Paano magsulat ng mga liham ng kumpanya. Mga mandatoryong talata ng liham sa direktor. Ang sulat ay dapat may pamagat

Ang isang liham ng negosyo ay isa sa mga pangunahing kasangkapan sa komunikasyon sa anumang negosyo. Ang isang mahusay na nakasulat na liham ng negosyo ay makakatulong na lumikha ng isang positibong impresyon ng kumpanya. At ang isang hindi magandang nakasulat na liham ay maaaring pumatay sa iyong buong reputasyon. Naisulat na namin ang tungkol sa mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo, ngayon tingnan natin ang mga tiyak na halimbawa ng mga liham ng negosyo.

mga halimbawa ng liham ng negosyo

Maraming uri ng liham pangnegosyo - mga panukala sa negosyo, liham ng reklamo, liham ng pasasalamat, liham ng pagtanggi, cover letter, mga sulat ng garantiya, impormasyon at iba pa. Ang mga prinsipyo ng kanilang compilation ay halos hindi naiiba sa bawat isa. Tumingin muli upang maiwasan ang mga pagkakamali.

Mga Halimbawa ng Liham Salamat

Halimbawa ng liham ng garantiya

Halimbawang sulat ng tugon

Ito magandang halimbawa kung ano ang maaaring hitsura ng isang magalang na liham ng pagtanggi:

Isang halimbawa ng liham ng impormasyon

Halimbawa ng liham ng reklamo

Mga halimbawa ng mga liham sa English sa business correspondence

Sa kasamaang palad, hindi lahat ay may mataas na antas ng kasanayan sa Ingles. At kadalasan ay medyo naliligaw ang mga manager kapag kailangan nilang sumulat ng business letter wikang Ingles. Kung kahit na sa mga taong Ruso ay hindi laging magkaintindihan sa mga sulat, kung gayon ano ang masasabi natin tungkol sa isang wikang banyaga? Ang pinakamahusay na paraan sa sitwasyong ito ay ang paghahanap ng mga katulad na titik at gumamit ng mga parirala na angkop mula sa kanila sa iyong liham. Halimbawa, narito ang tatlong halimbawa ng mga liham pangnegosyo sa Ingles: isang liham ng pasasalamat sa kliyente, isang liham na naglilinaw sa mga tuntunin ng transaksyon, at isang liham bilang tugon sa isang alok sa pagbili. Ang bawat file ay naglalaman ng isang bersyon ng liham sa Ingles at ang pagsasalin nito sa Russian.
Mag-download ng liham ng pasasalamat sa kliyente sa Ingles.
I-download ang liham na may mga tuntunin ng deal sa English.
Mag-download ng sulat ng tugon sa isang alok sa pagbili sa English.

Istraktura ng liham pangnegosyo

Ang isang malinaw na istraktura ay isang ipinag-uutos na katangian ng isang liham ng negosyo. Makakatulong ito sa tatanggap na mabilis na maunawaan ang kahulugan ng nakasulat at mabawasan ang oras upang basahin ito. Ang isang liham pangnegosyo ay binubuo ng mga sumusunod na pangunahing bahagi:

1. Pamagat (paksa ng liham). Sa pamagat ng liham, dapat mong isulat ang maikling layunin o diwa nito. Walang abstract na parirala ang maaaring gamitin dito. Dapat na malinaw sa addressee sa pamamagitan ng heading lamang kung tungkol saan ang sulat. Halimbawa, "Sa pagbabago ng mga presyo para sa supply ng mga produkto" o "Proposisyon sa negosyo para sa pakikipagtulungan sa kalakalan sa kumpanyang XXX".

2. Pagbati. Ang pagbati na "Dear + First Name Patronymic!" ay itinuturing na tradisyonal sa mga liham ng negosyo. Gayunpaman, ang pangalan ay hindi kinakailangan. Maaari mo ring tugunan ang addressee sa pamamagitan ng kanyang posisyon: "Dear Mr. Director!". Gayunpaman, tandaan na ang pagtugon sa pangalan ay medyo binabawasan ang sikolohikal na distansya at binibigyang-diin ang maayos na relasyon sa negosyo. Kung ang liham ay naka-address sa isang grupo ng mga tao, pagkatapos ay pinahihintulutan na isulat ang "Mahal na mga kababaihan at mga ginoo!", "Mahal na mga kasosyo!" at iba pa. Ang paggamit ng mga pagdadaglat na "Mr", "Ms" o mga inisyal ay nakikita bilang isang tanda ng kawalang-galang, kaya subukang iwasan ito.

3. Isang pahayag ng layunin ng pagsulat ng isang liham, ang kakanyahan nito, ang pangunahing ideya. Ito ang pangunahing bahagi ng liham. Dito ka direktang sumulat tungkol sa mismong dahilan ng pagsulat ng liham.

4. Ang iyong mga mungkahi para sa paglutas ng problemang ito, mga rekomendasyon, mga kahilingan, mga reklamo. Ang mga liham na pangnegosyo ay halos palaging nagsasangkot ng isang partikular na reaksyon ng addressee (maliban sa mga liham na puro nagbibigay-kaalaman). Samakatuwid, mahalagang ilarawan hindi lamang ang problema mismo, ngunit mag-alok din ng iyong sariling mga pagpipilian para sa paglutas nito. Kung nagsusulat ka ng reklamo, pagkatapos ay hilingin na gumawa ng naaangkop na aksyon, kung gagawa ka ng alok ng pakikipagtulungan, pagkatapos ay ilarawan ito posibleng mga opsyon. Sa isang salita, ang tatanggap ng iyong liham ay hindi lamang dapat maunawaan ang "kung ano" ang gusto mo mula sa kanya, ngunit maunawaan din ang "kung paano" iminumungkahi mong ipatupad ito. Pagkatapos ito ay magiging isang tunay na liham ng negosyo.

5. Maikling buod at konklusyon. Sa pinakadulo, mabubuod natin ang lahat ng nasa itaas. Gayunpaman, hindi laging posible na gawin ito nang maikli. Sa kasong ito, hindi sulit ang pagsusulat sa ilang pangungusap kung ano ang inilarawan mo sa unang dalawang talata. tandaan mo, yan matalik na kaibigan ang isang liham pangkalakal ay maikli. Samakatuwid, sa karamihan ng mga kaso, sapat na upang ikulong ang ating sarili sa mga pariralang "Inaasahan ko ang matagumpay na pakikipagtulungan", "Hinihintay ko ang iyong sagot sa isyung ito", at iba pa.

6. Lagda. Ang isang liham pangnegosyo ay nilagdaan na may posisyon, pangalan at apelyido ng nagpadala na may tradisyonal na pariralang "Magalang". Posible rin ang iba pang mga opsyon: Best wishes”, “Taos-puso sa iyo”, at iba pa, depende sa lapit ng iyong pakikipag-ugnayan sa tatanggap. Ang pariralang "Magalang" ay ang pinaka-unibersal, kaya kung may pagdududa kung paano ito magiging mas angkop na mag-subscribe, pagkatapos ay gamitin ang pariralang ito at tiyak na hindi ka makaligtaan.

