Revija“Pisarniško vodenje in pretok dokumentov v podjetju” september 2013

Spremno pismo za dokumente

0 komentarjev

16901 ogledov

Kozhanova Evgenija | specialistka za predšolske vzgojne ustanove in vodenje kadrovskih evidenc

Poleg redne korespondence izvajalcem vsak dan pošiljamo različne dokumente: pogodbe, protokole, račune, predstavitvene materiale... Pravila poslovnega bontona in osnovna previdnost pri ravnanju z dokumenti zahtevajo v teh primerih pisanje spremnega pisma. Kaj to daje in kako zaprositi zanj? Kakšni so roki za njegovo izvedbo? Kako ga pozneje shraniti?

Z spremno pismo je vrsta poslovnega pisma, ki je potrebno za opis paketa dokumentov, poslanih naslovniku, če ti dokumenti ne vsebujejo naslovnega dela.

torej informacijsko obremenitev spremno pismo ne, ampak opravlja tri pomembne funkcije:

potrjuje dejstvo pošiljanja;

posreduje seznam poslanih dokumentov in navodila za ravnanje z njimi;

Zahvaljujoč registracijskim podatkom vam omogoča, da določite rok.

Kot večina poslovnih pisem je spremno pismo na pisemski glavi in ​​prejme referenčno številko pošiljatelja. O pravilih za pripravo uradnih pisem smo v reviji že večkrat podrobno razpravljali, zato se bomo zdaj osredotočili na značilnosti spremnega pisma.

Podrobna analiza službenega pisma s številnimi primeri njegove sestave je v članku "Sestavimo servisno pismo»

Govorni vzorci

Osnova spremnega pisma je seznam prilog. Besedilo dokumenta je kratko in pogojno razdeljeno na dva dela:

sporočilo o pošiljanju dokumentov,

zahteva za pravočasen odgovor (branje, odobritev, vrnitev podpisanega izvoda ipd.).

Prvi del se običajno začne takole:

“V izpolnitev ... usmerjamo vas ...”,

"Pošiljamo vam ..."

“Predstavljamo vam...”

Nato lahko navedete namen pošiljanja dokumentov: "za odobritev", "za informacijo", "v podpis", "za polnjenje"(če govorimo o anketnem obrazcu oz. vprašalniku). Priporočamo uporabo klišeja “mi vam pošljemo” ali “mi vam pošljemo”, ker... Nekaj ​​lahko oddate le v vednost, ne pa v podpis ali odobritev.

Drugi del lahko vsebuje naslednje besede:

“Prosimo, podpišite, pečatite in en izvod pošljite na naš naslov...”

"Prosimo vas, da določen z zakonom rok za obravnavo in pošiljanje na naš naslov...",

"Prosimo, da na naš naslov pošljete en izvod pravilno podpisanega ...".

Rekviziti "Oznaka o prisotnosti aplikacij"

Kot smo že ugotovili, je glavna stvar v spremnem pismu za dokumente priloge. Zato Posebna pozornost Osredotočili se bomo na vprašanje oblikovanja tega posebnega rekvizita. Ne glede na to, kako je vloga oblikovana, poslovna praksa zahteva popoln seznam dokumentov, priloženih pismu, z navedbo števila izvodov in števila listov v vsakem od njih. Brez teh podatkov bo spremno pismo izgubilo ves pomen.

Torej, ko so poslani dokumenti že navedeni v telesu pisma, nima smisla ponovno naštevati njihovih imen. Dovolj je navesti število listov in izvodov. Glejte 1. primer.

Primer1

Del besedila in opomba o prisotnosti aplikacije (ime aplikacije je navedeno v besedilu pisma)

Če vloga ni navedena v telesu pisma, morate poleg kvantitativnih podatkov navesti njeno ime. Če je v paketu več dokumentov, so priloge oštevilčene. Glej primer 2.

Strni

Primer2

Del besedila in znak, ki označuje prisotnost aplikacije (ime aplikacije je navedeno v oznaki, ki označuje njeno prisotnost)

Strni

Čeprav GOST R 6.30-2003 navaja, da pri navajanju več aplikacij v oznako o njihovi prisotnosti posploševalna beseda pred dvopičjem je v ednini »Priloga:«; v takih primerih še vedno priporočamo, da jo zapišete v množini »Priloge:«, kot smo pokazali v 2. primeru.

Prvič, to je pravilno z vidika pravil ruskega jezika. In drugič, razvijalci tega GOST-a so se kasneje "popravili", ko so začeli dajati pojasnila o njegovi uporabi v svojih metodoloških priporočilih. Spodaj si oglejte citate iz teh dveh dokumentov. Mnogi pa besedo »Vloga:« trmasto še naprej pišejo v ednini, tudi če ji sledi seznam več dokumentov. Ne počni tega in pojasnili smo zakaj.

Delček dokumenta

Strni

GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za pripravo dokumenta"

3.21. ...Če ima pismo prilogo, ki v besedilu ni poimenovana, navedite njeno ime, število listov in število izvodov; Če je prijav več, so oštevilčene:

Delček dokumenta

Strni

Organizacijska in upravna dokumentacija. Zahteve glede dokumentacije. Smernice za izvajanje GOST R 6.30-2003

3.16. ...Če ima pismo prilogo, ki v besedilu ni poimenovana, navedite njeno ime, število listov in število izvodov, če je prilog več, so oštevilčene:

Obstajajo tudi neskladja glede tega, kako napisati besedo "priponka" v telesu pisma: z malo ali veliko začetnico, z ali brez znaka »Ne«. Dejstvo je, da lahko ime priloženega dokumenta v besedilu spremnega pisma označite na različne načine; primerjajte sami z ogledom primera 3: v drugem primeru je primerno v oklepaju navesti, da je dokument aplikacija, v naslednjih primerih pa pokažemo, kako je to mogoče storiti na različne načine. Vse možnosti so pravilne, pomembno je le ohraniti enotnost v črki. In še bolje je, da izberete in popravite eno možnost v navodilih za upravljanje pisarne vaše organizacije (ali drugih lokalnih predpisih o podobnih vprašanjih), potem bo enotnost v vseh dokumentih in manj zmede za izvajalce.

