Pagsusulat ng isang pormal na liham pangnegosyo. Ano ang circular letter? Pamamaraan para sa pagsusumite ng impormasyon at datos

Ang negosyante ay kailangang magsagawa ng aktibong sulat kapwa sa mga opisyal (halimbawa, mga kinatawan ng mga katawan ng estado) at sa mga "semi-opisyal" - mga kasosyo, kontratista, mga espesyalista na kasangkot sa isang freelance na batayan, at iba pa. Ang kasanayan sa nakasulat na komunikasyon ay mabilis na binuo, ngunit sa una maaari kang gumawa ng maraming mga pagkakamali at hindi gumawa ng pinaka-kaaya-ayang impression sa iyong mga addressee. Sa artikulong ito ay pag-uusapan natin ang tungkol sa mga tampok ng pagsulat gaya ng dati mga liham pangnegosyo(sa papel) at mga elektronikong mensahe.

Letterhead at layout

Tiyaking gamitin ang letterhead ng iyong kumpanya. Ito ay palaging gumagawa ng isang impresyon at pinatataas ang katapatan ng "mga kausap". Ang uri ng mga form, ang mga pamantayan para sa pagpuno sa mga ito at ang mga elemento ng disenyo ay dapat na maayos sa pagkakasunud-sunod para sa organisasyon (o mga tagubilin para sa trabaho sa opisina). Ang mga pangunahing kinakailangan para sa mga form ng liham ng negosyo ay matatagpuan sa GOST 2003 "Mga kinakailangan para sa gawaing papel."

Ito ay kanais-nais na "pisilin" ang pangunahing impormasyon tungkol sa kumpanya sa form:

pangalan (at pinaikling pangalan);
aktwal at postal address;
address Email;
Makipag-ugnayan sa mga numero ng telepono;
Address ng website.

Ito ay hindi isang listahan ng mandatoryong data, ngunit isang indikatibong listahan lamang. Maaari kang magdagdag o mag-alis ayon sa gusto mo.

Ang mga pangkalahatang kinakailangan para sa pagsulat ng isang liham ay ang mga sumusunod:

minimum indent - 10 mm sa kanan at 20 mm sa kaliwa, itaas at ibaba;
kung ang liham ay nakasulat sa dalawa o higit pang mga sheet, ang bawat isa sa kanila ay dapat na bilangin sa gitna mula sa itaas;
ang bawat aplikasyon ay hiwalay na binibilang;
ang papalabas na numero ng liham ay ipinahiwatig sa kaliwang sulok sa itaas (huwag kalimutang ayusin ito sa log ng pagpaparehistro ng dokumento);
sa kanang itaas na sulok ang pangalan ng organisasyon, ang posisyon ng addressee at ang kanyang apelyido na may mga inisyal ay ipinahiwatig;
sa ibabang kaliwang sulok - ang iyong posisyon, apelyido na may mga inisyal at lagda;
siguraduhing ilagay ang petsa ng pagsulat ng liham sa ibaba.

Gayunpaman, pinapayagan ng GOST 2003 ang paggamit ng mga form hindi lamang sa isang anggular, kundi pati na rin sa isang longitudinal na pag-aayos ng mga detalye (kapag ipinahiwatig ang mga ito sa gitna). Ang angular na layout ay mukhang mas pamilyar at mas madaling basahin, kaya mas mahusay na piliin ang pagpipiliang ito.

Pangkalahatang tuntunin sa pagsulat

Ang klasikong istraktura ng teksto ng isang liham ng negosyo ay may kasamang tatlong elemento:

panimulang bahagi (isang maikling indikasyon ng mga dahilan kung bakit isinulat ang liham, ang layunin nito);
nilalaman (paglalarawan ng sitwasyon, panukala ng mga solusyon, pagtatanghal ng mga konklusyon at rekomendasyon);
bahagi ng pagbubuod (isang maikling buod na may malinaw na indikasyon ng kung ano ang iyong inaasahan mula sa addressee).

Dapat mong laging maunawaan ang layunin ng pagsulat ng isang liham. Nais mo bang mag-alok ng kooperasyon? Magsumite ng reklamo? Mag-imbita sa isang pagtatanghal o iba pang kaganapan? Sumulat lamang tungkol dito at huwag magambala ng mahahabang argumento at pagpapalagay na hindi nauugnay sa kaso.

Ang bawat liham ng negosyo ay dapat magkaroon ng isang tiyak na layunin. Kung hawakan mo ang ilang mga isyu sa loob nito, dapat na malapit na nauugnay ang mga ito. Kung kailangan mong makipag-ugnay sa parehong organisasyon sa maraming iba't ibang mga paksa, mas mahusay na magsulat ng isang hiwalay na liham para sa bawat isa sa kanila.

Wika ng pagsulat

Ang istilo ng pagsusulatan sa negosyo ay "magaan" na opisyal na negosyo. Posible at kinakailangan na i-standardize ang mga parirala, gumamit ng ilang clichés at clichés, ngunit hindi inirerekomenda na dalhin ang lahat ng ito sa tuyo na burukrasya. Ang "Live" na wika ay palaging madaling nakikita at paborable. Siyempre, ang nakasulat na pananalita sa negosyo ay dapat sumunod sa mga pamantayan ng etiketa (na tatalakayin sa ibaba), ngunit ang kakanyahan ng isyu ay dapat na nakasaad nang malinaw at maigsi.

Ilang praktikal na tip:

gumamit ng mga simpleng salita: ang mga terminong "matalinong" ay hindi nakikita at kadalasang nagiging sanhi ng pangangati sa isang tao na napipilitang basahin at intindihin ang mga ito;
gumamit ng mga pandiwa nang mas madalas at ang mga pang-uri ay mas madalas;
huwag ipagkalat ang iyong mga saloobin sa kahabaan ng puno - mga detalye lamang at sa loob lamang ng balangkas ng isang naibigay na paksa, nang walang maraming mga detalye at hindi gaanong mahahalagang detalye;
iwasan ang mahabang pahayag, kung maaari, huwag gumamit ng mga participle at participles;
isulat ang partikular na: iba't ibang "tungkol dito", "sila/siya" ay hindi katanggap-tanggap;
maiwasan ang mga lohikal na hindi pagkakapare-pareho at biglaang paglipat mula sa isang semantic block patungo sa isa pa;
suriin ang lahat ng nakasulat sa pamamagitan ng tainga: mga pagkakamali sa pagsasalita matatagpuan sa halos lahat ng hindi na-edit na teksto.

Ang isa sa mga pangunahing panuntunan para sa pagsulat ng mga liham ng negosyo ay nagsasabi: ang mensahe ay dapat na literate at stylistically verified.