Gayundin, hindi magiging labis na magdagdag ng mga opsyon sa pakikipag-ugnayan sa iyo sa lagda: iba pang mga email address, numero ng telepono sa trabaho, skype. Ang pakinabang nito ay hindi lamang na ang tatanggap, kung ninanais, ay magagawang mabilis na makipag-ugnay sa iyo sa isang maginhawang paraan, ngunit sa paraang ito ay maipapakita mo ang iyong pagiging bukas at kahandaang makipag-usap sa addressee.

At huwag kalimutan na ang isang opisyal na liham ay una sa lahat ng isang dokumento. Samakatuwid, ang pagpapabaya sa mga patakaran para sa pag-compile nito, hindi mo mababawi ang pagkasira ng reputasyon ng iyong kumpanya at ang iyong sarili bilang isang espesyalista.

Ang isang mahalagang katangian ng anumang negosyo ay ang pagsusulatan sa negosyo. Ang mga empleyado ng bawat negosyo ay nakikipag-usap sa mga kasamahan at customer, sa mga supplier at consumer. Sa pangkalahatan, ang pang-araw-araw na gawain ng anumang opisina ay tiyak na kasama ang pakikilahok sa mga sulat.

Na araw-araw ang karamihan ng mga empleyado sa mga negosyo at organisasyon ay nagpapadala at tumatanggap ng maraming mensahe, hindi lahat ay sumusunod itinatag na mga pamantayan at mga tuntunin para sa kanilang paglikha. Lumalabas na ang pagsulat ng isang liham pangnegosyo ng tama at tama ay hindi gaanong simple. Mayroong ilang mga kinakailangan at pattern na inilalapat sa mundo at nauugnay sa daloy ng trabaho. Kasama sa mga ito ang mga patakaran para sa pagsulat ng isang liham ng negosyo, pati na rin ang mga pangunahing punto tungkol sa disenyo.

Kapag bumubuo ng isang mensahe sa isang third-party na organisasyon o sa isang kasamahan lamang sa isang kalapit na departamento, dapat kang sumunod sa isang mahigpit na istilo (maliban sa magiliw na sulat, kung saan walang mga paghihigpit). Huwag gumamit ng masyadong emosyonal na mga salita kahit na ilarawan ang kahalagahan ng transaksyon o ang kasiyahan ng mga nasubok na produkto. Ang isang liham ng negosyo ay dapat na malinaw, maigsi at makatwirang pinigilan.

Ang mensahe ay dapat magsimula sa addressee. Kung ito ay inilaan para sa isang empleyado ng isang third-party na organisasyon, dapat mong tiyak na ipahiwatig ang pangalan nito, posisyon ng tatanggap, pati na rin ang kanyang buong pangalan. Sa kaso kung ang dokumento ay nananatili sa loob ng kumpanya, ang isang apelyido na may mga inisyal ay sapat (maaari mo ring idagdag ang posisyon na hawak).

Ang isang liham pangnegosyo sa isang third-party na organisasyon ay dapat na nakasulat sa letterhead ng kumpanya (hindi alintana kung ito ay ipapadala sa elektronikong paraan o sa papel na anyo). Sa kawalan nito, maaari mo lamang ipahiwatig ang mga detalye ng nagpadala sa "header" ng dokumento.

Bago ka magsimulang mag-compile ng isang teksto, kailangan mong isipin ang tungkol sa istraktura nito, tukuyin ang mga pangunahing tesis at layunin ng pagsulat. Gagawin nitong mas madali ang proseso ng pagsulat. Ang liham ay dapat magtapos sa isang pirma, na nagpapahiwatig hindi lamang ang pangalan ng nagpadala, kundi pati na rin ang posisyon, pati na rin ang pangalan ng negosyo na kanyang kinakatawan.

Kapag nagsusumite ng alok potensyal na kliyente o kasosyo sa huli, tiyak na dapat kang magpahayag ng pasasalamat sa pakikipagtulungan at pag-asa para sa karagdagang magkasanib na gawain.

Bilang karagdagan sa mga panuntunang ginagamit sa pagsusulatan sa negosyo, mayroon ding mga rekomendasyon. Halimbawa, ang anumang dokumento na naka-address sa isang partikular na tao ay dapat magsimula sa mga salitang "iginagalang" na may buong pangalan, hindi mga inisyal. Hindi na kailangang gumamit ng mga pagdadaglat sa mga titik, halimbawa, isulat ang "uv." o bawasan ang posisyon ng addressee, ang kanyang lugar ng trabaho.

Ang pamamahala ng internasyonal na dokumento ay itinuturing na pinakamahirap, dahil ang bawat estado ay may sariling mga nuances ng komunikasyon, at ang wika kung saan kailangan mong makipag-ugnayan sa mga dayuhang kasosyo ay hindi palaging malinaw sa manunulat ng liham, kaya kailangan mong gamitin ang mga serbisyo ng mga tagasalin. Bago gamitin ang mga serbisyo ng naturang espesyalista, dapat itong linawin kung alam niya kung paano magsulat ng isang liham ng negosyo sa Ingles, o kung pinag-uusapan natin ang isang banal na literal na pagsasalin. Kung ito ay binalak upang mapanatili ang daloy ng mga dayuhang dokumento patuloy, ito ay mas mahusay na upa ng isang empleyado na alam sapat Wikang banyaga para gumawa ng business letter dito.

Sa pangkalahatan, ang pagkamit ng gawain sa maraming aspeto ay nakasalalay sa kung paano iginuhit ang dokumento at kung paano ito idinisenyo. Kaya't sa anumang kaso ay hindi mo dapat maliitin ang kahalagahan ng etika sa negosyo kapag nakikipag-usap.

Ang isang mahalagang at mahalagang bahagi ng modernong sulat sa negosyo ay isang liham ng kahilingan. Ang mga halimbawa at mga halimbawa ng mga salita na ipinakita sa artikulo, pati na rin ang ipinahiwatig na mga patakaran para sa pagsulat nito, ay makakatulong sa iyo na maayos na mabuo ang kinakailangang teksto at ayusin ito alinsunod sa mga kaugalian ng trabaho sa opisina. Nag-aalok kami sa iyo hakbang-hakbang na gabay para sa pagsulat ng ganitong uri ng aplikasyon.

Pangkalahatang Impormasyon

Ang isang sulat ng kahilingan ay may kaugnayan sa mga kaso kung saan ang may-akda nito ay kailangang makatanggap ng anumang impormasyon, mga dokumento, gumawa ng isang deal o iba pang mga aksyon sa negosyo mula sa ibang mga tao. Maaari itong ipadala pareho sa pangalan ng isang partikular na tao (pinuno, direktor, pinuno ng departamento, atbp.), at sa address ng buong organisasyon sa kabuuan. Ang iyong kahilingan para sa tulong ay dapat sumunod sa mga tuntuning karaniwang tinatanggap sa mga sulat sa negosyo.

Ang sulat ay ang mukha ng kumpanya, kahit na ang maliliit na bagay ay mahalaga. I-print ito sa letterhead na nilagdaan ng isang awtorisadong tao at nakatatak (kung mayroon). Maging responsable para sa pagpili ng font, laki nito at posisyon ng teksto sa pahina. Huwag pabayaan ang mga margin, pulang linya at mga talata. Kadalasan ang unang impression ay ginawa sa pamamagitan lamang ng pagtingin sa dokumento.

