Pisanje zvaničnog poslovnog pisma. Koje se pismo naziva kružnim pismom? Procedura za dostavljanje informacija i podataka

Poduzetnik mora voditi aktivnu korespondenciju kako sa službenicima (na primjer, predstavnicima državnih agencija), tako i sa „poluslužbenim“ - partnerima, izvođačima, slobodnim stručnjacima itd. Vještina pisane komunikacije se razvija prilično brzo, ali u početku možete napraviti mnogo grešaka i ostaviti ne baš najprijatniji utisak na svoje primaoce. U ovom članku ćemo govoriti o karakteristikama pisanja kao i obično poslovna pisma(na papiru) i elektronske poruke.

Oblik i dizajn pisma

Obavezno koristite memorandumu svoje kompanije. To uvijek ostavlja utisak i povećava lojalnost „sagovornika“. Vrsta obrazaca, standardi za njihovo popunjavanje i elementi dizajna moraju biti navedeni u nalogu za organizaciju (ili uputstvu za kancelarijski rad). Osnovni zahtjevi za obrasce poslovnih pisama mogu se naći u GOST 2003 "Zahtjevi za pripremu dokumenata."

Preporučljivo je da osnovne podatke o kompaniji „utisnete“ u formu:

• naziv (i skraćeni naziv);
• stvarne i poštanske adrese;
• adresa Email;
• Kontakt telefoni;
• Adresa web stranice.

Ovo nije lista potrebnih podataka, već samo lista uzoraka. Po želji možete nešto dodati ili isključiti.

Opšti uslovi za pisanje pisma su sledeći:

• minimalno udubljenje – 10 mm desno i 20 mm lijevo, gore i dolje;
• ako je pismo napisano na dva ili više listova, svaki od njih mora biti numerisan u sredini na vrhu;
• Svaka prijava je posebno numerisana;
• u gornjem lijevom uglu je naznačen odlazni broj slova (ne zaboravite da ga zabilježite u dnevnik registracije dokumenata);
• u gornjem desnom uglu se navodi naziv organizacije, pozicija adresata i njegovo prezime sa inicijalima;
• u donjem lijevom uglu - vaša pozicija, prezime sa inicijalima i potpisom;
• Obavezno stavite datum kada je pismo napisano na dnu.

Međutim, GOST 2003 dopušta upotrebu obrazaca ne samo s kutnim, već i uzdužnim rasporedom detalja (kada su naznačeni u sredini). Ugaoni raspored izgleda poznatije i lakše se čita, pa je bolje odabrati ovu opciju.

Opća pravila pisanja

Klasična struktura teksta poslovnog pisma uključuje tri elementa:

• uvodni dio (kratka izjava o razlozima zbog kojih se pismo piše, njegovoj svrsi);
• sadržaj (opis situacije, prijedlog rješenja, izjava o zaključcima i preporukama);
• rezime (kratak sažetak sa jasnim naznakom šta očekujete od primaoca).

Uvek treba da razumete svrhu zbog koje pišete pismo. Želite li ponuditi saradnju? Iznesite svoje pritužbe? Pozvati na prezentaciju ili neki drugi događaj? Pišite samo o tome i nemojte da vas ometaju dugi argumenti i pretpostavke koje nisu relevantne za stvar.

Svako poslovno pismo treba da ima jednu specifičnu svrhu. Ako se u njemu dotaknete nekoliko pitanja, ona bi trebala biti usko povezana. Ako trebate kontaktirati istu organizaciju na nekoliko različitih tema, bolje je napisati posebno pismo za svaku od njih.

Jezik pisanja

Stil poslovne korespondencije je “laki” službeni posao. Moguće je i potrebno standardizirati fraze, koristiti neke klišeje i klišee, ali nije preporučljivo sve to svesti na suhu birokratiju. „Živi” jezik se uvek doživljava lako i blagonaklono. Naravno, poslovno pisanje mora biti u skladu s normama bontona (o čemu će biti riječi u nastavku), ali suštinu problema treba iznijeti jasno i sažeto.

Nekoliko praktičnih savjeta:

• koristite jednostavne riječi: „pametni“ pojmovi se loše percipiraju i često iritiraju osobu koja je prisiljena da ih čita i dešifruje;
• češće upotrebljavati glagole, a rjeđe prideve;
• ne širite svoje misli po stablu - samo specifičnosti i samo u okviru zadate teme, bez mnogo detalja i nevažnih detalja;
• izbjegavajte dugačke izjave, ako je moguće ne koristite participalne i participativne fraze;
• napišite konkretno: razna “o ovome”, “oni/on/ona” su neprihvatljiva;
• izbjegavati logičke nedosljednosti i nagle prijelaze iz jednog semantičkog bloka u drugi;
• provjeri sve napisano na sluh: govorne greške nalazi se u gotovo svakom neobrađenom tekstu.

Jedno od glavnih pravila za pisanje poslovnih pisama je: poruka mora biti pismena i stilski ispravna.

Osobine obraćanja adresatu

Po pravilu, adresatu se obraća jednom, na početku pisma. To se može uraditi na tri načina.

