Proizvodnja vsake države in vsake industrije je odvisna od številnih dejavnikov. Eden od najpomembnejši dejavniki, ki vplivajo na raven produktivnosti dela in posledično na učinkovitost proizvodnje, so osebje (osebje) podjetja.

Osebje je najvrednejši in najpomembnejši del produktivnih sil družbe. Na splošno je učinkovitost podjetja odvisna od usposobljenosti zaposlenih, njihove razporeditve in uporabe, kar vpliva na obseg in stopnjo rasti proizvedenih izdelkov, porabo materiala in tehnična sredstva. Ta ali ona uporaba osebja je neposredno povezana s spremembami kazalnikov produktivnosti dela. Rast tega kazalnika je najpomembnejši pogoj razvoj proizvodnih sil države in glavni vir rasti nacionalnega dohodka.

Kako torej doseči, da bo vaša delovna sila delovala najbolj učinkovito? Odgovor na to vprašanje je v središču vsake kadrovske politike.

Namen tega dela je razkriti vlogo kadrovske službe v organizaciji.

Za dosego tega cilja je treba rešiti številne težave:

1. razkrivajo bistvo kadrovske politike;

2. opredeliti osnovna načela izgradnje kadrovske službe organizacije;

3. prikazati vlogo kadrovske službe pri upravljanju s kadri.

Predmet študije je kadrovska služba podjetja. Predmet so dejavnosti upravljanja te službe.

1.Kadrovska služba organizacije

1.1. Koncept kadrovske službe

Kadrovska služba podjetja je niz specializiranih strukturnih enot na področju upravljanja podjetja skupaj z zaposlenimi v njih. uradniki(vodje, specialisti, tehnični izvajalci), poklicani za vodenje kadrov v okviru izbrane kadrovske politike.

Faze oblikovanja kadrovske službe podjetja:

1. Strukturiranje ciljev sistema PM.

2. Določitev sestave funkcij upravljanja, ki omogočajo uresničevanje ciljev sistema.

3. Oblikovanje sestave podsistemov organizacijske strukture kadrovske službe.

4. Vzpostavitev odnosov med podsistemi organizacijske strukture kadrovske službe.

5. Določitev pravic in odgovornosti podsistemov.

6. Izračun delovne intenzivnosti opravljenega dela in števila osebja kadrovske službe podjetja.

7. Izdelava konfiguracije organizacijske strukture kadrovske službe podjetja.

1.2. Vloga in mesto kadrovske službe pri doseganju ciljev organizacije Vloga in pomen kadrovskih služb sta se povečevala s povečevanjem vloge človeškega faktorja v proizvodnji, težavami preživetja in doseganja finančne uspešnosti podjetij v sodobnem tržnem gospodarstvu. Tako so se v dvajsetih letih tega stoletja naloge strokovnjakov za upravljanje s kadri osredotočale predvsem na vprašanja socialna psihologija o reševanju sporov med osebjem in upravo, ki zastopa interese premoženjskega subjekta. IN povojnem obdobju in vse do 60. let so se funkcije kadrovskih služb osredotočale na probleme proizvodnih kadrov (»modrih ovratnikov«), funkcionalne naloge pa še niso imele vsebinske opredelitve.

Upoštevati je treba, da je kadrovska služba v kapitalističnih podjetjih dolga leta veljala za pomožni oddelek.

Sredi 20. stol. na zasebnem in državna podjetja Zahod je kadrovska služba pod vplivom sindikalnega gibanja, socialne zakonodaje, kolektivnih pogodb in splošne gospodarske rasti, ki je izboljšala socialni položaj delavcev, postopoma širila svoje funkcije. Na predhodno obstoječe tehnične obveznosti zaposlenih v kadrovskih službah (direktoratih), kot so: zaposlovanje, organizacija strokovnega usposabljanja, preučevanje kvalifikacij zaposlenih, odpuščanje z dela, pravna vprašanja, registracija napredovanj itd. - dodana je funkcija »človeški (družbeni) odnosi« kot samostojno delovno področje.

Kot posebne službe in službe za družbene odnose (človeški odnosi, delovna razmerja) začela se je pojavljati politično pomembna funkcija kadrovskih uslužbencev, ki bi morali stopiti v stik s sindikalnimi organizacijami, preprečiti nastanek konfliktov in upravam podjetij predlagati ustrezno linijo obnašanja. Zahvaljujoč kombinaciji tehničnega in politične funkcije kadrovska služba na Zahodu se je izenačila z drugimi službami podjetja.

