Povzetek: Poslovni sestanki in učinkovitost njihovega izvajanja. Poslovni sestanek: kako iz njega potegniti največ
Umetnost poslovne komunikacije
Kaj je komunikacija in kako jo izvajamo? Načini - zelo veliko! Nekateri ljudje tega včasih sploh ne vedo.
Proces komuniciranja pomeni komuniciranje z drugimi ljudmi z namenom doseganja razumevanja in določenega rezultata. Da bi človeka spodbudili k dejanju, mu najprej posredujemo informacije. Za to mi:
Komuniciramo osebno;
Poslušamo;
Postavljanje vprašanj;
Pišemo pisma;
Sestavljanje poročil;
Komuniciramo po telefonu.
OSEBNA KOMUNIKACIJA
Ta način komunikacije pogosto velja za najlažjega. Sogovornik je pred vami in mu lahko razložite, kaj želite. Če vas ne razume, se vprašajte:
Ali oseba razume moj besedni zaklad: ali govorim preprosto rusko ali uporabljam preveč strokovnih izrazov?
Mogoče nekaj v mojem videzu človeku preprečuje, da bi me razumel? Osebna komunikacija je več kot le pogovor z drugo osebo. Tam so drevesa pomembne vidike komunikacije:
Besede – kaj rečemo;
Intonacija – kako govorimo;
Gestikulacija – kako izgledamo, ko govorimo. Prednosti osebne komunikacije so naslednje:
Ljudje lahko vidijo, kaj se govori;
Vizualni stik pomaga razumeti, kako nas sogovornik posluša in razume;
Gestikulacija pomaga narediti govor bolj prepričljiv. Vendar pa so hkrati lahko besede, intonacija in geste v osebni komunikaciji polne določene nevarnosti:
Lahko izdaš svoja prava čustva;
Lahko postanete preveč ranljivi;
Oseba morda ne razume besed, ki jih uporabljate;
Vaš način izgovarjave besed morda ni všeč vsem.
V vsem tem je nekaj neobvladljivega. To je lahko antipatija do sogovornika ali njegova odpor do vas, ki se je pojavila iz za vas nerazumljivega razloga.
Za uspeh v osebni komunikaciji je potrebno upoštevati vse zgoraj naštete dejavnike. Ne pozabite, da to niso le besede. Razumevanje postane možno skozi interakcijo vseh treh dejavnikov komunikacije, torej besed, intonacije in gest. Skozi prakso se lahko naučite doseči doslednost v komunikacijskih dejavnikih in doseči popolno razumevanje s strani sogovornika.
SPOSOBNOST POSLUŠANJA
Komunikacija ni enosmeren proces, v katerem preprosto sporočamo informacije. Ko komuniciramo, sprejemamo tudi informacije in ta proces od nas zahteva, da znamo poslušati.
Poslušanje pomeni več kot le slišati. Pogosto »slišimo« samo tisto, kar želimo slišati. V prejšnjem razdelku smo govorili o osebni komunikaciji z vidika govorca. Poslušanje je druga stran komunikacije in veljajo enaka pravila.
Ko poslušamo, skozi sebe prepuščamo besede, intonacijo in geste sogovornika. K temu je treba dodati še lastne reakcije, ki dajo sogovorniku jasno vedeti, da ga pozorno poslušamo. Te reakcije vključujejo izraze obraza, nasmehe, kimanje z glavo in različne namige.
Ko poslušaš
Naredite to s polno pozornostjo;
Ne ugibajte prehitro o tem, kaj vam bo sogovornik povedal;
Ne zapravljajte časa, ko poskušate oblikovati odgovor, medtem ko poslušate drugega;
Če pogledate v oči z izrazom velikega zanimanja za besede sogovornika, pokažite, da ga resnično poslušate;
Ko nekoga poslušate po telefonu, naj vas dogajanje v sobi ne zmoti;
Ko se pogovarjate po telefonu, razumemo klicatelja, da ga pozorno poslušate, občasno rečete: "Torej ...", "Ja ...", "V redu ..." itd .;
Po potrebi si delajte zapiske (na primer, ko govorite po telefonu).
TEHNIKE VPRAŠANJA
Pri komunikaciji z drugimi lahko pride do situacij, ko informacije, ki ste jih prejeli, niso dovolj. Če želite izvedeti več ali pojasniti, kar je bilo povedano, postavljate vprašanja.
Uporablja se v različnih okoliščinah različni tipi vprašanja. To so:
odprto;
zaprto;
Poseben.
Poslovni sestanek
V prvih sekundah poslovnega sestanka je potrebno pozdraviti partnerja, se predstaviti in se rokovati. Prvi naj poda roko starejši po statusu ali starosti, pri rokovanju naj sodelujejo tudi ženske - ne delajte razlik med spoloma, na poslovnem sestanku so vsi poslovni partnerji.
Na pogajanjih naj gostitelj srečanja predstavi goste. Pri predstavitvi velja, da je vljudno povedati svoje ime in priimek ter si izmenjati vizitke (nikar ne pozabite dopolniti zaloge vizitk!). Ko prejmete vizitko, jo hitro preglejte in na glas preberite ime lastnika.
Ne pozabite, da mora biti vaša vizitka berljiva tudi pri šibki svetlobi in razumljiva kateri koli kulturi ali državi. Najpomembnejša stvar na vizitki je vaše ime, mora biti krepko in ne zamegljeno. Vizitka mora jasno navajati vaš poklic in položaj, to bo določilo obseg vašega poslovnega sodelovanja. Vizitka naj vsebuje izčrpne kontaktne podatke. Vsa besedila naj bodo ravna, ne smejo zavzemati celotnega prostora vizitke in napisana v največ dveh pisavah.
Glavno bistvo vodenja poslovnih pogovorov je ustvariti konstruktivno razpravo dveh ali več ljudi. Za dosežek pozitivne rezultate, se mora oseba, ki se odpravlja na sestanek, ustrezno pripraviti na pogovor: zbrati čim več informacij o strankah (navade, dosežki, nedavni uspehi ipd.), postaviti konkretne cilje, h katerim želi, in se tudi odločiti, stil oblačenja in vedenja.
Zbiranje informacij
Če želite bolje spoznati svoje stranke, morate malo raziskati. Sestoji iz zbiranja vseh vrst informacij o določeni osebi ali skupini ljudi iz različnih virov, o katerih bomo razpravljali v tem članku.Stran stranke. Najbolj neprecenljiv in prednosten vir informacij o človeku je njegova lastna spletna stran. Običajno ljudje na takih virih poskušajo objaviti čim več informacij o sebi in svojem podjetju. Najprej morate temeljito preučiti glavno stran spletnega mesta. Saj se samo na prvi pogled daje vtis, da samo splošne informacije. Na tej strani lahko izveste vlogo tega podjetja ali podjetja na trgu, obdobje obstoja, regije, kjer so predstavljene storitve ali izdelki, pa tudi geografijo podjetja.