1. Ako se nekome obraćate prvi put (ili ako je između vas i primaoca uspostavljen čisto službeni odnos), koristite adresu koja označava određenu udaljenost. Primjer: "Poštovani gospodine Ivanov!"
2. Ako se obraćate osobi s kojom ste već dugo uspostavili povjerljiv poslovni odnos, bolje je nazvati je imenom i prezimenom. Primjer: "Draga Ekaterina Leonidovna!"
3. Kada se obraćate grupi, koristite standardnu ​​frazu „poštovani!“

U završnom dijelu trebate koristiti takozvanu završnu frazu. Ovdje ima još opcija:

• “S poštovanjem”, “S poštovanjem”;
• „SA Sve najbolje»;
• “S nadom u nastavak saradnje”;
• “Uvijek smo sretni da vam pružimo uslugu”;
• itd.

Jednom riječju, izbor posljednje fraze je stvar ukusa.

Etika poslovnog pisanja

Čak i prikriveni prezir u poslovnom pismu ne prolazi nezapaženo. Naravno, u ovom slučaju više nećete moći računati na pozitivan ili čak ravnopravan odnos prema sebi. Zaključak je očigledan: ne prepuštajte se emocijama i držite se u granicama čak i ako vas primalac stvarno nervira. Uvijek obratite pažnju na ton poruke.

Trebali biste biti posebno oprezni kada sastavljate pismo koje sadrži odbijanje. Izuzetno je nepametno započeti takvu poruku kategoričnim „ne“ u ovom ili onom obliku - to će kod osobe stvoriti osjećaj da je jednostavno poslana. Pokušajte prvo dati uvjerljiva (ne slabašna) objašnjenja. Nakon što se ukratko iznesu razlozi odbijanja, treba lagano preći na njegovu izjavu. U tom slučaju možete koristiti sljedeće formulacije:

• “Nažalost, ne vidimo način da udovoljimo vašem zahtjevu”;
• „Vaš zahtjev ne može biti odobren zbog sledećih razloga…»;
• “Duboko žalimo, ali smo primorani da odbijemo vašu ponudu.”

U idealnom slučaju, čak i prije nego što opravdate odbijanje - na samom početku pisma - trebate nakratko ponoviti zahtjev primaoca. On će shvatiti da ste pažljivo pročitali njegov zahtjev ili prijedlog i vjerovatno će to cijeniti. Možda ćete u budućnosti ponovo raditi zajedno - zašto odmah emitovati negativno i plašiti osobu pretjeranom grubošću?

Nikad ne idite u drugu krajnost. Laskanje i brojna uvjeravanja u iskrenu naklonost očigledni su znakovi neiskrenosti. Neiskrenost uvijek uzrokuje odbijanje.

Sastavljanje mejlova

Poruke na papiru su već zastarjele. Naravno, “papirna” korespondencija nikada neće u potpunosti nestati, ali će za nekoliko godina pisma ispisana na klasičnom memorandumu postati rijetkost. Pregovori se sve više vode elektronski. Savremeni preduzetnik sada šalje mnogo više pisama e-poštom nego običnom poštom.

Poslovna pisma koja se šalju e-poštom pišu se istim opšta pravila. Zahtjevi za jezikom, stilom i tonom, pridržavanje standarda bontona - svi ovi obavezni elementi se ne mijenjaju. Međutim, elektronske poruke imaju i svoje specifičnosti.

1. Uvjerite se da vaša prijava izgleda solidno ili barem adekvatno. [email protected]- dobro, [email protected]- Loše.
2. Veoma je važno da uvek popunite polje Predmet. Ova linija određuje da li će osoba otvoriti dolaznu poruku. Ako pišete nekome koga ne poznajete, pokušajte smisliti zanimljiv naslov. Ali nemojte pretjerivati ​​– teme poput „Hitno!!! Jedinstvena ponuda, otvorite odmah!” Oni samo izazivaju želju da brzo kliknete na ikonu kante za smeće na vrhu. Naslov treba da se sastoji od 3-5 reči i da odražava sadržaj poruke.
3. Ako niste upoznati sa adresatom, ukratko opišite ko ste i kako ste saznali za njega. Bez ovog neophodnog uvoda, poruka se može smatrati neželjenom poštom i odmah izbrisati.
4. Nemojte onemogućiti citiranje u postavkama - neka prethodna korespondencija bude prikazana ispod, ispod reza.
5. Čitanje sa ekrana je sumnjivo zadovoljstvo. Papirno pismo se može uzeti u ruke i samo zbog toga se na nesvjesnom nivou ozbiljnije doživljava nego elektronsko. Uzmite ovo u obzir.
6. Što je poruka e-pošte kraća, to će brže biti odgovoreno.
7. Koristite samo standardne fontove.
8. Nemojte pretjerano koristiti isticanje teksta - najviše važne tačke možete koristiti "podebljano", ali koristite različite boje neprihvatljivo.
9. Nema kapi. Nikad. Čak iu podnaslovima. Isto se odnosi i na duplikate interpunkcijskih znakova.
10. Podijelite tekst na pasuse s razmakom između njih (samo ostavite prazan red).
11. E-poruci možete priložiti slike ili tekstualne datoteke. Dodatni materijali i pojašnjenja, komentari, prošireni detaljni opisi– sve ovo treba da bude u priloženim fajlovima, ali ne u telu pisma.
12. U poslovnoj korespondenciji sa ljudima sa kojima ste uspostavili odnose poverenja (reč je o partnerima od poverenja, pouzdanim izvođačima), povremeno možete koristiti emotikone. To će „oživjeti“ komunikaciju – emotikoni na ekranu (čak i u poslovnoj poruci) doživljavaju se prilično pozitivno. Naravno, ne mogu se koristiti u “papirnim” slovima.
13. Obavezno potpišite. U mejlovima se obično sastoji od 3-6 redaka i uključuje ime i prezime pošiljaoca, njegovu poziciju, naziv kompanije, adresu web stranice i kontakt telefon.

