Servisna napomena za opremu. Izvještaji, dopisi i potvrde: u čemu je razlika

Dopis je interni dokument organizacije, zahvaljujući čemu je menadžment u mogućnosti da što brže i efikasnije rješava radne situacije. Njegov glavni cilj je skrenuti pažnju menadžerskom timu na informacije o problemu ili konfliktnoj situaciji koja je nastala u proizvodnji ili unutar tima.

Ovaj dokument takođe može odražavati sugestije zaposlenih u pogledu povećanja efikasnosti rada, povećanja produktivnosti i drugih radnih pitanja.

Prema tome, savezno zakonodavstvo na snazi ​​u Rusiji ne definiše službeni dopis kao obavezan dokument ne postoji jedinstvena forma. No, uprkos tome, mnogi poslovni subjekti to ugrađuju u lokalne propise, na primjer, u računovodstvene politike.

Komercijalne organizacije i individualni preduzetnici samostalno razvijati oblik dokumenta, uzimajući u obzir osnovne preporuke stručnjaka.

Servisne napomene se nose referentne i informativne prirode. Koriste se prilikom vođenja poslovne korespondencije unutar organizacije kao dodatni dokument.

Svrha memoranduma je da istakne pitanja vezana za proizvodne aktivnosti odjela, radionice ili odjeljenja, ili sa određenim zaposlenim.

Takav dokument nema jedinstvenu formu, pa se sastavlja proizvoljno. Uprkos nepostojanju strogih zahtjeva iz federalnog zakonodavstva u vezi sa registracijom, dopis mora sadržavati sve potrebne detalje i informacije:

1. U gornjem desnom uglu morate upisati ime i poziciju rukovodioca kome se žalba upućuje.
2. U sredini, malo niže, ispisano je ime dokumenta: “SLUŽBENA BILJEŠKA”
3. Zalijepljen je matični broj i datum sastavljanja.
4. Naslov bi trebao odražavati informacije koje se odnose na predmet bilješke (u slučaju prijedloga).
5. Tekst mora sadržavati informacije koje odražavaju svrhu sastavljanja dokumenta: najprije se opisuje situacija, a zatim se iznosi zahtjev, komentar ili sugestija.
6. Na dnu bilješke treba navesti ime autora, njegovu poziciju i potpis.

Vrijedi napomenuti da dopis može biti ne samo objašnjenje, već i izvještaj. Na primjer, u prvom slučaju dokument osigurava komunikaciju između zaposlenih u organizaciji na horizontalnom nivou - šef strukturne jedinice priprema dopis upućen drugom rukovodiocu strukturne jedinice.

U drugom slučaju, dokument je upućen višem rukovodstvu. Ispituje radno pitanje o kojem se donose određeni prijedlozi i konkretni zaključci. Upravnik svoju odluku stavlja na dopis i mora je ovjeriti potpisom i datumom.

Ako pogledamo pitanje kao što je svrha kompilacije dopis , onda se ne može ne spomenuti njegov direktan odnos sa računovodstvom. Na osnovu ovog dokumenta, računovođe imaju zakonsko pravo da otpišu određene troškove kao rashode izvještajnog perioda. Na primjer, zaposlenik organizacije plaća troškove transporta, reklama, kupljene opreme i drugih inventara potrebnih za obavljanje poslovnih aktivnosti.

U ovom slučaju, kancelarijske bilješke će se smatrati primarnim računovodstvenim dokumentima i treba ih dostaviti sa istim skladištem.

Koja je razlika između memoranduma i dopisa pogledajte u videu.

Ko zna da piše

Službene dopise mogu pisati svi, bez izuzetka, zaposleni u organizaciji koji su zvanično u njenom osoblju. Po pravilu, potreba za sastavljanjem ovog dokumenta nastaje kada se zaposlenik suoči sa problemom.

Ali, u ovom slučaju mora biti ispunjen jedan uslov - napomena sadrži podatke o pitanju koje je u nadležnosti zaposlenog koji je priprema.

Kroz takve dokumente se utvrđuje komunikacija između zaposlenih na istom nivou. Rukovodioci odjeljenja, odjeljenja i radionica vrlo često šalju bilješke direktnom rukovodstvu u kojem rade za svoje podređene.

U slučaju kada obični službenici šalju bilješke nadređenima, one se smatraju izvještajima. Pošiljalac mora razumjeti da će mu samo ispravno sastavljen dokument omogućiti ispunjenje zahtjeva izraženog u njemu. Zato sve informacije treba iznositi vrlo kratko, ali sažeto.

Zbog činjenice da je dopis interni dokument organizacije, njegov obrazac mora biti odobren od strane menadžmenta i evidentiran u računovodstvenoj politici ili lokalnim propisima. Može se sastaviti i na papiru i u elektronskom obliku.

Ali u svakom slučaju, na dnu dokumenta bi trebalo da bude "živi" potpis autora. U većini slučajeva takve bilješke se sastavljaju u jednom primjerku. Ali, ako zaposleni radi u velikom preduzeću, može se tražiti da sačini dokument u dva ili čak tri primjerka.

Ovaj dokument mora naznačiti precizni kvantitativni pokazatelji:

• iznose bonusa, plata, regresa i drugih novčanih isplata;
• datumi, na primjer, tačan dan kada zaposlenik odlazi na službeni put;
• artikli inventara (navedeni puna lista svi predmeti navedeni u žalbi) itd.

Također ćete morati navesti svaki razlog za mere preduzete za rešavanje situacije. Navedene su informacije o svakoj osobi uključenoj u dopis.

Morate započeti sastavljanje dokumenta sa zaglavljem. Ovdje treba navesti puni naziv poslovnog subjekta. IN obavezno Naznačeni su datum i grad u kojem je dokument sastavljen.