Po mnenju zahodnih znanstvenikov strokovnjakov, ko sodobna podjetja Pojavijo se tehnološko zaprti proizvodni sistemi, družbeni in delovni odnosi pridobijo decentraliziran značaj, glavni pomen v njih se daje mestu in vlogi posameznika v kolektivu. S tem se spreminjajo funkcije kadrovske službe, ki preneha biti »gasilska enota« za gašenje žarišč socialnih napetosti. Odslej je njegova glavna naloga razvijati politiko zaposlovanja, ki omogoča vsem ravnem sprejemanje potrebnih tehnoloških inovacij. Razvoj te politike vključuje elemente, kot so prekvalifikacija osebja, njihovo napredovanje, ocenjevanje uspešnosti itd. Cilj je spodbujati obvladovanje drugih specialnosti in pripravljenost za študij na vseh stopnjah. V organizacijskem smislu bi morala kadrovska služba stremeti k decentralizaciji in zmanjšanju hierarhičnih stopenj pri reševanju določenih vprašanj.

Od 70. let prejšnjega stoletja je bil v Združenih državah uveljavljen koncept "človeških virov" in večina podjetij in podjetij je opustila tradicionalno ime kadrovskih storitev "upravljanje osebja" in ga nadomestila z "upravljanje človeških virov". Sprememba imena je odražala širitev funkcij kadrovskih služb in večjo strokovnost »kadrovnikov«, utrdila pa je tudi številne novosti v metodah kadrovskega dela.

Za mnoge učinkovito delujoče organizacije je danes glavno vprašanje, kako premostiti vrzel med razvojem inovativnih strategij, ustvarjanjem novih izdelkov, organizacijskimi strukturami na eni strani in pravilno uporabo in razvoj delovnega potenciala - na drugi strani. Tu imajo posebno vlogo kadrovske službe. Vodstvene službe so danes po svojih funkcijah, ravni, strokovni usposobljenosti zaposlenih, tehnični opremljenosti in uporabljenih metodoloških orodjih že zdavnaj prerasle tiste pisarne za shranjevanje kadrovskih informacij, s katerimi so svojo dejavnost začele pred mnogimi leti.

Te spremembe ne pomenijo, da bodo tradicionalne kadrovske funkcije izginile. Zaposlovanje, usposabljanje, vprašanja, povezana z plače, distribucija koristi, pa tudi odnosi med delodajalci in delojemalci bodo očitno vedno ostali odgovornost služb za upravljanje človeških virov. Hkrati se radikalno spremeni »kontekst«, v katerem se te funkcije izvajajo. Tako mora kadrovski oddelek z vse večjim pomenom decentraliziranega odločanja, načrtov sodelovanja delavcev pri upravljanju in kapitalu, ob zmanjševanju ravni upravljanja, tako zaposlenim v prvi vrsti kot vodstvu zagotoviti aktivno linijsko sodelovanje in svetovalne storitve. Kadrovske službe se bodo verjetno zmanjševale, vendar bodo v njih delali bolj usposobljeni in visoko izobraženi ljudje. Te storitve so zasnovane tako, da zagotavljajo popolnejšo kombinacijo interesov zaposlenih z interesi organizacije, povečujejo njihov interes za povečanje delovne učinkovitosti in izboljšanje njegovih kvantitativnih in kakovostnih kazalnikov. Hkrati morajo te službe spremljati rast kadrov in njihovo pripravo na nenehno spreminjajoče se proizvodne razmere.

Storitve upravljanja s človeškimi viri je trenutno treba obravnavati med vodilnimi strukturnimi oddelki organizacije.

1.3. Funkcije, pristojnosti in glavne vloge kadrovskih služb

Glavna vsebina dela CC je bila, prvič, zagotavljanje delovnih virov organizaciji Visoka kvaliteta(načrtovanje potreb, metode aktivne selekcije in zaposlovanja, obvladovanje izgub, analiza fluktuacije itd.); drugič, razvoj kadrov (usposabljanje in izpopolnjevanje, načrtovanje kariere, ocenjevanje itd.); tretjič, njihova podpora in stabilizacija (izboljšanje delovnih spodbud in socialnih prejemkov, zdravstvena oskrba, varnostni ukrepi).

To je mogoče soditi po seznamu področij dejavnosti kadrovskih služb. Velik del časa porabimo za reševanje kadrovske problematike (zaposlovanje, selekcija, usmerjanje, ocenjevanje, disciplina). Naslednje največje področje so nadomestila in ugodnosti, sledijo usposabljanje, izpopolnjevanje in na koncu delovna razmerja. Ostala področja delovanja zavzemajo 5 % ali manj časa kadrovske službe.

Razporeditev časa med funkcijami, povezanimi z upravljanjem osebja, je prikazana v tabeli. 10.1.1.

Tabela 10.1.1. Porazdelitev časovnega fonda med funkcijami, povezanimi z upravljanjem s kadri *

Funkcije upravljanja osebja Poraba časa, %

Delovna razmerja 17

Računovodstvo in pisarniško delo 10

Kadrovski programi 24

Organizacija obračuna plač 16

Delovni pogoji, TB 10

Usposabljanje osebja 9

Programi enakega zaposlovanja 8

Watch storitve, zagotavljanje tajnosti 5

* Svetovalec direktorja. 1995. št. 8. str. 18-19.

