Servisno obvestilo za opremo. Poročila, beležke in potrdila: kakšna je razlika


Beležka je notranji dokument organizacije, zahvaljujoč kateremu lahko vodstvo kar se da hitro in učinkovito rešuje delovne situacije. Njegov glavni cilj je opozoriti vodstveno ekipo na informacije o problemu ali konfliktni situaciji, ki se je pojavila v proizvodnji ali znotraj ekipe.

Ta dokument lahko odraža tudi predloge zaposlenih glede povečanja delovne učinkovitosti, povečanja produktivnosti in drugih delovnih vprašanj.

Zvezna zakonodaja, ki velja v Rusiji, zato uradnega zaznamka ne opredeljuje kot obveznega dokumenta enotnega obrazca ni. Toda kljub temu ga mnogi poslovni subjekti zapišejo v lokalne predpise, na primer v računovodske politike.

Komercialne organizacije in samostojni podjetniki samostojno razvije obliko dokumenta ob upoštevanju osnovnih priporočil strokovnjakov.

Priloženi so servisni zapiski referenčne in informativne narave. Uporabljajo se pri vodenju poslovne korespondence znotraj organizacije kot dodaten dokument.

Namen beležk je izpostaviti vprašanja, povezana s proizvodnimi dejavnostmi oddelka, delavnice ali oddelka ali z določenim zaposlenim.

Tak dokument nima enotne oblike, zato je sestavljen poljubno. Kljub odsotnosti strogih zahtev zvezne zakonodaje glede registracije mora zapisnik vsebovati vse zahtevane podrobnosti in informacije:

  1. V zgornjem desnem kotu morate napisati ime in položaj upravitelja, na katerega je naslovljena pritožba.
  2. V sredini, nekoliko nižje, je napisano ime dokumenta: "URADNA OPOMBA"
  3. Je pritrjen Registrska številka in datum sestave.
  4. Naslov mora odražati informacije, povezane s temo opombe (v predložnem primeru).
  5. Besedilo mora vsebovati informacije, ki odražajo namen priprave dokumenta: najprej je opisana situacija, nato pa je navedena zahteva, pripomba ali predlog.
  6. Na dnu opombe morate navesti ime avtorja, njegov položaj in podpis.

Opozoriti je treba, da je zapisnik lahko ne samo pojasnilo, ampak tudi poročilo. Na primer, v prvem primeru dokument zagotavlja komunikacijo med zaposlenimi v organizaciji na horizontalni ravni - vodja strukturne enote pripravi dopis, naslovljen na drugega vodjo strukturne enote.

V drugem primeru je dokument naslovljen na višje vodstvo. Obravnava delovno vprašanje, o katerem so podani nekateri predlogi in konkretni zaključki. Poslovodja vpiše svoj sklep na dopis in ga mora overiti s podpisom in datumom.

Če pogledamo vprašanje, kot je namen kompilacije beležka , potem ne moremo omeniti njegove neposredne povezave z računovodstvom. Na podlagi tega dokumenta imajo računovodje zakonsko pravico odpisati določene stroške kot odhodke za obdobje poročanja. Na primer, zaposleni v organizaciji je plačal stroške prevoza, oglaševanja, kupljene opreme in drugih inventarja, potrebnih za opravljanje dejavnosti.

V tem primeru bodo pisarniške beležke obravnavane kot primarni računovodski dokumenti in jih je treba hraniti enako.

Kakšna je razlika med beležkami in beležkami, si oglejte v videu.

Kdo zna pisati

Uradne zaznamke lahko pišejo vsi brez izjeme zaposleni v organizaciji, ki so uradno zaposleni v njej. Praviloma se potreba po pripravi tega dokumenta pojavi, ko se zaposleni sooči s težavo.

Toda v tem primeru mora biti izpolnjen en pogoj - opomba vsebuje informacije o vprašanju, ki je v pristojnosti zaposlenega, ki ga pripravlja.

S takimi listinami se ugotavlja komunikacija med zaposlenimi na istem nivoju. Zelo pogosto vodje oddelkov, oddelkov in delavnic pošiljajo obvestila svojemu neposrednemu vodstvu, v katerem delajo za svoje podrejene.

V primeru, da navadni zaposleni pošiljajo obvestila svojim nadrejenim, se štejejo za poročila. Pošiljatelj mora razumeti, da mu bo le pravilno sestavljen dokument omogočil izpolnitev zahteve, izražene v njem. Zato je treba vse informacije predstaviti zelo na kratko, a jedrnato.

Ker je dopis interni dokument organizacije, mora njegovo obliko odobriti vodstvo in zabeležiti v računovodski politiki ali lokalnih predpisih. Lahko se sestavi tako na papirju kot v elektronski obliki.

Toda v vsakem primeru mora biti na dnu dokumenta "živi" podpis avtorja. V večini primerov so takšne opombe sestavljene v enem izvodu. Če pa delavec dela v velikem podjetju, bo morda moral sestaviti dokument v dveh ali celo treh izvodih.

Ta dokument mora vsebovati natančni kvantitativni kazalci:

  • zneski bonusov, plač, regresov in drugih denarnih plačil;
  • datumi, na primer točen dan, ko zaposleni odhaja na službeno pot;
  • predmeti inventarja (navedeni celoten seznam vsi predmeti, navedeni v pritožbi) itd.

Morali boste tudi našteti vsak razlog za sprejete ukrepe za rešitev nastale situacije. Navedeni so podatki o vsaki osebi, vključeni v beležko.

Dokument morate začeti sestavljati z glavo. Tukaj morate navesti polno ime poslovnega subjekta. IN obvezno Navedena sta datum in mesto, v katerem je bil dokument sestavljen.