Zelo zanimiva je tudi rubrika »Novice«. Nekateri na tej strani objavljajo svetovne novice, da bi z nečim zapolnili praznino. Pravzaprav je treba tukaj objaviti informacije, povezane z življenjem organizacije: nekaj besed o strateški politiki v prihodnosti, informacije o novih partnerjih, poročila o uspešnem sodelovanju na različnih razstavah in seveda dogodkih, ki so se zgodili med zadnje čase.
Tak razdelek spletnega mesta, kot je "Partnerji", vam bo omogočil, da se seznanite s seznamom strank, ki sodelujejo s tem podjetjem. Če med njimi najdete vsaj nekaj podjetij, ki sodelujejo z vami, vam lahko to zelo pomaga pri pritisku na stranke med pogajanji. Tako ne škodi dobiti priporočila od njih oz Zahvalna pisma. Verjetno bo stran vsebovala informacije o zaposlenih v podjetju. V tem primeru boste imeli priložnost, da se seznanite z informacijami o upravljanju podjetja, preučite področje njihovega poklicna dejavnost. Morda lahko najdete skupne interese ali stične točke, o katerih se lahko pogovorite na srečanju: ljubitelji istega športa, imate otroke, študirate v istih izobraževalnih ustanovah itd.
Socialna omrežja. Danes nam ponuja celo vrsto novih priložnosti, ki jih vi (prodajni strokovnjak) ne smete prezreti. na primer veliko število ljudje so dobili svoje. Spletna stran podjetja lahko vsebuje povezavo do korporativnega bloga, ki omogoča dostop do novih informacij. Vodja podjetja ima lahko tudi svoj blog. V primeru, da vam je uspelo pridobiti Twitter osebe, s katero se srečate, ne pozabite preučiti vseh informacij, ki so tam na voljo. Ko najdete osebo, ki jo potrebujete, v različnih družbenih omrežjih (»Professionals.ru«, »Facebook«, »Odnoklassniki«, (»Vkontakte« in tako naprej) - se prepričajte, da se seznanite z dejavnostmi skupin in skupnosti, v katerih je je član, kot tudi v krogu njegovih prijateljev.
Množični mediji. Mediji hranijo zelo veliko informacij in informacij, ki jih lahko uporabijo za svoje namene. Če podjetje skrbi za svojo podobo, se vedno pravočasno odzove na napade in obtožbe konkurence in posledično tesno sodeluje z mediji (objavlja svoje intervjuje in reklame na radiu in TV, članke v časopisih in revijah) - to pomeni, da vodstvo podjetja neguje javno mnenje. To dejstvo je treba uporabiti tudi pri pripravi na poslovni sestanek.
Bodite pozorni na promocijske materiale. Konec koncev, ko temeljito preučite oglaševalske medije, ki jih uporablja podjetje, lahko izveste o ciljih, ki jih zasleduje vodstvo, pa tudi o njihovi blaginji. Ne pozabite, da bo oseba, s katero imate resen sestanek, vse te priložnosti izkoristila tudi v pripravah. Na osebnem srečanju lahko uporabite informacije o motiviranju podjetij in tekočih promocijah. Vse to bo pripomoglo k oblikovanju pozitivnega mnenja o vas kot o osebi, ki je dobro seznanjena s poslovanjem svoje stranke, za razliko od mnogih drugih menedžerjev, ki poskušajo čim hitreje "potisniti" svoj izdelek. V ozadju takšnih ljudi boste videti kot kompetenten strokovnjak, kar prispeva k oblikovanju osebne simpatije in zaupanja med vodjo podjetja in vami.
Iskalniki. Ne pozabite, da vam "iskalniki" omogočajo, da najdete veliko koristne informacije o vodji podjetja in poslu nasploh. Samo v vnosno vrstico vnesite ime firme ali podjetja in listajte po straneh eno za drugo in zagotovo boste lahko našli pomembne podatke, na katere niste niti slutili (promet podjetja, prihajajoči sodni postopki, tako naprej).
Slika
Poslovni slog je v poslovnem okolju splošno sprejet. Na pomembnih srečanjih ni dovoljeno nositi svetilnikov, kratkih hlač, odprtih čevljev, kratkih kril, kavbojk ali superg. A kot vsi vemo, so pri vsakem pravilu izjeme. Na primer, da bi bila pogajanja uspešna (z dobrimi obeti) in dala pozitivne rezultate (ugodnost v razmeroma kratkem času), se morate obleči nekoliko slabše od sogovornika. Poslovni slog je standard, vendar ni treba biti zelo vnet.
Spomnite se, da na primer dragi, oblečeni za srečanje z tujec, ne bodo dajali vtisa dobrega okusa (kot bi moralo biti), temveč namere, da bi od svoje stranke čim hitreje izvlekli denar, kar bo negativno vplivalo na odprto in konstruktivno komunikacijo. V praksi je veliko primerov, ko so ljudje na pomembne sestanke z vodji velikih podjetij prišli v puloverjih z raztegnjenimi rokavi, kratkih hlačah ali kavbojkah. Za trenutek si predstavljajte, da ste oblečeni v drago obleko za sestanek z direktorjem velikega in uspešnega podjetja. Kdo se bo prikazal v njegovih očeh? Najverjetneje kot "preoblečena" raca! Na takih srečanjih boste imeli malo možnosti, da bi zgradili konstruktiven in produktiven pogovor.
Kako je zaželeno videti na srečanju z določeno stranko, vam bo pomagalo ugotoviti prejšnjo fazo priprave na poslovni sestanek. Le z zbiranjem in analizo vseh informacij o naročniku in njegovem podjetju se boste lahko pravilno odločili. Na primer, če ste ugotovili, da vaša potencialna stranka, zelo resna oseba, obožuje luksuzne avtomobile, se aktivno ukvarja z dobrodelnostjo, je član javnih organizacij in političnih strank, se udeležuje različnih konferenc in seminarjev, je bil izvršni direktor 10 let je najbolje nositi klasično poslovno obleko (čisti čevlji, jakna, temne hlače, svetla srajca). Za dekle je povsem primerna črna obleka brez sijočih dodatkov. Ne poskušajte preobremeniti svojega videz dodatne "drobnarije", vse naj bo "v zmernosti"!
V primeru, da imate poslovni sestanek z vodjo mladega razvijajočega se podjetja, ki na trg dobavlja široko paleto oblačil za mlade, in ob tem ugotovite, da ima vaša stranka raje prost stil oblačenja in razmeroma mlad, je priporočljivo, da se oblači bolj svobodno. Poleg tega bo videti kot dodatek k pogovoru: poudarili boste svoj pozitiven odnos do smeri razvoja njegovih komercialnih dejavnosti.
Če ste iz svojih virov izvedeli, da se boste srečali z ustvarjalno in izjemno osebnostjo (to boste izvedeli s preučevanjem podrobnosti osebno življenje in različne fotografije) - poskusite se obleči zanimivo. Na primer, elegantni dodatki, neskladne barve, svetla kravata in vse ostalo, kar vam bo pomagalo, da se boste pred sogovornikom prikazali kot ista izjemna oseba, v kateri lahko vidi svojega zaveznika.