Mga tampok ng pagtugon sa addressee

Bilang isang tuntunin, ang addressee ay tinutugunan ng isang beses, sa simula ng liham. Magagawa ito sa tatlong paraan.

Kung nakikipag-usap ka sa isang tao sa unang pagkakataon (o kung ang isang purong opisyal na relasyon ay naitatag sa pagitan mo at ng addressee), dapat kang gumamit ng isang address na nagpapahiwatig ng isang tiyak na distansya. Halimbawa: "Mahal na Ginoong Ivanov!".
Kung nakikipag-usap ka sa isang tao na matagal mo nang itinatag ng isang mapagkakatiwalaang relasyon sa negosyo, mas mahusay na tawagan siya sa kanyang unang pangalan at patronymic. Halimbawa: "mahal na Ekaterina Leonidovna!".
Kapag nakikipag-usap nang sama-sama, gamitin ang karaniwang pariralang "Mga Mahal na ginoo!".

Sa huling bahagi, kailangan mong gamitin ang tinatawag na pangwakas na parirala. Mayroong higit pang mga pagpipilian dito:

"Magalang," "Taos-puso sa iyo";
"MULA SA Best wishes»;
"Na may pag-asa ng patuloy na pakikipagtulungan";
"Lagi kaming masaya na paglingkuran ka";
atbp.

Sa isang salita, ang pagpili ng huling parirala ay isang bagay ng panlasa.

etika sa pagsulat ng negosyo

Kahit na ang nakatagong pang-aalipusta sa isang liham-pangkalakal ay hindi napapansin. Siyempre, sa kasong ito, hindi ka na makakaasa sa isang positibo o hindi bababa sa kahit na saloobin sa iyong sarili. Ang konklusyon ay malinaw: huwag magpadala sa mga emosyon at panatilihin ang iyong sarili sa loob kahit na ang addressee ay talagang nagagalit sa iyo. Laging bigyang pansin ang tono ng mensahe.

Ang partikular na atensyon ay dapat bayaran sa liham na naglalaman ng pagtanggi. Lubhang hindi matalino na simulan ang gayong mensahe sa isang kategoryang "hindi" sa isang anyo o iba pa - lilikha ito ng pakiramdam sa taong pinadalhan lang siya. Subukan munang magbigay ng nakakumbinsi (hindi gawa-gawa) na mga paliwanag. Ang pagkakaroon ng maikling binalangkas ang mga dahilan para sa pagtanggi, ang isa ay dapat na maayos na magpatuloy sa pagsasabi nito. Sa kasong ito, maaaring gamitin ang mga sumusunod na expression:

"Sa kasamaang-palad, hindi kami nakakakita ng pagkakataong ibigay ang iyong kahilingan";
"Hindi mapagbibigyan ang iyong kahilingan ang mga sumusunod na dahilan…»;
"Paumanhin, ngunit kailangan naming tanggihan ang iyong alok."

Sa isip, kahit na bago bigyang-katwiran ang pagtanggi - sa pinakadulo simula ng liham - dapat mong maikling ulitin ang kahilingan ng addressee. Mauunawaan niya na maingat mong binasa ang kanyang kahilingan o panukala, at tiyak na pahahalagahan ito. Marahil sa hinaharap ay magtutulungan ka muli - bakit agad na i-broadcast ang negatibo at takutin ang tao sa labis na kalupitan?

Huwag kailanman pumunta sa kabilang sukdulan. Ang pambobola at maraming katiyakan ng isang taos-pusong disposisyon ay halatang palatandaan ng kawalang-katapatan. Ang kawalan ng katapatan ay laging nagdudulot ng pagtanggi.

Pagbubuo ng mga email

Ang mga mensahe sa papel ay nagiging laos na. Siyempre, ang mga sulat na "papel" ay hindi kailanman ganap na mawawala, ngunit sa loob ng ilang taon ang mga titik na nakasulat sa mga klasikong anyo ay magiging isang pambihira. Ang mga negosasyon ay patuloy na isinasagawa sa elektronikong paraan. Ang modernong negosyante ngayon ay nagpapadala ng mas maraming liham sa pamamagitan ng email kaysa sa pamamagitan ng regular na koreo.

Ang mga liham pangnegosyo na ipinadala sa pamamagitan ng e-mail ay isinusulat gamit ang pareho pangkalahatang tuntunin. Mga kinakailangan para sa wika, istilo at tono, pagsunod sa etiketa - lahat ng mga kinakailangang elementong ito ay hindi nagbabago. Gayunpaman, ang mga elektronikong mensahe ay may sariling mga partikular na tampok.

Siguraduhin na ang iyong pag-login ay mukhang solid o hindi bababa sa sapat. [email protected]- Mabuti, [email protected]- mahina.
Napakahalaga na laging punan ang field na "Paksa". Depende sa linyang ito kung bubuksan ng isang tao ang papasok na mensahe. Kung sumusulat ka sa isang taong hindi mo kilala, dapat mong subukan at makabuo ng isang kawili-wiling headline. Ngunit huwag lumampas ito - mga paksa sa diwa ng "Urgent!!! Natatanging alok, bukas na ngayon!" sanhi lamang ng pagnanais na mabilis na mag-click sa icon ng basket sa itaas. Ang pamagat ay dapat na binubuo ng 3-5 salita at sumasalamin sa nilalaman ng mensahe.
Kung hindi ka pamilyar sa addressee, maikling ilarawan kung sino ka, kung paano mo natutunan ang tungkol sa kanya. Kung wala itong kinakailangang pagpapakilala, ang mensahe ay maaaring mapagkamalang spam at agad na matanggal.
Huwag paganahin ang pag-quote sa mga setting - hayaan ang nakaraang sulat na ipakita sa ibaba, sa ilalim ng hiwa.
Ang pagbabasa mula sa screen ay isang kahina-hinala na kasiyahan. Ang isang papel na liham ay maaaring kunin, at sa kadahilanang ito lamang ito ay mas seryoso sa isang walang malay na antas kaysa sa isang elektronikong. Isaalang-alang ito.
Kung mas maikli ang mensaheng email, mas mabilis itong sasagutin.
Gumamit lamang ng mga karaniwang font.
Huwag labis na gumamit ng pagpili ng teksto - sa karamihan mahahalagang puntos Maaaring ilapat ang "bold", ngunit gamitin iba't ibang Kulay hindi katanggap-tanggap.
Walang sumbrero". Hindi kailanman. Kahit sa subtitles. Ang parehong naaangkop sa mga duplicate na punctuation mark.
Paghiwalayin ang teksto sa mga talata na may puwang sa pagitan ng mga ito (mag-iwan lamang ng blangkong linya).
Maaari kang mag-attach ng mga larawan o text file sa isang email. Mga karagdagang materyales at paglilinaw, komento, detalyado detalyadong paglalarawan- lahat ng ito ay dapat nasa mga nakalakip na file, ngunit hindi sa katawan ng liham.
Sa pakikipag-ugnayan sa negosyo sa mga taong nakatagpo ka ng mapagkakatiwalaang relasyon (pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga pinagkakatiwalaang kasosyo, maaasahang katapat), maaari kang gumamit ng mga emoticon paminsan-minsan. Ito ay "muling bubuhayin" ng komunikasyon - ang mga smiley sa screen (kahit sa isang mensahe ng negosyo) ay lubos na nakikitang positibo. Siyempre, hindi sila maaaring gamitin sa mga "papel" na mga titik.
Tiyaking pumirma. Sa mga email, karaniwan itong binubuo ng 3-6 na linya at kasama ang pangalan at apelyido ng nagpadala, posisyon, pangalan ng kumpanya, address ng website, at numero ng telepono ng contact.

