Servisni memo pri nakupu opreme. Kako napisati beležko: vzorec, primer pisanja besedila, obrazec

Mnogi zaposleni vedo o notranjih dokumentih organizacije le po govoricah - beležke se zamenjujejo z uradnimi dokumenti in sestavljajo nepravilno. S tem je kršena glavna funkcija tovrstnih dokumentov – uradna komunikacija znotraj ekipe, kar vodi v nemožnost usklajeno delo. Zato postane vprašanje priprave beležke, njenih razlik in podobnosti z drugimi dokumenti ter pisnih specifikacij aktualno.

Terminologija

Sredstvo komunikacije med uradniki in strukturnimi enotami. Včasih opredeljen kot dokument o zaključku neke naloge/dela, čeprav je lahko drugačne narave. Vzorci, o katerih bomo razpravljali v tem članku, natančno odražajo možno vsebino beležke.

Uradno klasifikator upravnih dokumentov ne vsebuje informacij o takem papirju kot interni memorandum. Primer, kako ga napisati, ni naveden, vendar to ne spremeni dejstva, da je tak dokument zaradi več razlogov zelo razširjen na delovnem mestu.

Razlogi za uporabo

Beležka je znana kot pogosto uporabljen spremni dokument. Odgovorna je za zagotavljanje komunikacije med elementi delovnega sistema, torej zaposlenimi. Zakaj je tak dokument tako priljubljen? Številna delovna vprašanja je mogoče in je treba rešiti brez posredovanja vodstvenih položajev – to dokazuje neodvisnost in učinkovitost oddelkov samostojno in kot sistema kot celote.

Posebnosti

Razlika od zgoraj omenjenega memoranduma je v tem, da slednji pomeni pritožbo na višje položaje, memorandum, katerega primer bo obravnavan spodaj, pa tvori povezavo na horizontalni ravni. To je lahko pritožba na upravitelja drugega oddelka ali vodjo drugega oddelka. V vsakem primeru, če imajo omenjene osebe enakovredne položaje, lahko govorimo o memorandumu. Ko pride do neenakosti, so lahko nekateri tukaj predstavljeni primeri dvoumni v definiciji, o razlogih za to bomo razpravljali kasneje.

Predmet beležk

Običajno so zapiski napisani o vprašanjih podpore: informacijski, ekonomski, logistični ali organizacijski. Pogosto lahko beležka vsebuje kakšno zahtevo ali predlog. Za vsakega od strukturnih elementov je običajno ena od tem prednostna in je v korelaciji s področjem, na katerem element sam deluje.

Dekoracija

Priprava beležke poteka na enak način kot priprava poročila. Zato se spremeni le vsebina. Pripravo uradnih zapiskov ureja GOST. To vam omogoča, da ohranite enotnost pri oblikovanju vseh dokumentov upravljanja.

Primer, kako napisati beležko:

Informacijsko tehnični oddelek ( na vrhu strani, na levi strani)

Vodja varnostne službe ( na vrhu, z desna stran ) Ljubčenko R. L.

SERVISNA OPOMBA

14.09.2015 № 11

V petek 17.09.2015 bo zamenjana materialno tehnična baza. V zvezi s tem vas prosim, da omogočite dostop naslednjim zaposlenim v organizaciji PE “AMIR” za opravljanje teh del:

1. Andeenko Sergej Gennadijevič.
2. Miškov Lev Georgijevič.

Vodja oddelka ( Z leve strani) _slika_ Antipov R. D. ( na desni strani)

Zasnova beležke predvideva tipičen format lista - A4.

Prednosti

Beležka, ki je v bistvu analog govornega sporočila, ima številne prednosti pred običajno delovno komunikacijo:

• hramba v pisni obliki;
• uradna dokumentacija;
• udobje v primeru prenosa kompleksnih informacij;
• možnost prenosa enega sporočila več osebam hkrati.

Logične posledice tega so:

• sposobnost potrditi/ovrči trditev;
• jasna navedba naloge in njena natančna izvedba;
• pravočasna izvedba;
• učinkovitost.

Znak

Pisanje beležke je lahko naslednje narave:

• informativni (sporočilo, obvestilo, navodilo itd.);
• proaktivno (zahteva);
• poročanje.

Memorandum, katerega primer je bil naveden zgoraj, je informativne narave, saj vodja enega oddelka drugega obvesti o prihajajočem delu, poleg tega daje preprosta navodila o tem, kaj mora storiti.

Zadnji dve točki sta pogosto ena ob drugi: poročilo je odgovor na pobudo (prošnjo).

Struktura

Poglejmo, kako pravilno napisati beležko na podlagi navedenega primera. Torej mora ta dokument vsebovati:

• podatki o naslovniku (v tem primeru je to vlogo igral vodja varnosti);
• ime dokumenta (ustrezni napis je bil neposredno pred besedilom);
• datum dokumenta;
• besedilo;
• podatke in podpis naslovnika (vodje informacijske službe).

Besedilo pa se lahko porazdeli tudi glede na strukturo. Res je, da je veliko bolj pogojno:

1. Prvi del opredeljuje osnovo in motiv za pisanje. Dopis, katerega vzorec je bil predstavljen zgoraj, pojasnjuje zahtevo v prvem stavku.
2. Drugi del odraža bistvo: v primeru pride za besedami "v zvezi z ...".
3. Tretji del je zadnji. Vsebuje lahko izjavo o dejstvih, predlog ali zahtevo.

Interno obvestilo, katerega primer nam pomaga razumeti pravila registracije, združuje drugi in tretji del v eno. Delitev postane bolj opazna v zapletenih beležkah. Tretji del se nujno pojavi v odzivnih dokumentih.

Stilizacija

Čeprav je za ta papir, kot tudi za vse druge poslovodne papirje, dovoljena prosta oblika, morate, da bi znali pravilno napisati beležko, svoje misli svobodno izraziti v poslovnem slogu, saj se to uporablja pri risanju pripraviti kakršno koli dokumentacijo.

Vrste

Pisarniški zapiski nimajo jasne klasifikacije, vendar jih je mogoče grobo razdeliti na vrste.

Na primer, obstaja beležka:

• o napredovanju;
• za nakup;
• o odpisu itd.

Vsaka vrsta ima svojo pisno specifikacijo. Za boljše razumevanje, kako napisati beležko, bodo navedeni tudi primeri.

O napredovanju

Obvestilo o povečanju plače morda potrebna za zaposlene, ki menijo, da za svoje delo prejemajo nezadostno denarno plačilo. Logično je, da se bodo najprej obrnili na svojega šefa - napisali bodo beležko.

