Tala ng serbisyo sa pagkuha ng kagamitan. Paano magsulat ng isang memo: sample, halimbawa ng pagsulat ng teksto, form

Alam ng maraming empleyado ang tungkol sa mga panloob na dokumento ng organisasyon sa pamamagitan lamang ng sabi-sabi - ang mga memo ay nalilito sa mga opisyal at hindi tama ang pagkakaipon. Nilalabag nito ang pagganap ng pangunahing pag-andar ng naturang mga dokumento - opisyal na komunikasyon sa loob ng koponan, na humahantong sa imposibilidad well-coordinated na gawain. Kaya naman ang isyu ng pag-iipon ng isang memo, ang mga pagkakaiba at pagkakatulad nito sa iba pang mga papel, ang espesipikasyon ng pagsulat ay nagiging makabuluhan.

Terminolohiya

Isang paraan ng komunikasyon sa pagitan ng mga opisyal, mga dibisyon sa istruktura. Minsan ito ay tinukoy bilang isang dokumento tungkol sa pagkumpleto ng isang gawain / trabaho, bagama't maaari itong magkaroon ng ibang karakter. Ang mga sample na tatalakayin sa artikulong ito ay sumasalamin lamang sa posibleng nilalaman ng isang memo.

Opisyal, ang classifier ng mga dokumento ng pamamahala ay hindi naglalaman ng impormasyon tungkol sa naturang papel bilang isang memo. Ang isang halimbawa kung paano isulat ito ay hindi ibinigay, ngunit hindi nito pinababayaan ang katotohanan na ang naturang dokumento ay malawak na ipinamamahagi sa larangan ng paggawa para sa maraming mga kadahilanan.

Mga dahilan para sa paggamit

Ang memo ay kilala bilang isang madalas na ginagamit na sumusuportang dokumento. Ito ay responsable para sa pagtiyak ng komunikasyon sa pagitan ng mga elemento ng sistema ng trabaho, iyon ay, mga empleyado. Bakit napakasikat ng dokumentong ito? Maraming mga oras ng pagtatrabaho ang maaari at dapat na lutasin nang walang interbensyon ng mga nakatataas na posisyon - pinatutunayan nito ang kalayaan at kahusayan ng mga kagawaran nang awtonomiya at bilang isang sistema sa kabuuan.

Mga kakaiba

Ang pagkakaiba mula sa memorandum sa itaas ay ang huli ay nagpapahiwatig ng isang apela sa mas mataas na mga ranggo, at ang memo, isang halimbawa kung saan tatalakayin sa ibaba, ay bumubuo ng isang koneksyon sa pahalang na antas. Ito ay maaaring isang apela sa administrador ng ibang departamento o sa pinuno ng ibang departamento. Sa alinman sa mga kaso, hangga't ang mga taong nabanggit ay may katumbas na posisyon, maaari nating pag-usapan ang tungkol sa isang memo. Kapag lumitaw ang hindi pagkakapantay-pantay, dapat itong iguhit. Ang ilan sa mga halimbawang ipinakita dito ay maaaring malabo sa kahulugan, ang mga dahilan para dito ay tatalakayin sa ibang pagkakataon.

Tema ng mga memo

Kadalasan, isinusulat ang mga memo sa mga isyu ng suporta: impormasyon, pang-ekonomiya, logistical o organisasyon. Kadalasan, ang isang tala ay maaaring maglaman ng ilang uri ng kahilingan o mungkahi. Para sa bawat isa sa mga elemento ng istruktura, kadalasan ang ilan sa mga paksa ay isang priyoridad at nauugnay sa lugar kung saan gumagana ang elemento mismo.

Dekorasyon

Ang pagpapatupad ng isang memo ay isinasagawa sa parehong paraan tulad ng paghahanda ng isang memorandum. Samakatuwid, ang nilalaman lamang ang nagbabago. Ang pagpaparehistro ng mga memo ay kinokontrol ng GOST. Pinapayagan ka nitong mapanatili ang pagkakapareho ng disenyo ng lahat ng mga dokumento sa pamamahala.

Isang halimbawa kung paano magsulat ng isang memo:

Departamento ng Teknolohiya ng Impormasyon ( tuktok ng pahina, kaliwang bahagi)

Pinuno ng serbisyo sa seguridad tuktok, kasama kanang bahagi ) Lyubchenko R. L.

MEMO

14.09.2015 № 11

Sa Biyernes 17.09.2015 ang materyal at teknikal na base ay papalitan. Kaugnay nito, hinihiling ko sa iyo na magbigay ng access sa mga sumusunod na empleyado ng PE "AMIR" na organisasyon upang maisagawa ang mga gawaing ito:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich

pinuno ng departamento ( Mula sa kaliwang bahagi) _pagpinta_ Antipov R. D. ( sa kanang bahagi)

Ang disenyo ng isang memo ay ipinapalagay ang isang tipikal na format ng sheet - A4.

Mga kalamangan

Sa pangkalahatan, isang analogue ng isang voice message, ang isang memo ay may ilang mga pakinabang kaysa sa karaniwang komunikasyon sa trabaho:

• pangangalaga sa pamamagitan ng pagsulat;
• opisyal na dokumentasyon;
• kaginhawaan sa kaso ng kumplikadong paglipat ng impormasyon;
• ang kakayahang magpadala ng isang mensahe sa maraming tao nang sabay-sabay.

Ang mga lohikal na kahihinatnan nito ay:

• ang kakayahang kumpirmahin / pabulaanan ang ilang pahayag;
• isang malinaw na pahayag ng gawain at ang tiyak na pagpapatupad nito;
• pagiging maagap ng pagpapatupad;
• kahusayan.

karakter

Ang pagsulat ng isang memo ay maaaring may sumusunod na karakter:

• impormasyon (mensahe, paunawa, briefing, atbp.);
• inisyatiba (kahilingan);
• pag-uulat.

Ang memo, isang halimbawa na ibinigay sa itaas, ay likas na impormasyon, dahil ang pinuno ng isang departamento ay nagpapaalam sa isa pa tungkol sa paparating na gawain, bilang karagdagan, ay nagbibigay ng isang simpleng pagtuturo sa kung ano ang dapat niyang gawin.

Ang huling dalawang punto ay madalas na magkakasamang nabubuhay: ang ulat ay isang tugon sa inisyatiba (kahilingan).

Istruktura

Isaalang-alang kung paano magsulat ng isang memo nang tama batay sa halimbawang ibinigay. Kaya, ang dokumentong ito ay dapat maglaman ng:

• mga detalye ng addressee (sa kasong ito, ang papel nito ay ginampanan ng pinuno ng seguridad);
• ang pangalan ng dokumento (ang kaukulang inskripsiyon ay kaagad bago ang teksto);
• Petsa na dokumento;
• teksto;
• mga detalye at pirma ng addressee (pinuno ng departamento ng impormasyon).

Ang teksto, sa turn, ay maaari ding ipamahagi ayon sa istraktura. Totoo, mas may kondisyon:

1. Ang unang bahagi ay tumutukoy sa batayan at motibo sa pagsulat. Ang memo, ang halimbawang ipinakita sa itaas, ay nagpapaliwanag ng kahilingan sa pinakaunang pangungusap.
2. Ang ikalawang bahagi ay sumasalamin sa kakanyahan: sa halimbawa, ito ay pagkatapos ng mga salitang "kaugnay ng ...".
3. Ang ikatlong bahagi ay ang pangwakas. Maaaring naglalaman ito ng pahayag ng katotohanan, mungkahi o kahilingan.

Ang isang tala ng serbisyo, isang halimbawa kung saan nakakatulong sa amin na maunawaan ang mga panuntunan sa disenyo, ay pinagsasama ang pangalawa at pangatlong bahagi sa isa. Ang paghihiwalay ay nagiging mas kapansin-pansin sa mga kumplikadong memo. Ang ikatlong bahagi ay kinakailangang lilitaw sa mga dokumento ng pagtugon.

Stylization

Bagaman pinapayagan ang isang libreng format para sa papel na ito, pati na rin para sa lahat ng iba pang mga papeles sa pamamahala, upang malaman kung paano magsulat ng isang memo nang tama, kinakailangan na malayang ipahayag ang iyong mga saloobin sa isang istilo ng negosyo, dahil siya ang ginagamit kapag nag-compile ng anumang uri ng dokumentasyon.

Mga uri

Ang mga memo ay walang malinaw na pag-uuri, ngunit sa parehong oras maaari silang nahahati sa mga uri.

Halimbawa, mayroong isang memo:

• tungkol sa pagtaas;
• para sa pagbili;
• mga write-off, atbp.

Ang bawat uri ay may sariling detalye ng spelling. Para sa isang mas mahusay na pag-unawa kung paano magsulat ng isang memo, ibibigay din ang mga halimbawa.