Kot vsi vemo, klasični slog predvideva temno dno in svetel vrh (običajno bel). Ko greste na pomemben poslovni sestanek – držite se to pravilo. Tudi pri izbiri barv in sloga upoštevajte, s kom se srečujete. To zelo preprosto pravilo vam bo vedno pomagalo videti izvirno in spektakularno. Hkrati ne pozabite na glavo. Da, dekleta z dolgi lasje morate jih skrbno postaviti v nekakšno pričesko.
V 5 minutah naredimo pozitiven vtis
Odhod na poslovni sestanek - ne pozabite, da boste imeli le nekaj sekund, da naredite dober vtis. Če nimate dovolj časa, boste običajno imeli še pet minut, da stvari uredite. Poskusite si predstavljati situacijo: v vaši pisarni potrka, vstopi nekdo z veliko torbo in vzklikne: "Pozor!" skuša vašo pozornost (in ostale zaposlene) usmeriti na kakšno knjigo v roki. Kaj si mislil o tej osebi v tistem trenutku? Želite, da vaša stranka o vas misli enako? Komaj! Zato morate vnaprej premisliti o vseh svojih dejanjih: kako boste vstopili na vrata, kaj boste povedali svojim poslovnim partnerjem itd.Ker ta članek govori o poslovnih pogovorih, vam predstavljamo naslednjo možnost. Ko odprete vrata, pozdravite svojo stranko in jo pokličite po imenu in priimku (ali imenu in srednjem imenu), da se prepričate, da je to oseba, s katero se boste srečali. Po tem se morate predstaviti, navesti svoje ime, položaj v podjetju, pa tudi točke, o katerih se morate pogovoriti, in povedati svoji stranki, da ste se takrat strinjali, da se z njim srečate. Poskusite v tem obdobju vzpostaviti očesni stik s sogovornikom. Če opazite, da je stranka zaposlena s papirji, preverite, ali se lahko zdaj pogovori z vami ali potrebuje nekaj časa, da dokonča tekoče posle. Če je oseba pripravljena na komunikacijo, lahko začnete.
Kako naj bo pogovor strukturiran?
Da bi vaš sogovornik razumel, da ima opravka s poslovno in resno osebo, najprej razglasite pravila srečanja. Na primer, lahko rečete tole: »Glavni namen našega srečanja z vami je določiti vaše trenutne poslovne cilje in ugotoviti, kako natančno vam lahko naše podjetje pomaga pri njihovem doseganju. Predlagam, da pogovor zgradite v dveh fazah. Na prvi stopnji vas bom vprašal majhna količina vprašanja, da bi razumeli glavne prednostne naloge vašega podjetja, na drugi stopnji - povedal vam bom, s katerimi od njih vam lahko pomaga naše podjetje. Mislim, da bo takšna konstrukcija pogajanj kar se da produktivna. Se strinjaš z mano?" Po pridobitvi soglasja sogovornika lahko nadaljujete s samimi pogajanji. Če stranki vaš načrt ni všeč, vprašajte, kakšno alternativo lahko ponudi.Za pravilno določitev potreb poslovnega naročnika mora dober pogajalec tekoče obvladati tehniko pravilnega sestavljanja vprašanj. Ta seznam lahko vnaprej natisnete na papir in vanj vnesete odgovore vaše stranke ali pa vsa vprašanja »obdržite« v spominu in orišete vse prejete informacije. Ne pozabite, da se mora pogovor razvijati logično, zato morate zelo natančno razmisliti o vrstnem redu vseh vprašanj. Za pripravo seznama vprašanj lahko uporabite naslednjo predlogo:
- Kako dolgo je vaše podjetje na trgu?
- Kdo je vaša ciljna skupina strank?
- Na katere trge ciljate (regije, regija, mesto)?
- Katere prednosti v primerjavi s konkurenco pritegnejo stranke v vaše podjetje?
- Kako se vaše podjetje razlikuje od konkurentov?
- S katerimi ponudniki storitev danes sodelujete?
- Zakaj ste izbrali tega dobavitelja?
- Poskusite oceniti delo svojega dobavitelja na desetstopenjski lestvici. Kakšno oceno boste dali?
- Kaj točno vam pri delu trenutnega dobavitelja ne ustreza?
- Katere prednosti bi po vašem mnenju moralo imeti naše podjetje, da bi lahko z vami gradili dolgoročno sodelovanje?
Pravilna predstavitev vaših izdelkov
Na prvi stopnji je vaša stranka večinoma govorila, postavljala pa je le vprašanja. Zdaj moraš govoriti. Nadaljnjo komunikacijo lahko zgradite tako, da bo stranka veliko spraševala, da bi mu razjasnili zanimivosti in razblinili dvome, ali pa da bo ves čas tiho, saj bo vse jasno in bo strinjam se s tvojimi besedami. Uspešna predstavitev storitev vašega podjetja je način, kako uspete prevesti vse informacije, ki jih je stranka pravkar posredovala v svojo korist, s poudarkom na kakovosti storitev, ki jih nudi vaše podjetje.
Na primer, če se je vaš sogovornik pritoževal nad kakovostjo dostave trenutnega ponudnika storitev ( pogosta zamuda naročilo, posledično "spodkopavanje" dela naročnikovega podjetja) - potrebno je poudariti, da pri sodelovanju z vašim podjetjem do takih situacij ne bo prihajalo, saj servis deluje nemoteno in pod stalnim nadzorom nadzorne službe, ki (najverjetneje) ni trenutnega ponudnika storitev. Konec koncev, če bi bilo, potem ne bi bilo takih zamud pri dostavi. Poleg tega lahko upoštevate, da je v pogodbi vašega podjetja navedeno, da bo dobavitelj v primeru neuspešne dostave plačal kazen ali zagotovil bonuse kot nadomestilo. Z drugimi besedami, svoji stranki pravno jamčite za izpolnjevanje vseh pogojev pogodbe, kar bo pomagalo zaščititi stranko pred tveganjem.
zaključki
Za uspešen poslovni pogovor z potencialne stranke- iti morate skozi več stopenj. Pripravljalna faza omogoča zbiranje in analizo vseh vrst informacij o osebnosti osebe (s katero bo sestanek) in podjetju, ki ga zastopa. Pri tem so lahko v pomoč informacije iz medijev, oglaševalskih virov in iskalnikov, koristen pa bo tudi obisk spletne strani podjetja.Pri izbiri oblačil se morate držati klasičnega sloga, če pa imate zanesljive informacije o identiteti stranke, s katero se srečate, sta mu lahko način in slog podobna.
Če želite ustvariti pozitiven vtis v petih minutah, objavite dnevni red sestanka in postavite čim več situacijskih vprašanj v fazi zbiranja informacij od sogovornika.
