Mga panuntunan para sa pag-isyu ng mga order sa negosyo. Halimbawang order para sa mga tauhan. Pamamahala ng mga talaan ng HR: mga order

Sa yugto ng paghahanda ng Order, ang mga sumusunod na operasyon ay isinasagawa

• paghahanda ng draft na Kautusan;
• pagbalangkas ng Kautusan.

Ang paghahanda at pagpapatupad ng draft na Mga Order ay isinasagawa ng mga opisyal - Mga pinuno ng mga departamento (mga espesyalista) sa ngalan ng Pinuno ng negosyo.

1. Paghahanda ng draft na Kautusan

Kapag naghahanda ng draft na Order, pinag-aaralan ang isyu at ang teksto ng draft na Order ay iginuhit.

Ang teksto ng Order, bilang panuntunan, ay binubuo ng dalawang bahagi: pagtiyak at administratibo.

Sa bahaging tinitiyak, isinasaad nila ang mga batayan (mga katotohanan, kaganapan, dokumento, atbp.) at nagbibigay ng motibasyon para sa layunin ng pag-isyu ng Kautusan.

Ang nagsasaad na bahagi ng Kautusan ay tinanggal kung ang administratibong bahagi nito ay hindi nangangailangan ng paglilinaw (ibig sabihin, ang dahilan ng paglabas ng Kautusan ay halata).

Ang tiyak na bahagi ng Order ay pinaghihiwalay mula sa administratibong bahagi ng salitang naghihiwalay na "I ORDER:", na naka-print sa isang hiwalay na linya mula sa zero na posisyon ng tabulator, sa malalaking titik na may tutuldok, walang espasyo at mga panipi.

Sa administratibong bahagi ng Kautusan, sinasabi nila "kanino" (ang kontratista o yunit ng istruktura - responsable para sa pagpapatupad), "ano ang gagawin" (ipahiwatig ang partikular na trabaho), "hanggang anong petsa" (ang mga deadline para sa pagkumpleto nito ). Kung ang pagtuturo sa tagapalabas ay ibinigay nang permanente, kung gayon ang deadline para sa pagpapatupad ay maaaring wala.

Ang administratibong bahagi ng teksto ng Order, bilang panuntunan, ay nahahati sa mga talata, na binibilang sa mga numerong Arabe. Ang huling talata ay nagpapahiwatig ng tao o istrukturang yunit na pinagkatiwalaan ng kontrol sa pagpapatupad ng Kautusan sa kabuuan.

Kung kinakailangan, ang isang hiwalay na talata sa dulo ng Kautusan ay naglilista ng mga naunang inilabas na dokumento (Mga Kautusan, Mga Desisyon, atbp.) o mga bahagi ng mga ito, na kinansela, binago o dinagdagan ng Kautusang ito.

Ang mga hiwalay na gawain (halimbawa, isang gawain na naglalaman ng digital data) o mga dokumento ng regulasyon na ipinatutupad ng Kautusan (Mga Tagubilin, Mga Regulasyon, Mga Panuntunan, atbp.), bilang panuntunan, ay iginuhit sa anyo ng isang Appendix sa Kautusan na may sanggunian sa kanila sa nauugnay na mga talata ng Kautusan. Sa unang pahina ng Appendix sa kanang itaas na sulok, ang inskripsyon ay ginawa: "Appendix sa pagkakasunud-sunod ng Pinuno ng JSC "NAME OF THE FIRM" na may petsang 00.00.00 No. 000".

Ang mga pahina ng Order at Aplikasyon ay binibilang bilang isang dokumento.

2. Pagpaparehistro ng draft na Kautusan

Ang pagpapatupad ng draft Order ay binubuo sa paglalagay sa mahigpit na tinukoy na mga lugar ng isang form o isang standard sheet ng mga kinakailangan (tinukoy para sa ganitong uri ng dokumento) na hanay ng mga detalye (ayon sa GOST 6.38-90). Sa yugtong ito, ang mga sumusunod na detalye ay nakadikit sa draft na Kautusan:

• ang sagisag ng organisasyon;
• code ng organisasyon ayon sa OKPO;
• code ng dokumento ayon sa OKUD;
• pangalan ng Kumpanya;
• pangalan ng uri ng dokumento;
• lugar ng compilation o publikasyon;
• pamagat ng teksto;
• teksto;
• isang marka sa pagkakaroon ng aplikasyon;
• pangalan at numero ng telepono ng artist.

Ang mga order para sa pangunahing aktibidad (ang unang sheet) ay iginuhit, bilang panuntunan, sa Pangkalahatang letterhead ng negosyo.

Pagpirma sa Kautusan

• pag-apruba ng draft na Kautusan;
• paglipat ng draft na Kautusan sa serbisyo ng DOW;
• pagsuri sa kawastuhan ng pagpapatupad ng draft na Kautusan;
• pagsasaayos ng draft na Kautusan;
• paglalagay ng kinakailangang "ang selyo ng paghihigpit ng pag-access sa dokumento";
• pagpirma sa draft order.

3. Pag-apruba ng draft na Kautusan

Ang paglagda sa draft na Kautusan ay nagsisimula sa pag-apruba nito. Ang opisyal na naghahanda ng draft na Kautusan ay dapat makipag-ugnayan dito sa:

• mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura;
• isang abugado;
• punong accountant;
• iba pang interesadong opisyal.

Ang nasabing pag-apruba ay ginawa sa anyo ng paglalagay ng kinakailangang "visa" sa isang mahigpit na tinukoy na lugar ng General Form o standard sheet kung saan ang draft na Order ay iginuhit (simula dito "sa Order Form"). Kung ang mga komento ay lumitaw sa panahon ng koordinasyon, kung gayon ang mga ito ay ipinahiwatig alinman sa visa mismo (kung ang komento ay maikli), o sa isang hiwalay na sheet na may naaangkop na tala sa Order Form ("Ang mga komento ay nakalakip" sa tabi ng visa). Kinokolekta ang mga visa sa huling pahina ng draft na Order.

4. Paglipat ng draft na Kautusan sa serbisyo ng DOW

Matapos makumpleto ang pag-apruba, ang draft na Kautusan ay isinumite ng Opisyal na naghanda nito sa serbisyo ng DOW para sa pagpirma ng Pinuno ng negosyo (o ang kanyang kinatawan, na may naaangkop na mga karapatan - pagkatapos nito ay "kanyang kinatawan").

5. Sinusuri ang kawastuhan ng pagpapatupad ng draft na Kautusan

Bago isumite ang draft na Order para sa lagda sa Pinuno ng negosyo (kanyang kinatawan), sinusuri ng empleyado ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ang kawastuhan ng pagpapatupad nito alinsunod sa kasalukuyang mga pamantayan ng estado para sa dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Ang isang maling naisagawang draft na Kautusan ay ibinalik sa Opisyal na naghanda nito para sa rebisyon.

6. Pagwawasto ng draft na Kautusan

Ang pinuno ng negosyo (ang kanyang kinatawan) ay maaaring gumawa ng mga pagbabago at pagdaragdag sa draft na Order na natanggap mula sa espesyalista ng serbisyo ng DOW para sa pagpirma. Ang ganitong mga pagbabago at pagdaragdag ay nagiging mahalagang bahagi ng draft na Kautusan at hindi nilalabag ang legal na puwersa nito.

7. Ibinaba ang kinakailangang "Ang selyo ng paghihigpit sa pag-access sa dokumento"

Kung ang draft na Order ay naglalaman ng impormasyon na kasama sa Listahan ng impormasyon na bumubuo ng isang komersyal na lihim ng negosyo, ang pinuno (kanyang kinatawan) ay naglalagay ng mga props na "paghihigpit sa pag-access sa dokumento" sa draft na Order.

8. Paglagda sa draft na Kautusan

Ang order ay nilagdaan (inilalagay ang kinakailangang "pirma" sa Order Form) ng Pinuno ng negosyo (o ang kanyang kinatawan, na may naaangkop na mga karapatan). Ang unang kopya ng Kautusan ay nilagdaan (orihinal). Ang utos ay magkakabisa mula sa sandali ng pagpirma nito, maliban kung iba ang tinukoy sa teksto nito.

Pagpaparehistro ng order

Sa yugtong ito, ang mga teknolohikal na operasyon ay isinasagawa na may kaugnayan sa:

• pagpaparehistro ng Order;
• paglalagay ng kinakailangang "Mark ng kontrol".

9. Pagpaparehistro ng Kautusan

Ang isang ganap na inihanda, naisakatuparan at nilagdaan na Kautusan, bago ito ilipat sa Kontratista para sa trabaho (pagtupad), ay nakarehistro ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW. Ang pagpaparehistro ay kinakailangan upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento, ang kanilang agarang paghahanap, accounting at kontrol. Mayroong ilang mga anyo ng pagpaparehistro ng mga dokumento: sentralisado, desentralisado at halo-halong (sa materyal na ito ay hindi namin tatalakayin ang kanilang mga detalyadong katangian).

Ang pagpaparehistro ng isang Order ay isang pagsasaayos ng katotohanan ng paglikha nito sa pamamagitan ng paglalagay dito ng mga detalyeng "index" at "petsa" (sa Order Form) na may kasunod na pag-record kinakailangang impormasyon tungkol sa Order sa mga form ng pagpaparehistro (mga magazine at/o card).

Isang beses lang nakarehistro ang order - sa araw ng pagpirma nito. Kapag naglilipat ng isang nakarehistrong Order mula sa isang istrukturang yunit ng negosyo patungo sa isa pa, hindi ito muling nakarehistro.

Ang kinakailangang "petsa" ay nakakabit sa Kautusan pagkatapos itong malagdaan (ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW).

Ang kinakailangang "index" ng Order, bilang panuntunan, ay mga Arabic numeral na walang mga titik, na inilagay sa chronological order (simpleng serial numbering) mula sa simula ng taon ng kalendaryo. Ang kinakailangang ito ay nakakabit sa Order (sa Form ng Order) ng mga espesyalista ng mga nauugnay na istrukturang dibisyon (ang serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, ang istrukturang dibisyon na ang pinuno ay naghanda ng draft na Order), depende sa anyo ng pagpaparehistro ng mga dokumento pinagtibay sa negosyo.

Ang mga index ay hindi nakakabit sa mga Annex sa Order.

Ang mga order para sa pangunahing aktibidad ay nakarehistro sa hiwalay na mga form ng pagpaparehistro (Journals ng pagpaparehistro ng mga order para sa pangunahing aktibidad). Ang anyo ng log ng pagpaparehistro ay hindi kinokontrol, iyon ay, ang pinakamainam na komposisyon at pag-aayos ng mga haligi ng pagpaparehistro (mga detalye) ay tinutukoy ng serbisyo ng DOW ng negosyo sa pagpapasya nito. Ang form at pamamaraan para sa pagpapanatili ng naturang mga journal ay naayos sa "Mga tagubilin para sa pagpapanatili ng isang journal (mga card) para sa pagrehistro ng mga Order para sa mga pangunahing aktibidad" na binuo ng enterprise. Bilang isang tuntunin, ang mga sumusunod na field ng pagpaparehistro ay ginagamit sa mga form ng pagpaparehistro:

• index at petsa;
• may-akda (developer);
• sino ang pumirma;
• pamagat at/o buod;
• mga aplikasyon;
• resolution (nilalaman ng order, tagapalabas, may-akda ng order, petsa);
• ang resibo ng kontratista ng pagtanggap ng Kautusan;
• panahon ng pagpapatupad;
• marka ng kontrol;
• pag-unlad ng pagpapatupad;
• tala sa pagganap;
• numero ng kaso;
• paglilipat ng data sa isang carrier ng makina

Kung ang Order ay naglalaman ng impormasyon na kasama sa Listahan ng impormasyon na bumubuo ng isang komersyal na sikreto ng negosyo, ang Order ay nakarehistro sa isang espesyal na accounting (pagpaparehistro) form. Ang teknolohiya ng pagpasa ng mga dokumento na naglalaman ng mga komersyal na lihim sa negosyo ay hindi isinasaalang-alang sa materyal na ito.

10. Ibinaba ang kinakailangang "Mark ng kontrol"

Ang pagpaparehistro ng Kautusan ay maaaring ituring bilang ang unang yugto ng kontrol sa pagpapatupad nito. Matapos ipahiwatig ng Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo na ang Kautusan ay isailalim sa kontrol, ang espesyalista ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay naglalagay ng kinakailangang "marka sa kontrol" sa kaliwang margin ng Kautusan sa tapat ng kinakailangang "patungo sa ang teksto" (mas madalas - sa tapat ng mga kinokontrol na punto ng Order na ito).

Pagpapatupad at pagkontrol sa pagpapatupad ng utos

Sa yugtong ito, ang mga teknolohikal na operasyon ay isinasagawa na may kaugnayan sa:

• pagpaparami ng Kautusan;
• sertipikasyon ng mga dobleng kopya ng Kautusan;
• pamamahagi ng Order (mga kopya) sa mga gumaganap;
• paglalagay ng Order para sa kontrol;
• pagsuri sa napapanahong pagtanggap ng Order (mga kopya) ng mga tagapagpatupad;
• pagpapatupad ng Kautusan;
• pagpapatunay at regulasyon ng pagpapatupad ng Kautusan;
• mag-ulat sa Pinuno ng negosyo sa pagpapatupad ng Kautusan;
• sumasang-ayon na baguhin ang mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan;
• pagbabago ng mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan;
• pagkumpleto ng pagpapatupad ng utos.

Ang utos, na nilagdaan ng Pinuno (kanyang kinatawan) at nakarehistro ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW, ay inilipat sa mga Kontratista na ipinahiwatig dito laban sa resibo para sa trabaho sa pagpapatupad nito.

11. Pagpaparami ng Kautusan

Kung ilang Tagapatupad ang ipinahiwatig sa Kautusan, pagkatapos ay upang matiyak ang agarang pagpapatupad ng Kautusan, pinapayagan itong kopyahin ito sa kinakailangang bilang ng mga kopya. Ang pangangailangan na kopyahin ang Order at ang bilang ng mga kopya (mailing list) ay tinutukoy ng taong nag-aayos ng pagpapatupad nito (Responsable executor). Ang mailing list ay nagpapahiwatig ng pangalan ng Order, ang pangalan ng tagapalabas, ang istrukturang yunit, ang bilang ng mga kopya na inilipat, ang petsa. Ang responsibilidad para sa pagtukoy sa sirkulasyon at tamang pagsasama-sama ng mailing list ay nakasalalay sa opisyal na naghanda ng Kautusang ito.

12. Sertipikasyon ng mga dobleng kopya ng Kautusan

Ang mga kinokopyang kopya ng Kautusan ay pinatunayan ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW. Upang patunayan ang isang kopya ng Kautusan, ang isang espesyalista ng serbisyo ng DOW ay nakakabit sa Form ng Kautusan, kung saan ang bawat kopya ng Kautusan ay inilabas, ang props na "certification ng kopya".

Ang lahat ng muling ginawa at sertipikadong mga kopya ng Kautusan ay maaaring ilipat ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW sa Responsableng Tagapagpatupad para sa sariling pamamahagi sa mga Kontratista, o ang mga espesyalista ng serbisyo ng DOW mismo ang namamahagi ng mga ito sa bawat Kontratista. Ang mga kopya ng Kautusan ay inililipat sa mga Kontratista sa ilalim ng isang personal na pirma, na ikinakabit nila sa mailing list (karaniwan ay nasa likod ng huling pahina ng orihinal na Kautusan). Sa unang kaso, ang Responsableng Tagapagpatupad ay lalagdaan, na nagsasaad ng bilang ng mga kopyang natanggap, sa pangalawang kaso, lahat ng Tagapagpatupad na nakatanggap ng kopya ng Kautusan ay lalagda.

Ang pagproseso ng mga Order at ang kanilang paglilipat para sa trabaho (pagtupad) sa mga Kontratista ay dapat isagawa sa loob ng isang araw ng trabaho mula sa sandaling matanggap ang mga ito pagkatapos pumirma sa serbisyo ng DOW.

14. Pahayag ng Kautusan para sa kontrol

Ang pagpapatupad ng lahat ng mga nakarehistrong Order ay napapailalim sa kontrol.

Ang responsable para sa pag-aayos ng kontrol sa pagpapatupad ng Kautusan ay ang Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo. Ang pangunahing layunin ng organisasyon ng kontrol ay upang matiyak ang napapanahon at mataas na kalidad na pagpapatupad ng Order. Ang kontrol sa pagpapatupad ng Kautusan ay isinasagawa ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW at ng opisyal na naghanda ng Kautusang ito.

Upang makontrol ang Order, pinupunan ng mga espesyalista ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ang naaangkop na mga hanay sa mga form ng pagpaparehistro (mga magazine at / o mga card).

15. Pagsuri sa napapanahong pagtanggap ng Kautusan (mga kopya) ng mga tagapagpatupad

Kung ang pamamahagi ng Kautusan (mga kopya nito) sa mga Kontratista ay isinagawa nang nakapag-iisa ng Responsableng Kontratista, kung gayon ang mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ay dapat suriin ang kanilang napapanahong resibo ng mga Kontratista upang simulan ang trabaho sa pagpapatupad ng mga tagubilin na naitala sa ito.

16. Pagpapatupad ng Kautusan

Pagsasagawa ng partikular na gawain ng Kontratista bilang pagsunod sa pagtatalaga (gawain) na nakatala sa Kautusan.

17. Pagpapatunay at regulasyon ng pagpapatupad ng Kautusan

Ang responsableng tagapagpatupad ay personal na kumokontrol sa pag-usad ng pagpapatupad ng Kautusan.