Če dokument sestavi navaden uslužbenec, bo moral biti potrdite s predstojnikom oddelka kjer dela. Šele po tem se bankovec prenese na cilj. Zaposleni mora nujno zagotoviti, da je njegova uradna pritožba evidentirana v ustreznem računovodskem registru.

Vsak poslovni subjekt mora praviloma imeti dnevnik interne dokumentacije. V nasprotnem primeru se skrbno sestavljen zapis zlahka izgubi med gostim tokom dokumentov.

Da bi se izognili morebitnim napakam pri pripravi dokumenta, posamezniki uporabite navodila:

  1. Vzemite kos papirja velikosti A4.
  2. V zgornjem kotu, z desna stran, se ustvari glava. V prvi vrstici je navedeno polno ime poslovnega subjekta. Naslednja vrstica vsebuje priimek, ime in patronim zaposlenega, na katerega je naslovljena pritožba. Tretja vrstica vsebuje polno ime in položaj zaposlenega, ki sestavlja beležko.
  3. Več vrstic je preskočenih, na sredini pa je napisan naslov dokumenta. Spodnja vrstica navaja datum sestave in registrsko številko, ki mora ustrezati vpisu iz računovodskega registra. Obvezno je treba navesti mesto, v katerem je uradno registriran poslovni subjekt, v katerem zapisopisec deluje.
  4. Vsako drugo vrstico se zapiše kratek naslov dokumenta, avtor pa mora orisati problem, ki ga bo obravnaval.
  5. V drugem delu opombe je potrebno opisati bistvo problema, ki se je pojavil. Izjemno pomembno je, da navedete odgovorne osebe, povezane z njim, z navedbo njihovih polnih imen in položajev.
  6. Predlagane so možnosti za rešitev problema.
  7. Na dnu dokumenta je pritrjen podpis avtorja, ki navaja njegovo polno ime in položaj.

Pri elektronskem sestavljanju beležke upoštevajte navodila. Končana različica dokumenta je preusmerjena prek E-naslov naslovniku. Shraniti ga je treba v odhodni korespondenci, pa tudi na bliskovnem pogonu, prav tako je treba zagotoviti varnost obvestila, da je bilo pismo prebrano.

Sestava, oblika, vrste

Pisarniški zapiski so razvrščeni glede na pomen informacij, ki jih vsebujejo:

  • analitično;
  • razlagalni;
  • poročila;
  • razlagalni.

Morda so namenjeni za notranjo in zunanjo uporabo. V drugem primeru se na ta način dopisuje s partnerskimi podjetji, ko se pojavijo težja delovna vprašanja. Kar zadeva interni dokument, vodstvo na njegovi podlagi sprejema odgovorne odločitve, izdaja odredbe in navodila.

V večini primerov se taka dokumentacija uporablja za komuniciranje oddelkov. Odraža zahteve in predloge ter pomembne informacije v zvezi z ekonomsko ali logistično podporo organizacije.

Z njihovo pomočjo je zagotovljeno komunikacijo na horizontalni ravni. V primeru, da sta statusa vpletenih oseb različna, se dokument šteje za prijavo.

Na primer, en zaposleni gre na službeno potovanje. Vodja njegovega oddelka piše obvestilo, naslovljeno na vodjo organizacije. Na podlagi tega dokumenta se izda nalog, izda se potrdilo o potovanju in izdajo sredstva za stroške.

Razmislite lahko tudi o drugem primeru. Podjetje je ustvarilo certifikacijska komisija. Vodja oddelka svojim članom predloži dopis, ki navaja, da določen zaposleni ne ustreza svojemu položaju, na primer nenehno prejema pritožbe, proizvaja veliko izdelkov z napako itd. V tem primeru člani komisije , lahko na podlagi prejetega dokumenta sprejme odločitev o ponovnem certificiranju zaposlenega.

Vodja oddelka lahko piše dopis, naslovljen na vodjo organizacije, o skrajšanju poskusne dobe za novinca, saj se dobro spopada s svojimi nalogami in ima zadostno stopnjo usposobljenosti za trajno zasedbo prostega delovnega mesta. Takšen dokument lahko služi kot podlaga za nagrajevanje katerega koli zaposlenega na podlagi kazalnikov uspešnosti. Predstavniki prava ga sprejmejo kot dokaz, ko se sporne situacije rešujejo v pravnem okviru.

Mnogi posamezniki ne razumejo razlike med zapiskom in poročilom. To je razloženo z dejstvom, da sta oba dokumenta namenjena obveščanju vodstva o vseh delovnih težavah, ki se pojavljajo v organizaciji.

Razumejo naj, da je poročilo namenjeno obveščanju nadrejenih o nastalih težavah, servisno poročilo pa poleg tovrstnih informacij vsebuje tudi predloge za rešitev nastalih vprašanj.

Pri sestavljanju pritožbe, naslovljene na vodstvo, je treba upoštevati naslednje: nianse:

  1. Dokument je sestavljen v prosti obliki.
  2. Jasno mora biti opisano bistvo problema.
  3. Vse rešitve morajo biti navedene.
  4. Dokument mora biti registriran v ustreznem računovodskem registru.
  5. Da preprečite možnost izgube bankovca, ga lahko naredite v dveh izvodih. Eden bo predan v vodstvo preko tajnice, drugi pa bo ostal pri zaposlenem (obrazec bo vseboval podpis, datum prevzema, matično številko).

