Rəsmi iş məktubu yazmaq. Hansı hərf dairəvi hərf adlanır? Məlumat və məlumatların təqdim edilməsi qaydası

Sahibkar həm məmurlarla (məsələn, dövlət qurumlarının nümayəndələri), həm də “yarırəsmi” olanlarla - tərəfdaşlar, podratçılar, sərbəst mütəxəssislər və s. ilə aktiv yazışmalar aparmalıdır. Yazılı ünsiyyət bacarığı olduqca tez inkişaf edir, lakin əvvəlcə siz çoxlu səhvlər edə və alıcılarınızda xoş təəssürat yarata bilərsiniz. Bu yazıda hər zamanki kimi yazının xüsusiyyətlərindən danışacağıq iş məktubları(kağız üzərində) və elektron mesajlar.

Məktub forması və dizaynı

Şirkətinizin blankından istifadə etdiyinizə əmin olun. Bu, həmişə təəssürat yaradır və “həmsöhbətlərin” sədaqətini artırır. Formaların növü, onların doldurulması üçün standartlar və dizayn elementləri təşkilat üçün sifarişdə (və ya ofis işi üçün təlimatlarda) göstərilməlidir. İş məktubu formalarına dair əsas tələbləri GOST 2003 "Sənədlərin hazırlanmasına dair tələblər" də tapa bilərsiniz.

Şirkət haqqında əsas məlumatları formada "sıxmaq" məsləhətdir:

adı (və qısaldılmış adı);
faktiki və poçt ünvanları;
ünvanı E-poçt;
Əlaqə telefon nömrələri;
Veb sayt ünvanı.

Bu tələb olunan məlumatların siyahısı deyil, yalnız nümunə siyahısıdır. İstəsəniz, bir şey əlavə edə və ya istisna edə bilərsiniz.

Məktub yazmaq üçün ümumi tələblər aşağıdakılardır:

minimum girinti – sağda 10 mm, solda, yuxarıda və aşağıda 20 mm;
məktub iki və daha çox vərəqdə yazılıbsa, onların hər biri yuxarıdan ortada nömrələnməlidir;
Hər bir ərizə ayrıca nömrələnir;
yuxarı sol küncdə məktubun çıxan nömrəsi göstərilir (sənədin qeydiyyatı jurnalında qeyd etməyi unutmayın);
yuxarı sağ küncdə təşkilatın adı, ünvan sahibinin vəzifəsi və soyadı baş hərflərlə göstərilir;
aşağı sol küncdə - vəzifəniz, adının baş hərfləri və imzası ilə soyadınız;
Aşağıda məktubun yazıldığı tarixi qoymağınızdan əmin olun.

Bununla belə, GOST 2003 formaları yalnız açı ilə deyil, həm də detalların uzununa düzülüşü ilə istifadə etməyə imkan verir (onlar mərkəzdə göstərildikdə). Künc tənzimləməsi daha tanış görünür və oxumaq daha asandır, buna görə də bu seçimi seçmək daha yaxşıdır.

Ümumi yazı qaydaları

İş məktubu mətninin klassik quruluşuna üç element daxildir:

giriş hissəsi (məktubun yazılma səbəbləri, məqsədi haqqında qısa məlumat);
məzmun (vəziyyətin təsviri, həll yolları təklifi, nəticə və tövsiyələrin ifadəsi);
xülasə hissəsi (ünvandan nə gözlədiyinizi aydın şəkildə göstərən qısa xülasə).

Məktub yazdığınız məqsədi həmişə başa düşməlisiniz. Əməkdaşlıq təklif etmək istəyirsiniz? Şikayətlərinizi bildirin? Təqdimata və ya başqa tədbirə dəvət edirsiniz? Yalnız bu barədə yazın və məsələyə aidiyyatı olmayan uzun arqumentlər və fərziyyələrlə diqqətinizi yayındırmayın.

Hər bir iş məktubunun müəyyən bir məqsədi olmalıdır. Əgər orada bir neçə məsələyə toxunsanız, onlar bir-biri ilə sıx əlaqəli olmalıdır. Bir neçə fərqli mövzuda eyni təşkilatla əlaqə saxlamaq lazımdırsa, onların hər biri üçün ayrıca məktub yazmaq daha yaxşıdır.

Yazı dili

İşgüzar yazışma tərzi "yüngül" rəsmi işdir. İfadələri standartlaşdırmaq, bəzi klişelərdən və klişelərdən istifadə etmək mümkündür və lazımdır, lakin bütün bunları quru bürokratiyaya endirmək tövsiyə edilmir. “Canlı” dil həmişə asanlıqla və müsbət qəbul edilir. Əlbəttə ki, işgüzar yazı etiket normalarına uyğun olmalıdır (bunlar aşağıda müzakirə olunacaq), lakin məsələnin mahiyyəti aydın və qısa şəkildə ifadə edilməlidir.

Bəzi praktik məsləhətlər:

sadə sözlərdən istifadə edin: "ağıllı" terminlər zəif qəbul edilir və onları oxumağa və deşifrə etməyə məcbur olan insanı tez-tez qıcıqlandırır;
fellərdən daha çox, sifətlərdən isə daha az istifadə etmək;
fikirlərinizi ağac üzərində yaymayın - yalnız spesifiklər və yalnız verilmiş bir mövzu çərçivəsində, çox detallar və əhəmiyyətsiz detallar olmadan;
uzun ifadələrdən qaçın, mümkünsə iştirakçı və iştirakçı ifadələrdən istifadə etməyin;
xüsusi olaraq yazın: müxtəlif “bu barədə”, “onlar/o” qəbuledilməzdir;
məntiqi uyğunsuzluqlardan və bir semantik blokdan digərinə kəskin keçidlərdən qaçınmaq;
qulaqla yazılan hər şeyi yoxlayın: nitq səhvləri demək olar ki, hər redaktə olunmamış mətndə rast gəlinir.

İşgüzar məktubların yazılmasının əsas qaydalarından biri budur: mesaj savadlı və üslubi cəhətdən düzgün olmalıdır.

Ünvan sahibinə müraciətin xüsusiyyətləri

Bir qayda olaraq, ünvana bir dəfə, məktubun əvvəlində müraciət edilir. Bu üç yolla edilə bilər.