Primjer potpisa:

S poštovanjem,

Ivan Ivanov

[email protected]

http://site.com.

Nudimo vam uzorak poslovnog pisma.

Sažimanje

Iako je sve prilično jednostavno, primjeri ispravno napisanih poslovnih pisama nisu toliko brojni. Poduzetnici se redovito zbunjuju u dizajnu, koriste ne sasvim ispravne adrese i zaboravljaju na važne nijanse.

Navedimo glavne karakteristike dobrih poslovnih poruka:

• objektivnost;
• kratkoća (preporučljivo je da pismo ne zauzima više od jedne stranice);
• neutralan ton prezentacije;
• nedostatak obrazloženja, naracije, pretjerani detalji;
• nedostatak emocionalnih procjena;
• jasan logički odnos između delova teksta i pojedinih fraza.

Ovo je neka vrsta kontrolne liste koju možete prvo provjeriti. Nakon što stotine poslovnih poruka budu sastavljene i poslane, neće biti potrebe za tim. Nemojte zanemariti gore navedena pravila i zapamtite: "napumpane" vještine poslovnog dopisivanja značajno poboljšavaju vašu reputaciju i, shodno tome, imidž kompanije.

Pismo direktoru treba da bude kratko i jasno. Ne bi trebalo da pišete prepričavanja na više stranica. Uzorak poruke možete besplatno preuzeti sa ovog linka.

Pismo direktoru institucije mogu imati različite sadržaje. Poslovni zahtjevi od strane ugovornih strana, lokalne poruke zaposlenih u organizaciji direktorima, koje su u pisanoj formi, efikasnije su od telefonskih i usmenih razgovora. Izvor informacija na papiru pohranjen je na stolovima direktora, arhivama preduzeća i jednog dana postaje tražen. Šablon zahtjeva se može besplatno preuzeti putem direktnog linka.

Pismo direktoru treba da bude kratko, jasno i sadržajno. Ne treba pisati obimne tekstove ili prepričavanja na više stranica. Izuzetak su potraživanja. Obične ponude i obične knjižice nikoga ne zanimaju. Apelu režiseru se mora dati jedinstvenost, glavna suština mora biti naglašena u nekoliko redaka. Nakon pisanja sadržaja treba se pripremiti za dalji razvoj događaji. Osoba zainteresovana za tekst postaviće mnoga pitanja. Unaprijed pripremljeni promišljeni odgovori bit će dobar dodatak prezentaciji i naglasit će autorovu kompetentnost u tom pitanju.

Obavezni bodovi u pismu direktoru

:

• U gornjem desnom dijelu ispisuje se ime i prezime primaoca, uz navođenje pozicije i punog imena i prezimena rukovodioca;
• Ispod su vaši detalji i kontakt telefoni;
• U sredini lista, ljubaznim frazama, upisuje se adresa po imenu i patronimu direktora;
• Uvodni dio se sastoji od jednog ili dva reda;
• Nakon uvoda, morate odmah preći na narativ;
• Svaka riječ sadržaja mora se promisliti i provjeriti nekoliko puta;
• Na dnu je datum pisanja, potpis i transkript;

Igra stil prezentacije sadržaja vitalna uloga u percepciji čitaoca. Ispravnim formatiranjem pisma direktoru veće su šanse za postizanje željenog rezultata. Usklađenost sa marginama, naslovom, potpisom, datumom i drugim komponentama dokumenta će se posmatrati i ocjenjivati. Adresat uvijek procjenjuje autorov stav prema vlastitom izlaganju. Prvo slovo je važna komponenta strukture dalje komunikacije. Postoji čitava nauka o ispravnom predstavljanju informacija. Kada sami pripremate rad, morate znati osnovne osnove i uspjeh neće dugo trajati.

Uslužno pismo je dokument koji je sastavni dio poslovnu komunikaciju. Najčešće se prenosi putem pošte i služi kao poseban način razmjene informacija.

Osnovni koncepti

Poslovna korespondencija je potrebna za rješavanje raznih ekonomskih ili proizvodnih pitanja. Uz njegovu pomoć, preduzeća i organizacije komuniciraju sa eksternim okruženjem: partnerima, klijentima ili vladinim agencijama. Obično se za to koristi službeno pismo.