Kinokontrol ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ang deadline para sa pagpapatupad ng Kautusan. Ang termino para sa pagpapatupad ng Kautusan ay ang yugto ng oras na inilaan para sa pagpapatupad ng Kautusan, o ang petsa sa kalendaryo kung saan naka-iskedyul ang pagpapatupad. Ang mga tuntunin ng pagpapatupad ng Kautusan ay maaaring maging karaniwan o indibidwal.

Ang mga karaniwang deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento ay itinatag ng mga kilos pinakamataas na katawan kapangyarihan at administrasyon ng estado. Ang 10 araw ay inilaan para sa pagsasaalang-alang at pag-uulat sa pagpapatupad ng Mga Kautusan ayon sa karaniwang mga deadline ng pagpapatupad, kung ang deadline para sa pagpapatupad ay hindi tinukoy sa Kautusan.

Ang mga indibidwal na termino ng pagpapatupad ay ipinahiwatig ng may-akda ng Order sa teksto nito o itinakda ng Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo. Ang mga tipikal at indibidwal na termino ay kinakalkula sa araw ng kalendaryo mula sa sandali ng pagpirma (pagpasok sa bisa) ng Kautusan. Kung ang indibidwal na deadline para sa pagpapatupad ng Kautusan ay naiiba sa karaniwang isa, kung gayon ang indibidwal na deadline ay itinuturing na ang deadline para sa pagpapatupad. Kung kinakailangan upang matupad ang mga punto ng Order sa iba't ibang oras, ang bawat item ay may sariling deadline para sa pagpapatupad.

Ang kontrol sa pagpapatupad ng Kautusan ay isinasagawa araw-araw, kung mayroong mula 1 hanggang 5 araw na natitira bago ang deadline para sa pagpapatupad, at dalawang beses sa panahon - kung mayroong mula 5 hanggang 10 araw na natitira bago ang deadline para sa pagpapatupad.

18. Mag-ulat sa Pinuno ng negosyo sa pagpapatupad ng Kautusan

Ang responsableng tagapagpatupad at mga espesyalista ng serbisyo ng DOW, batay sa mga resulta ng kontrol, ay nagpapaalam sa Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo tungkol sa pag-unlad ng pagpapatupad ng Kautusan, ang mga resulta na nakamit at ang mga pangyayari na lumitaw na humahadlang sa pagpapatupad. ng Order sa oras.

19. Koordinasyon ng mga pagbabago sa panahon at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan

Kung kinakailangan, ang Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo at ang Responsableng tagapagpatupad ay magkakasundo sa pagbabago sa tiyempo at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan. Ang batayan nito ay ang memorandum ng Responsible Executive na may motibasyon para sa pangangailangan para sa mga naturang pagbabago. Ang desisyon na baguhin ang tiyempo at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan ay makikita sa resolusyon ng Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo.

Ang pagbabago sa mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan ay dapat na maisakatuparan nang hindi bababa sa dalawang araw bago ang pag-expire ng Kautusan.

20. Pagbabago sa mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan

Batay sa resolusyon ng Pinuno (kanyang kinatawan) ng negosyo, binago ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ang mga tuntunin at pamamaraan para sa pagpapatupad ng Kautusan sa pamamagitan ng paggawa ng mga kinakailangang pagsasaayos sa naaangkop na mga haligi sa mga form ng pagpaparehistro (mga magazine at / o card).

21. Pagkumpleto ng pagpapatupad ng Kautusan

Ang utos ay itinuturing na naisakatuparan kung ang mga hakbang na ibinigay para dito ay aktwal na natupad (isang tiyak na gawain ay nakumpleto, isang nakasulat na tugon ay inihanda, atbp.) o ibang dokumento ay iginuhit upang maisagawa ito.

Paglipat ng ipinatupad na utos sa kaso

Sa yugtong ito, ang mga teknolohikal na operasyon ay isinasagawa na may kaugnayan sa:

• pagbabalik ng ipinatupad na Kautusan sa serbisyo ng DOW;
• isang talaan ng pagpapatupad ng Kautusan;
• pag-alis ng ipinatupad na Kautusan mula sa kontrol at paghahain nito sa kaso.

22. Pagbabalik ng naisagawang Kautusan sa serbisyo ng DOW

Ang order na nakarehistro ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW, pagkatapos ng pagpapatupad, ay dapat ibalik ng Responsible Executor sa serbisyo ng DOW para sa pagsasampa sa kaso (pagbuo ng mga kaso).

23. Talaan ng pagpapatupad ng Kautusan

Ang resulta ng pagpapatupad ng Order ay ipinakita sa isang nakasulat na ulat o nabanggit sa maikling form sa Order mismo (Ang responsableng tagapagpatupad at / o mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ay punan ang patlang " maikling impormasyon sa pagpapatupad ng "kinakailangan" ng isang marka sa pagpapatupad ng dokumento at pagpapadala nito sa kaso"). Bilang karagdagan, ang mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ay gumagawa ng mga kinakailangang marka (mga talaan) sa naaangkop na mga haligi ng mga form ng pagpaparehistro ( magazine at/o card).

24. Pag-alis ng naisakatuparan na Kautusan mula sa kontrol at pag-file nito sa file

Ang order ay tinanggal mula sa kontrol pagkatapos ng pagpapatupad nito. Kung ang pangangailangan na isagawa ang Kautusan ay nawala, pagkatapos ito ay aalisin sa kontrol ng taong naglagay nito sa ilalim ng kontrol. Kasabay nito, ang mga espesyalista ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay gumagawa ng mga kinakailangang marka (mga talaan) sa naaangkop na mga hanay ng mga form ng pagpaparehistro (mga magazine at / o mga card).

Ang paghahain ng Order sa isang kaso (pagbuo ng mga kaso) ay isang pagpapangkat ng mga naisagawang Order sa mga kaso alinsunod sa Nomenclature of Affairs ng isang enterprise. Ang pagbuo ng mga kaso ay isinasagawa ng isang espesyalista sa serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool sa ilalim ng direktang pangangasiwa ng Pinuno ng negosyo.

Sa Form of the Order na isinampa sa kaso, inilagay ng mga espesyalista ng serbisyo ng DOW ang kinakailangang "marka sa pagpapatupad ng dokumento at ipadala ito sa kaso" at gumawa ng mga kinakailangang marka (record) sa naaangkop na mga hanay ng ang mga form sa pagpaparehistro (mga magazine at / o mga card).

Kapag lumilikha ng mga kaso, dapat sundin ang mga sumusunod na kinakailangan:

• ang naisakatuparan at wastong naisakatuparan Ang mga order ay inilalagay sa kaso;
• Ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay nakagrupo nang hiwalay mula sa Mga Order para sa mga tauhan;
• bilang panuntunan, ang mga Order ng isang taon ay pinagsama-sama sa kaso (maliban sa mga pumasa);
• isang (orihinal) kopya ng Kautusan ang kasama sa kaso;
• Ang mga order sa loob ng kaso ay nakaayos sa numerical (sa pataas na pagkakasunud-sunod ng kanilang pagpaparehistro (sequential) na mga numero) sequence;
• Ang mga Annex (ang dokumento ay minarkahan ng "Appendix") sa Order ay inihain sa file kasama ng kaukulang Order;
• ang mga dokumento para sa mga Order ay pinagsama-sama at isinampa nang hiwalay at itinatago ng taong naghanda ng kanilang mga draft;
• Ang mga order na naglalaman ng impormasyon na kasama sa Listahan ng impormasyon na bumubuo ng isang komersyal na sikreto ng negosyo ay pinagsama-sama at isinampa sa isang hiwalay na file.

Sa bawat organisasyon, ang aktibidad ng paggawa ay kinokontrol ng mga order at utos ng pinuno. Kasabay nito, ito ay karaniwang kasanayan sa maraming mga kumpanya kapag ang pagbuo ng mga order ay ipinagkatiwala sa kalihim (personal na katulong). Sa artikulong ito, isasaalang-alang namin kung anong mga patakaran para sa pag-isyu ng mga order sa kasong ito ang dapat sundin.

Mula sa artikulong ito matututunan mo ang:

Dapat sagutin ng pamagat ng order ang tanong na "tungkol saan?". Halimbawa, "Sa pagbabago ng iskedyul ng trabaho", "Sa pagbabago ng mga plano sa taripa", atbp.

Mga Bagong Artikulo

Mga pagkakamali sa mga order

Kadalasan, kapag naglalagay ng mga order, nangyayari ang mga error dahil sa isang malaking bilang ng mga kinakailangan para sa pagpaparehistro. Sa ibaba ay titingnan natin ang pinakakaraniwan.

2. Mga komisyon para sa paglipat sa isang bagong sistema ng sahod:

2.1. Magsagawa ng mga workshop nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo. Hindi nakaiskedyul - kung kinakailangan.

2.2. Ang mga aktibidad ng Komisyon ay:

Pagsusuri kasalukuyang estado talahanayan ng mga tauhan ayon sa kategorya ng mga tauhan;

Ang ratio ng mga posisyon (propesyon) ng mga empleyado, na ibinigay para sa mga talahanayan ng staffing ng mga institusyon, na may mga grupo ng propesyonal na kwalipikasyon at mga antas ng kwalipikasyon.

Komento: sa halimbawa sa itaas, ang sugnay 2.1 ay dapat magkaiba ng mga salita: "magsagawa ng mga workshop kahit isang beses sa isang linggo, hindi nakaiskedyul - kung kinakailangan"; ang nilalaman ng sugnay 2.2 ay likas na hindi para sa isang kaayusan. Ang impormasyong itinakda sa talata 2.2 ay dapat na nasa isa pang dokumento, halimbawa, sa regulasyon sa komisyon. Halimbawa: isang sugnay sa administratibong bahagi sa pagkakasunud-sunod na lumikha ng isang Komisyon para sa paglipat sa isang bagong sistema ng sahod.

3. Sa gawain nito, inirerekomenda ang Komisyon na isaisip iyon sahod manggagawa (tauhan), na itinatag alinsunod sa bagong sistema ng sahod, ay hindi maaaring mas mababa kaysa sa sahod na ibinayad sa mga empleyado alinsunod sa kontrata sa pagtatrabaho bago ang pagpapakilala ng bagong sistema ng sahod, napapailalim sa pagpapanatili ng dami opisyal na tungkulin mga empleyado (tauhan) at ang kanilang pagganap sa trabaho ng parehong kwalipikasyon.

Komento: talata ng pagkakasunud-sunod ay binibigyang salita bilang isang rekomendasyon. Upang ang probisyong ito ay makakuha ng isang prescriptive (direktiba) na karakter, dapat itong nakasaad bilang mga sumusunod:

3. Ang mga komisyon ay nagpapatuloy mula sa posisyon na ang sahod ng mga empleyado (staff) ...

Komento: ang mga order ay hindi dapat maglaman ng mga hindi partikular na probisyon, mga probisyon ng isang pangkalahatang katangian na hindi nangangailangan ng mga partikular na aksyon, halimbawa:

1.5. Palakasin ang kontrol sa mga kondisyon sa pagtatrabaho ng mga manggagawang medikal.

Upang maging tiyak ang probisyong ito, upang makontrol ang pagkakasunud-sunod, ang talatang ito ay dapat magkaiba ng mga salita, halimbawa:

1.5. Ang mga pinuno ng mga institusyong medikal, sa pamamagitan ng (petsa), ay dinadala ang mga kondisyon sa pagtatrabaho ng mga manggagawang medikal alinsunod sa mga dokumento ng regulasyon sa proteksyon sa paggawa at paggawa.

Komento: dahil ang mga order na naglalaman ng mga tiyak na tagubilin ay nasa ilalim ng kontrol, at ang bawat pagtuturo ay kinokontrol nang hiwalay, ang mga drafter ng mga order ay hindi dapat kalimutang ipahiwatig ang deadline para sa pagpapatupad ng pagtuturo, tulad ng, halimbawa, sa pagkakasunud-sunod:

1. Ang mga direktor ng mga sekondaryang paaralan ay magsagawa ng mga hakbang upang mabigyan ang mga institusyong pang-edukasyon ng mataas na kalidad na inuming tubig.

Komento: ang kawalan ng deadline para sa pagpapatupad ng utos na ito ay hindi magiging posible upang makontrol ang pagpapatupad ng utos. Maaaring tukuyin ang takdang petsa sa iba't ibang paraan: hanggang Mayo 15, 2009, buwan, sa loob ng 10 araw, sa loob ng isang linggo, atbp. Ang termino para sa pagpapatupad ng utos ay bibilangin mula sa petsa na ang kautusan ay nilagdaan ng ulo. Para sa kaginhawaan ng pagtatrabaho sa order, mas mahusay na ipahiwatig ang deadline para sa pagpapatupad ng order sa isang tiyak na petsa at isyu sa isang hiwalay na linya sa ilalim ng mga order, halimbawa:

3. Ang mga punong-guro ng mga paaralang pangkalahatang edukasyon sa sekondarya ay magsagawa ng mga hakbang upang mabigyan ang mga institusyong pang-edukasyon ng de-kalidad na tubig na inumin.

Deadline - 01.02.2009.

Komento: kung ang order ay naglalaman ng mga order, ang huling talata ng order ay dapat na ang talata sa kontrol. Sa kasong ito, pinag-uusapan natin ang tungkol sa kontrol sa pagpapatupad ng order sa mga merito at sa pangkalahatan. Ang kontrol sa pagpapatupad ng utos ay palaging itinalaga sa mga opisyal na bumubuo sa pamamahala ng organisasyon (deputy managers, chief specialists). Ang kontrol sa pagpapatupad ng isang utos ay hindi maaaring ipagkatiwala sa mga taong binigyan ng mga tagubilin.

m.sekretariat.ru

Paggawa ng isang order ayon sa mga bagong patakaran

Mula Hunyo 1, 2017, ang STB 6.38-2016 ay ipinatupad, at mula Setyembre 7, ang Office Work Instruction ay inayos. Tinutukoy ng mga dokumentong ito ang pangkalahatang pamamaraan para sa pagproseso ng mga dokumento, na sapilitan para sa lahat ng organisasyon.

Isaalang-alang natin kung anong mga pagbabago ang kailangang isaalang-alang ng mga entidad ng negosyo kapag naghahanda ng isang order, order (mula dito ay tinutukoy bilang ang order).

Pangkalahatang mga tuntunin para sa pagpapalabas ng isang kautusan

Ang mga kinakailangan sa dokumentasyon ay binago upang gawing mas madaling mag-type sa isang computer. Binanggit nila ang lokasyon ng mga indibidwal na detalye ng mga dokumento: ipinakilala ang mga bagong kinakailangan, at nilinaw ang mga umiiral na.

Bilang karagdagan, ang disenyo ng mga indibidwal na detalye ay nilinaw. Halimbawa, may pagbabawal sa pagbabalot ng mga salita sa teksto. Hindi ito nalalapat sa disenyo ng mga talahanayan.

Kaya, kapag gumagawa ng mga order, dapat sundin ng mga tagapag-empleyo ang itinatag na mga patakaran para sa pagproseso ng mga dokumento:

1) igalang ang mga patlang:

Kanan - hindi bababa sa 8 mm;

Upper at lower - hindi bababa sa 20 mm;

2) i-print ang teksto sa Times New Roman (Times New Roman Cyr);

3) gumamit ng laki ng font na hindi bababa sa 13 pt;

4) huwag payagan ang mga seleksyon ng teksto sa anyo ng salungguhit;

5) huwag mag-print nang random, i.e. na may mga puwang sa pagitan ng mga titik;

6) ang mga detalye ay pinaghihiwalay mula sa isa't isa ng isa't kalahating puwang ng linya. Kasama sa mga detalye ng order ang: "Pangalan ng organisasyon", "Pangalan ng uri ng dokumento", "Petsa ng dokumento", "index ng pagpaparehistro", "Heading sa text", "Text", "Lagda", "Visa";

Sa isang tala
Pinapayagan na paghiwalayin ang mga detalye ng dokumento mula sa isa't isa gamit ang space line (Enter) . Ang space bar ay katumbas ng laki ng font na ginamit. Iyon ay, kapag nagta-type ng teksto sa isang font na katumbas ng 13 pt, ang space line ay magiging katumbas ng 13 pt.

7) nang walang hyphenation, iguhit ang teksto ng order at mga detalye ng multi-line. Kasama sa mga multi-line na kinakailangan ang mga kinakailangan na hindi magkasya sa haba sa isang linya. Kasabay nito, ang maximum na haba ng mga detalyeng ito ay 73 mm.

Halimbawa
Limitado
responsibilidad "Spring"

8) huwag maglagay ng mga tuldok sa dulo ng mga kinakailangan (maliban sa kinakailangang "Text");

9) ang administratibong bahagi ng order ay dapat magsimula sa isang salita na tumpak na nagpapahiwatig ng iniresetang aksyon: "TANGGAPIN", "LILIPAT", "FIRE", atbp.

Sa mga teksto ng kumplikadong mga order ng istraktura para sa mga tauhan, ang salitang "I ORDER" ay dapat gamitin;

10) i-print sa malalaking titik:

Props "Pangalan ng uri ng dokumento";

Sa selyo ng pag-apruba - ang salitang "SANG-AYON";

11) nang walang mga detalye ng pag-print ng indent ng talata:

- "Pangalan ng uri ng dokumento";

- "Pamagat sa teksto";

- "Text" (hindi kasama ang mga linya na nagsisimula sa isang indent ng talata);

12) i-print ang transcript ng lagda sa kinakailangang "Lagda" sa layong 120 mm.

Pagpaparehistro ng mga detalye ng order

Ang order ay naglalaman ng ilang mga detalye na dapat ilagay sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

1. Detalye "Pangalan ng organisasyon" - ang buong pangalan ng organisasyon ay ipinahiwatig alinsunod sa charter nito.

2. Props "Pangalan ng uri ng dokumento". Ang bawat dokumento ay may sariling layunin, batay sa kung saan natutukoy ang uri nito.

