Opisyal na sulat. Paano magsulat ng isang liham ng negosyo

STRUCTURE NG TEKSTO NG ISANG LIHAM NG NEGOSYO

MGA BATAYANG TUNTUNIN PARA SA PAGBUO NG MGA LIHAM NG NEGOSYO

Ang mga liham ng negosyo ay may ilang mga patakaran para sa pag-compile at pag-format, ang mga ito ay napapailalim sa mga kinakailangan dahil sa kanilang pag-aari sa impormasyon at mga dokumento ng sanggunian. Kapag nag-iipon ng isang liham, ang may-akda ay dapat mag-isip nang detalyado tungkol sa layunin kung saan isinulat niya ang liham, kung ano ang inaasahan niya bilang resulta ng pagsasaalang-alang nito. Dapat niyang malinaw na linawin para sa kanyang sarili kung ano ang alam ng addressee tungkol sa paksa ng liham, kung ano ang maaasahan niya bilang panimulang punto, at kung anong bagong impormasyon ang hindi pa alam ng addressee, para sa kapakanan kung saan isinusulat ang liham. Ang katangian ng argumentasyon at ang komposisyon ng teksto ay depende sa target na setting ng liham. Ang mga sumusunod na yugto ng paghahanda at pagbalangkas ng mga liham ay maaaring makilala:

Pag-aaral ng isang umiiral na isyu

Paghahanda at pagsulat ng draft na sulat ng teksto

Pag-apruba ng draft na liham

Pagpirma ng ulo

Pagpaparehistro

Nagpapadala

Isaalang-alang natin ang mga hakbang na ito. Ang pag-aaral ng nilalaman ng isyu ay kinabibilangan ng: ang pagkolekta ng sapat na impormasyon sa isyung ito, kung kinakailangan, ang pag-aaral ng batas sa mga merito ng isyu, ang pagsusuri ng mga nakaraang apela sa isyung ito at ang mga sagot na natanggap sa kanila. Pagkatapos ay sinimulan nilang isulat ang teksto ng liham.

Ang istraktura ng teksto ng isang liham ng negosyo

Ang pagsulat ng teksto ng isang liham ay isang proseso ng pag-ubos ng oras. Ang isang mahalagang gawain sa pagsulat ng isang liham ay ang saturation ng impormasyon nito, ibig sabihin, ang pagsasama ng kinakailangang halaga ng impormasyon dito. Ang liham ay single-aspect at multi-aspect. Ang isang aspeto ng liham ay karaniwang bumubuo sa nilalaman ng buong liham, at kadalasan ito ay mga liham na hindi nangangailangan ng tugon. Ang teksto ng mga multidimensional na titik ay maaaring binubuo ng mga sumusunod na aspeto: mga seksyon, mga talata, mga subparagraph, mga talata. Ang paglalahad ng bawat aspeto ay dapat magsimula sa isang talata. Ang pagsusulatan sa negosyo ay nailalarawan sa pamamagitan ng isang ugali na bumuo ng mga nakararami na multifaceted na mga titik. Ang liham ay karaniwang iginuhit ayon sa pamamaraan: pagpapakilala, katawan, konklusyon. Ang panimulang bahagi ay naglalaman ng: isang link sa dokumento, ang mga indibidwal na talata nito, na nagsilbing batayan para sa pag-compile ng liham; isang pahayag ng katotohanan, ito ay nagpapahiwatig ng layunin (dahilan) sa pagsulat ng liham. Kapag tumutukoy sa isang dokumento, ang data nito ay ipinahiwatig sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: pangalan ng uri ng dokumento, may-akda, petsa, numero ng pagpaparehistro ng dokumento, pamagat, halimbawa: Alinsunod sa Dekreto ng Pamahalaan Pederasyon ng Russia na may petsang Hunyo 27, 2004 No. 620 "Sa Pag-apruba ng Modelong Probisyon..." Ang pangunahing bahagi ay naglalarawan ng kaganapan, ang kasalukuyang sitwasyon, ang kanilang pagsusuri at ebidensya. Sa bahaging ito kinakailangan na kumbinsihin, patunayan na kailangang lumahok sa nagaganap na pagpupulong (kumperensya, round table), na ang mga produkto na ginawa o mga serbisyo na ginawa ay ang pinakamahusay, na ang kahilingan ay dapat matupad, atbp. Ang pagtatapos ng liham ay mga konklusyon sa anyo ng mga kahilingan, mungkahi, opinyon, pagtanggi, paalala, atbp. Ang liham ay maaaring maglaman lamang ng isang huling bahagi. Ang mga pangunahing tanong ng liham ay dapat na malinaw na nabuo at nakaayos sa isang pagkakasunud-sunod na pinakamainam para sa pang-unawa. Pagkatapos mag-compile at magsulat ng business letter, kailangan mo itong i-edit. Ang isang liham ng negosyo ay halos palaging nagsisimula sa isang apela. Ang maliit na bahagi ng teksto ay lubhang makabuluhan para sa mga layunin ng komunikasyon. Ang isang wastong napiling apela ay hindi lamang nakakaakit ng pansin ng addressee, ngunit nagtatakda din ng tamang tono para sa pagsusulatan, nag-aambag sa pagtatatag at pagpapanatili ng mga relasyon sa negosyo. Ang kahalagahan ng apela ay tinutukoy ng may-akda ng liham, ang apela ay nagpapahintulot sa iyo na bigyan ang iyong sarili ng isang tagapakinig. espesyal na atensyon nararapat ng bantas na kasunod ng address. Ang kuwit pagkatapos ng address ay nagbibigay sa titik ng isang kaswal na karakter, ang tandang padamdam ay nagbibigay-diin sa kahalagahan at opisyal na istilo. Dapat isaalang-alang ng manunulat ng teksto ang mga sumusunod na salik:

1. Ang pampublikong posisyon ng addressee na may kaugnayan sa kanyang sarili;
2. Ang antas ng kakilala, ang likas na katangian ng relasyon;

3. Pormal/impormal ng sitwasyon ng komunikasyon;
4. Mga pahintulot sa etiketa na ipinapatupad sa pangkat ng pagsasalita na ito.

Kapag naka-print, ang reference ay nakahanay sa gitna:

Mahal na Mikhail Petrovich!

Ang teksto ng liham ay maaaring magtapos sa isang pagpapahayag ng inaasahan ng pagpapatupad ng kahilingan (garantiya, representasyon, imbitasyon, paalala), pati na rin ang isang politeness formula, halimbawa:
Ipinapahayag ko ang aking pasasalamat sa tulong na ibinigay at tinitiyak ko na ang impormasyong ibibigay ninyo ay magiging napakahalaga sa pagpapaunlad ng kooperasyong kapwa kapaki-pakinabang.
Nais kong samantalahin ang pagkakataong ito upang magpasalamat sa iyong paanyaya...
Nagpapahayag ako ng pag-asa para sa mabungang kooperasyon at aktibong pakikilahok sa paglutas ng mga problema, sa pagbuo at pagpapatupad ng aming karagdagang mga aksyon sa programa.
Ang courtesy formula ay matatagpuan bago ang kinakailangang "pirma", ay naka-print mula sa talata at pinaghihiwalay mula sa posisyon sa pamamagitan ng isang kuwit. Ang pangalan ng posisyon ay isinulat gamit ang isang malaki o maliit na titik, depende sa kung paano nabaybay ang posisyon sa bumubuo o mga legal na dokumento ng regulasyon ng organisasyon. Kung sakaling ang liham ay inilabas sa letterhead ng isang opisyal, kung gayon ang pangalan ng posisyon ay hindi ipinahiwatig sa kinakailangang "pirma".

Sa opisyal na sulat, ginagamit ang isang opisyal na istilo ng negosyo.
Ang istilo ng negosyo ay isang hanay ng mga paraan ng pagsasalita, ang pag-andar kung saan ay upang maglingkod sa saklaw ng mga opisyal na relasyon sa negosyo.
Ang mga tampok ng istilo ng negosyo, ang mga tiyak na tampok na likas dito, ang mga pamantayan ng istilo ng ganitong uri ng wika ay nabuo sa ilalim ng impluwensya ng mga kondisyon kung saan nagaganap ang komunikasyon sa negosyo. Ang mga kundisyong ito ay ang mga sumusunod:
1. Mga kalahok sa komunikasyon sa negosyo - pangunahin ang mga legal na entity - mga organisasyon, institusyon, negosyo, na kinakatawan ng mga tagapamahala at iba pang mga opisyal na kumikilos sa ngalan ng;
2. Ang kalikasan at nilalaman ng mga relasyon sa impormasyon ng mga organisasyon ay lubos na mahigpit na kinokontrol;
3. Ang paksa ng komunikasyon sa negosyo ay ang aktibidad ng organisasyon: managerial, industrial, economic,
siyentipiko, teknikal, atbp.;
4. Ang karamihan sa mga dokumento ng pamamahala ay nakatuon sa isang partikular na tatanggap;
5. Karamihan sa mga sitwasyon na lumitaw sa mga aktibidad ng mga organisasyon at nangangailangan ng nakasulat na pagpaparehistro ay paulit-ulit, ng parehong uri.
Ang itinuturing na mga kondisyon ng komunikasyon sa negosyo ay bumubuo ng ilang mga kinakailangan para sa impormasyon ng pamamahala. Upang matiyak ang epektibong pagpapalitan ng impormasyon sa larangan ng pamamahala, ang impormasyon ay dapat na may ilang mga katangian.

Siya ay dapat na:
1. Opisyal sa kalikasan, na binibigyang-diin ang batayan ng negosyo ng mga relasyon, ang kanilang impersonal na kalikasan, at nagpapahiwatig din ng isang tiyak na distansya na umiiral sa pagitan ng mga kalahok sa komunikasyon sa negosyo;
2. Address, dahil ang isang dokumento ng pamamahala ay palaging inilaan para sa isang partikular na tatanggap, opisyal, organisasyon, grupo ng mga organisasyon;
3. May kaugnayan, dahil ang dokumento ay dapat na naglalaman ng eksaktong impormasyon na kailangan sa isang partikular na oras upang makagawa ng isang epektibong desisyon sa pamamahala, o
iba pang gamit sa mga aktibidad sa pamamahala;
4. Layunin at mapagkakatiwalaan, dahil ang isang walang kinikilingan, walang kinikilingan na pagtatasa ng mga kaganapan, katotohanan, phenomena ay kinakailangan para sa epektibong pamamahala;
5. Nakakumbinsi, nangangatuwiran, dahil ang gawain ng komunikasyon sa negosyo ay hikayatin ang addressee na gumawa (o hindi gumawa)
ilang mga aksyon;
6. Kumpleto at sapat para sa paggawa ng desisyon sa pamamahala. Maaaring kailanganin ang kakulangan ng impormasyon
humiling din ng impormasyon, bumuo ng sulat,
humantong sa hindi kinakailangang pagkawala ng oras at pera.
May set ang istilo ng negosyo tiyak na mga palatandaan na naiiba ito sa iba pang mga istilo ng wika - siyentipiko, peryodista, kolokyal, ang wika ng fiction.
Ang mga pangunahing kinakailangan para sa istilo ng negosyo ay:

standardisasyon ng pagtatanghal;

neutral na tono ng pagtatanghal;

katumpakan at katiyakan ng mga pormulasyon, hindi malabo at pagkakapareho ng mga pormulasyon;

conciseness, kaiklian ng teksto;

paggamit ng mga pormula ng wika;

paggamit ng mga termino;

ang paggamit ng leksikal at graphic na mga pagdadaglat;

pangingibabaw passive constructions higit sa tunay;

ang paggamit ng mga parirala na may pandiwang pangngalan;

ang paggamit ng mga constructions na may sequential subordination ng mga salita sa genitive at instrumental case;

ang pamamayani ng mga simpleng karaniwang pangungusap.

Ang standardisasyon ng pananalita sa negosyo ay sumasaklaw sa lahat ng antas ng wika - bokabularyo, morpolohiya, at syntax. Sa ngayon, ang pagsasalita sa negosyo ay naipon ng isang malaking bilang ng mga termino, pagliko, mga formula. Ang paggamit ng mga yari na istruktura ay nagbibigay-daan sa iyo na huwag mag-aksaya ng oras sa paghahanap ng mga kahulugan na nagpapakilala karaniwang mga sitwasyon. Ang standardisasyon ng pagsasalita sa negosyo ay makabuluhang pinatataas ang nilalaman ng impormasyon ng mga dokumento, makabuluhang pinapadali ang kanilang pang-unawa, na nag-aambag sa pag-optimize ng daloy ng trabaho sa kabuuan.
Ang neutral na tono ng pagtatanghal ay ang pamantayan ng opisyal na komunikasyon sa negosyo, na nagpapakita ng sarili sa pinaka mahigpit at pinigilan na katangian ng pagtatanghal. Ang neutralidad ng tono ng pagtatanghal ay hindi kasama ang posibilidad ng paggamit ng nagpapahayag at emosyonal na mga paraan ng wika sa mga teksto ( kolokyal na bokabularyo at interjections) matalinghagang paraan at mga salitang ginagamit sa matalinghagang diwa. Ang impormasyong nakapaloob sa teksto ng liham ay opisyal na likas. Para sa kadahilanang ito, ang personal, subjective na sandali sa mga dokumento ay dapat panatilihin sa isang minimum. Ang mga salitang may binibigkas na emosyonal na pangkulay (mga salitang may maliliit na suffix, na may mga suffix ng pagmamalabis o pagbabawas, interjections) ay hindi kasama sa wika ng mga dokumento.
Gayunpaman, hindi ito maaaring isaalang-alang na ang opisyal na dokumento ay ganap na walang emosyon.
Ang layunin ng karamihan sa mga dokumento ay para mainteresan ang addressee, kumbinsihin siya, hikayatin siyang kumilos sa direksyon na kinakailangan para sa may-akda. Ang isang dokumento ng pamamahala ay hindi makakamit ang layunin nito kung ito ay wala ng emosyonal na mga overtones, gayunpaman, ang emosyonalidad ay dapat itago at makamit hindi sa pamamagitan ng wika, ngunit sa pamamagitan ng nilalaman. Dapat itong itago sa likod ng panlabas na kalmado, neutral na tono ng pagtatanghal. Ang katumpakan ng pagtatanghal ay nagpapahiwatig ng isang hindi malabo na pag-unawa sa nilalaman ng dokumento.
Ang kalinawan at katumpakan ng teksto ay pangunahing tinutukoy ng kawastuhan ng komposisyon ng istraktura ng teksto, ang kawalan ng mga lohikal na pagkakamali, ang pag-iisip at kalinawan ng mga salita - matatag na mga pagliko, ang kawalan ng mga makasagisag na ekspresyon.
Ang conciseness ng presentasyon ng teksto ay nakamit sa pamamagitan ng matipid na paggamit ng linguistic na paraan, ang pagbubukod ng speech redundancy - mga salita at mga expression na nagdadala ng karagdagang kahulugan.
Ang pangangailangan para sa conciseness, o brevity, ng teksto ay direktang nauugnay sa pagbawas sa dami ng teksto. Ang pangangailangan ng kaiklian ay ginagawang kinakailangan upang bumalangkas ng paksa ng dokumento nang mas malinaw, gumamit ng wika nang matipid, ibukod ang mga hindi kinakailangang salita na hindi nagdadala ng kinakailangang impormasyon, hindi makatarungang pag-uulit at hindi kinakailangang mga detalye.
Ang liham ay dapat na nakakumbinsi, hindi alintana kung kanino ito itinuro, ay naglalaman ng mga eksaktong petsa, hindi mapag-aalinlanganan na mga katotohanan at konklusyon.
Ang isa sa mga tampok ng pananalita sa negosyo ay ang malawakang paggamit ng mga pormula ng wika - ang mga stable (template) na pagliko ay ginamit nang hindi nagbabago. Ang mga sumusunod na expression ay ginagamit upang mag-udyok ng isang aksyon:

Ipinapaalam namin sa iyo na sa panahon mula... hanggang...;
- Ipinapaalam namin sa iyo na sa...;
- Ipinapadala namin sa iyo ang napagkasunduan ...;
- Mangyaring isaalang-alang ...
- Nalaman ng audit na ....;
- Dahil sa kakulangan ng tulong pinansyal...;
- Dahil sa mahirap na sitwasyon sa ekonomiya...;
- Ayon sa iyong sulat...;
- Upang magtulungan...;
- Ayon sa protocol...;
- Bilang kumpirmasyon ng aming kasunduan...;
- Upang palakasin ang responsibilidad...atbp.