Halimbawa ng lagda:

Taos-puso,

Ivan Ivanov

[email protected]

http://site.com.

Narito ang isang halimbawang liham ng negosyo para sa iyo.

Summing up

Bagaman ito ay medyo simple, ang mga halimbawa ng mahusay na pagkakasulat ng mga liham pangnegosyo ay hindi gaanong marami. Regular na nalilito ang mga negosyante sa disenyo, gumamit ng hindi masyadong tamang mga address at nakalimutan ang tungkol sa mahahalagang nuances.

Inilista namin ang mga pangunahing tampok na likas sa magagandang mensahe ng negosyo:

objectivity;
kaiklian (ito ay kanais-nais na ang liham ay tumatagal ng hindi hihigit sa isang pahina);
neutral na tono ng pagtatanghal;
kakulangan ng pangangatwiran, pagsasalaysay, labis na detalye;
kakulangan ng emosyonal na pagsusuri;
isang malinaw na lohikal na relasyon sa pagitan ng mga bahagi ng teksto at mga indibidwal na parirala.

Ito ay isang uri ng checklist na maaari mong suriin sa una. Pagkatapos ng daan-daang nakasulat at ipinadalang mga mensahe ng negosyo, mawawala ang pangangailangan para dito. Huwag balewalain ang mga patakaran sa itaas at tandaan: ang "pumped" na kasanayan ng mga sulat sa negosyo ay makabuluhang pinatataas ang iyong reputasyon at, nang naaayon, ang imahe ng kumpanya.

Ang liham sa direktor ay dapat na maikli at nagbibigay-kaalaman. Hindi ka dapat magsulat ng maraming pahinang muling pagsasalaysay. Ang isang sample na mensahe ay maaaring ma-download nang libre mula sa link.

Liham sa direktor maaaring may iba't ibang nilalaman ang mga institusyon. Ang mga apela sa negosyo ng mga katapat, mga lokal na mensahe ng mga empleyado ng organisasyon sa mga direktor, na may nakasulat na form, ay mas epektibo kaysa sa mga pag-uusap sa telepono at mga oral na pag-uusap. Ang pinagmumulan ng impormasyon sa papel ay naka-imbak sa mga mesa ng mga direktor, mga archive ng kumpanya at balang araw ay magiging in demand. Ang template ng paghahabol ay maaaring ma-download nang walang bayad sa pamamagitan ng direktang link.

Ang liham sa direktor ay dapat na maikli, malinaw at makabuluhan. Hindi ka dapat magsulat ng malalaking teksto at muling pagsasalaysay ng maraming pahina. Ang pagbubukod ay mga claim. Walang interesado sa mga ordinaryong alok at regular na booklet. Ang apela sa direktor ay dapat bigyan ng natatangi, bigyang-diin ang pangunahing kakanyahan sa ilang mga linya. Pagkatapos isulat ang nilalaman, maghanda para sa karagdagang pag-unlad mga pangyayari. Ang taong interesado sa teksto ay magtatanong ng maraming katanungan. Ang maalalahanin na mga sagot, na inihanda nang maaga, ay magiging isang magandang karagdagan sa pagtatanghal at bigyang-diin ang kakayahan ng may-akda sa tanong.

Mga mandatoryong talata ng liham sa direktor

Sa kanang itaas na bahagi, ang pangalan ng addressee ay nakasulat na may detalye ng posisyon at buong pangalan ng ulo;
Sa ibaba ay naitala ang kanilang sariling mga detalye at mga numero ng telepono sa pakikipag-ugnayan;
Sa gitna ng sheet, gamit ang magalang na mga parirala, ang isang apela ay ginawa sa pamamagitan ng pangalan at patronymic ng direktor;
Ang panimulang bahagi ay binubuo ng isa o dalawang linya;
Pagkatapos ng pagpapakilala, kailangan mong agad na lumipat sa salaysay;
Ang bawat salita ng nilalaman ay dapat pag-isipang mabuti at suriin nang maraming beses;
Sa ibaba ay ang petsa ng pagsulat, lagda at transcript;

Naglalaro ang istilo ng paghahatid ng nilalaman mahalagang papel sa isipan ng mambabasa. Ang wastong pagpuno ng isang liham sa direktor ay mas malamang na makamit ang ninanais na resulta. Ang pagsunod sa mga parameter ng margin, pamagat, lagda, petsa at iba pang bahagi ng dokumento ay mapapansin at pahahalagahan. Laging sinusuri ng addressee ang saloobin ng may-akda sa kanyang sariling presentasyon. Ang unang titik ay isang mahalagang bahagi ng istraktura ng karagdagang komunikasyon. Mayroong isang buong agham ng tamang presentasyon ng impormasyon. Sa pamamagitan ng pag-compile ng papel sa iyong sarili, kailangan mong malaman ang mga pangunahing pangunahing kaalaman at ang tagumpay ay hindi maghihintay sa iyo.

Ang liham pangnegosyo ay isang dokumento na mahalagang bahagi ng komunikasyon sa negosyo. Kadalasan, ito ay ipinapadala sa pamamagitan ng koreo at nagsisilbing isang espesyal na paraan ng pagpapalitan ng impormasyon.

Pangunahing konsepto

Ang mga sulat sa negosyo ay kailangan upang malutas ang iba't ibang mga isyu sa ekonomiya o produksyon. Sa tulong nito, nakikipag-ugnayan ang mga negosyo at organisasyon sa panlabas na kapaligiran: mga kasosyo, customer o ahensya ng gobyerno. Karaniwan, isang liham pangnegosyo ang ginagamit para dito.