Əgər şəxsə ilk dəfə müraciət edirsinizsə (və ya sizinlə ünvanlı arasında sırf rəsmi münasibət yaranıbsa), müəyyən məsafəni göstərən ünvandan istifadə etməlisiniz. Misal: “Hörmətli cənab İvanov!”
Əgər uzun müddət etibarlı işgüzar münasibət qurduğunuz bir insana müraciət edirsinizsə, onu adı və atasının adı ilə çağırmaq daha yaxşıdır. Misal: "Hörmətli Yekaterina Leonidovna!"
Qrupa müraciət edərkən standart “əziz cənablar!” ifadəsindən istifadə edin.

Son hissədə sözdə bağlanış ifadəsini istifadə etməlisiniz. Burada daha çox seçim var:

“Hörmətlə”, “Hörmətlə”;
"İLƏ Ən xoş arzular»;
“Daimi əməkdaşlığa ümidlə”;
“Biz sizə hər zaman xidmət göstərməkdən məmnunuq”;
və s.

Bir sözlə, sonuncu ifadənin seçimi zövq məsələsidir.

Biznes Yazı Etikası

Hətta işgüzar məktubda üstüörtülü hörmətsizlik də diqqətdən yayınmır. Təbii ki, bu halda siz artıq özünüzə qarşı müsbət və hətta bərabər münasibətə arxalana bilməyəcəksiniz. Nəticə göz qabağındadır: emosiyalara təslim olmayın və alıcı sizi həqiqətən qıcıqlandırsa belə, özünüzü sərhədlər daxilində saxlayın. Həmişə mesajın tonuna diqqət yetirin.

Tərkibində imtina məktubunu tərtib edərkən xüsusilə diqqətli olmalısınız. Belə bir mesajı bu və ya digər formada qəti "yox" ilə başlamaq çox ağılsızlıqdır - bu, insanda sadəcə göndərildiyi hissini yaradacaqdır. Əvvəlcə inandırıcı (qeyri-səlis deyil) izahat verməyə çalışın. İmtina səbəblərini qısaca qeyd etdikdən sonra onun bəyanatına rəvan keçmək lazımdır. Bu vəziyyətdə aşağıdakı formulalardan istifadə edə bilərsiniz:

“Təəssüf ki, sorğunuzu təmin etmək üçün heç bir yol görmürük”;
“Bu səbəbə görə müraciətiniz təmin edilə bilməz aşağıdakı səbəblər…»;
"Biz çox təəssüflənirik, lakin təklifinizi rədd etmək məcburiyyətindəyik."

İdeal olaraq, imtinanı əsaslandırmadan əvvəl - məktubun əvvəlində - ünvan sahibinin tələbini qısaca təkrarlamalısınız. Onun xahişini və ya təklifini diqqətlə oxuduğunuzu başa düşəcək və yəqin ki, bunu qiymətləndirəcək. Yəqin ki, gələcəkdə yenidən birlikdə işləyəcəksiniz - niyə dərhal neqativi yayımlayın və həddindən artıq sərtliklə insanı qorxutmaq lazımdır?

Heç vaxt digər ifrata varmayın. Yaltaqlıq və çoxsaylı səmimi sevgi vədləri qeyri-səmimiliyin aşkar əlamətləridir. Qeyri-səmimilik həmişə rədd edilməsinə səbəb olur.

E-poçtların tərtib edilməsi

Kağız üzərindəki mesajlar artıq köhnəlib. Əlbəttə ki, "kağız" yazışmalar heç vaxt tamamilə yox olmayacaq, lakin bir neçə ildən sonra klassik blankda yazılmış məktublar nadir hala gələcək. Danışıqlar getdikcə daha çox elektron qaydada aparılır. Müasir bir sahibkar indi adi poçtdan daha çox elektron poçtla məktublar göndərir.

E-poçt vasitəsilə göndərilən iş məktubları eyni istifadə edərək yazılır ümumi qaydalar. Dil, üslub və ton tələbləri, etiket standartlarına riayət etmək - bütün bu məcburi elementlər dəyişmir. Bununla belə, elektron mesajların da özünəməxsus xüsusiyyətləri vardır.

Girişinizin möhkəm və ya ən azı adekvat göründüyünə əmin olun. [email protected]-Yaxşı, [email protected]- Pis.
Mövzu sahəsini həmişə doldurmaq çox vacibdir. Bir insanın gələn mesajı açıb-açmayacağını müəyyən edən bu xəttdir. Əgər tanımadığınız birinə yazırsansa, maraqlı bir başlıq tapmağa çalışmalısan. Amma bunu aşmayın – kimi mövzular “Təcili!!! Unikal təklif, indi açın!” Yalnız yuxarıdakı zibil qutusunun simgesini tez klikləmək istəyini yaradırlar. Başlıq 3-5 sözdən ibarət olmalı və mesajın məzmununu əks etdirməlidir.
Əgər ünvan sahibi ilə tanış deyilsinizsə, kim olduğunuzu və onun haqqında necə bildiyinizi qısaca təsvir edin. Bu zəruri giriş olmadan mesaj spam hesab edilə və dərhal silinə bilər.
Parametrlərdə sitat gətirməyi dayandırmayın - əvvəlki yazışmalar aşağıda, kəsik altında göstərilsin.
Ekrandan oxumaq şübhəli bir həzzdir. Kağız məktub götürülə bilər və təkcə bu səbəbdən elektron məktubdan daha çox şüursuz səviyyədə qəbul edilir. Bunu nəzərə alın.
E-poçt mesajı nə qədər qısa olsa, bir o qədər tez cavablandırılacaq.
Yalnız standart şriftlərdən istifadə edin.
Mətn vurğulamaqdan çox istifadə etməyin - ən çox mühüm məqamlar"qalın" istifadə edə bilərsiniz, lakin istifadə edin müxtəlif rənglər qəbuledilməzdir.
Başlıq yoxdur. Heç vaxt. Hətta alt başlıqlarda belə. Eyni şey təkrarlanan durğu işarələrinə də aiddir.
Mətni aralarında boşluq qoyaraq paraqraflara bölün (sadəcə boş sətir buraxın).
Siz e-poçta şəkillər və ya mətn faylları əlavə edə bilərsiniz. Əlavə materiallar və dəqiqləşdirmələr, şərhlər, genişləndirilmişdir ətraflı təsvirlər– bütün bunlar əlavə edilmiş fayllarda olmalıdır, lakin məktubun mətnində deyil.
Etibarlı əlaqələr qurduğunuz insanlarla (söhbət etibarlı tərəfdaşlardan, etibarlı podratçılardan gedir) işgüzar yazışmalarda bəzən ifadələrdən istifadə edə bilərsiniz. Bu, ünsiyyəti "canlandıracaq" - ekrandakı ifadələr (hətta iş mesajında da) olduqca müsbət qəbul edilir. Əlbəttə ki, onlar "kağız" hərflərdə istifadə edilə bilməz.
İmzalamağınızdan əmin olun. E-poçtlarda adətən 3-6 sətirdən ibarətdir və göndərənin adı və soyadı, vəzifəsi, şirkətin adı, veb-sayt ünvanı və əlaqə telefon nömrəsini ehtiva edir.