Ako dokument sastavlja običan zaposlenik, onda će to morati biti potvrditi kod načelnika odjeljenja gde radi. Tek nakon toga bilješka se šalje na odredište. Imperativ je da se zaposleni pobrine da je njegova službena žalba upisana u odgovarajući računovodstveni registar.

Svaki privredni subjekt po pravilu mora imati dnevnik interne dokumentacije. Inače, pažljivo sastavljena bilješka može se lako izgubiti među gustim protokom dokumenata.

Kako biste izbjegli greške prilikom pripreme dokumenta, pojedinci treba koristiti uputstva:

1. Uzmite komad papira veličine A4.
2. U gornjem uglu, sa desna strana, kreira se zaglavlje. Prvi red označava puni naziv privrednog subjekta. Sljedeći red sadrži prezime, ime i patronim zaposlenog kome se žalba upućuje. Treći red sadrži puno ime i prezime i funkciju radnika koji sastavlja dopis.
3. Nekoliko redova je preskočeno i naslov dokumenta je ispisan u sredini. Donji red označava datum sastavljanja i registarski broj, koji mora odgovarati unosu iz računovodstvenog registra. Obavezno je upisati grad u kojem je službeno registrovan privredni subjekt u kojem radi pisac.
4. U svakom drugom redu ispisuje se kratak naslov dokumenta, a autor mora opisati problem o kojem će se raspravljati.
5. U drugom dijelu napomene potrebno je opisati suštinu nastalog problema. Izuzetno je važno navesti odgovorna lica koja se odnose na to, navodeći njihova puna imena i funkcije.
6. Predlažu se opcije za rješavanje problema.
7. Na dnu dokumenta stavljen je potpis autora koji navodi njegovo puno ime i radno mjesto.

Prilikom elektronskog sastavljanja bilješke treba se pridržavati instrukcije. Gotova verzija dokumenta se preusmjerava putem e-mail primaocu. Treba ga sačuvati u odlaznoj korespondenciji, kao i na fleš disku, takođe je potrebno osigurati sigurnost obaveštenja da je pismo pročitano.

Sastav, oblik, vrste

Kancelarijski dopisnici se klasifikuju u zavisnosti od značenja informacija sadržanih u njima:

• analitički;
• objašnjenje;
• izvještaji;
• objašnjavajuće.

Oni mogu biti namijenjeni za unutrašnju i vanjsku upotrebu. U drugom slučaju, korespondencija se na ovaj način vodi sa partnerskim kompanijama kada se pojave bilo kakvi problemi u radu. Što se tiče internog dokumenta, na osnovu njega menadžment donosi odgovorne odluke, izdaje naredbe i uputstva.

U većini slučajeva takva dokumentacija se koristi za komunikaciju odjela. On odražava zahtjeve i sugestije, kao i važne informacije u vezi sa ekonomskom ili logističkom podrškom organizacije.

Uz njihovu pomoć to je osigurano komunikacija na horizontalnom nivou. U slučaju da su statusi uključenih osoba različiti, dokument će se smatrati izvještajem.

Na primjer, jedan zaposlenik ide na službeni put. Piše šef njegovog odjeljenja dopis upućen šefu organizacije. Na osnovu ovog dokumenta se izdaje nalog, izdaje putna potvrda i izdaju se sredstva za troškove.

Možete uzeti u obzir i drugi primjer. Kompanija je kreirala ovjeravajuća komisija. Šef odjela svojim članovima dostavlja dopis u kojem se ukazuje da određeni zaposlenik ne odgovara njegovom položaju, na primjer, stalno prima reklamacije, proizvodi mnogo neispravnih proizvoda itd. U ovom slučaju članovi komisije , na osnovu primljene isprave, može donijeti odluku o recertifikaciji zaposlenog.

Šef odjeljenja može pisati dopis upućen šefu organizacije o smanjenju probnog roka za pridošlicu, budući da se dobro nosi sa svojim obavezama i ima dovoljan nivo kvalifikacija da trajno popuni upražnjeno radno mjesto. Takav dokument može poslužiti kao osnova za dodjelu bonusa svakom zaposleniku na osnovu pokazatelja učinka. Prihvata se na razmatranje od strane predstavnika zakona kao dokaz kada se sporne situacije rješavaju u zakonskom okviru.

Mnogi pojedinci ne razumiju razliku između dopisa i izvještaja. Ovo se objašnjava činjenicom da oba dokumenta imaju za cilj da obaveste menadžment o svim radnim problemima koji se javljaju u organizaciji.

Trebalo bi da razumeju da izveštaj ima za cilj da informiše nadređene o problemima koji su nastali, a izveštaj službe, pored takvih informacija, sadrži i prijedloge za rješavanje nastalih problema.

Prilikom sastavljanja žalbe upućene upravi, potrebno je uzeti u obzir sljedeće: nijanse:

1. Dokument je sastavljen u slobodnoj formi.
2. Suština problema mora biti jasno opisana.
3. Sva rješenja trebaju biti naznačena.
4. Dokument mora biti upisan u odgovarajući računovodstveni registar.
5. Da biste spriječili mogućnost gubitka bilješke, možete je napraviti u dva primjerka. Jedan će se predati upravi preko sekretarice, a drugi će ostati kod zaposlenog (obrazac će sadržati potpis, datum prijema, matični broj).

