Magasin"Trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa enterprise" Setyembre 2013

Cover letter para sa mga dokumento

0 komento

16901 view

Kozhanova Evgeniya | HR at HR Specialist

Bilang karagdagan sa karaniwang mga sulat, nagpapadala kami ng iba't ibang mga dokumento sa mga katapat araw-araw: mga kontrata, protocol, mga invoice, mga materyales sa pagtatanghal ... Ang mga patakaran ng etika sa negosyo at elementarya na pagkamaingat sa paghawak ng mga dokumento ay nangangailangan ng pagsulat ng isang cover letter sa mga kasong ito. Ano ang ibinibigay nito at paano ito ilalabas? Ano ang mga deadline para sa pagpapatupad nito? Paano pagkatapos mag-imbak?

SA ang cover letter ay isang uri ng business letter na kailangan para ilarawan ang package ng mga dokumentong ipinadala sa addressee kung ang mga dokumentong ito ay walang bahagi ng address.

kaya, load ng impormasyon covering letter hindi nagdadala, ngunit gumaganap ng tatlong mahahalagang tungkulin:

Kinukumpirma ang katotohanan ng pagpapadala;

nagbibigay ng listahan ng mga ipinadalang dokumento at mga tagubilin para sa paghawak sa mga ito;

Salamat sa data ng pagpaparehistro, pinapayagan ka nitong matukoy ang takdang petsa.

Tulad ng karamihan sa mga liham pangnegosyo, ang isang cover letter ay ibinibigay sa letterhead ng kumpanya at natatanggap ang papalabas na numero ng pagpaparehistro ng nagpadala. Sinuri namin ang mga patakaran para sa pag-format ng mga opisyal na titik nang detalyado nang higit sa isang beses sa magazine, kaya ngayon ay tututuon namin ang mga tampok ng isang cover letter.

Ang isang detalyadong pagsusuri ng isang liham ng negosyo na may maraming mga sample ng komposisyon nito ay nasa artikulong "Paggawa ng business letter»

Mga pattern ng pagsasalita

Ang batayan ng isang cover letter ay isang listahan ng mga attachment. Ang teksto ng dokumento ay maikli at may kondisyong nahahati sa dalawang bahagi:

abiso ng pagpapadala ng mga dokumento,

humiling ng napapanahong tugon (kilala, pag-apruba, pagbabalik ng nilagdaang kopya, atbp.).

Ang unang bahagi ay karaniwang nagsisimula tulad nito:

"Bilang katuparan ... ipinapadala namin sa iyo ...",

"Pinapadala ka namin..."

"Ihahatid namin sa iyo..."

Susunod, maaari mong tukuyin ang layunin ng pagpapadala ng mga dokumento: "sumang-ayon", "para sa familiarization", "para sa lagda", "para sa pagpuno"(kung ang pag-uusapan ay isang survey form o questionnaire). Inirerekomenda namin ang paggamit ng mga cliché na "nagpapadala sa iyo" o "nagpapadala sa iyo", dahil Maaari kang magsumite ng isang bagay para lamang sa pagsusuri, ngunit hindi para sa pagpirma o pag-apruba.

Ang ikalawang bahagi ay maaaring maglaman ng mga sumusunod na salita:

"Mangyaring lagdaan, selyo at magpadala ng isang kopya sa aming address...",

"Hinihiling namin sa iyo ayon sa batas ang termino upang isaalang-alang at ipadala sa aming address ... ",

“Hinihiling ko sa iyo na magpadala ng isang kopya ng nararapat na naisakatuparan…” sa aming address.

Props "Mark ng pagkakaroon ng mga application"

Tulad ng natukoy na natin, ang pangunahing bagay sa isang cover letter sa mga dokumento ay mga attachment. kaya lang Espesyal na atensyon ilalaan natin ang isyu ng pagpaparehistro ng props na ito. Hindi alintana kung paano bubuuin ang aplikasyon, ang pagsasagawa ng apela sa negosyo ay nangangailangan ng kumpletong listahan ng mga dokumentong nakalakip sa liham, na nagsasaad ng bilang ng mga kopya at ang bilang ng mga sheet sa bawat isa sa kanila. Kung wala ang impormasyong ito, mawawalan ng kahulugan ang cover letter.

Kaya, kapag ang mga dokumentong ipapadala ay naiulat na sa teksto ng liham, hindi na sulit na ilista muli ang kanilang mga pangalan. Ito ay sapat na upang tukuyin ang bilang ng mga sheet at mga kopya. Tingnan ang halimbawa 1.

Halimbawa1

Isang fragment ng teksto at isang tala tungkol sa pagkakaroon ng isang aplikasyon (ang pangalan ng aplikasyon ay ipinahiwatig sa teksto ng liham)

Kung ang aplikasyon ay hindi ipinahiwatig sa teksto ng liham, bilang karagdagan sa dami ng data, dapat mong tukuyin ang pangalan nito. Kung ang pakete ay may kasamang ilang mga dokumento, ang mga annexes ay binibilang. Tingnan ang halimbawa 2.

Pagbagsak

Halimbawa2

Isang fragment ng teksto at isang marka tungkol sa pagkakaroon ng isang application (ang pangalan ng application ay ipinahiwatig sa marka tungkol sa presensya nito)

Pagbagsak

Bagama't sinabi ng GOST R 6.30-2003 na kapag naglilista ng ilang application sa marka tungkol sa kanilang kakayahang magamit ang pangkalahatang salita bago ang tutuldok ay nasa isahan na "Appendix:", sa mga ganitong pagkakataon, inirerekomenda pa rin namin itong isulat sa plural na "Appendix:", gaya ng ipinakita namin sa Halimbawa 2.

Una, ito ay tama mula sa punto ng view ng mga patakaran ng wikang Ruso. At pangalawa, ang mga nag-develop ng GOST na ito sa kalaunan ay "naitama" nang magsimula silang magbigay ng mga paliwanag tungkol sa aplikasyon nito sa kanilang mga rekomendasyong pamamaraan. Tingnan ang mga panipi mula sa dalawang dokumentong ito sa ibaba. Ngunit marami ang matigas ang ulo na patuloy na nagsusulat ng salitang "Appendix:" sa isahan, kahit na ito ay sinusundan ng isang listahan ng ilang mga dokumento. Huwag gawin ito, at ipinaliwanag namin kung bakit.

Fragment ng Dokumento

Pagbagsak

GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga Kinakailangan sa Dokumentasyon »

3.21. ... Kung ang liham ay may kalakip na hindi pinangalanan sa teksto, ipahiwatig ang pangalan nito, bilang ng mga sheet at bilang ng mga kopya; kung mayroong ilang mga aplikasyon, ang mga ito ay binibilang:

Fragment ng Dokumento

Pagbagsak

Dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. Mga alituntunin para sa pagpapatupad ng GOST R 6.30-2003

3.16. ... Kung ang liham ay may isang aplikasyon na hindi pinangalanan sa teksto, pagkatapos ay ipahiwatig ang pangalan nito, ang bilang ng mga sheet at ang bilang ng mga kopya, kung mayroong maraming mga aplikasyon, ang mga ito ay binibilang:

Ang mga pagkakaiba ay matatagpuan din tungkol sa kung paano isulat ang salitang "application" sa teksto ng liham: may maliit o malaking titik, mayroon man o walang karatulang “Hindi”. Ang katotohanan ay maaari mong ipahiwatig ang pangalan ng nakalakip na dokumento sa teksto ng cover letter sa iba't ibang paraan; ihambing ang iyong sarili, tinitingnan ang Halimbawa 3: sa pangalawang kaso, angkop na ipahiwatig sa mga bracket na ang dokumento ay isang aplikasyon, at sa mga susunod na kaso ipinapakita namin kung paano ito magagawa sa iba't ibang paraan. Ang lahat ng mga pagpipilian ay tama, ito ay mahalaga lamang na sumunod sa pagkakapareho sa sulat. At mas mabuti pang pumili at ayusin ang isang opsyon sa mga tagubilin para sa gawaing pang-opisina ng iyong organisasyon (o iba pang lokal na pagkilos sa regulasyon sa mga katulad na isyu), pagkatapos ay magkakaroon ng pagkakapareho sa lahat ng mga dokumento at magkakaroon ng mas kaunting pagkalito sa mga gumaganap.