Ovo je opšti naziv za pisani dokument, koji može biti:

• odgovaranje na prethodno primljene poruke ili zahtjeve;
• propratni papir koji se šalje primaocu zajedno sa drugim dokumentima ili materijalima;
• inicijativno pismo, u slučajevima kada je drugi način komunikacije nemoguć.

Svaka od navedenih opcija ima svoje karakteristike. Ipak, postoje opšta pravila u skladu sa kojima se obično sastavlja svako zvanično pismo. To je razumljivo, jer upravo poslovnom korespondencijom najčešće počinje zaključivanje većine transakcija. Pravilno izrađen dokument može kod primaoca ostaviti povoljan utisak o budućem mogućem partneru.

Vrste poslovnih pisama

U zavisnosti od informacija koje servisno pismo sadrži, može biti:

1. Prateći. U slučaju kada sadrži poruku da postoji paket aplikacije za to.
2. Pretenciozno. Odnosno, izražava nezadovoljstvo određenom situacijom (tužbom).
3. Poučno. Tekst daje konkretne upute.
4. Garantovano. Pošiljalac potvrđuje buduće ispunjenje obaveza navedenih u dokumentu.
5. Informativno. Pismo sadrži informacije koje bi mogle biti od interesa za primaoca.
6. Oglašavanje. Daju se informacije za privlačenje saradnje.
7. Pismo obavještenja. Informacije o javnim događajima.
8. Pismo potvrde. pribavljanje određenih dokumenata ili materijala.
9. Pismo zamolnice. Tekst sadrži apel da se adresant podstakne na akciju.
10. Pismo poruke. U njemu pošiljalac daje konkretne informacije od zajedničkog interesa za strane.

Svrha ovih dokumenata je održavanje veza između organizacija ili njihovih strukturnih podjela.

Sastavljanje tužbenog pisma

U pitanjima saradnje ponekad se javljaju situacije kada jedna od strana, iz ovih ili onih razloga, ne ispunjava svoje obaveze. U tom slučaju partner prvo šalje pismo svojoj suprotnoj strani. U njemu obično iznosi svoje prijedloge za otklanjanje povrede njegovih zakonskih prava. Ovo je službeno pismo. Uzorak takvog dokumenta može se sastaviti proizvoljno. Sljedeće tačke se moraju uzeti u obzir:

1. moraju biti formalni i poslovni sa partnerskim načinom razmišljanja.
2. Suština prigovora mora biti izražena vrlo jasno.
3. Kada iznosite informacije, morate uvjerljivo operirati konkretnim činjenicama.

Zahtjevno pismo mora sadržavati:

• podaci o pošiljaocu (ime, povratna adresa i kontakt brojevi);
• potpune informacije o primaocu;
• opis okolnosti pod kojima je došlo do konfliktne situacije;
• pozivanje na pravne norme koje je druga strana prekršila sa svoje strane;
• posebne zahtjeve za otklanjanje kršenja, navodeći rokove za njihovo sprovođenje;
• posljedice koje mogu nastupiti ako suprotna strana izbjegne njihovo izvršenje.

Posebnu pažnju treba obratiti na način na koji je službeno pismo sastavljeno. Obrazac mora biti dizajniran tako da ga uljez ne doživljava kao prijetnju. Treba imati na umu da je ovo samo podsjetnik na poštovanje zakona.

Pravila dizajna

Posebnu pažnju treba posvetiti dizajnu službenih pisama. Istina, zakon ne predviđa nikakva stroga pravila i propise za to.

Unatoč tome, prilikom sastavljanja takvih dokumenata, moraju se uzeti u obzir sljedeće obavezne tačke:

1. Svako službeno pismo mora biti napisano na memorandumu. Unaprijed ga razvijaju stručnjaci za upravljanje uredima i odobravaju ga po nalogu šefa preduzeća.

2. Dokument mora sadržavati određene detalje:

2.1. Informacije o primaocu i pošiljaocu.

2.2. Odlazni broj i datum ovog pisma. Ovo je potrebno za registraciju.

2.4. Naslov.

2.5. Informacije o prisutnosti bilo koje aplikacije, navodeći njihova imena i brojeve.

2.6. Podaci o osobi koja je potpisala ovaj dokument (pozicija i puno ime).

3. Pismo treba da se bavi samo jednim pitanjem. Imati više tema će otežati odabir umjetnika.

4. Informacije moraju biti predstavljene što je moguće kraće, ali jasno. Preporučljivo je da tekst ne zauzima više od dvije stranice.

5. Ispravno navedite podatke o primaocu. Ako je riječ o organizaciji, potrebno je pridržavati se sljedećeg redoslijeda:

5.1. Naziv kompanije (u nominativu).

5.2. Strukturna jedinica (ako je potrebno).

5.3. Položaj adresata (u dativu).

5.4. Njegovi inicijali.

5.5. Poštanska adresa preduzeća.

6. Ako ima više primalaca, prvo se naznačuje glavni, a zatim svi ostali.

Ako uzmete u obzir sve ove točke, tada sastavljanje službenih pisama, u principu, neće biti teško.