Zadnja faza je predstavitev, med katero sogovornika nastavite na to, da bo v sodelovanju z vašim podjetjem deležen več koristi.
Ministrstvo za izobraževanje in znanost Ruske federacije
Zvezna agencija za izobraževanje
Država izobraževalna ustanova višji strokovni
izobraževanje
"Habarovsk državna akademija ekonomija in pravo"
ESEJ
na temo: Poslovni sestanki in učinkovitost
njihovo izvajanje
Opravljen: študent 2. letnika
Skupine BU-62
Zagoruy Anna Eduardovna
Vodja: Zubareva Olga Yurievna
Habarovsk 2007
1. Organizacija poslovnega srečanja 3
2. Udeležba na poslovnem sestanku 4
3. Kaj in kako se pripraviti na poslovne sestanke 5
4. Vrste vedenja v pogajanjih 7
5. Seznam uporabljenih virov 9
Poslovna srečanja zavzemajo pomembno mesto v urniku aktivne osebe. Pomembno je, da lahko nadzorujete potek takih srečanj, sicer se lahko spremenijo v učinkovito orodje komunikacije v »požiralca« vašega časa.
V zadnjem času sem postal pogost udeleženec takšnih srečanj, zato želim tukaj govoriti o tem, kako iz njih kar najbolje izkoristiti in ne zapravljati časa zaman.
Na splošno obstajata dve možnosti za izvedbo takih srečanj: ali ste pobudnik takšnega srečanja ali pa ste povabljeni. Oglejmo si obe možnosti podrobneje.
Organizacija poslovnega srečanja
Ko si organizator, so niti nadzora v tvojih rokah. V tem primeru je pomembno kompetentno voditi potek pogajanj, ne da bi pri tem izgubili glavno stvar.
· Udeležence srečanja vnaprej obvestite o temi pogovora.
· Med sestankom naj vas ne motijo nenavadne teme. Vedno se poskušajte strogo držati glavne linije pogajanj.
· Če gre za več točk razprave, je pomembno, da se vsaki od njih ustrezno posveti (glede na prioritete).
Spremljajte obnašanje sogovornikov. Pomembno je čutiti njihovo razpoloženje in odnos do pogovora. Morda jih določena tema (predlog, možnost) ne zanima, morda se počutijo utrujene ali se jim mudi za druge stvari.
· Na koncu srečanja, ko so obravnavane vse pomembne določbe, je treba povzeti in se udeležencem zahvaliti.
Udeležba na poslovnem sestanku
Če ste povabljeni na poslovni sestanek, verjetno ne boste mogli vplivati na njegov potek. Vendar je vseeno bolje, da poskušate obdržati sestanek pod nadzorom.
· Najprej se morate vnaprej pripraviti na sestanek, da boste čim bolj učinkovito sodelovali v pogajanjih.
· Priporočljivo je imeti več možnosti za potek dogodkov, da bi bili pripravljeni na "nepričakovane obrate" pogovora.
Poskusite zapisati pomembne točke srečanja. Tako boste lažje spremljali potek pogovora, sogovorniku pa bo jasno, da z obravnavano temo mislite resno.
· Če nečesa ne razumete, vprašajte še enkrat (vendar ne prekinjajte!) in poskrbite, da vam bo jasno, za kaj gre. V nasprotnem primeru lahko pogajanja zapustite "brez ničesar".
Če ste na sestanku dobili vse, kar ste želeli, potem lahko končate pogajanja (ne da bi čakali, da jih organizator zaključi), potem ko povzamete sestanek in vprašate, ali so bile obravnavane vse točke sestanka.
Kaj in kako se pripraviti na poslovna srečanja?
Poslovna srečanja lahko razdelimo na pogovore in pogajanja. Pogovori vključujejo le izmenjavo pogledov, stališč, mnenj. Na primer, med pogovorom se strani lahko dogovorita o sodelovanju in začrtata nadaljnje korake. Pogovori so namenjeni iskanju rešitve problema skupnega interesa.
Pogovori in pogajanja so praviloma vnaprej načrtovana. V procesu pripravljanja pogajanj in pogovorov se je treba izogibati dvema skrajnostima. Ena skrajnost je, da se na pogajanja sploh ne pripravljamo, zanašamo se na improvizacijo, iskanje rešitve v pogajalskem procesu. Druga skrajnost je natančno razmišljanje o vseh fazah prihodnjega srečanja, pri čemer upoštevajte najmanjše podrobnosti, vse do pripomb in premorov. Obe skrajnosti sta škodljivi. V prvem primeru lahko pobuda popolnoma preide na partnerja. Pogajanja brez priprave lahko vašemu partnerju dajo idejo, da ste nesposobni za obravnavano vprašanje. Prekomerne podrobnosti lahko ovirajo enega od udeležencev pogajanj, že najmanjše odstopanje od predhodno začrtane sheme bo povzročilo zmedo in negotovost.
Bolj smotrno je opredeliti glavne točke sestanka, določiti linije ravnanja.
Glavni namen pogovora je izmenjava informacij, ki olajšajo proces priprave. Tema prihodnjih pogovorov je dogovorjena vnaprej. V procesu priprave je potrebno:
• začrtajte obseg vprašanj, o katerih želite razpravljati;
· pripraviti dokumente. da boste partnerju med pogovori posredovali argumente za sodelovanje z vašo organizacijo. ;
Oblikujte vprašanja, ki jih boste zastavili partnerju.
Ko se pripravljate na pogovor, si morate vzeti čas za partnerjeva vprašanja in njegova sporočila.
Priprava na pogajanja je bolj zapleten in odgovoren proces. Vključuje naslednje korake:
Identifikacija področij skupnega interesa;
vzpostavitev delovnega razmerja s partnerjem;
reševanje organizacijskih vprašanj (dnevni red, kraj in čas seje)
· oblikovanje rešitev in predlogov o obravnavanih vprašanjih.
Na potek pogajanj lahko vpliva okoliška barvna shema.
J. Sperber opisuje, kakšne reakcije povzročajo določene barve. Na primer, bele stene pisarne, kjer potekajo pogajanja, dobro odbijajo barvo in lahko povzročijo draženje, zato je bolje, da jim daste rahlo bež odtenek. Modra barvna shema sobe ustvarja vzdušje prevlade gostitelja in ne omogoča gostom, da se počutijo lahkotno. Bež in svetlo rjava sta dokaj nevtralna tona, temno rjava in siva pa lahko povzročita depresijo. Rdeči odtenki so ponavadi vznemirljivi in se dojemajo kot grozeči.
Nastavitve v barvna shema v veliki meri odvisna od kulturnih tradicij. Japonci imajo torej raje pastelne barve, Kitajci pa svetle, vpadljive. Tudi znotraj iste države je mogoče opaziti razlike v barvnih preferencah.
Vrste pogajalskega vedenja
Pogajanja so sestavni del poslovnih stikov. Poleg dobrega poznavanja predmeta razprave je potrebno obvladati tehniko pogajanja, pridobiti določeno strokovno usposabljanje. V razvitih državah se večina podjetnikov zna pogajati, vzpostavljena je tudi široka mreža izobraževalnih tečajev.