Hakbang 1: Pagtukoy ng Patutunguhan

Kung sumulat ka ng isang impersonal na liham sa isang tiyak na kumpanya, malamang na mapupunta ito sa pagtanggap o opisina, pagkatapos ay sa tagapamahala, at sa wakas sa direktang tagapagpatupad. Ipahiwatig ang tamang buong pangalan ng organisasyon sa "cap" ng teksto, pinakamahusay na idagdag din ang legal na address.

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang pinakamahusay na opsyon ay isinasaalang-alang upang ipahiwatig ang isang partikular na addressee, iyon ay, isang personal na tinutugunan na kahilingan para sa tulong. Palaging subukang tugunan sa pamamagitan ng pangalan at patronymic. Halimbawa, "Mahal na Alexander Viktorovich!" o "Mahal na Ginoong Schwartz!". Kaya, ikaw, una, ay nagpapahayag ng iyong paggalang sa tao, at pangalawa, ang isang kahilingan na hinarap sa isang partikular na tao ay nagpapataw ng ilang mga obligasyon sa kanya, responsibilidad para sa pagsasaalang-alang at pagpapatupad nito.

Sa ilang sitwasyon, lohikal na gumamit ng grupo ng mga tao, isang partikular na pangkat o bahagi nito bilang isang addressee. May kaugnayan din ito sa mga kaso kung saan ang isang sulat ng kahilingan ay ipinadala sa ilang mga address. Gumamit ng mga salita tulad ng: "Mahal na mga kasamahan!", "Mahal na mga accountant!" atbp.

Stage 2: Papuri

Mabuti kung ang opisyal na liham ng kahilingan ay naglalaman ng papuri na may kaugnayan sa addressee nito. Sa paggawa nito, tila sinasagot mo ang kanyang likas na tanong: "Bakit mo ako tinutugunan ng tanong na ito?". Maaari mong tandaan ang mga nakaraang merito at personal na katangian ng isang tao, ang katayuan ng kumpanya, atbp. Sa partikular, gamitin ang sumusunod na mga salita: "Ang iyong kumpanya ay isang nangungunang supplier...", "Marami kang natulungan sa paglutas ng mga kumplikadong isyu sa lugar na ito...", "Ang iyong organisasyon ay isang nangungunang eksperto sa merkado sa larangan...", atbp. Huwag kalimutan na angkop ang isang papuri kapag ang liham ng kahilingan (mga halimbawa at mga halimbawa sa teksto) ay hindi karaniwan at kailangang mapagtagumpayan ang addressee. Ituon ang kanyang pansin sa mga katangian at merito na nauugnay sa pagtupad sa iyong kahilingan. Gayunpaman, hindi namin inirerekomenda ang pagtawid sa isang napakanipis na linya sa pagitan ng mabuti at tamang papuri at bastos na pambobola.

Stage 3: Patunayan ang kahilingan

Anumang kahilingan ay dapat na katwiran, dahil ang addressee ay dapat malaman kung bakit mo siya tinutugunan partikular. Kaya makatuwirang dalhin ito sa puso ng bagay. Naka-on yugtong ito inirerekumenda namin na piliin mo ang tatlong pinaka-nakakumbinsi na argumento na dapat itayo sa teksto ng liham ayon sa pamamaraan: katamtamang lakas, mahina, pinakamalakas.

Maaaring may ibang antas ng pagiging kumplikado ang kahilingan, at kailangan mong maging handa sa katotohanang hindi palaging magiging interesado ang addressee sa pagpapatupad nito. Kaugnay nito, dapat siyang kumbinsido na ang pagpapatupad nito ay may mga potensyal na benepisyo para sa kanya. Interesan ang addressee upang tanggapin niya ang iyong dokumento nang buong kaseryosohan.

Ang sulat ng kahilingan ay maaaring maglaman ng isang panukala para sa pagpapatupad ng isang tiyak na kaakit-akit na pagkakataon para sa kanya.

Mga halimbawa ng salita

• “Sa lahat ng pagkakataon ay masigasig at mga taong negosyante nagsusumikap hindi lamang para sa materyal na tagumpay, kundi pati na rin para sa personal na paglago upang maalala magpakailanman ng mga tao para sa kanilang mabubuting gawa, upang makuha ang kanilang paggalang.
• "Siyempre, ang iyong pangunahing layunin ay upang mapabuti ang antas ng pamumuhay ng mga mamamayan ng lungsod." Sa partikular, ang mga salitang ito ay maaaring gamitin kapag ang isang sulat ng kahilingan ay iginuhit sa isang kinatawan, halimbawa, upang magbigay ng lugar para sa kindergarten, pag-aayos ng isang palaruan, atbp.

Maaari mo ring sabihin ang isang problema na may kaugnayan para sa addressee, ipakita sa kanya kung paano makakatulong sa kanya ang iyong kahilingan sa paglutas nito o sa pagsasakatuparan ng ilang mga pagkakataon.

Ito ay nangyayari na wala kang maibibigay sa kabilang panig, o ito ay hindi naaangkop sa kontekstong ito. Sa kasong ito, ang pinakamainam na paraan ay ang isang kuwento tungkol sa kahalagahan ng iyong kahilingan. Ilarawan ang sitwasyon bilang mapagkakatiwalaan at ganap hangga't maaari, upang ito ay kinakailangan, gaya ng sinasabi nila, para sa kaluluwa. Kung ang isang sentimental na sandali sa iyong kwento ay hindi priori, magbigay ng mga katotohanan at tumuon sa mga relasyong sanhi at bunga. Sabihin sa amin kung ano ang mangyayari kung tatanggihan ka o, sa kabaligtaran, sumang-ayon na tumulong.

Hakbang 4: Gumawa ng Kahilingan

Kapag ang tinutugunan ay handa sa pag-iisip na tanggapin ang iyong kahilingan, maaari itong sabihin. Panatilihing maikli ang iyong teksto, pag-iwas sa mahaba at gulo-gulong mga pangungusap, pati na rin ang kalabuan o pagmamaliit. Ang liham ng kahilingan (mga halimbawa at halimbawa ng mga salita sa teksto) ay dapat na maikli at malinaw sa kahulugan. Kaya, kung hihilingin mong bumili ng anumang kagamitan para sa kumpanya, pagkatapos ay ipahiwatig ang pagkakumpleto, presyo at dami:

"Upang magbigay ng kasangkapan sa departamento ng emerhensiya, ang ospital ay nangangailangan ng isang bagong kotse, ang halaga nito ay 3.5 milyong rubles. Mangyaring tulungan kaming makuha ito."

O, halimbawa, ang isang kahilingan na bawasan ang upa ay dapat na tukuyin: "Hinihiling namin sa iyo na bawasan ang upa para sa lugar sa antas na 500 rubles. bawat metro kuwadrado hanggang sa maging matatag ang kalagayan ng ekonomiya.”