Halimbawa3

Iba't ibang paraan upang ipahiwatig ang pangalan ng aplikasyon sa katawan ng liham

Pagbagsak

Para sa isang nakatali na aplikasyon, ang bilang ng mga sheet ay maaaring tanggalin (Halimbawa 4).

Halimbawa4

Paglalarawan ng nakatali na aplikasyon

Pagbagsak

Kapag napakaraming mga application na mas maginhawang ilista ang mga ito sa isang hiwalay na sheet (tatawagin itong "Imbentaryo ng mga attachment sa liham mula sa ... Hindi. ..."), sapat na upang sumangguni sa naturang isang imbentaryo sa liham (Halimbawa 5).

Halimbawa5

Kung mayroong napakaraming mga application na ito ay mas maginhawa upang ilista ang mga ito sa isang hiwalay na imbentaryo

Pagbagsak

Kung nag-attach ka sa iyong liham ng isa pang liham na may sariling kalakip, kailangan mong ipaalam sa addressee ang tungkol dito (Halimbawa 6).

Halimbawa6

May sariling attachment ang letter attachment

Pagbagsak

Sa wakas, kung ang iyong liham ay naka-address sa ilang mga organisasyon nang sabay-sabay, at ang kalakip ay naka-address sa isa lamang sa kanila (ang iba ay tumatanggap lamang ng sulat para sa impormasyon), ito ay dapat ding sabihin (Halimbawa 7).

Halimbawa7

Ang attachment ay ipinapadala sa isang tatanggap lamang ng email sa ilan

Pagbagsak

Ang isang marka sa pagkakaroon ng mga kalakip ay ginawa sa ibaba ng teksto ng liham at sa itaas ng lagda. Karaniwan, ang mga distansyang ito (indents) ay ginagawang pareho at katumbas ng humigit-kumulang 2-3 line spacing (ito ay mahusay na ipinapakita sa sample na disenyo ng buong titik sa Halimbawa 9).

Bilang isang pangkalahatang tuntunin, kung ang isang dokumento ay may mga kalakip, pagkatapos ay isang marka ang ginawa dito na sila ay naroroon sa ibaba ng teksto at sa itaas ng pirma, at sa mga nakalakip na dokumento (para sa bawat isa sa kanang itaas na bahagi ng unang sheet) ito ay nakasulat kung aling attachment sa kung aling dokumento sila (na may pagtatalaga ng numero ng aplikasyon , kung marami), tulad ng sa Halimbawa 8.

Halimbawa8

Numero ng aplikasyon at data ng pangunahing dokumento sa 1 sheet ng aplikasyon

Pagbagsak

Ngunit ang cover letter ay may accounting function ng mga dokumentong ipinadala, na kumikilos bilang isang uri ng imbentaryo ng mga attachment sa sobre, ngunit ang mga dokumentong pinangalanan sa naturang sulat bilang mga attachment ay talagang ipinadala. Kung ang liham ay may ibang tungkulin (halimbawa, ito ay isang alok, paggawa ng isang alok na pumirma sa isang kasunduan at ilista ang mga kondisyon ng iminungkahing kooperasyon), kung gayon ang liham ay magiging "susi" na dokumento sa kahulugan, at ang mga kalakip na dokumento makakatulong lamang ito na matupad ang kanyang tungkulin. Ngunit pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang cover letter, at sa kasong ito ay hindi mo dapat "palayawin" ang mga ipinasa na dokumento na may impormasyon tungkol sa "imbentaryo ng sobre" - i.e. Hindi mo kailangang markahan sila ng ganito!

Ang kakayahang gumawa ng tama ng resume ay napakahalaga, ngunit ang parehong mahalaga ay kung paano magsulat ng cover letter para dito. Mga handang halimbawa, kapaki-pakinabang na payo sa compilation - lahat ng ito ay makikita sa artikulo.

Walang karanasan sa trabaho

Accountant

Sales Manager

Abogado

Kalihim

Opinyon ng eksperto

Chadova Svetlana

Kahit na tiwala ka sa iyong sariling karunungang bumasa't sumulat, dapat mo pa ring basahin nang mabuti ang teksto ng liham kahit isang beses. "Clumsy" presentation, spelling, punctuation at iba pang error ay hindi pinapayagan.

Pangunahing layunin

Cover letter para sa resume gumaganap ng ilang mahahalagang tungkulin:

1. Nauuna ito sa pagbabasa ng buod, naglalaman ng lahat ng kinakailangang komento.
2. Binibigyang-daan kang tumayo mula sa iba pang naghahanap ng trabaho sa pamamagitan ng pagdaragdag ng ilan pang alok. Ito ay totoo lalo na sa mga kaso kung saan ang resume ay pinagsama-sama sa anyo ng isang palatanungan, ang anyo nito ay inaalok ng employer mismo. Pagkatapos ito ay ang cover letter na magdadala ng katangian ng sariling katangian.
3. Pinapayagan ka nitong maakit ang mambabasa, kumbinsihin siya sa pangangailangan na maging pamilyar sa resume at sa huli ay lumilikha ng isang tiyak na impresyon tungkol sa aplikante, lalo na, tungkol sa kanyang kakayahang magpakita ng sarili, "ibenta" ang kanyang sarili.
4. Sa wakas, ang liham ay maaaring maikling magbanggit ng impormasyon na hindi naaangkop sa isang resume.

Mga uri ng cover letter para sa mga resume

Kabilang sa iba't ibang mga naturang dokumento ng negosyo, 2 malalaking grupo ang maaaring makilala:

1. Maikling sulat gumaganap ng isang purong teknikal na gawain: ito ay talagang "kasama" sa resume at itinatakda ang mambabasa na buksan ang pangunahing dokumento para sa pakikipag-ugnayan sa pakikipag-ugnayan sa kandidatura ng aplikante. Bilang isang tuntunin, ito ay binubuo ng 2-3 pangungusap, halimbawa:

"Kumusta, Viktor Nikolaevich! Ang pangalan ko ay Ekaterina Borisovna. Naging interesado ako sa bakante ng isang aktibong sales manager, lahat kinakailangang impormasyon Nagpapadala ako sa iyo ng resume.

Sa ganitong mga kaso, malinaw na walang saysay ang pagdoble ng impormasyon ng pangunahing dokumento, upang subukang gumawa ng partikular na mahahabang teksto. Bago ipakilala ang iyong sarili, kumusta at maikli na ipakilala ang iyong sarili.

1. Detalyadong cover letter, bilang panuntunan, ay inilalapat kapag nais ng aplikante na punan ang bakante ng ulo, komersyal na direktor at iba pang mga posisyon sa pamamahala. Kasama sa mga sitwasyong ito ang mga kaso kung kailan inaangkin ng aplikante na "hindi pamantayan", mga malikhaing propesyon. Malinaw, ito ay kinakailangan na sa yugto ng pagsulat na may isang resume upang ipakita ang iyong mga kasanayan sa komunikasyon, ipakita ang iyong pagkatao upang bumuo ng isang kanais-nais na unang impression.

Opinyon ng eksperto

Chadova Svetlana

Nangungunang Human Resources Specialist, consultant ng abogado sa batas sa paggawa, eksperto sa site

Hindi mo dapat isipin na ang kasamang teksto ay nakasulat sa isang buong pahina o higit pa. Sa katunayan, dapat itong binubuo ng 3-4 na talata (3-4 na talata) at madaling basahin sa loob lamang ng 30-40 segundo.