Ito ay kung paano karaniwang tinatawag ang isang nakasulat na dokumento, na maaaring:

tugon sa mga naunang natanggap na mensahe o kahilingan;
kasamang papel na ipinadala sa addressee kasama ng iba pang mga dokumento o materyales;
liham ng inisyatiba, sa kaso kapag ang isa pang paraan ng komunikasyon ay imposible.

Ang bawat isa sa mga pagpipiliang ito ay may sariling mga katangian. Gayunpaman, may mga pangkalahatang tuntunin alinsunod sa kung saan ang anumang opisyal na liham ay karaniwang iginuhit. Ito ay naiintindihan, dahil ito ay may mga sulat sa negosyo, halimbawa, na ang pagtatapos ng karamihan sa mga transaksyon ay madalas na nagsisimula. At ang isang maayos na naisakatuparan na dokumento ay maaaring lumikha ng isang kanais-nais na impression para sa addressee tungkol sa isang potensyal na kasosyo sa hinaharap.

Mga uri ng liham pangkalakal

Depende sa impormasyong naglalaman ng opisyal na liham, maaari itong:

Sinasamahan. Sa kaso kapag naglalaman ito ng mensahe na mayroong package ng application para dito.
Mapagpanggap. Ibig sabihin, ito ay nagpapahayag ng kawalang-kasiyahan sa isang partikular na sitwasyon (claim).
Nagtuturo. Ang teksto ay nagbibigay ng tiyak na patnubay.
Garantiya. Kinukumpirma ng nagpadala ang katuparan ng mga obligasyong itinakda sa dokumento sa hinaharap.
Pang-impormasyon. Ang liham ay naglalaman ng impormasyon na maaaring maging interesado sa addressee.
Advertising. Ang impormasyon ay ibinibigay upang makaakit ng kooperasyon.
Sulat ng abiso. Impormasyon tungkol sa pagdaraos ng mga pampublikong kaganapan.
Liham ng kumpirmasyon. pagtanggap ng ilang mga dokumento o materyales.
Liham ng kahilingan. Ang teksto ay naglalaman ng isang apela upang hikayatin ang addressee na kumilos.
Liham-mensahe. Sa loob nito, ang nagpadala ay nagbibigay ng tiyak na impormasyon ng kapwa interes sa mga partido.

Ang layunin ng mga dokumentong ito ay mapanatili ang mga ugnayan sa pagitan ng mga organisasyon o mga istrukturang yunit nito.

Pag-draft ng isang claim letter

Sa usapin ng kooperasyon, minsan lumilitaw ang mga sitwasyon kapag ang isa sa mga partido, sa isang kadahilanan o iba pa, ay hindi tumupad sa mga obligasyon nito. Sa kasong ito, nagpapadala muna ng sulat ang partner sa kanyang counterparty. Sa loob nito, siya, bilang panuntunan, ay nagtatakda ng kanyang mga panukala para sa pag-aalis ng paglabag sa kanyang mga legal na karapatan. Ito ang opisyal na liham. Ang isang sample ng naturang dokumento ay maaaring i-compile nang arbitraryo. Sa paggawa nito, dapat isaalang-alang ang mga sumusunod na puntos:

dapat na pormal at mala-negosyo na may setting ng pakikipagsosyo.
Ang kakanyahan ng paghahabol ay dapat na ipahayag nang napakalinaw.
Kapag naglalahad ng impormasyon, kailangan mong kumbinsihin ang pagpapatakbo gamit ang mga tiyak na katotohanan.

Ang liham ng paghahabol ay dapat maglaman ng:

mga detalye ng nagpadala (pangalan, return address at mga numero ng telepono);
buong impormasyon tungkol sa addressee;
isang paglalarawan ng mga pangyayari kung saan naganap ang sitwasyon ng salungatan;
isang pagtukoy sa mga legal na pamantayan na nilabag ng katapat para sa bahagi nito;
tiyak na mga kinakailangan upang maalis ang paglabag na may indikasyon ng mga deadline para sa kanilang pagpapatupad;
mga kahihinatnan na maaaring mangyari kung ang kalabang partido ay umiwas sa kanilang pagpapatupad.

Ang partikular na atensyon ay dapat bayaran sa kung paano binubuo ang opisyal na liham. Ang sample ay dapat na idinisenyo upang hindi ito maramdaman ng nanghihimasok bilang isang banta. Dapat tandaan na ito ay paalala lamang na may pangangailangang sumunod sa batas.

Mga panuntunan sa disenyo

Ang partikular na atensyon ay dapat bayaran sa disenyo ng mga opisyal na liham. Totoo, ang batas ay hindi nagbibigay para dito ng anumang mahigpit na mga tuntunin at regulasyon.

Sa kabila nito, kapag nag-iipon ng mga naturang dokumento, dapat isaalang-alang ang mga sumusunod na mandatoryong punto:

1. Anumang liham pangnegosyo ay dapat na nakasulat sa isang letterhead. Ito ay binuo nang maaga ng mga espesyalista sa pamamahala ng opisina at naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng pinuno ng negosyo.

2. Ang dokumento ay dapat maglaman ng ilang partikular na detalye:

2.1. Impormasyon tungkol sa tatanggap at nagpadala.

2.2. Papalabas na numero at petsa ng liham na ito. Ito ay kinakailangan para sa pagpaparehistro.

2.4. Pamagat.

2.5. Impormasyon tungkol sa pagkakaroon ng anumang mga aplikasyon, na nagpapahiwatig ng kanilang mga pangalan at numero.

2.6. Impormasyon tungkol sa taong pumirma sa dokumentong ito (posisyon at buong pangalan).

3. Ang liham ay dapat tumugon lamang sa isang isyu. Ang pagkakaroon ng ilang mga paksa ay magpapahirap sa pagpili ng isang artista.

4. Ang impormasyon ay dapat ipahayag nang maikli hangga't maaari, ngunit malinaw. Ito ay kanais-nais na ang teksto ay dapat tumagal ng hindi hihigit sa dalawang pahina.

5. Ipahiwatig nang tama ang mga detalye ng tatanggap. Sa kaso ng isang organisasyon, dapat sundin ang sumusunod na pagkakasunud-sunod:

5.1. Pangalan ng kumpanya (sa nominative case).

5.2. Structural unit (kung kinakailangan).

5.3. Ang posisyon ng addressee (sa dative case).

5.4. Ang kanyang inisyal.

5.5. Ang postal address ng kumpanya.

6. Kung mayroong ilang mga tatanggap, pagkatapos ay ang pangunahing isa ay ipinahiwatig muna, at pagkatapos ay ang lahat ng iba pa.