Yugto 5: Ibuod

Sa dulo ng liham, kailangan mong ibuod ang iyong kahilingan. Ulitin itong muli at tumuon sa katotohanang makikinabang ang addressee kung ibibigay niya sa iyo ang hiniling na tulong. Gayunpaman, ang teksto ng kahilingan ay dapat bahagyang mabago. Pagbabalik sa parehong halimbawa ng pagbabawas ng upa, iminumungkahi namin ang sumusunod na mga salita:

"Kung sumasang-ayon ka na bawasan ang upa sa antas na 500 rubles. bawat metro kuwadrado sa panahon ng pagpapapanatag ng kasalukuyang sitwasyon sa ekonomiya, makakapag-ambag ka sa pangangalaga ng higit sa 20 trabaho, at hindi ka magkakaroon ng mga pagkalugi dahil sa kabuuang kawalan bayad."

Tandaan, mahalagang ulitin hindi lamang ang kahilingan, kundi pati na rin ang benepisyong makukuha mula sa pagpapatupad nito, at hindi ito kailangang maging materyal. Maraming malalaking kumpanya ang kusang kumilos bilang mga sponsor, mamumuhunan at gumagawa ng charity work.

Sa tingin namin na ngayon, pagkatapos pag-aralan ang proseso sa mga yugto, hindi ka magkakaroon ng tanong tungkol sa kung paano magsulat ng isang liham ng kahilingan. Ito ay sapat na upang isaalang-alang ang lahat ng mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo at ilang mga nuances. Iminumungkahi namin na pag-aralan mo rin ang isa pang halimbawa.

Halimbawa

Mahal na Felix Petrovich!

Ang iyong negosyo ay nag-oorganisa ng pang-industriya na kasanayan ng mga mag-aaral sa negosyo sa loob ng ilang taon, na tumutulong sa kanila na isabuhay ang kaalamang natamo sa unibersidad.

Ikaw, bilang pinuno ng departamento ng mga tauhan, ay isang taong interesado sa pag-akit ng mga bagong empleyado, kabataan at promising na mga inhinyero, at mataas na kwalipikadong mga espesyalista. Ngayon, ang propesyon na ito ay isa sa mga pinaka-in demand. Maraming estudyante ang gustong malaman ang tungkol sa mga posibilidad, subtleties at kahalagahan nito.

Kaugnay nito, hinihiling namin sa iyo na ayusin ang isang pulong ng punong inhinyero kasama ang mga aplikante at mag-aaral ng 1-2 na kurso sa Abril 25 sa 17:00 batay sa iyong negosyo.

Matapos sabihin ang tungkol sa mga pakinabang at lihim ng propesyon ngayon, naglalagay ka ng matatag na pundasyon para sa pagsasanay ng mga espesyalista at propesyonal bukas. Marahil, pagkatapos ng ilang taon, isa na sa kanila ang magdadala sa iyong kumpanya bagong antas pag-unlad.

Sa paggalang at pasasalamat,

Rektor ng Unibersidad I.Zh.Bychkov

Ang pagkakaroon ng pag-aaral ng impormasyon sa kung anong mga kinakailangan ang dapat matugunan ng isang liham ng kahilingan, mga halimbawa at mga halimbawa ng mga salita, madali mong makayanan ang pagsulat nito sa pagsasanay.

Sa panahon ngayon, kailangan lang na makapagsulat ng isang liham nang tama, hindi alintana kung kanino ang iyong mensahe ay naka-address (isang posibleng employer, isang mapagmataas na opisyal o isang malapit na kaibigan) at ang paraan ng pagpapadala ng sulat (sa pamamagitan ng ordinaryong o e-mail marahil sa pamamagitan ng fax).

Maaaring matingnan ang mga opsyon na may mga sample na titik sa seksyong "" sa site na ito. Ngayon ay pag-usapan natin ang ilang mga tuntunin sa pagsulat at pag-format. Ang mga titik ay nahahati sa tatlong pangkalahatang kategorya:

• personal - sa iyong mga mahal sa buhay, miyembro ng pamilya, malapit na kaibigan at hindi gaanong (gumamit ng impormal na istilo),
• semi-opisyal - pakikipag-ugnayan sa iba't ibang organisasyon sa mga isyung nauugnay sa iyo nang personal (halimbawa, sa isang bangko tungkol sa estado ng iyong account, na may awtoridad sa social security tungkol sa nararapat na benepisyo, kasama ang network ng pagbebenta tungkol sa pagtanggap ng mga kalakal, atbp.),
• mga liham ng negosyo (serbisyo) - kailangan mo ng isang opisyal na istilo ng pagtatanghal ng negosyo at may mga mahigpit na kinakailangan para sa pagpaparehistro.

Paano magsulat ng isang personal na liham

Mga personal na liham Ang pagsusulat ay kadalasang kaaya-aya, dahil nakikipag-usap ka sa pamilya at mga kaibigang malapit sa iyo. Una kailangan mong kamustahin, ang salitang "Hi!" ay mabuti.

Kung sakaling huli ka sa sagot, magiging magalang na humingi ng tawad at banggitin ang mga dahilan. Kung ikaw ay nasa isang estado ng pakikipagtalastasan sa addressee at ikaw ay tinanong, pagkatapos ay oras na upang sagutin ang mga ito ngayon. Pagkatapos, pagkatapos ng panimulang pariralang "Magaling ako," maaari kang magpatuloy sa isang pagtatanghal ng mga kaganapan, magsulat tungkol sa kung ano ang nag-aalala sa iyo.

Dahil ang istilo ng komunikasyon ay hindi pormal, ang mga biro, tsismis (iyong sariling pagtatasa ng mga kaganapan o isang paglalarawan ng mga opinyon ng iba) at muling pagsasalaysay ng isang artikulo mula sa isang fashion magazine ay magagawa. Sa madaling salita, gamitin ang anumang bagay na ginagawang kawili-wili ang iyong pagsusulat. Ang mga emoticon, mga tanong tulad ng “well, how?”, “Really, great?” ay muling magpapasigla sa isang personal na liham.

Subukan mong maging tapat. Tanungin kung kumusta ang iyong addressee, magtanong naman upang ipagpatuloy ang sulat. Sa dulo, ipahayag ang iyong nararamdaman, tulad ng "pag-ibig", "gustong makilala", "aabangan ang pagdinig", atbp. Siguraduhing ilagay ang iyong pirma (madalas itong napalampas sa pamamagitan ng e-mail), ngunit maaaring hindi hulaan ng addressee kung kanino galing ang sulat (ito ay hindi palaging malinaw sa pamamagitan ng e-mail address). Basahin muli ang liham at itama ang mga pagkakamali kung kinakailangan. Karaniwang iniinis nila ang mga tao at nagpapakita ng kawalan ng paggalang.

Paano sumulat ng semi-pormal na liham

semi-pormal na mga liham dapat maging maigsi hangga't maaari at malinaw na sabihin ang paksa. Simple at lohikal ay malugod. Nasa bad mood magandang sulat huwag mag-compose. At ito ay mas mahusay na upang ibukod ang anumang liriko digressions mula sa paksa at ang pagpapakita ng mga damdamin, at tumuon sa base ng ebidensya (lalo na mahalaga para sa mga reklamo).

Ipinapayo ko sa iyo na magsulat ng isang liham gamit ang isang computer, pagkatapos ay i-print ito sa isang regular na puting A4 sheet at lagdaan ito gamit ang isang panulat. Pinapayagan ang mga sulat-kamay na liham. Sa kasong ito, magsulat nang malinaw at tumpak, lalo na ang apelyido.