Primer3

Različni načini za navedbo imena aplikacije v telesu pisma

Strni

Pri vezani prijavi števila listov ni treba navesti (primer 4).

Primer4

Opis vezane aplikacije

Strni

Ko je prilog toliko, da jih je bolj priročno navesti na posebnem listu (imenoval se bo "Popis prilog k pismu z datumom ... št..."), bo dovolj, da se sklicujete na tak popis v pismu (primer 5).

Primer5

Če je aplikacij toliko, da jih je bolj priročno navesti v ločenem popisu

Strni

Če svojemu pismu priložite drugo pismo, ki ima svojo prilogo, morate o tem obvestiti naslovnika (primer 6).

Primer6

Priloga pisma ima svojo prilogo

Strni

Nazadnje, če je vaše pismo naslovljeno na več organizacij hkrati in je priponka naslovljena le na eno od njih (druge prejmejo pismo le v pregled), je treba to tudi omeniti (primer 7).

Primer7

Priloga je poslana le enemu od več prejemnikov e-pošte

Strni

Opomba o prisotnosti prilog je postavljena pod besedilo pisma in nad podpisom. Običajno so te razdalje (zamiki) enake in enake približno 2-3 razmiku med vrsticami (to je jasno prikazano na primeru oblikovanja celotne črke v primeru 9).

Praviloma velja, da če ima dokument priloge, se na njem pod besedilom in nad podpisom postavi oznaka, ki označuje njihovo prisotnost, na priloženih dokumentih (vsaka v zgornjem desnem delu prvega lista) pa je zapisano, kateri dokumentu, ki so mu priloga (z navedbo številke priloge, če jih je več), kot v primeru 8.

Primer8

Številka vloge in podatki glavnega dokumenta na 1 listu vloge

Strni

Spremno pismo pa ima knjigovodsko funkcijo poslanih dokumentov, saj deluje kot nekakšen popis prilog v ovojnici, v resnici pa se pošiljajo dokumenti, ki so v takem pismu imenovani kot priloge. Če bi imelo pismo drugačno funkcijo (na primer ponudba, ponudba za podpis pogodbe in navedba pogojev predlaganega sodelovanja), bi bil »ključni« dokument v svojem pomenu pismo in priloženo dokumenti bi mu le pomagali pri izpolnjevanju njegove funkcije. Ampak govorimo o spremnem pismu in v tem primeru ne smete "pokvariti" poslanih dokumentov s podatki o "popisu vsebine v ovojnici" - tj. Take oznake jim ni treba dati!

Sposobnost pravilnega pisanja življenjepisa je zelo pomembna, vendar je enako pomembno, kako pravilno napisati spremno pismo zanj. Pripravljeni primeri, koristna priporočila v smislu kompilacije - vse to je razvidno iz članka.

Brez delovnih izkušenj

računovodja

Vodja prodaje

Odvetnik

sekretar

Strokovno mnenje

Chadova Svetlana

Tudi če ste prepričani v svojo pismenost, morate vsaj enkrat natančno prebrati besedilo pisma. “Nerodne” predstavitvene, črkovalne, ločilne in druge napake niso dovoljene.

Glavni namen

Spremno pismo za življenjepis opravlja številne pomembne funkcije:

1. Predgovori branje povzetka in vsebuje vse potrebne komentarje.
2. Omogoča vam, da izstopate od drugih prosilcev, zahvaljujoč možnosti dodajanja še nekaj ponudb. To še posebej velja v primerih, ko je življenjepis sestavljen v obliki vprašalnika, katerega obliko ponudi delodajalec sam. Potem je spremno pismo tisto, ki bo nosilo pridih individualnosti.
3. Omogoča vam, da zanimate bralca, ga prepričate o potrebi po seznanitvi z življenjepisom in na koncu ustvarite določen vtis o prosilcu, in sicer o njegovi sposobnosti samopredstavitve in »prodaje«.
4. Končno lahko pismo na kratko omeni informacije, ki v življenjepisu ne bi bile na mestu.

Vrste spremnih pisem za življenjepise

Med različnimi takšnimi poslovnimi dokumenti lahko ločimo dve veliki skupini:

1. Kratko pismo opravlja povsem tehnično nalogo: resnično "spremlja" življenjepis in nastavi bralca, da odpre glavni dokument, da se seznani s kandidaturo kandidata v odsotnosti. Praviloma je sestavljen iz 2-3 stavkov, na primer:

»Pozdravljeni, Viktor Nikolajevič! Moje ime je Ekaterina Borisovna. Zanima me prosto delovno mesto vodje aktivne prodaje, vse potrebne informacije Pošiljam vam svoj življenjepis.”

V takšnih primerih je očitno, da nima smisla podvajati informacij glavnega dokumenta ali poskušati sestaviti posebej dolga besedila. Preden spregovorite o sebi, se pozdravite in se na kratko predstavite.

1. Podrobno spremno pismo, se praviloma uporablja v primeru, ko kandidat želi zapolniti prosto vodstveno mesto, komercialni direktor in drugih vodstvenih položajih. Te situacije vključujejo tudi primere, ko prosilec zaprosi za "nestandardne" ustvarjalne poklice. Očitno je treba že v fazi pisanja življenjepisa pokazati svoje komunikacijske sposobnosti in pokazati svojo individualnost, da ustvarite ugoden prvi vtis.

Strokovno mnenje

Chadova Svetlana

Vodilni kadrovik, pravnik, svetovalec za delovno pravo, strokovnjak za spletno stran

Ne mislite, da je spremno besedilo napisano na celo stran ali več. Pravzaprav mora biti sestavljen iz 3-4 točk (3-4 odstavkov) in ga je mogoče enostavno prebrati v dobesedno 30-40 sekundah.