Ang istraktura ng kasamang teksto para sa resume

Ang isang cover letter para sa isang resume ay may malinaw na istraktura: dapat itong isulat na isinasaalang-alang ang lahat ng mga kinakailangang puntos:

1. Pagbati.
2. Pangunahing bahagi.
3. paghihiwalay.

Pagbati

Maaari mong tanggapin ang sinuman maginhawang paraan: "Kumusta" o "Magandang hapon." Mahalagang isaalang-alang ang ilang mga tampok:

1. Kung alam mo nang maaga kung sino ang eksaktong makikipag-ugnay sa iyo, dapat mong banggitin ang partikular na taong ito. Pinapayagan na tawagan ito nang eksakto tulad ng nabasa mo tungkol dito sa kaukulang anunsyo - sa pamamagitan ng pangalan o sa pamamagitan ng pangalan at patronymic.
2. Kung hindi mo alam kung sino ang eksaktong kokontakin, maaari mo lang isulat ang "Hello!" o "Magandang hapon!".
3. Kung nakausap mo na ang taong ito sa telepono, maaari mong madaling banggitin ang katotohanang ito - mas magiging madali para sa empleyado na maalala ka. Halimbawa:

“Magandang hapon, Maria! Bilang pagpapatuloy ng pag-uusap natin ngayon sa telepono, ipinapadala ko ang aking resume.

Pangunahing bahagi

Ito ang katawan ng kasamang teksto. Ang iyong mga saloobin ay dapat na ipahayag nang maikli, konkreto at lohikal. Hindi pinapayagan ang paglipat mula sa isang punto patungo sa isa pa, upang labagin ang lohika ng salaysay. Ang sumusunod na pagkakasunud-sunod ng pagtatanghal ay maaaring kunin bilang batayan:

1. Una, tradisyonal nilang pinag-uusapan kung anong uri ng posisyon ang kanilang inaaplayan. Dapat siyang pangalanan nang eksakto tulad ng binanggit sa kanya sa departamento, halimbawa: "aktibong sales manager ng sales department."
2. Pagkatapos ay kailangan mong sabihin sa isang kawili-wili, hindi stereotyped na paraan tungkol sa kung bakit ang partikular na bakanteng ito ay nakakuha ng iyong pansin. Pinakamainam na maging taos-puso at iwasan ang mga kategoryang pormulasyon, halimbawa: "Mula pagkabata pinangarap ko na ...", "Mahal ko ... labis", "Hindi ako mapapalitan ...", "Pinapayagan ng aking natatanging kwalipikasyon ...”, atbp. Maaaring totoo ito - i.e. ang isang tao ay maaaring talagang may tawag. Ngunit mas mahusay na ilagay ang iyong sarili sa lugar ng mambabasa: walang sinuman ang ganap na maniniwala sa isang tao sa absentia, dahil lamang sa mahusay siyang sumulat ng isang liham kasama ang pagtatanghal ng kanyang mga talento.
3. Susunod, kailangan mong ilarawan ang iyong sariling propesyonal na karanasan. Bukod dito, mahalagang tandaan na hindi mo inilalarawan ang karanasan sa pangkalahatan, ngunit eksaktong isa na maaaring maging kapaki-pakinabang sa posisyong ito. Kung walang karanasan, maaari mong isulat ang tungkol dito tulad nito:

"Graduate na ako ng ...., kaya baka ang trabahong ito ang una para sa akin." Iyon ay, hindi ka dapat magsulat nang may kategoryang "Wala akong karanasan, ngunit matutunan ko ang lahat."

Sa dulo ng pangunahing bahagi, bago maghiwalay, maaari mong banggitin muli kung bakit ka interesado sa bakanteng ito. Siyempre, dapat itong gawin sa ibang salita - upang ang mambabasa ay maging interesado.

paghihiwalay

Kailangan mong magsulat nang magalang at katamtamang orihinal. Mayroong 2 pagpipilian:

1. Maaari mong sundin ang karaniwang landas: "Pagbati" at ang iyong mga detalye sa pakikipag-ugnayan.
2. Maaari mong ipahiwatig na naghihintay ka ng tugon, i.e. lumikha ng isang tiyak na imahe ng hinaharap, ngunit muli nang walang kategorya, halimbawa:

"Ikinagagalak kong marinig ang iyong tugon sa liham at umaasa sa mabungang kooperasyon."

"Naghihintay ako ng sagot sa liham, matutuwa ako sa iyong alok."

Sa kabilang banda, hindi ka dapat magpakita ng anumang matinding damdamin, halimbawa:

"Talagang hinihintay ko ang iyong sagot, ikaw ang aking huling pag-asa"

"Inaasahan ko ang isang tugon - mas mabuti na mas maaga."

Pag-compile ng cover letter para sa isang resume: TOP 5 kapaki-pakinabang na tip

At panghuli ang 5 pinaka mahahalagang payo, na sa parehong oras ay maaaring ituring na ang pinakakaraniwang pagkakamali na ginawa ng mga aplikante. Ang kakayahang magsulat ng isang cover letter para sa isang resume ay mahalaga kapwa sa yugto ng pagliban sa pagsasaalang-alang ng kandidatura at sa panahon ng pakikipanayam. Sa katunayan, ito ay isang pagkakataon upang gumawa ng isang unang impression. Samakatuwid, mas mahusay na malaman nang maaga kung anong mga pagkakamali ang hindi dapat gawin kapag kino-compile ang dokumentong ito.

1. Ang kaiklian ay kapatid ng talento

Ang isang malawak, konkretong pagtatanghal ay isa sa ang pinakamahalagang pangangailangan. Ang pamantayan sa pagsusuri ay napaka-simple: dapat itong tumagal ng hindi hihigit sa isang minuto upang basahin ang buong teksto. Kasabay nito, kailangan mong magbasa nang may pag-iisip, at hindi dumulas sa pagitan ng mga linya.

2. Sa kaso at tungkol sa kaso

Ang istilo ng pagtatanghal ay eksklusibong opisyal na negosyo. Ang nilalaman ng dokumento ay eksklusibong napuno ng mga katotohanan: anong bakante ang interesado sa iyo, saan mo nalaman ang tungkol dito, kung ano ang eksaktong naging interesado ka, ano ang iyong karanasan sa mga katulad na aktibidad.

3. Lumilikha tayo ng kapaligiran ng pagtitiwala

Ang layunin ng liham ay "ibenta" ang unang pagpupulong. At nang walang pagtatatag ng mapagkakatiwalaang kapaligiran, magiging mahirap gawin ito. Maaari kang lumikha ng isang katulad na kapaligiran na may hindi kinaugalian na mga salita. Tiyak na ang mga pariralang "Interesado ako sa kapwa kapaki-pakinabang na kooperasyon", "Mayroon akong sapat na antas ng kakayahan", tinatrato ko ang anumang negosyo nang buong kaseryosohan at responsibilidad" ay maaaring "matakot". Ang dahilan ay ang kanilang stereotyped at tinge of categorical. Ang parehong mga cliches ay maaaring mapalitan ng mga parirala na naglalaman ng layunin, kongkretong mga katotohanan:

"Kung komportable tayo sa isa't isa, inaasahan kong magtrabaho sa iyong kumpanya nang hindi bababa sa 2 taon."

"May hawak na katulad na posisyon sa kumpanya" ... "para sa higit sa 5 taon."

4. Malikhain: ang mga limitasyon ng kung ano ang katanggap-tanggap

Ang isang mapaglaro, balintuna na paraan ng pagtatanghal ay hindi naaangkop sa karamihan ng mga kaso. Ito ay itinuturing na negatibo, dahil ang isang buong contact ay hindi pa naitatag sa pagitan mo.