Če nameravate izmenjati beležke med ločene enote organizaciji, potem je treba upoštevati tudi takšne trenutke:

V primeru, da se dopis pošlje drugemu poslovnemu subjektu, mora nalogodajalec to upoštevati nianse:

  1. Beležka lahko včasih služi kot zunanji dokument. Na ta način si sodelujoči poslovni subjekti izmenjujejo informacije.
  2. V tem primeru se zapisnik šteje kot dokumentarni dokaz zahteve ali zahtevka enega poslovnega partnerja do drugega.
  3. Dokument je sestavljen na pisemski glavi organizacije v prosti obliki.
  4. Opombi je lahko priložena dokazna dokumentacija, ki potrjuje navedene informacije.
  5. Potrebno je narediti dve kopiji, ena se prenese na partnersko podjetje, druga pa ostane drugi organizaciji. Na drugem izvodu mora naslovnik dati mokri žig, datum in podpis ter navesti registrsko številko.
  6. Takšen dokument je treba hraniti, dokler se situacija popolnoma ne reši.
  7. Če je partnersko podjetje na prejeto zahtevo podalo pisni odgovor, ga je treba evidentirati in shraniti skupaj z zapiskom.

Ali obstaja elektronska različica?

Zvezna zakonodaja, ki velja v Rusiji, dovoljuje poslovnim subjektom na svojem odločijo, kako bodo upravljali pretok dokumentov. Danes številne komercialne organizacije in samostojni podjetniki uporabljajo elektronske oblike dokumentov.

Sestavljena potrdila in zapiski se posredujejo oddelkom prek interneta. Toda, če nameravate obvestiti višje vodstvo o izjemno pomembni situaciji, ki spada v področje »poslovne skrivnosti«, potem mora zaposleni sodelovati pri zagotavljanju zagotovil. osebni digitalni podpis.

V primeru, da je zaposleni svoje misli izrazil na papirju, lahko obrazec skenira in pošlje na e-pošto svoje organizacije. Če pri pošiljanju uporablja osebni poštni predal, registriran na svoje ime, servisne opombe ne bo treba podpisati.

Kar zadeva obliko elektronskega dokumenta, se ne razlikuje od papirne različice. Pošiljatelj mora v izogib nadležnim nesporazumom upoštevati naslednje nianse:

  1. Ko pošiljate e-pošto, morate zahtevati obvestilo, da je prejemnik prebral sporočilo. Tako obvestilo bo služilo kot dokaz, da če obstaja težka situacija odgovorna oseba obvestilo poslala pravočasno.
  2. Dokument je sestavljen v pisavi Times New Roman, katere velikost naj bo v razponu 12-14.
  3. Datum mora biti vpisan v obliki: 01.01.2018 ali 01.01.2018.
  4. Naslov dokumenta naj bo na sredini lista.

Spodaj je mojstrski razred o pretvorbi uradnih beležk v elektronsko obliko.

Pomen dokumenta

Prednost sestave tovrstnega dokumenta je, da deluje kot dokaz delo določenega strokovnjaka, ki rešuje probleme v njegovi pristojnosti. Na primer, če se tak uslužbenec ne more samostojno spoprijeti s specifično situacijo, lahko z memorandumom vključi druge strokovnjake v njeno reševanje.

Tako se samodejno razbremeni odgovornosti za nekvalitetno ali nepravočasno reševanje problema.

Dodatna prednost te vrste dokumenta je, da je neposredne dokaze dejstvo, da je strokovnjak izpostavil problem na svojem strokovnem področju. Če specialist ne more sam rešiti težave in jo v obliki dopisa predloži v reševanje drugim strokovnjakom, se s tem razbremeni odgovornosti za nepravočasno ali nekakovostno obravnavo vprašanja.

Če pride do sporne situacije, v kateri vodstvo ali regulativni organi poskušajo najti krivce, bo zapis pomagal razumeti, kdo je kriv.

Ker beležke ne sodijo v kategorijo obveznih dokumentov, ki se uporabljajo za interno komuniciranje organizacije, mnogi kadroviki zelo lahkomiselno in neodgovorno pristopite k vprašanju njihovega shranjevanja.

Nameščeni morajo biti v suhih in prezračevanih prostorih, tako da vlaga in druga agresivna okolja ne bodo negativno vplivala na medije za shranjevanje papirja.

Po prenosu uradnih zaznamkov v predvideni namen morajo biti odgovorni za njihovo varnost kadroviki. Papirne dokumente hranimo v sefih, saj lahko vsebujejo zaupne podatke.

Dostopni bodo le odgovorni uradnik, odobrila ustrezna po naročilu. Vsi prispevki so shranjeni v ločeni mapi, če pa so bili oddani elektronsko, se za njihovo shranjevanje uporablja bliskovni pogon.

Pri rokih skladiščenja morajo poslovni subjekti upoštevati naslednje: nianse:

  1. Če v takih pozivih zaposleni podajajo pomembna poročila, dajejo predloge racionalizacije in razmišljajo o drugih pomembna informacija, potem njihov rok uporabnosti ne sme biti krajši od 5 let.
  2. V primeru, da notranji zapiski ne vsebujejo podatkov, pomembnih za delo poslovnega subjekta, se lahko hranijo največ eno leto.
  3. Če notranji zapiski odražajo informacije o sodelovanju podjetja s tujim partnerjem, potem njihovo minimalno obdobje shranjevanja ne sme biti krajše od 15 let.

Omeniti velja, da lahko vodja organizacije po lastni presoji podaljša obdobje shranjevanja takšne dokumentacije z izdajo ustrezne odredbe.

Katere vrste beležk obstajajo? Odgovor na vprašanje je v videu.

Beležka je posebna oblika dokumenta, ki se uporablja v notranje okolje podjetja in služi za hitro reševanje tekočih proizvodnih problemov. Običajno je ta dokument sestavljen z namenom predstavitve novega predloga in reševanja nastalih težav ter odobritve ali dogovora o določenih dejanjih.