Ako planirate da razmenjujete beleške između odvojene divizije organizacije, onda je potrebno voditi računa o tome momente:

U slučaju da se dopis šalje drugom privrednom subjektu, nalogodavac mora o tome voditi računa nijanse:

1. Dopis ponekad može poslužiti kao vanjski dokument. Na ovaj način sarađujući privredni subjekti razmjenjuju informacije.
2. U ovom slučaju, dopis se smatra dokumentarnim dokazom zahtjeva ili potraživanja od jednog poslovnog partnera do drugog.
3. Dokument je sastavljen na memorandumu organizacije u slobodnoj formi.
4. Napomena može biti popraćena pratećom dokumentacijom koja potvrđuje date informacije.
5. Potrebno je napraviti dva primjerka, jedan se prenosi partnerskoj kompaniji, a drugi ostaje drugoj organizaciji. Na drugom primjerku primatelj mora staviti mokri pečat, datum i potpis, te također navesti registarski broj.
6. Takav dokument se mora čuvati dok se situacija u potpunosti ne riješi.
7. Ukoliko je partnersko društvo dalo pismeni odgovor na primljeni zahtjev, isti treba registrovati i pohraniti uz dopis.

Postoji li elektronska verzija?

Federalno zakonodavstvo na snazi ​​u Rusiji dozvoljava poslovnim subjektima na svoju ruku odlučiti kako će upravljati protokom dokumenata. Danas mnoge komercijalne organizacije i individualni poduzetnici koriste elektronske oblike dokumenata.

Sastavljene potvrde i dopisi se prenose odjelima putem interneta. Ali, ako planirate da informišete više rukovodstvo o izuzetno važnoj situaciji koja potpada pod delokrug „poslovne tajne“, onda zaposleni treba da bude uključen u uveravanje lični digitalni potpis.

U slučaju da je zaposlenik izrazio svoje mišljenje na papiru, može skenirati obrazac i poslati ga na e-mail svoje organizacije. Ako prilikom slanja koristi lični poštanski sandučić registrovan na njegovo ime, tada neće biti potrebe da potpisuje dostavnicu.

Što se tiče formata elektronskog dokumenta, on se ne razlikuje od papirnog. Pošiljalac, kako bi izbjegao dosadne nesporazume, mora uzeti u obzir sledeće nijanse:

1. Prilikom slanja e-pošte potrebno je zatražiti obavještenje da je primalac pročitao poruku. Takvo obavještenje će služiti kao dokaz da ako postoji teška situacija odgovorno lice je blagovremeno dostavilo dopis.
2. Dokument je sastavljen fontom Times New Roman, čija veličina treba biti u rasponu od 12-14.
3. Datum se mora uneti u formatu: 01.01.2018. ili 01.01.2018.
4. Naslov dokumenta treba staviti u sredinu lista.

Ispod je majstorska klasa o pretvaranju službenih dopisa u elektronski oblik.

Značaj dokumenta

Prednost izrade ovakvog dokumenta je u tome što on djeluje kao dokaz rad određenog specijaliste koji rješava probleme za koje je odgovoran. Na primjer, ako se takav zaposlenik ne može samostalno nositi s određenom situacijom, onda može, putem dopisa, uključiti druge stručnjake u njeno rješavanje.

Time se automatski oslobađa odgovornosti za nekvalitetno ili neblagovremeno rješavanje problema.

Dodatna prednost ove vrste dokumenta je da jeste direktni dokazičinjenica da je specijalista istakao problem u okviru svog područja stručnosti. Ako specijalista ne može sam riješiti problem i u obliku dopisa dostavi ga na rješavanje drugim stručnjacima, time se oslobađa odgovornosti za neblagovremeno ili nekvalitetno razmatranje problema.

Ako dođe do kontroverzne situacije u kojoj menadžment ili regulatorna tijela pokušavaju pronaći krivce, napomena će pomoći da se shvati ko je kriv.

Zbog činjenice da dopisi ne spadaju u kategoriju obaveznih dokumenata koji se koriste za internu komunikaciju organizacije, mnogi kadrovski službenici veoma neozbiljno i neodgovorno pristupiti pitanju njihovog skladištenja.

Trebali bi biti smješteni u suhim i ventiliranim prostorima kako na papirne medije za pohranu ne bi negativno uticala vlaga i druga agresivna okruženja.

Nakon prenosa službenih bilješki za njihovu namjenu, moraju biti odgovorni za njihovu sigurnost kadrovski službenici. Papirna dokumenta se stavljaju u sefove, jer mogu sadržavati povjerljive informacije.

Oni će biti dostupni samo odgovorni službenik, odobren od strane nadležnih po nalogu. Svi radovi se čuvaju u posebnoj fascikli, ali ako su predati elektronski, onda se za skladištenje koristi fleš disk.

Što se tiče perioda skladištenja, privredni subjekti moraju voditi računa o sljedećem: nijanse:

1. Ako u takvim žalbama zaposleni daju važne izvještaje, daju prijedloge racionalizacije i odražavaju drugo važna informacija, tada njihov rok trajanja ne bi trebao biti kraći od 5 godina.
2. U slučaju da interni dopisnici ne sadrže podatke važne za rad privrednog subjekta, mogu se čuvati najviše godinu dana.
3. Ako interni dopisnici odražavaju informacije o saradnji kompanije sa inostranim partnerom, onda njihov minimalni period skladištenja ne bi trebao biti kraći od 15 godina.

Važno je napomenuti da rukovodilac organizacije može, po svom nahođenju, produžiti period skladištenja takve dokumentacije izdavanjem odgovarajućeg naloga.

Koje vrste bilješki postoje? Odgovor na pitanje je u videu.

Memorandum je poseban oblik dokumenta koji se koristi u unutrašnje okruženje preduzeća i služi za brzo rješavanje tekućih proizvodnih problema. Obično se ovaj dokument sastavlja sa svrhom uvođenja novog prijedloga i rješavanja nastalih poteškoća, kao i odobravanja ili usaglašavanja određenih radnji.