Ang mga pormula ng wika ay bunga ng pagkakaisa ng mga kasangkapan sa wika na ginagamit sa mga paulit-ulit na sitwasyon. Bilang karagdagan sa pagpapahayag ng karaniwang nilalaman, ang mga pormula ng wika ay madalas na kumikilos bilang mga legal na makabuluhang bahagi ng teksto, kung wala ang dokumento ay walang sapat na legal na puwersa:

Ginagarantiya namin ang pagbabalik ng utang sa halagang...,
- Ginagarantiya namin ang pagbabayad. Ang aming Mga detalye ng bangko...,
- Pangangasiwa sa pagpapatupad ng...

Ang termino ay isang salita o parirala kung saan ang isang tiyak o espesyal na konsepto ay iniuugnay. Ang hanay ng mga termino ng isang partikular na larangan ng kaalaman o propesyonal na aktibidad bumubuo ng terminolohiya, o sistemang terminolohiya.
Ang paggamit ng mga termino sa isang mahigpit na nakapirming kahulugan ay nagsisiguro ng hindi malabo na pag-unawa sa teksto, na napakahalaga sa komunikasyon sa negosyo.
Ang mga terminong ginamit sa dokumentasyon ng pamamahala ay terminolohiya ng industriya na sumasalamin sa nilalaman ng paksa kung saan nakatuon ang nilalaman ng dokumento, pati na rin ang mga terminong nabuo sa larangan ng suporta sa dokumentasyon.
Ang kawastuhan at katatagan ng paggamit ng mga termino sa pagsasanay ay nakakamit sa pamamagitan ng paggamit ng mga terminolohikal na diksyonaryo at mga pamantayan na nagtatatag ng isang mahigpit na hindi malabo na sistema ng mga konsepto at termino at nag-aambag sa pag-aayos ng terminolohiya. Ang mga terminong ginamit sa larangan ng dokumentaryo na suporta ng pamamahala ay naayos sa GOST R 51141-98 "Trabaho sa opisina at pag-archive. Mga Tuntunin at Kahulugan".

Kapag ginagamit ang termino, kinakailangan upang matiyak na ito ay naiintindihan ng addressee. Kung ang may-akda ng liham ay may mga pagdududa tungkol dito, kung gayon kinakailangan na kumilos sa isa sa mga sumusunod na paraan:

Magbigay ng opisyal na kahulugan ng termino;

Tukuyin ang kahulugan ng termino sa mga salita ng neutral na bokabularyo;

Alisin ang termino o palitan ito ng isang karaniwang nauunawaang salita o expression.

Ang mga kahirapan sa paggamit ng mga termino ay nauugnay din sa katotohanan na ang sistema ng terminolohiya ay patuloy na nagbabago: ang nilalaman ng mga umiiral nang konsepto ay nagbabago, ang mga bago ay lumitaw, ang ilan sa mga konsepto ay nagiging lipas na, at ang mga terminong nagsasaad ng mga ito ay hindi na ginagamit.
Kapag gumagamit ng polysemantic na mga termino (kasingkahulugan na mga termino), dapat itong isipin na sa isang dokumento ang isang termino ay maaaring gamitin sa isa lamang sa mga kahulugan nito. Halimbawa, ang mga terminong "kasunduan", "kontrata", "kasunduan" ay magkasingkahulugan na mga termino, ngunit naiiba ang mga ito sa pagsasagawa ng kanilang aplikasyon. Ang batas sa paggawa ay tungkol sa kontrata sa pagtatrabaho(kontrata); sa sibil - dalawa at multilateral na mga transaksyon ay tinatawag na mga kontrata; sa aktibidad ng dayuhang kalakalan, ang terminong "kontrata" ay mas karaniwang ginagamit; ang mga kasunduan sa ilang iba pang mga lugar ay naayos sa mga kasunduan.

Isa pang tampok ng pagsasalita sa negosyo. Ang mga pagdadaglat ay ginagamit sa pagsasalita ng negosyo. Mayroong dalawang pangunahing uri ng mga pagdadaglat:
1. Lexical (abbreviations) - tambalang salita na nabuo sa pamamagitan ng pag-alis ng bahagi ng kanilang mga constituent letter mula sa mga bahagi ng mga salita: CIS, LLC, Ministry of Emergency Situations, Nuclear Power Plant, GOST, GUM, Roskomzem, chief accountant, head, deputy, special forces .
2. Graphic - ang mga pinaikling pagtatalaga ng mga salitang ginamit sa pagsulat: gr-n, tuldok, riles, sq. m at iba pa.

Tanging opisyal na tinatanggap na mga pagdadaglat, pagtatalaga at termino ang dapat gamitin sa mga titik. Ang mga pangalan ng mga institusyon, organisasyon at mga posisyon, mga titulo, mga yunit ng pagsukat, mga heograpikal na pangalan at iba pa ay dapat na eksaktong tumugma sa mga opisyal na pangalan.

Ang isa pang tampok ng pagsasalita sa negosyo ay ang paggamit ng mga konstruksyon na may sunud-sunod na subordination ng mga salita sa genitive o instrumental na kaso:
- Nag-aalok kami sa iyo ng mga pagpipilian para sa mga solusyon (ano?) Muling pagtatayo ng mga sistema ng pag-init, bentilasyon at sanitary na mga pag-install ng mga gusali ng tirahan at mga gusali ng opisina.
- Lubos naming ibinabahagi ang pangangailangan (ano?) para sa karagdagang talakayan ng mga partikular na isyu ng posibleng pakikipagtulungan.
- Ayon sa listahan ng mga pangunahing kaganapan para sa paghahanda at pagdaraos ng pagdiriwang ng ika-60 anibersaryo ng Tagumpay sa Dakilang Digmaang Patriotiko na inaprubahan ng Pangulo ng Russian Federation (ano?) ...

Ayon sa schedule...

Ang pagsasalita sa negosyo ay nailalarawan sa pamamagitan ng paggamit ng mga parirala na may mga pandiwang pangngalan. Lubhang aktibo sa pagsasalita ng negosyo, sa halip na mga pandiwa, ang mga konstruksyon mula sa mga verbal na pangngalan na may kahulugan ng aksyon ay ginagamit: upang tumulong (at hindi tumulong), tumulong (at hindi tumulong), maglinis (at hindi maglinis), upang suporta (at hindi upang suportahan), upang gumawa ng mga pagkukumpuni (hindi repair).
Ang pagiging simple ng presentasyon, ang pamamayani ng mga simpleng karaniwang pangungusap ay mahalaga sa pagsulat. Ang isang tampok ng istilo ng negosyo ay ang nangingibabaw na paggamit ng mga simpleng karaniwang pangungusap, isang bahagi (na may isang pangunahing miyembro - paksa o panaguri) o dalawang bahagi (na may dalawang pangunahing miyembro - paksa at panaguri) na may magkahiwalay na mga liko (participial, adverbial, nakahiwalay na mga kahulugan), mga pambungad na salita at pangungusap, Halimbawa:
- Dahil sa napakababang kahusayan ng paggamit ng ari-arian ng lungsod na naiambag sa awtorisadong kapital ng JV "MIO", pati na rin ang hindi sapat na workload ng fleet ng sasakyan at ang kawalan ng kakayahang kumita nito, hinihiling namin sa iyo na lutasin ang isyu ng paglilipat ng lungsod ibahagi sa departamento ng pananalapi at pang-ekonomiya ng City Hall.

Maipapayo na maghanda ng isang liham sa isang isyu. Kung kailangan mong makipag-ugnay sa organisasyon nang sabay-sabay sa ilang magkakaibang mga isyu, inirerekomenda na magsulat ng hiwalay na mga titik para sa bawat isa sa kanila.
Sa teksto ng isang liham, ang mga kahilingan o iba pang mga katanungan ay maaaring ipahayag kung sila ay inilipat sa isang tao para sa pagpapatupad.
Bilang karagdagan sa mga tradisyonal na pormula ng wika, ang mga banyagang salita at parirala ay matatagpuan sa mga sulat sa negosyo. Sa pagsasagawa, ginagampanan nila ang papel ng mga pormula ng wika. Ang ilan sa kanila ay kilala, ang ilan ay hindi gaanong karaniwan. Dapat tandaan na ang paggamit ng mga banyagang salita ay nagbibigay ng bahagyang makaluma, ngunit sa parehong oras ay nag-iiwan ng magandang impresyon sa isang kapareha na nakakaalam ng mga salitang ito at nagpapahintulot sa iyo na malito ang isang tagalabas na mambabasa.

nakapagtuturo;

Sinasamahan;

Garantiya;

impormasyon;

Thanksgiving;

pagbati;

Mayroon ding mga liham ng kahilingan, liham ng pagtatanong, liham ng paunawa, liham ng tugon, liham ng paanyaya, atbp. Ang bawat uri ng liham ay may kanya-kanyang katangian sa pagbalangkas at disenyo.

Mga liham ng paanyaya

Ang mga liham ng imbitasyon na may panukalang makilahok sa mga seminar, pagpupulong at iba pang mga kaganapan ay kadalasang iniuukol sa pinuno ng organisasyon, isang partikular na opisyal, ngunit maaari ring ituro sa buong pangkat. Ang mga titik ay nagpapahiwatig ng mga kondisyon ng pakikilahok, ang lugar at oras ng mga kaganapan, at, kung kinakailangan, ang uniporme. Ang liham ay karaniwang naglalaman ng kinakailangang "attachment", na nagpapaalam sa programa ng kaganapan.

Mga liham ng garantiya

Ang mga liham ng garantiya ay isinulat upang kumpirmahin ang ilang mga pangako o kundisyon at iniharap sa isang organisasyon o indibidwal. Ang pagbabayad para sa trabahong isinagawa, kalidad, oras ng paghahatid ng mga produkto, pagbabayad para sa mga kalakal, upa, atbp. Ang mga naturang sulat ay gumagamit ng mga karaniwang expression: "ginagarantiya ng kumpanya, ginagarantiya namin, hinihiling namin sa iyo na magpadala ng cash sa paghahatid (uri ng garantiya ), ginagarantiya namin ang pagbabayad, ginagarantiya namin ang oras ng paghahatid, ginagarantiya namin ang kalidad ng mga produkto...”.
Ang liham ay karaniwang naglalaman ng mga detalye ng pagbabayad ng organisasyon na ginagarantiyahan ang pagbabayad.
Ito ay kanais-nais na i-coordinate ang teksto ng liham sa legal na serbisyo. Bilang karagdagan sa pirma ng pinuno ng organisasyon, ang pirma ng punong accountant ay maaaring ibigay. Ang lagda ay pinatunayan ng isang selyo.

Humiling ng mga Liham

Mayroong isang malaking bilang ng mga sitwasyon na nagdudulot ng mga kahilingan sa ngalan ng mga negosyo, organisasyon, institusyon. Ang teksto ng liham na ito ay karaniwang binuo sa sumusunod na anyo: sa pangunahing bahagi ng nilalaman, isang pahayag ng dahilan na nag-udyok sa kahilingan; pahayag ng kahilingan mismo; sa huling bahagi, ang pag-asa para sa inaasahang resulta ay ipinahayag. Ang mga kahilingan ay karaniwang ipinahayag sa pamamagitan ng mga salitang "pakiusap, pakiusap";
Tulong po...;
Mangyaring ipadala sa aming address...;
Mangyaring makilahok...;
Mangyaring ipaalam sa akin...;
Hinihiling ko sa iyo na likidahin ang utang ...;
Mangyaring kumilos...

Ang pangunahing layunin ng liham na ito ay upang kumbinsihin, upang patunayan ang pangangailangan upang matupad ang kahilingan, samakatuwid, ang teksto ng liham ay naglalaman ng nakakumbinsi na ebidensya, mga kalkulasyon, mga pagtatantya at iba pang mga sumusuportang batayan ay nakalakip, na iginuhit kasama ng kinakailangang "aplikasyon" .