Tungkol sa pagtaas

Tala ng serbisyo sa pagtaas sahod maaaring kailanganin ng mga empleyado na naniniwalang hindi sapat ang kanilang natatanggap na suweldo para sa kanilang trabaho. Ito ay lohikal na una sa lahat sila ay bumaling sa kanilang boss - sila ay susulat ng isang memorandum.

Ang isang memo ng ganitong uri ay isinulat ng pinuno ng departamento ng empleyado na naka-address sa pinuno ng departamento. Minsan ginagawa din ito ng departamento ng HR. Pagkatapos sa simula ay pinag-uusapan natin ang komunikasyon sa pagitan ng departamento ng isang empleyado na gustong tumanggap ng mas mataas na suweldo, at ng departamento ng tauhan. Ang mga dahilan para sa pagtaas ng sahod (mga pagbabago sa dami ng paggawa, mga kwalipikasyon ng empleyado, atbp.) ay dapat na nakapaloob sa isang memo.

Ang isang sample ay ipinapakita sa ibaba.

Kagawaran ng Accounting

Sa Pangkalahatang Direktor ng PE "Agro Darina" Aninnikov G.L.

MEMO

09.04.2013 № 45

Saint Petersburg

Sa pagtaas ng sahod Furmanets G.V.

Ang Furmanets Galina Viktorovna ay nagtatrabaho sa estado ng emergency na "Agro Darina" mula noong Marso 4, 2011 bilang isang nangungunang espesyalista sa departamento ng accounting ng imbentaryo. Siya ay isang kwalipikadong master ng kanyang craft, na nagpapakita ng mataas na pagganap, maagap, obligado at masigasig. Sa panahon ng trabaho, wala akong natanggap na parusa sa pagdidisiplina. Kaugnay ng nasa itaas, hinihiling ko sa iyo na taasan ang suweldo ng Galina Viktorovna Furmanets mula 23,000 rubles hanggang 25,000 rubles.

Pinuno ng Materials Accounting Department_Signature_Galkin S.A.

Ang pagtaas ay hindi lamang nangangahulugan ng pagtaas ng sahod, maaari rin itong mangahulugan ng paglipat sa mas mataas na posisyon. Ang isang memo sa promosyon ay isinulat din ng pinuno ng departamento.

Ito ay isang mahalagang tala: ang parehong memo sa direktor, iyon ay, ang isang tala mula sa isang subordinate sa boss ay itinuturing na isang memorandum.

• pagpapabuti ng kanyang mga kwalipikasyon;
• tumatanggap mataas na edukasyon(una pangalawa);
• senioridad at karanasan sa trabaho;
• para sa natatanging merito.

Ang mga dahilan ay dapat na direktang nakasaad sa memo. Halimbawa, sa susunod.

Kagawaran ng Logistics

S. Yu. Lyashenko, Director General ng Netflix PP

MEMO

19.02.2001 № 15

Sa pagsulong ng Yu. O. Belousova

Si Belousova Yulia Olegovna ay nagtatrabaho sa Netflix software mula noong Enero 7, 1999 bilang isang administrator ng departamento ng logistik. Siya ay isang bihasang propesyonal sa kanyang larangan. Ang empleyado ay masigasig at responsable, na nakikilala sa pamamagitan ng mataas na kahusayan at tibay sa nakababahalang mga sitwasyon. Noong Pebrero 15, 2001, nakatanggap siya ng master's degree sa Accounting at Auditing. Kaugnay ng nasa itaas, inirerekumenda ko si Yulia Olegovna Belousova para sa promosyon sa posisyon ng senior administrator.

Pinuno ng Logistics Department_Signature_Elchaninov P.L.

Pagbibili

Ang pagkuha ay tumutukoy sa pagkumpuni o pagpapalit ng anumang kagamitan. Ang isang memo para sa pagkuha ay isinulat ng isang departamento na kailangang i-update ang materyal at teknikal na base.

Ang memo, isang sample na ipinakita sa ibaba, ay pinagsama-sama para sa pagbili ng isang computer.

Kagawaran ng Human Resources

Sa pinuno ng departamento ng IT ng Epam LLC Penkov D.M.

MEMO

12.11.2009 № 4

Tungkol sa pagkumpuni ng computer (pagpapalit)

Nais kong ipaalam sa iyo na simula noong Nobyembre 6, 2009 Tatyana Evgenievna Mashkina, senior administrator, empleyado ng Human Resources Department, ay nagkaroon ng mga regular na pagkabigo sa kanyang personal na computer.

Kaugnay ng dahilan sa itaas, mangyaring ayusin o palitan ang PC na ito sa lalong madaling panahon.

Pinuno ng departamento ng tauhan _signature_ Chistenko V.T.

Bakasyon

Ang memo vacation dito ay nangangahulugang hindi sa kahulugan ng pagpunta sa isang karapat-dapat na pahinga, ngunit ang pagtawag sa isang empleyado mula sa bakasyon, na isinulat ng pinuno ng departamento kung saan nakalista ang kaukulang empleyado. Nakasaad dito ang dahilan ng pagpapawalang-bisa. Ang dokumento ay isinumite sa pinuno ng kumpanya / organisasyon, siya naman, ay dapat magsulat ng isang sagot - pahintulot o pagtanggi.

Nasa ibaba ang isang halimbawa ng naturang memo, kasama ang isang tugon.

Wala akong pakialam

HR department para ihanda ang mga kinakailangang dokumento__Sergeev 03/21/2014

Sa Pangkalahatang Direktor ng PE "Aukro" Sergeev V.P.

MEMO

21.03.2014 № 1

Isinasaalang-alang ang sakit ng senior accountant ng Accounting and Auditing Department na si Tatyana Viktorovna Morozova, ipinapanukala kong tawagan ang accountant na si Pavel Sergeevna Matveychuk mula sa bakasyon mula 03/22/2014.

Pinuno ng Accounting at Audit Department _signature_ Marinina R.A.

Dapat tandaan na bilang karagdagan sa pagsulat at pagtanggap ng isang resolusyon sa isang memo, kinakailangan din na kumuha ng pahintulot ng empleyado mismo na mag-recall mula sa bakasyon. Dapat din itong pormal na idokumento. Samakatuwid, ang isang memo ay ang unang yugto lamang. itong proseso.

Tungkol sa mga bonus

Ang isang bonus memo ay isinulat kapag ang boss ay nais na gantimpalaan ang isang empleyado para sa produktibong trabaho. Mula sa punto ng view ng empleyado, ang proseso ng bonus ay simple, ngunit para sa boss, lalo na kung ang organisasyon ay walang regulasyon ng bonus at mas pinipiling gawin nang wala ito, ito ay nagiging mas matrabaho. Ngunit ang isa sa mga yugto ng prosesong ito sa anumang kaso ay ang pagsulat ng isang memo.

Una sa lahat, kailangan mong pag-aralan ang detalye ng negosyo sa bagay na ito - bawat isa sa mga kumpanya ay may sariling mga kondisyon ng bonus. Ang mga ito ay maaaring tinukoy na mga kaso kapag ang isang empleyado ay hindi mabibigyan ng gantimpala (aksiyong pandisiplina, mga paglabag sa administratibo, atbp.), mga mapagkukunan ng mga bonus, at mga katulad nito. Pagkatapos ng maingat na pag-aaral, maaari kang magpatuloy nang direkta sa pagsusulat.

Ang memo sa mga bonus ay kinakailangang naglalaman ng mga dahilan kung bakit naniniwala ang pinuno ng departamento na dapat hikayatin ang empleyado. Kung ang sugnay ng bonus ay may malinaw na mga sugnay na nagpapahiwatig kung anong uri ng gantimpala ang dapat bayaran para sa kung ano, ang proseso ay mas simple. Ang boss ay maaari lamang ipaalam sa direktor ng pagpapatupad ng ganito at ganoong mga punto. Pagkatapos ito ay isang paunawa. Sa isa pang kaso, ang pinuno ng departamento ay nag-aalok lamang upang hikayatin ang empleyado at tinutukoy ang halaga ng bonus mismo - muli, na isinasaalang-alang ang materyal na sistema ng insentibo ng organisasyon.

Ito ay kagiliw-giliw na ang mga tala ng serbisyo sa mga bonus ay madalas na tinutukoy bilang mga memo - dahil ang mga ito ay nakasulat sa pangalan ng isang mas mataas na ranggo. Ang isang katulad na problema ay lumitaw sa mga tala sa pagbabalik sa bakasyon, mga tala sa promosyon, atbp.

Para sa write-off

Hindi kailangan ang mga memo kapag nasira ang ari-arian o ang base ng logistik ay luma na. Ang ganitong uri ng dokumento ay malapit na nauugnay sa mga tala sa pagbili at katulad sa detalye: halimbawa, katulad din, ang pinuno ng departamento na may problema sa itaas ay nagsusulat ng isang tala sa departamento na gumagana sa mga nasirang ari-arian (tulad ng halimbawa sa computer: ang apela nagpunta sa departamento ng impormasyon).

Nasa ibaba ang isang sample ng naturang memo.