İmza nümunəsi:

Hörmətlə,

İvan İvanov

[email protected]

http://site.com.

Biz sizə iş məktubu nümunəsini təqdim edirik.

Xülasə

Hər şey olduqca sadə olsa da, düzgün yazılmış iş məktublarının nümunələri o qədər də çox deyil. Sahibkarlar müntəzəm olaraq dizaynda çaşqın olurlar, tamamilə düzgün olmayan ünvanlardan istifadə edirlər və vacib nüansları unudurlar.

Yaxşı biznes mesajlarının əsas xüsusiyyətlərini sadalayaq:

obyektivlik;
qısalıq (məktubun bir səhifədən çox çəkməməsi məsləhətdir);
neytral təqdimat tonu;
əsaslandırmanın, rəvayətin olmaması, həddindən artıq təfərrüat;
emosional qiymətləndirmələrin olmaması;
mətnin hissələri ilə ayrı-ayrı ifadələr arasında aydın məntiqi əlaqə.

Bu, əvvəlcə yoxlaya biləcəyiniz bir növ yoxlama siyahısıdır. Yüzlərlə iş mesajı yığılıb göndərildikdən sonra buna ehtiyac qalmayacaq. Yuxarıda qeyd olunan qaydaları laqeyd yanaşmayın və unutmayın: “pompalı” işgüzar yazışma bacarıqları nüfuzunuzu və müvafiq olaraq şirkətin imicini əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşdırır.

Direktora məktub qısa və əsas olmalıdır. Çox səhifəli təkrarlar yazmamalısınız. Nümunə mesajı bu linkdən pulsuz yükləmək olar.

Direktora məktub qurumlar müxtəlif məzmunlu ola bilər. Qarşı tərəflərin işgüzar sorğuları, təşkilat işçilərinin direktorlara yazılı şəkildə yerli mesajları telefon danışıqları və şifahi danışıqlardan daha təsirli olur. Kağızdakı məlumat mənbəyi direktorların masalarında, şirkət arxivlərində saxlanılır və nə vaxtsa tələbat yaranır.

Direktora məktub qısa, aydın və mənalı olmalıdır. Siz həcmli mətnlər və ya çox səhifəli təkrarlar yazmamalısınız. İstisna iddialardır. Adi təkliflər və adi bukletlər heç kimi maraqlandırmır. Direktora müraciətə özünəməxsusluq verilməli, əsas mahiyyət bir neçə sətirdə vurğulanmalıdır. Məzmunu yazdıqdan sonra hazırlaşmalısınız gələcək inkişaf hadisələr. Mətnlə maraqlanan şəxs çoxlu suallar verəcək. Əvvəlcədən hazırlanmış düşünülmüş cavablar təqdimata yaxşı əlavə olacaq və müəllifin bu məsələdə səriştəsini vurğulayacaqdır.

Direktora məktubda məcburi məqamlar

Yuxarı sağ hissədə müdirin vəzifəsi və tam adı göstərilməklə ünvan sahibinin adı yazılır;
Aşağıda öz məlumatlarınız və əlaqə telefon nömrələriniz var;
Vərəqin ortasında nəzakətli ifadələrdən istifadə edərək direktorun adı və atasının adı ilə bir ünvan daxil edilir;
Giriş hissəsi bir və ya iki sətirdən ibarətdir;
Girişdən sonra dərhal povestə keçmək lazımdır;
Məzmunun hər bir sözü bir neçə dəfə düşünülməli və yoxlanılmalıdır;
Aşağıda yazının tarixi, imzası və transkripti;

Məzmunu təqdim etmə tərzi oynayır mühüm rol oxucunun təsəvvüründə. Direktora məktubu düzgün formatlaşdırmaqla, istədiyiniz nəticəni əldə etmək şansı daha yüksəkdir. Sərhədlərə, başlığa, imzaya, tarixə və digər sənəd komponentlərinə uyğunluq müşahidə olunacaq və qiymətləndiriləcək. Resipient həmişə müəllifin öz təqdimatına münasibətini qiymətləndirir. Birinci hərf gələcək ünsiyyət strukturunun mühüm tərkib hissəsidir. İnformasiyanı düzgün təqdim etmək üçün bütöv bir elm var. Özünüz bir kağız hazırlayarkən, əsas əsasları bilməlisiniz və uğur uzun sürməyəcək.

Xidmət məktubu onun ayrılmaz hissəsi olan sənəddir işgüzar ünsiyyət. Çox vaxt poçt xidməti vasitəsilə ötürülür və məlumat mübadiləsinin xüsusi üsulu kimi xidmət edir.

Əsas anlayışlar

Müxtəlif iqtisadi və ya istehsal məsələlərini həll etmək üçün işgüzar yazışmalar lazımdır. Onun köməyi ilə müəssisə və təşkilatlar xarici mühitlə əlaqə qurur: tərəfdaşlar, müştərilər və ya dövlət qurumları. Bunun üçün adətən xidmət məktubu istifadə olunur.

Bu yazılı sənədin ümumi adıdır, hansılar ola bilər:

əvvəllər alınmış mesajlara və ya sorğulara cavab vermək;
digər sənədlər və ya materiallarla birlikdə ünvana göndərilən müşayiət kağızı;
başqa ünsiyyət üsulunun mümkün olmadığı hallarda təşəbbüs məktubu.