Red prezentacije

Da bi dokument bio ispravno sastavljen, potrebno je uzeti u obzir određeni redoslijed prikaza informacija u njemu. Na primjer, možete razmotriti opciju kako napisati profesionalni odgovor. Prvo, morate imati na umu da, prema pravilima bontona, morate odgovoriti na informacije u roku od 24 sata od trenutka kada ih primite. Ako govorimo o elektronskoj poruci, onda optimalno vreme neće biti duže od dva sata. U slučajevima kada nije moguće pridržavati se takvog pravila, bolje je da svom partneru pošaljete odgovarajuću poruku.

Samo pismo će se u suštini sastojati od dva dela:

1. Uvodni. Pošiljalac navodi temu, razlog i razloge svog pisanja. Ovdje se možete osvrnuti na propise koji po zakonu služe kao osnova za davanje odgovora. Osim toga, vrijedi obratiti pažnju na neke točke u vezi sa situacijom o kojoj je riječ. Oni će pomoći da se otkrije suština problema.
2. Main. Ovaj dio ima za cilj da razjasni i uvjeri. Tekst mora biti jasan, koncizan i sažet, a iznesene činjenice provjerene i objektivne. Ako je potrebno, mogu se potvrditi stvarnim brojevima.

Ovaj tekst obično prati lista aplikacija. Dokument se završava potpisom pošiljaoca. Osim toga, morate znati kako napisati uslužno pismo kako ne biste uvrijedili primaoca. Prvo, preporučljivo je da mu se počnete obraćati frazom "Dragi". Drugo, može se koristiti u tekstu participalne fraze kao što je "pažljivo proučio vaše prijedloge" ili "pažljivo provjerio vaše komentare". Takvo poštivanje bontona samo će koristiti objema stranama.

Procedura

Izrada službenih pisama je odgovornost službenika, sekretara ili drugih službenika kojima su dodijeljene ove dužnosti. Prilikom početka rada moraju se pridržavati određenog slijeda u svojim postupcima. Proces izrade takvog dokumenta obično prolazi kroz sljedeće faze:

1. Detaljno proučavanje okolnosti ovog pitanja. Potrebno je u potpunosti savladati situaciju kako bi se pravilno procijenili mogući načini njenog rješavanja.
2. Izrada pisma. Ovdje je potrebno uzeti u obzir sve gore navedene zahtjeve.
3. Usklađivanje pripremljenog teksta. Ponekad se mora urediti uzimajući u obzir komentare menadžera. On može dati neka pojašnjenja ili pojašnjenja na temu.
4. Odobrenje njegovog pretpostavljenog.
5. Završno izvršenje i potpisivanje dokumenta.
6. Registracija pisma.
7. Slanje korespondencije primaocu.

Tek nakon što prođe sve ove faze, pismo, koje stigne do primaoca, moći će ispuniti misiju koja mu je dodijeljena.

Obavezni propisi

Da biste izdali uslužno pismo, morate uzeti u obzir da njegova prva stranica mora biti odštampana na posebnom obrascu. Za ostalo možete koristiti obične prazne A4 listove. Ovdje morate imati na umu da samo tekstualno polje ima svoje granice: gornji i donji dio su 2 centimetra, lijevo - 3,5 centimetra, desno - 1 centimetar. Nemojte kršiti standardne veličine kako biste stavili informacije na jedan list. Bolje je pridržavati se svih pravila i samo dodati dodatnu stranicu.

Također morate upisati tekst prema svim pravilima:

1. Za štampanje koristite standardni font Times New Roman. Bolje je ne koristiti druge opcije.

2. Veličine fontova su također regulirane:

• za glavni tekst - 14;
• raspored stranica i oznaka izvršenja - 12.

3. Postavljanje detalja se takođe vrši u skladu sa pravilima:

• prored - 1;
• tekst je poravnat "po širini";
• crtice se postavljaju automatski;
• udaljenost od registarskog broja do naslova je 2 proreda, a od njega do glavnog teksta - 3.

Usklađenost sa ovim standardima je obavezna za ispravan dizajn pisma odgovarajuće namjene.

Lokacija detalja

Da biste pravilno sastavili standardno poslovno pismo, morate jasno znati gdje se njegovi detalji i komponente trebaju nalaziti. Odgovori na ova pitanja sadržani su u GOST R 6.30-2003. U njemu je detaljno opisan oblik službenog pisma. U suštini, ovo je uzorak u kojem se na određeni način nalazi ukupnost svih detalja dokumenta. Potreban je kako bi se:

1. Objediniti proces izdavanja službenih (poslovnih) pisama.
2. Biti u mogućnosti da unaprijed centralno pripremite standardne obrasce, istovremeno smanjujući potrebu da se dio posla obavlja ručno.
3. Olakšati i skratiti vrijeme vizualnog traženja informacija.
4. Proširiti mogućnosti obrade pisama pomoću računara i druge opreme.

Tako se za redovno poslovno pismo koristi 30 standardnih detalja koji se nalaze u jedanaest obaveznih zona:

• amblemi i grbovi;
• autor;
• izvorni podaci;
• naslov;
• izjave;
• adresat;
• rezolucije;
• tekst;
• potpisi i prilozi;
• odobrenja i uvjeravanja;
• marks.