Mga sulat ng tugon

Ang teksto ng liham ng tugon ay karaniwang nagsisimula sa isang pag-uulit ng kahilingan. Dagdag pa, ang mga resulta ng pagsasaalang-alang ng kahilingan ay itinakda, ang pagtanggi ay motibasyon (kung ito ay isang liham ng pagtanggi) at ang pagtanggi mismo ay nakasaad.
Ang likas na katangian ng impormasyon sa isang liham ng negosyo ay karaniwang nagpapahiwatig ng kahalili ng inaasahang impormasyon sa liham ng pagtugon, ibig sabihin, sa mga sulat sa negosyo, ang prinsipyo ng paralelismo ay gumagana sa mga tuntunin ng nilalaman, na makikita sa wika ng mga sulat sa pagtugon. Ibig sabihin:
1. Ang presensya sa sulat ng tugon ng isang link sa orihinal na liham at ang paksa nito;
2. Ang paggamit ng parehong linguistic na paraan ng pagpapahayag (pangunahing terminolohiya) sa parehong mga titik;
3. Paghahambing ng dami ng impormasyon at mga aspeto ng nilalaman sa parehong mga titik;
4. Pagsunod sa isang tiyak na pagkakasunod-sunod sa paglalahad ng mga aspeto ng nilalaman.

Ang mga teksto ng mga sulat ng tugon ay dapat sumunod sa mga gawaing nakatala sa mga resolusyon ng mga pinuno.
Ang una at pangunahing tuntunin - huwag ipagpaliban ang sagot, huwag hayaang maghintay ang iyong kasulatan. Kung ang mga pangyayari ay nabuo sa paraang hindi ka makakapagbigay ng sagot sa loob ng itinakdang oras, ipaalam sa addressee ang tungkol dito, gayundin ang mga deadline kung saan maaari kang magbigay ng pangwakas na sagot. Siguraduhing humingi ng paumanhin para sa pagkaantala, habang isinasaad ang layunin nitong dahilan.
Ang sulat ng tugon ay nagpapahiwatig ng numero at petsa ng dokumento kung saan ibinigay ang tugon. Ang mga data na ito ay ipinasok hindi sa teksto ng liham, ngunit sa iniresetang lugar ng form o sa harap ng heading ng dokumento, na hindi iginuhit sa form.

Ang mga sumusunod na anyo ng waiver ay ginagamit:
- Tinanggihan ang iyong alok para sa mga sumusunod na dahilan...

Ang draft na kasunduan sa magkasanib na pagkilos na ipinadala sa iyong address ay tinanggihan para sa mga sumusunod na dahilan...
- Ikinalulungkot namin, ngunit hindi tinatanggap ng aming kumpanya ang iyong alok...

Mga liham ng pasasalamat

SA Kamakailan lamang Ang mga liham ng pasasalamat ay naging malawakang ginagamit sa mga liham ng negosyo.
Ang mga liham ng pasasalamat ay ang mga tuntunin ng mabuting asal sa mga relasyon sa pagitan ng mga kasosyo. Sa mga pakikipagsosyo, kailangan mong hindi lamang magtanong, ngunit magpasalamat din sa mga serbisyong ibinigay, para sa magkasanib na pagdaraos ng anumang mga kaganapan, para sa pagpapadala ng pagbati, para sa pag-aayos ng isang pagtanggap, atbp.

Ang liham ay maaaring ibigay sa isang letterhead o sa isang kulay na letterhead) sulat ng pasasalamat. Kung sakaling ang liham ay inilabas sa anyo ng isang liham, ito ay nakarehistro sa inireseta na paraan. Ang isang liham na iginuhit sa anyo ng isang liham ng pasasalamat ay hindi napapailalim sa pagpaparehistro; ang isang selyo ay maaaring ikabit sa kinakailangang "pirma". Dahil ang liham ay personal sa kalikasan, hindi inirerekomenda na gawin ang kinakailangang "tagaganap" dito. Ang mga teksto ng mga liham ay gumagamit ng isang tipikal na anyo ng pagtatanghal:
- Ipinapahayag ko ang aking pasasalamat ...;
- Taos-pusong nagpapasalamat...;
- Lubos naming kinikilala...;
- Salamat...;
- Salamat sa...

cover letter

Ang mga cover letter ay pinagsama-sama upang ipaalam sa addressee ang tungkol sa direksyon ng anumang mga dokumento. Ang teksto ng liham ay binubuo ng dalawang bahagi: isang mensahe tungkol sa materyal na ipinapadala at paglilinaw ng impormasyon (mga kalakip). Kadalasan ang teksto ng cover letter ay napakaikli, akma sa A5 na format at walang independiyenteng heading. Ang mga cover letter ay karaniwang nagsisimula sa mga salitang:
- Nagpapadala ng impormasyon...; - Nalulugod kaming mag-alok (inirerekumenda) sa iyo...;
- Nag-aalok kami sa iyo...;
- Sigurado kami na magiging interesado ka sa mga de-kalidad na produkto..;
- Ipinapaalam namin sa iyo na...;
- Nais naming ipaalam sa iyo na...;
Inaasahan namin ang karagdagang kooperasyon...

Ang mga liham ng kahilingan ay isang mahalagang bahagi, mahalaga at kinakailangang bahagi ng pagsusulatan sa negosyo. Sa isang banda, ito ay mga mataktika at diplomatikong kahilingan sa mga kasalukuyang isyu, sa kabilang banda, ang mga ito ay isang kasangkapan upang makamit ang ilang mga layunin ng addressee. Ang layunin ng anumang liham ng kahilingan ay hikayatin ang addressee na magsagawa ng ilang mga aksyon na kinakailangan para sa may-akda ng liham. Paano magsulat ng isang liham ng kahilingan upang makakuha ng mas malapit hangga't maaari sa isang positibong sagot?

Ang anumang liham ng kahilingan ay dapat magsama ng isang mahusay na pinag-isipang katwiran at isang malinaw na pahayag ng kahilingan. Bilang karagdagan, maaari kang gumamit ng mga pamamaraan na nagpapataas ng pagiging epektibo ng pagsulat.

Hakbang 1. Sino ang tinatanong mo?

Personal na tawagan ang addressee, mas mabuti - sa pamamagitan ng pangalan at patronymic:

"Mahal na Ivan Ivanovich!", "Mahal na Ginoong Ivanov!"

Una, ipinapahayag mo ang iyong paggalang sa addressee, at ikalawa, ang isang kahilingan na hinarap sa isang partikular na tao ay nagpapataw sa kanya ng responsibilidad para sa pagpapatupad nito. May mga sitwasyon kung kailan ang isang kahilingan ay naka-address sa isang team o isang grupo ng mga tao. Sa kasong ito, kanais-nais din na i-personalize ang apela hangga't maaari:

"Mga Minamahal na Kasamahan!", "Mga Minamahal na Tagapamahala!", "Minamahal na Mga Junior Employees!", "Mga Minamahal na Empleyado serbisyo ng tauhan!»

Hakbang 2. Bakit mo ako kinokontak?

Papuri ang tatanggap. Pagbibigay ng papuri sa kausap, sinasagot mo ang kanyang tanong: "Bakit mo itinutugon sa akin ang tanong na ito?" Pansinin ang kanyang mga nakaraang nagawa o personal na katangian.

“Palagi kang handang makinig at hanapin ang pinakamahusay na paraan upang malutas ang problema ng halos lahat ng bumaling sa iyo. And, I must give you credit, malaki ang naitulong mo.”

"Ikaw ang nangungunang eksperto sa larangan...".

“Nakatulong ka sa marami upang malutas ang pinakamahihirap na isyu sa larangan ng…”.

Ang pamamaraan na ito ay magbibigay-daan sa addressee na masusing tingnan ang kahilingan at subukang humanap ng pagkakataon upang matugunan ito. fuck her.

Ang isang papuri ay angkop pagdating sa hindi karaniwang mga kahilingan, kapag kailangan mong manalo sa tinutugunan, kapag kailangan mong bigyang pansin ang ilang mga merito at katangian na kinakailangan at mahalaga upang matupad ang iyong kahilingan.

Napakahalaga na huwag tumawid sa pagitan ng isang papuri at bastos na pambobola. Maging tapat.

Hakbang 3. Pagbibigay-katwiran sa kahilingan

Ang anumang kahilingan ay dapat bigyang katwiran kung bakit mo ginagawa ang partikular na kahilingang ito. Ilagay ang addressee sa konteksto ng iyong problema.

Sa yugtong ito, kailangan mong piliin ang tatlong pinakamahalagang argumento para sa addressee. Pinakamainam na bumuo ng mga argumento ayon sa pamamaraan: malakas - katamtaman - pinakamalakas.

Ang mga kahilingan ay dumating sa iba't ibang antas ng pagiging kumplikado, kaya ang addressee ay hindi palaging interesado sa pagtupad sa mga kahilingan ng isang tao. Kailangan niyang kumbinsihin na ang pagtupad sa kahilingan ay may potensyal na benepisyo:

Interesan ang addressee

Mag-alok na ipatupad ang ilang kaakit-akit na pagkakataon para sa kanya na may kaugnayan sa katuparan ng iyong kahilingan:

"Sa lahat ng oras, ang mga tulad sa negosyo, masigasig na mga tao ay naghahangad hindi lamang upang makamit ang materyal na tagumpay, ngunit din na mag-iwan ng kanilang marka sa kasaysayan ng Inang Bayan, upang maalala para sa mabubuting gawa, upang makakuha ng paggalang."

« Ang matagumpay na aktibidad ng anumang propesyonal na komunidad ay, una sa lahat, pag-unawa at suporta mula sa mapagkaibigang Unyon, pakikilahok sa magkasanib na mga kaganapan at proyekto».

« Siyempre, ang iyong malaking layunin ay isang malinis at komportableng lungsod para sa mga tao».

O ipahayag ang isang problema na napakahalaga para sa iyong addressee:

"Ikaw, bilang isang matalinong may-ari ng lungsod, ay malamang na nag-aalala tungkol sa mga maling lakad ng mga bata na may iba't ibang edad sa mga lugar na hindi angkop para dito, na humahantong sa mas madalas na mga aksidente at pagtaas ng delingkuwensya ng kabataan."

"Nagkaroon ng pagtaas ng mga tawag sa iyong departamento sa mga hindi pangunahing isyu, na tumatagal ng maraming napakahalagang oras ng pagtatrabaho."

Ipakita kung paano makakatulong ang iyong kahilingan sa pagsasakatuparan ng pagkakataon:

« At ngayon, kapag ang ating bansa ay umaasa sa mga kabataan, mahirap makahanap ng isang mas kinakailangan, sagradong layunin kaysa sa pagtulong sa mga kabataang lalaki at babae mula sa mga pamilyang hindi gumagana. Mayroong mga nasa ating lungsod na nagbibigay na ng ganitong tulong - sa ilalim ng tanggapan ng mayor's office, ang ating charitable center na "Heritage" ay nagpapatakbo sa mga donasyon mula sa mga taong-bayan, na nagtuturo sa mahihirap na mga tinedyer na katutubong sining. ».

O lutasin ang problema:

"Ang mga kagamitan ng mga espesyal na lugar para sa libangan ng mga bata na may iba't ibang edad ay makatutulong na mabawasan ang antas ng juvenile delinquency at mabawasan ang mga aksidente sa kalsada na kinasasangkutan ng mga bata."

Ilarawan ang kahalagahan ng kahilingan

Kapag walang maibibigay sa addressee o ito ay hindi naaangkop sa konteksto ng kahilingang ito, ito ay mas mahusay na dalhin ang addressee up to date. Dito kailangan mong ilarawan ang sitwasyon nang buo kung kinakailangan upang maunawaan ang kaugnayan ng kahilingan at ang kahalagahan ng pagpapatupad nito. Ang kahalagahan ng kahilingan ay dapat na inilarawan sa paraang ito ay "kumukuha ng kaluluwa." Kung ang kahilingan ay hindi nabibilang sa kategorya ng "soulful", kailangan mong ipakita sa addressee ang sanhi-at-epekto na mga relasyon, na titiyakin na tinutupad ng addressee ang kahilingan.

“Mula sa (petsa), ayon sa kasunduan sa pag-upa Blg. X, ang upa para sa 1 m 2 ay 20 c.u. sa isang araw. Sa nakalipas na tatlong buwan, nagkaroon ng pagbaba sa aktibidad ng kalakalan dahil sa kawalang-tatag ng ekonomiya at kaguluhan sa lipunan. Ang average na kita mula sa pangangalakal ay $10. bawat araw, na hindi sapat kahit na magbayad ng upa. Kung walang aksyon na gagawin, ang mga pribadong negosyante ay mapipilitang isara ang kanilang mga saksakan na maaaring negatibong makaapekto sa iyong kita.

Kaya, dapat mong gawing malinaw sa addressee na ang katuparan ng kahilingan ay may posibilidad na makatanggap ng tangible o hindi nasasalat na mga benepisyo.

Hakbang 4 Pahayag ng Kahilingan

Kapag handa na ang addressee, maaari mong sabihin ang aktwal na kahilingan. Ang teksto ng kahilingan ay dapat na sapat na maigsi at napakalinaw. Sa anumang kaso dapat itong maglaman ng kalabuan o pagmamaliit. Halimbawa, kung pinag-uusapan natin ang pagbabawas ng upa, mahalagang ipahiwatig kung anong antas:

“Hinihiling namin sa iyo na bawasan ang antas ng upa hanggang sa maging 5 USD ang sitwasyon. bawat m2 bawat araw.

Kung pinag-uusapan natin ang pagbibigay ng mga serbisyo, pagkatapos ay tukuyin ang kahilingan hangga't maaari, na nagpapahiwatig ng nais na mga petsa, isyu sa presyo, atbp.:

« Upang magbigay ng kasangkapan sa isang pagawaan ng palayok, kailangan mo ng tapahan para sa pagpapaputok ng mga keramika - hinihiling namin sa iyo na tulungan kami sa pagkuha nito. Ang halaga ng pugon na may pag-install ay 998 libong rubles».

Sa halimbawang ito, hindi lubos na malinaw kung anong uri ng tulong ang kailangan mula sa addressee. Mas mahusay na maging mas tiyak: "Hinihiling namin sa iyo na tumulong sa pagbili ng isang furnace para sa pagpapaputok ng mga ceramics sa pamamagitan ng paglilipat ng 333 thousand USD sa settlement account ng kumpanya para sa produksyon at pag-install ng mga furnace."

Anuman ang hilingin mo, dapat alam ng tatanggap kung kailan, ano, magkano at sa anong presyo ang gusto mong matanggap. Ang isang pangkalahatang kahilingan ay mas nanganganib na tanggihan dahil ang addressee ay hindi palaging may oras at pagnanais na harapin ang mga detalye. Bilang karagdagan, may panganib kang hindi makuha ang gusto mo sa pamamagitan ng paglilipat ng inisyatiba sa addressee.