Kadrovska služba (HS) organizacije je strukturno združenje, ki opravlja naloge nadzora nad osebjem. Prvotna naloga CS je zagotavljanje optimizacije delovnega procesa. Poglejmo, kako je ta storitev organizirana.

Raven usposobljenosti vodstva CS in meje pooblastil v procesu vodenja podjetja lahko razdelimo na vrste:

• Popolna podrejenost CS vodji administracije (vse koordinacijske sheme so vsebovane v enem podsistemu).
• Neposredna podrejenost KS direktorju podjetja.
• Kadrovska služba ima status druge ravni upravljanja za vodjo organizacije.
• KS je vključena v upravljanje podjetja.

Organizacijska shema kadrovske službe je odvisna od številnih dejavnikov, npr.

• Vrsta dejavnosti podjetja.
• Število zaposlenih v podjetju.
• Stopnja upravljavskega potenciala CS itd.

Organizacijska struktura kadrovske službe

Organizacijska struktura kadrovske službe mora izpolnjevati uveljavljene zahteve in zmogljivosti:

• Sposobnost hitrega odzivanja na spremembe in dopolnitve v zvezi s kadrovsko evidenco.
• Optimizacija funkcij zaposlenih s kasnejšim prenosom neposrednega nadzora na nižje vodstvo.
• Porazdelitev in dodeljevanje funkcionalnih zadolžitev znotraj organizacije.
• Urejanje in zagotavljanje racionalnega števila zaposlenih, podrejenih določenemu vodji.
• Spoštovanje pravic in obveznosti (odgovornost za neizpolnjevanje) zaposlenih v podjetju.
• Jasna porazdelitev organizacijskih pristojnosti.
• Minimiziranje stroškov, namenjenih ustvarjanju in delovanju upravljavske strukture.

to nepopoln seznam kaj dela kadrovska služba. Na razvoj organizacijske sheme strukturiranja vpliva več skupin dejavnikov:

• Značilnosti strukture in dejavnosti organizacije.
• Uporaba delovnih tehnologij in vrste proizvodnje.
• Slog korporativne etike in osebne nianse.
• Razvoj ali sledenje učinkovitim obstoječim strukturnim organizacijskim shemam.

Na zasnovo organizacijske strukture kadrovske službe organizacije lahko vpliva en ali več dejavnikov hkrati. Kot začetni podatki se vzamejo naslednji kazalniki:

• Število ravni vodstva.
• Število osebja.
• Vrsta strukture upravljanja.

Struktura kadrovske službe združuje dve ravni upravljanja - funkcionalno in linearno. točno tako funkcionalni tip upravljanje vam omogoča prikaz funkcionalne delitve med vodstvom podjetja in njegovimi oddelki. Za izgradnjo funkcionalnega upravljanja in dodelitev tehnološkega zaporedja proizvodnje vsakemu vodji (ali pooblaščeni osebi) se uporablja matrično načelo.

Kaj dela kadrovska služba?

Delovne naloge kadrovske službe so določene v delovnem zakoniku Ruske federacije.

Glavni poudarek kadrovske službe je na implementaciji učinkovito upravljanje redni viri podjetja. To vključuje:

• Izboljšanje odnosov v procesu dela.
• Ocena strokovne primernosti pri izbiri kandidata za delovno mesto.
• Razvoj in izvajanje programov usposabljanja in socialni projekti za zaposlene v podjetju.
• itd.

Delovanje CS je pri organizaciji delovnega procesa pretežno analitične narave. Takšne dejavnosti zahtevajo redne notranje inovacije, usposabljanje novih strokovnjakov za nadaljnje delo v CS organizacije in razvoj programa usposabljanja za pridobitev strokovnih znanj v skladu s sodobnimi trendi.

Takšni ukrepi so posledica potrebe po kakovostnem opravljanju številnih funkcionalnih nalog kadrovske službe:

• Ustanovitev raven kvalifikacije v skladu s trenutnimi gospodarskimi zahtevami.
• Obvladovanje povečanja stroškov za zagotavljanje delovnega procesa.
• Oblikovanje korporativne politike ob upoštevanju uveljavljene večnacionalne kombinacije zaposlenih na domačem trgu dela in privabljenih tujih strokovnjakov.
• Oddelek za izbor osebja je odgovoren za urejanje delovnih razmerij v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije.
• Razvoj in implementacija zmožnosti zagotavljanja dela zaposlenih z uporabo oddaljenega dostopa do organizacijskih virov.

Konvencionalno lahko ločimo dve funkcionalni smeri CS:

1. Vodstveni nadzor delovnih razmerij.
2. Dokumentarni zapis stanja pogodba o delu.

Nadzor delovnih razmerij pomeni:

• Načrtovanje osebja.
• Kadrovska zasedba podjetja.
• zaseden položaj.
• Usposabljanje in zagotavljanje možnosti za strokovno rast zaposlenih v organizaciji.
• Uporaba sistema nagrajevanja in rasti v socialni sferi.
• Uveljavljanje in skladnost varne razmere porod.