Kapag nababasa, madaling basahin. Ngayon sa mga seryosong organisasyon, ang mga dokumento ay madalas na nakarehistro sa elektronikong paraan. Ang iyong apelyido (maaaring maganda, ngunit masalimuot) ay kilala lamang sa iyo. Kung, sa panahon ng pagpaparehistro ng iyong sulat, hindi bababa sa isang titik sa apelyido ang pinalitan, kung gayon ang isang elektronikong paghahanap sa isang malaking database ay tila hindi nakakahanap ng iyong apela. At magiging problema para sa iyo na malaman kung ito ay nakarehistro sa lahat, bagaman sa ibang pagkakataon ang sagot ay maaaring makarating sa iyo.

Nakaugalian na ipahiwatig ang addressee sa kanang sulok sa itaas ng liham. Bibigyan kita ng ilang mga pagpipilian upang matulungan ka, lahat sila ay may bisa. Ang lahat ay nakasalalay sa iyong mga kagustuhan, at alam mo ba ang pangalan yunit ng istruktura o mga opisyal addressee:

pederal na Serbisyo
para sa trabaho at trabaho

Pinuno ng Serbisyong Pederal
ganyan o ganyan
AT TUNGKOL SA. Apelyido

iba

Pangangasiwa ng Volgograd
Kagawaran ng ganito at ganoon - ang pangalan nito

Punong Patnugot
Publishing house na "Pshik"
E.F. Kagailovsky

LLC "Perepolokh"
Punong accountant
A.I. Kvochinskaya

sinumang indibidwal

Tugrikov S.M.
st. Lusnaya, 207, apt. 1375,
Voronezh, 400001

Sa ibaba ng addressee, isulat ang iyong apelyido, unang pangalan, patronymic, buong address para sa pagpapadala ng tugon sa pamamagitan ng regular na koreo, mas mahusay din na magbigay ng numero ng telepono.

Kung ikaw ay muling nag-aaplay sa isang lugar, dapat mong tukuyin link sa numero at petsa ng natanggap na liham(marahil marami). Lubos nitong pinapadali ang pagproseso ng mga sulat, at tiyak na makakatanggap ka ng sagot, na isinasaalang-alang ang mga nakaraang sulat sa pinag-uusapang isyu. Ito ay nakasulat na "Sa No. (mga numero) ng 08/31/2014". Ang link na ito ay nakalagay sa kaliwa sa itaas ng teksto, makikita mo ito sa figure na may diagram ng mga elemento ng liham.

Kung alam mo ang pangalan ng taong iyong tinutugunan, maaari mong simulan ang tekstong "Mahal ...!", Pagkatapos ay dapat mong tapusin ito sa "Magalang,".

Kung mayroong anumang mga sumusuportang dokumento, dapat itong tandaan sa ibaba ng teksto binigay na katotohanan. Pagkatapos sa hinaharap madali mong mapatunayan kung ano ang eksaktong ipinadala mo kasama ng liham. Anong mga partikular na dokumento (o mga kopya) ang ipinadala ay maaaring ipahiwatig sa teksto o direkta sa pagkakaroon ng mga aplikasyon. Ito ay inilalagay sa ibaba ng pangunahing teksto, halimbawa:

Application: para sa 2 litro. sa 1 kopya.

Attachment: mga kopya ng mga resibo ng pagbabayad ... para sa 2 sheet. sa 1 kopya.

Dapat mong tandaan na ikaw dapat palaging ipahiwatig sa iyong apela:

• apelyido, pangalan, patronymic,
• ang iyong address para sa pagpapadala ng tugon,
• numero at personal na pirma.

Kung hindi, ang iyong liham ay maaaring ituring na hindi nagpapakilala. Ang mga naturang sulat ay hindi napapailalim sa pagsasaalang-alang, na nangangahulugang hindi ka makakatanggap ng tugon sa iyong apela. Ang mga awtoridad ay obligadong tumugon sa loob ng hindi hihigit sa isang buwan mula sa petsa ng pagpaparehistro ng iyong sulat.

Ang sulat ay dapat na ikaw ang sumulat sa duplicate. Maaari kang makipag-ugnayan nang personal sa organisasyong kailangan mo. Sa kasong ito, sa clerical service (secretary, office or general department), siguraduhing hilingin sa iyong kopya ng sulat na maglagay ng marka sa resibo na may petsa. Mas mainam na ilagay ito kaagad numero ng pagpaparehistro, ngunit sa malalaking organisasyon ay maaaring hindi sila magrehistro kaagad ng mga titik dahil sa kanilang malaking bilang. Samakatuwid, sapat na sa oras ng aplikasyon na ang iyong kopya ng liham ay natatakan ng pangalan ng organisasyon at ang petsa. Napakahalaga nito kung kailangan mong matugunan ang huling araw o kumpirmahin sa ibang pagkakataon ang mismong katotohanan ng apela.

Ngunit hindi kinakailangan na pumunta sa isang lugar nang personal. Maaaring mas madali para sa iyo na pumunta sa pinakamalapit na post office. Sa kasong ito, ipadala sa pamamagitan ng rehistradong mail na may abiso. Magiging pareho ang epekto. Pagkaraan ng ilang sandali, maaari mong tawagan ang organisasyon at alamin ang kapalaran ng iyong liham. At hindi ka maaaring tumawag kahit saan, maghintay lamang ng sagot.

Kung, sa huli, nakatanggap ka ng pag-unsubscribe sa halip na isang maliwanag na sagot, makipag-ugnayan muli. Sa mga awtoridad, halimbawa, ang katotohanan ng paulit-ulit na apela sa parehong isyu ay sinusubaybayan. O magsulat ng isang sulat sa anyo ng isang reklamo, maaari mong subukang ipadala ito sa isang mas mataas na organisasyon. Ang ganitong mga apela ay ginagamot din nang may malaking pansin.

Tulad ng para sa - ito ay isa sa mga pinaka mahahalagang paksa trabaho sa opisina at ito ay nararapat sa isang hiwalay na artikulo na nakatuon dito.

Evgenia Stripe

*** Kung sanay kang mamili sa Internet (pagbili ng mga damit, telepono, serbisyo, pag-book ng mga hotel, atbp.), maaari mong ibalik ang bahagi ng iyong pera, halimbawa, gamit ang SERBISYONG ito. Gumagana sa akin.

Salamat sa pagdagdag ng artikulong ito sa:

Mas kawili-wili sa paksa:

Sa entry 8 comments

Ngayon, halos lahat ay aktibong gumagamit ng Internet. Ngunit ang mga sulat sa negosyo ay hindi tumigil na maging may kaugnayan at mahalaga. Inilipat lang ito sa ibang media. Paano gumawa at mag-format ng isang liham ng negosyo, sasabihin ng publikasyon.

Ano ang maaaring nilalaman ng isang mensahe ng negosyo?

Una sa lahat, ang mga sulat sa negosyo ay nagbibigay ng pagkakataon na makipagpalitan ng anumang mga opinyon o mungkahi sa mga empleyado at mga kasosyo sa negosyo. Ang liham ay maaaring maglaman ng mga kahilingan, paghahabol at iba pang mga saloobin upang maalis ang hindi pagkakaunawaan sa pagitan ng mga kumpanya. Sa pangkalahatan, ang sulat sa negosyo ay isang uri ng opisyal na sulat.