Važno je da se specijalista u svom dopisu pokaže u svojoj oblasti. Ako zaposlenik uz pomoć dokumenta prebaci odgovornost za poduzete radnje na drugu osobu ili je skine sa sebe, a da ne ponudi izlaz iz situacije, onda biste trebali razmisliti o profesionalnim vještinama ovog stručnjaka.

Svrha i vrste ovog dokumenta

Servisne napomene podijeljene su po namjeni i stepenu pristupačnosti.

Po nameni, tj prema vrsti informacija koje se prenose, istaknite sljedeće napomene:

• Napomene koje doprinose donošenju odluka su zahtjevi ili zahtjevi da se razmotri bilo koje pitanje ili prijedlog specijaliste;
• Informativne bilješke su vrsta dokumenta koji sadrži informacije koje zaposlenik želi prenijeti menadžmentu;
• Izvještajne bilješke - takvi dokumenti se najčešće pripremaju na zahtjev uprave i sadrže detaljne informacije o bilo kom prošlom procesu.

Prema stepenu pristupačnosti, tj po otvorenosti za javno gledanje, bilješke su:

• Otvoreni – dokumenti koji su dostupni svim ili većini zaposlenih u organizaciji;
• Povjerljivo - bilješke dostupne samo uskom ili ograničenom krugu ljudi.

U nekim slučajevima, bilješka je priložena zajedno s nizom drugih napomena. Na primjer, ako je potrebno izdati odgovarajući nalog na osnovu napomene, onda se on sastavlja. A ako se riješe pitanja u vezi sa trošenjem sredstava od strane odgovornih lica, onda se mora sastaviti obrazloženje.

Da biste shvatili svrhu dopisa, morate to znati velika preduzeća Greške u pripremi takvog dokumenta mogu dovesti do gubitka ogromne količine vremena, kao i nedosljednog rada između odjela.

Memorandum je vrsta načina komunikacije između odjela, struktura ili radionica. Obično ga sastavlja zaposlenik ili šef jednog odjela upućen šefu drugog odjela.

Interakcija između odjela je glavna potreba u radu cijele organizacije. Ako je prekinut ili zaustavljen, onda organizacija radi neefikasno, što znači da postoji značajna prilika za smanjenje profita i, eventualno, povećanje gubitaka.

Forma i sadržaj

Što se tiče sadržaja dopisa, najčešće se odnose na pitanja proizvodnog tipa, materijalno-tehničke probleme, ekonomska pitanja, kao i pitanja vezana za informatičku podršku.

Jednostavan primjer korištenja bilješki bio bi pokvarena fotokopir mašina u odjelu. Zaposleni može poslati dopis načelniku odjeljenja materijala sa zahtjevom za izdvajanje novca za novu opremu, a dopis se može napisati i tehničkom odjelu sa zahtjevom za popravku postojeće kopir mašine.

Na svoj način formu memorandumi nemaju specifičan opšte prihvaćen standard. Međutim, svaka organizacija i, štaviše, svako odjeljenje ima svoj standard za pisanje dopisa, kojeg bi se zaposleni u ovom odjelu trebali pridržavati.

Primjer pisanja bilješke predstavljen je u nastavku.

Glavni računovođa ___________________

SERVISNA NAPOMENA
Zbog kvara štampača u odjelu za marketing, molim vas da dodijelite _____ rubalja. na bankovni račun za kupovinu nove opreme.

Direktor marketinga:________________________________.

" "___________ 2016

Ovaj oblik pisanja dopisa može se razlikovati u svakom preduzeću, tako da ga ne biste trebali bespogovorno slijediti.

Ako još niste registrovali organizaciju, onda najlakši način uradite ovo koristeći online usluge, koji će vam pomoći da besplatno generišete svu potrebnu dokumentaciju: Ako već imate organizaciju, a razmišljate kako da pojednostavite i automatizujete računovodstvo i izvještavanje, tada će vam u pomoć priskočiti sljedeći online servisi koji će u potpunosti zamijeniti računovođa u vašoj kompaniji i uštedite mnogo novca i vremena. Sva izvještavanja se generiraju automatski, potpisuju elektronski i šalju se automatski online. Idealan je za individualne preduzetnike ili LLC preduzeća na pojednostavljenom poreskom sistemu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Sve se dešava u nekoliko klikova, bez redova i stresa. Probajte i bićete iznenađeni kako je postalo lako!

Pravila za pravilan dizajn

Morate započeti svoj dopis sa objašnjenjem trenutnog problema ili situacije. Mora se naglasiti šta je tačno bio razlog za pisanje bilješke. Nakon toga potrebno je navesti kakav se odgovor očekuje na ovu žalbu, navesti tačan zahtjev i po potrebi iznos koji se planira realizovati.

Potpis na ovom dokumentu je osoba koja piše bilješku. Vrlo često ga potpisuje šef odjeljenja.

Ako kompanija to zahtijeva, onda pod potpisom zalijepljene su vize lica koji su zainteresovani za ovaj zahtev. Navedeni su inicijali, prezimena, potpisi i datumi. U nekim slučajevima se dodaju pozicije. Viza je vrsta pristanka osobe na sadržaj memoranduma.

Da biste mogli da se pozovete na sastavljeni dopis, ako je potrebno, on mora biti registrovan u preduzeću.

Izrada dopisa u elektronskom obliku

Takav dokument se može sastaviti u elektronskom obliku, ako je takav obrazac prihvatljiv u preduzeću, što mora biti naznačeno u organizaciji. U ovom slučaju, ovo je nesumnjiva prednost preduzeća, jer je slanje bilješke pojednostavljeno, a vrijeme za njeno razmatranje je značajno smanjeno.

Morate znati da se izrada bilješke u elektronskom obliku ne razlikuje mnogo od papirnog predloška.

Jednom nijansom elektronske bilješke može se smatrati da ona ne sadrži ime primaoca. Piše se u adresnom redu. Ako je poruka poslana određenoj osobi, onda treba da upišete njegovo ime i prezime u naslovu.