Halimbawa, ang mga pribadong negosyante ay nagsulat ng isang liham na humihiling ng pagbabawas ng upa, ngunit hindi ipinahiwatig kung anong antas ang nais nilang bawasan ang upa:

"Hinihiling namin sa iyo na bawasan ang antas ng upa hanggang sa maging matatag ang sitwasyon."

Bilang resulta, nakatanggap sila ng pagbawas sa upa, ngunit hindi gaanong mahalaga (sa pamamagitan ng 1% ng umiiral na). Kaya, ang kanilang kahilingan ay ipinagkaloob, ngunit maliit na nagbago sa posisyon ng mga nagpasimula ng liham.

Sa ilang mga kaso, ang teksto ng kahilingan ay maaaring gawing naka-bold upang ito ay kapansin-pansin sa teksto, ngunit huwag abusuhin ang diskarteng ito.

Hakbang 5. Ibuod ang iyong kahilingan.

Ulitin ang iyong kahilingan at bigyang-diin kung anong benepisyo ang matatanggap ng addressee kung matupad ang kahilingan. Ang kahilingan ay dapat bahagyang mabago. Pinakamainam na bumuo ng isang pangungusap ayon sa pamamaraan: "Kung matupad mo ang kahilingan, kung gayon ikaw ay magiging masaya."

“Kung sasama ka sa amin at babaan sandali ang upa hanggang sa maging matatag ang sitwasyon sa rehiyon, hindi lang mahigit 150 trabaho ang makakapag-ipon ka, ngunit hindi ka rin magkakaroon ng pandaigdigang pagkalugi dahil sa kumpletong kawalan ng upa. ”

Ngunit maaaring may iba pang mga pagpipilian:

“Makatitiyak ka na ang bawat ruble ng iyong mga donasyong kawanggawa ay mapupunta sa isang mabuting layunin at makakatulong sa mga nahulog sa mahirap na sitwasyon mga anak upang lumaki na maging karapat-dapat na mamamayan.”

"Makatiyak kang ang bawat ngiti ng bata ay magbibigay sa iyo ng moral na kasiyahan mula sa iyong mahirap na trabaho, at ang iyong mga pagsisikap at pagsisikap ay isang pamumuhunan sa mga karapat-dapat at masayang mamamayan sa malapit na hinaharap."

Ang pangunahing bagay ay upang ulitin ang kahulugan ng kahilingan at ang mga benepisyo ng pagpapatupad nito. Ang benepisyo ay hindi kailangang maging materyal. Tandaan na ang kausap ay isang tao, at ang mga damdamin ay hindi kakaiba sa kanya.

HALIMBAWA:

Ito ay naging

“Magiliw naming hinihiling sa iyo, I.I. Ivanov, ayusin ang isang pulong ng mga aplikante sa punong tagapamahala ng iyong kumpanya. Kami ay magpapasalamat sa iyong tulong.

Sa paggalang at pasasalamat,

Direktor ng sentro ng trabaho

P.P. Petrov"

"Mahal na Ivan Ivanovich!

Ilang taon nang nakikilahok ang iyong kumpanya sa Career Guidance Program para sa mga Aplikante, na tumutulong sa kanila na pumili ng propesyon.

Ikaw, bilang isang tagapamahala ng tauhan, ay interesado sa pagsasanay ng mga propesyonal, at handa kaming tulungan ang mga mag-aaral na simulan ang paghahanda ng mga masters ng kanilang craft. Sa ngayon, ang propesyon ng isang tagapamahala ay isa sa pinakakaraniwan, ngunit maraming mga aplikante ay walang malinaw na ideya ng kahulugan nito.

Kaugnay nito, hinihiling namin sa iyo na ayusin ang isang pulong ng pangkalahatang tagapamahala kasama ang mga aplikante sa Marso 23 sa 15.00 sa base ng iyong kumpanya.

Ang pagkakaroon ng sinabi sa mga lalaki tungkol sa mga lihim ng propesyon ngayon, inilalagay mo ang pundasyon para sa pagsasanay ng mga tunay na propesyonal bukas. Marahil sa loob ng ilang taon isa sa kanila ang magdadala sa iyong kumpanya sa isang bagong antas ng pag-unlad.

Sa paggalang at pasasalamat,

Direktor ng sentro ng trabaho

P.P. Petrov"

At huwag kalimutan ang tungkol sa disenyo ng liham - ito ang "mukha" ng organisasyon. Kung ang nagpasimula ng liham ng kahilingan ay isang organisasyon, kung gayon ang naturang liham ay iginuhit sa letterhead na nilagdaan ng pinuno o awtorisadong tao. Kung isang pribadong tao, kung gayon ito ay sapat na upang sumunod sa mga pangunahing pamantayan sa pag-aayos ng mga elemento ng liham. Ang mga detalyeng ito ay legal at sikolohikal na napakahalaga para sa addressee at sa pagbuo ng tamang imahe ng nagpadala.

-
-	Magpadala ng daan-daan komersyal na alok, mga kahilingan at iba pang mga liham pangnegosyo araw-araw, ngunit hindi mo nakakamit ang ninanais na resulta sa iyong mensahe? Hindi alam kung paano unobtrusively at magalang na paalalahanan ang addressee ng kanyang mga obligasyon? Kung gayon ang online na pagsasanay ay tiyak na makakatulong sa iyo. "Kasanayan sa Pagsusulat ng Negosyo"! Maari mo itong pagdaanan sa anumang maginhawang oras sa pamamagitan ng.	-	-
-

Sa daloy ng trabaho sa negosyo, ang format ng sulat ng kahilingan ay madalas na ginagamit kapag kinakailangan upang makuha ang pahintulot ng pangalawang partido o isang partikular na serbisyo mula dito. Handa nang mga sample at halimbawa iba't ibang sitwasyon, pati na rin ang mga patakaran para sa pag-compile ng mga naturang liham, makikita mo sa artikulong ito.

Ang tradisyon at mga patakaran para sa pagsulat ng isang liham ng kahilingan ay binuo ng eksklusibo sa praktikal na pamamahala ng dokumento - i.e. sa antas ng pambatasan, walang mga form o tagubilin ang naaprubahan. Gayunpaman, sa pangkalahatang pananaw ang sumusunod na istraktura ay dapat sundin:

Tulad ng dati, ang "header" ay napunan muna, na nagpapahiwatig ng buong pangalan ng nagpapadalang organisasyon na may kaukulang mga detalye ng contact, pati na rin ang pangalan ng isang partikular na empleyado (kadalasan ang direktor ng kumpanya) at ang pangalan ng tumatanggap organisasyon.
Sinusundan ito ng teksto mismo, na binubuo ng isang paglalarawan ng sitwasyon at ang katwiran para sa kahilingan. Ang teksto ay dapat na maikli hangga't maaari - kadalasan ay sapat na ang 1-2 talata. Mahalagang partikular at malinaw na sabihin ang iyong kahilingan upang maunawaan nang mabuti ng kausap ang kakanyahan ng iyong apela.
Ito ay sinusundan ng isang lagda, isang transcript ng lagda at ang petsa ng compilation.

Kaya, ito ay iginuhit ayon sa karaniwang bersyon para sa naturang mga dokumento - ang form ay ibinigay sa ibaba.

Ang natapos na sample ay maaaring gamitin bilang isang halimbawa nito.

TANDAAN. Ang desisyon na ipahiwatig o hindi ipahiwatig ang pangalan ng dokumento (i.e., isulat sa gitnang "Request Letter") ay ginawa ng nagpadala mismo. Bilang isang tuntunin, ito ay kinakailangan sa mga kaso kung saan angkop na bigyang-diin ang likas na katangian ng dokumento at ang layunin na sinusubukan ng isang kumpanya na makamit mula sa isa pa.

Dahil sa kasong ito pinag-uusapan natin ang katotohanan na ang isang kumpanya ay umaasa sa ilang serbisyo o kahit isang konsesyon mula sa kasosyo nito, siyempre, ang pagsulat ng isang liham, ang disenyo nito, at kahit na ang pagpapadala nito ay dapat na seryosohin. Ang anumang detalye ay maaaring gumawa ng isang impression, kaya mas mahusay na isaalang-alang kahit na ang mga nuances na hindi gaanong mahalaga sa unang sulyap:

Una sa lahat, mas mainam na ipadala ito gamit ang pisikal na koreo - ang karaniwang Russian Post o mas mabuti pang pribadong organisasyon na naghahatid ng mga sulat pinto sa pinto at mas mabilis. Ang isang mensahe sa elektronikong anyo, o higit pang ipinadala sa pamamagitan ng fax, ay kadalasang itinuturing na mas impersonal bilang spam.
Bukod sa pisikal na paraan Ang disenyo ng dokumento (i.e. bilang isang regular na postal item) ay nagbibigay-daan sa iyo na gumawa ng isang kanais-nais na impresyon sa gastos ng mas mahal na papel, isang sobre, isang selyo at iba pang paraan ng pagpaparehistro.
Upang isulat ang teksto, palaging pinipili ang isang letterhead - pinapayagan ka nitong bigyan ang kahilingan ng higit na pormalidad.
Sa teksto, mas mahusay na maiwasan ang mga halatang burukrasya - i.e. magtakda ng mga salita at expression na karaniwang ginagamit sa kapaligiran ng negosyo. Literal nilang "pinatuyo" ang kuwento at gumagawa ng negatibong impresyon sa pangkalahatan. Madaling palitan ang mga ito ng higit pang orihinal na mga opsyon - halimbawa, "Mangyaring isaalang-alang" hanggang "Umaasa ako sa iyong pang-unawa at tulong sa paglutas ng isyung ito."
Sa wakas, ito ay nagkakahalaga ng pagsunod sa mga tradisyon ng pagsusulatan sa negosyo sa pangkalahatan, i.e. ang teksto ay pangunahing nakasulat sa isang pormal na istilo ng negosyo. Mga liriko na digression, masyadong kumplikado syntactic constructions, doble (sa kahulugan) na mga parirala ay hindi dapat. Ang pag-iingat ay dapat gawin upang gawing napakadali para sa kausap na maunawaan ang mensahe - kapwa sa mga tuntunin ng pag-unawa at sikolohikal.

PAYO. Kung posible na isulat ang teksto sa pamamagitan ng kamay, mas mainam na gamitin ang pamamaraang ito. Ang sulat-kamay na liham ay nagpapahintulot sa iyo na makilala ito mula sa background ng lahat ng iba pa. Gayunpaman, mas mahusay na ipagkatiwala ang pagsulat sa isang espesyalista na nakakaalam ng mga pamamaraan ng kaligrapya.

Mga uri

Depende sa partikular na sitwasyon, may iba't ibang uri ng mga titik. Karamihan sa mga kahilingan ay nauugnay sa mga isyu sa pananalapi, tulad ng isang diskwento, isang pagbawas sa pagbabayad para sa isang serbisyo, o isang pagpapaliban. Ang isang mas maliit na bahagi ng mga liham ng kahilingan ay nakatuon sa tulong sa paglutas ng anumang iba pang mga isyu. Ang pinakakaraniwang mga kaso at mga handang halimbawa ang mga liham ay tinalakay sa ibaba.

Tungkol sa paglalaan ng mga pondo

Ang paghingi ng pera, kahit para sa mga layuning pangkawanggawa, ay isang seryosong kahilingan. Samakatuwid, kapag gumuhit, mahalagang ilarawan ang sitwasyon nang partikular hangga't maaari at, bukod dito, malinaw na ipahiwatig kung ano ang eksaktong kinakailangan ng pera, at sa anong dahilan hindi ito maaaring makuha mula sa ibang mapagkukunan.

Kapag nag-compile, maaari kang kumuha ng gayong sample bilang batayan.

Mula sa NGO na "Rainbow"

Miyembro ng Legislative Assembly

St. Petersburg Miloshnikov I.N.

Mahal na Ilya Nikolaevich! Maligayang pagdating sa direktor non-profit na organisasyon Bahaghari". Ang aming organisasyon ay itinatag noong 2012 at sa lahat ng mga taon na ito ay patuloy na nagbibigay ng tulong pinansyal sa mga batang dumaranas ng mga talamak na uri ng leukemia. Ang pangunahing direksyon ng aming aktibidad ay ang pagbili ng naaangkop mga gamot at mga kumplikadong operasyon.

Sa lahat ng mga taon na ito, ang pangunahing pinagmumulan ng financing para sa aming mga aktibidad ay ang enterprise LLC "...". Gayunpaman, noong Abril ng kasalukuyang 2017, ang dami ng pagpopondo ay bumagsak nang husto, at sa ngayon ay hindi namin maaaring isagawa ang mga pagkilos ng kawanggawa sa parehong dami.

Ayon sa aming data, ang taunang badyet ng pondo, na isinasaalang-alang ang mga pribadong donasyon, ay dapat na 10 milyong rubles. Kaya, dahil sa pagwawakas ng financing, kinakailangan upang masakop ang pagkakaiba sa halagang 8 milyong rubles. taun-taon. Inaasahan namin ang iyong pakikipagtulungan, dahil nakakahanap kami ng mga sponsor kasalukuyan parang hindi pwede.

Taos-puso, Svetozarov V.K.

Tungkol sa paghahatid ng mga kalakal

Narito ito ay mahalaga upang ipakita ang iyong interes at pagnanais na makipagtulungan. Samakatuwid, kailangan mong hanapin ang mga tamang salita upang ang kausap ay mapuno ng tiwala at gumawa ng naaangkop na desisyon. Bilang batayan, maaari kang kumuha ng gayong sample.

Pangkalahatang Direktor ng LLC "…"

Nekrasov N.K.

Mula sa direktor ng kumpanya LLC "..."

Elizarova V.M.

Pagbati, Nikolai Konstantinovich! Sa rehiyonal na eksibisyon agrikultura, na ginanap noong Mayo ngayong taon, naging interesado ang aming kumpanya sa mga sample ng makinarya at kagamitan na inaalok mo.

Nais naming simulan ang pakikipagtulungan sa iyo sa paghahatid ng isang pagsubok na batch ng mga kalakal ( buong listahan kalakip bilang isang hiwalay na dokumento sa liham na ito). Ginagarantiya namin ang mga napapanahong pagbabayad para sa mga produkto at serbisyo. Inaasahan namin ang isang mahaba at kapwa kapaki-pakinabang na kooperasyon.

Ang aming mga detalye sa pakikipag-ugnayan:

Taos-puso, si Elizarov V.M.