Tovrsten dopis napiše vodja oddelka zaposlenega, naslovljen na vodjo oddelka. Včasih to počne tudi kadrovska služba. Takrat na začetku govorimo o komunikaciji med oddelkom zaposlenega, ki želi prejeti višjo plačo, in kadrovsko službo. V opombi morajo biti navedeni razlogi za povišanje plač (sprememba obsega dela, kvalifikacija zaposlenih itd.).

Spodaj je predstavljen vzorec.

Služba za materialno knjigovodstvo

Generalni direktor zasebnega podjetja "Agro Darina" Aninnikov G.L.

SERVISNA OPOMBA

09.04.2013 № 45

Saint Petersburg

O zvišanju plač Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna dela v zasebnem podjetju "Agro Darina" od 4. marca 2011 kot vodilni specialist v oddelku za računovodstvo materialnih sredstev. Je kvalificirana mojstrica svoje obrti, izkazuje visoko produktivnost, je točna, ustrežljiva in marljiva. V času svojega dela ni prejela niti ene disciplinske kazni. V zvezi z zgoraj navedenim vas prosim, da povečate plačo Galine Viktorovne Furmanets s 23.000 rubljev na 25.000 rubljev.

Vodja oddelka za računovodstvo materialnih sredstev_podpis_Galkin S. A.

Napredovanje ne pomeni le povečanja plače, lahko pomeni tudi prehod na višje delovno mesto. Obvestilo o napredovanju napiše tudi vodja oddelka.

To je pomembna opomba: ista opomba direktorju, torej opomba podrejenega šefu, se šteje za opombo.

• izboljšati svoje kvalifikacije;
• prejemanje višja izobrazba(prva sekunda);
• delovna doba in delovne izkušnje;
• za izjemne storitve.

Razlogi morajo biti navedeni neposredno v dopisu. Na primer naslednji.

Oddelek za logistiko

Generalni direktor PP Netflix Lyashenko S. Yu.

SERVISNA OPOMBA

19.02.2001 № 15

O promociji Yu. O. Belousova.

Yulia Olegovna Belousova dela na Netflixu od 7. januarja 1999 kot administratorka oddelka za logistiko. Je kvalificirana specialistka na svojem področju. Zaposleni je učinkovit in odgovoren, odlikuje ga visoka učinkovitost in vzdržljivost stresne situacije. 15. februarja 2001 je magistrirala na temo »Računovodstvo in revizija«. V zvezi z zgoraj navedenim priporočam Julijo Olegovno Belousovo za napredovanje na položaj višjega administratorja.

Vodja oddelka za logistiko_podpis_Elchaninov P.L.

Za nakup

Nakup pomeni popravilo ali zamenjavo kakršne koli opreme. Interni memorandum za pridobitev napiše oddelek, ki mora posodobiti svojo materialno-tehnično bazo.

Zapisek, katerega vzorec je predstavljen spodaj, je bil sestavljen za nakup računalnika.

Oddelek za človeške vire

Vodji IT oddelka Epam LLC D. M. Penkovu.

SERVISNA OPOMBA

12.11.2009 № 4

O popravilu (zamenjava) računalnika

Obveščam vas, da se od 6. novembra 2009 uslužbenka kadrovske službe Tatyana Evgenievna Mashkina, višja administratorka, sooča z rednimi zrušitvami na svojem osebnem računalniku.

Zaradi zgoraj navedenega razloga vas prosim, da čim prej popravite ali zamenjate ta računalnik.

Vodja kadrovske službe _podpis_ Chistenko V.T.

Dopust

Dopis tukaj pomeni dopust ne v smislu odhoda na zasluženi počitek, temveč klic zaposlenega z dopusta, ki ga napiše vodja oddelka, v katerem je prijavljen ustrezni zaposleni. Navaja razlog za preklic. Dokument se predloži vodji podjetja / organizacije, on pa mora napisati odgovor - soglasje ali zavrnitev.

Spodaj je primer takega zapisa skupaj z odgovorom.

nimam nič proti

Kadrovska služba za pripravo potrebnih dokumentov__Sergeev 21.3.2014

Generalni direktor PE "Aukro" Sergeev V.P.

SERVISNA OPOMBA

21.03.2014 № 1

Glede na bolezen višje računovodkinje oddelka za računovodstvo in revizijo Tatjane Viktorovne Morozove predlagam, da pokličem računovodjo Pavlo Sergejevno Matvejčuk z dopusta od 22. marca 2014.

Vodja oddelka za računovodstvo in revizijo _podpis_ Marinina R. A.

Treba je opozoriti, da je poleg pisanja in prejema resolucije za beležko potrebno pridobiti tudi soglasje samega zaposlenega za odpoklic z dopusta. To mora biti tudi uradno dokumentirano. Zato je memo samo prva faza ta proces.

O bonusih

Bonus memo je napisan, ko želi šef nagraditi zaposlenega za produktivno delo. Z vidika zaposlenega je postopek bonusa preprost, za šefa pa postane veliko bolj delovno intenziven, zlasti če organizacija nima bonusa in raje brez njega. Toda ena od stopenj tega procesa bo v vsakem primeru pisanje beležke.

Najprej morate v zvezi s tem preučiti specifikacijo podjetja - vsako podjetje ima svoje pogoje bonusa. To so lahko določeni primeri, ko zaposlenega ni mogoče nagraditi (disciplinske sankcije, upravne kršitve itd.), Viri nagrajevanja in podobno. Po natančnem študiju lahko nadaljujete neposredno s pisanjem.

Memorandum o bonusih mora nujno vsebovati razloge, zakaj vodja oddelka meni, da je treba zaposlenega nagraditi. Če ima klavzula o bonusih jasne klavzule, ki nakazujejo, kakšna spodbuda za kaj pripada, je postopek precej poenostavljen. Šef lahko le obvesti direktorja o izvajanju takšnih in drugačnih točk. Potem je to obvestilo. V drugem primeru vodja oddelka samo ponudi nagrajevanje zaposlenega in sam določi velikost bonusa - spet ob upoštevanju sistema materialnih spodbud organizacije.

Zanimivo je, da so obvestila o bonusih pogosto razvrščena kot poročila - saj so napisana v imenu višjega ranga. Podobna dilema se pojavi pri opombah o odpoklicu z dopusta, napredovanju itd.

Za odpis

Servisne opombe niso potrebne, kadar je nepremičnina poškodovana ali je materialno-tehnična baza zastarela. Ta vrsta dokumenta je tesno povezana z opombami o prevzemu in je podobna v specifikaciji: na primer, vodja oddelka z zgornjo težavo napiše podobno opombo oddelku, ki dela s poškodovano lastnino (kot v primeru o računalniku: pritožba je šla na informacijski oddelek).

Spodaj je vzorec takšne beležke.