Prilikom elektronskog slanja pisma, potpis odjeljenja se najčešće već automatski ubacuje, što može značajno uštedjeti vrijeme pisanja.

Prilikom slanja bilješke potrebno je zatražiti pročitajte potvrdu pisma. Ovo je potrebno kao dokaz u različitim slučajevima da ste zapravo poslali dopis u određeno vrijeme.

Određene nijanse izrade

Iako je dopis općeprihvaćen dokument koji nema posebne standarde, njegov sastav sadrži različite karakteristike koje nastaju ovisno o svrsi pisanja dopisa. U nastavku ćemo pogledati ove karakteristike.

Za kupovinu

Dopis o nabavci se piše šefu određenog odjela.

U tome naznačeno, šta treba kupiti, u kojoj količini i za koje svrhe.

Po zaposlenom

Dopis koji je napisan određenom zaposleniku je dopis.

Sastavljen je po svim pravilima sa jedinom razlikom: dopis se piše od nižeg službenika do šefa višeg ranga.

Za zamjenu stare opreme

Posebnost ovakvog dokumenta je u tome što je potrebno navesti sve razloge za zamjenu takve opreme kako bi se oni smatrali primjerenim i zahtjev za zamjenom izvršen.

Za bonuse

U napomeni moraju biti navedeni svi razlozi zbog kojih se bonus može isplatiti. To može biti prekomjerno radno vrijeme, veliki obim obavljenog posla ili rad na zakonskom odsustvu.

O promociji

U ovoj napomeni potrebno je navesti razloge za moguće povećanje. To može biti povećanje odgovornosti, kvaliteta rada ili pružanje dodatnih usluga.

O podplaćivanju

U takvoj napomeni morate navesti iznos koji iz nekog razloga nije dodatno plaćen. Mogući razlozi takođe treba naznačiti. Možda bi valjalo navesti čija krivica stoji iza neisplate sredstava.

O kvaru

Prilikom pisanja bilješke o kvaru, potrebno je navesti ime pokvarene opreme i naznačiti do koje vrste kvara je došlo i zašto je oprema otkazala.

O nedostavljanju ili prenošenju dokumenata

Prije svega, ovdje morate navesti naziv dokumenta, kao i vremenski okvir u kojem se dokument mora prenijeti.

Dakle, promatrajući sve ove nijanse, možete kompetentno sastaviti dopis koji će vam pomoći u rješavanju bilo kojeg važnog pitanja.

Važnost dokumenta

Da bismo shvatili važnost memoranduma, vrijedi razumjeti da je ova vrsta dokumenta pomoći će da se izbjegne mnogi veliki nesporazumi između odjela, zastoji u radu.

Da bi računovodstvo, kao i reproduciranje oporezivanja važnu ulogu jer je finansijska pitanja koji zahtevaju posebnu pažnju i uočavanje najsitnijih nijansi.

Zabeleške su takođe efektivna forma odbijanje u bilo čemu. Ovaj dokument podrazumijeva potpuno odsustvo negativan ton. Kritika je moguća, ali ne treba je upućivati ​​na jednu osobu ili odjel.

Dakle, dopis je univerzalni lijek rješenja mnogih problema. Ispravno sastavljen dokument osigurat će efikasan i plodonosan rad organizacije.

Primjer rada sa kancelarijskim bilješkama u elektronskom sistemu upravljanja dokumentima predstavljen je u sljedećem videu:

* Odmorite se od posla - pogledajte

Pravila za sastavljanje izvještaja, službenih i obrazloženja

Pravila za sastavljanje izvještaja, službenih i obrazloženja

Na prvi pogled nema posebnih razlika između izvještaja, službenog lica i obrazloženja. Zaista, ovi papiri su slični po namjeni – svi su informativne prirode. Međutim, bavimo se različite vrste dokumenata koji se razlikuju i po sadržaju i po primaocima. Pogledajmo kako pravilno dizajnirati svaki od njih.
Prvo, podsjetimo da se prilikom pripreme bilo koje informacije i referentne dokumentacije, bilo da je to napomena, protokol, akt ili potvrda, morate voditi zahtjevima
GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata"*.
Postoje opšta pravila za pripremu izvještaja, službenih i objašnjenja. Svaki od ovih dokumenata mora imati:
- navođenje autora (organizacija, strukturna podjela ili službeno lice od kojeg potječe nota);
- ime primaoca (kome se dokument šalje);
- naziv vrste dokumenta (na primjer, Memo, "Office Memo");
- datum sastavljanja;
- matični broj;
- naslov teksta (na primjer, kršenje "O"). radna disciplina“, “O pribavljanju radnih knjižica”);
- tekst;
- potpis kompajlera (sa naznakom pozicije).
Imajte na umu da ispravno navođenje detalja u dokumentima direktno utiče na njihovu pravnu snagu i osigurava njihovu neospornost i službenost.
Izvještavamo o situaciji
Memorandum- ovo je dokument upućen rukovodiocu organizacije (ovaj ili viši) ili rukovodiocu strukturne jedinice. Memorandum detaljno izlaže svako pitanje sa zaključcima i prijedlozima sastavljača i ima za cilj da podstakne menadžment na donošenje određene odluke. Ako bilješke obavještavaju primatelja o napretku izvođenje radova, onda se mogu redovno sastavljati.
Dopisi upućeni šefu organizacije su interni dokumenti i mogu se sastaviti kod jednostavan list A4 papir. Dokumenti koji se šalju višim organima su eksterni dokumenti i moraju biti pripremljeni na memorandumu organizacije.
Tekst dopisa sastoji se od dva ili tri semantička dijela. Prvi dio – konstatativni dio – iznosi razloge, činjenice i događaje koji su poslužili kao povod za njegovo pisanje. Drugi dio – analizirajući – sadrži analizu postojećeg stanja, moguće opcije njene odluke. Treći dio – sažetak – uključuje zaključke i sugestije konkretnim akcijama, što je, po mišljenju sastavljača, potrebno preduzeti. U dopisu možda nema drugog dijela, tada se dokument sastoji samo od opisa situacije, zaključaka i prijedloga autora dopisa.
Informiramo horizontalno
Servisni memorandum sastavljen od strane zaposlenika ili rukovodioca jedinice upućen rukovodiocu ili specijalisti druge jedinice. Time se osigurava horizontalna komunikacija kontrolnih objekata. Ove bilješke najčešće odražavaju pitanja logističke, ekonomske, informatičke podrške itd. Na primjer, u računovodstvu se pokvario štampač. Glavni računovođa može obavijestiti šefa odjela za sistemsku podršku o tome u dopisu i zatražiti od njega da popravi uređaj. Dopis se sastavlja na isti način kao i izvještaj.
Objašnjavanje razloga
Pismo sa obrazloženjem- ovo je dokument koji objašnjava razloge za bilo koju radnju, činjenicu ili incident. Može ga sastaviti bilo koji zaposlenik organizacije upućen pretpostavljenom službeni. U osnovi, objašnjenja se pišu nakon počinjenja disciplinskog prekršaja, a postojanje takve napomene je neophodan uslov za izricanje disciplinske sankcije zaposleniku (član 193. Zakona o radu Ruske Federacije). Zaposleni najčešće piše objašnjenje rukom i u slobodnoj formi, ali organizacije često koriste posebne obrasce.
Preporučujemo da kadrovski službenik uvijek ima pri ruci nekoliko uzoraka raznih bilješki ili da za njih izradi standardizirane obrasce. Uostalom, razmjena informacija u organizaciji odvija se kontinuirano, a zaposleni se često obraćaju odjelu za ljudske resurse za pomoć u izradi ovog ili onog dokumenta. U uputstvu za vođenje kadrovske dokumentacije organizacije, možete postaviti zahtjeve za bilješke, opisati ih potrebne detalje i dajte uzorke.
U praksi se često postavlja pitanje da li je potrebno registrovati službene, dopise i objašnjenja unutar organizacije. Po našem mišljenju, ako je za pitanje navedeno u bilješci potrebno pisanu odluku u obliku rješenja direktora, onda se ovi dokumenti moraju registrovati, jer zahtijevaju izvršenje i korištenje u referentne svrhe. Ako se problem može riješiti usmeno, nije potrebno registrovati takvu bilješku.

Prodavnica alata
generalni direktor OJSC "Spektr"
AA. Gushchina

IZVJEŠTAJ
15. novembra 2009. N 13/3
O nepravilnom izvršenju
radne obaveze Nekhaev N.A.

Prema nalogu br. 12k od 29. oktobra 2009. godine, Nekhaev N.A. primljen na rad u alatnicu kao tokar IV kategorije sa tromjesečnim prethodnim ispitnim rokom.
Nekhaev N.A. neispravno obavlja svoje radne obaveze. Tako mu je 01.11.2009. godine povjeren posao izrade dijelova br. k5/3222. Prilikom izvođenja radova, Nekhaev N.A. dozvoljeno da 15 proizvoda bude neispravno. Ispravljanje kvara povjereno je tokaru E.L. Grishinu.
Mislim da tokar N.A. Nekhaev potrebno je opomenuti u skladu sa članovima 192-193 Zakona o radu Ruske Federacije. Nacrt naloga za izricanje disciplinarna akcija(ukor) priložen je ovom memorandumu. Osim toga, vjerujem da od plate Nekhaeva N.A. potrebno je odbiti trošak proizvoda za koje se pokazalo da su neispravni.
Foreman potpis G.I. Malakhov

Odjel kozmetike
generalni direktor OJSC "Sigma"
P.Yu. Koltsov

IZVJEŠTAJ

12. novembra 2009. N 123
O upućivanju službenika odjela u Moskvu
fabrika kozmetike "Svoboda"
U vezi sa proširenjem asortimana robe koje prodaje naše preduzeće i formiranjem plana Reklamna kampanja Za 2005. godinu, molim vas da pošaljete višeg stručnjaka iz odjela kozmetičkih proizvoda, Mikhailova E.Yu. u moskovsku kozmetičku fabriku "Svoboda" kako bi se upoznali sa novim razvojem kozmetičkih proizvoda, kao i dogovorili razvoj ugovornih odnosa sa ovom organizacijom.
Šef odjeljenja potpis K.O. Simonov

Odjel za ljudske resurse
Zamjenik načelnika ACh
E.O. Fedina

SERVISNA NAPOMENA

19. novembra 2009. N 21
O izvođenju remontnih radova u kadrovskoj službi
Zbog mog odlaska na još jedan godišnji odmor i započetih popravki, molim Vas da za vrijeme mog odsustva izvršite sljedeće popravke u kadrovskoj službi:
1. Obojite prozorske okvire i prozorske klupice.
2. Obojite plafon.
3. Zalijepite pozadinu.
Šef odjela za ljudske resurse potpis A.I. Mikheeva

Odjel prodaje
generalni direktor AD "Alt"
M.Yu. Mirotvortsev

PISMO OBJAŠNJENJA

25. novembra 2009. godine N 2/12
O odsustvu sa posla
Dana 12. novembra 2009. godine bio sam odsutan sa svog radnog mjesta od 14.00 do 16.00 sati zbog potrebe da posjetim suprugu u bolnici.
Budući da je šef odjela prodaje Svetikov N.N. Nisam bio tamo u 14.00, nisam mogao da ga obavestim o razlogu svog odsustva i o tome sam pitao sekretaricu Marishinu A.O. Smatram da nisam prekršio pravilnik o radu, jer sam izostao sa posla zbog dobar razlog i to na kratko.
Špediter potpis I.I. Eliseev