3. Props "Petsa ng dokumento". Ang petsa ng order ay ang petsa ng pagpirma nito. Ang mga elemento ng petsa ay ipinahiwatig ng mga numerong Arabe sa isang linya sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: araw ng buwan, buwan, taon. Ang araw ng buwan at buwan ay isinulat sa dalawang pares ng Arabic numeral na pinaghihiwalay ng isang tuldok, ang taon - sa apat na Arabic numeral. Sa dulo ng titik "g" ay hindi ilagay. Halimbawa, "10/10/2017".

4. Props "index ng pagpaparehistro". Ang index ng pagpaparehistro ng order para sa mga tauhan ay ang serial registration number na nakatalaga dito sa loob ng taon ng opisina, na dinagdagan ng liham:

"k" - para sa mga dokumento na may 75-taong buhay ng istante;

"l" - para sa mga dokumento na may 3-taong buhay ng istante.

5. Props "Lugar ng compilation o publikasyon." Ang lugar ng compilation o publication ng dokumento ay ipinahiwatig na isinasaalang-alang ang tinatanggap na administrative-territorial division ng Republic of Belarus. Para sa isang ligal na nilalang, ang lugar ng paglalathala ng dokumento ay ang lokasyon nito, na tinutukoy ng lugar ng pagpaparehistro ng estado at aktwal na address nito.

6. Props "Pamagat sa teksto". Ang heading ay binuo ng compiler ng dokumento. Ito ay dapat na maikli at maigsi, tumpak na ihatid ang kahulugan ng teksto at naayon sa gramatika sa pamagat ng dokumento. Kasabay nito, dapat niyang sagutin ang tanong na "Tungkol saan?"

7. Props "Text". Ang teksto ng ayos ay nakasulat sa unang panauhan na isahan. Ang salitang "TANGGAPIN" at ang pangalan ng empleyado sa mga order para sa mga tauhan ay nakalimbag sa malalaking titik na walang mga panipi at puwang. Ang item na "Order to bring to the attention of ..." ay hindi kasama.

Tandaan na kasama sa props na "Text" ang batayan para sa pag-isyu ng order. Ito ay may hiwalay na mga kinakailangan. Kaya, ang salitang "Base" mismo ay naka-print nang walang indent ng talata at nananatiling bukas, iyon ay, walang matatagpuan sa ilalim nito (hindi naka-print). Ang batayang teksto ay naka-print sa isang column na may line spacing na eksaktong 14 pt.

8. Props "Lagda". Ang item na ito ay binubuo ng:

- mula sa pamagat ng taong pumirma sa dokumento. Sa kasong ito, ang aktwal na posisyon ng tao ay ipinahiwatig, halimbawa, ang direktor. Pinapayagan din na gamitin ang mga pagdadaglat na "Deputy." ("deputy"), "I. O." ("kumikilos"). Gayunpaman, hindi pinapayagan na ilagay ang pang-ukol na "Para sa" o isang slash bago ang pangalan ng posisyon. Bilang karagdagan, ang pamagat ng posisyon, bilang panuntunan, ay nagpapahiwatig ng tiyak na pangalan ng organisasyon (instituto, negosyo, komite, atbp.), halimbawa, ang direktor ng kumpanya;

Mga transcript ng lagda (inisyal, apelyido). Sa kasong ito, ang mga inisyal ay naka-print bago ang apelyido nang walang mga puwang sa antas ng huling linya ng titulo ng trabaho.

9. Props "Visa". Ang kinakailangang ito ay ginagamit upang gawing pormal ang panloob na pag-apruba ng draft na dokumento. Kabilang dito ang pamagat ng posisyon ng taong nag-aapruba sa draft na dokumento, ang kanyang sulat-kamay na lagda, ang transcript ng lagda at ang petsa.

10. Tanda ng kakilala. Maaari itong i-format:

Sa harap na bahagi ng huling pahina ng dokumento;

Likod na bahagi ng dokumento;

Isang hiwalay na introduction sheet.

Isang halimbawa ng pagpuno ng isang order para sa trabaho na may indikasyon ng mga detalye at mga kinakailangan para sa kanila.

Ilang kopya ang ginawa ng personnel order? Dapat bang pumirma ang empleyado para sa familiarization sa lahat ng kopya, o sapat ba ito para sa natitira sa departamento ng mga tauhan?

Ayon sa GOST R 7.0.8-2013 "Pambansang Pamantayan ng Russian Federation. Sistema ng mga pamantayan sa impormasyon, librarianship at paglalathala. Mga gawain sa opisina at pag-archive. Mga tuntunin at kahulugan ”(naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Rosstandart na may petsang Oktubre 17, 2013 No. 1185-st), ang orihinal na dokumento ay ang una o tanging kopya nito. Kaya, ang mga dokumento na nagpapapormal sa mga aktibidad ng organisasyon at administratibo ng pinuno ng kumpanya (mga order para sa mga pangunahing aktibidad, mga order para sa mga tauhan), ayon sa mga patakaran ng trabaho sa opisina, ay dapat na nilikha sa isang kopya. Ito ay hindi isang kasunduan (isa pang dokumento) na nilagdaan ayon sa bilang ng mga partido. Samakatuwid, ang lahat ng iba pang mga pagkakataon ay mga kopya ng dokumento. Ayon sa parehong GOST, ang isang kopya ng isang dokumento ay ang kopya nito na ganap na nagpaparami ng impormasyon ng orihinal na dokumento. Mula sa kahulugang ito, maaari nating tapusin na ang pirma ng empleyado ay maaaring wala sa kopya ng dokumento. Yung. sapat na na lagdaan ng mga empleyado ang orihinal na dokumento. Kinumpirma din ito ng mga probisyon ng Labor Code ng Russian Federation, na nagsasabi na ang empleyado ay dapat na pamilyar sa ito o sa order na iyon, at hindi sa mga order.

Sa pagsasagawa, maraming mga organisasyon ang gumagawa ng mga order sa hindi bababa sa dalawang kopya (ang isa ay nananatili sa departamento ng mga tauhan, ang isa ay ililipat sa departamento ng accounting) at hilingin sa mga empleyado na pumirma doon at dito. Ito ay ipinaliwanag sa pamamagitan ng katotohanan na ang mga awtoridad sa buwis, ang mga auditor ay gumagawa ng mga komento kung ang order na inilaan para sa paglipat sa departamento ng accounting ay hindi naglalaman ng pirma ng mga empleyado. Kung ang organisasyon ay nahaharap sa ganoong sitwasyon, malamang na mas mahusay na tiyakin na ang pirma ng empleyado ay nasa lahat ng mga kopya ng order. Ang pamamaraang ito para sa pagproseso ng mga dokumento ay maaaring italaga sa lokal na regulasyong batas ng organisasyon, halimbawa, sa Mga Tagubilin para sa Pamamahala ng Mga Rekord ng HR. Bagama't hindi ito sumusunod sa mga alituntunin ng trabaho sa opisina, mapapawi nito ang mga paghahabol ng mga katawan ng inspeksyon.

m.pro-personal.ru

Mga order para sa pangunahing negosyo

KABANATA I. KOMPOSISYON NG SISTEMA AT ISTRUKTURA NG MGA DOKUMENTO NG PAMAMAHALA MGA PANGUNAHING KONSEPTO AT PROBISYON. 5

1.1 Order bilang isang administratibong dokumento: konsepto, mga uri,

1.2. Batayang regulasyon at pamamaraan para sa pagpapatupad ng dokumentasyong administratibo. 7

Komposisyon at mga kinakailangan para sa pagpaparehistro ng mga detalye mga dokumentong pang-administratibo. 9

KABANATA II. MGA YUGTO NG PAGHAHANDA AT MGA TUNTUNIN PARA SA PAG-ISYU NG MGA ORDER 15

2.1. Mga katangian ng mga yugto ng paghahanda ng isang order para sa pangunahing aktibidad. 15

2.2. Mga panuntunan para sa pag-isyu ng isang order para sa pangunahing aktibidad. 17

LISTAHAN NG MGA PINAGMULAN AT LITERATURA

Ang bawat tao nang hindi bababa sa ilang beses sa panahon ng kanyang buhay ay kailangang gumuhit ng mga dokumento, at ang mga nagtatrabaho sa administrative apparatus ay patuloy na nakikitungo sa mga dokumento: binubuo nila at) iginuhit ang mga ito, pinoproseso ang mga ito, iniimbak ang mga ito, hanapin ang mga ito kapag hiniling, atbp.

"Trabaho sa opisina, suporta sa dokumentaryo ng pamamahala: isang sangay ng aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho na may mga dokumento." 1 Ang pagiging maagap at kawastuhan ng paggawa ng desisyon sa pamamahala ay higit sa lahat ay nakasalalay sa kung gaano legal na kakayahan ang isang dokumento ay iginuhit at naisakatuparan, at ang pagtatrabaho dito ay nakaayos.

Ang mga aktibidad ng anumang organisasyon ay hindi maiisip nang walang koleksyon, pagproseso, akumulasyon, pag-iimbak, paghahanap at pagpapakalat ng impormasyon. Kasabay nito, ang impormasyon ay lalong kumukuha sa isang nakapirming karakter ng dokumentaryo.

Ang konsepto ng "dokumento" ay tinukoy bilang impormasyong naitala sa anumang paraan sa anumang materyal, nai-publish o natanggap ng sinumang tao o legal na entidad sa anumang organisasyon para magamit sa kanilang mga aktibidad. Kaya, ang mga konsepto ng "pamamahala", "impormasyon", "papel", "dokumento" ay organikong magkakaugnay. Mahirap i-overestimate ang kahalagahan ng mga dokumento sa mga aktibidad sa pamamahala, dahil ang dokumento ay ang pangunahing tagapagdala ng impormasyon sa batayan kung saan ginawa ang isang desisyon.

Itinatala ng mga dokumento ang bawat hakbang ng ating buhay, simula sa sandali ng kapanganakan, pagpasok sa paaralan, pagkatapos sa isang espesyal na sekondarya o mas mataas. institusyong pang-edukasyon, magtrabaho. Naitala nila ang kasal at diborsyo, ang pag-alis ng isang tao sa buhay.

Ang organisasyon at pag-iingat ng rekord ay nangangailangan ng propesyonal na kaalaman at kasanayan, samakatuwid ang gawaing ito sa isang institusyon (kumpanya) ay isinasagawa ng espesyal

mga dibisyon (serbisyong klerikal), at sa maliliit na organisasyon at kumpanya - mga sekretarya-reference (mga sekretarya).

Ang mga desisyon na kinuha ng pinuno at ng kanyang mga kinatawan ay naitala sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod sa mga tiyak na anyo ng mga dokumento. Kapag naghahanda at nagpoproseso ng mga dokumento, kinakailangang sundin ang mga alituntunin na tumitiyak sa kanilang legal na puwersa, pagsunod sa kasalukuyang batas, kawastuhan ng pagpapatupad, kalidad ng nilalaman, at ang posibilidad ng agarang paghahanap.

Ipinapalagay ng sistema ng dokumentasyon ang pagkakaroon ng ilang mga kinakailangan at pamantayan para sa paglikha ng mga dokumento. Ang mga pamantayang ito ay nakapaloob sa mga gawaing pambatasan, mga tagubilin at mga dokumento ng regulasyon ng departamento sa trabaho sa opisina.

Upang magkaroon ng legal na puwersa ang isang dokumento, ang proseso ng paglikha nito ay kinokontrol at isinasagawa ayon sa itinatag na mga patakaran. Dokumento; impormasyon sa dokumentasyon: impormasyong naitala sa isang materyal na carrier na may mga detalye na nagpapahintulot na makilala ito. 2

Ang paksa nito term paper: "Pag-order sa pangunahing aktibidad: mga yugto ng paghahanda, mga patakaran para sa pagpaparehistro." Ang ganitong uri ng dokumento ay ang pinakakaraniwang uri ng administratibong dokumento na ginagamit sa kasanayan sa pamamahala.

Ang layunin ng gawaing kurso ay subaybayan at ibunyag ang mga isyu tulad ng

Bilang resulta ng kung ano at para sa kung anong mga kadahilanan ang mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo ay lumitaw.

Mga layunin ng pag-isyu ng mga order para sa mga pangunahing aktibidad.

Ano ang mga kinakailangan para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento.

Sa pagsulat ng isang term paper, ginamit ang mga mapagkukunan tulad ng GOST R 51141-98. Gawain sa opisina at pag-archive. Mga Tuntunin at Kahulugan. GOST R 6.30-2003. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. Karaniwang pagtuturo sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, na naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Federal Archival Service ng Russia na may petsang 11/27/2000. Hindi. 68. maraming literatura sa gawaing opisina ang nabasa at napanood.

KABANATA I. KOMPOSISYON NG SISTEMA AT ISTRUKTURA NG MGA DOKUMENTO NG PAMAMAHALA, MGA PANGUNAHING KONSEPTO AT MGA PROBISYON.

Order bilang isang administratibong dokumento: konsepto, mga uri, layunin.

Ang isa sa mga pangunahing tungkulin ng pamamahala ay ang function ng regulasyon ng aktibidad. Tinitiyak ng regulasyon ang pagpapatuloy at pagpapatuloy ng proseso ng pamamahala, pagkakapare-pareho sa gawain ng lahat ng mga katawan at mga yunit ng pamamahala. Bilang isang tuntunin, ang mga "regulatoryong" desisyon ay napapailalim sa alinman sa agarang pagpapatupad o pagpapatupad sa isang mahigpit na tinukoy na oras.

Ang mga desisyon na ginawa sa kurso ng regulasyon ng mga aktibidad ay naitala sa mga dokumentong pang-administratibo. Sa mga organisasyong nagpapatakbo batay sa pagkakaisa ng utos, kapag ang lahat ng kapangyarihan ng ehekutibo ay pag-aari ng isang tao - ang pinuno ( sa CEO, direktor, executive director, chairman ng lupon, pinuno ng departamento, atbp.) ay isang utos.

Umorder - isang legal na aksyon (normative document) na inisyu ng pamamahala ng organisasyon upang malutas ang kasalukuyan at hinaharap na mga gawain na kinakaharap ng organisasyon, at may legal na puwersa.

Ang order ay ang pinakakaraniwang uri ng administratibong dokumento na ginagamit sa kasanayan sa pamamahala. Sa pamamagitan ng isang order, itinatakda ng manager ang mga pangunahing gawain para sa mga empleyado, nagpapahiwatig ng mga paraan upang malutas ang mga pangunahing isyu. Ang order ay sapilitan para sa lahat ng empleyado ng isang partikular na organisasyon o industriya.

Ang mga order ay napapailalim sa:

Mga desisyon at tagubilin na may kaugnayan sa organisasyon ng trabaho, ang pamamaraan para sa pagpapatakbo ng negosyo at iba pang mga pangunahing isyu ng aktibidad na permanente at may bisa, pati na rin ang pagpapatupad ng mga mahahalagang hakbang sa organisasyon; Pag-apruba at pagpapakilala ng mga regulasyon, charter, panuntunan, tagubilin, atbp., at, kung kinakailangan, paglutas ng mga isyu na may kaugnayan sa pagpapatupad ng ilang mga hakbang sa organisasyon na may kaugnayan sa pagpapakilala ng mga dokumentong ito;

Mga isyu ng muling pagsasaayos, paglikha, pagpuksa ng mga dibisyon sa istruktura;

Ang mga resulta ng negosyo, ang anunsyo ng mga resulta ng mga inspeksyon at pag-audit;

Sa pamamagitan ng isang order, itinatakda ng manager ang mga pangunahing gawain para sa mga empleyado, nagpapahiwatig ng mga paraan upang malutas ang mga pangunahing isyu.

Ang mga order ay dapat ibigay lamang sa mga kaso ng tunay na pangangailangan. Ang mga pagbabago at pagdaragdag sa mga order, pati na rin ang kanilang pagkansela, ay ginagawa lamang sa pamamagitan ng mga order.

Ang legal na batayan para sa paglikha ng mga order ay

Mga batas Pederasyon ng Russia;

Mga utos, utos ng Pangulo ng Russian Federation;

Mga utos, mga utos ng Pamahalaan ng Russian Federation;

Ang pangangailangan para sa ligal na regulasyon at ang solusyon ng mga pangunahing gawain na kinakaharap ng negosyo.

Ang mga order ng negosyo ay nahahati sa dalawang pangunahing grupo:

sa pangunahing aktibidad;

ng mga tauhan

Kasama sa mga order para sa pangunahing aktibidad ang mga order:

organisasyon ng gawain ng negosyo;

iba pang mga isyu sa negosyo tulad ng:

sa pamamahagi ng espasyo ng opisina;

sa pamamaraan at mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting;

sa paglabag sa mga patakaran para sa transportasyon ng mga kalakal;

tungkol sa paglikha grupong nagtatrabaho sa pamamagitan ng proyekto;

sa mga bonus para sa mga empleyado ng departamento ng komersyal;

sa mga hakbang upang mapabuti ang kaligtasan ng sunog.

1.2. Batayang regulasyon at pamamaraan para sa pagpapatupad ng dokumentasyong administratibo.

Sa pangkalahatan, ang balangkas ng regulasyon at pambatasan para sa paghahanda ng mga dokumento ng pamamahala, kabilang ang mga order, ay isang hanay ng mga pambatasan na kilos ng Russian Federation, mga ligal at regulasyong kilos na kumokontrol sa paghahanda, pagproseso at pag-iimbak ng mga dokumento ng negosyo, pati na rin ang pag-regulate ng trabaho. ng mga serbisyo sa trabaho sa opisina sa lahat ng antas ng pamamahala. Ngunit, sa pagkakaroon ng paglikha ng isang dokumento, kailangan mo pa ring magtrabaho nang husto dito: isaalang-alang ito, irehistro ito upang ito ay matanong, ilipat sa kontratista, kontrolin ang pagpapatupad nito, i-save, atbp. Ang organisasyon ng trabaho sa opisina ay karaniwang nahahati sa dalawang bahagi:

– pag-aayos at pagtiyak ng napapanahon at karampatang paglikha at pagpapatupad ng mga dokumento (dokumentasyon);

- organisasyon ng trabaho na may mga dokumento: resibo - paglipat, pagproseso, accounting, pagpaparehistro, kontrol, imbakan, paghahanda para sa pag-archive, pagkawasak.