Pomembno je, da se specialist v svojem zapisu izkaže na svojem področju. Če zaposleni s pomočjo dokumenta odgovornost za dejanja prenese na drugo osebo ali jo odstrani s sebe, ne da bi ponudil izhod iz situacije, potem morate razmisliti o poklicnih sposobnostih tega strokovnjaka.

Namen in vrste tega dokumenta

Servisne opombe delimo po namenu in stopnji dostopnosti.

Po namenu, tj glede na vrsto posredovanih informacij, označite naslednje opombe:

  • Opombe, ki prispevajo k odločanju, so prošnje ali zahteve za obravnavo katerega koli vprašanja ali predloga strokovnjaka;
  • Informativne opombe so vrsta dokumenta, ki vsebuje informacije, ki jih želi zaposleni posredovati vodstvu;
  • Poročila - takšni dokumenti so najpogosteje pripravljeni na zahtevo vodstva in vsebujejo podrobne informacije o katerem koli preteklem procesu.

Po stopnji dostopnosti, tj z odprtostjo javnosti, opombe so:

  • Odprti – dokumenti, ki so dostopni vsem ali večini zaposlenih v organizaciji;
  • Zaupno - zapiski, dostopni le ozkemu ali omejenemu krogu oseb.

V nekaterih primerih je beležka priložena skupaj s številnimi drugimi opombami. Na primer, če je treba na podlagi opombe izdati ustrezen nalog, se sestavi. In če so vprašanja v zvezi s porabo sredstev odgovornih oseb rešena, je treba sestaviti pojasnilo.

Če želite ceniti namen beležk, morate to vedeti velika podjetja Napake pri pripravi takega dokumenta lahko privedejo do izgube ogromne količine časa, pa tudi do neusklajenega dela med oddelki.

Beležka je nekakšen način komunikacije med oddelki, strukturami ali delavnicami. Običajno ga sestavi zaposleni ali vodja enega oddelka, naslovljen na vodjo drugega oddelka.

Interakcija med oddelki je glavna potreba pri delu celotne organizacije. Če je prekinjen ali ustavljen, potem organizacija deluje neučinkovito, kar pomeni, da obstaja velika priložnost za zmanjšanje dobička in po možnosti povečanje izgube.

Oblika in vsebina

Kar zadeva vsebino zapiskov, najpogosteje pokrivajo vprašanja proizvodnega tipa, materialne ali tehnične težave, ekonomska vprašanja, pa tudi vprašanja, povezana z informacijsko podporo.

Preprost primer uporabe beležk bi bil pokvarjen fotokopirni stroj v oddelku. Zaposleni lahko vodji materialnega oddelka pošlje opombo s prošnjo za dodelitev denarja za novo opremo, tehnični službi pa lahko napiše tudi opombo s prošnjo za popravilo obstoječega kopirnega stroja.

Na svoj način oblika beležke nimajo posebnega splošno sprejetega standarda. Vendar pa ima vsaka organizacija in še več vsak oddelek svoj standard za pisanje beležk, ki se ga morajo držati zaposleni v tem oddelku.

Spodaj je predstavljen primer pisanja beležke.

Glavni računovodja ___________________

SERVISNA OPOMBA
Zaradi okvare tiskalnika v oddelku za trženje vas prosim za dodelitev _____ rubljev. na bančni račun za nakup nove opreme.

Direktor trženja:________________________________.

" "___________ 2016

Ta oblika pisanja beležk se lahko v vsakem podjetju razlikuje, zato je ne smete brezpogojno upoštevati.

Če še niste registrirali organizacije, potem najlažji način naredite to z uporabo spletne storitve, ki vam bo brezplačno pomagal ustvariti vse potrebne dokumente: Če že imate organizacijo in razmišljate, kako bi poenostavili in avtomatizirali računovodstvo in poročanje, vam bodo na pomoč priskočile naslednje spletne storitve, ki bodo v celoti nadomestile računovodja v vašem podjetju in prihranite veliko denarja in časa. Vsa poročila so generirana samodejno, elektronsko podpisana in samodejno poslana na spletu. Idealen je za samostojne podjetnike ali LLC na poenostavljenem davčnem sistemu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Vse se zgodi v nekaj klikih, brez čakalnih vrst in stresa. Poskusite in presenečeni boste kako enostavno je postalo!

Pravila za pravilno oblikovanje

Začeti morate beležko z razlago trenutne težave ali situacije. Poudariti je treba, kaj točno je bil povod za pisanje zapisa. Po tem morate navesti, kakšen odgovor pričakujete od te pritožbe, navedite natančno zahtevo in po potrebi znesek, ki ga nameravate realizirati.

Podpis na tem dokumentu je oseba, ki piše opombo. Zelo pogosto ga podpiše vodja oddelka.

Če podjetje to zahteva, potem pod podpisom so pritrjeni vizumi oseb ki jih ta zahteva zanima. Navedene so inicialke, priimki, podpisi in datumi. V nekaterih primerih se položaji dodajo. Vizum je neke vrste soglasje osebe z vsebino dopisa.

Da bi se lahko po potrebi sklicevali na sestavljeno beležko, jo je treba registrirati v podjetju.

Sestava beležke v elektronski obliki

Tak dokument se lahko sestavi v elektronski obliki, če je takšna oblika sprejemljiva v podjetju, kar mora biti navedeno v organizaciji. V tem primeru je to nedvomna prednost podjetja, saj je pošiljanje sporočila poenostavljeno in čas za njegovo obravnavo se znatno skrajša.

Vedeti morate, da se pisanje opombe v elektronski obliki ne razlikuje veliko od papirnate predloge.