Kung isasaalang-alang mo ang lahat ng mga puntong ito, kung gayon ang disenyo ng mga opisyal na liham, sa prinsipyo, ay hindi magiging mahirap.

pagkakasunud-sunod ng pagtatanghal

Upang ang dokumento ay mailabas nang tama, kinakailangang isaalang-alang ang isang tiyak na pagkakasunud-sunod ng pagtatanghal ng impormasyon sa loob nito. Halimbawa, maaari mong isaalang-alang ang opsyon kung paano magsulat ng liham-tugon sa serbisyo. Una kailangan mong tandaan na, ayon sa mga alituntunin ng etiketa, dapat kang tumugon sa impormasyon sa loob ng isang araw mula sa sandaling ito ay natanggap. Pagdating sa email, kung gayon pinakamainam na oras hindi lalampas sa dalawang oras. Sa kaso kung hindi posible na sumunod sa naturang panuntunan, mas mahusay na magpadala ng kaukulang mensahe sa kapareha.

Ang liham mismo, sa katunayan, ay binubuo ng dalawang bahagi:

Panimula. Itinatakda ng nagpadala ang paksa, dahilan, at mga dahilan sa pagsulat nito. Dito maaari kang sumangguni sa mga regulasyon na, ayon sa batas, ay nagsisilbing batayan para sa pagbibigay ng sagot. Bilang karagdagan, ito ay nagkakahalaga ng pagbibigay pansin sa ilang mga punto tungkol sa sitwasyong isinasaalang-alang. Sila ay makakatulong upang matuklasan ang kakanyahan ng isyu.
Pangunahing. Ang bahaging ito ay naglalayon sa paglilinaw at panghihikayat. Ang teksto ay dapat na malinaw, maigsi at maigsi, at ang mga katotohanang ipinakita ay dapat na mapatunayan at layunin. Kung kinakailangan, maaari silang kumpirmahin gamit ang mga tunay na numero.

Ang tekstong ito ay karaniwang sinusundan ng isang listahan ng mga kalakip. Nagtatapos ang dokumento sa pirma ng nagpadala. Bilang karagdagan, kailangan mong malaman kung paano magsulat ng isang liham ng negosyo upang hindi masaktan ang addressee. Una, ipinapayong simulan ang pagtugon sa kanya ng pariralang "Mahal". Pangalawa, maaari mong gamitin sa teksto mga pariralang pang-abay gaya ng "maingat na pinag-aralan ang iyong mga panukala" o "maingat na sinusuri ang iyong mga komento." Ang ganitong pagsunod sa etiketa ay makikinabang lamang sa magkabilang panig.

Pamamaraan

Ang pagsasama-sama ng mga opisyal na liham ay pananagutan ng mga klerk, sekretarya o iba pang empleyado na nakatalaga sa mga tungkuling ito. Pagpasok sa trabaho, dapat silang sumunod sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod sa kanilang mga aksyon. Ang proseso ng pag-compile ng naturang dokumento ay karaniwang dumadaan sa mga sumusunod na hakbang:

Maingat na pag-aaral ng mga pangyayari sa isyung ito. Ito ay kinakailangan upang ganap na makabisado ang sitwasyon upang masuri nang tama ang mga posibleng paraan upang malutas ito.
Paggawa ng sulat. Narito ito ay kinakailangan upang isaalang-alang ang lahat ng mga kinakailangan sa itaas.
Koordinasyon ng inihandang teksto. Minsan kailangan itong i-edit na isinasaalang-alang ang mga komento ng manager. Maaari siyang gumawa ng ilang mga paglilinaw o paglilinaw sa paksa.
pag-apruba ng kanyang manager.
Pagtatapos at pagpirma ng dokumento.
Pagpaparehistro ng liham.
Pagpapadala ng mail sa tatanggap.

Pagkatapos lamang maipasa ang lahat ng mga yugtong ito, ang liham, na nakarating sa addressee, ay magagawang matupad ang misyon na itinalaga dito.

Mandatoryong regulasyon

Upang mag-isyu ng isang liham ng serbisyo, dapat mong isaalang-alang na ang unang pahina nito ay dapat na naka-print sa isang espesyal na form. Para sa natitira, maaari mong gamitin ang ordinaryong A4 blank sheet. Dito kailangan mong tandaan na ang patlang ng teksto mismo ay may sariling mga hangganan: ang itaas at ibaba ay 2 sentimetro, ang kaliwa ay 3.5 sentimetro, ang kanan ay 1 sentimetro. Hindi mo dapat sirain ang mga karaniwang sukat upang magkasya ang impormasyon sa isang sheet. Mas mahusay na sundin ang lahat ng mga patakaran at magdagdag lamang ng karagdagang pahina.

Dapat mo ring i-type ang teksto ayon sa lahat ng mga panuntunan:

1. Gamitin ang karaniwang Times New Roman font para sa pag-print. Mas mainam na huwag gumamit ng iba pang mga pagpipilian.

2. Ang mga laki ng font ay kinokontrol din:

para sa pangunahing teksto - 14;
pag-aayos ng pahina at marka ng pagpapatupad - 12.

3. Ang paglalagay ng mga detalye ay isinasagawa din alinsunod sa mga patakaran:

line spacing - 1;
ang pagkakahanay ng teksto ay isinasagawa "sa lapad";
ang mga paglilipat ay awtomatikong inilalagay;
ang distansya mula sa numero ng pagpaparehistro hanggang sa pamagat ay 2 line spacing, at mula dito hanggang sa pangunahing teksto - 3.

Ang pagsunod sa mga panuntunang ito ay mahalaga para sa tamang disenyo kaugnay na mga liham.

Lokasyon ng props

Upang makabuo nang tama ng isang karaniwang liham ng negosyo, kailangan mong malinaw na malaman kung saan dapat matatagpuan ang mga detalye at bahagi nito. Ang mga sagot sa mga tanong na ito ay nakapaloob sa GOST R 6.30-2003. Detalyadong binabalangkas nito ang anyo ng isang liham pangnegosyo. Sa katunayan, ito ay isang sample kung saan ang kabuuan ng lahat ng mga detalye ng dokumento ay matatagpuan sa isang tiyak na paraan. Ito ay kinakailangan upang:

Pag-isahin ang proseso ng pagbibigay ng opisyal (negosyo) na mga liham.
Makapaghanda nang maaga sa mga karaniwang form, habang binabawasan ang pangangailangang gawin nang manu-mano ang ilan sa mga gawain.
Padaliin at bawasan ang oras ng visual na paghahanap para sa impormasyon.
Palawakin ang mga posibilidad ng pagproseso ng mga titik sa tulong ng computer at iba pang kagamitan.