Dalhin natin maikling paglalarawan ang pinakamahalagang batas sa pambatasan at regulasyon, na naglalaman ng parehong magkahiwalay na mga kinakailangan para sa organisasyon ng trabaho sa opisina at pagpapatupad ng mga administratibong dokumento, at ganap na nakatuon sa mga isyung ito.

Ang isang bilang ng mga batas na pambatasan (Batas ng Russian Federation "Sa Mga Wika ng mga Tao ng Russian Federation", Batas ng Russian Federation "Sa Mga Trademark, Mga Marka ng Serbisyo at Mga Appelasyon ng Pinagmulan ng mga Kalakal", Mga Dekreto ng Pamahalaan ng ang Russian Federation "Sa pag-streamline ng paggawa, paggamit, pag-iimbak at pagkasira ng mga seal at letterhead na may pagpaparami ng State Emblem ng Russian Federation, atbp.) ay naglalaman ng hiwalay na mga pribadong kaugalian na dapat isaalang-alang kapag gumuhit at nagpoproseso ng mga dokumento. Ang batas ay kinokontrol din ang mga kinakailangan para sa mga dokumento na ipinadala gamit ang iba't ibang paraan ng komunikasyon, ang mga kinakailangan para sa pagprotekta ng impormasyon, pagbibigay ng mga dokumento ng legal na puwersa, atbp.

Sistema ng estado ng dokumentasyon ng suporta para sa pamamahala. (GSDOU). 1991. - ito ay isang hanay ng mga prinsipyo at alituntunin na nagtatatag ng pare-parehong mga kinakailangan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala ng pag-oorganisa ng trabaho na may mga dokumento sa mga katawan ng gobyerno, negosyo at institusyon.

Ang mga pangunahing layunin ng GSDO ay:

pagbawas sa bilang ng mga dokumento.

pagpapabuti ng kalidad ng mga dokumento;

normative consolidation ng mga pagbabagong naganap sa organisasyon ng trabaho sa opisina na may kaugnayan sa paglitaw ng mga di-estado na anyo ng pagmamay-ari.

pagpapabuti ng gawain ng pamamahala ng aparato.

Tkaraniwang pagtuturo sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan na may petsang Nobyembre 27, 2000 No. 68 . Ang pagtuturo ay nagtatakda ng pangkalahatang pamamaraan para sa paghahanda at pagpapatupad ng dokumentasyon ng pamamahala - ang mga tampok ng pagpapatupad ng mga indibidwal na organisasyon at administratibong mga dokumento, ay naglalarawan sa pamamaraan ng daloy ng dokumento (mula sa pagrehistro ng isang dokumento na pumapasok sa organisasyon hanggang sa paglilipat ng mga kaso sa imbakan ng archival). Ang pagtuturo ay ginagamit hindi lamang sa mga ministri at departamento, ginagamit din ito sa mga negosyo at organisasyon bilang batayan para sa paglikha ng kanilang sariling mga sistema ng dokumentasyon ng pamamahala.

GOST R. 6.30-2003. ay ang pinakamahalagang dokumento ng regulasyon na tumutukoy sa mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga dokumento ng negosyo. Nalalapat ang pamantayan sa dokumentasyon ng organisasyon at administratibo, na nag-aayos ng mga desisyon sa pamamahala, pakikipag-ugnayan, suporta at regulasyon ng mga aktibidad ng mga pederal na katawan ng pamahalaan, mga katawan ng gobyerno ng mga nasasakupang entity ng Russian Federation, mga negosyo at organisasyon, anuman ang legal na anyo at uri. ng aktibidad.

GOST R. 6.30-2003. nagtatatag: ang komposisyon ng mga detalye ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo; mga kinakailangan para sa pagpaparehistro ng mga detalye ng mga dokumento; mga kinakailangan para sa mga form at pagpapatupad ng mga dokumento sa pangkalahatan, mga kinakailangan para sa paggawa, accounting, paggamit at pag-iimbak ng mga form na may pagpaparami ng State Emblem ng Russian Federation, mga emblema ng mga constituent entity ng Russian Federation.

Mga tuntunin at kinakailangan GOST R 6.30-2003. ay unibersal. Ang pag-alam sa kanila ay nagpapahintulot sa iyo na makabisado ang mga makatwirang pamamaraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento, makatipid ng oras sa kanilang paghahanda at pagproseso.

1.3. Komposisyon at mga kinakailangan para sa pagpaparehistro ng mga detalye ng mga dokumentong pang-administratibo.

Ang mga dokumento sa regulasyon ay ang pinakakaraniwang uri ng dokumentasyon. Maaari itong maitalo na ang aktibidad ng organisasyon at pangangasiwa ay binubuo sa pagbuo at kasunod na pagpapatupad ng mga desisyon sa pangangasiwa na dokumentado sa mga dokumentong pang-administratibo - mga order, mga resolusyon, mga tagubilin, mga order, mga desisyon.

Ang anumang dokumento ay binubuo ng isang bilang ng mga elemento (petsa, teksto, lagda, atbp.), na tinatawag na mga kinakailangan.

Ang komposisyon ng mga detalye ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo ay itinatag GOST R 6.30-2003. para sa paghahanda ng mga order, hindi lahat ng mga detalye na ibinigay para sa pamantayan ay ginagamit, dahil GOST R 6.30-2003. nalalapat sa iba pang uri ng mga dokumento (minuto, liham, kilos, atbp.)

Dalhin natin kumpletong listahan mga detalye na tinukoy ng pamantayan.

01 - Emblem ng Estado ng Russian Federation;

02 - sagisag ng paksa ng Russian Federation;

03 - sagisag ng organisasyon o trademark (marka ng serbisyo);

04 - code ng organisasyon;

05 - pangunahing numero ng pagpaparehistro ng estado

(OGRN) ng isang legal na entity;

06 - numero / code ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis

mga dahilan para sa pagpaparehistro (TIN / KPP);

07 - code ng form ng dokumento;

08 - pangalan ng organisasyon;

09 - reference data tungkol sa organisasyon;

10 - pangalan ng uri ng dokumento;

11 - petsa ng dokumento;

12 - numero ng pagpaparehistro ng dokumento;

14 - lugar ng compilation o publication ng dokumento;

16 - selyo ng pag-apruba ng dokumento;

18 - pamagat sa teksto;

19 - marka ng kontrol;

20 - teksto ng dokumento;

21 - isang marka tungkol sa pagkakaroon ng aplikasyon;

23 - selyo ng pag-apruba;

24 - mga visa sa pag-apruba ng dokumento;

25 - print, seal;

26 - isang marka sa sertipikasyon ng isang kopya;

27 - markahan ang tungkol sa tagapalabas;

28 - isang marka sa pagpapatupad ng dokumento at direksyon nito sa kaso;

29 - isang marka sa pagtanggap ng dokumento ng organisasyon;

30 - ID ng elektronikong kopya ng dokumento.

Ang lahat ng mga detalye ng mga administratibong dokumento ay maaaring nahahati sa pare-pareho at variable.

Permanente- V walang sablay ay paulit-ulit sa lahat ng uri ng mga anyo ng mga dokumento ng pangalang ito.

Mga variable- ay direktang inilapat sa panahon ng paghahanda ng isang partikular na dokumento.

Kapag gumagawa ng mga duplicate at kopya ng mga dokumentong nababasa ng makina, ang mga detalye ay may kasamang marka sa pagiging tunay ng dokumento (orihinal, duplicate, kopya). 3

GOST R 6.30-2003. nagtatatag sa lugar ng format ang lokasyon para sa lahat ng mga detalye, na isinasaalang-alang ang pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad at pagbabasa ng mga dokumento.

Ang bawat sheet ng dokumentong inisyu kapwa sa form at wala nito ay dapat may mga field na hindi bababa sa:

Ang mga anyo ng mga dokumentong pang-administratibo ay dapat gawin sa puting papel o maliwanag na kulay na papel sa mga karaniwang sukat (A-4 at A-5).

Ang mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga detalye ng mga administratibong dokumento ay ibinigay sa GOST R 6.30-2003.

Tingnan natin ang ilan sa mga ito bilang isang halimbawa:

01 - Emblem ng Estado ng Russian Federation inilagay sa mga letterhead alinsunod sa Federal Constitutional Law "Sa Emblem ng Estado ng Russian Federation".

02 — Eskudo ng armas ng paksa ng Russian Federation - ay inilalagay sa mga anyo ng mga dokumento alinsunod sa mga ligal na kilos ng mga nasasakupang entity ng Russian Federation.

03 — Emblem o trademark ng kumpanya (marka ng serbisyo)- inilagay sa mga letterhead ng mga organisasyon alinsunod sa charter (mga regulasyon sa organisasyon). Ang emblem ay hindi muling ginawa sa isang letterhead kung naglalaman ito ng State Emblem ng Russian Federation o ang coat of arms ng isang constituent entity ng Russian Federation.

04 — Code ng organisasyon- ibinaba ayon sa All-Russian Classifier of Enterprises and Organizations (OKPO).

07 — Code ng form ng dokumento- ilagay ayon sa All-Russian classifier ng management documentation (OKUD).

08 - Pangalan mga organisasyon- na siyang may-akda ng dokumento, ay dapat na tumutugma sa pangalan na naayos sa mga dokumentong bumubuo nito. Sa itaas ng pangalan ng organisasyon ipahiwatig ang dinaglat nito, at sa kawalan nito - ang buong pangalan ng parent organization.

FEDERAL ARCHIVAL SERVICE NG RUSSIA

All-Russian Research Institute of Documentation and Archiving

Ang pinaikling pangalan ng organisasyon ay ibinibigay sa mga kaso kung saan ito ay nakapaloob sa mga dokumento ng bumubuo ng organisasyon. Ang pinaikling pangalan (sa mga bracket) ay inilalagay sa ibaba o pagkatapos ng buong pangalan.

MINISTERYO NG PAGGAWA AT PANLIPUNAN

PAG-UNLAD NG RUSSIAN FEDERATION

103706, Moscow, Birzhevaya sq., 1

Ang mga pangalan ng mga organisasyon ng mga paksa ng Russian Federation, na, kasama ang wikang Ruso bilang pambansang wika ng estado, ay nakalimbag sa dalawang wika - Russian at pambansa.

17 — Resolusyon- Ang resolusyon ay nakasulat sa dokumento ng may-katuturang opisyal at kasama ang mga pangalan ng mga gumaganap, ang nilalaman ng utos, ang deadline para sa pagpapatupad, lagda at petsa.

18 - Pamagat sa teksto— may kasamang buod ng dokumento. Ang heading ay pare-pareho sa pangalan ng uri ng dokumento. Maaaring sagutin ng pamagat ang mga tanong tulad ng: tungkol sa ano (tungkol kanino), Halimbawa:

Order sa paglikha ng isang komisyon sa pagpapatunay

Paglalarawan ng trabaho ng isang nangungunang eksperto

Sa teksto ng mga dokumento na iginuhit sa A5 na mga form, maaaring tanggalin ang heading.

28 — Isang tala sa pagpapatupad ng dokumento at pagpapadala nito sa kaso- kasama ang sumusunod na data: isang sanggunian sa petsa at numero ng dokumento na nagpapatunay sa pagpapatupad nito, o, sa kawalan ng naturang dokumento, maikling impormasyon tungkol sa tagapalabas; ang mga salitang "Sa negosyo"; numero ng kaso kung saan ang dokumento ay itatabi ang pirma ng responsableng tagapagpatupad. petsa. Halimbawa:

napetsahan 23.05.2006 No. 32

Personal na lagda 25.05.2006

Ang isang tala sa pagpapatupad ng dokumento at ang direksyon nito sa kaso ay nilagdaan at napetsahan ng tagapagpatupad ng dokumento o ang pinuno ng yunit ng istruktura kung saan naisakatuparan ang dokumento.

29 — Marka ng pagtanggap ng dokumento sa organisasyon– naglalaman ng susunod na serial number at ang petsa ng pagtanggap ng dokumento (kung kinakailangan, oras at minuto). Halimbawa:

Mayo 25, 2006 2:15 pm

Ang komposisyon ng mga detalye sa isang partikular na dokumento ay depende sa uri nito at magiging mas kaunti. Ang ipinag-uutos para sa karamihan ng mga dokumento ay: ang pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento, ang pangalan ng uri ng dokumento (maliban sa mga titik), ang petsa ng dokumento, ang numero ng pagpaparehistro nito, teksto, lagda.

Ang dokumento ay nagiging hindi wasto, ibig sabihin, nawawala ang legal na puwersa nito sa kawalan ng kahit isa sa mga detalyeng ito.

KABANATA II. MGA YUGTO NG PAGHAHANDA AT MGA TUNTUNIN PARA SA PAGBIBIGAY NG MGA ORDER

2.1. Mga katangian ng mga yugto ng paghahanda ng isang order para sa pangunahing aktibidad.

Ang pamamaraan para sa pagbuo ng mga dokumentong pang-administratibo sa mga kondisyon tanging paggawa ng desisyon kasama ang mga sumusunod na hakbang:

Pagkilala sa problema at pagpili ng isang variant ng paglutas nito sa anyo ng pag-isyu ng isang order, order o pagtuturo;

Koleksyon at pagsusuri ng kinakailangang impormasyon sa problema na lumitaw;

Paghahanda ng isang draft na administratibong dokumento;

Koordinasyon ng teksto ng dokumento sa mga interesadong departamento at opisyal;

Pagpaparehistro ng dokumento alinsunod sa mga naaangkop na tuntunin at regulasyon;

Ang pagdadala ng administratibong dokumento sa mga gumaganap.

Ang pangangailangan na mag-isyu ng isang kautusan ay lumitaw na may kaugnayan sa kasalukuyang mga aktibidad ng organisasyon, na may kaugnayan sa paglalathala ng mga bagong batas na pambatasan, mga utos ng gobyerno, mga regulasyon, mga desisyon ng mga awtoridad o mas mataas na mga organisasyon.

Ang impormasyong nakolekta para sa pagbuo at pagpapatibay ng isang de-kalidad na desisyon ay dapat na kumpleto at layunin upang makapagbigay ng tunay na solusyon sa problemang lumitaw o upang maalis ang kontradiksyon na nagpapahirap dito. mahusay na trabaho mga organisasyon.

Ang draft order ay inihanda sa isang karaniwang sheet ng papel ayon sa mga patakaran na ibinigay para sa pangwakas na pagpapatupad ng isang dokumento na may markang "Proyekto". Ang draft na dokumento ay inihanda ng mga nangungunang espesyalista ng mga structural division sa ngalan ng pamamahala ng organisasyon.

Ang koordinasyon ng teksto ng administratibong dokumento ay maaaring isagawa sa mga third-party na organisasyon (panlabas na pag-apruba) at ang pag-endorso nito ng mga interesadong opisyal, pinuno ng mga departamento, indibidwal na mga espesyalista, legal na tagapayo ng organisasyon (panloob na pag-apruba).

Ang pagguhit ng isang draft na dokumento batay sa mga resulta ng koordinasyon ay isinasagawa sa letterhead ng organisasyon alinsunod sa mga kinakailangan GOST R 6.30-2003. . Sa yugto ng pagpirma sa dokumento, ang pinuno ng organisasyon ay nagpasya na lagdaan ang dokumento, na nagiging isang legal na aksyon ang draft na dokumento.

Sa yugto ng pagdadala ng utos sa mga subordinate na organisasyon, mga dibisyon ng istruktura, mga tagapagpatupad, ang dokumento ay ginagaya, kung kinakailangan, ang mga extract mula dito ay inihanda, ipapadala o ilipat laban sa resibo sa mga tagapagpatupad.

Ang mga draft na order para sa mga pangunahing aktibidad ay binuo ng mga espesyalista ng mga departamento sa ngalan ng pamamahala o alinsunod sa mga tungkuling ibinigay ng mga regulasyon sa mga departamentong ito. Ang pangalan ng yunit na naghanda ng draft order, kasama ang visa ng ulo nito, ay matatagpuan pagkatapos ng kinakailangang "pirma" bago ang mga visa.

Ang mga draft na order ay dapat na iguhit batay sa isang masinsinang at komprehensibong pag-aaral ng mga isyung iniharap sa mga ito upang ang mga panukalang nilalaman sa mga draft ay:

Ay tiyak at totoo, pare-pareho sa kasalukuyang batas, ang kakayahan ng enterprise unit;

Binigyan ng kinakailangang materyal at teknikal na paraan at pagpopondo;

Inalis ang pangangailangan na mag-isyu ng karagdagang mga order dahil sa hindi kumpleto o mga pagkukulang ng nakaraang order.

Ang paghahanda ng isang draft na utos, depende sa kahalagahan ng aksyon sa pangangasiwa, ay nagsasangkot ng pag-aaral ng mga batas na pambatasan, mga dokumento ng gobyerno, mga regulasyon ng departamento, mga dokumentong administratibo na dati nang inilabas sa isyung ito, pati na rin ang iba't ibang mga dokumento ng sanggunian at impormasyon ng negosyo: mga ulat , mga sertipiko, memorandum, opisyal na sulat.