Eden od odtenkov elektronskega sporočila je, da ne vsebuje imena naslovnika. Zapisano je v naslovni vrstici. Če je opomba poslana določeni osebi, potem morate v zadevo napisati njegovo ime in priimek.

Pri elektronskem pošiljanju pisma je podpis oddelka največkrat že samodejno vstavljen, kar lahko bistveno prihrani čas pisanja.

Ko pošiljate opombo, morate zahtevati potrdilo o branju pisma. To je potrebno kot dokaz v različne primere da ste dejansko poslali beležko ob določenem času.

Nekatere nianse priprave

Čeprav je beležka splošno sprejet dokument, ki nima posebnih standardov, njegova sestava vsebuje različne značilnosti, ki nastanejo glede na namen pisanja beležke. Spodaj si bomo ogledali te funkcije.

Za nakup

Za prevzem se piše dopis vodji določenega oddelka.

V navedeno, kaj je potrebno kupiti, v kakšni količini in za kakšne namene.

Na zaposlenega

Dopis, ki je napisan določenemu zaposlenemu, je dopis.

Sestavljen je po vseh pravilih z edino razliko: zapisnik je napisan od nižjega uslužbenca do višjega šefa.

Za zamenjavo stare opreme

Posebnost takega dokumenta je, da je treba navesti vse razloge za zamenjavo takšne opreme, da se štejejo za ustrezne in se zahteva za zamenjavo izvede.

Za bonuse

V opombi morajo biti navedeni vsi razlogi za morebitno izplačilo bonusa. To je lahko predolg delovni čas, velik obseg opravljenega dela ali delo na zakonitem dopustu.

O napredovanju

V tej opombi morate navesti razloge za morebitno povečanje. To je lahko povečanje odgovornosti, kakovost dela ali zagotavljanje dodatnih storitev.

Glede premajhnega plačila

V takem obvestilu morate navesti znesek, ki iz nekega razloga ni bil dodatno plačan. Možni razlogi je treba tudi navesti. Morda bi veljalo povedati, kdo je kriv za neizplačilo sredstev.

O okvari

Ko pišete opombo o okvari, morate poimenovati pokvarjeno opremo in navesti, do katere vrste okvare je prišlo in zakaj je oprema odpovedala.

V primeru nepredložitve ali prenosa dokumentov

Najprej morate navesti ime dokumenta in časovni okvir, v katerem je treba dokument prenesti.

Tako lahko z upoštevanjem vseh teh odtenkov kompetentno sestavite beležko, ki bo pomagala pri reševanju katerega koli pomembnega vprašanja.

Pomembnost dokumenta

Da bi cenili pomen beležk, je vredno razumeti, da je ta vrsta dokumenta bo pomagalo preprečitištevilni večji nesporazumi med oddelki, izpadi dela.

Da bi računovodstvo, kot tudi igre davčnih zapiskov pomembno vlogo ker je finančna vprašanja ki zahtevajo posebna pozornost in upoštevanje najmanjših nians.

Tudi beležke so učinkoviti obliki zavrnitev v čemer koli. Ta dokument pomeni popolna odsotnost negativen ton. Kritika je možna, vendar ne sme biti namenjena eni osebi ali oddelku.

Tako je zapisnik univerzalno zdravilo rešitve za številne težave. Pravilno sestavljen dokument bo zagotovil učinkovito in plodno delo organizacije.

Primer dela s pisarniškimi zapiski v sistemu za elektronsko upravljanje dokumentov je predstavljen v naslednjem videu:


* Oddahnite si od dela - poglejte

Pravila za sestavo poročil, uradnih in pojasnjevalnih opomb

Pravila za sestavo poročil, uradnih in pojasnjevalnih opomb

Na prvi pogled ni posebnih razlik med zapisnikom, uradnim zapisom in pojasnilom. Dejansko so ti dokumenti podobni po namenu - vsi so informativne narave. Vendar se ukvarjamo s različni tipi dokumente, ki se razlikujejo tako po vsebini kot po naslovnikih. Poglejmo, kako pravilno oblikovati vsakega od njih.
Najprej vas spomnimo, da morate pri pripravi kakršnih koli informacij in referenčne dokumentacije, naj bo to opomba, protokol, akt ali potrdilo, upoštevati zahteve
GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za pripravo dokumentov"*.
Obstajajo splošna pravila za pripravo poročil, uradnih in pojasnil. Vsak od teh dokumentov mora imeti:
- navedba avtorja (organizacija, strukturna pododdelitev ali uradnik, od katerega izvira zapis);
- ime naslovnika (komu je dokument poslan);
- ime vrste dokumenta (na primer Memo, "Office Memo");
- datum sestave;
- Registrska številka;
- naslov besedila (na primer kršitev "O". delovna disciplina«, »O pridobivanju delovnih knjižic«);
- besedilo;
- podpis prevajalca (z navedbo položaja).
Ne pozabite, da pravilna navedba podrobnosti v dokumentih neposredno vpliva na njihovo pravno veljavo in zagotavlja njihovo nespornost in uradnost.
Poročamo o situaciji
Memorandum- to je dokument, naslovljen na vodjo organizacije (te ali višje) ali vodjo strukturne enote. Memorandum podrobno opredeljuje kakršno koli vprašanje s sklepi in predlogi sestavljalca in je namenjen spodbujanju vodstva k določeni odločitvi. Če memorandumi obveščajo naslovnika o poteku izvedba dela, potem jih je mogoče redno sestavljati.
Memorandumi, naslovljeni na vodjo organizacije, so interni dokumenti in jih je mogoče sestaviti na preprost list A4 papir. Dokumenti, ki se pošiljajo višjim organom, so zunanji dokumenti in morajo biti pripravljeni na pisemski glavi organizacije.
Besedilo beležke je sestavljeno iz dveh ali treh pomenskih delov. V prvem delu – navajalnem – so navedeni razlogi, dejstva in dogodki, ki so bili povod za pisanje. Drugi del - analiziranje - vsebuje analizo trenutnega stanja, možne možnosti njene odločitve. Tretji del – povzetek – vsebuje zaključke in predloge konkretna dejanja, ki se jih je po mnenju prevajalca treba lotiti. V dopisu morda ni drugega dela, potem je dokument sestavljen le iz opisa stanja, zaključkov in predlogov avtorja dopisa.
Obveščamo vodoravno
Servisni memo ki ga sestavi zaposleni ali vodja enote, naslovljen na vodjo ali strokovnjaka druge enote. Tako zagotavlja horizontalno komunikacijo nadzornih objektov. Te opombe najpogosteje odražajo vprašanja logistike, ekonomije, informacijske podpore itd. Na primer, v računovodstvu se je tiskalnik pokvaril. Glavni računovodja lahko o tem z dopisom obvesti vodjo službe za sistemsko podporo in ga zaprosi za popravilo naprave. Zapisek se sestavi na enak način kot poročilo.
Razlaga razlogov
Pojasnjevalno pismo- to je dokument, ki pojasnjuje razloge za katero koli dejanje, dejstvo ali incident. Lahko ga sestavi kateri koli zaposleni v organizaciji, naslovljen na nadrejenega uradni. V bistvu so pojasnila napisana ob storitvi disciplinske kršitve in prisotnost takšne opombe je nepogrešljiva zahteva za naložitev disciplinske sankcije zaposlenemu (člen 193 delovnega zakonika Ruske federacije). Zaposleni najpogosteje napiše pojasnilo ročno in v prosti obliki, vendar organizacije pogosto uporabljajo posebne obrazce.
Priporočamo, da ima kadrovik vedno pri roki več vzorcev različnih zapiskov ali zanje pripravi standardizirane obrazce. Navsezadnje se izmenjava informacij v organizaciji odvija nenehno in zaposleni se pogosto obrnejo na kadrovsko službo za pomoč pri pripravi tega ali onega dokumenta. V navodilih za vodenje kadrovskih evidenc organizacije, lahko določite zahteve za opombe, jih opišete potrebne podrobnosti in zagotovite vzorce.
V praksi se pogosto postavlja vprašanje, ali je treba v organizaciji registrirati uradne, dopise in pojasnila. Po našem mnenju, če vprašanje, navedeno v opombi, zahteva pisno odločitev v obliki sklepa upravitelja, potem je treba te dokumente registrirati, saj zahtevajo izvedbo in uporabo v referenčne namene. Če je težavo mogoče rešiti ustno, take opombe ni treba registrirati.

Orodjarna
Generalni direktor OJSC "Spektr"
A.A. Guščina

POROČILO
15. november 2009 N 13/3
O nepravilni izvedbi
delovne obveznosti Nekhaev N.A.

Po ukazu št. 12k z dne 29. oktobra 2009 je Nekhaev N.A. zaposlil v orodjarno kot strugar četrte kategorije s trimesečnim predizpitnim delom.
Nekhaev N.A. nepravilno opravlja svoje delovne naloge. Tako mu je bilo 1. novembra 2009 zaupano delo izdelave delov št. k5/3222. Pri opravljanju dela Nekhaev N.A. dovolil, da je 15 izdelkov okvarjenih. Popravek napake je bil zaupan strugarju E.L. Grishinu.
Mislim, da je strugar N.A. Nekhaev je treba grajati v skladu s členi 192-193 delovnega zakonika Ruske federacije. Osnutek odredbe o naložitvi disciplinski ukrep(ukor) je priložena temu memorandumu. Poleg tega verjamem, da je od plače Nekhaeva N.A. je treba odšteti stroške izdelkov, ki so se izkazali za pomanjkljive.
Delovodja podpis G.I. Malakhov

Oddelek za kozmetiko
Generalni direktor OJSC "Sigma"
P.Yu. Kolcov

POROČILO

12. november 2009 N 123
O napotitvi uslužbenca oddelka v Moskvo
tovarna kozmetike "Svoboda"
V povezavi s širitvijo asortimana blaga, ki ga prodaja naše podjetje, in oblikovanjem načrta oglaševalska akcija Za leto 2005 vas prosim, da pošljete višjega strokovnjaka iz oddelka za kozmetične izdelke Mikhailovo E.Yu. v moskovsko kozmetično tovarno "Svoboda", da bi se seznanili z novostmi v kozmetičnih izdelkih in se dogovorili o razvoju pogodbenih odnosov s to organizacijo.
vodja oddelka podpis K.O. Simonov

Oddelek za človeške vire
Namestnik vodje ACh
E.O. Fedina

SERVISNA OPOMBA

19. november 2009 N 21
O izvajanju popravil v kadrovski službi
Zaradi mojega ponovnega odhoda na dopust in začetih popravil vas prosim, da v času moje odsotnosti v kadrovski službi opravite naslednja popravila:
1. Pobarvajte okenske okvirje in okenske police.
2. Pobarvajte strop.
3. Prilepite ozadje.
Vodja kadrovske službe podpis A.I. Mihejeva

Prodajni oddelek
Generalni direktor JSC "Alt"
M.Yu. Mirotvorcev

POJASNILO

25. november 2009 N 2/12
O odsotnosti z dela
Dne 12.11.2009 sem bil od 14.00 do 16.00 odsoten z delovnega mesta zaradi potrebe po obisku žene v bolnišnici.
Ker je vodja prodajnega oddelka Svetikov N.N. Ob 14.00 me ni bilo, nisem ga mogel obvestiti o razlogu svoje odsotnosti in sem o tem vprašal tajnico Marishino A.O. Menim, da nisem kršil internega delovnega reda, saj sem bil odsoten z dela zaradi dober razlog in za kratek čas.
Špediter podpis I.I. Eliseev