Kagawaran ng impormasyon at teknikal

Sa pinuno ng control at revision department ng Troyanda LLC Sukhorukov D. D.

MEMO

22.01.2006 № 42

Tungkol sa decommissioning ng mga computer

Ipinapaalam ko sa iyo na sa kasalukuyan ang elektronikong kompyuter na pagmamay-ari ng departamento ng impormasyon at teknikal ay luma na at hindi kayang kalkulahin ang sapat na kapangyarihan para sa buong pagganap ng departamentong ito.

Kaugnay ng dahilan sa itaas, hinihiling ko sa iyo na isulat ang ari-arian sa itaas bilang hindi na ginagamit at ipaalam sa akin ang pangangailangang lagyang muli ang materyal at teknikal na base.

Pinuno ng departamento ng impormasyon at teknikal na _signature_ Chastchenko V.T.

Paghihiwalay ng mga memo ayon sa uri

Ang lahat ng mga halimbawa sa itaas ay maaaring nahahati sa dalawang uri:

• memo sa empleyado, direktor;
• memo sa anumang departamento.

Kung tungkol sa dilemma na sanhi ng unang punto, nabanggit na ito sa artikulong ito. Sa kabila ng katotohanan na mayroong maraming impormasyon kung paano magsulat ng isang memo sa direktor, pati na rin ang mga halimbawa at mga halimbawa ng pagsulat, sa esensya, ito ay hindi ganap na totoo. Ang prinsipyong ito ay maaari lamang gumana sa mga korporasyong organisasyon, kung saan ang lahat ng mga departamento ay pantay-pantay, ngunit walang punong tagapagpaganap. Pagkatapos ang pagsulat ng mga tala sa pagitan ng mga departamento ay awtomatikong nagiging isang serbisyo, hindi isang ulat. Sa lahat ng iba pang mga kaso, mahigpit na inirerekomenda na kapag nagsusulat ng mga tala sa pagpapabalik ng isang empleyado mula sa bakasyon, sa kanyang mga bonus, pagpapaalis, promosyon, gamitin ang pangalan ng dokumento " memorandum". Ang iba pang mga kinakailangan sa pagsulat ay nananatiling pareho.

Ang lahat ng iba pang mga sample ay inuri bilang mga memo sa mga departamento - tungkol sa pagsusulat, tungkol sa pagkuha, atbp. Nagbibigay sila ng mas tamang ideya ng kakanyahan ng mga memo: komunikasyon sa pagitan ng mga katumbas na departamento na hindi nangangailangan ng interbensyon ng pamamahala.

Imbakan

Ang mga memo na direktang nauugnay sa mga indibidwal na empleyado ay naka-imbak sa kanilang mga personal na file. Ang lahat ng natitira ay ipinadala sa mga archive ng kumpanya.

Maaaring kailanganin ang mga orihinal na memo kapag sinusuri ang organisasyon sa mas mataas na awtoridad: nagbibigay sila Detalyadong impormasyon tungkol sa mga panloob na aktibidad ng kumpanya, ang pakikipag-ugnayan ng mga elemento ng istruktura.

Gayundin, ang mga memo, bilang mga opisyal na dokumento, ay maaaring maging ebidensya o pagtanggi sa mga paglilitis ng anumang kaso.

Tulad ng iba pang mga sumusuportang dokumento, ang mga memo ay maaaring ituring na isang apendiks sa panlabas na dokumentasyon ng kumpanya.

Ang madalas na paggamit ng mga memo ay nagsisilbing kriterya para sa pagtatasa ng pangkalahatang kalagayan ng kumpanya at ng mga empleyado nito para sa mga sociologist, marketer, at psychologist ng nagtatrabahong organisasyon ng mga tauhan.

Ang kalahating negosyo, kalahating freestyle na pagsulat ng memo ay malinaw na sumasalamin sa mga ugnayang sitwasyon sa loob ng pangkat ng trabaho. Partikular na kawili-wili ay ang dokumentasyon hindi sa pagitan ng mga departamento, ngunit sa pagitan ng mga partikular na empleyado ng mga departamento - ito ay hindi gaanong karaniwan at samakatuwid ay mas nakikita.

Ang tala ng serbisyo ay panloob na dokumento ng organisasyon, salamat sa kung saan pinamamahalaan ng mga awtoridad na lutasin ang mga sitwasyon sa trabaho nang mabilis at mahusay hangga't maaari. Ang pangunahing layunin nito ay upang ihatid sa kaalaman ng pangkat ng pamamahala ang impormasyon tungkol sa isang problema o sitwasyon ng salungatan na lumitaw sa produksyon o sa loob ng koponan.

Gayundin, maaaring ipakita ng dokumentong ito ang mga panukala ng mga empleyado tungkol sa pagtaas ng kahusayan sa paggawa, pagtaas ng produktibidad at iba pang mga sandali ng pagtatrabaho.

Ang pederal na batas na may bisa sa teritoryo ng Russia ay hindi tumutukoy sa isang memo bilang isang ipinag-uutos na dokumento, samakatuwid walang pinag-isang anyo. Ngunit, sa kabila nito, sa pamamagitan ng maraming mga entidad ng negosyo ito ay naayos sa mga lokal na regulasyong ligal na kilos, halimbawa, sa mga patakaran sa accounting.

Mga komersyal na organisasyon at mga indibidwal na negosyante nakapag-iisa na bumuo ng anyo ng dokumento, na isinasaalang-alang ang mga pangunahing rekomendasyon ng mga espesyalista.

Ang mga memo ay isinusuot karakter ng sanggunian at impormasyon. Ginagamit ang mga ito kapag nagsasagawa ng mga sulat sa negosyo sa loob ng organisasyon bilang karagdagang dokumento.

Ang layunin ng mga memo ay i-highlight ang mga isyung nauugnay sa mga aktibidad sa produksyon ng isang departamento, workshop o unit, o sa isang partikular na empleyado.

Ang nasabing dokumento ay walang pinag-isang anyo, samakatuwid ito ay iginuhit nang arbitraryo. Sa kabila ng kawalan ng mahigpit na mga kinakailangan mula sa Pederal na batas tungkol sa pagpapatupad, ang memo ay dapat maglaman lahat ng kinakailangang detalye at impormasyon:

1. Sa kanang sulok sa itaas, dapat mong isulat ang buong pangalan at posisyon ng ulo kung kanino tinutugunan ang apela.
2. Sa gitna, medyo mas mababa, ang pangalan ng dokumento ay nakasulat: "MEMO"
3. Ang numero ng pagpaparehistro nito at ang petsa ng pagsasama ay nakadikit.
4. Dapat ipakita ng pamagat ang impormasyong nauugnay sa paksa ng tala (sa prepositional case).
5. Ang teksto ay dapat maglaman ng impormasyon na sumasalamin sa layunin ng dokumento: sa una ay inilarawan ang isang sitwasyon, at pagkatapos ay isang kahilingan, komento o mungkahi ang nakasaad.
6. Sa ilalim ng tala, dapat mong ipahiwatig ang pangalan ng compiler, ang kanyang posisyon at lagda.

Ito ay nagkakahalaga ng noting na ang isang memo ay maaaring hindi lamang paliwanag, ngunit din ng isang ulat. Halimbawa, sa unang kaso, ang dokumento ay nagbibigay ng komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado ng organisasyon sa isang pahalang na antas - ang pinuno ng yunit ng istruktura ay naghahanda ng isang memo na naka-address sa isa pang pinuno ng yunit ng istruktura.

Sa pangalawang kaso, ang dokumento ay naka-address sa pangalan ng mas mataas na pamamahala. Isinasaalang-alang nito ang isang gumaganang isyu, kung saan ang ilang mga panukala at mga tiyak na konklusyon ay ginawa. Sa memorandum, inilalagay ng pinuno ang kanyang resolusyon at dapat itong patunayan sa pamamagitan ng pirma at petsa.

Isinasaalang-alang ang isang katanungan tulad ng layunin ng pagsulat ng memo, pagkatapos dito imposibleng hindi banggitin ang direktang kaugnayan nito sa accounting. Batay sa dokumentong ito, ang mga accountant ay may legal na karapatan na isulat ang ilang mga gastos bilang mga gastos para sa panahon ng pag-uulat. Halimbawa, binayaran ng isang empleyado ng isang organisasyon ang mga gastos sa transportasyon, advertising, biniling kagamitan at iba pang mga item sa imbentaryo na kinakailangan para sa mga aktibidad ng negosyo.

Sa kasong ito, ituturing na mga pangunahing dokumento ng accounting ang mga memo at dapat silang ibigay sa parehong storage.

Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng mga memo at memo, maaari mong malaman mula sa video.

Sino kayang sumulat

Ang mga memo ay maaaring isulat ng lahat, nang walang pagbubukod, mga empleyado ng organisasyon na opisyal na nasa kawani nito. Bilang isang patakaran, ang pangangailangan na ipunin ang dokumentong ito ay lumitaw kapag ang isang empleyado ay nahaharap sa isang problema.