Sa kabilang banda, mayroong isang bilang ng mga propesyon kung saan ang kakayahang magbiro, ipahayag ang iyong sarili nang tumpak ay hindi lamang pamantayan, kundi pati na rin ang isang mahalagang kinakailangan para sa mga kasanayan ng empleyado. Samakatuwid, sa kaso, halimbawa, sa mga mamamahayag, DJ, musikero, ang isang hindi karaniwang paraan ng paglalahad ng mga saloobin ay maaari lamang tanggapin. Gayunpaman, sa anumang kaso, kailangan mong madama nang mabuti ang sukat.

5. Looks Matter

Tingnan kung gaano kahusay na nakikita ang iyong teksto. Gawing halos pareho ang lahat ng talata, ibukod ang mahahabang pangungusap na may mga kumplikadong istruktura ng pagsasalita. Ang teksto ay dapat na mahusay na nakikita bilang isang buong larawan. Magiging mabuti kung ang mambabasa ay madaling mahanap ang impormasyon na interesado sa kanya kaagad, at hindi "pagala-gala" ang kanyang mata sa "sheet" ng teksto.

Kaya, palaging mas mahusay na magsulat kaysa hindi magsulat, dahil ang pagwawasto sa natapos na bersyon ay mas mahirap. simpleng gawain kaysa sa pagtatayo nito mula sa simula.

Hindi alam ng lahat ng aplikante kung ano ang cover letter para sa isang resume. Ngunit ang ilang mga organisasyon (lalo na ang mga may istrukturang istilong Kanluranin) ay sineseryoso ang dokumentong ito. May mga kaso kung saan, sa dalawang resume mula sa humigit-kumulang pantay na mga aplikante, mas gusto ng employer ang hindi nagpapabaya sa cover letter.

Ang pangunahing gawain ng isang cover letter- bigyan ang tagapag-empleyo ng karagdagang impormasyon na para sa ilang kadahilanan ay hindi naaangkop sa sarili nito, pati na rin ang isang paliwanag ng ilang mga hindi halatang punto.

Minsan ang mga pinuno ng mga organisasyon, na tumitingin sa maraming mga buod, una sa lahat ay nagbabasa ng kasamang tala, na isinasaalang-alang ito ng isang uri ng "anunsyo" sa pangunahing dokumento.

Sa kabila ng katotohanan na ang lahat ng impormasyon na kinakailangan para sa employer ay nasa pangunahing dokumento, ang cover letter ay maaaring duplicate ang naturang data. Ito ay nagpapahintulot sa iyo na magtatag ng isang indibidwal na pakikipag-ugnayan sa taong kumukuha sa iyo.

Bago magsulat ng cover letter para sa iyong resume, inirerekumenda na tandaan ang lahat ng hindi kasiya-siyang aspeto na maaaring negatibong makaapekto sa opinyon ng employer sa iyo.

Kadalasan ganyan dark spots Sinusubukan nilang itago, ngunit sa ilang mga kaso ay malalaman pa rin ng employer ang mga sandaling ito. Halimbawa, sa isang cover letter, maaari mong banggitin na sa kabila ng isang pulang diploma, hindi ka nagtrabaho sa iyong espesyalidad sa loob ng ilang taon.

Ang cover letter ay malayang anyo, ngunit ang istraktura nito ay dapat na katulad nito:

• Mag-apela sa pinuno o sa HR manager (depende sa laki ng organisasyon);
• Representasyon (ang iyong pangalan at ang posisyon na iyong inaaplayan);
• Layunin ng kahilingan;
• Mahalagang impormasyon para sa employer, na maglalaman ng paglalarawan ng mga dahilan ng pagpili sa iyo para sa tinukoy na posisyon;
• Pasasalamat;
• Mga detalye ng contact.

Paano magsulat ng isang cover letter para sa isang resume

Bago isaalang-alang ang pinakasimpleng halimbawa ng isang cover letter, kinakailangan na pag-aralan nang mas detalyado ang bawat isa sa mga punto ng istraktura nito. Ang apela sa cover letter ay maaaring i-address sa responsableng empleyado ng HR department, HR manager at maging sa manager. Depende ito sa kung anong data ang mayroon ka, at kung alam mo ang pangalan ng pinuno, mas mahusay na makipag-ugnay sa kanya.

Sa kabilang banda, napakadalas sa malalaking kumpanya na may kawani ng ilang libong tao, hindi man lang alam ng CEO sa pamamagitan ng paningin ang karamihan sa mga taong nagtatrabaho sa organisasyon, at hindi niya nakikitungo ang mga isyu sa recruitment. Sa kasong ito, mas mahusay na magsulat ng isang liham na naka-address sa manager ng tauhan.

Hindi kailangang ilista ng view ang lahat ng impormasyong nasa . Hindi kinakailangang ipinta ang lahat nang detalyado, ngunit ang ilang mga susi at mahahalagang punto mula sa iyong pananaw ay dapat na linawin. Halimbawa - ang iyong, edukasyon, kung maaari - mga tagumpay, kung sa nakaraan ay nagawa mong makamit ang tagumpay at paglago ng karera sa parehong posisyon na gusto mong makuha.

Halimbawa, ang isang cover letter para sa resume ng isang accountant ay maaaring maglaman ng impormasyon na ikaw ay nagtrabaho bilang isang senior accountant at sa parehong oras ay huminto. sariling kalooban naghahanap ng higit pa promising na trabaho(Malinaw, hindi na kailangang pag-usapan ang tungkol sa pagpapaalis para sa iba't ibang mga pagkakamali o kawalan ng kakayahan sa propesyonal sa cover letter).

Susunod, kailangan mong ipahiwatig ang pinagmulan kung saan mo nalaman ang alok ng employer. Banggitin mo na ikaw ay bihasa sa mga aspeto ng mga aktibidad ng organisasyon, alam mo ang mga kinakailangan na naaangkop sa mga kandidato. Ilista ang iyong mahahalagang katangian na magiging kapaki-pakinabang sa organisasyon.

Ilista ang lahat ng iyong mga potensyal na pakinabang sa iba pang mga kandidato. Sa ilang mga kaso, ito ay angkop na maikling ilarawan ang ilang sitwasyon o problema na nalutas salamat sa iyo. Sa isip, kung ikaw ay nasa isang posisyon sa pamumuno sa panahong ito, at ang problema ay nalutas salamat sa iyong inisyatiba.

Sa dulo ng liham, dapat mayroong pasasalamat sa katotohanang binigyang pansin ng employer ang pagbabasa ng iyong liham. Pagkatapos magpasalamat, tiyaking isama ang lahat ng iyong posibleng mga detalye sa pakikipag-ugnayan. Gayunpaman, hindi ito nangangahulugan na kailangan mong ilista ang lahat ng iyong email address, karagdagang numero ng telepono at iba't ibang messenger. Sapat at ang pangunahing numero ng telepono at isang e-mail address.

Naipahiwatig mo na ang impormasyong ito sa iyong resume. Ngunit, una, ito ay isang karagdagang pagkakataon upang ipahiwatig na naghihintay ka ng isang tawag o liham, at pangalawa, ang isang wastong binubuo na cover letter para sa pag-aaplay para sa isang bakante ay dapat na nakasulat sa paraang ang mambabasa ay interesado sa iyong kandidatura nang walang kahit nagbabasa ng resume. . May maliit na pagkakataon na ang recruiter ay makipag-ugnayan sa iyo sa yugtong ito.

cover letter para sa halimbawa ng resume

Ang pinakasimpleng halimbawa ng isang cover letter para sa isang resume ay isang maikling sulat na may pinakamababang halaga ng hindi kinakailangang impormasyon:

"Kumusta, Alexander Vladimirovich.

Ang bakante para sa isang manager, na na-publish sa ngalan ng iyong kumpanya sa site ng mga anunsyo, ay interesado sa akin. Itinuturing ko ang aking sarili na isang karapat-dapat na kandidato, dahil sa aking huling trabaho ay ginampanan ko ang parehong mga tungkulin na inilarawan sa iyong ad.