Pogoji pogodbe o zaposlitvi morajo biti dokumentirani. Dokumenti kadrovske službe:

• Ukazi, ukazi.
• Izpolnjevanje ustaljenih obrazcev z računovodskimi informacijami.
• Registracija in naknadno vzdrževanje delovne dokumentacije zaposlenih.
• Nastanek.
• Svetovalne storitve.
• Obračun delovnega časa.
• Izdaja dokumentov, potrebnih za prejemanje različnih vrst plačil (bonitet, dodatkov itd.).

Obsežen funkcionalni nabor CS zahteva kakovosten izbor zaposlenih za delovna mesta v kadrovski službi.

Organizacija kadrovske službe

Število strokovnjakov za CS je utemeljeno z racionalno razmejitvijo in stabilizacijo delovnega procesa vsakega posameznega podjetja. Če želite to narediti, uporabite " Priročnik o kvalifikacijah«, ki opredeljuje naslednje položaje:

• vodstveno osebje;
• specialisti;
• tehnični izvajalci.

Vsako določeno mesto ima ustrezno značilnost, vključno z obveznimi zahtevami:

• obseg dodeljenih odgovornosti v zvezi z zasedanim položajem;
• specializirano znanje;
• kvalifikacijske zahteve.

Delo je organizirano v skladu s stopnjo zahtevnosti in obsegom dodeljenih nalog službe. Vsak zaposleni mora imeti posebna znanja in veščine:

• Popolno posedovanje informacij o območju in posebnostih dejavnosti podjetja.
• Vodstvene in vodstvene lastnosti.
• Sposobnost učenja.
• Poznavanje osnov finančnega oblikovanja.
• Diplomatske sposobnosti itd.

Večina kadrovskih služb organizacij ponuja naslednja prosta delovna mesta:

1. Vodja kadrovske službe.
2. Vodja:
   • o kadrovskem delu;
   • socialni prejemki;
   • odškodnina;
3. Specialist:
   • o delu s prijavitelji;
   • na usposabljanju;
   • o zaposlitvi;
   • vodenje kadrovskih evidenc.

Razpoložljivost delovnih mest določajo posebnosti podjetja in funkcionalne naloge kadrovske službe.

Splošno prepričanje je, da imajo nekateri zaposleni v katerem koli podjetju privilegije. Na primer, kadrovska služba je kritizirana zaradi neaktivnosti. Pravijo, da mirno sedijo in ne delajo nič dobrega. Je res tako? Poglejmo, kakšne so pristojnosti kadrovske službe. Se jim lahko spopade len in nepismen človek?

Struktura analize

Takoj vas moramo opozoriti, da se naučiti odgovornosti kadrovske službe ni tako enostavno. So številni in specifični. Med njimi je največ enostavne operacije, ki si ga lahko ogleda vsak zaposleni. So še drugi. Za njih vedo samo zaposleni v tej strukturni enoti. In drugim se zdijo te funkcije mitične, nepotrebne, celo čudne. Gradivo razdelimo na odstavke, od katerih je vsak posvečen enemu od področij dela kadrovika. Preučevali bomo samo splošne funkcije. Dejansko se glede na lastnika in panogo podjetja dopolnjujejo z novimi. Tako se telitvene obveznosti osebja državne organizacije bistveno razlikujejo od tistih v zasebni proizvodnji. Če se zaposlite v tovarni z nevarni cikli, ni kot tisti, ki se izvaja v strukturi trgovanja. Povsod ima svoje posebnosti. Mimogrede, vpliva tudi na odgovornosti vodje kadrovske službe. Ampak najprej.

Izbor in razporeditev osebja

Nobeno podjetje se ne začne z obešalnikom. Prvi korak je ustvariti njegovo strukturo. Na tej stopnji se sestavi posebna tabela, v katero se vnesejo podatki o strokovnjakih, potrebnih za proizvodnjo, njihovi ravni kvalifikacij in številu. To je najpomembnejši dokument, na katerega se vodstvo, računovodstvo in ekonomisti opirajo pri svojem delu. Za njegovo oblikovanje je odgovorna kadrovska služba. Ko je dokument pripravljen, preverjen, potrjen, se začne selekcija kadrov. V ta namen se organizirajo razgovori ali tekmovanja. Na podlagi rezultatov pogovora je kadrovik dolžan sklepati, ali je oseba primerna za delo v podjetju ali ne. Ocenjuje raven kvalifikacij, moralne kvalitete, komunikacijske sposobnosti, iniciativnost in še veliko več. Pravzaprav seznam meril odobri vodstvo organizacije. Lahko je precej širok. Kadrovski inšpektor svoje ugotovitve in priporočila posreduje vodstvu. On se že odloča.