Ang pagbalangkas ng teksto ng kautusan ay dapat na magsimula lamang pagkatapos makakuha ng kumpletong kalinawan sa mga merito ng isyu, isang malinaw na kahulugan ng layunin at mga layunin ng pagpapalabas ng kautusan. Ang teksto ay unang isinulat sa magaspang, sa isang blangkong papel, na-edit, paunang napagkasunduan kasama ng mga may-katuturang opisyal at pangunahing gumaganap. Ang mga kontradiksyon na lumitaw sa kasong ito sa oras ng pagpapatupad, sa pagkakaloob ng mga hakbang na itinakda ng order na may materyal, teknikal at pinansiyal na paraan ay nalutas sa antas ng pamamahala ng organisasyon.

2.2. Mga panuntunan para sa pag-isyu ng isang order para sa pangunahing aktibidad.

Ang order para sa pangunahing aktibidad ay iginuhit bilang pagsunod sa lahat ng mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga dokumentong pang-administratibo. Ang isang order, tulad ng anumang iba pang uri ng dokumento, ay may sariling hanay ng mga detalye.

Ang pagkakasunud-sunod para sa pangunahing aktibidad ay nailalarawan sa pamamagitan ng mga detalye tulad ng:

Pangalan ng Kumpanya- ang may-akda ng dokumento - ay isang ipinag-uutos na kinakailangan at samakatuwid ay dapat ipahiwatig sa lahat ng mga dokumento - panloob, palabas, iginuhit sa mga letterhead o isang blangkong papel. Ang pangalan ng organisasyon ay dapat tumutugma sa pangalang ibinigay sa mga dokumento ng bumubuo, at palaging ibinibigay sa nominatibong kaso . Kabilang dito ang pangalan ng parent na organisasyon (maaari itong paikliin) at ang buong pangalan ng organisasyon na gumawa ng dokumento; sa ibaba ay ang pinaikling pangalan, na nakasaad sa mga bracket. 4

Pangalan ng uri ng dokumento- Ang ORDER ay nakakabit pagkatapos ng pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento.

Petsa ng order- ito ang petsa ng pagpirma nito, kadalasang inilalabas ito nang digital. Ang mga elemento ng petsa ay ibinibigay sa Arabic numeral sa isang linya sa pagkakasunud-sunod na araw ng buwan, buwan, taon. Halimbawa: 08.03.2007 .

Numero ng pagpaparehistro - nakalagay sa kanan ng petsa at isang serial number na nakatalaga dito pagkatapos lagdaan.

Dapat may heading ang text ng order. header dapat na maikli at tumpak hangga't maaari. Ang pamagat ay nagsisimula sa pang-ukol na "O", "Tungkol sa":

Ang heading ay matatagpuan sa ibaba ng mga kinakailangang "petsa" at "numero ng pagpaparehistro" ay naka-print sa isang pagitan, hindi ito inilalagay sa mga panipi, ang tuldok sa dulo ng heading ay hindi inilalagay.

Ang teksto ng pagkakasunud-sunod ay dapat na nakasulat nang tama, binubuo ng mga simpleng pangungusap maging tumpak sa terminolohikal, gamit ang "karaniwang" mga parirala at cliché, katangian ng opisyal na istilo ng negosyo. Ang mga pagdadaglat ng mga salita, mga pagdadaglat, maliban sa mga karaniwang tinatanggap, ay dapat na iwasan, at hindi dapat isama ang mga walang laman na tagubilin tulad ng "pansinin", "palakasin ang kontrol", atbp.

Ang mga tagubiling nakapaloob sa draft na order ay dapat ipahiwatig kasama ng mga naunang inilabas na administratibong dokumento: magkaroon ng isang link sa kanila, kanselahin ang mga ito o itakda ang kanilang pagsasaayos. Ang pagbanggit sa teksto ng pangalan ng mga awtoridad at pamamahala, mga organisasyon, mga kumpanya, mga dibisyon ng istruktura ay dapat na maitala nang buo alinsunod sa kanilang ligal na itinatag na paglalarawan. Ang mga paulit-ulit na order sa parehong isyu ay pinapayagan bilang isang pagbubukod sa kaukulang organisasyonal at administratibong konklusyon.

Ang teksto ng order para sa pangunahing aktibidad ay binubuo ng dalawang lohikal na magkakaugnay na bahagi pagtiyak (pambungad) at managerial.

Pahayag ay isang panimula sa paksa. Ito ay inilaan upang ipaliwanag kung ano ang sanhi ng mga order. Maaari itong maglista ng mga katotohanan, pangyayari, magbigay ng pagtatasa. Kadalasan, sa tinitiyak na bahagi, ang isang muling pagsasalaysay ng kilos ng isang mas mataas na katawan ay ibinibigay, alinsunod sa kung saan ang administratibong dokumentong ito ay inilabas. Sa kasong ito, ang uri ng kilos, ang may-akda nito, petsa, numero, buong pangalan (heading) ay ipinahiwatig, ibig sabihin, lahat ng data ng paghahanap (reference) ay ibinigay. Karaniwan ang teksto ng nagsasaad na bahagi ay nagsisimula sa mga salita:

Ang mga karaniwang opsyon para sa pagtiyak na bahagi ng order para sa organisasyon ay maaaring ang mga sumusunod:

1. Kapag ang batayan para sa paglikha ng isang kautusan ay isang pambatasan, regulasyon o legal na aksyon ng isang mas mataas na awtoridad at administrasyon. Halimbawa:

"Upang maipatupad ang Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation ng Abril 04, 2006 No. 304 "Sa Mga Pagbabago at Mga Pagdaragdag sa Mga Regulasyon sa Mga Aktibidad sa Paglilisensya para sa Pagkuha, Pagproseso at Pagbebenta ng Non-Ferrous Metal Scrap", I ORDER: . »

2. Kapag ang isang order ay inisyu bilang karagdagan sa o sa pagbabago ng isang naunang inilabas na kautusan. Sa kasong ito, ang bahaging tinitiyak ay naglalaman ng petsa, numero at pamagat ng nauugnay na dokumento. Halimbawa:

"Sa pagsunod sa utos ng Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation na may petsang Hulyo 29, 1998 No. 34n sa pagpapawalang-bisa sa utos ng Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation na may petsang Disyembre 26, 1994 No. 170 "Sa Mga Regulasyon sa Accounting at Pag-uulat sa Russian Federation” Utos KO. »

3. Kapag ang order ay inihanda sa isang inisyatiba na batayan upang matupad ang kasalukuyang mga gawain ng organisasyon. Halimbawa:

“Upang masuportahan sa pananalapi ang pag-aalaga ng hayop, na ginagabayan ng Batas Panrehiyon “Sa Panrehiyong Badyet para sa 2001”, AY AKO:. »

Posibleng mag-isyu ng isang order nang walang nakasaad na bahagi. Ginagawa ito kung ang mga itinalagang aksyon ay hindi nangangailangan ng espesyal na paliwanag, ay halata.

Ang pangunahing pasanin sa mga dokumentong pang-administratibo ay managerial Bahagi , na nakasaad sa isang imperative form. Naglalaman ito ng mga iniresetang aksyon, ang mga pangalan ng mga opisyal na responsable para sa kanilang pagpapatupad, at ang mga deadline para sa pagpapatupad.

Ang administratibong bahagi ay nagsisimula sa salitang I ORDER (nang walang mga panipi), na nakalimbag sa isang bagong linya mula sa kaliwang margin ng form sa malalaking titik. Ang isang tutuldok ay inilalagay pagkatapos ng salitang I ORDER.

Dahil ang utos ay madalas na nagbibigay ng ilang magkakaibang mga aksyon, ang administratibong bahagi nito ay nahahati sa mga talata, at kung minsan ay mga subparagraph.

Ang bawat talata ay nagsisimula sa isang indikasyon sa kaso ng dative ng isang responsableng opisyal, yunit ng istruktura o organisasyon, pagkatapos ay ang mga iniresetang aksyon ay nakasaad sa isang maigsi, kinakailangan na form at ang mga deadline para sa pagpapatupad ng mga hakbang ay ipinahiwatig. Ang huling talata ng kautusan ay nagtatalaga ng isang opisyal, istrukturang yunit o organisasyon, na sinisingil ng kontrol sa pagpapatupad ng utos.

Isang halimbawa ng isang order - APPENDIX No. 1 ay isang halimbawa ng isang order sa isang karaniwang form na ibinigay para sa GOST R 6.30-2003. .

Magbibigay din kami ng halimbawa ng isang order na may angular na lokasyon ng mga permanenteng detalye, pagpaparehistro gamit ang paraan ng bandila. Ang dokumento ay dinisenyo sa isang pinasimple na bersyon, dahil ito ay inilaan para sa paglutas ng mga panloob na problema. APENDIKS №2.

Sa mga salita ng administratibong bahagi, ang mga di-tiyak na expression tulad ng "improve", "increase", "activate", atbp. ay dapat na iwasan.

Sa administratibong bahagi ng kautusan, ang mga sumusunod ay dapat ding isaalang-alang:

Ang bawat talata (subparagraph) ng order ay dapat maglaman lamang ng isang partikular na gawain na may totoong deadline. Ang deadline ay hindi ipinahiwatig kung ang gawain (order) ay permanente.

Ang bilang ng mga tagapagpatupad para sa bawat item ay hindi limitado, gayunpaman, ang isa sa mga tagapagpatupad ay hinirang na responsable para sa pagpapatupad ng utos.

Kung kinansela o pinapalitan ng order ang anumang bahaging naunang inisyu na mga dokumento sa isyung pinag-iisipan, pagkatapos ay nakalista ang mga ito sa bahaging administratibo.

Kilalanin ang hindi wasto:

Order ng Ministry of Finance ng Russian Federation na may petsang Disyembre 26, 2004 No. 170 "Sa Mga Regulasyon sa Accounting at Pag-uulat sa Russian Federation;

Clause 3 ng Order of the Ministry of Finance ng Russian Federation na may petsang Pebrero 3, 2004 No. 8 "Sa quarterly financial statements ng organisasyon".

Kung ang naunang inilabas na utos ng organisasyon ay napapailalim sa bahagyang pagbabago, karagdagan, kung gayon ang draft na bagong order ay nagbibigay para sa naitama na mga salita ng kaukulang talata.

“Ang Clause 3 ng Order No. 74 na may petsang 06.04.2006 ay dapat dagdagan at isinasaad bilang mga sumusunod. »;

"Sa sugnay 8 ng Mga Regulasyon sa Accounting, ang mga salitang: "Ministry of Labor of the Russian Federation" ay dapat palitan ng mga salitang: "Ministry of Labor and Social Development ng Russian Federation".

Sa pagkakasunud-sunod para sa pangunahing aktibidad, ang mga tagubilin tungkol sa mga isyu ng tauhan (relasyon sa paggawa) ay hindi dapat ibigay.

Pag-apruba ng dokumento- ito ay isang paunang pagtatasa ng kakanyahan ng draft na dokumento, ang bisa nito, pagiging angkop at pagiging maagap, pagsunod sa mga naaangkop na batas at regulasyon.

Ang panloob na pag-apruba ay pormal sa pamamagitan ng pag-endorso ng draft na dokumento ng mga tagapagpatupad, mga opisyal na interesado sa dokumento, ang kinatawang pinuno na namamahala sa isyung ito. Kasama sa visa ang posisyon at personal na pirma ng taong nag-apruba ng dokumento, ang transcript ng lagda (inisyal, apelyido) at ang petsa ng pagpirma. Ang isang visa ay nakakabit sa ilalim ng reverse side ng huling pahina ng orihinal na order. Halimbawa:

Deputy direktor para sa pamamahala ng yamang tubig

Kung mayroong mga komento at mga karagdagan sa draft na dokumento, ang mga ito ay itinakda sa isang hiwalay na sheet, ang visa ay ibinibigay tulad ng sumusunod:

Deputy Direktor ng AHR

(pirma) I.S. Sosnitskaya

Ang mga komento ay nakalagay sa isang hiwalay na sheet, naka-sign na nakalakip sa order.

Ang paglilipat ng order sa pamamahala para sa lagda nang walang kinakailangang visa ay hindi pinapayagan.

Lagda- isang ipinag-uutos na kinakailangan ng order, tulad ng anumang iba pang dokumento.

Ang mga opisyal ay may karapatang pumirma ng mga opisyal na dokumento sa loob ng kanilang kakayahan, na karaniwang tinutukoy sa mga regulasyon at paglalarawan ng trabaho.

Ang komposisyon ng kinakailangang "pirma" ay kinabibilangan ng:

- ang pangalan ng posisyon ng signatory ng order;

- pag-decode ng lagda (mga inisyal at apelyido). Halimbawa:

Direktor pirma N.N. Lugovoi

Hindi pinapayagang pumirma sa isang order na may pang-ukol na "para sa" o paglalagay ng slash bago ang pangalan ng posisyon. Kung ang opisyal na ang pirma ay inihanda sa draft order ay nawawala, pagkatapos ito ay muling i-print.

Kung ang mga kamalian o kalabuan ay makikita sa nilagdaang dokumento, kinakailangan na agad itong iulat sa taong pumirma sa utos upang makagawa ng mga pagbabago. Ang mga pagbabago at pagdaragdag sa mga order pagkatapos ng pagpirma ay hindi pinapayagan nang walang pahintulot ng taong pumirma nito.

Sa draft na order, ang tagapagpatupad ay gumuhit ng isang mailing list, na dapat isama ang mga unit at organisasyong iyon na pinag-uusapan.

Ang mga pinirmahang order para sa pangunahing aktibidad ay inililipat sa pangkalahatang departamento (opisina) para sa pagpaparehistro, pagpaparami at pamamahagi, kasama ang mga aplikasyon na isinangguni sa teksto, at isang mailing list.

Ang order sa pangunahing aktibidad at iba pang mga administratibong dokumento (mga order, resolusyon, tagubilin, desisyon) ay isang mahalagang kasangkapan pamamahala ng mga nasasakupan. Ang kakayahang mahusay, tama, alinsunod sa kasalukuyang mga pamantayan at panuntunan upang idokumento ang kanilang mga desisyon sa anyo ng isang administratibong dokumento ay isa sa mga tampok ng propesyonalismo ng isang pinuno ng anumang ranggo, isang sekretarya-referent, isang espesyalista.

Madaling makita na ang paghahanda ng isang order para sa pangunahing aktibidad ay binubuo, una sa lahat, sa kakayahang wastong gumuhit ng mga detalye nito. Samakatuwid ang malaking pansin na sa kursong ito ay ibinibigay sa kanilang disenyo alinsunod sa mga kinakailangan pamantayan ng estado GOST R 6.30-2003. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.

Ang isang pahayag ng mga kinakailangan para sa disenyo ng mga detalye at mga anyo ng mga dokumento ay sinamahan ng mga annexes sa pagtatapos ng trabaho.

Habang isinusulat ang term paper na ito, ang mga libro sa trabaho sa opisina ay tiningnan at binasa ng mga may-akda tulad ng T.V. Kuznetsova, M.V. Stenyukov, at maraming iba pang mga kahanga-hangang espesyalista sa tulong at sa batayan kung saan isinulat ang gawain. Gusto ko ring tandaan ang sanggunian at legal na sistemang "Consultant Plus". Kung wala ang kanilang mauunawaan at simpleng paliwanag sa isang isyu tulad ng paghahanda at pagpapatupad ng isang utos para sa pangunahing aktibidad, marahil para sa akin, bilang isang tao na hindi kailanman nakaharap sa ganitong uri ng dokumentasyon sa kanyang buhay, at higit pa sa ang pagsusuri at compilation nito, hindi lang malinaw.

Ang lahat ng mga dokumentong pang-administratibo (kautusan sa pangunahing aktibidad) ay dapat na mahigpit na sumunod sa batas, wala sa mga ito ang maaaring maglaman ng mga probisyon na sumasalungat sa mga batas sa pambatasan at regulasyon.

GOST R 51141-98. Trabaho sa opisina at negosyo sa archival: Mga tuntunin at kahulugan. - M .: Gosstandart ng Russia, 1998, - 8 p.

GOST 6.10.4-84. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pagbibigay ng legal na puwersa sa mga dokumento sa isang typewritten medium at isang typogram na nabuo ng teknolohiya ng computer: Mga pangunahing probisyon. — M.: Goskomstat, 1985. — 6 p.

GOST R 6.30-2003. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.

Sanggunian at legal na sistema "Consultant Plus"

Yu. Aksenov Yu. M., Kirsanova M. V. Kurso sa pamamahala ng opisina: Suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala: Pagtuturo. - ika-4 na ed. — M.: INFRA-M; Novosibirsk: kasunduan sa Siberia, 2002. - 296 p.

Kuznetsova T. V. Clerical work (dokumentaryo na suporta ng pamamahala). ika-4 na ed. tama at idagdag. - M .: CJSC "Paaralan ng Negosyo" Intel-Sintez", 2006. - 384 p.

Mga Dokumento ng Stenyukov M.V. gawain sa opisina. - M .: "Publishing house PRIOR", 2003. - (ed. 8th) 144 p.

Fedosova V.T. trabaho sa opisina institusyong pang-edukasyon: Praktikal na gabay - 5th ed. - Rostov n / a: Mula-vo "Guro", 2004.- 114p.

HALIMBAWA NG ORDER PARA SA MGA CORE ACTIVITIES

Tungkol sa pagpapakilala ng Mga Tagubilin para sa trabaho sa opisina

Upang mapabuti ang trabaho sa mga dokumento sa enterprise alinsunod sa GOST R 6.30-2003. at pagtiyak ng kanilang kaligtasan

1. Aprubahan ang Mga Tagubilin para sa pag-iingat ng rekord sa opisina ng joint-stock na kumpanya.

2. Upang maipatupad ang Mga Tagubilin para sa trabaho sa opisina mula 01.04.2003.

3. Mula Abril 1, 2003, ang lahat ng mga istrukturang subdibisyon at empleyado ng JSC ay dapat na magabayan ng mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumentong itinakda sa Mga Tagubilin para sa Mga Papel.