Pamilyar ako sa lahat ng mga proseso at tampok ng trabaho na kailangan kong gawin, at ang mas detalyadong impormasyon tungkol sa aking mga kasanayan, edukasyon at mga propesyonal na katangian ay nakapaloob sa CV, na naka-attach sa isang hiwalay na file.

Inaasahan ko ang iyong desisyon at salamat sa pagbabasa ng liham na ito.

Taos-puso, Petrov A.M.

Telepono

E-mail".

Ang nasabing cover letter ay isang halimbawa ng isang maigsi, may layuning apela sa isang manager. Ngunit higit pa detalyadong halimbawa– cover letter para sa accountant resume:

Direktor ng Orient LLC

Semenov D.A.

Kumusta, Dmitry Alekseevich.

Ipinadala ko sa iyo ang aking resume, na nakalakip sa liham na ito.

Ang pangalan ko ay Sitseva Olga Anatolyevna, at interesado ako sa bakante ng punong accountant, na nalaman ko mula sa pahayagan noong 10/12/2015. Ang pagkakaroon ng pamilyar sa aking sarili sa mga kinakailangan para sa mga kandidato nang detalyado, masasabi kong may kumpiyansa na kakayanin ko ang mga gawaing itinakda nang walang anumang pre-training. Aabutin ako ng hindi hihigit sa isang linggo upang umangkop sa isang bagong koponan, tanggapin ang mga kaso at pag-aralan ang mga tampok ng iyong departamento ng accounting.

Sa dati kong trabaho sa IP Chekunov, may hawak akong katulad na posisyon. Nagpasya akong baguhin ang aking lugar ng trabaho sa aking sariling malayang kalooban, dahil ang mga aktibidad ng kumpanya ay nasa isang lugar kung saan ang aking propesyonal at personal na pag-unlad ay hindi posible.

Sa kabila ng katotohanan na ang suweldo na ipinahiwatig sa iyong ad ay mas mataas kaysa sa nakaraang trabaho, hindi ito ang pangunahing motivational moment para sa akin. Isa sa mga dahilan kung bakit ako nagpasya na isumite ang aking CV ay ang pagkakataon na magtrabaho nang mas epektibo sa Orient LLC, dahil ang saklaw ng iyong kumpanya ay pamilyar sa akin nang lubusan (ito ay dahil sa aking pangalawang edukasyon).

Para sa karagdagang impormasyon tungkol sa akin, mangyaring tingnan ang aking CV.

Salamat sa iyong pansin, kung kinakailangan, maaari kang makipag-ugnayan sa akin sa mga detalye ng contact sa ibaba.

Telepono

E-mail".

Ang liham na ito ay nakasulat nang mas detalyado, sa pangkalahatan ay walang labis na impormasyon, ngunit ang kandidato ay maaaring gumamit ng mas maikling mga expression. Ang mga cover letter na masyadong mahaba ay nakakatakot sa mga employer na nag-iisip na ito ay isang duplicate lamang ng resume information.

Narito ang isang mas magandang halimbawa:

"UloAng departamento ng HR na si Mironova Natalya Ivanovna.

Kamusta.

Ang pangalan ko ay Evgeny Semenovich Roizman.

Ang layunin ng aking liham ay linawin na ako ay nagsusumite ng resume para sa posisyon ng punong inhinyero sa iyong kumpanya.

Mayroon akong malawak na karanasan sa isang lugar (higit sa 20 taon) bilang isang inhinyero (mamaya - punong inhinyero) ng Baltic Shipyard.

Mayroon akong pasasalamat at mga parangal ng estado, napilitan akong umalis dahil sa pagbabago ng tirahan.

Kung interesado ka sa aking kandidatura - higit pa Detalyadong impormasyon maaari mong malaman mula sa kalakip na resume.

Paalam.

Roizman E.S.

Telepono"

Sa katunayan, ang naturang cover letter para sa isang tugon sa isang bakante ay napakahusay na pagkakasulat. Sa pinakamababa, naglalaman ito maximum na halaga potensyal na kawili-wiling impormasyon para sa manager. magandang halimbawa maaari ding ituring bilang:

"Magandang hapon. Ang pangalan ko ay Alexander Valentinovich Pekov at ang layunin ng liham na ito ay upang maakit ang iyong pansin sa CV na ipinadala ko sa iyo ngayon. Interesado akong magtrabaho bilang isang system administrator sa iyong kumpanya - ang bakanteng ito ay nai-publish sa pahayagan noong 12/14/2015.

Meron akong mataas na edukasyon sa bukidIT-technologies, sa huling limang taon ay nagtrabaho siya bilang isang system administrator sa kumpanyang Alpha.

Kasama ang aking mga gawain pagkonekta at pag-alis ng hardware, pag-install ng bagong software, pag-troubleshoot, pagsubaybay at pag-secure lokal na network kumpanya, record keeping at ilang iba pang karagdagang feature.

Ang dahilan ng pagpapaalis ay ang pagsasara ng Alfa.

Kung interesado ka sa aking kandidatura, maaari kang makipag-ugnayan sa akin gamit ang impormasyon sa ibaba. Handang dumalo sa isang panayam anumang oras kung kinakailangan.

Taos-puso, si Pekov A.V.

Telepono

E-mail".

Mga nuances, tampok at "mga pitfalls"

Gaya ng nakikita mo, lahat ng mga halimbawa sa itaas ay mga cover letter na isinulat ni iba't ibang tao sa iba't ibang istilo. At, sa kabila ng kawalan ng isang mahigpit na kinokontrol na anyo ng mga cover letter, ito ay nagkakahalaga ng pag-unawa kung ano ang mali ng mga taong ito. Narito ang isang listahan ng mga patakaran na dapat sundin kapag nag-compile ng naturang dokumento.

• Ang cover letter ay hindi isang autobiography, ngunit mga maikling abstract na nagsisilbing mga argumento na pabor sa iyo, ngunit dahil ang ilang mga tao ay hindi maaaring sumulat ng maikli at sa punto, ang pangalawang punto ay sumusunod mula dito.
• Basahing mabuti ang iyong nakumpletong cover letter. Ang mga mahabang pangungusap ay palaging maiiwasan. Magtakda lamang ng mga limitasyon para sa iyong sarili. Halimbawa, sumulat ng hindi hihigit sa limang daang salita. Anumang bagay na hindi akma sa balangkas na ito - paikliin o i-rephrase.
• Pag-proofread ng teksto ay kailangan din upang maiwasan ang mga pagkakamali sa pagbabaybay, na kadalasang hangal at nakakainis. Nakakagulat na maraming mga nasa hustong gulang ay hindi pa rin makabisado ang mga panuntunan tulad ng pagsulat ng "-tsya" - "-tsya" sa dulo ng mga pandiwa, at gumawa din ng iba pang katulad na mga bahid. Ang cover letter ay isang dokumento. Ang pagbabasa nito at natitisod sa isang error na nasa unang talata, maaaring tapusin ng employer ang pagbabasa doon, lalo na kung mahalaga para sa iyong bakante na magkaroon ng mahusay na command of speech at Russian.
• Banal na katangian ng sarili- Hindi kailangan. Ang katotohanan na ikaw ay "lumalaban sa stress, palakaibigan, handang mag-overtime" at iba pang mga bagay, maaari ding malaman ng employer mula sa pangunahing resume sa column " karagdagang impormasyon».
• Pansinin kung paano binabaybay ng lahat ng mga taong ito ang panghalip na "Ikaw": dalawa na may malaking titik at dalawa na may maliit. May pagkakaiba sa pagitan ng mga opsyong ito. Ang "Ikaw" sa kasong ito ay angkop, dahil ang apela ay nangyayari sa isang partikular na tao, na mas matanda din sa hierarchy. Ngunit ang "ikaw" ay isang apela sa isang abstract na mambabasa o sa dalawa o higit pang mga tao sa parehong oras.
• Imposibleng sabihin nang eksakto kung ano ang sukat ng naturang sulat: kung minsan ang lahat ng impormasyon sa loob nito ay maaaring talagang mahalaga. Ngunit subukang manatili sa pamantayan ng Kanluran, kung saan ang naturang dokumento ay karaniwang halos isang katlo ng isang A4 sheet.