Pretok dokumentov

V opisanem primeru je veliko papirčkov. Še več. Kadrovik mora za vsakega zaposlenega ustvariti posebno kartico. Vsebuje vse informacije o osebi od osebnih podatkov do posamezne značilnosti. Mimogrede, neformalno vodstvo pričakuje od kadrovika popolne informacije o zaposlenih. Pravite, da zbirate trače? In če dobiš bonus za rojstni dan, si zadovoljen? A takšne malenkosti padejo na pleča kadrovskega inšpektorja. Imenovanje na položaj, notranje premestitve, razrešitve so formalizirane s posebnimi ukazi. Sestavi jih kadrovski referent. Vsi dokumenti morajo biti sestavljeni v strogem skladu z zakonom. Navsezadnje vsakdo vpliva na usodo živega človeka. Na primer, delavec začne sam zaprositi za starostno pokojnino, vendar od njega zahtevajo potrdilo iz enega ali drugega kraja dela. Izdajo se na podlagi dokumentov, ki jih pripravi kadrovik. Storjena je bila zadnja napaka, delavcu se lahko delovna doba ne upošteva za izračun pokojnine.

Delovne evidence

Za varnost vseh dokumentov je praviloma odgovoren vodja kadrovske službe. Čeprav je strukturna enota velika, so njeni zaposleni odgovorni za svojo enoto. Eden najpomembnejših je vodenje evidenc v delovnih knjigah. Za delavce je ta dokument primarni, glavni. Konec koncev vsebuje vse podatke o človekovi delovni poti, nagradah in kaznih. V teh knjižicah so človeške usode in priložnost za mirno starost. Zato je treba vnose v njih opraviti previdno in z besedilom, ki je v skladu z zakonom. Vsakega potrdi odgovorna oseba. V velikih organizacijah je to vodja kadrovske službe, v manjših pa vodja. Poleg tega je vsak vpis potrjen s pečatom. Slednji mora vsebovati vse podatke o podjetju. V delovnih knjižicah so v posebnih razdelkih vpisani podatki o državnih nagradah in resnih kaznih. Za točnost podatkov je imenovana osebno odgovorna.

Delo z osebjem

Velik sklop dejavnosti te strukturne enote se nanaša na izboljšanje interakcije v timu. Gre za proučevanje poslovnih in osebnih kvalitet zaposlenih. Oblikovanje značilnosti. Analiza podatkov, na podlagi katere se oblikujejo predlogi za prerazporeditev odgovornosti ali osebno premestitev osebe na drugo mesto. Poleg tega se kadrovski uradniki ukvarjajo z organizacijo vprašanj izpopolnjevanja delavcev. To delo vključuje računovodstvo, študijski načrt, usmerjanje v predmete ali vabilo predavateljev in nadzor. Delo, kot razumete, je natančno in zapleteno. Navsezadnje se je kadrovski inšpektor, ki se s tem ukvarja, dolžan pogovoriti z vsemi, jih prepričati, včasih tudi prisiliti, da naredijo tisto, kar je treba.

Pristojnosti vodje kadrovske službe

Vodja strukturne enote razdeli odgovornosti med zaposlene in nadzoruje njihovo izvajanje. Je vodja in hkrati najbolj usposobljen strokovnjak. Seveda mora ta oseba poznati celotno strukturo dela, razumeti, kaj se počne in zakaj. V procesu nadzora daje pripombe zaposlenim, jim svetuje in jih poučuje. Osebno je odgovoren za rezultate delovanja oddelka. To pomeni, da napaka specialista vpliva tudi na ugled (in denarnico) šefa. Vodja oddelka overi vse dokumente in preveri zakonitost njihove priprave. Poleg tega njegove odgovornosti vključujejo oblikovanje kadrovske strategije za podjetje.

Nagrada in kazen

Ti disciplinski ukrepi so dokumentirani v kadrovski službi. To pomeni, da delo preiskovanja kršitev pade na ramena specialistov, njihovih pravilno oblikovanje, opozoriti zaposlenega. Disciplinski postopek je zelo kompleksna zadeva. Povejte samo besedo "ukor" vodji podjetja. Vendar ga je težko formalizirati tako, da ga nobeno sodišče ne more preklicati. To zahteva posebno znanje. V papirjih te vrste je veliko tankosti. Če mislite, da je nagrajevanje lažje, se motite. Oddelek pripravlja dokumente o podelitvi. Vsaka vrsta spodbude ima svoje omejitvene pogoje. Vse jih je treba poznati do potankosti, da vodji povemo, katera nagrada bo "prestala" kvalifikacije in katera bo zavrnjena.

Dokumenti kadrovske službe

Kot vsak strukturna pododdelitev, opisano, ima svoje specifike. Najprej je treba napisati in potrditi pravilnik o kadrovski službi. Podrobno opisuje vse njegove funkcije, pravice in obveznosti. Če je oddelek majhen, potem so pisna navodila kadrovske službe. Njena vsebina je načeloma enaka vsebini določbe. Poleg tega je treba pripraviti delovne načrte. Perspektiva vsebuje aktivnosti z dolgo življenjsko dobo. V mesečnem (četrtletnem) delu je podrobno opisano. Tam so vključeni elementi, ki pokrivajo celoten obseg funkcij. Vendar se izkušeni kadrovik ne ustavi pri tem. Še vedno potrebuje načrtovalne mize. Na primer, v državne institucije Vključujejo predvidene datume za spremembo činov, beleženje delovne dobe ipd. Vsaka taka sprememba se evidentira z nalogom. Na njegovi podlagi se obračunavanje poveča plače zaposleni. Tudi zasebni sektor ima svoje nianse takega dela. Če se vrnem na začetek članka, odgovorite: ali lahko naloge kadrovske službe opravlja odpovednik s nizka stopnja izobraževanje?