Informacijski in tehnični oddelek

Vodji oddelka za nadzor in revizijo Troyanda LLC D. D. Suhorukov.

SERVISNA OPOMBA

22.01.2006 № 42

O razgradnji računalnikov

Obveščam vas, da je trenutno elektronski računalnik v lasti oddelka za informacijsko tehnologijo zastarel in ni sposoben izvajati izračunov z zadostno zmogljivostjo za polno delovanje tega oddelka.

V zvezi z zgornjim razlogom vas prosim, da zgoraj navedeno nepremičnino odpišete kot zastarelo in nas obvestite o potrebi po dopolnitvi materialne in tehnične baze.

Vodja informacijsko-tehničnega oddelka _podpis_ Chashchenko V.T.

Razdelitev beležk po vrstah

Vse zgornje primere lahko razdelimo na dve vrsti:

• obvestilo zaposlenemu, direktorju;
• obvestilo kateremu koli oddelku.

Dilema, ki jo povzroča prva točka, je bila v tem članku že omenjena. Kljub dejstvu, da obstaja veliko informacij o tem, kako napisati obvestilo direktorju, pa tudi primerov in vzorcev pisanja, to v bistvu ni povsem res. To načelo lahko deluje le v podjetniških organizacijah, kjer so vsi oddelki enakopravni in ni glavnega šefa. Nato pisanje zapiskov med oddelki samodejno postane uradna funkcija, ne poročilo. V vseh drugih primerih je močno priporočljivo, da pri pisanju obvestil o odpoklicu zaposlenega z dopusta, o njegovih bonusih, odpuščanju, napredovanju uporabite naslov dokumenta " Memorandum" Ostale pisne zahteve ostajajo enake.

Vsi drugi vzorci so razvrščeni kot interna obvestila oddelkom - o odpisih, prevzemih itd. Dajo bolj pravilno predstavo o bistvu notranjih obvestil: komunikacija med enakovrednimi oddelki, ki ne zahteva posredovanja vodstva.

Shranjevanje

Pisarniški zapiski, ki se nanašajo neposredno na posamezne zaposlene, so shranjeni v njihovih osebnih datotekah. Vse ostalo se pošlje v arhiv podjetja.

Pri preverjanju organizacije s strani višjih organov bodo morda potrebni izvirni zapiski: dajo podrobne informacije o notranjih dejavnostih podjetja, interakciji strukturnih elementov.

Prav tako so zaznamki, tako kot uradni dokumenti, lahko dokaz ali ovržba v postopku katere koli zadeve.

Tako kot druge spremne dokumente lahko zapiske štejemo za nekakšno prilogo k zunanji dokumentaciji podjetja.

Pogosta uporaba beležk je sociologom, tržnikom in kadrovskim psihologom merilo za oceno splošnega razpoloženja podjetja in zaposlenih.

Napol poslovni, napol svoboden slog pisanja beležk jasno odraža situacijske odnose v delovnem timu. Dokumentacija je še posebej zanimiva ne med oddelki, ampak med določenimi zaposlenimi v oddelkih - je manj pogosta in zato bolj vizualna.

Beležka je notranji dokument organizacije, zahvaljujoč kateremu lahko vodstvo kar se da hitro in učinkovito rešuje delovne situacije. Njegov glavni cilj je opozoriti vodstveno ekipo na informacije o problemu ali konfliktni situaciji, ki se je pojavila v proizvodnji ali znotraj ekipe.

Ta dokument lahko odraža tudi predloge zaposlenih glede povečanja delovne učinkovitosti, povečanja produktivnosti in drugih delovnih vprašanj.

Zvezna zakonodaja, ki velja v Rusiji, zato uradnega zaznamka ne opredeljuje kot obveznega dokumenta enotnega obrazca ni. Toda kljub temu ga mnogi poslovni subjekti zapišejo v lokalne predpise, na primer v računovodske politike.

Komercialne organizacije in samostojni podjetniki samostojno razvije obliko dokumenta ob upoštevanju osnovnih priporočil strokovnjakov.

Priloženi so servisni zapiski referenčne in informativne narave. Uporabljajo se pri vodenju poslovne korespondence znotraj organizacije kot dodaten dokument.

Namen beležk je izpostaviti vprašanja, povezana s proizvodnimi dejavnostmi oddelka, delavnice ali oddelka ali z določenim zaposlenim.

Tak dokument nima enotne oblike, zato je sestavljen poljubno. Kljub odsotnosti strogih zahtev zvezne zakonodaje glede registracije mora zapisnik vsebovati vse potrebne podatke in podatke:

1. V zgornjem desnem kotu morate napisati ime in položaj upravitelja, na katerega je naslovljena pritožba.
2. V sredini, nekoliko nižje, je napisano ime dokumenta: “URADNA OPOMBA”
3. Navedena sta njegova registrska številka in datum sestave.
4. Naslov mora odražati informacije, povezane s temo opombe (v predložnem primeru).
5. Besedilo mora vsebovati informacije, ki odražajo namen priprave dokumenta: najprej je opisana situacija, nato pa je navedena zahteva, pripomba ali predlog.
6. Na dnu opombe morate navesti ime avtorja, njegov položaj in podpis.

Opozoriti je treba, da je zapisnik lahko ne samo pojasnilo, ampak tudi poročilo. Na primer, v prvem primeru dokument zagotavlja komunikacijo med zaposlenimi v organizaciji na horizontalni ravni - vodja strukturne enote pripravi dopis, naslovljen na drugega vodjo strukturne enote.

V drugem primeru je dokument naslovljen na višje vodstvo. Obravnava delovno vprašanje, o katerem so podani nekateri predlogi in konkretni zaključki. Poslovodja vpiše svoj sklep na dopis in ga mora overiti s podpisom in datumom.

Če pogledamo vprašanje, kot je namen pisanja beležke, potem tukaj ne moremo omeniti njegove neposredne povezave z računovodstvo. Na podlagi tega dokumenta imajo računovodje zakonsko pravico odpisati določene stroške kot odhodke za obdobje poročanja. Na primer, zaposleni v organizaciji je plačal stroške prevoza, oglaševanja, kupljene opreme in drugih inventarja, potrebnih za opravljanje dejavnosti.

V tem primeru bodo pisarniške beležke obravnavane kot primarni računovodski dokumenti in jih je treba hraniti enako.

Kakšna je razlika med beležkami in beležkami, si oglejte v videu.

Kdo zna pisati

Uradne zaznamke lahko pišejo vsi brez izjeme zaposleni v organizaciji, ki so uradno zaposleni v njej. Praviloma se potreba po pripravi tega dokumenta pojavi, ko se zaposleni sooči s težavo.

Toda v tem primeru mora biti izpolnjen en pogoj - opomba vsebuje informacije o vprašanju, ki je v pristojnosti zaposlenega, ki ga pripravlja.