Mga pagkakaiba sa iba pang mga titik

Ang mga pangunahing pagkakaiba ay maaaring ibuod bilang mga sumusunod.

• Estilo ng pagtatanghal.
• Ang pagkakaroon ng subordination.
• Bokabularyo na walang malakas na pagpapahayag ng emosyon.
• Bilang isang tuntunin, ang liham ay tumatagal ng hindi hihigit sa isang pahina.
• Ang font sa buong teksto ay pareho (hindi maliit at hindi malaki).
• Karaniwan itong iginuhit sa opisyal na letterhead ng organisasyon.

Mga uri ng liham pangkalakal

Mga liham na sasagutin:

• Hiling.
• petisyon.
• Pangangailangan.
• Alok.
• apela.

Mga liham na hindi nangangailangan ng tugon:

• Pang-impormasyon.
• Nagpapaalam.
• Sinasamahan.
• Garantiya.
• Babala.
• Paalala.

Mga komersyal na liham. Karaniwang kailangan ang mga ito sa panahon ng kontrata o upang tapusin ang isang kasunduan:

• Hiling.
• Tugon sa isang kahilingan.
• Paalala.
• Claim.
• Alok. Ito ay isang alok upang tapusin ang isang kontrata o gumawa ng isang deal.
• Babala sa pangangailangang tuparin ang mga obligasyon, pagwawakas ng mga kasunduan, at iba pa.

Mga liham na hindi pangkomersyo:

• Imbitasyon.
• Impormasyon tungkol sa isang bagay.
• Pagpapahayag ng pasasalamat.
• Mga Rekomendasyon.
• Hiling.
• Mga tagubilin.
• Covering letter.
• Isang pagpapahayag ng pakikiramay.
• Binabati kita sa anumang okasyon.
• Liham ng garantiya.
• Pagkumpirma ng pagtanggap ng mga kalakal, pagkakaloob ng mga serbisyo, at iba pa.

Pag-uuri ng mga liham ng negosyo ayon sa istraktura:

• Naipon ayon sa isang mahigpit na pattern.
• Nakasulat sa malayang anyo.

Mga uri depende sa addressee:

• Normal. Ipinadala sa isang addressee.
• Sama-sama. Ipinadala sa isang tao, ngunit mula sa ilang tao.
• Pabilog. Ipinadala sa maraming tatanggap.

Ang anyo ng liham ay ang mga sumusunod:

• Ipinadala sa mga regular na sobre ng koreo.
• Inabot ng personal.
• ipinadala bilang isang fax.
• Ipinadala sa pamamagitan ng email.

Tulad ng nakikita mo, ang isang mensahe ng negosyo ay maaaring i-frame sa iba't ibang paraan at may iba't ibang intensyon. Ngunit ito ay nagkakahalaga ng noting na sa ilang mga kaso, para sa etikal na mga kadahilanan, dapat itong isulat sa pamamagitan ng kamay, at hindi nai-type sa isang computer. Nalalapat ito sa pagbati at pakikiramay.

Mga bahagi ng isang liham

Ang isang magandang liham pangnegosyo ay palaging nahahati sa ilang bahagi. Ito ang panimula, pangunahin at pangwakas. At sila ay konektado sa bawat isa nang lohikal.

Bilang isang tuntunin, ang panimulang bahagi ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga pangyayari na humantong sa pagsulat ng liham. Ang pangunahing teksto ay ang nilalaman mismo, ang kakanyahan ng mensahe. Sa huling bahagi, ibubuod nila ang mga resulta, na maaaring magpahayag ng pagtanggi, pagsang-ayon, kahilingan, at iba pa.

Mga prinsipyo sa pagsulat

Anumang mensahe ng negosyo ay dapat na nakasulat tulad nito.

1. walang kinikilingan.
2. Natugunan (iyon ay, inilaan para sa isang partikular na tao).
3. Nakipagtalo.
4. Mapagkakatiwalaan.
5. Pinaka kumpleto.
6. Ang lahat ng impormasyon sa teksto ay dapat na kasalukuyan sa oras ng pagsulat.

Mga tampok na istilo

Ang mga patakaran para sa pagsulat ng isang liham ng negosyo ay nagsasaad na kinakailangan na sumunod sa isang mahigpit na istilo. Kinakailangang gamitin lamang ang mga paraan ng pagsasalita na karaniwan para sa mga opisyal na dokumento. Iyon ay, ang isang opisyal na istilo ng negosyo ay magiging angkop. Ang wika ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na katangian.

• Opisyalidad.
• Ang katumpakan ng impormasyong ibinigay.
• Objectivity.
• Nakabalangkas.
• Informative ngunit maigsi.

Ang kakanyahan ng bagay ay dapat na nakasaad sa simpleng maikling pangungusap, na may diin sa mga pandiwa. Hindi na kailangang i-overload ang teksto ng mga adjectives, gumamit ng hindi gaanong kilala at lubos na espesyalisadong mga termino na maaaring hindi maintindihan ng addressee. Magdudulot lamang ito ng negatibiti at pagtanggi. Mas mainam na subukang ipaliwanag sa simple, naiintindihan na mga salita, mas maraming katotohanan at mga detalye. Hindi pinapayagan ng istilo ng negosyo ang pagkakaroon ng mga hindi nakapagtuturo at "matubig" na mga teksto.

Ang huling bahagi ay hindi dapat buod sa hindi kailangan at mahabang liko ng pananalita. Gayundin, ang hindi makatwiran at hindi pantay na mga panukala ay hindi gagana. Samakatuwid, ang mga pariralang pang-abay at participial ay pinakamahusay na hindi kasama. Ang bawat talata ay dapat maglaman lamang ng isang tiyak na kaisipan. Matapos makumpleto ang teksto, mas mahusay na suriin ito para sa mga error nang maraming beses sa pamamagitan ng pagbabasa ng liham nang malakas.

Mga Kinakailangan sa Form

Ayon sa mga patakaran ng isang liham ng negosyo, mas mahusay na iguhit ito sa letterhead ng kumpanya. Ito ay may mga sumusunod na pangunahing kinakailangan.

• Sa gitna ng form, kailangan mong ipasok ang Coat of Arms ng Russian Federation kung ang negosyo ay pag-aari ng estado.
• Ang liham ay dapat ilagay sa isang sheet ng A4 format.
• Sa kaliwa, iwanang walang laman ang field (hindi bababa sa 3 sentimetro). Ito ay kinakailangan dahil pagkatapos ng ilang oras ang mga materyales ay isampa kasama ang iba pang mga dokumento.
• Ang pinakamainam na font ay ang karaniwang "Times New Roman", laki 12 at line spacing 1.5-2. Ito ay pinakamahusay na naiintindihan kapag nagbabasa.
• Sa header ng liham, kailangan mong ipahiwatig ang pangalan ng organisasyon, ang aktwal at legal na address nito, numero ng telepono at e-mail.