Prava praksa ne izključuje srečanja s partnerjem, ki uporablja vse vrste "umazanih trikov". Te tehnike je treba poznati in jih znati nevtralizirati.
Eno od starih pravil je bilo največ precenjevanje vstopne ravni . Ta tehnika pomeni vključevanje takšnih postavk, ki jih je kasneje mogoče neboleče opustiti, jih označiti za popuščanje in pričakovati podobne korake s strani pogajalskega partnerja. Takšno vedenje povzroča nezaupanje, sodobne metode ocenjevanja potenciala strank pa puščajo malo možnosti za njegovo uporabo.
Druga tehnika, blizu opisane - "postavljanje lažnih poudarkov v lastnem položaju" in kot ena od možnosti - dajanje predlogov, ki so za partnerja očitno nesprejemljivi. Ta taktika je v tem, da se na primer izkaže izjemen interes za rešitev nekega vprašanja, čeprav je to vprašanje za tega pogajalca v resnici drugotnega pomena.
Sprejem izsiljevanje je tudi blizu pravkar opisanim metodam. Razlika je v tem, kdaj se te tehnike uporabljajo. Če je uporaba prvih dveh značilna za začetek pogajanj, potem se izsiljevanje uporablja na koncu, ko stranki pristopita k podpisu pogodbe.
Metoda izsiljevanja je po svoji naravi blizu drugi metodi - vzpostavitev partnerja v brezupni položaj . V pogajanjih je spravljanje partnerja v brezizhoden položaj predvsem tveganje, da ga motimo. Tako dosežen dogovor verjetno ne bo trajen. AT najboljšem primeru lahko dobite nekaj začasnih koncesij.
Postavljanje zahtev v naraščajočem vrstnem redu. Ko vidi, da se partner strinja s postavljenimi zahtevami, postavlja vedno več novih.
Še en trik - "salama". Sestoji iz dejstva, da informacije o lastnih interesih, ocenah itd. Daje se v zelo majhnih porcijah po principu rezanja salame. Smisel sprejema je prisiliti partnerja, da prvi »razkrije svoje karte« in nato ustrezno ukrepa. Uporaba te metode se spremeni v umetno zavlačevanje pogajanj, predvsem v škodo cilja.
Dajanje namerno lažnih informacij ali blefiranje. Na splošno ta tehnika izginja iz arzenala sredstev pogajalcev, saj lahko v sodobnih razmerah postane njena uporaba zlahka in hitro očitna, kar vodi v izgubo ugleda.
Naslednji korak - dvojni pomen . Na primer, stranke so kot rezultat pogajanj razvile določen dokument. hkrati pa je ena od strank v besedilo »vložila« dvojni pomen, ki ga njen partner ni opazil, da bi nato sporazum interpretiral po svoje.
Ena najbolj produktivnih pogajalskih taktik je lahko postopno večanje kompleksnosti obravnavanih vprašanj . Ta taktika predlaga, da se najprej pogovorite o lažjih vprašanjih. Njihova rešitev ima pozitiven psihološki učinek na pogajalce, izkazuje možnost doseganja dogovorov.
Vredno odobravanja oblikovanje in posredovanje takih predlogov, ki bi prispevali k uresničevanju skupnih interesov , torej predloge, na katere bi lahko partner odgovoril pritrdilno. Včasih se pogajalski partner z vsebino predlogov strinja, samo besedilo pa se mu zdi nesprejemljivo.
Uporabno med pogajanji "Razčlenite problem na dele" namesto da bi poskušali težavo odpraviti takoj. Po razgradnji problema udeleženci preverijo, ali je mogoče doseči dogovor o vsakem elementu.
Seznam uporabljenih virov
1. Zeldovich B.Z. Poslovni pogovor: Vadnica/ B.Z. Zeldovich. - M .: Alfa - Press, 2007. - 456 str.
2. Kholopova T. I., Lebedeva M. M. Protokol in bonton za poslovneži/ T. I. Kholopova, M. M. Lebedeva. - M.: INFRA - M, 1995. - 368 str.
3. Sheinov V.P. Kako upravljati z drugimi. Kako upravljati s seboj: (Umetnost managerja) / V.P. Šejnov. - 2. izd., dod. - Minsk: Amalfeya, 1996. - 368s.
4. Shelamova G.M. Poslovna kultura in psihologija komunikacije / G. M. Shelamova. - 3. izd.. dodaj .. - M .: Založniški center "Akademija", 2004. - 160 str.
5. Poslovno komuniciranje. Poslovni bonton: Uč. dodatek za študente / I.N. Kuznecov. - M.: ENOTNOST - DANA, 2004. - 431s.
Učinkovitost uradnih poslovnih srečanj je v veliki meri zagotovljena s strogim spoštovanjem pravil in zahtev bontona, določenih za to situacijo, in skrbno pripravo na takšne dogodke.
Ko začnejo pripravljati prihajajoče poslovno srečanje, morajo njegovi organizatorji:
- - opredeliti njegov namen;
- - pripravi seznam vprašanj za razpravo in ga po možnosti razdeli udeležencem sestanka;
- - izberite in preučite potrebna gradiva in dokumente o teh vprašanjih;
- - omejite seznam udeležencev sestanka samo na tiste ljudi, od katerih je resnično odvisna uspešnost doseganja cilja;
- - napoveduje stališča strank, možna selitev srečanja in njihovi rezultati;
- - določiti jasen časovni okvir sestanka;
- - pripraviti prizorišče.
Vabljeni na poslovni sestanek naj se vabilu nemudoma odzove ali predlaga drugega kandidata za udeležbo na njem, če se zdi to bolj primerno.
Bonton uradnega poslovnega sestanka je niz pravil, ki urejajo obnašanje strank v postopkih pozdravljanja, predstavljanja, naslavljanja, sporazumevanja, izmenjave vizitka, slovo, izrazi zahvale za gostoljubje in uspešno izvedbo srečanja.
Lastnik pisarne pričaka goste na pol poti do vrat. Desno od njega je lahko njegov namestnik, levo - tolmač, če so gostje tujci. Gostje vstopajo v istem vrstnem redu, vodja skupine je pol koraka naprej. Tolmač gostitelj srečanja v jezik gostov predstavi člane skupine gostov, tolmač gost tolmači in predstavi gostitelje.
Po pozdravu organizator srečanja povabi goste k sejni mizi in jih povabi, da zasedejo svoje sedeže obrnjene proti oknu, proti svetlobi. To velja za vljudnost. Vendar pa gostje ne bi smeli sedeti proti oknom, ki gledajo na sončno stran: to lahko velja za znak nespoštovanja.
Vodje strank sestanka so praviloma postavljeni drug nasproti drugega, njihovi namestniki so desno od vsakega, tolmači pa levo. Ostali udeleženci srečanja so naključno razporejeni.