Ngunit, sa parehong oras, isang kondisyon ang dapat matugunan - ang tala ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa isyu na nasa loob ng kakayahan ng empleyado na gumuhit nito.

Sa pamamagitan ng naturang mga dokumento, komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado ng parehong antas. Kadalasan, ang mga tala ay ipinadala ng mga pinuno ng mga dibisyon, departamento, workshop sa kanilang direktang pamamahala, kung saan sila ay nag-aalala para sa kanilang mga subordinates.

Sa kaso kapag ang mga ordinaryong manggagawa ay nagpapadala ng mga tala sa mga nakatataas, sila ay itinuturing na mga ulat. Dapat na maunawaan ng nagpadala na ang isang wastong iginuhit na dokumento lamang ang magbibigay-daan sa kanya upang makamit ang katuparan ng kahilingan na ipinahayag dito. Iyon ang dahilan kung bakit ang lahat ng impormasyon ay dapat na maipakita nang maikli, ngunit maikli.

Dahil sa katotohanan na ang memo ay isang panloob na dokumento ng organisasyon, ang form nito ay dapat na aprubahan ng pamamahala at naitala sa patakaran sa accounting o mga lokal na regulasyon. Maaari itong i-compile pareho sa papel at sa elektronikong anyo.

Ngunit sa anumang kaso, sa ilalim ng dokumento ay dapat na "live" na pirma ng may-akda. Sa karamihan ng mga kaso, ang mga naturang tala ay iginuhit sa isang kopya. Ngunit kung ang empleyado ay nagtatrabaho para sa malaking negosyo, maaaring kailanganin siyang gumuhit ng isang dokumento sa dalawa o kahit tatlong kopya.

Dapat ipahiwatig ng dokumentong ito tumpak na mga tagapagpahiwatig ng dami:

• ang laki ng mga bonus, sahod, bakasyon at iba pang cash na pagbabayad;
• mga petsa, halimbawa, ang eksaktong araw na umalis ang empleyado sa isang paglalakbay sa negosyo;
• mga item sa imbentaryo (ipinahiwatig buong listahan lahat ng bagay na binanggit sa apela), atbp.

Kailangan mo ring ilista bawat dahilan para sa mga hakbang na ginawa upang harapin ang sitwasyon. Ang impormasyon tungkol sa bawat taong kasangkot sa memo ay ipinahiwatig.

Kailangan mong simulan ang pag-compile ng isang dokumento na may isang header. Dito dapat mong ipahiwatig ang buong pangalan ng entity ng negosyo. SA walang sablay ang petsa at lungsod kung saan iginuhit ang dokumento ay nakakabit.

Kung ang dokumento ay iginuhit ng isang ordinaryong empleyado, kung gayon ito ay kinakailangan i-verify sa pinuno ng departamento kung saan siya nagtatrabaho. Pagkatapos lamang na ang tala ay inilipat sa patutunguhan nito. Nang walang kabiguan, dapat tiyakin ng empleyado na ang kanyang opisyal na apela ay nakarehistro sa naaangkop na rehistro ng accounting.

Bilang isang tuntunin, ang bawat entidad ng negosyo ay dapat magkaroon ng rehistro ng panloob na dokumentasyon. Kung hindi, ang isang maingat na ginawang tala ay madaling mawala sa siksikan na daloy ng mga dokumento.

Upang maiwasan ang anumang mga pagkakamali sa paghahanda ng dokumento, mga indibidwal dapat gamitin ang mga tagubilin:

1. Kumuha ng isang piraso ng papel, A4 format.
2. Sa itaas na sulok, sa kanang bahagi, isang takip ay nilikha. Ang unang linya ay nagpapahiwatig ng buong pangalan ng entity ng negosyo. Sa susunod na linya, ang Apelyido, Pangalan at Patronymic ng empleyado kung kanino tinutugunan ang apela ay nakasulat. Sa ikatlong linya, nakasulat ang buong pangalan at posisyon ng empleyado na gumuhit ng memo.
3. Ilang linya ang nilaktawan at ang pamagat ng dokumento ay nakasulat sa gitna. Ang ilalim na linya ay nagpapahiwatig ng petsa ng compilation at ang numero ng pagpaparehistro, na dapat tumutugma sa entry mula sa accounting register. Kinakailangang isulat ang lungsod kung saan opisyal na nakarehistro ang entidad ng negosyo, na gumagamit ng compiler ng tala.
4. Ang isang maikling pamagat ng dokumento ay nakasulat sa pamamagitan ng linya, ang tagatala ay dapat na maikli na ipahiwatig ang problema na tatalakayin.
5. Sa ikalawang bahagi ng tala, kinakailangang ilarawan ang kakanyahan ng problema na lumitaw. Napakahalagang tandaan ang mga responsableng tao na may kaugnayan dito, na nagpapahiwatig ng buong pangalan at mga posisyon na hawak.
6. Mga iminungkahing solusyon sa isyu.
7. Sa ibaba ng dokumento, ang pirma ng nagmula ay nakakabit, na nagpapahiwatig ng kanyang buong pangalan at posisyon.

Kapag nag-compile ng isang memo sa electronic form, dapat kang kumilos ayon sa mga tagubilin. Ang natapos na bersyon ng dokumento ay na-redirect sa pamamagitan ng e-mail sa addressee. Dapat itong i-save sa papalabas na sulat, pati na rin sa isang flash drive, kinakailangan din upang matiyak ang kaligtasan ng abiso ng pagbabasa ng liham.

Komposisyon, anyo, uri

Ang mga memo ay inuri depende sa kahulugan ng impormasyong nakapaloob sa mga ito:

• analitikal;
• nagpapaliwanag;
• mga ulat;
• nagpapaliwanag.

Maaaring sila ay sinadya para sa parehong panloob at panlabas na paggamit. Sa pangalawang kaso, sa ganitong paraan, ang mga sulat ay isinasagawa sa mga kasosyong kumpanya kung sakaling magkaroon ng anumang mahihirap na sandali ng pagtatrabaho. Tulad ng para sa panloob na dokumento, sa batayan nito, ang pamamahala ay gumagawa ng mga responsableng desisyon, mga order at mga order ay inisyu.

Sa karamihan ng mga kaso, ang naturang dokumentasyon ay ginagamit para sa komunikasyon sa pagitan ng mga departamento. Sinasalamin nito ang mga kahilingan at mungkahi, pati na rin ang mahalagang impormasyon tungkol sa pang-ekonomiya o logistical na suporta ng organisasyon.

Sila ay nagbigay komunikasyon sa pahalang na antas. Kung sakaling magkaiba ang mga katayuan ng mga nasasakdal, ang dokumento ay ituturing na isang ulat.

Halimbawa, ang isang empleyado ay pupunta sa isang paglalakbay sa negosyo. Nagsusulat ang pinuno ng kanyang departamento memo na naka-address sa pinuno ng organisasyon. Sa batayan ng dokumentong ito, ang isang order ay inisyu, isang sertipiko ng paglalakbay ay inisyu, at ang mga pondo ay inisyu para sa mga gastos.

Maaari mo ring isaalang-alang ang isa pang halimbawa. Ang kumpanya ay nilikha nagpapatunay na komisyon. Ang pinuno ng departamento ay nagsusumite ng isang memo sa mga miyembro nito, na nagpapahiwatig na ang isang partikular na empleyado ay hindi tumutugma sa kanyang posisyon, halimbawa, siya ay patuloy na tumatanggap ng mga reklamo, siya ay gumagawa ng maraming mga may sira na produkto, atbp. Sa kasong ito, ang mga miyembro ng ang komisyon, batay sa natanggap na dokumento, ay maaaring gumawa ng desisyon sa muling sertipikasyon ng empleyado.

Ang pinuno ng departamento ay maaaring sumulat isang memo na naka-address sa pinuno ng organisasyon upang bawasan ang panahon ng pagsubok para sa isang bagong dating, dahil siya ay gumagawa ng mahusay na trabaho sa kanyang mga tungkulin at may sapat na antas ng kwalipikasyon upang permanenteng mapunan ang isang bakanteng posisyon. Ang nasabing dokumento ay maaaring maging batayan para sa paggantimpala sa isang empleyado batay sa mga tagapagpahiwatig ng pagganap. Ito ay tinatanggap para sa pagsasaalang-alang ng mga kinatawan ng batas bilang batayan ng ebidensya kapag ang mga hindi pagkakaunawaan ay nalutas sa loob ng legal na balangkas.

Maraming mga indibidwal ang hindi naiintindihan kung ano ang pagkakaiba sa pagitan ng isang memo at isang memorandum. Ito ay dahil ang parehong mga dokumento ay nilayon upang ipaalam sa pamamahala ng anumang mga oras ng trabaho na nangyayari sa organisasyon.