Tandaan na ang isang mahusay na nakasulat na cover letter ay isa ring tagapagpahiwatig, dahil ang employer ay una sa lahat ay nakikita ang dokumentong ito at maaari nang gumawa ng kanyang unang impresyon dito, at pagkatapos ay magpatuloy sa pag-aaral sa kanyang sarili.

Sa artikulong ito, tututuon natin ang resume letter, sa madaling salita, ang cover letter. Sasabihin ko sa iyo nang detalyado kung ano ang isang cover letter, kung paano ito dapat! Ituturo ko ang mga karaniwang pagkakamali ng maraming aplikante. Oo nga pala, minsan din akong nagkamali. :-) Hanggang sa pumasok ako sa paksa, tiyak na hindi ito nangyari kaagad. Kaya siguro maraming kumpanya ang hindi man lang tumawag sa akin noong una, bagama't maganda at maganda agad ang resume, matino, ngunit gayon pa man.

Ngayon, halos lahat, kapag nagpapadala, ay nagsusulat ng ilang uri ng katarantaduhan sa isang liham sa isang resume. Hindi ito tama. Anong itsura? Halimbawa, gusto mong magpadala ng resume sa isang employer. Sa field na "to", sumulat ng email address, sa field na "subject", magsulat ng resume o katulad nito, pagkatapos ay mag-attach ng resume at isulat ang "Hello," sa mensahe. Mukhang ganito:

Kamusta,

Taos-puso, tyry-pyry-trali-wali

Kaya hindi ito tama. Dahil ang naturang sulat ay hindi respeto sa HR manager. Ang iyong resume, kasama ang iyong mga pag-asa, ay napupunta sa basurahan.

Dapat ay

Kapag nagsusumite ng resume, ang katawan ng liham ay dapat maglaman ng kasamang teksto. Maraming mga pagpipilian para sa pagsulat ng ganoong teksto (marahil sa ibang pagkakataon ay magsulat ako ng mga pagpipilian kapag hindi ako masyadong tamad o sa kahilingan). Maaari kang magsulat ng isang cover letter, wika nga, parehong sa isang pormal na istilo at sa isang palakaibigang istilo ng pakikipag-usap.)) Kahit na! Ang pangunahing bagay ay hindi labis na labis at sundin ang ilang mga patakaran.

Panuntunan ng cover letter (mahahalagang punto):

Ilagay ang pangalan ng posisyon na iyong inaaplayan. Bakit ito ginagawa? Napakasimple ng lahat. Kapag natanggap ng HR manager ang iyong resume. Hindi niya kailangang mag-isip, hulaan sa coffee grounds kung saan bakante ang iyong resume o gusto mong makakuha ng trabaho.

Magpadala ng resume mula sa isang seryosong address. Dapat mong ipakita na ikaw ay isang may sapat na gulang, sapat na tao, mga naghahanap ng trabaho. Ito ay hangal na magpadala mula sa isang address tulad ng " [email protected]», « [email protected]". Sumang-ayon ito ay napaka hangal. Kumuha ng mailbox sa paghahanap ng trabaho, halimbawa, "[email protected]" o mas mahusay na Gmail.com o ukr.net (mahusay, iginagalang na mga serbisyo sa mail). Ang perpektong bersyon ng mailbox, tulad ng isinulat ko sa itaas, ngunit malamang na ito ay abala, ang ibig sabihin nito ay ganito:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

sa pinakamasama, gagana rin ang opsyong ito:

• [email protected]

Kapag nakikipag-ugnayan sa employer, siguraduhing isama ang pangalan ng manager sa sulat. So it will be brighter, parang respetuhin mo yung taong pinadalhan mo ng resume mo.)) Nung naghahanap ako ng trabaho, napansin ko na halos lahat ng bakante ay nakasaad ang pangalan ng manager. (Naalala ni Cheto ang pangalang Olga). Ahhhh... oo... Isa pang trick, kung hindi nakalagay ang contact person sa bakante, kailangan mong tawagan ang kumpanya at tanungin ang pangalan ng misteryosong HR manager. Walang gagawa nito, alam ko mula sa karanasan, ngunit inaalok ko sa iyo ang pagpipiliang ito, gumagana ito!

Kailangan mong ipakita na interesado ka sa kumpanya. Basahin sa kanilang website kung ano ang kanilang ginagawa, basahin ang tungkol sa kumpanya, kung anong uri ng kumpanya ito at kung ano ang ginagawa o ginagawa nito. Baka hindi mo na kailangan pumunta doon, sayangin mo lang ang oras mo. Magpakita ng interes sa employer. Kung ikaw ay walang trabaho, pagkatapos ay mayroon kang maraming oras.

Gayundin, huwag magsulat ng kalokohan tulad ng- "well, mangyaring dalhin ako", "kunin mo ako", stupidly "hello". Well, ito ay kinakailangan upang tapusin ang gayong sulat nang maganda. Karaniwan akong nagtatapos sa ganito: "Salamat sa iyong pansin!", "Salamat sa iyong oras." Well, nag-iiwan ako sa dulo ng numero ng telepono o email address, para sa emergency na komunikasyon.

Upang ibuod (halimbawa):

Lahat ng cover letter ko ay nasa mga paragraph. Ang unang talata ay palaging maikli, karaniwang dalawa o tatlong pangungusap, iyon ay, isulat kung anong posisyon ang gusto mo, isulat kung paano mo nalaman ang tungkol dito, at iba pa. Kailangan mong makuha ang employer na interesado sa pagbabasa ng iyong resume.

Mahal na Ginoong (buong pangalan o unang pangalan)!

Bilang isang bihasang espesyalista sa (isang partikular na larangan), kasalukuyang kumukumpleto (ganito at ganoon institusyong pang-edukasyon), Gusto kong humiling ng impormasyon tungkol sa mga posibleng bakante sa iyong kumpanya. Interesado ako sa trabaho, (isulat mo rin dito ang sarili mo). Ang aking nakalakip na CV ay nagsasaad na mayroon akong malawak na karanasan sa trabaho at laging bukas sa mga bagong pagkakataon upang patunayan ang aking sarili.

Sumunod ang ilang talata. Sa kanila, mas partikular mo nang inilalarawan ang iyong mga kwalipikasyon para sa bakante na sinusubukan mong makakuha ng trabaho. Kung hindi mo alam kung ano ang isusulat, pumili ng impormasyon mula sa resume at ilarawan ito nang detalyado. Sa pangkalahatan, interesado ka sa employer.

mahalaga sa akin praktikal na karanasan pinagsama sa nakuhang kaalamang pang-akademiko. Ipinagmamalaki ko ang katotohanan na ako ay nakapag-iisa na nagbabayad para sa aking pag-aaral, ang pagliwanag ng buwan sa aking espesyalidad. Ang propesyonal na karanasang natamo ay nakatulong sa akin na mas maunawaan ang aking lugar ng espesyalisasyon, at isang bagay na katulad nito.

"Saan sinasabi na dapat tayong magsulat ng cover letter para sa mga isinumiteng dokumento?" Ang tanong na ito ay kailangang matapat na sagutin: "Wala kahit saan." Ang pag-compile ng cover letter ay isang hindi nakasulat na alituntunin ng trabaho sa opisina at isang business practice, ngunit hindi isang kinakailangan na nakapaloob sa mga umiiral na dokumento. Gayunpaman, kung titingnan mo ito, ito ay nagiging malinaw: ang pabalat na liham ay kailangan lalo na hindi ng tatanggap, ngunit ng nagpadala.