Sadalanan variantlardan hər birinin öz xüsusiyyətləri var. Buna baxmayaraq, hər hansı bir rəsmi məktubun adətən tərtib olunduğu ümumi qaydalar var. Bu başa düşüləndir, çünki işgüzar yazışmalarla, məsələn, əksər əməliyyatların bağlanması başlayır. Düzgün tərtib edilmiş sənəd alıcıda gələcək mümkün tərəfdaş haqqında xoş təəssürat yarada bilər.

İş məktublarının növləri

Xidmət məktubunda olan məlumatdan asılı olaraq, bunlar ola bilər:

Müşayiət edən. Bunun üçün proqram paketinin olduğunu bildirən bir mesaj olduğu halda.
İddialı. Yəni konkret vəziyyətdən (iddia) narazılığı ifadə edir.
ibrətamiz. Mətn xüsusi göstərişlər verir.
Zəmanət verilir. Göndərən sənəddə müəyyən edilmiş öhdəliklərin gələcəkdə yerinə yetirilməsini təsdiq edir.
Məlumat. Məktubda alıcı üçün maraqlı ola biləcək məlumatlar var.
Reklam. Əməkdaşlığı cəlb etmək üçün məlumat verilir.
Bildiriş məktubu. İctimai tədbirlər haqqında məlumat.
Təsdiq məktubu. müəyyən sənədlərin və ya materialların əldə edilməsi.
Ərizə məktubu. Mətndə ünvan sahibini hərəkətə keçməyə təşviq etmək üçün müraciət var.
Mesaj məktubu ilə. Orada göndərici tərəflərə qarşılıqlı maraq doğuran konkret məlumatları təqdim edir.

Bu sənədlərin məqsədi təşkilatlar və ya onun struktur bölmələri arasında əlaqələri saxlamaqdır.

İddia məktubunun tərtib edilməsi

Əməkdaşlıq məsələlərində bəzən tərəflərdən birinin bu və ya digər səbəbdən öz öhdəliklərini yerinə yetirmədiyi vəziyyətlər yaranır. Bu zaman tərəfdaş ilk olaraq qarşı tərəfə məktub göndərir. Orada o, adətən qanuni hüquqlarının pozulmasının aradan qaldırılması ilə bağlı təkliflərini ortaya qoyur. Bu xidmət məktubudur. Belə bir sənədin nümunəsi özbaşına tərtib edilə bilər. Aşağıdakı məqamlar nəzərə alınmalıdır:

tərəfdaşlıq düşüncəsi ilə formal və işgüzar olmalıdır.
Şikayətin mahiyyəti çox aydın şəkildə ifadə edilməlidir.
Məlumat təqdim edərkən konkret faktlarla inandırıcı şəkildə işləmək lazımdır.

İddia məktubunda aşağıdakılar olmalıdır:

göndərənin təfərrüatları (adı, qayıdış ünvanı və əlaqə nömrələri);
ünvan sahibi haqqında tam məlumat;
münaqişə vəziyyətinin baş verdiyi şəraitin təsviri;
qarşı tərəfin öz tərəfindən pozduğu hüquq normalarına istinad;
pozuntunun aradan qaldırılması üçün onların yerinə yetirilməsi müddətləri göstərilməklə konkret tələblər;
qarşı tərəfin onların icrasından yayınması halında baş verə biləcək nəticələr.

Rəsmi məktubun necə tərtib olunduğuna xüsusi diqqət yetirilməlidir. Naxış elə tərtib edilməlidir ki, təcavüzkar onu təhlükə kimi qəbul etməsin. Yadda saxlamaq lazımdır ki, bu, sadəcə olaraq, qanuna riayət etmək üçün bir xatırlatmadır.

Dizayn qaydaları

Rəsmi məktubların tərtibatına xüsusi diqqət yetirilməlidir. Düzdür, qanunda bunun üçün heç bir sərt qayda və qaydalar nəzərdə tutulmayıb.

Buna baxmayaraq, bu cür sənədləri tərtib edərkən aşağıdakı məcburi məqamlar nəzərə alınmalıdır:

1. İstənilən rəsmi məktub blankda yazılmalıdır. Ofis idarəçiliyi mütəxəssisləri tərəfindən əvvəlcədən hazırlanır və müəssisə rəhbərinin əmri ilə təsdiq edilir.

2. Sənəddə müəyyən rekvizitlər olmalıdır:

2.1. Alıcı və göndərən haqqında məlumat.

2.2. Bu məktubun çıxan nömrəsi və tarixi. Bu qeydiyyat üçün tələb olunur.

2.4. Başlıq.

2.5. Adları və nömrələri göstərilməklə hər hansı ərizənin olması haqqında məlumat.

2.6. Bu sənədi imzalayan şəxs haqqında məlumat (vəzifə və tam adı).

3. Məktubda yalnız bir məsələyə toxunulmalıdır. Bir neçə mövzuya sahib olmaq rəssam seçimini çətinləşdirəcək.

4. Məlumat mümkün qədər qısa, lakin aydın şəkildə təqdim edilməlidir. Mətnin iki səhifədən çox olmamağı məsləhətdir.

5. Qəbul edənin təfərrüatlarını düzgün göstərin. Bir təşkilatdan danışırıqsa, aşağıdakı ardıcıllığa riayət etmək lazımdır:

5.1. Şirkətin adı (nominativ halda).

5.2. Struktur bölmə (lazım olduqda).

5.3. Ünvan sahibinin mövqeyi (datif halda).

5.4. Onun baş hərfləri.

5.5. Müəssisənin poçt ünvanı.

6. Bir neçə alıcı varsa, əvvəlcə əsas, sonra isə bütün digərləri göstərilir.

Bütün bu məqamları nəzərə alsanız, rəsmi məktubları tərtib etmək, prinsipcə, çətin olmayacaq.