Tungkol sa diskwento

Sa kasalukuyan, ito ay isang medyo pangkaraniwang uri, dahil ang mga kondisyon ng ekonomiya ay lumala sa maraming paraan. Tulad ng ipinapakita ng karanasan, ang pagkumbinsi sa katapat na magbigay ng diskwento ay lalong mabuti sa mga ganitong kaso:

kung ang mga kumpanya ay matagal nang nakikipagtulungan, halimbawa, higit sa isang taon;
kung binili agad malaking bilang ng kalakal.

sa CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Mula sa direktor ng Veres LLC

Alexandrova K.N.

Kumusta, Gennady Viktorovich. Ikinalulugod naming tandaan ang katotohanan na ang aming mga kumpanya ay nagtutulungan nang higit sa 2 taon. Ipinapahayag namin ang aming pasasalamat sa iyo para sa patuloy na mataas na kalidad ng iyong mga serbisyo, gayundin sa iyong tulong sa paglutas ng ilang kasalukuyang isyu.

Naniniwala kami na hindi lihim para sa iyo na sa nakaraang taon ang sitwasyon sa ekonomiya sa aming market niche ay lumala nang malaki. Sa kasamaang palad, sa sandaling ito ay nakakaranas kami ng isang tiyak na kakulangan ng kita, na nauugnay sa isang pagbaba sa quarterly na kita.

Kaugnay ng mga pangyayaring ito, inaasahan namin ang iyong pag-unawa at pagpayag sa pagbibigay ng 10% na diskwento sa mga serbisyong ibibigay sa susunod na 2018 na taon ng kalendaryo. Siyempre, ang naturang panukala ay pansamantala, at kami ay nakatuon sa ganap na kooperasyon sa mga tuntuning kapaki-pakinabang sa isa't isa kung sakaling maging matatag ang sitwasyon sa ekonomiya.

Taos-puso, Alexandrov K.N.

Tungkol sa pagbabawas ng upa

Sa kasong ito, ang katwiran para sa iyong kahilingan sa sulat ay magiging halos kapareho ng tinalakay sa nakaraang halimbawa.

sa CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Mula sa direktor ng Veres LLC

Alexandrova K.N.

Kumusta, Gennady Viktorovich. Sa taon ng pananalapi na natapos noong 2016, ang aming kumpanya ay dumanas ng mga pagkalugi na lumampas sa inaasahan ng 10%. Napipilitan kaming sabihin na ang aming kumpanya ay naapektuhan ng krisis sa pananalapi. Isinasalin ito sa pagbaba ng daloy ng kliyente ng 15-20% ng mga may-ari.

Kaugnay nito, umaasa kami sa iyong pahintulot na magbigay ng 10% na diskwento sa upa. Nais kong iguhit ang iyong pansin sa katotohanan na kami ay medyo malalaking nangungupahan at, sa parehong oras, sa buong panahon ng aming limang taong kooperasyon, hindi namin pinahintulutan ang isang pagkaantala sa pagbabayad, at pinunan din ang lahat ng iba pang mga tuntunin ng kontrata. Nagpapatuloy kami mula sa katotohanan na ang panukalang ito ay pansamantala, samakatuwid kami ay handa na ipagpatuloy ang pagbabayad ng buo sa sandaling ang sitwasyon sa merkado ay maging matatag.

Taos-puso, Alexandrov K.N.

Tungkol sa ipinagpaliban na pagbabayad

Sa kasong ito, mahalagang kilalanin na hindi mo talaga ginawa ang pagbabayad sa oras at ipaliwanag nang detalyado ang dahilan. Siyempre, kailangan mong tumpak na tukuyin ang mga tuntunin ng pagbabayad ng buong halaga.

Direktor ng LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

Mula sa Direktor ng Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Kumusta, mahal na Nikolai Yuryevich. Noong Setyembre 2017, hindi kami nagsagawa ng isa pang pagbabayad para sa iyong mga serbisyo sa halagang 100,000 rubles. Opisyal naming inabisuhan ka tungkol sa imposibilidad ng pagbabayad nang maaga nang isang buwan. Sa ngayon, ipinapaliwanag namin na ang kumpanya ay nakahanap ng mga pondo para sa pagbabayad. Hinihiling namin sa iyo na magbigay ng installment plan para sa dalawang buwan: Oktubre at Nobyembre (50,000 rubles bawat isa).

Hindi namin ikinahihiya ang aming mga obligasyon sa pananalapi at mga utang at iginuhit ang iyong pansin sa katotohanan na sa lahat ng 3 taon ng aming pakikipagtulungan hindi namin kailanman nilabag ang kontrata. Inaasahan namin ang iyong pag-unawa at inaasahan namin ang higit pang pagtutulungan ng kapwa kapaki-pakinabang.

Taos-puso, Aksakov T.G.

Mangyaring magbayad para sa ibang kumpanya

Ang mga naturang kahilingan ay maaaring lumitaw sa mga kaso kung saan ang isang kumpanya ay nagsasagawa na tuparin ang mga obligasyong pinansyal ng isa pang kumpanya sa ilalim ng ilang mga kundisyon. Bilang halimbawa, maaari mong gamitin ang template na ito.

IP Blagodarov A.K.

mula sa IP Inina A.A.

Kumusta, mahal na Anatoly Konstantinovich. Tulad ng alam mo, mayroon kang utang sa akin sa halagang 100,000 rubles. Noong nakaraang taon ng pananalapi, mayroon din akong utang sa 3 kumpanya sa halagang 50,000 rubles. Iminumungkahi kong bayaran mo nang buo ang aking utang. Sa aking bahagi, ginagarantiya ko ang pagkakaloob ng mga installment para sa buong balanse ng iyong utang sa loob ng 6 na buwan.

Taos-puso, Inin A.A.

Tungkol sa tulong sa paglutas ng isyu

Panghuli, kung kailangan mong lutasin ang isang partikular na isyu, maaari mong isulat ang sumusunod na teksto:

IP Nikanorov V.R.

Mula sa direktor ng Good Solutions LLC

Abdulova V.N.

Mahal na Vladimir Romanovich, ako ang pinuno ng isang organisasyong pangkawanggawa na nag-oorganisa bakasyon sa bagong taon para sa mga bata mula sa mahihirap na pamilya. Tulad ng natutunan namin mula sa mga open source, nagbebenta ka ng mga produktong confectionery. Hinihiling namin sa iyo na ayusin ang supply ng mga regalo ng Bagong Taon sa halagang 1000 piraso para sa 20 mga kaganapan.

Sa aming bahagi, ginagarantiya namin na ipahayag ang nakasulat at pasalitang pasasalamat sa iyo at mag-iwan ng positibong feedback sa lahat ng organisasyon, ayon sa iyong mga kagustuhan.

Taos-puso, si Abdulova V.M.

Sa nakalipas na mga taon, ang e-mail ay tumaas ang lugar sa mga sulat sa negosyo. Ang mga pakinabang nito ay halata: kahusayan, kakayahang magamit at kadalian ng paggamit. Dapat alalahanin na ang elektronikong sulat ay may sariling mga nuances.

Pagtanggap ng mga liham

suriin ang iyong mail nang hindi bababa sa 2 beses sa isang araw - sa umaga at sa hapon. Kung hindi, maaari mong ihinto ang gawain ng ibang tao at antalahin ang paglutas ng mga isyu;
kung nakatanggap ka ng liham, ibig sabihin may nagpadala nito at sa ilang kadahilanan ay gumawa nito. Samakatuwid, ang mga natanggap na liham ay dapat basahin. Siyempre, hindi isinasaalang-alang ang spam dito;
kung ikaw ay isang manager, ang iyong araw ng trabaho ay dapat magsimula sa pamamagitan ng paglulunsad ng isang email client na hindi nag-i-unload buong araw at awtomatikong nagsusuri ng mail. I-set up ang awtomatikong paghahatid / pagtanggap ng mail nang hindi bababa sa bawat 10 (at mas mabuti 2 - 3) minuto;
kung ikaw ay abala at nakatanggap ka ng isang liham, suriin kung kanino ito nagmula, ang paksa at talakayin ito sa iyong mga mata - makakatulong ito sa iyo na mabilis na maunawaan kung ang liham ay nangangailangan ng agarang tugon o maaaring maghintay ng kaunti;
ang pinakasimple at mabisang paraan upang isulong ang mga bagay at hindi upang mangolekta ng mga blockage ng mail - upang agad na tumugon sa mga titik. Samakatuwid, kung hindi ka nagsasagawa ng isang pag-uusap o iba pang aktibidad na hindi pinahihintulutan ang pagkaantala, tumugon kaagad sa liham.

Para sa, Cc, Bcc na mga field

Dapat mong maunawaan, tandaan at gamitin nang tama ang mga field na "To", "Cc" at "Bcc". Ang iyong mga aksyon sa pagtanggap ng sulat o ang mga aksyon ng tatanggap ay nakasalalay dito.

"Para kanino". Kung magpapadala ka ng tanong, naghihintay ka ng tugon mula sa addressee na tinukoy sa field na "Kay". Kung ikaw ang tatanggap, dapat mong sagutin. Ibig sabihin, ang liham at ang impormasyon o mga tanong na nakapaloob dito ay direktang nakadirekta sa tatanggap na nakasaad sa field na ito.
"Kopya". Ang mga tatanggap sa kahon na ito ay tumatanggap ng sulat para sa impormasyon o mga "inimbitahang saksi". Ang tatanggap sa mga kopya ay karaniwang hindi dapat tumugon sa liham. Bukod dito, itinuturing na magalang, kung kinakailangan, magsimula sa pariralang "paumanhin sa pakikialam."
"Nakatagong kopya". Ang katotohanan na ang liham ay ipinadala sa taong tinukoy sa field na "Bcc" ay hindi malalaman ng pangunahing tatanggap o ng mga nasa mga kopya. Ginagamit din ang field na ito para sa mass mailing para hindi malaman ng lahat ng tatanggap ang iyong address book.

Kapag sumasagot, huwag kalimutan ang tungkol sa pindutang "Tumugon sa lahat" - mai-save nito ang mga tatanggap sa mga kopya panimulang liham at ang iyong sagot ay hindi lalampas sa kanila. Maaari mong palaging alisin ang mga hindi gustong tatanggap o magdagdag ng iba pa.

Kung mayroong higit sa dalawang tatanggap sa natanggap na liham sa patlang na "Kay", nangangahulugan ito na ang parehong mga koresponden na ito o alinman sa kanila ay dapat sumagot. Magpasya kung sino ang dapat sumagot. Gayunpaman, mag-ingat kapag nagpapadala ng mga liham na naglalaman ng higit sa dalawang tatanggap sa field na "Kay": para sa isang liham na ipinadala sa lahat, nanganganib kang hindi makatanggap ng tugon mula sa sinuman.

Patlang ng paksa

Hindi mo dapat iwanang walang laman ang field na ito. Maaaring makatanggap ng daan-daang email sa isang araw ang mga taong kausap mo at gamitin ang field na ito upang mabilis na masuri ang kahalagahan ng nilalaman ng email.

Ang paksa ng liham ay dapat na maikli na sumasalamin sa paksa ng liham. Mga headline tulad ng "Tanong", "Hello!" o walang laman na mga headline ay nagtataksil sa iyo bilang isang baguhan, o kakulangan ng mga pangunahing kasanayan sa pagsulat ng negosyo.

"Ang Kahalagahan ng Pagsulat"

Kung ang liham ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga kagyat na pagbabago, ang teksto ng anumang kontrata o iba pang impormasyon na kailangang bigyang pansin una sa lahat, gamitin ang halagang "mataas", ito ay i-highlight ang titik sa folder ng Inbox.

Huwag gamitin ang "mataas" na kahalagahan nang walang kabuluhan!
Isang personal na liham sa isang business correspondent o isang liham na may nakakatawa at hindi pang-negosyo na larawan o link, markahan ang kahalagahan bilang "mababa".

Pagsusulat ng tugon

Magsimula sa isang pagbati, ito ay magalang.
Magsalita ng parehong wika sa tao. Nalalapat ito hindi lamang sa wikang Ruso/Ingles, kundi pati na rin sa anyo ng teksto. Ang impormal na tugon sa isang pormal na liham ay walang galang sa respondent at isang pagpapakita ng sariling mababang kultura.
Huwag gumamit ng transliterasyon maliban kapag nagpapadala ng mga email gamit ang mga mobile device. Kung ang iyong mail client ay hindi sumusuporta sa Russian o corrupts encodings, mangyaring ilakip ang reply text sa attachment.
Ang isang liham ng negosyo ay dapat na tumpak, tiyak at maigsi.
- Katumpakan– Tukuyin ang eksaktong data na iyong tinutukoy (halimbawa, petsa ng pagpupulong, item sa agenda ng pulong, petsa at paksa ng isa pang email, o pangalan ng file).
- pagiging konkreto- ito ay dapat na malinaw mula sa sulat kung ano mismo ang kinakailangan mula sa tatanggap.
- Conciseness. Kung sino ang nag-iisip nang malinaw, malinaw niyang sinasabi, at nakikita ito ng iyong addressee. Samakatuwid, hindi na kailangang sabihin sa tatlong pahina kung ano ang maaaring isulat sa tatlong pangungusap. Ang isang maigsi na teksto ng negosyo ay hindi pagkatuyo, ngunit pagtitipid ng oras at katumpakan ng pag-iisip.
Kung ang liham ay naglalaman ng maraming tanong, paksa o gawain, buuin ang mga ito at paghiwalayin ang mga ito. Ang isang tuluy-tuloy na "stream ng paghuhugas" ay mahirap basahin at maaari mong laktawan, sa katunayan, ang pangunahing tanong ng liham.
Tumugon sa mga kahilingan sa liham nang tumpak hangga't maaari. Ang sagot sa isang kahilingan o gawain "Gawin natin!" hindi kumpleto "Gagawin namin ito sa pamamagitan ng ganoon at ganoong petsa", "sa ganoon at ganoong mga araw", "pagkatapos ng ganito at ganoong kaganapan" ay isang mas tiyak at tumpak na sagot.
Ang teksto ay hindi dapat maglaman ng mga error! Hindi kakila-kilabot ang mga misprint, ngunit kung mali ang pagsulat mo ng mga salita sa bawat titik, ito ay magiging kapansin-pansin nang napakabilis at nag-iiwan ng negatibong imprint sa iyong imahe ng isang kasosyo sa negosyo.
Huwag magpadala ng liham nang hindi binabasa ang iyong isinulat! Basahin ang iyong sagot at siguraduhin na ang lahat ay maikli, tumpak, naiintindihan, tiyak at walang mga pagkakamali sa gramatika. Suriin kung ang lahat ng kinakailangang tatanggap ay tinukoy, kung tama ang mga ito sa mga field na "Kay" at "Cc". Suriin kung may mga grammatical error.
Sipiin ang teksto ng orihinal na liham.
Kapag buo ang pagsipi (kung ang sagot mo sa buong liham) isulat ang teksto ng sagot sa umpisa ng liham, hindi sa dulo!
Kung point by point ang iyong mga sagot, paghiwalayin ang quote na may mga blangkong linya sa itaas at ibaba.

