდა დოკუმენტის ერთ-ერთი სახეობაა სამსახურებრივი მოვალეობის შეუსრულებლობის მემორანდუმი. იგი მიზნად ისახავს თანამშრომლის მიერ მისი უშუალო მოვალეობების შეუსრულებლობის ან არაჯეროვანი შესრულების შესახებ ინფორმირებას და ასევე მოიცავს წინადადებას ამ თანამშრომლისთვის დისციპლინური სახდელის დაკისრების შესახებ.

სამსახურის ჩანაწერი - მაგალითების და ჟურნალის წიგნის ჩაწერა

მემორანდუმის ერთ-ერთი სახეობა ოფიციალურია. ეს არის საინფორმაციო დოკუმენტი და გამოიყენება მენეჯმენტის სტრუქტურის სხვადასხვა ჰორიზონტალური (ანუ ერთმანეთისადმი არ დაქვემდებარებული) ობიექტების ურთიერთქმედებისთვის, მათ კომპეტენციასთან დაკავშირებული საკითხების გადასაჭრელად. როგორ დავწეროთ მემორანდუმი?

მართვის დოკუმენტაციის სრულიად რუსული კლასიფიკატორი (OKUD) არ ითვალისწინებს ამ ტიპის დოკუმენტაციას. ამავე დროს, ისინი გამოიყენება სხვადასხვა სამრეწველო მიზნებისთვის:

• მოითხოვოს ინფორმაცია;
• მითითებების გაცემისას;
• როგორც თანმხლები დოკუმენტი;
• როგორც საინფორმაციო წერილი.

ამ ტიპის დოკუმენტის ტექსტი შეიცავს მონაცემებს იმის შესახებ, თუ რა იყო მისი შესრულების მიზეზი, ე.ი. მოთხოვნა, განაცხადი, წინადადება და ა.შ. ის შეიძლება შეიცავდეს ინფორმაციას გამართული შეხვედრების, თანამშრომლების პერსონალის გადაადგილების, ორგანიზაციისა და მისი განყოფილებების მუშაობაში რაიმე ცვლილების შესახებ და ა.შ. დოკუმენტი ასევე შეიძლება შეიცავდეს ინფორმაციას უსაფრთხოების სამსახურის შესახებ შაბათ-კვირას მომუშავე თანამშრომლების შესახებ კომპანიის შენობაში შესვლის მიზნით.

თანამშრომლების შრომითი წარმატებებისთვის, მათ შეუძლიათ მიიღონ ღირებული საჩუქარი ან წოდება ან სერთიფიკატი. ამისათვის დგება პრემიის მემორანდუმი, რომელსაც ადგენს დეპარტამენტის უფროსი, პროფკავშირი ან გუნდი.

მემორანდუმი ჯილდოსთვის

კანონმდებლობას არ აქვს მკაცრი მოთხოვნები ოფიციალური შენიშვნის მომზადებისთვის. ამასთან, მემორანდუმის შევსების ნიმუში მსგავსია მოხსენების ფორმით, მისი შემუშავება და შედგენა შესაძლებელია უშუალოდ ორგანიზაციაში, საწარმოს სპეციფიკის გათვალისწინებით.

დოკუმენტაციის კონტროლის მიზნით უნდა შეიქმნას სპეციალური ჟურნალი. სერვისის შენიშვნების ნიმუშის ჟურნალის მიხედვით, ის შეიძლება შეიცავდეს ინფორმაციას ამის შესახებ რეგისტრაციის ნომრებიდოკუმენტები, მათი თარიღი, სახელი ან შემაჯამებელი, მონაცემების შესახებ ოფიციალურივინ მოაწერა ხელი დოკუმენტს და ა.შ.

ოფიციალური შენიშვნების ჟურნალის ნიმუში

ჟურნალის რეგისტრაციის გარდა, ასევე გათვალისწინებულია ბარათის ან დოკუმენტაციის ავტომატური ჩაწერა.

განმარტებითი ბარათის ფორმა

ნებისმიერი მოვლენისა და ფაქტის გარემოებების ასახსნელად მოწოდებულია ისეთი ტიპის დოკუმენტი, როგორც განმარტებითი წერილი, შედგენილი საწარმოს თანამშრომლის მიერ ზემდგომი თანამდებობის პირის მიმართ.

იგულისხმება ხელით დაწერილი ერთ ეგზემპლარად ჩვეულებრივი ქაღალდის ფურცელზე, რომელიც მიმართულია იმ პირისადმი, ვინც ეს მოითხოვა. ზოგიერთი ორგანიზაცია ითვალისწინებს კომპიუტერზე განმარტებითი ჩანაწერის მომზადებას. განმარტებითი ბარათის ფორმა არ არის დაფიქსირებული საკანონმდებლო დონეზე, თუმცა ზოგიერთ დაწესებულებაში არსებობს მისი შესრულების სტანდარტული ფორმები. ამასთან, მოქმედებს ახსნა-განმარტება, რომელიც არ არის შედგენილი ფორმის შესაბამისად.

რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის მიხედვით (მუხლი 193), დასაქმებულზე მიმართვამდე დისციპლინური ქმედება, მისგან უნდა გამოითხოვოს ახსნა-განმარტება, სადაც თანამშრომელს შეუძლია მოახსენოს განხორციელებული ქმედებების გარემოებები და მიზეზები.

ახსნა-განმარტებითი ჩანაწერები შეიძლება შედგეს ან თანამშრომლის მიერ ან სტრუქტურული ერთეულიზოგადად.