Odeljenje za hartije od vrednosti
Prvi zamjenik generala
Direktor Real banke E.G. Krupnov

PISMO OBJAŠNJENJA

8. novembra 2009. N 54
O kasnom podnošenju sažetog izvještaja
S obzirom na to da nisam blagovremeno dostavio konsolidovani izvještaj Sektora za hartije od vrijednosti za oktobar 2009. godine, objašnjavam sljedeće. Ovaj izveštaj sam trebao da predam 29. oktobra 2009. godine, ali sam ga u stvari podneo 3. novembra 2009. godine zbog oštećenja i popravke telefonske linije na kojoj se nalazi fax-modem aparat i nedostatka podataka iz filijale Oktjabrski. banke.
Šef Odjeljenja za vrijednosne papire potpis K.O. Chernyshev

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* Usvojeno Rezolucijom Državnog standarda Rusije od 3. marta 2003. N 65-čl.

U bilo kojoj organizaciji dolazi do situacije kada zaposleni trebaju obavijestiti menadžment o problemima koji su se pojavili, objasniti nastale okolnosti ili predložiti načine za rješavanje radnih problema. Za to se koristi ovaj dokument. U ovom članku ćemo detaljno pogledati kako pravilno napisati bilješku; uzorak možete preuzeti besplatno.

Oni su:

1. Izvještaji. Piše se ako zaposlenik da bilo kakav prijedlog ili zatraži pomoć za otklanjanje kršenja ili neslaganja sa drugim zaposlenim.
2. Objašnjavajuće. Najčešće kao rezultat incidenta koji uključuje Negativne posljedice, napisano je obrazloženje u kojem se navode razlozi prekršaja.
3. Analitički ili informativni. Sadrže analizu radni problem ili koncepti, zaključci i sugestije na osnovu primljenih informacija.

Razlog za kreiranje je inicijativa zaposlenih, ali može biti usmeno ili pismeno uputstvo menadžera.

Zahtjevi za dokumente

Hajde da shvatimo kako da napišemo dopis; napravićemo uzorak za budžetsku organizaciju. U listi korištenih primarnih računovodstvenih dokumenata vladine agencije 1 Naredbe Ministarstva finansija Rusije od 30. marta 2015. br. 52n, ne postoji jedinstveni obrazac za izradu ovog dokumenta. Napisane su u bilo kojem obliku na praznom listu A4 papira. Ako je potrebno, u organizaciji sa razgranatom strukturom moguće je razviti ovaj oblik.

Obrazac za dopis (uzorak) mora sadržavati potrebne detalje za brzo orijentiranje korisnika na suštinu dokumenta, njegov izvor, relevantnost datuma i serijski broj. Ovaj dokument ne podliježe obaveznoj registraciji. Ali organizacija može odlučiti da ih registruje, na primjer, u svrhu kontrole.

Forma dopisa

Važne karakteristike i formulacije

Poslovno ponašanje, posebno među državnim službenicima, mora biti etično. Dopis „Želim da vam skrenem pažnju...“ ne ispunjava tražene visoke etičke standarde. Lakše je pisati o kršenju propisa o radu, preskočiti frazu „Skrećem vam pažnju“ u prijavi i odmah početi iznositi činjenice i suštinu incidenta. Na primjer: „Jučer, 15. avgusta 2018. prekinut je nastavni sat zbog...“.

Često se postavlja pitanje, ako je institucija uvela elektronsko upravljanje dokumentima, kako napisati dopis, da li je format uzorka isti i po čemu se razlikuje od papirnog? Registracija u elektronskom obliku nema bitnih razlika. Prilikom slanja e-pošte možete zatražiti obavještenje da ga je primalac pročitao.

Kompilacija korak po korak

Pravilo za rad sa dopisom sastoji se od nekoliko koraka:

1. Zaposlenik kreira službenu bilješku.
2. Koordinira ga sa neposrednim rukovodiocem i zainteresovanim stranama, na primjer, sa stručnjacima koji će učestvovati u izvođenju posla.
3. Zatim se dostavlja na razmatranje primaocu u navedenom odjeljenju ili odjeljenju.
4. Adresat se upoznaje sa sadržajem i donosi rješenje, uz davanje instrukcija, ako je potrebno.
5. Dokument se šalje na izvršenje, a o rezultatu se obavještava autor.

Ako direktor nije napisao odbijenicu, samo njegovo pozitivno rješenje je osnov za poduzimanje mjera ili obavljanje poslova.

Razmotrimo situaciju u kojoj zamjenik direktora sastavlja dopis upućen šefu ustanove. Prije sklapanja ugovora o nabavci opreme mora dobiti dozvolu da zaposlenici trećih kompanija uđu u prostorije škole. Nakon čitanja, direktor može dati rješenje da je potrebno sastaviti spisak lica za pristup, ili dati nalog za izradu privremenih propusnica.

Rekli smo vam kako da napišete dopis, a u nastavku dajemo primjer za zaposlene u javnom sektoru.

Uzorak za budžetsku organizaciju

Kako i koliko skladištiti

Dokumenti u organizaciji, kompletirani kancelarijskim radom, arhiviraju se na adresi različite termine skladištenje ovisno o njihovoj vrsti i vrsti. U 2019. godini ostaje relevantan spisak vrsta dokumenata koji ukazuju na periode skladištenja iz Naredbe Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558. sa izmjenama i dopunama od 16.02.2016.