Dapat nilang maunawaan na ang ulat ay nilayon na mag-ulat sa mga awtoridad tungkol sa mga problemang lumitaw, at ang serbisyo, bilang karagdagan sa naturang impormasyon, ay naglalaman din ng mga panukala para sa paglutas ng mga isyu na lumitaw.

Kapag nag-draft ng isang apela na hinarap sa pamamahala, kinakailangang isaalang-alang ang mga ito mga nuances:

1. Ang dokumento ay iginuhit sa libreng anyo.
2. Ang kakanyahan ng problema ay dapat na malinaw na inilarawan.
3. Ang lahat ng mga solusyon ay dapat ibigay.
4. Ang dokumento ay dapat na nakarehistro sa naaangkop na accounting register.
5. Upang maiwasan ang posibilidad na mawala ang isang tala, maaari kang gumawa ng dalawang kopya nito. Ang isa ay ililipat sa pamamahala sa pamamagitan ng kalihim, at ang pangalawa ay mananatili sa empleyado (sa form ay magkakaroon ng inumin, petsa ng pagtanggap, numero ng pagpaparehistro).

Kung plano mong makipagpalitan ng mga memo sa pagitan magkahiwalay na dibisyon organisasyon, kinakailangang isaalang-alang ang mga ito sandali:

Sa kaganapan na ang isang memo ay ipinadala sa isa pang entity ng negosyo, ang compiler ay dapat isaalang-alang ang mga ito mga nuances:

1. Ang isang memo kung minsan ay maaaring kumilos bilang isang panlabas na dokumento. Sa ganitong paraan, ang mga nakikipagtulungang entidad ng negosyo ay nagpapalitan ng impormasyon.
2. Sa kasong ito, ang isang memo ay itinuturing bilang dokumentaryong ebidensya ng isang kahilingan o paghahabol mula sa isang kasosyo sa negosyo patungo sa isa pa.
3. Ang dokumento ay iginuhit sa letterhead ng organisasyon sa isang libreng form.
4. Ang tala ay maaaring samahan ng sumusuportang dokumentasyong nagpapatunay sa nakasaad na impormasyon.
5. Kinakailangang gumawa ng dalawang kopya, ang isa ay ililipat sa kasosyong kumpanya, at ang pangalawa ay nananatili sa kabilang organisasyon. Sa pangalawang kopya, ang addressee ay dapat maglagay ng basang selyo, petsa at lagda, pati na rin ipahiwatig ang numero ng pagpaparehistro.
6. Ang nasabing dokumento ay dapat na naka-imbak hanggang ang sitwasyon na lumitaw ay ganap na nalutas.
7. Kung ang kasosyong kumpanya ay nagbigay ng nakasulat na tugon sa natanggap na apela, dapat itong irehistro at itago kasama ng memo.

Mayroon bang isang elektronikong bersyon

Ang pederal na batas na may bisa sa teritoryo ng Russia ay nagpapahintulot sa mga entidad ng negosyo na sa sarili magpasya kung paano nila hahawakan ang mga papeles. Ngayon, maraming mga komersyal na organisasyon at indibidwal na negosyante ang gumagamit ng mga elektronikong anyo ng mga dokumento.

Ang mga pinagsama-samang sertipiko at memo ay ipinapadala sa mga departamento sa pamamagitan ng Internet. Ngunit, kung pinlano na ipaalam sa mas mataas na pamamahala ang tungkol sa isang napakahalagang sitwasyon na nasa ilalim ng saklaw ng isang "lihim ng kalakalan", kung gayon ang empleyado ay kailangang gumamit personal na digital na lagda.

Kung sakaling ang empleyado ay nagpahayag ng kanyang mga saloobin sa papel, maaari niyang i-scan ang form at ipadala ito sa email ng iyong organisasyon. Kung gumagamit siya ng personal na mailbox na nakarehistro sa kanyang pangalan kapag nagpapadala, mawawala ang pangangailangan para sa isang lagda ng serbisyo.

Tulad ng para sa format ng isang elektronikong dokumento, hindi ito naiiba sa papel na katapat nito. Ang nagpadala, upang maiwasan ang nakakainis na hindi pagkakaunawaan, ay dapat isaalang-alang ang mga sumusunod na nuances:

1. Kapag nagpapadala ng email, kailangan mong humiling ng notification na nabasa ng tatanggap ang mensahe. Ang nasabing abiso ay magsisilbing katibayan na, sa kaganapan ng anuman mahirap na sitwasyon ipinadala ng taong kinauukulan ang tala sa isang napapanahong paraan.
2. Naka-format ang dokumento sa Times New Roman font, ang laki nito ay dapat nasa hanay na 12-14.
3. Ang petsa ay dapat ipasok sa format: 01/01/2018 o Enero 01, 2018.
4. Ang pamagat ng dokumento ay dapat na nakasentro sa pahina.

Nasa ibaba ang master class sa pagsasalin ng mga memo sa electronic form.

Kahalagahan ng dokumento

Ang pakinabang ng pag-compile ng ganitong uri ng dokumento ay na ito ay gumaganap bilang patunay ang gawain ng isang partikular na espesyalista na lumulutas sa mga problema sa ilalim ng kanyang nasasakupan. Halimbawa, kung ang naturang empleyado ay hindi nakapag-iisa na makayanan ang isang partikular na sitwasyon, kung gayon maaari niyang, sa pamamagitan ng isang memo, isali ang iba pang mga espesyalista sa paglutas nito.

Kaya, awtomatiko niyang tinatanggihan ang responsibilidad para sa mahinang kalidad o hindi napapanahong paglutas ng isyu.

Ang isang karagdagang benepisyo ng ganitong uri ng dokumento ay na ito ay direktang ebidensya ang katotohanang itinampok ng espesyalista ang problema na nasa kanyang larangan ng sanggunian. Kung hindi malutas ng espesyalista ang problema sa kanyang sarili at sa anyo ng isang memo ay isinumite ito para sa paglutas ng iba pang mga espesyalista, sa gayon ay tinatanggihan niya ang responsibilidad para sa hindi napapanahon o mahinang kalidad na pagsasaalang-alang ng isyu.

Kung sakaling magkaroon ng kontrobersyal na sitwasyon kung saan susubukan ng pamamahala o mga awtoridad sa regulasyon na hanapin ang mga may kasalanan, makakatulong ang tala upang maunawaan kung sino ang dapat sisihin.

Dahil sa ang katunayan na ang mga memo ay hindi nabibilang sa kategorya ng mga mandatoryong dokumento na ginagamit para sa panloob na komunikasyon ng organisasyon, maraming mga opisyal ng tauhan. napaka bastos at iresponsable lapitan ang isyu ng kanilang imbakan.

Ang mga ito ay dapat na matatagpuan sa tuyo at maaliwalas na mga lugar upang ang papel na media ay hindi maapektuhan ng kahalumigmigan at iba pang mga agresibong kapaligiran.

Pagkatapos ng paglipat ng mga memo para sa kanilang layunin, dapat silang maging responsable para sa kanilang kaligtasan mga opisyal ng tauhan. Ang mga dokumentong iginuhit sa papel ay inilalagay sa mga safe, dahil maaaring naglalaman ang mga ito ng kumpidensyal na impormasyon.

Maa-access lang sila responsableng opisyal, inaprubahan ng nauugnay sa pamamagitan ng utos. Ang lahat ng mga papel ay isinampa sa isang hiwalay na folder, ngunit kung sila ay isinumite sa electronic form, pagkatapos ay isang flash drive ang ginagamit upang iimbak ang mga ito.

Tungkol sa mga panahon ng imbakan, kailangang isaalang-alang ng mga entidad ng negosyo ang mga ito mga nuances:

1. Kung sa ganitong mga apela ang mga empleyado ay gumawa ng mahahalagang ulat, gumawa ng mga panukala sa rasyonalisasyon at sumasalamin sa isa pa mahalagang impormasyon, kung gayon ang kanilang buhay sa istante ay hindi dapat mas mababa sa 5 taon.
2. Kung sakaling ang mga memo ay hindi naglalaman ng anumang impormasyong mahalaga para sa gawain ng isang entidad ng negosyo, maaari silang maimbak nang hindi hihigit sa isang taon.
3. Kung ang mga memo ay nagpapakita ng impormasyon tungkol sa pakikipagtulungan ng kumpanya sa kanyang dayuhang kasosyo, kung gayon ang kanilang minimum na panahon ng pag-iimbak ay hindi dapat mas mababa sa 15 taon.

Dapat tandaan na ang pinuno ng organisasyon ay maaaring, sa pagpapasya nito, pahabain ang panahon ng pag-iimbak ng naturang dokumentasyon sa pamamagitan ng pag-isyu ng isang naaangkop na order.

Ano ang mga tala sa opisina? Ang sagot sa tanong ay nasa video.