Struktura spremnega besedila življenjepisa

Spremno pismo za življenjepis ima jasno strukturo: napisano mora biti ob upoštevanju vseh potrebnih točk:

1. Pozdravi.
2. Glavni del.
3. Ločitev.

Pozdravi

Vsakdo se lahko pozdravi na priročen način: "Pozdravljeni" ali "Dober dan." Pomembno je upoštevati več značilnosti:

1. Če vnaprej veste, na koga točno boste stopili v stik, to osebo omenite. Dovoljeno ga je imenovati točno tako, kot ste o njem prebrali v ustreznem oglasu - po imenu ali patronimu.
2. Če ne veste, na koga točno bi se morali obrniti, lahko preprosto napišete "Pozdravljeni!" ali "Dober dan!"
3. Če ste s to osebo že komunicirali po telefonu, lahko to dejstvo na kratko omenite - tako si vas bo zaposleni veliko lažje zapomnil. Na primer:

»Dober dan, Maria! Kot nadaljevanje najinega današnjega telefonskega pogovora ti pošiljam svoj življenjepis.”

Glavni del

To je telo spremnega besedila. Vaše misli naj bodo predstavljene jedrnato, natančno in logično. Ni dovoljeno premikanje z ene točke na drugo, kršitev logike zgodbe. Za osnovo lahko vzamemo naslednje zaporedje predstavitve:

1. Najprej se tradicionalno pogovorijo o tem, za kakšno delovno mesto se prijavljajo. Imenovati jo je treba popolnoma tako, kot je bila omenjena v oddelku, na primer: "aktivni vodja prodaje prodajnega oddelka."
2. Nato se morate na zanimiv, neklišejski način pogovoriti o tem, zakaj je ravno to prosto delovno mesto pritegnilo vašo pozornost. Najbolje je biti iskren in se izogibati kategoričnim formulacijam, na primer: "Že od otroštva sem sanjal ...", "Resnično ljubim ...", "Sem nenadomestljiv ...", "Moja edinstvena kvalifikacija to dopušča. ..« itd. To je morda res – tj. človek res lahko ima klic. Vendar je bolje, da se postavite na mesto bralca: nihče ne more povsem verjeti osebi v odsotnosti samo zato, ker je napisala dobro napisano pismo, v katerem je predstavila svoje talente.
3. Nato morate opisati svoje poklicne izkušnje. Poleg tega je pomembno upoštevati, da ne opisujete izkušenj na splošno, ampak natančno tiste, ki so lahko koristne v določenem položaju. Če nimate nobenih izkušenj, lahko o tem napišete takole:

"Sem diplomant ... zato je ta služba morda moja prva." To pomeni, da ne bi smeli pisati kategorično: "Nimam izkušenj, vendar se bom vsega naučil."

Na koncu glavnega dela, tik preden se poslovite, lahko še enkrat omenite, zakaj vas to prosto delovno mesto tako zanima. Seveda je to treba storiti z drugimi besedami - tako, da bo bralcu zanimivo.

Ločitev

Pisati morate vljudno in zmerno izvirno. Na voljo sta 2 možnosti:

1. Sledite standardni poti: »Lep pozdrav« in vaši kontaktni podatki.
2. Lahko namignete, da pričakujete odgovor, tj. ustvarite določeno podobo prihodnosti, vendar spet brez kategoričnosti, na primer:

"Vesel bom vašega odgovora na pismo in upam na plodno sodelovanje."

"Čakam na odgovor na pismo, vesel bom vaše ponudbe."

Po drugi strani pa ne smete izkazovati nobenih ekstremnih občutkov, na primer:

"Zelo se veselim vašega odgovora, vi ste moje zadnje upanje"

"Veselil se bom vašega odgovora, upam, da kmalu."

Pisanje spremnega pisma za vaš življenjepis: TOP 5 uporabnih nasvetov

In končno, 5 najbolj pomemben nasvet, kar lahko štejemo tudi med najpogostejše napake prosilcev. Sposobnost pisanja spremnega pisma za življenjepis je pomembna tako v fazi obravnave kandidata v odsotnosti kot med razgovorom. V bistvu je to priložnost, da naredite prvi vtis. Zato je bolje vnaprej vedeti, katerih napak ne bi smeli narediti pri sestavljanju tega dokumenta.

1. Kratkost je sestra talenta

Jedrnata, specifična predstavitev je ena od najpomembnejše zahteve. Kriterij ocenjevanja je zelo preprost: prebrati celotno besedilo ne sme trajati več kot minuto. Hkrati je treba brati premišljeno in ne zdrsniti med vrsticami.

2. Do bistva in do bistva

Slog predstavitve je izključno formalen in poslovna. Vsebina dokumenta je napolnjena izključno z dejstvi: katero prosto delovno mesto vas zanima, kje ste zanj izvedeli, kaj točno vas je zanimalo, kakšne so vaše izkušnje s podobnimi dejavnostmi.

3. Ustvarite vzdušje zaupanja

Namen pisma je "prodati" prvo srečanje. In brez vzpostavitve zaupljivega okolja bo to težko narediti. Takšno vzdušje lahko ustvarite z nekonvencionalnim besedilom. Zagotovo lahko izrazi "Zanima me vzajemno koristno sodelovanje", "Imam zadostno stopnjo usposobljenosti", kateri koli posel obravnavam z največjo resnostjo in odgovornostjo" lahko "prestrašijo". Razlog je njihova stereotipnost in kanček kategoričnosti. Iste klišeje je mogoče nadomestiti s frazami, ki vsebujejo objektivna, specifična dejstva:

“Če si ugajamo, pričakujem, da bom v vašem podjetju delal vsaj 2 leti.”

"Na podobnem položaju v podjetju "..." več kot 5 let."

4. Kreativnost: meje sprejemljivega

Šaljiv, ironičen način podajanja je v veliki večini primerov neprimeren. To se dojema negativno, saj med vama še ni bil vzpostavljen popoln stik.

Po drugi strani pa obstajajo številni poklici, v katerih sposobnost šale in primernega izražanja ni le norma, ampak tudi bistvena zahteva za veščine zaposlenega. Zato je na primer v primeru novinarjev, DJ-jev in glasbenikov lahko nestandarden način izražanja misli le dobrodošel. Vendar pa morate v vsakem primeru imeti dober občutek za sorazmerje.

5. Videz je pomemben

Preverite, kako dobro je vaše besedilo zaznano vizualno. Naj bodo vsi odstavki približno enaki, odstranite dolge stavke s kompleksnimi govornimi strukturami. Besedilo je treba dobro zaznati kot celotno sliko. Dobro bo, če bralec zlahka najde informacije, ki ga zanimajo, in ne "tava" z očesom po "listu" besedila.