PAGGAMIT AT PAG-AASA NG ISANG COVER LETTER

Paano magiging kapaki-pakinabang ang isang cover letter sa nagpadala? Covering letter:

Mayroon itong kinakailangang "Petsa ng paghahanda ng dokumento", na nangangahulugang, kung kinakailangan, maaari itong magsilbing patunay na ang mga dokumento ay naipadala sa oras;

Naglalaman kumpletong listahan ipinasa na mga dokumento (props "Tandaan na mayroong isang kalakip"), upang kung ang ilang mahalagang dokumento ay nawala, walang sinuman ang makakapagsabi na hindi ito naipadala;

Ito ay napapailalim sa pagpaparehistro sa addressee, sa kaibahan sa mga dokumento na ipinadala sa kanya, at dahil ang deadline para sa pagpapatupad ay binibilang mula sa petsa ng pagpaparehistro, ang nagpadala ay maaaring magabayan ng petsang ito kung nais niyang makatanggap ng tugon.

Ang cover letter sa mga dokumento, pati na rin ang lahat ng iba pang papasok na sulat, ay napapailalim sa pagpaparehistro sa sekretarya ng organisasyon ng tatanggap. Ngunit kung alam mo mula sa karanasan na maaaring magkaroon ng mga problema dito, mas mahusay na maiwasan ang isang hindi kasiya-siyang pag-uusap at ipadala lamang ang buong pakete ng mga dokumento sa pamamagitan ng koreo, na nakakuha ng isang sulat ng resibo. Sa pamamagitan ng isang abiso sa kamay, ang nagpadala ay maaaring hindi na mag-alala tungkol sa kung ang liham ay nakarehistro, at ipaubaya ito sa budhi ng tatanggap.

IBIBIGAY NAMIN ANG MGA DETALYE NG ISANG COVER LETTER

Ang mga patakaran para sa pagbibigay ng mga detalye ay makikita sa mga sumusunod na dokumento:

GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon";

Dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. Mga alituntunin para sa pagpapatupad ng GOST R 6.30-2003 (pagkatapos nito - Mga Alituntunin para sa pagpapatupad ng GOST).

■ Blangkong sulat. Ang natapos na form ng sulat, na iginuhit alinsunod sa GOST 6.30-2003, ay naglalaman na ng mga kinakailangang detalye.

Kasama sa mga kinakailangang detalye ng form ang:

OKPO, OGRN, TIN / KPP;

Pangalan ng Kumpanya;

Reference data tungkol sa organisasyon.

Ang sagisag ng organisasyon o trademark (marka ng serbisyo) ay isang opsyonal na kinakailangan.

Maaaring maghanda ng cover letter sa isang letterhead (tingnan ang Halimbawa 1), letterhead yunit ng istruktura(tingnan ang Halimbawa 2) o sa opisyal na letterhead (tingnan ang Halimbawa 3).

■ Text. Ang teksto ng cover letter ay kadalasang pormal at nagpapaalam lamang tungkol sa direksyon ng mga dokumento. Ang pinakamahalagang bahagi ng impormasyon ay nakapaloob sa paglalarawan ng aplikasyon. Gayunpaman, ang mga teksto ng cover letter ay maaaring mag-iba sa pagiging kumplikado.

elementarya. Ang pinakasimpleng teksto ng isang kasamang liham ay maaaring magmukhang ganito:

Tulad ng nakikita mo, ang tekstong ito ay naglalaman lamang ng isang mensahe na ang ilang mga dokumento ay naipadala sa tatanggap.

Na may katwiran. Kung ang direksyon ng pakete ng mga dokumento na nakalakip sa liham ay inireseta ng isang regulasyong ligal na aksyon o isang kasunduan sa pagitan ng mga organisasyon, kung gayon ang teksto ng pabalat na liham ay nagsisimula sa mga salitang "Alinsunod sa ..." o iba pang mga salita na naglalaman ng isang sanggunian sa pamantayan:

May indikasyon. Ang teksto ng cover letter ng susunod na antas ng pagiging kumplikado ay naglalaman din ng indikasyon kung ano ang dapat gawin ng tatanggap sa mga dokumentong ipinadala sa kanya:

Kaya, ang teksto ng cover letter ay maaaring nahahati sa dalawang bahagi:

Abiso tungkol sa pagpapadala ng mga dokumento (mandatory);

Mga tagubilin para sa paghawak ng mga isinumiteng dokumento (opsyonal).

■ Pagmarka ng presensya ng application. Ang kakaiba ng cover letter ay ang semantic center nito ay hindi ang text sa lahat, ngunit ang listahan ng mga nakalakip na dokumento. Kaugnay nito, alalahanin natin ang pangkalahatang tuntunin para sa disenyo ng kinakailangang ito: sa mga pabalat na titik, ang isang marka sa pagkakaroon ng isang kalakip ay iginuhit sa ilalim ng teksto ng liham mula sa hangganan ng kaliwang margin (Appendix No. 11 sa sugnay 3.3.2 ng Methodological na rekomendasyon ng Russian Archive) (tingnan ang Mga Halimbawa 1-3).

Bibigyan namin ng espesyal na pansin tamang disenyo ito ay kinakailangan sa mga espesyal na kaso.

Ang unang kaso ay simple. Kung ang nakalakip na dokumento ay pinangalanan na sa teksto ng liham, sapat na upang ipahiwatig lamang ang bilang ng mga sheet at mga kopya ng dokumentong ito sa props na "Mark ng pagkakaroon ng aplikasyon", halimbawa:

Ang pangalawang kaso ay mahirap. Kung mayroong ilang mga dokumento ng aplikasyon, ang bawat isa sa kanila ay nakakakuha ng sarili nitong serial number sinusundan ng bilang ng mga sheet at mga pagkakataon. Ang mga dokumento ay nakalista alinman sa random na pagkakasunud-sunod, o mula sa pangunahing dokumento hanggang sa mga pangalawang. Sa teksto ng liham, ang mga nakalakip na dokumento ay hindi pinangalanan, halimbawa:

Ang ikatlong kaso ay pag-print. Kapag nagpapadala ng catalog, brand book, manwal ng pamamaraan, na ginawa sa bahay-imprenta, iyon ay, anumang nakagapos na dokumento, ang bilang ng mga sheet nito ay hindi ipinahiwatig:

Ang ikaapat na kaso ay electronic. Ni ang Methodological Recommendations ng Federal Archives, o GOST 6.30-2003, o ang Methodological Recommendations for the Implementation of GOST ay naglalaman ng mga panuntunan para sa paglakip ng mga external na carrier ng impormasyon sa sulat. Kasabay nito, ang pagsasanay ng mga organisasyon na nagpapadala ng mga flash card o CD sa bawat isa ay medyo laganap. Kailangan mong mag-imbento ng iyong sariling mga panuntunan sa disenyo, na ginagabayan ng elementarya na lohika. Kaya, walang saysay na ipahiwatig ang bilang ng mga sheet at kopya ng isang elektronikong dokumento. Ito ay sapat na para sa pangalan nito, format (upang malaman ng tatanggap nang maaga kung magbubukas ang file sa kanyang computer) at, marahil, ang lakas ng tunog. Huwag kalimutan ang tungkol sa pagtukoy ng uri ng media, halimbawa:

Ang ikalimang kaso ay pinagsama. May mga kumplikadong titik na parehong nagbibigay-kaalaman at pabalat sa parehong oras. Kung ang isang liham ay ipinadala sa maraming mga address, at ang lahat ng mga tatanggap ay tumatanggap ng impormasyon, at ang ilan ay tumatanggap din ng mga dokumento-attachment, kung gayon ang kinakailangan ay iginuhit tulad ng sumusunod:

Ang ikaanim na kaso ay naglalarawan. Kung napakaraming aplikasyon na ang kanilang listahan ay aabot ng higit sa isang pahina, ipinapayong gumawa ng imbentaryo ng mga ito at ayusin ito bilang ang tanging kalakip sa liham. Ginagawa ito upang ang empleyado na responsable sa pagsasagawa ng assignment ayon sa sulat ay matanggap ang kanilang imbentaryo kasama ang lahat ng mga attachment, dahil ang cover letter at mga attachment dito ay halos palaging dumadaan sa iba't ibang ruta sa mga organisasyon. Ang imbentaryo ay tatawaging "Imbentaryo ng mga kalakip sa liham na may petsang ... Hindi. ...".