4. Sa secretary-referent O. D. Sotnikova upang matiyak ang pagtitiklop ng Mga Tagubilin para sa trabaho sa opisina at ang paglipat nito sa mga istrukturang dibisyon ng negosyo hanggang 02/01/2000.

5. Upang magpataw ng kontrol sa pagpapatupad ng utos na ito sa representante na direktor ng enterprise I. I. Klimenko.

Direktor ng Enterprise Zinenko L.A. Zinenko

Morozova M. P. Morozova

HALIMBAWA NG PAG-ISYU NG ORDER SA CORNER VARIANT NG LOKASYON NG MGA PERMANENTE NA DETALYE

VESELOV CANNARY

Sa pagtiyak ng kaligtasan ng sunog

at pinataas na seguridad sa panahon ng bakasyon

Upang matiyak ang kaligtasan sa sunog at palakasin ang seguridad sa panahon ng bakasyon sa Mayo 1, 2 at 9

1. Magsagawa ng masusing paglilinis ng lugar ng halaman at dalhin ang mga nasusunog na bagay at materyales sa isang mas ligtas na lugar (responsable Yu. V. Kosenkov).

2. Suriin ang kondisyon ng mga de-koryenteng mga kable ng mga de-koryenteng kagamitan at, hindi lalampas sa 2 oras bago matapos ang trabaho sa Abril 30, patayin ang lahat ng mga circuit breaker (responsableng V.E. Petrov).

3. Magsumite ng 25.04.2000 ng isang listahan ng mga tao na ang presensya ay ipinag-uutos sa planta sa mga pista opisyal (responsable V. A. Efremov).

4. Ang kontrol sa pagpapatupad ng utos ay itinalaga sa kinatawan. pinuno ng departamento ng administratibo at pang-ekonomiya ng halaman S. V. Kuznetsov.

Ang direktor ng pabrika Zhelnov N. P. Zhelnov

1 GOST R 51141-98. Mga gawain sa opisina at pag-archive. Mga tuntunin at kahulugan.-M..1998.

2 GOST R 51141-98. Mga gawain sa opisina at pag-archive. Mga tuntunin at kahulugan.-M..1998.

3 GOST 6.10.4.-84. pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Pagbibigay ng legal na puwersa sa mga dokumento sa isang machine carrier at isang machinogram na nilikha ng teknolohiya ng computer. Mga pangunahing probisyon.

4 GOST R 6.30-2003. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.

Ang mga order sa mga tauhan ay kabilang sa mga pangunahing pinagmumulan ng daloy ng dokumento para sa modernong negosyo. Ano ang pagiging tiyak ng kanilang compilation? Ano kaya ang hitsura ng mga dokumentong ito?

Ano ang mga utos ng tauhan?

Ang batas ng Russia, na kumokontrol sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan, ay nagpapahiwatig ng regular na aplikasyon ng iba't ibang mga lokal na legal na aksyon sa mga negosyo. Kabilang dito ang mga utos. Nakaugalian na pag-uri-uriin ang mga ito sa 2 pangunahing uri. Namely:

• sa mga order na may kaugnayan sa pangunahing aktibidad;
• sa mga order na inisyu upang pamahalaan ang mga tauhan ng enterprise.

Sa kasong ito, pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang legal na gawa ng pangalawang uri.

Ang order sa mga tauhan ay isang uri ng dokumentasyong administratibo ng negosyo. Ang mga mapagkukunang ito ay inilathala ng kompanya para sa mga legal na layunin:

• staffing;
• mula sa isang posisyon patungo sa isa pa;
• mga order sa mga partikular na empleyado o sa pangkat sa kabuuan;
• tanggalan ng mga empleyado.

Ipinapalagay ng mga gawaing ito na ang kumpanya ay maglalabas ng mga naaangkop na uri ng mga order para sa mga tauhan. Ano kaya sila?

Halimbawa, may mga order:

• sa appointment ng mga empleyado, sa kanilang pagpapaalis;
• tungkol sa pagbibigay gantimpala, paghikayat sa mga empleyado;
• tungkol sa paglipat ng isang empleyado sa ibang posisyon.

Ang pagpasok at pagwawasto ng impormasyon na naitala sa mga libro ng trabaho at iba pang mga dokumento ng tauhan ay sa maraming mga kaso na isinasagawa batay sa mga order na pinag-uusapan.

Mga anyo ng mga order para sa pangunahing aktibidad

Naka-on mga negosyong Ruso aktibong ginamit ang pinag-isang mga order para sa mga tauhan - sa batayan ng mga form na naaprubahan sa iba't ibang mga mapagkukunan ng batas. Ang pangunahing isa ay ang Decree ng State Statistics Committee No. 1, na inilabas ng departamento noong Enero 5, 2004. Ang mga sumusunod na pangunahing uri ng mga order para sa mga tauhan ay nakikilala, na tinutukoy ng may-katuturang Dekreto:

• sa pagpasok ng isang empleyado (ito ay pinagsama-sama sa batayan ng isang pinag-isang form na T-1 o T-1a, ang una ay personal, ang pangalawa ay pinagsama-sama);
• sa paglipat ng isang empleyado (mga form T-5, T-5a);
• sa bakasyon ng empleyado (mga dokumento T-6, T6a);
• sa pagtatapos ng kontrata (mga form T-8, T-8a);
• sa secondment ng isang espesyalista (mga dokumentong T-9, T-9a);
• sa promosyon ng isang empleyado (mga form T-11, T11-a).

Dapat pansinin na sa daloy ng dokumento ng mga negosyo, ang kanilang sariling mga anyo ng mga order ay maaari ding gamitin, kung hindi ito ipinagbabawal ng batas. Posible rin ito kung ang isa o isa pang sample na order para sa mga tauhan sa anyo ng isang pinag-isang form ay hindi inaprubahan ng batas.

Kung iginuhit ng kumpanya ito o ang dokumentong iyon sa sarili nitong, inirerekumenda na ilapat ang mga probisyon ng isang espesyal na pamantayan ng estado, GOST R 6.30-2003. Ano kaya ang hitsura ng pinag-isang order sa mga tauhan? Ang isang halimbawa ng naturang dokumento ay ipinapakita sa ibaba.

Sa kasong ito, ito ay isinasaalang-alang ayon sa pinag-isang form No. T-1.

Ang pinag-isang paraan ng mga order ay kadalasang ginagamit sa mga organisasyong pangbadyet, gayundin sa mga negosyo ng estado. Sa maraming kaso, ito ay dahil sa pagkakaroon ng mga aprubadong mapagkukunan ng sample ng departamento.

Sa turn, ang mga pribadong kumpanya ay madalas na gumagamit ng kanilang sariling mga form ng order. Ngunit, bilang isang patakaran, lamang sa mga kasong iyon kung kailan, upang malutas ang mga problema serbisyo ng tauhan ang pinag-isang dokumento ay hindi naaprubahan. Kung ang mga iyon ay nasa sirkulasyon, kung gayon kadalasan ang mga negosyo ay hindi nag-aaksaya ng oras sa paglikha ng mga bagong anyo, na, sa katunayan, ay duplicate ang mga pinag-isang. na nailalarawan din ng isang mataas na antas kaginhawahan, sa mga tuntunin ng istraktura.

Paano magiging hitsura ng mga sample ng mga order ng tauhan na binuo ng kumpanya nang nakapag-iisa? Ang isang halimbawa ng isa sa mga ito ay nasa sumusunod na larawan.

Sa kasong ito, isinasaalang-alang ang isang sample na order ng pag-apruba. Karaniwan itong ipinakita sa isang medyo simpleng istraktura.

Tandaan na kadalasan ang mga negosyo ay wala mga espesyal na dahilan palitan ang mga pinag-isang form ng mga intra-corporate na sample - maliban kung ang kumpanya ay nag-organisa ng partikular na kumplikadong mga format ng produksyon na nangangailangan ng pagtatatag ng mga hiwalay na mekanismo ng accounting. O, kung ang kanilang istraktura ay medyo simple - tulad ng kaso sa iskedyul ng bakasyon.

Mapapansing may kaunting pamantayan para sa pag-uuri ng mga order na pinag-uusapan. Ang isa sa mga ito ay ang istraktura ng dokumento. Isaalang-alang natin ang mga tampok nito nang mas detalyado.

Istraktura ng mga order: simple at kumplikadong mga dokumento

Kaya, ang pinakamahalagang criterion para sa pag-uuri ng mga order na isinasaalang-alang ay ang istraktura. Alinsunod dito, ang mga dokumento ay nahahati sa 2 pangunahing uri - simple at kumplikado.

Ang mga uri ng 1 na order ay nailalarawan sa pagkakaroon ng 1 administratibong bloke (na may mga salitang "tanggapin", "i-dismiss", "transfer", atbp.). Kung ito ay, halimbawa, isang utos na humirang ng 1 espesyalista, kung gayon ito ay isasaalang-alang bilang isang indibidwal, kung mayroong ilang mga empleyado sa nasasakupan nito, kung gayon ito ay tatawaging isang pinagsama-samang dokumento.

Kung ang pinagmulan ay naglalaman ng ilang mga administratibong bloke, kung gayon ito ay ituturing na kumplikado. Ang mga ito ay karaniwan, ngunit ang kanilang paggamit ay itinuturing na napaka matrabahong proseso kahit na gumagamit ng mga modernong teknikal na solusyon, dahil sa kasong ito, maaaring kailanganin na ihambing ang malalaking halaga ng data na matatagpuan sa iba't ibang mga seksyon, sa esensya.

Bumaling tayo ngayon sa pag-aaral ng iba't ibang elemento ng istraktura ng dokumento na maaaring maglaman ng mga order sa organisasyon.

Mga elemento ng istraktura ng mga order para sa mga tauhan

Ang pangunahing elemento ng pagkakasunud-sunod ay ang seksyon. Binubuo ito ng mga puntos. Dapat silang isama sa pagkakasunud-sunod batay sa isang tiyak na dokumento. Sa kasong ito, kailangan mong magbigay ng isang link dito. Kung, halimbawa, ang isang utos ay ginawa upang humirang ng isang tao sa isang posisyon, kung gayon ang mga nauugnay na item ay maaaring isama sa dokumento batay sa:

• personal na pahayag ng empleyado;
• kontrata sa pagtatrabaho;
• mga tala ng manager na nakapanayam ng empleyado o nagpasya na humirang sa kanya sa ibang batayan;
• panloob na batas ng korporasyon;
• tala ng serbisyo.

Inirerekomenda na ipasok ang salitang "grounds" sa pagkakasunud-sunod, pagkatapos - upang ipahiwatig ang isang link sa isang partikular na dokumento. Ang pinagmumulan na isinasaalang-alang ay dapat na sumasalamin sa katotohanan na ang taong hinirang sa isang partikular na posisyon ay pamilyar sa mga probisyon ng kautusan. Sa kasong ito, kinakailangang isama sa dokumento ang pariralang "pamilyar ako sa pagkakasunud-sunod", pagkatapos kung saan ang empleyado na nag-aral ng may-katuturang mapagkukunan ay naglalagay ng kanyang pirma at ipinapahiwatig ang petsa.

Sa mga order - sa partikular, kung ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay isinasagawa, muli, upang maipakita ang katotohanan ng appointment ng isang empleyado sa isang posisyon, kinakailangan na magbigay ng legal na makabuluhang mga salita. Halimbawa, na may kaugnayan sa termino ng pagtatapos ng isang kontrata sa isang empleyado, ang halaga ng kanyang suweldo, ang kanyang iskedyul ng trabaho.

Kaya, ang karaniwang istraktura ng isang order para sa mga tauhan ay nagmumungkahi ng pagkakaroon ng mga bloke sa loob nito, na sumasalamin:

• administratibong aksyon ng pamamahala ng kumpanya;
• Buong pangalan at iba pang impormasyon tungkol sa empleyado;
• petsa ng pagpasok sa puwersa ng isang partikular na sugnay ng dokumento;
• iba pang mahahalagang salita ng pagkakasunud-sunod.

Ang mga dokumentong isinasaalang-alang ay maaaring dagdagan ng iba't ibang mga appendice. Maaari silang iharap sa isang malawak na hanay. Kaya, sa mga annexes sa mga order sa mga tauhan, ang mga listahan ng mga posisyon ng mga empleyado sa ilalim ng hurisdiksyon ng kaukulang dokumento ay maaaring makita. Ang apendiks sa pagkakasunud-sunod ay maaaring maglaman ng data na may problemang maipakita nang direkta sa teksto ng dokumento - halimbawa, maaari itong maging mga graphics, mga larawan, mga diagram na kinakailangan upang linawin ang nilalaman ng teksto ng dokumento.

Pagsasama-sama ng mga order: ano ang hahanapin?

Ano ang dapat bigyan ng espesyal na pansin kapag naghahanda ng mga dokumentong pinag-uusapan?

Una sa lahat, tulad ng tala ng mga eksperto, ang pagbalangkas ng mga order para sa mga tauhan ay hindi dapat isagawa gamit ang mga pagdadaglat. Ang mga salita ay dapat isama sa dokumento nang walang mga pagdadaglat.

Ang susunod na pinakamahalagang pamantayan para sa tamang pagpapatupad ng mga nauugnay na dokumento ay ang kawalan ng impormasyon tungkol sa mga mapagkukunan na may iba't ibang panahon ng pagpapanatili. Halimbawa, ang mga order na nauugnay sa mga bakasyon at paglalakbay sa negosyo ay iniimbak alinsunod sa kasalukuyang mga pamantayan sa loob ng 3 taon. Ang mga dokumentong nagpapakita ng impormasyon sa pagkuha ng mga empleyado ay dapat na naka-imbak sa archive ng kumpanya sa loob ng 75 taon.

Kaya, ang bawat order ay dapat magpakita ng data sa mga mapagkukunan na may parehong buhay sa istante.

Magiging kapaki-pakinabang na isaalang-alang ang mga pangunahing yugto ng paglalathala ng mga dokumentong pinag-uusapan.

Mga yugto ng pag-isyu ng mga order para sa mga tauhan

Una sa lahat, nararapat na tandaan na, depende sa mga tiyak na pamantayan kung saan isinasagawa ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan sa isang kumpanya, ang mga order para sa mga tauhan ay maaaring iguguhit ayon sa iba't ibang mga prinsipyo. Ngunit sa pangkalahatang kaso, ang kanilang publikasyon ay nagsasangkot ng solusyon ng mga responsableng espesyalista ng kumpanya ng mga gawain tulad ng:

• pagsisimula ng desisyon sa pangangailangang bumuo ng naaangkop na dokumento;
• koleksyon ng data na kinakailangan para sa pag-isyu ng isang order;
• paghahanda ng isang tiyak na draft order, pag-apruba nito, rebisyon kung kinakailangan;
• pagpasok ng kinakailangang impormasyon sa dokumento at pagpirma nito ng mga karampatang tao;
• pamilyar sa pagkakasunud-sunod ng mga taong ang mga posisyon ay nasa ilalim ng hurisdiksyon ng may-katuturang legal na batas.

Paghahanda ng desisyon na mag-isyu ng utos

Ang solusyon ng unang gawain ay maaaring isagawa gamit ang impormasyong nakapaloob sa mga panloob na sertipiko ng korporasyon, mga gawa. Ang mga panloob na utos, bilang panuntunan, ay nakabatay sa mga lokal na legal na aksyon, at ang kanilang listahan ay maaaring masyadong malawak. Ang mga draft na dokumento na pinag-uusapan ay karaniwang iginuhit kasama ang pakikilahok ng mga responsableng empleyado ng mga departamento ng tauhan ng negosyo. Kasabay nito, ang kanilang trabaho ay maaaring isagawa batay sa mga representasyon na nilagdaan ng mga pinuno ng iba't ibang mga dibisyon ng istruktura ng kumpanya.

Ang mga halimbawa ng mga order ng tauhan na tradisyonal na ginagamit ng kumpanya ay maaaring gamitin bilang batayan para sa mga nauugnay na dokumento. Ang pangunahing bagay sa paglutas ng problemang isinasaalang-alang ay maingat na pag-aralan ang mga salik na paunang tinutukoy ang paglalathala ng isang dokumento, ang mga batayan para sa pagbuo ng isang order. Mahalaga na ang mga salita na kasama sa kaukulang dokumento ay naaayon sa batas.

Pangongolekta ng data para sa pagpoproseso ng order

Ang susunod na gawain ng mga responsableng espesyalista ng kumpanya, na bumubuo ng isa o isa pang sample na order para sa mga tauhan, ay upang mangolekta kinakailangang impormasyon para sa paglalathala ng dokumento. Maaari itong iharap:

• sa mga opisyal na legal na gawain;
• sa panloob na dokumentasyon ng kumpanya;
• sa mga mapagkukunang inilathala ng mas matataas na istruktura, mga departamento kung saan nananagot ang entity ng ekonomiya;
• sa mga dokumento ng archival;
• sa media, mga publikasyong siyentipiko.

Pagbuo ng isang draft na order

Matapos makolekta ang impormasyon, ang mga karampatang espesyalista ay direktang bumuo ng isang draft na order para sa mga tauhan. Ang solusyon sa problemang ito ay nagsasangkot, una sa lahat, ang tamang pagpapatupad ng dokumento. Maipapayo na ipahiwatig dito na ito ay ang proyekto na binuo, ang sample order sa mga tauhan, at hindi ang opisyal na lokal na legal na batas. Iyon ay, isulat ang salitang "proyekto" sa dokumento. Gayunpaman, ang teksto sa pinagmulan ay dapat ibigay nang mas malapit hangga't maaari sa kung ano ang dapat naroroon sa opisyal na pagkakasunud-sunod. Posibleng aprubahan muna ng karampatang tagapamahala ang teksto ng dokumento sa orihinal nitong anyo.