S takimi listinami se ugotavlja komunikacija med zaposlenimi na istem nivoju. Zelo pogosto vodje oddelkov, oddelkov in delavnic pošiljajo obvestila svojemu neposrednemu vodstvu, v katerem delajo za svoje podrejene.

V primeru, da navadni zaposleni pošiljajo obvestila svojim nadrejenim, se štejejo za poročila. Pošiljatelj mora razumeti, da mu bo le pravilno sestavljen dokument omogočil izpolnitev zahteve, izražene v njem. Zato je treba vse informacije predstaviti zelo na kratko, a jedrnato.

Ker je dopis interni dokument organizacije, mora njegovo obliko odobriti vodstvo in zabeležiti v računovodski politiki ali lokalnih predpisih. Lahko se sestavi tako na papirju kot v elektronski obliki.

Toda v vsakem primeru mora biti na dnu dokumenta "živi" podpis avtorja. V večini primerov so takšne opombe sestavljene v enem izvodu. Če pa delavec dela za veliko podjetje, se lahko od njega zahteva, da sestavi dokument v dveh ali celo treh izvodih.

Ta dokument mora vsebovati natančni kvantitativni kazalci:

• zneski bonusov, plač, regresov in drugih denarnih plačil;
• datumi, na primer točen dan, ko zaposleni odhaja na službeno pot;
• predmeti inventarja (navedeni celoten seznam vsi predmeti, navedeni v pritožbi) itd.

Morali boste tudi našteti vsak razlog za sprejete ukrepe za rešitev nastale situacije. Navedeni so podatki o vsaki osebi, vključeni v beležko.

Dokument morate začeti sestavljati z glavo. Tukaj morate navesti polno ime poslovnega subjekta. IN obvezno Navedena sta datum in mesto, v katerem je bil dokument sestavljen.

Če dokument sestavi navaden uslužbenec, bo moral biti potrdite s predstojnikom oddelka kjer dela. Šele po tem se bankovec prenese na cilj. Zaposleni mora nujno zagotoviti, da je njegova uradna pritožba evidentirana v ustreznem računovodskem registru.

Vsak poslovni subjekt mora praviloma imeti dnevnik interne dokumentacije. V nasprotnem primeru se skrbno sestavljen zapis zlahka izgubi med gostim tokom dokumentov.

Da bi se izognili morebitnim napakam pri pripravi dokumenta, posamezniki uporabite navodila:

1. Vzemite kos papirja velikosti A4.
2. V zgornjem kotu na desni strani se ustvari glava. V prvi vrstici je navedeno polno ime poslovnega subjekta. Naslednja vrstica vsebuje priimek, ime in patronim zaposlenega, na katerega je naslovljena pritožba. Tretja vrstica vsebuje polno ime in položaj zaposlenega, ki sestavlja beležko.
3. Več vrstic je preskočenih, na sredini pa je napisan naslov dokumenta. Spodnja vrstica navaja datum sestave in registrsko številko, ki mora ustrezati vpisu iz računovodskega registra. Obvezno je treba navesti mesto, v katerem je uradno registriran poslovni subjekt, v katerem zapisopisec deluje.
4. Vsako drugo vrstico se zapiše kratek naslov dokumenta, avtor pa mora orisati problem, ki ga bo obravnaval.
5. V drugem delu opombe je potrebno opisati bistvo problema, ki se je pojavil. Izjemno pomembno je, da navedete odgovorne osebe, povezane z njim, z navedbo njihovih polnih imen in položajev.
6. Predlagane so možnosti za rešitev problema.
7. Na dnu dokumenta je pritrjen podpis avtorja, ki navaja njegovo polno ime in položaj.

Pri elektronskem sestavljanju beležke upoštevajte navodila. Končana različica dokumenta se po elektronski pošti posreduje prejemniku. Shraniti ga je treba v odhodni korespondenci, pa tudi na bliskovnem pogonu, prav tako je treba zagotoviti varnost obvestila, da je bilo pismo prebrano.

Sestava, oblika, vrste

Pisarniški zapiski so razvrščeni glede na pomen informacij, ki jih vsebujejo:

• analitično;
• razlagalni;
• poročila;
• razlagalni.

Morda so namenjeni za notranjo in zunanjo uporabo. V drugem primeru se na ta način dopisuje s partnerskimi podjetji, ko se pojavijo težja delovna vprašanja. Kar zadeva interni dokument, vodstvo na njegovi podlagi sprejema odgovorne odločitve, izdaja odredbe in navodila.

V večini primerov se taka dokumentacija uporablja za komuniciranje oddelkov. Odraža zahteve in predloge ter pomembne informacije v zvezi z ekonomsko ali logistično podporo organizacije.

Z njihovo pomočjo je zagotovljeno komunikacijo na horizontalni ravni. V primeru, da sta statusa vpletenih oseb različna, se dokument šteje za prijavo.

Na primer, en zaposleni gre na službeno potovanje. Vodja njegovega oddelka piše obvestilo, naslovljeno na vodjo organizacije. Na podlagi tega dokumenta se izda nalog, izda se potrdilo o potovanju in izdajo sredstva za stroške.

Razmislite lahko tudi o drugem primeru. Podjetje je ustvarilo certifikacijska komisija. Vodja oddelka svojim članom predloži dopis, ki navaja, da določen zaposleni ne ustreza svojemu položaju, na primer nenehno prejema pritožbe, proizvaja veliko izdelkov z napako itd. V tem primeru člani komisije , lahko na podlagi prejetega dokumenta sprejme odločitev o ponovnem certificiranju zaposlenega.

Vodja oddelka lahko piše dopis, naslovljen na vodjo organizacije, o skrajšanju poskusne dobe za novinca, saj se dobro spopada s svojimi nalogami in ima zadostno stopnjo usposobljenosti za trajno zasedbo prostega delovnega mesta. Takšen dokument lahko služi kot podlaga za nagrajevanje katerega koli zaposlenega na podlagi kazalnikov uspešnosti. Predstavniki prava ga sprejmejo kot dokazno podlago, ko se sporne situacije rešujejo v pravnem okviru.

Mnogi posamezniki ne razumejo razlike med zapiskom in poročilom. To je razloženo z dejstvom, da sta oba dokumenta namenjena obveščanju vodstva o vseh delovnih težavah, ki se pojavljajo v organizaciji.

Razumejo naj, da je poročilo namenjeno obveščanju nadrejenih o nastalih težavah, servisno poročilo pa poleg tovrstnih informacij vsebuje tudi predloge za rešitev nastalih vprašanj.