Təqdimat sırası

Sənədin düzgün tərtib edilməsi üçün orada məlumatların təqdim edilməsinin müəyyən qaydasını nəzərə almaq lazımdır. Məsələn, peşəkar cavab məktubunu necə yazmaq variantını nəzərdən keçirə bilərsiniz. Birincisi, yadda saxlamaq lazımdır ki, etiket qaydalarına görə, məlumatı aldığınız andan 24 saat ərzində cavab verməlisiniz. Əgər söhbət elektron mesajdan gedirsə, deməli optimal vaxt iki saatdan çox olmayacaq. Belə bir qaydaya riayət etmək mümkün olmadığı hallarda, tərəfdaşınıza müvafiq mesaj göndərmək daha yaxşıdır.

Məktubun özü əsasən iki hissədən ibarət olacaq:

Giriş. Göndərən yazmağının mövzusunu, səbəbini və səbəblərini bildirir. Burada qanunla cavab vermək üçün əsas olan qaydalara istinad edə bilərsiniz. Bundan əlavə, sözügedən vəziyyətlə bağlı bəzi məqamlara diqqət yetirməyə dəyər. Onlar məsələnin mahiyyətini açmağa kömək edəcəklər.
Əsas. Bu hissə aydınlaşdırmaq və inandırmaq məqsədi daşıyır. Mətn aydın, aydın və yığcam olmalı, təqdim olunan faktlar isə yoxlanılmış və obyektiv olmalıdır. Lazım gələrsə, onlar real rəqəmlərlə təsdiqlənə bilər.

Bu mətndən sonra adətən proqramların siyahısı gəlir. Sənəd göndərənin imzası ilə başa çatır. Bundan əlavə, alıcını incitməmək üçün xidmət məktubunu necə yazacağınızı bilməlisiniz. Əvvəlcə ona "Əziz" ifadəsi ilə müraciət etməyə başlamaq məsləhətdir. İkincisi, mətndə istifadə edilə bilər iştirakçı ifadələr məsələn, “təkliflərinizi diqqətlə öyrənmək” və ya “şərhlərinizi diqqətlə yoxlamaq” kimi. Bu cür etiketə riayət etmək yalnız hər iki tərəfə fayda verəcəkdir.

Prosedur

Rəsmi məktubların tərtibi kargüzarların, katiblərin və ya bu vəzifələr həvalə edilmiş digər işçilərin məsuliyyətidir. İşə başlayarkən hərəkətlərində müəyyən ardıcıllığa riayət etməlidirlər. Belə bir sənədin tərtib edilməsi prosesi adətən aşağıdakı mərhələlərdən keçir:

Bu məsələnin şərtlərinin hərtərəfli öyrənilməsi. Onu həll etməyin mümkün yollarını düzgün qiymətləndirmək üçün vəziyyəti tam mənimsəmək lazımdır.
Məktubun tərtib edilməsi. Burada yuxarıda göstərilən bütün tələbləri nəzərə almaq lazımdır.
Hazırlanmış mətnin əlaqələndirilməsi. Bəzən menecerin şərhlərini nəzərə alaraq redaktə etmək lazımdır. Mövzu ilə bağlı bəzi dəqiqləşdirmələr və ya dəqiqləşdirmələr edə bilər.
Rəhbəri tərəfindən təsdiq.
Sənədin yekun icrası və imzalanması.
Məktubun qeydiyyatı.
Yazışmaların alıcıya göndərilməsi.

Yalnız bütün bu mərhələləri keçdikdən sonra ünvana çatan məktub ona tapşırılan missiyanı yerinə yetirə biləcək.

Məcburi qaydalar

Xidmət məktubunu vermək üçün nəzərə almaq lazımdır ki, onun ilk səhifəsi xüsusi blankda çap edilməlidir. Qalanları üçün adi boş A4 vərəqlərindən istifadə edə bilərsiniz. Burada mətn sahəsinin özünün öz sərhədləri olduğunu xatırlamaq lazımdır: yuxarı və aşağı 2 santimetr, sol - 3,5 santimetr, sağ - 1 santimetr. Məlumatı bir vərəqə sığdırmaq üçün standart ölçüləri pozmayın. Bütün qaydalara riayət etmək və sadəcə əlavə bir səhifə əlavə etmək daha yaxşıdır.

Siz həmçinin bütün qaydalara uyğun olaraq mətni yazmalısınız:

1. Çap üçün standart Times New Roman şriftindən istifadə edin. Digər variantlardan istifadə etməmək daha yaxşıdır.

2. Şrift ölçüləri də tənzimlənir:

əsas mətn üçün - 14;
səhifələrin düzülüşü və icra nişanı - 12.

3. Detalların yerləşdirilməsi də qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir:

sətir aralığı - 1;
mətn "en" istiqamətində düzülür;
defis avtomatik olaraq qoyulur;
qeydiyyat nömrəsindən başlığa qədər məsafə 2 sətir intervalı, ondan əsas mətnə qədər isə 3 intervaldır.

Bu standartlara uyğunluq məcburidir düzgün dizayn müvafiq məqsədli məktublar.

Detalların yeri

Standart bir iş məktubunu düzgün tərtib etmək üçün onun təfərrüatlarının və komponentlərinin harada yerləşəcəyini dəqiq bilməlisiniz. Bu suallara cavablar GOST R 6.30-2003-də verilmişdir. Xidmət məktubunun formasını ətraflı təsvir edir. Əslində, bu, sənədin bütün təfərrüatlarının cəminin müəyyən bir şəkildə yerləşdiyi bir nümunədir. Bunun üçün lazımdır:

Rəsmi (işgüzar) məktubların verilməsi prosesinin unifikasiyası.
Bəzi işlərin əl ilə yerinə yetirilməsinə ehtiyacı azaldaraq, standart formaları əvvəlcədən mərkəzləşdirilmiş şəkildə hazırlamağı bacarın.
Məlumat üçün vizual axtarış vaxtını asanlaşdırın və azaldın.
Kompüter və digər avadanlıqlardan istifadə edərək məktubların işlənməsi imkanlarını genişləndirin.

Beləliklə, adi bir iş məktubu üçün on bir məcburi zonada yerləşən 30 standart detal istifadə olunur:

emblemlər və gerblər;
müəllif;
mənbə məlumatları;
başlıq;
bəyanatlar;
ünvançı;
qətnamələr;
mətn;
imzalar və əlavələr;
təsdiqlər və təminatlar;
işarələri.