Mga kalakip

Huwag mag-attach ng mga file sa EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR na mga format sa mga email - maraming email client o server ang mahigpit na humaharang sa mga naturang attachment, at hindi kailanman babasahin ng tatanggap ang mga ito. I-pack ang mga ito sa isang archive (zip, rar) tulad ng sa isang shell at ilagay ang mga ito sa form na ito.
Itinuturing na normal na magpadala ng mga attachment hanggang 2-3 megabytes nang walang babala. Kung gusto mong magpadala ng attachment mas malaking sukat, suriin sa kasulatan kung ang naturang file ay dadaan sa kanyang server o kung ito ay kasya sa mailbox.
Iwasan ang mga attachment ng kahina-hinalang nilalaman: una, maaaring hindi ibahagi ng iyong koresponden ang iyong mga panlasa, at pangalawa, maaari kang magdulot ng problema sa isang taong nagtatrabaho sa isang organisasyon kung saan ginagamit ang pagbabasa ng mail.

Electronic Signature

Ang presensya nito ay kapaki-pakinabang (ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay ay magagamit) at ito ay isang magandang tono na nagpapakita ng iyong propesyonalismo.
Ang lagda ay hindi dapat lumampas sa 5-6 na linya. Dapat itong isama ang hindi bababa sa iyong pangalan at apelyido. Bilang karagdagan, ito ay kanais-nais na ipahiwatig ang iyong numero ng telepono, address Email, ang pangalan at pisikal na address ng kumpanya, pati na rin ang address ng website nito.
Magkaroon ng dalawang opsyon para sa isang elektronikong lagda: para sa inisyatiba (sariling) mga titik na may buong lagda

Ang isang liham ng negosyo ay dapat magkaroon ng isang malinaw na istraktura, ang mga pakinabang nito ay:

pag-save ng iyong oras at oras ng addressee;
garantiya ng pagbabasa ng liham ng addressee at isang tamang pag-unawa sa kakanyahan nito;
pagkuha ng malinaw, maigsi na sagot.

Istraktura ng liham pangnegosyo

apela

Ito ay matatagpuan sa "header" ng liham at naglalaman ng posisyon at buong pangalan ng addressee. Para sa opisyal na sulat sa negosyo, ang karaniwang paggamot ay "Mahal", na nakasulat na may malaking titik at sa gitna ng sheet. At pagkatapos ay maraming mga pagpipilian, depende sa kung ano ang isinulat nila at kung kanino. Kaya, sa Russia ito ay kaugalian na tugunan sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, sa mga kumpanya na may kultura ng Western corporate - sa pamamagitan lamang ng pangalan. Kung kilala mo nang personal ang iyong kapareha, maaari mong tugunan ito ng ganito: "Dear Andrey Petrovich", kung hindi mo alam - "Dear Mr. Smirnov". Siyanga pala, kapag nakikipag-usap sa isang tao, ang salitang "mister" ay hindi maaaring paikliin sa "mr." At sa anumang kaso dapat mong isulat ang "Mahal na G. Smirnov A.P.". Alinman sa "Andrei Petrovich" o "Mr. Smirnov."

Kung hindi ka sumulat sa royalty, mga kinatawan ng mga relihiyosong denominasyon, mga pangulo at miyembro ng mga parlyamento ng iba't ibang bansa, isaalang-alang ang iyong sarili na masuwerte. Para sa kanila, may mga opisyal na formula ng conversion, at para sa bawat ranggo ay may mga espesyal. Bago magpadala ng naturang sulat, maingat na suriin kung ang napiling apela ay tumutugma sa katayuan ng addressee. Mas madaling matandaan kung paano sumulat sa mga tauhan ng militar: "Mahal na Kasamang Koronel," kahit na ang koronel na ito ay isang babae. Ngunit ang apela na "Ladies and gentlemen" ay sekular, at mas mainam na gamitin ito, sabihin nating, para sa isang imbitasyon sa pagbubukas ng isang fashion salon. Kung ikaw ay nag-iimbita sa isang pagtatanghal ng negosyo, halimbawa, mga bagong drilling rig, pagkatapos ay ayon sa itinatag na kasanayan, ang karaniwang address para sa lahat ay "Mga Minamahal". Sa kasong ito, hindi mahalaga na ang mga kababaihan ay nagtatrabaho din sa organisasyong ito.

Halimbawa:

sa CEO
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Mahal na Pavel Ilyich!
o
Mahal na Ginoong Dobrovolsky!

Preamble

Binubuo ang unang talata ng liham, na nagtatakda ng layunin nito, ang dahilan na nag-udyok sa iyo na isulat ito. Matapos basahin ang preamble, dapat na maunawaan ng addressee ang kakanyahan ng liham.Halimbawa: Sumulat ako sa iyo upang ipahayag ang aking kawalang-kasiyahan sa kalidad ng mga hilaw na materyales para sa produksyon ng mga kasangkapan na ibinibigay sa amin ng iyong kumpanya, at inaasahan ko ang iyong mga aksyon na naglalayong mabilis na baguhin ang sitwasyon para sa mas mahusay at mabayaran ang mga pagkalugi na dulot sa atin.

Halimbawa: Noong nakaraang buwan, simula Hunyo 2 ng kasalukuyang taon, 10-15% ng bawat batch ng iyong mga hilaw na materyales ang may depekto. Ang mga katotohanang ito ay wastong naidokumento ng mga espesyalista ng aming kumpanya. Ang mga kopya ng mga dokumento ay nakalakip sa liham na ito. Ang mga pagkalugi ng aming kumpanya na may kaugnayan sa pagtanggap ng mga may sira na hilaw na materyales ay humigit-kumulang 1 milyong rubles. Limang taon na kaming nakikipagtulungan sa Concord LLC, at hanggang ngayon ay wala kaming dahilan para magreklamo. Sa sitwasyong ito, iginigiit namin ang buong kabayaran para sa aming mga pagkalugi. Kung kinakailangan, handa kaming magsagawa ng magkasanib na pagsusuri sa mga tinanggihang hilaw na materyales.

Konklusyon

Ito ay kinakailangan para sa isang maikling pagbubuod ng buong nakasulat at lohikal na konklusyon ng liham.

Halimbawa: Sigurado ako na mauunawaan mo ang sitwasyong ito, at sa malapit na hinaharap ang ating pagtutulungan ay babalik sa normal.

Lagda

Ang liham ay nagtatapos sa pirma (posisyon + buong pangalan) ng nagpadala, na pinangungunahan ng karaniwang magalang na anyo na "Magalang". Posible rin ang mga opsyon: "Taos-puso sa iyo", "Na may pag-asa para sa produktibong kooperasyon", "Na may pasasalamat sa pakikipagtulungan", atbp. Kapag pumirma sa isang liham, mahalagang isaalang-alang ang ranggo ng addressee at addressee. Ang isang liham na naka-address sa CEO ay dapat ding pirmahan ng CEO, o hindi bababa sa kanyang representante. Kasabay nito, ang pirma ay dapat na tumutugma sa transcript nito: ang sitwasyon kapag ang representante ng direktor ay naglalagay ng slash sa tabi ng apelyido ng direktor at ang mga pirma gamit ang kanyang sariling pangalan ay hindi katanggap-tanggap.

Halimbawa: Taos-puso sa iyo, A.D. Kiselyov, Pangkalahatang Direktor ng pabrika ng kasangkapan sa Zarya

P.S

Postscript (P.S.) - postscript sa dulo ng sulat pagkatapos ng lagda - ay bihirang ginagamit sa mga sulat sa negosyo. Nagsisilbi itong ipaalam sa addressee tungkol sa mahalagang okasyon, na nangyari pagkatapos ng pagsulat ng liham, o upang bigyan siya ng impormasyon na hindi direktang nauugnay sa paksa ng liham.

Halimbawa 1: P.S. Ipinapaalam ko sa iyo na ang porsyento ng mga depekto sa batch ng mga hilaw na materyales na natanggap 3 oras ang nakalipas ay tumaas sa 17%!

Halimbawa 2: P.S. Ang pinuno ng aming departamento para sa pagtanggap ng mga hilaw na materyales ay makikipagpulong sa iyong mga espesyalista sa iyong negosyo bukas sa 14:00.

Mga aplikasyon

Ang mga aplikasyon ay isang opsyonal na karagdagan sa pangunahing teksto ng liham at samakatuwid ay iginuhit sa magkahiwalay na mga sheet - bawat aplikasyon sa sarili nitong sheet. Walang mga patakaran para sa pagsulat ng mga ito.

Mga karaniwang parirala para sa pagsusulatan sa negosyo

Mga paunawa

Ipinapaalam namin sa iyo na ang pagkaantala sa pagpapadala ... ay naganap dahil sa ...
Nais naming ipaalam sa iyo na ang pamamahala ng planta ay nagpasya…
Ipinapaalam namin sa iyo na ang iyong panukala ay tinanggap.
Ipinapaalam namin sa iyo na kami ay…
Nais naming ipaalam sa iyo na…
Nais naming ipaalam sa iyo na sa kasamaang palad ay hindi namin…

Mga modelo ng mga expression na nagpapaliwanag ng mga motibo (Ang pinakakaraniwang mga parirala sa simula ng isang karaniwang liham ng negosyo)

Upang mapahusay ang seguridad ng ari-arian…
Bilang tugon sa iyong kahilingan...
Bilang kumpirmasyon ng aming pag-uusap sa telepono...
Bilang kumpirmasyon ng aming kasunduan…
Upang makapagbigay ng teknikal na tulong…
Dahil sa mahirap na sitwasyon...
Kaugnay ng pinagsamang gawain…
Ayon sa sulat ng kliyente...

Kung ang may-akda ay isang legal na entity, ang mga aksyon ay ililipat:

Mula sa pangatlong panauhan na isahan, halimbawa:
- Ang halaman ng Zarya ay hindi tumututol ...
- Ang joint Russian-English venture na "Soyuz K" ay nag-aalok ...
- Ginagarantiyahan ng kooperatiba ng Naiv…
Third party maramihan, halimbawa: Ang pamamahala at ang komite ng unyon ng manggagawa ng planta ng Zarya ay taimtim na nagtatanong ...
Pangmaramihang unang panauhan:
- pakiusap…
- Kinukumpirma...
- Ipinapaalam namin…

Kung ang may-akda ay isang natural na tao, ang mga aksyon ay ililipat:

Unang tao na isahan, halimbawa:
- Para sa iyong kaalaman…
- Magtanong…
- Ipinapaalam ko sa iyo...
Unang tao na maramihan, halimbawa:
- Inaprubahan namin...
- Natanggap namin ang iyong telegrama...
- Binabati kita...
- Kami ay sumusuporta…

Hiling

Pakisuri ang progreso ng trabaho...
Mangyaring kumilos…
Mangyaring magbigay ng data ng pagganap...

Pagpapadala ng mga dokumento o materyal na halaga

Nagpapadala ng mga drawing ng machine assembly…
Ipinapadala namin ang mga dokumentong interesado ka sa pamamagitan ng rehistradong post...
Ipinapadala namin ang kontrata na nilagdaan sa aming bahagi ...

Kumpirmasyon

Sa pasasalamat, kinikilala namin ang pagtanggap ng iyong order at magpatuloy sa pagpapatupad nito ...
Kinukumpirma namin ang pagtanggap ng mga detalye para sa…
Kinukumpirma ng planta ng Zarya ang mga tuntunin ng paghahatid ng kagamitan…

Alok

Maaari kaming mag-alok sa iyo…
Inaanyayahan ka naming bumili ng…
Maaari naming irekomenda sa iyo…

Imbitasyon

Inaanyayahan ka naming makilahok sa talakayan ng proyekto ...
Mangyaring sumali sa talakayan...
Inaanyayahan namin ang isang kinatawan ng iyong kumpanya na bumisita sa…

Pagtanggi at pagtanggi sa panukala (proyekto)

Ang draft na listahan ng pamagat na ipinadala mo para sa mga proyekto sa pagtatayo sa halagang ... ay hindi namin maaprubahan para sa mga sumusunod na dahilan.
Ang iyong panukala (proyekto) ay tinanggihan para sa mga sumusunod na dahilan...

Paalala

Ipinaaalala namin sa iyo na ayon sa pinagsamang plano sa trabaho, dapat mong ...
Ipinaaalala namin sa iyo na alinsunod sa… Kailangan mong…
Ipinapaalala namin sa iyo na ang iyong mga atraso sa pagbabayad ay umaabot sa…
Ipinapaalala namin sa iyo na ang deadline para sa pagsusumite ng manuskrito ay mag-e-expire ...

Mga garantiya

Ginagarantiya namin ang pagbabayad.
Ginagarantiya namin ang mga deadline.
Ginagarantiya namin ang kalidad ng mga produkto.

Interpretasyon ng sariling posisyon

Ang aming mga apela sa isyung ito ay hindi humantong sa mga positibong resulta.
Wala kaming pagtutol sa disenyo.
Hindi namin maihatid ang mga kalakal sa iyo... para sa mga sumusunod na dahilan:...

Interpretasyon ng mga aksyon ng kabilang partido

Ang pagkaantala na ito ay maaaring humantong sa...
Ito ay ganap na hindi maipaliwanag kung bakit ang iyong pabrika ay naantala ang pagpapadala ng mga amag ...
Ang iyong mga pangako ay hindi tinutupad.

Mga huling salita

Sana po ay matupad ang aming kahilingan.
Inaasahan namin ang karagdagang kooperasyon.
Sa pagnanais ng tagumpay.
Hinihiling namin sa iyo na huwag ipagpaliban ang sagot.
Mangyaring patawarin kami para sa pagkaantala sa pagtugon (para sa isang pagkakamali).