Iz tega članka se boste naučili:

• Kakšne so dejavnosti kadrovske službe?
• Kateri dokumenti so potrebni za dejavnosti kadrovske službe?
• Kakšne so značilnosti načrtovanja kot vrste dejavnosti kadrovske službe?

Kadrovske službe v organizacijah so običajno del služb za upravljanje s človeškimi viri in opravljajo njihove funkcije. Toda njihove odgovornosti niso omejene le na formalno delo, povezano z odnosom med delodajalcem in osebjem: poročanje, pisarniško delo itd. Morda je bilo v sovjetskih časih vse natanko tako, zdaj pa so dejavnosti kadrovske službe raznolike in večplastne. delo. Oglejmo si ga pobližje.

Funkcije in dejavnosti kadrovske službe

Kadrovska služba ima v podjetju pomembno vlogo, njen položaj v organizacijska struktura podjetja odraža pomen njegovih dejavnosti. Nekateri celo menijo, da je kadrovska služba vizitka organizacija, njen obraz, saj se prav s tem oddelkom sooča vsak novozaposleni.

Glavna naloga kadrovskih služb je iskanje, najemanje osebja in stalna interakcija z njimi delovni kolektiv. Omejitev dejavnosti kadrovske službe le na izbor novih sodelavcev in njihovo zaposlovanje je slaba odločitev za poslovanje. Brez tesnega sodelovanja z obstoječo ekipo in poznavanja posebnosti delovanja podjetja je nemogoče pravilno zaposliti nove kadre.

Danes je delo s kadri skupek organizacijskih in drugih ukrepov in dejanj, ki so potrebni za čim boljšo uporabo poslovnih sposobnosti, spretnosti in sposobnosti kadra. Kompetentno, motivirano osebje zaposlenih, ki jih zanima plodno delo, je cilj vsakega kadrovskega oddelka. Brez te enote, ki izbira, evidentira in podpira zaposlene, si težko predstavljamo delovanje uspešne sodobne organizacije.

Dejavnosti kadrovske službe v podjetju so usmerjene v opravljanje naslednjih funkcij:

• ugotavljanje potreb po novih sodelavcih, iskanje in zaposlovanje sodelavcev skupaj z vodji oddelkov;
• analizirati fluktuacijo osebja in iskati načine za njeno zmanjšanje;
• sestaviti razpored osebja za strokovnjake;
• sestavljajo osebne datoteke zaposlenih, na njihovo zahtevo izdajo potrebna potrdila in fotokopije dokumentov;
• izvajati vse operacije z delovnimi knjigami: jih sprejemati, hraniti in izdajati, izpolnjevati v skladu z veljavnimi standardi in normami registracije v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije;
• ustvarite urnik počitnic, poskrbite za njihovo računovodstvo (tudi v skladu z delovno zakonodajo);
• organiziranje certificiranja osebja, priprava načrtov za razvoj kariere;
• pripravite načrte za razvoj osebja.

Potrebna dokumentacija za delovanje kadrovske službe

1. Osebna miza(57. člen delovnega zakonika Ruske federacije).

Pred začetkom zaposlovanja mora kadrovska služba oblikovati in odobriti kadrovski razpored s strani vodstva podjetja. Na njegovi podlagi je že določeno število trenutnih prostih delovnih mest. Na ta dokument se lahko zanesete, ko na sodišču zagovarjate zakonitost odpuščanja zaposlenega zaradi zmanjšanja števila zaposlenih. Kadrovski razpored bo zahtevalo sodišče v vsakem primeru delovnih razmerij in če ta zahteva ne bo upoštevana ali bo predložen napačen razpored, bo delodajalec izgubil možnost zmage v sporu.

1. Pogodba o zaposlitvi.

Priprava paketa kadrovskih dokumentov se začne s pogodbo o zaposlitvi, sklenjeno z zaposlenim v pisni obliki, s podpisi obeh strani. Odražati mora pogoje dela in plačilo, ki so v skladu z delovnopravno zakonodajo in zadovoljujejo tako delodajalca kot delavca. Izdelava teh dokumentov je ena izmed najpomembnejših nalog, ki jih kadrovska služba rešuje pri svojem tekočem delovanju.

1. Delovni predpisi.

Ta interni pravilnik je obvezen za vsako podjetje. Določa postopek zaposlovanja in odpuščanja osebja, sezname pravic in odgovornosti, odgovornost delodajalca in zaposlenega, čas dela in počitka, načine motiviranja zaposlenih, vrste disciplinske sankcije in številne druge vidike delovnih razmerij.