Tako je pisanje vedno boljše kot ne pisanje, saj je popravljanje končane različice več preprosta naloga kot ustvarjanje iz nič.

Vsi kandidati ne vedo, kaj je spremno pismo za življenjepis. Toda nekatere organizacije (zlasti tiste, katerih struktura je zahodnjaška) jemljejo ta dokument zelo resno. Obstajajo primeri, ko delodajalec od dveh življenjepisov približno enakih prosilcev daje prednost tistemu, ki ne zanemari spremnega pisma.

Glavna naloga spremnega pisma– delodajalcu posredovati dodatne informacije, ki so iz nekega razloga neustrezne, pa tudi razlago nekaterih nejasnih točk.

Včasih vodje organizacij, ki pregledujejo številne življenjepise, najprej preberejo spremno opombo, saj menijo, da je to nekakšna "napoved" glavnemu dokumentu.

Kljub dejstvu, da so vse informacije, ki jih delodajalec potrebuje, že vsebovane v glavnem dokumentu, lahko spremno pismo podvoji te informacije. To vam omogoča vzpostavitev osebnega stika z osebo, ki vas najame.

Preden napišete spremno pismo za svoj življenjepis, je priporočljivo, da se spomnite vseh neprijetnih vidikov, ki lahko negativno vplivajo na delodajalčevo mnenje o vas.

Običajno tak " temne lise»Poskušajo to skriti, a v nekaterih primerih bodo te točke še vedno znane delodajalcu. Na primer, v spremnem pismu lahko omenite, da kljub diplomi z odliko že nekaj let niste delali po svoji specialnosti.

Spremno pismo je sestavljeno v poljubni obliki, vendar mora biti njegova struktura približno takšna:

• Obrnite se na vodjo ali vodjo kadrovske službe (odvisno od velikosti organizacije);
• Predstavitev (vaše ime in položaj, za katerega se prijavljate);
• Cilj zahteve;
• Za delodajalca dragocene informacije, ki bodo vsebovale opis razlogov, zakaj vas je izbral za določeno delovno mesto;
• hvaležnost;
• Kontaktni podatki.

Kako napisati spremno pismo za življenjepis

Preden razmislimo o najpreprostejšem vzorcu spremnega pisma, je treba podrobneje preučiti vsako točko njegove strukture. Sporočilo v spremnem pismu je lahko naslovljeno na odgovornega delavca kadrovske službe, kadrovika ali celo vodjo. Odvisno od podatkov, ki jih imate, in če poznate ime upravitelja, je bolje, da ga kontaktirate.

Po drugi strani pa zelo pogosto v velikih podjetjih z več tisoč zaposlenimi generalni direktor sploh ne pozna velike večine ljudi, ki delajo v organizaciji, in se sploh ne ukvarja z vprašanji zaposlovanja osebja. V tem primeru je bolje napisati pismo, naslovljeno na kadrovika.

Pogledu ni treba navesti vseh informacij, ki so v . Vsega ni treba podrobno opisovati, nekaj ključnih in pomembnih točk z vašega vidika pa je vredno pojasniti. Na primer - vaša izobrazba in, če je mogoče, dosežki, če vam je v preteklosti uspelo doseči uspeh in karierno rast na istem položaju, ki ga želite dobiti.

Na primer, spremno pismo za življenjepis računovodje lahko vsebuje podatke, da ste delali kot višji računovodja in hkrati odstopili zaradi po želji išče več obetavno delo(o odpovedi zaradi raznih prekrškov ali strokovne nesposobnosti v spremnem pismu očitno ni treba govoriti).

Nato morate navesti vir, iz katerega ste izvedeli za ponudbo delodajalca. Omenite, da ste dobro seznanjeni z vidiki dejavnosti organizacije in poznate zahteve, ki veljajo za kandidate. Navedite svoje dragocene lastnosti, ki bodo koristile organizaciji.

Naštejte vse svoje potencialne prednosti pred drugimi kandidati. V nekaterih primerih bo primerno na kratko opisati situacijo ali problem, ki je bil rešen po vaši zaslugi. V idealnem primeru ste v tem obdobju imeli vodilni položaj in problem je bil rešen zaradi vaše pobude.

Na koncu pisma naj bo zahvala, ker si je delodajalec vzel čas in prebral vaše pismo. Ko se nam zahvalite, ne pozabite vključiti vseh možnih kontaktnih podatkov. Vendar to ne pomeni, da morate navesti vse svoje e-poštne naslove, dodatne telefonske številke in različne hitre sporočile. Dovolj sta glavna telefonska številka in en elektronski naslov.

Te podatke ste že navedli v svojem življenjepisu. Toda, prvič, to je dodatna priložnost, da namignete, da čakate na klic ali pismo, in drugič, pravilno sestavljeno spremno pismo za prošnjo za zaposlitev mora biti napisano tako, da se bralec začne zanimati za vašo kandidaturo, ne da bi sploh branje samega življenjepisa . Obstaja majhna verjetnost, da vas bo nabornik na tej stopnji kontaktiral.

Spremno pismo za primer življenjepisa

Najenostavnejši primer spremnega pisma za življenjepis je kratko pismo z minimalno količino nepotrebnih informacij:

»Pozdravljeni, Aleksander Vladimirovič.

Zanimalo me je prosto delovno mesto direktorja, ki je bilo v imenu vašega podjetja objavljeno na oglasnem mestu. Ocenjujem, da sem vreden kandidat, saj sem na zadnjem delovnem mestu opravljal enake naloge, kot so opisane v vašem oglasu.

Seznanjen sem z vsemi postopki in značilnostmi dela, ki ga bom moral opravljati, podrobnejši podatki o mojih veščinah, izobrazbi in strokovnih kvalitetah pa so v življenjepisu, ki je priložen v ločeni datoteki.

Veselim se vaše odločitve in se vam zahvaljujem, da ste prebrali to pismo.

S spoštovanjem, Petrov A.M.

Telefon

E-naslov".

To spremno pismo je primer jedrnatega, ciljno usmerjenega poziva upravitelju. Ampak več podroben primer– spremno pismo za življenjepis računovodje:

Direktorju Orient LLC

Semenov D.A.