Pri sestavljanju pritožbe, naslovljene na vodstvo, je treba upoštevati naslednje: nianse:

1. Dokument je sestavljen v prosti obliki.
2. Jasno mora biti opisano bistvo problema.
3. Vse rešitve morajo biti navedene.
4. Dokument mora biti registriran v ustreznem računovodskem registru.
5. Da preprečite možnost izgube bankovca, ga lahko naredite v dveh izvodih. Eden bo predan v vodstvo preko tajnice, drugi pa bo ostal pri zaposlenem (obrazec bo vseboval podpis, datum prevzema, matično številko).

Če nameravate izmenjati beležke med ločene enote organizaciji, potem je treba upoštevati tudi takšne trenutke:

V primeru, da se dopis pošlje drugemu poslovnemu subjektu, mora nalogodajalec to upoštevati nianse:

1. Beležka lahko včasih služi kot zunanji dokument. Na ta način si sodelujoči poslovni subjekti izmenjujejo informacije.
2. V tem primeru se zapisnik šteje kot dokumentarni dokaz zahteve ali zahtevka enega poslovnega partnerja do drugega.
3. Dokument je sestavljen na pisemski glavi organizacije v prosti obliki.
4. Opombi je lahko priložena dokazna dokumentacija, ki potrjuje navedene informacije.
5. Potrebno je narediti dve kopiji, ena se prenese na partnersko podjetje, druga pa ostane drugi organizaciji. Na drugem izvodu mora naslovnik dati mokri žig, datum in podpis ter navesti registrsko številko.
6. Takšen dokument je treba hraniti, dokler se situacija popolnoma ne reši.
7. Če je partnersko podjetje na prejeto zahtevo podalo pisni odgovor, ga je treba evidentirati in shraniti skupaj z zapiskom.

Ali obstaja elektronska različica?

Zvezna zakonodaja, ki velja v Rusiji, dovoljuje poslovnim subjektom na svojem odločijo, kako bodo upravljali pretok dokumentov. Danes številne komercialne organizacije in samostojni podjetniki uporabljajo elektronske oblike dokumentov.

Sestavljena potrdila in zapiski se posredujejo oddelkom prek interneta. Toda, če nameravate obvestiti višje vodstvo o izjemno pomembni situaciji, ki spada v področje »poslovne skrivnosti«, potem mora zaposleni sodelovati pri zagotavljanju zagotovil. osebni digitalni podpis.

V primeru, da je zaposleni svoje misli izrazil na papirju, lahko obrazec skenira in pošlje na naslov E-naslov vaša organizacija. Če pri pošiljanju uporablja osebni poštni predal, registriran na svoje ime, servisne opombe ne bo treba podpisati.

Kar zadeva obliko elektronskega dokumenta, se ne razlikuje od papirne različice. Pošiljatelj mora v izogib nadležnim nesporazumom upoštevati naslednje nianse:

1. Ko pošiljate e-pošto, morate zahtevati obvestilo, da je prejemnik prebral sporočilo. Tako obvestilo bo služilo kot dokaz, da če obstaja težka situacija odgovorna oseba obvestilo poslala pravočasno.
2. Dokument je sestavljen v pisavi Times New Roman, katere velikost naj bo v razponu 12-14.
3. Datum mora biti vpisan v obliki: 01.01.2018 ali 01.01.2018.
4. Naslov dokumenta naj bo na sredini lista.

Spodaj je mojstrski razred o pretvorbi uradnih beležk v elektronsko obliko.

Pomen dokumenta

Prednost sestave tovrstnega dokumenta je, da deluje kot dokaz delo določenega strokovnjaka, ki rešuje probleme v njegovi pristojnosti. Na primer, če se tak uslužbenec ne more samostojno spoprijeti s specifično situacijo, lahko z memorandumom vključi druge strokovnjake v njeno reševanje.

Tako se samodejno razbremeni odgovornosti za nekvalitetno ali nepravočasno reševanje problema.

Dodatna prednost te vrste dokumenta je, da je neposredne dokaze dejstvo, da je strokovnjak izpostavil problem na svojem strokovnem področju. Če specialist ne more sam rešiti težave in jo v obliki dopisa predloži v reševanje drugim strokovnjakom, se s tem razbremeni odgovornosti za nepravočasno ali nekakovostno obravnavo vprašanja.

Če pride do sporne situacije, v kateri vodstvo ali regulativni organi poskušajo najti krivce, bo zapis pomagal razumeti, kdo je kriv.

Ker beležke ne sodijo v kategorijo obveznih dokumentov, ki se uporabljajo za interno komuniciranje organizacije, mnogi kadroviki zelo lahkomiselno in neodgovorno pristopite k vprašanju njihovega shranjevanja.

Nameščeni morajo biti v suhih in prezračevanih prostorih, tako da vlaga in druga agresivna okolja ne bodo negativno vplivala na medije za shranjevanje papirja.

Po prenosu uradnih zaznamkov v predvideni namen morajo biti odgovorni za njihovo varnost kadroviki. Papirne dokumente hranimo v sefih, saj lahko vsebujejo zaupne podatke.

Dostopni bodo samo odgovorni uradnik, odobrila ustrezna po naročilu. Vsi prispevki so shranjeni v ločeni mapi, če pa so bili oddani elektronsko, se za njihovo shranjevanje uporablja bliskovni pogon.

Pri rokih skladiščenja morajo poslovni subjekti upoštevati naslednje: nianse:

1. Če v takih pozivih zaposleni podajajo pomembna poročila, dajejo predloge racionalizacije in razmišljajo o drugih pomembna informacija, potem njihov rok uporabnosti ne sme biti krajši od 5 let.
2. V primeru, da notranji zapiski ne vsebujejo podatkov, pomembnih za delo poslovnega subjekta, se lahko hranijo največ eno leto.
3. Če notranji zapiski odražajo informacije o sodelovanju podjetja s tujim partnerjem, potem njihovo minimalno obdobje shranjevanja ne sme biti krajše od 15 let.

Omeniti velja, da lahko vodja organizacije po lastni presoji podaljša obdobje shranjevanja takšne dokumentacije z izdajo ustrezne odredbe.

Katere vrste beležk obstajajo? Odgovor na vprašanje je v videu.