Kaya, para sa isang regular na liham ng negosyo, 30 karaniwang mga detalye ang ginagamit, na matatagpuan sa labing isang mandatoryong zone:

mga emblema at emblema;
may-akda;
paunang datos;
pamagat;
assertions;
addressee;
mga resolusyon;
teksto;
mga lagda at aplikasyon;
mga pag-apruba at pagtitiyak;
mga marka.

Ang paglalagay ng impormasyon sa ilang partikular na sektor ay nagbibigay-daan sa mga espesyalista na mas mahusay na mag-navigate sa dokumento, at pinapadali ng mga ordinaryong user ang proseso ng pag-compile nito.

Pangunahing pangangailangan

Ang ilang mga tagapamahala ay nagkakamali na naniniwala na ang pagsusulatan sa negosyo ay maaaring isagawa nang arbitraryo, nang hindi sinusunod ang anumang mga patakaran at regulasyon. Ngunit dapat malaman ng mga espesyalista na responsable para dito ang mga pangunahing kinakailangan para sa mga opisyal na liham:

Ang pagkakaroon ng isang espesyal (kumpanya) letterhead.
Wastong paggamit at paglalagay ng mga props.
Ang teksto ay dapat na nababasa at maayos na na-edit. Upang sabihin ang kakanyahan ng isyu, mas mahusay na bigyan ng kagustuhan ang mga simpleng karaniwang pangungusap. Kinakailangang ipaliwanag nang maikli upang ang bawat salita ay nagdadala ng maximum na impormasyon.
Depende sa uri, ang dokumento ay dapat na naka-format nang naaayon. Ang liham ay maaari ding maglaman ng ilang aspeto. Sa kasong ito, kapag nagtatanghal ito ay kinakailangan upang subukang pagsamahin ang mga ito.
Gamitin nang tama ang mga pamantayang itinatag para sa pag-type.
Subukang huwag maging kategorya sa nilalaman ng liham. Maaaring ituring ng tatanggap ang mga pariralang ito bilang mga banta. Kapag bumubuo ng mga pangungusap, mas mainam na gumamit ng mga pambungad na salita tulad ng "tila", "tulad ng alam", "maaaring" at "gaya ng nararapat".

Ang pagtupad sa mga kinakailangang ito sa pagsasanay ay nakakatulong upang maayos na pamahalaan ang daloy ng trabaho sa negosyo.

Sa anumang organisasyon, ang mga liham ang bumubuo sa karamihan ng mga papasok at papalabas na dokumentasyon. Mayroong maraming mga uri ng mga dokumentong ito, at para sa bawat isa sa kanila mayroong isang bilang ng mga patakaran para sa pagpaparehistro. Dahil ang mga titik ay ang pinaka malawak na view dokumentasyon ng pamamahala, napakahalagang malaman kung paano isulat ang mga ito nang tama.

Mula sa artikulong ito matututunan mo ang:

Ang wastong pag-format ng mga titik ay ang tagumpay ng buong kumpanya

Ang mga liham ng negosyo (o opisyal) ay ang mga nagsisilbing komunikasyon sa kumpanya panlabas na istruktura. Bukod dito, kahit na matapos ang ilang oral na kasunduan ay naabot sa pagitan ng pinuno ng organisasyon at isang kasosyo sa negosyo o kliyente, ang mga tuntunin ng kagandahang-asal ay nagbibigay para sa kumpirmasyon ng kasunduang ito. Ito naman, ay maituturing nang garantiya.

Mga uri ng liham pangkalakal

1. Informational - ay nilikha upang maihatid ang ilang impormasyon.

Sa pamamagitan ng function

1. Inisyatiba - ay nahahati sa mga nangangailangan ng tugon at sa mga hindi nangangailangan ng tugon. Mga halimbawa: kahilingan, reklamo, paunawa, paalala, .

2. Mga titik-sagot.

Batay sa addressee

1. Ordinaryo - bilang panuntunan, ipinadala sa isang tatanggap lamang.

2. Circular - yaong ipinapadala ng isang nagpadala sa ilang tatanggap.

Ayon sa anyo ng pag-alis

Istraktura ng isang liham pangnegosyo

Ang teksto ng isang mahusay na pagkakasulat ng liham pangnegosyo ay binubuo ng apela, panimula at pangunahing bahagi at konklusyon.

apela.

Ito ang pinakamahalagang bahagi para sa mga layunin ng komunikasyon. Kaya, salamat sa tamang napiling anyo ng address, hindi mo lamang maakit ang atensyon ng addressee, ngunit itakda din ang pangkalahatang tono para sa karagdagang komunikasyon. Kung ang liham ay hindi naka-address sa isang partikular na tao, ang apela ay maaaring tanggalin, sa ibang mga kaso ay kaugalian na gumamit ng mga karaniwang formula ng wika - halimbawa, "Mahal na Sergey Ivanovich!", "Mr. Chairman ng Pamahalaan!". Ang apela ay nakasulat sa gitna ng linya.

Panimulang bahagi.

Sa simula ng liham, kinakailangang ipahiwatig ang mga dahilan at batayan para sa paghahanda nito, madalas na kinakailangan upang kumpirmahin ang impormasyon na may mga link sa mga dokumento at katotohanan ng third-party. Kung kinakailangan na magpahiwatig ng mga sanggunian, dapat itong gawin sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: pamagat ng gawa, may-akda, petsa, numero ng pagpaparehistro, pamagat.

Pangunahing bahagi.

Sa pangunahing bahagi ipahiwatig ang pangunahing layunin ng liham. Ang bahaging ito ay naglalarawan ng mga kinakailangang kaganapan nang detalyado, nagbibigay ng katibayan o sinusuri ang sitwasyon.

Konklusyon.

Sa konklusyon, kaugalian na gumawa ng mga konklusyon sa anyo ng mga kahilingan, mungkahi, pagtanggi o opinyon. Ito ay pinaniniwalaan na ang isang liham ng negosyo ay maaaring maglaman lamang ng isang huling bahagi. Bilang isang patakaran, nagtatapos sila sa mga karaniwang expression - halimbawa, "Umaasa ako para sa karagdagang pakikipagtulungan", "Best wishes". Ang courtesy formula ay inilalagay bago ang kinakailangang "pirma", at pinaghihiwalay mula sa posisyon sa pamamagitan ng isang kuwit.

Kapag gumagawa ng may-akda mahalagang isaalang-alang ang mga aspeto tulad ng:

ang antas ng kakilala at ang likas na katangian ng relasyon sa addressee;
ang pampublikong posisyon ng addressee at ang kaugnayan nito sa posisyon ng may-akda;
ang sitwasyon kung saan nagaganap ang komunikasyon - ang pormalidad o impormal nito;
etiquette at norms na pinagtibay sa isang partikular na kumpanya.