Mga pamantayang etikal ng pagsusulatan sa negosyo

Ang mga sulat sa negosyo, tulad ng anumang iba pang anyo ng pakikipag-ugnayan ng tao, ay batay sa isang hanay ng mga etikal na tuntunin at pamantayan, na ang pangunahin ay "TAMA AT PAGGALANG SA KASAMA". Kahit na ang layunin ng liham ay magpahayag ng isang paghahabol, ang teksto nito ay hindi dapat maglaman ng mga bastos na salita at maling pagpapahayag na maaaring makasakit sa iyong katapat. Sa pamamagitan ng pag-aalaga sa pagpapanatili ng dignidad ng iyong kausap, sa gayon ay mapangalagaan mo ang iyong sarili.

simulan ang mensahe sa isang pahayag ng pagtanggi. Una sa lahat, kinakailangang sabihin ang motibasyon para sa ginawang desisyon at gawing malinaw na sa ilalim ng ilang mga pangyayari posible na bumalik sa pagsasaalang-alang ng isyu;
ipataw sa addressee ang inaasahang resulta ng tanong, halimbawa: "Hinihiling ko sa iyo na pag-aralan at lutasin ang isyu nang positibo" o "Hinihiling ko sa iyo na aprubahan ang kandidatura na ito"
hikayatin ang kausap na magmadali kapag gumagawa ng desisyon gamit ang mga salitang "maagap", "kaagad", "higit pa maikling oras". Mas mahusay na gamitin ang mga formula ng etiquette na "Hinihiling ko sa iyo na sumagot sa pamamagitan ng ganoon at ganoong petsa", "Taimtim kong hinihiling sa iyo na ipaalam kaagad ang tungkol sa iyong desisyon"
pahiwatig sa addressee sa kanyang haka-haka na kawalan ng pansin, kawalan ng kakayahan, pagpapakilala sa teksto ng mga salita ng liham tulad ng "Iminumungkahi ko na maingat kang mag-aral ...".

Para sa tatanggap ng mga liham pangnegosyo, ang mga ipinag-uutos na kinakailangan, mula sa pananaw ng mga pamantayang etikal, ay:

pagtanggi sa form ng tugon, kung saan ang liham ng pagtatanong o sulat ng alok ay ibinalik sa may-akda kasama ang impormasyon ng tugon na naka-post sa kanila;
mabilis at malinaw na tugon sa nagpapadalang organisasyon. Ang pagkaantala o kawalan ng tugon ay maaaring makita bilang hindi kooperatiba.

Ang pagsunod sa mga pamantayang etikal ng pagsusulatan sa negosyo na nakalista sa itaas ay hindi mangangailangan sa iyo na magsagawa ng isang gawa at sa kalaunan ay magiging madali at pamilyar. Bukod dito, ito ay magbibigay sa iyo ng isang reputasyon bilang isang mataktikang tao at kahit na magtuturo sa iyo kung paano gawing mga kaalyado ang mga kalaban.

Pangkalahatang tuntunin para sa pagsulat ng mga liham pangnegosyo

Bilang karagdagan sa istraktura, ang isa pang mahalagang bahagi ng isang karampatang liham ng negosyo ay ang maayos na disenyo nito.

Mail ng impormasyon

Mail ng impormasyon- Ito ay isang liham pangnegosyo na nagpapaalam sa addressee ng impormasyon ng isang opisyal na kalikasan.

Ang haba ng isang liham ng impormasyon ay mula sa isang talata hanggang sa ilang mga pahina.

Bilang isang patakaran, ang mga newsletter ay nilagdaan ng pinuno ng organisasyon, at sa kaso ng isang mass mailing (halimbawa, sa lahat ng mga customer ng kumpanya), ang mga ito ay maaaring hindi naglalaman ng manwal na lagda. Kadalasan, ang mga newsletter ay isang tipikal na kalikasan.

Isang pagtatanong- isang liham ng negosyo na ipinadala upang makakuha ng anumang opisyal na impormasyon o mga dokumento.

Sa pangkalahatan, ang mga liham ng pagtatanong ay binubuo sa parehong paraan tulad ng mga liham ng kahilingan. Ang mga liham ng pagtatanong, bilang panuntunan, ay nilagdaan ng pinuno ng organisasyon o isang opisyal na awtorisadong opisyal.

Ang teksto ng liham ng kahilingan ay dapat maglaman ng katwiran para sa pangangailangang magbigay ng mga materyales o impormasyon at ang aktwal na pahayag ng kahilingan.

Ang isang liham ng pagtatanong ay nangangailangan ng isang liham ng tugon.

Liham ng tugon

Ang liham ng tugon ay isang liham ng serbisyo na isinulat bilang tugon sa isang liham ng pagtatanong o isang liham ng kahilingan.

Ang sagot ay maaaring negatibo (liham ng pagtanggi) o positibo.

Sa teksto ng liham ng pagtugon, ang parehong mga parirala at bokabularyo ng wika na ginamit ng may-akda sa liham ng inisyatiba ay dapat gamitin, sa kondisyon na ang liham ng kahilingan ay naisulat nang tama sa mga terminong pangwika.

Hindi mo dapat isama sa teksto ng liham ng tugon ang isang link sa natanggap na liham (“Sa iyong liham na may petsang _______ Hindi. ___”).

Ang impormasyon tungkol sa liham ng inisyatiba ay kasama sa numero ng pagpaparehistro ng liham ng pagtugon. Maipapayo na simulan ang liham ng pagtanggi na may katwiran para sa pagtanggi: "Kaugnay ng ...", dahil ang isang negatibong sagot ay dapat na makatwiran, hindi mo maaaring tanggihan lamang ang kahilingan nang walang paliwanag.

Liham ng kumpirmasyon

Ang isang liham ng kumpirmasyon ay isang opisyal na liham kung saan kinumpirma ng addressee ang mga dating naabot na kasunduan, intensyon, pagtanggap ng impormasyon, mga dokumento o iba pang mga materyales, atbp.

Ang pangunahing pormula ng wika ng ganitong uri ng mga liham ay: "Kinukumpirma namin (pagtanggap ng mga dokumento, paunang kasunduan, pahintulot sa ...)".

Kapag kinukumpirma ang isang paunang kasunduan sa teksto ng liham, kinakailangan na maikli na ipahayag ang kakanyahan nito.

Kung ang pagtanggap ng mga dokumento ay nakumpirma, dapat silang pangalanan, atbp. Ang liham ng kumpirmasyon ay maaaring magtapos sa isang kahilingan, hiling, alok.

Liham ng paghahabol

Ang liham ng reklamo ay isang liham pangnegosyo ng inisyatiba, ang layunin nito ay magpahayag ng paghahabol o kawalang-kasiyahan sa addressee.

Sa konklusyon, ang mga tiyak na kagustuhan o mungkahi para sa pagwawasto ng sitwasyon ay dapat ipahayag.

Liham ng garantiya

Ang mga liham ng garantiya ay inilaan upang bigyan ang addressee ng nakasulat na mga garantiya upang kumpirmahin ang ilang mga pangako o kundisyon, intensyon o aksyon ng may-akda (ang nagpapadalang organisasyon), sa isang paraan o iba pang nakakaapekto sa mga interes ng addressee.

Ang mga liham ng garantiya ay naka-address sa isang organisasyon o isang indibidwal. Ang salitang "garantiya" ay maaaring hindi banggitin sa lahat ng teksto ng liham, gayunpaman, ang sulat ay mananatiling isang dokumento na naglalaman ng garantiya.

Ang pagbabayad para sa gawaing isinagawa, ang tiyempo ng pagtatapos nito, ang kalidad ng trabaho, ang kalidad ng mga kalakal, ang tiyempo ng paghahatid nito, ang pagbabayad para sa mga produktong natanggap, atbp. ay maaaring matiyak. Ang mga aspetong ito ay maaaring bumubuo sa nilalaman ng buong liham o ilagay ang teksto ng liham bilang bahagi nito.

Ang mga liham ng garantiya ay mariin na ligal, na tumutugma sa katayuan sa mga dokumentong may kontraktwal na katangian. Kadalasan, ang mga liham ng garantiya ay ibinibigay upang kumpirmahin ang pagbabayad.

Sa kasong ito, obligadong ipahiwatig ang numero ng kontrata at ang invoice ayon sa kung saan dapat gawin ang pagbabayad.

Ang mga liham ng garantiya ay nakikilala sa pamamagitan ng kalinawan, katumpakan at hindi malabo na mga salita - dahil pinag-uusapan natin ang pagbibigay ng mga garantiya sa addressee sa ngalan ng at sa ngalan ng isang organisasyon o opisyal. Dapat itong ipahiwatig ang uri ng operasyon na isasagawa.

Ang ganitong mga liham ay maaaring magsimula sa isang pahayag ng kakanyahan ng mga garantiya na ibinigay sa addressee, halimbawa: "Ginagarantiya ko sa liham na ito ...".

Sa ibang mga kaso, ang isang liham ng garantiya ay maaaring maglaman ng isang pahayag ng mga dahilan na naging sanhi ng intensyon ng may-akda na ipahayag ang kanyang kahandaan na magbigay ng ilang mga garantiya sa addressee. Sa kasong ito, ang kaukulang pahayag ay nabuo sa huling pangungusap, halimbawa: "Ginagarantiya namin ang pagbabayad" o "Ginagarantiya ko ang napapanahon at buong pagbabayad."

Ang isang tampok ng ganitong uri ng liham ay ang presensya, kasama ang pirma ng may-akda (halimbawa, ang direktor ng organisasyon), ang lagda ng isang opisyal na direktang namamahala sa pinansyal o iba pang mga isyu. Kung ang isang liham ng garantiya ay ipinadala bilang isang obligasyon na magbayad para sa isang pagbili, ibinigay na serbisyo, atbp., dapat itong maglaman ng mga detalye ng bangko ng nagbabayad na organisasyon.

Sa isang mahalagang parirala liham ng garantiya maaaring magsama ng mga salita at ekspresyon:

Ginagarantiya namin…
Ginagarantiya namin na…
Ginagarantiyahan ng Partner company…
Mangyaring magpadala ng cash on delivery (uri ng garantiya) sa aming address ...
Garantisadong bayad...
Sa pamamagitan nito ginagarantiya namin…

Buod

Ang resume ay isang uri ng liham pangnegosyo na naglalayong pinakakumpleto at kumikitang pagtatanghal ng isang espesyalista sa isang employer.

Kapag nag-compile ng isang resume, dapat mong mahigpit na sundin ang ilang mga patakaran:

ipakilala mo ang iyong sarili
Edukasyon
karanasan
Kailangan ko bang tukuyin ang nais na antas ng suweldo?
Kailangan ko bang magbigay ng karagdagang impormasyon tungkol sa aking sarili?
Kailangan ba ang mga personal na detalye?
Iayon ang iyong resume sa mga kinakailangan ng employer
Saloobin sa paglalakbay
Availability ng mga rekomendasyon
Covering letter

Wala at hindi maaaring maging isang solong resume para sa lahat ng okasyon, na maaaring ipadala sa lahat ng mga kumpanya nang walang mga pagbabago.

Sa bawat oras, dapat mo munang isipin kung anong mga katangian ang pahahalagahan bagong trabaho, at alinsunod sa mga ito ay baguhin ang resume. Ang impormasyong ibinigay sa resume ay dapat na maaasahan. Huwag mag-iwan ng mga blangkong lugar sa iyong resume.

At ang pinakamahalaga - ang buod ay dapat na maikli: hindi hihigit sa isa - isa at kalahating pahina. Ang iyong kakayahang magsalita, nang maikli, ay isang tagapagpahiwatig mataas na lebel pangkalahatang kultura.

Ang pagkakaroon ng isang larawan sa resume ay malugod na tinatanggap.

Pagkumpirma ng katotohanan at mga tuntunin ng trabaho sa organisasyon, maikling impormasyon tungkol sa mga posisyong hawak at mga tungkuling ginampanan (para sa isang liham ng rekomendasyon mula sa isang pribadong tao, ang talatang ito ay nagsasaad sa kung anong tagal ng panahon at sa anong kapasidad kilala ng may-akda ng liham ang inirerekomendang tao). Mula sa listahan ng mga tungkulin, dapat makita ang mga kwalipikasyon ng inirerekomendang tao. Kung ang inirerekomendang tao ay sumasakop sa iba't ibang mga posisyon, pagkatapos ay ang data sa mga posisyon na hawak at ginanap opisyal na tungkulin ipinahiwatig para sa bawat agwat ng oras. Halimbawa: Si Sidorov Vladimir Alexandrovich ay nagtrabaho sa kumpanyang "Vector" mula Marso 12, 1998 hanggang Marso 16, 2002, kasama mula Marso 12, 1998 hanggang Marso 16, 2002 - bilang isang tagapamahala ng departamento ng kalakalan at pagbili, mula Marso 17 hanggang Nobyembre 25, 2002 - sa posisyon ng senior manager ng parehong departamento. Ang kanyang mga tungkulin bilang isang manager ay upang ayusin ang supply ng mga bahagi, bilang isang senior manager - upang ayusin ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga supplier ng mga bahagi at produksyon.
Isang maikling paglalarawan ng propesyonal, negosyo at personal na mga katangian ng inirerekomenda at ang mga tagumpay na kanyang nakamit sa panahon ng kanyang trabaho sa organisasyon. Dapat mong iwanan ang mga pangkalahatang salita tulad ng maaasahan, may kakayahan, matapat, atbp., at tumuon sa mga tiyak na katotohanan na nagpapakilala sa inirerekomenda sa mga tuntunin ng kanyang mga propesyonal na katangian, ang kakayahang makayanan ang ilang mga gawain. Dito maaari kang tumuon sa mga kategorya tulad ng antas ng kaalaman at kasipagan sa pagganap ng mga pangunahing tungkulin, ang kakayahang makayanan mga hindi karaniwang gawain, talino sa paglikha, inisyatiba, kakayahang matuto, kakayahang umangkop sa iba't ibang sitwasyon, emosyonal na katatagan, mga katangian ng pamumuno. Dito maaari ka ring magbigay ng isang tinatayang paghahambing ng inirerekumendang trabaho sa gawain ng kanyang mga kasamahan, ipahiwatig ang pinakamahalagang tagumpay, proyekto na binuo at ipinatupad niya nang personal. Halimbawa: Malayang pinagkadalubhasaan ang software, nakapag-iisa at matagumpay na nagsagawa ng mga negosasyon sa negosyo, epektibong pinamamahalaan ang mga subordinate, atbp.
Mga dahilan para sa pagbabago ng lugar ng trabaho (pag-alis sa organisasyon, paglipat sa ibang lugar). Maaaring ito ay isang pagbabago sa profile ng organisasyon, ang pagsasara ng isang unit, mga pagbabago ng tauhan sa organisasyon, isang pagbabago ng tirahan, atbp.
Mga konklusyon. Isang maikli at tiyak na pagtatasa ng kakayahan, mga katangian ng negosyo ng inirerekomendang tao, ang kanyang malikhaing potensyal at mga pagkakataon sa karera. Mga rekomendasyon para sa pagkuha ng isang partikular na posisyon o mga posisyon (sa ilang mga kaso ito ay kanais-nais na ipahiwatig dito ang antas kung saan inirerekomenda mo ang isang tao para sa posisyon na iyong hinahanap: walang kondisyon, malakas, na may ilang mga reserbasyon, hindi inirerekomenda). Halimbawa: Si Sidorov Vladimir Alexandrovich ay matatas sa teknolohiya ... (may malawak na karanasan sa pagtatrabaho sa server software... o ... maaaring malayang makipagtulungan sa mga kliyente ng korporasyon ... atbp.). Naniniwala ako na epektibong magampanan ni G. Sidorov ang mga tungkulin ng pinuno ng departamento, nagtatrabaho bilang pinuno ng departamento, representante na pinuno ng departamento ng computer ng isang medium-sized na negosyo.
Mga detalye ng pakikipag-ugnayan ng taong pumirma sa sulat. Ang puntong ito ay partikular na nauugnay para sa mga liham ng rekomendasyon na isinulat ng mga indibidwal, dahil posible iyon bagong employer, pagkatapos basahin ang sulat ng rekomendasyon, gugustuhin niyang linawin ang ilang detalye.