* Oddahnite si od dela - poglejte

Pravila za sestavo poročil, uradnih in pojasnjevalnih opomb

Pravila za sestavo poročil, uradnih in pojasnjevalnih opomb

Na prvi pogled ni posebnih razlik med zapisnikom, uradnim zapisom in pojasnilom. Dejansko so ti dokumenti podobni po namenu - vsi so informativne narave. Vendar imamo opravka z drugačnim vrste dokumentov, ki se razlikujejo tako po vsebini kot po naslovnikih. Poglejmo, kako pravilno oblikovati vsakega od njih.
Najprej vas spomnimo, da morate pri pripravi kakršnih koli informacij in referenčne dokumentacije, naj bo to opomba, protokol, akt ali potrdilo, upoštevati zahteve
GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za pripravo dokumentov"*.
Obstajajo splošna pravila za pripravo poročil, uradnih in pojasnil. Vsak od teh dokumentov mora imeti:
- navedba avtorja (organizacija, strukturna enota ali uradna oseba, od katere prihaja opomba);
- ime naslovnika (komu je dokument poslan);
- ime vrste dokumenta (na primer Memo, "Office Memo");
- datum sestave;
- Registrska številka;
- naslov besedila (na primer kršitev "O". delovna disciplina«, »O pridobivanju delovnih knjižic«);
- besedilo;
- podpis prevajalca (z navedbo položaja).
Ne pozabite, da pravilna navedba podrobnosti v dokumentih neposredno vpliva na njihovo pravno veljavo in zagotavlja njihovo nespornost in uradnost.
Poročamo o situaciji
Memorandum- to je dokument, naslovljen na vodjo organizacije (te ali višje) ali vodjo strukturne enote. Memorandum podrobno opredeljuje kakršno koli vprašanje s sklepi in predlogi sestavljalca in je namenjen spodbujanju vodstva k določeni odločitvi. Če memorandumi obveščajo naslovnika o poteku izvedba dela, potem jih je mogoče redno sestavljati.
Memorandumi, naslovljeni na vodjo organizacije, so interni dokumenti in jih je mogoče sestaviti na preprost list A4 papir. Dokumenti, ki se pošiljajo višjim organom, so zunanji dokumenti in morajo biti pripravljeni na pisemski glavi organizacije.
Besedilo beležke je sestavljeno iz dveh ali treh pomenskih delov. V prvem delu – navajalnem – so navedeni razlogi, dejstva in dogodki, ki so bili povod za pisanje. Drugi del - analiziranje - vsebuje analizo trenutnega stanja, možne možnosti njene odločitve. Tretji del – povzetek – vsebuje zaključke in predloge konkretna dejanja, ki se jih je po mnenju prevajalca treba lotiti. V dopisu morda ni drugega dela, potem je dokument sestavljen le iz opisa stanja, zaključkov in predlogov avtorja dopisa.
Obveščamo vodoravno
Servisni memo ki ga sestavi zaposleni ali vodja enote, naslovljen na vodjo ali strokovnjaka druge enote. Tako zagotavlja horizontalno komunikacijo nadzornih objektov. Te opombe najpogosteje odražajo vprašanja logistike, ekonomije, informacijske podpore itd. Na primer, v računovodstvu se je tiskalnik pokvaril. Glavni računovodja lahko o tem z dopisom obvesti vodjo službe za sistemsko podporo in ga zaprosi za popravilo naprave. Zapisek se sestavi na enak način kot poročilo.
Razlaga razlogov
Pojasnjevalno pismo- to je dokument, ki pojasnjuje razloge za katero koli dejanje, dejstvo ali incident. Lahko ga sestavi kateri koli zaposleni v organizaciji, naslovljen na nadrejenega uradnika. V bistvu so pojasnila napisana ob storitvi disciplinske kršitve in prisotnost takšne opombe je nepogrešljiva zahteva za naložitev disciplinske sankcije zaposlenemu (člen 193 delovnega zakonika Ruske federacije). Zaposleni najpogosteje napiše pojasnilo ročno in v prosti obliki, vendar organizacije pogosto uporabljajo posebne obrazce.
Priporočamo, da ima kadrovik vedno pri roki več vzorcev različnih zapiskov ali zanje pripravi standardizirane obrazce. Navsezadnje se izmenjava informacij v organizaciji odvija nenehno in zaposleni se pogosto obrnejo na kadrovsko službo za pomoč pri pripravi tega ali onega dokumenta. V navodilih za vodenje kadrovskih evidenc organizacije, lahko določite zahteve za opombe, jih opišete potrebne podrobnosti in zagotovite vzorce.
V praksi se pogosto postavlja vprašanje, ali je treba v organizaciji registrirati uradne, dopise in pojasnila. Po našem mnenju, če vprašanje, navedeno v opombi, zahteva pisno odločitev v obliki sklepa upravitelja, potem je treba te dokumente registrirati, saj zahtevajo izvedbo in uporabo v referenčne namene. Če je težavo mogoče rešiti ustno, take opombe ni treba registrirati.

Orodjarna
Generalni direktor OJSC "Spektr"
A.A. Guščina

POROČILO
15. november 2009 N 13/3
O nepravilni izvedbi
delovne obveznosti Nekhaev N.A.

Po ukazu št. 12k z dne 29. oktobra 2009 je Nekhaev N.A. zaposlil v orodjarni kot strugar četrte kategorije s trimesečnim predizpitnim delom.
Nekhaev N.A. nepravilno opravlja svoje delovne naloge. Tako mu je bilo 1. novembra 2009 zaupano delo izdelave delov št. k5/3222. Pri opravljanju dela Nekhaev N.A. dovolil, da je 15 izdelkov okvarjenih. Popravek napake je bil zaupan strugarju E.L. Grishinu.
Mislim, da je strugar N.A. Nekhaev je treba grajati v skladu s členi 192-193 delovnega zakonika Ruske federacije. Tej dopisnici prilagam osnutek odredbe o izreku disciplinske kazni (ukor). Poleg tega verjamem, da je od plače Nekhaeva N.A. je treba odšteti stroške izdelkov, ki so se izkazali za pomanjkljive.
Delovodja podpis G.I. Malakhov

Oddelek za kozmetiko
Generalni direktor OJSC "Sigma"
P.Yu. Kolcov

POROČILO

12. november 2009 N 123
O napotitvi uslužbenca oddelka v Moskvo
tovarna kozmetike "Svoboda"
V povezavi s širitvijo asortimana blaga, ki ga prodaja naše podjetje, in oblikovanjem načrta oglaševalska akcija Za leto 2005 vas prosim, da pošljete višjega strokovnjaka iz oddelka za kozmetične izdelke Mikhailovo E.Yu. v moskovsko kozmetično tovarno "Svoboda", da bi se seznanili z novostmi v kozmetičnih izdelkih in se dogovorili o razvoju pogodbenih odnosov s to organizacijo.
vodja oddelka podpis K.O. Simonov

Oddelek za človeške vire
Namestnik vodje ACh
E.O. Fedina

SERVISNA OPOMBA

19. november 2009 N 21
O izvajanju popravil v kadrovski službi
Zaradi mojega ponovnega odhoda na dopust in začetih popravil vas prosim, da v času moje odsotnosti v kadrovski službi opravite naslednja popravila:
1. Pobarvajte okenske okvirje in okenske police.
2. Pobarvajte strop.
3. Prilepite ozadje.
Vodja kadrovske službe podpis A.I. Mihejeva