Halimbawa ng format ng liham:

Pagpaparehistro ng mga titik ayon sa GOST

Ang mga opisyal na liham ay dapat ibigay sa mga espesyal na form na A4 o A5, depende sa laki ng teksto. Pinapayagan na huwag gumamit ng mga form lamang sa kaso kung saan ang mga may-akda ay ilang kumpanya sa parehong oras.

Ang mga kinakailangan para sa mga form ng sulat, pati na rin ang komposisyon ng mga detalye at mga patakaran para sa pagpaparehistro ay nakapaloob sa GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.

Sa pangkalahatan, ang mga kumpanya ay may karapatang independiyenteng bumuo ng mga form ng liham, dahil ang tinukoy na GOST ay likas na pagpapayo, gayunpaman, ang pagpapatupad ng mga probisyon nito ay nagpapahiwatig ng isang mataas na kultura ng pagtatrabaho sa mga dokumento sa organisasyon. Para sa ilang organisasyon, ang GOST R 6.30-2003 ay ipinag-uutos: halimbawa, ang mga pederal na ehekutibong awtoridad ay dapat palaging suriin ang pamantayang ito.

01 - Emblem ng Estado ng Russian Federation;

02 - Eskudo ng armas ng paksa ng Russian Federation;

03 - Sagisag ng organisasyon o trademark (marka ng serbisyo);

04 - Code ng organisasyon;

05 - Ang pangunahing numero ng pagpaparehistro ng estado (OGRN) ng isang legal na entity;

06 - Taxpayer identification number/registration reason code (TIN/KPP);

07 - Form code;

08 - Pangalan ng Kumpanya;

09 - Reference data tungkol sa organisasyon;

10 - Pangalan ng uri ng dokumento;

11 - Ang petsa;

12 - Numero ng pagpaparehistro;

14 - Lugar ng compilation o publikasyon;

15 - Addressee;

16 - Selyo ng pag-apruba;

17 - Resolusyon;

18 - Pamagat sa teksto;

19 - Marka ng kontrol;

20 - Teksto ng dokumento;

21 - Isang marka sa pagkakaroon ng aplikasyon;

22 - Lagda;

23 - Graph ng pag-apruba;

24 - Pag-apruba ng visa;

25 - Print impression;

26 - Isang marka sa sertipikasyon ng kopya;

27 - Markahan ang tungkol sa tagapalabas;

28 - Isang tala sa pagpapatupad ng dokumento at direksyon nito sa kaso;

29 - Isang tala sa pagtanggap ng dokumento sa organisasyon;

30 - Identifier ng elektronikong kopya.

Pagpaparehistro ng isang liham ayon sa GOST, halimbawa:

Pag-format ng isang liham na may kalakip, halimbawa:

Mga panuntunan sa pagsusulatan sa negosyo

Kasama sa mga sulat sa negosyo ang paggamit ng isang opisyal na istilo ng komunikasyon sa negosyo. Ang kakaiba nito ay nakasalalay sa katotohanan na ang mga kalahok ay karaniwang mga legal na entity na dapat manatili maganda mahigpit na tuntunin komunikasyon na tinatanggap sa organisasyon (o ilang organisasyon).

Mayroong ilang mga kinakailangan para sa species na ito komunikasyon.

Standardisasyon ng presentasyon. Sa ngayon, maraming termino, espesyal na parirala at formula na partikular sa pakikipagsulatan sa negosyo. Ang kanilang paggamit ay maaaring makabuluhang bawasan ang oras ng paghahanda, at ang mga handa na disenyo ay nakakatulong na hindi mag-aksaya ng oras sa paghahanap ng mga terminong angkop para sa isang partikular na sitwasyon. Lubos na pinapadali ng standardization ang perception ng anumang mga text at ino-optimize ang buong proseso ng workflow.

Neutral na tono. Ang pagpigil at higpit sa disenyo ng mga titik ay ang pamantayan ng opisyal na komunikasyon. Halos nagmumungkahi ang neutral na tono kumpletong kawalan nagpapahayag o emosyonal na mga salita. Ang impormasyon ay may purong opisyal na kalikasan, para sa kadahilanang ito ay kinakailangan upang ibukod mula sa teksto, halimbawa, mga salita na may maliliit na suffix o interjections. Maaaring naroroon ang mga emosyonal na overtone, ngunit sulit na itago ito sa likod ng neutral na tono ng pagtatanghal.

Katumpakan at hindi malabo ng mga formulation. Ang tatanggap ay dapat na malinaw na maunawaan at bigyang-kahulugan ang kahulugan ng materyal na tinutugunan sa kanya. Ang katumpakan ng teksto, bilang panuntunan, ay direktang nakasalalay sa wastong itinayo na istraktura ng komposisyon, ang kawalan mga lohikal na pagkakamali. Ang isang liham ng negosyo ay dapat na pinag-isipang mabuti.

Conciseness. Salamat sa kinakailangang ito, magagawa ng may-akda na makabuluhang bawasan ang dami ng buong dokumento. Ang pagiging maikli ng pagtatanghal ay, una sa lahat, ang pagbubukod ng kalabisan sa pagsasalita, ang matipid na paggamit ng mga kasangkapan sa wika, ang kawalan ng mga hindi kinakailangang pag-uulit at karagdagang impormasyon.

Paglalapat ng mga pormula ng wika. Ang mga template, na malawakang ginagamit sa mga sulat sa negosyo, ay isang mahalagang bahagi nito. Kaya, upang mag-udyok ng pagkilos, madalas na ginagamit ang mga pormula: "Hinihiling namin sa iyo na isaalang-alang ang isyu ...", "Bilang pagkumpirma ng aming kasunduan ...". Kadalasan, ang mga pormula ng wika ay legal na makabuluhang elemento ng teksto, kung wala ito ay hindi magkakaroon ng kinakailangang kapangyarihan. Halimbawa: "Ginagarantiya namin ang isang refund sa halagang ...", "Ang kontrol sa pagpapatupad ng gawain ay itinalaga sa ...".

Paggamit ng mga termino, lexical at graphic na pagdadaglat. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga termino sa pagsusulatan, makakamit ng may-akda ang isang hindi malabo na pag-unawa sa teksto, na labis mahalagang katangian komunikasyon sa negosyo. Ang terminolohiya na maaari at dapat gamitin sa larangan ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala ay kinokontrol ng GOST R 51141-98 "Trabaho sa opisina at pag-archive. Mga Tuntunin at Kahulugan"

Pangingibabaw ng mga simpleng karaniwang pangungusap. Ang pormal na komunikasyon, bilang panuntunan, ay batay sa paggamit ng mga simpleng karaniwang isang bahagi o dalawang bahagi na mga pangungusap, na lubos na nagpapadali sa proseso ng pagdama ng teksto.