Press release

Ang press release ay isang mensaheng pang-impormasyon para sa media, na ang gawain ay upang maakit ang pansin sa isang partikular na kaganapan (nangyari na o darating) upang ma-maximize ang coverage ng kaganapang ito sa media.

Ang mga press release ay pinagsama-sama at ipinamamahagi ng mga serbisyo ng press ng mga kumpanya at organisasyon at may ilang mga panuntunan sa pagsulat:

ang heading ng dokumento ay dapat maglaman ng salitang "Press release" at ang petsa ng pamamahagi nito;
ang pamagat ng press release ay dapat na malinaw na sumasalamin sa tema nito, ang mensahe ng mensahe ng impormasyon;
sa mas detalyado, ang kakanyahan ng heading ng press release ay maaaring ibunyag sa subheading (sa parehong oras, ang presensya nito ay opsyonal);
ang unang talata ng press release ay dapat maglaman ng sumusunod na impormasyon: ano, saan at kailan ito nangyari (mangyayari);
Ang dami ng press release ay hindi dapat lumampas sa isa at kalahating pahina ng typewritten text. Sa kasong ito, kanais-nais na limitahan ang isang pahina, kabilang ang lagda at mga header at footer ng letterhead ng organisasyon;
ang press release ay maaaring magsama ng mga panipi mula sa mga gumagawa ng balita - mga responsableng tagapagsalita ng organisasyon;
isang press release ay nakasulat sa letterhead ng organisasyon;
Dapat isama sa press release signature ang pangalan ng contact person na maaaring magbigay Karagdagang impormasyon sa paksa ng press release, at ang kanyang mga detalye sa pakikipag-ugnayan: telepono (mas mabuti na mobile), e-mail, ICQ number.

Liham ng pagbati

Ang format na "Congratulations" ay nabibilang sa kategorya ng personal na sulat sa negosyo.

Ito ay iginuhit sa isang greeting letterhead o postcard, at kapag ito ay pinagsama-sama, isang malikhaing diskarte ang maaari at dapat na mangingibabaw. Nalalapat ito sa parehong teksto ng liham at sa disenyo nito.

Ang pagbati ay maaaring personal (maligayang kaarawan) o misa (halimbawa, Maligayang Bagong Taon).

Sa unang kaso, ang address sa addressee ay dapat na personal - sa pamamagitan ng pangalan at patronymic; sa pangalawang kaso, maaari itong maging pangkalahatan, halimbawa, "Mga mahal na kaibigan!".

Bukod dito, sa parehong mga kaso, ang nagpadala ay dapat na personal na pumirma sa pagbati (kapag nagpapadala ng mass congratulations, isang facsimile ang ginagamit).

Personal na pagbati

pagbati sa misa

Liham ng paanyaya

Ang format na "Imbitasyon" ay kabilang sa kategorya ng personal na sulat sa negosyo.

Ito ay inilabas sa isang opisyal na letterhead o postcard at nilayon upang ipaalam sa addressee ang isang partikular na solemne kaganapan na siya ay iniimbitahan na dumalo.

Ang imbitasyon ay dapat maglaman ng impormasyon tungkol sa lugar at oras ng kaganapan, pati na rin ang pangalan nito.

Dapat ipahiwatig ng imbitasyon ang katanggap-tanggap na dress code (halimbawa, black and tie), pati na rin ang bilang ng mga taong sakop ng imbitasyon.

Bilang isang patakaran, ang imbitasyon ay nominal, ngunit sa panahon ng mga kaganapan sa masa maaari itong i-depersonalize.

Personal na imbitasyon

Bultuhang Imbitasyon

Liham ng pasasalamat

Ang format na "Salamat" ay kabilang sa kategorya ng personal na sulat sa negosyo at naglalayong magpahayag ng pasasalamat sa addressee.

Bilang isang patakaran, ang pasasalamat ay ibinibigay sa opisyal na letterhead ng organisasyon, ngunit maaaring ibigay bilang isang postcard.

Ang teksto ng liham ng pasasalamat ay nakasulat sa isang maigsi, palakaibigan-pormal na istilo na may sanggunian sa kaganapan na nag-udyok sa nagpadala upang ipahayag ang kanyang pasasalamat sa addressee. Kung ninanais, maaari ding ilista ang iba pang mga merito ng addressee. Ang pasasalamat ay pinatunayan ng personal na lagda ng nagpadala at, sa ilang mga kaso, sa pamamagitan ng selyo ng organisasyon.

Halimbawa: Mensahe mula sa Punong Ministro ng Great Britain sa Tagapangulo ng Konseho ng People's Commissars ng USSR (Abril 25, 1942) “Ako ay lubos na nagpapasalamat sa iyo para sa iyong mensahe noong Abril 23. Siyempre, sasalubungin natin ang pagbisita ni G. Molotov, na kung kanino, sigurado ako, marami tayong magagawa. kapaki-pakinabang na gawain. Lubos akong natutuwa na nakita mong posible na payagan ang pagbisitang ito, na, sigurado ako, ay magiging napakahalaga.

liham ng pakikiramay

Ang format na "Condolence" ay kabilang sa kategorya ng personal na pakikipagsulatan sa negosyo at naglalayong ipahayag ang empatiya at suporta sa addressee tungkol sa ilang iba pang malungkot na kaganapan o pagkawala.

Kapag nagsusulat ng pakikiramay, napakahalaga na pumili ng tamang taos-pusong mga salita na talagang makasuporta sa addressee sa kanyang kalungkutan.

Kasabay nito, mahalagang ipahayag ang iyong mga damdamin at karanasan hinggil sa nangyari.

Ang mga pakikiramay ay ibinibigay sa isang maingat, tamang istilo sa isang opisyal na letterhead o isang espesyal na postcard at pinatunayan ng personal na pirma ng nagpadala.

Liham ng negosyo- isang dokumentong ginagamit para sa komunikasyon, pagpapadala ng impormasyon sa isang distansya sa pagitan ng dalawang koresponden, na maaaring parehong legal na entity at indibidwal.

Ang isang tagapamahala o isang espesyalista sa pamamahala ayon sa likas na katangian ng kanyang aktibidad ay kailangang magsulat ng maraming liham pangnegosyo.

Kasama sa mga liham na pangnegosyo ang mga testimonial, resume, sulat ng rekomendasyon, paalala at pasasalamat na liham, liham ng imbitasyon sa mga panayam o presentasyon, mga sulat ng pagtanggi, pahayag ng paghahabol, mga reklamo, atbp.

Paano magsulat ng isang liham ng negosyo

papel para sa isang liham ng negosyo ay dapat na may magandang kalidad, ganap na malinis, maayos na gupitin;
kanais-nais na ang anyo ng isang liham pangnegosyo ay may sagisag ng organisasyon, ang buong pangalan nito, postal at telegraphic address, telepono, fax, e-mail address at mga detalye ng bangko;
ang mga opisyal na liham ng negosyo ay nakalimbag sa harap na bahagi ng sheet, nang walang mga blots; lahat ng mga pahina maliban sa una ay binibilangan ng mga Arabic numeral;
ang lapad ng margin sa kaliwang bahagi ng sheet ay dapat na hindi bababa sa 2 cm, ang talata ay nagsisimula sa isang pulang linya na may limang puwang na indent mula sa kaliwang gilid ng linya; ang teksto ay naka-print sa isa at kalahati - dalawang pagitan; ito ay kanais-nais upang maiwasan ang salita wrapping;
sa kanang sulok sa itaas ng isang liham pangnegosyo, sa ilalim ng address ng nagpapadalang organisasyon, ang petsa ay inilalagay, mas mabuti nang buo (halimbawa, Enero 2, 2007);
ang pangalan ng organisasyon o ang apelyido at tirahan ng tao kung saan ipinadala ang liham pangnegosyo ay inilalagay sa kaliwang bahagi ng sheet;
sa ibaba, mula sa gilid ng linya o sa gitna ng sheet, nakasulat ang isang magalang na apela; halimbawa, "Mahal na Ivan Ivanovich"; pagkatapos ng paggamot, kailangan ng kuwit, ngunit madalas na inilalagay ang tandang padamdam upang simulan ang susunod na parirala na may pulang linya at may malaking titik;
ang liham-pangkalakal ay nagtatapos sa mga salita ng pasasalamat para sa pakikipagtulungan at isang pagpapahayag ng pag-asa para sa pagpapatuloy nito;
ang pirma ay inilalagay sa kanang bahagi ng sheet, pagkatapos ng huling parirala ng kagandahang-loob, halimbawa, "Na may paggalang ...", ang pangalan ng pumirma ay nakalimbag sa ilalim ng kanyang sulat-kamay na lagda;
ang mga resolusyon sa lahat ng uri ng papasok na sulat ay dapat gawin sa lapis o sa magkahiwalay na mga sheet; ang isang liham ng negosyo ay nakatiklop kasama ang teksto sa loob, at ang pinakamahalagang mga liham ng negosyo ay hindi nakatiklop, kung saan sila ay ipinadala sa malalaking makapal na sobre;
isang kahilingan sa telegrapo ay dapat sagutin sa loob ng 3 araw, isang liham ng negosyo - 10; kung ang kahilingan ay nangangailangan ng detalyadong pagsasaalang-alang, pagkatapos ay sa loob ng 3 araw dapat mong ipaalam na ang liham pangnegosyo ay isinasaalang-alang at magbigay ng panghuling sagot sa loob ng 30 araw.

katumpakan at kalinawan ng paglalahad ng mga kaisipan - maiikling salita, maikling parirala, maikling talata
maximum na accessibility ng teksto para sa pag-unawa, ang paggamit ng mga simpleng parirala na tumpak at hindi malabo na nagpapahayag ng kakanyahan
karunungang bumasa't sumulat
kawastuhan

Ang anyo ng liham, depende sa mga dokumento ng bumubuo ng organisasyon, ay kinabibilangan ng mga detalye:

01 - ang Emblem ng Estado ng Russian Federation (02 - ang sagisag ng paksa ng Russian Federation o 03 - ang sagisag ng organisasyon o trademark (marka ng serbisyo));
04 - code ng organisasyon
05 - pangunahing numero ng pagpaparehistro ng estado (OGRN) legal na entidad
06 - numero ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis / code ng dahilan ng pagpaparehistro (TIN / KPP)
08 - pangalan ng organisasyon
09 - reference data tungkol sa organisasyon
pati na rin ang mga mahigpit na marka para sa mga detalye:
11 - petsa ng dokumento
12 - numero ng pagpaparehistro ng dokumento
13 - link sa numero ng pagpaparehistro at petsa ng dokumento
At, kung kinakailangan, limitahan ang mga marka para sa itaas na hangganan mga lokasyon ng props.
15 - addressee
18 - pamagat sa teksto
19 - marka ng kontrol
20 - teksto ng dokumento

Ang anyo ng liham ay maaaring gawin batay sa longitudinal o angular na pag-aayos ng mga detalye.

kanin. 1. Lokasyon ng mga detalye (sulok na bersyon) ng letterhead (ang mga sukat ay nasa millimeters)

kanin. 2. Ang lokasyon ng mga detalye (paayon na bersyon) ng letterhead (ipinahiwatig ang mga sukat sa millimeters)

Ang pinaka-maginhawa para sa pagproseso at matipid sa mga tuntunin ng paggamit ng lugar ng sheet ay ang blangko ng sulok. Sa kasong ito Kanang bahagi ang tuktok ng sheet ay maaaring gamitin upang ilagay ang mga detalye ng "Address", "Resolution"

Ang paggamit ng isang longitudinal na anyo ng isang liham ay ipinapayong sa mga kaso kung saan ang pangalan ng organisasyon ay naglalaman ng isang malaking bilang ng mga naka-print na character, halimbawa, ito ay maaaring mangyari kapag ang mga detalye ng form ay ibinigay sa dalawa o higit pang mga wika. Kasabay nito, ang mga detalye ay dapat na naka-print sa kaliwa sa Russian, at sa kanan - sa pambansang wika, sa parehong antas. Kung ang bilang ng mga pambansang wika na ginamit ay higit sa isa, ang mga detalye sa Russian ay dapat ipahiwatig sa itaas, at sa ibaba - sa pambansang wika, na nagpapalawak ng linya hanggang sa hangganan ng kanang margin.

Ang anyo ng liham ay maaaring gawin para sa organisasyon, yunit ng istruktura at opisyal.

Mga halimbawa ng letterhead:

kanin. 3. Anyo ng liham ng organisasyon na may angular (nakasentro) na pagkakaayos ng mga detalye.

kanin. 4. Anyo ng liham ng organisasyon na may kanto (bandila) na kaayusan ng mga detalye.

kanin. 5. Anyo ng liham ng organisasyon na may paayon na pagsasaayos ng mga detalye.

Ang mga halimbawa ng pangkalahatang anyo ng dokumento ay ibinibigay din sa mga sumusunod na dokumento:
GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon" (Appendix B, mga numero B.2, B.3, B.4);
- Mga karaniwang tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, na inaprubahan ng utos ng Ministry of Culture and Mass Communications ng Russian Federation noong Nobyembre 8, 2005 No. 536 (Appendice No. 13, 14, 15, 16, 17, 18) .