Pozdravljeni, Dmitry Alekseevich.

Poslal sem vam svoj življenjepis, ki je priložen temu pismu.

Moje ime je Olga Anatolyevna Sitseva in zanimalo me je prosto delovno mesto glavnega računovodje, o katerem sem izvedel iz časopisa 12. oktobra 2015. Ko sem se podrobno seznanil z zahtevami za kandidate, lahko z gotovostjo trdim: z zadanimi nalogami sem kos brez kakršnih koli predhodna priprava. Potreboval bom največ en teden, da se prilagodim novi ekipi, prevzamem primere in preučim posebnosti vašega računovodstva.

Na prejšnjem delovnem mestu v IP Chekunov sem imel podoben položaj. Za zamenjavo zaposlitve sem se odločil na lastno željo, saj je dejavnost podjetja na področju, kjer moj poklicni in osebni razvoj ni mogoč.

Kljub dejstvu, da je plača, navedena v vašem oglasu, veliko višja kot na prejšnjem delovnem mestu, to zame ni glavna motivacijska točka. Eden od razlogov, zakaj sem se odločil oddati svoj življenjepis, je možnost učinkovitejšega dela v podjetju Orient LLC, saj področje dejavnosti vašega podjetja dobro poznam (to je posledica moje druge izobrazbe).

Podrobnejše informacije o meni so v mojem življenjepisu.

Hvala za vašo pozornost, če je potrebno, me lahko kontaktirate preko spodnjih kontaktnih podatkov.

Telefon

E-pošta".

To pismo je napisano bolj podrobno, na splošno ni nepotrebnih informacij, lahko pa bi kandidat uporabil krajše izraze. Predolga spremna pisma odvrnejo delodajalce, ki menijo, da so samo podvojene informacije iz vašega življenjepisa.

Tukaj je boljši primer:

"UpravnikuKadrovska služba Natalija Ivanovna Mironova.

Zdravo.

Moje ime je Evgeniy Semenovich Roizman.

Namen mojega pisma je pojasniti, da pošiljam življenjepis za delovno mesto glavnega inženirja v vašem podjetju.

Imam bogate izkušnje z delom na enem mestu (več kot 20 let) kot inženir (kasneje - glavni inženir) v Baltski ladjedelnici.

Imam zahvalo in državna priznanja, vendar sem bil prisiljen odstopiti zaradi spremembe prebivališča.

Če vas moja kandidatura zanima - več podrobne informacije Izveste iz priloženega življenjepisa.

Adijo.

Roizman E.S.

Telefon"

Dejansko je takšno spremno pismo za prijavo na delo napisano zelo kompetentno. Z minimalno prostornino, ki jo vsebuje največji znesek potencialno zanimive informacije za upravitelja. Dober primer lahko štejemo kot sledi:

"Dober večer. Moje ime je Aleksander Valentinovič Pekov in namen tega pisma je, da vas opozorim na življenjepis, ki sem vam ga poslal danes. Zanima me delo sistemskega skrbnika v vašem podjetju - to prosto delovno mesto je bilo objavljeno v časopisu 14.12.2015.

imam višja izobrazba na področjuIT tehnologije, zadnjih pet let je delal kot sistemski skrbnik v podjetju Alpha.

Moje naloge vključene povezovanje in odstranjevanje strojne opreme, namestitev nove programske opreme, odpravljanje težav, nadzor in zaščita lokalno omrežje podjetja, vodenje evidenc in nekatere druge dodatne funkcije.

Razlog za razrešitev je bilo zaprtje podjetja Alpha.

Če vas moja kandidatura zanima, me lahko kontaktirate na spodnje podatke. Če bo potrebno, sem kadarkoli pripravljena priti na razgovor.

S spoštovanjem, Pekov A.V.

Telefon

E-pošta".

Nianse, značilnosti in pasti

Kot lahko vidite, so vsi zgornji primeri napisana spremna pisma različni ljudje v različnih stilih. In kljub pomanjkanju strogo regulirane oblike spremnih pisem je vredno razumeti, kaj so ti ljudje naredili narobe. Tukaj je seznam pravil, ki jih je treba upoštevati pri pripravi takega dokumenta.

• Spremno pismo ni avtobiografija, ampak kratke teze, ki služijo kot argumenti tebi v prid, ker pa nekateri preprosto ne znajo pisati kratko in jedrnato, potem sledi druga točka.
• Prosimo, da natančno preberete izpolnjeno spremno pismo. Dolgim ​​stavkom se je vedno mogoče izogniti. Samo vnaprej si postavite meje. Na primer, ne napišite več kot petsto besed. Vse, kar ne sodi v ta okvir, je treba skrajšati ali preoblikovati.
• Lektoriranje besedil Prav tako je potrebno, da se izognemo črkovalnim napakam, ki so zelo pogosto neumne in moteče. Presenetljivo je, da mnogi odrasli še vedno ne morejo obvladati pravil, kot je pisanje "-tsya"-"-tsya" na koncu glagolov, in delajo tudi druge podobne napake. Spremno pismo je dokument. Če ga preberete in naletite na napako že v prvem odstavku, lahko delodajalec tam neha brati, še posebej, če je za vaše prosto delovno mesto pomembno, da dobro obvladate govor in ruski jezik.
• Banalne lastnosti samega sebe- Ni potrebno. Delodajalec lahko ugotovi, da ste "odporni na stres, družabni, pripravljeni na nadure" in druge stvari iz glavnega življenjepisa v stolpcu " Dodatne informacije».
• Opazite, kako so vsi ti ljudje napisali zaimek "ti": dva z veliko in dva z malo začetnico. Med tema možnostma je razlika. »Vi« je v tem primeru primeren, saj je naslov naslovljen na določeno osebo, ki je višja v hierarhiji. Toda »ti« je nagovor abstraktnemu bralcu ali dvema ali več osebam hkrati.
• Nemogoče je natančno reči, kakšna velikost mora biti takšno pismo: včasih so vsi podatki v njem lahko res pomembni. Toda poskusite se držati zahodnega standarda, kjer je tak dokument običajno približno tretjina lista A4.