Pogovor na uradnem poslovnem sestanku naj se vedno začne s petimi ali šestimi splošnimi vprašanji: "Kako si letel?", "Kako si bil v hotelu?", "Kako poteka aklimatizacija, kako se počutiš?" in drugi Nikoli ne smete takoj govoriti o primeru.
Predstavitev udeležencev srečanja poteka z izmenjavo vizitk. Gostitelj sestanka vzame svojo vizitko in jo, rahlo dvigne telo, prenese vodji skupine gostov. (Ne smemo pozabiti, da Japonci in Južnokorejci vedno dobijo vizitko z obema rokama, saj so sprejeti, in nikoli z levo!) Če na sestanku ni veliko udeležencev, si lahko vsi prisotni izmenjajo vizitke. Lahko pa tudi vnaprej sestavite sezname z navedbo priimka, imena in očeta vsakega od udeležencev sestanka, njihovega položaja in kraja dela.
Po predstavitvi se začne pogovor. Vedno ga zažene gostiteljski gostitelj. Poslovni sestanek naj ne traja več kot dve uri. Po koncu srečanja lahko podelite spominke. Obstajajo različna stališča o tem, kdo naj to stori prvi: gostitelji ali gostje. Pomembno je, da spominki strogo ustrezajo rangu udeležencev srečanja. Vsem udeležencem, vodji skupine in njegovemu namestniku ni priporočljivo podarjati enakih daril.
Ob koncu srečanja gostitelj prvi vstane od mize, gre na kraj, kjer je srečal goste, in se od vsakega od njih poslovi. Ni priporočljivo zapuščati pisarne z gosti. Goste spremlja oseba, odgovorna za srečanje.
Poslovni bonton , ki ureja vedenje udeležencev uradnega poslovnega sestanka, zahtevajo:
- - pravočasen prihod na sestanek;
- - spoštovati tradicije in običaje, sprejete na ozemlju vašega bivanja;
- - ohranjati pozitiven odnos;
- - svoje misli izražajte jedrnato, jasno in jasno, ne oddaljujte se od teme;
- - pojasnjujejo okrajšave, okrajšave in posebne izraze, uporabljene v govoru;
- - pozorno poslušajte sogovornike, spremljajte odziv udeležencev srečanja na besede govorcev;
- - ne pozabite, da poslovni sestanek poteka v načinu dialoga in ne v monologu ene od strani;
- - ns kažejo nestrpnost do stališča drugih udeležencev sestanka, tudi če se bistveno razlikuje od vašega;
- - pozorno poslušati in pokazati pripravljenost na razpravo o stališčih nasprotne strani;
- - ne prekinjajte govorcev;
- - ostati miren in vljuden, tudi če sogovornik kaže agresivnost, razdražljivost ali nezmernost.
Protokolarni obiski, poslovni sestanki, pogovori in pogajanja so najpogostejše oblike mednarodne poslovne komunikacije.
Stranki se vnaprej dogovorita za dan in uro obiska. Natančno upoštevanje ure prihoda s strani obiskovalca je obvezno in strogo protokolarno pravilo. Kršitev tega pravila se šteje kot manifestacija nespoštovanja do osebe, ki prejme obisk, in zato lahko na najbolj negativen način vpliva na prihodnje odnose s to osebo. Zamujanje na noben uradni dogodek ni dovoljeno (čas prihoda je naveden v vabilu ali drugače). Ne upoštevajo se tako imenovane objektivne okoliščine - težave pri iskanju hiše, kjer se nahaja gostitelj, zamuda zaradi prometnih zastojev, nenadna okvara avtomobila itd. Zamujanje se pripisuje neprevidnosti obiskovalca in vedno pusti neprijeten priokus. V zvezi s tem je priporočljivo, da vnaprej razjasnite naslov (do predhodnega potovanja voznika do ustrezne hiše, odhoda na obisk, ob upoštevanju prezasedenosti mestnih ulic z vozili itd. ni vredno grajati, da pridete nekaj minut prej, počakate v bližini hiše, kjer bo obisk, in pridete do vhoda ob dogovorjeni uri. Priporočljivo je, da upoštevate pravila lokalnega protokola glede kodeksa oblačenja za obisk. Včasih lahko biti poslovna obleka, drugič je lahko običajna obleka, vendar v temni barvi. Mešana obleka ni dovoljena. Čevlji morajo biti temni.
Pomembno je, da vnaprej razmislite o vprašanjih, ki jih je treba zastaviti v pogovoru, kaj vprašati in kaj povedati sami. Takšen pristop bo omogočil največja korist izkoristite čas obiska. Po zakonih gostoljubnosti pobuda za pogovor pripada osebi, ki je obiskana.
Pomembno je, da gosta pravilno namestimo. Zaželena je sedežna garnitura v posebni sejni sobi. Vodja tuje delegacije sedi nasproti vodje delegacije države gostiteljice. Gostov ne morete postaviti za svojo mizo, pa tudi obrnjene proti sončni strani. V skrajnem primeru je treba okenske zavese spustiti. Gost se usede, potem ko se usede gostitelj. Med obiskom postrežejo kavo ali čaj, lahke prigrizke in vino, odvisno od lokalne prakse.
Protokolarni obisk traja praviloma 10-15 minut, lahko pa tudi dlje, če sta za to zainteresirani obe strani. Ko greste na obisk k visoki osebi, je koristno osebje vnaprej povprašati, koliko časa ima ta oseba. Pobuda za odhod od morebitnega obiska ostane gostu. Izjema so obiski pri predsedniku države, kjer avdienco zaključi "gostitelj". V nekaterih državah, zlasti z monarhično ureditvijo, ni navada, da bi voditelj postavljal vprašanja. Voditelj pogovora vodi .
V medbančnih pogajanjih je sposobnost vodenja pogovora kompleksna veščina, ki jo mora obvladati vsak zaposleni, ne glede na njegov položaj ali čin. Obvladovanje te umetnosti je poklicna dolžnost bančnih uslužbencev. Medbančnih pogajanj se praviloma udeležijo osebe, ki so posebej pooblaščene za vodenje takih pogajanj, ali visoki uradniki teh institucij. Poslovni pogovori potekajo sproščeno, v obliki dialoga, brez uporabe referenčnih materialov, dosjejev, zapiskov. Udeleženci poslovnega pogovora bi morali imeti veliko erudicijo na področju svojih poklicnih dejavnosti, pa tudi na različnih področjih gospodarstva, politike, znanosti, kulture in imeti v mislih ogromno specifičnih dejstev, povezanih s predmetom razprave v teh medbančna pogajanja. Po možnosti. da se udeleženci tovrstnih pogajanj spomnijo, da se v skladu s protokolarno tradicijo skoraj vsak pogovor po medsebojnih pozdravih začne s pogovori o dogodkih v kulturnem življenju, o novih knjigah, filmih, koncertih, likovnih razstavah itd. Za ustrezno zastopanje vaše banke ali podjetja v poslovnih pogajanjih morate biti dobro izobražen, razgledan sogovornik. Priporočljivo je, da se pred začetkom pogajanj pripravite na morebiten pogovor za argumentirano obrambo
položajih. Po potrebi podajte uradno izjavo. Slednji se bere strogo v skladu z besedilom, saj je vsaka beseda v njem temeljnega pomena. V mednarodni praksi se to šteje za običajno in se pogosto izvaja. Besedilo uradne izjave se nato posreduje sogovorniku.