Postavljanje informacija u određene sektore omogućava stručnjacima da se bolje snalaze u dokumentu, a običnim korisnicima olakšava njegovo sastavljanje.

Primarni zahtjevi

Neki menadžeri pogrešno smatraju da se poslovna korespondencija može voditi proizvoljno, bez poštovanja ikakvih pravila i propisa. Ali stručnjaci koji su odgovorni za to moraju znati osnovne zahtjeve za službena pisma:

1. Dostupnost posebnog (kompanijskog) obrasca.
2. Pravilna upotreba i postavljanje detalja.
3. Tekst treba da bude čitljiv i dobro uređen. Da bismo predstavili suštinu problema, bolje je dati prednost jednostavnim uobičajenim rečenicama. Morate se ukratko izraziti kako bi svaka riječ nosila što više informacija.
4. U zavisnosti od vrste, dokument mora biti pripremljen u skladu sa tim. Pismo također može sadržavati nekoliko aspekata. U ovom slučaju, prilikom predstavljanja, potrebno je pokušati ih kombinirati.
5. Ispravno koristite standarde utvrđene za kucanje.
6. Pokušajte osigurati da sadržaj pisma ne sadrži kategorične izraze. Primalac može ove fraze shvatiti kao prijetnje. Prilikom konstruiranja rečenica, bolje je koristiti uvodne riječi poput „očigledno“, „kao što je poznato“, „moguće“ i „kako slijedi“.

Ispunjavanje ovih zahtjeva u praksi pomaže pravilnom upravljanju protokom dokumenata u preduzeću.

U svakoj organizaciji pisma čine većinu ulazne i odlazne dokumentacije. Postoji mnogo vrsta ovih dokumenata, a za svaki od njih postoji niz pravila za izvršenje. Pošto su pisma najviše u masovnom obliku upravljačke dokumentacije, izuzetno je važno znati kako ih pravilno sastaviti.

Iz ovog članka ćete naučiti:

Ispravno formatiranje pisama je uspjeh cijele kompanije

Poslovna (ili službena) pisma su ona koja služe za komunikaciju sa kompanijom vanjske strukture. Štaviše, čak i nakon nekog usmenog dogovora između šefa organizacije i poslovnog partnera ili klijenta, pravila bontona predviđaju potvrdu ovog dogovora. To se, pak, već može smatrati garancijom.

Vrste poslovnih pisama

1. Informativni - kreiran kako bi se prenijele neke informacije.

Po izvršenim funkcijama

1. Inicijativa - dijele se na one koje zahtijevaju odgovor i one koje ne zahtijevaju odgovor. Primjeri: zahtjev, žalba, obavijest, podsjetnik, .

2. Pisma odgovora.

Na osnovu adresata

1. Redovno - obično se šalje samo jednom primaocu.

2. Cirkularni - oni koje jedan pošiljalac šalje više primalaca.

Prema obliku polaska

Struktura uslužnog pisma

Tekst dobro napisanog poslovnog pisma sastoji se od: žalba, uvodni i glavni dijelovi i zaključak.

Žalba.

Ovo je najvažniji dio za potrebe komunikacije. Dakle, zahvaljujući pravilno odabranom obliku obraćanja, ne samo da možete privući pažnju adresata, već i postaviti opći ton za dalju komunikaciju. Ako pismo nije upućeno određenoj osobi, adresa se može izostaviti; u drugim slučajevima uobičajeno je koristiti formule standardnog jezika - na primjer, "Dragi Sergej Ivanoviču!", "Gospodine predsjedavajuće Vlade!" Žalba je napisana na sredini reda.

Uvodni dio.

Na početku pisma potrebno je navesti razloge i razloge za njegovu pripremu, a često je potrebno potvrditi informacije pozivanjem na dokumente i činjenice trećih strana. Ukoliko postoji potreba da se naznače reference, to treba učiniti sljedećim redoslijedom: naziv akta, autor, datum, matični broj, naslov.

Glavni dio.

Glavni dio pisma označava glavnu svrhu pisma. Ovaj dio detaljno opisuje potrebne događaje, pruža dokaze ili analizira situaciju.

Zaključak.

Zaključno, uobičajeno je da se zaključci donose u obliku zahtjeva, prijedloga, odbijanja ili mišljenja. Vjeruje se da službeno pismo može sadržavati samo jedan završni dio. U pravilu se završavaju standardnim izrazima - na primjer, "Nadam se daljoj saradnji", "S najboljim željama". Formula ljubaznosti stavlja se ispred atributa “potpis” i odvaja se od pozicije zarezom.

Prilikom predaje autoru važno je uzeti u obzir aspekte kao što su:

• stepen poznanstva i priroda odnosa sa primaocem;
• javni položaj adresata i njegov odnos sa pozicijom autora;
• situacija u kojoj se komunikacija odvija – njena formalnost ili neformalnost;
• bonton i standardi usvojeni u određenoj kompaniji.

Format pisma, uzorak:

Formatiranje slova prema GOST-u

Uslužna pisma se izdaju na posebnim obrascima formata A4 ili A5 u zavisnosti od veličine teksta. Dozvoljeno je nekorištenje formulara samo u slučajevima kada su autori više kompanija istovremeno.