Ang teksto at marka tungkol sa pagkakaroon ng application ay magiging ganito sa kasong ito:

■ Ibang detalye

Ang natitirang mga detalye ng cover letter ay iginuhit sa pangkalahatang paraan na inireseta ng GOST 6.30-2003 at mga rekomendasyong metodolohikal Rosarchive.

Kasama sa mga mandatoryong detalye ang:

Petsa na dokumento;

Numero ng pagpaparehistro ng dokumento;

Patutunguhan;

Pamagat ng teksto;

Lagda;

Tala ng artista.

Ang mga opsyonal na detalye sa kasong ito ay:

Mga visa sa pag-apruba ng dokumento, na karaniwang nananatili sa isang kopya ng dokumento kasama ng kontratista.

PAGSUNOD SA ROUTE NG ISANG COVER LETTER

Ang mga cover letter ay gumagalaw sa mga organisasyon na eksaktong kapareho ng mga ruta gaya ng iba mga liham pangnegosyo sa mga pinaka-iba't ibang uri.

2. Kasama ang mga visa at isang pakete ng mga aplikasyon (ito ay kinakailangan!) ang draft na liham ay pinipirmahan ng sa CEO o iba pang awtorisadong opisyal.

3. Ang nilagdaang proyekto ay nagiging isang ganap na dokumento na may legal na puwersa, at dumaan sa pamamaraan ng pagpaparehistro sa opisina o kasama ng sekretarya ng pinuno ng pagpirma.

4. Ang paghahatid ng cover letter at lahat ng mga dokumentong nakalakip dito sa addressee ay nakaayos.

5. Sa opisina ng addressee organization, ang natanggap na cover letter at mga annexes nito ay sumasailalim sa initial review procedure. Ang layunin ng pamamaraang ito ay upang matiyak na ang lahat ng naihatid na mga aplikasyon ay tumutugma sa mga nakalista sa prop na "Application Flag."

6. Kung ang lahat ay maayos, ang liham ay nakarehistro (kung ano ang gagawin kung hindi lahat ay maayos ay inilarawan sa ibaba).

7. Ang isang nakarehistrong papasok na liham ay isinumite para sa pagsasaalang-alang sa unang tao ng organisasyon o isa pang awtorisadong tagapamahala, bilang isang pangkalahatang tuntunin - kasama ang mga kalakip. Ngunit ang organisasyon ay maaaring magkaroon ng sarili nitong mga tuntunin sa bagay na ito. Halimbawa, kung tipikal ang liham at alam kung alin sa mga mga opisyal ay hihirangin bilang tagapagpatupad para dito, ang sekretarya ay maaaring sumang-ayon sa direktor at agad na ilipat ang mga aplikasyon sa tagapagpatupad, nang hindi naghihintay ng resolusyon. Sa napakabihirang mga kaso, kung ang karaniwang sulat ay naglalaman ng "abnormal" na impormasyon, ang mga attachment ay agad na ihahatid sa manager para sa pagsasaalang-alang.

8. Mayroon man o walang mga kalakip, ang cover letter ay isinumite para sa pagsasaalang-alang sa pamamahala ng addressee organization.

9. Itinalaga ng pinuno ang tagapagpatupad, ginagawa ang karaniwang resolusyon, at ibinalik ang dokumento sa kalihim.

10. Inilipat ng kalihim ang gawain sa tagapagpatupad ayon sa mga tuntuning pinagtibay sa organisasyon. Sa sandaling ito, kadalasan ang cover letter at mga kalakip nito ay pinaghihiwalay: ang tagapalabas ay interesado sa huli, at hindi sa liham, at malamang na alam niya kung ano ang gagawin sa mga kalakip. Kung ang liham ay naglalaman ng anumang mga espesyal na tagubilin para sa pagtatrabaho sa mga nakalakip na dokumento, kung gayon ang tagapalabas ay tumatanggap ng isang kopya mula sa kalihim, at hindi ang orihinal na liham. Ang orihinal ay nananatili sa sekretarya (sa opisina) at isinampa sa file.

11. Ang aplikasyon, samantala, ay napupunta sa sarili nitong paraan, na tinutukoy ng uri ng dokumento at maaaring maging arbitraryong haba.

Kung may nangyaring mali. Kung sa panahon ng paunang pagsusuri sa opisina, kahit sa panahon ng paghahatid, lumalabas na ang kalakip na pakete ay kulang ng isa o higit pa sa mga dokumentong nakasaad sa cover letter, isang kilos ang ginawa tungkol dito (tingnan ang Halimbawa 4), at ang sulat ay ibinalik sa nagpadala.

PANATILIHAN ANG MGA PANLABANG LETRA

Ang mga cover letter ay pinananatiling hiwalay sa mga attachment na kasama ng organisasyon. Sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, kapag nirerehistro ang mga application na ito, ang isang link ay inilalagay sa registration card ng papasok na sulat, ngunit hindi ito kinakailangan: Ang cover letter ay nakumpleto ang pag-andar nito nang eksakto sa sandaling kinuha ng kontratista ang mga dokumento naka-attach dito upang magsimulang magtrabaho kasama sila.

Tulad ng para sa mga panahon ng pag-iimbak para sa mga cover letter, ang mga ito ay nasa ilalim ng mga artikulo ng Listahan ng mga tipikal na managerial archival na mga dokumento na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, mga lokal na pamahalaan at mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558; pagkatapos nito - ang Listahan 2010):

Korespondensiya sa mga katawan ng estado ng Russian Federation, mga katawan ng estado ng mga paksa

Russian Federation, mga lokal na pamahalaan sa pangunahing (profile) na mga lugar ng aktibidad - 5 p. EPC (Artikulo 32 ng Listahan ng 2010);

Korespondensya sa isang mas mataas na organisasyon sa pangunahing (profile) na mga lugar ng aktibidad - 5 p. EPC (Artikulo 33 ng Listahan ng 2010);

Pakikipag-ugnayan sa mga subordinate (subordinate) na organisasyon sa pangunahing (profile) na lugar ng aktibidad - 5 p. EPC (Artikulo 34 ng Listahan ng 2010);

Pakikipag-ugnayan sa iba pang mga organisasyon sa pangunahing (profile) na mga lugar ng aktibidad - 5 p. EPC (Artikulo 35 ng Listahan ng 2010).

Tulad ng nakikita mo, ang mga cover letter ay naka-imbak sa loob ng 5 taon, pagkatapos nito ay kinakailangan na magsagawa ng pagsusuri sa kanilang halaga at maaaring pahabain ang kanilang buhay sa istante o sirain ang mga ito. Ang pagkasira ay isinasagawa din sa pangkalahatang paraan.

BUOD

1. Ang pangunahing layunin ng cover letter ay upang kumpirmahin na ang mga dokumentong nakalakip dito ay naipadala at naihatid sa addressee.

2. Ang isang cover letter ay iginuhit ayon sa parehong mga patakaran tulad ng iba pang mga liham pangnegosyo; ang espesyal na pansin ay dapat bayaran sa disenyo ng kinakailangang "Mark ng pagkakaroon ng aplikasyon."

3. Kung ang isang hindi kumpletong pakete ng mga dokumento ay inihatid kasama ang cover letter, isang espesyal na aksyon ang iginuhit tungkol dito.

4. Ang daloy ng dokumento ng mga cover letter ay isinasagawa ayon sa pangkalahatang tuntunin magtrabaho kasama ang mga papasok na dokumento na tinanggap sa organisasyon.

5. Ang cover letter at ang mga dokumentong naihatid kasama nito ay nakaimbak nang hiwalay sa isa't isa para sa mga panahong itinatag para sa kanila.