1. Odredba (navodilo) o zaposlitvi.

Na podlagi tega dokumenta se novi zaposleni dodeli delovnem mestu, mu dodeli potrebno premoženje. Kadrovska služba jo pripravi skupaj s pogodbo o zaposlitvi, naslovljeno na zaposlenega. Kadroviki in neposredni vodja novega zaposlenega ga seznanijo s poslovno korespondenco, potrebnimi dejanji itd.

1. Delovne knjižice.

To je glavni dokument, ki odraža delovna dejavnost in državljanske izkušnje. Ob prijavi na delovno mesto v podjetju jo mora oseba predložiti (razen v primerih, ko se zaposli prvič oz. pogodba o zaposlitvi ne pomeni dela s krajšim delovnim časom). Delodajalec, ki ga zastopajo zaposleni v kadrovski službi, mora voditi evidenco o delu za vsakega zaposlenega, ki je v podjetju delal pet dni ali več. Za shranjevanje delovne evidence ima tudi svoje zahteve: dovoljeno je samo v kovinskih trezorjih ali omarah, do katerih ima dostop samo odgovorni strokovnjak (določen s posebnim ukazom).

1. Knjiga računovodstva delovnih knjižic in vložkov v njih.

V to knjigo se delavec podpiše ob odpovedi in prejemu delovnega dovoljenja. Biti mora vezana in oštevilčena, vsebovati mora pečate in podpis. To spremlja kadrovska služba.

1. Pogodba o polni finančni odgovornosti.

Dejavnosti kadrovske službe vključujejo sklepanje pogodb z zaposlenimi o polni finančni odgovornosti. To se naredi v primerih, ko zaposleni prejme materialna sredstva za skladiščenje, predelavo, prodajo (počitnice), prevoz ali uporabo med proizvodnjo. Finančno odgovoren je lahko samo polnoletni državljan.

1. Urnik dopusta.

Delodajalci so dolžni vzdrževati urnik dopusta za zaposlene v skladu z obrazcem št. T-7 (odobren z resolucijo Državnega odbora za statistiko št. 1 z dne 5. januarja 2004). Poleg formalnih zahtev za ta dokument veljajo zakonodajne norme. To je spoštovanje pravice nekaterih kategorij delavcev do odhoda ob določenem času ali po njihovi izbiri; odobritev dopusta osebam, ki delajo s krajšim delovnim časom, hkrati z dopustom na glavnem delovnem mestu itd. Dokumentiranje časa počitka je del dejavnosti kadrovske službe, kot tudi evidentiranje opravljenega časa.

1. Pravilnik o prejemkih.

Eden od ciljev kadrovske službe je racionalna izraba razpoložljivih človeških virov ob upoštevanju specifike dejavnosti podjetja in trenutnih razmer na trgu. V ta namen se običajno uporabljajo standardizacija dela in sistemi nagrajevanja. Sprejeti postopek plačila je določen v internem regulativnem aktu podjetja - Pravilniku o plačilu.

1. Pravilnik o bonusih.

To je še en interni dokument družbe, ki ureja vprašanja prejemkov. Pripravi ga kadrovska služba, potrdi pa ga vodja organizacije s posebno odredbo. Bonusi – dodatni, nad standardno plačo, gotovinska plačila zaposlenih – so potrebni, da jih nagrajujemo za kakovostno produktivno delo in jih motiviramo za nadaljnji profesionalni razvoj.

Dodelijo se tistim zaposlenim, ki izpolnjujejo vnaprej odobrene pogoje bonusa. Ta krog oseb, kot tudi pogoje za izdajanje bonusov in njihovo velikost za posamezno delovno mesto ali posebnost (ali najvišjo vrednost) opisuje Pravilnik o bonusih.

1. Časovnice.

Aktivno se uporabljajo v dejavnostih kadrovske službe glede zaposlenih s prilagodljivim urnikom, za katere je potrebno nenehno izračunavati skupno delovni čas. Dokumenti te vrste upoštevajo dejansko opravljen čas za mesec vsakega takega zaposlenega (za vsak dan v mesecu), pri čemer navedejo njegovo polno ime in osebno številko.

Vzdrževanje teh časovnih listov izvaja časomerilec ali drug uslužbenec, ki je po nalogu vodstva podjetja dolžan opravljati to dejavnost. Obračunavanje opravljenih ur je potrebno za polnopravno delovanje računovodske službe, ki obračunava plače, in kadrovske službe, ki nadzoruje delo osebja.

1. Pravilnik o varstvu osebnih podatkov delavcev.

Ta dokument vsebuje podatke o tem, kakšni so cilji in cilji družbe na področju varstva osebnih podatkov, v katerih oddelkih in na katerih medijih se ti podatki hranijo, na kakšne načine se zbirajo in obdelujejo, kateri zaposleni imajo dostop do njih, katere dejavnosti. se izvajajo za zaščito podatkov pred nepooblaščenim dostopom osebja podjetja in tretjih oseb. Pravilnik o varstvu osebnih podatkov zaposlenih, ki ga pripravi kadrovska služba, mora podpisati vodja podjetja.