Objašnjenja, dopisnice i druge službene zabilješke čuvaju se zajedno sa drugim dokumentima nastalim u radu državnih organizacija - prepiskama, aktima, zahtjevima za izdavanje propusnica, zahtjevima za gubitak uvjerenja i sl. Rok njihovog čuvanja u arhivi je 5 godina.

SZ sastavlja zaposleni u ime svog neposrednog rukovodioca ili u ime šefa drugog odjeljenja. Omogućava vam u kratkom vremenu:

obavijestiti menadžera o trenutnom problemu

davati prijedloge za njegovo otklanjanje ili dogovoriti akcioni plan sa drugim zaposlenim.

navesti menadžera da donese odluku ili izda nalog

To je ujedno i dokaz da specijalista koji je otkrio problem u procesu rada nije pustio da se situacija odvija svojim tokom, već je o tome obavijestio svoje rukovodstvo kako bi oni mogli što prije donijeti odluku. Odnosno, nije bio besposlen.

Vrste dopisa

Pogledajmo glavne vrste uslužnih pisama:

o traženju informacija;

o prekršajima koje je zaposleni učinio u obavljanju radnih obaveza.

na bonuse zaposlenih.

Osim toga, SZ može pratiti prijenos paketa dokumenata između odjeljenja, odjeljenja, odjeljenja unutar organizacije (za treća lica potrebno je pripremiti propratna pisma). Može se poslati i zaposlenima sa zahtjevom da objasne razlog svog odsustva s posla.

SZ može sadržavati sva pitanja vezana za radna pitanja.

Pravila kompilacije

Glavno pravilo koje se mora pridržavati pri sastavljanju je kratkoća. U dokumentu treba jasno navesti suštinu problema, kao i načine za njegovo rješavanje. U pravilu, tekst SZ ne bi trebao imati više od 6-7 redova. SZ nema jedinstvenu formu. Da biste ga sastavili, koristite besplatni oblik uzorka dopisa

Unatoč tome, prilikom pisanja, trebali biste uzeti u obzir zahtjeve GOST R 6.30-2003. Sastavljanje dopisa u skladu s GOST-om, čiji je uzorak prikazan gore, zahtijeva sljedeće detalje:

papir mora sadržavati “zaglavlje”. Označava kome je upućen (pozicija i puno ime i prezime zaposlenog u dativu);

upisati datum izrade i broj dokumenta;

naslov teksta označava predmet SZ;

opis trenutnog stanja zbog kojeg se dopis sastavlja: „Skrećem vam pažnju...“, zatim tekst dopisa mora sadržavati konkretan zahtjev;

Ispod je mjesto i puno ime sastavljača, potpis sa transkriptom.

Popunjen dokument treba registrovati kod sekretara preduzeća kao pristigla prepiska. Nakon toga, možete biti sigurni da će direktor dobiti SZ i lično se upoznati s njim.

SZ u elektronskom obliku

Vrijedi napomenuti da su mnoga preduzeća usvojila elektronsko upravljanje dokumentima. Dakle, SZ se može izdati elektronski. U ovom slučaju, šalje se na korporativnu e-poštu preduzeća. Sekretar je odgovoran za dalje sortiranje i prosljeđivanje pisama primaocima.

Ovaj način prijenosa SZ štedi papir i vrijeme zaposlenika. U ovom slučaju, dokument se sastavlja na isti način kao na papiru. Preporučljivo je da ima elektronski potpis pošiljaoca. Kako biste bili sigurni da je poslani dokument pročitan od strane menadžera, prilikom slanja trebate zatražiti „potvrdu o čitanju pošte” tako što ćete označiti kućicu na obrascu za slanje.

Uzorak dokumenta

Često, prilikom rješavanja radnih pitanja, postoji potreba da se menadžeru prenesu važne informacije. Ponekad okolnosti zahtijevaju da se pismeno iznese objašnjenje okolnosti i upozorenje na greške.

U ovom slučaju potrebno je ne samo ispravno iznijeti činjenice, već i ispravno sastaviti dokument. Sastavljanje SZ često uzrokuje poteškoće, posebno u nedostatku iskustva. Ali to nije teško učiniti ako imate primjer dopisa pred očima. Zbog toga smo pripremili uzorke, nakon pregleda koje ćete moći ispravno sastaviti dokument. Pogledajmo najčešće slučajeve koji zahtijevaju sastavljanje SZ.

SZ o bonusima je osnov za izdavanje naloga za nagrađivanje zaposlenog. Ovaj dokument sastavlja neposredni rukovodilac zaposlenog koji se obraća direktoru organizacije. Ukazuje na zasluge radnika, zahtjev za stimulacijom, podatke o zaposlenom i sastavljaču. Nakon pregleda SZ i donošenja pozitivne odluke, direktor izdaje naredbu o bonusima. Kako napisati dopis uzorku direktora:

Ako su u toku rada nastale okolnosti zbog kojih zaposleni nije mogao u potpunosti obavljati svoju radnu funkciju, objašnjavajuće. Ukazuje na razloge. Kako napisati uzorak dopisa:

SZ se koristi ako zaposleni treba da kontaktira rukovodioca sa zahtjevom za izdvajanje sredstava za potrebe rada. U ovom slučaju, u dokumentu se navode činjenice o potrebi proizvodnje za nabavku materijala. Kako pravilno napisati uzorak dopisa:

Rok trajanja

Prema Listi standardnih dokumenata za upravljanje arhivskim dokumentima nastalim u toku aktivnosti državnih organa, lokalnih samouprava i organizacija, koji ukazuju na periode skladištenja, odobrene Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558, SZ mora biti pohranjeni u arhivi preduzeća najmanje pet godina. Ako je potrebno, direktor organizacije ima pravo produžiti rok skladištenja. Period skladištenja SZ izdatih u elektronskom obliku može se odrediti statutom društva.