Kung ang order - sa anyo, pati na rin sa nilalaman, ay napagkasunduan - kaagad o may mga pagsasaayos, pagkatapos ay maaari itong ipadala para sa pagpirma. Ano ang pamamaraang ito?

Pinirmahan ang order at ipadala ito sa mga empleyado

Sa prinsipyo, walang kumplikado dito - ang pangunahing bagay ay ang taong nagpapatunay sa dokumento ay may awtoridad na gawin ito. Bilang isang patakaran, ang pinuno ng kumpanya ay pumipirma ng mga order para sa mga tauhan. Ang isang ganap na handa na form ay inilipat dito - pinag-isa o intra-korporasyon, na may impormasyon na ipinasok dito ng mga responsableng espesyalista. Ang pagpirma sa isang dokumento ay nagsasangkot ng pagpahiwatig ng posisyon ng taong namamahala sa kumpanya, ang kanyang buong pangalan, pati na rin ang paglalagay ng kanyang pirma.

Alinsunod sa mga patakaran na itinatag sa loob ng kumpanya, kung kinakailangan, ang pagkansela ng dokumento ay isinasagawa.

Pagkatapos ng sertipikasyon ng ulo, ang dokumento ay inilipat sa empleyado, na dapat maging pamilyar dito. Ang katotohanan na pinag-aralan ng isang tao ang dokumento ay maaaring kumpirmahin sa pamamagitan ng kanyang lagda sa order o ang form ng pagpaparehistro na pandagdag dito.

Pag-aralan natin ngayon kung paano isinasagawa ang pagsasagawa ng mga order para sa mga tauhan. Ang pangunahing gawain na dapat malutas responsableng empleyado mga kumpanya sa parehong oras - pagpaparehistro ng mga isinasaalang-alang na dokumento.

Pagpaparehistro ng mga order: mga nuances

Ang pamamaraan na pinag-uusapan ay nagsasangkot ng pagpasok ng impormasyon tungkol sa order sa mga espesyal na panloob na rehistro ng korporasyon. Ito ay pinaniniwalaan na ang isa o isa pang naaprubahang modelo ng order sa mga tauhan ay magiging legal na epektibo lamang sa pagpaparehistro ng kaukulang pinagmulan sa kumpanya. Kung ang pamamaraang ito ay hindi natupad na may paggalang sa dokumento, kung gayon ang mga legal na kahihinatnan - para sa mga empleyado at pamamahala ng kumpanya, ay hindi mangyayari.

Ang pagpaparehistro ng mga order para sa mga tauhan, tulad ng nabanggit namin sa itaas, ay ang pinakamahalagang aspeto ng pagpapanatili ng mga dokumentong ito. Ang kaukulang pamamaraan ay nagsasangkot ng paglutas ng 3 gawain:

• accounting ng mga dokumento;
• kontrol sa pagpapatupad ng mga order;
• tiyakin online na pag-access sa mga dokumento.

Ang lahat ng mga mapagkukunan na inuri bilang administratibo, pag-uulat, pananalapi ay dapat na nakarehistro sa kumpanya. Ang impormasyon tungkol sa mga dokumentong natanggap mula sa mga third-party na entidad ng negosyo ay dapat ding ilagay sa mga panloob na rehistro ng kumpanya. Ang mga order para sa mga tauhan, tulad ng anumang iba pang mapagkukunan, ay tumatanggap ng isang indibidwal na numero sa panahon ng pagpaparehistro, pati na rin ang mga indeks na kinakailangan para sa pinakamainam na pag-uuri ng mga nauugnay na mapagkukunan.

Ang lahat ng mga dokumento na napapailalim sa pagpapatupad, at ginagamit din upang itala at ipaalam sa mga interesadong empleyado ang tungkol sa ilang mga katotohanan sa ekonomiya, ay dapat na nakarehistro sa mga talaan ng tauhan. Ang mga order sa mga tauhan, siyempre, ay tumutukoy sa mga naturang mapagkukunan.

Ang pamamaraan para sa pagrehistro ng isang dokumento ay isinasagawa 1 beses - direkta kapag sila ay inisyu ng pamamahala (tulad ng kaso sa mga order na pinag-uusapan) o sa pagtanggap ng isang panlabas na entity. Kung ang pinagmulan ay lumipat mula sa isang istrukturang yunit ng kumpanya patungo sa isa pa, kung gayon hindi kinakailangan na muling irehistro ito.

Mayroong 3 pangunahing paraan ng pagrerehistro ng mga source na ginamit sa workflow ng organisasyon.

Una, ito ay isang entry sa journal, na nagsasangkot ng isang detalyadong pagmuni-muni sa mga espesyal na rehistro ng impormasyon tungkol sa istraktura at para sa kung anong mga layunin ang isang partikular na order sa mga tauhan ay inisyu, isang halimbawa ng anumang annex dito.

Pangalawa, mayroong isang format ng card para sa pagrehistro ng impormasyon tungkol sa mga mapagkukunan na ginagamit bilang bahagi ng panloob na daloy ng dokumento ng korporasyon. Kinakatawan nito ang disenyo ng mga control card para sa mga mapagkukunan, pati na rin ang kumbinasyon ng mga ito sa mga dalubhasang file cabinet.

Pangatlo, mayroong isang awtomatikong pagpaparehistro ng mga dokumento. Ito ay nagsasangkot ng pagpasok ng impormasyon tungkol sa mga order na pinag-uusapan at iba pang mga mapagkukunan sa mga panloob na rehistro ng kumpanya nang awtomatiko gamit ang espesyal na software at ang kinakailangang imprastraktura (halimbawa, mga printer, scanner, mga interface ng network).

Mayroong isang regulasyon alinsunod sa kung saan ang mga dokumento ng regulasyon ay dapat na nakarehistro - Order of the Ministry of Culture of the Russian Federation No. 536, na pinagtibay noong Nobyembre 8, 2005. Ang pinagmumulan ng batas na ito ay nagsasangkot ng pagmuni-muni sa mga rehistro:

• ang pangalan ng kumpanya na nagbigay nito o ang dokumentong iyon - sa kasong ito, ang utos sa mga tauhan;
• pangalan ng pinagmulan;
• petsa ng paglalathala ng dokumento, numero ng pagpaparehistro nito;
• pamagat at buod dokumento;
• operative na salita;
• termino ng pagpapatupad ng pinagmulan;
• impormasyon tungkol sa pagpapatupad ng utos.

Ang pagpasok sa mga rehistro ng organisasyon ng impormasyon tungkol sa ilang mga order ay maaaring isagawa gamit ang iba pang pamantayan para sa kanilang pag-uuri. Halimbawa, maaaring hatiin ng departamento ng mga tauhan ang mga nauugnay na mapagkukunan sa mga partikular na nauugnay sa mga bakasyon ng empleyado, mga paglalakbay sa negosyo, at ang pagbibigay ng mga insentibo sa kanila. Karaniwan, mas maraming mga order ang bumubuo sa daloy ng dokumento ng kumpanya, mas magiging pinakamainam ang pag-uri-uriin ang mga ito sa magkakahiwalay na mga base sa loob ng registry.

Imbakan ng mga order

Isa pa ang pinakamahalagang aspeto pagsasagawa ng mga order sa kumpanya - ang kanilang imbakan. Sa itaas, nabanggit namin na ang mga order para sa mga tauhan ay iniimbak, depende sa partikular na layunin ng dokumento, sa loob ng ilang mga deadline. Samakatuwid, ang mga dokumento na inuri ayon sa nauugnay na katangian ay dapat ilagay sa iba't ibang lugar.

Ang anumang order sa mga tauhan (isang form para dito) ay dapat na naka-imbak nang hiwalay mula sa mga mapagkukunang iyon na nauugnay sa pangunahing aktibidad ng negosyo. Ang mga dokumentong nakarehistro at ipinadala para sa imbakan ay dapat ipakita sa anyo ng mga orihinal.

Ang mga order sa mga tauhan ay karaniwang pinagsama sa mga kaso, na mga sistematikong hanay ng iba't ibang mga dokumento. Ang responsableng espesyalista ng serbisyo ng tauhan ay kailangang mag-file ng mga file, wastong numero ang mga sheet na inilagay dito, dagdagan ang mga ito ng mga kinakailangang paglalarawan, gumuhit ng mga takip para sa kaukulang mga hanay ng mga dokumento.

Ang anumang aksyong administratibo ay nagsisimula sa isang utos. Ang isang order ay isang uri ng administratibong dokumento, na katulad ng isang shot mula sa isang panimulang pistola. Ito ay nai-publish na may layuning lutasin ang managerial, administratibong mga gawain ng isang organisasyon o dibisyon nito. Ang order ay isang karaniwang dokumento, samakatuwid ito ay may malinaw na kinokontrol na istraktura, mga patakaran sa pagpaparehistro alinsunod sa GOST R 6.30-2003.

Ang mga order ay maaaring nauugnay sa mga aktibidad ng organisasyon, mga relasyon sa sama-samang gawain, ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa dokumentasyon, ang pagpapataw ng mga parusa, mga insentibo. Conventionally, ang lahat ng mga order ay maaaring nahahati sa dalawang grupo: ayon sa mga proseso ng opisina (pangunahing isyu ng aktibidad), ayon sa mga tauhan (isyu ng mga tauhan). Depende sa layunin ng order, ang responsibilidad para sa paglalathala nito ay itinalaga sa iba't ibang mga gumaganap. Upang gumuhit ng isang order, kailangan mo ng isang espesyal na anyo ng institusyon ng itinatag na form. Sa form ay maaaring gamitin: coat of arms ng Russian Federation (institusyon ng pederal na antas), trademark, emblem. Mga ipinag-uutos na detalye ng order: organisasyonal at legal na anyo ng organisasyon, ang buong pangalan nito, numero ng pagpaparehistro - ang serial number kung saan nakarehistro ang order sa log ng pagpaparehistro, petsa ng publikasyon - petsa ng lagda ng ulo.

Maaari mong i-download.

Ayon sa mga patakaran ng pagsusulatan ng negosyo sa form sheet, ang mga margin ay naiwan sa kanan - 10 mm, itaas at ibaba 20 mm bawat isa. Kung ang teksto ng order ay sumasakop ng ilang mga sheet, kung gayon sila ay binibilang. Nagsisimula ang pagnunumero sa pangalawang sheet. Ang mga numero ay inilalagay sa gitna ng tuktok na hilera. Ang pangalan ng dokumento - "ORDER" ay nakasulat sa buong malalaking titik. Ang teksto ng pagkakasunud-sunod ay pinangungunahan ng isang pamagat, maikling sinasagot nito ang tanong na "tungkol saan ang pagkakasunud-sunod?" Ito ay nakasulat nang walang mga panipi. Ang susunod na bahagi ng order ay isang pahayag ng pundasyon nito. Ang paunang salita ay nakasulat dito, iyon ay, ang dahilan na naging sanhi ng pagpapalabas ng kautusan, ang mga pangyayari na nauna rito. Kadalasan, ang simula ay ganito ang tunog: "Alinsunod sa ...", "Upang ...", "Sa pagsunod sa ...", "Kaugnay ng ...". Sa bahaging ito, posible ang isang reference sa opisyal na dokumento na nagsilbing batayan para sa order. Halimbawa, "Alinsunod sa utos ng Ministri ng Edukasyon na may petsang Mayo 5, 2014 No. 711 "... ang pangalan ng dokumento." Ang preamble ay nagtatapos sa salitang "I order:".

Administratibong bahagi. Sa bahaging ito, ang mga detalye ay mahalaga - isang paglalarawan ng mga iniresetang aksyon at ang pagpapataw ng kontrol sa gumaganap. Kung ang administratibong bahagi ay naglalarawan ng isang serye ng mga aksyon, maaari silang bilangin, ngunit hindi ito kinakailangan. Maaaring lumitaw ang mga indibidwal o departamento ng enterprise bilang mga performer. Kung ang mga deadline ay ibinigay, dapat itong tukuyin. Kung ang pagkakasunud-sunod ay isang regular na kalikasan, ang mga tuntunin ay hindi tinutukoy. Maaari mong pangalanan ang taong responsable para sa pagpapatupad ng utos sa huling talata. Sa konklusyon, ang pirma ng ulo ay inilalagay: ang pamagat ng posisyon, ang lagda, ang transcript ng lagda.

Maaari naming i-download ang:

Ang utos ay hindi nagsusulat ng mga salitang "Dalhin sa pansin ng ...". Ang order ay kasama ng mailing list, kung saan ang esensya ng order ay nakasaad sa isang arbitrary na anyo at ang mga taong dapat pamilyar dito ay nakalista. Ang isang order ay hindi isang lihim na dokumento na dapat itago sa isang ligtas. May mga tao sa gawaing pang-opisina ng organisasyon na ang tungkulin ay higit pang magtrabaho kasama ang utos pagkatapos itong malagdaan. Ang mailing list ay hindi handa kung ang mga empleyado ay hindi tumututol sa pangangailangang pumirma nang walang pormalidad na pamilyar sila sa utos.

- I-download dito.

Minsan ang mga aplikasyon ay ginawa sa order. Ginagawa ito kapag may malaking halaga ng impormasyon na kasama ng order. Ang mga ito ay maaaring: mga talahanayan ng staffing, mga scheme, mga iskedyul, mga regulasyon, mga tagubilin. Ang bawat aplikasyon ay binibilang. Ang numero ng aplikasyon ay nakasulat sa kanang sulok sa itaas ng sheet. Halimbawa, - "Appendix No. 2".

Ang orihinal na mga order ay itinatago sa loob ng limang taon. Mga order sa pag-hire at pagpapaalis - 75 taon. Kung ang organisasyon ay na-liquidate, at ang panahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay hindi nag-expire, pagkatapos ay ililipat sila sa archive ng lungsod.

Naniniwala ang mga espesyalista sa pamamahala na ang 75% ng kahusayan ng isang negosyo ay nakasalalay sa pormal na pangangasiwa, iyon ay, sa kakayahang mahusay na gumuhit ng mga tagubilin, mga order at kontrolin ang kanilang pagpapatupad.

Upang maging epektibo ang isang order, dapat itong maglaman ng hindi bababa sa tatlong pangunahing elemento para sa bawat item sa pagkakasunud-sunod, ibig sabihin: kung ano ang kailangang gawin, kung gaano katagal, at kung aling empleyado ang responsable para dito.

Karamihan sa mga tagapamahala ay hindi sumusunod sa mga karaniwang katotohanang ito, samakatuwid, ang mga order ay madalas na kulang sa isang deadline o isang tagapalabas. Sa isang kumpanya ng paglalakbay, isang order ang inilagay para sa pagsusuri ng mga empleyado at mga customer: "Upang mapabuti ang serbisyo sa customer, nag-utos kaming gawin ang lahat ng mga yugto na may mataas na kalidad." Ang pinuno ng isa pang kumpanya, na nasa ibang bansa, ay nagpasya na ipakilala ang code ng damit sa trabaho alinsunod sa mga pamantayan ng Kanluran. Ang utos na nilagdaan niya ay ganito ang tunog: "Upang mapabuti ang kultura ng trabaho, inoobliga ko ang lahat ng empleyado na sumunod sa istilo ng pananamit ng kumpanya." Ngunit ang kahilingang ito ng pinuno ay nanatiling hindi nasagot. Una, walang ipinaliwanag sa mga empleyado kung ano ang itinuturing ng manager na "corporate dress code". Pangalawa, hindi tinukoy ng utos ang tiyempo ng paglipat sa istilong ito at ang responsableng tao na sumusubaybay sa pagpapatupad.

Mayroong tatlong uri ng mga order:

• kaayusan sa mga isyung pang-administratibo at pang-ekonomiya;
• order para sa pangunahing aktibidad;
• utos ng tauhan.

Order para sa pangunahing aktibidad

Isaalang-alang ang pamamaraan para sa pag-compile ng isang order para sa pangunahing aktibidad.

Ang mga order para sa pangunahing aktibidad ay mga legal na normative act na nagpapatupad ng controllability ng mga bagay mula sa itaas hanggang sa ibaba, i.e. mula sa managing body hanggang sa pinamamahalaan.

Kasama sa paghahanda ng order ang ilang yugto:

• pagsisimula ng pagpapalabas ng isang kautusan;
• koleksyon ng kinakailangang impormasyon;
• paghahanda ng isang draft na dokumento;
• kasunduan;
• suriin ang kawastuhan ng disenyo;
• pagpirma;
• nagdadala ng utos sa mga tagapagpatupad.

Ang pagproseso ng mga dokumentong pang-administratibo ay maaaring kontrolin ng regulasyon sa pamamaraan para sa paghahanda at pagpasok sa puwersa ng mga dokumentong pang-administratibo ng organisasyon o sa pamamagitan ng pagpapakilala ng isang naaangkop na seksyon sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ng organisasyon.

Ang teksto ng order ay binubuo ng dalawang magkakaugnay na bahagi: pagtiyak at administratibo. Ang tiyak na bahagi ay nagpapahiwatig ng mga dahilan na nagsilbing batayan para sa pag-isyu ng kautusan. Karaniwan ang bahaging ito ay nagsisimula sa mga sumusunod na hanay ng mga parirala: "Upang ...", "Batay sa ...", "Kaugnay ng ...".