Načrtovanje kot dejavnost kadrovske službe

Načrtovanje ima dva vidika. V splošnem je to ime za dejavnosti, namenjene razvoju strategije in politike podjetja ter izbiri metod za njihovo izvajanje. V bistvu se to delo zmanjša na pisanje načrtov - uradnih dokumentov določene vrste.

Pomemben sestavni del te dejavnosti podjetja je načrtovanje kadrov. Njegove naloge so, da podjetju zagotovi kadre v prava količina in kakovost, optimalen izkoristek razpoložljive delovne sile ter izboljšanje socialnih odnosov v podjetju.

Obstajata dva pristopa k načrtovanju osebja:

1. Neodvisno (od podjetij, ki pripravljajo, izbirajo osebje).
2. Podrejen glavnim načrtom - finančnim, komercialnim, proizvodnim (za vse druge organizacije).

Zato je kadrovsko načrtovanje praviloma drugotnega pomena in je določeno skupni sistem izdelava korporativnega načrta in izvajanje kadrovskih aktivnosti so vključeni v druge programe, ki so njihova dopolnitev in specifikacija.

Dejavnosti, kot je kadrovsko načrtovanje, omogočajo določitev:

• potreba podjetja po dopolnitvi osebja: koliko zaposlenih bo potrebnih, kje in kdaj, kakšno usposabljanje morajo imeti;
• sheme poklicnih kvalifikacij za katero koli delovno mesto v vsakem oddelku (zahteve za različne kategorije zaposlenih);
• načine za zmanjševanje nepotrebnih delavcev in privabljanje potrebnih;
• optimalna izraba kadrov glede na njihov potencial;
• strategije za razvoj osebja, izboljšanje njihovih kvalifikacij;
• modeli pravičnega nagrajevanja, metode motiviranja zaposlenih, zagotavljanje socialnih bonusov;
• stroškov paketa sprejetih ukrepov.

Kot vsako drugo načrtovanje je tudi kadrovsko načrtovanje podvrženo številnim načelom.

Ključno pravilo današnjega časa je, da v proces načrtovanja vključimo čim več zaposlenih v podjetju in to čim prej, od samega začetka izdelave načrta. Za socialne projekte, ki jih oblikujejo kadrovske službe, je to načelo najpomembnejše, za vse druge pa zaželeno.

Drugo pravilo načrtovanja kadrovskih aktivnosti je doslednost. Gospodarska dejavnost podjetja je neprekinjena, tudi kadri so v stalnem gibanju, zato naj bo načrtovanje stalen proces in ne enkratno dejanje. Poleg tega to načelo vključuje zahtevo po upoštevanju perspektivnosti in kontinuitete (tako da se bodoči načrti sestavljajo na podlagi prejšnjih). Pri gradnji novih je treba upoštevati rezultate preteklih projektov.

Načelo doslednosti načrtovanja, ki so mu pri svojem delovanju podvržene kadrovske službe v podjetju, zagotavlja uresničevanje tretjega pravila: fleksibilnosti. Fleksibilni načrti (vključno s tistimi, ki se nanašajo na osebje) - tisti, v katerih je mogoče vsako odločitev kadar koli prilagoditi, če je potrebno. Ta kakovost je dosežena s prisotnostjo tako imenovanih blazin, ki zagotavljajo svobodo manevriranja (seveda v razumnih mejah).

Drugo pomembno načelo kadrovskega načrtovanja je stroškovna učinkovitost: stroški dela kadrovske službe pri analizi in pripravi načrtov ne smejo presegati učinka njihovega izvajanja.

Oblikovanje potrebnih pogojev za izvedbo načrta – nič manj pomembno pravilo kakršno koli načrtovanje.

Vse te določbe so univerzalne in veljajo na vseh ravneh upravljanja, ne le v zvezi z osebjem. In vsak primer bo seveda imel svoje posebnosti.

Tako moramo pri načrtovanju dejavnosti katerega koli oddelka podjetja upoštevati načelo ozkih grl: splošna produktivnost ekipe ustreza produktivnosti najbolj lenega in najpočasnejšega zaposlenega. Vendar pa več visoka stopnja Ko gre za dejavnosti celotnega podjetja, ta princip ne deluje.

Eden od ciljev kadrovske službe, ki izvaja kadrovsko načrtovanje, je zagotoviti najboljši razvoj potencialov in polno izrabo sposobnosti zaposlenih, njihovo motivacijo, ob upoštevanju posledic vodstvenih odločitev, sprejetih v podjetju (socialne, finančne, itd.).

Osebje te dni glavni dejavnik, kar vpliva na učinkovitost podjetja. Uspešnost načrtovanja lahko presojamo po tem, ali so strateški cilji podjetja doseženi.