Məlumatın müəyyən sektorlarda yerləşdirilməsi mütəxəssislərə sənəddə daha yaxşı naviqasiya etməyə imkan verir və adi istifadəçilər üçün onu tərtib etməyi asanlaşdırır.

İlkin tələblər

Bəzi menecerlər səhvən işgüzar yazışmaların heç bir qayda və qaydalara riayət etmədən özbaşına aparıla biləcəyinə inanırlar. Ancaq buna cavabdeh olan mütəxəssislər rəsmi məktublar üçün əsas tələbləri bilməlidirlər:

Xüsusi (şirkət) formasının mövcudluğu.
Detalların düzgün istifadəsi və yerləşdirilməsi.
Mətn oxunaqlı və yaxşı redaktə olunmalıdır. Məsələnin mahiyyətini təqdim etmək üçün sadə, ümumi cümlələrə üstünlük vermək daha yaxşıdır. Özünüzü qısa şəkildə ifadə etməlisiniz ki, hər bir söz mümkün qədər çox məlumat daşısın.
Növündən asılı olaraq sənəd buna uyğun hazırlanmalıdır. Məktubda bir neçə aspekt də ola bilər. Bu halda təqdimat zamanı onları birləşdirməyə çalışmaq lazımdır.
Yazı üçün müəyyən edilmiş standartlardan düzgün istifadə edin.
Məktubun məzmununda kateqoriyalı ifadələr olmadığından əmin olmağa çalışın. Alıcı bu ifadələri təhdid kimi qəbul edə bilər. Cümlələr qurarkən “görünür”, “məlum olduğu kimi”, “mümkündür” və “aşağıdakı kimi” kimi giriş sözlərindən istifadə etmək daha yaxşıdır.

Bu tələblərin praktikada yerinə yetirilməsi müəssisədə sənəd dövriyyəsini düzgün idarə etməyə kömək edir.

İstənilən təşkilatda məktublar gələn və gedən sənədlərin əksəriyyətini təşkil edir. Bu sənədlərin bir çox növləri var və onların hər biri üçün bir sıra icra qaydaları var. Çünki hərflər ən çox kütləvi formada idarəetmə sənədləri, onları necə düzgün tərtib etməyi bilmək son dərəcə vacibdir.

Bu məqalədən öyrənəcəksiniz:

Məktubların düzgün formatlaşdırılması bütün şirkətin uğurudur

İşgüzar (və ya rəsmi) məktublar şirkətlə əlaqə saxlamağa xidmət edən məktublardır xarici strukturlar. Üstəlik, təşkilatın rəhbəri ilə iş ortağı və ya müştəri arasında müəyyən şifahi razılıq əldə edildikdən sonra da etiket qaydaları bu razılaşmanın təsdiqini nəzərdə tutur. Bu da öz növbəsində artıq təminat sayıla bilər.

İş məktublarının növləri

1. İnformasiya xarakterli - bəzi məlumatları çatdırmaq üçün yaradılmışdır.

İcra olunan funksiyalara görə

1. Təşəbbüs - cavab tələb edən və cavab tələb etməyənlərə bölünür. Nümunələr: sorğu, şikayət, bildiriş, xatırlatma, .

2. Cavab məktubları.

Ünvana əsasən

1. Daimi - adətən yalnız bir alıcıya göndərilir.

2. Dairəvi - bir göndəricinin bir neçə alıcıya göndərdiyi göndərişlər.

Çıxış formasına görə

Xidmət məktubunun strukturu

Yaxşı yazılmış iş məktubunun mətni aşağıdakılardan ibarətdir: müraciət, giriş və əsas hissələr və nəticə.

Apellyasiya.

Bu, ünsiyyət məqsədləri üçün ən əhəmiyyətli hissədir. Beləliklə, düzgün seçilmiş ünvan forması sayəsində siz nəinki ünvanı alanın diqqətini cəlb edə, həm də gələcək ünsiyyət üçün ümumi ton təyin edə bilərsiniz. Məktub müəyyən bir şəxsə ünvanlanmırsa, digər hallarda, standart dil düsturlarından istifadə etmək adətdir - məsələn, "Hörmətli Sergey İvanoviç!", "Cənab Hökumət sədri!" Müraciət sətrin ortasında yazılır.

Giriş hissəsi.

Məktubun əvvəlində onun hazırlanmasının səbəblərini və əsaslarını göstərmək lazımdır, tez-tez məlumatları üçüncü tərəf sənədlərinə və faktlarına istinadla təsdiqləmək lazımdır; İstinadların göstərilməsinə ehtiyac varsa, bu, aşağıdakı ardıcıllıqla aparılmalıdır: aktın adı, müəllif, tarix, Qeydiyyat nömrəsi, başlıq.

Əsas hissə.

Məktubun əsas hissəsi məktubun əsas məqsədini göstərir. Bu hissə zəruri hadisələri ətraflı təsvir edir, sübutlar təqdim edir və ya vəziyyəti təhlil edir.

Nəticə.

Yekun olaraq, sorğular, təkliflər, imtinalar və ya rəylər şəklində nəticə çıxarmaq adətdir. Hesab edilir ki, xidmət məktubunda yalnız bir son hissə ola bilər. Bir qayda olaraq, onlar standart ifadələrlə bitir - məsələn, "Daha da əməkdaşlığa ümid edirəm", "Ən xoş arzularla". Nəzakət düsturu “imza” atributundan əvvəl yerləşdirilir və mövqedən vergüllə ayrılır.

Müəllifə təqdim edərkən kimi aspektləri nəzərə almaq vacibdir:

ünvan sahibi ilə tanışlıq dərəcəsi və münasibətin xarakteri;
ünvan sahibinin ictimai mövqeyi və onun müəllifin mövqeyi ilə əlaqəsi;
ünsiyyətin baş verdiyi vəziyyət - onun rəsmiliyi və ya qeyri-rəsmiliyi;
müəyyən bir şirkətdə qəbul edilmiş etiket və standartlar.

Məktub formatı, nümunə:

Hərflərin GOST-a uyğun formatlaşdırılması

Xidməti məktublar mətnin ölçüsündən asılı olaraq A4 və ya A5 formatında xüsusi blanklarda verilməlidir. Formalardan yalnız müəlliflərin eyni vaxtda bir neçə şirkət olduğu hallarda istifadə edilməməsinə icazə verilir.