Med pogajanji je zelo pomembno doseči popolno razumevanje sogovornika. Nerazumljive točke je potrebno dodatno pojasniti. Memorandum ali kateri koli drug dokument, predan med poslovnim pogovorom, je treba takoj po prejemu natančno prebrati.
V formalnem pogovoru je treba nenehno vzdrževati duh vzajemnega interesa, saj si vsak prizadeva od sogovornika izvedeti tisto, česar še ne ve. Ne moreš pogovora spremeniti v kviz, ko eden ves čas sprašuje, drugi pa samo odgovarja. V pogovoru morata imeti obe strani možnost povedati vse, kar mislita, da je potrebno. Struktura odnosov med ljudmi je bistvena za doseganje medsebojnega razumevanja. Znane so naslednje vrste odnosov: enakovredni (ko obstaja popolno ujemanje položajev partnerjev); prehodno (ko stran "A" deli položaj strani "C" in stran "C" in stran "B" prav tako deli položaj strani "C"); simetrično (ko obstaja skupno stališče le o glavnih vprašanjih).
Prisotnost ali odsotnost zaupanja med partnerji močno vpliva na proces vodenja poslovnih pogajanj. Nedvomno je pomembnost osebne kvalitete pogajalci. V svetovni praksi pet največ pogosti vzorci psihološki odnosi, ki prispevajo ali ovirajo pogajalski proces. To je strah pred poslovnim stikom, dvomi (strah pred napakami), negativna naravnanost, simpatija, pozitivna naravnanost. Nedvomno se v procesu komuniciranja pojavljajo vsi našteti psihološki modeli, prevladuje pa kateri koli.
Praksa mednarodnih pogajanj kaže, da v primeru simetričnih in enakovrednih odnosov razprava o vprašanjih poteka z največjo učinkovitostjo. V primeru prehodnih razmerij je možna tudi pozitivna rešitev obravnavanih vprašanj. Skupna želja po dogovoru, dobro poznavanje partnerja in zaupanje vanj pripomorejo k uspešnemu vodenju pogajalskega procesa. Vsa pogajanja so človeška komunikacija, med katero udeleženci drug drugega obveščajo o svojem položaju, vplivu na partnerja s svojim intelektom in čustveno-voljnimi lastnostmi.
Predhodna priprava- nepogrešljiv pogoj za uspešna pogajanja o bančni politiki ter finančnih in gospodarskih težavah. Med pripravo je treba ugotoviti:
Raven usposobljenosti udeležencev srečanja;
Stopnja znanja tujega jezika udeležencev srečanja;
Informacije o njihovih družbenih, kulturnih, ideoloških, čustvenih in starostnih značilnostih.
Praviloma so najuspešnejša pogajanja med ljudmi s podobnimi interesi. Za pogovor pogajalcev s približno enako stopnjo usposobljenosti je praviloma značilna najbolj ustrezna izmenjava informacij.
Po potrebi naj udeleženci pogajanj med pogovorom stopijo v razpravo in zagovarjajo svoje interese. Dokaz o nezadostni usposobljenosti zaposlenega je prenagljena izjava: "To bom prijavil vodstvu banke (podjetja, podjetja)." S takšno izjavo ne smete hiteti, saj lahko z določeno zadržanostjo, vztrajnostjo in prilagodljivostjo ustrezno zaščitite interese svoje banke (podjetja). Vendar pa je nemogoče izključiti primere, ko je treba dati ravno tak odgovor, ki je naveden zgoraj.
Prijazen, vljuden odnos do ljudi, pozornost in družabnost, sposobnost začeti in vzdrževati pogovor, sposobnost vabljivosti so potrebne lastnosti, ki bodo vsakemu pogajalcu pomagale vzpostaviti prijateljske in profesionalne stike.
V skladu z mednarodnim bontonom poslovna pogajanja potekajo le v mirnem tonu, tudi če je tema pogovora neprijetna. Povzdignjeni toni, osebne žalitve in izrazi ogorčenja so nesprejemljivi. Ena od funkcij protokola je prav ta, da pomaga ohranjati normalne odnose med udeleženci v pogajanjih, da iz razprave izloči vse, kar ni neposredno povezano s primerom. Pohvalni stavek: "Prosim, sprejmite izraze mojega spoštovanja do vas" ima globok pomen in je sestavni del diplomatskega protokola.
Vodenje večstranskih pogajanj oz
mednarodne konference- najtežje in
odgovorno poslovanje za oddelke zunanjih odnosov in
protokolarne storitve različnih bank ali podjetij. Takšna
pogajanja (konference) potekajo z velikim številom
udeležencev in pripravljalna dela zahtevajo stroške
velik napor. Treba je skrbno preučiti in
organizirati izvedbo programa
Postopek srečanja s tujci;
Osebna sestava sestankov z naše strani;
Udeležba predstavnikov tujih institucij, akreditiranih v Ruski federaciji;
Sodelovanje predstavnikov tiska, televizije in radia;
Predstavitev cvetja;
Pozdravni govori;
namestitev v hotelu;
Poslovni del programa (pogajanja, sestanki, pogovori);
Sprejemi, zajtrki, kosila itd.;
Potovanje po državi;
Končne žice.
Namen pogajanj na takšnih srečanjih in konferencah so lahko različni finančni in gospodarski problemi; sklepanje pogodb, sporazumov ali pogodb; upoštevanje rezultatov njihovega izvajanja; razprava o drugih vprašanjih skupnega interesa itd. V nekaterih primerih udeleženci dvostranskih ali večstranskih pogajanj obravnavajo en problem v vseh njegovih vidikih. V drugih primerih se pogajanja odlikujejo po svoji raznolikosti. Ključni trenutek vsa pripravljalna dela za bilateralna ali multilateralna pogajanja - izdelava smernic, ki določajo delovanje (delo) delegacije na pogovorih. Hkrati z oblikovanjem stališča do vprašanj, obravnavanih na seji, se oblikuje seznam udeležencev seje. Sestava in raven udeležencev v medbančnih in drugih pogajanjih je odvisna od pomena, ki ga udeleženci pripisujejo temu sestanku. Na pogajanja so praviloma poslani predstavniki približno iste ravni,
Vodja delegacije je odgovoren za delovanje vseh članov delegacije in vsakega posebej. Zato mora vodja delegacije popolnoma obvladati predmet pogajanj, dobro poznati vsakega zaposlenega, njegove poklicne in osebne lastnosti. Šele ob izpolnjevanju teh pogojev bo vodja delegacije lahko uspešno opravljal svoje funkcije in zagotavljal maksimalno učinkovitost dela udeležencev srečanja. Pravilna izbira zelo pomembno je tudi pomožno osebje delegacije. Takšno osebje vključuje prevajalce, stenografe, voznike, gospodinjske delavce itd.