Paalala ng liham ng negosyo

Papel	Dapat na naka-print sa puting papel o iba pang matingkad na kulay. Format ng sheet - A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm).
mga patlang	Ang sheet ay dapat na may mga field na hindi bababa sa: 20 mm - kaliwa; 10 mm - kanan; 20 mm - tuktok; 20 mm - mas mababa.
Ang petsa	Ang petsa ng liham ay ang petsa ng pagpirma nito. Ito ay iginuhit sa Arabic numeral, kasunod ng pagkakasunod-sunod: araw, buwan, taon. Halimbawa, "10.02.2017". Pinapayagan din ang isang verbal-numeric na paraan ng pag-format ng petsa. Halimbawa, "Pebrero 10, 2017"
papalabas na numero	Ang papalabas na numero ay binubuo ng serial number, na maaaring ma-index. Ang numero ng dokumento, na pinagsama-sama ng dalawa o higit pang mga departamento, ay binubuo ng mga numero ng pagpaparehistro ng liham ng bawat isa sa mga departamentong ito, na pinaghihiwalay ng isang slash.

Patutunguhan	Ang addressee ay maaaring parehong kumpanya at nito mga yunit ng istruktura o mga indibidwal na empleyado. Mahalagang tandaan na sa huling kaso, ang mga inisyal ay palaging ipinahiwatig bago ang apelyido. Ang pangalan ng kumpanya ng addressee ay palaging nakasaad sa nominative case. Ayon sa mga patakaran, hindi ito dapat ibigay sa higit sa apat na tatanggap. Gayundin, ang katangiang ito ay maaaring magsama ng isang postal address, at unang ipinahiwatig ang pangalan ng organisasyon, at pagkatapos ay ang postal address.
Teksto ng liham	Ang teksto mismo ay maaaring ma-format bilang isang talahanayan, teksto, o isang kumbinasyon ng ilang mga istraktura. Kapag nagdidisenyo ng mga talahanayan, mahalagang tawagan ang mga hanay at linya na may mga pangngalan sa nominative case. Kung magpapatuloy ang talahanayan sa susunod na pahina, ang mga column at linya ay binibilang din dito. Ang teksto ay dapat na binubuo ng dalawang bahagi: mga dahilan/mga layunin/mga batayan para sa pagsulat ng liham at mga konklusyon/mungkahi/rekomendasyon. Gayundin, ang teksto ay maaaring maglaman lamang ng isang huling bahagi - halimbawa, isang kahilingan nang walang paliwanag. Kung ang liham ay tumutukoy sa mga gawa ng ibang mga organisasyon, ipahiwatig ang kanilang mga detalye: pangalan ng dokumento, pangalan ng organisasyon, petsa, numero ng pagpaparehistro at titulo.
Aplikasyon	Ang isang liham ng negosyo na may kalakip ay naka-format tulad ng sumusunod: Application: para sa 2 litro. sa 2 kopya. Kung ang aplikasyon ay hindi ipinahiwatig sa teksto, ang pangalan nito, bilang ng mga sheet at mga kopya ay dapat ipahiwatig. Halimbawa: Attachment: Kontrata ng pagbebenta para sa 3 litro. sa 2 kopya. Kung ang isang dokumento na may kalakip ay nakalakip, ang marka ay ginawa tulad ng sumusunod: Attachment: FSS letter na may petsang 12.10.2017 N 03-2/923 at ang apendise nito, 7 sheet sa kabuuan.
Lagda	Ang pirma ay nagpapahiwatig ng isang indikasyon ng posisyon ng empleyado na pumirma sa sulat at ang transcript ng lagda na ito. Kung maraming empleyado ang pumirma, pagkatapos ay ang mga lagda ay isinaayos sa pagkakasunud-sunod na naaayon sa posisyong hawak. Kung ang mga post ay pantay, ang mga lagda ay dapat na nasa parehong antas.
selyo	Ang selyo ay nagpapatunay sa pagiging tunay ng mga lagda mga opisyal sa mga dokumentong nauugnay sa mga mapagkukunang pinansyal o sa iba pang mga dokumento na nangangailangan ng pagpapatunay ng isang tunay na lagda.
Tagapagpatupad	Kung kinakailangan, ipahiwatig ang mga inisyal at apelyido ng tagapalabas at ang kanyang numero ng telepono. Karaniwan ang marka ay inilalagay sa harap o likod ng huling sheet sa ibabang kaliwang sulok.

Ngayon, ang mga liham ng negosyo ay pinagsama-sama sa anumang kumpanya sa ganap na magkakaibang mga isyu na may kaugnayan sa mga aktibidad ng parehong mga indibidwal at buong departamento. Ang paksa ng mga liham ay maaaring isang kahilingan, abiso, kasunduan, paghahabol, pagbawi, pagbabago, atbp. Kasabay nito, ang mga tuntunin ng mabuting asal ay nagmumungkahi na ang anumang dokumento ay iguguhit alinsunod sa lahat ng mga kinakailangan sa itaas. Salamat dito, ang liham (sa anumang anyo na ipinadala) ay magiging mabisang kasangkapan sa gawain ng bawat empleyado at sa pamamahala ng kumpanya sa kabuuan.

Subukin ang sarili

1. Anong liham ang tinatawag na pabilog?

Isang liham na ipinadala ng isang addressee sa ilang addressee
Liham na ipinadala ng isang addressee sa isang addressee
Isang liham na hindi naipadala sa maraming kadahilanan

2. Paano maayos na na-format ang isang attachment sa isang liham-pangkalakal?

Application: para sa 2 litro. sa 2 kopya.
Appendix sa 2 kopya sa 2 sheet
Dalawang application sheet sa duplicate

3. Ilang yugto ang mayroon sa paghahanda at pagbubuo ng liham-pangkalakal?

4. Ano ang ibig sabihin ng pangangailangan ng neutral na tono sa pakikipagsulatan sa negosyo?

Paggamit ng mga termino, lexical at graphic na pagdadaglat
Ang halos kumpletong kawalan ng nagpapahayag o emosyonal na kulay na mga salita sa liham
Malawak na paggamit ng mga template

5. Anong mga bahagi ang binubuo ng liham pangangalakal?

Address, panimula at pangunahing bahagi, konklusyon
pangunahing katawan, konklusyon
Apela, konklusyon