Məktub formalarına olan tələblər, həmçinin detalların tərkibi və dizayn qaydaları GOST R 6.30-2003 “Vahid sənədləşdirmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşmə tələbləri”.

Ümumiyyətlə, şirkətlər məktub formalarını müstəqil şəkildə inkişaf etdirmək hüququna malikdirlər, çünki göstərilən GOST məsləhət xarakteri daşıyır, lakin onun müddəalarının həyata keçirilməsi təşkilatda sənədlərlə işləmək mədəniyyətinin yüksək olduğunu göstərir. Bəzi təşkilatlar üçün GOST R 6.30-2003 məcburidir: məsələn, federal icra hakimiyyəti orqanları həmişə bu standartla məsləhətləşməlidirlər.

01 - Rusiya Federasiyasının Dövlət gerbi;

02 - Rusiya Federasiyasının təsis qurumunun gerbi;

03 - Təşkilatın emblemi və ya ticarət nişanı (xidmət nişanı);

04 - Təşkilat kodu;

05 - Hüquqi şəxsin əsas dövlət qeydiyyat nömrəsi (OGRN);

06 - Vergi ödəyicisinin eyniləşdirmə nömrəsi/qeydiyyat üçün səbəb kodu (VÖEN/KPP);

07 - Forma kodu;

08 - Şirkətin adı;

09 - Təşkilat haqqında arayış məlumatı;

10 - Sənəd növünün adı;

11 - Tarixi;

12 - Qeydiyyat nömrəsi;

14 - tərtib və ya nəşr yeri;

15 - Ünvan;

16 - Təsdiq möhürü;

17 - Görüntü imkanı;

18 - mətnin başlığı;

19 - Nəzarət nişanı;

20 - Sənədin mətni;

21 - Ərizənin mövcudluğunu qeyd etmək;

22 - İmza;

23 - Təsdiq möhürü;

24 - Viza təsdiqi;

25 - Möhür izi;

26 - surətin təsdiqi haqqında işarə;

27 - İfaçı haqqında qeyd;

28 - Sənədin icrası və fayla göndərilməsi haqqında qeyd;

29 - Sənədin təşkilat tərəfindən alınması haqqında qeyd;

30 - Elektron surət identifikatoru.

Məktubun GOST-a uyğun formatlaşdırılması, nümunə:

Əlavə ilə məktubun formatlanması, nümunə:

İşgüzar yazışmaların yazılması qaydaları

İşgüzar yazışmalar rəsmi işgüzar ünsiyyət tərzindən istifadəni nəzərdə tutur. Onun özəlliyi, iştirakçıların adətən olmasındadır hüquqi şəxslər bu gözəl qalmalıdır ciddi qaydalar bir təşkilatda (və ya bir neçə təşkilatda) qəbul edilmiş rabitə.

Tətbiq olunan bir sıra tələblər var bu növ rabitə.

Təqdimatın standartlaşdırılması. Bu gün işgüzar yazışmalara xas olan bir çox terminlər, xüsusi ifadələr və düsturlar mövcuddur. Onların istifadəsi hazırlıq vaxtını əhəmiyyətli dərəcədə azaltmağa imkan verir və hazır dizaynlar müəyyən bir vəziyyətə uyğun şərtləri axtarmağa vaxt itirməməyə kömək edir. Standartlaşdırma istənilən mətnin qavranılmasını əhəmiyyətli dərəcədə asanlaşdırır və bütün sənəd axını prosesini optimallaşdırır.

Neytral ton. Məktub yazarkən təmkin və sərtlik rəsmi ünsiyyətdə normadır. Neytral ton demək olar ki, təklif edir tam yoxluğu ifadəli və ya emosional yüklənmiş sözlər. Məlumat sırf rəsmi xarakter daşıyır, buna görə də mətndən, məsələn, kiçildici şəkilçi və ya şərikli sözləri çıxarmaq lazımdır; Emosional alt mətn mövcud ola bilər, lakin o, neytral təqdimat tonunun arxasında gizlənməlidir.

Sözlərin dəqiqliyi və birmənalılığı. Resipient ona ünvanlanan materialın mənasını aydın başa düşməli və şərh etməlidir. Mətnin düzgünlüyü, bir qayda olaraq, düzgün qurulmuş kompozisiya quruluşundan, olmamasından birbaşa asılıdır. məntiqi səhvlər. Xidmət məktubu aydın şəkildə düşünülmüş olmalıdır.

Qısalıq. Bu tələb sayəsində müəllif bütün sənədin uzunluğunu əhəmiyyətli dərəcədə azalda biləcək. Təqdimatın yığcamlığı, ilk növbədə, nitq çoxluğunun aradan qaldırılması, linqvistik vasitələrdən qənaətlə istifadə edilməsi, lazımsız təkrarların və əlavə məlumatların olmamasıdır.

Dil formullarının tətbiqi.İşgüzar yazışmalarda geniş istifadə olunan şablonlar onun tərkib hissəsidir. Beləliklə, hərəkətə təşviq etmək üçün tez-tez aşağıdakı düsturlardan istifadə olunur: “Sizdən məsələyə baxmağınızı xahiş edirik...”, “Razılığımızın təsdiqi olaraq...”. Çox vaxt linqvistik formullar mətnin hüquqi cəhətdən əhəmiyyətli elementləridir, onsuz lazımi qüvvəyə malik olmayacaqdır. Məsələn: “... məbləğində vəsaitin geri qaytarılmasına zəmanət veririk”, “Tapşırığın yerinə yetirilməsinə nəzarət...”.

Terminlərdən, leksik və qrafik abbreviaturalardan istifadə. Yazışmalarda terminlərin istifadəsi sayəsində müəllif mətnin aydın başa düşülməsinə nail ola bilir ki, bu da son dərəcə yüksəkdir mühüm xüsusiyyət işgüzar ünsiyyət. İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyi sahəsində istifadə edilə bilən və edilməli olan terminologiya GOST R 51141-98 “Ofis işi və arxivləşdirmə. Şərtlər və anlayışlar"

Sadə ümumi cümlələrin üstünlük təşkil etməsi. Rəsmi ünsiyyət, bir qayda olaraq, sadə ümumi bir və ya iki hissəli cümlələrin istifadəsinə əsaslanır ki, bu da mətnin qavranılması prosesini xeyli asanlaşdırır.