Mga tampok ng disenyo

Kung ang disenyo ng isang liham ng negosyo ay tumagal ng ilang mga pahina, pagkatapos ay kailangan mong numero, simula sa pangalawa. Inirerekomenda na gumamit ng mga numerong Arabe para dito. Ang mga tuldok sa tabi ng mga numero ay hindi kailangang ilagay.

Ang liham ay dapat nahahati sa mga talata at, kung kinakailangan, sa mga subheading. Ang teksto ay hindi dapat magmukhang isang tuluy-tuloy na stream, dahil ito ay hindi gaanong malalaman. Ipapakita ng mga talata kung saan nagtatapos at magsisimula ang ibang mga kaisipan.

Mahalagang tandaan na ang mga typo, pagbura at anumang pagwawasto ay hindi katanggap-tanggap para sa mga sulat sa negosyo. Sila ay magpapatotoo sa kamangmangan at kawalang-galang ng kalaban.

Ginamit na mga detalye

Ang liham ay karaniwang naglalaman ng sumusunod na impormasyon.

1. Ang buong pangalan ng kumpanya, hindi lamang ang abbreviation.
2. Numero ng telepono, numero ng fax, bank account at e-mail.
3. Addressee. Bukod dito, ang pangalan ng kumpanya ay dapat gamitin sa dative case. Kung kailangan mong tukuyin ang apelyido at posisyon, inirerekomendang gamitin ang dative case. Kung ang tatanggap ay may titulo o akademikong degree, dapat itong ipahiwatig bago ang pangalan ng tao.

Mahalagang tandaan na ang bawat katangian ay dapat na nakasulat na may malaking titik at sa isang bagong linya.

Mga sanggunian sa isang liham ng negosyo

Ang isang pormal na komunikasyon ay dapat palaging nasa neutral na tono. Ang mga apela sa addressee ay dapat magkaroon ng parehong form. Ang mga pariralang tulad ng "Magandang hapon" ay magiging hindi naaangkop. Kung gusto mong kumustahin, mas mabuting gumamit ng pormal na "Hello". Ngunit ang pinaka karampatang opsyon ay itinuturing na isang apela sa pamamagitan ng pangalan at patronymic. At hindi mahalaga kung gaano katagal ang pagkakakilala sa addressee. Sa isang liham, hindi mo maaaring gamitin ang maikling anyo ng pangalan (halimbawa, Petya, Anya, at iba pa).

Upang mapanatili ang isang interpersonal na distansya, upang ipakita ang paggalang sa isang taong mas matanda sa edad o mas mataas sa posisyon, ang apela sa "iyo" ay makakatulong. Gayunpaman, nararapat na tandaan na sa ilang mga kumpanya, sa kabaligtaran, kaugalian na gamitin ang "ikaw" kapag nakikipag-usap, kahit na sa isang liham.

Kapansin-pansin na ang pamagat na "Dear Sir" ay hindi maaaring gamitin nang walang kasunod na indikasyon ng pangalan ng taong ito. Ang mga pagdadaglat na "Mr", "Mrs" ay dapat ding iwasan. Kung kailangan mong tugunan ang isang pangkat ng mga tao, pagkatapos ay pinapayagan na huwag magpahiwatig ng mga pangalan. Pagkatapos ay maaari mong isulat sa madaling sabi: "Mga Mahal na ginoo!" Ayon sa mga patakaran, pagkatapos ng pagtugon sa pamamagitan ng pangalan, dapat mong palaging maglagay ng tandang padamdam. Halimbawa, ang isang katulad na parirala sa isang liham ng negosyo ay magiging ganito: "Mahal na Alexander Sergeevich!"

Sa huling bahagi, maaari mong gamitin iba't ibang mga pagpipilian. "Na may pinakamabuting pagbati", "Na may paggalang", "Na may pag-asa para sa kooperasyon" at iba pa. Dito, ang mga apela ay dapat na pormal ngunit palakaibigan.

Paggawa ng huling bahagi

Napakahalaga rin na tapusin nang tama ang liham. Sa huling bahagi, kailangan mong ibuod ang sinabi kanina. Gayunpaman, huwag pahabain ang mga konklusyon para sa 10 pangungusap. Dapat tandaan na ang conciseness at brevity ay pinahahalagahan sa isang istilo ng negosyo. Mas mainam na limitahan ang iyong sarili sa mga simpleng parirala. Halimbawa, ibibigay ang ilang mga konstruksyon na naaangkop sa huling bahagi ng sulat sa negosyo. Ang mga liham ng negosyo ay dapat kumpletuhin nang tama at magalang hangga't maaari.

• Salamat sa iyong tulong o atensyon. "Hayaan mo akong magpasalamat sa..." "Salamat!"
• Assurance ng addressee sa isang bagay. "Gusto naming magtrabaho kasama ka."
• Isang pagpapahayag ng pag-asa para sa hinaharap. "Umaasa kaming makarinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon."
• Humiling ng isang bagay. "Magpapasalamat kami kung iuulat mo ang mga resulta."
• Paumanhin para sa anumang abalang naidulot. "Humihingi kami ng paumanhin sa pagkaantala sa pagbabayad."

Paano magpaalam sa addressee

Sa kabila ng katotohanan na ang sulat ay negosyo, sa isang liham ng negosyo maaari kang magpaalam sa iba't ibang paraan. Upang gawin ito, gamitin ang tinatawag na pangwakas na mga parirala.

Ang mga sumusunod na opsyon ay mga halimbawa:

1. Taos-puso.
2. Taos-puso.
3. Best wishes.
4. Nais kong tagumpay ka sa iyong trabaho.
5. Sana ay magpatuloy ang pagtutulungan.
6. Masaya kaming naglilingkod.

Maaaring may iba pang mga pagpipilian. Narito ang pagpili ng pangwakas na parirala ay pulos isang bagay ng panlasa.

Pagpirma

Sa pinakailalim ng sheet, dapat ilagay ng nagpadala ang kanyang pirma. Ngunit napakahalaga na gawin ito nang tama upang ang dokumento ay may opisyal na hitsura.

Kinakailangang ipahiwatig ang posisyon, inisyal, apelyido, at kabaligtaran upang maglagay ng pirma. Bukod pa rito, maaari mong tukuyin ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan (personal na email address o numero ng telepono). Ito ay magpapakita sa tatanggap ng kahandaang makipag-usap at makipagtulungan.

Mga Tampok ng Pagkabigo

Mahalaga rin na malaman kung paano magsulat ng liham pangnegosyo kung kailangan mong tanggihan ang isang bagay. Pagkatapos ng lahat, kahit na ang isang nakatagong negatibo o pagtanggi ay hindi mapapansin at kaakibat nito backfire. Pagkatapos nito, hindi magiging posible na umasa sa isang positibo o hindi bababa sa neutral na saloobin sa sarili. Kapag nagsusulat ng isang liham, hindi mo kailangang magpadala sa mga emosyon. Mas mainam na panatilihin ang iyong sarili sa loob ng mga limitasyon, kahit na ang addressee ay lubhang nakakainis. Ang mga liham ng pagtanggi ay dapat palaging basahin nang maraming beses, Espesyal na atensyon tumutukoy sa tono ng mensahe.