Zahtjevi za obrasce pisma, kao i sastav detalja i pravila dizajna sadržani su u GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju."

Općenito, kompanije imaju pravo samostalno razvijati obrasce pisma, budući da je navedeni GOST savjetodavne prirode, međutim, provedba njegovih odredbi ukazuje na visoku kulturu rada s dokumentima u organizaciji. Za neke organizacije, GOST R 6.30-2003 je obavezan: na primjer, savezne izvršne vlasti moraju uvijek konsultovati ovaj standard.

01 - Državni grb Ruske Federacije;

02 - grb konstitutivnog entiteta Ruske Federacije;

03 - grb ili zaštitni znak organizacije (uslužni znak);

04 - Šifra organizacije;

05 - Glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica;

06 - identifikacioni broj poreskog obveznika/šifra razloga za registraciju (TIN/KPP);

07 - Šifra obrasca;

08 - Naziv kompanije;

09 - Referentne informacije o organizaciji;

10 - naziv vrste dokumenta;

11 - Datum;

12 - Matični broj;

14 - mjesto sastavljanja ili objavljivanja;

15 - adresat;

16 - pečat odobrenja;

17 - Rezolucija;

18 - Naslov teksta;

19 - Kontrolna oznaka;

20 - Tekst dokumenta;

21 - Oznaka o prisutnosti aplikacije;

22 - Potpis;

23 - pečat odobrenja;

24 - Odobrenje vize;

25 - Otisak pečata;

26 - Oznaka o ovjeri kopije;

27 - Oznaka o izvođaču;

28 - Zabilješku o izvršenju dokumenta i slanju u spis;

29 - Napomena o prijemu dokumenta od strane organizacije;

30 - Identifikator elektronske kopije.

Formatiranje pisma prema GOST-u, uzorak:

Formatiranje pisma sa prilogom, uzorak:

Pravila pisanja poslovne korespondencije

Poslovna korespondencija podrazumijeva korištenje službenog poslovnog stila komunikacije. Njegova posebnost je u tome što su učesnici obično pravna lica to bi trebalo da se lepo drži stroga pravila komunikacija usvojena u organizaciji (ili više organizacija).

Postoji nekoliko zahtjeva koji se odnose na ovu vrstu komunikacija.

Standardizacija prezentacije. Danas postoji mnogo pojmova, posebnih fraza i formula koje su specifične za poslovnu korespondenciju. Njihova upotreba vam omogućava da značajno smanjite vrijeme pripreme, a gotovi dizajni pomažu vam da izbjegnete gubljenje vremena na traženje pojmova prikladnih za određenu situaciju. Standardizacija značajno olakšava percepciju bilo kojeg teksta i optimizira cjelokupni proces toka dokumenata.

Neutralni ton. Uzdržanost i strogost prilikom pisanja pisama su norma u službenoj komunikaciji. Neutralan ton sugerira gotovo potpuno odsustvo ekspresivne ili emocionalno nabijene riječi. Informacija je čisto službene prirode, pa je iz tog razloga potrebno isključiti iz teksta, na primjer, riječi s deminutivnim sufiksima ili međumetima. Emocionalni podtekst može biti prisutan, ali ga treba sakriti iza neutralnog tona prezentacije.

Tačnost i nedvosmislenost formulacije. Primalac mora jasno razumjeti i protumačiti značenje materijala upućenog njemu. Tačnost teksta, po pravilu, direktno zavisi od pravilno izgrađene kompozicijske strukture, odsustva logičke greške. Uslužno pismo mora biti jasno osmišljeno.

Konciznost. Zahvaljujući ovom zahtjevu, autor će moći značajno smanjiti dužinu cijelog dokumenta. Konciznost prezentacije je, prije svega, eliminacija suvišnosti govora, ekonomična upotreba jezičkih sredstava, odsustvo nepotrebnih ponavljanja i dodatnih informacija.

Primena jezičkih formula.Šabloni, koji se široko koriste u poslovnoj korespondenciji, su njen sastavni dio. Stoga se za podsticanje na djelovanje često koriste sljedeće formule: “Molimo vas da razmotrite pitanje...”, “U potvrdu našeg dogovora...”. Često su lingvističke formule pravno značajni elementi teksta, bez kojih on neće imati potrebnu snagu. Na primjer: “Garantujemo povrat novca u iznosu od...”, “Kontrola nad izvršenjem zadatka je dodijeljena...”.

Upotreba termina, leksičkih i grafičkih skraćenica. Zahvaljujući upotrebi termina u korespondenciji, autor može postići jasno razumevanje teksta, što je izuzetno važna karakteristika poslovnu komunikaciju. Terminologija koja se može i treba koristiti u oblasti dokumentacione podrške za upravljanje regulisana je GOST R 51141-98 „Kancelarijski rad i arhiviranje. Uslovi i definicije"

Prevladavanje prostih uobičajenih rečenica. Službena komunikacija se, po pravilu, zasniva na upotrebi jednostavnih uobičajenih jednočlanih ili dvočlanih rečenica, što uvelike pojednostavljuje proces percipiranja teksta.