* Magpahinga mula sa trabaho - tingnan

Mga panuntunan para sa paghahanda ng isang ulat, serbisyo at tala ng paliwanag

Mga panuntunan para sa paghahanda ng isang ulat, serbisyo at tala ng paliwanag

Sa unang sulyap, walang mga espesyal na pagkakaiba sa pagitan ng memorandum, serbisyo at mga tala ng paliwanag. Sa katunayan, ang mga papel na ito ay malapit sa kanilang layunin - lahat sila ay likas na impormasyon. Gayunpaman, iba ang pakikitungo natin mga uri ng mga dokumento, na naiiba sa nilalaman at sa mga addressee. Tingnan natin kung paano maayos na ayusin ang bawat isa sa kanila.
Una, naaalala namin na kapag gumuhit ng anumang impormasyon at dokumentasyon ng sanggunian, ito man ay isang tala, isang protocol, isang gawa o isang sertipiko, ang isa ay dapat na magabayan ng mga kinakailangan
GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa gawaing papel" *.
May mga pangkalahatang tuntunin para sa paghahanda ng isang ulat, serbisyo at tala ng paliwanag. Ang bawat isa sa mga dokumentong ito ay dapat mayroong:
- isang indikasyon ng may-akda (organisasyon, istrukturang yunit o opisyal kung saan nagmula ang tala);
- pangalan ng addressee (kung kanino ipinadala ang dokumento);
- pangalan ng uri ng dokumento (halimbawa, Memorandum, Memo)
- petsa ng compilation;
- numero ng pagpaparehistro;
- pamagat sa teksto (halimbawa, Tungkol sa "paglabag disiplina sa paggawa"," Sa pagkuha ng mga libro ng trabaho");
- teksto;
- Lagda ng compiler (nagsasaad ng posisyon).
Tandaan na ang tamang indikasyon ng mga detalye sa mga dokumento ay direktang nakakaapekto sa kanilang legal na puwersa, tinitiyak ang kanilang hindi mapag-aalinlanganan at pagiging opisyal.
Pag-uulat sa sitwasyon
memorandum- ito ay isang dokumento na naka-address sa pinuno ng organisasyon (ibinigay o mas mataas) o ang pinuno ng yunit ng istruktura. Ang memorandum ay naglalahad nang detalyado ng anumang isyu sa mga konklusyon at panukala ng compiler at naglalayong hikayatin ang pamamahala na gumawa ng isang tiyak na desisyon. Kung ipaalam sa addressee ang mga memo tungkol sa pag-unlad pagganap ng trabaho, pagkatapos ay maaari silang i-compile nang regular.
Ang mga memorandum na naka-address sa pinuno ng organisasyon ay mga panloob na dokumento at maaaring iguhit plain sheet A4 size na papel. Ang mga papel na ipinadala sa mas mataas na awtoridad ay mga panlabas na dokumento, dapat itong iguhit sa letterhead ng organisasyon.
Ang teksto ng memorandum ay binubuo ng dalawa o tatlong semantikong bahagi. Ang unang bahagi - pagtitiyak - ay naglalahad ng mga dahilan, katotohanan at pangyayari na nagbunsod sa pagsulat nito. Ang ikalawang bahagi - pagsusuri - naglalaman ng pagsusuri ng kasalukuyang sitwasyon, posibleng mga opsyon kanyang mga desisyon. Ang ikatlong bahagi - pagbubuod - kasama ang mga konklusyon at mungkahi kongkretong aksyon na, sa opinyon ng tagatala, ay dapat kunin. Ang pangalawang bahagi sa memorandum ay maaaring hindi, kung gayon ang dokumento ay binubuo lamang ng isang paglalarawan ng sitwasyon, mga konklusyon at mga panukala ng may-akda ng tala.
Ipinapaalam namin nang pahalang
memo ay ginawa ng isang empleyado o pinuno ng isang departamento sa pangalan ng isang pinuno o espesyalista ng ibang departamento. Kaya, nagbibigay ito ng koneksyon ng mga control object nang pahalang. Ang mga tala na ito ay kadalasang nagpapakita ng mga isyu ng materyal at teknikal, pang-ekonomiya, suporta sa impormasyon, atbp. Halimbawa, ang isang printer ay nasira sa departamento ng accounting. Punong Accountant maaaring ipaalam sa pinuno ng departamento ng suporta ng system ang tungkol dito sa isang memo at hilingin na ayusin ang aparato. Ang isang memo ay iginuhit sa parehong paraan tulad ng isang memorandum.
Ipinapaliwanag namin ang mga dahilan
Liham na nagpapaliwanag- isang dokumento na nagpapaliwanag ng mga dahilan para sa anumang aksyon, katotohanan, insidente. Maaari itong gawin ng sinumang empleyado ng organisasyon na naka-address sa isang mas mataas na opisyal. Karaniwan, ang mga paliwanag na tala ay isinulat sa paggawa ng isang pagkakasala sa pagdidisiplina, at ang pagkakaroon ng naturang tala ay isang kailangang-kailangan na kinakailangan para sa pagpapataw ng isang parusang pandisiplina sa isang empleyado (Artikulo 193 ng Labor Code ng Russian Federation). Ang empleyado ay madalas na nagsusulat ng isang paliwanag na tala sa pamamagitan ng kamay at sa libreng anyo, ngunit madalas na mga espesyal na form ay ginagamit din sa mga organisasyon.
Inirerekomenda namin na ang opisyal ng tauhan ay palaging may ilang mga sample ng iba't ibang mga tala sa kamay o bumuo ng mga pinag-isang form para sa kanila. Pagkatapos ng lahat, ang pagpapalitan ng impormasyon sa organisasyon ay patuloy na nangyayari, at ang mga empleyado ay madalas na bumaling sa departamento ng mga tauhan para sa tulong sa pag-compile ng isang partikular na dokumento. Sa mga tagubilin para sa gawain sa opisina ng tauhan maaaring sabihin ng mga organisasyon ang mga kinakailangan para sa mga tala, ilarawan ang mga ito mga kinakailangang detalye at magbigay ng mga sample.
Sa pagsasagawa, ang tanong ay madalas na lumitaw kung kinakailangan upang magrehistro ng opisina, memorandum at mga tala ng paliwanag sa loob ng organisasyon. Sa aming opinyon, kung ang isyu na itinakda sa tala ay nangangailangan ng isang nakasulat na desisyon sa anyo ng isang resolusyon ng ulo, kung gayon ang mga dokumentong ito ay dapat na nakarehistro, dahil nangangailangan sila ng pagpapatupad at paggamit para sa mga layunin ng sanggunian. Kung ang isyu ay malulutas nang pasalita, hindi kinakailangan na irehistro ang naturang tala.

Tindahan ng kasangkapan
Pangkalahatang Direktor ng JSC Spectr
A.A. Gushchin

MEMORANDUM
Nobyembre 15, 2009 N 13/3
Tungkol sa hindi tamang pagganap
mga tungkulin sa trabaho Nekhaev N.A.

Ayon sa utos ng Oktubre 29, 2009 N 12k, Nekhaev N.A. kinuha sa tool shop bilang turner ng ikaapat na kategorya na may tatlong buwang panahon ng paunang pagsubok.
Nekhaev N.A. hindi wastong ginagampanan ang mga tungkulin nito. Kaya, noong Nobyembre 1, 2009, ipinagkatiwala sa kanya ang pagpapatupad ng trabaho sa paggawa ng mga bahagi N k5 / 3222. Kapag gumaganap ng trabaho, si Nekhaev N.A. pinapayagan ang kasal ng 15 mga produkto. Ang pagwawasto ng kasal ay ipinagkatiwala sa turner na si Grishin E.L.
Sa palagay ko ang turner na si Nekhaev N.A. kinakailangang ipahayag ang isang pagsaway alinsunod sa mga artikulo 192-193 ng Labor Code ng Russian Federation. Inilakip ko ang draft na utos sa pagpapataw ng parusang pandisiplina (reprimand) sa memorandum na ito. Bilang karagdagan, naniniwala ako na mula sa suweldo ni Nekhaev N.A. ibawas ang halaga ng mga produkto na lumabas na may sira.
Foreman pirma G.I. Malakhov

Kagawaran ng Kosmetiko
Pangkalahatang Direktor ng OAO "Sigma"
P.Yu. Koltsov

MEMORANDUM

Nobyembre 12, 2009 Blg. 123
Sa secondment ng isang empleyado ng departamento sa Moscow
pabrika ng kosmetiko "Freedom"
Kaugnay ng pagpapalawak ng hanay ng mga kalakal na ibinebenta ng aming kumpanya, at ang pagbuo ng isang plano kampanya sa advertising para sa 2005 hinihiling ko sa iyo na magpadala ng isang senior na dalubhasa ng departamento ng mga produktong kosmetiko na si Mikhailova E.Yu. sa pabrika ng mga kosmetiko ng Moscow na "Svoboda" upang makilala ang mga bagong pag-unlad sa mga produktong kosmetiko, pati na rin upang i-coordinate ang pagbuo ng mga kontraktwal na relasyon sa organisasyong ito.
pinuno ng departamento pirma K.O. Simonov