Ne pozabite, da je dobro napisano spremno pismo tudi pokazatelj, saj delodajalec ta dokument najprej vidi in si lahko iz njega že ustvari prvi vtis, šele nato ga začne sam preučevati.

Ta članek se bo osredotočil na pismo, ki spremlja življenjepis, z drugimi besedami, spremno pismo. Podrobno vam bom povedal, kaj je spremno pismo in kaj mora biti! Opozoril bom na pogoste napake mnogih prosilcev. Mimogrede, enkrat sem naredil iste napake. :-) Dokler nisem zašel v temo, zagotovo ni prišlo takoj. Verjetno me zato marsikatero podjetje sploh ni poklicalo nazaj, čeprav je bil življenjepis takoj lep in dober, smiseln, a vseeno.

Danes skoraj vsak, ko pošlje življenjepis, v pismu napiše kakšno neumnost. To ni prav. Kako izgleda? Na primer, želite delodajalcu poslati svoj življenjepis. V polje »za« napišite svoj e-poštni naslov, v polje »zadeva« napišite svoj življenjepis ali kaj podobnega, nato pripnite svoj življenjepis in v sporočilo napišite »Pozdravljeni«. Videti je nekako takole:

Zdravo,

S spoštovanjem, tyry-pyry-trawl-wali

Torej to ni pravilno. Ker takšno pismo ni spoštljivo do kadrovika. Vaš življenjepis gre skupaj z vašimi upi v smeti.

Mora biti

Pri pošiljanju življenjepisa mora telo pisma vsebovati spremno besedilo. Obstaja veliko možnosti za pisanje takšnega besedila (mogoče bom kasneje napisal nekaj možnosti, ko ne bom len ali na zahtevo). Spremno pismo lahko tako rekoč napišete tako v uradnem kot v prijaznem pogovornem slogu.)) Kljub temu! Glavna stvar je, da ne pretiravate in upoštevate določena pravila.

Pravila spremnega pisma (pomembne točke):

Navedite ime prostega delovnega mesta, na katerega se prijavljate. Zakaj se to počne? Vse je zelo preprosto. Ko kadrovik prejme vaš življenjepis. Ni mu treba razmišljati, na čajnih lističih ugibati, na katero prosto delovno mesto je prišel vaš življenjepis ali na katero prosto delovno mesto bi se želeli prijaviti.

Pošljite življenjepis z resnega naslova. Pokazati morate, da ste odrasla, ustrezna oseba, iskalci zaposlitve. Neumno je pošiljati z naslova kot je " [e-pošta zaščitena]», « [e-pošta zaščitena]" Strinjam se, da je to zelo neumno. Ustvarite nabiralnik za iskanje zaposlitve, na primer »[email protected]« ali še bolje Gmail.com ali ukr.net (dobre, ugledne poštne storitve). Idealna različica nabiralnika, kot sem napisal zgoraj, vendar je najverjetneje zaseden, kar pomeni nekaj takega:

• [e-pošta zaščitena]
• [e-pošta zaščitena]
• [e-pošta zaščitena]

V najslabšem primeru bo ta možnost delovala:

• [e-pošta zaščitena]

Ko stopite v stik z delodajalcem, v pismu obvezno navedite ime vodje. Tako bo svetlejše, kot da spoštljivo ravnate z osebo, ki ji pošiljate svoj življenjepis.)) Ko sem iskal službo, sem opazil, da na skoraj vseh prostih delovnih mestih vodja navede svoje ime. (Res se spomnim imena Olga). Ahhhh ... ja ... Še en trik, če kontaktna oseba ni navedena v prostem delovnem mestu, morate poklicati podjetje in vprašati, kako je ime skrivnostnemu kadroviku. Tega ne bo naredil nihče, vem iz izkušenj, vendar sem vam predlagal to možnost, deluje!

Pokazati morate, da vas podjetje zanima. Preberite na njihovi spletni strani, kaj počnejo, preberite o podjetju, kakšno podjetje je in kaj počne oziroma proizvaja. Morda vam ni treba iti tja, samo izgubljali boste čas. Pokažite zanimanje za delodajalca. Če ste brezposelni, pomeni, da imate veliko časa.

Prav tako ne pišite neumnosti, kot je- "no, prosim, vzemi me", "vzemi me", neumni "zdravo". No, tako pismo se mora lepo končati. Ponavadi vedno končam z "Hvala za vašo pozornost!", "Hvala za vaš čas." No, na koncu bom pustil telefonsko številko ali e-poštni naslov za stik v sili.

Če povzamem (primer):

Vsa moja spremna pisma so sestavljena iz odstavkov. Prvi odstavek je vedno kratek, običajno dva ali trije stavki, torej napišite, kakšno pozicijo želite, napišite, kako ste zanjo izvedeli itd. Delodajalca morate zanimati, da prebere vaš življenjepis.

Spoštovani gospod (polno ime ali ime)!

Kot izkušen specialist na (določenem področju), ki trenutno zaključuje (tako in tako izobraževalna ustanova), prosim za informacije o morebitnih prostih delovnih mestih v vašem podjetju. Delo me zanima (napišite tudi tukaj). V priloženem življenjepisu piše, da imam bogate delovne izkušnje in vedno vesel novih priložnosti za dokazovanje.

Sledi nekaj odstavkov. V njih natančneje opišete svoje kvalifikacije za prosto delovno mesto, na katerega se skušate prijaviti. Če ne veste, kaj napisati, izberite informacije iz svojega življenjepisa in jih podrobno opišite. Na splošno delodajalca zanimate.

Zame pomembno praktične izkušnje v kombinaciji s pridobljenim akademskim znanjem. Ponosen sem na dejstvo, da si sam plačam izobraževanje, delam s krajšim delovnim časom po svoji specialnosti. Pridobljene strokovne izkušnje so mi pomagale pri boljšem študiju mojega področja specializacije itd.

"Kje piše, da moramo napisati spremno pismo za poslane dokumente?" Na to vprašanje boste morali iskreno odgovoriti: "Nikjer." Sestava spremnega pisma je nenapisano pravilo pisarniškega dela in poslovni običaj, ne pa zahteva iz zavezujočih dokumentov. Če pa ga pogledate, postane jasno: spremnega pisma ne potrebuje predvsem prejemnik, ampak pošiljatelj.