Oddelek za vrednostne papirje
Prvi namestnik general
Direktor Real banke E.G. Krupnov

POJASNILO

8. november 2009 N 54
O prepozni oddaji zbirnega poročila
V zvezi z dejstvom, da nisem pravočasno oddal konsolidiranega poročila oddelka vrednostnih papirjev za oktober 2009, pojasnjujem naslednje. To poročilo bi moral oddati 29. oktobra 2009, vendar sem ga dejansko oddal 3. novembra 2009 zaradi poškodbe in popravila telefonske linije, na kateri je faks-modem, in pomanjkanja podatkov iz podružnice Oktyabrsky. banke.
Vodja oddelka za vrednostne papirje podpis K.O. Černišev

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* Sprejeto z resolucijo državnega standarda Rusije z dne 3. marca 2003 N 65-čl.

V kateri koli organizaciji se pojavi situacija, ko morajo zaposleni obvestiti vodstvo o nastalih težavah, pojasniti nastale okoliščine ali predlagati načine za rešitev delovnih težav. Za to se uporablja ta dokument. V tem članku bomo podrobno preučili, kako pravilno napisati beležko, vzorec lahko prenesete brezplačno.

To so:

  1. Poročila. Napiše se, če zaposleni poda kakršen koli predlog ali išče pomoč za odpravo kršitev ali nesoglasij z drugim zaposlenim.
  2. Razlagalni. Najpogosteje kot posledica incidenta, ki vključuje Negativne posledice, je napisano obrazložitev, ki navaja razloge za kršitev.
  3. Analitično ali informativno. Vsebujejo analizo delovni problem ali koncepti, zaključki in predlogi na podlagi prejetih informacij.

Razlog za nastanek je pobuda zaposlenih, lahko pa ustno ali pisno navodilo vodje.

Zahteve za dokumente

Ugotovimo, kako napisati beležko, ustvarili bomo vzorec za proračunsko organizacijo. Na seznamu uporabljenih primarnih knjigovodskih listin vladne agencije, ki ga določa Dodatek št. 1 Odloka Ministrstva za finance Rusije z dne 30. marca 2015 št. 52n, ni enotnega obrazca za pripravo tega dokumenta. Napišejo se v poljubni obliki na prazen list papirja A4. Po potrebi je v organizaciji z razvejano strukturo mogoče razviti to obliko.

Obrazec beležke (vzorec) mora vsebovati potrebne podrobnosti, da uporabnike hitro usmeri v bistvo dokumenta, njegov vir, pomembnost datuma in serijska številka. Ta dokument ni predmet obvezne registracije. Toda organizacija se lahko odloči, da jih registrira, na primer zaradi nadzora.

Oblika beležke

Pomembne značilnosti in besedilo

Poslovno ravnanje, zlasti med državnimi uradniki, mora biti etično. Obvestilo »Rad bi vas opozoril ...« ne izpolnjuje zahtevanih visokih etičnih standardov. Lažje je pisati o kršitvi delovnih predpisov, preskočiti besedno zvezo "Opozarjam vas" v poročilu in takoj začeti predstavljati dejstva in bistvo incidenta. Na primer: “Včeraj, 15. avgusta 2018, je bila učna ura prekinjena zaradi...”.

Pogosto se pojavi vprašanje, če je institucija prevzela elektronsko vodenje dokumentov, kako napisati beležko, ali je vzorčna oblika enaka in v čem se razlikuje od papirne? Registracija v elektronski obliki nima bistvenih razlik. Pri pošiljanju elektronske pošte lahko zahtevate obvestilo, da jo je prejemnik prebral.

Sestavljanje po korakih

Pravilo za delo z beležko je sestavljeno iz več korakov:

  1. Zaposleni izdela servisno opombo.
  2. Usklajuje ga z neposrednim nadzornikom in zainteresiranimi stranmi, na primer s strokovnjaki, ki bodo sodelovali pri izvedbi dela.
  3. Nato se predloži v obravnavo naslovniku na določenem oddelku ali oddelku.
  4. Naslovnik se seznani z vsebino in sprejme sklep ter po potrebi da navodila.
  5. Dokument se pošlje v izvedbo, avtor pa je obveščen o rezultatu.

Če direktor ni napisal zavrnitve, je samo njegova pozitivna odločitev podlaga za sprejetje kakršnih koli ukrepov ali opravljanje dela.

Poglejmo si situacijo, ko namestnik direktorja sestavi dopis, naslovljen na vodjo ustanove. Pred sklenitvijo pogodbe o dobavi opreme mora pridobiti dovoljenje za vstop delavcev tretjih podjetij v šolske prostore. Ob branju lahko direktor sklepa, da je treba sestaviti seznam oseb za dostop, ali pa odredi pripravo začasnih prepustnic.

Povedali smo vam, kako napisati opombo; spodaj podajamo primer za zaposlene v javnem sektorju.

Vzorec za proračunsko organizacijo

Kako in koliko shraniti

Dokumenti v organizaciji, ki jih opravi pisarniško delo, se arhivirajo na različni izrazi shranjevanje glede na njihovo vrsto in vrsto. V letu 2019 ostaja aktualen seznam vrst dokumentov, ki označujejo obdobja hrambe iz Odloka Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558 s spremembami dne 16.02.2016.