Ang mensahe ay hindi dapat magsimula sa isang kategoryang "hindi", sa anumang anyo na ito ay ipinahayag. Kung hindi, ang tatanggap ay makakakuha ng impresyon na siya ay hindi kawili-wili at hindi mahalaga. Una, mas mainam na maglatag ng mga di-nakakumbinsi na paliwanag. Kapag ang mga dahilan para sa pagtanggi ay maikling nakalista, maaari mong maayos na magpatuloy sa pagsasabi ng katotohanan. Kasabay nito, ayon sa tuntunin ng magandang asal ng isang liham ng negosyo, inirerekomenda na gamitin ang sumusunod na uri ng mga salita.

• Sa kasamaang palad, hindi namin magawang matupad ang iyong kahilingan.
• Taos-puso kaming humihingi ng paumanhin, ngunit kailangan naming tanggihan ang iyong alok.
• Lubos kaming humihingi ng paumanhin, ngunit hindi namin matugunan ang iyong kahilingan para sa mga sumusunod na dahilan.

Sa isip, sa simula ng liham, dapat mong maikli na sabihin ang kahilingan ng addressee. Kaya maiintindihan niya na nagkakilala talaga sila sa proposal niya, and for sure maa-appreciate niya ito.

Mga tampok ng pagbuo ng isang email

Ngayon, ang mga tao ay lalong interesado sa kung paano isinulat ang isang liham ng negosyo kung kailangan itong ipadala sa pamamagitan ng e-mail. Para sa naturang sulat, lahat ng parehong mga patakaran na nabanggit kanina ay nalalapat. Gayunpaman, ang mga mensahe ng electronic na negosyo ay may sariling mga katangian.

• Dapat solid at sapat ang login. Halimbawa, [email protected] ay isang masamang opsyon [email protected]- mabuti.

• Ang field na "paksa" ay palaging mahalagang punan. Ililinaw nito kung tungkol saan ang mensahe. Kung ang liham ay inilaan para sa isang estranghero, kung gayon ang headline ay dapat na kawili-wili. Ngunit mahalaga na huwag lumampas ito. Ang mga paksa tulad ng "Natatanging alok ngayon lang", "Apurahan" ay magdudulot lamang ng pagtanggi. Ang pamagat ay dapat na binubuo ng 3-5 salita, na inilalagay ang kakanyahan ng mensahe sa kanila.

• Kung ang liham ay kasama isang estranghero, pagkatapos ay kailangan mo munang sabihin sa kanya kung paano nila nalaman ang tungkol sa kanya at kung ano ang ginagawa ng kumpanya. Kung walang ganoong pagpapakilala, ang mensahe ay maaaring ituring na spam at agad na matanggal.

• Ang mga mahahalagang punto sa teksto ay pinakamahusay na naka-highlight sa bold. Sa kasong ito, hindi katanggap-tanggap na gumamit ng iba't ibang kulay.

• Ang mga cap ay hindi dapat gamitin sa isang email ng negosyo. Kahit na ang mga subheading at ang pamagat ng paksa ay hindi dapat maging solidong malalaking titik. Ganoon din sa mga duplicate na punctuation mark.

• Mas mainam na hatiin ang teksto sa mga talata, na nag-iiwan ng walang laman na linya sa pagitan nila.

• Kung mas maikli ang mensahe, mas mabilis silang tutugon dito.

• Kinakailangan ang lagda. Karaniwan itong binubuo ng ilang linya sa mga e-mail, kasama ang pangalan at posisyon ng nagpadala, pangalan ng kumpanya, numero ng telepono at address ng website.

• Maaaring ilakip sa liham ang mga text file at larawan. Ito ay napaka maginhawa, dahil Mga karagdagang materyales, mga komento, mga paliwanag at mga detalyadong paglalarawan ay nakakagambala sa kakanyahan. Samakatuwid, mas mahusay na ilagay ang mga ito hindi sa teksto ng liham, ngunit sa mga nakalakip na file.

• Kung ang pakikipag-ugnayan sa negosyo ay nagpapatuloy sa mahabang panahon at ang isang mainit na relasyon sa pagtitiwala ay naitatag, kung gayon ang paggamit ng mga emoticon ay pinapayagan sa email. Sila ay makakatulong upang "muling buhayin" ng kaunti at i-defuse ang komunikasyon. Ngunit hindi sila dapat abusuhin, at sa mga liham na papel ay karaniwang hindi sila katanggap-tanggap.

Mga tagubilin sa pagsulat ng liham

Ang pagsusulat ng liham pangnegosyo ay maaaring nahahati sa ilang yugto.

1. Una kailangan mong tukuyin ang addressee. Upang gawin ito, sa kanang itaas na sulok ng form, kailangan mong isulat ang mga inisyal, apelyido at posisyon ng tatanggap. Kung ang addressee ay isang organisasyon, dapat ipahiwatig ang legal na address nito.

2. Apela sa tatanggap. Dapat itong ilagay sa ibaba sa gitna ng form. Nasabi na kung anong mga parirala ang maaaring gamitin. Karaniwan ang apela ay mukhang: "Mahal na Igor Petrovich!"

3. Pahayag ng layunin. Sa ibaba, sa isang bagong linya, kailangan mong isulat ang mga pangunahing kaisipan, ang buong punto, na binabanggit ang mga dahilan para sa apela. Kung pinag-uusapan natin ang ilang mga problema, kung gayon ito ay nagkakahalaga ng pag-aalok ng mga pagpipilian para sa paglutas nito. Kung ito ay isang panukala para sa pakikipagtulungan, kailangan mong ipaliwanag kung paano ito mangyayari. Kung ang liham ay sumasalamin sa isang reklamo, kung gayon ito ay nagkakahalaga ng paghingi ng partikular na aksyon. Sa isang salita, ang tatanggap mula sa teksto ay dapat na maunawaan kung ano ang eksaktong gusto nila mula sa kanya.

4. Pangwakas na bahagi. At sa wakas, mula sa isang bagong linya, kailangan mong ipasok ang huling parirala at lagda.

Liham Salamat

Ipinapakita ng sample na ito kung paano magmumukha ang isang liham ng pasasalamat. Gayunpaman, mayroong isang depekto sa halimbawang ito. Sa halip na linyang "To the Flagship Company", isang pariralang pambati at ang mga pangalan ng mga taong nilayon ng liham ay maaaring ipasok.

Isang pagtatanong

Ito ay isang halimbawang liham pangnegosyo ng kahilingan. Walang pagkukulang dito. Ang lahat ng mga tuntunin sa pagbalangkas ay sinusunod Opisyal na sulat. Mula sa teksto ay nagiging malinaw kung anong problema ang lumitaw at kung ano ang kailangang gawin upang malutas ito. Naglalaman din ang mensahe ng lahat ng detalye ng contact, isang welcome message, isang closing phrase at isang signature.

Kaya, ipinakita ng publikasyon kung paano magsulat ng mga liham na inilaan para sa mga kasosyo sa negosyo. Dapat itong gawin nang tama at may kakayahan upang hindi mawalan ng mukha. Kung tutuusin, nakasalalay dito ang kinabukasan ng kumpanya. Mahalaga rin na tumugon sa isang mensahe ng negosyo sa isang napapanahong paraan. Magagawa ito sa loob ng tatlo hanggang pitong araw mula nang matanggap ang sulat.