Prodajni oddelek
Generalni direktor JSC "Alt"
M.Yu. Mirotvorcev

POJASNILO

25. november 2009 N 2/12
O odsotnosti z dela
Dne 12.11.2009 sem bil od 14.00 do 16.00 odsoten z delovnega mesta zaradi potrebe po obisku žene v bolnišnici.
Ker je vodja prodajnega oddelka Svetikov N.N. Ob 14.00 me ni bilo, nisem ga mogel obvestiti o razlogu svoje odsotnosti in sem o tem vprašal tajnico Marishino A.O. Menim, da nisem kršil internega delovnega reda, saj sem bil odsoten z dela zaradi dober razlog in za kratek čas.
Špediter podpis I.I. Eliseev

Oddelek za vrednostne papirje
Prvi namestnik general
Direktor Real banke E.G. Krupnov

POJASNILO

8. november 2009 N 54
O prepozni oddaji zbirnega poročila
V zvezi z dejstvom, da nisem pravočasno oddal konsolidiranega poročila oddelka vrednostnih papirjev za oktober 2009, pojasnjujem naslednje. To poročilo bi moral oddati 29. oktobra 2009, vendar sem ga dejansko oddal 3. novembra 2009 zaradi poškodbe in popravila telefonske linije, na kateri je faks-modem, in pomanjkanja podatkov iz podružnice Oktyabrsky. banke.
Vodja oddelka za vrednostne papirje podpis K.O. Černišev

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* Sprejeto z resolucijo državnega standarda Rusije z dne 3. marca 2003 N 65-čl.

Zapisek, ki je ena glavnih oblik uradne komunikacije in komunikacije, igra pomembno vlogo pri delu katere koli organizacije. Treba je podrobneje razumeti vprašanja, kaj je ta dokument, kako naj bi izgledal vzorčni zapisek in kako ga pravilno napisati (z uporabo posebnega primera).

Za kakšne namene je ta vrsta dokumenta potrebna?

Zapisek je vrsta memoranduma. To je dokument informativnega in referenčnega tipa, potreben za izmenjavo informacij in interakcijo znotraj organizacije med oddelki in strukturnimi enotami iste ravni upravljanja (na horizontalni ravni). To pomeni, da če se obrnete na vodjo ali strokovnjaka drugega oddelka, bo sestavljen zapisnik, in če je pritožba na vodjo višje ravni, bo uporabljen zapisek. Edina razlika med njima je ta.

Dokument se sestavi v pisni ali elektronski obliki v primeru, da ustna izjava ne zadošča za rešitev vprašanja ali problema, ko je treba pritožbo dokumentirati.
Za strokovnjake in osebje so lahko pravočasno pisni zapiski koristni v smislu, da bodo dokazovali prizadevanja določenega strokovnjaka pri reševanju določenega problema.

Interni dopis se uporablja izključno za komunikacijo znotraj poslovne organizacije in je potreben, če je rešitev določenega vprašanja odvisna od zaposlenega (vodje) drugega oddelka.

Na primer, naslednji dokumenti so pripravljeni za:

• obvestila ali napovedi kakršnih koli novic;
• kot spremno opombo za glavno sporočilo;
• prošnja za informacije;
• izdajo navodil različne vrste, in druge.

V besedilu so podane različne informacije, zahteve, vloge in predlogi v dovolj jedrnati in razumljivi obliki.

Tradicionalno se dokumenti sestavljajo v pisni obliki na papirju formata A4, z razvojem elektronskega upravljanja dokumentov v podjetjih pa se uradni zaznamki vse pogosteje izpolnjujejo elektronsko na računalniku. To ima svoje prednosti, na primer možnost, da določeno zadevo obravnavamo takoj in brez odlašanja.

Pozor! Dokument je lahko napisan v kakršni koli obliki, saj ruski zakoni ne določajo nobenih obveznih zahtev za njegovo pripravo ali izvedbo.

Nekatere posebnosti so lahko zapisane v pravilih pisarniškega upravljanja določene organizacije, v vsakem primeru pa so takšni dokumenti sestavljeni v skladu s približno isto vrsto.

Pravila za pisanje beležke

"Nenapisana" pravila za pripravo tovrstnega dokumenta priporočajo upoštevanje naslednjega načrta.

1. Na vrhu lista, v "glavi" dokumenta, morate v dativu navesti naslovnika, ki mu je bilo sporočilo poslano: položaj; Ime organizacije; POLNO IME.
2. Spodaj, na sredini, je napisano ime "Uradni dopis", ki označuje njegovo številko in datum sestave.
3. Nato je napisano samo besedilo, informativno sporočilo. Besedilo se lahko začne tudi z naslovom o temi opombe. Prevajalec zelo jedrnato opiše situacijo, na koncu poda zahtevo in dejanja, ki jih je treba izvesti.
4. Spodaj je položaj prevajalca, polno ime, podpis s prepisom.

Dokument podpiše zaposleni, ki ga je sestavil; če mora zapisnik podpisati vodja oddelka, bo podpis zaposlenega v spodnjem levem kotu (na mestu za izvršitelja).

V nekaterih primerih, ko sodelujejo zainteresirane stranke, so v opombi navedeni njihovi vizumi: priimek, začetnice imena in očeta, datum in podpis s prepisom.

Če govorimo o beležki v elektronski obliki, je sestavljena skoraj na enak način. Edina razlika je v tem, da v elektronskih dokumentih ni treba izpolniti "glave", to je navesti naslovnika. Z elektronskim upravljanjem dokumentov je celotna organizacija povezana v eno mrežo, dovolj je le, da v vrstici »Zadeva« izberete želeno osebo. Tudi podpis: ni ga treba dati, ker je v sistemu dokumentnega toka podpis na začetku dodeljen določeni osebi.

Za elektronske dokumente je koristno, da na trdem disku ustvarite posebno mapo, v kateri pod vašo serijske številke Vse opombe bodo postavljene.

Primer priprave dokumenta

Da bi jasno pokazali, kako pravilno napisati beležke, podajamo naslednji primer.

Direktorju OJSC "Drevo"
Filippova I.G.
vodja proizvodnega oddelka
izdelki iz sadja in zelenjave
Tretyakova S.B.

Servisni memo
22.07.2016 №33

Delavci Zholin S.L. in Kotorsky E.R. 2 (dva) meseca vestno izpolnjujejo svoje uradne dolžnosti in presegajo delovni standard. Na podlagi tega vas prosim, da zagotovite bonuse zaposlenim v S.L. Zholin. in Kotorsky E.R. z denarno nagrado. Prilagam podrobne podatke o obsegu dela, ki ga opravljajo ti zaposleni.