Kagawaran ng Human Resources
Deputy Head ng ACH
E.O. Fedin

MEMO

Nobyembre 19, 2009 No. 21
Tungkol sa gawaing pag-aayos sa departamento ng tauhan
Kaugnay ng aking pag-alis para sa isa pang bakasyon at ang pag-aayos na nagsimula, hinihiling ko sa iyo na isagawa ang sumusunod na gawain sa pagkukumpuni sa departamento ng mga tauhan sa panahon ng aking pagkawala:
1. Kulayan ang mga window frame at window sills.
2. Kulayan ang kisame.
3. Idikit ang wallpaper.
Pinuno ng Human Resources pirma A.I. Mikheev

Kagawaran ng pagbebenta
Pangkalahatang Direktor ng CJSC "Alt"
M.Yu. Mirotvortsev

LIHAM NA PALIWANAG

Nobyembre 25, 2009 N 2/12
Tungkol sa pagiging absent sa trabaho
Noong Nobyembre 12, 2009, ako ay absent sa lugar ng trabaho mula 14.00 hanggang 16.00 dahil sa pangangailangang bisitahin ang aking asawa sa ospital.
Dahil ang pinuno ng departamento ng pagbebenta na si Svetikov N.N. sa 14.00 ay wala doon, hindi ko maipaalam sa kanya ang dahilan ng aking pagliban at tinanong ang sekretarya na si Marishina A.O tungkol dito. Naniniwala ako na hindi ako lumabag sa mga panloob na regulasyon sa paggawa, dahil wala ako sa trabaho mabuting rason at sa maikling panahon.
Forwarder pirma I.I. Eliseev

Kagawaran ng Seguridad
Unang Deputy General
direktor ng bangko na "Real" E.G. Krupnov

LIHAM NA PALIWANAG

Nobyembre 8, 2009 No. 54
Sa huli na pagsusumite ng buod ng ulat
Sa katotohanan ng aking hindi napapanahong pagsusumite ng pinagsama-samang ulat ng departamento ng seguridad para sa Oktubre 2009, ipinaliwanag ko ang sumusunod. Dapat kong isumite ang ulat na ito noong Oktubre 29, 2009, ngunit talagang isinumite ito noong Nobyembre 3, 2009 kaugnay ng pagkasira at pag-aayos ng linya ng telepono kung saan matatagpuan ang fax-modem machine, at ang kakulangan ng data mula sa Oktyabrsky sangay ng bangko.
Pinuno ng Securities Department pirma K.O. Chernyshev

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* Pinagtibay ng Decree of the State Standard of Russia noong Marso 3, 2003 N 65-st.

Ang isang memo, bilang isa sa mga pangunahing anyo ng opisyal na komunikasyon at komunikasyon, ay gumaganap mahalagang papel sa gawain ng anumang organisasyon. Kinakailangang maunawaan nang mas detalyado ang mga tanong kung ano ang dokumentong ito, kung paano ang hitsura ng isang sample na memo, kung paano ito isulat nang tama (gamit ang isang partikular na halimbawa).

Ano ang layunin ng ganitong uri ng dokumento?

Ang memo ay isang uri ng memorandum. Ito ay isang dokumento ng impormasyon at uri ng sanggunian na kinakailangan para sa pagpapalitan ng impormasyon at pakikipag-ugnayan sa loob ng organisasyon sa pagitan ng mga departamento, mga istrukturang dibisyon ng parehong antas ng pamamahala (sa pahalang na antas). Iyon ay, kung makipag-ugnay ka sa pinuno o espesyalista ng isa pang departamento, pagkatapos ay isang memo ang iginuhit, at kung ang apela ay nangyari sa pinuno ng isang mas mataas na antas, pagkatapos ay ang ulat ay gagamitin. Ang pagkakaiba lang nila ay ito.

Ang dokumento ay iginuhit sa nakasulat o elektronikong anyo kung sakaling ang isang pandiwang pahayag ay hindi sapat upang malutas ang anumang isyu o problema, kapag ang apela ay kailangang idokumento.
Para sa mga espesyalista at kawani, ang napapanahong nakasulat na mga memo ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa diwa na patunayan nila ang mga pagsisikap ng isang partikular na espesyalista sa paglutas ng isang partikular na problema.

Ang isang memo ay ginagamit lamang para sa komunikasyon sa loob ng isang organisasyon ng negosyo at kinakailangan kung ang solusyon sa isang partikular na isyu ay nakasalalay sa isang empleyado (pinuno) ng ibang departamento.

Halimbawa, ang mga naturang dokumento ay pinagsama-sama para sa:

• mga abiso o anunsyo ng anumang balita;
• bilang cover note para sa pangunahing mensahe;
• kahilingan para sa impormasyon;
• pagbibigay ng mga tagubilin iba't ibang uri, at iba pang mga.

Ang teksto ay naglalaman ng iba't ibang impormasyon, kahilingan, aplikasyon, panukala sa isang sapat na maigsi at naiintindihan na anyo.

Ayon sa kaugalian, ang mga dokumento ay iginuhit nang nakasulat sa isang A4 na papel na papel, gayunpaman, sa pagbuo ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa mga kumpanya, parami nang parami ang mga memo na pinupunan nang elektroniko sa isang computer. Ito ay may mga pakinabang nito, halimbawa, ang kakayahang isaalang-alang ang isang partikular na isyu kaagad at walang pagkaantala.

Pansin! Ang dokumento ay maaaring isulat sa anumang anyo, dahil ang mga batas ng Russia ay hindi nagbibigay ng anumang ipinag-uutos na mga kinakailangan para sa paghahanda o pagpapatupad nito.

Ang ilang mga detalye ay maaaring isama sa mga patakaran ng gawaing pang-opisina ng isang partikular na organisasyon, ngunit sa anumang kaso, ang mga naturang papel ay pinagsama-sama ayon sa humigit-kumulang sa parehong uri.

Mga panuntunan para sa pagsulat ng isang memo

Ang "hindi nakasulat" na mga panuntunan para sa pag-compile ng ganitong uri ng dokumento ay nagrerekomenda ng pagsunod sa sumusunod na plano.

1. Sa tuktok ng sheet, sa "header" ng dokumento, kinakailangang ipahiwatig sa dative case ang addressee kung kanino ipinadala ang tala: posisyon; Pangalan ng organisasyon; BUONG PANGALAN.
2. Sa ibaba, sa gitna, ang pangalang "Memorandum of Understanding" ay nakasulat, na nagpapahiwatig ng numero at petsa ng pagkakatipon nito.
3. Dagdag pa, ang teksto, ang apela sa impormasyon, ay direktang isinulat. Ang teksto ay maaari ring magsimula sa isang pamagat tungkol sa paksa ng tala. Ang compiler ay medyo maikli na naglalarawan sa sitwasyon, sa dulo ay nagbibigay siya ng isang kahilingan, mga aksyon na kailangang maisagawa.
4. Nasa ibaba ang posisyon ng compiler, buong pangalan, lagda na may transcript.

Ang dokumento ay nilagdaan ng empleyado na nag-compile nito; kung ang pinuno ng departamento ay dapat pumirma sa tala, kung gayon ang pirma ng empleyado ay nasa ibabang kaliwang sulok (sa lugar para sa tagapalabas).

Sa ilang mga sitwasyon, kasama ang pakikilahok ng mga interesadong tao, ang kanilang mga visa ay nakakabit sa tala: apelyido, inisyal ng pangalan at patronymic, petsa at lagda na may transcript.

Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang memo sa elektronikong anyo, pagkatapos ito ay iginuhit sa halos parehong paraan. Ang pagkakaiba lamang ay sa mga elektronikong dokumento ay hindi na kailangang punan ang "header", iyon ay, upang ipahiwatig ang addressee. Sa pamamahala ng elektronikong dokumento, ang buong organisasyon ay konektado sa isang network, at sapat na upang piliin ang tamang tao sa linya ng "Subject". Gayundin, ang pirma: hindi kinakailangang ilagay ito, dahil sa sistema ng pamamahala ng dokumento ang lagda ay unang itinalaga sa isang partikular na tao.

Para sa mga elektronikong dokumento, kapaki-pakinabang na lumikha ng isang partikular na folder sa iyong hard drive, kung saan, sa ilalim ng iyong serial number lahat ng mga tala ay ilalagay.

Isang halimbawa ng pag-compile ng isang dokumento

Upang ipakita sa isang visual na anyo kung paano magsulat ng mga memo nang tama, ibibigay namin ang sumusunod na halimbawa.

Direktor ng OAO "Drevo"
Filippova I.G.
pinuno ng departamento ng produksyon
Prutas at gulay
Tretyakova S.B.

memo
22.07.2016 №33

Mga empleyado Zholin S.L. at Kotorsky E.R. sa loob ng 2 (dalawang) buwan ay tapat na gampanan ang kanilang mga tungkulin at labis na pagtupad rate ng trabaho. Sa batayan na ito, hinihiling ko sa iyo na gantimpalaan ang mga empleyado ng Zholina S.L. at Kotorsky E.R. cash prize. Isinama ko ang detalyadong impormasyon sa saklaw ng trabahong ginagawa ng mga empleyadong ito.