Vodič za pisanje poslovnog pisma

Papir	Mora biti odštampan na bijelom ili drugom svijetlom papiru. Format lista - A4 (210 x 297 mm) ili A5 (148 x 210 mm).
Polja	List mora imati polja od najmanje: 20 mm - lijevo; 10 mm - desno; 20 mm - vrh; 20 mm - niže.
datum	Datumom pisma smatra se datum njegovog potpisivanja. Piše se arapskim brojevima, slijedeći redoslijed: dan, mjesec, godina. Na primjer, "02/10/2017". Dozvoljena je i verbalno-numerička metoda oblikovanja datuma. Na primjer, "10. februar 2017."
Odlazni broj	Odlazni broj se sastoji od serijski broj, koji se može dopuniti indeksom. Broj dokumenta koji su zajedno sastavila dva ili više odjeljenja sastoji se od slovnih registarskih brojeva svakog od ovih odjela, odvojenih kosom crtom.
Odredište	Adresat može biti ili kompanija ili njena strukturne jedinice ili pojedinačnih zaposlenih. Važno je zapamtiti da se u potonjem slučaju inicijali uvijek navode ispred prezimena. Naziv kompanije primaoca uvijek se navodi u nominativu. Prema pravilima, ne bi trebalo biti upućeno na više od četiri primaoca. Također, ovaj detalj može uključivati ​​poštansku adresu, te prvo navesti naziv organizacije, a zatim poštansku adresu.
Tekst pisma	Sam tekst može biti oblikovan kao tabela, tekst ili kombinacija nekoliko struktura. Prilikom dizajniranja tabela važno je kolone i redove nazvati imenicama u nominativu. Ako se tabela nastavlja na sljedećoj stranici, kolone i redovi su također numerirani na njoj. Tekst treba da se sastoji iz dva dijela: razloga/svrhe/razloga za pisanje pisma i zaključaka/prijedloga/preporuka. Također, tekst može sadržavati samo jedan završni dio – na primjer, zahtjev bez objašnjenja. Ako se pismo odnosi na akte drugih organizacija, navedite njihove detalje: naziv dokumenta, naziv organizacije, datum, registarski broj i naziv.
Aplikacija	Poslovno pismo sa prilogom treba da bude formatirano na sledeći način: Primjena: za 2 l. u 2 primjerka. Ako prijava nije navedena u tekstu, potrebno je navesti njen naziv, broj listova i primjeraka. Na primjer: Dodatak: Kupoprodajni ugovor za 3 l. u 2 primjerka. Ako je priložen dokument sa prilogom, oznaka se formatira na sljedeći način: Prilog: dopis FSS od 12.10.2017. godine N 03-2/923 i prilog uz njega, ukupno 7 strana.
Potpis	Za potpis je potrebna naznaka pozicije službenika koji je potpisao pismo i prepis ovog potpisa. Ako se potpiše više zaposlenih, potpisi se slažu u redoslijedu koji odgovara radnom mjestu. Ako su pozicije jednake, onda se potpisi trebaju nalaziti na istom nivou.
Pečat	Pečat potvrđuje autentičnost potpisa zvaničnici na dokumentima koji se odnose na finansijsku imovinu ili na drugim dokumentima koji zahtijevaju ovjeru originalnog potpisa.
Izvršitelj	Po potrebi navesti inicijale i prezime izvođača i njegov broj telefona. Obično se oznaka stavlja na prednju ili stražnju stranu posljednjeg lista u donjem lijevom uglu.

Danas se u bilo kojoj kompaniji sastavljaju službeni dopisi o potpuno različitim pitanjima vezanim za aktivnosti kako pojedinaca, tako i cijelih odjela. Predmet pisama može biti zahtjev, obavijest, sporazum, zahtjev, opoziv, promjena itd. Istovremeno, pravila dobre forme sugeriraju da će svaki dokument biti sastavljen u skladu sa svim gore navedenim zahtjevima. Zahvaljujući tome, pismo (bez obzira u kom obliku je poslano) će postati efikasan alat u radu svakog zaposlenog i menadžmenta kompanije u celini.

Testirajte se

1. Koje se pismo naziva kružno pismo?

• Pismo koje je jedan primalac poslao na više adresata
• Pismo koje je jedan adresat poslao jednom primaocu
• Pismo koje nije poslato iz više razloga

2. Kako treba pravilno oblikovati prilog poslovnog pisma?

• Primjena: za 2 l. u 2 primjerka.
• Prijava u 2 primjerka na 2 lista
• Dva prijavna lista u duplikatu

3. Koliko faza postoji u pripremi i pisanju poslovnog pisma?

4. Šta znači zahtijevati neutralan ton u poslovnoj korespondenciji?

• Upotreba termina, leksičkih i grafičkih skraćenica
• Gotovo potpuno odsustvo ekspresivnih ili emocionalno nabijenih riječi u pismu
• Široka upotreba šablona

5. Iz kojih dijelova se sastoji poslovno pismo?

• Žalba, uvodni i glavni dijelovi, zaključak
• Glavni dio, zaključak
• Žalba, zaključak