İş məktubu yazmaq üçün bələdçi

Kağız	Ağ və ya digər açıq rəngli kağızda çap edilməlidir. Vərəq formatı - A4 (210 x 297 mm) və ya A5 (148 x 210 mm).
Sahələr	Vərəqdə ən azı sahələr olmalıdır: 20 mm - sol; 10 mm - sağ; 20 mm - üst; 20 mm - aşağı.
Tarix	Məktubun tarixi onun imzalandığı tarix hesab olunur. Ərəb rəqəmləri ilə ardıcıllıqla yazılır: gün, ay, il. Məsələn, "02/10/2017". Tarixi formatlaşdırmağın şifahi-rəqəm üsuluna da icazə verilir. Məsələn, "10 fevral 2017-ci il"
Çıxan nömrə	Çıxan nömrə ibarətdir seriya nömrəsi, bir indekslə əlavə edilə bilər. İki və ya daha çox şöbə tərəfindən birgə tərtib edilmiş sənədin nömrəsi bu şöbələrin hər birinin kəsik işarəsi ilə ayrılmış hərf qeydiyyat nömrələrindən ibarətdir.

Təyinat	Ünvan ya şirkət, ya da onun ola bilər struktur bölmələri və ya fərdi işçilər. Yadda saxlamaq lazımdır ki, sonuncu halda inisiallar həmişə soyaddan əvvəl göstərilir. Nominativ halda həmişə alıcı şirkətin adı göstərilir. Qaydalara görə, dörddən artıq alıcıya ünvanlanmamalıdır. Həmçinin, bu təfərrüata poçt ünvanı daxil ola bilər və əvvəlcə təşkilatın adını, sonra isə poçt ünvanını göstərə bilər.
Məktubun mətni	Mətnin özü cədvəl, mətn və ya bir neçə strukturun birləşməsi kimi formatlana bilər. Cədvəlləri tərtib edərkən sütun və sətirləri nominativ halda isim adlandırmaq vacibdir. Cədvəl növbəti səhifədə davam edərsə, onun üzərində də sütunlar və sətirlər nömrələnir. Mətn iki hissədən ibarət olmalıdır: məktubun yazılma səbəbi/məqsədi/səbəbi və nəticə/təklif/tövsiyələr. Həmçinin, mətndə yalnız bir yekun hissə ola bilər - məsələn, izahatsız sorğu. Məktubda digər təşkilatların aktlarına istinad edilirsə, onların təfərrüatlarını göstərin: sənədin adı, təşkilatın adı, tarixi, qeydiyyat nömrəsi və adı.
Ərizə	Əlavə ilə iş məktubu aşağıdakı kimi formatlaşdırılmalıdır: Tətbiq: 2 l. 2 nüsxədə. Əgər ərizə mətndə göstərilməyibsə, onda onun adını, vərəqlərin və nüsxələrin sayını göstərmək lazımdır. Misal üçün: Əlavə: 3 l üçün alqı-satqı müqaviləsi. 2 nüsxədə. Əlavəsi olan bir sənəd əlavə edilərsə, işarə aşağıdakı kimi formatlanır: Əlavə: FSS-nin 12 oktyabr 2017-ci il tarixli 03-2/923 nömrəli məktubu və ona əlavə, cəmi 7 səhifə.
İmza	İmza məktubu imzalayan işçinin vəzifəsinin və bu imzanın stenoqramının göstərilməsini tələb edir. Bir neçə işçi imza atdıqda, imzalar tutduğu vəzifəyə uyğun ardıcıllıqla düzülür. Vəzifələr bərabərdirsə, imzalar eyni səviyyədə yerləşdirilməlidir.
Möhür	Möhür imzaların həqiqiliyini təsdiq edir məmurlar maliyyə aktivlərinə aid sənədlər və ya imzanın autentifikasiyası tələb olunan digər sənədlər üzrə.
icraçı	Zəruri hallarda ifaçının baş hərflərini və soyadını və telefon nömrəsini göstərin. Adətən işarə son vərəqin ön və ya arxa tərəfində sol alt küncdə yerləşdirilir.

Bu gün istənilən şirkətdə həm ayrı-ayrı şəxslərin, həm də bütöv şöbələrin fəaliyyəti ilə bağlı tamamilə fərqli məsələlərlə bağlı rəsmi məktublar tərtib olunur. Məktubların mövzusu sorğu, bildiriş, razılaşma, iddia, ləğvetmə, dəyişiklik və s. ola bilər. Eyni zamanda, yaxşı forma qaydaları hər hansı bir sənədin yuxarıda göstərilən bütün tələblərə uyğun tərtib ediləcəyini göstərir. Bunun sayəsində məktub (hansı formada göndərilməsindən asılı olmayaraq) halına gələcək təsirli vasitədir hər bir işçinin və bütövlükdə şirkət rəhbərliyinin işində.

Özünüzü sınayın

1. Dairəvi hərf hansı hərf adlanır?

Bir ünvançı tərəfindən bir neçə ünvana göndərilən məktub
Bir ünvançı tərəfindən bir ünvana göndərilən məktub
Bir sıra səbəblərə görə göndərilməmiş məktub

2. İş məktubuna əlavə necə düzgün formatlaşdırılmalıdır?

Tətbiq: 2 l. 2 nüsxədə.
Ərizə 2 nüsxədə 2 vərəqdə
İki nüsxədə iki ərizə vərəqi

3. İş məktubunun hazırlanması və yazılması neçə mərhələdən ibarətdir?

4. İşgüzar yazışmalarda neytral ton tələb etmək nə deməkdir?

Terminlərdən, leksik və qrafik abbreviaturalardan istifadə
Məktubda ifadəli və ya emosional yüklü sözlərin demək olar ki, tam olmaması
Şablonların geniş istifadəsi

5. İş məktubu hansı hissələrdən ibarətdir?

Apellyasiya, giriş və əsas hissələr, nəticə
Əsas hissə, nəticə
Apellyasiya, nəticə