Za uspešna pogajanja morajo imeti člani delegacije enciklopedično stopnjo izobrazbe, visoko strokovnost, govorništvo in temeljito pripravo posebej na prihajajoče srečanje.
ekonomski pogled, sposoben hitro oceniti bistvo vsakega problema, je bolj primeren za medbančna pogajanja kot specialist ozek profil. Poznavanje postopkovnih pravil, precedensov, metod učinkovita rešitev organizacijska vprašanja, sposobnost dela z dokumenti, poznavanje tuji jeziki- tudi vse te lastnosti. potrebno za udeleženca poslovnega srečanja. Za uspešno delo je pomembno znanje tujih jezikov, zato vam kabina omogoča hitro sklepanje poslovnih poznanstev in uspešno komunikacijo s predstavniki tujega tiska. Znanje tujih jezikov ima posebno vlogo pri bilateralnih in še posebej multilateralnih pogajanjih, konferencah, saj se priprava dokumentov običajno izvaja v enem od tujih jezikov, na primer v angleščini. Poznavanje predmeta pogajanj in tujih jezikov vam omogoča, da najdete najbolj natančno in sprejemljivo besedilo za vse udeležence v pogajanjih.
Prihajajoča pogajanja
predpriprava temeljnih
dokumenti in. drugi delovni materiali. Na srečanju je bilo obravnavanih več kategorij dokumentov.
Prva kategorija dokumentov odraža stališče udeleženca srečanja o številnih vprašanjih in vsebuje priporočila za reševanje vprašanj, obravnavanih v prihodnjih pogajanjih. Druga kategorija so osnutki različnih sporazumov, protokolov ali pogodb, ki bodo podlaga za pogajanja. Tretja kategorija dokumentov so osnutki sklepov oziroma sporazumov o nameri.
Zapisi so uporabna podpora za razprave o temi srečanja. Zapiski se uporabljajo med posvetovanji na predvečer sestanka in med pogajanji.
Zbiranje dosjejev o različnih vprašanjih, ki bodo obravnavana na prihodnji seji, je sestavni del pripravljalnega dela. Na podlagi dosjeja se pripravljajo besedila govorov, gradiva za pogovore s pogajalskimi partnerji, dokumenti, reference itd.
Dosje sestavljajo uradna potrdila in dokumenti o partnerju, izrezki iz časopisov, revij in drugo gradivo, ki vsebuje podatke o tujem partnerju. Učinkovitost dela med pogajanji je v veliki meri odvisna od kakovosti pripravljenih dosjejev.
Preden začnete pogajanja, je zelo pomembno, da vnaprej ugotovite stališča udeležencev in ne morete pojasniti svojega. Rešitev tega problema se izvaja s korespondenco po teleksu ali telefaksu, v okviru dvostranskih srečanj in posvetovanj. To delo se izvaja v vseh fazah priprave na pogajanja. Na začetni fazi poudarek je na razjasnitvi stališč pogajalskih partnerjev. Na predvečer seje, ko se določijo stališča, je glavna pozornost namenjena argumentirani predstavitvi stališč.
Po dogovoru o sestanku se stranki dogovorita za kraj sestanka in trajanje pogajanj. Pogajanja so priporočljiva, ko se stranki zavedata, da je rešitev problema možna le s skupnim trudom in če želita stranki urediti skupne interese.
Medsebojno razumevanje, volja in partnerstvo so nujni za uspešno pogajanje, a najpomembnejša od vseh treh je volja. Brez volje do medsebojnega razumevanja ne bo dogovora.
Glede na resnični odnos strank do doseganja rezultata so pogajanja razdeljena v tri kategorije. Prvi je, ko je ena od strani zainteresirana za preprečitev dogovora (ali kaže brezbrižnost). Drugič, ko ena od strani kaže zmeren, a premalo močan (ali nujen) interes za doseganje rezultatov. Tretja kategorija je, ko si obe strani prizadevata doseči pozitivne rezultate. Če vsi udeleženci obravnavajo pogajanja, kot da gre za pogajanja tretje kategorije, tj. pokazati skupni interes za dosego dogovora.
pogajalski proces bo verjetno hitro uspel. Enak rezultat je verjeten, ko jih en del pogajalcev označuje za pogajanja tretje kategorije, drugi del pa za pogajanja druge kategorije. Uspeh je malo verjeten, če bodo vsi udeleženci na pogajanja gledali kot na drugo kategorijo. Praktično je nemogoče doseči pozitivne rezultate, če kdo od udeležencev pogajanja uvrsti v tretjo kategorijo.
Za uspeh pogajanj je še posebej pomembno, da prvotno deklarirani maksimum visoke zahteve eden ali drugi udeleženec ni prestrašil ostalih. Na prvi stopnji je pomembno čim bolj popolno in globlje poznati stališča pogajalcev. Če na tej stopnji kot rezultat izmenjave mnenj udeleženci pridejo do zaključka, da pri glavnih vprašanjih njihovi skupni interesi prevladajo nad nasprotji, potem se pojavijo pogoji (možnosti) za nadaljevanje pogajanj. Naloga druge faze je določitev parametrov bodoče pogodbe, sporazuma ali dogovora. Na tej stopnji je pomembno odpraviti razlike pri ključnih vprašanjih in doseči za vse sprejemljiv pristop k rešitvi glavnega problema. Na tretji in zadnji stopnji se udeleženci osredotočijo na razvoj končnih dogovorov o celotnem spektru vprašanj bodočega sporazuma ali pogodbe. V tej fazi so pogajanja še posebej intenzivna in zahtevajo aktivno sodelovanje specialistov in strokovnjakov. Pri dokončnem oblikovanju pogodbenih členov so v delo vključeni pravniki.
Med samimi pogajanji lahko pride do nepredvidenih okoliščin, ki bodo zahtevale dodatno izpopolnitev členov pogodbe, pa tudi določeno prilagoditev stališč. V takih primerih je treba pokazati ne samo trdnost, ampak tudi prilagodljivost, pripravljenost na medsebojna popuščanja in sprejemljive kompromise. Seveda mora biti želeni kompromis obojestransko sprejemljiv in obojestransko koristen. Vsaka stran se mora naučiti iz kompromisa
določeno korist. Koncesija, ki pospešuje napredek pogajanj, je vedno upravičena. Rigiden, neposreden pristop, ki izključuje kompromise, ne vodi do pozitivnih rezultatov v pogajanjih.
Uspeh pogajanj je možen le ob upoštevanju ne le lastnih temeljnih interesov, temveč tudi interesov partnerja. Na tej podlagi se porajata zaupanje in medsebojno razumevanje, ki sta tako potrebna za uravnoteženo in sporazumno rešitev vseh kompleksnih vprašanj.