Pojasnila, opombe in druge uradne opombe se hranijo skupaj z drugimi dokumenti, ki nastanejo v okviru dejavnosti državnih organizacij - korespondenca, akti, vloge za izdajo prepustnic, vloge za izgubo potrdil itd. Njihovo obdobje shranjevanja v arhivu je 5 let.

SZ sestavi delavec v imenu svojega neposrednega vodje ali v imenu vodje drugega oddelka. V kratkem času vam omogoča:

    obvesti upravitelja o trenutni težavi

    podati predloge za njegovo odpravo ali se z drugim zaposlenim dogovoriti o akcijskem načrtu.

    spodbuditi upravitelja, da sprejme odločitev ali izda ukaz

To je tudi dokaz, da specialist, ki je odkril težavo v delovnem procesu, ni pustil situacije, ampak je o tem obvestil svoje vodstvo, da se je lahko čim prej odločilo. To pomeni, da ni bil v prostem teku.

Vrste beležk

Oglejmo si glavne vrste službenih pisem:

    o zahtevanju informacij;

    o kršitvah, ki jih delavec stori pri opravljanju delovnih obveznosti.

    o bonusih zaposlenih.

Poleg tega lahko SZ spremlja prenos paketa dokumentov med oddelki, oddelki, oddelki znotraj organizacije (za tretje osebe je treba pripraviti spremna pisma). Lahko se pošlje tudi zaposlenim z zahtevo, da pojasnijo razlog svoje odsotnosti z dela.

SZ lahko vsebuje vsa vprašanja v zvezi z delovno problematiko.

Pravila kompilacije

Glavno pravilo, ki ga je treba upoštevati pri sestavljanju, je kratkost. Dokument mora jasno navesti bistvo problema in načine za njegovo rešitev. Praviloma naj besedilo SZ ne obsega več kot 6-7 vrstic. SZ nima poenotenega obrazca. Če ga želite sestaviti, uporabite brezplačno obliko vzorca beležke

Kljub temu morate pri pisanju upoštevati zahteve GOST R 6.30-2003. Sestava obvestila v skladu z GOST, katerega vzorec je prikazan zgoraj, zahteva naslednje podrobnosti:

    prispevek mora vsebovati »glavo«. Navede, na koga je naslovljen (položaj in polno ime zaposlenega v dativu);

    vpišite datum priprave in številko dokumenta;

    naslov k besedilu označuje predmet SZ;

    opis trenutne situacije, zaradi katere se sestavlja dopis: "Opozarjam vas ...", potem mora besedilo dopisa vsebovati posebno zahtevo;

    Spodaj je položaj in polno ime sestavljalca, podpis s prepisom.

Izpolnjen dokument je treba registrirati pri tajniku podjetja kot dohodno korespondenco. Po tem ste lahko prepričani, da bo direktor prejel SZ in se z njim osebno seznanil.

SZ v elektronski obliki

Omeniti velja, da je veliko podjetij sprejelo elektronsko upravljanje dokumentov. Zato je SZ mogoče izdati elektronsko. V tem primeru se pošlje na e-pošto podjetja. Za nadaljnje sortiranje in posredovanje pisem prejemnikom skrbi tajnica.

Ta način prenosa SZ prihrani papir in čas zaposlenih. V tem primeru je dokument sestavljen na enak način kot na papirju. Zaželeno je, da ima elektronski podpis pošiljatelja. Če se želite prepričati, da je poslani dokument prebral upravitelj, morate ob pošiljanju zahtevati "potrdilo o branju pošte", tako da potrdite polje na obrazcu za pošiljanje.

Vzorec dokumenta

Pogosto je pri reševanju delovnih vprašanj potrebno vodji posredovati pomembne informacije. Včasih okoliščine zahtevajo pisno razlago okoliščin in opozorilo pred napakami.

V tem primeru je treba ne samo pravilno predstaviti dejstva, ampak tudi pravilno sestaviti dokument. Sestavljanje SZ pogosto povzroča težave, zlasti v odsotnosti izkušenj. Toda to ni težko storiti, če imate pred očmi primer beležke. Zato smo pripravili vzorce, po pregledu katerih boste lahko pravilno sestavili dokument. Oglejmo si najpogostejše primere, ki zahtevajo sestavo SZ.

SZ o bonusih je podlaga za izdajo odredbe o nagrajevanju delavca. Ta dokument sestavi neposredni vodja zaposlenega, naslovljen na direktorja organizacije. Navede zasluge delavca, zahtevek za spodbudo, podatke delavca in sestavljavca. Po pregledu SZ in pozitivni odločitvi direktor izda odredbo o boniteti. Kako napisati opombo režiserju vzorcu:

Če so med delom nastale okoliščine, zaradi katerih delavec ni mogel v celoti opravljati svoje delovne funkcije, razlagalni. Navaja razloge. Kako napisati vzorec beležke:

SZ se uporablja, če se mora zaposleni obrniti na vodjo s prošnjo za dodelitev sredstev za delovne potrebe. V tem primeru dokument določa dejstva proizvodne potrebe po nakupu materiala. Kako pravilno napisati vzorec beležke:

Rok uporabnosti

V skladu s Seznamom standardnih upravljavskih arhivskih dokumentov, ki nastanejo med dejavnostmi državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, z navedbo rokov hrambe, odobrenim z Odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25. avgusta 2010 št. 558, mora SZ hraniti v arhivu podjetja najmanj pet let. Če je potrebno, ima direktor organizacije pravico podaljšati obdobje hrambe. Obdobje hrambe SZ, izdanih v elektronski obliki, se lahko določi z listino podjetja.

@ 2024 wowway.ru - Diete in prehrana. Diagnostika in testi. Zdravila. holesterol. ateroskleroza