Vodja proizvodnega oddelka
izdelki iz sadja in zelenjave
Tretjakov S.B.

Na koncu je treba povedati, da so dokumenti te vrste na odličen način uradno komunikacijo, obveščanje vaših sodelavcev v organizaciji. Vsak zaposleni se mora zavedati, da lahko s pravočasno in dokumentirano opombo ne samo povečate delovno učinkovitost in se dobro uveljavite v očeh nadrejenih, temveč tudi preprečite morebitne težave in odpravite morebitne probleme in nesporazume.

Ustvarjanje beležke: video

Če ne mora vsak zaposleni v organizaciji pisati uradnih ali beležk, potem bo prej ali slej morda skoraj vsak zaposleni potreboval vzorec pojasnila. Vsaka od teh vrst uradnih dokumentov ima svoj poseben namen informacijske in referenčne narave. Razmislimo, katere vrste zapiskov so najbolj primerne za določen primer.

Vrsta dokumenta za informativne ali referenčne namene, naslovljena na pooblaščeno osebo, na primer vodjo oddelka ali vodjo podjetja, se imenuje poročilo. Zakonodaja ga ne opredeljuje jasno, temveč je namenjen podajanju zaključkov in predlogov, ki naj bi spodbudili upravljavca k odločitvi.

Lahko se sestavi na pobudo zaposlenega ali v skladu z ustnim dogovorom po ukazu predstojnika. Najpogosteje z njegovo pomočjo dajejo predloge v zvezi z izboljšanjem tehnične opreme v proizvodnji, izražajo nestrinjanje s katero koli odločitvijo vodstva in izražajo svoje stališče v primeru konfliktov s sodelavci.

Vzorec pojasnila

Glavno besedilo tega dokumenta je namenjeno oblikovanju vašega stališča in jasni predstavitvi vaših argumentov o utemeljenosti vprašanja.

Razlikujemo naslednje vrste beležk:

• Poročanje. Vključujejo obveščanje o zaključku katerega koli dela ali faze, izvršitev naročil itd.;
• Informativno. Sestavljen za prikaz rezultatov, podrobnosti, napredka in načinov izvajanja dela. So redni;
• Pobuda. Vsebujejo pobude, predloge, priporočila itd.

Vzorec memoranduma

Poročila so lahko eksterna ali interna, odvisno od tega, kdo je prejemnik dokumenta.

Zunanji so naslovljeni na vodjo podjetja ali organizacije na višji ravni. Za pripravo tega dokumenta uporabite splošne obrazce podjetja. Glede na primer mora memorandum sestavljati naslednje elemente:

• imena ustanove, podjetja;
• datumi;
• indeks;
• naslovi registracije;
• podatki o naslovniku;
• naslov teme poročila;
• navedeno besedilo;
• podpisi upravitelja;
• Polno ime izvajalca z navedbo kontaktne telefonske številke.

Memorandum o neskladnosti delovne obveznosti

Interni memorandumi se sestavijo v imenu vodje organizacije, za njihovo izvedbo se uporabljajo navadni listi. Tak dokument vsebuje naslednje elemente:

• oznaka oddelka;
• Naslov dokumenta;
• datum in registrska številka;
• naslov teme;
• besedilo;
• Polno ime naslovnika;
• podpis, priimek in začetnice ter položaj sestavljavca.

Ena vrsta internega dokumenta je memorandum o neizpolnjevanju uradnih dolžnosti. Namenjen je obveščanju o neizpolnjevanju ali nepravilnem opravljanju neposrednih nalog zaposlenega, vključuje pa tudi predlog za izrek disciplinske sankcije za tega zaposlenega.

Servisna beležka - primer pisanja in dnevnik

Ena od vrst beležk je uradna. Je informativni dokument in se uporablja za interakcijo različnih horizontalnih (to je, ki niso podrejeni drug drugemu) objektov vodstvene strukture, da bi rešili vprašanja, povezana z njihovo pristojnostjo. Kako napisati beležko?

Vseslovenski klasifikator vodstvene dokumentacije (OKUD) te vrste dokumentacije ne predvideva. Hkrati se uporabljajo v različne industrijske namene:

• zahtevati informacije;
• pri izdaji navodil;
• kot spremni dokument;
• kot informativno pismo.

Besedilo te vrste dokumenta vsebuje podatke o tem, kaj je bil razlog za njegovo izvedbo, tj. zahteva, prošnja, predlog itd. Vsebuje lahko informacije o izvedenih sestankih, kadrovskih premikih zaposlenih, morebitnih spremembah v delu organizacije in njenih oddelkov itd. Dokument lahko vsebuje tudi podatke za varnostno službo o delavcih, ki delajo ob koncih tedna, da bi jih lahko dovolili v prostore podjetja.

Za delovne uspehe lahko zaposleni prejmejo vredno darilo ali naziv ali listino. V ta namen se sestavi dopis za bonus, ki ga sestavi vodja oddelka, sindikata ali ekipe.

Memorandum za nagrado

Zakonodaja nima strogih zahtev za izdelavo uradnega zaznamka. Vendar je vzorec za izpolnjevanje beležke po obliki podoben poročilu, lahko ga je razviti in sestaviti neposredno v organizaciji, ob upoštevanju posebnosti podjetja.

Za nadzor dokumentacije je treba ustvariti poseben dnevnik. Glede na vzorčni dnevnik servisnih opomb lahko vsebuje informacije o registrske številke dokumentov, njihov datum, naziv oz povzetek, podatki o uradni, kdo je podpisal dokument itd.

Vzorec dnevnika uradnih beležk

Poleg temeljnice je zagotovljeno karto ali avtomatsko evidentiranje dokumentacije.

Obrazec za pojasnilo

Za razlago okoliščin kakršnih koli dogodkov in dejstev je na voljo taka vrsta dokumenta pojasnilo, ki ga sestavi uslužbenec podjetja in naslovi na nadrejenega uradnika.

Napisana je ročno v enem izvodu na običajnem listu papirja, naslovljena na osebo, ki jo je zahtevala. Nekatere organizacije zagotavljajo pripravo obrazložitve v računalniku. Oblika obrazložitve ni določena na zakonodajni ravni, vendar v nekaterih institucijah obstajajo standardni obrazci za njeno izvedbo. Hkrati velja pojasnilo, ki ni sestavljeno v skladu z obrazcem.

V skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije (člen 193) pred prijavo na zaposlenega disciplinski ukrep, je treba od njega zahtevati pojasnilo, v katerem lahko zaposleni poroča o okoliščinah in razlogih za opravljena dejanja.

Pojasnila lahko sestavi bodisi zaposleni oz strukturna enota na splošno.