Pinuno ng Departamento ng Produksyon
Prutas at gulay
Tretyakov S.B.

Sa konklusyon, dapat sabihin na ang mga dokumento ng ganitong uri ay mahusay na paraan opisyal na komunikasyon, na nagpapaalam sa kanilang mga kasamahan sa loob ng organisasyon. Ang bawat empleyado ay kailangang tandaan na ang isang napapanahong nakasulat at dokumentado na tala ay hindi lamang maaaring magpataas ng kahusayan sa trabaho at magrekomenda sa iyo ng mabuti sa mga mata ng iyong mga superyor, ngunit maiwasan din ang mga posibleng paghihirap, malutas ang anumang mga problema at hindi pagkakaunawaan.

Gumawa ng memo: video

Kung hindi lahat ng empleyado ng organisasyon ay kailangang gumuhit ng mga memo o memo, kung gayon ang isang sample na tala ng paliwanag ay maaaring kailanganin sa lalong madaling panahon o huli ng halos sinumang empleyado. Ang bawat isa sa mga uri ng opisyal na dokumentasyon ay may sariling tiyak na layunin ng isang impormasyon at likas na sanggunian. Isaalang-alang kung anong mga uri ng mga tala ang pinakaangkop para sa isang partikular na kaso.

Ang uri ng dokumento para sa mga layuning pang-impormasyon o sanggunian na naka-address sa isang awtorisadong tao, halimbawa, ang pinuno ng isang departamento o ang pinuno ng isang negosyo, ay tinatawag na isang ulat. Ang batas ay hindi nagbibigay ng isang malinaw na kahulugan, ito ay inilaan upang ipakita ang mga konklusyon, mga panukala upang hikayatin ang pinuno na gumawa ng anumang desisyon.

Maaari itong iguhit pareho sa inisyatiba ng empleyado, at alinsunod sa bibig sa utos ng ulo. Kadalasan, sa tulong nito, gumawa sila ng mga panukala na may kaugnayan sa pagpapabuti ng mga teknikal na kagamitan sa produksyon, nagpahayag ng hindi pagkakasundo sa anumang desisyon ng pamamahala, ipahayag ang kanilang posisyon sa mga salungatan sa mga kasamahan.

Halimbawa ng tala ng paliwanag

Sa pangunahing teksto ng dokumentong ito, ang pagbabalangkas ng posisyon ng isang tao at isang malinaw na presentasyon ng mga argumento sa mga merito ng isyu ay dapat.

Mayroong mga sumusunod na uri ng mga ulat:

• Pag-uulat. Ipagpalagay na nagpapaalam tungkol sa pagkumpleto ng anumang trabaho o yugto, ang pagpapatupad ng mga order, atbp.;
• Pang-impormasyon. Pinagsama-sama upang ipakita ang mga resulta, mga detalye, pag-unlad at mga pamamaraan ng pagsasagawa ng trabaho. ay regular;
• Inisyatiba. Naglalaman ng mga inisyatiba, mungkahi, rekomendasyon, atbp.

Sampol ng Memorandum

Ang mga ulat ay maaaring panlabas o panloob, depende sa kung sino ang addressee ng dokumento.

Ang mga panlabas na address ay naka-address sa pinuno ng isang mas mataas na negosyo o organisasyon. Upang ipunin ang dokumentong ito, gamitin ang mga pangkalahatang anyo ng negosyo. Ayon sa halimbawa, ang memorandum ay dapat na binubuo ng mga sumusunod na elemento:

• ang pangalan ng institusyon, negosyo;
• petsa
• index;
• mga address ng pagpaparehistro;
• data ng addressee;
• pamagat sa paksa ng ulat;
• ang nakasaad na teksto;
• mga pirma ng namamahala na tao;
• Buong pangalan ng performer, na may contact phone number.

Memorandum ng Hindi Pagsunod opisyal na tungkulin

Ang mga panloob na memorandum ay iginuhit sa pangalan ng pinuno ng organisasyon; ang mga ordinaryong sheet ay ginagamit para sa kanilang disenyo. Ang nasabing dokumento ay naglalaman ng mga sumusunod na elemento:

• pagtatalaga ng departamento;
• Pamagat ng dokumento;
• petsa at numero ng pagpaparehistro;
• pamagat ng paksa;
• teksto;
• buong pangalan ng addressee;
• lagda, apelyido at inisyal, pati na rin ang posisyon ng compiler.

Ang isa sa mga uri ng panloob na dokumento ay isang memorandum sa hindi pagtupad sa mga opisyal na tungkulin. Nilalayon nitong ipaalam ang tungkol sa hindi pagganap o hindi wastong pagganap ng isang empleyado ng kanyang agarang tungkulin, at kasama rin ang panukalang magpataw ng parusang pandisiplina sa empleyadong ito.

Tala ng serbisyo - isang halimbawa ng pagsulat at isang accounting journal

Isa sa mga uri ng memorandum ay serbisyo. Ito ay isang dokumentong pang-impormasyon at ginagamit para sa pakikipag-ugnayan ng iba't ibang pahalang (i.e., hindi subordinate sa bawat isa) na mga bagay ng istraktura ng pamamahala upang malutas ang mga isyu na may kaugnayan sa kanilang kakayahan. Paano isinusulat ang isang memo?

Ang All-Russian classifier of management documentation (OKUD) ay hindi nagbibigay ng ganitong uri ng dokumentasyon. Kasabay nito, ginagamit ang mga ito para sa iba't ibang layuning pang-industriya:

• upang humiling ng impormasyon;
• kapag nag-isyu ng mga tagubilin;
• bilang isang kasamang dokumento;
• bilang liham ng impormasyon.

Ang teksto ng ganitong uri ng dokumento ay naglalaman ng data sa kung ano ang dahilan kung bakit ito mailabas, i.e. kahilingan, aplikasyon, alok, atbp. Maaaring naglalaman ito ng impormasyon tungkol sa mga pagpupulong na ginanap, paggalaw ng tauhan ng mga empleyado, anumang pagbabago sa gawain ng organisasyon at mga dibisyon nito, atbp. Ang dokumento ay maaari ring maglaman ng impormasyon para sa serbisyong pangseguridad tungkol sa mga empleyadong nagtatrabaho sa katapusan ng linggo upang payagan silang makapasok sa lugar ng kumpanya.

Para sa mga tagumpay sa paggawa ng mga empleyado, maaari nilang, na may mahalagang regalo o titulo, diploma. Para dito, ang isang memo para sa parangal ay iginuhit ng pinuno ng departamento, unyon ng manggagawa o koponan.

Tala ng serbisyo para sa parangal

Walang mahigpit na mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng isang memo sa batas. Gayunpaman, ang isang sample ng pagpuno ng isang memo ay katulad sa anyo ng isang memorandum; maaari itong mabuo at maipon nang direkta sa organisasyon, na isinasaalang-alang ang mga detalye ng negosyo.

Upang makontrol ang dokumentasyon, isang espesyal na log ang dapat itago. Ayon sa sample na log ng mga tala ng serbisyo, maaaring naglalaman ito ng data sa mga numero ng pagpaparehistro mga dokumento, petsa, pangalan o buod, data sa opisyal kung sino ang pumirma sa dokumento, atbp.

Journal ng pagpaparehistro ng sample ng mga tala ng serbisyo

Bilang karagdagan sa pagpaparehistro ng journal, ibinibigay din ang card o awtomatikong accounting ng dokumentasyon.

Form ng tala ng paliwanag

Upang linawin ang mga pangyayari ng anumang mga kaganapan at katotohanan, ang ganitong uri ng dokumento ay ibinigay bilang liham paliwanag, pinagsama-sama ng isang empleyado ng negosyo sa pangalan ng isang mas mataas na opisyal.

Ito ay sinadya upang isulat sa pamamagitan ng kamay sa isang kopya sa isang regular na papel sa pangalan ng taong humiling nito. Ang ilang mga organisasyon ay nagbibigay para sa pagpapatupad ng isang paliwanag na tala sa isang computer. Ang anyo ng isang paliwanag na tala ay hindi naayos sa antas ng pambatasan, gayunpaman, sa ilang mga institusyon ay may mga karaniwang form para sa pagpapatupad nito. Kasabay nito, ang isang paliwanag na tala na iginuhit na wala sa form ay wasto.

Ayon sa Labor Code ng Russian Federation (Artikulo 193), bago mag-apply sa isang empleyado aksyong pandisiplina, isang paliwanag na tala ay dapat na hilingin mula sa kanya, kung saan ang empleyado ay maaaring mag-ulat ng mga pangyayari at mga dahilan para sa mga aksyon na ginawa.

Ang mga paliwanag na tala ay maaaring iguhit ng alinman sa isang empleyado o yunit ng istruktura pangkalahatan.