PREDNOSTI IN PRIMERNOST SPREMNEGA PISMA

Kako je lahko spremno pismo koristno za pošiljatelja? Spremno pismo:

Ima atribut »Datum priprave dokumenta«, kar pomeni, da lahko po potrebi služi kot dokaz, da so bili dokumenti poslani pravočasno;

Vsebuje celoten seznam poslani dokumenti (podrobnost »Opomba o prisotnosti vloge«), tako da v primeru izgube pomembnega dokumenta nihče ne more reči, da ni bil poslan;

Za razliko od dokumentov, poslanih z njim, je predmet registracije pri naslovniku, in ker se datum izvršitve šteje od datuma registracije, se lahko pošiljatelj sklicuje na ta datum, če želi prejeti odgovor.

Spremno pismo za dokumente, tako kot vsa druga dohodna korespondenca, je treba registrirati pri tajniku organizacije prejemnice. Če pa iz izkušenj veste, da se s tem lahko pojavijo težave, je bolje, da se izognete neprijetnemu pogovoru in preprosto pošljete celoten paket dokumentov po pošti in prejmete obvestilo o dostavi pisma. Pošiljatelju z obvestilom v roki ni več treba skrbeti, ali je bilo pismo priporočeno, in to prepustiti vesti prejemnika.

IZPOLNIMO PODROBNOSTI SPREMNEGA PISMA

Pravila za registracijo podrobnosti najdete v naslednjih dokumentih:

GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za pripravo dokumentov";

Organizacijska in upravna dokumentacija. Zahteve glede dokumentacije. Smernice za izvajanje GOST R 6.30-2003 (v nadaljnjem besedilu - Smernice za izvajanje GOST).

■ Obrazec pisma. Pripravljen obrazec pisma, oblikovan v skladu z GOST 6.30-2003, že vsebuje potrebne podrobnosti.

Obvezne podrobnosti obrazca vključujejo:

OKPO, OGRN, INN/KPP;

Ime podjetja;

Osnovne informacije o organizaciji.

Emblem ali blagovna znamka (storitvena znamka) organizacije je neobvezna lastnina.

Spremno pismo je možno pripraviti na pisemski glavi (glej primer 1), pisemski glavi strukturna enota(glej primer 2) ali na pisemski glavi uradnika (glej primer 3).

■ Besedilo. Besedilo spremnega pisma je pogosto formalne narave in le obvešča o smeri dokumentov. Najpomembnejši del informacij je v opisih aplikacij. Vendar se lahko besedila spremnega pisma razlikujejo glede na stopnjo zapletenosti.

Osnovno. Najenostavnejše besedilo dodatnega pisma bi lahko izgledalo takole:

Kot lahko vidite, to besedilo vsebuje samo sporočilo, da so bili določeni dokumenti poslani prejemniku.

Z utemeljitvijo.Če je pošiljanje paketa dokumentov, priloženih pismu, predpisano z regulativnim pravnim aktom ali sporazumom med organizacijami, se besedilo spremnega pisma začne z besedami "V skladu z ..." ali drugim besedilom, ki vsebuje sklicevanje na na standard:

Z navodili. Besedilo spremnega pisma naslednje stopnje zahtevnosti vsebuje tudi navedbo, kaj naj prejemnik stori z dokumenti, ki so mu poslani:

Tako lahko besedilo spremnega pisma razdelimo na dva dela:

Obvestilo o pošiljanju dokumentov (obvezno);

Navodila za ravnanje s poslanimi dokumenti (neobvezno).

■ Označevanje prisotnosti aplikacije. Posebnost spremnega pisma je, da njegovo pomensko središče sploh ni besedilo, temveč seznam priloženih dokumentov. V zvezi s tem se spomnimo splošnega pravila za oblikovanje te podrobnosti: v spremnih pismih je opomba o prisotnosti priloge postavljena pod besedilo pisma od roba levega roba (Priloga št. 11 k člen 3.3.2 metodoloških priporočil Rosarhiva) (glej primere 1–3).

Posebno pozornost bomo posvetili pravilno oblikovanje to je potrebno v posebnih primerih.

Prvi primer je preprost.Če je priloženi dokument že imenovan v besedilu pisma, je v "Opombi o prisotnosti priloge" dovolj, da navedete samo število listov in izvodov tega dokumenta, na primer:

Drugi primer je kompleksen.Če je prijavnih dokumentov več, potem vsak od njih prejme svojega serijska številka sledi število listov in izvodov. Dokumenti so navedeni v naključnem vrstnem redu ali od glavnega dokumenta do sekundarnih. V besedilu pisma priloženi dokumenti niso imenovani, na primer:

Tretji primer je tiskanje. Pri pošiljanju kataloga, knjige blagovnih znamk, metodološki priročnik, izdelan v tiskarni, to je kateri koli vezan dokument, število njegovih listov ni navedeno:

Ohišje štiri je elektronsko. Niti metodološka priporočila Rosarhiva, niti GOST 6.30-2003 niti Metodološka priporočila za izvajanje GOST ne vsebujejo pravil za pritrditev zunanjih informacijskih medijev na pisma. Hkrati je praksa, da si organizacije med seboj pošiljajo bliskovne kartice ali CD-je, zelo razširjena. Morate si izmisliti lastna pravila oblikovanja, ki jih vodi elementarna logika. Tako ni smiselno navajati števila listov in izvodov elektronskega dokumenta. Njegovo ime, oblika (tako da prejemnik vnaprej ve, ali se bo datoteka odprla v njegovem računalniku) in morda obseg bo dovolj. Ne pozabite navesti vrste medija, na primer:

Primer pet je kombiniran. Obstajajo zapletena pisma, ki so informativna in spremna. Če je eno pismo poslano na več naslovov in vsi prejemniki prejmejo informacije, nekateri pa tudi priloge, potem so podrobnosti oblikovane na naslednji način:

Šesti primer je opisen.Če je prilog toliko, da bi naštevanje zavzelo več kot eno stran, jih je priporočljivo popisati in izdati kot edino prilogo k pismu. To se naredi tako, da zaposleni, ki je odgovoren za izvedbo naloge za pismo, prejme njihov popis skupaj z vsemi prilogami, saj spremno pismo in njegove priloge v organizaciji skoraj vedno potekajo po različnih poteh. Popis se bo imenoval »Popis prilog k dopisu z dne... št...«.