Kung ang batayan para sa pag-isyu ng isang utos ay anumang normative act ng isang mas mataas na katawan, pagkatapos ay sa pagtiyak na bahagi ay kinakailangan upang ipahiwatig ang uri ng kilos, ang may-akda nito, buong pangalan (pamagat), numero at petsa, i.e. lahat ng data ng paghahanap ay ibinigay . Kung hindi na kailangang magbigay ng mga paglilinaw, kung gayon ang tiyak na bahagi ay maaaring wala.

Ang administratibong bahagi ay pinaghihiwalay mula sa nagsasaad na bahagi ng pandiwang "I order", na nakasulat sa malalaking titik mula sa isang bagong linya, nang walang talata at panipi, isang tutuldok ang inilalagay sa dulo ng pandiwa. Ang administratibong bahagi ay nahahati sa mga talata at subparagraph, na binibilang sa mga numerong Arabic. Ang bawat talata ng administratibong bahagi ay nagpapahiwatig ng tagapalabas, ang iniresetang aksyon at ang deadline para sa pagpapatupad. Ang parehong mga indibidwal na opisyal at organisasyon ay maaaring kumilos bilang mga tagapagpatupad. Ang bilang ng mga performer para sa bawat item ay hindi limitado. Ang tagapalabas ay ipinahiwatig sa dative case. Halimbawa: "Sa mga direktor ng mga pabrika ...", "Sa pinuno ng departamento ng tauhan Ivanov V.P ...", atbp. Ang iniresetang aksyon ay ipinahayag ng mga pandiwa sa hindi tiyak na anyo"maghanda", "magpatala", "magbigay", "mag-apruba". Ang deadline ay dapat na makatotohanan, tumutugma sa saklaw ng iminungkahing gawain. Karaniwan, nakatakda ang isang hiwalay na takdang petsa para sa bawat gawain. Ang huling item sa mga order ay nagpapahiwatig ng taong pinagkatiwalaan ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento (posisyon at buong pangalan). Ang mga dokumentong pang-administratibo ay maaaring may mga apendise, na isinangguni sa mga nauugnay na talata ng administratibong bahagi. Gayunpaman, ang attribute na "application" ay hindi ginagamit sa kasong ito, ang mga reference sa mga application ay ibinibigay sa mga bracket sa mga nauugnay na talata. Halimbawa: "Aprubahan ang mga tagubilin para sa trabaho sa opisina" (Appendix 1).

Sa application mismo, sa kanang itaas na sulok ng unang sheet, ang salitang "Application" ay naka-print (kung mayroong ilang mga application, sila ay binibilang) at ito ay ipinahiwatig kung saang pagkakasunud-sunod o talata ng pagkakasunud-sunod ang aplikasyon, para sa halimbawa:

Diksyunaryo ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan. Order - isang ligal na kilos na inisyu ng pinuno ng isang katawan ng pamamahala na kumikilos batay sa pagkakaisa ng utos upang matiyak ang pangunahing at pagpapatakbo ng mga aktibidad.

Annex sa order - karagdagang mga materyales ng sanggunian, dokumentasyon o iba pang kalikasan sa pangunahing teksto ng order.

Kung ang apendiks sa order ay isang dokumentong inaprubahan (mga regulasyon, tuntunin, tagubilin, atbp.), ang isang marka ay ginawa sa kaukulang talata ng administratibong bahagi: "(nakalakip)", at ang selyo ng pag-apruba ng dokumento ay nakalagay sa apendiks sa kanang sulok sa itaas.

Sa mga draft na order na mayroong isa o higit pang mga application, dapat mayroong isang pagination na sumasaklaw sa pangunahing teksto at lahat ng mga application.

Ang mga annex sa draft na mga order ay dapat na i-endorso ng tagapagpatupad na naghanda sa kanila, ang mga pinuno ng mga dibisyong istruktura. Naka-attach ang isang mailing list sa draft order.

Ang order ay inilabas sa isang karaniwang anyo ng A4 na format. Dagdag pa, sa kurso ng trabaho sa draft order, ang mga yugto ng pag-apruba at pagpirma ay sumusunod. Ang mga draft na order na inihanda para sa pag-apruba ay iginuhit sa karaniwang mga sheet ng papel na may lahat ng mga kinakailangang detalye at isang indikasyon sa tuktok na field ng dokumento sa kanan - "Proyekto".

Ang proyekto bago pumirma ay napapailalim sa kasunduan sa lahat ng mga interesadong partido, gayundin sa mga istrukturang dibisyon at mga opisyal na kinauukulan nito. Ang koordinasyon ay isinasagawa sa pamamagitan ng paningin. Ang mga visa o selyo ng pag-apruba, bilang panuntunan, ay nakakabit sa unang kopya ng proyekto. Sa kaso ng hindi pagkakasundo sa proyekto, nakasulat ang isang makatwirang konklusyon. Bago pumirma, maingat na sinusuri ang proyekto para sa mga pagkakamali sa spelling o pangkakanyahan. Ang utos ay nilagdaan ng pinuno o representante na pinuno ng negosyo.

Upang maging pamilyar sa order, maaaring ihanda ang mga extract mula sa order para sa bawat item.

Ang pagkakasunud-sunod para sa mga aktibidad na pang-administratibo at pang-ekonomiya ay iginuhit sa parehong paraan tulad ng pagkakasunud-sunod para sa pangunahing aktibidad.

Dapat ayusin ng employer ang tama at napapanahong pagpapanatili ng mga libro sa trabaho, at ang responsibilidad para sa pagpapanatili, pag-iimbak, pag-record at pag-isyu ng mga libro ng trabaho ay pinapasan ng isang espesyal na awtorisadong tao na hinirang sa pamamagitan ng utos (pagtuturo) ng employer. Ang pagpapalabas ng naturang order para sa pangunahing aktibidad ay ipinag-uutos, sa kabila ng katotohanan na ang mga tungkulin ng pagtatrabaho sa mga libro ng trabaho ay palaging kasama sa mga paglalarawan ng trabaho at mga kontrata sa paggawa ng mga empleyado na responsable para sa pagtatrabaho sa mga libro ng trabaho. May kaugnayan sa pana-panahong pagbabago ng mga opisyal ng tauhan, pati na rin ang kanilang posibleng pansamantalang kawalan, tila hindi kanais-nais na ipahiwatig sa teksto ng order sa appointment ng taong responsable para sa pagtatrabaho sa mga libro ng trabaho ang pangalan ng empleyado na kasalukuyang nagtatrabaho at ikaw. maaaring limitahan ang iyong sarili sa pamagat ng posisyon (kung ang isang yunit ng kawani ay itinalaga dito).

Order sa tauhan

Ang mga order para sa mga tauhan ay bumubuo ng isang hiwalay na grupo ng dokumentasyon ng mga tauhan at nangangailangan ng ilang mga patakaran para sa pagbubuo na iba sa mga order para sa mga pangunahing aktibidad. Inaayos nila ang hiring. relokasyon sa trabaho, dismissal sa trabaho, pagtatatag ng opisyal na suweldo, bakasyon, business trip, pagpapalit ng pangalan, insentibo, mga parusa, atbp.

Sa kasalukuyan, ang pinag-isang anyo ng karamihan sa mga order para sa mga tauhan ay may bisa (Decree of the State Statistics Committee of Russia na may petsang 05.01.2004 N 1). Mayroon silang mga tampok ng pag-draft at pagpapatupad: ang mga order na ito ay inisyu hindi para sa ilang mga aksyon, ngunit para sa isa, iyon ay, ang isang order ay inilabas nang nakapag-iisa para sa pag-hire, nang nakapag-iisa para sa paglipat, pagpapaalis, secondment. Ang bawat order ay maaaring ibigay hindi para sa isang indibidwal na empleyado, ngunit para sa ilan nang sabay-sabay, na kung kailan sa malaking bilang nagtatrabaho nang napakaginhawa.

Ang pagpapakilala ng pinag-isang mga form ay nagdulot ng iba't ibang mga opinyon: ang ilan ay naniniwala na ang mga naturang form ay maginhawa at kinakailangan para sa serbisyo ng mga tauhan, ang iba ay naniniwala na ang mga bagong form ay nagpapataas ng pagiging kumplikado ng pagpapanatili ng mga rekord ng tauhan.

Gayunpaman, dapat tandaan na ang mga modernong dokumentasyon ng tauhan ay may mga kawalan tulad ng: ang hindi angkop ng ilang mga dokumento para sa pagproseso sa pamamagitan ng mga elektronikong computer, isang hindi makatarungang iba't ibang mga form na gumuhit ng mga katulad na gawain para sa pag-aayos ng pamamahala ng mga tauhan, ang kakulangan ng isang solong. dokumentong normatibo para sa paghahanda ng dokumentasyon ng tauhan.

Ang mga nag-develop ng pinag-isang anyo ng dokumentasyon ng tauhan ay hinabol ang dalawang layunin: upang i-streamline at pag-isahin ang tradisyonal na hanay ng mga dokumento na gumuhit ng ilang mga gawain para sa pag-aayos ng pamamahala ng mga tauhan at upang iakma ang mga dokumentong ito sa pagproseso ng computer.

Ang pagpapakilala ng pinag-isang anyo ng mga order para sa mga tauhan ay naging posible upang ipakilala ang pagkakapareho sa istraktura ng teksto ng dokumento at pinawi ang mga opisyal ng tauhan ng mga pagdududa tungkol sa pagpili ng isa o ibang variant ng pagsulat ng administratibong bahagi.

Dahil sa ang katunayan na ang pinag-isang mga form ay hindi pa binuo para sa lahat ng mga order para sa mga tauhan, isasaalang-alang namin karaniwang mga tampok pagpapatupad ng mga order para sa mga tauhan na hindi kasama sa listahan ng mga pinag-isang form.

Ang pagpapatupad ng mga order para sa mga tauhan ay walang malinaw na mga tagubilin mula sa GOST para sa pagpapatupad ng administratibong dokumentasyon (GOST R 6.30-2003 "USD. USORD. Mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga dokumento"), gayunpaman, upang maipakilala ang pagkakapareho sa paghahanda ng ganitong uri ng dokumento, kinakailangan na sumunod sa isang bilang ng mga patakaran na itinakda sa mga tagubilin para sa pag-aayos ng trabaho sa mga dokumento sa isang partikular na organisasyon.

Ang mga order para sa mga tauhan ay ibinibigay sa mga form na A4 at may sumusunod na komposisyon ng mga detalye:

• pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento;
• pangalan ng uri ng dokumento - "Order";
• petsa, numero;
• lugar ng publikasyon, pamagat ng teksto;
• teksto;
• lagda;
• pag-apruba ng visa;
• isang marka sa pamilyar sa pagkakasunud-sunod ng empleyado;
• isang marka sa pagpapatupad ng dokumento at direksyon nito sa kaso.

Ang mga order ay binibilang sa taon ng kalendaryo. Ang numero (index) ay nakasulat sa titik na "k", na nangangahulugang isang order para sa mga tauhan, o l / s (isang order para sa mga tauhan), iba pang mga pagtatalaga ng titik ay posible. Ang pangunahing bagay na dapat tandaan ay ang mga order na may iba't ibang mga panahon ng imbakan ay hindi maaaring mabuo sa isang kaso. Ang mga order ay karaniwang ineendorso ng representante na direktor para sa mga tauhan, isang empleyado ng departamento ng mga tauhan, ang pinuno ng departamento kung saan ipinadala ang empleyado, at ang mga order na may sugnay sa pananagutan ay dapat na iendorso ng isang accountant. Ang empleyado na nagpapanatili ng dokumentasyon ng tauhan ay dapat na maging pamilyar sa bawat empleyado sa utos, pagkatapos nito ay ilalagay ng empleyado ang kanyang visa, na binubuo ng mga sumusunod na elemento: "Nabasa ko na ang order", pirma, transcript ng lagda at petsa ng familiarization.

Ang mga order ay magkakabisa mula sa sandaling sila ay nilagdaan, ngunit kung minsan ang teksto ng order ay maaaring magpahiwatig ng ibang petsa ng pagpasok nito sa legal na puwersa. Halimbawa, ang utos ay nilagdaan noong Abril 22, at ang empleyado ay hinirang sa posisyon noong Abril 27.

Ang mga espesyal na kinakailangan ay ipinapataw sa mga teksto ng order sa mga tauhan: ang mga salita ay dapat na malinaw, tumpak, dahil sinasalamin nila ang mga karapatan sa paggawa ng empleyado. Ang isang order para sa mga tauhan, sa kaibahan sa isang order para sa mga pangunahing aktibidad, ay maaaring hindi naglalaman ng isang nagsasaad na bahagi at ang command word na "I order" (ito ay hindi nakapaloob sa mga order para sa mga tauhan, hindi tulad ng isang order para sa mga pangunahing aktibidad). Ang nag-uutos na salita sa mga order para sa mga tauhan ay ang mga salitang: "Tanggapin", "I-dismiss", "Italaga", "Baguhin", "Italaga", atbp.

Ang teksto ng order, na may kaugnayan sa itinatag na kasanayan, ay maaaring iguhit sa dalawang paraan.

Ang unang opsyon, kapag ang administratibong bahagi ay karaniwang nagsisimula sa pandiwa: "Baguhin", "Italaga", "Ipahayag", atbp., na naka-print sa malalaking titik nang walang talata mula sa isang bagong linya pagkatapos ng heading sa teksto. Ang heading sa teksto ng mga order ay sumasagot sa tanong na "tungkol saan?": tungkol sa pagkuha, tungkol sa pagpapaalis, tungkol sa pagpapalit ng apelyido, tungkol sa pagsaway, tungkol sa paglipat sa ibang trabaho, atbp. Dagdag pa, mula sa isang bagong linya, mula sa talata, ang buong apelyido, unang pangalan ay nakasulat , patronymic ng empleyado kung kanino ibinigay ang order at napapailalim ang order.

Ipahayag:

Sinaway ni Ivanova Irina Sergeevna, Senior Expert ng Sales Department

pabaya na saloobin sa mga opisyal na tungkulin, na nagreresulta sa pinsala

mga teknikal na kagamitan.

Sa pangalawang variant, ang command word ay nakasulat sa parehong linya ng aksyon. Isaalang-alang ang pagbuo ng isang utos upang baguhin ang mga dokumento na naglalaman ng personal na data ng empleyado na may kaugnayan sa kasal ng empleyado. Ang order na ito ay walang pinag-isang form at iginuhit ayon sa mga patakaran para sa pag-isyu ng mga administratibong dokumento. Ang teksto ng naturang order ay kinakailangang naglalaman ng impormasyon tungkol sa parehong luma at bagong data ng empleyado, ang mga detalye ng mga dokumento batay sa kung saan ang bagong impormasyon tungkol sa kanya ay ipinasok. Ang inirerekomendang pangalan para sa naturang order ay "Order on Amendments to Documents Containing the Employee's Personal Data".

Hindi inirerekomenda na gumamit ng isang karaniwang salita tulad ng "Mula sa ganoon at ganoong petsa, isaalang-alang si Ivanova Lebedeva na may kaugnayan sa pagpaparehistro ng kasal ...", dahil ito ay hindi marunong magbasa. Maaari mong isipin na kung walang utos mula sa employer, si Ivanov ay hindi maituturing na Lebedeva? Siya ay itinuturing na Lebedeva batay sa isang sertipiko ng pagpaparehistro ng kasal, at hindi sa batayan ng isang utos mula sa kanyang employer.

Ang isa pang karaniwang salita ay hindi rin tama - "Gumawa ng mga pagbabago sa personal na data ng empleyado." Upang baguhin ang personal na data ng isang empleyado ay ang awtoridad ng mga espesyal na katawan ng estado, at hindi ang departamento ng mga tauhan ng employer. Ang serbisyo ng tauhan ay gumagawa lamang ng mga pagbabago sa mga dokumentong naglalaman ng personal na data batay sa mga dokumento sa pagbabago ng personal na data ng mga empleyado na inisyu ng mga espesyal na katawan ng estado.

Ang petsa ng order ay ang pagtanggap ng isang kopya ng pasaporte ng departamento ng mga tauhan.

Pagpaparehistro at pag-iimbak ng mga order

Ang isang order upang baguhin ang mga dokumento na naglalaman ng personal na data ay nakarehistro sa nauugnay na rehistro ng order.

Sa utos na baguhin ang mga dokumento na naglalaman ng personal na data, ang lahat ng mga interesadong partido ay pamilyar laban sa lagda: ang empleyado mismo, ang mga nauugnay na empleyado ng serbisyo ng tauhan at departamento ng accounting.

Batay sa naturang kautusan, gagawin ang mga pagbabago sa work book ng empleyado, personal card ng empleyado, personal na account ng empleyado at iba pang mga dokumento ng departamento ng tauhan, accounting, mga serbisyo sa seguridad at iba pang istrukturang yunit.

Ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay may "permanenteng" panahon ng pagpapanatili. Mga order sa mga isyu sa administratibo at pang-ekonomiya - isang panahon ng imbakan ng 5 taon.

Ang mga order sa mga tauhan sa pagpasok, pagpapaalis, paggalaw ng mga empleyado ay naka-imbak sa loob ng 75 taon. Gayunpaman, ang mga utos na magbigay bakasyon sa pag-aaral, tungkulin, mga parusa, mga panandaliang paglalakbay sa negosyo sa loob ng Russia ay may shelf life na 5 taon alinsunod sa Art. 6 ng Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan. Ang mga order ay matatagpuan sa kaso ayon sa serial number mga order.

Bibliograpiya

1. State system of documentary support for management (GSDOU). Pangunahing archive. 1991.

3. Doronina L. A. Organisasyon ng daloy ng trabaho: Tulong sa pagtuturo. M.: GUU, 2005.

4. Isang listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan. Moscow: Rosarkhiv; VNIIDAD, 2002.

L. Doronina K. e. PhD, Associate Professor, Deputy Director ng Institute Sistema ng Impormasyon pamamahala ng SUM