Besedilo in oznaka o prisotnosti aplikacije bo v tem primeru videti takole:

■ Druge podrobnosti

Preostale podrobnosti spremnega pisma so sestavljene na splošen način, ki ga predpisuje GOST 6.30-2003 in Metodološka priporočila Rosarhiva.

Zahtevani podatki vključujejo:

datum dokumenta;

Registracijska številka dokumenta;

Destinacija;

Naslov besedila;

Podpis;

Opomba o izvajalcu.

Neobvezne podrobnosti v tem primeru so:

Vizumi za odobritev dokumentov, ki običajno ostanejo na kopiji dokumenta pri izvršitelju.

SLEDENJE POTI SPREMNEGA PISMA

Spremna pisma potujejo skozi organizacijo po popolnoma enakih poteh kot vsi ostali. poslovna pisma različnih vrst.

2. Skupaj z vizumi in paketom vlog (to je obvezno!) gre osnutek pisma v podpis generalnemu direktorju ali druga pooblaščena uradna oseba.

3. Podpisani projekt se spremeni v polnopravni dokument s pravno veljavo in gre skozi postopek registracije v pisarni ali pri tajnici vodje podpisnika.

4. Organizirana je dostava spremnega pisma in vseh priloženih dokumentov naslovniku.

5. V pisarni organizacije prejemnice prejeto spremno pismo in njegove priloge opravijo prvi pregled. Namen tega postopka je zagotoviti, da vse dostavljene aplikacije ustrezajo tistim, navedenim v atributu »Oznaka razpoložljivosti aplikacije«.

6. Če je vse v redu, je pismo priporočeno (kaj storiti, če ni vse v redu, je opisano spodaj).

7. Priporočeno dohodno pismo se praviloma predloži v obravnavo prvi osebi organizacije ali drugemu pooblaščenemu vodji - skupaj s prilogami. Toda organizacija ima lahko glede tega svoja pravila. Na primer, če je pismo standardno in se točno ve, kdo uradniki bo pod njim imenovan za izvršitelja, se lahko tajnica dogovori z direktorjem in vloge prenese na izvršitelja takoj, brez čakanja na sklep. V izjemno redkih primerih, če standardno pismo vsebuje "nestandardne" informacije, se priloge nemudoma dostavijo upravitelju v pregled.

8. S prilogami ali brez se spremno pismo predloži v obravnavo vodstvu organizacije prejemnice.

9. Vodja z rednim sklepom imenuje izvršitelja in vrne dokument tajniku.

10. Tajnik prenese nalogo na izvajalca v skladu s pravili, sprejetimi v organizaciji. Na tej točki se najpogosteje spremno pismo in njegove priloge ločijo: izvajalca zanimajo slednji, ne pismo, in najverjetneje ve, kaj s prilogami narediti. Če pismo vsebuje kakršna koli posebna navodila za delo s priloženimi dokumenti, potem izvršitelj od tajnika prejme kopijo in ne originalnega pisma. Izvirnik ostane pri tajnici (v pisarni) in se vloži v spis.

11. Medtem gre aplikacija svojo pot, ki je odvisna od vrste dokumenta in je lahko poljubno dolga.

Če je šlo kaj narobe.Če se pri prvem pregledu v pisarni, tudi ob dostavi, izkaže, da v priloženem paketu manjka eden ali več dokumentov, navedenih v spremnem dopisu, se o tem sestavi zapisnik (glej Primer 4), dopis pa se vrnjeno pošiljatelju.

OHRANJAMO SPREMNA PISMA

Spremna pisma se hranijo ločeno od aplikacij, s katerimi so poslana organizaciji. V sistemu za upravljanje elektronskih dokumentov se pri registraciji teh vlog postavi povezava do registracijske kartice dohodnega pisma, vendar to ni potrebno: spremno pismo zaključi svojo funkcijo točno v trenutku, ko izvajalec prevzame dokumente. pritrjen nanj, da začnete delati z njimi.

Kar zadeva obdobja shranjevanja spremnih pisem, sodijo v člene Seznama standardnih upravnih arhivskih dokumentov, ki nastanejo pri dejavnostih državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, z navedbo rokov shranjevanja (odobreno z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25. avgusta 2010 št. 558; v nadaljnjem besedilu Seznam 2010):

Korespondenca z državnimi organi Ruske federacije, državnimi organi sestavnih subjektov

Ruska federacija, organi lokalne uprave na glavnih (osrednjih) področjih dejavnosti - 5 l. EPK (32. člen Seznama 2010);

Korespondenca z organizacijo na višji ravni o glavnih (osrednjih) področjih delovanja - 5 listov. EPK (33. člen Seznama 2010);

Korespondenca s podrejenimi (podrejenimi) organizacijami na glavnih (osrednjih) področjih delovanja - 5 l. EPK (34. člen Seznama 2010);

Korespondenca z drugimi organizacijami na glavnih (osrednjih) področjih delovanja - 5 listov. EPK (35. člen Seznama 2010).

Kot lahko vidimo, se spremna pisma hranijo 5 let, nato pa je treba preveriti njihovo vrednost in rok hrambe bodisi podaljšati bodisi uničiti. Tudi uničenje se izvaja po splošnem postopku.

POVZETEK

1. Glavni namen spremnega pisma je potrditi, da so bili priloženi dokumenti poslani in dostavljeni naslovniku.

2. Spremno pismo se sestavi po enakih pravilih kot druga poslovna pisma; Posebno pozornost je treba nameniti oblikovanju rekvizita »Oznaka razpoložljivosti dodatka«.

3. Če je s spremnim pismom dostavljen nepopoln paket dokumentov, se o tem sestavi posebno poročilo.

4. Dokumentarni pretok spremnih pisem poteka po splošna pravila delo z vhodnimi dokumenti, ki jih sprejme organizacija.

5. Spremno pismo in dokumenti, dostavljeni z njim, se hranijo ločeno drug od drugega za obdobje, ki je zanje določeno.